Rpublique de Cte dIvoire Ministre dEtat, Ministre du Plan et du Dveloppement Direction Gnrale du Plan

MANUEL ALLEGE DE PROCEDURES NEX DE GESTION DES PROJETS ET PROGRAMMES.

Programme de Coopration Cte DIvoire-PNUD

PACNEX 00045476

VERSION FINALE Ralis par: Eustache Yazi AKPANE (Consultant indpendant) JANVIER 2007

Sommaire

ITEMS Dfinitions des sigles et abrviations Quelques concepts cls Introduction Chapitre 1 : Principes gnraux et politiques applicables I- Principes et Politiques applicables en matire de Gestion des Ressources Humaines II- Principes et Politiques applicables en matire de Gestion Administratives et Financires et Comptables III- Principes et Politiques applicables en matire de Suivi-valuation des Projets/Programmes Chapitre 2 : Procdures administratives 2.1. Gestion des missions 2.2. Recrutement du personnel 2.3. Recrutement de consultants 2.4. Reporting 2.5. Tenue des inventaires physiques 2.6. Gestion des biens acquis 2.7. Rvision de fonds 2.8. Suivi-Evaluation 2.9. Gestion des prsences journalires 2.10. Gestion des congs annuels 2.11. Gestion du carburant 2.12. Gestion des frais de taxi 2.13. Communication
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2.14. Sous-traitance 2.15. Gestion des vhicules de service Chapitre 3 : Procdures financires et comptables 3.1. Ouverture et tenue des comptes bancaires 3.2. Rapprochement bancaire 3.3. Rapprochement avec ATLAS 3.4. Tenue de la caisse 3.5. Achat de biens 3.6. Achat de services 3.7. Rception des biens acquis 3.8. Rception des services 3.9. Gestion des stocks 3.10. Rglement des fournisseurs des biens 3.11. Rglement des fournisseurs de services 3.12. Tenue des inventaires physiques 3.13. Rmunration du personnel 3.14. Gestion des frais de missions 3.15. Dcaissement des avances de fonds de fonctionnement des projets ANNEXES

29 30 31 32 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 45 46 47 48 49

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Dfinition des sigles, abrviations et concepts cls Dfinition des sigles et abrviations
ALP : Appui Logistique aux programmes BAEP : Bureau de lAudit et des Etudes de Performances BRH : Bureau des Ressources Humaines BSFA : Bureau des Services Financiers et Administratifs TOKTEN : Transfert de comptences par lintermdiaire des nationaux expatris UNISTAR : Services consultatifs court terme des nations unies VNU : volontaires des Nations Unies CP : conseiller au programme AAF : Assistant Administratif et financier CN : Coordonnateur National AT : Assistant technique (expert national) DN : Directeur national du projet ou programme SF : service financier RH : service des ressources humaines du PNUD Cte dIvoire

Quelques concepts cls

Descriptif de lappui aux programmes et projets : document de projet sign par le PNUD et les autorits nationales dans la cadre dun programme ou un projet. Arrangement de gestion : La faon dont un projet ou programme est excute Directeur National de Projet ou Programme : Personnalit politique et administrative sous lautorit de laquelle est plac le projet ou programme Reprsentant Rsident Adjoint charg des Oprations : 2 personnalit du PNUD en Cte dIvoire Conseiller au Programme du PNUD : Cadre national qui coordonne les activits du PNUD en Cte dIvoire Assistant de Programme au PNUD : Agent du PNUD charg du suivi des projets et programmes Coordonnateur National de Programme ou Projet : Gestionnaire dsign par appel candidature pour coordonner un projet ou programme pour le compte du PNUD Assistant(e) Administratif et Financier de Projet ou Programme : Personne charge de lexcution administrative et financire du projet sous lautorit du CN. Assistant Technique : Expert national appuyant directement le CN sur les aspects techniques du projet ou programme Personnes ressources : Personnes extrieures aux projets ou programmes mais qui sont mises contribution pour la bonne russite des projets ou programmes Analyste financier : Agent du PNUD, charg dexaminer les aspects financiers et comptables des projets et programmes _________________________________________________________________________________________________________________
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Introduction

