UNICEF COTE D’IVOIRE

TERMES DE REFERENCE

Mise à jour de la base de données des fournisseurs de l’UNICEF en Côte

d’Ivoire.

1. Contexte et justification du service demandé

L’UNICEF, Fonds des Nations Unies pour l’Enfance, fournit des biens et services pour répondre aux
besoins de son Programme de Coopération en Côte d’Ivoire tout comme pour répondre aux
urgences humanitaires qui peuvent survenir dans le pays.
Ainsi le bureau UNICEF de Côte d’Ivoire entreprend des achats locaux pour appuyer les secteurs de
la Santé, de la Nutrition, de L’Eau, Hygiène et Assainissement, de l’Education, de la Protection...

Les règles et procédures de l’organisation exigent la création et le maintien d’une base de données
des fournisseurs pour qu’une saine compétition soit à la base de ces achats de biens et de services,
afin de garantir la qualité demandée au meilleur coût et dans les meilleurs délais.

L’UNICEF-Côte d’Ivoire souhaite ainsi recourir à un prestataire institutionnel (Bureau d’Etudes,

Cabinet d’Expertise…) pour réaliser la mise à jour de sa base de données des fournisseurs de biens
et de prestataires de services.

2. But et objectif du service demandé

Les présents TDR sont élaborés pour le recrutement d’un prestataire institutionnel international
pour la mise à jour de sa base de données des fournisseurs de biens et de prestataires de services.
Les objectifs généraux de la prestation seront les suivants :
1. Réaliser une revue du marché dans les domaines demandés pour les villes d’Abidjan, Man
et Korhogo.
2. Identifier et recommander des fournisseurs et prestataires de services répondants aux
critères de l’UNICEF.
3. Elaborer un rapport analysant les données administratives, techniques et financières des
fournisseurs recommandés.

De manière spécifique, la mission a pour objectif :

• Une revue documentaire des demandes d’agréments spontanées reçues par le bureau de
l’UNICEF-Côte d’Ivoire, des roasters de fournisseurs disponibles physiquement ou
électroniquement, au regard des besoins du bureau.

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 • La réalisation des visites sur site des fournisseurs potentiels dans les villes d’Abidjan, Man et
Korhogo et le recueil d’informations sur la base du formulaire d’interview validé par
l’UNICEF.
• De trier et d’analyser les informations collectées par domaine d’activité.
• De fournir une base de données des fournisseurs et prestataires de services jugés aptes à
répondre aux besoins de l’UNICEF sur un fichier EXCEL. Cette liste sera accompagnée du
rapport analytique qui ressortira les critères ayant conduit à la recommandation de ces
fournisseurs et prestataires de services.

3. Méthodologie / Approche / Tâches à mener par le prestataire de service

Méthodologie
La revue du marché ciblera la préqualification d’au moins dix fournisseurs / prestataires de services
(pouvant aller jusqu’à vingt suivant le domaine) par domaine, de manière à assurer une possibilité
de compétition transparente pour les consultations.
Les domaines d’activités sont les suivants :
Travaux
1. PME du bâtiments – Constructions publiques (écoles, structures sanitaires, …),
2. Entreprises de forage et d’aménagement de points d’eau
3. Maintenance électricité, climatisation, plomberie, groupes électrogènes…
4. Bureaux d’Etudes / Bureaux de contrôle
5. Ateliers de menuiserie bois et menuiserie métallique (production de mobilier scolaire)
Services
6. Services de location de véhicules
7. Services d’impression, infographie et de sérigraphie
8. Agences de publicité et de communication, production audiovisuelle
9. Hôtellerie, location de salles de réunion et restauration
10. Sécurité (gardiennage, incendie, vidéosurveillance)
11. Maintenance informatique
12. Vidéo-surveillance
Biens
13. Manuels scolaires
14. Mobilier scolaire
15. Savons à usage multiple (lessive et hygiène)
16. Produits chlorés (HTH en granulés ; solutions de chlore)
17. Matériel en plastiques (seaux ; bassines ; …)
18. Bien non alimentaires : textiles, couvertures, matelas et bâches ; sets de cuisines ; etc.
19. Equipements et mobilier de bureau
20. Fournitures de bureau et fournitures scolaires
21. Matériel informatique et audio-visuel
22. Pneumatiques

