Direction Gnrale des Services

Bilan sur ltude du cot de linternat

2008 2009
Samira BOULESNANE Contrleur de Gestion Direction Gnrale des Services INSA de Lyon

Sommaire

Objectif du document................................................................3 Bilan ........................................................................................ 3

Structure budgtaire de l'UB internat.................................................................3 Niveau de disponibilit et de fiabilit des donnes ...........................................5 Calcul du m par typologie de chambre .............................................................6

Suggestions et amliorations.....................................................6

Objectif du document
Une des principales missions attribue au contrleur de gestion est dvaluer et analyser le cot de linternat. Lors de la ralisation de cette mission, nous avons rencontr un certain nombre de difficults. Le bilan de ltude du cot de linternat a pour objectif lanalyse objective des principales difficults rencontres lors de la ralisation de cette tude.

Bilan
Structure budgtaire de l'UB internat
Lanalyse de la structure budgtaire de lUB internat 451 sur NABUCO pour les annes 2008 et 2009 est une tape indispensable pour raliser cette tude. Les principaux objectifs de cette tape sont :
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Extraire lensemble des dpenses rattaches linternat ; tudier le niveau de dtail danalyse quoffre NABUCO ; Sparer lhbergement de la restauration ; Dfinir les dpenses et les structures rattaches lUB 451 ;

Pour rpondre ces objectifs, un croisement UB 451 / CR dans NABUCO ne suffit pas. En effet, un deuxime croisement UB 451 / destinations est ncessaire.
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Croisement UB internat 451 / centres de responsabilits

Les centres de responsabilits suivants sont rattachs linternat :

IN E N T T RA RM NR T N E UEA I S O R mnR S -R m I T R A u E T u NE N T VEE U I N E I TD T A F n s s lid rit d n od o a tu ia ts Md c ep v n e e in r e tiv GS I T R A E TN E N T L y rs in rn t oe te a H g n S c rit y i e u G s nI te a e tio n rn t GS I N E T U A T E T RS A R NS O D n e a e ta s e r s limn ire Mt l e mb r a rie t o ilie P s tio s e t u s re ta n x rie re P d its d n tie ro u 'e tre n Min n n e a te a c L g e v te e ts d tra a in e t mn e v il C n o mb s o s m a le Dp n e d e e e s s iv rs s F rmtio d s p rs n e o a n e e o n ls D P Ts p o tra s e a I A u p rt n v rs l R G s nD P T e tio I A R D P Tp je im o ilie I A ro ts mb rs R P je im o ro ts m D P Tmin n n eim o ili I A a te a c R mb re A h t e r a tio c a t p ra n C n ts te h iq e o tra cn us Mg s te h iq e a a in c n u D g d tio s ra a n T vu d n p e ra a x 'e tre ris s T v u ecp ne ra a x x e tio n ls D P Tlo is u im o ili I A g tiq e mb re R F id s lu e C n ts o tra N tto a e e yg P s tio s d e e re ta n iv rs s Mt l e mb r a rie t o ilie P d its d y i e ro u 'h g n I firmrie n e

* *Linfirmerie est galement rattache linternat. Le croisement UB 451/CR fait ressortir les dpenses de fonctionnement de linfirmerie. Cependant, lintgration de la masse salariale de linfirmerie est ncessaire pour ressortir lensemble des dpenses de linfirmerie rattaches lUB 451. Cette dpense apparat en ralisant le croisement entre UB/ destinations.
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Croisement UB internat 451 / destinations

Lobjectif principal de ce croisement est de ressortir les entits et les structures rattaches linternat travers les destinations LOLF par compte comptable. Les destinations suivantes dcoulent de lUB internat :
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202 R (restauration) : il sagit des dpenses de la restauration. 202 H (hbergement) : il sagit des dpenses de lhbergement.

DZI (les prestations internes) : les prestations internes regroupent les deux fonctions restauration et hbergement . La sparation de ces deux fonctions a t effectue en sappuyant sur le dtail des prestations internes. 203M (sant et actes mdicaux sociaux) : il tait difficile de savoir sil sagit de la mdecine prventive ou de linfirmerie. Cest en analysant la masse salariale ressources propre de ces deux services par personne, avec la CPEMS, quon a pu conclure que ces dpenses concernent la mdecine prventive. 1144 (scurits) : la difficult rencontre est de savoir si il sagit de la masse salariale ressources propres du service gardiennage ou des rgisseurs des rsidences. Aprs une analyse approfondie de la masse salariale du service gardiennage et celle des rgisseurs rattachs la DIRPAT, quon a pu conclure, avec la CPEMS, quil sagit du service gardiennage. 1152 (pilotages oprationnels INSA) : aprs une analyse approfondie de la masse salariale de linfirmerie avec la CPEMS, cette destination concerne la masse salariale dune personne du service infirmerie. DZS (variation des stocks) : il sagit des stocks de la restauration. DZA (amortissement) : il sagit des dpenses damortissement de la restauration et de lhbergement.

