1- Recevoir un email

A l’arrivée d’un nouvel e-mail provenant d’Internet, Outlook le place automatiquement dans la
boîte de réception, en tête de la liste (c’est à dire tout en haut) des messages reçus.

Le message est affiché en caractère gras pour signaler qu’il n’est pas encore lu.

2- Identifier l’expéditeur d’un message

Lors de l’envoi d’un e-mail, une en-tête contenant diverses informations est transmise, c’est à
partir de ces informations que l’on pourra peut-être en connaître davantange sur l’expéditeur.

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3- Consulter le message
En double cliquant sur un message reçu, la fenêtre suivante apparait :

• Expéditeur : c’est celui qui envoie le message

• Destinataires : ce sont ceux qui reçoivent le message
• Objet : c’est le titre du message. Il doit être clair
• Contenu du message : c’est le message lui-même
• Signature de l’expéditeur
• Pièces jointes : ce sont les fichiers attachés au message
• Répondre : permet de rédiger puis d’envoyer une réponse à l’expéditeur
• Répondre à tous : permet de rédiger puis d’envoyer une réponse à l’expéditeur et aussi à
tous les destinataires
• Transférer : permet de transmettre cet email avec ses pièces jointes à un ou de nouveaux
destinataires

Astuce : un message que vous avez lu n’apparaitra plus en caractère gras dans la liste des
messages.

4- Consulter et enregistrer les pièces jointes

Les pièces jointes sont des fichiers ou des éléments (photo, musique, vidéo) qui peuvent être
inclus dans un e-mail.

Un trombone situé sur la partie gauche dans la liste des e-emails, signale la présence de pièce
jointe dans un message.

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Les pièces jointes sont affichées juste avant le contenu du message ouvert.

Pour ouvrir une pièce jointe :

• Dans la liste de messages, sélectionnez le message qui comporte la pièce jointe.

• Dans le message, double-cliquez sur la pièce jointe.

Pour enregistrer une pièce jointe :

1. Dans le message ouvert, survoler la pièce jointe (à enregistrer) et faites un clic droit à
l’aide de la souris
2. puis cliquez sur l’option Enregistrer sous situé dans le sous menu affiché ou encore dans
le ruban Outlook
3. votre pièce jointe sera alors enregistrée dans un dossier Windows que vous devez
sélectionner

Pour supprimer une pièce jointe cliquer sur le bouton Supprimer la pièce jointe du
ruban

5- Classer le message
5.1 Classer par dossier

Outlook vous offre la possibilité de classer vos messages dans différents dossiers que vous aurez
créés préalablement. Voir gérer les dossiers.

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Si vous souhaitez déplacer un message dans un de ces dossiers :

1. pointer la souris sur le message à classer et faire un clic gauche

2. déplacer la souris vers le dossier où le message sera classé (ici fournisseurs) en
maintenant le clic gauche

Le mail est aussitôt déplacé. Pour accéder au contenu d’un dossier, cliquez sur le nom du dossier
dans le volet latéral d’Outlook.

5.2 Classer par catégorie de couleur

Outlook vous offre la possibilité de classer vos messages par catégorie de couleur. A vous de
déterminer le sens de chaque couleur (par exemple : rouge : important, bleu : urgent, etc) !

Sélectionner un message puis :

1. cliquer sur l’icône Classer

2. puis choisisser une catégorie de couleur

La couleur choisie (ici bleu) apparaitra alors sous la forme d’une pastille de couleur située sur le
coté droit du message !

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Rechercher un email

Ce n’est pas simple de parcourir des dizaines de messages plus ou moins anciens pour
retrouver juste celui dont vous avez besoin. Dans ce cas, il est plus efficace de faire une
recherche dans Gmail.

Utiliser le champ de recherche.

Le champ de recherche est visible en haut de la fenêtre Outlook.

Saisissez simplement le mot que vous recherchez dans le champ, puis cliquez sur l’icône de
recherche . Par exemple, si vous cherchez un message contenant le mot “galette”,
saisissez galette.

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Répondre à un e-mail avec Outlook
Répondre à un message

Pour répondre à un message, il vous suffit de cliquer sur l’icône dans le menu des
icônes située au-dessus du message :

Puis de saisir votre texte dans la fenêtre suivante

Enfin, cliquer sur le bouton .

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 Répondre à tous
Si le message a été envoyé à plusieurs destinataires et que vous souhaitez répondre à tous,

cliquez sur le bouton dans la zone située au-dessus du message et saisissez votre
texte.

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 Transférer un message

La fonctionnalité de transfert vous permet de renvoyer facilement à d’autres personnes un

message que vous avez reçu.

1. Afficher le message à transférer.

2. Cliquer sur le bouton figurant au-dessus du message.

3. Indiquer le nom des destinataires
4. ajouter (saisir) éventuellement quelques mots.
5. Si le message comporte des pièces jointes que vous ne souhaitez pas transférer,
cliquer sur chaque pièce jointe et faire supprimer à l’aide de la touche Suppr.
6. Cliquer sur le bouton Envoyer.

Envoyer un email avec Outlook

1- Créer un email

Cliquez sur le bouton dans l’onglet Accueil du menu Outlook.