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Les recherches se feront simultanément pour les fournisseurs d’Abidjan, Man et Korhogo par des
équipes différentes.
a) Le prestataire sélectionné établira un chronogramme précis de travail qui sera discuté avec le
comité de suivi de la revue, composé du Représentant Adjoint aux Opérations et du responsable
de l’unité Approvisionnements/Logistique de l’UNICEF.
b) Le chronogramme prendra en considération le timing indicatif suivant :
- Une (1) semaine de prise de rendez-vous, de préparation des visites et de revue documentaire
- Quatre (4) semaines de visites de terrain à Abidjan ; les visites à Man et Korhogo se feront sur
une durée comprise dans l’intervalle de la période pour Abidjan.
- Deux (2) semaines pour la rédaction du rapport provisoire
- Une (1) semaine pour la revue du rapport provisoire par l’UNICEF
- Une (1) semaine pour la finalisation du rapport après prise en compte des inputs de l’UNICEF
c) Le prestataire sélectionné procèdera à une revue documentaire des données disponibles auprès
de l’unité d’approvisionnement de l’UNICEF des fournisseurs actuels, que le chargé des
approvisionnements du bureau UNICEF de Côte d’Ivoire mettra à la disposition du Consultant
ainsi que toute information additionnelle.
d) Pour la préparation de la liste des fournisseurs potentiels, le prestataire sélectionné évaluera
l'état du marché local et identifiera de nouveaux fournisseurs couvrant les fabricants, les
distributeurs agréés, les grossistes, les commerçants et les fournisseurs de services en utilisant
entre autres les ressources suivantes :
- Agences UN (WFP, UNHCR, …)
- ONG internationales
- Confédération Générale des Entreprises de Côte d’Ivoire
Maison de l'Entreprise, Plateau, Abidjan
Tél : (+225) 2033-0200 · Fax : (+225) 2022-2825
cgeci@cgeci.com · www.cgeci.com
01 BP 8666 Abidjan 01 Abidjan
- Chambre de Commerce et d'Industrie de Côte d'Ivoire (225) 27 20 33 16 00
- Les annuaires électroniques
- Les pages Web des fournisseurs
e) Le prestataire sélectionné préparera une liste de fournisseurs potentiels sur la base de ses
recherches et investigations.
f) Le prestataire sélectionné compilera la liste utilisée par le bureau et sa liste et en produira une
liste de fournisseurs pré-potentiels pour chaque catégorie de fournitures. Il soumettra cette liste
au comité de suivi pour avis.
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g) Cette revue donnera lieu à une liste potentielle qui comportera et les fournisseurs utilisés par le
bureau et ceux rajoutés par le prestataire sélectionné et qui sera approuvée par le bureau.
h) Le prestataire sélectionné organisera le planning de visites des fournisseurs et d’entretiens avec
les chefs d’entreprises ou les responsables désignés ; il utilisera ses propres moyens de
communication et se prendra en charge pour ses déplacements en ville et entre les villes.
i) Le prestataire sélectionné visitera les locaux de chacun des fournisseurs listés. Il saisira l’occasion
de la visite pour remettre à chaque fournisseur visité le formulaire de profil du fournisseur. Il
s’assurera de le reprendre dûment rempli par le fournisseur avant la fin de la visite.
j) Lors des visites et des évaluations, le prestataire sélectionné utilisera entre autres, une checklist
qu’il aura préparé à l’avance et qui correspond aux critères de l’UNICEF.
k) Le prestataire sélectionné veillera que les exigences minimales suivantes doivent être remplies
lors de l’évaluation :
▪ Structure existant depuis 2 années au moins ;
▪ Le fournisseur doit être certifié au registre de commerce (copie immatriculation au RC)
▪ Le fournisseur doit être en règle avec les impôts (Attestation de Régularité Fiscale ARF)
▪ Le fournisseur doit être affilié à la Caisse Nationale de Sécurité Sociale (Attestation
d’affiliation) et doit être en règle par rapport au paiement de contributions de la Sécurité
sociale.
▪ Les structures à évaluer devront respecter le genre, l’équité, les droits humains,
notamment les droits de l’enfant avec un accent particulier sur le travail des enfants.
▪ L’adhésion à nos principes éthiques : les fournisseurs ne doivent pas avoir entrepris des
activités contraires à l'éthique, non professionnelles ou frauduleuses et ne sont pas
suspendus, radiés, ou autrement identifiés comme inéligibles par une Organisation des
Nations unies ou le Groupe de la Banque Mondiale pour des raisons liées à un
comportement contraire à l'éthique tels que l'intégrité (transparence), le harcèlement et
l'égalité de traitement.
▪ Les fournisseurs en disposant documenteront leur politique environnementale, de
développement durable et de protection contre l’exploitation et les abus sexuels qui sera
un atout important dans les critères de sélection.
l) A la suite des visites, le prestataire sélectionné préparera un rapport de visite détaillé qui
évaluera l’aptitude de chaque fournisseur.
m) Sur la base des évaluations, le prestataire sélectionné dressera une liste des fournisseurs pré-
qualifiés par catégorie de services et d'articles.
n) La liste sera revue et validée par le comité de suivi.
4. Résultats / Produits attendus
• Un rapport provisoire qui devra être revu et analysé par l’UNICEF avant validation
• Un rapport final détaillé d’analyse par secteur d’activités revu et validé par l’UNICEF,
comportant les annexes suivantes :
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 - Liste des fournisseurs recommandés par secteur d’activité sous forme de fichier Excel
modifiable suivant le modèle convenu avec l’UNICEF.
- Un classeur électronique comportant le scan des supports documentaires utilisés pour les
analyses et ressortant pour chaque fournisseur les documents administratifs (Registre de
Commerce / Identification Fiscale / Caisse de Sécurité Sociale) ainsi que la fiche
d’identification du fournisseur dûment complétée.
4. Délai d’exécution / Chronogramme indicatif des activités / Organisation du travail
Il est prévu une durée totale de 45 jours ouvrables pour l’ensemble de de la prestation répartie
comme suit :
Réf. Désignation des Taches Délai (jours Observations
ouvrables)

