Table des matières

1. Introduction
2. Objectifs
3. Le signalétique patient : de quoi parle-t-on ?
4. Procédure d'inscription d'un patient
5. Le patient est connu : recherche patient
a) Recherche par cartes
1. Le numéro national est connu du Système Oazis
2. Le numéro national n'est pas connu du Système Oazis
b) Recherche manuelle
6. Le patient est inconnu : création du signalétique
a) Création par cartes
1. Carte SIS
2. Carte d'identité électronique
b) Applications des règles d'encodage

1
 Table des matières (suite)

7. Signalétique patient
8. Degré de fiabilité
9. Autres documents (vignette mutuelle, étiquette hôpital
extérieur…)
10. Signalétique potentiellement identiques
11. Cas particulier : les nouveaux-nés
12. Outils
13. Contacts
14. Conclusion
15. Exercices

2
 1.Introduction

Le CHU utilise le logiciel OAZIS depuis 1999 afin, notamment, de gérer les
signalétiques patients. Les consignes qui avaient été données à l’époque, ainsi que les
différentes fonctionnalités du logiciel ont évolué. De plus, d’autres logiciels sont
apparus et co-existent, OAZIS a été désigné signalétique maître.
Vers relation

Depuis la fin 2004, le CHU de Liège met en place le dossier médical informatisé (DMI)
qui a pour objectif la centralisation, l’accès rapide et sécurisé à toutes les informations
médicales relatives au patient et ce, sur tous les sites du CHU.

L’utilisation de ce nouvel outil implique une identification correcte et unique de

chaque patient afin d’éviter tout risque d’erreur pouvant avoir des conséquences
extrêmement graves sur le plan médical.

L’identification unique et correcte du patient doit permettre, en effet, au médecin

d’accéder rapidement, par voie électronique, à son dossier médical et d’assurer une prise
en charge optimale (rapidité du diagnostic, de l’application du traitement …) sans risque
de confusion entre deux patients.

Pour information, le CHU gère, à ce jour, près d’un million de signalétiques patient.
objectifs

3
 Les relations entre OAZIS et les systèmes périphériques

Rendez-Vous Gestion des lits

(Ultragenda) Patients Patients (Omnipro)
prévus prévus

Bloc Op QRY OAZIS

COMPTA
(MEDA)

Liaison forte

DMI LIS RIS POC ANAPAT

GAM
(Omnipro) (Glims) (Agfa) (Roche) (DIAMIC)

intro

4
 2. Objectifs

vous sensibiliser à l’intérêt d’une identification unique et correcte du patient (un seul dossier médical
complet) et aux conséquences d’une erreur d’identification :

- d’un point de vue médical : le risque d’une confusion entre deux patients -> risque d’erreur
médicale :ex : transfusion !!;

- d’un point de vue administratif : travail supplémentaire lourd car gestion à part entière
impliquant de nombreuses recherches et un coût auprès des Administrations Communales.

revoir les règles institutionnelles d’encodage des signalétiques patients dans l’application OAZIS (désigné
comme étant le « signalétique maître » par rapport aux systèmes d’encodage périphériques) ;

poser systématiquement toutes les questions nécessaires au patient lorsqu’il est physiquement présent
(ce qui n’est malheureusement pas possible pour les laboratoires par exemple)

vous apprendre les modalités d’encodage afin de respecter une ligne de conduite identique et rigoureuse
au sein de l’Institution ;

revoir, parallèlement, les fonctionnalités du logiciel OAZIS.

5
 3. Le signalétique patient : de quoi parle-t-on?

Le signalétique patient est constitué d’un certain nombre d’informations indispensables à

l’identification du patient permettant son suivi à la fois médical (consultation, hospitalisation) et
son suivi administratif (assurabilité, facturation, informations complémentaires …)

Il est constitué :

- d’informations essentielles : le NOM, le Prénom, la date de naissance et le sexe,

seules données qui identifient strictement le patient,

- et des données telles que : Adresse (domicile légal) : Rue, N°, Bte, Code
postal, Commune,Pays,
langue,
titre (Mr), état civil;
nom du conjoint, numéro de téléphone,
médecin traitant, numéro de registre national,
numéro de compte bancaire

Le signalétique patient comporte également des données comme : les données mutuelles, l’adresse de
facturation (si nécessaire), données assurances complémentaires à la mutuelle si nécessaire / ou tiers débiteurs*,
des zones d’informations et de remarques, ainsi que des adresses de contacts du patient.

