METHDOLOGIE DE LAUDIT INTERNE

lAudit Interne, mdecin de l entreprise

L AI intervient mandat par la DG pour aller examiner et tablir un : - diagnostic - pronostic - thrapeutique

Le produit de l AI
Fournir un rapport sous forme de recommandations la DG tout en respectant la dontologie, l indpendance et la prudence

La dmarche de l AI
tudier le fonctionnement, la PRATIQUE Reprer les FAITS significatifs Dterminer leurs CAUSES Dmontrer leurs CONSEQUENCES Proposer des SOLUTIONS

La dmarche de l AI
Avant de se lancer dans une mission, lauditeur interne doit savoir de quoi sagit-il ? Pour ce faire, il doit :
Rencontrer le demandeur pour comprendre ses attentes, Recueillir une premire ide sur lactivit auditer : lectures, documentation, interview des Directions hirarchiques et fonctionnelles, Rencontrer le demandeur pour valider ses attentes, Redfinir la mission, parfois la refuser, Tlphoner au Directeur de site / fonction, Rdiger lOrdre de Mission, le faire signer, le diffuser.

Les tapes de la mission d AI

OM EAP P d A TFfA R d O P de V BAPS

Rapp PVD CRFS OR F de C P de T FRAP Phase de vrification Phase de conclusion

Phase d tude

L AI = Avertisseur de risque

Dtection

vnement / incident ralis ou potentiel

Manifestation
Cause organisationnelle
Prvention

Facteur

impact

Incidence financire ou autre

Protection

La dmarche d une mission

La phase d tude
-dcouvrir le sujet et/ou l entit auditer -dfinir ce qu il faudra vrifier

La phase de vrification
valuer, mesurer, contrler, conclure et prescrire

La phase de conclusion
-valider et informer (diffusion du rapport) -obtenir des actions et dresser un bilan des progrs accomplis

La phase d Etude
Ordre de Mission + Explicitation 1/ Prise de connaissance du sujet; prise de conscience de ses Risques habituels et pratiques usuelles de contrle interne 2/ Identification des risques spcifiques l organisation audite, sur le terrain, pour Slectionner les vrifications mener Plan d approche Installation de l quipe d audit

TFfA 3/ Choix des objectifs Rapport d Orientation : Recadrage 4/Dtermination des vrifications effectuer Programmes de vrifications

La phase de vrification
1/ Estimation des charges (Budget), Affectation

des auditeurs aux tches (Allocation), laboration d un planning puis suivi et ajustement 2/Spcification d un tche du P de V (si non encore fait ), puis excution et compte rendu + Couverture Conclusion sur ce point 3/Exploitation de ce qu on a constat : Transformation du constat en trouvaille : Faits + Causes + Consquences Formulation du Problme, pour Communiquer avec l audit concern laboration de la Recommandation avec lui

BAP-S

Feuille de

FRAP + Validation

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La phase de Conclusion
1/Structuration des conclusions et du futur rapport 2/Compte-rendu au principale responsable audit Ossature

CRFS (Compte-Rendu final

au Site / Service)

3/Rdaction et envoi d un projet de rapport 4/Runion de validation de ce projet 5/Modification et diffusion du rapport dfinitif 6/Obtention des plans d actions des audits en rponse aux recommandations et valuation

Projet

Runion de Validation
Rapport Suivi

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La phase d tude
- Rencontrer le demandeur pour comprendre ses attentes - Recueillir une premire ide sur l activit auditer : lectures + documentation + interview des Directions hirarchiques et fonctionnelles - Rencontrer le demandeur pour valider ses attentes - Redfinir la mission, parfois la refuser - Tlphoner au Directeur de site / fonction

- Rdiger l Ordre de Mission, le faire signer, le diffuser.

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L ordre de Mission

- OM = mandat donn par la DG l AI pour informer les responsables concerns - Tout responsable du site audit est destinataire de l OM

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L Ordre de Mission
Principe dontologique : l AI ne dcide pas lui-mme; mandat de la DG Prvient les audits par la voie hirarchique ; leur permet de s organiser Prcise les entits concernes, sujet, raison, datesmais pas trop ! Accrdite l quipe d audit (noms, tl,) Ne rpte pas la charte (rle de l AI, place, droulement) ne remplace pas l installation (prsentation, droulement)

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La phase d Etude
Une fois que lauditeur interne est en possession de son ordre de mission, il va aborder la phase dtude de la mission qui va dbuter par la prise de connaissance du domaine audit ; prise de conscience de ses risques habituels et pratiques usuelles de contrle interne ( dcomposition en objets auditables ) pour ensuite discuter avec les audits pour en tirer le plan dapproche. Ensuite, il y a lidentification des risques spcifiques lorganisation audite, sur le terrain, pour slectionner les vrifications mener ce qui aboutit ltablissement du tableau des forces et faiblesses. Lauditeur effectue, en outre, les choix des objectifs ( rapport dorientations ) et enfin, la dtermination des vrifications effectuer ( programme de vrifications ).