Contexte Dans ses rapports avec le PNUD et les diffrents bailleurs internationaux, lEtat de Cte dIvoire est souvent amen soumettre financement des projets et programmes au titre de diffrents Ministres techniques. Lexcution de ces projets et programmes est coordonne par le Ministre dEtat Ministre du Plan qui., en accord avec le PNUD, a mis en place une cellule de coordination de tous les projets et programmes financs par les ressources de lAide Publique au Dveloppement dnomme Projet dappui la coordination et la mise en uvre des Projets et Programmes et lexcution Nationale (PACNEX). Le PACNEX avait entre autres missions principales la mise en place dun manuel de procdures allg des procdures NEX dont les objectifs sont : Principalement, le manuel vise le renforcement des capacits nationales en matire de coordination, de mise en uvre efficace et efficiente et de suivi et valuation des programmes et projets dveloppement. Spcifiquement, le manuel vise : - harmoniser la gestion des projets et programmes dans le respect des procdures et des principes dquit et de transparence des bailleurs. - amliorer les conditions de ralisation des projets et programmes. - Prciser dans un langage directement accessible, qui fait quoi ? comment ? dans quels dlai ? Notre dmarche Dans la conduite de ce projet, notre contribution a consist en une approche participative impliquant certains projets en situation de financement, des personnes ressources du PNUD, de la Direction du Plan et du PACNEX. Dans cet optique, nous avons dans un premier temps procd au diagnostic de lexistant dont les points saillants sont les suivants : - la non mise la disposition des gestionnaires de projets et programmes du manuel existant ; - le manuel de programmation est trop volumineux et trop gnral, donc difficile exploiter de faon pratique ; - les procdures ne prcisaient pas pour la plupart les dlais et les responsables des tches ; - les procdures ne tenaient pas compte des ralits et des contingences du terrain, ce qui rendait difficile leur application.
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Aprs ce diagnostic, nous avons procd avec lappui du PACNEX, des visites de projets et programmes avant de produire la premire mouture du manuel allg. La structure du manuel Face aux faiblesses ci-dessus nonces qui portaient en elles-mmes les germes de linoprationnalit des procdures, nous avons apport les rponses qui nous semblaient les mieux appropries en proposant le prsent manuel allg sous la forme dun ensemble de matrices prcisant pour chaque procdure, les responsables, les dlais, et la description des tches y affrant. Ce manuel contrairement au manuel de programmation dont il mane, sest limit dcrire exclusivement les procdures administratives, financires et comptables requises pour le fonctionnement et la production efficace et efficiente des rsultats attendus au niveau des projets et programmes nationaux. A ce titre, il ne comporte que trois chapitres sur les neuf que comporte le manuel de programmation et des annexes. Ce sont : - principes gnraux et politiques applicables - procdures administratives - procdures comptables et financires Au total, ce manuel concerne essentiellement la gestion des projets et programmes dexcution nationale et na pas lambition dinterfrer dans les procdures du PNUD contenues dans les diffrents manuels existants et rgulirement amnages par le sige depuis les USA. Parce que ne concernant que les projets et programmes nationaux, et pour le rendre oprationnel, ce manuel prend largement en compte certaines contingences et situations de fait du terrain pas toujours prvues dans le manuel de programmation. Pour conclure, nous tenons rappeler que tout manuel en tant que premier outil de travail du personnel dun projet ou programme, ne vaut que par sa mise jour priodique, chose laquelle le comit de pilotage devra veiller avec diligence. M. AKPANE Yazi Eustache (Consultant indpendant)
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CHAPITRE 1 : PRINCIPES GENERAUX ET POLITIQUES APPLICABLES

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I- Principes et Politiques applicables en matire de Gestion des Ressources Humaines 1. Le recrutement du personnel permanent et des consultants doit se faire selon les critres de transparence et de mise en concurrence. 2. Le recrutement doit tre autoris et sappuyer sur des dfinitions demploi. 3. La gestion des congs sappuie sur le principe que chaque employ a droit un cong annuel. Chaque employ en contrat de service a droit 1,5 jours ouvrables de cong par mois, soit 18 jours ouvrables dans lanne. 4. la rmunration du personnel permanent est rgie par le principe de la rmunration des heures rellement travailles. 5. Les frais de missions sont dcompts selon le nombre de nuites si le lieu de la mission est situ dans une ville diffrente du sige du projet. II- Principes et Politiques applicables en matire de Gestion Administratives et Financires et Comptables 1. Le gestionnaire du projet / programme est le garant du bon tat et de la protection des biens acquis au titre du projet. 2. Les bons de carburant ne doivent servir que pour les vhicules des projets et programmes. 3. Les biens du projet ne doivent servir quau bnfice du projet / programme. 4. La production dun rapport financier valid est la condition pour le dcaissement dune autre avance. 5. Les rapports sont la base dun suivivaluation efficace. 6. Tout projet ou programme est libre de sous traiter certaines tches concourrant au projet. 7. La sous traitance doit tre limite dans le temps. 8. Le sous traitant nest pas un partenaire du PNUD. 9. Tous les biens acquis sur un projet sont la proprit des bailleurs tant quune dcision contraire naura t prise. 10. La tenue dun inventaire annuel est une obligation lgale. 11. Ltat annuel dinventaire est un lment pertinent pour la certification des comptes dun projet / programme. 12. La rvision des fonds requiert laccord absolu des partenaires signataires du descriptif initial. 13. La rvision de fonds permet de faire des rajustements au niveau des lignes budgtaires sans modifier le budget global. 14. La rvision des fonds nintervient que quand il y a des carts importants ou des difficults dans lexcution du projet. 15. Tout projet ou programme peut ouvrir un compte bancaire spcifique pour les financements PNUD. 16. Le compte de toute association ou ONG finance par le PNUD doit fonctionner selon le principe de la double ou triple signature. 17. La procdure des achats de biens et services est partage entre les projets / programmes et le Service Center. 18. Tout achat ou acquisition suprieur ou gale 2500 Dollars US pour les biens fongibles et 1000 Dollars US pour les quipements durables est de la comptence du service center. 19. Tout achat effectu pour le PNUD est exonr de TVA et autres taxes douanires (exception faite des dpenses infrieures ou gales 100 Dollars US soit 50 000 FCFA qui sont faites TTC). _________________________________________________________________________________________________________________
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III- Principes et Politiques applicables en matire de Suivi-valuation des Projets/Programmes 1. 2. 3. 4. 5. Le suivi valuation est la condition pour la bonne excution du projet / programme. Le suivi-valuation peut prendre la forme dun audit, dune mission dvaluation ou de suivi. Le suivi-valuation doit donner lieu des rapports de suivi, dvaluation ou daudit. Le suivi-valuation doit porter aussi bien sur les aspects financiers que programmatiques. Tout rapport daudit, dvaluation ou de suivi doit tre communiqu aux projets/programmes pour prise en compte.

