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Aide Gestan

version 13.0C - 02/2012

Gestan, couteau Suisse de la gestion dEntreprise

www.gestan.fr

Tour d'horizon
A quoi sert GESTAN ?
GESTAN est une application ddie la gestion administrative courante d'une entreprise ou d'un particulier. GESTAN cultive la facilit de prise en main, l'agrment d'utilisation, la simplicit, l'ergonomie, et est bourr d'astuces ! Il est hautement configurable, et vous pouvez dbrancher les fonctions dont vous ne vous servez pas ou, l'inverse, activer celles qui vous sont utiles. GESTAN peut fonctionner en mode mono-poste, pour un seul utilisateur, ou en mode multi-postes, pour plusieurs utilisateurs, avec une base de donnes en rseau. La version 2 de Gestan est un freeware : elle permet la gestion complte d'une entreprise, ou d'une activit d'autoentrepreneur. Gestan en version 3 rpond des besoins plus tendus. La version 3 est freeware, mais sera soumise licence au premier semestre 2010.

Les donnes gres par Gestan


Les contacts La notion centrale, dans Gestan, est celle de "Contact " : les contacts sont les personnes physiques qui peuvent tre soit vos relations personnelles, soit vos relations professionnelles (clients, prospects, partenaires, services, prestataires...) Vers le haut, les contacts peuvent tre rattachs des personnes morales, des socits. GESTAN permet de gnrer pour ces contacts des courriers ou des mails prformats.

Les projets et les temps de travaux GESTAN permet de suivre les temps de travaux : qui fait quoi, sur quelle tche de quel projet, pendant combien de temps. GESTAN permet aussi de grer des fiches d'intervention, qui pourront tre intgres directement la facturation.

Les actions GESTAN permet de grer les actions (courriers, mails, tlphone, travaux divers, informations, anniversaires), lies aux contact. Il permet aussi de gnrer des actions automatiques frquence paramtre (les actions planifies). Son menu principal comporte une to-do list trs efficace !

Les produits et les stocks Vous pouvez grer un catalogue des produits que vous distribuez, avec leur tarif : ce catalogue permet d'tablir plus facilement devis et factures. Gestan gre manuellement les stocks de vos produits. Dans les prochaines versions, la gestion du stocks sera davantage automatise. Si vous n'utilisez pas de catalogues de produits, vous pouvez saisir totalement librement les lignes et les tarifs de vos factures et devis.

La facturation client Gestan permet d'tablir des devis, des commandes client, des factures client, des avoirs, et des bons de livraison.

La facturation fournisseur Gestan permet d'tablir des demandes de prix, des commandes fournisseur et des factures fournisseur. Les "machines" Sous ce concept, Gestan permet de grr tout objet que vous pouvez louer, prter, maintenir au titre d'un contrat de maintenance ou de l'entretien simple.

La saisie des critures comptables Gestan permet de saisir vos critures comptables, au crdit ou au dbit des comptes, et diter des relevs de comptes. Les critures peuvent tre relies aux imputations du plan comptable. Toutes les critures peuvent tre exportes, destination, par exemple de votre comptable. Pour les professionnels, Gestan permet d'diter des relevs de TVA.

Les autres donnes gres par Gestan


les versements : Gestan permet d'enregistrer les versements effectus par les contacts, comme par exemple les cotisations d'association les notes : Gestan permet de stocker des notes diverses sur tous les sujets, hirarchiss en arborescence, comme sous l'explorateur de fichier les favoris : Gestan permet de grer vos codes et vos mot de passes, associs une URL s'il s'agit d'un code et mot de passe correspondant un site internet. les post'it : ce sont des petites notes que vous pouvez "coller" sur votre cran, ou sur l'cran d'un autre utilisateur de Gestan. Trs pratique ;=)

Licence d'utilisation
Contrat de licence utilisateur final GESTAN
GESTAN est dit par ICS-informatique, 88 avenue des Ternes, 75017 PARIS. GESTAN est protg par la rglementation et les traits internationaux en matire de droit d'auteur, ainsi que par les autres rglementations et traits internationaux en matire de proprit intellectuelle. La reproduction ou la distribution de la totalit ou d'une partie de ce programme sans autorisation est passible de peines civiles ou pnales et sera porte en justice conformment aux lois en vigueur. En utilisant ce logiciel, vous vous engagez respecter les droits d'auteur, et veiller ce que les autres utilisateurs les respectent eux-mmes. La violation de l'un des droits de l'auteur du logiciel est un dlit de contrefaon sanctionne en France par l'article L335-2 du code de la proprit intellectuelle (jusqu' deux ans d'emprisonnement et 150 000 d'amende). CECI EST UN CONTRAT ENTRE VOUS-MME ET ICS-INFORMATIQUE, ENTREPRISE DE DROIT FRANCAIS, VEUILLEZ LE LIRE ATTENTIVEMENT. L'ACCEPTATION SANS RESTRICTION DE LA TOTALITE DES CLAUSES DU PRESENT CONTRAT EST UNE CONDITION REQUISE POUR L'UTILISATION DE GESTAN. EN CAS DE DESACCORD SUR UNE OU PLUSIEURS DE CES CLAUSES, VOUS NE DEVEZ PAS UTILISER GESTAN. SI VOUS AVIEZ ACQUIS UNE LICENCE PROFESSIONNELLE ET QUE VOUS N'TES PAS D'ACCORD AVEC UNE OU PLUSIEURS DES CLAUSES DU PRESENT CONTRAT, VOUS POUVEZ EN DEMANDER LE REMBOURSEMENT DANS UN DELAI DE 30 JOURS SUIVANT VOTRE ACHAT. ---------------------------------------------------------------------------

Le prsent Contrat de Licence dfinit les clauses et conditions selon lesquelles ICS-informatique, autorise l'utilisation de GESTAN, toute personne physique ou morale, ci-aprs dnomme "le Client", en ayant acquis, ou pas, la licence professionnelle. 1- Licence 1-1 Utilisation en tant que gratuiciel GESTAN peut tre utilis librement dans sa version gratuicielle, sans paiement d'aucun droit ni redevance, que ce soit pour une utilisation personnelle ou pour une utilisation professionnelle. Cependant, tous les termes de la prsente licence s'appliquent pleinement. 1-2 Utilisation de la version soumise licence L'acquisition d'une licence d'utilisation de GESTAN permet de disposer de fonctionnalits supplmentaires. Pour chacune des machines physiques sur lesquelles sont installes le logiciel, une licence doit tre acquise. Cette licence est valable pour une dure dtermine. Au del de la date d'expiration de la licence, le logiciel s'ouvrira en version gratuite. La validit de la licence est attache un numro hardware de la machine (Note : la rinstallation de Windows ou le reformatage du disque ne changent pas le numro de disque dur.) Il est possible de transfrer le reliquat d'une licence d'une machine disposant d'une licence Gestan V3 vers une autre machine ne disposant pas de licence, suivant la procdure indique au chapitre "Transfert de licence".

2- Proprit

Gestan est la proprit d'ICS-informatique. Le Client a acquis le droit d'utiliser ce logiciel. Ainsi, il est interdit de dcompiler, dsassembler, modifier, effacer, adapter, corriger le logiciel, ou de tenter ces oprations. L'excution ou la tentative d'excution d'une des oprations ci-dessus rsilient automatiquement la validit de la licence en cours ainsi que le droit d'utiliser le logiciel mme dans sa version gratuicielle, et ICS-informatique pourra recourir en justice.

3- Utilisation GESTAN est un outil de gestion personnelle, d'association, ou d'entreprise. Le Client doit utiliser le logiciel pour l'usage pour lequel il est prvu. La location ou le prt de ce logiciel, ou du droit d'usage du logiciel, est interdit. 4- Absence de responsabilit Le logiciel et sa documentation, constitue par l'aide en ligne du produit, sont vendus en l'tat, sans aucune garantie d'aucune sorte. ICS-informatique ne saurait tre tenu pour responsable pour tout dommage de quelque nature que ce soit, direct ou indirect, rsultant de son utilisation ou de l'impossibilit de l'utiliser, en particulier en cas de perte ou dtrioration des donnes, de perte financire, de perte d'exploitation, de divergence des informations contenues dans la documentation avec le comportement du logiciel, de comportement du logiciel diffrent de celui attendu, ou d'utilisation illgale du logiciel par le Client, et ceci mme si ICS-informatique a t prvenu de la possibilit de tels dommages. Il appartient en totalit au Client de s'assurer du respect des obligations lgales, rglementaires, ou dclaratives ventuellement obligatoires, selon les pays et les lgislations en vigueur, comme par exemple la dclaration CNIL, en France. ICS-informatique ne saurait tre tenu responsable de tout manquement ou non-conformit ces obligations. En particulier en cas d'utilisation des fonctionnalits d'e-mailing de Gestan, l'envoi des mails doit respecter la lgislation en usage, en matire d'expdition de mail en nombre (en France, la loi informatique et libert. Vous pouvez consulter le site de la CNIL ce sujet : http://www.cnil.fr/dossiers/conso-pub-spam/fiches-pratiques/article/codes-de-deontologie ). Il appartient entirement au Client de grer convenablement ses bases d'adresses : ICS-Informatique ne saurait tre tenu pour responsable en cas d'utilisation inapproprie ou abusive du logiciel, et notamment en cas de spam. En terme de contenus expdis, il est interdit d'utiliser Gestan pour l'envoi de messages caractre haineux, raciste, outrageant les bonnes moeurs, ou non-conforme aux lois du pays de rsidence du Client. ICS-Informatique ne saurait tre tenu pour responsable en cas de contenu non-conformes aux lgislations en vigeur.

5- Limitation de garantie ICS-informatique garantit le fonctionnement du logiciel conformment la documentation pendant quatre-vingt dix jours compter de sa rception. Si le logiciel ne fonctionne pas essentiellement conformment la documentation , l'entire responsabilit d'ICS-informatique se limitera, au choix de ce dernier, au remplacement du logiciel ou au remboursement de la dernire licence acquise pour l'utilisation du logiciel. L'diteur garantit expressment que ce logiciel ne contient aucune fonction non documente, comme un virus, un malware, un spyware, par exemple, ou tout autre code malicieux.

6- Confidentialit de donnes ICS-informatique recueille des donnes concernant les utilisateurs de Gestan, notamment le numro de disque dur, la date d'chance, le code partenaire ventuel, et l'adresse mail des utilisateurs ayant souscrit l'achat d'une licence. Ces information sont utilises exclusivement par ICS-informatique, et seulement dans le cadre de la gestion des licences de Gestan. Elles ne font l'objet d'aucune transmission, communication, cession, prt, l'extrieur de l'entreprise. Elle ne font l'objet d'aucune autre utilisation que directement en rapport avec la gestion des licences de Gestan. Elles font l'objet d'une dclaration auprs de la CNIL, conformment aux articles 24-I, 25-II, 26-IV, et 27-III de la loi n 78-17

du 6 janvier 1978, modifie en 2004 (dclaration 1483480 du 8 fvrier 2011).

7- Lois applicables En installant GESTAN, vous acceptez les termes de ce contrat de licence. Le prsent contrat est rgi par le droit franais. Tout litige qui pourrait survenir serait de la comptence exclusive des tribunaux du sige social d'ICS-informatique.

Informations techniques
GESTAN fonctionne sous Windows 2000, Windows XP, et Windows 7. Sous Vista, il fonctionne aussi. Il utilise des programmes externes pour les fonctions de navigation internet, traitement de texte et messagerie, et son fonctionnement a t vrifi avec Internet Explorer 6, 7, 8, Word 2000, et Outlook Express.

Transfert de licence
La licence de Gestan est attribue pour une machine physique. Il est possible de transfrer une licence d'une machine vers une autre, par exemple en cas de remplacement de machine. En cas de rformatage de votre disque dur, il est possible que votre numro de machine change. Il faudra alors transfrer la licence de l'ancien numro vers le nouveau.

Utilisation de l'cran
Utilisez cet cran sur la nouvelle machine (quand vous avez chang de machine), ou aprs reformatage de votre disque dur.

Indiquez sur l'cran votre ancien numro de machine, votre ancienne cl de licence, et la date de validit. Quand vous cliquerez sur Valider, la licence sera transfre la machine sur laquelle elle est excute. ATTENTION, IL NE SERA PLUS POSSIBLE D'UTILISER GESTAN SUR LA MACHINE IDENTIFIEE PAR L'ANCIEN NUMERO !

Trucs et astuces
Quelques trucs et astuces, valables pour la plupart des crans de GESTAN

Aide par survol


La plupart des boutons de GESTAN sont explicites. Pour ceux qui ne le sont pas, le survol du bouton avec la souris affiche sa fonction. Ci dessous l'aide qui s'affiche sur le bouton d'ajout d'action de la liste des contacts

Clic droit
Prsent sur la plupart des tables, il affiche un menu qui permet l'exportation des donnes sous divers formats, et/ou des oprations spcifiques au fichier concern. Pensez le consulter !

Affichage des colonnes de tables


Un clic sur le pictogramme situ en haut gauche des tables permet de slectionner les colonnes que l'on souhaite, ou pas, afficher. Ci dessous, le pictogramme situ en haut droite (liste des contacts)

Recherche et tri dans les colonnes de tables


Un clic sur l'entte d'une colonne de table permet de trier la table selon la colonne. La prsence d'une petite loupe permet de faire des recherches dans la table. Ci dessous un exemple de colonne trie et "recherchable" (liste des contacts)

Installation de Gestan
Configuration requise
Gestan est un programme destin fonctionner sous Windows 2000, XP ou Seven, quel que soit le nombre de bits. Sous Windows Vista, il fonctionne aussi. Il ne consomme que trs peu de RAM, 128 Mo devraient lui suffire, mais plus aucun systme moderne n'est livr avec aussi peu de RAM ! Une chose est sre, vous ne serez jamais embt par a ! Et en matire d'espace disque, il faut environ 100Mo pour le rpertoire de programme, c'est dire pas grand chose mme pour un ancien disque de 40Go, et une base Gestan "classique" d'une entreprise "standard" pse 2 300 Mo, c'est dire peu prs autant que 150 photos standard.

L'assistant d'installation
Au premier lancement de Gestan sur une machine, l'assistant vous aide dans le paramtrage initial. Si vous n'avez jamais install Gestan, l'assistant vous demande de spcifier l'emplacement du rpertoire racine qui devra tre utilis. Par dfaut, il s'agit de C:\GESTAN. Ce rpertoire est trs important, car c'est l ou Gestan stocke ses fichiers de donnes, y compris les fichiers gnrs comme par exemple les courriers cres pour vos contacts. Recommandation imprative : intgrez ce rpertoire dans votre stratgie de sauvegarde ! Au premier lancement, Gestan cre un premier utilisateur, paramtre l'application avec les options les plus classiques, et initialise quelques donnes de rfrence (notamment, le fichier des codes postaux, celui des pays du monde, celui du plan comptable simplifi utilis en France, et un fichier d'exemples d'imputations comptables). Par dfaut, le mot de passe du premier utilisateur cre est identique son code. Pensez le modifier, si ncessaire.

Installer Gestan sous Vista


Vista est un systme d'exploitation tellement mauvais que mme Microsoft s'en est rendu compte, et a du acclrer la sortie de son successeur, Windows 7. En attendant, Gestan peut tout de mme fonctionner sous Vista : il est recommand d'excuter le programme d'installation (GESTAN_install.exe) en mode Administrateur, et excuter le programme (GESTAN.exe) en mode de compatibilit XP.

Installer Gestan en rseau


Vous pouvez installer Gestan en rseau. Pour cela, lors de l'installation, indiquez l'assistant d'installation, comme rpertoire racine de Gestan, un rpertoire rseau accessible des machines qui devront excuter Gestan, par exemple G:\PARTAGE\GESTAN, ou \\serveur_partage\GESTAN. Attention, l'utilisateur Windows connect doit avoir les droits de lecture et de mise jour sur ce rpertoire rseau ! Dans l'assistant d'installation, cochez aussi la case "utilisation multiposte" : ainsi, les actions effectues affiches sur l'cran d'accueil de Gestan seront rafrachies automatiquement. Installez Gestan sur les autres machines en spcifiant le mme rpertoire rseau comme rpertoire racine de Gestan. L'assistant vous demandera de confirmer que vous voulez installer le programme pour une base existante. Vous pourrez alors vous connecter avec votre code utilisateur et votre mot de passe crs lors de la premire installation.

Passer d'une installation monoposte une installation rseau


Il vous suffit : 1- de vous assurer que le rpertoire de la base monoposte actuelle (par dfaut : C:\GESTAN) est dans un rpertoire partag, accessible aux autres machines. Si tel n'est pas le cas : 1-1 : soit rendez ce rpertoire accessible aux autres machines via les options de partage du rpertoire 1-2 : soit copiez-collez le rpertoire de la base monoposte actuelle dans un nouveau rpertoire accessible toutes les machines, puis lancez Gestan sur votre machine initiale, et via le menu Administration > Gestion multi-entreprise, dclarez le nouveau rpertoire de base de donnes, connectez vous la nouvelle base (mme cran), puis supprimez la rfrence l'ancienne (mme cran). Vous pouvez ensuite supprimer l'ancien rpertoire. 2- sur la machine originale, via Outil >paramtres> onglet "Divers", cochez la case "utilisation multipostes" Imaginons pour l'exemple que vous utilisez le rpertoire partag C:\GESTAN de votre premire machine. Ce rpertoire est vu depuis les autres machines sous l'adresse \\serveur\GESTAN, si votre machine initiale s'appelle serveur, ou F:\GESTAN, si vous avez dclar un disque rseau F: pointant sur \\serveur\GESTAN sur les autres machines 3- d'installer Gestan sur les nouvelles machines (Attention, les versions installes doivent tre de mme version que la version originale !). A la premire excution, l'assistant d'installation vous permettra de dclarer le rpertoire partag \\serveur\GESTAN ou F:\GESTAN comme tant le rpertoire prendre en compte. Cocher aussi la petite case "Utilisation multipostes" sur l'assistant d'installation. Et c'est tout ! ;)

Remerciements
GESTAN remercie tout particulirement : Axelle de Castelet , pour avoir mis la pression qu'il fallait - ne vous inquitez pas, elle sait faire - afin que la mise en ligne de Gestan soit effectue plus rapidement par ICS, puis pour avoir mis la pression pour ralentir les travaux, puis pour avoir disparu ! Benot de Castelet , pour les photos de fond d'cran, prises lors d'un voyage en Nouvelle-Zlande; Jrme Clauzure , pour son enthousiasme au sujet du produit, et l'tude dtaille qu'il en a fait; Anne-Laure Debaecker , stagiaire communication dans l't 2010, crative et motive; famfamfam , auteur des icones livres avec Gestan. Ces icnes sont sous licence GNU, vous les trouverez sur le site www.famfamfam.com, o vous pourrez d'ailleurs en trouver d'autre.

et.... les traducteurs de Gestan, dans l'ordre des arrives : Olivier Baudry , de DT Technologies pour le Tchque Jean-Louis Meistermann , directeur de la librairie Fraol, de Madrid, pour l'Espagnol Ciaran Mac Guill, distingu comptable, migr depuis plus d'une dcennie en France pour l'Irlandais et l'Anglais Rita Bettancourt, avocate brillante de Lisbonne, et qui sait faire des jeux de mots en Franais, pour le Portuguais Joao Serra , chef d'entreprise, pour l'Italien Philippe Vincent pour le Slovaque Muriel d'Hardemare, minente germanophile de CIGAL, pour l'Allemand Kris Verheyden, pour le Nerlandais Valentin Iancu, pour le Roumain Marek Robak, directeur d'cole Gorzow, pour le Polonais

et.... les dveloppeurs fous de Gestan ! Raymond Maury, le roi de la partie double, qui a dvelopp certaines parties du programme, un poil revu par ICS, mais l'ide venait du sud ! Eric Bolly, qui, depuis la Belgique, a dvelopp ce qui tourne autour des nuages (du Cloud, en anglais) et....

le fan-club de Gestan ! Merci tous ceux qui utilisent le programme, qui envoient leurs suggestions, ou simplement un message amical, qui recommandent le produit sur les forums ou auprs de leurs amis ! Merci particulirement Galoun92, Dano, Gisle, Schatsi, salut.steph, Claire de Dune, jSiegwald, Rpid, Ansaro, Ludo, Chris, jlm, jeannot21, GMService, Chris,Le Pierreu, Mister Nono, Eck, tchaffardon, Luc Vignerot, German fervents du forum (a c'est des coups se brouiller vie avec ceux qu'on a oubli !!) Grce vous tous, Gestan est un succs : chaque mois, il compte entre 500 et 1500 utilisateurs nouveaux !

Bases et rpertoires utiliss par Gestan


Gestan est un programme, qui travaille sur des donnes. Le programme est "rang" dans le rpertoire des programme, et les donnes sont "ranges" dans le rpertoire des donnes. Vous pouvez grer plusieurs socits avec Gestan : dans ce cas, il y a toujours un seul rpertoire de programme, mais il y a un rpertoire de donnes par socit diffrente gre.

Le paramtrage classique pour une seule socit


Au premier lancement de Gestan sur une machine, l'assistant permet de spcifier le rpertoire des donnes. Par dfaut, il s'agit du rpertoire C:\GESTAN (pensez intgrer ce rpertoire dans votre stratgie de sauvegarde !) Mais vous pouvez spcifier tout autre rpertoire : - un autre rpertoire sur votre machine, par exemple C:\Mes donnes\Ma Socit\Gestion - un rpertoire sur une autre partition de votre disque, par exemple G:\Gestan - un rpertoire rseau, comme par exemple \\serveur\repertoire_data, ou alors H:\repertoire_data, si vous avez mapp l'emplacement \\serveur\repertoire_data la lettre H. Dans le rpertoire des donnes se trouvent les sous-rpertoires suivants : - DATABASE qui stocke la base de donnes Gestan (les fichiers *.fic, *.ndx, *.mmo) - DOCUMENTS qui contient les fichiers rattachs aux contacts - RESSOURCES qui contient diffrentes ressources comme par exemple des requtes stockes, les modles de documents de publipostage, etc. - BACKUP qui contient les backups effectus l'occasion d'oprations d'importation de base

Travailler avec Gestan pour plusieurs socits


Vous pouvez travailler avec Gestan pour plusieurs identits spares, par exemple votre activit personnelle, l'activit d'une association dont vous occupez, et l'activit de votre entreprise. Pour ce faire, via le menu Outils > Administration > Gestion multi-entreprises, vous allez pouvoir crer de nouvelles bases de donnes. Cet cran n'est accessible qu'aux utilisateurs ayant le profil "Administrateur".

Le bouton Nouveau dclenche l'assistant de cration d'une nouvelle base. Il vous permet de spcifier l'emplacement dans lequel vous voulez crer cette nouvelle base, et cre l'ensemble des fichiers ncessaires, avec des donnes initiales. Le bouton Supprimer permet de supprimer la rfrence la base de donnes. Par prudence, elle ne supprime pas les rpertoires et sous-rpertoires associs. Supprimez les manuellement. Le bouton Connect permet de se connecter la base slectionne.

Dmarrage direct Gestan sur une base donne


Lorsque vous cliquez sur l'icone de Gestan installe sur votre bureau, Gestan dmarre sur la dernire base sur laquelle vous travailliez. Quand vous avez plusieurs bases, il peut tre intressant d'ouvrir Gestan directement sur la base qui vous intresse. Pour ceci, il suffit d'ajouter le paramtre "base=x" dans la ligne de commande qui lance Gestan : l'aide du clic droit sur l'icone de raccourci, ouvrez l'cran des proprit et compltez le comme dans l'exemple ci-dessous :

La chaine base=2 a t ajoute la chaine cible, afin de lancer Gestan sur la base identifie par le numero 2 dans la liste des bases disponibles.

Onglet Identit de l'entreprise

Il prsente les donnes gnrales de votre entreprise. Vous pouvez utilisez ces zones pour retrouver facilement les renseignement frquemment demands sur votre entreprise. La France, paradis administratif. Gestan permet de stocker les divers codes et immatriculations utilises en France, et en particulier : Le numro SIRET : identifiant d'tablissement numrique de 14 chiffres, compos du numro SIREN de l'entreprise (9 chiffres), et du NIC (Numro Interne de Classement - 4 chiffres), et d'un chiffre de contrle. Le code RCS (registre du commerce et des services). Toute personne physique ou morale ayant qualit de commerant doit s'inscrire auprs du RCS. Le code APE est (quatre chiffres et une lettre) est attribu par l'Insee toute entreprise lors de son inscription au rpertoire SIRENE. Ce code caractrise son activit principale par rfrence la nomenclature d'activits franaise (NAF rev). Ce code est la base des classements des entreprises par secteur d'activit. Si vous habitez dans un autre pays, vous pouvez laisser ces zones vides, ou y stocker les informations locales correspondantes.

Autres donnes La date 1er exercice comptable conditionne l'affichage des listes des pices (devis, factures, avoirs, commandes, BL) : si elle n'est pas renseigne,ou si elle est au premier janvier d'une anne, les pices seront affichs par anne calendaire. Dans le cas contraire, ces pices seront affiche par anne comptable.

L'option de non assujettissement de TVA : si elle est coche (entreprise non assujettie la TVA), la colonne TVA n'apparatra pas dans les factures et devis, tant en saisie qu'en dition. Le tableau rcapitulatif de TVA ne sera pas dit dans les devis et factures. Il sera possible de saisir un libell spcial qui sera imprim sur devis et factures : "TVA non applicable, art 293 Bis du CGI", par exemple. si elle n'est pas coche (entreprise assujettie la TVA), la colonne TVA apparatra pas dans les factures et devis, tant en saisie qu'en dition. Le tableau rcapitulatif de TVA pourra tre dit (voir onglet "fact/devis") sur les devis et factures. Une zone TVA Intra permettra de saisir le numro de TVA dite intracommunautaire pour les pays europens, qui pourra tre imprime sur les factures. Si la case autoentreprise est coche, la case de non assujettissement TVA est coche aussi. Si l'option taxe rgime Canada est coche, il vous faudra prciser le taux de taxe TPS (taxe fdrale sur les produits et services applicable au Canada).

Le libell bas tats est celui qui est imprim sur tous les tats autres que les pices (devis, commandes, factures, etc), comme par exemple la liste des contacts ou la liste des actions.

Onglet contact
L'onglet contact prsente les options disponibles lies la gestion des contacts..

Onglet Contact - Options

Il est possible de grer les donnes personnelles et professionnelles des contacts, ou une seule de ces catgories, en fonction de la combo Types de donnes contact . Si la case cocher "gestion des adresses de facturation et de livraison" est coche, un onglet supplmentaire de l'cran contact permettra de grer les adresses de facturation et de livraison. Si la case cocher "gestion des donnes commerciales client" (v3) est coche, un onglet supplmentaire permettra d'afficher les donnes commerciales client : taux de remise, assujettissement du client la TVA ou pas, instructions particulires client pour les commandes, les factures, les BL. Le bouton Genres de contact permet de dfinir les options possibles d'une combo Genre de contact, qui sera alors affiche sur l'cran fiche contact (dans l'onglet Autres infos). Il est possible d'associer une couleur un genre de contact, pour visualiser les contacts plus rapidement dans la liste. Cette rubrique permet des segmentations plus fines du fichier contact. Vous pouvez personnaliser les couleurs d'affichage dans lesquelles vous affichez vos contacts, selon leur qualit de client, prospect, ou partenaires (ceux qui n'en relvent pas sont affichs en noir). Les donnes gres par Gestan, en ce qui concerne les contacts, peuvent tre personnelles et professionnelles, mais vous pouvez prfrer de ne grer qu'une seule de ces catgories.

Le bouton Rles de contact permet de dfinir les options possibles du rle d'un contact sur un projet, pour tenir jour l'annuaire des contacts d'un projet (cran liste des projets). Le bouton Cdtsde facturation permet de dfinir les diffrentes conditions de facturation pratiques par votre entreprise (par ex : remise 10%, ou 20% cde, solde livr.). Il sera alors possible de les associer aux contacts (onglet informations commerciales de la fiche contact). Cette information sera affiche, la slection d'un contact, sur l'cran fiche des pices (factures, devis, etc).

Adhsions
Ces zones permettent de grer ce qui concerne les adhsions, c'est dire tout droit valable entre deux dates. La combo type de gestion permet de specifier le mode de gestion retenu. Voir la page adhsions pour la description dtaille des modes de gestion. La combo dure par dfaut permet de prciser une dure par dfaut pour les adhsion : la cration d'une nouvelle adhsion, la date de fin sera calcule en fonction de ce paramtre. En fonction du type de gestion, un champ TVA adhsions permet de prciser le taux de TVA applicable. Il peut tre nul. Le champ Libell param permet de prciser le sens d'un libell complmentaire qui peut tre mmoris pour les adhsions, comme par exemple un n de licence, ou un type de matriel. Le champ Combo param permet de spcifier le sens d'une combo paramtrable, comme par exemple le type de licence, ou toute autre information lie l'adhsion. Dans ce cas, le bouton situ droite du champ permet de saisir les diffrentes options possibles, comme par exemple dbutant, confirm, professionnel, s'il s'agissait du type de licence. Le bouton Catgories permet de prciser les diffrentes catgories possibles d'adhsion (simple, bienfaiteur, soutien, etc). La case cocher Contact->Membre est une case qui permet juste de remplacer le mot "contact" par le mot "membre" sur certains boutons, crans, et menu. Cela relve un peu de la coquetterie smantique, mais cela fait plaisir quand mme !

Versements
Cette zone permet de grer ce qui concerne les versements, c'est dire tout versement d'argent qui ne relve pas d'une facture ou d'une adhsion. Le champ Combo param permet de spcifier le sens d'une combo paramtrable, comme par exemple le motif du versement, ou toute autre information lie au versement. Dans ce cas, le bouton situ droite du champ permet de saisir les diffrentes options possibles.

Onglet Contact - Champs paramtrables

Ces zones permettent de grer des champs non prvus initialement dans le fichier des contacts. Vous pouvez ainsi stocker dans Gestan : des champs texte, comme par exemple la marque de la voiture ou le nom de l'animal favori; des zones numriques, comme par exemple le nombre de voitures, ou d'annes d'tudes; des boolens (interrupteurs oui/non), comme par exemple si la voiture a une peinture mtallise ou pas; des zones dates, comme la date d'achat du premier vhicule; des zones combo, comme par exemple la couleur du vhicule. Dans ce cas, le bouton situ gauche vous permettra de spcifier les diffrentes couleurs possibles. Ces informations seront affiches sur l'onglet "Complments" de la fiche contact.

Gestan peut mmoriser des donnes concernant les enfants des contacts (onglet donnes personnelles de la fiche contact). Par dfaut, Gestan ne gre que les prnoms et les dates de naissance. Il est possible de grer des donnes complmentaires concernant les enfants : deux champs libells, par exemple le nom de famille (il peut tre diffrent de celui des parents), ou la matire scolaire prfre; un champ combo, pour mmoriser toute valeur concernant l'enfant. Dans ce cas, un bouton affich gauche du champ permettra de saisir les options possibles; un champ date, comme par exemple une date de vaccination ou d'entre en collge; un champ boolen, comme par exemple " charge" (ou pas).

Onglet Pices
Cet onglet concerne les "pices" gres par Gestan, savoir les devis, les commandes client et fournisseurs, les factures client et fournisseur, les avoirs et les bons de livraison, les demandes de prix.

Onglet Pices - Options gnrales

Type de numrotation : permet de choisir un type de numrotation pour les devis et factures. Toute pice (facture, devis, etc) est identifie par un numro unique interne propre Gestan, mais le numro imprim sur la pice peut tre diffrent, et adopter des formats varis. Par exemple,l'option par dfaut nclient / nfacture / nfacture pour le client numrote avec l'identifiant contact, l'identifiant interne de la facture, et le n d'ordre de la facture pour le client. Par exemple, la facture 1528556-7 est la 7 facture pour le contact 1528, et porte le numro interne 556. Pour toutes les options choisies, il est possible de prfixer la pice d'un libell fixe (champ Prfixe pices ), et/ou du code de l'utilisateur qui a soit cr la pice, soit qui est dclar comme suivant la pice (combo Code utilisateur ). Par exemple, si nous avions saisi MB7 dans le champ prfixe et le choix Crateur dans la combo code utilisateur, notre facture 1528-556-7 prcdente deviendrait MB7/1528-556-7/EN, si c'tait l'utilisateur EN qui avait cr la facture. Dlai de rglement par dfaut : le dlai de rglement que vous accordez par dfaut vos clients. Il sera utilis par dfaut, la cration d'une pice client. Dlai de paiement par dfaut : le dlai de paiement que vous pratiquez vis vis de vos fournisseurs. Il sera utilis par dfaut, la cration d'une pice fournisseur. Dlai de validit devis (jours) : c'est le dlai au del duquel un devis non accept sera considr comme refus

implicitement. Si la case Gestion dtaille des commandes est coche, il sera possible de suivre la ralisation d'une commande dans ses diffrentes tapes. Pouvoir utiliser des PU variables : c'est une option trs rare, voir la page facture client. Imprimer tx de change : imprimer ou pas le taux de change des pices qui ne sont pas exprimes dans la monnaie par dfaut. Ne pas imprimer la TVA : permet de ne pas imprimer la colonne pourcentage de TVA Ne pas imprimer les quantits : permet de ne pas imprimer la colonne quantit Mentionner les dlais de livraison : permet d'intgrer - ou pas - le dlai de livraison au descriptif de produit, quand on saisit une ligne de produit dans une pice comme une facture, ce dlai tant issu de celui figurant dans la fiche produit.

Onglet Prsentation des pices - Options redfinissables par pice


Les options qui sont dcrites ci-aprs sont redfinissables par pice. Cela veut dire que quand vous allez crer une pice (devis, facture, etc), ce sont bien ces options qui seront prises en compte au moment de la cration, mais vous allez pouvoir les modifier pour chaque pice. Par exemple, vous pouvez dcider qu'en gnral, vous imprimez des montants HT dans vos pices, mais que pour telle et telle factures, ils seront dits en TTC. Ou alors que la langue par dfaut est le franais, mais que tel devis sera en slovaque, ou tel avoir en Galique. Ces options seront mmorises dans la facture, et vous n'aurez pas le re-demander. Type d'entte permet de choisir le type d'entte appliquer sur les devis client, les factures client et les avoirs. Voir page d'aide ddie. Tri : les lignes des factures et autres pices peuvent tre tris selon plusieurs options possibles : Ordre des saisies : les lignes des pices sont imprimes dans l'ordre dans lequel elles ont t saisies (cet ordre peut se modifier l'cran) Code alphabtique : les lignes des pices sont imprimes dans l'ordre alphabtique des codes produit Famille+ ordre / Famille + alpha : les lignes sont dites dans l'ordre des familles de produit, puis l'ordre de saisie / ou par code alphabtique des produits. Titre/Lot + ordre / Titre/Lot+alpha : les lignes sont classes par titre de facturation et lot de facturation, + ordre de saisie ou code alphabtique des produits. Sous-total permet de commander l'impression des sous-totaux des lignes de pices. Si l'option "Si ncessaire" est choisi, le sous-total ne sera imprim que s'il y a plus d'une ligne de la mme catgorie. L'option Colonne Produit permet soit d'avoir une colonne ddie pour les codes produits dans les devis et factures, soit de ne pas l'imprimer, soit de l'intgrer dans le libell, par exemple "[ART01] Pot de fleur dcor design" Montants imprimer (V3) : commande l'impression des colonnes de montants dans les pices. Vous pouvez ainsi imprimer les montants HT ou TTC seuls, les montants NETS (spcialement pour les entreprises non assujetties la TVA), les montants HT et TTC, ou le PU HT et le montant TTC. Imprimer la nature de pice : commande l'impression de l'objet gnral de la pice (par exemple "Prestations sept 2009". Serrer les lignes l'impression : resserre la mise en page. Imprimer les commentaires produits : si elle n'est pas coche, seule la dsignation du produit est insre dans les lignes des pices. Dans le cas contraire, le descriptif produit complet figurant sur la fiche produit est aussi insr. Imprimer la colonne remise par ligne (V3) : permet d'afficher des remise par ligne de produit factur, et pas seulement une remise globale Imprimer la colonne unit (V3) : permet d'imprimer une colonne "unit de vente"

Imprimer le tableau recap TVA : commande l'impression du rcapitulatif de la TVA sur vos factures, merci aux fonctionnaires zls qui ont pondu cette complication merveilleusement orwellienne, pour le plus grand plaisir du client final, que cela passionne. Impression fax : permet de supprimer le gris de certaines zones comme les enttes de colonnes : si vous transmettez vos pices par fax, ces zones pourraient tre difficilement lisibles. Sans total (devis) : permet de n'imprimer aucun total sur les devis (pas de total HT ni de total de TVA ni de total TTC) Imprimer dtail (V3) : devis / commandes / factures : pour chacun de ces types de pices, cela permet d'insrer une page complmentaire comprenant la photo ventuelle du produit, ainsi que les notes commerciales.

Par dfaut, les pices seront considres comme tant dans la langue prcise l'onglet "identification", sauf si le code langue du contact concern est diffrent. Il restera de toute faon possible de lui affecter tout autre code langue manuellement.

Le petit bouton rouge , en bas et droite de l'cran permet d'appliquer toutes les pices existantes les options par dfaut slectionnes.

Onglet Pices - Autres options

Imprimer "bon pour accord (V3) : commande l'impression du bloc "bon pour accord" sur les devis et les commandes. Imprimer paiements : sur les factures, permet d'imprimer une ligne supplmentaire affichant le montant qui reste payer.

Signature sur les BL permet de prciser qui doit signer le BL remis au client : soit personne, soit le transporteur, soit le client, soit les deux.

Imprimer "Suivi par" (factures, avoirs) (V3) : imprime l'interlocuteur qui suit la pice, sur les factures et les avoirs Imprimer "Suivi par" (devis) (V3) : imprime l'interlocuteur qui suit le devis Imprimer seulement le HT (devis) (V3) : Si cette case est coche, seuls les prix HT du devis (il s'agira alors plutt d'une offre de prix) seront imprims. Attention, dans certains pays, cette pratique peut ne pas tre rglementaire, veuillez le vrifier. Ne pas imprimer le dtail des prix (devis) (V3) : Si cette case est coche, la colonne prix unitaire des devis ne sera pas imprime (seulement la quantit et ventuellement l'unit). Attention, dans certains pays cette pratique peut ne pas tre rglementaire, veuillez le vrifier. N'imprimer que les quantits (cde fournisseur) (V3) : permet de n'imprimer que la colonne quantit sur les commandes fournisseur (au lieu des colonnes Qt, PU HT, %TVA, HT, TTC) Imprimer les prix sur les BL (V3) : permet d'imprimer les prix sur les bons de livraison. Il est possible d'imprimer des conditions gnrales de vente (ou tout autre texte), la suite des devis, commandes client, factures client, ou bons de livraison, selon les options coches. Le bouton Texte des CGV permet de saisir du texte et de le mettre en forme. Il est noter que le texte des CGV peut tre traduit. Grer les droits de timbre : permet d'imprimer en bas de facture le montant des droits de timbre ventuel. Si cette case est coche, le montant du timbre fiscal par dfaut peut tre saisi. Total en lettres : permet d'imprimer en bas de facture le total TTC en lettres (option destine certains pays d'AFN, disponible seulement pour les pices dites en langue franaise). Dans ce cas, il faut saisir l'unit montaire (la monnaie en lettres utilise, par exemple le franc franais (belle poque !) ou le dinard), et la partie dcimale (partie dcimale de la monnaie en lettres utilise, par exemple le centime (belle poque !) ou le centavo).

Onglet Pices - Couleurs et logos

Par dfaut,Gestan dite des pices avec en en-tte le logo de l'entreprise (une image classique), et les informations d'identification de votre entreprises, imprimes en deux colonnes. Mais de nombreuses options de personnalisation sont possibles, en jouant notamment sur la largeur des logos. Le logo large est utilis pour les factures, devis et avoirs avec l'entte "Gestan Original", et pour toutes les autres pices (commandes client, BL, commandes et factures fournisseurs, demandes de prix). Ses dimensions maximales sont de 100 pixels de haut sur 692 pixels de large, mais il peut tre de taille infrieure. Dans l'exemple ci dessus, il prsente gauche le logo de l'entreprise, et droite un logo de certification par l'AFAQ. Il serait tout fait envisageable que la partie mdiane (elle pourrait aussi tre un autre endroit), blanche dans cet exemple, comporte l'adresse, la dnomination, le slogan commercial ou toute autre information concernant l'entreprise : bref, tout est possible. Le logo demi-page est utilis pour les enttes des commandes client, BL, commandes et factures fournisseurs, demandes de prix, ainsi que les factures, devis et avoir pour lequels vous avez choisi une autre entte que "Gestan original". Ses dimensions maximales sont de 100 pixels de haut sur 285 pixels de large (au del, il serait redimensionn). Deux fichiers exemple se trouvent dans votre rpertoire Programme Files\Gestan (Programme\Gestan, si vous tes sous Vista ou Seven). Un petit dessin valant mieux qu'un grand discours, voil deux petits dessins ! :

Dans ce premier exemple, cette facture (entte "Gestan original"), utilise un logo large de 692 pixels : il fait toute la largeur de la page. Ce logo large est une image que vous pouvez modifier comme n'importe quelle image, en particulier pour insrer le logo de votre entreprise, mais aussi, ventuellement, son adresse ou n'importe quel autre lment sous forme graphique.

Dans ce second exemple, il s'agit de la mme facture, mais ici, nous avons indiqu dans la case "Logo large" un logo de 250 pixels de large : il ne couvre pas toute la largeur de la page. Seront alors imprimes les colonnes 1 et 2, qui contiennent les libells paramtrs dans l'onglet "entete de pices" ci dessous. Le logo rduit apparat d'une part sur les pages suivantes des pices produites par Gestan, mais aussi sur les tats, comme par exemple la liste des contacts, ou des actions. Ce doit tre une image aux dimensions de 30 pixels sur 30. Impression recto verso permet, pour les imprimantes qui sont quipes de cette fonction, d'imprimer les pices en rectoverso. Pour les autres, cela facilite l'impression recto-verso manuelle. La combo Logo pour courrier permet de choisir celui des deux logos, le large ou le demi page, qui devra tre utilis pour les courriers gnrs par Gestan (par opposition aux courriers gnrs par publipostage OO ou Word) La couleur prfre est celle qui sera utilise pour l'impression de l'entte dfini sur l'onglet "entte de pice" ci-dessous. Vous pouvez l'harmoniser avec votre logo, ou la charte graphique de votre entreprise. C'est aussi la couleur d'impression des entte d'enveloppes et d'tiquettes. La couleur de fond des entte de colonne est celle qui sera utilise pour l'impression des enttes de colonne des tats produits par Gestan, comme la liste des clients ou des actions. Si la case "Mme couleur pour les pices " (V3) est coche, cette couleur sera aussi utilise pour les enttes de colonne des factures, devis et autres pices, sauf si l'option "impression fax" est coche (dans ce dernier cas, aucune couleur n'est applique aux enttes de colonnes, pour faciliter la visibilit en cas de transmission pas fax).

Onglet Pices - Entte de pices

Par dfaut, Gestan dite des pices avec en en-tte le logo de l'entreprise (une image classique), et les informations d'identification de votre entreprise, imprimes sur deux colonnes. Cet onglet gre des options de personnalisation disponibles en V3. La combo Imprimer en Entte permet de prciser ce que vous voulez que Gestan imprime en entte : par dfaut, Gestan imprime un logo gauche et les coordonnes de l'entreprise droite, mais il est possible de n'imprimer que le logo, ou que l'adresse, ou ni l'un ni l'autre (pour dition sur papier entte primprim, entre autres motifs). Juste en dessous, vous avez la combo trs sioux Entte imp. directe : cela permet de choisir un type d'entte pour les impressions directes. Cela correspond au cas suivant : vous avez du papier en-tte sur lequel vous imprimez vos pices, mais pour les mails, vous souhaitez une entte intgr au fichier pdf. Vous pouvez choisir logo+adresse en entte, et rien en impression directe : de cette faon, quand vous imprimerez directement une pice (sans passer par l'aperu avant impression), aucun entte ne sera imprim, alors que si vous l'imprimez aprs aperu, l'entte sera imprim. Si vous n'utilisez pas de papier a entte, mettez la combo Entte imp directe la mme valeur que Imprimer en entte. C'est la mme chose pour les bas de page, voir onglet Bas de page.

