SD 02 Commande Client 00 OperationBase V5

Commande client
Opérations de base
SAP Module
SD -Vente & Distribution
ADV - Administration des ventes
Commande client
Buts de la formation
A l'issue de la formation les participants sont en mesure :

 D'énumérer et décrire les étapes d'un processus de vente
 D'exécuter un processus de vente complet ou partiel
 D'examiner un processus inachevé
 De concevoir ou adapter un scénario de vente
2
Sommaire
Structure organisationnelle 4-7
Master data 8-26

Flux de documents 27-31
Processus de vente 32-86
Gestion des crédits 87-92

Reporting 93-95
Conclusion 96-97
3
Sommaire
Structure organisationnelle
Master data
Flux de documents
Domaine commercial
Processus de vente
Org. interne des ventes
Gestion des crédits Org. de la distribution
Reporting
Conclusion
4
 Domaine commercial
Mandant
400
Domaine commercial
Société (code) Organisation vente

1000 1000
Canal de Secteur
Distribution d’activité
Division Division 10 00
1000 2000
5
 Organisation interne des ventes
Organisation de vente
CH
Agence com. Agence com.

Est Ouest
Groupe Vendeur Groupe Vendeur Groupe Vendeur Groupe Vendeur

Nord-Est Sud-Est Nord-Ouest Sud-Ouest
Vendeur 1 Vendeur 4 Vendeur 6 Vendeur 7
Vendeur 2 Vendeur 5 Vendeur 8
Vendeur 3
6
 Organisation de la distribution
Mandant
400
Société (code)
1000
Division Division
1000 2000
Point Expédition Point Expédition Point Expédition

Quai SP01 Quai SP02 Quai SP03
Point Chargement Point Chargement Point Chargement

LP03 LP02 LP01
7
Sommaire
Master data
Flux de documents Fiche client
Fiche article
Processus de vente
Information client-article
Gestion des crédits Documents de vente
Reporting
Conclusion
8
Master data
Fiche client Fiche article Conditions de vente
9
Master data
10
Master data
 Fiche client
 Nom
 Adresse
Mandant  Langue
 …
 Paramètre du paiement
 Gestion des comptes
Société  Imputation
 …
Fiche client
 Vente, expédition
Domaine  Paramètre de facturation
 Partenaire
commercial
 …
11
Master data
 Fiche client
 Dans une entreprise, 2 sociétés entretiennent des relations

commerciales avec le même client
 Les données générales (adresse, etc.) sont enregistrées dans le domaine général
– En effet, les deux sociétés utilisent ces données pour communiquer avec le client
 Chaque société gère les données spécifiques

– A sa comptabilité financière (le compte collectif, …)
– A ses relations commerciales (les conditions de paiement, ….)
Société 02 Dom. Com. 02
Société 01 Dom. Com. 01
Donnée de base
12
Master data
13
Master data
 Fiche article
 Numéro de l'article
 Volume / Poids
Mandant  Unité de mesure
 …
 Division de livraison
Domaine  Catégorie de taxes
 Unité de vente
commercial
 …
 Évaluation du stock
Fiche article Stock  Paramètres de planification
 Paramètres d'achat
( Division )
 …
 Besoin de planification
Stock  Paramètres
 Gestion de l'inventaire
( Magasin )
 …
14
Master data
15
Master data
 Conditions de vente
 Les données sur les conditions de vente comprennent :

 Prix
 Surtaxes
 Promotions
 Fret
 Taxes
 Dépendent :
 Fiche client
 Fiche article
16
 Les données relatives à un article défini pour un client spécifique

sont enregistrées dans les informations client-article
 Si par exemple l'un de vos clients utilise un numéro pour un

article qui diffère du numéro que votre entreprise utilise pour
identifier cet article, vous pouvez enregistrer le numéro d'article
utilisé par le client dans l'information client-article
17
Fiche client Fiche article
Donnée propre au client

 Numéro d'article
 Texte descriptif de l'article
 Des données sur les livraisons et marges de livraison
18
 Fonctionnalités
 Permet de spécifier un numéro d'article