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La fenêtre de rédaction suivante s’affiche :

1. Saisissez l’adresse e-mail du destinataire dans le champ .

o À mesure que vous ajoutez des lettres, la fonctionnalité de saisie
semiautomatique d’Outlook vous propose les adresses de la liste de
contacts susceptibles de correspondre.
o Pour afficher l’adresse e-mail et les autres informations associées au contact
qui figure dans le champ “À..”, passez la souris sur son nom.

o Nous vous conseillons d’utiliser le champ copie lorsque vous

souhaitez inclure d’autres destinataires dont les réponses sont les bienvenues,
mais pas indispensables.

o Le champ de copie cachée (cliquez d’abord sur le bouton Cc pour

afficher le champ Cci) permet de masquer les noms et les adresses des
destinataires et d’empêcher ces derniers d’avoir connaissance les uns des autres.
2. Saisissez l’objet du message dans le champ “Objet“.
3. Pour commencer la rédaction, cliquez dans la grande zone vierge (contenu du
message) et saisissez votre texte.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Envoyer en haut de la fenêtre de
rédaction.

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2- Insérer une pièce jointe à votre message
Pour joindre un fichier au message que vous rédigez, procédez comme suit :

1. Cliquez sur le bouton , au dessus de la fenêtre de rédaction.

2. Parcourez l’arborescence des fichiers et cliquez sur le nom de celui que vous souhaitez
joindre.
3. Cliquez sur Ouvrir.

Pour joindre plusieurs fichiers, maintenez la touche Ctrl (PC) enfoncée tout en cliquant sur les
fichiers concernés.

Attention à ne pas dépasser la limite de 10 Mega octets pour vos pièces jointes, car le message ne
serait pas transmis au destinataire.

Conseil : Vous pouvez faire glisser les pièces jointes et les déposer directement dans la fenêtre
de rédaction.

3- Enregistrer un email en mode brouillon

Outlook vous permet de sauvegarder le contenu de votre mail en cours de rédaction à tout
moment en cliquant sur l’icône Enregistrer. Votre message est alors enregistré en mode brouillon
et est automatiquement placé dans le dossier Brouillon.

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Regrouper et afficher les messages électroniques dans votre boîte de réception

Comment regrouper et afficher vos messages électroniques dans votre boîte de réception Outlook, comment
afficher les messages électroniques sous forme de conversations et comment créer un affichage personnalisé.

1- Afficher la liste des messages en mode compact

Par défaut, Outlook affiche la liste des messages en mode compact :

2- Afficher la liste des messages en mode Aperçu

Vous avez la possibilité d’afficher la liste des messages en mode aperçu en:

1. cliquant sur l’onglet Affichage

2. puis en cliquant sur la case Afficher en tant que conversations
3. cliquer enfin sur dossier ou toutes les boites

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Le mode aperçu est alors activé et affiche les messages par conversations construites par date :

Vous pouvez décider de regrouper les messages :

1. par expéditeur
2. ou par destinataires
3. ou encore par catégories :

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Vous avez encore la possibilité de réduire ou développer les groupes de messages :

1. cliquer sur développer/réduire

2. cliquer sur réduire tous les groupes (par exemple)

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Gérer mes rendez-vous et réunions avec Outlook
Outlook vous permet de gérer facilement vos rendez-vous et vos réunions.

1- Créer un rendez-vous
Pour créer un rendez-vous,

1. cliquer sur la date et l’heure du rendez-vous

2. cliquer sur l’icône Nouveau rendez-Vous

3. puis renseigner les champs du formulaire en précisant :

a. l’objet du rendez-vous
b. l’emplacement
c. la date et l’heure de début et de fin
d. type d’affichage sur votre calendrier : occupé, absent …(visible de tous ceux avec qui vous
partagez votre calendrier – occupé signifie que vous ne voulez pas être dérangé pendant ce
rendez-vous)
e. rappel du rendez-vous : cela signifie que vous recevrez un message de rappel ici15 minutes
avant l’heure
f. classer par catégorie de couleur (rouge, bleu, …) champ facultatif

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Enfin, terminer la création en cliquant sur l’icône Enregistrer & Fermer.

Outlook vous permet de modifier votre rendez-vous directement à l’aide la souris :

Outlook vous permet de déplacer votre rendez-vous directement à l’aide la souris :

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2- créer une réunion
La seule différence entre un rendez-vous et une réunion est que :

pour un rendez-vous, vous êtes la seule personne invitée

pour une réunion, d’autres personnes participent.

2.1 transformer un rendez-vous existant en réunion en invitant d’autres personnes

Vous pouvez donc transformer un rendez-vous existant en réunion en cliquant sur l’icône Inviter du
ruban Outlook.