"Apparence entte" affiche les libells qui seront affichs en entte. Le contenu des deux colonnes est librement modifiable. Vous pouvez en dclarer le cadrage avec les deux combos cadrage colonne gauche et cadrage colonne droite . Vous pouvez publier la raison sociale droite ou gauche avec la combo colonne raison sociale . La combo Imprimer l'attention de contrle l'dition d'un petit libell de courtoisie : au lieu d'imprimer M. Arnaud Dupont dans une adresse, vous pouvez choisir d'imprimer "A l'attention de M. Arnaud Dupont", ce qui peut tre considr comme plus lgant, ou de ne pas imprimer de nom du tout (dans ce cas, il n'y aura que le nom de la socit de M Dupont) En dessous, les combos Police et Taille permettent de grer respectivement la police et la taille de police de : la raison sociale publie en en-tte, puis les deux colonnes d'adresse de raison sociale l'adresse du conctact

le corps de la pice les ttes de colonne Les cases cocher "Infos client imprimer sur les pices " permettent d'imprimer le tlphone du contact et/ou son tlphone portable et/ou son adresse mail, respectivement sur les pices client (devis, commandes, factures), les BL, les pices fournisseur (demande de prix, commande, facture fournisseur), et les fiches d'intervention.

Onglet Pices - Bas de page

Vous pouvez imprimer un libell fixe, systmatiquement, en fonction du type de pice. C'est ce que permet cet cran, pour les devis et factures, mais aussi pour les commandes fournisseur (V3), les factures fournisseur (V3), les commandes client (V3), et les bons de livraison (V3). A cot de chaque champ, un petit carr de couleur permet de spcifier la couleur d'entte souhaite pour le type de pice, mais ce dtail relve de la coquetterie. On a du programmer a la demande d'une femme, mais on est peut-tre un peu mauvaise langue, en vrai, on ne s'en souvient plus. La combo bas de page permet de prciser ce qui doit tre imprim en bas de page : par dfaut, Gestan termine l'impression des pages par une ligne horizontale, le libell Identit juste au dessous, et le numro de page. Vous pouvez choisir d'imprimer tous ces lments, certains d'entre eux, ou aucun. La combo bas de page courrier permet de prciser ce qui doit tre imprim en bas de page des courriers gnrs par Gestan : il a le mme effet que la combo "bas de page", mais pour les courriers pdf gnrs par Gestan sur la base des contenus de messages-type. Juste en dessous, vous avez les combo Imp directe : elle permet d'avoir un autre bas de page lorsque vous envoyez les documents directement l'imprimante, et que vous avez du papier entte. Voir onglet Entete de pice pour la description

dtaille. Si vous n'utilisez pas de papier a entte, mettez les combo Imp Directe la mme valeur que celles du haut. Le libell identit est imprim au bas de toutes les pices destines l'extrieur : factures, devis, commandes, BL, fiches d'intervention, courriers.

Les enttes de pices


Structure des en-tetes de pices
La structure de l'entte des pices (devis, factures, commandes, avoirs, BL, demandes de prix) est indique ci dessous :

Gestan imprime une image logo, dans toute la zone encadre en rouge, et l'adresse de votre entreprise sur deux colonnes, dans la zone encadre en vert. Image logo et coordonnes de l'entreprise sont paramtrables via le paramtrage gnral de l'application. Dans la cas ci dessus, le logo de l'entreprise prend toute la largeur de la page, et comporte le petit logo AFAQ sur le ct droit. Mais rien ne vous empche de faire une image logo diffrente, sans le logo AFAQ, par exemple, et avec votre adresse intgre dans l'image, par exemple dans la zone jaune clair.

Entete "Gestan Original"


Gestan V2 utilse l'entte "Gestan Original ", ci dessous :

Gestan V3 permet d'utiliser trois types supplmentaires d'entte diffrents, selon vos prfrences :

Entete "Gestan Classic"

Si vous utilisez ce type d'entte, les coordonnes de votre entreprise ne sont pas imprime, puisqu'elles sont remplaces par le bloc "N de facture / Date / Code client" : dans ce cas, vous pouvez intgrer votre adresse l'image logo imprime en haut droite des pices.

Entete "Gestan IBAN"

Cette entte est adapte aux pices internationales, elle publie vos coordonnes IBAN et BIC paramtres via le paramtrage de votre compte bancaire professionnel.

Entete "Gestan CMS"

De mme que pour l'entete "Gestan Classic", si vous utilisez ce type d'entte, les coordonnes de votre entreprise ne sont pas imprime, puisqu'elles sont remplaces par le bloc "N de facture / Date / Code client" : dans ce cas, vous pouvez intgrer votre adresse l'image logo imprime en haut droite des pices.

Entetes "Gestan 2AdrC", "Gestan 2AdrL"

Dans cette entte, deux adresses sont imprimes : l'adresse de facturation, sur le ct droit, et l'adresse du contact, sur le ct gauche, pour l'entte 2AdrC, ou l'adresse de livraison pour l'entte 2AdrL. Le type d'entte 2AdrC est notamment utile quand vous facturez des travaux effectus pour le compte de tiers. Par exemple, vous facturez au syndic d'un immeuble des travaux excuts dans un des appartements de l'immeuble : tablissez la facture sur le compte du contact qui occupe l'appartement en question, en dclarant pour ce contact l'adresse du syndic comme adresse de facturation. Le syndic saura avec cette mention quel est l'appartement concern par les travaux que vous lui facturez.

Entetes <Spcifique>
Si la tte de ces enttes ne vous revient pas, qu' cela ne tienne, sortez le grand jeu, et faites-vous dvelopper un entte qui vous plaise, avec un corps de rve (un corps de facture, bien sr). Vous pouvez remplacer les devis, factures, fiches d'inter, etc, par des formulaires 100% spcifiques, pour un prix trs modique (environ une deux heures de travail par tat). Consultez pour cela un partenaire Gestan avec la qualification "dveloppement".

Onglet produits/stocks

Le champ Nb dcimales prix produit permet de prciser le nombre de dcimales dans lequel doit tre trait le prix des produits, tandis que le champ NB Dcimales quantit produits permet de choisir le nombre de dcimales avec lequel les quantits de produit doivent tre exprimes. Cochez la case "utiliser un catalogue produit " si vous avez un catalogue de produits avec des tarifs. Quand vous ferez un devis ou une facture, vous pourrez choisir dans votre catalogue pour alimenter les lignes de factures. Si vous n'en utilisez pas (par exemple une profession librale qui vend seulement des prestations intellectuelles en rgie ou au forfait), dcochez la. Vous aurez alors seulement choisir entre des familles de produit. Cochez la case "utiliser les sous-familles " (V3) si vous avez un catalogue de produits trs important. Dans ce cas, il vous sera certainement utile de pouvoir classer les produits en familles et en sous-familles. La case Gestion DEEE permet de grr les DEEE, cette petite merveille technocratique invente par les fonctionnaires franais pour faciliter la vie des gens qui travaillent. Un "produit compos" est un produit compos de plusieurs produits du catalogue. Par exemple, un rtroviseur (produit compos) pourrait tre compos d'une coque (produit simple), d'une glace (produit simple), et de trois vis spciales (produit simple). Si vous facturez un produit compos, vous n'aurez qu'une seule ligne sur votre facture, par opposition au produit modle (si vous facturiez un produit modle "rtroviseur" compos des mmes produits, la facture comporterait trois lignes, coque, glace et vis). Les cases grer les produits modles et grer les produits composs permettent de prendre en compte l'une et/ou l'autre de ces possibilits. Le "Genre d'ingrdient" caractrise un ingrdient, c'est dire l'utilisation d'un produit dans le cadre d'une intervention, ou d'un projet.

Gestion des stocks


Si vos grez des stocks, cochez la case "Grer les stocks" (V3). Facile. Grer les stocks en mode simple signifie que le dstockage et l'enstockage seront effectus en un seul clic sur les boutons Stock IN ou Stock OUT, avec toutes les valeurs par dfaut : les mouvements d'entre ou de sorties de stock seront gnrs pour la totalit des quantits de toutes les lignes de produits avec stocks gr, avec un libell standard pour ces mouvements. Par opposition, si cette case n'est pas coche, un cran intermdiaire permettra de grer plus finement les mouvements de stocks correspondants la pice concerne (suivant les options choisies de "Dstockage" et "Entre en stock"). Si vous souhaitez grer les reliquats, il est prfrable de ne pas cocher cette option. La combo "Dstockage " (V3) permet de prciser partir de quelles pices vous voulez grer le dstockage : partir des commandes, factures, ou BL. Par exemple, si vous choisissez "facture", cela veut dire que vous considrer que le dstockage est faire en mme temps que le traitement de la facture. Dans ce cas, la liste des factures affichera un bouton "Stock Out". Ce bouton permettra de gnrer les mouvements de sortie de stock correspondants. A l'inverse, la combo Entre en stock (V3) permet de choisir partir de quelles pices vous voulez grer les entres en stock : soit partir des commandes fournisseur, soit partir des factures fournisseurs. Par exemple, si vous choisissez "Commande", sur l'cran liste des commandes fournisseurs, un bouton "Stock IN" sera affich. Il permettra de gnrer les mouvements d'entre de stock correspondants.

Type suppression stock (V3) permet de paramtrer le mode de suppression des mouvements de stocks, soit par suppression simple soit par contrepassation, soit une combinaison des deux (voir page d'aide "Mouvements de stock"). La case cocher Grer les emplacements de stock (V3) permet, si elle est coche, de renseigner un emplacement de stock pour chaque mouvent de stock en entre ou en sortie. La case cocher Gestion des niveaux par emplacement (V3) permet, si elle est coche (ainsi que la case Grer les emplacements de stock), de grer les stocks non pas globalement, mais pas emplacement (par exemple, vous saurez que vous avez en stock trois classeurs rouge dans l'armoire AA, deux dans l'armoire BB, et 4 dans l'armoire CC, en plus de savoir que vous en avez neuf au total).

Libells paramtrables fiche produit


Vous pouvez paramtrer 10 zones paramtrables pour les produits, 5 numriques et 5 texte, par exemple le poids, le volume du colis, etc.

Onglet Projets/Actions

Gestion des projets


A l'aide du bouton "Genre de projet", vous pouvez dclarer autant de genre de projet que vous souhaitez. Il est de plus possible de grer des champs complmentaires sur la fiche projet : 5 champs texte, 5 champs numriques, 5 boolens, 5 dates, et 5 combos (V3).

Actions
Il est possible de paramtrer finement ce qui peut se passer en cas de modification ou de suppression d'action grce la combo "Contrle de mise jour". Ci dessous la liste des oprations qui se passent en cas de mise jour (y compris terminaison d'action), ou suppression : "Pas de contrle, pas d'info" : rien ne se passe. "Info crateur/responsable" : une action "Information" est gnre l'attention de ceux qui ont en connatre. Par exemple, soit une action XX cre par l'utilisateur AA, affecte l'utilisateur BB, et termine par l'utilisateur CC. Dans ce cas d'option, deux actions "information" sont gnres l'attention de AA et BB, pour leur signaler la terminaison de l'action par CC.

Si maintenant le crateur est AA, et que c'est BB qui termine l'action, une seule action information est gnre l'attention de AA (l'action "information" gnre pour AA l'aurait t pour BB si c'tait AA qui avait termin l'action). Enfin, si AA avait cre une action affecte AA, aucune action info n'aurait t gnr, puisqu'on suppose qu'une personne normale n'a pas tre informe des actions qu'elle effectue ! MAJ par responsable ou crateur : seuls le crateur de l'action (l'utilisateur qui a cr l'action), ou son responsable (l'utilisateur auquel est affect l'action, et qui doit l'excuter), sont autoriss mettre jour l'action. MAJ par crateur seulement : seul le crateur de l'action est autoris la mettre jour MAJ par responsable seulement : seul le responsable de l'action est autoris la mettre jour MAJ par responsable ou crateur + info : seuls le crateur ou le responsable de l'action sont autoriss la mettre jour, et il y a gnration d'action "information" selon les modalits dcrites ci dessus. MAJ par crateur seulement + info : seul le crateur de l'action est autoris la mettre jour, et il y a gnration d'action "information" selon les modalits dcrites ci dessus. MAJ par responsable seulement + info : seul le responsable de l'action est autoris la mettre jour, et il y a gnration d'action "information" selon les modalits dcrites ci dessus. Le bouton Genre permet de saisir les diffrents genres d'action qui peuvent exister, par type d'action. Par exemple, pour le type d'action "rendez-vous", de saisir les genres "perso", "pro", "medical", etc. Pour chaque type d'action, il est possible d'associer une couleur. Ces couleurs seront utilises pour l'affichage sur l'agenda graphique (V3).

Onglet Machines

Gestion des machines (V3)


Les "machines" sont un concept gnrique qui dsigne tout objet que vous pouvez ou devez entretenir, louer, prter. Trois catgories distinctes peuvent tre gres sous Gestan : les machines "ressources" : ce sont les machines qui sont votre force de production, par exemple des presses rotatives si vous tes imprimeur. les machines "maintenances" (V3) : ce sont les machines que vous devez entretenir, par exemple les chaudires de vos clients si vous tes chauffagiste les machines "location" (V3) : ce sont les machines que vous louez, par exemple des vlos si vous tes loueur de vlo. Gestan vous permettra de mmoriser les informations concernant la machine, comme son numro de srie ou sa date de garantie, de mettre en place des actions pour ces machines, comme par exemple une visite de contrle tous les trois mois ou une vidange tous les 10 jours, et de grer d'ventuelles locations de ces machines. Machine Ressources : ce sont vos machines de production, pour lequelles vous voudriez grer un plan de maintenance. Par exemple, vos presses si vous travaillez dans l'imprimerie, vos vhicules si vous tes un transporteur, voire vos chevaux si vous tes un club hippique. Si vous cochez la case "Grer", il vous faudra juste indiquer la nature de machine, presse, vhicule ou cheval, et le menu correspondant sera disponible dans le menu gnral. Machines Location : ce sont les machines que vous louez ou prtez, comme par exemple des vlos ou des tondeuses gazon. Si vous les grez, le menu correspondant sera disponible dans le menu gnral, ainsi que le menu "Location". La case Grer les heures de location permet, ou pas, de tenir compte des heures de dbut et de fin de location (dans le cas contraire, seul le jour sera utilis).

Machines maintenance : principe identique que prcdemment. Ce sont les machines que vous entretenez, et qui normalement appartiennent vos clients. Imprimer les infos machine : il est possible de lier une intervention, ou une pice (facture, devis, etc), une machine. Dans ce cas, il est possible d'imprimer - ou pas - sur la fiche d'intervention, ou la pice, les informations concernant la machine, sous deux formes : la forme "Standard" ou la forme "Vhicule". La case cocher Vhicule permet de grer dans la fiche machine le kilomtrage, l'immatriculation et la puissance. Les combos Imprimer les information machine permettent d'imprimer des informations spcifiques machine sur les pices (devis, factures, etc) qui peuvent leur tre lies, ou les fiches d'interventions. Si la combo est a Type vhicule , les information vhicule (kilomtrage, immatriculation, puissance), seront imprimes.

Champs paramtrables machines


Vous pouvez paramtrer 15 zones paramtrables pour les machines, 5 libells texte, 5 zones numriques, et 5 indicateurs boolens.

Onglet Divers

Paramtres rgionaux paiement


Code devise : le code devise utilise dans les devis et factures Nombre de dcimales : nombre de dcimales prendre en compte pour les devis et factures La zone "Mode de paiement 9" permet d'ajouter un mode de paiement aux 8 modes qui existent par dfaut (par exemple "CESU", ajout rglement par chque, carte, etc)

Fiches d'intervention
Il est possible d'imprimer sur les fiches d'intervention les diffrents tlphones du contact concern par la fiche. Vous pouvez paramtrer 15 zones paramtrables pour les interventions, 5 libells texte, 5 zones numriques, et 5 indicateurs boolens (V3)

Autres paramtres
A la connection Il y a deux modes pour le dmarrage de Gestan (la mire de connexion) :

- avec un code utilisateur et un mot de passe par dfaut (si la case "Mmoriser" de l'cran de connexion avait t coche, la connexion sera totalement automatique), - ou via la saisie obligatoire d'un code et un mot de passe chaque connexion. Utilisation multiposte : si elle est coche, la liste des action affiche sur l'cran principal de Gestan sera raffrachie chaque modification du fichier. Cochez cette case si vous utilisez Gestan en rseau : quand une nouvelle action vous sera affecte par un autre utilisateur, elle sera affiche automatiquement sur votre cran. Date par dfaut dans les critures : si elle est coche, dans le cas de la saisie d'critures la suite, la date de la premire criture sera mmorise, et servira de date par dfaut toutes les critures saisies ensuite. Dans le cas contraire, la date par dfaut de l'criture sera la date du jour. Cette option est utile dans le cas de saisie jour par jour de nombreuses critures. Message admin permet d'afficher un libell sur tous les crans d'accueil des utilisateurs de Gestan, par exemple "pot de dpart du directeur ce jour 18H salle Murat !" Rechercher automatiquement les nouvelles versions : elle permet de contrler tous les 30 jours que votre version de Gestan est bien jour. Vous pourrez nammoins faire ce contrle manuellement. Le bouton Genre de document permet de prciser les genres possibles de documents grs sous Gestan, par exemple "Doc technique", ou "Contrats". Selon la combo Type de consommation horaire , la granularit du suivi de consommation de ressource peut tre l'heure, le quart d'heure, ou la minute. Ces consommations de ressources sont en fait les temps de travaux : il suffit de dclarer un projet, avec des tches lies ce projet, et il sera possible de suivre des consommations horaires. L'utilit est le reporting des temps consomms, d'une part, mais il est aussi possible de facturer directement partir des consommations enregistres, ce qui est particulirement pratique pour toutes les professions facturant en rgie. NB heures par jour/homme est le nombre d'heure dans une journe, et sert la conversion de journes/homme en heure, et vice-versa. Par exemple, si vous avez dclar 16 heures de travail sur un projet, dont le code produit indique une unit de facturation en jour/homme, si vous aviez indiqu 8 heure par journe/homme, quand vous allez facturer, Gestan indiquera une quantit de 2.

Onglet Spcifique machine


Les paramtres des onglets prcdents sont valables pour l'ensemble de l'application, quel que soit l'utilisateur connect, ou la machine qu'il utilise. Les paramtres de cet onglet sont spcifique la machine sur laquelle l'utilisateur est connect. Il serait ainsi possible, par exemple, d'utiliser des serveurs SMTP diffrents au sein d'un mme rseau.

Rpertoires
Sortie des tats permet de spcifier le rpertoire par dfaut de sortie des tats. C'est dans ce rpertoire que sont produits les fichiers pdf issus des tats, ainsi que les fichiers d'exportation des donnes. Vous pouvez utiliser pour ce rpertoire votre rpertoire Mes Documents, ou tout autre rpertoire.

Publipostages
Pour les publipostages, vous pouvez utiliser un processeur word ou un processeur rtf. Si vous utilisez word, lorsque vous demandez l'dition d'un courrier pour un contact, vous activez un publipostage par Word : c'est assez long, le fichier rsultant est volumineux, et il faut avoir achet une licence Word Monsieur Gates, ou ses successeurs. Mais c'est une option qui peut tre intressante, notamment si vous crivez des courriers avec des mises en page compliques, ou des images, car Word compresse bien les images (on ne peut pas avoir tous les dfauts, non plus !) Si vous utilisez rtf, vous n'avez pas ces inconvnients : c'est ultra-rapide, cela prend moins de place qu'un fichier Word, vous

n'avez rien payer Microsoft. Mais cela permet un tout petit peu moins de fantaisies en matire de mise en page, et la compression des images n'est pas gre du tout. Autant dire que vous avez intrt optimiser votre logo avant ! Cela dit, nous recommandons plutt la troisime voie de publipostage propose par Gestan, savoir le "publipostage Gestan", qui produit des fichiers pdf partir de corps de texte contenant des mots-cl (voir "Messages-type et publipostage").

Paramtres mail
Ce sont les paramtres utiliss par Gestan pour envoyer des mails. Le serveur SMTP est le serveur de mail qui va tre utilis par Gestan pour envoyer des mails, par exemple une facture que vous voulez envoyer un contact. Vous pouvez utiliser le serveur SMTP mis votre disposition par votre fournisseur d'accs Internet (FAI), c'est dire l'entreprise via les services de laquelle vous tre connect Internet, comme Orange, Free, Darty, etc. Le serveur de votre FAI est gnralement au format smtp.fai.fr, par exemple smtp.orange.fr, si c'est orange qui est votre FAI. Si comme beaucoup, vous avez chang pour free en 2012, c'est smtp.free.fr. Vous trouverez le nom de ce serveur dans le courrier qui vous a t adress par votre FAI au moment o vous avez souscrit son offre. Si vous ne l'aviez pas pieusement conserv, vous trouverez ce renseignement trs facilement sur Internet. Les serveur SMTP des FAI sont quelquefois brids (cette information figurant assez rarement dans le descriptif des offres des FAI), c'est dire qu'ils n'autorisent qu'un certain nombre de mails par dlais : par exemple, Free limite les envois sur son serveur SMTP 200 mails par heure, et 1000 mails par semaines, ou Orange, qui s'y est mis brutalement et sans pravis en novembre 2010. Ces limitations sont en gnral suffisantes une utilisation normale de Gestan, mais en cas de dpassement, il reste possible soit de demander un dblocage votre FAI, soit de changer de serveur SMTP. Si vous possdez un nom de domaine, vous pouvez utiliser le serveur SMTP gnralement mis votre disposition par votre hbergeur (l'entreprise chez qui vous avez enregistr votre nom de domaine, comme 1&1, Gandi, LWS, etc.). Pour le paramtrage, il faut alors vous reporter aux indications fournies par votre hbergeur. Vous pouvez enfin utiliser un serveur SMTP mis votre disposition par votre fournisseur d'identit internet (l'entreprise chez qui vous avez ouvert un compte mail, comme GMail, Yahoo, etc). Dans ce cas, il faut aussi vous rfrer ses instructions d'emploi. N'indiquez de mot de passe SMTP que si vous utilisez un SMTP authentifi. Le port SMTP est gnralement 25, mais peut tre modifi pour certaines configurations spciales. Par exemple, pour utiliser le SMTP de Gmail, il faut indiquer smtp.gmail.com comme serveur SMTP, le port 587, et un mot de passe (au 04/08/08 - ces options changent souvent, et sans pravis...) Pour un smtp authentifi, comme par exemple le SMTP de 1&1, il faut indiquer comme mot de passe SMTP le mot de passe de l'adresse mail que vous utilisez chez 1&1, et indiquer cette adresse dans le champ Compte mail . De mme, pour certains serveurs, et en particulier celui de Google, une connexion TSL est ncessaire, utilit de la case cocher Connexion TSL scurise. La case cocher Formater les adresses permet d'adresser les mails avec le nom de la personne plutt que son adresse mail : si elle est coche, vous verrez "Prnom NomExped" au lieu de "exped@mon-entreprise.com" dans votre client mail. C'est plus lgant, mais depuis Dcembre 2010, il semble que la syntaxe "nom exped"<exped@mon-entreprise.com> pose des problmes sur certains serveurs SMTP. Il est utile dans ce cas de la dcocher. Le champ Temporisation permet de dclarer une dure entre l'envoi de deux mails. Certains serveurs SMTP fonctionnent mal quand ils sont " fond", il est alors utile de ralentir la vitesse d'envoi avec ce paramtre. Le petit bouton de test permet de tester le fonctionnement du paramtrage que vous avez saisi, avec ou sans formatage d'adresse mail.

Tlphonie
Si vous avez la chance d'avoir un standard PABX, et un priphrique TAPI sur votre ordinateur, Gestan peut vous faciliter la vie : vous pouvez composer directement les numros de tlphone sous Gestan, plus besoin du clavier du tlphone, un clic suffit. Et en rception, Gestan peut vous afficher immdiatement la fiche contact s'il a trouv dans la base le numro de tlphone de l'appelant. Le bouton-lien Priphrique TAPI permet de slectionner le priphrique TAPI qui doit tre slectionn, tandis que la zone prfixe permet de saisir l'indicateur tlphonique de connexion au rseau extrieur, le cas chant. Si vous avez slectionn un priphrique TAPI : un bouton "Appel" est affich sur la liste des contacts : un clic sur ce bouton permet de faire apparatre la mire d'appel tlphonique automatique. une option du menu principal (contact > dtection des appels entrants) permet de lancer le programme de dtection des appels entrants (Tel_detect.exe) il est possible au niveau des options utilisateurs de demander le lancement automatique du programme de dtection automatique des appels entrants

Paramtrage de la TVA
Le cas des entreprises soumises la TVA
En gnral, les socits sont assujetties la TVA. A l'initialisation, Gestan cre une table des taux de TVA, comportant un taux normal par dfaut (en France, 19,6% en 2007), et un taux rduit par dfaut (en France, 5,5% en 2007). Lors de la cration d'un produit, ce taux de TVA normal par dfaut est pr-slectionn. En cration de devis ou de facture, le taux de TVA sera praliment avec le taux de TVA saisi au niveau du produit. S'il n'est pas renseign, ou si le catalogue de produit n'est pas utilis, c'est le taux de TVA par dfaut qui est utilis.

Le cas des entreprises non assujetties la TVA


Certaines entreprises ne sont pas assujetties la TVA (en France, conformment l'article 293 bis du CGI). Dans ce cas, c'est le taux 0 qui est dfini comme taux par dfaut. Ce taux de TVA sera prslectionn par dfaut en cration de nouveau produit. En cration de devis ou de facture, le taux de TVA sera praliment avec le taux de TVA saisi au niveau du produit. S'il n'est pas renseign, ou si le catalogue de produit n'est pas renseign, c'est le taux de TVA par dfaut qui est utilis. Lors de la saisie des devis et factures, la colonne TVA ne sera pas affiche. De mme, lors de l'dition des devis et facture.

Le cas des taxes du Canada


Une taxe fdrale sur les produits et services (TPS) de 5% est applicable sur toutes les transactions au Canada, l'exception de la nourriture de base, comme le sirop d'rable. cette taxe fdrale, il faut ajouter une taxe de vente provinciale qui est applique sur toutes les transactions. Cette taxe varie d'une province l'autre. Voici les principales: Qubec: 7.5 % jusqu'au 31 dcembre 2010 (8,5% ds le 1er janvier 2011) Ontario: 8 % Alberta: 0 % Colombie-Britannique: 7 % Par exemple, soit un produit 100 dollars HT au Quebec. Il faudra d'abord lui appliquer la TPS de 5% --> 100 + 5% = 105 dollars Puis il faudra appliquer la taxe provinciale (TVQ de 8,5%) sur ce montant --> 105 + 8,5% = 113,92 dollars. Gestan peut tre paramtr pour tenir compte de ces particularits : d'une part, sur l'cran de paramtrage gnral, cochez la case "Rgime de taxe Canada", et indiquez le taux de TPS applicable, selon l'activit de votre entreprise. Puis, via l'cran de paramtrage des taux de TVA, indiquez les taux de taxe de vente provinciale qui peuvent s'appliquer, en fonction des fournitures vendues par votre entreprise (certaines peuvent tre exonres). Ces taux de taxe de vente provinciale pourront tre modifis ligne par ligne. Les calculs effectus par Gestan tiendront compte de l'application cumule des deux taxes. Au moment de l'dition des factures, les taxes seront totalises en deux lignes, l'une pour la taxe fdrale, l'autre pour la taxe provinciale.

Dlais de rglement
Cet cran permet de paramtrer les dlais de rglement des factures, et le dlai de validit des devis

Utilisation de l'cran
Le nombre de jours est le dlai accord. Par exemple, pour une facture au 10/08, un dlai 30 jours donnerait une chance de facture au 10/09. Le quantime (du mois) est le jour d'chance de la facture au sein du mois concern. Par exemple, toujours pour une facture du 10/08 avec un nombre de jours 30 et pour un quantime de 15, la date d'chance serait au 15/09 (le "15" suivant la date d'chance brute, qui tait au 10/09. Pour faire des dlai fins de mois (par exemple, 30 jours fin de mois), il suffit de mettre 99 dans la case quantime. Dans ce cas, la date d'chance de notre facture du 10/08 serait au 30/09. Le dlai de rglement "comptant" ne peut pas tre supprim, tant utilis dans certaines fonctions de Gestan.

Valeurs par dfaut


L'cran de paramtrage de Gestan permet de spcifier le dlai de rglement par dfaut (ainsi, d'ailleurs, que le dlai de validit par dfaut des devis). Il n'est pas possible de supprimer un dlai de rglement s'il s'agit du dlai de rglement par dfaut, il faut le modifier pralablement dans le paramtrage de Gestan.

Libells paramtrables
Cet cran permet de codifier tous les "libells gnriques" utilisables par Gestan. Il est ainsi possible de paramtrer : le genre de machines-ressources le genre de machines-location le genre de machine-maintenance le genre de projet rle de contact sur un projet le genre d'action le genre de rendez-vous le genre de contact le genre de document et beaucoup d'autres libells !... Paramtrez par exemple quelques genres de contact, puis rendez vous sur la fiche contact. Sur cette dernire sera affich une zone qui vous permettra de saisir le genre du contact, une combo avec les valeurs que vous avez saisies dans l'cran des libells paramtrables.

Paramtrage Comptable
Cet cran permet de codifier certains paramtres comptables utiliss par Gestan.

La partie haute de l'cran sert dclarer les racines des classes comptables de votre plan comptable. La seconde partie permet de saisir les comptes de plan corresopondants aux oprations. Ce paramtrage est ncessaire, entre autres, l'export XIMPORT des critures comptables. Si vous n'tes pas familier de cette passionnante discipline qu'est la comptabilit, nous vous recommandons de demander le concours de votre comptable prfr, qui saura vous dire quels comptes il utilise pour traiter votre comptabilit.

Privilges utilisateurs
La liste des utilisateurs prsente les utilisateurs dclars dans Gestan. L'cran liste permet de contrler trois paramtres importants : droits administrateur : cela permet d'attribuer ou de dsattribuer des droits d'administrateur tout utilisateur de Gestan. autorisation de modification de paramtrage : cela permet d'autoriser ou d'interdire les modification de paramtrage par l'utilisateur. autorisation de connexion : cela permet d'autoriser ou de refuser la connection Gestan par l'utilisateur concern. Il permet aussi d'ouvrir l'cran de paramtrage des privilges (droits d'accs sur les fichiers).

Les droits des administrateurs


Les droits d'administrateur permettent : de crer de nouveaux utilisateurs pour Gestan d'autoriser ou de refuser les connexions aux autres utilisateurs de Gestan d'attribuer ou de dsattribuer les privilges d'administration d'accder au menu d'administration de Gestan de supprimer les factures de modifier une facture, un devis, un avoir dj transmis au client Selon le paramtrage de Gestan, ces oprations peuvent tre rserves aux administrateurs : la suppression d'un mouvement de stock sans cration de mouvement de contrepassation (voir gestion des stocks) Au premier lancement, Gestan cre un premier utilisateur, avec des privilges d'administrateur, et un mot de passe identique son code. Pensez le modifier, si vous tes plusieurs utilisateurs de Gestan !

L'autorisation de modification de paramtrage


En autorisant ou en refusant les modifications de paramtrage, vous pouvez rserver certains utilisateurs des parties de Gestan. Par exemple, vous utilisez Gestan en rseau, sur le poste de la Direction, du Magasinier, et du Comptable. Au moment de la cration, Gestan cre un utilisateur Administrateur - considrons pour l'exemple qu'il s'agit du directeur. Cet administrateur cre alors un utilisateur MM pour le magasinier, et CC pour le comptable. Ensuite, il se connecte sous CC, et configure ses options personnelles pour qu'il puisse accder aux critures, mais pas aux produits, via l'cran de configuration des menus. Il fait de mme en se connectant sous MM, pour qu'il ait accs aux produits mais pas la compta. Enfin, il se reconnecte sous son code de Direction, et supprime CC et MM l'autorisation de modifier le paramtrage : CC et MM auront un Gestan configur "pour eux", et ne pourront pas modifier ce paramtrage.

La gestion des privilges utilisateurs sur les fichiers


L'cran de gestion des privilges permet de rgler finement, pour chaque utilisateur, l'accs aux donnes de certains fichiers.

Ce paramtrage est accessible via le bouton "Privilges" de l'cran liste des utilisateurs. Il y a six options possibles : Consultation zro + MAJ zro : l'utilisateur n' aucun accs sur le fichier considr Consultation rduite + MAJ zro : l'utilisateur peut accder en consultation aux enregistrements crs par lui, mais ne peut pas faire de mise jour. C'est un cas rare. Consultation rduite + MAJ rduite : l'utilisateur peut accder en consultation aux enregistrements cr par lui et en effectuer les mises jour. Consultation tendue + MAJ zro : l'utilisateur peut accder en consultation tous les enregistrements, mais ne peut faire aucune mise jour. C'est un accs gnral en simple consultation. Consultation tendue + MAJ rduite : l'utilisateur peut accder tous les enregistrements en consultation, mais ne pourra mettre jour que les enregistrements crs par lui. Consultation tendue + MAJ tendue : c'est un accs complet au fichier.

Prfrences utilisateur
Cet cran gre les informations personnelles de l'utilisateur. Il reste accessible l'utilisateur, mme si son indicateur "Autorisation de modification de paramtrage" est dcoch. Ces paramtres sont lis l'utilisateur : quelle que soit la machine qu'il utilise, il retrouve ses prfrences personnelles.

Onglet Utilisateur

Le code est celui qui permet, avec le mot de passe , de se connecter Gestan. Il identifie galement, dans la plupart des fichiers, toute cration ou modification d'enregistrement. La langue permet de positionner la langue de l'interface. Elle peut aussi tre modifie par le menu principal. Le Nom Apparent est une mention qui apparatra sur les factures (Mention "Suivi par") et autres pices, ainsi que sur les fiches d'intervention. Vous pouvez y mettre une identification de l'utilisateur, comme des initiales, le nom complet, un pseudo ou un code. La zone Autre mentions permettra d'ajouter au nom apparent une seconde ligne d'information, comme par exemple des horaires d'ouverture, une adresse mail, etc. Sur le ct droit, une zone permet de stocker une photo de l'utilisateur .

Onglet Adresse/Tel

Cet onglet permet de mmoriser les coordonnes des utilisateurs de Gestan. Le N de SSoc est notamment utilis dans l'tat liste des intervention (formulaire pour le fisc, pour les entreprises de service la personne). Les coordonnes mail pro et mail perso sont utiliss lors de l'envoi de mails par Gestan : si vous envoyez un mail pro par Gestan, le mail pro avec le nom pro en clair, par exemple en@monentreprise.com<Support Technique ME>, seront utilises comme rfrences d'expditeur. En revanche, pour un mail perso, ce seront le mail perso avec le nom perso, par exemple etnalo@free.fr<Etienne Nalo>

Onglet Actions

L'action par dfaut est le type d'action qui est prslectionne automatiquement quand vous crez une nouvelle action. Les action faire sont affiches dans la "toudouliste" du menu principal, x jours avant sa date prvue de ralisation, x tant un nombre de jours paramtrable dans le champ Nb jours aff. avant . La case cocher Afficher la 1ligne de commentaire action dans la toudouliste est gniale - n'ayons pas peur des mots ! voici comment elle fonctionne : Avec Gestan, les actions (travail, courrier, mail, tlphone, etc.) sont dcrites - entre autre - par un libell, et par une zone de commentaire libre. Par exemple, vous pourriez avoir une action avec un libell "Fte des vendanges", et une zone de commentaire vide. La toudouliste (la liste des actions faire affiches sur le menu principal de Gestan) vous affichera les informations de l'action faire, ici le libell "Fte des vendanges" Maintenant, si vous mettez dans la zone de commentaire "Commander le champagne", et que vous cliquez la case cocher, la toudouliste affichera "Fte des vendanges ---> commander le champagne" : vous savez que la prochaine opration faire pour la fte des vendanges, c'est de commander le champ' (nous avons de bonnes adresses, n'hsitez pas nous les demander...) Sur le menu contextuel de la toudouliste, Suivi de l'action > Action suivante va vous permettre, une fois que vous aurez command le champagne, de saisir la prochaine opration, par exemple "rserver la salle municipale". La toudouliste affichera "Fte des vendanges ---> rserver la salle municipale" (plus un horodatage). Ce libell "rserver la salle municipale" sera en fait intgr la premire ligne des commentaires de l'action : la zone commentaire vous permettra de conserver tout l'historique de l'action. C'est pas gnial, comme ide ?! Les dures par dfaut sont dfinies par type d'action. Elles servent la cration d'une nouvelle action, et permettent de reprsenter les actions sur l'agenda graphique (V3).

Onglet Agenda

L'agenda graphique (V3) est paramtrable par utilisateur (tous les utilisateurs n'ont pas forcment les horaires standard d'ouverture de l'entreprise) : il est ainsi possible de dclarer l'heure de dbut et de fin de travail, ainsi que le jour de la semaine qui doit tre considr comme premier jour.

Le nombre d'heures hebdomadaire est utilis dans les tats des consommations horaires, pour calculer les dpassements ventuels en heures supplmentaires. La case Synchroniser Google permet de synchroniser un agenda Google avec l'agenda Gestan (les rendez-vous). Dans ce cas, il faut que le paramtrage Google soit renseign. Le paramtrage Google est ncessaire pour l'importation ventuelle, ou la synchronisation des contacts Google. Idem pour la partie Outlook.

Onglet Chrono

Gestan dispose d'un chrono, conu pour permettre d'enregistrer le temps consomm sur les activits. Vous pouvez choisir de lancer cette application au dmarrage de Gestan, ou de Windows, ou prfrer la lancer manuellement. Si vous indiquez un dlai dans le champ "Au bout de", vous pourrez spcifier ce qui se passe au bout de x minutes d'inactivit (quand il n'y a pas de tche en cours dans le chrono) : soit un bip, soit l'affichage du chrono, soit les deux. Sous XP, Vista (pas de chance !) ou Seven, vous pouvez paramtrer l'opacit de cette fentre d'affichage du chrono.

Onglet Notes diverses

Permet de stocker toute information relative l'utilisateur, juste dans un but de mmorisation.

Onglet Fond d'cran

Permet de paramtrer le fond de l'cran d'accueil de Gestan. Vous pouvez utiliser les photos livres avec Gestan, ou tout autre fond d'cran qui vous plaise. La couleur de libell cran est celle avec laquelle sont affiches les tches du jour. La couleur phmride est celle avec laquelle est affiche le saint du jour. Vous pouvez ainsi les harmoniser avec le fond d'cran que vous avez choisi.

Onglet Autres options

La combo Ouvrir au dmarrage permet de prciser l'cran que vous voulez automatiquement et systmatiquement ouvrir au dmarrage de Gestan : la liste des contacts (si vous tes au service communication, par exemple), l'agenda (si vous tes le grand patron, par exemple), la liste des produits (si vous tes au service technique, par exemple), etc. La case cocher Ne pas afficher la todo list permet de ne pas afficher la liste des tches faire, sur l'cran principal de Gestan. Gestan permet d'afficher, sur l'cran principal, des "post'it" : il suffit pour cela de dessiner un rectangle la souris, et vous pouvez saisir ce que vous voulez l'intrieur. La jauge opacit des postit permet de rgler l'opacit des ces postits, tandis qu'il est possible de prciser une couleur, une police et une taille de police pour l'affichage de ces postits. Si vous tes quip d'un PABX, ou d'un autre priphrique reconnaissant la norme TAPI, Gestan est capable de dtecter les appels entrants, et d'afficher l'identit de l'appelant si le numro de tlphone est connu. Vous pouvez dmarrer cette dtection automatiquement ou pas l'aide de la combo Lancement automatique TelDetect , et mettre un son (ou pas) la dtection d'un nouvel appel, via la case cocher Emettre un son si dtection . (Il vous aura fallu paramtrer l'identifiant du priphrique TAPI li la machine, voir "Paramtrage de l'application", onglet "Spcifique machine"

Onglet info connexion

Ce onglet affiche les informations concernant certains privilges de l'utilisateur, notamment sa qualit d'administrateur, son droit modification du paramtrage et connexion, ainsi que les informations de sa dernire connexion

Boutons, menus, volets, perso-menus


Cet cran gre l'accs aux modules, par le paramtrage des boutons de l'cran principal, et le paramtage des menus de ce mme cran, et les "perso-menu". Il reste accessible reste accessible tout utilisateur, mais si son indicateur "Autorisation de modification de paramtrage" est dcoch, les modifications ne pourront pas tre valides. Le paramtrage des boutons et des menus/onglets est li l'utilisateur : quelle que soit la machine qu'il utilise, il retrouve ses prfrences personnelles. En revanche, les "perso-menu" sont uniquement valide sur la machine de l'utilisateur.

Gestion des boutons


L'utilisateur peut paramtrer librement les boutons affichs sur l'cran d'accueil de Gestan, en fonction des tches qu'il a faire. Par exemple, le bouton "Ecritures" n'est pas forcment ncessaire au service commercial, s'il ne saisit jamais d'critures. La suppression ou l'ajout d'un bouton ne modifie pas les fichiers donnes : vous pouvez supprimer le bouton "Ecritures" sans craindre d'effacer toutes les critures comptables de votre socit.

Gestion des menus et onglets

L'utilisateur peut paramter les menus de l'cran principal de Gestan : inutile, par exemple, un membre du service commercial d'avoir le menu "Comptabilit". La suppression ou l'ajout d'un menu ne modifie pas les fichiers donnes : vous pouvez supprimer le menu "Comptabilit" sans craindre d'effacer toutes les critures comptables de votre socit. De mme, certains crans liste sont paramtrables. Par exemple, la liste des contacts prsente, dans sa partie infrieure, des onglets qui affichent les diffrents lments pouvant tre lis aux contacts : actions, tches, projets, etc. L'utilisateur peut paramtrer librement l'affichage de ces onglets. Par exemple, toutes les factures portent la rfrence du contact (en l'occurrence, un client) qu'elles concernent. Lors de la slection du contact sur la liste, les factures correspondantes sont affiches dans l'onglet facture. Or si vous n'utilisez pas Gestan pour la facturation, cet onglet est inutile, vous pouvez donc ne pas l'afficher. L'affichage ou non d'un onglet ne modifie pas les fichiers donnes : vous pouvez ne pas affiocher l'onglet "Factures" sans craindre d'effacer toutes les factures mises par votre socit.

Gestion des perso-menus


Il est possible de paramtrer un menu personnel dans Gestan. Il reste accessible l'utilisateur, mme si son indicateur "Autorisation de modification de paramtrage" est dcoch. Lorsque vous ouvrez souvent tel fichier ou tel programme, il peut tre intressant de pouvoir les ouvrir directement depuis Gestan. C'est cela que sert cet cran. Indiquez un nom pour le lien, puis choisissez quoi il correspond : ce peut tre un fichier (il sera ouvert avec son application associe), ou n'importe quel programme, sur la machine locale ou sur un serveur.

Vous pouvez personnaliser les raccourcis avec des icones. Gestan est fourni avec un set d'icones se touvant dans le rpertoire RESSOURCES\ICONES du programme : vous pouvez en ajouter ou en supprimer, votre convenance. Ces icones doivent tre des fichiers ico, png ou gif, de 16*16 pixels. Les perso-menus sont propres aux machines et non pas aux utilisateurs : un mme utilisateur connect sur deux machines diffrentes n'aura pas les mme perso menus sur les deux machines (sauf s'il les paramtre l'identique, bien sr !)

Astuces

Grer les droits des utilisateurs avec Gestan Vous pouvez souhaiter que, par exemple, le comptable de votre entreprise ne voie pas la liste des interventions ralises par votre SAV, et que le SAV ne vienne pas mettre de dsordre dans la compta, par exemple. Pour ce faire, c'est trs simple : connectez vous sous l'identit du comptable, et paramtrez les boutons et volets que vous lui donnez le droit d'utilisez. Puis faites de mme en vous connectant sous l'identit du technicien de SAV. Enfin, connectez vous sous votre code d'administrateur, et, dans la liste des utilisateurs, paramtrez les comptes du comptable et du technicien de SAV en leur interdisant la modification du paramtrage. .

Afficher une page web en postit automatiquement C'est un gag, mais c'est possible ! Pour ce faire, il suffit juste de prfixer le nom du raccourci par <WEB> et d'indiquer une URL comme chemin de fichier. Le post-it sera charg automatiquement au lancement de Gestan (sur une ide des Jardins de Kerelaouen, qui voulait avoir une fentre pour voir le temps qu'il fait dehors !)