 Numéro d'article standard  votre entreprise
 Numéro d'article spécifique  défini par le client
 Information : grâce à une assignation automatique, il est possible d'utiliser le numéro

spécifique dans une commande client
 Enregistrer des données relatives à la livraison et aux marges de livraison

convenues avec le client
 Maintenir un texte par défaut

 Il sera copié dans les postes de document ADV concernés lors de la détermination du
texte
 Texte qui figurera sur les commandes liées à ce client
19
 Codes de transaction
 Menu SAP
 Logistique
 Administration des ventes (ADV)
 Données de base
 Accords
 Info client-article
– …
20
Documents de vente
 Les transactions commerciales relatives aux ventes sont

enregistrées dans le système sous forme de documents de vente
 Il existe quatre catégories de documents de vente :

 Documents d'avant-vente (appels d'offres et offres)
 Commandes client
 Contrats-cadres, tels que les programmes de livraison
 Réclamations et problèmes des clients entraînant des livraisons gratuites et
les demandes de notes de crédit
21
Master data
 Documents de vente : Schéma
 Interdépendance des divers types de document de vente

Vente Appel d'offre Offre Contrat
Commande
Livraison Conditions
gratuite livraison
Expédition
Livraison Retour
Document Notes de
facturation crédit
Facturation
Pièce Notes de
comptable débit 22
Master data
 Documents de vente : Structure
 Tous les documents de vente sont basés sur la même structure
 Ils sont constitués d’un en-tête de document et d’un nombre quelconque de postes
 Ces postes peuvent être à leur tour divisés en un certain nombre d’échéances de
livraison
Article 1 Échéance 1
En-tête Article 2 Échéance 1
Échéance 2
23
Master data
En-tête
N° donneur d'ordre Point d’expédition
N° client livré et du payeur …
Devise & taux de change
Prix
Date de livraison
Poste
N° article Division
Document Quantité Prix
de vente N° client livré …
N° payeur
Numéro Stockage
Echéancier (par poste)

Type d'échéance
Date de livraison
Quantité confirmée
…
24
Master data
 Documents de vente
Document de vente Domaine commercial
Donneur d'ordre
1000 Organisation vente
Fiche client
Poste(s)
N° Article Qte Canal de distribution
10 P-103 1
… … …
… … … Secteur d’activité
… … …
Fiche article
25
Master data
 Documents de vente : SAP
 En-tête
 Poste
 Échéancier (par poste)
26
Sommaire
Master data
Flux de documents
Processus de vente Définition
Fonctionnalités
Gestion des crédits
Reporting
Conclusion
27
Flux de documents
 Définition
 Indique à quel stade s'est arrêté le traitement du document de vente
 Crée une opération à partir des documents consécutifs dans le

système.
 Exemple : un flux de documents peut comprendre une offre, une commande client,
une livraison et une facture, …
28
Flux de documents
 Répertorie tous les documents précédents et subséquents
 Indique la date de validité et le statut de traitement complet de

chaque document
 Est mis à jour à chaque modification apporté à un document
 Est mis à jour par le système à deux niveaux :

 Pour le document complet
 Pour les postes individuels du document
29
Flux de documents
Commande Livraison Facture Document

client Facturation
  
Document N° Date Statut

Commande client 152 … 
Flux de Livraison 256 … 
document Ordre de transfert 12 … 
Sortie marchandises 189 … 
Monitoring Facture 856 ... 
Document facturation 984 …
30
Flux de documents
 Accès dans SAP
 Via l'icône dans la barre d'outil de l'application
 Via le raccourci clavier "F5"
 Via le menu "Environnement"
31
Sommaire
Activités "pré-vente"
Master data Commande client
Flux de documents Contrôle de disponibilité
Livraison sortante
Processus de vente
Prélèvement d'articles
Gestion des crédits Emballage
Reporting Sortie de marchandises
Facturation
Conclusion
Encaissement
32
Processus de vente
1 Activités "pré-vente"
33
Processus de vente
 Activités "pré-vente"
 Il s'agit des activités effectuées avant la vente
 Comprennent :
 Support vente : système Computer-Aided Selling (CAS)
 Demande d'offre
 Offre
34
Processus de vente
 Activités "pré-vente"
 Le but ultime de toutes les activités dites de "pré-vente" est d'équiper les vendeurs
avec tous les renseignements nécessaires pour négocier et effectuer le maximum du
potentiel de vente.
 Renseignements nécessaires :
 Ventes passées
 Communications passées
 Information sur le contact
 Information générale sur la société
 Les limites de crédit et son utilisation
 Commandes courantes & arriérées
 …
 Plus ou moins équivalent à un CRM light
 Vision à 360° du client