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CHAPITRE 2 : PROCEDURES ADMINISTRATIVES

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2.1 : Gestion des missions

Prcisions Ces missions concernent les missions de formation et les missions de travail ltranger ou lintrieur de la Cte dIvoire. Les frais de missions sont dcompts selon le nombre de nuites si le lieu de la mission est situ dans une ville diffrente du sige du projet/programme. Les frais de missions sont aligns sur le barme du PNUD. Ce type de missions concernent les missions prvues dans le descriptif de lappui au programme/projet ou non. N Etapes 01 Programmation annuelle des missions Description des tches Produire un programme annuel des missions du projet/programme sur la base du document de projet. Responsables CN ou AT Dlai Au plus tard le 05 Janvier

02

Dsignation des participants la mission

Etablir la liste des personnes devant se rendre en mission Examiner la liste de mission quant sa pertinence par rapport au projet Soumettre cette liste au Coordonnateur du Projet Transmettre la liste au Conseiller au Programme pour validation Valider et instruire le dossier pour traitement

AT ou AAF AT AAF CN

14 j avant la mission

12 j avant la mission CN

03

Etablissement de lordre de Prparer lordre de mission en 3 copies mission Faire signer lordre de mission par le CN Donner 2 copies lintress Archiver la 3me Mise disposition des frais Prparer les DPD de mission et moyens de Transmettre les DPD au DN pour signature transport Transmettre des DPD au CP

AAF

10 j avant la mission

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AAF et CN CN

7 j avant la mission

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 Transmettre les DPD signs au service des finances pour paiement Remettre les frais de missions et les moyens de transport (Billet davion, Vhicule + carburant) Transmettre les factures dachat des billets davions lAAF pour comptabilisation 05 Production de rapports de mission et restitution Produire un rapport de mission (voir canevas annexe 17) Faire une restitution

Service financier Service logistique

2 j avant la mission

Bnficiaire de la mission

15 j aprs la mission pour le rapport 30 j pour la restitution

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2.2 : Recrutement du personnel Prcisions Cette procdure concerne le personnel permanent Cette procdure concerne les emplois prvus et non prvus initialement. Le recrutement doit se faire selon les critres de transparence et de mise en concurrence. Le recrutement doit tre autoris et sappuyer sur des dfinitions demploi. Tout employ recrut dans les normes a droit une couverture dassurance maladie. N Etapes 01 Prparation du recrutement Description des tches Procder des dfinitions demploi des postes pourvoir Etablir la liste des postes pourvoir Prparer les TDR Soumettre la liasse (liste + TDR) au CP Examiner et valider la liasse des postes pourvoir au vu des dfinitions demplois Instruire le recrutement Publier lavis de recrutement et les TDR Recenser les candidats potentiels dans un registre au moment du retrait des dossiers de candidature Recevoir les dossiers des candidats Responsables AT ou CN Dlai 7j

02

Validation de la liasse

CN CP

2j

03

Appel candidature

Projet et/ou Service Center ou RH

30 J

04

Dpouiller les offres des candidats. Comit de Slection 2j Rejeter les dossiers incomplets ou non-conformes. Classer les dossiers par ordre de mrite au vu des critres cls. Slectionner le meilleur candidat pour chaque poste. 05 Notification et prise de Notifier la dcision au candidat slectionn Projet ou Service 2j service Faire signer le contrat dembauche par le candidat aprs signature du Center ou RH reprsentant rsidant du PNUD Faire lattestation de prise de service (voir annexe 14) 06 Mise disposition des Faire une requte lassureur pour lobtention du numro dassur Le service RH 30j aprs la Numros dassurance sur la base de la liste tablie mensuellement par le service des prise de service maladie ressources humaines. _________________________________________________________________________________________________________________
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Slection du candidat

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 Examiner la requte et communiquer le numro au concern

Lassureur

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2.3 : Recrutement des consultants. Prcisions Cette procdure concerne les consultants personnes physiques ou morales (cabinets / entreprises) Cette procdure concerne aussi bien les missions courtes que les missions de longue dure Le recrutement doit se faire selon les critres de transparence et de mise en concurrence. Le recrutement doit tre autoris et sappuyer sur des dfinitions demploi. N Etapes 01 Prparation du recrutement Description des tches Procder des dfinitions demploi des postes pourvoir ou des tudes conduire Etablir la liste des postes pourvoir ou les tudes conduire Prparer les TDR Soumettre la liasse au CP du PNUD Signer la liste des postes pourvoir au vu des dfinitions demplois ou des tudes conduire Instruire le recrutement Publier lavis de recrutement et les TDR dans les organes de presse de grand tirage Recenser les candidats potentiels dans un registre au moment du retrait des dossiers de candidature Recevoir les dossiers des candidats Dpouiller les offres des candidats. Rejeter les dossiers incomplets ou non-conformes. Classer les dossiers par ordre de mrite au vu des critres cls. Slectionner le meilleur candidat pour chaque poste. Notifier la dcision au candidat slectionn Faire signer le contrat de travail par le consultant aprs signature du reprsentant rsidant du PNUD Faire lattestation de prise de service (voir Annexe 14) Responsables Projet ou Service center Dlai 7j