La gestion des Contacts


Un contact, qu'est-ce ?
Les contacts sont les personnes physiques que vous connaissez, qui sont soit des contacts professionnels, soit des contacts personnels, soit les deux. Les contacts professionnels peuvent tre rattachs - ou pas - une socit, celle qui en gnral les emploie. Les contacts sont classs en quatre groupes : les clients : les contacts que vous facturez les prospects : ceux dont vous avez de bonnes raison de croire que vous allez les facturer les partenaires, services, prestataires (PSP) : tous les contacts avec lesquels vous entretenez une relation professionnelle, mais qui n'entrent pas dans les catgories prcdentes Les autres contacts sont supposs tre des contacts personnels. Cette classification exclusive (ces quatre groupes sont exclusifs entre eux : un contact class "client" ne peut tre class en mme temps "personnel") peut tre complte par autres systmes de segmentation : - les catgories de contacts (20 catgories possibles) : un contact pourra faire partie d'une ou plusieurs catgories - les genres de contacts (1 genre par contact) : il est possible de dfinir des genres de contact, ventuellement associ une couleur - les champs complmentaires paramtrables : Gestan permet de grer des champs supplmentaires dont vous pouvez dfinir la signification : 5 champs texte, 5 numriques, 5 dates, 5 boolens, et 5 combos. Gestan permet aussi de grer des donnes commerciales "standard", en cochant la case "Grer les donnes commerciales contact" dans l'cran de paramtrage de Gestan. Dans ce cas, un onglet supplmentaire est affich sur l'cran fiche, qui permet de stocker ces informations, comme par exemple le taux de remise, le rgime de TVA, les consignes de livraison, etc. En cochant la case "Grer les adresses de facturation et de livraison" dans l'cran de paramtrage de Gestan, un onglet supplmentaire est affich sur l'cran fiche, qui permet de stocker ces adresses.

Entits rattaches aux contacts


La notion de contact est centrale, dans Gestan. C'est aux contacts que sont rattachs la plupart des autres lments grs par Gestan Ainsi, sont rattachs aux contacts : les notes : notes diverses non formates les actions : tout ce que vous faites relativement ce contact : tlphone, courrier, rendez-vous, mail, information, etc. les projets : ce sont les missions que vous effectuez pour ce contact. Par exemple "Ingnirie Web", ou "Presta conseil" les documents : ce sont les fichiers divers rattachs au contact, par exemple le courrier que vous lui avez envoy, au format rtf ou word, ou le scan du courrier qu'il vous a envoy, au format gif, ou encore le cahier des charges qu'il vous a transmis, au format pdf les interventions : ce sont les comptes-rendus des oprations que vous avez effectu pour le contact, par exemple l'installation de son hot-spot, si vous tes un prestataire informatique les devis, commandes, factures et avoirs, bons de livraison, factures fournisseurs, commandes fournisseurs, demandes de prix... les versements : versements effectus par ce contact (utile pour grer les dons d'une organsation, par exemple) les adhsions : celles des contacts qui adhrent votre groupe, club, association, voire parti politique !

Personnalisation des catgories de contacts

L'cran Catgories de contact permet de dclarer jusqu' 20 catgories supplmentaires de contact, par exemple "Possde un chien", "Possde un chat", ou "Membres de l'amicale bouliste". Si vous dclarez ces catgories dans l'cran liste des catgories de contact (voir menu Contact), une case cocher correspondante sera affiche sur l'onglet "autres informations" de l'cran fiche contact.

Personnalisation des genres de contacts


Vous pouvez dclarer un nombre illimit de genre de contacts, via l'cran des libells gnriques. Un contact ne pourra appartenir qu' un seul genre, au contraire des catgories.

Personnalisation du type de client (type comptable)


Vous pouvez dclarer un nombre illimit de types de clients, via l'cran des libells gnriques. Un contact-client ne pourra appartenir qu' un seul type, au contraire des catgories. Le type de client peut servir crer une typologie de contacts, comme le genre de contact. Mais la raison d'tre de ce critre est de pouvoir grer l'affectation dans des comptes de tiers diffrencis, selon les types de clients, lors de l'export des critures en partie double (export XIMPORT). Par exemple, quand vous faites une facture pour un client "normal", une criture est porte au dbit du compte client, en gnral un compte 41 (en France). Avec ce critre, vous pouvez paramtrer que les factures tablies au nom de clients de type "cooprative" seront passes non pas sur le compte 41, mais sur un autre compte client, 41xxx.

Champs paramtrables de l'cran contact


Il est possible de grer des zones paramtrables. Par exemple, vous pouvez grer avec GESTAN des zones textes comme par exemple "Couleur prfre", des zones numriques comme par exemple "Revenus mensuels", des dates comme "date d'obtention d'examen", des combos comme "Etat marital : C/M/D/S/V", ou encore des indicateurs comme par exemple "A jour de cotisation". Ces zones supplmentaires se dclarent via l'cran de paramtrage.

Gestion des enfants


Gestan peut mmoriser des informations sur les enfants des contacts. Dans le cas normal, seul le prnom et la date de l'enfant sont grs, et peuvent tre saisis directement dans la table des enfants de la fiche contact. Il est possible de grer davantage de donnes (2 zones texte, une zone numrique, un boolen, une date et un combo). Dans ce cas, la saisie directe dans la table sera remplace par un double-clic sur la table, qui ouvrira la fiche enfant en modification.

Recherche dans la liste des contacts


En haut gauche de l'cran liste, se trouve un champ de recherche qui vous permet de vous positionner dans la liste, et un bouton Filtrer sa droite. Par exemple, vous entrez CAS dans la zone de recherche : la liste vous affiche le premier contact dont le nom de famille (ou la socit), commence par CAS. Mais si vous cliquez sur le bouton Filtrer, vous aurez tous les contacts dont le nom, le nom de jeune fille, le prnom, ou le prnom de l'pouse contient CAS. Un clic droit sur ce bouton permet de cocher l'option "Ajouter la ville dans le filtre". Si cette option est coche, seront aussi slectionns tous les contacts dont la ville pro ou perso contient CAS, ou dont le code postal pro ou perso commence par CAS.

Si vous cliquez sur ce bouton alors quLe bouton Chercher de la liste des contacts ouvre un cran qui permet de dfinir une requte complexe sur toutes les rubriques du fichier contact. Tous les critres de recherche sont lis par des "ET" (si vous spcifiez deux critres de recherche, par exemple la ville et la date de naissance, la requte slectionnera les enregistrements correspondants aux deux critres, et non pas l'un ou l'autre) Le bouton Chercher de la liste des contacts ouvre un cran qui permet de dfinir une requte complexe sur toutes les rubriques du fichier contact. Tous les critres de recherche sont lis par des "ET" (si vous spcifiez deux critres de recherche, par exemple la ville et la date de naissance, la requte slectionnera les enregistrements correspondants aux deux critres, et non pas l'un ou l'autre) Le boutun Rech rap permet de dfinir des requtes les plus frquentes d'une faon plus simple. En bas de l'cran, une case cocher permet de mmoriser la recherche : la liste correspondante cette recherche sera accessible via les petits boutons ronds gris du haut de la liste des contacts.

Gnration automatique des courriers


Gestan permet de gnrer automatiquement des courriers partir de modles-types word ou rtf. Voir la page "Courriers automatiques" Il permet aussi d'envoyer des mails prformats, voir la page "messages mails prformats", ou de gnrer des courrierstype en pdf.

Astuces pour la gestion des contacts

Menu contextuel sur la liste des contacts L'cran liste des contacts comporte un menu contextuel : faites un clic droit sur la liste pour l'atteindre (il permet des oprations relatives au contact slectionn, comme par exemple crer une action faire pour le contact, ou afficher le plan correspondant)

Memo presse papier (menu contextuel) Cette option du menu contextuel copie les informations du contact dans le presse papier. Vous n'avez plus qu' faire Ctrl+V dans une autre application pour rcuprer ses coordonnes compltes. Trs utile quand on vous demande par mail les coordonnes d'un contact !

Civilit professionnelle Gestan permet de grer une civilit professionnelle diffrente de la civilit personnelle. Ainsi, si vous connaissez M & Mme X, vous pourrez tablir des factures ou devis Monsieur X seulement (ou Mme, bien sr... !). Quand vous tes sur l'onglet personnel de la fiche client, la civilit personnelle s'affiche, alors que c'est la civilit professionnelle qui s'affiche lors de l'affichage de l'onglet professionnel.

Rappels d'anniversaire Un clic droit sur la date de naissance du contact permet de crer un rappel d'anniversaire pour ce contact.

Multislection sur la liste des contacts Vous pouvez slectionner plusieurs contacts la fois, et raliser une opration pour ces contacts, comme par exemple crire une lettre. Il suffit de cliquer sur le premier contact que vous souhaitez, puis d'utiliser la combinaison Ctrl+clic pour les autres contacts souhaits.

Liste des codes postaux GESTAN est fourni avec la liste des codes postaux des communes franaises. Il est possible de charger tout fichier de codes postaux en remplacement ou en ajout. Le fichier charger doit tre au format texte sparateur tabulation, et comporter, par ligne, le code postal et le libell de la ville. Vous trouverez dans le rpertoire rep_install\RESSOURCES\ des fichiers de codes postaux sulpplmentaires que vous pouvez modifier avec votre diteur de texte favori avant le chargement : les codes postaux France (codes_postaux_france.txt), mais aussi : - les codes postaux du Royaume de Belgique - les codes postaux de la Confdration Helvtique (merci Roland Barras) - les codes postaux de la Principaut du Luxembourg - les codes postaux du Royaume du Maroc Pour d'autres pays, veuillez contacter ICS (contact@ics-informatique.com).

Liste des pays avec leurs masques tlphoniques Gestan est fourni avec une liste internationale des codes pays. La fiche pays comporte un masque tlphonique, qui permet de formater les numros de tlphone des contacts et des socits en fonction du pays de l'adresse. Par exemple, pour les numros de tlphone France, dclarez un masque 99-9999-99-99 dans la fiche pays France (Vous pourriez aussi dclarer (33)999 999999 comme masque)

Adresse professionnelle rptitive Lorsque vous voulez enregistrer de nombreux contacts ayant la mme adresse professionnelle, engegistrez une socit : sur l'onglet des informations professionnelle, le bouton de slection des socits vous permettra de choisir la socit en question, et de renseigner d'un coup les champs adresse professionnelle du contact. A l'inverse, le menu contextuel du champ Socit permet d'insrer un enregistrement Socit avec les donnes du contact en cours.

Commentaires sans mise en forme La zone de commentaire permet une saisie libre avec mise en forme. Vous pouvez faire un simple copier-coller depuis tout document (Open Office, Office, site Internet, etc.). Si vous ralisez ce copier-coller par Ctrl-C, la mise en forme sera galement copie. Dans le cas o vous ne le souhaitez pas, utilisez le petit bouton "Coller" de la barre d'outils de la zone de commentaires.

Adresse de livraison et adresse de facturation Gestan permet de grer les adresses de livraison et de facturation de vos contacts. Voir le paramtrage gnral de l'application (Outils > Paramtrage de l'application). En fonction du paramtrage, un onglet supplmentaire est affich dans la fiche contact pour grer ces donnes.

Donnes commerciales complmentaires Gestan permet de aussi grer des donnes commerciales complmentaires pour vos contacts : taux de remise commerciale, assujettissement TVA ou pas, instructions de livraison, de commande, ou de facturation. Voir le paramtrage gnral de l'application (Outils > Paramtrage de l'application). En fonction du paramtrage, un onglet supplmentaire est affich dans la fiche contact pour grer ces donnes.

Onglet action : voir/masquer les actions archives L'onglet action affiche la liste des actions. Les actions peuvent tre ou non "archives", en fonction de la case cocher "archive" de la fiche action. A l'aide du bouton situ sur le ct droit de la liste des actions, en bas, vous pouvez afficher ou masquer les actions archives, de manire, si vous les masquer, avoir une meilleure visilit dans les actions non-

archives, censes tre plus importantes.

Onglet documents : glisser-dposer des documents depuis l'explorateur L'onglet documents affiche la liste des documents relis au contact. La bouton "+" permet de rattacher un nouveau document au contact. Mais vous pouvez aussi utiliser le glisser-dposer (ou drag'n drop) depuis l'explorateur de fichiers, pour attacher d'un coup un ensemble de documents au contact. Dans ce cas, les documents sont copis dans le rpertoire du contact et non pas supprims.

Coordonnes GPS Gestan peut stocker les coordonnes GPS des contacts. Un clic droit sur la loupe de recherche des villes (adresse professionnelle ou personnelle) permet d'afficher la fiche Latitude/Longitude. Si ces donnes ne sont pas renseignes, Gestan peut les calculer (Une connexion Intenet est ncessaire - Le calcul est effectu par le service cartographique de Google)

Option recherche complte En cas de fichier de contact trs important ou de rseau lent, la zone de recherche en haut de l'cran gauche peut tre optimise avec l'option "recherche complte". Pour ce faire, un clic droit sur l'cran (pas sur une liste) permet de l'activer. Dans ce mode, les entits lies (actions, documents, pices, etc.) ne sont affiches que si l'on a saisi le nom complet dans la zone (ou que l'on clique sur la ligne correspondante). Cela permet de diminuer le trafic rseau et les accs la base.

Cration rapide d'un contact client


L'cran de cration rapide est trs simple d'usage.

Quand vous arrivez sur l'cran, votre curseur est positionn dans la case "Nom". A chaque fois que vous saisissez une lettre, les noms qui sont dj enregistrs dans votre base sont affichs dans la table juste en dessous. Si vous aviez dj le contact dans la base, il suffit de double-cliquer dans la table pour le prendre en compte. Si vous passez la case "Prnom", par exemple avec la touche "Tab" et que la case "Nom" contient un nom qui n'est pas dj enregistr, la table disparat, et vous pouvez saisir les autres champs (Socit, adresse, code postal et ville).

Marketing et commerce
Le but de cet cran est de raliser des "oprations "globales essentielles au marketing et au commerce pour une slection de vos contacts, comme par exemple envoyer un courrier tous vos contact qui vous ont command le produit PROD01 dans le courant de l'anne 2010, envoyer un mail tous vos contacts dont le chiffre d'affaire 2010 dpasse 1 million d'euros, ou encore de golocaliser tous ceux de vos contacts qui habitent l'Ile de France. L'cran permet donc tout d'abord de faire une slection - pour le moment uniquement sur les donnes contact, mais bientt relie d'autre critres, comme le chiffre d'affaire, les produits facturs, ou les actions ralises. Puis, pour la slection, ou une sous-slection de celle-ci (la liste permet la multi-slection), l'cran permet d'excuter oprations : la golocalisation des contacts concerns, l'dition d'un courrier (bientt !), et l'envoi d'un mail (bientt aussi !)

La golocalisation des contacts


Elle est effectue par l'intermdiaire du service cartographique de Google. Une connexion Internet est donc ncessaire au calcul des coordonnes GPS. Dans le cas des adresses avec deux lignes, par exemple "Parc d'activit Jeanne d'Arc, 2 rue des Anglais", la recherche sera effectue uniquement sur la seconde ligne, c'est dire la rue des Anglais. Les adresses qui n'auront pas pu tre gocodes seront signales en orange. Il restera possible de saisir manuellement les coordonnes GPS via l'cran fiche contact (attention, les coordonnes GPS d'un contact sont remise zro chaque changement d'adresse)

Import / Synchro Contacts Outlook / Google

Gestan permet d'importer des contacts depuis Outlook ou Google en vue de la cration ou de la mises jour des contacts stocks dans la base Gestan. Il peut galement synchroniser ces carnets d'adresse. Dsol pour les utilisateurs - dont nous ! - d'Outlook Express : cette application ne connat pas le protocole Extended Mapi, et Gestan ne sait pas lire dans les carnets d'adresse Outlook Express ! Heureusement, l'export des donnes depuis Outlook Express est trs facile, et les contacts peuvent tre imports via l'import classique partir de fichiers texte.

Utilisation de l'cran
Il faut pralablement paramtrer dans les paramtres utilisateurs (et non le paramtrage gnral) ; - pour les contacts Outlook : le nom du profil Outlook - pour les contacts Google : le compte et le mot de passe Google, plus le nom de l'agenda. - pour les contacts Notes : un cran s'affiche pour saisir les paramtres de connexion. A l'arrive sur l'cran, le bouton "Lire" permet de dclencher la lecture des contacts dans l'application externe concerne (Outlook, Google, ou Notes). Si la case "Seulement les nouveaux" est coche, ne seront lus que les nouveaux contacts (ceux pour qui le nom + prnom n'existent pas dans la base Gestan).

A l'issue de la lecture, les enregistrements lus sont affichs. La colonne Statut prcise si l'enregistrement sera cre ou mis jour dans Gestan. S'il manque le prnom ou le nom, l'enregistrement ne pourra pas tre pris en compte (statut KO). En importation, Gestan ne connat pas la date de mise jour dans l'application externe, et ne peut donc savoir quelle diffrence est la plus rcente. Avec ce programme d'importation, les mises jour de l'application externe sont systmatiquement reportes dans Gestan.

Spcificits pour Outlook


La synchronisation de l'agenda ne prend en compte que les rendez vous non chus : tout rendez vous pass ne sera pas ni import, ni synchronis (ceci pour viter des temps de traitement qui pourraient tre trs longs en cas d'historique important)

Spcificits pour Google


Pour Google, les champs web ne sont pas traits; Les types de numros de tlphone doivent tre prciss avec les labels : Domicile, Bureau, Fax, GSM pro, GSM perso; La synchronisation de l'agenda ne prend en compte que les rendez vous non chus : tout rendez vous pass ne sera pas ni import, ni synchronis.

Astuces pour l'import des contacts

Importation des tlphones Gestan gre des masques, pour les tlphones, et affiche de lui mme les prfixes internationaux. Pour qu'un numro de tlphone soit bien import dans Gestan depuis Outlook, il faut qu'il soit saisi dans l'application au mme format que le masque que vous avez dclar dans Gestan. Par exemple, si vous aviez dclar un masque 99-99-99-99-99 pour les numros de tlphone France, sous l'application externe, saisissez +33 (0)9-99-99-99-99, ou 09-99-99-99-99

Comptabilit Client
Dans Gestan, la compta client regroupe les devis, commandes client (par opposition aux commandes fournisseurs), les factures client (par opposition aussi aux factures reues de vos fournisseurs), les avoirs sur ces factures, et les bons de livraison. Pour se simplifier la vie, nous appellerons ces lments : "pices" (de comptabilit client).

Elments communs toutes les pices compta client


La numrotation
Pour chacun ds types de pices, Gestan utilise un identifiant numrique interne qui est un numro unique (id). Ce numro est incrment chaque cration, et n'est jamais rutilis en cas de suppression (voir ci-dessous). A la cration de la premire pice pour chaque type de pice, Gestan vous permet de choisir le numro partir duquel vous voulez commencer la numrotation interne. Cela permet de prendre la suite d'une numrotation prcdente, par exemple. Ce numro interne peut tre utilis, ou pas, dans la numrotation "externe" (celle qui apparat sur les documents imprims) des pices. Par exemple, la facture dont l'id est 325 peut tre imprime avec ce numro "Facture 325", ou avec un numro qui utilise cet id "Facture 1546-325-10", ou compltement indpendamment "2008000042". Les systmes de numrotation disponibles l'dition sont les suivants : nclient - nfacture - nfacture pour le client : c'est le mode par dfaut. Il combine le n de client (id du contact), le n interne (id) de facture, et le n d'ordre de facture pour le client. Par exemple, pour la facture 526-89-3, 526 est le n de client, 89 est le n interne de la facture, 3 est le n d'ordre de la facture pour le contact (ici client) 526 : c'est la troisime facture, chronologiqment, pour ce client. anne, mois, nfact : combine l'anne, le mois, et le numro interne de facture. Par exemple, pour la facture 07-09-176, elle a t mise en sept 07 et porte le n interne 176. nfacture : le numro interne seul (id) anne, mois, jour, nfacture du jour : la date au format aaaammjj et le n de facture du jour. Par exemple, pour le n de facture 200801214, il s'agit de la 4 facture mise au 21/1/08. anne, nfacture anne : l'anne, et le n de facture de l'anne. Par exemple, pour le n de facture 2008125, il s'agit de la 25 facture de l'anne (dans l'ordre des dates de facture). anne, nfacture anne sur 6 digits : l'anne, et le n de facture de l'anne sur 6 digits. Par exemple, pour le n de facture 2008000125, il s'agit de la 25 facture de l'anne (dans l'ordre des dates de facture), prcd d'une lettre indiquant la nature de la pice. anne, nfacture sur 6 digits : l'anne, et le numro interne de la pice, sur 6 digits, prcds d'une lettre indiquant la nature de la pice (voir ci-dessous pour explication complmentaire)

La numrotation anne/n de facture dans l'anne


Cette numrotation est base sur le classement des factures par date de facture. Les numros externes de facture sont du type SSAAN, dans lequel SSAA est l'anne, et N le numro d'ordre de la facture dans l'anne selon la date de facture. Par exemple, la facture 2009180 est la 180 facture portant la date de 2009, dans l'ordre des dates de facture (dans le cas ou l'option sur 6 digits a t choisie, cela donnerait F2009000180, sur le mme principe). L'anne suivante, la numroration recommence 1 (votre premire facture 2010 porterait le numro 20101).

Nous ne recommandons pas ce type de numrotation, sauf dans le cas ou vous saisissez vos factures strictement dans l'ordre des dates de facture : si vous ne saisissez pas les factures dans l'ordre, les numros de facture vont changer : par ex, vous saisissez une facture au 10 janvier 2009, elle porte le n 20091. Puis une seconde au 21 janvier, elle porte le n 20092. Si vous saisissez une nouvelle facture au 18 janvier, elle portera le n 20092 tandis que celle du 21 janvier qui portait le numro 20092 portera le numro 20093. Bien que cette modification de numro ne porte que sur le numro externe de la facture, et que le numro interne ne soit pas modifi, cela peut porter confusion. Si vous apprciez les numros de factures commenant par le millsime de l'anne, nous vous recommandons la numrotation Anne / n fact sur 6 digits.

Le cas de la suppression des pices sous Gestan


Attention , en cas de suppression de pice, Gestan ne rutilise pas l'id de la pice supprime ! Par exemple, si vous avez 10 factures numrotes de 1 10 et que vous supprimez la facture 6, la prochaine cration, Gestan va crer la facture avec un id 11 (et non pas recrer une facture avec id 6). Ainsi, en fonction de vos procdures aministratives internes de numrotation, si vous n'autorisez pas les sauts de numros pour les factures, par exemple, il vaudra mieux recycler une facture annule (en la modifiant) plutt que la supprimer. La suppression d'une facture est rserve aux utilisateurs de Gestan ayant des droits administrateur, mais pas la suppression des devis ni de fiches d'interventions. Il est toutefois possible de forcer un numro de facture. Par exemple, vous avez cr les factures 1 10, et supprim par erreur la 7. Il est possible (administrateurs seulement), via le menu Administration > Forcer un n de facture, de crer une nouvelle facture 7, que vous n'aurez plus qu' modifier ensuite.

La gestion multi-devises
Gestan sait diter des pices en toute devise existante. Toute la comptabilit est effectue dans la devise principale, indique dans le paramtrage gnral de l'application. Il est possible de changer la devise de toute pice, et d'indiquer un taux de change pour cette devise : l'affichage, les montants indiqus resteront exprims dans la devise principale, tandis qu' l'dition, ils seront convertis dans la devise indique.

Ordre des lignes de pices


Toutes les pices sont constitues d'une entte et de lignes : une entte de facture et des lignes de facture, par exemple. Vous pouvez classer les lignes soit dans l'ordre dans lesquelles vous les avez saisies, soit dans l'ordre des familles des produit, soit dans l'ordre des titres de facturation et lot de facturation, si vous en avez saisi.

Statut des pices


"En cours " : Au dbut de la rdaction d'une pice, le statut est "en cours". Cela signifie que la pice est en cours de rdaction, mais pas termine. C'est trs utile dans le cas de factures constitues au fil de l'eau, comme par exemple des prestation mensuelles que vous pouvez directement noter sur la facture au fur et mesure. Si vous dcochez la case, la pice devient : " transmettre au client ". Puis, quand vous l'avez transmis (en transmission par mail via Gestan, la mise jour du statut

est automatique) ou remise au client, le statut devient "en attente " de rglement, pour une facture, ou d'acceptation, pour un devis, ou de validation pour une commande. Enfin, quand la pice est traite, le statut passe "valid ".

Donnes supplmentaires
Gestan permet de grer deux types d'informations supplmentaires lies une pice : - des notes internes. Elle ne seront pas imprimes, il s'agit de notes internes au service, comme par exemple le rsum d'une ngociation de prix, ou de conditions de livraison - des courriers d'accompagnement. Ces courriers sont imprims en mme temps que la facture, soit avant le corps de la facture, soit aprs.

Exportation de donnes
Un clic droit sur la liste des pices permet d'exporter les donnes correspondantes aux pices slectionnes dans un fichier qui pourra tre trait par votre tableur favori (V3) Cela permet par exemple de slectionner toutes les factures avec la nature "Imprimante XXX", et de gnrer un fichier comportant toutes les adresses courrier et mail des clients concerns, afin de prparer un mailing soit papier soit mail pour leur proposer les consommables adapts l'imprimante XXX. Dans le fichier d'export, certains champs sont prfixs par "p-", par exemple "p-RAISON SOCIALE" d'autres par "c-", par exemple "c-RAISON SOCIALE". Dans le premier cas, ce sont les informations qui proviennent de la pice, dans le second cas, ce sont les informations provenant de la fiche contact. En effet, Gestan permet, par exemple pour votre client NS dont la raison sociale est "PRESIDENCE DE LA REPUBLIQUE", de lui faire une facture adresse une autre raison sociale, comme par exemple "LES OEUVRES SOCIALES DE CARLITA".

Prsentation des pices


Gestan dite les pices suivant un modle standard, qu'il est possible de personnaliser. Plusieurs modles d'entte sont disponibles en standard (V3). Il est galement possible de remplacer l'tat standard par un tat dvelopp compltement sur mesure (V3), en fonction de vos besoins. Voir chapitre Administration.

Astuces communes la gestion clients

Utilisation - ou pas - d'un catalogue de produits Il est possible d'utiliser, ou pas, un catalogue produit, selon le paramtrage de GESTAN. Si un catalogue produit est utilis, le bouton "+" de la fiche ouvre le catalogue produit, alors que s'il ne l'est pas, il ouvre la liste des familles produit. Dans ce dernier cas, vous pouvez ne pas afficher la colonne code produit dans la liste des lignes de facture.

Libell "A l'attention de" Par dfaut, les pices sont dites avec le libell "A l'attention de" puis le nom du client. Si dans le champ "nom" de la pice, vous saisissez #+le nom du client, le libell "A l'attention de" ne sera pas dit. Cette

option est utile pour les noms trop longs. Par ailleurs, le paramtrage gnral permet de spcifier que l'on veut utiliser cette petite coquetterie d'adresse, ou pas. Il est aussi possible de ne pas imprimer le nom de la personne.

Prix unitaires variables Il peut arriver que vous souhaitiez facturer en une seule ligne des produits identiques mais dont le prix unitaire ne l'est pas. Par exemple, vous facturez une commission sur un produit, mais le montant de ces commission est variable selon diffrents critres : soit vous faites une ligne par type de montant de commission, soit vous faites une seule ligne de facturation pour tous les abonnements via ce lien (et vous adjoindrez votre facture un PV reprenant le dtail des items facturs, avec leurs prix). Pour cela, via le paramtrage gnral, cochez la case "Pouvoir utilser des PU variables". Ceci fait, un lien "PU Variable" sera affich sur la fiche de la pice. Il vous permettra de saisir des lignes de produit, l'dition, le PU sera remplac par le libell "selon PV".

Changer la barre d'outils La barre d'outils commandant l'affichage des types de pices peut tre change : vous pouvez utiliser des boutons gros, petits, ou avec lgende, ou un slecteur. Faites un clic droit sur l'cran, hors de la table, pour les changer.

Afficher les pices par mois (V3) Faite un clic droit sur l'cran, hors de la table : vous pouvez choisir d'afficher la liste des pices par anne, ou par mois.

Affichage des onglets sur l'cran liste des contacts Vous pouvez afficher, ou pas, les onglets "devis", "commandes", "factures", "BL" sur l'cran liste des contacts via l'cran de paramtrage des options de menu utilisateur.

La mention RIB de l'entte Gestan IBAN Le RIB est une notion qui n'existe qu'en France. Si vous utilisez l'entte Gestan IBAN, vos pices portent deux lignes d'identification de votre compte bancaire principal, le RIB et l'IBAN. Si vous exercez dans un autre pays que la France, allez dans l'cran de traduction des libells (V3), et traduisez RIB par BBAN, par exemple (Basic Bank Account Number).

Montants en lettre Pour certains pays, il est rglementaire que le montant de facture soit port en lettre : cette option ne fonctionne pour le moment qu'en langue franaise.

Mmoriser et ajouter des mentions complmentaires Les petites icones "tampon" sur l'onglet "Mentions complmentaires" permettent d'intgrer des mentions que vous utilisez souvent dans vos pices, par exemple des conditions particulire de transfert de proprit dans certains cas, ou des instructions de livraison spciales. Trois mentions diffrentes peuvent tre mmorises. A la premire utilisation, un cran de saisie vous permet de modifier la mention mmoriser. Ensuite, un clic gauche permet de l'intgrer dans les mentions de la pice, un clic droit permet de la modifier.

Saisie de lignes de commentaires dans les pices A l'aide du clic droit sur la liste des lignes de pice, vous pouvez insrer des commentaires deux niveaux dans les pices. Vous pouvez par exemple saisir : - rfection chambre 1 - nettoyage - NET Presta nettoyage

10

19.6

11,96

- peinture - PREST - PT BL - PT RG

Presta peinture Peinture blanche Peinture rouge

10 10 10 1

19.6 11,96 19.6 11,96 1 19.6 11,96

Options d'affichage A l'aide du clic droit, cette fois-ci non pas sur la liste des lignes de pice, mais sur une autre partie de l'cran, vous disposez de certaines options d'affichage, les unes un peu anecdotiques (petits boutons, grands boutons, etc), mais dont deux sont particulirement utiles : - l'option d'affichage par mois permet d'afficher les pices non pas par anne comptable, mais par mois calendaire. Si vous faites 4000 devis par an, vous allez apprcier ! - l'option "afficher les commentaires" permet d'afficher dans une colonne supplmentaire les 100 premiers caractres de la premire ligne de ce que vous avez pu crire dans les commentaires de la pice (ceux qui ne sont pas transmis au client). Moyen trs souple pour afficher facilement des informations propres votre processus de gestion.

Devis
GESTAN permet l'tablissement de devis.

Liste des devis


L'cran liste des devis affiche touts les devis tablis pendant l'anne calendaire ou l'exercice affiche en paramtre (si la date de premier exercice dclar dans le paramtrage de l'application n'est pas au premier janvier). Le bouton Dupliquer permet de crer un nouveau devis en dupliquant le devis slectionn. Il est possible de crer des devis partir des donnes d'anciennes factures. A partir d'un devis, il est possible de gnrer une commande, ou une facture directement.

Etablissement d'un devis


L'cran fiche devis comporte les donnes suivantes : Cet cran permet d'indiquer : - la nature du devis. C'est la nature gnrale de l'opration dont vous tablissez le devis, par exemple "pose d'une portefentre", ou "ralisation logiciel" - le client que vous devisez. La combo de slection du client affiche les contacts pour lesquels une facture a t tablie depuis moins d'un an. Mais vous pouvez choisir tout autre contact l'aide du bouton de slection jouxtant la combo (un clic droit sur la combo permet de crer un nouveau contact directement). Ce sont les donnes d'adresse professionnelle qui sont affiches (par opposition l'adresse de facturation et l'adresse de livraison). - le fait que le devis soit (ou pas) en cours d'tablissement . Pour se souvenir si le devis est termin et bon prsenter au client, ou pas. - le fait que le devis ait t transmis (ou pas) au client par courrier, mail, ou tout autre moyen, via la case "Transmis". Notamment en cas de transmission par mail, il faut se souvenir si le devis a t dj transmis au client ou pas. Si cette case est coche, le devis n'est plus modifiable. - La date d'chance du devis. Elle est calcule avec le dlai de validit par dfaut indiqu dans l'cran de paramtrage de l'application. L'onglet "Mentions complmentaires" permet d'ajouter une mention sur votre devis (comme par exemple "Notre conseil : remplacer votre machine obsolte" sur un devis d'intervention informatique) Il est possible d'imprimer un libell de bas de devis commun touts les devis (par exemple "Membre d'un centre de gestion agre"). Ce libell se paramtre via l'cran de paramtrage de l'application. Lors de la saisie d'une ligne de facture, le taux de TVA est renseign avec le taux de TVA renseign au niveau du produit. S'il n'est pas renseign, ou si vous n'utilisez pas de catalogue produit, il est automatiquement renseign avec le taux de TVA dfini comme TVA par dfaut. Mais il reste possible de le modifier ligne par ligne (double clic sur la ligne).

Numrotation des devis


Voir la page "Numrotation des pices".

Modification d'un devis


La modification d'un devis est autorise librement, tant que le devis n'est pas transmis au client, ou accept. Si la case "Transmis" est coche, ou la date d'accord renseigne, le devis n'est plus modifiable. Seuls les utilisateurs ayant les privilges d'administrateurs peuvent le rendre nouveau modifiable, en effacant la date d'accord et en dcochant la case "Transmis".

Suppression d'un devis


La suppression d'un devis est possible pour tous les utilisateurs (par opposition la suppression des factures et avoirs, rserve aux utilisateurs de Gestan ayant des droits administrateur). Attention, le numro du devis supprime ne sera pas rutilis (voir page numrotation).

Lignes optionnelles de devis


Il est possible de dclarer optionnelle certaines lignes de devis. Pour ce faire, il suffit de commencer la ligne par un libell entre deux antislash. Par exemple, si vous avez une ligne de devis : Pipe de 13 il vous suffira d'indiquer \ OPTION\ Pipe de 12 pour que la ligne soit prise en option de devis. ou \ +OPTION\ Pipe de 12 pour que la ligne soit prise en option de devis, et que le prix unitaire de cette option ne soit pas affich. Le montant total du devis ne comprendra pas le montant des options. Les options seront imprimes sparment.

Astuces pour les devis


Gnrer automatiquement des factures client rcurrentes partir d'un devis A partir d'un devis, il est possible de gnrer automatiquement des factures chances rgulires, par exemple si vous facturez des abonnements annuels, mensuels, bihebdomadaires, etc. Voir pour cela le chapitre des actions planifies.

Gnrer automatiquement un projet partir d'un devis Il est possible de gnrer automatiquement un projet partir d'un devis, voir la page d'aide sur les projets.

Commandes client
GESTAN (V3) permet l'tablissement de commandes client : Il s'agit ici de commandes reues de clients (et non de commandes fournisseurs)

Liste des commandes


L'cran liste des commandes affiche toutes les commandes client tablies pendant l'anne calendaire ou l'exercice affiche en paramtre (si la date de premier exercice dclar dans le paramtrage de l'application n'est pas au premier janvier). Le bouton Dupliquer permet de crer une nouvelle commande en dupliquant la commande slectionne. Il est possible de gnrer une commande partir d'un devis (ou de crer une commande partir d'une facture). A partir d'une commande, il est possible de gnrer une facture et/ou un bon de livraison.

Etablissement d'une commande


L'cran fiche commande comporte les donnes suivantes : - la nature de la commande. C'est la nature gnrale de la commande de votre client, par exemple "pose d'une porte-fentre", ou "ralisation logiciel" - le client dont vous enregistrez la commande. La combo de slection du client affiche les contacts pour lesquels une commande a t tablie depuis moins d'un an. Mais vous pouvez choisir tout autre contact l'aide du bouton de slection jouxtant la combo (un clic droit sur la combo permet de crer un nouveau contact directement). Ce sont les donnes d'adresse professionnelle qui sont affiches (par opposition l'adresse de facturation et l'adresse de livraison). - le fait que cette commande soit (ou pas) en cours d'tablissement . En effet, il peut tre pratique de constituer des commandes au fil de l'eau, mais dans ce cas, il faut se souvenir si la saisie de la commande est termine, ou pas. - le fait que la commande ait t transmise (ou pas) au client par courrier, mail, ou tout autre moyen, via la case "Transmis". Si cette case est coche, la commande n'est plus modifiable. Il suffit de dcocher la case pour qu'elle le redevienne. - La date de validation de la commande. Si elle est renseigne, la commande n'est plus modifiable. Vous pouvez dterminer, en fonction de vos procdures internes, ce que recouvre ce concept de validation : soit il s'agit de la validation client, matrialise ou pas par le retour d'un bon de commande sign, soit il s'agit de la validation interne du service ad hoc, aprs validation client. L'essentiel est qu' partir de ce stade de validation, la commande passe "en suivi" : sur l'cran fiche apparat un bouton "suivre la commande", qui permet de spcifier plus prcisment o en est la commande, dans les tapes entre la validation par le client et la mise en production, et la livraison dfinitive au client. L'onglet "Mentions complmentaires" permet d'ajouter une mention sur la commande. Il est possible d'imprimer un libell de bas de commande commun toutes les commandes (par exemple "Membre d'un centre de gestion agre"). Ce libell se paramtre via l'cran de paramtrage de l'application. Lors de la saisie d'une ligne de commande, le taux de TVA est renseign avec le taux de TVA renseign au niveau du produit. S'il n'est pas renseign, ou si vous n'utilisez pas de catalogue produit, il est automatiquement renseign avec le taux de TVA dfini comme TVA par dfaut. Mais il reste possible de le modifier ligne par ligne.

Numrotation des commandes


Voir la page "Numrotation des pices".

Modification d'une commande


La modification d'une commande est autorise librement, tant qu'elle n'est pas transmise au client, ou valide. Si la case "Transmis" est coche, ou la date de validation renseigne, la commande n'est plus modifiable. Seuls les utilisateurs ayant les privilges d'administrateurs peuvent la rendre nouveau modifiable, en effacant la date de validation et en dcochant la case "Transmis".

Suppression d'une commande


La suppression des commandes est possible tous les utilisateurs (par opposition la suppression des factures et avoirs, rservs aux utilisateurs de Gestan ayant des droits administrateurs). Attention, le numro de la commande supprime ne sera pas rutilis (voir page numrotation).

Suivi simple v/s suivi dtaill


Gestan permet de suivre le traitement des commandes en mode simple ou en mode dtaill. Dans le mode simple, le processus est le suivant : vous rdigez une commande : son statut est "en cours" vous avez fini de la rdiger : son statut passe " transmettre" (au client) une fois transmise au client, son statut passe " valider par le client" si la date d'expdition planife est passe, son statut peut passer "Expdition en retard" le client est suppos vous retourner la commande valide. Il ne vous reste plus qu' noter la date d'expdition de la commande. Quand la date d'expdition est saisie, le statut de la commande passe "Expdie OK" Le paramtrage de Gestan permet de demander le suivi en mode dtaill (mmorisation de l'historique des tapes du traitement de la commande) - Voir page "Suivi dtaill".

Astuces pour les commandes client

Spcifier un autre contact pour la livraison Normalement, une commande client est mis pour l'adresse de livraison du client principal. Il peut arriver que votre client souhaite la faire livrer un autre contact. Pour ce faire, il est possible, l'aide de l'option "choisir un contact pour la livraison" du clic droit sur la combo "Client", de slectionner un autre contact.

Gnrer automatiquement un projet partir d'une commande Il est possible de gnrer automatiquement un projet partir d'une commande, voir la page d'aide sur les projets.

Suivi dtaill des commandes client


GESTAN (V3) permet le suivi dtaill des commandes client.

Processus de suivi simple


Le suivi des commandes en mode simple dans Gestan est le suivant : vous rdigez une commande : son statut est "en cours" vous avez fini de la rdiger : son statut passe " transmettre" (au client) une fois transmise au client, son statut passe " valider par le client" si la date d'expdition planife est passe, son statut peut passer "Expdition en retard" le client est suppos vous retourner la commande valide. Il ne vous reste plus qu' noter la date d'expdition de la commande. Quand la date d'expdition est saisie, le statut de la commande passe "Expdie OK"

Processus de suivi dtaill


En mode dtaill, le processus n'est pas tout fait le mme. Dans ce mode, Gestan gre un "statut gnral" de la commande, identique celui du mode simple, et un statut spcifique de la commande. Le processus est le suivant : vous rdigez une commande : son statut est "en cours" vous avez fini de la rdiger : son statut passe " transmettre" (au client) une fois transmise au client, son statut passe " valider par le client" Gestan permet de saisir la date de validation par le client (la date o il retourne son accord sur la commande). Une fois cette date saisie, le statut gnral passe "Traitement en cours" le bouton "Suivi de commande" permet de suivre le statut spcifique de la commande partie de ce stade. La commande peut prendre pour statut spcifique : en attente, en prparation, expdi, livr (quand le livreur a retourn la preuve de livraison), refus (pas le client, aprs la livraison) si le statut particulier est mis annul (annulation par le client avant expdition), c'est que la commande n'avait pas encore t expdie. Le statut gnral reste "Trait". Si le statut particulier est mis "Refus", le statut gnral passe "Refus explicite"

Utilisation de l'cran
L'cran permet de suivre l'volution des phases de la commande. Seul un utilisateur ayant des droits d'administrateur peut modifier l'historique de la commande. Les utilisateurs simples ne peuvent qu'ajouter des commentaires d'tapes l'historique du traitement.

Factures client
GESTAN permet l'tablissement de factures client : Il s'agit ici de factures mises, et non de factures reues (factures fournisseurs).

Liste des factures


L'cran liste des factures affiche toutes les factures tablies pendant l'anne calendaire ou l'exercice affiche en paramtre (si la date de premier exercice dclar dans le paramtrage de l'application n'est pas au premier janvier). Le bouton Dupliquer permet de crer une nouvelle facture en dupliquant la facture slectionne. Il est possible de gnrer une facture partir d'un devis ou d'une commande. A partir d'une facture, il est possible de crer un devis et/ou une commande, ou de gnrer un avoir et/ou un bon de livraison. Le bouton Encaiss est actif si la date de rglement de la facture n'est pas renseigne. Il permet d'encaisser une facture (voir ci dessous).

Etablissement d'une facture


L'cran fiche facture comporte les donnes suivantes : - la nature de la facture. C'est la nature gnrale de l'opration que vous facturez, par exemple "pose d'une porte-fentre", ou "ralisation logiciel" - le client que vous facturez. La combo de slection du client affiche les contacts pour lesquels une facture a t tablie depuis moins d'un an. Mais vous pouvez choisir tout autre contact l'aide du bouton de slection jouxtant la combo (un clic droit sur la combo permet de crer un nouveau contact directement). Ce sont les donnes d'adresse de facturation qui sont affiches (par opposition l'adresse professionnelle et l'adresse de livraison). - le fait que cette facture soit (ou pas) en cours d'tablissement . En effet, il peut tre pratique de constituer des facture au fil de l'eau, au fur et mesure de la ralisation des prestations, et non pas l'chance de facturation, mais dans ce cas, il faut se souvenir si la facture est termine et bonne prsenter au client, ou pas. - le fait que la facture ait t transmise (ou pas) au client par courrier, mail, ou tout autre moyen, via la case "Transmis". Notamment en cas de transmission par mail, il faut se souvenir si la facture a t dj transmise au client ou pas. Si cette case est coche, la facture n'est plus modifiable. - La date de rglement de la facture. Si elle est renseigne, la facture n'est plus modifiable. Il suffit de remettre blanc la date de facture et la case transmis pour qu'elle le redevienne. L'onglet "Mentions complmentaires" permet d'ajouter une mention sur votre facture (comme par exemple "Notre conseil : remplacer votre machine obsolte" sur une facture d'intervention informatique) Il est possible d'imprimer un libell de bas de facture commun toutes les factures (par exemple "Membre d'un centre de gestion agre"). Ce libell se paramtre via l'cran de paramtrage de l'application. Il est aussi possible d'imprimer des conditions gnrales de ventes, selon le paramtrage. Lors de la saisie d'une ligne de facture, le taux de TVA est renseign avec le taux de TVA renseign au niveau du produit. S'il n'est pas renseign, ou si vous n'utilisez pas de catalogue produit, il est automatiquement renseign avec le taux de TVA dfini comme TVA par dfaut. Mais il reste possible de le modifier ligne par ligne (double clic sur la ligne).

Lorsqu'il y a un avoir pour le client


Dans ce cas, l'cran fiche facture affiche la mention "Avoir existant". Lorsque l'utilisateur clique sur cette mention, en cration ou en modification de facture, cela ouvre un cran qui affiche les avoirs restituer au client. Il suffit alors de slectionner le ou les avoirs retourner au client pour que Gestan ajoute autant de lignes d'avoir que ncessaire. Dans le mme temps, le statut des avoirs concerns passe "retourn au client"

Numrotation des factures


Voir la page "Numrotation des pices".

Modification d'une facture


La modification d'une facture est autorise librement, tant que la facture n'est pas transmise au client, ou rgle. Si la case "Transmis" est coche, ou la date de paiement renseigne, la facture n'est plus modifiable. Seuls les utilisateurs ayant les privilges d'administrateurs peuvent la rendre nouveau modifiable, en effacant la date de paiement et en dcochant la case "Transmis".