35
Processus de vente
 Activités "pré-vente" : Support de vente
Support de vente
Système CAS
Gestion
Vente Commande des
articles
Système
d'info.
comm. Expédition Livraison
( SIC )
Facturation Facture
Comptabilité financière
36
Processus de vente
 Code de transaction : Support de vente
 Menu SAP
 Logistique
 Administration des ventes
 Support de vente
– …
37
Processus de vente
 Code de transaction : Demande d'offre
 Menu SAP
 Logistique
 Vente
 Demande offre client
– …
38
Processus de vente
 Code de transaction : Offre
 Menu SAP
 Logistique
 Vente
 Offre
– …
39
Processus de vente
2 1 Activités "pré-vente"
1 2 Commande client
40
Processus de vente
 Commande client En-tête

N° donneur d'ordre Point d’expédition
N° client livré et du payeur …
Devise & taux de change
Prix
Date de livraison
Poste
N° article Division
Document Quantité Prix
de vente N° client livré …
N° payeur
Numéro Stockage
Echéancier (par poste)

Type d'échéance
Date de livraison
Quantité confirmée
…
41
Processus de vente
 Commande client : Codes de transaction
 Menu SAP
 Logistique
 Vente
 Commande client
– …
42
Processus de vente
 Commande client : Transaction VA01
 Initialement
 Type de commande
– CDCL = Commande client standard
– BV = Vente au comptant
– …
 En-tête
 Donneur d'ordre
 Réceptionnaire
 Poste
 N° article
 Quantité
43
Processus de vente
 Commande client : Transaction VA01 [en-tête]
 Donneur d'ordre
 Si à l'écran initial, aucun domaine commercial n'a été choisi, le système propose
tous les domaines commerciaux existants pour le donneur d'ordre
 Si le donneur d'ordre possède plusieurs partenaires avec plusieurs rôles (fiche

client), le système les propose automatiquement
44
Processus de vente
 Commande client : Transaction VA01 [en-tête]
 Une fois le donneur d'ordre sélectionné, les informations contenu

dans la fiche client de celui-ci sont repris automatiquement
 Réceptionnaire
 Condition de paiement
 Incoterms = termes de commerce international
 …
Fiche client
45
Processus de vente
 Commande client : Transaction VA01 [poste]
 Une fois l'article et la quantité "validé"

 Les informations sont automatiquement repris depuis la fiche article et introduite
dans le document de vente
Fiche article
46
Processus de vente
 Commande client : Flux de documents
 Transaction VA03 "Afficher commande client"

 Icône ou depuis le menu "Environnement / Afficher flux
doc."
47
Processus de vente
3
1 2 Commande client
3 Contrôle de la disponibilité
48
Processus de vente
 Contrôle de la disponibilité
 Détermine la date de disponibilité du matériel
 Considère tous les mouvements de stocks

 Entrées & sorties
49
Processus de vente
 Afficher la disponibilité du poste
50
Processus de vente
 Propose 3 modes de livraison

 Livraison unique
 Livraison complète
 Proposition livraison
51
Processus de vente
3
1 2 Commande client
4
4 Livraison sortante (création)
52
Processus de vente
 Livraison sortante
 Cette étape initie le processus d'expédition
 Les documents de livraison renseignent :

 Point d'expédition
– Lieu où sont traitées les livraisons
– Lieu physique (magasin, …) ou regroupement logique (groupe de personnes responsables des
activités d'expédition)
 Informations sur l'ordonnancement de l'expédition et du transport
– Exemple : date de sortie des marchandises ou date de livraison au réceptionnaire des
marchandises
 Poids et volumes de la livraison sortante dans sa totalité
 Références du donneur d'ordre et du réceptionnaire des marchandises
 Acheminement
 …
53
Processus de vente
 Livraison sortante : Codes de transaction
 Menu SAP
 Logistique
 Expédition & transport
 Livraison sortante
– …
54
Processus de vente
 Livraison sortante : Transaction VL01N
 Créez une livraison sortante :

 Point d'expédition
 Date de sélection
– La livraison est impossible si on oublie de modifier la date de sélection
– Il faut prévoir un certain temps de préparation pour la livraison (prélèvement, emballage, …)
– Exemple : date du jour + 1 mois
55
Processus de vente
 Livraison sortante : Transaction VL01N
 Visualisez les différents onglets ainsi que leur contenu

