- Workshop -

Renforcement des capacités des

Partenaires en gestion programmatique et
financière selon les procédures de
l’UNHCR

03 mai 2023
Unité Programmes, UNHCR Rabat
Session 5 – Les éléments clés d’une
bonne budgétisation
Session 5 – Les éléments clés d’une bonne budgétisation

Scénario

Le HCR partage avec le Partenaire en octobre 2022 le budget alloué pour 2023, fixé à
un maximum de 5 million de MAD.

Le budget 2023 est en hausse de 25 % ( Vs budget 2022 : 4 millions de MAD) suite à

• l’évolution des besoins remontés par le Partenaire

• L’augmentation des contributions des donateurs du HCR
Session 5 – Les éléments clés d’une bonne budgétisation

Scénario

Une réunion est tenue entre les Financiers & Chargés de Projet pour déterminer le
budget 2023.

Le Chargé Financier extrait le détail des dépenses du sytéme comptable pour servir
de reference.

Le Chargé de projet fournit les informations suivantes :

• Recrutement d’un staff début en mars 2024

• Nouveau loyer à partir de mars
• Organisation de 3 ateliers ( 1 atelier en 1er semetre & 2 ateliers au 2ème semestre)
Session 5 – Les éléments clés d’une bonne budgétisation

Bonne pratiques

 Mentionner l’objectif de l’atelier, la durée & le nombre de participants

 Obtenir des devis pour tout nouveau achat ou toute nouvelle activité non réalisée
dans les années precedentes
 Ajouter la date de reference pour les chiffres ajoutés dans le nouveau budget ( ex:
achat de 5 ordinateurs à MAD 7000 l’unité pour 2024. Le montant budgétisé est
basé sur un achat en 2023. Sinon, il est recommandé de demander un devis)
Session 6 – Reporting Financier
Session 6 – Reporting Financier
Rappel des changements entre 2022 & 2023
Les «budgets » de l’année dernière du partenariat (annexe B) étaient complexes, trop détaillés et longs.

Avec les réformes en cours, la structure est devenue plus simplifiée en réduisant le nombre de codes de
compte et de niveaux utilisés dans la construction des plans financiers.

Avant 2023 A partir de 2023

15 Codes de comptes
68 Codes de comptes
Session 6 – Reporting Financier
Réformes apportées au Rapport Financier

Changement de la structure du PFR ( Project Financial Report) Série 618XXX

PFR = Rapport Financier selon le format du HCR

Coûts directs : coûts nécessaires et raisonnables encourus pour fournir les résultats d'un projet.
• Coûts directs du programme (Direct Programme): 100% directement liés au produit (output)
• Coûts directs partagés (Direct Shared): partagés entre les différents produits du partenaire.

Coûts indirects de soutien : Les coûts nécessaires et raisonnables qui sont encourus pour gérer
l'organisation dans son ensemble.
Session 6 – Reporting Financier
Recommandations en relation avec le PFR
Les PFRs communiqués sont commulatifs. Le detail des dépenses ( Grand-Livre)* communiqué doit
inclure les dépenses cumulées.

Les PFRs à envoyer au HCR sont sous format Excel. La version signée est préparée qu’après
consultation par le HCR de la version éléctronique.

Le cachet du Partenaire doit être apposée uniquement sur la page de signature dédiée au Partenaire.

La signature du PFR est effectuée par la personne autorisée à signer le rapport financier ( non pas par
l’un du staff affecté au projet)

* Grand-Livre: detail des dépenses extrait du système comptable

Session 6 – Reporting Financier
Plan comptable
Possibilité de tenir la comptabilité selon le plan Comptable local

Application d’une matrice de passage entre les comptes locaux & les nouveaux comptes ( 618XXX)

Structure comptable

 Comptes liés aux domaines d’intervention du Partenaire ( education, santé, formation

professionnelle,….)
 Comptes généraux ( loyer, frais d’entretien )
 Comptes du personnel

Se réferer au nouveau mapping

pour améliorer le plan
comptable
Session 6 – Reporting Financier
Recommandations – Comptes comptables -
• Comptes bien claires

 Par activité ( education / santé)

 Par type de prestataire ( préstation rendue par le Partenaire / par les externes)

Comptes pertinents comme base de budgétisation

Transport Loyer/ dépenses générales ( compte par ville)

 Transport du personnel  Tanger

 Transport des Agents Communautaires.  Marrakech
 Transport des réfugiés  Rabat
Session 6 – Reporting Financier
Recommandations – Libellés des dépenses-
Libellé détaillé

 Type de dépense
 Fournisseur
 Mois de l’engagement

Exemples

Dépense loyer: Loyer/ mois X / Ville

Prestation : Prestataire/ Période Y / Ville

Achat récurrent: Type d’achat / Fournisseur / mois

Immobilisation: Type d’immobilisation/ fournisseur

Session 6- Reporting Financier