Projet audit

Schéma Directeur Informatique

CONTEXTE

MISSIONS

L’ESEN (école supérieure de l'éducation nationale) est un service à compétence nationale,

fondé par arrêté du 29 avril 2003 et rattaché à la direction de l'encadrement du ministère de
l'éducation nationale.
L'ESEN est située près de Poitiers, sur la technopole du Futuroscope, et a pour mission de
concevoir, d'animer et de mettre en œuvre la formation des cadres administratifs et
pédagogiques de l'éducation nationale. Pour toute information complémentaire, ci-joint
l’adresse du site web de l’ESEN : http://www.esen.education.fr/

L'ESEN intervient en particulier dans les trois domaines suivants :

- la formation initiale, après concours de recrutement des personnels de direction des
EPLE (établissements publics locaux d'enseignement - collèges et lycées), des
inspecteurs des premier et second degrés et des cadres administratifs,
- la formation d'adaptation à l'emploi pour les cadres accédant à de nouvelles
fonctions,
- la formation tout au long de la vie qui a pour mission de favoriser l'adaptation des
compétences de l'ensemble des cadres aux évolutions des enjeux éducatifs.

Initialement conçue comme un centre de formations des cadres, l’ESEN aborde aujourd’hui
une nouvelle phase de son développement pour répondre aux nouvelles missions que lui
assigne le Ministre.

C’est le sens du schéma stratégique de l’ESEN qui a été validé par le conseil d’orientation
de l’école le 10 décembre 2009.

Les enjeux considérables qui s’attachent à la modernisation de l’appareil éducatif et

d’enseignement supérieur et de recherche telle qu’elle résulte des réformes arrêtées par le
Gouvernement, conduisent à axer la politique de l’encadrement sur :

- le renouvellement ou création de viviers de cadres administratifs et pédagogiques de

haut niveau,
- la diversification du recrutement,
- la mobilité fonctionnelle des cadres,
- le renforcement de la technicité des cadres,
- le suivi individualisé du parcours professionnel des cadres.

Ce schéma stratégique porte une ambition : faire de l’ESEN un pôle national de référence en
matière d’ingénierie de la formation dans les domaines du management et de la direction de
structures éducatives.

Ce schéma stratégique se décline en 5 axes définis comme suit :

• Objectif stratégique 1 : Assurer une formation initiale et continue de haut niveau aux
personnels d’encadrement du ministère de l’éducation nationale

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• Objectif stratégique 2 : Développer une offre de formation à destination de

l’encadrement des universités et des organismes de recherche, contribuant à
instaurer une culture commune
• Objectif stratégique 3 : Développer des cycles supérieurs destinés aux cadres
dirigeants du MEN (ministère de l’éducation nationale) et du MESR (ministère de
l’enseignement supérieur et de la recherche) ainsi qu’à des partenaires extérieurs
• Objectif stratégique 4 : Développer la production et la diffusion de ressources
documentaires à destination de l’encadrement, l’ingénierie de formation à distance et
l’usage des technologies numériques
• Objectif stratégique 5 : Développer l’ouverture internationale des cadres du MEN et
du MESR et l’offre de formation à destination de cadres éducatifs ou universitaires
étrangers.

Le schéma stratégique de l’ESEN conduit à développer de nouvelles activités, dans un

contexte de relations différent avec les partenaires académiques :

• des formations de cadres plus courtes dans un calendrier contraint

• un positionnement plus affirmé d’expertise, d’accompagnement, de conseil, de
conception de services mutualisés
• le développement de l’animation de réseaux de cadres occupant des fonctions
similaires
• le développement de la formation de formateurs
• le développement de la production et de la mise à disposition de ressources
numériques
• le nomadisme croissant des personnels de l’ESEN
• le développement de l’offre de services numériques d’animation et de formation à
distance

Dans ce contexte, l’ESEN souhaite évaluer le niveau de performance et de disponibilité de

son infrastructure informatique et déterminer quelles améliorations peuvent être mises en
œuvre afin de la renforcer. L’ESEN souhaite par ailleurs développer en interne des
processus qualité quant à l’organisation de la formation :
• suivi et rationalisation des procédures liées à la chaîne de la logistique de la
formation
• suivi et rationalisation des procédures liées à la chaîne de production de ressources
numériques
• gestion des stocks et des matériels
• interface avec le service de restauration et avec les accès aux outils de supervision
de sécurité et de domotique

A partir d’un audit de l’existant, l’ESEN souhaite établir un schéma directeur informatique
pour les deux à trois années à venir.

Le schéma directeur attendu par l’ESEN devra porter sur :

• les infrastructures informatiques
• les solutions applicatives
• les outils bureautiques et collaboratifs et les outils de communication
• la mise en place de services de type extranet avec plusieurs zones en fonction du
statut : personnel ESEN, partenaires réguliers, intervenants, stagiaires…

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Quelques chiffres :
- l’école accueille chaque année entre 4000 et 5000 stagiaires, pour des stages de
courte, longue ou moyenne durée (d’une journée, à plusieurs semaines)
- les effectifs des personnels sont de 70 permanents (responsables de formation,
personnels administratifs et techniques),
- l'école s'appuie sur un réseau d'environ 130 formateurs associés, de 1000
intervenants provenant de l'inspection générale, des services centraux du ministère
de l’éducation nationale, des académies, des universités et d'organismes ou experts
externes à l'éducation nationale.

Organisation de l’ESEN :

L’organigramme de l’ESEN, actuellement en cours de modification, se dessine ainsi :

• un directeur,
• deux pôles rattachés à deux directeurs adjoints en charge respectivement des
formations de l’enseignement scolaire et du développement international et des
formations de l’enseignement supérieur et de la recherche,
• un secrétariat général,
• un département des ressources, de la communication et du développement.