*Tiers débiteurs = autres organismes payants

Ex. 4

6
 4. Procédure d'inscription d'un patient

Qu’il soit connu ou inconnu au CHU : la procédure à respecter est la suivante :

→ Demande de documents

Présence
physique du
patient ou d’un
proche ?
non oui

-Prescription médicale avec Demander un document officiel pour

coordonnées du patient identifier le patient avant de procéder à la
(renseignements manuscrits, recherche:
étiquette ou vignette mutuelle) - Carte d’identité
-Laboratoires
- Carte sis
-Autres …
- Passeport, document d’ambassade

- Document d’administration communale

- Document mutuelle
Fiabilité décroissante 7
 5. Recherche patient (schéma)

Le patient a-t-il
non sa carte oui
d’identité
électronique ou
sa carte SIS

Lecture

Recherche patient :
1. Recherche par N° NISS
2. Date de naissance
3. Nom et Prénom

non oui
Trouver?

Encodage nouveau patient

+ récupération des Travail sur ce
informations mutuelles si signalétique
lecture carte SIS Ex.7

8
 Nous nous retrouvons dans 2 cas de figure

Le patient est connu  recherche patient

5.a Recherche par cartes
5.b Recherche manuelle

Le patient est inconnu  création du signalétique

6.a Création par cartes
6.b Application des règles d’encodage

9
 5. Le patient est connu : recherche patient

5.a Recherche par carte(s)

Introduction de la carte d’identité électronique / carte SIS : le système lit et
recherche le numéro national dans la base de données.

1. Le numéro de registre national est connu du système Oazis

Le système affiche directement les informations concernant le patient

10
 5. Le patient est connu : recherche patient

2. Le numéro de registre national n’est pas connu du système Oazis

Si le numéro de registre national n’existe

Les noms et adresses ont pas dans la base  il fait une recherche
été supprimés sur la date de naissance. Sélectionner le
patient qui convient

Numéro
du
registre
national
sur la
carte SIS Le numéro
n'existe pas
dans la base
Oazis

Vers dossier principal

11
 Carte sis : si le patient existe, le système compare le numéro du
registre national de la carte SIS au numéro encodé dans le système
OAZIS

Données Données
carte sis Oazis

Compare les 2
numéros du registre
national. Si pas de
différence, il affiche :

DOSSIER
PRINCIPAL

12
 Données issues de la carte
Données lues sur
Légende = la carte introduite

Choisir la fiabilité

Informations par défaut

Vérification de
l’information !!!

N° de matricule si
existant (CHU-ULg)

Ne mettre que le N° de
compte. Si le patient
refuse de le donner
l’inscrire dans
remarques

Le reste des informations sont à encoder : voir règles d’encodage 13

 5.b Recherche manuelle 1. N° de Registre
National (NISS)
3. Introduire le nom

Options
globales

Encoder en fonction des infos dont on dispose

4. Cliquer 2. Date de naissance

Ex.: 26011962 ou 260162
Le système met dans le format 26/01/1962
Attention!!! si 010104  01/01/2004 14
Si patient né en 1904, précisez 19xx
 5.b Procédure de recherche manuelle

0. Recherche phonétique 1. Critères de recherche

4. Choisir dans la liste

2. Cliquer 3. Résultat de la recherche 15
puis cliquer sur
« Accepter »
 Procédure et résultat de la recherche patient

Si on effectue une recherche sur le NOM, le résultat sera constitué d’une liste
reprenant les NOMS, Prénoms, les numéros de patient, les dates de naissance, les
adresses. Cette liste sera classée sur le nom et le prénom par ordre alphabétique.

Si la liste est supérieure à 100 patients, une boîte de dialogue signale qu’il a trouvé
100 patients et demande s’il faut continuer ou arrêter. Il faut être plus précis.

Lorsque dans cette liste le patient souhaité apparaît, sélectionnez-le en cliquant

dessus et cliquez sur le bouton Accepter

16
 Les différents Dossier principal
dossiers Signalétique patient
administratifs du
patient
Accès au
dossier
administratif
du patient
Ex.:
ambulant,
hospi,…

Les personnes à
contacter

Relations avec le
CHU

Informations patient
Adresse de facturation
Si actif, le lire en premier Lecture carte sis
Ex.:maison de repos, …
12
Il s’agit d’informations non médicales et
accessibles à tous (y compris le patient).
17
 Boutons info + contact

A compléter
entièrement (adresse,
…)

18
 Commentaire dossier

1.cliquer

Résultat

Permet de mettre
un commentaire
sur le dossier
administratif
!!! Ne pas
confondre avec
bloc note,
information,
remarques

19
 Les questions à poser concernant le signalétique
Certaines données peuvent évoluer dans le temps.

 Dites : Habitez-vous toujours RUE …N°…à …. etc.…?