02

Validation du recrutement Appel candidature

CP

2j

03

Projet ou service center

30 J

04

Slection du candidat

Le comit de slection

2j

05

Notification et prise de service

Le service center

2j

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2.4 : Reporting
Prcisions Cette procdure concerne la production de tous les rapports laborer par les projets / programmes. Cette procdure porte sur la priodicit, la forme et le contenu des rapports. La production dun rapport financier valid est la condition pour le dcaissement dune autre avance. Les rapports sont la base dun suivivaluation efficace. Chaque agent est tenu dmarger la liste de prsence journalire conue cet effet. N 01 Etapes Elaboration des rapports dactivits trimestriels et semestriels Elaboration du Rapport de prsences mensuel Description des tches Produire un rapport dactivits comportant un volet financier et un volet programmatique (Voir Annexe 18) Signer le rapport financier et y apposer le cachet du projet/programme Produire la liste de prsences journalires du personnel (Voir Annexe 20) Valider la liste pour les employs autres que le CN Valider la liste de prsence du CN Produire un tat dinventaire des immobilisations non consomptibles (Voir Annexe 2) Certifier cet tat dinventaire Produire un rapport de synthse programmatique et financier des 12 mois couls. Signer le rapport et y apposer le cachet du projet. Responsables CN Dlai Au plus tard le 15 du 4 mois

02

AAF CN DN AAF/CN CP et/ou DN CN

Au plus tard le 5 du mois suivant Au plus tard le 15 Janvier

03

Elaboration du Rapport dinventaire annuel

04

Elaboration du Rapport dactivits annuel

Au plus tard le 15 Janvier

N.B : Ce rapport peut constituer un rapport de fin de projet si le projet a une dure dun an. 05 Elaboration de Rapport dactivits de fin de projet Produire un rapport dactivits de fin de projet. Signer le rapport, y apposer le cachet du projet / programme et indiquer la mention Final CN Au plus tard 30 j aprs la fin du projet
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NB : Ce rapport sera la base de la reconduction ou non du projet / programme.

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2.5 : Inventaires physiques. Prcisions 1. Cette procdure concerne les immobilisations non consomptibles (valeur suprieure 1000 dollars US et/ou ayant une dure suprieure un an). 2. Ltat annuel dinventaire est un lment pertinent pour la certification des comptes dun projet / programme. 3. La tenue dun inventaire annuel est une obligation lgale. 4. Lobjectif de linventaire est de prouver aux bailleurs lexistence effective des biens acquis avec leurs fonds. 5. Tous les biens acquis sur un projet sont la proprit des bailleurs tant quune dcision contraire naura t prise. N 01 Rubriques Tenue de linventaire Description des tches Procder un comptage des diffrentes immobilisations par ligne darticles Procder un rapprochement entre stocks thoriques et stocks compts Expliquer les carts Arrter un listing dfinitif de stocks disponibles au 31 dcembre Valoriser le stock ainsi obtenu Produire un tat dinventaire (Voir Annexe 2) Signer le rapport dinventaire Certifier le rapport dinventaire Joindre une copie de ce rapport au rapport annuel et archiver une autre pour contrle ultrieur Responsables AAF/CN Dlai Le 31 dcembre

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Validation de linventaire

CN CP AAF

Au plus tard le 15 Janvier

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2.6 Gestion des biens acquis. Prcisions - Cette procdure concerne les immobilisations non consomptibles (valeur suprieure 1000 dollars US et/ou dure suprieure un an) et consomptibles (valeur infrieure ou gale 1000 dollars US). - La gestion des biens est guide par le principe de la transparence. - Le vocable biens concerne les vhicules, le parc informatique, les biens meubles et immeubles. - Le gestionnaire du projet / programme est le garant du bon tat et de la protection des biens acquis au titre du projet. - Les biens du projet ne doivent servir quau bnfice du projet / programme. N Etapes Description des tches Responsables Dlai 01 2j Enregistrement des - Enregistrer et immatriculer (donner un code) tout bien acquis AAF biens - Tenir une fiche de stock pour chaque article pour suivre son utilisation (Voir Annexe 15) 02 Magasinage et marquage des biens - Marquer les biens non consomptibles par des stickers portant les codes et nom du projet / programme. - Mettre en magasin ou transfrer les biens acquis aux bnficiaires - Tenir un tat exhaustif complet des biens du projet / programme Conduire le vhicule du projet Entretenir le vhicule Tenir un carnet de bord (Voir Annexe 10) AAF Permanent