• Le secrétariat général est composé des services administratifs, techniques,

logistiques : RH, informatique, accueil, patrimoine immobilier, service intérieur,
finances et commande publique.

L’organisation de la cellule informatique, au sein du secrétariat général, s’articule autour des

domaines suivants :
- assistance à maîtrise d’ouvrage informatique,
- assistance aux utilisateurs (stagiaires et personnels),
- mise en œuvre et exploitation :
o du réseau informatique local,
o des outils bureautiques,
o des outils de gestion de la formation
o des outils de gestion financière

La cellule informatique se compose de 3 personnes :

• un responsable de la cellule, en charge du budget, des nouveaux projets et du
pilotage de l’activité
• un responsable informatique des équipements locaux,
• un responsable études, développement, production et support

La cellule informatique se positionne comme un service transversal, service support, dont les
missions concernent l’ensemble des acteurs. Placée proche de l’équipe de direction, la
cellule informatique dispose ainsi d’une vision globale des projets en cours, et peut, dans sa
mission d’assistance à maîtrise d’ouvrage, construire un budget cohérent, et proposer les
solutions techniques et organisationnelles les mieux adaptées aux objectifs de l’ESEN.

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Quelques données informatiques

Le réseau local se compose de 10 serveurs, et 150 postes de travail répartis entre les
personnels permanents (50%), le centre de ressources (25%) et les espaces de formation
(25%).

L’ESEN est un service rattaché au ministère de l’éducation nationale. A ce titre, elle peut
disposer de l’appui technique et logistique des services implantés sur Paris, et notamment le
service des technologies et des systèmes d’information (STSI).

L’ESEN dispose de 2 accès à l’internet :

- une liaison Poitiers-Paris, puis sortie sur le réseau Renater
- une sortie directe sur le réseau Renater Poitou-Charentes (SRHD : service régional à
haut débit).

Les espaces de travail à l’ESEN

• le centre de ressources et les salles de formation informatique rattachées
• les salles de formation mises à disposition des intervenants (y compris les
amphithéâtres)
• les bureaux où sont implantés les postes de travail des personnels permanents

1°) le centre de ressources et les salles de formation informatiques

Le centre de ressources de l’ESEN est composé de deux zones :

- un espace en libre accès aux postes de travail informatiques (environ 40 postes de travail)
- trois salles de formation, équipées chacune de 12 postes de travail (soit 36 postes au total),
vidéo projecteur, dont une salle équipée d’un tableau blanc interactif

Le centre de ressources est dédié principalement aux stagiaires de l’ESEN.

Les propositions attendues par l’ESEN devront mettre en évidence les évolutions nécessaires
afin de disposer d’outils homogènes et simples à mettre en œuvre (outils bureautiques,
communication, accès aux différentes sources documentaires, etc…).

2°) les salles de formation et les amphithéâtres

L’ESEN dispose de 20 salles équipées de terminaux clients légers, reliés à une ferme de
serveurs Citrix.
Ces terminaux donnent accès aux ressources partagées sur le réseau informatique local, ainsi
qu’un accès à l’Internet.

L’étude devra mettre en évidence les évolutions qui permettraient de faciliter la mise en œuvre
des connexions, et de rendre l’utilisation des outils informatiques plus aisée pour les
lntervenants occasionnels de l’ESEN.

3°) les postes de travail des personnels permanents classiques bureautique et communication
(sédentaires et nomades)
Les propositions attendues par l’ESEN portent sur un schéma type de configuration des
postes de travail afin de faciliter :
- l’accès aux données partagées
- l’accès et la mise en œuvre des outils bureautiques et collaboratifs

4°) les postes de travail des personnels spécifiques ou techniques (site internet, audiovisuel, centre de
ressources)

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LE PERIMETRE DE L’ETUDE

L’Esen souhaite confier à un consultant externe un travail d’audit qui devra se dérouler
suivant une méthodologie rigoureuse et être concrétisée par un rapport d’audit. Ce document
présentera :

• dans une 1ère partie, les observations et les analyses effectuées durant l’audit, en
précisant et en expliquant les problèmes détectés,

• dans une 2ème partie, les préconisations et les projets détaillés qui à partir d’une
photographie de l’existant, proposera des axes de progrès et d’évolution des
processus de gestion, de communication, de travail et à la mise en place d’un
schéma directeur pour les 2 à 3 années à venir.

Ce rapport devra mettre notamment l’accent sur la redondance des procédures et des outils.

Ces recommandations devront s’inscrire dans la logique du schéma stratégique de l’ESEN

défini au début du présent document et devront permettre d’évaluer le budget associé à
chacune des préconisations.

Le consultant externe sera accompagné notamment par la cellule informatique de

l’ESEN pour :

• la constitution de la collecte des données (implantation des postes, serveurs et

imprimantes, inventaire matériel et logiciel des postes, inventaire matériel et
logiciel des serveurs, inventaire des systèmes d’impression, évaluation de la
capacité de stockage et de sauvegarde/archivage, inventaire des réseaux et de la
sécurité réseau, évaluation de la charge et du trafic notamment du site internet et
des postes du centre de ressources et des salles informatiques, capacité du
réseau à supporter de la téléphonie sur IP et du trafic d’images)
• l’organisation des réunions de lancement
• la phase de présentation de l’existant
• la préparation des entretiens nécessaires auprès de personnes auditées de
l’ESEN (constitution d’un groupe projet, planification des réunions et des
entretiens, …)
• assurer la liaison entre l’organisme en charge de l’audit et le secrétaire général de
l’ESEN

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