 Ne dites pas : Vous habitez toujours au même endroit ?

Exemple : un changement d'adresse  il y a lieu lors de chaque visite du patient de l'interroger à

nouveau afin de les mettre éventuellement à jour.

Une fois les modifications effectuées, précisez le degré de fiabilité concernant ces données
administratives.

Remarques :

1. Ne pas diminuer le degré de fiabilité (adresse) si fiabilité carte d’identité

2. Principe de précaution si patient physiquement absent.

3. Si adresse similaire : changer proprement celle-ci.

Ex: RUE GAILLARMONT, 1 RUE DE GAILLARMONT, 1 A : pas de nouveau signalétique !!!!

20
 Les questions à poser concernant les autres informations

Les autres éléments doivent aussi être vérifiés : n° de Tél., médecin traitant, relation
avec l’hôpital ….

La relation avec l’hôpital est accessible via un menu déroulant dans la zone
« relation hôpital » + introduire le n° de matricule personnel CHU : 060129 ou
matricule étudiant +année scolaire ULG20001040 06/07ou n°INAMI médecin 167610

Remarques :

1. Il est primordial de vérifier si cette relation avec l’hôpital est toujours d’actualité car
les catégories de patients concernés bénéficient de l’exonération du ticket
modérateur selon les règles définies par l’Administrateur délégué
2. Les données relatives aux membres du personnel du CHU (conjoint et enfant de
moins de 25 ans vivant sous le même toit) ainsi qu’aux médecins du CHU (conjoint
et enfant de moins de 25 ans vivant sous le même toit) sont transmises au dossier
médical informatisé (OmniPro) et engendre la notification : « dossier sensible ».

Ex. 8-9

21
 Liste déroulante des relations hôpital

Normal
Personnel CHU (Matricule)
Enfant à charge d'un employé
Conjoint d'un employé
Médecin au CHU
Enfant à charge médecin
Conjoint médecin CHU
Prépensionné CHU
Etudiant ULG
Médecin Extérieur
Pensionné du CHU
Dialysé
Dialysé Région Wallonne
Greffé
Greffé Région Wallonne
Accord particulier
Bénévole Croix-Rouge
…..
Règles: relation
Si relation avec l'hôpital introduire les informations
correspondantes

22
 Remarques importantes

Toute erreur au niveau du signalétique engendre, outre un risque d’erreur

médicale, de lourdes et coûteuses recherches administratives
complémentaires.

!!! Un changement de NOM, Prénom, date de naissance et sexe implique une

demande de correction ou de modification à la cellule gestion de la qualité du
signalétique patient. Celle-ci est chargée de procéder aux vérifications et
corrections nécessaires. !!!

!!! Toute demande de fusion implique des vérifications

 Ne se fait pas dans la minute !!!

Sauf exceptions (voir plus loin) :

– Nouveau né : modifications autorisées pendant les 30 jours après la naissance
– Modification endéans les 24 heures lors de la création d’un patient

23
6. Le patient est inconnu : création du signalétique

24
 6.a Patient inconnu.
1.Création par la carte SIS

Lecture de la carte SIS

Si le registre national n’a pas été trouvé
Si la recherche sur la date de naissance n’a pas
abouti
Si la recherche sur le nom et prénom n’a pas abouti
également

ALORS SEULEMENT

Création d’un nouveau patient

25
 Données issues de la carte SIS
Données lues sur
Légende = la carte introduite

Fiabilité carte sis

Informations par défaut

Vérification de
l’information !!!

N° de matricule si
existant

Ne mettre que le N° de
compte. Si le patient
refuse de le donner
l’inscrire dans
remarques

Les données lues sur la carte seront

automatiquement intégrées dans cette fenêtre
26
 Carte SIS

Numéro du
registre national

Rappel : Si encodage du numéro de Registre

National : ne pas encoder les espaces !!!
27
 Carte d’identité « papier »

Rappel : Si encodage du numéro de

Registre National : ne pas encoder :
- ni les espaces, Numéro du registre
- ni les points, national
- ni les tirets !!! 28
 6.a Patient inconnu
2.Données issues de la carte d’identité électronique

Numéro du
registre
national

Rappel : Si encodage du numéro de

Registre National : ne pas
encoder : ni les espaces,
ni les points, ni les tirets !!! 29
 Lecture de la Carte d'identité électronique

Légende :
données issues
de la carte
d’identité

Les données lues sur la carte seront

automatiquement intégrées dans cette fenêtre 30
 6.b Application des règles d'encodage

Il est recommandé d’être extrêmement rigoureux et attentif à l’orthographe de toutes les données.
Une simple faute d’orthographe peut engendrer un « doublon » !!!