03

Utilisation des vhicules

Chauffeur

Permanent

N.B : En cas dabsence ou dinsuffisance de chauffeurs, donner la possibilit au CN ou un de ses collaborateurs de conduire le vhicule dans les mmes conditions que le chauffeur

Resp. Parc Auto

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2.7 Rvision de fonds. Prcisions - Cette procdure est semestrielle. - Elle requiert laccord absolu des partenaires signataires du descriptif initial. - Elle permet de faire des rajustements au niveau des lignes budgtaires sans modifier le budget global. - Elle nintervient que quand il y a des carts importants ou des difficults dans lexcution du projet. N Etapes Description des tches 01 Initiation de la - Produire un rapport financier relevant les carts ou les difficults dans rvision budgtaire lexcution budgtaire ou rephasage - Proposer les ajustements attendus - Transmettre lavenant au DN pour signature - Transmettre lavenant sign au CP 02 Validation de la rvision - Approuver ou apporter les propositions dajustement - Transmettre lavenant approuv auprs des finances pour traitement

Responsables AAF/CN CN DN CP

Dlai 1er sem : 10 juin de chaque anne 2me sem : OctNov 7 jours

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2.8 : Suivi-valuation. Prcisions - Le suivi valuation consiste pour le PNUD suivre la bonne excution du projet / programme. - Il prend soit la forme dun audit, soit la forme de missions dvaluation ou de suivi. - Il doit donner lieu des rapports de suivi, dvaluation ou daudit. - Il doit porter aussi bien sur les aspects financiers que programmatiques. N 01 Etapes Suivi de la mise en uvre du projet et programme Description des tches - Produire trimestriellement les relevs comptables et financiers des projets/programmes Produire systmatiquement un rapport semestriel de ltat davancement du projet (Programmatique et financier)( Voir annexe18) Responsables AAF Dlai 15 j aprs chaque 3 mois 15 j aprs chaque 6 mois Permanent 02 Evaluation des projets et programmes Participer aux runions de suivi et de coordination Appliquer les outils dvelopps dans le cadre du suivi Collaborer troitement avec le PACNEX (premier interlocuteur des projets et programmes) Examiner les rapports dactivits des projets et programmes deux fois par an Produire un rapport dvaluation Mettre en uvre les conclusions et recommandations de lvaluation Suivre la mise en uvre des conclusions et recommandations Projets Projets Projets CN Tous les 6 mois Oct-Nov Permanent

CN

Projets PACNEX

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03

Audit des projets et programmes

Elaborer un plan daudit en rapport avec le PNUD Commanditer un audit annuel Produire un rapport daudit Partager les conclusions et recommandations du rapport daudit Mettre en uvre les conclusions et recommandations de laudit Suivre la mise en uvre des conclusions et recommandations de laudit

PACNEX PNUD, Gvt, Projets Cabinet externe Projets, Cabinet Projets PACNEX

30 Nov chaque anne 30 j

15j aprs la production du rapport Permanent

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2.9 : Suivi des prsences au service. Prcisions - La tenue dun fichier de prsences effectives est rendue ncessaire par le fait que le PNUD ne paye que les heures vraiment travailles raison de 8 heures par jour du lundi au jeudi et 5 heures le vendredi. - Les horaires du travail sont les suivants : Du lundi au Jeudi : Matin : de 8H00 13H00 Aprs midi : de 14H30 17 H30 Le vendredi : La journe continue est observe : de 8H00 13H N 01 Etapes Etat de prsences journalires Etat de prsences mensuelles Description des tches - Tenir une fiche de prsences journalire (Voir Annexe 21) - Emarger les fiches de prsence Procder un assemblage des fiches de prsences pour le mois Viser les fiches de prsences des agents autres que le CN Viser la fiche de prsence du CN Responsables AAF Personnel AAF CN DN Dlai Chaque jour ouvrable Le 5 du mois suivant

02

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2.10 Gestion des congs annuels. Prcisions - Cette procdure a pour objectif de faciliter la programmation des activits et lutilisation rationnelle du personnel. - Elle sappuie sur le principe que chaque employ a droit un cong annuel. - Chaque employ a droit 1,5 jours ouvrables de cong par mois, soit 18 jours ouvrables dans lanne. - En dbut d'anne chaque employ doit faire connatre la date prvisionnelle de ses congs. - Chaque employ a droit 2 jours de cong maladie sans obligation de produire un certificat mdical. - Tout repos maladie excdant 2 jours devra tre justifi par un certificat mdical dlivr par un mdecin. - Chaque employ est tenu de prendre imprativement ses congs annuels chaque anne.