Suppression d'une facture


La suppression d'une facture est rserve aux utilisateurs de Gestan ayant des droits administrateur. Attention, le numro de la facture supprime ne sera pas rutilis (voir page numrotation).

Encaissement d'une facture


Le bouton "Encaiss." permet d'ouvrir l'cran d'enregistrement des rglements. Cet cran permet de saisir les diffrentes caractristiques du rglement : date, imputation (par exemple "Recettes professionnelles"), mode de paiement, etc. A la validation de l'cran d'encaissement, la facture sera, le cas chant, note comme rgle, et une criture comptable sera gnre automatiquement.

Encaissement partiel La mthode "basique" pour saisir un encaissement partiel (par exemple si un client vous verse 1000 balles sur une facture de 1500 balles) est de crer une criture crditrice de 1000 balles, puis de la relier la facture concerne. Quand les diffrentes lignes de la facture n'ont pas des taux de TVA identiques, cela peut tre un peu acrobatique. Avec Gestan V3, il est possible de saisir des montants d'encaissement partiels directement par le bouton d'encaissement de facture. Si les taux de TVA de chaque ligne de produit sont identiques, une criture partielle sera gnre et lie la facture, avec le taux de TVA en question. Dans le cas contraire, Gestan va calculer le taux moyen de TVA qui s'applique la facture, et gnrer une criture partielle ce taux.

A la validation sur l'cran d'encaissement : -> Si le total des montants rgls est identique au montant total de la facture : - une criture comptable est cre au crdit du compte spcifi, pour l'imputation saisie. Les montants de l'criture seront les montants totaux de la facture. L'criture cre sera relie la facture spcifie. - la facture est mise jour : la date de rglement est renseigne, son statut passe "rgle".

-> dans le cas contraire - une criture comptable est cre au crdit du compte spcifi, pour l'imputation saisie, et pour le montant indiqu, au taux de TVA des lignes des factures. L'criture cre sera relie la facture spcifie.

Liaison entre factures et critures


Il est possible de lier une facture et une criture, c'est dire de spcifier que telle criture est lie telle facture. Cette opration est ralise automatiquement dans le cas de l'utilisation du bouton "Encaiss." ci-dessus, mais peut aussi tre effectue manuellement, via le menu contexteuel de la liste des critures. Cette liaison facultative permet, en utilisant le menu contextuel "voir les paiements", de visualiser les paiements effectus pour la facture mise. Pour enregistrer manuellement des rglements partiels sur une facture : afficher l'cran liste des critures, saisir l'criture normalement, puis lier l'criture la facture en utilisant le menu contextuel de l'criture.

Obligations lgales
En France, au 01/01/2011, un certain nombre d'obligations lgales sont respecter. Bien entendu, Gestan permet de les respecter en totalit. Ainsi, les factures doivent comporter : - les noms complets du vendeur et du client, leurs adresses respectives. - le numro SIREN du vendeur ainsi que le nom de la ville o le vendeur est enregistr au registre du commerce et des socits (inscrivez ainsi la mention RCS suivie par votre numro d'inscription et le nom de la ville o vous avez immatricul votre entreprise). - la date de dlivrance ou d'mission de la facture. - un numro de facture unique, respectant une suite sans interruption. - la date de rglement. - la monnaie de rglement de la facture. - si le vendeur a une situation particulire comme adhrent un CGA (centre de gestion agr) ou franchis. En cas de vendeur adhrent un CGA, la mention "Acceptant le rglement des sommes dues par chques libells son nom en sa qualit de membre d'un centre de gestion agr par l'administration fiscale" doit figurer sur la facture. - le numro d'identification la TVA du fournisseur. Si le fournisseur et le client sont dans deux tats diffrents de l'Union Europenne, il faut mentionner les numros intracommunautaires d'identification la TVA du fournisseur et du client. - pour chaque produit ou service vendu : la quantit, la dnomination prcise, le prix unitaire HT, le taux de TVA par produit ou service. - les rductions de prix (rabais, remise, ristourne ou escompte) acquises et chiffrables la date de la vente. - le montant total hors taxes de la facture ainsi que la TVA correspondante (le cas chant ventile par taux). Vous pouvez inclure des pnalits en cas de paiement en retard de la part de vos clients. Dans ce cas, il faut que les factures en comportent la mention (La rgle gnral en matire de taux pour ces pnalits est la suivante : prenez le taux de la Banque Centrale Europenne et multipliez-le par 3 ou 4). Vous devez galement les faire figurer dans vos CGV.

Astuces pour les factures client

Mots-cl utilisables dans les CGV Quand vous utilisez des CGV, vous pouvez les personnaliser avec les mots-cl suivants : - %CIVILITE_COURT% - %PRENOM_CONTACT% - %NOM_CONTACT% - %RAISON_SOCIALE%

- %ADRESSE_1_2_PRO% - %CODE_POSTAL_PRO% - %VILLE_PRO% - %CIVILITE_LITT_PRO%

Alimenter une facture avec les fiches d'intervention ou les consommations Un clic droit sur les lignes de factures permet de demander la cration d'une ligne de facture partir des fiches d'intervention ou des consommations de ressources, slectionns entre deux dates. Dans le cas des fiches d'intervention, si un code produit est mentionn, le prix sera ventuellement mentionn partir du prix figurant dans la fiche produit. Dans le cas des consommation de ressources, le prix sera calcul partir de celui figurant dans la tche, ou de la fiche produit si un code produit est indiqu dans la tche et que le prix n'est pas renseign au niveau tche. Dans les deux cas prcdents, si produits concerns sont facturs en heures, la colonne quantit sera aliment avec le nombre d'heures (soit des fiches d'intervention, soit des consommations de ressources). Dans le cas contraire, la colonne quantit est alimente en journe homme (de 8 heures)

Exporter les montants de facture Il est possible d'exporter les montants de facture rgler au format AFB dfini par le CFONB(enregistrement virements sur 160 caractres), afin de prsenter ce fichier la banque, qui pourra traiter les virements d'une manire automatique (voir partie Administration)

Gnrer automatiquement des factures client Il est possible de gnrer automatiquement des factures chances rgulires, par exemple si vous facturez des abonnements annuels, mensuels, bihebdomadaires, etc. Voir pour cela le chapitre des actions planifies.

Memoriser que la facture concerne un autre contact que le contact factur Normalement, une facture concerne le contact que vous facturez. Mais dans certains cas, vous mettez une facture pour un contact, et cette facture concerne un autre contact. Par exemple, vous tes une socit de prestation, et un cabinet XXXX vous demande de raliser un bilan de comptence pour la personne YYYYY. Vous avez le cabinet XXXX dans vos contacts (comme client), et la personne YYYYY aussi (comme prospect). A la fin, vous mettez une facture l'attention du cabinet XXXX, mais l'aide du clic droit sur la combo client de la fiche facture, vous pouvez mmoriser que cette facture concerne en fait le contact YYYY. Si vous gnrez un BL partir de cette facture, le contact "Concerne" sera considr comme le contact "A livrer"

Ajouter une ligne de pourcentage Vous pouvez ajouter une ligne de pourcentage : cette ligne est calcule comme un pourcentage de tout ou partie des lignes de la pice. Pour ce faire, avec le clic droit sur les lignes de la pice, choisissez l'option "Ajouter une ligne pourcentage". Un cran s'ouvre, vous permettant de saisir un code produit (par exemple "TAXE"), un pourcentage prendre en compte (par exemple 10%), et les lignes de la pice en cours. Vous pouvez slectionnez une ou plusieurs lignes de facture (Ctrl+Clic ou Maj+Clic). Le calcul est immdiatement effecut. Le bouton "Valider" permet d'insrer la nouvelle ligne dans la pice.

Relances factures
Cet cran permet de relancer les factures client. Il affiche la liste de toutes les factures avec code statut "A relancer" Le bouton Relance permet de gnrer la facture, et d'ouvrir l'cran d'envoi de mail. Si le mail est envoy, la date de dernier rappel de la facture est mise jour, ainsi que le nombre de rappels, et la facture est enleve de la liste (elle ne sera plus visible jusqu'au lendemain de la date du rappel effectu)

(Les mots cls : %NB_RAPPELS% : nombre de rappels %DT_DERNIER_RAPPEL% : date du dernier rappel peuvent tre utiliss dans les messages type - V3)

Avoirs
GESTAN permet l'tablissement d'avoirs (ou de notes de crdit, pour nos amis du Royaume de Belgique). Quand vous faites un avoir un client, vous pouvez directement lui rembourser l'avoir, ou alors le dduire d'une facture. L'avantage d'un remboursement immdiat permer de lier l'criture de remboursement l'avoir, c'est mieux car plus facile suivre au niveau comptable, par rapport une ligne d'avoir qui serait intgre dans une facture, par exemple. Il est possible de gnrer un avoir en reprenant tout ou partie de la facture concerne (en utilisant le bouton Gen Avoir de l'cran liste des factures, ou de crer librement l'avoir.

Liste des avoirs


L'cran liste des avoirs affiche toutes les avoirs tablis pendant l'anne calendaire ou l'exercice affiche en paramtre (si la date de premier exercice dclar dans le paramtrage de l'application n'est pas au premier janvier).

Etablissement d'un avoir


Vous pouvez tablir un devis en utilisant le bouton Nouveau de l'cran liste des devis, ou le bouton Gen Devis de l'cran liste des factures. L'cran fiche avoir comporte des donnes identiques celles de l'cran fiche facture. Ce sont les donnes d'adresse de facturation qui sont affiches (par opposition l'adresse professionnelle et l'adresse de livraison).

Numrotation des avoirs


Voir la page de numrotation des pices.

Modification d'un avoir


La modification d'un avoir est autorise librement, tant que l'avoir n'est pas transmis au client, ou retourn. Si la case "Transmis" est coche, ou la date de retour renseigne, l'avoir n'est plus modifiable. Seuls les utilisateurs ayant les privilges d'administrateurs peuvent le rendre nouveau modifiable, en effacant la date de retour et en dcochant la case "Transmis".

Suppression d'un avoir


La suppression d'un avoir est rserv aux utilisateurs de Gestan ayant des droits administrateur. Attention, le numro de l'avoir supprim ne sera pas rutilis (voir page numrotation).

Processus de gestion des avoirs


Vous avez donc un client, pour lequel vous avez tabli une ou plusieurs factures. Vous avez d'autre part tabli un ou plusieurs avoirs pour ce client : soit des avoirs sur facture, soit des avoirs tablis librement, pour toutes les raisons que vous jugez bonnes. Gestan vous permet de dduire ces avoir facilement des factures en cours de rdaction pour ce client.

Quand vous ouvrez une fiche facture pour ce client, un libell "avoirs existants" vous signale la prsence d'un ou plusieurs avoirs non retourns (c'est dire rembourss au client). Si vous cliquez sur ce libell, la liste des avoirs concerns est affiche. Si votre facture est encore en cours ou non encore transmise, vous pouvez ajouter le montant de ces avoirs la facture : le ou les avoirs correspondants seront marqus comme "retourns", et le montant total de la facture sera diminu du montant des avoirs ajouts. (il n'en reste pas moins qu'il est plus facile de suivre des avoirs rembourss directement).

Bons de livraison
GESTAN (V3) permet l'tablissement de bons de livraison.

Liste des bons de livraison


L'cran liste des bons de livraison affiche tous les BL tablis pendant l'anne calendaire ou l'exercice affiche en paramtre (si la date de premier exercice dclar dans le paramtrage de l'application n'est pas au premier janvier). Le bouton Dupliquer permet de crer un nouveau BL en dupliquant le BL slectionn. Il est possible de crer des BL partir des commandes ou des factures.

Etablissement d'un bon de livraison


L'cran fiche facture comporte les donnes suivantes : - la nature de la commande. C'est la nature gnrale de la commande de votre client, par exemple "pose d'une porte-fentre", ou "ralisation logiciel" - le client que vous livrez. La combo de slection du client affiche les contacts pour lesquels une commande a t tablie depuis moins d'un an. Mais vous pouvez choisir tout autre contact l'aide du bouton de slection jouxtant la combo (un clic droit sur la combo permet de crer un nouveau contact directement). Ce sont les donnes d'adresse de livraison qui sont affiches (par opposition l'adresse professionnelle et l'adresse de facturation). - le fait que cette commande soit (ou pas) en cours d'tablissement . En effet, il peut tre pratique de constituer des commandes au fil de l'eau, mais dans ce cas, il faut se souvenir si la saisie de la commande est termine, ou pas. - le fait que la commande ait t transmise (ou pas) au client par courrier, mail, ou tout autre moyen, via la case "Transmis". Si cette case est coche, la commande n'est plus modifiable. - La date de validation de la commande. Si elle est renseigne, la commande n'est plus modifiable. Vous pouvez dterminer, en fonction de vos procdures internes, ce que recouvre ce concept de validation : soit il s'agit de la validation client, matrialise ou pas par le retour d'un bon de commande sign, soit il s'agit de la validation interne du service ad hoc, aprs validation client. L'essentiel est qu' partir de ce stade de validation, la commande passe "en suivi" : sur l'cran fiche apparat un bouton "suivre la commande", qui permet de spcifier plus prcisment o en est la commande, dans les tapes entre la validation par le client et la mise en production, et la livraison dfinitive au client. L'onglet "Mentions complmentaires" permet d'ajouter une mention sur la commande. Il est possible d'imprimer un libell de bas de commande commun toutes les commandes (par exemple "Membre d'un centre de gestion agre"). Ce libell se paramtre via l'cran de paramtrage de l'application. Lors de la saisie d'une ligne de commande, le taux de TVA est renseign avec le taux de TVA renseign au niveau du produit. S'il n'est pas renseign, ou si vous n'utilisez pas de catalogue produit, il est automatiquement renseign avec le taux de TVA dfini comme TVA par dfaut. Mais il reste possible de le modifier ligne par ligne.

Numrotation des commandes


Voir cette page.

Modification d'une commande

La modification d'une commande est autorise librement, tant qu'elle n'est pas transmise au client, ou valide. Si la case "Transmis" est coche, ou la date de validation renseigne, la commande n'est plus modifiable. Seuls les utilisateurs ayant les privilges d'administrateurs peuvent la rendre nouveau modifiable, en effacant la date de validation et en dcochant la case "Transmis".

Suppression d'une commande


La suppression des commandes est possible tous les utilisateurs (par opposition la suppression des factures et avoirs, rservs aux utilisateurs de Gestan ayant des droits administrateurs). Attention, le numro de la commande supprime ne sera pas rutilis (voir page numrotation).

Le suivi des commandes


Une fois que la commande est valide, elle passe en suivi. Lors de l'ouverture de la fiche commande, un bouton "suivre la commande" est affich, qui permet de noter les diffrents tats possibles de la commande, ou simplement un commentaire sur le droulement de sa production. Chaque changement de statut de la commande, ainsi que les commentaires ventuellement associs ce changement sont enregistrs dans l'historique de la commande. Seuls les utilisateurs de Gestan ayant les droits d'administrateurs peuvent modifier cet historique. Un cran ddi au suivi des commandes est accessible via le menu Commandes > Suivi des commandes.

Astuces pour les bons de livraison

Spcifier un autre contact pour la livraison Normalement, un bon de livraison est mis pour l'adresse de livraison du contact qui vous a pass une commande. Il peut arriver que vous souhaitiez faire livrer le BL un autre contact, par exemple quand vous passez une commande un fournisseur, et que vous voulez que votre commande soit livre directement votre client final et non pas vous-mme. Pour ce faire, il est possible, l'aide de l'option "choisir un contact pour la livraison" du clic droit sur la combo "Client", de slectionner un autre contact.

Encours clients
Cet cran prsente, exercice comptable par exercice comptable, l'encours de facturation client, "selon les pices" et " comptabiliser" (TTC pour les entreprises soumises la TVA, net pour les autres).

La colonne Total factur est la somme des montants facturs pour le client et pour l'exercice. C'est le montant TTC des factures, moins celui des avoirs ventuels. La colonne Encours Liste : c'est le total factur prcdent, diminu des montants des pices (factures et avoirs) enregistres comme tant rgles, c'est dire avec une date de rglement de facture renseigne. Cette somme reprsente donc, si elle est positive, le montant d'argent pour lequel vous tre crditeur chez votre client. C'est votre encours client, tabli seulement partir de la liste des factures. La colonne Encours Ecritures : c'est le total factur prcdent, diminu de la somme de toutes les critures lies aux pices prises en compte dans le total factur. C'est le montant rel d'argent pour lequel vous tes crditeur chez votre client, si vous enregistrez les rglements de facture dans Gestan (qu'il est possible de dclarer rgle une facture (de renseigner la date de facture) sans enregistrer l'criture correspondante (pour les utilisateurs de gestan qui n'utilisent pas la partie de saisie des critures). C'est votre encours client, tabli sur la base des critures lies aux pices. L'exercice est prsente en vert quand les deux encours sont zro, ou en orange quand l'encours est suprieur zro (il est donc normal qu'il soit en orange si vous ne faites pas vos encaissements dans Gestan). Le bouton Dtail permet d'ouvrir le dtail de l'encours, pice par pice, pour l'exercice slectionn. Attention, les montants de l'cran dtail sont calculs sur la base des critures !

Feuille de marge
La feuille de marge permet d'affiner le calcul de marge, pour un devis, une commande, ou une facture.

Utilisation de l'cran
Cet cran est affich quand vous cliquez sur le bouton "Marge" de la fiche devis, commande ou facture. Il affiche chaque ligne de la pice concerne, avec le dtail de la marge commerciale. Vous pouvez faire varier les quantits, les remises par ligne, le prix de vente, le montant de remise globale. Vous pouvez galement ajouter des frais commerciaux annexes qui ne seraient pas facturs directement, comme par exemple des frais de transport, de formation, de communication, etc. A chaque modification, la marge commerciale est recalcule. Le prix d'achat est renseign pour chaque ligne partir du prix d'achat indiqu dans la fiche produit. Vous pouvez modifier ce prix d'achat produit dans les lignes de pices. Si le prix d'achat est modifi dans la fiche produit, il n'est pas modifi dans les pices (il ne sera modifi que si vous saisissez une nouvelle ligne de produit). Le statut de chaque ligne est affich sous forme graphique : la puce "st" signale que le prix d'achat et le prix de vente utiliss pour le calcul de marge sont bien ceux ports sur la fiche produit, ou alors ont t modifis (le troisime cas tant que le code produit n'est pas rpertori dans le catalogue produit). Les valeurs du catalogue ne sont pas archives : cela signifie que si les tarifs ports sur la fiche produits sont modifis postrieurement l'tablissement de la facture, la feuille de marge affichera que les montants utiliss pour le calcul ne sont plus ceux de la fiche produit. Si vous cliquez sur "Valider", les modifications apportes aux donnes originales sont reportes dans les lignes de facture. Vous pouvez imprimer la feuille de marge l'aide du bouton "imprimer"

CA et marge
Cet cran permet de calculer le chiffre d'affaire et la marge, pour une priode dfinie.

Utilisation de l'cran
L'cran affiche les donnes provenant des factures client et des avoirs. Sur l'cran, indiquez les dates de la priode que vous souhaitez prendre en compte. Si vous cochez la case En cours inclus , les pices au statut "en cours" seront prises en compte. Si vous cochez la case Prix d'achats actuels , le calcul de marge sera effectu partir des prix d'achats figurant sur la fiche produit. Dans le cas contraire, le calcul de marge est effectu en fonction du prix d'achat mmoris par les lignes de pice (Vous pouvez contrler la valeur mmorise du prix d'achat en cliquant sur le bouton de modification de la ligne de facture, sur l'cran fiche facture, ou via le clic droit sur la ligne de pice). Les onglets Par vendeur et Par zone prsentent les rsultats, totaliss par vendeur (le code utilisateur indiqu dans la case "Suivi par" de la pice, et par rgion (dduite du code postal et du code pays).

Liaisons des pices


Il est possible de lier des pices : des projets ou des tches des machines (une seule) La liaison est possible avec toute pice client (devis, commande, facture, avoir, bon de livraison), mais aussi avec toute pice fournisseur (demande de prix, commande, facture). Ces liaisons n'ont rien d'obligatoire. Les liaisons des pices avec les projets/taches permettent de faire le suivi financier des projets. La liaison des pices avec les machines permet de retrouver facilement la pice dans le dossier de la machine.

Utilisation de l'cran
Cet cran permet de faciliter la liaison entre les pices et soit les projets/taches, soit les machines. Pour une liaison avec un projet, il est possible de lier la pice soit au projet, soit au projet et une tche du projet. Pour une liaison avec une machine, il n'est possible d'enregistrer qu'une seule liaison. Le bouton "Lier" permet d'ouvrir l'cran de slection des entits liables, tandis que le bouton "Dlier" permet de supprimer la liaison.

Compta fournisseurs
La compta fournisseur regroupe les demandes de prix, les commandes fournisseur, et les factures fournisseur. Pour se simplifier la vie, nous appellerons ces lments : "pices" (de comptabilit fournisseur). Que ce soit pour la comptabilit client, ou pour la comptabilit fournisseurs, un certain nombre d'lments sont communs : la numrotation des pices le type de numrotation applicable la gestion des suppressions de pice l'ordre des lignes de pice le statut des pices la prsentation des pices Vous trouverez le dtail de ces points dans le chapitre Gestion clients.

Astuces communes pour la gestion fournisseurs

Libell "A l'attention de" Par dfaut, les pices sont dites avec le libell "A l'attention de" puis le nom du client. Si dans le champ "nom" de la pice, vous saisissez #+le nom du client, le libell "A l'attention de" ne sera pas dit. Cette option est utile pour les noms trop longs. Par ailleurs, le paramtrage gnral permet de spcifier que l'on veut utiliser cette petite coquetterie d'adresse, ou pas. Il est aussi possible de ne pas imprimer le nom de la personne.

Changer la barre d'outils La barre d'outils commandant l'affichage des types de pices peut tre change : vous pouvez utiliser des boutons gros, petits, ou avec lgende, ou un slecteur. Faites un clic droit sur l'cran, hors de la table, pour les changer.

Afficher les pices par mois (V3) Faite un clic droit sur l'cran, hors de la table : vous pouvez choisir d'afficher la liste des pices par anne, ou par mois.

Utilisation - ou pas - d'un catalogue de produits Il est possible d'utiliser, ou pas, un catalogue produit, selon le paramtrage de GESTAN. Si un catalogue produit est utilis, le bouton "+" de la fiche ouvre le catalogue produit, alors que s'il ne l'est pas, il ouvre la liste des familles produit. Dans ce dernier cas, vous pouvez ne pas afficher la colonne code produit dans la liste des lignes de pices.

Demandes de prix
GESTAN (V3) permet le suivi des demandes de prix : il s'agit ici de demandes de prix mises vers vos fournisseurs.

Liste des demandes de prix


L'cran liste affiche les demandes de prix tablies pendant l'anne calendaire, ou l'exercice affich si la date de premier exercice dclar dans le paramtrage de l'application n'est pas au premier janvier. Le bouton Dupliquer permet de dupliquer la demande en cours Le bouton Gen Cde permet de gnrer une commande partir de la demande de prix en cours

Etablissement d'une demande de prix


L'cran fiche comporte les donnes suivantes : - la nature de la demande. C'est la nature gnrale de la demande, par exemple "boulons et crous" - le fournisseur pour lequel vous enregistrez la demande. La combo de slection du fournisseur affiche les contacts pour lesquels une demande a t mise depuis moins d'un an. Vous pouvez choisir tout autre contact l'aide du bouton de slection jouxtant la combo (un clic droit sur la combo permet de crer un nouveau contact directement). Ce sont les donnes d'adresse professionnelle qui sont affiches (par opposition l'adresse de facturation et l'adresse de livraison). - le fait que cette demande soit (ou pas) en cours d'tablissement . En effet, il peut tre pratique de constituer des demandes au fil de l'eau, mais dans ce cas, il faut se souvenir si la saisie de la demande est termine, ou pas. - le fait que la demande ait t transmise (ou pas) au fournisseur par courrier, mail, ou tout autre moyen, via la case "Transmis". Si cette case est coche, la commande n'est plus modifiable. Il suffit de dcocher la case pour qu'elle le redevienne. - La date de rception de rponse la demande. Si elle est renseigne, la demande n'est plus modifiable. L'onglet "Mentions complmentaires" permet de noter toute information utile sur la demande.

Modification d'une demande de prix


La modification d'une demande est autorise tant qu'elle n'est pas transmise au fournisseur, ou rceptionne. Si la case "Transmis" est coche, ou la date de rception renseigne, la demande n'est plus modifiable. Seuls les utilisateurs ayant les privilges d'administrateurs peuvent la rendre nouveau modifiable, en effacant la date de validation et en dcochant la case "Transmis".

Suppression d'une demande de prix


La suppression des demandes est possible tous les utilisateurs (par opposition la suppression des factures, rservs aux utilisateurs de Gestan ayant des droits administrateurs).

Commandes fournisseurs
GESTAN (V3) permet le suivi des commandes fournisseur : il s'agit ici de commandes mises vers vos fournisseurs (et non de commandes reues de vos clients).

Liste des commandes


L'cran liste des commandes affiche toutes les commandes fournisseur tablies pendant l'anne calendaire ou l'exercice affiche en paramtre (si la date de premier exercice dclar dans le paramtrage de l'application n'est pas au premier janvier). Le bouton Dupliquer permet de crer une nouvelle commande en dupliquant la commande slectionne. Il est possible de gnrer une facture partir d'une commande (ou de crer une commande partir d'une facture).

Etablissement d'une commande


L'cran fiche commande comporte les donnes suivantes : - la nature de la commande. C'est la nature gnrale de la commande, par exemple "pose d'une porte-fentre", ou "ralisation logiciel" - le fournisseur pour lequel vous enregistrez la commande. La combo de slection du fournisseur affiche les contacts pour lesquels une commande a t mise depuis moins d'un an. Vous pouvez choisir tout autre contact l'aide du bouton de slection jouxtant la combo (un clic droit sur la combo permet de crer un nouveau contact directement). Ce sont les donnes d'adresse professionnelle qui sont affiches (par opposition l'adresse de facturation et l'adresse de livraison). - le fait que cette commande soit (ou pas) en cours d'tablissement . En effet, il peut tre pratique de constituer des commandes au fil de l'eau, mais dans ce cas, il faut se souvenir si la saisie de la commande est termine, ou pas. - le fait que la commande ait t transmise (ou pas) au fournisseur par courrier, mail, ou tout autre moyen, via la case "Transmis". Si cette case est coche, la commande n'est plus modifiable. Il suffit de dcocher la case pour qu'elle le redevienne. - La date de rception de la commande. Si elle est renseigne, la commande n'est plus modifiable. L'onglet "Mentions complmentaires" permet d'ajouter une mention sur la commande. Il est possible d'imprimer un libell de bas de commande commun toutes les commandes. Ce libell se paramtre via l'cran de paramtrage de l'application. Lors de la saisie d'une ligne de commande, le taux de TVA est renseign avec le taux de TVA renseign au niveau du produit. S'il n'est pas renseign, ou si vous n'utilisez pas de catalogue produit, il est automatiquement renseign avec le taux de TVA dfini comme TVA par dfaut. Mais il reste possible de le modifier ligne par ligne.

Modification d'une commande


La modification d'une commande est autorise librement, tant qu'elle n'est pas transmise au fournisseur, ou rceptionne. Si la case "Transmis" est coche, ou la date de rception renseigne, la commande n'est plus modifiable. Seuls les utilisateurs ayant les privilges d'administrateurs peuvent la rendre nouveau modifiable, en effacant la date de validation et en dcochant

la case "Transmis".

Suppression d'une commande


La suppression des commandes est possible tous les utilisateurs (par opposition la suppression des factures, rservs aux utilisateurs de Gestan ayant des droits administrateurs).

Astuces pour les commandes fournisseur

Spcifier un autre contact pour la livraison Normalement, une commande fournisseur est mis pour votre propre adresse. Il peut arriver que vous souhaitiez faire livrer la commande un autre contact, par exemple quand vous passez une commande un fournisseur, et que vous voulez que votre commande soit livre directement votre client final et non pas vous-mme. Pour ce faire, il est possible, l'aide de l'option "choisir un contact pour la livraison" du clic droit sur la combo "Client", de slectionner un autre contact.

Factures fournisseurs
GESTAN (V3) permet le suivi des factures fournisseur : Il s'agit ici de factures reues, et non de factures mises (factures client).

Liste des factures


L'cran liste des factures affiche toutes les factures tablies pendant l'anne calendaire ou l'exercice affiche en paramtre (si la date de premier exercice dclar dans le paramtrage de l'application n'est pas au premier janvier). Le bouton Dupliquer permet de crer une nouvelle facture en dupliquant la facture slectionne. Il est possible de gnrer une facture partir d'une commande fournisseur. A partir d'une facture, il est possible de crer une commande. Le bouton Rgler est actif si la date de rglement de la facture n'est pas renseigne. Il permet d'enregistrer le rglement de la facture (voir ci dessous).

Etablissement d'une facture


L'cran fiche facture comporte les donnes suivantes : - la nature de la facture. C'est la nature gnrale de l'opration facture, par exemple "pose d'une porte-fentre", ou "ralisation logiciel" - le fournisseur qui vous facture. La combo de slection affiche les contacts pour lesquels vous avez enregistr qu'ils vous ont adress une facture depuis moins d'un an. Vous pouvez choisir tout autre contact l'aide du bouton de slection jouxtant la combo (un clic droit sur la combo permet de crer un nouveau contact directement). Ce sont les donnes d'adresse de facturation qui sont affiches (par opposition l'adresse professionnelle et l'adresse de livraison). - le fait que cette facture soit (ou pas) en cours de saisie . En effet, il peut tre pratique d'enregistrer des facture au fil de l'eau. Si la facture n'est plus en cours de saisie, elle devient non-modifiable, il suffit de dcocher la case pour qu'elle le redevienne. - La date de rglement de la facture. Si elle est renseigne, la facture n'est plus modifiable. Il suffit de remettre blanc la date de facture et la case transmis pour qu'elle le redevienne. L'onglet "Mentions complmentaires" permet d'ajouter une mention sur votre facture (comme par exemple "Notre conseil : remplacer votre machine obsolte" sur une facture d'intervention informatique) Il est possible d'imprimer un libell de bas de facture commun toutes les factures. Ce libell se paramtre via l'cran de paramtrage de l'application. Lors de la saisie d'une ligne de facture, le taux de TVA est renseign avec le taux de TVA renseign au niveau du produit. S'il n'est pas renseign, ou si vous n'utilisez pas de catalogue produit, il est automatiquement renseign avec le taux de TVA dfini comme TVA par dfaut. Mais il reste possible de le modifier ligne par ligne (double clic sur la ligne).

Modification d'une facture


La modification d'une facture est autorise librement, tant que la facture est en cours de modification. Si la case "En cours" est dcoche, ou la date de paiement renseigne, la facture n'est plus modifiable. Seuls les utilisateurs ayant les privilges d'administrateurs peuvent la rendre nouveau modifiable, en effacant la date de paiement et en dcochant la case "Transmis".

Suppression d'une facture


La suppression d'une facture est rserve aux utilisateurs de Gestan ayant des droits administrateur.

Rglement d'une facture


Le bouton "Rgler." permet d'ouvrir l'cran d'enregistrement des paiements de factures fournisseur. Cet cran permet de saisir les diffrentes caractristiques du paiement : date, imputation (par exemple "Prestations extrieures"), mode de paiement, etc. A la validation de l'cran d'encaissement, la facture sera, le cas chant, note comme paye, et une criture comptable sera gnre automatiquement. Si toutes les lignes de la facture sont au mme taux de TVA, il est possible de saisir des montants partiels (par exemple, vous rglez 1000 euros sur une facture de 1500). Dans le cas contraire, il faut soit dcaisser le montant total, soit lier manuellement la ou les critures la facture (voir paragraphe ci-dessous). A la validation sur l'cran d'enregistrement des paiements: -> Si le total des montants pays est identique au montant total de la facture : - une criture comptable est cre au dbit du compte spcifi, pour l'imputation saisie. Les montants de l'criture seront les montants totaux de la facture. L'criture cre sera relie la facture spcifie. - la facture est mise jour : la date de paiement est renseigne, son statut passe "rgle". -> dans le cas contraire - une criture comptable est cre au dbit du compte spcifi, pour l'imputation saisie, et pour le montant indiqu, au taux de TVA des lignes des factures. L'criture cre sera relie la facture spcifie.

Liaison entre factures et critures


Il est possible de lier une facture et une criture, c'est dire de spcifier que telle criture est lie telle facture. Cette opration est ralise automatiquement dans le cas de l'utilisation du bouton Rgler ci-dessus, mais peut aussi tre effectue manuellement, via le menu contextuel de la liste des critures. Cette liaison facultative permet, en utilisant le menu contextuel "voir les rglements", de visualiser les paiements effectus pour la facture reue. Pour enregistrer manuellement des rglements partiels sur une facture : afficher l'cran liste des critures, saisir l'criture normalement, puis lier l'criture la facture en utilisant le menu contextuel de l'criture.

Ajouter une ligne de pourcentage Vous pouvez ajouter une ligne de pourcentage : cette ligne est calcule comme un pourcentage de tout ou partie des lignes de la pice. Pour ce faire, avec le clic droit sur les lignes de la pice, choisissez l'option "Ajouter une ligne pourcentage". Un cran s'ouvre, vous permettant de saisir un code produit (par exemple "TAXE"), un pourcentage prendre en compte (par exemple 10%), et les lignes de la pice en cours. Vous pouvez slectionnez une ou plusieurs lignes de facture (Ctrl+Clic ou Maj+Clic). Le calcul est immdiatement effecut. Le bouton "Valider" permet d'insrer la nouvelle ligne dans la pice.

Encours fournisseurs
Cet cran prsente, exercice comptable par exercice comptable, l'encours de facturation fournisseur, "thorique" et "comptabilis" (TTC pour les entreprises soumises la TVA, net pour les autres).

La colonne Total factur est la somme des montants des factures du fournisseur et pour l'exercice. La colonne Thorique : c'est le total factur, diminu des montants de toutes les factures de l'exercice qui sont signales comme rgles, c'est dire avec une date de rglement de facture renseigne. La colonne Comptabilis : c'est le total factur, diminu de la somme de toutes les critures lies aux factures prises en compte dans le total factur. Les informations sont prsentes en vert quand l'encours est zro, ou en orange quand l'encours est suprieur zro. La colonne thorique est ... thorique, parce qu'il est possible de dclarer rgle une facture (de renseigner la date de facture) sans enregistrer l'criture correspondante (pour les utilisateurs de gestan qui n'utilisent pas la partie de saisie des critures). Le bouton Dtail permet d'ouvrir le dtail de l'encours, facture par facture, pour l'exercice slectionn.

MJ des prix fournisseur


Un clic droit sur une commande ou une facture fournisseur permet de remettre jour les prix d'achat fournisseur, et ventuellement les prix de vente en fonction des prix d'achat. Il s'agit de la gestion des DPUA, selon la terminologie consacre (gestion des derniers prix unitaires d'achat).

Comment a fonctionne ?
Un petit dessin valant mieux qu'un long discours....

Dans le cas ci-dessous, la pice comporte deux lignes, l'une concernant PROD01, l'autre PROD02. Les prix "catalogue" sont ceux ports sur le fiche produit correspondante. Le taux de marque est le taux de marge sur vente. Le PU achat constat est le prix d'achat unitaire port sur la facture fournisseur (c'est le DPUA). Pour ce qui concerne PROD02, il a t achet 85, alors que sur la fiche produit, le prix d'achat est de 75.25 : la ligne est colore en orange, et les deux cases MAJ sont coches. Au clic sur Valider : si la case MAJ prix achat est coche, le prix d'achat du produit sera mis jour dans la fiche produit. Le nouveau prix d'achat est praffich dans la colonne DPUA, mais il est possible de le modifier manuellement. si la case MAJ prix vente est coche, le prix de vente du produit sera mis jour pour conserver le taux de marque initial port dans la fiche produit. Le nouveau prix de vente est calcul en fonction du taux de marque, et affich dans la colonne "Actualiser PU vente" mais il est possible de le modifier manuellement.

Pour ce qui concerne PROD01, il a t achet 16.72 et vendu 41.81, ce qui est identique ce qui est port sur la fiche produit. La mise jour n'est pas propose.

Actions
Les actions sont ce qui est ralis relativement un contact : un courrier qui lui est envoy, un appel tlphonique, un rdv, un mail, etc. Gestan permet d'enregistrer des actions, effectues ou faire, et de les relier un contact, et ventuellement un projet et une tche.

Fiche action

La fiche action permet de dcrire l'action faire (et/ou ralise). Le nombre de jours du champ "Afficher" permet d'afficher cette action, si elle n'est pas termine, dans la liste des actions faire du menu principal. Par exemple, si l'action est raliser pour le 05/08/08, et que le nombre de jours est de 5, l'action sera affiche dans la todo list du menu principal 5 jours avant le 05/08, soit le 01/08. La petite case "Archiv" permet de ne pas afficher l'action dans la liste des actions de l'cran liste des contacts.

Personnalisation des genres d'actions


Vous pouvez dclarer un nombre illimit de genre d'actions, via l'cran des libells gnriques. Une action pourra ainsi tre relie un et un seul genre d'action.

Astuces pour la gestion des actions

Paramtrage du comportement en mise jour et suppression d'action Il est possible de paramtrer finement le comportement de Gestan dans le cas des mises jour, des terminaisons, ou des suppressions d'action : par exemple, si vous crez des actions qui doivent tre affectes d'autre, il est possible par exemple d'tre averti quand l'action est termine par la personne qui doit l'excuter, ou d'interdire toute modification d'action un utilisateur autre que celui qui doit la raliser ou qui l'a cre. Utiliser pour cela l'cran de paramtrage de l'application.

Personnalisation des genres d'actions Vous pouvez dclarer un nombre illimit de genre d'actions, via l'cran des libells gnriques. Une action pourra ainsi tre relie un et un seul genre d'action.

Actions planifies
Il est possible de planifier des actions pour tout contact, ou pour tout utilisateur enregistr dans Gestan. Ces actions planifies vont dclencer la gnration d'actions, automatiquement, selon une frquence prdfinie. Vous pouvez enregistrer, par exemple, que pour votre contact "Trsor Public", il faut raliser une dclaration de TVA tous les 10 de chaque mois, ou appeler le service de reprographie tous les lundis, mercredis et vendredis. Mais il est galement possible de gnrer des actions planifies " double dtente", comme par exemple la gnration automatique d'une criture comptable, d'une fiche d'intervention, d'une facture client, avec information d'excution. Ces actions sont trs utiles notamment pour vos dpenses (ou vos recettes !) recurrentes, et pour les factures ou les interventions qui correspondent des contrats frquence mensuelle ou annuelle.

Les actions planifies simples


Il est possible d'activer ou de dsactiver les actions : la gnration automatique sera suspendue, sans que l'action planifie ne soit supprime. Le numro de gnration est un numrique, qui sera incrment de 1 chaque gnration d'action automatique. Il est destin tre utilis comme valeur de mot cl dans la gnration des libells d'action (voir ci dessous) Si vous indiquez qu'il faut l'afficher 3 jours avant la date d'chance, elle sera affiche partir du 12 du mois dans la liste des actions faire de l'cran d'accueil. Il est possible de lier une action planifie un projet ou une tche. Si le projet ou la tche sont termines, l'action planifie ne sera pas gnre.

Utilisation de mots cl dans les libells des actions planifies.


Si le numro de gnration est renseign, ce numro peut servir alimenter le libell de l'action gnre. Dans ce cas, le libell de l'action planifie devra comporter la chaine %NUM%, qui sera remplace par le numro au moment de la gnration de l'action. L'application la plus simple de cette possibilit est la gestion des actions "anniversaire" : par exemple, vous voulez un rappel d'anniversaire pour une personne qui a 77 ans. Vous notez "Anniversaire Axelle %NUM% ans" dans le libell, 77 dans le numro de gnration, et la date du prochain anniversaire comme date de dbut. A la date prvue, une action sera gnre, avec pour libell "Anniversaire Axelle 77 ans". Vous n'avez plus aucune excuse pour oublier l'anniversaire de votre mariage, ou pire encore, son anniversaire a elle. Mais n'allez pas lui dire qu'elle n'a plus aucune excuse non plus pour oublier la date de changement des essuie-glace de votre voiture, nous ne serions pas responsable des dommages collatraux que cette remarque pourrait susciter ! D'autres mots-cl sont utilisables : %MMAA% : sera remplac par le mois/an courant, par exemple "janvier 2011" si nous tions en janvier 2011. %MMAA-1% : sera remplac par le mois/an prcdent %MMAA+1% : sera remplac par le mois/an suivant %MM% : sera remplac par le mois courant, par exemple "janvier" si nous tions en janvier 2011. %MM-1% : sera remplac par le mois prcdent %MM+1% : sera remplac par le mois prcdent

Actions planifies " double dtente"


Dans certains cas, il peut tre utile de gnrer automatiquement une criture comptable (par exemple dans le cas d'un prlvement qui a lieu de manire rcurrente tous les x du mois), ou bien une fiche d'intervention (par exemple dans le cas d'interventions rcurrentes), ou une facture client (par exemple si vous facturez des abonnements annuels ou mensuels). Il est possible d'utiliser les actions planifies pour gnrer automatiquement ces enregistrements, par copie d'enregistrements existants. A chaque gnration automatique, une action "information" sera gnre, destination du crateur de l'action planifi Le clic droit sur le libell de l'action planifie comporte des aides la saisie de ces libells spciaux.

Gnration automatique d'critures Pour gnrer automatiquement une criture, il faut que le libell de l'action planifie soit : GEN_AUTO ECRITURE xxxx, avec xxxx dsignant l'identifiant de l'criture copier. Exemple : GEN_AUTO ECRITURE 456

Gnration automatique de fiches d'intervention Pour gnrer automatiquement une fiche d'intervention, il faut que le libell de l'action planifie soit : GEN_AUTO INTERVENTION xxxx, avec xxxx dsignant l'identifiant de la fiche d'intervention copier. Exemple : GEN_AUTO INTERVENTION 456

Gnration automatique de factures client Pour gnrer automatiquement une facture client, il faut que le libell de l'action planifie soit : GEN_AUTO FACTURE xxxx, avec xxxx dsignant l'identifiant de la facture client copier.

Exemple : GEN_AUTO FACTURE 456 Les lignes de factures seront ventuellement mises jour avec les prix actualiss, si les prix des produits avaient t modifis dans la fiche produit, sauf si l'option /RECOPIE_SIMPLE est prcise, par exemple : GEN_AUTO FACTURE 456 /RECOPIE_SIMPLE

Gnration automatique de factures client partir de devis Il est aussi possible de gnrer automatiquement une facture client partir d'un devis tabli pour ce client. Dans ce cas, il faut que le libell de l'action planifie soit : GEN_AUTO DEVIS->FACTURE xxxx, avec xxxx dsignant l'identifiant du devis copier. Exemple : GEN_AUTO DEVIS->FACTURE 456 Les lignes de factures seront ventuellement mises jour avec les prix actualiss, si les prix des produits avaient t modifis dans la fiche produit, sauf si l'option /RECOPIE_SIMPLE est prcise. Il est possible d'utiliser des mots cl afin de pouvoir traiter automatiquement les dates : Par exemple, vous avez fait un devis avec le libell suivant : ABONNEMENT 2009 et comportant une ligne Abonnement revue 01/01/2009 - 01/01/2010 Il vous suffira de renseigner dans le devis ABONNEMENT %SSAA% et comportant une ligne Abonnement revue 01/01/%SSAA% - 01/01/%SSAA+1% A la gnration suivante, les mots cls %SSAA% seront remplacs par le quantime de l'anne en cours, %SSAA+1% par celui de l'anne suivante. Vous pouvez utiliser aussi %AA% pour ne prendre que les deux derniers chiffres du quantime, ajouter ou retrancher de 1 9 units (par exemple %AA-8% serait remplac par le quantime de la 8 anne avant la date du jour)

Gnrer une srie d'actions


Gestan gnre les actions planifies au moment o elle doit tre affiche. Par exemple, vous planifiez une action "Aller la messe" tous les dimanche (ou la synagogue, ou la mosque, ou au supermarch, ou au foot, selon la religion que vous pratiquez) avec affichage deux jour avant. Chaque vendredi, Gestan va gnrer l'action suivante, c'est dire l'action faire dans deux jours, le dimanche suivant. Cela vite de gnrer toutes les actions jusqu' la date prsume o elle ne sera plus ncessaire, date qu'il serait difficile de calculer avec certitude - nous sommes peu de chose, finalement ! - , mais cela a pour inconvnient de ne pas voir ces rendez-vous sur votre planning de l'anne N+20, si vous vouliez le consulter. Pour cela, l'option "gnrer jusqu'au", disponible sur le clic droit de la liste, permet de forcer la gnration des actions planifies jusqu' la date que vous souhaitez. La gnration automatique par Gestan reprendra aprs cette date.