Chaque zone de saisie doit être utilisée en fonction de sa dénomination.

Exemple : RUE DE LIÈGE 5.
Il faut inscrire dans la zone rue : RUE DE LIÈGE 5

En cas d’absence de l’information y afférente : laisser la zone vide et ne pas y indiquer des
informations telles que « RIEN », ou « ne sais pas » etc ….. !!!

Si il s’agit d’un patient déjà connu au CHU et non présent, en cas de discordance entre les
renseignements dont vous êtes en possession, appliquer le principe de précaution en créant un nouveau
signalétique. Celui-ci sera régularisé par la suite et fusionné, après recherches complémentaires, par les
personnes affectées à la « cellule gestion des doublons ».

Ex. 3 Ex.10

31
 Règles : le NOM

Encoder le NOM en lettres majuscules tel qu’il figure sur le document

officiel, limité aux 30 premiers caractères avec accentuation

Utilisation des raccourcis clavier :

 Accent grave et aigu: touche Alt Gr + ´ou `…

 Accent circonflexe : taper l’accent circonflexe puis la lettre en majuscule

Ex : KÛTER
 Tréma: touche shift ou majuscule + tréma puis lettre en majuscule
Ex : SIMOËS

Encoder toutes les entités qui peuvent composer le nom :

Exemples :
EL FARID
LUIS DI ARAGON
XHUAN FU
Ex. 2a,b,c Ex. 2d

32
 Règles : le Prénom

Encoder le premier prénom tel qu’il figure sur le document officiel, limité aux
20 premiers caractères, avec accentuation et retranscription du tiret si il
existe :
Le système met la première lettre de chaque mot en majuscule automatiquement
Exemples : Marie ; Anne-Marie

Si une particule relie deux prénoms, prendre le tout.

Exemple : Jeanne De Chantal

Ex. 2a,b,c Ex. 2d

33
 Règles : le Prénom (suite)

Si le patient n’a pas de prénom, laisser le champ vide.

Si le prénom du patient n’est pas suffisant pour l’identifier sans risque de

confusion, il est possible de saisir autant de prénom(s) que nécessaire
dans l’ordre tel qu’ils figurent sur le document officiel :

Exemple(s) :

 si il s’agit d’un homonyme (même NOM, même Prénom, même date de

naissance et même sexe) ex : jumelles, Anne Marie et Anne Françoise
(sans tiret)  même nom de famille, même date de naissance, même
sexe, peut-être même adresse : ajouter second prénom
 si il s’agit d’un risque d’homonyme(même NOM, même Prénom, même
année de naissance et même sexe)  mettre le second prénom pour
éviter les confusions

Il est important d’être vigilant et de demander quel est le nom de famille et

le prénom :
Exemple : rendez-vous pris par téléphone : OUFTI Mergez et après
l’inscription en policlinique dans le système Oazis (carte d’identité à l’appui):
MERGUEZ Oufti.
Ex. 2a,b,c Ex. 2d Ex. 4

34
 Règles : la date de naissance

Se référer au numéro du Registre National si possible, ex :

570102 885 27 → DN : 02/01/57

Si il existe des 00 dans le numéro de Registre dans la partie mois

et ou dans la partie jour, les remplacer par 01,

1. Ex : 570000 885 27 →DN : 01/01/57

2. Ex : 570002 885 27 →DN : 02/01/57

Si on ne dispose pas du numéro de Registre National ou si le

patient n’en n’a pas et que le document officiel mentionne « né en
1941» : dans ce cas introduire la date de naissance sous forme
01/01/1941.