1 Revue documentaire de base (demandes d’agréments

spontanés, catalogues, répertoires manuels ou
électroniques) 5
Prises de rendez-vous avec les
fournisseurs/prestataires

2 Visites de terrain à Abidjan, Man et Korhogo 20

3 Consolidation des données et rédaction du rapport 10

4 Présentation du pré-rapport final 5

5 Revue / amendements / commentaires par l’UNICEF

6 Corrections finalisation du rapport 5

7 Revue / Validation du rapport final

TOTAL 45

6. Gestion et supervision du service demandé (interne et/ou externe à l’UNICEF)

Le suivi et la gestion du contrat sont assurés par un comité de suivi composé du Représentant
Adjoint aux Opérations et du responsable de l’unité Approvisionnements & Logistique de l’UNICEF.

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7. Dispositions particulières liées au service demandé ou au prestataire de service
L’offre financière devra être tout compris (all inclusive), intégrant tous les coûts relatifs à la bonne
réalisation de la mission.
Le montant total du contrat comprendra les honoraires professionnels ainsi qu’une estimation des
frais de voyage et de séjours à titre indicatif.
L’UNICEF Côte d’Ivoire ne fournira pas d’assistance pour les voyages, d’espace de bureau et
équipement (y compris les ordinateurs, photocopieurs) ni de support administratif aux membres de
l’équipe/cabinet de consultance
Le prestataire ne recevra pas d'autres avantages en dehors de ceux indiqués dans son offre et dans
le contrat.
8. Qualification et expériences professionnelles requises
Pour les besoins de la mission, le prestataire s’attachera les compétences minimales suivantes :
8.1. Personnel clé pour la mission :
• 1 Chef de Mission : titulaire au moins d’un diplôme Bac + 4 (Master) en Sciences
économiques, ou juridiques, ou en administration des affaires, ou en gestion des
approvisionnements ou en logistique. Avoir une expérience pratique des études de marché
et évaluations de fournisseurs, une maîtrise parfaite du Français et une bonne connaissance
de l’Anglais, avoir une bonne maîtrise de l'outil informatique.
• 2 Superviseurs (1 pour Abidjan et 1 pour Man et Korhogo) : diplômes universitaires (Bac + 3
au moins). Ils seront les assistants directs du Chef de mission et travailleront sous sa
responsabilité. Ils s’assureront que les enquêteurs effectuent correctement et effectivement
les visites programmées et rapportent l’information requise dans les formats convenus.
• 5 Enquêteurs (3 pour Abidjan et 1 pour chaque ville de l’intérieur) : diplômes universitaires
(Bac + 2 au moins). Ils travailleront sous la responsabilité du superviseur pour la collecte des
informations auprès des fournisseurs/prestataires.
• Autres expertises et personnel auxiliaire
L’adjudicataire fera de son affaire la mise en place du personnel auxiliaire pour l’exécution
de la prestation. Il en est de même des frais d’organisation de déplacements et réunions
nécessaires à l’accomplissement de sa mission.
Une expérience passée de travail en Côte d’Ivoire sera un atout pour les soumissionnaires. Il
sera également préférable que le cabinet international soumissionnaire dispose d’un relai
établit en Côte d’Ivoire pour l’accompagner dans cette prestation.