Astuces pour les actions planifies


Glisser les post'it dans l'agenda Il est possible de glisser-dplacer les postit affichs sur l'cran principal vers l'agenda : les postits sont alors transforms en actions. Pour faire un glisser-dplacer, prendre le post'it par l'icone "punaise" du haut gauche du post'it.

Menu contextuel Le menu contextuel du champ "Action" de la fiche action permet de planifier une action double dtente plus facilement.

Agenda
L'agenda permet de grr de manire graphique toutes les actions.

Les actions affiches peuvent tre dplaces et/ou modifies la souris. Seules les actions reprsentant une dure, c'est dire ayant la date et l'heure dbut, ainsi que la date et l'heure de fin renseignes, sont affiches. Il faut aussi qu'elle correspondent aux critres de slection affichs dans la partie droite de l'cran.

Astuces pour l'agenda


Glisser les post'it dans l'agenda Il est possible de glisser-dplacer les postit affichs sur l'cran principal vers l'agenda : les postits sont alors transforms en actions. Pour faire un glisser-dplacer, prendre le post'it par l'icone "punaise" du haut gauche du post'it.

Agenda Google / Outlook


Il est possible de synchroniser l'agenda de Gestan avec un agenda Google et/ou un agenda Outlook. Seules les actions de type "Rendez-vous" sont synchronises avec ces agendas.

Synchronisation avec un agenda Google


Pour ce faire, il faut pralablement indiquer les rfrences du compte Google dans le paramtrage de l'utilisateur, ainsi que le nom de l'agenda concern. A l'entre de l'cran Agenda, les rendez vous sont synchroniss avec les rendez vous figurant sur l'agenda de Google. Les rendez-vous cres dans l'agenda Google sont automatiquement cres dans l'agenda Gestan. Lorsqu'un rendez vous prsent la fois dans l'agenda Google et dans l'agenda Gestan a t modifi, un cran vous invite valider celle des donnes qu'il faut prendre en compte dans la synchronisation. Google gre les rendez vous rcurrents selon son propre mode, qui est de le gnrer avec pas mal d'avance : selon nos tests, ces rendez-vous rcurrents sont gnrs un horizon de 6 annes ! Pour gagner du temps, Gestan ne prendra pas en compte les rendez-vous dans la synchronisation Google, au del d'un an (mais vous pouvez les gnrer l'horizon que vous souhaitez dans Gestan)

Synchronisation avec un agenda Outlook


Pour ce faire, il faut pralablement indiquer le profil Outlook concern dans le paramtrage de l'utilisateur. La suite est identique la synchronisation des agendas Google.

Relances automatiques
Il est possible de gnrer automatiquement des actions de relance : pour les factures dont la date de paiement arrive bientt chance, et dont le rglement est rclamer au client pour les devis dont la date de validit arrive bientt chance, et pour lesquels il faut relancer le client pour les factures fournisseur dont la date de paiement arrive bientt chance, et qu'il faut payer au fournisseur

Utilisation de l'cran
Vous pouvez prciser un nombre de jour d'chance. Par exemple, si nous sommes le 9 janvier 2011 et que vous prcisez "10" (jours) pour un traitement sur les factures client, le programme va slectionner toutes les factures client non rgles compltement, dont la date d'chance est antrieure ou gale au 19 janvier. Le traitement est effectu pour les pices dont l'utilisateur connect est responsable ("suivi par"), sauf si l'utilisateur connect est administrateur, dans ce cas il peut l'excuter pour tous les utilisateurs.

Interventions
Une intervention est une opration que vous menez pour un client (ou tout autre contact). Le but de la gestion des interventions sous Gestan est double : produire un compte-rendus que vous pouvez remettre votre client quand l'intervention est faire (pour qu'il valide sa demande), ou faite (pour qu'il valide l'intervention), suivant votre processus de gestion. facturer automatiquement le client, en fonction d'une slection de fiches d'intervention. Il est possible de gnrer automatiquement des fiches d'intervention partir d'actions. Il est possible de rattacher une intervention les produits qui ont t utiliss pour l'intervention, et qui prennent ici le nom d'ingrdients. Ces ingrdients pourront alors tre facturs, si la facturation est effectue partir des fiches d'intervention. Il est possible de remplacer l'tat standard "Fiche d'intervention" (le compte rendu que vous transmettez normalement votre client, par un autre tat dvelopp exactement selon vos besoins. Voir chapitre Administration.

Le demandeur est une zone qui permet de mmoriser le demandeur de l'intervention. Elle sera publie sur l'tat fiche d'intervention INT1. Le code produit permet de mmoriser quel produit l'intervention correspond, ventuellement. Ce code produit alimentera le code produit de la ligne de facture, quand, pour alimenter les lignes de factures, vous utiliserez l'option "Ajouter les fiches d'intervention" de l'cran fiche facture (zone liste des lignes de factures).

Numrotation des fiches d'intervention


La numrotation des fiches d'intervention prsente les mmes particularits que celle des pices de compta client. Reportez vous la page correspondante.

Astuces pour la gestion des fiches d'interventions

Affichage de l'onglet "Interventions" de l'cran liste des contacts Vous pouvez afficher, ou pas, l'onglet "Interventions" de l'cran liste des contacts via l'cran de paramtrage des options de menu utilisateur.

Commentaires sans mise en forme La zone de commentaire permet une saisie libre avec mise en forme. Vous pouvez faire un simple copier-coller depuis tout document (Open Office, Office, site Internet, etc.). Si vous ralisez ce copier-coller par Ctrl-C, la mise en forme sera galement copie. Dans le cas o vous ne le souhaitez pas, utilisez le petit bouton "Coller" de la barre d'outils de la zone de commentaires.

Gnration automatique de fiches d'intervention rcurrentes Pour des interventions rcurrentes, par exemple vous allez toujours le 3 du mois laver les carreaux de Madame Untel, vous pouvez gnrer automatiquement la fiche d'intervention correspondante, voir page sur les actions planifies.

Plannings actions et interventions


Un clic droit sur le planning permet de modifier la priode affiche, et la granularit de reprsentation des plages. Le plannning des actions prsente toutes les actions pour lesquelles une dure est spcifie. Il est possible de slectionner les types d'actions afficher en utilisant les cases cocher du bas de l'cran.

Le planning des actions de maintenance prsente les actions de maintenance prvoir, sur le mme type d'cran :

Le planning des interventions prsente les interventions faites et faire sur la plage de date slectionne.

Documents
Gestion de documentation avec Gestan
Gestan permet de rattacher tout type de document n'importe quel contact : fichiers texte de type .doc, .rtf ou .txt, mais aussi fichiers .pdf, ou images .gif, .jpeg, etc, voire fichiers sons, fichiers video, etc. Gestan les ouvrira en lanant l'application associe l'extension, sur le poste. Gestan stocke ces fichiers de manire classique (comme avec l'explorateur de fichier de Windiws), dans un rpertoire individuel pour chaque contact. Ce rpertoire du contact est de la forme : rep_racine\DOCUMENTS\CONTACT_XXXX, dans lequel rep_racine est le rpertoire racine de Gestan, et XXXX est l'identifiant unique du contact.

Certains documents sont gnrs automatiquement : par exemple, quand vous utilisez Gestan pour gnrer automatiquement un courrier pour un de vos contact, le courrier est gnr sous forme rtf ou word (selon les options de Gestan que vous avez choisies), le fichier correspondant est stock dans le rpertoire Gestan du contact, et un enregistrement "Document" est stock dans la base, avec les rfrences du document. Mais d'autres documents ne sont pas gnrs automatiquement. Par exemple, vous faites un devis sous Excel dans le rpertoire Mes Documents. Puis, vous pouvez enregistrer le contact correspondant comme prospect sous Gestan, et relier le devis ce contact. Le fichier Excel pourra tre copi dans le rpertoire Gestan du contact, ou dplac du rpertoire Mes Documents vers le rpertoire Gestan du contact. Autre cas : vous recevez une facture fournisseur et souhaitez archiver la facture sous forme lectronique : avec le bouton "Scanner", vous pouvez scanner directement votre document papier depuis Gestan, et lier ce document lectonique la fiche contact (tandis que vous archivez le document papier selon vos procdures habituelles). Le document scann sera ainsi retrouvable facilement.

Lors de la suppression d'un document, avec un fichier li, le fichier li est copi dans le rpertoire rep_racine\DOCUMENTS\TRASH. Il s'agit d'un mcanisme similaire la corbeille de Windows, pour viter d'viter dfinitivement par erreur des fichiers importants. Vous pouvez les supprimer intervalle rguliers.

Astuces pour la gestion des documents

Menu contextuel de l'onglet "Documents" le menu contextuel de l'onglet document de l'cran liste des contacts permet de dupliquer facilement des documents, pour le contact en cours ou un autre contact ! Il permet aussi de renommer un document.

Affichage de l'onglet "Documents" de l'cran liste des contacts Vous pouvez afficher, ou pas, l'onglet "Documents" de l'cran liste des contacts via l'cran de paramtrage des options de menu utilisateur.

Personnalisation des genres de documents Vous pouvez dclarer un nombre illimit de genre de documents, via l'cran des libells gnriques. Un document ne pourra appartenir qu' un seul genre.

Scanner un document
Vous pouvez scanner directement un document depuis Gestan, pour l'intgrer la base documentaire rattache chaque contact (V3).

Utilisation de l'cran

L'cran liste les priphriques disponibles pour le scan, qui sont ceux qui supportent le protocole TWAIN, par lequel Gestan communique. Les combos "Type de document" et "Pr-rglage" dterminent des rglages-type valables selon le type de document de dpart et l'objectif du scan. Les rglages peuvent tre modifis individuellement en cliquant sur le bouton "Avanc". Pr-rglage : "optimal" conviendra la plupart des situations, "taille rduite" convient ceux qui recherchent utiliser le moins de place possible sur le disque dur. Si la case "Stocker en PDF" est coche, l'image sera intgre dans un PDF, ce qui est une bonne option si vous avez la transmettre. Si la case "Utiliser l'interface du scanner" est coche, Gestan ouvrira l'interface du scanner pour faire le scan. Attention, dans ce mode, le scan par l'interface du scanner est limit 24 bits/pixel pour les images en couleur, et 8 bits/pixels pour les autres. Le bouton "Scanner" lance le scan, le rsultat est affich dans le champ de droite. S'il vous convient, cliquez sur valider, ou sinon, modifiez les rglages que vous souhaitez, et cliquez de nouveau sur Scanner.

Rglages avancs

Les rglages avancs permettent de modifier les rglages-type. Ces rglages dterminent le rendu final de l'image scanne, mais plus la qualit est grande, et plus le poids du fichier est important, donc occupe de la place sur le disque. Ces rglages permettent d'optimiser le rapport taille/lisibilit. Prfrez les fichiers GIF lorsque vous avez peu de couleurs diffrentes (par exemple, un texte en noir et blanc ou avec un logo simple, des images colores avec des aplats comme les images de BD), et les fichiers JPEG quand vous avez de nombreuses couleurs diffrentes (cas des photographies, par exemple) Dans la plupart des cas, une rsolution de 150 dpi est un bon quilibre entre la taille et la lisibilit du scan.

Versements
Gestan permet d'enregistrer des versements effectus par vos contacts. Par exemple, vous pouvez enregistrer les versements effectus par les contacts pour votre association. Pralablement la saisie d'un versement, il faut enregistrer un type de versement. Ce type de versement permet d'enregister un libell et un montant par dfaut, qui permettont de faciliter la saisie.

Astuces pour la gestion des versements

Affichage de l'onglet "Versement" de l'cran liste des contacts Vous pouvez afficher, ou pas, l'onglet "Versements" de l'cran liste des contacts via l'cran de paramtrage des options de menu utilisateur.

Les adhsions
Gestan permet de grer - ou pas - les adhsions des contacts : une association, un club, voire un parti politique... Dans un sens largi, cela permet aussi de grer des abonnements une revue ou un service.

Modes de gestion possibles


Il y a trois modes de gestion possible des adhsions : le mode "gestion sans suivi caisse" : dans ce mode, toute adhsion enregistre est considre comme encaisse. La case cocher "Encaiss" n'apparat pas. C'est le mode de gestion le plus simple, adapt aux entits qui ne grent pas leur comptabilit avec Gestan. le mode "gestion avec suivi caisse" (V3) : dans ce mode, une adhsion enregistre n'est pas considre comme encaisse par dfaut : une case cocher "Encaiss" sera visible, qui permettra de noter si elle a t encaiss ou pas. Ce mode est adapt aux entits qui ne grent pas leur comptabilit avec Gestan, mais qui souhaitent diffrencier les adhsions encaisses des adhsions non-encaisses. le mode "gestion avec compta" (V3) : Dans ce mode, il sera possible d'encaisser les montant correspondants aux adhsions, et de gnrer une criture comptable.

Paramtrage
Le paramtrage de gestion des adhsions est effectu via l'cran de paramtrage principal de l'application. Les catgories d'adhsion, s'il y en a (par exemple, membre normal, membre bienfaiteur, etc...) sont paramtrables sans limitation de nombre. Un libell paramtrable, ici "ID Matriel" peut tre not sur l'adhsion, en fonction du paramtrage de l'application. Il est galement possible de paramtrer un combo supplmentaire, ici "Licence"

Utilisation de l'cran liste


L'cran liste prsente la liste des contacts, avec, pour chaque contact, l'tat de son adhsion actuellement en cours. En dessous, une seconde liste prsente l'ensemble des adhsions du contact slectionn. Le bouton "Reu" permet d'diter les reus fiscaux des adhsions slectionnes. Le n de reu est le n d'adhsion, sauf dans le cas de la "gestion avec compta", o c'est le numro d'criture comptable.

Projet / Tches
Les projets et les tches sont le dcoupage "de base" de votre activit. Les projets sont lis au contact qui est votre client. Sur ces projets/tches, il sera possible d'enregistrer les temps de travaux. Il sera aussi possible de rpertorier sur les projets, les contacts qui y interviennent, avec leur rle. Enfin, il sera possible d'y lier de nombreux lments : actions, documents, critures, prvisions financires, ingrdients, mouvements de stock.

Les projets
Le projet peut avoir quatre statuts : non commenc en cours rcurrent : il s'agit d'un projet priori sans fin. Par exemple "Administration St", qui pourrait contenir les tches "Comptabilit", "Prospection client", etc. termin L'cran affiche la dure du projet, value partir des tches lies au projet, et consomme partir des consommations de temps enregistres sur le projet. Il est possible de dclarer un genre de projet , qui en facilite le classement. De mme, il est possible de memoriser un code affaire , selon vos habitudes de gestion.

Les tches

Aux projets peuvent tre rattaches un nombre indtermin de tches, qui peuvent aussi avoir quatre statuts , identiques ceux des projets. Les tches portent la notion de facturation . Elles peuvent tre "non factures", "en rgie" (facture au temps pass), "au forfait" (facture forfaitairement, ventuellement aprs tablissement d'un devis), ou "hors dcompte". Ce dernier type permet de suivre avec GESTAN des activits ne relevant pas de l'activit principale gre, par exemple de grer la tche "PERSONNEL/CLUB DE FOOT", qui n'est pas du temps professionnel. Le code produit permet ventuellement de mmoriser quel produit la tche correspond. Ce code produit alimentera le code produit de la ligne de facture, quand, pour alimenter les lignes de factures, vous utiliserez l'option "Ajouter les conso" de l'cran fiche facture (zone liste des lignes de factures).

Astuces pour les projets


Gnrer automatiquement un projet partir d'un devis ou d'une commande Il est possible de gnrer automatiquement un projet partir d'un devis, ou d'une commande. Pour tre clair, prenons un exemple. Vous faites un devis "Travaux maison", comportant les lignes suivantes : MO finition PROD3 Enduire mur 4 heures MO peinture PROD1 Peinture salle de bain 1 Jour/Homme MO finition PROD2 Finitions 4 heures Peinture PROD3 Peinture blanche 1 pot Le clic droit sur la table des devis vous permet de gnrer un projet, qui s'appellera "Travaux maison", affect au contact du devis, avec 3 options possibles : - une seule tche MO : dans ce cas, votre projet comportera une seule tche, "Main d'oeuvre", calcule sur la base de tous les produits considrs comme Main d'oeuvre via la famille laquelle ils sont relis. En l'occurrence, la tche aura une dure de 2 jours/homme. - une tche par famille. Dans ce cas, une tche de MO finition d'1 jour/homme et une tche de MO peinture de 1 jour/homme seront cres. - une tche par produit : dans ce cas, trois tches seront cres, une tche "Enduire mur" de 0.5 jour/homme, une tche "Peinture sdb" de 1 jour/homme, et une tche "Finitions" de 0.5 jour/homme.

Consommation de ressources
Gestan permet d'enregistrer les temps de travaux (consommation de ressource). Ces consommations seront relies aux projets et aux tches, et, au niveau au dessus, au contact pour lequel le projet a t dclar. Pour la petite histoire, c'est pour cette fonction de base que GESTAN a t initialement dvelopp.

Liste des temps consomms


Cette liste (menu > Projets > temps consomms) affiche les projets/taches sur lesquels un travail a t effectu, avec les heures de travail correspondantes pour les utilisateurs suivis. Un clic droit sur cette liste ouvre un menu spcifique comportant de nombreuses options de modification ou d'dition (liste des consommations pour un projet ou pour une tche entre deux dates, par exemple)

Chrono
Chrono est une application permettant de chronomtrer la consommation de ressources horaires. Il est ainsi possible de mesurer prcisment les temps de travaux (appeles "conso" sous Gestan), l'utilisation la plus frquente en tant la facturation des tches factures en rgie horaire. Chrono peut tre lanc d'une manire interne, ou indpendamment de GESTAN.

Le bouton Ajouter permet de slectionner un projet/tche. Un double clic sur la ligne dclenche la mesure du temps pour le projet/tche slectionn (et la ligne devient orange). Le bouton Modifier permet de modifier la dure mesure, ou d'ajouter une description plus prcise pour le travail en cours. Le bouton Intgrer ouvre une fentre qui permet d'ajouter au fichier des temps consomms les valeurs mesures. Le petit bouton en forme d'clair en haut droite sert ajouter les projets/tches de la veille. Pas besoin de les ressaisir !

Saisie simplifie des conso


Gestan est livr avec le programme easyConso, qui permet de saisir les consommations horaires de faon simplifie. Typiquement, cela correspond au cas suivant : vous tes le grant d'une entreprise, et vous avez un certain nombre d'employs qui travaillent sur vos chantiers. Sur votre poste, vous avez un Gestan complet. Sur les postes ddis vos salaris, vous avez install Gestan, et, aprs le paramtrage initial, vous n'avez laiss que easyConso.exe sur les postes : ainsi vos salaris peuvent saisir facilement leurs temps de travaux sur leur poste, mais n'ont pas accs aux autres fonctionnalits de Gestan.

L'onglet "Aujourd'hui" affiche les consommations du jour. Un clic sur le bouton Comme hier alimente la table des conso du jour avec celles de la veille. Le bouton Valider permet de valider les enregistrements pour le jour en cours Le bouton Utilisatr permet de slectionner un autre utilisateur, si les droits de l'utilisateur connect le permettent.

L'onglet "Historique" affiche les consommations enregistres pour l'utilisateur. La date est colore en orange pour les consos du jour, en gris pour celles de la veille. Le bouton "Supprimer" n'est actif que si l'utilisateur est administrateur : cela permet d'interdire les suppressions de conso des jours autre que le jour en cours aux utilisateurs non administrateurs (idem pour la modification).

Socits
Les socits sont la fois les employeurs possibles de vos contacts, et les fournisseurs de vos approvisionnements.

Pour les contacts


Les contacts peuvent tre rattachs une socit liste ici (ce n'est pas obligatoire, et la socit du contact peut ne pas figurer au fichier des socits). Cela permet d'alimenter automatiquement les champs d'adresse professionnelle du contact. Si des modifications (adresse, tel, etc) sont enregistres au niveau socit, ces modifications d'adresse ne sont pas reportes automatiquement sur les contacts qui peuvent lui tre rattachs. Il faut pour cela utiliser la fonction de mise jour, accessible partir du clic droit de la table des factures.

Pour les produits


Les produits sont obligatoirement rattachs un fournisseur list dans la table des socits.

Astuces pour la gestion des socits

Liste des pays avec leurs masques tlphoniques Gestan est fourni avec une liste internationale des codes pays. La fiche pays comporte un masque tlphonique, qui permet de formater les numros de tlphone des contacts et des socits en fonction du pays de l'adresse. Par exemple, pour les numros de tlphone France, dclarez un masque 99-99-99-99-99 dans la fiche pays France.

Commentaires sans mise en forme La zone de commentaire permet une saisie libre avec mise en forme. Vous pouvez faire un simple copier-coller depuis tout document (Open Office, Office, site Internet, etc.). Si vous ralisez ce copier-coller par Ctrl-C, la mise en forme sera galement copie. Dans le cas o vous ne le souhaitez pas, utilisez le petit bouton "Coller" de la barre d'outils de la zone de commentaires.

Report des mise jour socit dans les contacts Quand aucun contact n'est li la socit, vous pouvez modifier normalement la raison sociale de la socit. En revanche, quand au moins un contact est li la socit, cette opration n'est pas possible dans la fiche : avec la clic droit sur la liste des socits, choisissez le menu "Mettre jour les contacts de la socit"

Produits
Les produits sont ceux que vous vendez ou que vous achetez. Ils sont regroups en familles de produits, notion qui dcrit s'il s'agit de main d'oeuvre ou de fourniture, et ventuellement en sous-familles. Les produits sont rattachs des socits : c'est votre socit, quand vous les produisez vous-mme, ou la socit de votre fournisseur, quand vous les achetez. Gestan codifie les produits l'identique pour les achats et les ventes : si vous revendez des articles, ils auront la mme codification chez votre fournisseur et chez vous. Au moment de l'tablissement d'une facture client, il est possible ou non de faire rfrence au produit vendu (vous pouvez vendre hors catalogue). Il est possible de spcifier un taux de TVA habituel pour les ventes de ce produit : c'est lui qui sera pris en compte lors de l'tablissement des factures et devis. Gestan vous affiche deux taux : Taux de marque = (Prix de vente HT - Prix d'achat HT) / Prix de vente HT x 100. C'est la part de la marge dans le prix de vente. Taux de marge = (Prix de vente HT - Prix d'achat HT) / Prix d'achat HT x 100. C'est la part de la marge dans le prix d'achat. La fiche produit comporte la mention du stock courant , c'est dire le stock thorique actuel . Le stock d'alerte est le niveau au dessous duquel il faut lancer la procdure prvue pour le rapprovisionnement. Le stock de scurit est le niveau au dessous duquel il ne faut jamais aller, sauf problme lors de la procdure de rapprovisionnement.

Arrondis des prix produits : HT ou TTC


Vous pouvez saisir un prix de vente HT ou TTC : si vous saisissez un prix HT, le prix TTC sera calcul par Gestan en fonction du taux de TVA applicable. Mais l'effet n'est pas le mme, concernant l'arrondi, quand vous saisissez le prix en HT ou en TTC, Gestan mmorisant la totalit des dcimales calcules. Cela a un impact lors du calcul des factures et autres pices : si vous souhaitez avoir des totaux TTC "ronds", saisissez toujours les prix TTC finaux, et vice versa. La bulle d'aide vous affiche le vritable prix mmoris par Gestan. Soit par exemple un produit, propos la vente 3 euros HT, et donc 3.59 euros TTC si la TVA est de 19.6%. Pour des prix TTC "ronds" sur les factures, un prix de vente TTC de 3.59 a t saisi : la bulle d'aide affiche le vritable prix HT pris en compte pour les calculs, soit 3.001672 euros.

Dans le cas inverse, c'est un prix HT de 3 qui a t saisi : la bulle d'aide affiche le prix de vente TTC pris en compte par

Gestan, soit 3.588

Astuces pour la gestion des produits

Commentaires sans mise en forme La zone de commentaire permet une saisie libre avec mise en forme. Vous pouvez faire un simple copier-coller depuis tout document (Open Office, Office, site Internet, etc.). Si vous ralisez ce copier-coller par Ctrl-C, la mise en forme sera galement copie. Dans le cas o vous ne le souhaitez pas, utilisez le petit bouton "Coller" de la barre d'outils de la zone de commentaires.

Modification des tarifs


Gestan permet la modification en masse de tous vos tarifs, en prix d'achat ou en prix de vente, pour tout ou partie des fournisseurs et/ou des familles.

Si la case "appliquer ce % sur le PA pour la MAJ du PV" est coche, les prix de ventes seront recalculs, sur la base du prix d'achat augment du pourcentage spcifi dans le champ "Pourcentage appliquer" (ce pourcentage sera votre marge sur vente, ou taux de marque).

Produits composs
Un produit compos est un produit compos de plusieurs produits, comme on peut s'y attendre. Gestan permet de grer : des produits-modle des produits-composs (ou ouvrages dans certains corps de mtier)

Les produits-modle
Il s'agit simplement d'un regroupement de produits. Quand vous allez ajouter un produit-modle dans une pice, autant de lignes de produit seront ajoutes que de produits composant le produit-modle.

Les produits composs


Dans ce cas, il s'agit de la composition technique d'un produit. Quand vous allez ajouter un produit-compos dans une pice, une seule ligne de produit sera ajoute dans votre pice, en apparence, mais Gestan va mmoriser la composition de cette ligne de pice. Un produit compos est compos de produits non composs qui peuvent tre : soit en quantit fixe : quelle que soit la variation de quantit du produit compos, la proportion de ce produit restera inchange soit en quantit proportionnelle : la proportion de composant varie en fonction du compos La composition du produit compos peut tre modifiable, ou pas. Si elle est modifiable, il sera possible de la modifier (modification de quantit, de prix, ajout, remplacement ou suppression de produit simple) dans les pices. Le tarif du produit compos est par dfaut la somme du tarif de tous les composants. Mais il est possible d'utiliser un tarif qui n'en soit pas la somme.

Tarifs fournisseur
Gestan permet de grr les tarifs fournisseur, c'est dire les diffrents prix d'achat d'un produit en fonction de leurs fournisseurs, mais aussi diffrentes caractristiques qui dpendent du fournisseur. Par exemple, vous vendez au litre du ptrole brut 100 dollars le baril, sous le code PETR-BL. Vous pouvez en acheter en Irak, en baril, 12 dollars le baril, chez un fournisseur pour lequel le code produit est PETR-IRK, ou en Syrie, 15 dollars le baril mais avec une remise fournisseur de 5%, sous le code SYR-OIL.

Mouvements de stock
Gestan permet le suivi des stocks de vos produits. Il est possible de saisir toute entre ou sortie de stock, et ventuellement de rattacher le mouvement concern un emplacement de stockage. De mme, il est possible de rattacher un mouvement une pice (Facture, Commande, ou BL ct client, Facture ou Commande ct fournisseurs). De plus, Gestan V3 permet de raliser ces mouvements automatiquement depuis les listes concernes. Ces options se paramtrent depuis l'cran de paramtrage gnral de l'application.

Les diffrents niveaux de stock


Pour un produit, le stock courant est le nombre d'unit actuellement prsentes en stock, sous rserve d'inventaire. En fonction de votre activit et de vos procdures, vous pouvez dfinir deux niveaux de stock particuliers : Le stock d'alerte est le niveau au dessous duquel il faut lancer la procdure prvue pour le rapprovisionnement. Le stock de scurit est le niveau au dessous duquel il ne faut jamais aller, sauf problme lors de la procdure de rapprovisionnement. Le stock maximum est le niveau de stock ne pas dpasser : pas la peine de commander 10 vaches si vous n'avez une table que pour 6 vaches ! Gestan sait aussi calculer le stock virtuel , qui est la somme du stock courant, diminu des sorties virtuelles et augment des entres virtuelles . Les sorties virtuelles sont toutes les factures ou les commandes (selon que vous dstockez partir des commandes, des factures ou des BL. En cas de dstockage manuel, ce sont les commandes, qui sont prises en compte) qui sont transmises, mais pas encore dstockes. Les entres virtuelles sont toutes les factures fournisseur ou les commandes fournisseur (selon que vous dstockez partir des commandes ou des factures. En cas d'entre manuelle en stock, ce sont les commandes, qui sont prises en compte) qui sont transmises, mais pas encore "enstockes".

Gestion des suppressions de mouvements de stock


Une fois qu'un mouvement de stock est cr, il n'est plus possible de modifier la quantit mouvemente : il faut soit supprimer soit contrepasser le mouvement en erreur, et crer un autre mouvement. Cette procdure a pour avantage de rduire les possibilits d'erreur dans le suivi. La suppression simple des mouvements de stocks n'appelle pas de remarque particulire : le mouvement est purement est simplement supprim. La contrepassation d'un mouvement de stock permet de conserver la trace de toute erreur dans la saisie des stocks : au lieu de supprimer l'enregistrement, on passe un mouvement inverse, dit "de contrepassation".

Par exemple, vous avez rentr un mouvement de stock en entre de 10 units, ce qui tait la quantit que vous aviez commande, mais au moment d'ouvrir le colis, vous constatez qu'il n'y a que 8 produits : le mouvement d'entre de 10 sera contrepass avec un mouvement de sortie de 10 (mentionnant ventuellement le motif de contrepassation), et un nouveau mouvement d'entre de 8 sera cre.

Il est possible de paramtrer le fonctionnement des suppressions (via l'cran de paramtrage de Gestan) : soit la suppression simple pour tous les utilisateurs; soit la contrepassation pour tous les utilisateurs; soit la contrepassation pour les utilisateurs, et la possibilit de contrepassation ou de suppression pour les administrateurs; soit les deux possibilits pour tous.

Entre / Sorties de stock automatiques


Il est possible : d'incrmenter automatiquement les stocks partir des commandes fournisseurs ou des factures fournisseurs de dcrmenter automatiquement les stocks partir des commandes client, des factures client, ou des bons de livraison.

Comment a marche ?
Pour activer ce mode, utilisez le menu Outils > Paramtres de l'application > onglet "Produits / Stocks". La combo "Dstockage" permet de spcifier si vous voulez grer les sorties de stock manuellement (option gestion manuelle), ou alors automatiquement, soit partir des commandes clients, soit des factures, soit des bons de livraison, selon les pratiques internes de votre entreprise. La combo "Entre en stock" permet de spcifier si vous voulez grer les entres en stock manuellement (option gestion manuelle), ou alors automatiquement, soit partir des commandes fournisseur ou des factures fournisseur, selon les pratiques internes de votre entreprise. Si vous avez choisi la gestion automatique, selon les options choisies, lorsque vous tes sur : la liste des commandes fournisseurs ou des factures fournisseurs, un bouton Stock IN apparat, qui permet d'ouvrir l'cran de gestion des entres en stock des commandes client, des factures client, ou des bons de livraison, un bouton Stock OUT apparat, qui permet d'ouvrir l'cran de gestion des sorties de stock

Selon le paramtrage, il est possible de fonctionner en "mode simple", ou en "mode dtaill" si la case cocher "mode simple" est dcoche dans le paramtrage principal.

Exemple de sortie de stock automatique en mode dtaill


Prenons l'exemple d'une gestion automatique partir des factures. Votre client vous a command 60 boulons de 13, dont 10 en finition bleu, 20 boulons de 15, et 50 boulons de 17. Vous lui avez fait une facture correspondant sa commande. Lorsque vous affichez la liste des factures, un bouton "Stock OUT" est affich. Si vous cliquez dessus, vous allez ouvrir la fiche de gestion de stock pour votre facture de boulons, qui va se prsenter comme ci-dessous :

Dans la table du haut, nous retrouvons les lments de la facture (pensez cocher la case "gestion de stock" sur la fiche produit !), avec le stock courant et la quantit commande. Le pictogramme St est dans un tat qui signale que les mouvements sont gnrer. Les champs du milieu permettent de saisir les valeurs des mouvements qui seront gnrs. Ici, ce sont des mouvements (de sortie) au 29/11, qui sont des ventes correspondant la facture 368 (et un emplacement de stock, si les emplacements taient grs). La table du bas affiche les mouvements correspondants la facture. Il est possible d'utiliser le drag'n drop (voire mme le glisser-dposer) entre la table du haut et la table du bas. Par exemple, comme illustr ci dessous, l'oprateur a utilis sa souris pour gnrer le mouvement de sortie des 50 boulons de 17. Le petit picto est pass au vert, pour indiquer que le mouvement est complet.

Le bouton Gen tout permet de gnrer tous les mouvements d'un coup. C'est ce que l'oprateur fait dans l'cran cidessous.

Nous constatons que pour les boulons de 15, comme le stock disponible tait de 20, mais que la quantit facture au client tait de 30, le mouvement gnr est seulement un mouvement de 20, insuffisance signale par le pictogramme. Ici, l'oprateur valide d'abord ses mouvements. La validation cr les mouvements, actualise les stocks, et ferme l'cran. Puis il procde un rapprovisionnement express de 200 boulons de 13. Quand il ouvre nouveau l'cran de gestion de stock partir de la liste des factures, il obtient ceci :

Les stocks sont ractualiss, le picto signale qu'il y a un mouvement faire, le bouton Gen tout est disponible, et c'est lui que l'oprateur utilise, pour obtenir ceci :

Comme les mouvements enregistrs sont gaux aux stocks, la case "Trait" s'est alimente automatiquement "coch", pour signaler que le traitement de la facture est effectu, en ce qui concerne les mouvements de stock. Vous pouvez toutefois la dcocher (ou la cocher dans le cas ou elle ne l'est pas), pour prendre en compte tous les cas o il peut tre normal qu'il n'y ait pas une stricte correspondance entre les lignes de facture et les mouvements de stocks.

Fonctionnement du mode simple


En mode simple (case "mode simple" coche dans le paramtrage gnral de l'application), tous les mouvements de stocks sont cres en un seul clic sur les boutons Stock IN ou Stock OUT. Dans ce cas : toutes les lignes de la pice sont concernes, pourvu que le code produit soit renseign, connu dans le fichier PRODUIT, et que le stock soit dclar Gr sur la fiche les quantits des mouvements de stock sont les quantits totales des lignes concernes le libell des mouvements est un libell standard mmoris pour le poste la date des mouvements est la date du jour

Recalculer / apurer les stocks


Recalculer les stocks
Il peut arriver, pour une raison ou pour une autre, qu'une erreur survienne lors de la mise jour des stocks. Dans ce cas, Gestan signale l'erreur, et vous invite utiliser cet cran.

Le bouton "Recalcul" recalcule le stock courant pour chaque produit, en relisant la totalit des mouvements de stock enregistrs pour le produit (Si vous avez plusieurs centaines de milliers de mouvements de stocks, ce processus peut tre relativement long).

Apurer les mouvements de stock


Le nombre de mouvements de stocks peut devenir trs importants. Et il n'est pas forcment utile d'archiver tous les mouvements de stocks d'il y a dix ans. Cette cran permet un apurement des mouvements antrieurs une date.

Le bouton "Apurer" va dclencher : - la mise jour du stock courant du produit - la suppression de tous les mouvements de stock dont la date est antrieure ou gale la date "Apurer au". - la cration d'un mouvement d'apurement pour chaque produit concern par l'apurement de mouvements. Ce mouvement d'apurement sera port sur l'emplacement spcifi dans la combon "emplacement" pour ceux qui grent les emplacements. La quantit porte ce mouvement sera la somme des quantits des mouvements supprims. Par exemple si vous avez un produit avec une entre de 10 au 01/01/2010, une entre de 10 au 01/02/2010, une entre de 10 au 01/03/2010, une sortie de 10 au 01/04/2010, et une entre de 10 au 01/06/2010, un apurement au 01/05 supprimera les quatre mouvements prcdents, mais crera un mouvement global d'apurement, une entre de 30 la date du jour (10+10+10-10), cohrent avec le stock courant du produit, 40 (30+10).

Saisie des stocks avec un lecteur laser


(Bibliothque GESTAN_SCAN) Avec Gestan, vous pouvez utiliser une douchette ou un crayon laser pour saisir des entres ou des sorties de stock. Le dispositif de lecture doit tre raccord au port USB de la machine (pour les rglages des douchettes connectes au port srie, nous consulter) En haut droite de l'cran, un clavier numrique permet d'indiquer la quantit par dfaut, qui s'inscrit dans la zone sur fond noir. Lorsque ce clavier numrique est utilis, un bouton Scan apparait : il faut cliquer sur ce bouton pour passer en mode scan (mais il passe tout seul dans ce mode au bout de 3 secondes). A la lecture du code EAN13, si la case "Totaliser" n'est pas coche, une ligne est ajoute dans la table avec la quantit par dfaut. Un son est jou si la case "Son" est coche. Si la case "Totaliser" est coche, si une ligne du mme produit est dj prsente dans la table, la quantit par dfaut est ajoute la quantit dj prsente. Il est aussi possible d'ajouter des produits manuellement via le bouton Manuel . Le bouton Enlever supprime la ligne de la table, sans aucune modification de la base de donnes. Le bouton Valider provoque la cration des mouvements de stock en entre ou en sortie, avec les mentions figurant au bas de l'cran (type de mouvement, date, libell, emplacement ventuellement) Il peut arriver, notamment, en cas de scans trop rapides, que le scan de l'tiquette ne soit pas correct (chaine de 13 caractres non termines par la caractre prvu). Dans ce cas, un message d'erreur est affich, la lecture est annule, et vous pouvez recommencer le scan.

Comptabilit
Gestan et la comptabilit : concept gnral
La comptabilit est un mtier part entire, qui n'a sans dout que peu de rapports avec ce que vous savez faire, ou que vous aimez faire. Nous avons tendance penser que l'apport d'un professionnel en cette matire reste un excellent investissement, tant du simple point de vue conomique que du point de vue de la tranquilit d'esprit, au vu du rythme effrn auquel se suivent les modifications de la rglementation fiscale. A croire qu'ils n'ont que cela faire !... Dans cette logique, Gestan n'a pas pour objectif de produire en trois clics un bilan comptable qui aurait toutes les chances d'tre inexact, mais de vous permettre de faire facilement le maximum du travail comptable en amont, pour que le travail en aval (celui de votre comptable, ou votre propre travail, si vous avez opt de vous adonner en personne aux joies exaltantes de la comptabilit), soit le plus facile - et donc le moins coteux - possible. Vous pouvez utiliser Gestan si vous travaillez avec une comptabilit de caisse, ou une comptabilit en partie double (voir dfinition ci-dessous). Dans le premier cas, il vous suffira d'exporter les critures brutes en fin d'exercice, ventuellement complte avec l'export des factures non rgles. Les donnes pourront tre traites sous n'importe quel tableur, par exemple Calc ou Excel, dans aucun problme. Dans le second cas, il sera ncessaire d'utiliser un paramtrage un peu plus dtaill, qui permettra de gnrer un export spcial, au format XIMPORT, qui pourra tre import dans un logiciel spcialis, comme CIEL, EBP, Sage, etc. Et vous pourrez mme aller trs loin dans le paramtrage de la gnration des mouvements de partie double, en spcifiant ventuellement des comptes d'achat ou de vente au niveau famille de produit, voire produit simple, via les liaisons comptables .

La saisie des critures


L'opration de base est la saisie des critures : cela consiste juste enregistrer qu' telle date, vous avez fait telle dpense ou peru telle somme sur tel compte. Au moment de la saisie d'une criture, elle est rattache une imputation , et mmorise le compte financier physique (banque - laquelle, ou caisse), qui est concern. Les imputations sont lies un compte du plan comptable, en gnral un comptes de charge (class 6 en norme franaise) ou un compte de produit (classe 7 en norme franaise) : cela permet de trier facilement les critures selon les classements qui vous intressent, et de faciliter la vie de votre comptable. Si vous voulez aller plus loin et travailler en partie double, les imputations pourront aussi tre relies un compte de contrepartie , en gnral un compte de tiers (classe 4 en norme franaise) et un code journal comptable .

L'encaissement des factures client / le rglement des factures fournisseurs


Lors du rglement d'une facture client, le bouton "Encaissement" de la liste des factures permet de gnrer automatiquement une criture au crdit d'un compte financier physique, rattach la facture en question, criture qui peut tre totale (la totalit de la facture) ou partielle, et qui sera rattache une imputation comme par exemple "recettes professionnelles". De mme, quand vous rglez une facture un de vous fournisseurs, le bouton "rgler" de la liste des factures fournisseurs vous permet de gnrer une criture totale ou partielle au dbit d'un compte financier physique, rattache la facture fournisseur concerne, et une imputation comme par exemple "facture tlcom" ou "carburant vhicule". Mais vous pouvez aussi rattacher toute criture une facture client, un avoir, une facture fournisseur, via le clic droit sur la liste des critures.

Le pointage des critures


Quand vous recevez les arrts de compte de votre banque, vous allez procder ce que nous appelons le pointage des critures : il s'agit de vrifier que chaque criture note sur l'arrt de compte de votre banque a bien t enregistre dans Gestan, et vice-versa. C'est l'objet du mode "pointage" de la liste des critures. Le bouton "Relevs" de la liste des critures ouvre la liste des arrts de votre compte bancaire, qui doit tre identique aux relevs de compte reus de votre banque.

La justification des critures


Chaque mois, pour ceux qui ont la joie dlicate d'tre assujettis la TVA, vous allez procder ce que nous appelons la justification des critures professionnelles : le bouton "Ecritures pro" affiche alors l'ensemble des critures qui ont t dclares comme professionnelles, que ce soit sur les comptes pro ou les comptes perso. Pour chacune de ces critures, il s'agit pour vous de contrler que vous avez bien la pice justificative qui vous permet de demander le remboursement de la TVA quand il s'agit d'achat, ou qui justifie le montant de TVA payer quand il s'agit de ventes. Sur l'cran liste "Ecritures pro", un double clic suffit pour noter que vous avez contrl la prsence du justificatif correspondant l'criture. Quand vous cliquez sur "Imp TVA", cela vous imprime la liste des critures concernes par la dclaration de TVA et vous calcule les totaux dclarer. Paralllement, cela vous enregistre l'arrt de TVA du mois (accessible par le bouton Arr TVA), que vous pouvez "verrouiller" : si un arrt de TVA est verrouill, plus aucune criture impactant ce relev ne pourra tre enregistre. Le verrouillage des arrts n'est pas obligatoire, mais c'est une sage prcaution. Gestan permet de noter les arrts de TVA de chaque mois. Si un arrt de TVA est verrouill, toute opration impactant cet arrt sera interdite (modification des critures concernes). Le pointage des critures, et la justification des critures professionnelles sont deux oprations relativement peu passionnantes, mais les ressources intellectuelles qu'elles ncessitent ne sont pas dmesures. Etant accessibles aux moins dous d'entre nous, les raliser soi-mme pargne le temps prcieux de votre comptable, et permet de lui demander les rductions de tarif correspondantes !

Mouvements v/s criture


Dans Gestan, la notion d'criture dsigne un flux financier rel, constat au crdit ou au dbit d'un compte (bancaire ou caisse). Et c'est partir des critures que Gestan va gnrer les mouvements qui seront la base du calcul de votre comptabilit. Cette conception simplifie beaucoup les comptabilits standard, tout en permettant la tenue de comptabilits plus dtailles. Si vous souhaitez une comptabilit dtaille, il faudra simplement prendre l'habitude de n'enregistrer que des critures homognes en terme d'imputation. Par exemple, si vous avez un salari auquel vous devez rgler son salaire (1000 euros), plus le remboursement de l'avance qu'il vient de faire l'entreprise pour acheter des fournitures (100 euros), bien que le chque que vous lui donnerez sera un unique chque de 1100 euros, vous enregistrerez non pas une criture unique de 1100 euros, mais une criture de 1000 euros correspondant au salaire (il sera affect un compte de charge salaires) plus une criture correspondant au remboursement de son avance (il sera affect un compte de fournitures).