En 2010, lINSA de Lyon a mis en place lERP COCKTAIL. Ce progiciel noffre pas le mme niveau de dtail danalyse des destinations LOLF que NABUCO. En effet, aprs lanalyse des extractions de cocktail, nous nous sommes aperus quil nexiste pas dextraction nous permettant davoir les destinations LOLF par nature comptable1. Donc, aprs avoir analys les bases de donnes de cocktail, nous avons pu dfinir une dmarche pour dfinir les natures comptables des deux destinations 202M et 202R travers le rapprochement de deux extractions : UB Internat / nature comptable et destinations LOLF/ sous CR. Notre dmarche est la suivante :

Niveau de disponibilit et de fiabilit des donnes

Lors de lanalyse de la masse salariale et des ETP, il sest avr ces deux lments sont non disponible par entit. En effet, cette information est indispensable pour valuer le cot indirect de la masse salariale ressources Etat et ressources propres des entits permettant la ralisation de lactivit de linternat.
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Valid avec la DAF et la DSI

Nous avons constat galement que la liste des ETP disponible par personne est non fiable; ainsi que la liste du personnel par services ou direction. Ce qui nous a men :
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Identifier le personnel par service (DRH, DSI, DAF, service gardiennage) que nous avons valid avec les services en question ; Calculer lETP de chaque personne en analysant son historique sur AGAP (ex. personne 80%, commenant le 17 janvier.). Saisir sa masse salariale ressources propre et ressources Etat par personne et par service.

Enfin, nous pouvons rajouter un dernier niveau de difficult qui est li au non possibilit de faire des extractions NABUCO sur Excel, ce qui nous a pousss saisir toutes les donnes et les vrifier ensuite.

Calcul du m par typologie de chambre

Lors de lanalyse des donnes relatives la surface en m par typologie de chambre et par rsidence, nous avons constat quil nexiste pas une cartographie globale qui synthtise la surface dtaille par rsidence et par typologie de chambres. Avec laide de la DIRPAT, nous avons construit cette cartographie en partant principalement des m moyens par typologie de chambre partir des bases de donnes de la direction.

Suggestions et amliorations
Structure budgtaire de l'UB internat

Afin danalyser les dpenses et lactivit de linternat avec efficacit, une redfinition de la structure budgtaire de lUB 451 est souhaitable. Nous proposons un ensemble de recommandations qui se rsument travers les points suivants :
1. Sparer les dpenses et les recettes lies aux prestations interne des restaurants et de

lhbergement. En effet, la dissociation des prestations internes de lhbergement de la restauration nous permet danalyser la rentabilit des prestations internes de ces deux fonctions en interne de lINSA. 2. Ne pas rattacher les dpenses du service gardiennage lUB internat. En effet, nous pourrons ventiler la masse salariale du service gardiennage sur linternat en utilisant les units duvres appropries.

3. Ne pas rattacher les dpenses de linfirmerie linternat. Nous pourrons rpartir le

cot de linfirmerie sur linternat travers lunit duvre dfinie, savoir, le nombre de visites. 4. Ne pas ventiler les dpenses des frais gnraux de la DIRPAT et de la cellule hygine et scurit sur linternat. en effet, si on dcide dappliquer ce choix, il . Rpartir la masse salariale par service Niveau de disponibilit et de fiabilit des donnes

Lanalyse des processus consiste regrouper un ensemble cohrent dactivits en articulant : les rgles de gestion applicables, les circuits et procdures de gestion des actes administratifs, les rles des acteurs et le primtre de leurs responsabilits, les prconisations en matire dorganisation, le systme dinformation. Lobjectif de lanalyse par les processus est double : crer une vision globale et intgre avec une chaine unique dcrivant les tapes successives dune opration, fiabiliser la chaine administrative en instituant un suivi des actes ds la prise de dcision, une cohrence et une traabilit de la gestion, donc un accs aux lments de pilotage. Luniversit analysera les processus qui reprsentent les plus forts enjeux pour elle, en termes de ressources humaines consacres et en termes de risques encourus CA par rsidence Nombre de mandats de la DAF Difficult : dans le choix des units duvres , explication des variations 2008 2009 Nabuco : pas excel