Ex. 1

35
 Règles : le sexe

Encoder le sexe tel que repris sur le document officiel. Ne jamais

déterminer le sexe sur la seule base du prénom, même si cela
semble évident :
Exemple : Gilles = cas d’une femme

Etre vigilant à tous les prénoms qui prêtent à confusion :

Exemples : Claude, Camille, Dominique, …

36
 Règles : l'adresse

Il s’agit de la résidence principale actuelle du patient (domicile légal

du patient) mentionnée sur un document officiel, composée des
différents éléments suivants :

• Le lieu : RUE, BOULEVARD, QUAI, AVENUE, PLACE, CLOS,

SQUARE…. Le numéro (si existant)
• Le code postal
• La ville/localité
• Le pays

Ex. 3 Ex. 5

37
 Règles : l'adresse (suite)

Ces différents éléments sont à encoder en lettres majuscules en indiquant

les informations complètes en entier (pas d’abréviations !) en respectant la
séquence :

Exemples :
• RUE DES BÉGONIAS 7
• QUAI DES BRUMES 9C
• AVENUE DES LILAS 10bte5

Y être particulièrement attentifs car :

• RUE GAILLARMONT ou RUE DE GAILLARMONT = Création d’un
doublon

• CH. DU BOIS DU SART TILMAN ou CHEMIN DU BOIS DU SART

TILMAN = Doublon

Il est recommandé de faire preuve de bon sens car il est évident qu’il
s’agit des mêmes adresses !
Ex. 5

38
 Remarques : l’adresse (suite)

Il est possible de distinguer l’adresse officielle de l’adresse de

facturation.

Attention aux enfants de parents séparés : demander l’adresse

principale, le domicile légal de l’enfant.

Ex. 5

39
 Règle Nationalité

Dérouler le menu déroulant intitulé Nationalité et sélectionner le

choix adéquat

40
 Règle numéro de téléphone ou de GSM

Le numéro de téléphone : préfixe/123.12.12

Le numéro de Gsm : préfixe/12.12.12

41
 Règles : relation hôpital

Ce champ doit être rempli en fonction des informations disponibles par le

biais de l’ascenseur (bouton à droite). La relation avec hôpital est introduite
via un menu déroulant dans la zone « interne » au niveau de l’icône patient.
Listes possibilités relations hôpital
Dia 22

Encoder le n° de matricule de l’agent

ou le n° de la carte de l’étudiant dans la zone interne +
année scolaire
ou n°INAMI médecin

42
 Règles : informations mutuelle

Il est important de vérifier que la vignette transmise corresponde

bien au patient.

Ces données sont personnelles.

ex. : Si un enfant se rend à l’hôpital avec une vignette de son père,

les retours CareNet* seront ceux du père : risque d’erreurs !!!!!

*système permettant entre autre la vérification de l’assurabilité d’un patient à un organisme mutuelliste

43
 Exemple : mutuelle socialiste

Numéro registre national :à

encoder sans espace
44
 Exemple : mutuelle neutre

Numéro registre national :à

45
encoder sans espace
 Exemple : mutuelle SNCB

Numéro registre national :à

46
encoder sans espace
 Exemple : mutuelle chrétienne

Numéro registre national :à

encoder sans espace
47
 Exemple : mutuelle chrétienne

Ancienne vignette Mutualité Chrétienne

Attention : NE PAS CONFONDRE

Numéro registre national Matricule mutuelle !!! 13 positions 

!!! 11 chiffres , à encoder sans espace (avec espace)

48
 Exemple : étiquette hôpital extérieur

Avec numéro de Registre National

Numéro registre national :à

encoder sans espace

49
 Exemple : étiquette hôpital extérieur :

Sans numéro de Registre National

!!! Bien différencier le

Défn NISS + matricule
numéro de registre national mutuelle
57
du matricule mutuelle
50
 Règles : le médecin traitant

Renseigné par le patient :

• Si déjà connu dans la base de donnée : le cocher dans le menu

déroulant

• Si inconnu dans la base de données ou modification adresse :

transmettre l’information à Mme Pesser pour recherches
complémentaires et introduction dans la base de données.

51
 Règles : le numéro de compte bancaire

Si le patient refuse de donner son numéro de compte, laisser la

zone vide et ne pas encoder « REFUS » (mais l’indiquer dans le
bouton « remarques »).

52
 Patient non assujetti
7. Signalétique patient à un organisme
assureur

Fenêtres
modales
Doublon(s) détecté(s)

Degré
de
fiabilité
=information patient (=
Permettent d’avoir accès aux bloc note)
informations patient de manière
générale: à l’adresse de
facturation, à la mutuelle, etc.