Date de valeur, date de mouvement dans Gestan

La date de valeur est la date laquelle vous enregistrez le mouvement. Par exemple, le 15 janvier (date de cration de l'criture), vous enregistrez le fait que le 10 janvier dernier (date de valeur), vous avez dbit un chque sur le compte de l'entreprise. Gestan enregistre automatiquement la date de cration de l'criture : par simplification, cette date est considre comme la date de valeur. La date de mouvement est la date laquelle le mouvement est comptabilis. Par exemple, vous pouvez noter le 21 janvier (date de modification) que le chque prcdent, mis le 10 (date de valeur) et saisi en compta le 15 (date de cration), a t encaiss le 20 (date de mouvement)

Les deux types de comptabilit : comptabilit de caisse, ou partie double


Il y a deux grands types de comptabilit, suivant la taille et le statut social des entreprises : La comptabilit de caisse , ou comptabilit personnelle, qui s'adresse aux particuliers et aux petites organisations. Les critures sont gnralement en partie simple (l'oppos de la comptabilit en partie double explique ci-dessous), sauf pour les mouvements gnrant des dettes ou des avoirs, pour lesquels on utilise des comptes dits "d'actif" ou "de tiers". La comptabilit en partie double, qui concerne les entreprises de taille plus importantes. Dans ce type de comptabilit, chaque criture dans un compte doit tre quilibre par une ou plusieurs critures inverses dans un autre compte, dites "de contrepartie". Par exemple, si vous mettez une facture de prestations de 55 euros TTC (45,99 HT + 9,01 de TVA), cela va se traduire par les mouvements suivants : un mouvement de dbit de 55,00 au compte "Clients et comptes rattachs" un mouvement de crdit de 9,01 au compte "TVA collecte" un mouvement de crdit de 45,99 au compte "prestations ralises" Au moment o votre client vous paye, la comptabilisation donnerait lieu deux nouveaux enregistrements : un mouvement de dbit de 55,00 au compte "banque" un mouvement de crdit de 55,00 au compte "Clients et comptes rattachs"

Sous Gestan, vous pouvez saisir toutes les critures qui correspondent vos achats, vos ventes, vos encaissements et vos dcaissements. C'est la "matire premire", qui permettra de tenir jour votre comptabilit, qu'elle soit une comptabilit de caisse ou une comptabilit en partie double.

Comptes banque ou caisse


Il s'agit ici de mmoriser les caractristiques des comptes (banque ou caisse) que vous utilisez.

BIC/IBAN : les identifiants du compte Dernier n de chque : utile pour pr-renseigner le numro de chque dans les critures N metteur : utile pour ceux qui font de l'export AFB-CFONB (voir chapitre "administration") Code plan comptable : utile pour ceux qui exportent les donnes en partie double au format XIMPORT (voir chapitre

"administration"). En comptabilit Franaise, les comptes de banque sont les comptes de classe 51. Si la case Grer les remises de chque est coche pour au moins un compte, une option "Remise de chque" dans le menu "Comptabilit" permettra d'diter des bordereaux de remise de chque destination de votre banque, numrots en fonction du champ "Dernier n bdx", et adresss au contact spcifi. Si la date de clture est renseigne, le compte ne sera plus propos dans les crans qui utilisent la liste des comptes actifs (liste des critures, par exemple)

L'cran liste des comptes permet d'imprimer un relev d'identit bancaire : soit un RIB + IBAN soit un IBAN simple, avec ou sans entte. Ces options se paramtrent sur le clic droit du bouton d'impression IBAN/RIB.

Plan comptable, imputations, contreparties


Plan comptable
GESTAN est livr avec le plan comptable abrg en usage en France, mais il est possible de le modifier en ajoutant, modifiant ou supprimant des comptes. Si le plan comptable livr avec Gestan ne vous convient pas, vous pouvez charger directement tout autre plan comptable, par exemple le plan comptable dvelopp, ou le plan comptable de base en usage en France, ou d'autres plans comptables en usage dans d'autres pays (Gestan est livr avec les plans comptables Luxembourgeois, Belge, Marocain, Ohada). Lorsque vous effectuez ce chargement (via le menu administration du menu gnral), vous devez dsigner un fichier charger. Ce fichier doit tre au format texte sparateur tabulation, et doit contenir, par ligne, le code plan (6 caractres maxi), une tabulation, puis le libell du plan (100 caractres maxi). Toutes les lignes du fichier sont prises en compte, sauf celles commenant pas un point virgule (utile pour commenter les lignes qui ne vous intressent pas). Trois exemples sont livrs avec Gestan, dans le rpertoire rep_install\RESSOURCES\ (les fichiers plan_comptable_xxxxx.txt). Vous pouvez les modifier avec votre diteur de texte favori avant le chargement.

Les comptes du plan comptable sont lis aux imputations personnalises (voir ci-dessous). Au moment du chargement d'un plan comptable, ces liaisons sont dtruites. Pensez les ractualiser !

Le concept d'imputation
Chaque criture comptable, personnelle ou professionnelle, au moment de sa saisie, est rattache une imputation. Le concept d'imputation permet de faire facilement le lien entre un libell clair de la nature d'une dpense, par exemple "facture lectricit bureau" et le compte correspondant du plan comptable, et ventuellement le compte de contrepartie (pour les comptabilits en partie double), et le code journal comptable. Le but de ce concept d'imputation est de classer les critures par codes de plan comptable homognes : si tout le monde sait ce que c'est qu'une facture d'lectricit, moins nombreux sont ceux qui savent quelles critures cela doit gnrer. Avec les imputations, tout un chacun devient capable de gnrer facilement les critures comptables correctes. Vous pourez alors les exporter sous le format XIMPORT, destination du logiciel de votre comptable prfr (ou du votre, si vous avez dcid de vous adonner personnellement aux joies exaltantes de votre propre compta...) Gestan est livr avec des imputations pr-renseignes titre d'exemple, que vous pouvez modifier pour vos propres besoins.

Sauf cas particulier de gestion, les codes comptables des comptes collectifs client et fournisseur doivent tre identiques aux comptes de contrepartie des imputations concernant les recettes professionnelles et les charges. En clair, et pour ce qui concerne la France, le compte collectif client est le plus souvent le compte 411, et le compte collectif fournisseur est le plus souvent le 401 : dans le paramtrage de toute imputation entrant dans la catgorie des recettes professionnelle, saisissez le mme code 401 comme compte de contrepartie, et pour toutes les imputations entrant dans la catgorie des charges professionnelles, saisissez le mme code 411 comme compte de contrepartie.

Exemple simple d'criture, et de sa traduction comptable en partie double

Prenons un exemple simple, pour fixer les ides, d'une criture sous Gestan et de sa traduction comptable. Par exemple, vous mettez une facture pour un montant de 55,00 euros TTC (45,99 HT, et 9,01 de TVA), comportant une partie de prestation de service pour 45 euros, et une partie de vente de pices pour 10 euros Lors de l'export XIMPORT, Gestan va gnrer : - un mouvement de dbit de 55,00 au compte "Clients et comptes rattachs" - un mouvement de crdit de 9,01 au compte "TVA collecte" - un mouvement de crdit de 37,63, au compte "production vendue", et un autre de 8,36 au crdit du compte "production vendue" (une option de Gestan permet de fusionner ces deux lignes en un seul mouvement de 49,99 au crdit d'un compte "production vendue", par exemple) Au moment o votre client vous paye, la comptabilisation donnerait lieu deux nouveaux enregistrements : - un mouvement de dbit de 55,00 au compte "banque" - un mouvement de crdit de 55,00 au compte "Clients et comptes rattachs"

Pour aller plus loin : les liaisons comptables


Le concept d'imputation suffit pour les comptabilits simples. En revanche, prenons le cas d'une socit qui voudrait traiter ses ventes de prestation et ses ventes de matriel dans des comptes comptables diffrents. Dans le cas ci dessus, cela donnerait, au lieu de un mouvement de crdit de 37,63 et un autre de 8,36, au compte "production vendue", un mouvement de 37,63 au compte "prestations vendues", et un mouvement de 8,36 au compte "matriel vendues". Il faut avoir alors recours aux "Liaisons comptables" de Gestan, qui permettent d'associer un produit, ou une ligne de produit, un compte du plan comptable.

Laisons comptables
Les liaisons comptables permettent une gnration plus prcise des critures comptables. Elles ne sont pas obligatoires : vous pouvez parfaitement vous satisfaire de la gestion en mode simple.

Utilisation de l'cran

Il est possible de faire une liaison comptable soit au niveau d'une famille de produits , soit au niveau plus fin des produits . Selon votre choix, Gestan affiche une combo des familles de produits ou des produits. La liaison peut concerner tous les types (comptables) de clients , ou un type particulier. Ainsi il est possible de comptabiliser dans des comptes diffrents les ventes des particuliers et les ventes des professionnels, par exemple, ou bien encore de sparer les cessions des associs (associations) des ventes des clients ... Les types comptables des clients se paramtrent via l'cran de gestion des libells gnriques. La liaison concerne ncessairement au moins un compte d'achat ou un compte de vente , ou les deux. Ces n de comptes doivent exister dans votre PLAN COMPTABLE. Enfin la case Opration export permet la comptabilisation d'critures issues de processus d'import-export. Une pice est considre comme export si le code pays de l'entreprise (voir paramtrage gnral de l'application) n'est pas identique au code pays de la pice, lui mme dduit de celui du client concern par la pice.

Saisir vos premires critures comptables


Donnes cres par l'assistant d'installation
L'assistant d'installation de Gestan, la premire installation, initialise des donnes minimales. Il cr : - un compte bancaire professionnel (xxxx.PRO), et un compte bancaire personnel (yyyy perso) - des imputations professionnelles et personnelles. - un plan comptable simplifi (utile pour l'utilisation professionnelle de Gestan) Les imputations sont des types de recettes ou de dpenses (relies ventuellement un compte du plan comptable) : par exemple, si vous avez achet 100 euros de timbres la poste, vous pourrez classer cette dpense dans l'imputation "Affranchissement" Ces donnes d'initialisation sont videmment entirement modifiables via le menu "Comptabilit".

Saisir vos premires critures comptables dans Gestan


Vous pouvez directement saisir vos premires critures dans Gestan. Pour cela, ouvrez l'cran liste des critures comptables, cliquez sur le compte bancaire concern par le mouvement, et cliquez sur Crdit, ou Dbit selon le cas. Vous obtenez l'cran ci-dessous.

Ici, nous saisissons une dpense de 100 euros pour timbre poste de courrier professionnel.

S'agissant d'un compte professionnel, seules les imputations professionnelles sont affiches, et les zones Taux et montant de TVA sont affiches aussi. Il est possible de dclarer une dpense non-professionnelle sur un compte pro, et vice-versa. Le classement de ce mouvement dans l'imputation professionnelle "Affranchissement" a permis d'afficher les valeurs par dfaut relies cette imputation (modifiables) : le bnficiaire est "LA POSTE", le paiement est "par carte", et le taux de TVA est de 5.5%, le libell est "Affranchissement".

La saisie d'un arrt de compte.


A la rception de votre premier arrt de compte de votre banque, vous devrez - normalement - "pointer" vos critures, c'est dire vous assurer de la correspondance entre ce que vous avez saisi dans Gestan et ce que votre banque vous indique. Pour cela, sur ce mme cran de saisie des critures, passez en mode "Pointage" l'aide du bouton de mme nom. Comme vous n'avez jamais encore saisi de relev de compte, Gestan va vous demander de saisir ces informations.

Ici, nous avons saisi un arrt de compte commenant le 01/08, se terminant le 16/08 (mais nous aurions pu mettre le 30/08, par exemple). Nous avions 2000 euros au dbut, notre banquier nous dit qu'il ne nous reste que 1900 euros la fin. A la validation, au retour sur l'cran liste des critures, le coin droit de l'cran liste affiche les informations suivantes :

Nous avons notre solde prcdent affich 2000 euros au 01/08/07. Le solde comptabilis est le total des crdits moins le total des dbits de toutes les critures enregistres compter du dbut du solde en cours, en l'occurrence le 01/08. Ici, ce total est rduit l'criture de 100 euros au dbit du 16/8, prise en compte dans le calcul du solde comptabilis. Elle est affiche en vert car le solde comptabilis est gal au solde courant (1900 euros)

moins le le solde prcdent (2000 euros). Le solde point effectue le mme calcul, mais pour seulement pour les critures pointes. Au dpart, ce solde est bien zro, puisqu'aucune criture n'est pointe. Ce solde est actuellement affich en rouge, car le solde point n'est pas gal au solde courant (1900 euros) moins le le solde prcdent (2000 euros). Si vous constatez que sur le relev de compte de votre banque figure bien un mouvement au dbit de 100 euros, doublecliquez sur la ligne correspondante saisie dans Gestan : en mode pointage, le double-clic d'une ligne affiche un "X" dans la colonne des pointages, et le solde point est calcul : ici, nous aurons un solde point de -100 euros, qui sera affich en vert.

Saisie des critures comptables


L'cran d'enregistrement des critures comptables permet de saisir toutes les critures concernant vos comptes. L'cran de saisie des critures comptables permet d'enregister facilement les dbits et les crdits sur vos comptes. Cet cran permet aussi le pointage des critures : cette opration consiste, quand vous avez reu votre relev de banque, contrler que les critures que vous avez saisies correspondent bien avec votre relev. Cette opration n'est pas la mme que le contrle des justificatifs pour la TVA, qui peut aussi tre ralise sous Gestan. Dans ce cas, il s'agit de contrler que pour toutes les critures qui impactent votre relev de TVA (tous les achats et les ventes pour le mois considr), vous possdez bien les justificatifs correspondants (factures mises ou rgles)

Sur le ct droit de l'cran est affich le montant du dernier arrt de compte pour compte slectionn dans la liste, ici 14 232 euros pour le compte ICS Le champ "Solde courant" est ce montant de dernier arrt de compte, augment de toutes les critures au crdit du compte et diminu de toutes les critures au dbit du compte, pour toutes les critures dont la date de mouvement est postrieure strictement la date de l'arrt de compte (ici, les critures partir du 26/07) Le bouton Relevs affiche la liste des relevs de compte, tandis que le bouton Imp Rlv imprime le dernier relev. Le clic droit sur une criture permet diverses oprations. Parmi celles-ci, le rattachement d'une criture une facture : ce lien est normalement effectu automatiquement lors de l'utilisation du bouton "encaissement" sur la liste des factures, mais dans

certains cas (notamment les paiements partiels), il est ncessaire de faire le lien manuellement. Le lien entre criture et factures permet de retrouver les paiements reus au titre des factures. Sur cet cran ci dessus, nous sommes en mode saisie classique : le bouton "Pointage" permet de passer en mode pointage . Le pointage des criture est l'opration qui consiste, lorsque vous avez reu votre relev de compte bancaire, contrler que les critures que vous avez enregistres sont bien dans votre relev, et que vous avez bien enregistr les oprations figurant sur votre relev. Dans ce mode, le double-clic sur une ligne permet de dclarer l'criture comme pointe (elle est marque avec un X), alors que dans le mode de saisie classique, le double clic sur une ligne ouvre l'criture en modification.

L'image ci-dessus prsente la partie droite du mme cran, en mode pointage . Dans ce mode, de nouveaux champs sont affichs : Prcdent : affiche le solde de fin du relev de compte prcdent celui qui est en cours de pointage. Dans cet exemple, nous pointons le relev de compte 13/07 au 25/07 : la somme affiche dans la case "Prcdent" est le solde du compte au 13/7.

Comptabilis : cette somme est le solde prcdent, diminu de toutes les oprations au dbit postrieure strictement la date de fin du relev prcdent (dans cet exemple, compter du 14/7), et augmente de toutes les oprations au crdit. Elle est affiche en vert si elle correspond au montant du solde courant du relev de compte. Point : cette somme est le solde prcdent, diminu de toutes les oprations au dbit postrieure strictement la date de fin du relev prcdent (dans cet exemple, compter du 14/7), et augmente de toutes les oprations au crdit. Elle est affiche en vert si elle correspond au montant du solde courant du relev de compte.

Lors d'une demande d'affichage de la liste des relevs de compte (le bouton "Relevs"), si vous n'aviez jamais enregistr de relev de compte, il vous est propos d'en crer un. La cration des arrts de comptes suivants est automatique.

L'cran fiche ci-dessus permet la saisie des critures. Un clic droit sur la combo "Imputation" permet de crer de nouvelles imputations, si ncessaire. La TVA est praffiche en fonction de l'imputation. Pour les TVA qui ne sont pas aux taux habituels (taux normal, rduit, hors TVA), il est possible de slectionner "Autre" dans la combo TVA : dans ce cas, vous pouvez saisir sparment un montant TTC et un montant HT, le taux dfinitif de la TVA sera calcul au moment de la validation de l'criture.

Liaison entre factures et critures


Il est possible de lier une facture et une criture, c'est dire de spcifier que telle criture est lie telle facture (opration ralise automatiquement dans le cas de l'utilisation du bouton "Encaiss."). Cette liaison facultative permet, en utilisant le menu contextuel "voir les paiements", de visualiser les paiements effectus pour la facture mise. Pour enregistrer des rglements partiels sur une facture et passer par l'cran liste des critures : saisir l'criture normalement, puis lier l'criture la facture en utilisant le menu contextuel de l'criture.

Astuces pour la gestion des critures

Enregistrer des paiements partiels sur les factures Le bouton "Ensaisser" sur l'cran liste des factures permet d'enregistrer un rglement complet d'une facture. Pour des rglements partiels, il faut passer sur cet cran. Un clic droit sur l'criture permet de la lier avec la facture spcifie.

Mmoriser les banques des chques qui vous sont remis Il est possible de codifier des codes banques, afin de mmoriser non seulement le n de chque, mais aussi la banque d'un chque que vous recevez. Pour ceci, via l'cran des libells paramtrables, slectionnez la catgorie "codification des noms de banque", et saisissez la correspondance que vous souhaitez entre les noms de banque et des codes banques : par exemple CIC, correspontant "Crdit Industriel et Commercial". Dans ce cas, sur l'cran de saisie des critures, au moment de la saisie d'une criture, un champ supplmentaire sera affich, permettant de saisir un code banque (un clic droit sur ce champ permet de slectionner la banque concerne)

Gnration automatique des critures rcurrentes Pour des critures rcurrentes, par exemple vous versez votre loyer par prlvement le 5 du mois, vous pouvez gnrer automatiquement l'criture correspondante, voir page sur les actions planifies.

Afficher une information supplmentaire Le menu contextuel de l'cran liste des critures permet d'afficher une colonne supplmentaire, contenant au choix : le n de chque, le n de remise, le code budget, la liaison projet ou pice.

Liste des arrts de compte


Cette table prsente la liste des arrts de compte enregistrs pour vos compte : ce sont simplement, dans les donnes transmises par votre banque, le solde dbut, le solde fin, la date dbut et la date de fin de rlev de compte. Gestan les compare aux totaux des critures que vous avez saisies.

Lorsque cet cran est ouvert depuis l'cran de saisie des critures, Gestan recalcule automatiquement votre dernier arrt de compte. Le bouton "Calcul" permet de recalculer les valeurs pour l'arrt de compte slectionn, tandis que le bouton "Calcul tout" permet de recalculer tous les arrts de compte du compte slectionn.

Les colonnes de votre arrt de compte


L'cran prsente les colonnes suivantes de votre arrt de compte : n d'ordre : le n d'ordre de votre relev de compte. Il est calcul par votre banque, Gestan l'incrmente automatiquement chaque saisie de relev de compte. Il sert reprer plus rapidement votre relev. dbut, fin : les dates de dbut et de fin de votre relev de compte solde dbut, solde fin : les valeurs de solde de dbut et de fin de votre compte

Les colonnes calcules par Gestan


Gestan calcule les lments suivants :

Solde point : c'est la valeur du solde dbut moins toutes les critures pointes au dbit, et plus toutes les critures pointes au crdit, les critures tant prises entre le jour suivant du dbut de priode de relev et le jour de fin de relev, les critures liquides tant exclues. Solde comptabilis : c'est la valeur du solde dbut moins toutes les critures au dbit, et plus toutes les critures au crdit, les critures tant prises entre le jour suivant du dbut de priode de relev et le jour de fin de relev, les critures liquides tant exclues. Ecart point : la diffrence entre le solde fin et le solde point. Si ce montant n'est pas zro, il y a une erreur dans la saisie de vos critures, et Gestan l'affiche en rouge. Ecart comptabilis : la diffrence entre le solde fin et le solde calcul. Si ce montant n'est pas zro, Gestan vous l'affiche en orange. S'il n'y a aucune criture non-pointe dans les dates de votre arrt de compte, il y a une erreur dans vos critures. Mais dans le cas contraire, cet cart peut s'expliquer par une criture non pointe : par exemple, un paiement par CB que vous avez fait et enregistr en fin de mois, et qui est rellement comptabilis en dbut de mois suivant. Dans ce dernier cas, il vous appartiendra de modifier la date de l'criture avec la date relle de comptabilisation. Une exemple nous aidera comprendre relativement facilement : Vous recevez le 4/7/07 un arrt de compte de votre banque, qui vous donne les lments suivants : - solde prcdent : 1000 euros au 31/5/07 - solde courant : 1350 euros au 30/6/07 Dtail des critures : - 15/06/07 : reu chque Banque de France, crdit 500 euros - 26/06/07 : restaurant Natacha, dbit 150 euros De votre ct, vous avez enregistr sous Gestan : - 15/06/07 : encaissement recette pro, crdit 500 euros - 26/06/07 : restaurant avec M Machepro, commercial, dbit 150 euros - 30/06/07 : restaurant avec M Machepro, commercial, dbit 150 euros Le solde point de votre compte est : 1000 - 150 + 500 = 1350 Le solde comptabilis de votre compte est : 1000 - 150 + 500 - 150 = 1200 L'cart point est de 1350 - 1350, soit zro. Vous avez tout bon. L'cart comptabilis est de 1350 - 1200, soit 150. Gestan vous signale l'cart caus par cette criture du 30/6 : vous pourrez la modifier, et mettre sa date au 01/07.

La liste brute des critures


Cette table prsente toutes les critures comptables saisies dans GESTAN. Elle est surtout utile pour faire des recherches globales dans les critures, et d'ventuels exports de donnes. Pour la saisie des critures, on lui prfrera la table de saisie ddie.

Quelques explications sur les codes couleur :

Les lments signals (ce ne sont pas des erreurs priori)


- le taux de TVA des frais professionnels est affich sur fond gris quand il n'est pas gal au taux de TVA par dfaut (19,6 dans la France de 2007) - le n de chque : la couleur de fond est grise quand l'criture a t ralise par chque, et que le n de chque n'est pas renseign. - les montants sont affichs en bleu quand ils sont au crdit, en noir quand ils sont au dbit.

Les erreurs signales (qui ne devraient jamais arriver)


- le taux de TVA et le montant de TVA sont affichs en rouge quand le taux de TVA est 0 et le montant de TVA est non nul, ou l'inverse (le taux de TVA n'est pas nul, mais le montant de TVA est nul - le taux de TVA et le montant de TVA sont en orange quand il y a un cart anormal entre les montants, par exemple, s'il y avait un montant de 30 euros de TVA sur une criture de 100 euros HT (pour un taux de 19,6 %, il devrait y avoir

19,6 euros de TVA).

Les immobilisations
A venir ...

Prvisions financires
Les prvisions financires sont vos prvisions de recettes et de dpenses. Leur intrt est de pouvoir tendre le calcul de la trsorerie prvisionnelle base sur les critures rellement passes, et les pices rellement enregistes, par ces prvisions d'entres et de recettes. Vous pouvez ainsi saisir : des prvisions ponctuelles : par exemple le montant d'une vente que vous allez raliser tel ou tel jour, ou d'un achat ponctuel prvu sous quelques mois; et des prvisions rcurrentes : par exemple telle taxe annuelle verser aux impts, ou le montant de votre loyer mensuel ou trimestriel, etc. Les prvisions rcurrentes peuvent avoir une date de fin (comme par exemple un abonnement que vous prvoyez de terminer telle date), ou pas du tout (comme par exemple le paiement des impts...)

Trsorerie prvisionnelle
(Bibliothque GESTAN_COMPTA) A partir des donnes saisies, les pices comptables client (factures et avoirs), les pices comptables fournisseur (factures fournisseur), et les critures, Gestan peut produire une situation de trsorerie prvisionnelle. De plus, si vous avez saisi des prvisions financires (de recettes et de dpenses), ces prvisions peuvent tre prise en compte pour le calcul de la trsorerie prvisionnelle.

Mode de calcul
C'est on ne peut plus simple, enfin presque. Suivez le guide. Tout d'abord, pour chaque compte slectionn, on calcule un solde la date de dbut de la priode demande. Ce solde est calcul partir du dernier arrt de compte enregistr sur le compte, auquel on ajoute ou retranche toutes les critures pointes postrieures la date du dernier arrt de compte. Puis, toujours pour chaque compte, on traite les critures, en ajoutant la liste les critures non pointes comprises dans la priode (c'est dire les bornes de la priode demande, ou depuis la date de dernier arrt de compte si cette date est antrieure la date de dbut de priode demande). Si on a demand traiter les pices, alors on ajoute encore la liste les montants des factures client non payes (moins les avoirs), tandis que les factures fournisseur non payes sont ajoutes au dbit. Enfin, si on a demand la prise en compte des prvisions, les critures virtuelles sont calcules en fonction de toutes les prvisions financires comprises entre les dates de dbut et de fin de priode. La colonne "origine" de la table permet de prciser l'origine des mouvements de trsorerie prvisionnelle. Le bouton "Enlever" permet d'enlever une criture virtuelle gnre partir d'une prvision financire. Tant que vous ne poussez pas la bouton "Gen PF" sur On, les critures virtuelles ne seront pas recalcules. Dans le cas contraire, elles sont regnres pour la priode demande. Cela correspond au cas o vous avez une prvision qui est dj ralise. Par exemple, vous avez enregistr une prvision rcurrente mensuelle d'un dbit de X francs pour un abonnement un service, or au mois M, vous avez dj rgl cet abonnement : apparat donc dans le calcul de trso du mois undbit de X francs de l'criture, et un dbit de X francs pour la prvision. Il faut ne plus prendre en compte la prvision pour que le calcule de trso soit juste. Un clic droit sur la table permet de transformer une criture virtuelle issue de prvision financire en criture relle.

Journal, Balance, Compte de rsultat


A partir des donnes saisies, les pices comptables client (factures et avoirs), les pices comptables fournisseur (factures fournisseur), et les critures, Gestan peut produire, tenant compte du paramtrage comptable (les imputations et les liaisons comptables) un compte de rsultat, un Grand Livre journal, et un Balance.

Le compte de rsultat
Commenons par le plus simple : le compte de rsultat. Ici, il s'agit de calculer la somme des charges, la somme des produits, d'en calculer le solde, et d'affecter le rsultat au compte de... rsultat. Trop facile ! Pour calculer les charges, Gestan va prendre en compte toutes les critures de l'exercice, rattaches un compte de charge (en France, classe 6). Pour les produits, mme chose pour les critures rattaches un compte de produit (en France, classe 7). La diffrence entre les produits et les charges donne, dans le cas o il est positif, un bnfice affect au dbit du compte de rsultat, ou un dficit affect au crdit de ce mme compte, dans le cas inverse.

Le Grand Livre Journal


L, c'est un poil plus compliqu, mais au final, cela se rduit un certain nombre de cas relativement bien identifis. D'ici dire que la compta se rduit l'application aveugle de rgles que seuls les initis peuvent comprendre, il n'y a qu'un pas, mais n'allez pas croire que nous oserions soutenir cette opinion dltre ! Donc, pour alimenter le Grand Livre Journal, Gestan va aller voir les critures, celles de l'exercice et celles des exercices prcdents (les "A nouveaux" ne sont pas stocks en base, les comptables comprendront tout de suite !), puis les pices de l'exercice, et celles non encore rgles des exercices prcdent. Les traitements sont les suivants :

Traitement des critures : Gestan parcours toutes les critures de l'exercice, et cre : un mouvement TTC sur le compte banque (classe 5 en France) pour reflter le paiement si l'criture est lie un tiers, un mouvement TTC sur le compte du tiers si l'criture n'est pas lie un tiers : un mouvement HT sur le compte de l'imputation, et un mouvement de TVA sur le compte de TVA, rcuprable ou collecte Si l'criture est d'un exercice antrieur, Gestan totalise le montant TTC sur le solde de la banque, et cre un mouvement de contrepartie selon les mmes rgles que ci-dessus.

Traitement des pices: Sont prises en compte toutes les pices non rgles, et celles dont la date de pice est suprieure ou gale au dbut d'exercice si la facture est de l'exercice prcdent, et non rgle : criture TTC sur le compte de contrepartie + criture inverse sur le compte report nouveau

si la facture est de l'exercice en cours : criture TTC sur le compte de contrepartie (collectif client ou fournisseur), + criture sur le compte des remises si remise + criture de la TVA sur le compte de TVA + pour chaque ligne de pice, criture HT sur le compte de plan A la fin du traitement, le programme totalise par classe comptable et par compte, et calcule mme les cumuls mois par mois, a ne mange pas de pain. Si tout se passe bien, vous devez avoir un Grand Livre quilibr, c'est dire que la somme des dbits doit tre gale la somme des crdits.

Extrait de compte Un double clic sur le Grand Livre ouvre l'cran d'extrait de compte

La balance
La balance se dduit tout simplement du Grand Livre Journal : c'est simplement la totalisation des mouvements du Grand Livre par compte et par classe comptable. Les totaux dbit/crdit de la balance doivent tre quilibrs, et identiques ceux du Grand Livre, sinon, il y a un os.

Exporter au format AFB-CFONB (160 car)


Vous pouvez exporter vos donnes de facturation au format AFB-CFONB. Ce format de fichier dcrit un ensemble de prlvements ou de virements, avec des enregistrements d'une longueur de 160 caractres. Vous pouvez prsenter ce fichier d'exportation votre banque, qui pourra traiter les donnes automatiquement. Cela permet de mettre en place un systme d'encaissement automatis, via Gestan.

Utilisation de l'cran :
Commencez par filtrer vos factures entre deux dates : saisissez les bornes de date entre lesquelles vous voulez traiter vos factures, et cliquez sur le bouton de slection des factures. Les factures sont alors affiches. Slectionnez celles que vous souhaitez traiter, et cliquez sur le bouton "Exporter". Un fichier CFONB_xxxxxx_[date]_[heure].txt est produit dans le rpertoire de sortie. Vous pouvez transmettre ce fichier votre banque. Il est recommand d'diter l'tat correspondant FAC5, afin de conserver une trace des demandes de virement mis. En effet, tant que vous n'avez pas indiqu qu'une facture est encaisse, vous pouvez effectuer une demande de virement (vous pourriez effectuer cette demande en double).

Exporter au format XIMPORT


Un rappel : La comptabilit est un mtier part entire, qui n'a sans dout que peu de rapports avec ce que vous savez faire, ou que vous aimez faire. Nous avons tendance penser que l'apport d'un professionnel en cette matire reste un excellent investissement, tant du simple point de vue conomique que du point de vue de la tranquilit d'esprit, au vu du rythme effrn auquel se suivent les modifications de la rglementation fiscale ( croire qu'ils n'ont que cela faire...). Dans cette logique, Gestan n'a pas pour objectif de produire en trois clics un bilan comptable qui aurait toutes les chances d'tre inexact, ou non fisc-optimal, mais de vous permettre de faire facilement le maximum du travail comptable en amont, pour que le travail en aval (celui de votre comptable, ou votre propre travail, si vous avez opt de vous adonner en personne aux joies exaltantes de la comptabilit), soit le plus facile - et donc le moins coteux possible. L'ide, c'est que vous saisissez vos critures - a c'est trs facile - et si vous avez besoin d'un bilan comptable, vous exportez vos critures, et vous les transmettez votre comptable. Si vous n'avez besoin que d'un bilan simple, l'export excel des critures brutes suffira votre comptable. Si vous avez besoin d'un bilan plus pointu, l'export XIMPORT est fait pour vous, ou plutt pour votre comptable, qui pourra intgrer les donnes directement dans le logiciel qu'il utilise (le format XIMPORT est reconnu par la plupart des logiciels de comptabilit, mais vous disposez galement de l'export pour CEGID Expert, SAGE Coala, CER France POMO, APISOFT WinApi Huit - remerciements la socit GM Service qui a dvelopp ces exports)

Principe de fonctionnement et paramtrage


Gestan gnre les mouvements comptables partir des factures et avoirs client, factures fournisseurs, et des critures, selon les rgles classiques de la comptabilit en partie double. Pour les critures, les comptes de plan comptable sont dduits de l'imputation de l'criture. Mais il est possible d'aller beaucoup plus loin dans le paramtrage, via les liaisons comptables, qui permettent de dterminer un compte de vente et/ou d'achat pour la famille de produit ou le produit, le type comptable de client, et le caractre export ou pas de l'opration. Il est donc ncessaire, prlablement l'utilisation de l'cran, d'avoir paramtr les correspondances entre les imputations, les comptes de plan comptable et ceux de contrepartie, et les codes journaux (voir chapitre "comptabilit"), et ventuellement les liaisons comptables complmentaires ncessaires. Bien que nous ayons mis dans la prsente aide un certain nombre d'exemple dans le but de facilit la comprhension de la mcanique comptable, ce paramtrage pourra paratre abscons aux personnes ne pratiquant que peu, ou pas, le noble art de la comptabilit en partie double : nous leur recommandons de l'effectuer avec la collaboration, ou la complicit, selon les cas, de leur comptable habituel, qui il paratra d'une simplicit quasi-vanglique. Beaucoup de temps, et de cheveux, conomiss !

Le format XIMPORT
Le fichier XIMPORT est un fichier texte de type SDF (sans dlimiteur fixe) et la taille d'un enregistrement ne doit pas dpasser 137 caractres. Un enregistrement XIMPORT est structur de la faon suivante : N de Mouvement : 5 caractres Numrique Journal : 2 caractres Alphanumrique Date d'criture : 8 caractres Date (AAAAMMJJ) Date d'chance: 8 caractres Date (AAAAMMJJ) N de pice : 12 caractres Alphanumrique Compte : 11 caractres Alphanumrique

Libell : 25 caractres Alphanumrique Montant : 13 caractres (2 dc.) Numrique Crdit-Dbit : 1 caractre (D ou C) N de pointage : 12 caractres Alphanumrique Code analyt./budgt. : 6 caractres Alphanumrique Libell du compte : 34 caractres Alphanumrique Euro : 1 caractre Alphanumrique Pour le format Ciel 2003 : Version : 4 caractres Alphanumrique Les donnes numriques sont alignes droite, les autres donnes gauche. Voici un exemple : 53HA20090106200801062152 401000 Facture EDF 2152 O2003 53HA20090106 2152 606100 Facture EDF 2152 nergiO2003 53HA20090106 2152 445664 Facture EDF 2152 O2003 1196.00C2152 1000.00D2152 196.00D2152 Fournisseurs divers Fournitures non stock. eau, Tva dductible 19.6 %

Utilisation de l'cran

En bas de l'cran, choisissez les dates de dbut et de fin de votre exercice, ou de la priode qui vous intresse. Cochez la case TVA sur encaissements pour ne prendre en compte que les pices rgles (dans le cas contraire, toutes les pices - factures, avoirs, factures fournisseur) avec statut transmis seront prises en compte).

Cochez la case Suffixer si vous voulez suffixer les critures sur les comptes de tiers avec l'id du contact concern. Par exemple, vous avez une facture pour votre client M. Dupont, id 567. Dans l'export, les critures concernant M. Dupont sur le compte de tiers seront suffixes par 567, par exemple 41-567. Cochez la case Sans tiers si vous ne voulez pas faire les critures sur les comptes de tiers. Par ex, les critures correspondant une facture client sont classiquement un crdit HT sur le compte de produit, un crdit TVA sur le compte de TVA, un dbit TTC sur le compte banque, et une paire dbit/crdit TTC sur le compte de tiers. Cocher cette case permet de supprimer ces critures sur le compte de tiers. Cochez la case Simple pour ne gnrer qu'une criture par pice sur l'imputation de la pice, au lieu d'une criture par ligne de pice, sur le compte de produit. Par exemple, vous faites une facture comportant trois lignes de factures. La gnration des mouvements produirait trois criture HT au crdit du compte de produits, une criture HT au crdit du compte de TVA collecte, et une criture TTC au dbit du compte client (41). Si la case Simple est coche, une seule ligne sera gnre sur le compte de produit, au montant total HT de la facture. Le bouton "Gnrer " permet de gnrer le fichier prt tre export. Ce fichier est gnr partir des enregistrements pices (facture client, avoirs, facture fournisseur) et critures. Si, pour une criture, le code plan comptable rattach l'imputation de la dite criture ne correspond pas une classe de charge, le programme affiche un message : "L'criture [ID criture] n'a pas pu tre prise en compte : imputation non traite [ID imputation]". Les pices sont, comme les critures, rattaches des imputations, qui permettent de dduire le compte principal, le compte de contrepartie, et le code journal. Le rattachement des pices aux imputations est effectu automatiquement, par la premire criture rattache la pice. Par exemple, si vous enregistrez une facture EDF, puis une criture au dbit de votre compte bancaire pour payer cette facture, rattache l'imputation "EDF", la facture sera rattache automatiquement la mme imputation. Dans le cas des pices sans critures (par exemple une facture que vous avez reue mais pas encore rgle), un cran intermdiaire vous invitera saisir manuellement l'imputation de la pice. Dans ce fichier, se trouvent les informations suivantes : le numro de mouvement : il est gnr automatiquement, et n'est pas mmoris le code journal : il est dduit de l'imputation de la pice, ou de l'criture date d'criture : la date de pice ou d'criture date d'chance : date d'chance de pice numro de pice : le numro de la pice, pour une pice, ou le numro de pice lie l'criture, pour une criture. Ce numro de pice est constitu d'une lettre et de chiffres. C'est le numro interne de la pice, prfix par "C" (facture client), "A" (avoir client), "F" (facture fournisseur). numro de compte : le code du compte de plan comptable. Si vous avez coch la case "suffixe", les numros de compte de tiers seront suffixs par l'identifiant client, par exemple 41-456 libell : le libell du mouvement : nature de la pice, ou libell de l'criture montant : le montant concern C/D : C ou D s'il s'agit d'un crdit ou d'un dbit pointage : le numro de pice s'il s'agit d'une pice, le numro d'criture s'il s'agit d'une criture. Dans ce dernier cas, elle est prfixe par "E" (E456, par exemple) budget : code budget (pour les critures) libell compte : le libell du compte de plan comptable Euro : contient le caractre 0 Lorsque la ligne a pour origine une facture client, le fond de la premire colonne est color en vert sombre, en vert clair s'il s'agit d'un avoir client. Lorsque la ligne a pour origine une facture fournisseur, le fond de la premire colonne est color en rouge sombre. Le programme XIMPORT prendra en compte tout ce qui peut tre li n'importe quelle classe comptable, sauf les comptes spciaux, et les comptes analytiques : ces classes ne devraient pas figurer dans les imputations. Il vous appartient de vrifier les donnes d'export avant de les introduire dans votre logiciel comptable !

Exemples-types
Rien de mieux que quelques exemples pratiques pour comprendre le principe, et l'effet des multiples options du

programme XIMPORT ! 1/ Exemple : facture client Cette facture est constitue de trois lignes : une lignes concernant un produit reli la famille "Prestations", deux lignes concernant des produits lis la famille "Fournitures". Cette facture, pour le moment, n'est pas rgle. A la premire gnration du fichier XIMPORT, un cran nous signale que l'imputation de la pice n'a pas pu tre dtermine, aussi avons-nous spcifi pour cette facture l'imputation "recette professionnelle", relie au compte de plan 70 (ventes de produits et services), et au compte de contrepartie 411 (collectif client). Par ailleurs, le compte de TVA est le compte 445. Par ailleurs, l'express Paris Brest part 15:12 avec 20 minutes de retard, et croise le robinet d'une baignoire qui fuit au rytme de 12 litres toutes les 55 minutes - non, a, c'est juste pour ceux qui se souviennent des cours d'arithmtique de CM2, dans les annes 70-80 ! Commenons par le simple : cochons (qui s'en ddit) la case "Simple". Ci dessous l'export correspondant :

Nous trouvons juste une criture HT au crdit du compte de produits (70), une criture HT au crdit du compte de TVA (445) et une criture TTC au dbit du compte client (411). Si nous dcochons la case Simple, voil ce que cela donne :

Au lieu d'avoir une seule ligne pour la facture, nous avons trois lignes, une par ligne de facture, chacune tant lie au compte par dfaut de la facture, savoir le compte de produit 70. Peaufinons un poil : l'aide de l'cran "Liaisons comptables"*, lions la famille PRESTA au compte 706 (ventes de prestation), et la famille de produits FOURNITURES au compte 707 (ventes de marchandises). On aurait pu n'en lier qu'une seule, d'ailleurs. On aurait aussi pu lier non pas la famille, mais le produit. Voil ce que cela donne :

On voit que les comptes de plan des lignes de facture sont passes du compte gnrique 70 (qui tait le compte li la facture via l'imputation "recette professionnelle") aux comptes spcialiss 706 et 707, c'est beaucoup plus prcis. Si nous clicons sur la case "Suffixer", le compte 411 sera suffix avec l'id du client, cela donnera :

a va ? Continuons ! Maintenant, le client rgle votre facture. Restons simple, il la rgle en une fois. Vous enregistrez donc dans Gestan une criture du montant TTC de la facture. Au moment de la saisie de l'criture, l'criture est affectue au compte bancaire professionnel, li au compte de plan 51 (banques), et l'imputation "recettes professionnelles", lie au compte de produit 70. L'export donnera le rsultat suivant :

On voit que deux mouvements ont t gnrs en plus, correspondant l'encaissement de la facture : un dbit au compte banque 51, et un crdit au compte de tiers 411-4. Si vous ne vous souciez pas d'avoir des comptes de tiers, dcochez la case "Suffixer" et cochez la case "Sans tiers". Voil le rsultat :

Les deux critures sur le compte de tiers 411, de mme montant, l'une au crdit et l'une au dbit, ont t supprimes de l'export. Et si nous cochons (qui s'en ddit) nouveau sur la case "simple", voil ce que cela donne :

Nous retrouvons trois critures seulement, les critures sur les comptes 706 et 707 ayant t regroupes en une seule criture sur le compte 70 (nonobstant les liaisons comptables existantes, en l'occurrence pour les deux familles de produit). C'est pas finiiiiiiiiiiiii !!......

2/ Exemple : avoir client On va pas tout dtailler, mais voil le rsultat quand vous avez fait un avoir de 10 zeuros votre client, et que vous avez rembours cet avoir par un chque sur votre compte pro :

On voit en vert clair les trois critures gnres par l'existence de l'avoir, et les deux critures numro 4 gnre par l'existence du remboursement de l'avoir par vous.

3/ Exemple : facture fournisseur On regarde ce que a donne avec une facture fournisseur ? Le principe est le mme, mais pas les comptes ! Prenons l'exemple d'une facture que vous recevez de votre fournisseur et que vous enregistrez dans Gestan. Elle comporte deux lignes, l'une concernant un produit de la famille "Prestation", l'autre concernant un produit de la famille "Fournitures". Tant qu'aucune criture n'est lie cette facture, l'imputation ne peut pas tre devine : un cran intrmdiaire nous invite la prciser, nous la lions l'imputation "Biens et services destins la revente", lie au compte de plan 60 (achats), et la contrepartie 401 (collectif fournisseurs).

Les deux lignes de la facture sont affectes au compte 60, qui est dduit de l'imputation de la facture fournisseur (puisque nous n'avions pas dcrit de liaison comptable modifiant cette affectation). La TVA est porte au compte 445, normal, et le total TTC figure au compte collectif fournisseur 401, suffix de l'ID du tiers (donc 401-3, si l'ID contact du fournisseur est 3). Quand vous la rglez, les mouvements lis l'criture sont gnrs dans l'export :

L'un est au crdit du compte de banque 51, li au compte sur lequel vous avez rgl la facture fournisseur, l'autre est au dbit du compte de tiers 401-3. Pour simplifier tout a, vous pouvez dcocher "Suffixer", et cocher "Sans tiers" et "simple". Comme dans le cas des factures client, les lignes de factures sont regroupes en une seule ligne (coche "simple"), et les critures s'annulant sur comptes de tiers sont exclues (coche "sans tiers"). Cela donne :

Beaucoup plus simple, mais a ne plat pas tous les comptables, spcialement ceux les plus amoureux des cyclorrhaphes !

3/ Exemple : critures non lies des pices Qu'avons nous oubli : les critures qui ne sont pas lies des pices. Par exemple, un apport au capital de la socit, un achat de terrain, etc. L, il y a deux cas : soit l'imputation a t saisie sans compte de contrepartie, et dans ce cas, nous avons ce rsultat :

(c'est le cas d'un paiement effectu pour une reprise, class sur une imputation "fonds commercial" li au compte 207 compte d'immobilisation) Si nous avions, pour le mme mouvement, paramtr un compte de contrepartie, par exemple 409 (c'est un exemple absurde, juste pour illustrer le principe !), nous aurions :

Nous retrouvons nos trois critures prcdentes, avec une paire d'critures symtriques en plus sur le compte de contrepartie 409.

Voil, nous avons fait le tour des choses importantes, vous pouvez jetez votre tube d'aspirine la poubelle, il est vide ! a a l'air un peu compliqu, comme a, ....et a l'est. Mais c'est un outil redoutablement puissant pour vrifier l'orthodoxie d'une comptablilit. Alors...

Le paramtrage correct des imputations et des liaisons comptables, comme vous le voyez, est primordial pour la gnration d'un beau fichier XIMPORT. Nous vous conseillons forement, sauf si vous tes le phnix de la partie double, d'effectuer ce paramtrage en compagnie de votre comptable prfr, il va adorer a !

