Présentation Vackelys 2

CUBIQ : 50, rue Ernest Renan 69120 Vaulx en Velin
SARL au capital de 6000 € - RCS Lyon 499383347 – N° TVA Intracommunautaire : FR88499383347

Tél : 04.78.79.64.01 - e.mail : commercial@cubiq.fr
Prestataire de formations déclaration d'activité enregistrée sous le N° 84692024269.
Préambule :
Je vous remercie d’avoir consulté notre société dans le cadre de votre réflexion sur la digitalisation de
vos process organisationnels.
Ce document va présenter les principales fonctionnalités du logiciel.

Le logiciel évoluant régulièrement nous ne disposons pas de documents type manuel de l’utilisateur :
Cependant :
• Chaque écran dispose d’un lien vers une page d’aide en ligne. Cette aide en ligne est
disponible sur l’url suivante : https://www.vackelys.fr/fr/aide-admin-offre/
• Chaque utilisateur dispose d’un forum d’échange pour le support :
https://www.vackelys.fr/Forum/
• Cet outil se veut communautaire. Ainsi les réponses peuvent être apportées par des
administrateurs Vackélys, des clients utilisateurs, des formateurs.
• L’ensemble des évolutions logiciels sont diffusées via l’accès aux notes de version :
https://www.vackelys.fr/fr/category/note-de-version/. La publication d’une note de version
se double d’une visio de présentation avant déploiement.
• Le magasin d’application sur les modules optionnels est disponible sur cette page :
https://www.vackelys.fr/boutique-dapplications/
VACKELYS est une solution propriétaire dédiée aux Opérateurs alternatifs du voyage dont l’objet est :
La digitalisation de la relation avec les différents tiers.

• Digitalisation de la relation avec les clients ou adhérents
• Digitalisation de la relation avec les ayants droits
• Digitalisation de la relation avec le personnel saisonnier
• Digitalisation de la relation comptable.
L’automatisation des process :

• Relance automatisée des dossiers de voyage incomplets
• Relance automatisée des réservations non soldées
• Distribution automatisée des carnets de voyage
• Distribution automatisée des convocations de transport

VACKELYS est une solution full web dont la réflexion débute en 2013 pour une première livraison client
en 2016. Elle intègre maintenant un certain nombre de fonctionnalités métier complémentaires telles
que :
• Un module transport
• Un module billetterie
• Un module social
La solution évolue depuis régulièrement afin de s’adapter à différents métiers.
Vackelys ERP pour Tours Opérateurs spécialisés (stages sportifs, colonies de

vacances, séjours linguistiques, classes de découverte, séjours adaptés)
Connect CSE by Vackelys : Solution de centralisation de séjours partenaires pour

les comités d’entreprises et de relation avec les adhérents
Vackélys Connect : Solution de place de marché entre les clients Vackelys

permettant la synchronisation des bases produits
Vackélys Sport Club : Solution permettant de gérer les adhérents des clubs
sportifs.

Les Grandes fonctionnalités
Site internet de réservation:
Il existe 3 solutions en ce qui concerne le site client :

• Utiliser le site par défaut livré avec la solution
• Déployer un site spécifique intégré dans l’environnement Vackélys sur les bases d’un cahier des
charges ou d’une étude d’agence de communication.
• Utiliser un site externe, non intégré à la solution, mais dans lequel il sera possible d’intégrer le
procès de réservation Vackélys afin de pouvoir ainsi chaîner tous les process de back office,
facturation, convocation, exports comptables...
1. Utiliser le site par défaut livré avec la solution :
Le site internet proposé est ce que nous appelons « un site mutualisé ». Il s’agit du site par défaut livré
avec la solution. Il a pour avantage d’’être déployable en 2 heures. Il est parfaitement gérable en toute
autonomie par un opérateur administratif, il est en revanche sur un design relativement figé.

2. Développer un site internet spécifique.
Le développement d’un site internet spécifique est possible sur les bases d’un cahier des charges ou
d’une étude d’agence de communication. Le site sera parfaitement intégré dans l’environnement
Vackelys.
La proposition tarifaire ci-après comprendra un déploiement reprenant les modules d’animation de la

page d’accueil et des pages internes.
Ces modules sont :
• Slider d’images
• Module bon plan
• Module coup de cœur
• Offre d’emploi
• Module univers
• Module bandeau
• Module CMS pour la gestion de vos pages statiques et menus
• Module de présentation et téléchargement des brochures
• Module Actus
• Module avis client
• Pop-up d’information des clients en page d’accueil.
• Moteur de recherche multi critère
• Moteur de recherche à auto-complétions
• Module slider vidéo
• Module géolocalisation
• Filtres sur pages de recherches
• Sélection de séjours
• Présentation des structures d’hébergements
• Information préalable des internautes sur les formalités de départ
• Options de séjours
• Module Tarifaire
• Process de réservation
• Compte client
L’étude tarifaire du site internet comprendra

• Une phase d’étude et de création de maquette de la charte graphique
• Une phase de développement et d’intégration de cette charte au sein de l’environnement
Vackélys
En ce qui concerne la première phase vous pouvez également confier la création de la charte éditoriale
et graphique à votre agence de communication habituelle ou à un service éditorial interne. Nous nous
chargerons alors de l’intégration de cette charte.