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La phase d Etude
Une analyse des risques pour laborer le programme de vrification et le mettre en uvre pour ensuite : Confirmer les Forces critiques valuer les faiblesses Reconnaissance P d A Analyse des Risques TFfA Choix des Objectifs R d O Dtermination des Tches P de V

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La phase d Etude
La prise de connaissance Cette prise de connaissance ne doit pas se faire au hasard, elle doit suivre un plan dapproche qui doit organiser le travail dAudit men jusqu la fin dtude. Pour cela il doit comprendre : Une dfinition prcise des objectifs de la phase dtude, Une dmarche de travail correspondant aux diffrentes natures de preuves et dinformation recherches, Un budget dheures et ventuellement de frais, Laffectation et le planning des travaux

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La phase d tude :Le Plan d Approche

Le P d A :
organise la phase d tude Assure une prise de reconnaissance du domaine auditer Assure une prise de conscience de ses habituels risques et opportunits d amlioration Dcompose le sujet de la mission en objets auditables

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La phase de Reconnaissance
Prise de connaissance du domaine audit + Prise de conscience des risques et opportunits d amlioration = Plan de la phase d tude :
Programme : domaines examiner, services ou sites visiter, interviews raliser, informations recueillir, premiers points critiques bien comprendre Planning : date de la fin de la phase d tude

Ou Plan d Approche , crit et approuv par le Directeur d AI

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Schma de l examen d une activit

Objectifs Vers quoi ? Pour quoi? RESPONSABILITES Qui doit faire et quand? MOYENS AVEC QUOI faire? TACHES Ce qui EST fait RESULTATS Produits, prestations METHDES COMMENT faire?

Rvision des objectifs Redfinition des responsabilits

Actions
BOUCLAGE carts ?

Variation des moyens Modification des mthodes Mise en conformit des tches

correctrices

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Dterminer les objets auditables

Objet auditable = lments qui peuvent tre observs, constats par l auditeur, et compars au rfrentiel

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Il y a deux approches pour passer d un sujet

de mission des objets auditables
Dcouper en stades chronologiques quand la dimension chronologique est un guide
1 dcouper en stades successifs 2 pour chaque stade, dterminer ses objectifs et ses risques 3 les modalits de fonctionnement garantissent-elles l atteinte de ces objectifs (Pratiques d Organisation Communment Adoptes POCA) + complter par un regard thmatique

Dcouper par Arborescence de Facteurs Qualifiables quand elle ne l est pas

1 effectuer une analyse smantique arborescente jusqu des objets auditables 2 vrifier l exhaustivit des proccupations par l approche qualit (quels partenaires, quelles attentes?) Objets, risques, POCA

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Le plan d approche clt la phase de reconnaissance

Il synthtise les connaissances et rflexions des auditeurs et permet de lancer l Analyse des Risques
Il englobe

La demande Le domaine
Le reste de la phase d tude

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Le Tableau des Forces et Faiblesses Apparentes (TFfA)

Le TFfA conclut la phase d Analyse des Risques ralise sur la base des objectifs dans le Plan d Approche ; il a pour objectif de faire un tat des lieux des forces et faiblesses relles ou potentielles de l entit ou du domaine audit

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Le Tableau des Forces et Faiblesses Apparentes (TFfA)

En matire de rgularit les forces et faiblesses sexpriment qualitativement et quantitativement par rapport des rgles, procdures et systmes existants. Lavis ou les prsomptions de lauditeur sappuient essentiellement sur les conditions datteinte des objectifs du contrle interne concernant la scurit, la fiabilit des informations et la protection des actifs. En matire defficacit les forces et les faiblesses sexpriment qualitativement et quantitativement par rapport des rsultats attendus et leurs conditions dobtention. Lavis ou les prsomptions de lauditeur dpendent pour une large part de sa comprhension du domaine audit et sappuient essentiellement sur les conditions dobtention de lefficacit : cohrence des objectifs et des moyens et suivi des actions et des rsultats

