PROCESS DE VENTE ERRE

I. TRAITEMENT DE LA DEMANDE D’UN NOUVEAU CLIENT

 Réception demande du client par mail

 Edition de la liste des panneaux libres avec les photos + envoi de la procédure de vente
 Edition de la Pro forma : location, impression et pose affiche
 Réception Bon de commande + fichier client
 Demande de Pro forma auprès de l’imprimeur (IPUB)
 Demande de BC ERRE pour l’imprimeur
 Envoi du BC ERRE auprès de la direction pour signature et cachet (PJ BC : Pro forma imprimeur+ BC
du client)
 Récupération du BAT auprès de l’imprimeur
 Validation du BAT auprès du client + récupération CK de paiement
 J Dépôt BAT validé auprès de l’imprimeur pour impression
 Planning de pose
 Demande de Per diem si pose affiche en Province auprès RH
 J+1 ou 2 après validation du BAT : Récupération affiche(s) auprès de l’imprimeur + Pose affiches
 Enregistrement des photos de rapport
 J+ 2 Envoi rapport de pose par mail au client (si Tanà), en province dépend de l’éloignement mais le
poseur en province envoie instantanément son rapport dès que l’affiche soit posée
 Envoi de la Facture au client une fois que toutes les affiches sont posées

II. CLIENTS EN COURS

a. Renouvellement location

Tous les premiers du mois, on fait le checking des contrats des clients dans le tableau de suivi de contrat
client et on envoie les pro forma de renouvellement de la location 1 mois (date d’anniversaire) avant
l’échéance

 Edition de pro forma de renouvellement

 Envoi de la Pro forma par mail au client concerné
 Attente retour client
 Rappel après 15 jours de l’envoi de la Pro forma si non retour du client
 Relance une semaine avant relance + appel du client
 A l’échéance si le client se manifeste pas n’envoie pas son BC ou ne fait pas un mail, on le rappel
par téléphone.
 Si non renouvellement de la location :

 on demande au client d’envoyer un mail dans ce sens

 on actualise la liste des PP disponible avec celui qui a été libéré
 on fait le planning pour le décapage de l’affiche sur le PP

 Si renouvellement, le client envoi son BC pour facturation

 Facturation
 Envoi facture physique aux clients
 b. Changement de visuels :

 Réception demande de Pro forma pour le changement de visuels sur les panneaux loués par le
client avec le nombre des panneaux à changer de visuels.
 Edition de la Pro forma avec impression pose
 Envoi de la Pro forma
 Attente BC et paiement pour les clients au comptant
 Même procédure que celui du nouveau client au niveau de l’impression
 Pose affiche
 Envoi Rapport de pose
 Facturation
 Envoi facture physique aux clients

III. FACTURATION

Toute facturation se fait à la fin des travaux pour les nouveaux et pour les clients en cours qui ont fait de
changement de visuel.

Toute facturation qui contienne une location doit avoir une Taxe communale quelle que soit durée.

 Réception du Bon de commande

 Impression du Bon de commande avec la Pro forma correspondante et classement de ces derniers
 Facturation

a. Facturation renouvellement (N°/AN/PP-DIV)

La facturation du renouvellement de location se fait à partir de la date du renouvellement de la location des

panneaux si nous avons déjà en possession le BC du client et se fait dès réception du BC si la date de
réception de celui-ci dépasse l’échéance

 Facturation à l’échéance:

 Prix de la location varie selon la durée et la dimension du Panneau

 Emplacement du panneau loué avec le code
 TVA 20%
 Taxe communale qui dépende de chaque commune

b. Facturation nouveau Client (N°/AN/PP-PA-DIV)

La facturation de nouveau client contienne la location, impression et pose affiche :

 Prix de location selon la durée et de la dimension du panneau

 Prix de l’impression affiche selon la dimension du panneau
 Prix de la pose affiche selon la dimension du panneau
 Emplacement du panneau avec le code
 TVA 20%
 Taxe communale qui dépende de chaque commune
 c. Facturation changement de visuel (N°/AN/PA-DIV)

 Prix de l’impression affiche selon la dimension du panneau

 Prix de la pose affiche selon la dimension du panneau
 Emplacement du panneau loué avec le code
 Frais de déplacement dans les régions (dépend de la région)
 TVA 20%

L’édition de la facture ainsi de la Pro forma se font toujours à partir de l’ancien fichier du client, pour les
nouveaux clients on prend comme matrice un ancien client.

Les documents de référence d’une facture :

 Pro forma
 Bon de commande client
 Rapport de pose (pour les travaux d’impression et pose)
 Fiche de travaux (document en interne)
 Fin de location : indique la date de fin de location du panneau

 Impression en deux exemplaires : 1 pour le client et la deuxième pour l’accusé de réception

 Toutes factures à envoyer aux clients doivent être enregistré dans le cahier de départ
 On scan l’accusé de réception
 On fait l’enregistrement de la facture dans le tableau des factures
 On fait la saisie de la facture dans le cahier des factures

1. LA PRO FORMA N°/an/PP-PA-DIV ou N°/an/PA-DIV ou N°/an/PP-DIV

C’est un devis des travaux à effectuer

2. RAPPORT DE POSE N°/AN

Les facturations qui ont des impressions et de pose contiennent toujours de rapport de pose.

Ce document fait partie de la facture à envoyer au client, indique la référence les détails du panneau sur
lequel on a effectué le travaux de pose affiche détaillé comme suit (Numéro de RP, date (identique à celle
de la facture), le client, mois du travaux, Dimension du PP , code PP , emplacement précis , visuel, date de
pose et date d’envoi mail de rapport de pose.

3. FICHE DE TRAVAUX N°/an/PP-PA-DIV ou N°/an/PA-DIV ou N°/an/PP-DIV

Ce document fait partie intégrant de la facture mais cela reste en interne, on y trouve les détails du travaux
et les remarques sur le travaux.