N 01

Etapes Dpart en Congs annuels

Description des tches Responsables - Recenser les besoins de dpart en congs AAF - Analyser et valider la liste de congs CN - Programmer les dparts en congs - Publier la liste valide des dparts en congs - Etablir les dcisions de dpart en congs NB : Les jours travaills pendant la priode de cong pour des raisons acceptes par les parties doivent faire lobjet dun memo valid par le DN et le CP et pays comme des jours travaills. - Recevoir les certificats darrt de travail AAF - Constater le repos maladie du collaborateur CN En dehors des congs maladie et annuel, tout employ a droit des congs pour Agent causes de maternit, naissance, dcs dun descendant ou un ascendant, mariage, mise disposition

Dlai Janvier

A la demande

02 03

Dpart en Congs maladie Dpart en Congs extraordinaires

A la demande A la demande

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2.11 : Gestion du carburant. Prcisions - La gestion du carburant est assure en premier ressort par le PNUD. - Le carburant est donn aux projets/programmes sous forme de bons - valeur selon le budget prvisionnel. - Les bons de carburant ne doivent servir que pour les vhicules des projets et programmes. - Sur instruction du gouvernement, chaque vhicule a droit une dotation de 900 Litres par trimestre. - En raison de la situation de crise actuelle du pays, prvoir de la liquidit pour les agents en mission pour achat de carburant en espce dans les zones o les bons de carburant ne peuvent tre servis.

N 01

Etapes Description des tches Mise disposition des bons - Faire une requte au service logistique pour approvisionnement de carburant aux en bons de carburant projets/programmes - Mettre les carnets de bons la disposition des projets/programmes et dlivrer une facture interne. (voir Annexe 19) Faire le point de lutilisation de la dotation reue Tenir un registre de bons de carburant

Responsables AAF

Service logistique du PNUD CN/AAF/Chauffeur

Dlai Au plus tard le 15 du 3 mois Le 5 du mois Fin du trimestre

02

Utilisation des bons de carburant

AAF

Permanent

Mentionner sur la souche du bon, le nom du chauffeur, la date du AAF/CN jour et le numro du vhicule. Servir le nombre de bons de carburant ncessaires pour la AAF mission Tenir un carnet de bord du vhicule Chauffeur

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Prendre un reu la station chaque service de carburant, le joindre la fiche de bord Faire une requte au PNUD lpuisement du stock disponible.

Chauffeur

CN

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2.12 : Gestion des frais de taxi. Prcisions - En principe tous les dplacements au titre du projet/programme doivent se faire dans les vhicules du projet. - Toutefois, en cas dindisponibilit des vhicules de projet, les agents peuvent bnficier des frais de taxi pour des courses au compte du projet/programme. - Un forfait de 10 Dollars US soit 5000F CFA doit tre donn pour une course en aller-retour pour les dplacements Abidjan payable sur la petite caisse tant les frais de taxi nexcdent pas 50% du montant de la caisse. Le cas chant se rfrer la procdure de remboursement par le formulaire F10. - Pour les missions lintrieur du pays, majorer de 10% la quantit de carburant pour la circulation lintrieur des villes visites. N Etapes 01 Mise disposition des frais de taxi Description des tches - Remplir la demande de remboursement de frais de taxi (Voir Annexe 11) - Faire viser la demande par le CN - Mettre disposition les fonds lintress Joindre les pices justificatives de lactivit Responsables LIntress AAF AAF Lintress Dlai A la demande

02

Justification de la mission

2 jours aprs lactivit

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2.13 : Communication. Prcisions - Cette procdure vise harmoniser les modes de communication et assurer la traabilit des transactions. - La forme la plus usite et encourage est la communication crite. - Les dcisions importantes et autres validation doivent se faire par crit. - Les autres modes de communication : tlphone, Internet, Intranetsont reconnus et accepts. - La communication concerne les relations entre projet/programme et le PNUD, mais aussi la communication intrieure aux projets programmes. N Etapes 01 Feedback des rapports financiers Description des tches - Faire laccus de rception du rapport financier ds sa rception - Procder lanalyse du rapport - Communiquer ses observations par crit lmetteur - Faire laccus de rception du rapport dactivits ds sa rception - Procder lanalyse du rapport - Communiquer ses observations par crit lmetteur - Faire laccus de rception du rapport daudit ds sa rception - Procder lexamen du rapport - Communiquer ses observations par crit lmetteur - Faire laccus de rception ds la rception dun message - Faire ses observations au cas o un document est joint - Communiquer ventuellement ses observations par email lmetteur Responsables Destinataire Dlai Ds rception 7 jours Destinataire Ds rception 10 jours Destinataire Ds rception 10 jours Destinataire Ds rception 7 jours

02

Feedback des rapports dactivits Feedback des rapports daudit

03

04

Feedback des courriers lectroniques

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2.14 : Sous traitance. Prcisions - Tout projet ou programme est libre de sous traiter certaines tches concourrant au projet. - Le sous traitant nest pas un partenaire du PNUD. - La sous traitance doit tre limite dans le temps. N 01 Etapes Slection du sous traitant Description des tches - Tenir un rpertoire de fournisseurs agrs auprs du projet - Consulter au moins trois fournisseurs - Choisir le mieux disant - Passer le contrat avec lattributaire Rceptionner les travaux effectus Etablir un certificat de service (Voir Annexe 8) Faire une demande de paiement direct au nom du fournisseur Etablir le chque ou lordre de virement Responsables AAF Dlai Permanent 7 jours CN/AAF CN/AAF CN AAF Finances