Saisir ensuite le nom des personnes invitées à la réunion :

Les personnes invitées recevront toutes un message électronique d’invitation à la réunion et chacune pourra :

1. accepter la réunion ; dans ce cas l’invitation est enregistrée dans son agenda
2. accepter provisoirement la réunion ; dans ce cas l’invitation est enregistrée dans son agenda
3. refuser la réunion ; dans ce cas l’invitation n’est pas enregistrée dans son agenda

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2.2 suivre les réponses des personnes invitées à une réunion

Vous pouvez suivre les réponses (accepter, accepter provisoirement ou refuser) des personnes invitées à la réunion :

1. cliquer sur l’onglet Réunion

2. cliquer sur l’icône Suivi
3. consulter les réponses des invités

Configurer sa messagerie avec Outlook

1- Utiliser la configuration de compte automatique d’Outlook

Souvent, Outlook peut configurer votre compte à votre place en utilisant uniquement une adresse de
messagerie et un mot de passe.

1. Dans Outlook, sélectionnez l’onglet Fichier.

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 2. Sous Informations sur le compte, sélectionnez Ajouter un compte.

3. Dans la page Configuration de compte automatique, entrez votre nom, votre adresse de
messagerie et votre mot de passe, puis sélectionnez Suivant.

Remarque : Si vous recevez un message d’erreur après avoir sélectionné Suivant, vérifiez que vous
avez entré correctement votre adresse de messagerie et votre mot de passe. Si les deux
informations sont correctes, passez à la section suivante.

4. Cliquez sur Terminer.

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2- La configuration automatique n’a pas fonctionné ou bien je possède un compte POP ou IMAP

Si vous possédez un compte POP ou IMAP ou si la configuration automatique a échoué, vous pouvez
choisir Configuration manuelle ou types de serveurs supplémentaires pour entrer vos paramètres
manuellement.

Remarques : Si vous utilisez Outlook 2016, vous ne pouvez pas utiliser le type de configuration
manuelle pour les comptes Exchange ou Office 365.

3- Pour configurer manuellement un compte

3.1 Comptes Gmail

Avant de pouvoir ajouter un compte Gmail à Outlook, vous devez préparer votre compte Gmail à des fins
de connexion à Outlook, puis importer les messages électroniques Gmail dans Outlook. La raison la plus
fréquente pour laquelle Outlook ne parvient pas à importer un compte Gmail réside dans le fait qu’un
mot de passe d’application est manquant ou incorrect.

Si vous avez besoin de retrouver les paramètres serveur de votre compte Gmail, consultez la référence
des noms de serveur POP et IMAP.

3.2 Comptes Yahoo

Pour envoyer et recevoir du courrier avec votre compte Yahoo!, vous devez apporter une modification
simple à la https://www.mail.yahoo.com.

1. Dans le coin supérieur droit de l’écran, choisissez votre nom, puis Informations sur le compte.
2. Choisissez Sécurité du compte dans le volet gauche, puis activez Autoriser les applications qui
utilisent la connexion moins sécurisée.

Si vous avez besoin de retrouver les paramètres serveur de votre compte Yahoo, consultez la référence
des noms de serveur POP et IMAP.

3.3 Tous les autres comptes

Pour tous les autres comptes, vous pouvez utiliser l’option de configuration manuelle. La plupart des
autres comptes utilisent le protocole IMAP, mais quelques-uns peuvent utiliser le protocole POP. Vous
aurez besoin de spécifier divers paramètres avant de commencer, notamment les noms des serveurs de
messagerie entrant et sortant, les ports utilisés ainsi que les paramètres SSL.

Consulter les paramètres de vos fournisseurs de messagerie : la référence des noms de serveur POP et
IMAP.

3.3.1- Informations sur le serveur Outlook.com :

 Type de compte : IMAP

 Serveur de messagerie pour courrier entrant : imap-mail.outlook.com

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  Serveur de messagerie pour courrier sortant : smtp-mail.outlook.com
 Port de serveur entrant (IMAP) : 993
 Utiliser le type de connexion chiffrée suivant : SSL
 Port de serveur entrant (IMAP) : 587
 Utiliser le type de connexion chiffrée suivant : TLS

3.3.2- Utiliser l’option Configuration manuelle ou types de serveurs supplémentaires pour configurer
votre compte

1. Sélectionnez Configuration manuelle ou types de serveurs supplémentaires > Suivant.

2. Sélectionnez POP ou IMAP > Suivant.

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 3. Entrez les informations suivantes.
1. Votre nom
2. votre adresse de messagerie.
3. Type de compte : Il s’agit généralement de IMAP
4. Serveur de messagerie pour courrier entrant
5. Serveur de messagerie pour courrier sortant
6. Nom d’utilisateur : il s’agit de votre adresse de messagerie complète
7. Mot de passe

4. Sélectionnez Autres paramètres > Serveur sortant, puis cochez la case Mon serveur sortant (SMTP)
requiert une authentification.

5. Dans l’onglet Options Avancé, entrez les informations communiquées par votre fournisseur de
messagerie ou reportez-vous à la rubrique Référence des noms de serveur POP et IMAP. Voici les
paramètres les plus courants.
o Serveur entrant (IMAP) : 993
o Utiliser le type de connexion chiffrée suivant : SSL
o Serveur sortant (SMTP) : 465 ou 587
o Utiliser le type de connexion chiffrée suivant : SSL ou TLS

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 6. Sélectionnez OK > Suivant > Terminer.

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