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La Runion d ouverture / installation de l quipe d audit

Participants :
Le chef de Mission + ventuellement le Directeur de l AI Les auditeurs Le Directeurs des audits Les chefs des Services audits

5 points aborder :
Prsenter les auditeurs, se faire prsenter les audits Exposer / rappeler l AI et sa place dans l entreprise Annoncer le droulement prvisionnel de la mission; insister sur les changes avec les audits Affiner la logistique (tlphone, bureau, armoire) et prendre les premiers rendezvous

Habituer les audits l ide qu ils sont des acteurs et non des victimes

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L analyse des risques TFfA

le

Tableau des Forces et faiblesses Apparentes

Domaine / Objectifs de opration contrle

risques

POCA/ Indicateurs Et indices

opinion F:f D de consquence confiance

Commentaires Ou rf.

Issues du Plan d Approche

produits par l Analyse des Risques

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L analyse des risques sert orienter les travaux

Analyse des risques
Comparer les constats effectus au rfrentiel (POCA) Noter s il y a correspondance ou divergence : F ou f Caractriser le risque Juger jusqu quel point on peut se fier aux apparences FORCE certaine : ne rien faire FORCE probable , risque faible gravit : ne rien faire FORCE probable, risque forte gravit : confirmer FORCE peu sre : valider FAIBLESSE possible : dmontrer

Orientation des travaux

FAIBLESSE certaine : requalifier le risque

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La phase d tude aboutit aux

RAPPORT D ORIENTATION
Pour les audits et le demandeur CONTRAT DE PRESTATION DE SERVICES prcisant les axes d investigation de la revue et si possible ses limites OBJECTIFS A ATTEINDRE pour les clients

Programme de vrification
Pour les auditeurs GAMMES DE FABRICATION : tches effectuer, investigations mener, questions se poser, points voir, pratiques de bonne gestion rechercher ACTIONS D AUDIT planifier, rpartir, entreprendre : travail de l quipe d audit Comment y allons-nous ?

O allons nous ?

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Le rapport d Orientation (RdO) Le RdO dfinit et formalise les axes d investigation de la mission et ses limites : il les exprime en objectifs atteindre par l audit pour le demandeur et les audits

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laboration du RdO
Pour tre pertinent :
Le Rd O reprend les conclusions du TFfA + priorits d actualit + proccupations du management + objectifs incontournables Il est discut avec les principaux responsables audits et le demandeur

Pour tre percutant :

Le Rd O est formul en objectifs atteindre pour le client et rdig en faisant abstraction des travaux d audit qu il implique. Il est bref : 1 3 pages.

Pour tre un contrat audit-audits (et demandeur) :

Formuler en : s assurer que pour confirmer l existence d une force ; apprcier si pour valuer l impact d une faiblesse

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Le programme de vrification (PdV)

Le PdV est la gamme de fabrication mettre en uvre pour atteindre les objectifs du Rapport d Orientation C est un document interne au Service d Audit, destin dfinir, rpartir, planifier et suivre les travaux des auditeurs.

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laboration du Pde V
Listes des travaux effectuer par l auditeur pour rpondre aux engagements du Rd O en s appuyant sur des faits et non sur des opinions / en acqurant une intime conviction.

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Les 7 merveilles du Pde V

Objectiver la dmarche (dcoupage, objectifs, risques, POCA, survol, ciblage/choix) Assurer le Dr AI (contrat) Permettre au chef de Mission de rpartir les tches Prparer le planning jusqu au Rapport Guider l auditeur Documenter le droulement et servir le tableau synoptique (table d orientation) Capitaliser l exprience

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La phase de Vrifications
Les travaux sur le terrain La conclusion de ces travaux : la FRAP

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Budget, Allocation, Planing, Suivi (BAPS)

Le BAPS organise la mission dans le temps (dure, dates) et l espace (sites, auditeurs), de la fin de la phase d tude la diffusion du Rapport; il est reflt par l tat d Avancement de la mission rgulirement mis jour.

