PROCESS DE VENTE ERRE

I. TRAITEMENT DE LA DEMANDE D’UN NOUVEAU CLIENT (en général il serait mieux de préciser
le responsable pour les principale tâches : Exemple : « Demande par le Responsable des
ventes de BC auprès de la Direction pour l’imprimeur)

Le traitement des demandes des clients est à la charge de DC1

 Réception demande du client par mail

 Edition de la liste des panneaux libres avec les photos + envoi de la procédure de vente
 Edition de la Pro forma : location, impression et pose affiche
 Réception Bon de commande + fichier client
 DC1 : Demande de Pro forma auprès de l’imprimeur
 RAH : Etablissement BC ERRE pour l’imprimeur
 RAH : Envoi du BC ERRE auprès de la direction pour signature et cachet avec la Pro forma de
l’imprimeur+ BC du client
 Homme à tout faire : Récupération du BAT auprès de l’imprimeur
 Homme à tout faire : Validation du BAT auprès du client + récupération CK de paiement
 Homme à tout faire : J Dépôt BAT validé auprès de l’imprimeur pour impression
 DC1 : Planning de pose
 RAH : Etablissement de Per diem pour les poses affiches en Province et demande de devis au
Prestataire
 J+1 ou 2 après validation du BAT par le client
 Homme à tout faire : Récupération affiche(s) auprès de l’imprimeur + Pose affiches
 DC1 : Enregistrement des photos de rapport
 DC1 : J+ 2 Envoi rapport de pose par mail au client (si Tanà), en province dépend de l’éloignement
mais le poseur en province envoie instantanément son rapport dès que l’affiche soit posée
 DC1 : Envoi de la Facture au client une fois que toutes les affiches sont posées

A. CLIENTS EN COURS

a. Renouvellement location (tâche à faire par DC1)

Le suivi des contrats clients est fait par DC1

Tous les premiers du mois, on fait le checking des contrats des clients dans le tableau de suivi de contrat
client et on envoie les Pro forma de renouvellement de la location 1 mois (date d’anniversaire) avant
l’échéance

 Edition de pro forma de renouvellement

 Envoi de la Pro forma par mail au client concerné
 Attente retour client
 Rappel après 15 jours de l’envoi de la Pro forma si non-retour du client
 Relance une semaine avant relance + appel du client
 A l’échéance si le client se manifeste pas n’envoie pas son BC ou ne fait pas un mail, on le rappel
par téléphone.
 Si non renouvellement de la location :

 on demande au client d’envoyer un mail dans ce sens (Si le client ne se manifeste pas du
tout, le contrat prévoit un désistement d’office)
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  on actualise la liste des PP disponible avec celui qui a été libéré
 on fait le planning pour le décapage de l’affiche sur le PP

 Si renouvellement, le client envoi son BC pour facturation

 Facturation
 Envoi facture physique aux clients

b. Changement de visuels :

 Réception demande de Pro forma pour le changement de visuels sur les panneaux loués par le
client avec le nombre des panneaux à changer de visuels.
 Edition de la Pro forma avec impression pose
 Envoi de la Pro forma
 Attente BC et paiement pour les clients au comptant
 Même procédure que celui du nouveau client au niveau de l’impression
 Pose affiche
 Envoi Rapport de pose
 Facturation
 Envoi facture physique aux clients

B. FACTURATION

Le Service commercial se charge de la facturation et enverra la facture auprès de la Direction pour contrôle,
signature et pour cachet avant envoi. Les tarifs sont indiqués dans les annexes

En générale, la facturation se fait à la fin des travaux pour les nouveaux clients et pour les clients en cours
qui ont fait de changement de visuel.

Toute facturation qui contienne une location doit avoir une Taxe communale quelle que soit la durée.

 Réception du Bon de commande

 Impression du Bon de commande avec la Pro forma correspondante et classement de ces derniers
 Facturation

a. Facturation renouvellement (N°/ANNEE /PP-DIV) ex : 001/24/PP-DIV

La facturation du renouvellement de location se fait à partir de la date d’échéance et la facturation de

renouvellement dont la réception du BC qui dépasse l’échéance se fera dès réception de ce dernier.

 Prix de la location varie selon la durée et la dimension du Panneau (Annexe 1)

 Emplacement du panneau loué avec le code
 TVA 20%
 Taxe communale qui dépende de chaque commune (Annexe 2)

(Préciser la base de tarification des taxes communales même en référence à un document en attaché)

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 b. Facturation nouveau Client (N°/AN/PP-PA-DIV)

La facturation de nouveau client contienne la location, impression et pose affiche :

 Prix de location selon la durée et de la dimension du panneau (Annexe 1)

 Prix de l’impression affiche selon la dimension du panneau (Annexe 1)
 Prix de la pose affiche selon la dimension du panneau (Annexe 1)
 Emplacement du panneau avec le code
 TVA 20%
 Taxe communale qui dépende de chaque commune (Annexe 2)

c. Facturation changement de visuel (N°/AN/PA-DIV)

 Prix de l’impression affiche selon la dimension du panneau

 Prix de la pose affiche selon la dimension du panneau
 Emplacement du panneau loué avec le code
 Frais de déplacement dans les régions (dépend de la région) (Annexe 3)
 TVA 20%

L’édition de la facture ainsi de la Pro forma se font toujours à partir de l’ancien fichier du client, pour les
nouveaux clients on prend comme matrice un ancien client.