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* Les Laisons Comptables, moins dangereuses que d'autres, sont une ide de GM Service. On ne sait pas ce qu'il avait fum ce jour l, mais faut reconnatre que a fonctionne bien ! Merci Tonton !

Remise de chques
Cette table permet d'diter les bordereaux d'accompagnement des chques que vous remettez votre banque (bordereau de remise de chque)

Cette liste affiche les chques en crdit, pour un compte donn, entre deux dates. S'il n'a pas t mmoris que le chque a dj t pris en compte dans un bordereau, la case SEL est coche : le chque sera imprim sur le bordereau au clic sur le bouton "Impression". Dans le cas contraire, la case SEL a un fond bleu, et elle est dcoche par dfaut. La mmorisation du fait qu'une criture a dj t prise en compte dans un bordereau est effectue au moment de la fermeture de l'cran, si une impression avait t demande. Le bouton "Enlever" permet d'enlever une criture de la liste, et de mmoriser qu'elle a t prise en compte dans un bordereau. Il est possible de modifier les numros de compte et les banques dans l'cran. Les modifications seront reportes dans les critures. En revanche, il est possible de modifier un montant d'criture, mais les modifications de montant apportes sur cet cran ne seront pas reportes dans les critures. Cela correspond au cas o vous avez enregistr deux (ou plus) critures comptables pour le mme chque physique.

Attestation fiscale service la personne


Cet cran est destin, pour la France, produire l'attestation fiscale annuelle relative aux services la personne. Il s'agit d'un justificatif, mis par les entreprises de service la personne destination de leurs clients, permettant aux contribuables de ce pays de bnficier de rduction d'impts, via le systme complexe du CESU, et de ses multiples cas de figures (le CESU est une sorte de moyen de paiement volu, comme le titre-restaurant, la monnaie de singe, ou la faussefacture). Un niveau de pression fiscale moins lev aurait sans doute rendu absurde ce systme, mais les fiscalistes franais n'ont pas d'attrait pour les solutions simples.

Textes de rfrences
En matire de service la personne, tous les organismes agrs doivent communiquer avant le 31 janvier de l'anne N+1, chacun de leurs clients, une attestation fiscale annuelle, afin de leur permettre de bnficier de l'avantage fiscal (rduction ou crdit d'impt) au titre de l'anne N. Cette attestation doit mentionner : le nom et l'adresse de l'organisme agr. son numro d'identification. le numro et la date de dlivrance de l'agrment. le nom et l'adresse de la personne ayant bnfici du service. un rcapitulatif des interventions effectues (nom et numro d'identification des intervenants, dates et dures des interventions). Dans un souci de simplification, si les prestations ont t ralises tous les jours ou de faon priodique, un regroupement mensuel des interventions pourra tre tabli. le prix horaire de la prestation ou, le cas chant, le prix forfaitaire de la prestation. le montant acquitt en Cesu prfinancs. le montant effectivement acquitt. Dans les cas o des prestations sont acquittes en Cesu prfinancs, l'attestation doit indiquer au client qu'il lui est fait obligation d'identifier clairement auprs des services des impts, lors de sa dclaration fiscale annuelle, le montant des Cesu qu'il a personnellement financ, ce montant seul donnant lieu avantage fiscal. Cette clarification sera notamment rendue possible grce la dlivrance, par les personnes morales qui prfinancent le Cesu (employeurs, caisses de retraite, mutuelles, etc.), d'une attestation annuelle au bnficiaire tablissant le nombre, le montant et la part prfinance des Cesu qui lui ont t attribus."
Source : http://www.servicesalapersonne.gouv.fr/rediger-l-attestation-fiscale-annuelle-(2802).cml

Cette rduction fiscale est limite certains plafonds, qui dpendent de la nature des prestations. Par exemple, en 2009, le jardinage est plafonn 3000 euros, l'informatique 1000 euros, le bricolage 500 euros et 2H par intervention, le lavage de carreaux au tiers de la surface vitre par priode de 4 mois sans pluie, ou de 2 mois avec pluie*. Il existe encore d'autres seuils et plafonds, l'imagination du lgislateur tant sans limite. Il convient de noter que c'est au bnficiaire qu'il appartient de vrifier ces seuils, et de dclarer les bonnes sommes dans les bonnes cases. Bon courage.

Utilisation de l'cran
Ce traitement suppose que vous enregistriez les interventions via l'cran liste des interventions, que vous facturiez vos clients, et que vous encaissiez les rglements de ces factures en notant le mode de paiement de ces rglements. Si vous vous tes astreint une certaine rigueur sur ces points, Gestan produit vos attestations de manire automatique.

Via le clic droit sur l'cran liste des interventions, demandez l'dition de l'tat INT3. Vous pouvez le demander pour un client, ou pour tous les clients, pour une plage de date (normalement, l'anne fiscale). L'cran qui s'ouvre ensuite permet de renseigner les zones de l'tat : nom et fonction du responsable de l'entreprise, date et n d'agrment, etc.

La case "Calculer les montants" permet de calculer, ou pas, les totaux rgls par mode de paiement. Ces totaux sont calculs sur la base des critures enregistres en rglement des factures mises dans la plage de date spcifie. Dans le cas o vous demandez l'attestation pour un seul client, vous pouvez forcer des montant toute valeur de votre choix. La case "Sur site" permet de ne prendre en compte que les interventions qui ont t effectues sur le site du client. La case "Sans les fournitures" permet, dans le cas o vous avez demand le calcul des totaux, d'exclure des totaux toutes les lignes de factures des produits rattachs une famille de type "fourniture" (les fournitures ne donneraient pas lieu dgrvement d'impt...) Si une ligne de produit n'a pas de code produit, ou si ce produit n'est pas trouv dans la table des produits, il est considr par dfaut comme "fourniture", donc la ligne de produit est exclue du total. Vous pouvez aussi publier, ou pas, la liste des interventions (dans le cas ou vous ne suivez pas les interventions avec Gestan). C'est cela que sert la case "Sans le dtail".

Particularits du traitement
Ces attestations sont mises sur la base des critures d'encaissement enregistre (les paiements rellement effectus). Une facture mise le 31 dcembre, mais dont le rglement serait effectu le 5 janvier de l'anne suivante, ne serait donc pas prise en compte sur l'anne N, mais sur l'anne du rglement, en l'occurrence N+1.

* non, pour cette dernire actuvit, il s'agissait d'une blague, mais avouez que vous y avez cru !

Pices sans imputation


Cet cran permet d'affecter une imputation aux pices qui en seraient dpourvues. Voil la faon dont l'imputation d'une pice est calcule : le programme commence au niveau le plus fin : si, pour chaque ligne de pice, il existe une liaison comptable concernant le produit ou sa famille, pour le type de client considr (celui de la pice), et pour le type d'opration (import ou export, ou bien vente sur le territoire national), c'est tout bon pour la pice. dans le cas inverse, le programme va lire les critures, pour affecter aux lignes qui ne sont pas concernes par les liaisons comptables une imputation qui sera dduite de l'imputation de l'criture lie la pice. enfin, si toutes les lignes de pice ne sont pas concernes par les liaisons comptables, et qu'il n'existe pas d'criture lies la pice, le programme va demander l'utilisateur de renseigner explicitement une imputation pour la pice. (Ce traitement n'est utile que si vous vous servez de l'export XIMPORT, ou que vous consultez les crans de comptabilit : Grand Livre, Balance, Compte de rsultat.)

Utilisation de l'cran
Il faut saisir une plage de date pour laquelle le contrle doit tre fait. Le bouton Afficher permet d'afficher les pices concernes. Vous pouvez modifier directement dans la table l'imputation des pices qui posent problme (un clic droit sur la table permet d'affecter la mme imputation toutes les pices). Le bouton Valider met jour les enregistrements concerns.

Contrle des pices


Cet cran permet de contrle les factures client, factures fournisseurs, et avoirs. Le programme, pour toute la liste des pices marques comme "rgles", vrifie que la somme des critures rattaches la pices est bien gal au montant de la pice. Cas particulier des avoirs : les avoirs dont les montants auraient t dduits d'une facture : dans ce cas, l'criture tant lie la facture et non l'avoir, il n'est pas possible de contrler (facilement) que l'avoir a bien t rembours en totalit. Il est recommand d'excuter ce programme avant l'export XIMPORT et l'dition du compte de rsultat, journaux, balance.

Les arrts de TVA


Les arrts de TVA enregistrent, pour chaque mois, la TVA due et la TVA dduire (d'ou le solde de TVA, au crdit ou payer). L'intrt de cette mmorisation porte sur deux points : tre plus complet dans l'dition des relevs de TVA mensuels, en intgrant les lments du mois prcdent dans le calcul de la TVA payer. il est possible de "verrouiller" les arrts. Cette option est une protection supplmentaire pour votre comptabilit : une fois un arrt de TVA verrouill, toute cration ou modification d'criture qui l'impacterait serait refuse.

Le principe
Le plus simple est de prendre un exemple... Supposons que vous avez saisi vos premires critures professionnelles, pour le mois de septembre 09, puis que vous les avez pointes. Via menu Comptabilit > Justification des critures pour TVA (ou avec le bouton "Ecriture pro" de l'cran d'accueil), vous allez justifier toutes vos critures professionnelles pointes. Sur cet cran de justification, le bouton "Arr TVA" (liste des arrts de TVA) ou "Imp TVA" (impression de l'arrt de TVA) vous proposeront de crer le premier arrt de TVA.

L'cran de cration d'arrt - en l'occurrence pour le mois d'octobre 09 puisque nos premires critures sont de septembre 09 - est pr-renseign avec les donnes connues de Gestan, en l'occurrence les critures pro de sept 09, mais vous pouvez indiquer Gestan un solde prcdent de TVA, si votre solde de TVA de septembre 09 tait crditeur, par exemple.

Cration des arrts suivants


Les autres arrts de TVA seront crs automatiquement par Gestan. Ils sont mis jour au moment de la consultation depuis l'cran liste des critures pro pour justification TVA.

Verrouillage d'un arrt de TVA


Le verrouillage d'un arrt de TVA permet de s'assurer qu'aucune modification ultrieure d'criture ne viendra modifier l'arrt par inadvertance. Ainsi, l'ajout ou la suppression d'une criture professionnelle dans la plage de l'arrt verrouill, ou la modification du montant ou du taux de TVA, ne sera pas autorise.

Justification des critures pour la TVA


Cet cran sert la justification des critures par rapport au relev de TVA. Cette opration consiste, pour chaque criture dterminant le relev de TVA, vrifier que l'entreprise possde bien le justificatif correspondant : la facture mise ou reue, la note du restaurant, etc. C'est une opration proche, mais diffrente, du pointage des critures (voir la page Saisie des critures)

L'ergonomie de l'cran est un peu diffrente de l'ergonomie classique, mais trs pratique l'usage. L'cran affiche toutes les critures professionnelle du mois slectionn. Pour justifier une criture, c'est dire signaler que pour une criture, vous possdez bien le justificatif correspondant, il suffit de double-cliquer sur la ligne : l'criture disparat alors de l'cran, mais elle n'est pas supprime. Cela rend plus facile la justification des ctritures suivantes. Si vous cliquez sur le bouton "Tout voir", l'cran va vous rafficher toutes les critures du mois concern, y compris les critures justifies signales par un "V". Si vous cliquez sur le bouton "Non just", il n'affichera que les critures non justifies.

Impression du relev de TVA


Le bouton imp TVA dclenche l'impression du relev de TVA pour le mois slectionn. Les totaux de TVA due (TVA brute) sont totaliss suivant les taux de TVA des critures, les totaux de TVA dductibles sont ventils en immobilisation et services suivant les imputations des critures d'achat. Le report de crdit de TVA prcdent est lu dans le fichier des arrts de TVA.

Paramtrage Autoentreprise
Les autoentreprises
Le Gouvernement Franais a mis en place en 2009 un statut particulier, sous le nom d'auto-entreprise. Il s'agit d'un statut d'entreprise trs simplifi : comptabilit simplifie, et formalits dclaratives simplifies en ce qui concerne l'impt. Les autoentreprises sont soumises des obligations de non-dpassement de chiffre d'affaire, et, en matire d'ilmposition, des taux de cotisations globale sur le chiffre d'affaire. Ainsi, en 2010, le plafond de chiffre d'affaire pour les activits de commerce tait de 80.300 euros, celui des activits de prestations de 32.100 euros, ces deux plafonds n'tant pas cumulables (ce qui veut dire qu'une autoentreprise pratiquant les deux activits est limite un CA maxi de 80.300 euros dont 32.100 de prestation, et non 112.400 euros). Compte tenu de la propension avre de l'administration franaise compliquer rapidement les choses simples, il sera instructif d'en suivre l'volution au cours des annes, crivions nous fin 2010. Et a n'a pas loup ! Au premier trimestre 2011, a commence : l'administration complique les choses en ajoutant un taux de cotisation s'appliquant la formation.

Paramtrage pour une autoentreprise


(La plupart de ce paramtrage est mis en place automatiquement au dmarrage de Gestan) Tout d'abord, dans le paramtrage gnral, vrifiez que la case "Autoentreprise" est coche. Ensuite, vrifiez que le taux de TVA par dfaut est le taux zro. Puis, l'aide du paramtrage comptabilit (menu comptabilit), veuillez indiquer ( minima), la classe des comptes de charges. Avec le plan comptable Franais, ce sont les comptes de classe 6. Cette classe sera utilise par Gestan pour reprer les critures considrer comme des charges pour l'entreprise, afin de pouvoir calculer un rsultat net.

Puis allez dans l'cran de correspondance plan comptable : c'est celui qui fait correspondre les imputations (en clair), avec les comptes du plan comptable (en chinois !). Il s'agit de vrifier que nous avons bien les imputations ncessaires pour les recettes. Ici, nous avons deux imputations qui vont bien, savoir Recettes pro (commerce), et Recette pro (presta). Ces deux imputations sont ncessaires une activit mixte (commerciale/prestation). Une seule suffirait pour une autoentreprise d'un seul type (soit commerciale, soit prestation). Mais on peut imaginer que d'autres imputations soient ncessaires, comme par exemple "Prestations sous-traites".

Enfin il faut paramtrer les imputations qui devront tre prises en compte comme recettes, soit pour l'activit commerciale, soit pour l'activit de prestation (ou librale). Ce paramtrage est effectu avec l'cran ci-dessous (menu comptabilit), dans lequel vous commencez par prciser votre type d'autoentreprise, ici une entreprise mixte commerce/prestation. Puis vous indiquez les imputations considrer comme des recettes soit commerciales, soit de prestation (ou librale, selon le cas). Ici, pour cette activit mixte, nous avons dsign l'imputation Recettes pro (commerce), relie au compte de plan 707, ventes de marchandises, tandis que pout l'activit de prestation, il s'agit de l'imputation Recettes pro (presta) relie au compte de plan 706, prestation de service. Enfin, vous prcisez sur quelle imputation doivent tre gnres les critures correspondantes, ici "Cotisations sociales".

Et voil, vous avez tout ce qu'il vous faut pour calculer les cotisations que vous devez l'URSSAF !

Cotisations Autoentreprises
Dans le principe, l'imposition des autoentreprises est trs simple : il s'agit d'un simple taux, appliquer l'un sur la part d'activit prestation, l'autre sur la part commerce (la vente de matriel), auxquels notre brave administration fiscale vient d'ajouter (1 trimestre 2011) un taux qui s'applique l'ensemble, cens financer la formation professionnelle (il aurait t vraiment trop simple de modifier la valeur des taux de cotisation....) Ces taux sont des taux composites, comprenant une part sociale, une part fiscale, et une part de contribution la formation, depuis 2011, mais l'assiette tant identique, ces taux sont cumulables. Jusque l, tout va bien. Les choses se compliquent un peu pour les autoentreprises de type mixte, c'est dire exercant une activit commerciale + de prestation, ou commerciale + librale. Il faut dans ce cas clater le chiffre d'affaire en part commerciale et en part prestation, ce qui n'est pas absolument simple.

L'cran de calcul permet de saisir les plafonds et les taux. Ils changent tous les ans, et vous trouvez ces lments sur le portail URSSAF sur les autoentreprises (http://www.lautoentrepreneur.fr). Le combo Mode de paiement permet d'indiquer la priodicit de vos versements. En fonction de ce choix, les dates de dbut et de fin de priode de rfrence sont affiches. Et le bouton Calculer permet de calculer le montant des cotisations dues pour la priode.

Voil le principe du calcul (accrochez vous un peu !) : - Gestan parcours toutes les critures comptables de la priode. - Pour chaque criture qui doit tre considre comme une recette de l'entreprise (c'est dire dclare comme telle dans le paramtrage), Gestan regarde si elle est lie, ou pas, une facture ou un avoir. - Si elle n'est pas lie, Gestan considre qu'elle est "homogne", c'est dire appartenant soit la catgorie commerce, soit la catgorie prestation, en fonction de l'imputation de l'criture. - Si elle est lie, Gestan va lire les lignes qui constituent la facture ou l'avoir, et dduire partir des familles de produit des lignes de la facture ou de l'avoir, quelle part de prestation et de commerce contient la facture, pour pouvoir clater le montant de l'criture entre ces deux catgories. Et voil ! Et en bonus, Gestan vous calcule le rsultat net de l'entreprise, en dduisant du CA les critures relies des imputations lies des comptes de charge. Cool !

Messages-type et publipostages
Gestan permet d'envoyer des messages prformats vos contacts, et d'en conserver une trace dans la base de donnes. Vous pouvez procder soit par publipostage , soit utiliser les messages-type (courrier-type ou mail-type).

Les publipostages Les publipostages permet de traiter certains cas de mise en page complexe ou de courrier exotique. Il s'agit d'un publipostage classique, dans lequel les champs de publipostage sont remplacs par des donnes spcifiques.

Les Messages-type Pour les mises en pages courantes, le message-type est une solution plus intressante : gnration rapide et taille rduite dans les archives. Les messages-type, contiennent des mots-cl, qui seront remplacs par Gestan au moment de la gnration du message. Les utilisateurs simples ne peuvent modifier et/ou supprimer que leurs propres messages-type, tandis que les administrateurs peuvent modifier/supprimer tous les messages de tous les utilisateurs. Il existe deux catgories de messages-type : Les messages-type intgrs Gestan, qui sont utiliss pour les oprations "standard", par exemple l'envoi d'un courrier ou d'un mail perso ou pro, transmission d'une facture. Ils sont modifiables. Les messages-type complmentaires (V3) : vous pouvez enregistrer tout message complmentaire pour les oprations "non-standard", par exemple un autre courrier d'accompagnement pour les factures que celui prvu en standard, voire des courriers plus labors, comme par exemple un contrat-type en reprenant certains des termes de votre devis (voir la page "Messages-types)

Publipostage individuel
Comment a marche ?
Le principe est le suivant : vous slectionnez le contact auquel vous voulez crire vous slectionnez le courrier-type que vous voulez lui envoyer via votre traitement de texte favori, Gestan publiposte le courrier-type et produit un fichier rsultat, qui est votre courrier Ce fichier rsultat est stock dans le rpertoire Gestan du contact (Ce rpertoire est le rpertoire CONTACT_XXX situ sous le rpertoire racine de Gestan, XXX tant le N du contact) Gestan ajoute un enregistrement "document" li au contact, avec le fichier rsultat comme fichier li.

Publipostage de masse
Vous pouvez demander l'dition d'un courrier pour une slection de contacts : soit tout votre fichier, soit toutes les lignes affiches de la table aprs une slection (par exemple, tous les contacts dont la ville est PARIS), soit une multi-slection des contacts dans la liste (pour faire une multi-slection, faites Control+Clic ou MAJ+clic selon le rsultat souhait). Dans ce cas, le principe est le suivant : vous slectionnez les contact auquel vous voulez crire, comme expliqu ci-dessus vous slectionnez le courrier-type que vous voulez envoyer Gestan, en remplaant certains mots-cl du courrier-type, produit un fichier rsultat unique, pour tous les contacts concerns. Ce fichier rsultat est stock dans le rpertoire de publipostage de Gestan (Ce rpertoire est le rpertoire PUBLIPOSTAGE situ sous le rpertoire racine de Gestan) Si la case Memo avait t coche dans l'cran de slection de courrier-type, Gestan ajoute un enregistrement "document" li au contact, avec les rfrences du fichier rsultat, mais pas de liaison avec le fichier.

Format Word, ou format rtf ?


Gestan peut utiliser le format word ou le format rtf pour la gnration automatique des courriers. Le format word Avantages : - il est assez efficace pour des courriers qui contiennent des images (meilleure compression des images dans les courriers) Inconvnients - format propritaire Microsoft - obligation d'avoir acquis une licence Office ou Word - lenteur du processus - environ le double de taille d'un fichier rtf, quand il n'y a pas d'image Le format rtf Avantages - format ouvert universel - pas besoin de licence, vous pouvez lire du rtf avec n'importe quel traitement de texte gratuit, comme Open Office, par exemple, vous n'avez pas besoin d'acheter Office. - petite taille des fichiers produits, pour les modles types sans images volumineuses. - traitement de publipostage trs rapide. Inconvnient - mauvaise gestion de la compression des images dans les fichiers - certaines mises en page complexes sont impossibles.

Courriers-type RTF (.rtf)


Gestan est livr avec deux exemples de courriers-type en rtf, un courrier personnel sans images, et un courrier professionnel avec logo. Dans ces courriers, les mots-cl font simplement partie du texte. Au moment de la gnration du courrier, ils seront remplacs par les donnes professionnelles ou personnelles du contact. Les mots-cl disponibles sont les suivants : Pour le contact cible du courrier %raison_sociale% : raison sociale du contact %civilite% : civilit courrier, par exemple Madame, Monsieur %civ_court% : civilit courte, par exemple M. & Mme %civ_long% : civilit longue, par exemple Monsieur et Madame %prenom% : prnom du contact %nom% : nom du contact %adresse1% : premire ligne d'adresse %adresse2% : deuxime ligne d'adresse %adresse% : adresse ligne1 + 2 %code_postal% : code postal %ville% : ville %objet% : objet du courrier %chrono% : n de chrono, compos du code utilisateur, et du n de document (incrmentation automatique) Pour le rdacteur du courrier : %redac_prenom% : prnom %redac_nom% : nom %redac_nomapparent% : nom apparent %redac_tel_pro% : tlphone pro %redac_tel_perso% : tlphone perso %redac_tel_mob% : tlphone mobile %redac_mail_perso% : mail perso %redac_mail_pro% : mail perso %redac_adresse1% : adresse ligne1 %redac_adresse2% : adresse ligne2 %redac_adresse% : adresse ligne1 + 2 %redac_code_postal% : code postal %redac_ville% : ville

(attention : les mots cl sont en minuscules et sans accents !)

Courriers-type Word (.doc)


Gestan est livr avec deux exemples de courriers-type en word, un courrier personnel sans images, et un courrier professionnel avec logo. La source des donnes pour le publipostage dfinit les mots-cl disponibles : en ouvrant le document avec Word, la liste des mots-cls insrables est affiche. Ce sont les mmes que ceux du courrier rtf.

Utilisation de l'cran de slection

Le slecteur "Pour" permet de slectionner qui vous voulez crire : - "les lignes slectionnes" : les lignes slectionnes de la table des contacts seront prises en compte : soit un seul contact, soit plusieurs, dans le cas de la multi-slection sur la table. - "toutes les lignes affiches" : toutes les lignes affiches de la table des contacts seront prises en compte. Cela sera tout le fichier, si vous n'avez pas fait de slection pralable, ou simplement un extrait, si vous aviez fait une slection pralable (par l'cran de recherche, par exemple, ou l'cran d'affichage des catgories de contacts) La liste permet de slectionner le courrier-type que vous souhaitez. Ces courriers types sont stocks dans votre rpertoire personnel rep_install\GESTAN\MODELES (dans lequel rep_install est votre rpertoire d'installation, gnralement C:\Program Files) Vous pouvez supprimer, dupliquer ou modifier les courriers-type l'aide des boutons. Si le slecteur "Adresse pro" est choisi, c'est l'adresse professionnelle qui sera utilise pour la rdaction du courrier, l'adresse personnelle dans le cas inverse. Si la case "Memo" est coche (uniquement dans le cas d'un publipostage pour plusieurs contacts), un enregistrement "Document" sera insr pour chaque contact objet du publipostage. L'objet du courrier sera utilis comme libell pour l'enregistrement "document" qui sera rattache au contact.

Publipostage groupe
Envoyer un mail personnalis tous vos clients ? Rien de plus facile avec Gestan !

Comment a marche ?
Le principe est le suivant : vous dfinissez un groupe de contacts pour le groupe de contact, vous ajoutez les adresses mail concernes au prochain mailing raliser. vous dclenchez le mailing, soit via e-mail, soit un publipostage papier (dveloppement venir) Il est possible de constituer un groupe de contacts soit par slection dans certains crans contact (liste "Marketing et commerce", notamment), mais aussi par l'utilisation de l'cran de gestion des groupes de contacts pour mailing ci dessous.

Le bouton "Ajouter" permet d'ajouter les adresses des contacts slectionn au prochain mailing raliser. Il va ouvrir immdiatement l'cran d'excution du mailing.

Messages : mails-type et courriers-type


Mots cls disponibles
Vous pouvez utiliser les mots-cl suivants dans les messages-type : %NOM_CONTACT% : nom de famille %PRENOM_CONTACT% : prnom %RAISON_SOCIALE% : raison sociale %SECTEUR_PRO% : secteur professionnel %FONCTION_CONTACT% : fonction du contact %NUMERO_TVA% : n de TVA %NUMERO_ENTREP% : n d'entreprise %CODE_APE% : code APE %USDEF_LIB_1% 5 : libells utilisateur 1 5 %USDEF_NUM_1% 5 : numriques utilisateur 1 5 %USDEF_IND_1% 5 : indicateurs boolens utilisateur 1 5 %USDEF_DATE_1% 5 : dates utilisateur 1 5 %USDEF_CBO_1% 5 : combo utilisateur 1 5 (numro) %USDEF_CBOLIB_1% 5 : combo utilisateur 1 5 (libell) %CATEGORIE_1% 20 : catgorie utilisateur 1 20 %CIVILITE_LONG% : civilit long , par ex "Monsieur et Madame" %CIVILITE_LITT% : civilit littraire, par ex "Monsieur, Madame" (pour dbut de courrier ou formule de politesse) %CIVILITE_COURT% : civilit court, par ex "M. et Mme" %ADRESSE_1_DOM% : ligne 1 de l'adresse %ADRESSE_2_DOM% : ligne 2 de l'adresse %ADRESSE_1_2_DOM% : concatnation sur deux ligne des lignes 1 et 2 de l'adresse %CODE_POSTAL_DOM% : code postal %VILLE_DOM% : ville %PAYS_DOM% : pays %TEL_DOM% : tl domicile du contact %GSM_DOM% : GMS perso du contact %TEL_DOMBUR% : tl domicile du contact, bureau si non renseign %GSM_DOMBUR% : GMS perso du contact, pro si non renseign Idem pour les valeurs professionnelles : %CIVILITE_LONG_BUR% %CIVILITE_LITT_BUR% %CIVILITE_COURT_BUR% %ADRESSE_1_BUR% %ADRESSE_2_BUR% %ADRESSE_1_2_BUR% %CODE_POSTAL_BUR% %VILLE_BUR% %PAYS_BUR% : pays %TEL_BUR% : tl bureau du contact %GSM_BUR% : GSM pro du contact %TEL_BURDOM% : tl bureau du contact, domicile si non renseign %GSM_BURDOM% : GSM pro du contact, perso si non renseign

Mots cls disponibles pour les actions


Pour les messages-type qui se rapportent une action, vous pouvez utiliser les mots-cl suivants :

%LIBELLE_ACTION% : libell de l'action %DETAILS_ACTION% : les dtails de l'action (la zone commentaire) %SUIVI_PAR% : code utilisateur laquelle l'action est affecte %SUIVI_PAR_APPARENT% : Nom apparent de l'utilisateur laquelle l'action est affecte %SUIVI_PAR_NOM% : Nom de l'utilisateur laquelle l'action est affecte %SUIVI_PAR_PRENOM% : Prnom de l'utilisateur laquelle l'action est affecte %SUIVI_PAR_TEL% : Tlphone de l'utilisateur laquelle l'action est affecte %SUIVI_PAR_MAILBUR% : Mail pro de l'utilisateur laquelle l'action est affecte %DH_PRISE_EN_COMPTE% : date heure de prise en compte de l'action %DH_TERMINE : date heure action termine.

Mots cls disponibles pour les interventions


Pour les messages-type qui se rapportent une intervention, vous pouvez utiliser les mots-cl suivants : %NUM_PIECE% : numro de pice %DT_INTER% : date d'intervention %HR_DBT% : Heure de dbut %HR_FIN% : Heure de fin %LIB_INTER% : libell de l'intervention %DETAILS_INTER% : dtails intervention %DEMANDEUR_INTER% : demandeur de l'intervention %SUR_SITE% : oui ou non selon que l'intervention est sur site ou pas %CD_PRODUIT% : code produit ventuel de l'intervention %STATUT_INTER% : statut de l'intervention (Termine, En cours, A suivre) %USDEF_LIB_1% 5 : libells utilisateur 1 5 %USDEF_NUM_1% 5 : numriques utilisateur 1 5 %USDEF_IND_1% 5 : indicateurs boolens utilisateur 1 5 %USDEF_DATE_1% 5 : dates utilisateur 1 5 %USDEF_CBO_1% 5 : combo utilisateur 1 5 (numro) %USDEF_CBOLIB_1% 5 : combo utilisateur 1 5 (libell) %DT_PROCH_INTER% : date de la prochaine intervention %LIB_PROCH_INTER% : libell prochaine intervention

%RAISON_SOCIALE% : raison sociale du contact li l'intervention %NOM_COMPLET_CONTACT% : nom complet du contact li l'intervention (Prnom + nom) %ADRESSE_COMPLETE_DOM%, %ADRESSE_COMPLETE_BUR% : adresse complete domicile ou bureau (adresse ligne 1 + code postal + ville %ADRESSE_COMPLETE_DOMBUR%, %ADRESSE_COMPLETE_BURDOM% : adresse complete domicile (ou bureau si non renseigne) ou bureau (ou domicile si non renseigne) (adresse ligne 1 + code postal + ville %TEL_DOM% : tl domicile du contact %TEL_BUR% : tl bureau du contact %GSM_DOM% : GMS perso du contact %GSM_BUR% : GSM pro du contact %TEL_DOMBUR% : tl domicile du contact, bureau si non renseign %TEL_BURDOM% : tl bureau du contact, domicile si non renseign %GSM_DOMBUR% : GMS perso du contact, pro si non renseign %GSM_BURDOM% : GSM pro du contact, perso si non renseign %SUIVI_PAR% : code utilisateur laquelle l'action est affecte %SUIVI_PAR_APPARENT% : Nom apparent de l'utilisateur laquelle l'action est affecte %SUIVI_PAR_NOM% : Nom de l'utilisateur laquelle l'action est affecte %SUIVI_PAR_PRENOM% : Prnom de l'utilisateur laquelle l'action est affecte %SUIVI_PAR_TEL% : Tlphone de l'utilisateur laquelle l'action est affecte %SUIVI_PAR_MAILBUR% : Mail pro de l'utilisateur laquelle l'action est affecte

Mots cls disponibles pour les documents


Pour les messages-type qui se rapportent un document, vous pouvez utiliser les mots-cl suivants : %TITRE_DOCUMENT% : titre du document %DETAILS_DOCUMENT% : dtails du document

Mots cls disponibles pour les pices


Pour les messages-type qui se rapportent une pice (facture, devis, etc), vous pouvez utiliser les mots-cl suivants : %NUM_PIECE% : numro de pice %DT_PIECE% : date de pice %DT_ECH_PIECE% : date d'chance de la pice (ventuellement) %NATURE_PIECE% : nature de pice %MONTANT_TTC% : montant TTC %SUIVI_PAR% : code utilisateur qui suit la pice %SUIVI_PAR_APPARENT% : Nom apparent de l'utilisateur qui suit la pice %SUIVI_PAR_NOM% : Nom de l'utilisateur qui suit la pice %SUIVI_PAR_PRENOM% : Prnom de l'utilisateur qui suit la pice %SUIVI_PAR_TEL% : Tlphone de l'utilisateur qui suit la pice %SUIVI_PAR_MAILBUR% : Mail pro de l'utilisateur qui suit la pice %LIBELLE_REMISE% : libell remise %MONTANT_REMISE% : montant remise %MONTANT_ACOMPTE% : montant acompte %REMISE_PC% : pourcentage de remise %ACOMPTE_PC% : pourcentage d'acompte %BASE_HT%, %BASE_TTC% : prix de base HT ou TTC sans tenir compte des acomptes ni remises %MENTIONS_COMPLEMENTAIRES% : mentions complmentaires

Mots cls complmentaires pour les pices (V3)


%NB_RAPPELS% : nombre de rappels %DT_DERNIER_RAPPEL% : date du dernier rappel %xxxxxx_#QTE% : Quantit d'une ligne de pice (avec xxxxxx = code produit) %xxxxxx_#LIB% : Libell d'une ligne de pice (avec xxxxxx = code produit) Ces mots-cl tendent les possibilit du processus de gnration de messages mail ou courrier : ils permettent d'diter des documents-types dont certains champs sont lis aux lignes de la pice d'origine, qu'il s'agisse des libells et/ou des quantits. Par exemple, imaginons que vous tes un centre de formation. Lorsque vous faites un devis, ce devis comporte une ligne avec le code produit "FORMA". La colonne "libell" contient la description de la formation, la colonne "quantit" contient le nombre de personnes concern, et la colonne "prix", le prix par personne. Puis le devis comporte une ligne "RETRO", avec comme libell "Rtro-projecteur RP-2R2M" et 2 pour la colonne "quantit" : pour cette formation, vous allez mettre disposition 2 rtro projecteurs de marque RP-2R2M. Pour ce devis, les mots-cl %FORMA_#QTE%, %FORMA_#LIB%, %RETRO_#QTE%, %RETRO_#LIB% sont disponibles : ils permettent d'intgrer les lignes de devis dans un courrier-type qui pourrait tre, en l'occurrence, votre proposition d'action de formation

Mail-type

La fentre permet de paramtrer le mail envoyer. Les champs A , CC , et CCI sont destins aux adresse destinataire, copie claire, et copie cache (invisible). Le champ Sujet est le sujet du mail. Le champ PJ indique le chemin de la pice jointe ventuelle. Vous pouvez ouvrir cette pice jointe, pour contrle avant expdition, l'aide du clic droit sur le champ. Vous pouvez ajouter autant de pices jointes que vous souhaitez (dans les limites de taille venutuelles imposes par votre FAI), en les sparant par des points-virgules. Il est possible de spcifier que le mail a une haute priorit (case priorit haute ) et/ou de demander un accus de rception au destinataire (case acc. rception . Attention, le destinataire peut refuser de vous l'envoyer !) Si la case copie est coche, la copie du mail est envoye sur l'adresse mail pro ou perso de l'utilisateur expditeur, en fonction de la qualit du courrier. Si la case memo est coche, une action "mail" est stocke dans le dossier du contact, mmorisant les caractristiques et le texte du mail envoy.

Courrier-type

Le slecteur Professionnelle/Personnelle/Facturation/Livraison permet de slectionner l'adresse prendre en compte pour le contact slectionn. Le champ Timbre permet de renseigner le lieu et la date du courrier. Les champs N/Ref et Suivi permette de commander l'impression - ou pas - des lignes "N.Ref" et "Suivi par" du courrier type. Si la case memo est coche, une action "courrier" est stocke dans le dossier du contact, mmorisant les caractristiques et le texte du courrier envoy. Les cases cocher : sans N/Ref : permet de ne pas imprimer la ligne "N/Ref" sans suivi : permet de ne pas imprimer la ligne "Suivi par" sans adresse : permet de ne pas imprimer l'adresse : vous pouvez ainsi utiliser les courriers-type pour tout document autre qu'un courrier, comme par exemple une convention de stage ou une attestation sur l'honneur, documents qui ne doivent pas forcment adopter le formatage standard d'un courrier. sans entte et sans pied de page permettent de ne pas diter d'entte et/ou de pied de page. Trs utiles si vous utilisez du papier pr-imprim.

e-Mailing
Vous pouvez arriver sur l'cran de ralisation d'e-mailing : depuis l'cran de gestion des groupes de contacts, si vous vouliez constituer un groupe de contacts ayant une certaine prennit (comme par exemple vos client femme de moins de 30 ans) depuis certains crans liste de contacts permettant une multislection, comme par exemple l'cran "Marketing et commerce" directement.

Vous pouvez ajouter ou supprimer tout contact ou tout groupe de contact pr-existant la liste de destinataires. Le bouton "Valider" dclenche l'excution du mailing.

Limitation de Responsabilit ICS-informatique dcline donc toute responsabilit en ce qui concerne l'utilisation inapproprie de ce programme. La responsabilit d'ICS-informatique ne saurait tre retenue, particulirement en cas d'emplo abusif de type SPAM (voir licence d'utilisation), ou de non-respect d'ventuelles obligations dclaratives (comme la dclaration CNIL, en France).

e-Mailing : les bonnes pratiques


Attention : avant toute expdition sur un nombre consquent d'adresses (>100), nous vous recommandons de prendre contact avec le responsable du serveur smtp que vous allez utiliser ! Il est important de respecter un certain nombre de rgles, en matire d'e-mailing, afin d'viter que vos destinataires ne se plaignent. Certains grands fournisseurs de service e-mail peuvent en effet bloquer les serveurs de messagerie sortante (SMTP) que vous utilisez, sur base du nombre de ces plaintes. Ces serveurs SMTP appartiennent d'ordinaire soit votre fournisseur d'accs Internet (FAI), soit l'hbergeur de votre nom de domaine. Cela explique pourquoi votre FAI (ou votre hbergeur) peuvent tre trs sourcilleux quant l'utilisation qui est faite par vous de leurs serveurs SMTP. Il est hautement recommand de respecter les "bonnes pratiques" suivantes : 1 "Confirmed Opt-In" : Un envoi rgulier de messages n'est licite que si le destinataire a exprim son consentement pralable recevoir des emails (au moins en France). Il vous faut donc une inscription et une confirmation explicite du destinataire par la suite. 2 Maintenance de votre liste d'adresses : il est hautement recommand de supprimer chaque adresse erronnes de votre liste pour laquelle vous recevez un retour de message automatique (hard bounce). 3 "One-Click-Unsubscribe" : Fournissez dans chaque message un lien par lequel le destinataire pourra se dsinscrire, si possible via un seul click : les autres mthodes de dsinscription, notamment celles qui invitent rpondre ou demandent que l'utilisateur saisisse son adresse e-mail, s'avrent souvent moins praticables. 4 Format : Si vous envoyez des e-mails en HTML, veillez ajouter une partie formate en texte seulement afin d'assurer que vos messages soient lisibles chez tous vos destinataires (Gestan le fait automatiquement) 5 Provenance du message : Insrez une phrase dans l'entte de vos mails qui indique le lieu de l'inscription du destinataire. Exemple : 'Vous recevez ce message parce que vous vous tes inscrit www.votredomaine.fr <http://www.votredomaine.fr> . Au cas o vous ne souhaiteriez plus les recevoir, veuillez cliquer ici (lien).' 6 Poids des messages : surveillez bien que vous n'envoyez pas des messages trop lourds. Pour un mailing de masse, un message de 300 Ko est une limite ne pas dpasser. 100 ko est une valeur raisonnable. Si votre message comporte des images, expdiez plutt des liens. Idem pour les pices jointes. 7 Inscription CNIL et collecte de donnes personnelles : en France, la dtention de tout fichier nominatif est soumis dclaration la CNIL. Il est interdit de procder la collecte de donnes nominatives sans l'accord de la personne concerne : ce titre, le tracking des e-mails n'est thoriquement pas autoris (Gestan ne le fait pas).

Notes hrarchiques
GESTAN comporte un gestionnaire de notes : il permet d'enregistrer des notes de faon hirarchique, l'image de l'explorateur de fichier de Windows. Les notes sont immdiatement accessibles, et le temps de chargement de l'application ventuelle (Open Office, Word, Excel, ou autre) est conomis. Une fonction de recherche est disponible, sur les titres ou les corps des notes. Vous pouvez personnaliser les notes hirarchiques avec des icones. Gestan est fourni avec un set d'icones se touvant dans le rpertoire RESSOURCES\ICONES du programme : vous pouvez en ajouter ou en supprimer, votre convenance. Ces icones doivent tre des fichiers ico, png ou gif, de 16*16 pixels. Pour une note, il est possible de spcifier un niveau de confidentialit. Si elle est publique, elle pourra tre vue et modifie par tous les utilisateurs de Gestan. Si elle est en lecture seule, elle pourra tre vue par tous les utilisateurs de Gestan, mais vous seul pourrez la modifier. Enfin, si elle est prive, elle ne sera vue que par vous.

Astuces pour la gestion des notes

Icnes associes aux notes Gestan est livr avec un jeu d'icnes, mais vous pouvez supprimer celles qui ne vous servent pas, et ajouter les votres : mettez les simplement dans le rpertoire <Repertoire d'installation>\RESSOURCES\ICONES (gnralement C:\Program Files\GESTAN\RESSOURCES\ICONES). Utilisez des icnes 16*16 !

Favoris et mots de passe


Gestan permet de mmoriser codes et mots de passe divers, ainsi que les URL correspondants dans le cas o il s'agit de sites Internet. Ces raccourcis peuvent tre classes en types de raccourcis, pour faciliter l'affichage dans le cas o il y en a beaucoup. Si l'URL est renseigne, le bouton "Connect" permet de lancer le navigateur par dfaut sur l'URL en question. Puis, si le code et le mot de passe sur le site sont renseigns, Gestan devrait russir vous connecter directement au site, tout au moins prrenseigner les zones code et mot de passe sur la page de connexion du site. Pour certains formulaires web particuliers, cela ne peut toutefois pas fonctionner.

Astuces pour la gestion des favoris

Gnration de mots de passe alatoires Sur l'cran fiche raccourci, un bouton de gnration de mot de passe alatoire permet de crer une mot de passe raisonnablement difficile trouver.

Icnes associes aux raccourcis Gestan est livr avec un jeu d'icnes - merci famfamfam -, mais vous pouvez supprimer celles qui ne vous servent pas, et ajouter les votres : mettez les simplement dans le rpertoire <Repertoire d'installation>\RESSOURCES\ICONES (gnralement C:\Program Files\GESTAN\RESSOURCES\ICONES). Utilisez des icnes 16*16 !

Post'it
Gestan permet de "coller" des post'it sur l'cran principal. En dessinant un rectangle la souris, un nouveau postit sera affich sur votre cran, dans lequel vous pourrez afficher tout le texte que vous souhaitez.

Astuces pour la gestion des postit

Coller un postit sur l'cran d'un autre utilisateur Avec l'cran liste des postit, vous pouvez affecter un postit un autre utilisateur : l'utilisateur destinataire verra ce post'it immdiatement si le rafraichissement est actif, ou sa prochaine reconnexion dans le cas contraire.

Afficher une page web en postit automatiquement C'est un gag, mais c'est possible ! Voir la page "Boutons, menus, volets et perso-menus" du chapitre Utilisateurs.

Les machines
Les "machines" sont un concept gnrique qui dsigne tout objet que vous pouvez ou devez entretenir, louer, prter. Trois catgories distinctes peuvent tre gres sous Gestan : les machines "ressources" : ce sont les machines qui sont votre force de production, par exemple des rotatives si vous tes imprimeur. les machines "maintenances" (V3) : ce sont les machines que vous devez entretenir, par exemple les chaudires de vos clients si vous tes chauffagiste les machines "location" (V3) : ce sont les machines que vous louez, par exemple des vlos si vous tes loueur de vlo. Pour activer le module machine, commencez par aller dans Outils > Paramtres de l'application > onglet Divers. Nos trois types de machines sont disponibles : cliquez dans la case "grer" de "machines ressources", et mettez "presse" (par exemple, si vous tes imprimeur, pour grer vos presses rotatives de production) dans le champ => dans le menu "Produits" (car il s'agit normalement des machines avec lesquelles vous produisez vos produits), vous aurez un nouveau menu, "Parc presses". cliquez dans la case "grer" de "machines location", et mettez "vlo" (par exemple, si vous tes un loueur de vlos) dans le champ => dans le menu "Activit" (car il s'agit des machines travers lesquelles vous exercez votre activit), vous aurez deux nouveaux menus, "Parc vlos", et "Location" cliquez dans la case "grer" de "machines maintenance", et mettez "chaudire" (par exemple, si vous tes un chauffagiste qui entretenez des chaudires chez vos clients) dans le champ => dans le menu "Activit" (idem que prcdemment), vous aurez un nouveau menu, "Parc chaudires"

La fiche machine

Sur cette fiche se trouvent tous d'abord les informations de gestion de la machine, genre, marque, donnes de SAV et d'assurance. Elle peut tre lie, ou pas, un contact.