 Prélèvement d'articles
 Données mouvement de stock
 …
56
Processus de vente
 Livraison sortante : Flux de documents

doc."
57
Processus de vente
3
1 2 Commande client
4
5 Prélèvement d'articles
5
58
Processus de vente
 Prélèvement d’articles
 Définition
 L'action de retirer des marchandises d'un magasin et de les mettre à disposition
dans un magasin de prélèvement en vue de les préparer à leur expédition
 Intégré au module de gestion des dépôts (WM)
 Cette étape fait partie du processus d'expédition
 Un statut du prélèvement est enregistré dans chaque poste
 Il indique la situation du poste dans le processus
 Assigner une date à partir de laquelle le prélèvement d’articles peut commencer
59
Processus de vente
 Prélèvement d’articles : Codes de transaction
 Menu SAP
 Logistique
 Vente
 Prélèvement d'articles
– …
60
Processus de vente
 Prélèvement d’articles : Transaction LT03
 Créez un ordre de transfert :

 N° de magasin
 Division
 Livraison
 Déroulant = en arrière-plan
61
Processus de vente
 Prélèvement d’articles : Transaction LT03
 Également possible d'y accéder depuis la transaction VL01N

 Via le menu "Fonctions suivantes / Créer un ordre de transfert"
VL01N LT03
62
Processus de vente
 Prélèvement d'articles : Flux de documents

doc."
63
Processus de vente
3
1 2 Commande client
4
5
6 Emballage
64
Processus de vente
 Emballage & Chargement
 Définition
 Identifie l'emballage qui doit être utilisé pour les produits
 Préférence du client
 Cette étape fait partie du processus d'expédition
 Identifie et met à jour les comptes associés aux emballages retournés
 Assure le suivi du produit emballé par conteneur
 Assure que les restrictions poids/volume sont appliquées
 Assure que tous les articles emballés sont attribués au bon moyen de transport
65
Processus de vente
 Code de transaction : Emballage
 Menu SAP
 Logistique
 Vente
 Emballer
– …
66
Processus de vente
 Code de transaction : Chargement
 Menu SAP
 Logistique
 Vente
 Charger
– …
67
Processus de vente
3
1 2 Commande client
4
5
6 Emballage
7 Sortie de marchandises
6
7
68
Processus de vente
 Sortie de marchandises
 Définition
 L'événement qui indique le changement légal de propriété des produits
 Les produits ont réellement quitté l'entreprise
 Cette étape met fin au processus d'expédition
 Réduit l'inventaire (mouvement de stock)
 Met automatiquement à jour les comptes du grand livre
 Met à jour de l'état des documents d'expédition
69
Processus de vente
 Sortie de marchandises : Codes de transaction
 Menu SAP
 Logistique
 Vente
 Enregistrement sortie de march.
– …
70
Processus de vente
 Sortie de marchandises : Transaction VL02N
 Enregistrez la sortie de marchandises
71
Processus de vente
 Sortie de marchandises : Flux de documents

doc."
72
Processus de vente
3
1 2 Commande client
4
5
6 Emballage
8 6
8 Facturation
7
73
Processus de vente
 Facturation
 Le processus de facturation permet de générer la facture client
 Il met à jour le statut de crédit du client
 Le document de facturation est créée par copie des données de la

commande et/ou des documents de livraison
 Facturation basée sur la commande
 Facturation basée sur la livraison
74
Processus de vente
 Facturation : Méthodes de facturation
Livraison L00 Facture F00

Facturation basé Commande 1
sur la livraison Livraison L01 Facture F01
Livraison L02
Commande 2
Facturation Livraison L03 Facture F02
groupé
Commande 3 Livraison L04
Facture F03
Facturation Commande 3 Livraison L05
échelonnée
Facture F04
75
Processus de vente
 Facturation
SD - Vente & Distribution / ADV - Administration des ventes
Bon de Article / Quantité

livraison Facture Compte
Condition de paiement
 …
Livraison complète
FI - Finances / Comptabilité financière
Client Produit … Clé de comptabilisation