Les documents de référence d’une facture :

 Pro forma
 Bon de commande client
 Rapport de pose (pour les travaux d’impression et pose)
 Fiche de travaux (document en interne)
 Fin de location : indique la date de fin de location du panneau

d. Process d’envoi et classement

 Impression en deux exemplaires : 1 pour le client et la deuxième pour l’accusé de réception

 Toutes factures à envoyer aux clients doivent être enregistrées dans le cahier de départ
 Scan de l’accusé de réception
 Saisie de la facture dans le tableau de suivi des factures (fichier excel)
 Saisie de la facture dans le cahier des factures

e. Détails des pièces

1. LA PRO FORMA N°/an/PP-PA-DIV ou N°/an/PA-DIV ou N°/an/PP-DIV

C’est un devis des travaux à effectuer

2. RAPPORT DE POSE N°/AN

Les facturations qui ont des impressions et de pose contiennent toujours de rapport de pose.

Ce document fait partie de la facture à envoyer au client qui indique la référence et les détails concernant
le panneau à lequel on a effectué les travaux de pose affiche. (Numéro de RP, date (identique à celle de la

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facture), le client, mois du travaux, Dimension du PP , code PP , emplacement précis , visuel, date de pose
et date d’envoi mail de rapport de pose.

3. FICHE DE TRAVAUX N°/an/PP-PA-DIV ou N°/an/PA-DIV ou N°/an/PP-DIV

Ce document fait partie intégrant de la facture mais restera en interne, on y trouve les détails du travaux et
les remarques sur le travaux.

II. LE PROCESS DE PAIEMENT

Les paiements des clients se fait par virement bancaire au compte BMOI de ERRE SARL et/ou par Chèque
barré au nom de ERRE SARL, il y a trois modes de paiement chez ERRE :

a. Paiement au comptant et les clients concernés:

Le client effectue à 100% son paiement au moment de l’envoi de son BC, aucun travaux ne débute sans le
paiement. Ce mode de paiement est automatiquement appliqué à tous les nouveaux clients sauf demande
expresse et accordée par la Direction.

Clients : DIRICKX GUARD, ID CREATIVE, LEADER PRICE, LIQUI MOLY, OCITEC, PANAGORA, SOFIA, TRICOMAD,
UCOMMAD, VERTEC

b. Paiement 50% à la commande 50% à la fin du travaux avec la liste des clients :

Le client effectue le 50% du montant du travaux au moment de l’envoi de son BC et effectuera le paiement
de la solde à réception de la facture.

Clients : ENDUMA, AQUAMAD, GMM,

c. Paiement 30 jours après réception facture :

Le client effectuera son paiement 30 jours après réception de la facture

Clients : BATPRO, SOCIETE GENERALE, CT MOTORS, ECOCLEAN, EUROP ALU, IMMORAMA, JUMBO SCORE,
MADAUTO, MADECASSE, MAGASIN ULYS, MARIE STOPES MADAGASCAR, MCB, ORANGE, ORANGE MONEY,
PRO BIKE, SIT PALAIS (SANTILO) , SODEAM, TED,

d. Paiement exceptionnel

A la demande du Client et avec l’accord de la Direction les modes de paiement des clients suivants sont
comme suit :

ORANGE et ORANGE MONEY : Le contrat de location débute au début de l’année et se termine à la fin de
l’année, leur paiement se fait par semestriel, la première tranche s’effectue à la commande (au moment de
l’envoi du BC càd au plus tard le mois de février) et la deuxième tranche se fait 6 mois après (càd en mois
de Juin au plus tard en mois de Juillet)

SALONE : Par traite : 1er versement en Aout, 2ème versement en Décembre et 3ème versement en Mai

UNIT MEDIA MADAGASCAR : Le paiement se déclenchera 60 jours après réception facture.

Tout paiement

III. RECOUVREMENT

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Le Service commercial qui fait le recouvrement et les suivis des paiements client, il a une base de données
dans un classeur Excel (mensuel) contenant :

 un Tableau de suivi des factures mensuelles avec l’état des factures

 un Tableau de recouvrement indiquant les factures qui ne sont pas encore payées avec les modes
de paiement et l’échéance des factures pour chaque client
 un Tableau de suivi des encaissements mensuels

Chaque jour, on fait le cheking du tableau de recouvrement pour voir les factures échues.

1. Envoi mail de relance :

Pour chaque client dont la facture est échue, on leur envoi un mail adresser au service comptabilité avec en
copie le service qui a octroyer notre service, en leur informant de la facture échue et en leur demandant la
date de la disponibilité du paiement. On envoi avec le scan de la facture avec l’accusé de réception du
client.

2. Appel téléphonique :

Si les clients ne se manifestent pas le jour de l’envoi du mail, on appel leurs services comptabilité en leurs
demandant la suite du mail de relance que nous avons fait et tout de suite la disponibilité du paiement.

Généralement, les clients effectuent le paiement une ou deux semaines au plus tard 3 semaines après la
relance par mail ou téléphonique mais nous n’avons pas encore eu un cas ou le client n’a pas payé au-delà
de 2 ou 3 mois de leur échéance. Aucun litige n’est traité.

Toutefois, on n’arrête pas de faire le suivi du paiement et les relances jusqu’au paiement.

Pour notre suivi, on met dans le tableau tous les processus suivi pendant le recouvrement jusqu’à ce que le
solde du client soit apuré et n’apparait plus dans le tableau de recouvrement.

IV. REPORTING MENSUEL

A la fin de chaque mois, le service commercial envoi son rapport mensuel par mail à la Direction , ci-après
les documents envoyés :

 Etat de recouvrement
 Suivi de contrat de location clients
 Le taux d’occupation des panneaux du mois
 Le tableau des factures + Recouvrement et Encaissement du mois
 Comparaison des chiffres d’affaires de l’année par rapport à l’année dernière

Documents en annexe : - Annexe 1 : Tarif de location, impression et pose affiches

- Annexe 2 : Les taxes communales

- Annexe 3 : Les frais de déplacement

(rajouter les étapes actuelles de paiement : suivi, relance et rapport à la direction)