Comprend les données spécifiques

et récurrentes pour tout patient
(refus du patient de donner son n°
de compte bancaire, etc.)
!!! Ne pas confondre avec
« Information »

Cliquer si nouvelles données

!!! En respectant les règles
d’encodage

MAJ = mise à jour patient

A gauche: degré de fiabilité pour le nom, le prénom, la DN
et le sexe
.A droite: pour les données « adresse »
Permet d’introduire une demande de mise à jour à la cellule gestion
53
du signalétique lorsque l’utilisateur ne peut la réaliser lui-même
(nom, prénom, date de naissance et sexe).
 8. Degré de fiabilité

Définitions

1. Le degré de fiabilité du signalétique (à gauche)

Le degré de fiabilité est établi en fonction des documents utilisés lors de la saisie des informations
concernant le patient. Plus le chiffre est élevé plus la fiabilité est importante.

Ce degré de fiabilité concerne le NOM, Prénom, DN et SEXE.

Différentes couleurs aident à informer de la fiabilité de l’information (rouge, vert, ….).

Choisir le degré de fiabilité en fonction des documents dont vous disposez

A revoir si pas introduit automatiquement par la lecture de la carte

2. Le degré de fiabilité de l’adresse (à droite)

A ne pas confondre avec la fiabilité expliquée ci-dessus.

54
 Choix du degré de fiabilité (à gauche):
nom, prénom,date de naissance et sexe
Choix du degré de fiabilité (à droite):
l'adresse

Gauche Droite
Homonyme Carte d'identité
Crée pour éviter un doublon Passeport
Lettre officielle(Justice,…) Administration communale
Levée d’ambiguïté D Autres documents
Passeport E CPO( informations issues du logiciel de
Carte d'identité G NDB)
Courrier administration communale R Demande imprimée HOP
Carte sis E Demande imprimée LABO
Nouveau né à l'hôpital ….
Cpo( informations issues du logiciel de C
NDB) R Information verbale
Mutuelle document O Vignette de mutuelle
Demande imprimée HOP I ….
Demande imprimée LABO S Retour poste
Information verbale S
Demande manuscrite labo A
Vignette de mutuelle N
Prescription manuelle T
Communication téléphonique

La liste n’est pas exhaustive…. Ex. 11

55
 Degré de fiabilité

Le degré de fiabilité = 60
56
 9. Autres documents (vignette mutuelle, étiquette hôpital
extérieur…)

Via vignette mutuelle

Le numéro de Registre National est composé de 11 chiffres, à encoder sans espace
ni lettre. Ce numéro commence par la date de naissance inversée (AAMMJJ).

Retour dia 50
Via étiquette hôpital extérieur

Ex. 6

57
 10. Signalétiques potentiellement identiques

Nous considérons que les données identifiant un patient sont :

NOM + Prénom + date de naissance + sexe

Outils à disposition des utilisateurs afin de signaler doubles signalétiques ou erreurs :

 Support papier ou via intranet

Déclaration de patient avec double signalétique ou correction de données erronées

 Support OmniPro
Une fois dans le dossier du patient, cliquez sur Outils, sélectionner signalement d’un doublon

 Supports dans Oazis

1. Demande de mise à jour (bouton MAJ)

2. Déclaration de doublon (dans le signalétique :  )

58
Déclaration de patient avec double signalétique ou correction
de données erronées

Sign identique
outils
58

59
Information du traitement d'un ou des doublons

Permet de réaliser
automatiquement
une recherche
phonétique

Affiche les doublons

traités. Ne plus utiliser
le signalétique rouge. 60
Exemple de doublon résolu

61
 11. Cas particulier : les nouveau-nés

L’identification des nouveau-nés est réalisée sur base des éléments fournis
par le(s) parent(s) (Nom de la mère ou du père et le prénom de l’enfant,
selon le choix des parents) et de leurs documents officiels (carte d’identité,
carte SIS,… hormis le numéro national qui ne sera attribué que lors de la
déclaration officielle du nouveau-né).

Si il y a indétermination du nom de famille de l’enfant, on choisit le nom de

famille de la maman. Des éventuels changements finaux se feront après la
déclaration auprès de l’Administration Communale.