Quelques exemples de sites internet spécifiques qui ont été réalisés dans l’environnement Vackelys :

3. Utiliser un site externe.
Vous pouvez utiliser votre propre site internet (WordPress, joomla…etc) qui ne sera pas complètement
intégré à la solution. Il vous sera possible d’intégrer le procès de réservation Vackelys afin de pouvoir
bénéficier de tous les process de back office, facturation, convocation, exports comptables. Vous ne
pourrez cependant pas gérer votre site internet depuis l’interface Vackelys.
Vackelys : une solution multi enseignes.
Il est possible de piloter avec une seule instance plusieurs sites internet dans lesquels pourront être
publiés les forfaits de votre choix. L’ensemble des réservations des différents sites sont centralisées sur
votre plateforme.
Il est ainsi possible pour un même opérateur de disposer par exemple d’un site pour ces offres de
séjours linguistiques, d’un autre pour ces colonies de vacances et de centraliser la gestion sur un seul
back office de gestion.
Digitalisation de la relation client, du dossier de voyage, des convocations de transport.
Chaque tiers dispose de son propre compte de suivi et d’un historique de toutes ses réservations.

Back office de gestion
Il s’agit d’un espace d’administration disposant d’une gestion de droits, regroupant l’ensemble des
process de gestion.

Ce back office comprend :
• L’ensemble des fonctions de publication, de réservation de forfaits et de suivi

de dossier.
• Centralisation des paiements
• Centralisation des carnets de voyages
• Module transport permettant d’envoyer une convocation de départ

nominative suivant les segments de transport validés.
• Module billetterie pour la centralisation et le suivi des achats et taux de

remplissage.
• Module planning de suivi de remplissage des hébergements et forfaits.
• CRM comprenant plus d’une centaine d’e-mail pré paramétrés
• CRM SMS permettant de gérer des campagnes SMS mais également des SMS
transactionnels
• Fonctions statistiques
• Exports comptables à la norme FEC regroupant journaux de vente, de banques

et OD.
• Facturation automatisée
• Module de facturation de services pour toutes prestations non liées à un

forfait touristique.
• Module sociale pour la digitalisation de la relation avec les saisonniers.

Vackélys Connect
Vackélys Connect est une plate forme autonome dont le but est de créer une place d’échanges et
d’automatisation entre les différents clients de Vackélys.
Cette plate forme permet ainsi :

• La synchronisation d’une base séjours entre un organisateur et un CSE.
• La synchronisation d’une base séjours entre plusieurs CSE.
• La remontée automatisée des réservations entre l’instance distributrice et l’instance
productrice
Cette plate forme permet ainsi :

• des gains de productivité important
• des économies de temps et de moyens humain
• une diminution des risques d’erreurs liées aux ressaisies.
• Une synchronisation en temps réel des dossiers de voyage entre les CSE et les organisateurs
Développement et accompagnements spécifiques
Vous souhaitez développer un module propre pour un fonctionnement spécifique.

Les équipes de CUBIQ ont pris l’habitude de développer des solutions d’intégration de ces process
par le déploiement de modules complémentaires qui pourront être diffusés à la communauté
d’utilisateurs ou rester totalement spécifique.
Exemples de développements spécifiques :
C.G.O.S
Pour les organisateurs référencés par le C.G.O.S nous avons développé un module qui, via une
connexion API sur les outils de gestion du C.G.O.S, va permettre de récupérer l’intégralité du
profil social de l’adhérent, les montants ou % de remises, les montants ou % de prise en charge
afin de procéder à un calcul dynamique du tarif spécifique de l’adhérent.

UFCV
Bien que l’UFCV ne puisse être considéré comme un CSE au sens juridique du terme, cette
organisation dispose d’un mode de fonctionnement très proche en référençant des opérateurs
de séjours et en réalisant des réservations pour leur compte.
Nous avons ainsi développé un module spécifique permettant l’intégration automatisée des
réservations UFCV mais également la mise à jour des statuts des dossiers.
La fonction est capable de traiter plusieurs centaines de réservations en quelques secondes.
Billetterie
Ce module comprend plusieurs écrans qui permettent de lier le module transport à des
fonctions de suivis et de gestion des achats de titre de transport.


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La digitalisation de la relation avec les différents tiers.

L’automatisation des process :

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Vackelys ERP pour Tours Opérateurs spécialisés (stages sportifs, colonies de

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Il existe 3 solutions en ce qui concerne le site client :

1. Utiliser le site par défaut livré avec la solution :

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• L’ensemble des fonctions de publication, de réservation de forfaits et de suivi

• Centralisation des paiements

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• Module transport permettant d’envoyer une convocation de départ

• Module billetterie pour la centralisation et le suivi des achats et taux de

• Module planning de suivi de remplissage des hébergements et forfaits.

• CRM comprenant plus d’une centaine d’e-mail pré paramétrés

• Exports comptables à la norme FEC regroupant journaux de vente, de banques

• Module de facturation de services pour toutes prestations non liées à un

• Module sociale pour la digitalisation de la relation avec les saisonniers.

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Exemples de développements spécifiques :

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