02

Rglement du sous traitant

7 jours

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2.15 : Gestion des vhicules de service. Prcisions - Les coordonnateurs ou chefs de projets et programmes sont responsables de la protection des vhicules de service contre le vol, le sabotage, - Les vhicules ne doivent servir que dans le cadre de la ralisation du projet. - Les vhicules peuvent tre utiliss pour le transport des experts et des membres de leurs familles, le transport des fonctionnaires ou agents sous contrat de service. - Les vhicules doivent tre conduits par un chauffeur officiel recrut cet effet. - Une police dassurance doit tre souscrite pour tout vhicule acquis. - Lutilisation des vhicules doit faire lobjet dun point lordre du jour lors des runions tripartites. N Etapes Description des tches Responsables Dlai 01 Mise disposition du - Identifier un chauffeur pour chaque dplacement CN/AAF Permanent vhicule pour courses - Autoriser la sortie du vhicule en donnant des instructions au chauffeur diverses - Mettre du carburant la disposition du chauffeur AAF/CN 02 Entretien du vhicule Assurer lentretien mcanique du vhicule auprs dun garage agre par AAF le PNUD ou accept par le projet, si le lieu de la panne ne peut permettre de recourir un garage agre par le PNUD. Requrir dans tous les cas laccord crit ou verbal de lAAF Chauffeur Assurer lentretien du vhicule en matire de propret A la demande

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CHAPITRE 3 : PROCEDURES FINANCIERES ET COMPTABLES

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3.1 : Ouverture et de tenue des comptes bancaires. Prcisions - Cette procdure sadresse aux ONG et aux organisations financs par les projets et programmes. - Toute ONG ou association peut ouvrir un compte bancaire spcifique pour les financements PNUD. - Ce compte doit fonctionner avec le principe de la double ou triple signature. - Ce compte ne doit tre mouvement que dans le seul cadre du projet ou programme. - Ce compte peut servir pour les virements et les chques. N 01 Etapes Ouverture du compte Description des tches - Ouvrir un compte bancaire portant le nom du projet dans une banque accrdite par les lois nationales - Prvoir deux signataires au moins parmi les responsables de la structure rcipiendaire - Communiquer le numro de ce compte ainsi que le relev bancaire au service financier du PNUD - Communiquer au service financier du PNUD, la liste des signataires ainsi que les spcimen de leurs signatures - Emettre un bon dengagement avant tout retrait - Effectuer les mouvements de retrait ou de versement sur le principe de la double ou triple signature sur la base du bon dengagement - Conserver le reu de versement ou de retrait de fonds dans la liasse de lopration Tirer un relev bancaire mensuel pour ncessit de rconciliation avec la situation comptable Responsables Responsables de lassociation Dlai Au moins 3 jours avant la rception des fonds

02

Mouvements sur le compte

Responsables de lassociation

1J

03

Relevs bancaires

Le responsable financier

Au plus tard le 5 du mois suivant

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04

Clture de compte

Tirer le relev aprs larrt de toute opration financire Faire la rconciliation bancaire Faire valider ltat de rapprochement par lAAF Sen rfrer au PNUD pour affectation de tout solde crditeur Procder la clture du compte aprs affectation des montants latents

Le responsable financier

Au plus tard 30 jours aprs larrt du projet

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3.2 : Rapprochement bancaire. Prcisions - Cette procdure concernent les associations et ONG finances par les projets et programmes. - le rapprochement bancaire est une obligation comptable. - cette procdure concerne le rapprochement entre tats comptables et relevs bancaires. N Etapes Description des tches 01 Prparation du rapprochement - Tirer la balance mensuelle des comptes bancaire - Tirer un relev bancaire du mois chu - Faire les pointages pour ressortir les carts de soldes - Expliquer les carts et procder aux corrections appropries - Soumettre ltat ainsi constitu au responsable de lassociation 02 Validation de ltat de - analyser ltat lui soumis rconciliation - valider si pas danomalies - sinon, procder des corrections

Responsables Responsable financier

Dlai 2J

Responsable de lassociation

2J

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3.3 : Rapprochement avec ATLAS (Rconciliation des comptes). Prcisions - la procdure concerne le rapprochement entre tats comptables des projets/programmes et situations financires sur ATLAS. - la procdure est trimestrielle. N 01 Rubriques Prparation du rapprochement Description des tches - Tirer la balance trimestrielle des comptes - Faire une requte ventuelle pour obtenir la situation financire sur ATLAS - Faire les pointages pour ressortir les carts de soldes - Expliquer les carts et proposer la correction souhaite - Transmettre au CP - Autoriser les corrections appropries (JV) - Transmettre ltat ainsi constitu au Service financier du PNUD pour enregistrement sur ATLAS - Communiquer les corrections aux projets - Prendre en compte les corrections - Mettre jour les tats comptables Responsables AAF Dlai

10 J

CN CP CP et/ou AF

02

Actualisation des tats comptables

AAF

2J

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3.4 : Tenue de la caisse. Prcisions - La procdure concerne les projets ou programmes qui grent une caisse. - Cette procdure concerne les retraits et les versements en caisse. - La tenue dun registre de caisse est une obligation comptable. - La caisse peut supporter les frais de taxi dans une proportion raisonnable : ne pas excder 50% du montant de la caisse. N 01 Etapes Tenue du registre de caisse Description des tches - Tenir un registre ou journal de caisse (Voir Annexe 9) - Renseigner le registre Responsables AAF Dlai quotidien