Les modifications sont autorisées pendant les 30 jours après la naissance

( NOM, Prénom, Date de naissance et sexe)

62
 12. Outils

Constat de données erronées : les outils à votre disposition sont les suivants :
Questions Outils
Je viens de créer un nouveau signalétique Correction possible endéans les 24
et je viens d’y encoder une erreur heures par celui qui l’a créé ou par une
personne du même secteur,
NOM, Prénom, date de naissance et le
sexe
Moyens
Fonctionnalité intégrée dans OAZIS –
Le créateur du signalétique ou un
membre de son secteur a la possibilité,
dans les 24h, de modifier le signalétique

Je constate : Formulaire de détection de doublon /

- Support papier
→ la présence de plusieurs signalétiques correction des données Supp papier
qui semblent concerner un même
patient
- Intranet
→ un signalétique comprenant des
données erronées
-OAZIS : bouton « DEM MAJ »

bouton doublon

Ex. 11
63
 13. CONTACTS

Service des informations médico-économiques (SIMÉ)

Secteur des archives médicales

Mme Jocelyne KARIGER : en cas de doublon, chargée de vérifier si les deux dossiers médicaux
peuvent être fusionnés.
 : 88 83 FAX : 75 08
Secteur codage et nomenclature
Mme Brigitte JANSEN  : 8444 Accès Registre National
Melle Stéphanie LEROY  : 74 25 Coordination du projet signalétique

Cellule gestion de la qualité du signalétique (Administration des Patients)

Mme Joëlle BEAUMONT
Mme Béatrice DEFAWE
Mme Anne-Marie JOENEN
Mme Martine MENTION

 : 70 64/70 65/74 90 FAX : 75 57

ATI (Architecture, Technique et Infrastructure)- responsable des formations en

Bureautique
Mme Patricia DEFRÈRE
 : 88 77 FAX : 72 99

64
 14. Conclusion

Pourquoi cette formation est-elle importante?

Ceci n’est peut-être pas une fiction …
 Un patient se présente aux urgences, il est inconscient.
DUPPOND Robert 08/09/42 H (A). Il est hospitalisé. On l’encode sur le signalétique existant de
DUPONT Robert 18/09/32 H (B), adresse différente. Une erreur d’inattention.
 Toutes les informations concernant l’hospitalisation de A va se greffer sur le dossier de B.
 Si le patient B est diabétique, le médecin le voit sur son dossier : on pourrait injecter de
l’insuline à A croyant que c’est B …
Si transfusion ...
Si allergies …
Si antécédents …

Les soins donnés aux patients commencent

à leur inscription !
Votre rôle est primordial !!! Ne pas le minimiser !!!

65
 Exercices

Question Réponse

1. Un patient se présente aux guichets, son 1. 01/01/1958 dans la zone date de naissance
signalétique n’existe pas. Sa carte
d’identité mentionne « Né en 1958 »

Que dois-je encoder dans la zone

correspondante?

Dia 35

66
 15. Exercices
Question
2.A. Nom de famille : belle île en mer
Prénom : marie galante
2.B. Nom de famille : Dupont
Prénom : Anne-Françoise
2.C. Chie San Tout (pas plus d’infos et
absence physique du patient)
Que dois-je encoder dans la zone
correspondante?
Dias 32 à 34
Réponse
2.A. Nom de famille : BELLE ÎLE EN MER
Prénom : Marie
2.B. Nom de famille : DUPONT
Prénom : Anne-Françoise
2.C. Nom de famille :
Prénom :
Ce cas de figure n’est pas prévu par les règles
On fait comme on peut mais :
 Vérification que ce patient existe ou pas
dans BDD
 Principe de précaution
 Si hésitation : une fois encodé, envoi
immédiat d’un MAJ, explication du doute
que l’on a pu avoir (est-ce un doublon?)
67
 Exercices

Question Réponse

2.D. La carte d’identité mentionne 2.D. Nom : BOBARD DE

Nom : Bobard de Colonster COLONSTER
Prénom 1 : Roger Prénom : Roger
Prénom 2 : Robert

Le patient me certifie que tout le monde

l’appelle Robert et demande
expressément qu’on l’encode Robert.

Que dois-je encoder dans la zone

correspondante?