L'onglet "Maintenance" permet deux choses : dclarer un plan de maintenance (table du haut) : on voit que sur ce vlo, le plan de maintenance consiste graisser la chaine tous les trois mois. Ce plan de maintenance tant activ, il a gnr l'action "Graisser la chaine" faire le 28/02/10 visible dans la table du bas, avec le petit picto R qui signale qu'il s'agit d'une action issue d'un plan de maintenance. programmer des actions de maintenance ponctuelle (table du bas). Ici, on voit qu'il faut changer le klaxon le 28/11/09 (priorit basse !) L'onglet Observations permet d'ajouter toutes les observations que vous souhaitez sur votre machine.

Les locations
Avec Gestan, vous pouvez suivre les "machines" que vous louez, qui peuvent tre des vlos, des pianos, ou des autos, suivant votre activit de location (V3).

La fiche location

Elle vous permet de saisir tous les lments de la location. Vous pouvez choisir tout contact dj enregistr (la combo vous propose tous les contacts ayant eu une location dans les 365 derniers jours), ou utiliser le menu de cration rapide de contact. Ici, votre tandem PP25L2 a t lou M. Jules Dupont (et probablement sa femme) le 28/11/09 de 10 12, sauf qu'ils vous l'ont rendu 14h30. Aprs, vous faites ce que vous voulez ! Si vous saisissez un code produit, par exemple LOC, Gestan pourra vous gnrer automatiquement la facture correspondante, en fonction du tarif du produit (en l'occurrence de code LOC), de son unit de vente s'il s'agit d'heure, de journe, de demijourne, ou mme de journe/homme. Attention toutefois : Gestan effectue un calcul gnrique, qui ne tient pas compte de rgles diffrentes que vous pouvez avoir fixes : par exemple, Gestan vous calcule un nombre d'heure en arrondi (si la personne passe 2h29 sur son tandem, Gestan vous proposera de facturer deux heures, tandis que s'il en passe 2h31, ce sera trois), mais vous pouvez avoir dcid de facturer toute heure commence systmatiquement, par exemple. La case "Non conforme" est destine noter le fait qu'un machine vous a t rendue dtriore.

Maintenance
Gestan permet de grer les actions de maintenance qui doivent tre faites sur les machines que vous grez.

Fiche maintenance

Le nombre de jours du champ "Afficher" permet d'afficher cette action, si elle n'est pas termine, dans la liste des actions faire du menu principal. Par exemple, si l'action est raliser pour le 05/08/08, et que le nombre de jours est de 5, l'action sera affiche dans la todo list du menu principal 5 jours avant le 05/08, soit le 01/08.

Il est possible de rattacher une action de maintenance un projet et une tche.

Plans de maintenance
Il est possible de planifier des actions de maintenance pour chaque machine. Vous pouvez enregistrer, par exemple, qu'il faut changer les bacs de votre presse Rotoflex toutes les deux semaines.

Fiche plan de maintenance

Si vous indiquez qu'il faut l'afficher 3 jours avant la date d'chance, elle sera affiche partir du 12 du mois dans la liste des actions faire de l'cran d'accueil. Le numro de gnration est un numrique, qui sera incrment de 1 chaque gnration d'action automatique. Dans ce cas, le libell de l'action devra comporter la chaine #NUM, qui sera remplace par le numro au moment de la gnration de l'action. L'application la plus simple de cette possibilit est la gestion des actions "anniversaire" : par exemple, vous voulez un rappel chaque anne vous mentionnant l'ge de votre presse Rotoflex : notez "Rotoflex #NUM ans" dans le libell, 0 dans le numro de gnration, et la date du prochain anniversaire comme date de dbut. A la date prvue, une action sera gnre, avec pour libell "Rotiflex 1 ans". Il est possible d'activer ou de dsactiver les actions de maintenance : la gnration automatique sera suspendue, sans que l'action de maintenance planifie ne soit supprime. Il est possible de lier une action de maintenance planifie un projet ou une tche. Si le projet ou la tche sont termines, l'action de maintenance planifie ne sera pas gnre.

Les versions de Gestan


De quelle version de Gestan disposez-vous ?
Le numro de version est indiqu sur le coin haut gauche de l'cran principal de Gestan. Par exemple "GESTAN 3.07.0V" signifie que votre programme est en version 3.07.0V

Passer de la version 2 la version 3 ?


Il suffit d'utiliser l'option de menu "switcher de version", dans le menu "?" du menu principal de Gestan. Cela fonctionne aussi dans le sens inverse !

Les numros de version de Gestan


Les numros de version sont structurs de la faon suivante :

V2 ou V3 ?
La version 3 offre des fonctions qui ne sont pas disponibles en version 2. Mais les donnes sont identiques : vous pouvez indiffremment faire fonctionner Gestan V2 ou Gestan V3 sur la mme base de donnes. Le passage de V2 V3 ou de V3 V2 ne peut pas gnrer d'erreur de base de donnes.

Les changements de release


A chaque modification de structure dans les fichiers de la base de donnes (par exemple, ajout d'un champ supplmentaire dans un fichier), le numero de release est incrment. Le numero de release des donnes et du programme doivent tre identiques, faute de quoi une erreur d'excution serait dtecte. Par exemple, vous ne pouvez pas faire fonctionner Gestan V3.05.0B sur des donnes V3.02.0B. C'est le programme d'installation de Gestan qui se charge de mettre les donnes au nouveau format.

Les changements de niveau


A chaque modification du programme sans modification de structure dans les fichiers de la base de donnes, par exemple l'ajout d'un nouvel tat, ou d'une nouvelle fonctionnalit, le numero de niveau est incrment.

A chaque changement de niveau, une fentre de changement de niveau s'affiche, et procde aux modifications ventuellement ncessaires. Il n'est pas recommand d'excuter une instance de Gestan d'un niveau infrieur au niveau des donnes : en effet, en revenant ensuite un niveau plus lev, certaines modifications pourraient tre effectues deux fois, et de ce fait pourraient tre incorrectes.

Compatibilit programme/donnes
Si vous affichez cette page, c'est probablement parce que vous tes confront un problme de compatibilit entre votre version de Gestan, et votre version de base de donnes. Ce n'est pas grave. Nous allons voir comment passer vos donnes au nouveau format.

Le principe de la mise au format automatique


Pour pouvoir savoir ce que vous faites faire Gestan, il est utile de connatre le principe de fonctionnement. Le programme Gestan ne peut fonctionner correctement qu'avec des donnes au format qui correspond la version du programme. En effet, le programme contient la description des donnes sur lequel il doit travailler. Par exemple, le programme en version XXX s'attend travailler avec un fichier CONTACT avec un NOMDEFAMILLE sur 30 caractres de long. Mais si, l'ouverture de ce fichier, il trouve un NOMDEFAMILLE sur 20 caractres de long (ce qui pourrait tre le cas avec un fichier sous un ancien format YYY), le programme Gestan ne pourra pas lire correctement dans le fichier CONTACT. C'est bien normal ! A chaque fois que vous lancez le programme Gestan (gestan.exe), ce dernier mmorise l'emplacement de vos donnes sur votre disque (par dfaut, elles sont dans C:\Gestan\DATABASE). Si vous travaillez avec plusieurs bases de donnes, Gestan mmorise aussi les chemins de ces autres bases. Lorsque vous installez une nouvelle version de Gestan, vous lancez le programme d'installation de Gestan , gestan_install.exe. Celui-ci contient une routine qui va mettre automatiquement les donnes au bon format, les donnes tant recherches dans tous les chemins qui ont t prcdemment mmoriss. Cette routine est dclenche si vous avez slectionn l'option "Excuter la mise jour des fichiers de donnes" , sur l'cran ci-dessous de l'assistant d'installation (du programme gestan_install.exe).

Les numros de version de Gestan


En haut de l'cran principal, Gestan affiche un numro de version, du type V.RR.NN V est la version 2 ou la version 3. RR est le numro de version de base de donnes NN est le numro de niveau Il faut que le numro de version de base de donnes des donnes soit le mme que le numro de version de base de donnes du programme. Par exemple, une base de donnes en version 2.11.0G ne posera aucun problme un Gestan 3.11.1A ou 2.11.0A, mais ne pourra fonctionner ni avec un Gestan 2.10.0G ni avec un Gestan 3.10.1A.

Quand-est ce qu'il peut y avoir un problme ?


Le cas le plus frquent est le suivant : vous installez un Gestan tout beau tout neuf dans la dernire version, par exemple 3.12.0A, puis vous faites un copier-coller dans le rpertoire des donnes (DATABASE) d'un ensemble de fichiers qui taient par exemple sauvegards sur une cl USB, et qui taient dans le format de la version prcdente de GESTAN, par exemple 3.10.0A. Boum, Gestan vous signale une incompatibilit entre programme et donnes. Dans ce cas, Gestan va vous proposer une remise au format automatique, que vous pouvez accepter. Il peut aussi se passer un cas inverse : vous avez plusieurs GESTAN en rseau, par exemple en version 3.11.0A. Sur l'un des postes, vous installez un GESTAN dernire version, par exemple en version 3.12.0A. Et vous lancez GESTAN sur l'un des postes sur lequel vous n'avez pas install la nouvelle version : GESTAN ne peut pas ouvrir la base, puisqu'elle est en version plus rcente, et dtecte galement un problme de compatibilit !

Dans ce cas, GESTAN vous propose aussi de reformater la base, MAIS VOUS INFORME QUE VOUS NE DEVRIEZ PAS LE FAIRE, puisque si vous le faites, vous allez rtrograder la base dans son format de la version prcdente. Donc si vous tes bien dans ce cas, ne le faites pas, mais installez la nouvelle version de Gestan sur le poste.

D'autres cas de problmes possibles


Il peut aussi y avoir problme : 1 - si vous n'aviez pas slectionn l'option de remise au fomat : bon, l, c'est vraiment simple, mais a peut arriver ! 2 - si la mise jour automatique n'a pas pu tre excute : cela peut arriver si le poste qui excute le programme d'installation n'a pas les droits en mise jour sur le rpertoire des donnes, ou si un autre utilisateur est connect Gestan et bloque la mise jour automatique : il vous appartient de vrifier que tout le monde est dconnect de Gestan avant de lancer la mise jour, et de vrifier que la machine qui lance la mise jour a bien les droits en criture sur le rpertoire des donnes. Sous Vista et W7, pensez bien excuter le programme d'installation en mode administrateur et en compatibilit XP, et aussi remercier M. Microsoft d'avoir pens a pour vous simplifier la vie ! 3 - si le fichier qui mmorise les chemins n'a pas pu tre lu : si Gestan ne trouve pas le fichier gestan.rep, qui contient les rpertoires modifier, il ne peut faire la modification des donnes. Cela ne devrait jamais arriver, sauf si vous aviez supprim ce fichier.

Structure des rpertoires Gestan - Backup des donnes


Gestan fonctionne avec :

Dans le rpertoire de programme :


par dfaut C:\Program files\GESTAN les programmes excutables : Gestan.exe, TelDetect.exe, et Chrono.exe le sous-rpertoire RESSOURCES contenant certaines ressources utilises par Gestan

Dans le rpertoire partag de Windows :


les bibliothques dynamiques ncessaires au programme (fichiers .dll). Ces dll sont copies dans le rpertoire de programme en cas d'emploi sur cl USB

Dans le rpertoire des donnes :


(par dfaut C:\GESTAN) le rpertoire DATABASE , qui contient les fichiers de donnes ncessaires (fichiers .FIC, .NDX, .MMO), le rpertoire DOCUMENTS , qui contient les autres fichiers que vous pouvez utiliser dans Gestan, rattachs aux contacts (fichiers de tous types, accessibles via l'cran "Documents") (fichiers lis) le rpertoire BACKUPS , qui contient les backups effectus en cas de modification de structure, de rindexation manuelle, et les backups systmatiques effectus par la maintenance priodique

Raliser un backup des donnes de Gestan


Il n'est jamais inutile de rappeler que les donnes professionnelles (qu'elles soient gres via Gestan ou par tout autre programme), doivent faire l'objet d'une stratgie de backup extrmement rigoureuse. Vous pouvez effectuer un backup de deux manires : En utilisant le programme de backup ddi dans les outils d'administration. Ce backup sauvegarde juste les rpertoires DATABASE et DOCUMENTS En utilisant un programme ddi. Vous pouvez par exemple utiliser Cobian Backup, Comodo Backup, ou l'un des nombreux utilitaires de sauvegarde existant. Le backup par programme peut tre utilis pour raliser un backup ponctuel et pratique. Nous recommandons fortement d'utiliser un programme ddi . Nous vous suggrons la mthode suivante : Indiquez au programme ddi de sauvegarder chaque jour les fichiers contenus dans votre rpertoire des donnes (sauvegarde incrmentale, conservation d'un nombre de versions de fichiers spcifier), sur un support de sauvegarde externe. A frquence rgulire, si possible chaque jour, par exemple chaque mois, changez le support de sauvegarde externe, pour vous assurer que ce support externe n'est pas stock dans le mme lieu que vos donnes principales. Ainsi, dans la plupart des cas, vous pourrez restaurer vos donnes de la veille, et au pire des cas (destruction concommittante de votre matriel + support externe), vous ne perdrez que les donnes correspondantes votre frquence d'change.

Maintenance des fichiers


Les donnes de Gestan (hors fichiers externes stocks dans le rpertoire DOCUMENTS) sont stockes dans des fichiers HyperFileSQL (dans le rpertoire DATABASE), systme de gestion de base de donnes dvelopp par PC Soft. Comme pour tout systme de base de donnes, des oprations de maintenance sont parfois ncessaires sur les fichiers HyperFileSQL.

Maintenance priodique : contrle des index et sauvegarde locale.


Gestan procde automatiquement (tous les mois) un contrle des index des fichiers et un backup, si les index sont corrects. Si les index sont incorrects, l'utilisateur est invit utiliser le programme ddi pour les vrifier, et les corriger si ncessaire. Les backups sont effectus dans le rpertoire BACKUPS (fichiers Backup_FINGERPRINT_SSAAMMJJ_HHMMSSCC.zip). Attention, ces backups contiennent uniquement les fichiers de donnes de Gestan (le contenu du rpertoire DATABASE), mais pas les ventuels fichiers externes (le contenu du rpertoire DOCUMENTS). Les 12 dernires versions sont conserves. ATTENTION : le bcakup effecu par Gestan est une mesure de protection "basique" : si votre disque dur dfaille, vos donnes sont perdues ! Cette sauvegarde ne dispense pas de l'obligation d'une sauvegarde de vos donnes professionnelle sur un autre support, stock dans une autre endroit, et des frquences adaptes la mise jour de vos donnes !

Contrle des index - Rindexations

L'cran permet soit la vrification des index, soit la rindexation, si un ou plusieurs index sont corrompus

En cas de r-indexation manuelle, un backup de scurit est effectu dans le rpertoire BACKUPS, pour le ou les fichiers concerns.

Exporter la base Gestan


Vous pouvez exporter la base de donne de Gestan : soit pour utiliser Gestan sur un autre support, comme une cl USB ou un disque dur externe. Dans ce cas, la base ne sera pas compresse, et tous les fichiers ncessaires l'excution de Gestan sur le support externe seront exports galement. soit pour raliser un backup de la base un instant donn. La base sera alors compresse au format zip, et pourra tre importe ultrieurement, si la version du programme lors de l'importation est identique la version des donnes. Voir aussi la page "Gestan sur une cl USB" et "Structure des rpertoires" pour mieux comprendre de quoi il s'agit.

Lorsque l'option "export sur une cl USB" est choisie, la case cocher "Connexion mot de passe" est affiche. Si elle est coche, il faudra vous connecter avec votre code et votre mot de passe sur la base exporte sur la cl. Pourquoi cette option ? Parce que les cls USB se perdent facilement ! Si vous avez perdu votre cl USB avec vos donnes professionnelles dessus, il vaut mieux avoir paramtr Gestan pour que la saisie d'un code et d'un mot de passe soit obligatoire ! Le rpertoire source est celui de la base sur laquelle vous tes connecte, dans lequel sont stockes les donnes exporter. Le champs Vers le rpertoire permet de prciser le rpertoire vers lequel vous voulez exporter les donnes du rpertoire source.

Options de contenu de l'export


Dans le cas d'un export sur cl USB, normalement pour utiliser Gestan partir de votre cl, il faut que soient prsents : les bibliothques dynamiques ncessaires (les dll) les fichiers du rpertoire RESSOURCES les donnes gres par Gestan (DATABASE), et les fichiers externes ventuellement dans DOCUMENTS et les fichiers de programme

A l'aide des cases cocher rpertoire des donnes et rpertoires des documents, vous pouvez demander l'export du contenu des rpertoires DATABASE et/ou DOCUMENTS. Si la case Minimal est coche, les librairies dynamiques ne seront pas copies, ni le rpertoire RESSOURCE : vous pouvez cocher cette case quand votre support externe contient dj ces fichiers (si vous avez fait un export "non minimal" prcdemment, ils y sont), le temps d'export est raccourci ! La case Sans paramtrage permet de ne pas exporter les paramtres gnraux ni les paramtres utilisateur. Cela permet de ne pas avoir modifier les rglages de paramtrage que vous avez fait sur votre cl USB (par exemple, vous faites un premier export. Puis, utilisant le programme sur cl USB, vous dcochez l'affichage de la todo list et du chrono. Au second export dans le mme rpertoire, si cette case est coche, votre paramtrage sera conserv et vous n'aurez pas le refaire.) Pour l'export zipp, il s'agit d'un backup normalement destin la prservation des donnes (nous vous suggrons de faire un tel backup une fois par mois, on est jamais trop prudent avec ses donnes stratgiques !) : dans ce cas, les bibliothques dynamiques et le repertoire ressources ne sont pas sauvegards, puisqu'ils font partie du fichier d'installation de Gestan. Ne modifiez pas le nom des archives d'export zippes ! En effet, Gestan utilisera ce nom d'archive pour contrler la version des donnes, au moment de l'import !

Importer une base Gestan


Vous pouvez importer une base de donne de Gestan : pour revenir un tat initial partir d'un backup compress. Dans ce cas, l'archive zip est dcompresse, et les fichiers de l'archive remplacent dfinitivement les fichiers correspondants du rpertoire cible (des rpertoires DATABASE et DOCUMENTS) pour importer des donnes provenant d'un support amovible comme par exemple une cl USB. Dans ce cas, les fichiers des rpertoires DATABASE et DOCUMENTS du rpertoire source sont copis automatiquement dans les rpertoires du rpertoire cible. Il est absolument ncessaire que les versions de base de donnes soient identiques. Pour utiliser une version de donnes anciennes avec un format diffrent, il faut pralablement la remettre au nouveau format (voir page "compatibilit programme/donnes") ATTENTION, cette opration est irrversible, il vous appartient de vrifier que vous n'crasez pas une base valide ! Voir aussi la page "Structure des rpertoires" pour mieux comprendre de quoi il s'agit.

Le slecteur vous permet de choisir ce que vous souhaitez raliser comme opration d'importation : soit l'importation d'une archive compresse prcdemment par Gestan au format ZIP, soit l'importation d'une base non compresse, par exemple exporte prcdemment par Gestan pour utilisation sur une cl USB. Le champ Importer vous permet de prciser soit le nom de l'archive zip importer, soit le nom du rpertoire conteneant la base importer (dans ce dernier cas, ce rpertoire contient obligatoirement les sous-rpertoires DATABASE et DOCUMENTS). Le champs Vers le rpertoire affiche le rpertoire vers lequel les donnes seront importes, en l'occurrence le rpertoire de la base sur laquelle vous tes connect.

Options de contenu de l'import


Si vous importez une archive zippe, la procdure d'importation importe tout ce qu'elle trouve dedans : le contenu du rpertoire DATABASE, celui du rpertoire DOCUMENTS, ou les deux. Si vous importez une archive non compresse, vous pouvez choisir ce que vous voulez importer, avec les cases cocher : - si "Le rpertoire des donnes " est coch, le rpertoire DATABASE sera import - si "Les rpertoires des documents lis " est coch, le rpertoire DOCUMENTS sera import

Gestan sur une cl USB


Vous pouvez utiliser Gestan sur une cl USB ou sur un disque externe, soit en l'installant directement, soit en exportant une base installe sur votre machine. Par exemple, vous vous servez de Gestan au bureau. Lorsque vous partez en clientle, vous exportez la base sur votre cl USB. Vous effectuez votre travail chez votre client, et vous pouvez mme gnrer sa facture, et l'imprimer sur place. Au retour, il vous suffit de l'importer pour prendre en compte les modifications de donnes que vous avez effectu chez votre client. Mais attention, les modification ventuelles que d'autres utilisateurs auraient effectu sur les donnes de votre bureau seraient crases dfinitivement ! Ce fonctionnement a toutefois deux inconvnients : tout d'abord, la vitesse d'criture sur une cl USB est moindre que sur un disque dur interne, donc Gestan va fonctionner un poil moins vite quesur une machine normale. Et surtous un second inconvnient relve de la scurit : ce genre de support est fragile - pensez ce que vous ferez quand votre cl USB sera passe la machine laver ! , et se perd (ou se vole) facilement - pensez ce que vous ferez quand votre cl sera devenue introuvable, ou sera tombe dans les mains de votre plus froce concurrent. On vous aura prvenu !

Installation directe de Gestan sur une cl USB


Sans que cela ne soit la seule option possible, nous vous recommandons de raliser l'installation de la manire ci-aprs. Le programme d'installation de Gestan (Gestan_install.exe) permet de spcifier un rpertoire d'installation pour le programme : indiquez F:\GESTAN\PROGRAMME, si votre cl USB est connue comme F:. Ensuite, lors du premier lancement de GESTAN depuis votre cl USB, l'assistant d'installation vous proposera un emplacement par dfaut pour vos donnes : indiquez F:\GESTAN\DATA. A l'issue de l'installation, votre cl comportera les rpertoire suivants : F:\GESTAN\PROGRAMME => rpertoire de programme F:\GESTAN\DATA => sous-rpertoire des donnes, comprenant lui mme F:\GESTAN\DATA\DATABASE => sous-rpertoire des fichiers de donnes de Gestan F:\GESTAN\DATA\DOCUMENTS => sous-rpertoire de stockage des fichiers documents (doc, pdf, xls, etc) relis aux contacts de Gestan. A la premire excution, Gestan tlchargera automatiquement le framework ncessaire (les dll complmentaires qui sont ncessaires au fonctionnement du programme).

Installation de Gestan sur une cl USB par la procdure d'export


Cette procdure est accessible par le menu "Outils" de Gestan. La procdure d'exportation copie l'ensemble des fichiers ncessaires dans le rpertoire d'exportation, selon la mme arborescence que celle propose ci-dessous. L'export copie aussi le framework : ainsi, lors de la premire excution, vous n'avez pas le tlcharger. Si, via cette procdure, vous exportez une version de Gestan en V3 sur votre cl USB, vous pourrez vous servir de Gestan en V3 sur toute autre machine. (La proccure d'installation directe vous permettrait seulement de l'excuter en V2). (En cas de problme, et si vous avez la joie d'utiliser ces merveilleux systmes que sont Windows Vista ou Seven, il faut vrifier que le fichier d'initialisation est bien sur la cl USB aussi, et non pas dans ces [...] de rpertoires virtuels invents par M. Microsoft !). Utilisez pour cela le menu Outils > Administration > Fichiers de paramtrage).

Mise jour des donnes de Gestan sur une cl USB


En installation directe : Dans ce cas, la mise jour des donnes de Gestan pour un changement de version, par exemple si vous passez d'une version 3.12.0F une version 3.13.0B, par exemple, se fera automatiquement. Il suffira d'indiquer au programme d'installation de Gestan d'installer le progamme directement sur la cl USB, en l'occurrence dans le rpertoire F:\GESTAN\PROGRAMME En installation par le programme d'export : Dans ce cas, la mise jour des donnes ne pourra pas tre faite automatiquement. Le plus simple est de rapatrier vos donnes sur votre machine principale, de lancer l'installation de Gestan (qui va mettre jour les donnes sur votre machine), et de faire un nouvel export sur la cl.

Importer des fichiers texte dans Gestan


Le programme d'importation de donnes permet de charger ou de mettre jour des donnes dans Gestan partir de fichiers texte, au lieu de saisir chaque donne une une par les crans de Gestan.

Dans le cas du chargement d'un fichier, les enregistrements lus dans le fichier de chargement sont crs dans le fichier concern de la base. Il faut au minimum que le fichier de chargement contienne toutes les zones obligatoires. En cas de cration de doublon (par exemple si vous voulez charger un produit dj existant dans la base), la cration est rejete. Dans le cas de la mise jour d'un fichier, les enregistrements de la base sont mis jour avec les enregistrements du fichier de mise jour. La premire colonne du fichier de mise jour doint contenir un identifiant permettant de lire le bon enregistrement dans la base, les autres colonne tant les zones mettre jour. Si l'enregistrement n'est pas trouv dans la base (par exemple si vous voulez mettre jour un produit qui n'existe pas dans la base), la mise jour est rejete. Il est possible de charger : un fichier de contacts un fichier de produits un fichier de socits un fichier d'critures comptables un fichier de mouvements de stock un fichier enfants un fichier adhsions un fichier versements Il est possible de mettre jour le fichier de contacts le fichier des produits

Format des fichiers en entre


Les fichiers imports dans Gestan doivent tre soit au format texte avec sparateur tabulation, soit au format csv. Au format texte sparateur tabulation, il y a une ligne par enregistrement, et les diffrentes rubriques composant l'enregistrement sont spars par des tabulations. Au format csv, le sparateur est le point-virgule. Vous pouvez crer ces fichiers d'importation avec n'importe quel diteur. L'un des plus simples est l'utilitaire Notepad, de Microsoft (le bloc-note). Nous vous recommandons aussi l'excellent programme PSPad (freeware). Mais vous pouvez aussi utiliser votre tableur favori. Dans ce dernier cas, pensez bien enregistrer le rsultat au format texte avec sparateur tabluation (option disponible dans le menu "enregistrer sous" de votre tableur). Dans tous les cas, les 5 premires lignes des fichiers de chargement ou de mise jour ne sont jamais traites, il s'agit de lignes d'exemples. Attention, le format des fichiers de chargement et de mise jour varie en mme temps que la base de donnes ! Un fichier de chargement ou de mise jour d'une version 3.06.0A ne sera pas valide sur une base 3.07.0A, par exemple ! Il vous faudra mettre le fichier au nouveau format, en repartant d'un nouveau fichier-exemple.

Fonctionnement de l'cran

A l'aide du slecteur, vous devez d'abord indiquer si vous souhaitez charger, ou mettre jour le fichier dsign par le combo "fichier". Le champ "Fichier charger" permet de choisir le fichier de donnes que vous voulez charger. Le slecteur "Sparateur" permet d'indiquer quel type de fichier vous voulez importer : texte avec sparateur tabulation, ou fichier csv. Il suffit alors de cliquer sur le bouton "Go" pour dclencher le chargement ou la mise jour

La production d'un fichier exemple


Le bouton "Exemple" (la baguette magique) permet de gnrer un fichier exemple pour le fichier indiqu dans la combo, pour le chargement ou la mise jour. Il produit un fichier xxxxx.xls ou xxxxx.csv, comportant 5 lignes (qui ne seront pas prises en compte par la procdure d'importation) : il vous suffit de complter le fichier-exemple avec par vos propres donnes, partir de la ligne 6. Les 5 premires ligne des fichiers exemple sont les suivantes (elles ne sont jamais charges par le programme d'importation, qui commencera lire le fichier la ligne 6) : Ligne 1 : nom de la rubrique Ligne 2 : description longue de la rubrique, avec les indications de codage, ou de cohrence avec les autres fichiers. Ligne 3 : type de la rubrique Ligne 4 : indication de son caractre obligatoire, ou pas Ligne 5 : exemple de valeur Le type de rubrique peut tre texte, numrique, entier, boolen (0 ou 1) ou mmo (une grande zone de texte, comme un commentaire, par exemple).

Mode d'utilisation : chargement de fichier


En mode chargement de fichier, le plus simple est de gnrer le fichier exemple, puis de complter les zones selon les indications. En tout tat de cause, le fichier de chargement devra comporter toutes les colonnes du fichier exemple Pour ce qui concerne le chargement du fichier enfant, un slecteur est affich, prcisant s'il faut prendre pour rfrence l'id du contact, ou le contenu du champ "rfrence externe" du fichier contact.

Mode d'utilisation : mise jour de fichier


En mode "Mise jour", le fichier obtenu avec le bouton "exemple" comporte tous les champs qui peuvent tre mis jour : il vous suffit de supprimer les colonnes que vous ne voulez pas mettre jour. Il faut cependant conserver obligatoirement la premire colonne, qui est l'identifiant unique de l'enregistrement (IDCONTACT, id du contact dans le cas de la mise jour du fichier contact, CD_PRODUIT, code produit, dans le cas de la mise jour du fichier produit) Par exemple, si pour mettre jour le taux de TVA et le prix de vente du fichier produit, votre fichier de mise jour (que vous pouvez grer sous votre tableur favori) aura cette apparence :

Le prix des produits MON PROD 18, 22, 05, 42 et 24 seront mis jour, leur taux de TVA aussi, et le prix unitaire HT sera recalcul par Gestan en fonction du taux de TVA indiqu. Trop fort, Gestan ! Si vous cochez la case "avec donnes", le fichier exemple sera pr-rempli avec les donnes actuelles de la base, ce qui permet de faciliter l'opration. Par exemple, admettons que vous voulez mettre jour le fichier CONTACT, en mettant jour un champ paramtrable contact, mettons un boolen "Vis en ville", pour tous les contacts habitant Paris : il vous suffit de gnrer le fichier exemple, de classer les lignes partir de la ligne 6 par code postal de l'adresse, de supprimer toutes les lignes pour lesquelles le code postal ne commence pas par 75, de mettre "1" dans la colonne "Vis en ville " (USDEF_IND[1]), de supprimer toutes les colonnes sauf la colonne IDCONTACT et la colonne USDEF_IND[1], et de lancer la mise jour. Bien sr, si vous avez trois contacts dans votre base, il sera plus rapide de le faire la main, mais si vous en avez 10.000, vous apprcierez cette fonctionnalit de Gestan !

Astuces pour l'importation des fichiers texte

Insrer des sauts de ligne dans une rubrique mmo texte

Pour qu'une rubrique memo texte comporte des sauts de ligne, utilisez le code <br> : ce code sera remplac par un saut de ligne au moment du chargement.

Multilinguisme
Gestan permet d'diter des pices (devis, factures, avoirs) en 12 langues : franais, espagnol, portuguais, irlandais, italien, anglais, allemand, tchque et slovaque, Nerlandais, Roumain, Polonais. Merci aux traducteurs ! Les libells traduits sont, de plus, modifiables par l'utilisateur. Pour ajouter une langue supplmentaire , ou pour amliorer les traductions existantes , contactez ICS . Un fichier vous sera envoy, qui vous permettra de traduire les textes rapidement.

Rinitialisation des fichiers


Il peut tre pratique de rinitialiser compltement certains fichiers. Par exemple, vous faites des essais et vous souhaitez supprimer les donnes d'essai, ou bien, la fin d'un exercice comptable, vous souhaitez supprimer toutes les factures, par exemple, ou bien encore, vous souhaitez remettre zro les numros automatiques (en effet, certains fichiers possdent des identifiants s'incrmentant automatiquement : si vous crz par exemple les enregistrements 1 et 2, puis que vous supprimez le 2 et recrz un nouvel enregistrement, le nouvel enregistrement portera le n 4 (et non pas le n 3)). Cet cran permet de supprimer et de recrer neuf les fichiers pour lesquels cette opration peut tre ncessaire. Cette option n'est disponible que pour les administrateurs seulement.

ATTENTION : les fichiers supprims par cet cran le sont irrversiblement !

Compilation dynamique
ATTENTION : CETTE POSSIBILITE PEUT CAUSER DES DOMMAGES IRREPARABLES AUX DONNEES ! NE L'UTILISEZ PAS SI VOUS N'ETES PAS ABSOLUMENT CERTAIN DE CE QUE VOUS FAITES. SAUVEGARDEZ TOUJOURS VOTRE BASE AVANT.

Gestan permet la compilation dynamique, et l'excution, de code Windev. Cela veut dire qu'il est possible de programmer des procdures spciales, et de les excuter dans Gestan, bien qu'elles ne soient pas intgres dans le programme principal. Par exemple, imaginons qu'il vous soit ncessaire de raliser partir des donnes de Gestan une opration un peu complique, par exemple extraire dans un fichier excel les coordonnes de tous les clients dont l'adresse professionnelle est situe dans le Lot et Garonne, et qui ont command dans le cours de l'anne passe plus de 12 caisses de 12 bouteilles de vin des Ctes de Buzet. Bien sr, il est possible de raliser cela avec un export excel des contacts, puis un export excel des factures, et l'criture d'une macro qui va faire le travail. Mais il est aussi possible de demander Gestan de faire ce travail pour vous ! De deux choses l'une : soit vous connaissez suffisamment Windev, d'une part, et la structure de la base de donnes, d'autre part, et vous crivez vous mme cette procdure d'extraction de donnes; Dans la partie suprieure de la fentre, indiquez le code compiler et excuter. Le bouton "Compiler et excuter" dclenchera la compilation du code, et, s'il est sans erreur, son excution. soit vous ne remplissez pas la condition prcdente : dans ce cas, vous pouvez demander au support technique Gestan (soit votre partenaire Gestan habituel, soit l'diteur du programme) d'crire pour vous cette procdure. Votre interlocuteur vous retournera un fichier de procdure que vous pourrez excuter sur votre machine. Il est noter que ces procdures peuvent tre paramtrable : vous pourrez demander que le dpartement, ou le nombre de caisses, par exemple, puissent tre paramtrable.

Edition d'tiquettes
Gestan sait diter des tiquettes ! Dans la prsente version, les tats tiquette disponibles sont les suivants : ETQ-PRD1 : tiquettes bases sur les produits des pices. Elles sont conues pour s'imprimer sur des tiquettes au format 99*67.7 (2 colonnes, 8 tiquettes par page) ETQ-FAC1 : tiquettes bases sur les tiers des pices. Elles sont conues pour s'imprimer sur des tiquettes au format 70*42 (3 colonnes, 21 tiquettes par page) Si vous voulez d'autres format, envoyez ICS une planche d'tiquettes vierges !

Etats et fentres de remplacement


Il est possible de remplacer les tats et les fentres standard de Gestan par des tats et des fentres spcifiques, dveloppes spcialement pour votre besoin mtier. Par exemple, le modle de facture fourni en standard avec Gestan ne vous convient pas totalement : vous voudriez qu'un code barre mentionnant le code client et le n de facture soit imprim dans le coin en bas droite : il vous suffira de remplacer l'tat FACTURE par un tat dvelopp spcifiquement par un partenaire Gestan (liste sur gestan.fr) ou par ICS.

Comment faire ?
Utilisez le menu d'administration Etat et fentre de remplacement. Un tat de remplacement est un fichier de type wde, par exemple mon_etat.wde . Il suffit de positionner ce fichier dans le rpertoire d'excution du programme (C:\Program Files sous W2000 et XP, C:\Programmes sous Vista ou W7), et de dclarer l'tat en utilisant l'cran de paramtrage. Idem pour les fentres, qui sont des fichiers de type wdw.

Avec ce paramtrage, l'cran liste des contacts sera remplac par Ma_Table_Contact, et l'tat facture sera remplac par Mon_Etat_Facture, pour les factures dont l'option d'entte est <Spcifique>.

Ressources supplmentaires
Vous pouvez ajouter Gestan des fonctions spcifiques, selon vos besoins. Il est possible d'ajouter quatre types de ressources supplmentaires : des bibliothques spfiques. Ce sont des fichiers dwl qui peuvent ajouter des menus, des fichiers, des crans, des fonctionnalits, non prsents dans le coeur du produit, ou substituer de nouvelles fonctions aux fonctions existantes. Pour charger une bibliothque, il suffit que le fichier wdl soit prsent dans le rpertoire du programme. La bibliothque gre elle mme ses menus spcifiques. des plugins . Ce sont des fichiers wdw, qui permettent d'ajouter des crans simples Gestan. Pour excuter un plugin, il faut que le plugin soit prsent dans le rpertoire d'excution du programme, et avoir dclar le plugin dans le "persomenu" de l'utilisateur. des tats de remplacements . Ce sont des fichiers wde. Il est possible de remplacer les tats standard de Gestan par d'autres tats dvelopps spcifiquement. Par exemple, vous pouvez dcider de remplacer la facture standard Gestan par une facture totalement spcifique, comportant des images et des codes barre, par exemple. Pour utiliser les tats de remplacement, il faut que le fichier soit prsent dans le rpertoire de programme, et qu'il soit dclar remplaant dans le paramtrage (voir paramtrages supplmentaires) des crans de remplacements . Ce sont des fichiers wdw. Il est possible de remplacer les crans de Gestan par d'autres crans. Par exemple, vous pouvez dcider de remplacer la liste classique des contacts par une autre liste, par exemple. Pour utiliser les crans de remplacement, il faut que le fichier soit prsent dans le rpertoire de programme, et qu'il soit dclar remplaant dans le paramtrage (voir paramtrages supplmentaires)

Ces ressources peuvent tre dveloppes par ICS-Informatique, l'diteur de Gestan, mais aussi par tout dveloppeur Windev (prendre contact avec ICS-Informatique pour les normes et standards de dveloppement). Les bibliothques peuvent tre gratuites, ou soumises licence.

Envoyer un message netSend


Gestan permet d'envoyer un message tous les utilisateurs de votre rseau Windows (et pas seulement aux utilisateurs connects de Gestan), en utilisant le service NetSend de Windows. Vous pouvez slectionner tout ou partie des utilisateurs Windows connects. L'expdition du message est immdiate.

Sous windows XP
L'envoi de messages rseau s'appuie sur le programme NetSend, qui fait partie du systme Windows XP. En gnral, cela fonctionne sans problmes.

Sous Vista et W7
Sous Vista et sous 7, NetSend a t remplac par msg.exe, mais ce programme n'est pas livr dans les versions familiales de Vista et Seven, ce qui veut dire que l'envoi de message ne fonctionnera pas. Si vous tes dans ce cas, faites une recherche sur le web avec par exemple les mots-cl "commande MSG windows 7", et vous pourrez procder aux rglages ncessaires.

Envoi de SMS
Gestan permet l'envoi de SMS, directement depuis l'application, avec la possibilit de mmoriser le SMS dans le dossier du contact auquel vous l'avez envoy. Ce service n'est pas gratuit, hlas, car il n'est pas propos par Gestan ou ICS-Informatique, mais par d'autres prestataires.

Pour envoyer des SMS


1 - Ouvrez un compte sur le prestataire que nous avons slectionn, en l'occurrence, la socit leSMS.com (voir http://http://www.lesms.com) 2 - Vous recevrez un code et un mot de passe ds l'ouverture de votre compte : indiquez ce code et ce mot de passe Gestan, dans les options de paramtrage du menu Outils. 3 - Un clic droit sur la liste des contacts permet d'envoyer un SMS au contact slectionn.

Mode Client/Serveur
Gestan fonctionne avec une base de donnes HyperFileSQL. Il peut se connecter selon deux modes : le mode classique : c'est le mode standard. le mode client serveur : c'est un nouveau mode, encore en phase d'essai dans la prsente version. Mais vous pouvez l'utiliser sans problme, la seule limitation tant la gestion des documents externes rattachs aux contacts. Dans le mode classique, c'est simple, Gestan attaque directement la base de donnes, que cette base soit sur la mme machine que le programme, ou sur une autre machine (dans ce cas, la machine qui porte le programme est relie en rseau avec la machine qui porte les donnes). En fonctionnement client serveur, Gestan s'adresse non plus directement la base, mais un programme serveur de donnes, en l'occurrence dnomm "Manta", et c'est ce programme qui attaque la base de donnes. Ce mode de fonctionnement permet des temps de rponses plus rapides et plus fiables, notamment dans le cas de fichiers trs volumineux, de nombreus utilisateurs concurrents, ou de rseaux peu performants, ainsi qu'une maintenance de la base de donnes facilite.

Pour fonctionner en mode client-serveur, il est ncessaire : de tlcharger et d'installer le serveur HyperFileSQL Client Serveur (Manta). Vous le trouverez sur cette page , ainsi que l'aide du logiciel. de dclarer votre base Gestan (assurez vous pralablement qu'elle est positionne dans le bon rpertoire) dans l'administrateur de Manta

de dclarer les paramtres correspondants dans Gestan

Licence Gestan
L'utilisation de Gestan V3 ncessite le versement d'une licence annuelle. Vous pouvez acqurir cette licence de deux manires : par paiement en ligne. Le paiement est scuris par Paypal. Vous recevez votre facture et votre cl de licence ds validation du paiement par Paypal. La facture est mise au nom du titulaire du compte Paypal. par chque. Editez alors le bon de commande, et transmettez le par voie postale ICS. ICS vous retournera votre cl de licence par mail, rception de votre paiement. Vrifiez bien que votre adresse mail soit valide ! par virement. Editez alors le bon de commande, et transmettez le par voie postale ICS, en mme temps que vous effectuez votre virement ICS. ICS vous retournera votre cl de licence par mail, rception de votre paiement. Vrifiez bien que votre adresse mail soit valide ! Pour un traitement plus rapide, transmettez par mail ICS l'avis d'opration de votre banque.

Table des Matires


Tour d'horizon Licence d'utilisation Transfert de licence Trucs et astuces Installation de Gestan Remerciements Paramtrage Bases et rpertoires Paramtrage de l'application Onglet Identit entreprise Onglet Contact Onglet Pices Les enttes de piece Onglet Produits/stocks Onglet Projet/Actions Onglet Machines Onglet Divers Onglet Spcifique Rfrentiel Paramtrage de la TVA Dlais de rglements Libells paramtrables Paramtrage Comptable Utilisateurs Droits et privilges utilisateurs Prfrences utilisateur Boutons, menus, volets et perso-menus Utilisation de Gestan La gestion des contacts Cration rapide contact Marketing et commerce Importer des contacts Outlook ou Google Gestion Clients Devis Commandes client Suivi dtaill Factures client 60 65 66 67 69 74 76 78 79 46 49 56 42 43 44 45 14 16 19 28 31 33 35 37 39 11 1 3 6 7 8 10

Relances factures Avoirs Bons de livraison Encours clients Feuille de marge CA et marge Liaisons des pices Gestion fournisseurs Demandes de prix Commandes fournisseurs Factures fournisseurs Encours fournisseurs Mise jour des prix fournisseur Actions et interventions Actions planifies Agenda actions Agenda Google / Outlook Relances automatiques (factures, etc) Interventions Planning actions / interventions Documents Scanner un document Versements Adhsions Projets et Tches Consommations de ressources Chrono Saisie simplifie des conso Socits Produits Modification de tarifs Produits composs Tarifs fournisseur Gestion des stocks Entres/Sorties automatiques Vrifier les stocks Saisie des stocks avec un lecteur laser Comptabilit Comptes banque ou caisse Plan comptable, imputations, contreparties

83 84 86 88 89 90 91 92 93 95 97 99 100 101 103 107 108 109 110 112 114 116 118 119 121 123 124 125 127 128 130 131 132 133 135 140 141 142 145 147

Laisons comptables Saisir vos premires critures comptables Saisie des critures Liste des arrts de compte La liste brute des critures Les immobilisations Prvisions financires Trsorerie prvisionnelle Journal, Balance, Compte de rsultat Exporter au format AFB-CFONB (160 car) Exporter au format XIMPORT Remise de chques Attestation fiscale service la personne Contrles Pices sans imputation Contrle des pices La TVA Relevs de TVA Justification des critures Les autoentreprises Paramtrage autoentreprise Cotisations autoentreprise Messages-type et publipostage Publipostage individuel Publipostage groupes Messages-type e-Mailing Bonnes pratiques pour e-mailing Notes hirarchiques Favoris Post'it Les machines Les locations Maintenance Plans de maintenance Administration Les versions de Gestan Compatibilit programme / donnes Structure des rpertoires Gestan - Backup des donnes

149 150 153 157 159 161 162 163 164 166 167 174 175

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183 187 189 190 193 194 199 200 201 202 203 204 207 208 209 210 212 215

Maintenance des fichiers Exporter la base Gestan Importer une base Gestan Gestan sur une cl USB Importer des fichiers texte Multilinguisme Rinitialisation des fichiers Compilation dynamique Edition d'tiquettes Remplacement des tats et fentres Ressources supplmentaires Envoyer un message netSend Envoi de SMS Mode Client/Serveur Achat de licence Gestan

216 218 220 222 224 228 229 230 231 232 234 235 236 237 239