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Budget, Allocation, Planning, Suivi

Budget = combien d heures ou journes va-t-on consacrer chaque tche du Programme de Vrification Allocation = qui fait quoi, affectation des tches aux auditeurs Planning = quand le fait-on quand prvoit-on nos rendez-vous (prvenir) et nos productions (rapport) Suivi = les tats d Avancement en prvisionnel et en rel; manuels ou informatiss, responsabilit du Chef de Mission

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La phase de Vrification
La Feuille de Couverture La FdC est le document qui, tabli en deux temps, dcrit les modalits de mise en uvre d une tche dfinie dans le Programme de Vrification, puis met en vidence les conclusions qui en ont t tires. La FdC formalise trois points, que toute action audit doit comporter :
Un but Des modalits d excution dcrites d une manire comprhensible Une conclusion.

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La Feuille de Couverture
tablie en deux temps
Avant : le but de l action et ses modalits Aprs : les rsultats et conclusions

Intrt : gains de temps

Allge donc acclre PdeV et BAPS Rduit l tendue du travail ncessitant concertation Accrot la productivit car tablie en temps masqu vite d tablir les spcificits des actions devenues caduques Facilite la constitution du dossier synthtique et la supervision

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Le Papier de Travail (PdT)

Les PdT = matire premire pour : Documenter et consigner chacune de ses constatations et conclusions Compiler les faits et rflexions ayant valeur de preuve et d argument Constituent une base commune en vue d un travail d change, d enrichissement et de rflexion entre les membres de l quipe.

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Les Papiers de Travail

Objectifs :
Matrialiser la production et la progression de la mission Recueillir des informations obtenues Identifier et documenter des faiblesses releves Alimenter les discussions avec les audits tayer le Rapport Valider les conclusions et les Recommandations Faire superviser l avancement et les rsultats de la mission Fournir des rfrences aux missions futures

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La Feuille de Rvlation et d Analyse des Problmes (FRAP)

La FRAP est le Papier de Travail synthtique par lequel l auditeur prsente et documente chaque dysfonctionnement. Elle facilite la communication avec les audits Toute FRAP comprend :
Le Problme : qui rsume le dysfonctionnement Les Faits : qui le prouvent Les Causes : qui l expliquent Les Consquences : que cela entrane Les Recommandations : qui le rsolvent.

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La FRAP = l efficacit de l audit pour le bnfice de tous

Guider la rflexion de l auditeur

Acclrer le rapport l audit

communiquer avec

FRAP

Faciliter la synthse

piloter la mission

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La FRAP comportera les rfrences ncessaires la

supervision et la gestion de la mission :

Rfrences des Papiers de Travail qui tayent la FRAP tabli par : initiales de l auditeur et date Approuv par : initiales du superviseur et date Valid avec : nom de l audit et date.

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La supervision de la FRAP
La FRAP doit tre supervise en deux temps : 1 le Chef de Mission s assurera que les Faits sont rels (tays par les Papiers de Travail), les Causes correctes et les Consquences le plus compltes possibles 2 il s assurera que la FRAP est cohrente et communicante , en simulant le point de vue de l audit.

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La phase de Conclusion
Prparer

le Rapport dfinitif

Suivi des Recommandations et tats des actions et progrs

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L Ossature du Rapport
L OR, labor partir des problmes figurant sur les FRAP, et des conclusions figurant sur les Feuilles de Couverture pour les points satisfaisants est l enchanement des messages que l Audit veut livrer lors des prsentations et dans le Rapport concluant la mission

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Le Compte Rendu Final au Site

Le CRFS est la prsentation orale, par le Chef de Mission, au principal responsable de l entit audite, des observations les plus importantes. Il est effectu la fin du Travail Terrain.

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Le Rapport d Audit Interne

Le Rapport d Audit Interne communique, aux principaux responsables concerns pour action et la DG pour information, les conclusions de la Mission en mettant l action sur les dysfonctionnements pour faire dvelopper les actions de progrs. C est une communication en trois temps : Projet, validation, Dfinitif. C est un document solennel.

Rapp. Conf.

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Le Rapport d Audit Interne

Le Rapport d Audit Interne doit tre
Objectif Clair Concis Utile Plus convaincant

Rapp. Conf.

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L tat des Actions de Progrs

L tat des Actions de Progrs communique rgulirement la DG les suites donnes aux Recommandations formules par l audit, et ventuellement les rsultats obtenus par les actions correctives des audits. La srie des tats s arrte lorsque toutes les Recommandations sont en place ou lorsqu il est dcid qu un suivi des Recommandations restantes n est plus souhaitable.

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