Dias 32 à 34

68
 Exercices

Question Réponse
3.A. Zone Rue
RUE DE L’AGENTQUIESTCONTENTD
3.A. La carte d’identité mentionne « rue de
l’agentquiestcontentdetravaillerauchuenc ETRAVAILLERAUCHUENCHANTANTE
hantantendansantenaimantensifflantetenr NDANSANTENAIMANTENSIFFLAN
iant »

3.B. La vignette de mutuelle mentionne Bld du (80 caractères, espaces compris

souverain, 4 bte 95 comme un caractère)
Que dois-je encoder dans la zone
correspondante? 3.B. Zone Rue :
BOULEVARD DU SOUVERAIN 4bte95

Dia 31 Dia 37

69
 Exercices

Question Réponse

4.A. 4 données identifient strictement un patient. Quelles

sont-elles? 4.A. NOM, Prénom, DN et Sexe
Quand on parle d’un patient : de quelles données Et pourtant : attention aux
parle-t-on ? HOMONYMES:
= même NOM, Prénom, DN et Sexe
(degré de fiabilité homonyme)
Dia 6 en plus de cela, vérification de l’adresse
et voir SI ce patient a habité à cette
adresse

4.B.Durant Jean Pierre 4.B. Ajout du second prénom pour

Durant Jean Paul sont jumeaux - des cas d’homonymie
Donc même DN, sont deux hommes - ou risques d’homonymie !!!
et habitent toujours sous le même toit
Comment les distinguer ?

Dia 34

70
 Exercices

Question Réponse

5. Un patient se présente aux guichets,

5. Encoder l’adresse officielle. Intégrer
mentionne habiter ailleurs que son
adresse officielle. l’autre adresse dans d’autres zones
correspondantes :
- l’adresse pour facturation
Que dois-je encoder dans la zone - personne de contact (admission
correspondante? hospitalisation)

Dias 37 à 39

71
 Exercices

Question Réponse

6. Qu’entend-on par numéro de Registre National ou NISS?

6. 11 chiffres
Comment dois-je l’encoder ?
A encoder sans espace ni lettre
Commence en principe par la date de
naissance inversée

Ex : 12 avril 1947  début N° de RN =

Dia 57 470412
Rem : voir formation : où trouver ce
numéro dans différents documents

7. Quels documents et informations dois- 7. Support Carte d’identité (électronique) – carte

je utiliser en priorité ? Éléments à SIS
mettre en ordre d’importance pour
traiter les signalétiques Recherche patient sur
1. N° NISS
2. Date de naissance
Dia 8 3. Nom et Prénom

72
 Exercices

Question Réponse

8. Un patient se présente à l’admission 8. Laisser zone « Compte » vide et insérer la

hospitalisation et refuse de donner son remarque dans bouton « remarque »
numéro de compte

Que dois-je encoder dans la zone

correspondante?

9. Un étudiant ULG se présente :

9. - Introduire « Relation avec hôpital » via
comment intégrer cette information? menu déroulant de la zone
comment vérifier cette information? - Introduire : n° de matricule pour Personnel
CHU ou n° de matricule étudiant ou n°
INAMI pour médecin dans zone « Interne »

Dia 21

73
 Exercices

Question Réponse

10. J’encode un patient sur base de sa

vignette mutuelle, je suis au laboratoire,
pas de contact avec le patient.

10.A. L’adresse n’est pas la même 10.A. Principe de précaution, je crée

un nouveau signalétique si je ne
suis pas sûr(e) à 100% que c’est le
10.B. La date de naissance n’est pas la même, même patient
mais tout le reste est identique 10.B. Idem 12.A.
Que dois-je encoder dans la zone
correspondante? J’utilise à bon escient les outils qui sont
à ma disposition

Dia 31

74
 Exercices

Question Réponse

11. Un patient se présente, un signalétique

existe dans Oazis, semble lui
correspondre mais …
11.A. J’utilise à bon escient les outils
11.A. … la date de naissance est erronée. Je qui sont à ma disposition pour
suis sûr(e) que c’est le même patient, j’ai passer l’information car je ne sais pas
fait les vérifications de passage au CHU modifier celle-ci si délai de plus
avec le patient lui-même. Toutes les de 24 h
autres informations sont identiques.
11.B. Je modifie l’adresse (nouvelle
11.B. L’adresse a changé. date, changement de l’adresse selon
règles d’encodage édictées,
Que dois-je encoder dans la zone choix du degré de fiabilité (à droite))
correspondante?
Rem : Ce degré de fiabilité doit être
vérifié et modifié en toute
connaissance de cause. Ne pas le
modifier si pas de modification !!!!

Dia 55 Dia 63

75
 Exercices

MERCI POUR VOTRE ATTENTION

!!! LA QUALITE DES SIGNALETIQUES EST ENTRE VOS MAINS !!!

76
Entrer en session Oazis
Introduire son
nom d’utilisateur

Introduire son mot de

passe

Il n’est pas
nécessaire de respecter
la casse.
Le mot de passe doit
être changé tous les 2
mois!

Accepter

77