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 9. Critères d’évaluation des offres / Barème de notation
9.1. Critères d’évaluation des propositions techniques :
Note technique de qualification ≥ 49 points.

CRITERES TECHNIQUES Sous - Critères Techniques Points Max.

Plan de travail et méthodologie • Approche méthodologique (compréhension de la 15

proposés avec les termes de mission et des TDR)
référence
Le soumissionnaire indiquera la manière dont il
entend gérer ce projet, sa méthodologie
(Méthodologie d’enquête, critères d’évaluations,
outils de collecte, traitement et analyse des
données) et le dispositif qu’il entend mobiliser pour
cette mission, en précisant les mécanismes de suivi
qu’il mettra en œuvre pour garantir un produit final
de qualité :

• Plan de travail conforme à la méthodologie

(Exhaustivité et cohérence)

- Calendrier d’exécution / Calendrier de mobilisation

du personnel 10

S/Total points 25

• Chef de mission (diplôme + CV) 10

Qualification du personnel proposé
• Superviseurs (diplôme + CV) 5
pour la mission
• Enquêteurs (diplôme + CV) 5

S/Total points 20

L'expérience du soumissionnaire Expérience générale des études de marchés ou 15

études / enquêtes similaires, (2 expériences au
minimum sur les 3 dernières années)

Expérience particulière en Côte d’Ivoire pour des 10

études de marchés ou études / enquêtes similaires.

Partenaire établit en Côte d’Ivoire

S/Total points 25

Total Maximum Points 70

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Toute Note Technique inférieure à 49/70 est éliminatoire.
L’offre financière du moins disant (MD) reçoit une note financière de 30 points. Les notes financières
des autres offres financières sont calculées selon la formule suivante :

Note financière de soumissionnaire = Prix MD X 30

Prix Soumissionnaire

Les offres sont classées en fonction de leurs notes techniques et financières combinées et l’offre
ayant obtenu le score combiné le plus élevé sera considérée comme étant l’offre la mieux disant et
sera recommandée pour la prestation.

10. Source de financement :

11. Modalités de paiement
Le montant du contrat est un prix global et forfaitaire, hors taxes, ferme et non révisable.
En cas d’avance de démarrage :

- Paiement d’une avance de démarrage de 30 % du montant du contrat contre la remise à l’UNICEF

d’une caution bancaire d’une banque de premier ordre en Côte d’Ivoire, reconnue par l’UNICEF
et d’une facture du même montant.
- 30% du montant du contrat après la validation du rapport provisoire, 35 jours ouvrables après
la signature du contrat.
- 40% du montant du contrat après la validation du rapport final et de ses annexes, 45 jours
ouvrables après la signature du contrat.

Dans le cas où le prestataire ne demande pas d’avance de démarrage :

- 40 % du montant du contrat après la validation du rapport provisoire, 35 jours ouvrables après

la signature du contrat.
- 60 % du montant du contrat après la validation du rapport final et de ses annexes, 45 jours
ouvrables après la signature du contrat.

Signatures :

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