Document Compte
Facturation Montant
…
76
Processus de vente
 Facturation : Codes de transaction
 Menu SAP
 Logistique
 Facturation
 Facture
– …
77
Processus de vente
 Facturation : Transaction VF01
 Possibilité de créer une facture avec plusieurs documents de livraison
78
Processus de vente
 Facturation : Flux de documents

doc."
79
Processus de vente
3
1 2 Commande client
4
9 5
6 Emballage
8 6
8 Facturation
7
9 Encaissement
80
Processus de vente
 Encaissement
 L'encaissement (paiement client) est la dernière étape du processus

de commande, cette étape est géré par le département de la
comptabilité financière
 Le paiement final comprend :

 Le rapprochement entre le paiement et la facture
 La conciliation des différences entre le paiement et la facture
81
Processus de vente
 Encaissement : Codes de transaction
 Menu SAP
 Gestion comptable
 Comptabilité financière
 Clients
 Écriture
– …
82
Processus de vente
 Encaissement
 Qui paie ?
 Transaction VA03
 Double-clic sur le donneur d'ordre
 Onglet "partenaires"
83
Processus de vente
 Encaissement : Transaction F-28
 Comptabilisez l'encaissement :
 Le compte bancaire
 Le montant
– Transaction VA03
– Transaction FBL5N
– Attention escompte, …. !!
 Le compte du payeur
– Cf. diapositive précédente
 Puis valider en traitant

les postes non-soldés
84
Processus de vente
 Encaissement : Transaction F-28
 Traitement des postes non-soldés
 Affiche TOUS les postes non-soldés
 Sélectionnez le votre UNIQUEMENT

– Double-clic sur votre facture
– Uniquement votre facture doit être
en "bleu"
 Statut de traitement
– Attention à l'écart, escompte, …
– "Non affecté" doit être égal à ZÉRO
85
Processus de vente
 Encaissement : Flux de documents

doc."
86

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Commande client

A l'issue de la formation les participants sont en mesure :

Structure organisationnelle 4-7

Master data 8-26

Gestion des crédits 87-92

Société (code) Organisation vente

 Organisation interne des ventes

Agence com. Agence com.

Groupe Vendeur Groupe Vendeur Groupe Vendeur Groupe Vendeur

Vendeur 1 Vendeur 4 Vendeur 6 Vendeur 7

Vendeur 2 Vendeur 5 Vendeur 8

Point Expédition Point Expédition Point Expédition

Point Chargement Point Chargement Point Chargement

Fiche client Fiche article Conditions de vente

Fiche client Fiche article Conditions de vente

 Dans une entreprise, 2 sociétés entretiennent des relations

 Chaque société gère les données spécifiques

Société 02 Dom. Com. 02

Société 01 Dom. Com. 01

Fiche client Fiche article Conditions de vente

Fiche client Fiche article Conditions de vente

 Les données sur les conditions de vente comprennent :

 Les données relatives à un article défini pour un client spécifique

 Si par exemple l'un de vos clients utilise un numéro pour un

Fiche client Fiche article

Donnée propre au client

 Permet de spécifier un numéro d'article

 Information : grâce à une assignation automatique, il est possible d'utiliser le numéro

 Enregistrer des données relatives à la livraison et aux marges de livraison

 Maintenir un texte par défaut

 Les transactions commerciales relatives aux ventes sont

 Il existe quatre catégories de documents de vente :

 Documents de vente : Schéma

 Interdépendance des divers types de document de vente

 Documents de vente : Structure

 Tous les documents de vente sont basés sur la même structure

En-tête Article 2 Échéance 1

Echéancier (par poste)

Document de vente Domaine commercial

 Documents de vente : SAP

 Indique à quel stade s'est arrêté le traitement du document de vente

 Crée une opération à partir des documents consécutifs dans le

 Répertorie tous les documents précédents et subséquents

 Indique la date de validité et le statut de traitement complet de

 Est mis à jour à chaque modification apporté à un document

 Est mis à jour par le système à deux niveaux :

Commande Livraison Facture Document

Document N° Date Statut

 Accès dans SAP

 Via l'icône dans la barre d'outil de l'application

 Via le raccourci clavier "F5"

 Via le menu "Environnement"

Flux de documents Contrôle de disponibilité

Reporting Sortie de marchandises

 Il s'agit des activités effectuées avant la vente

 Plus ou moins équivalent à un CRM light

 Vision à 360° du client

 Activités "pré-vente" : Support de vente

 Code de transaction : Support de vente

 Code de transaction : Demande d'offre

 Code de transaction : Offre

 Commande client En-tête

Echéancier (par poste)