02

Enregistrement des oprations de versement et de retrait

Etablir une pice de caisse dbours pour tous les retraits en caisse : AAF le n de cette pice doit correspondre au numro figurant dans le registre de caisse, la facture ou le reu correspondant devra joint cette pice de caisse. Etablir une pice de caisse recette pour tous les versements en caisse : le n de cette pice doit correspondre au numro figurant dans le registre de caisse. Procder un inventaire de caisse Produire un tat dinventaire de caisse Conserver ltat dinventaire pour contrles ultrieurs AAF

A chaque opration

03

Inventaire de caisse

En fin de semaine

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3.5 : Achats de biens. Prcisions - La procdure concerne les achats de biens consomptibles ou non. - Cette procdure est rgie par le principe de la transparence et de la concurrence. - Cette procdure est partage entre les projets / programmes et le Service Center. - Tout achat effectu pour le PNUD est exonr de TVA et autres taxes douanires. A ce titre tous les services susceptibles de faire des achats pour le compte du PNUD doivent avoir une copie de laccord entre le PNUD et lEtat portant sur cet aspect. - Certains prestataires comme la CI-tlcom, MTN, Orange, la CIE, la SODECI moov sont rgls TTC. - Les projets doivent produire un plan dapprovisionnement annuel communiquer au service center en dbut danne. - Tous les achats excdant 1000 dollars US pour les quipements durables et 2500 dollars US pour les biens fongibles sont du ressort du service center N Etapes Description des tches Acteurs Dlai 01 Identification des besoins en - Faire la liste des biens acqurir rapports au budget Ass techn/CN 15 jours avant la biens - Donner les spcifications techniques des biens souhaits commande - Vrifier la conformit de la liste avec les lignes budgtaires - Valider la liste CN 02 Passation de la commande - Faire une annonce dinvitation soumissionner ou consulter au Projet/service Un mois moins trois fournisseurs (consultation restreinte) center maximum - Analyser les offres selon les critres de qualit/ prix/ dlai de livraison /service aprs-vente commission de - Slectionner le fournisseur le mieux-disant march - Etablir un procs-verbal danalyse des offres prcisant les avantages de lattributaire sur les autres concurrents Convoquer lattributaire pour confirmation de son offre et lui rappeler le principe de lexonration des achats PNUD avec copie de laccord avec lEtat Etablir le bon de commande en deux copies Transmettre le bon de commande au fournisseur

Projet/service center

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3.6 Achat de services. Prcisions - La procdure concerne les achats de services. - Cette procdure est rgie par les principes de la transparence, de la concurrence et du multilatralisme. - Cette procdure est partage entre les projets / programmes et le service center . - Les projets doivent produire un plan dapprovisionnement annuel communiquer au service center en dbut danne. N Etapes Description des tches Responsables 01 Identification des besoins en - Faire la liste des services acqurir rapports au budget Ass services - Prparer les TDR Techn/CN - Valider les TDR 02 Passation de la commande - Faire un appel doffres ou Consulter au moins trois consultants dans Projet/service le cadre dune consultation restreinte center Analyser les offres selon les critres de qualit/ prix/ dlai de livraison / Slectionner le consultant le mieux offrant Etablir un procs-verbal danalyse des offres prcisant les avantages de lattributaire sur les autres concurrents Convoquer lattributaire pour confirmation de son offre Etablir le contrat en 3 copies Faire signer le contrat par le consultant Commission dattribution

Dlai 7j avant la commande Un mois maximum

Projet/service center

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3.7 Rception des biens acquis. Prcisions - La procdure concerne les biens consomptibles et non consomptibles. - Cette procdure est rgie par le principe de la transparence. - Cette procdure est de la responsabilit des projets / programmes et du service logistique du PNUD. - Les biens sont directement livrs par les fournisseurs. N Etapes Description des tches 01 Rception physique des biens - Rceptionner les biens acquis au sige du projet ou chez un partenaire - Procder aux contrles qualit (marque, aspects physiques, date de premption,) et quantit - Signer le bon de livraison et en garder une copie 02 Magasinage ou stockage des - Ranger dans le magasin ou lespace dsign cet effet les biens biens acquis - Renseigner les fiches de stocks correspondantes - Attribuer un code aux biens acquis et les marquer de faon visible avec le nom du projet

Responsables AAF/Ass Techn

Dlai A chaque rception

2 Jours au plus

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3.8 Rception des services. Prcisions - La procdure concerne la rception des services. - Cette procdure est rgie par le principe de la transparence. - Cette procdure est de la responsabilit des projets/ programmes. N Etapes Description des tches 01 Tenue de runions de suivi - Etablir en accord avec le consultant, un calendrier de suivi et de et validation validation progressive de ses travaux Tenir des runions priodiques selon le calendrier tabli Procder des rceptions partielles prenant en compte les chanciers de rglement et les rsultats tangibles produits par le consultant. Dlivrer une attestation de service (voir Annexe 8) Rceptionner les travaux raliss par les consultants dans le cadre dune crmonie de restitution en prsence des parties concernes Etablir un certificat de service (voir Annexe 8) Signer le certificat et en remettre copie au consultant

responsables Le comit de pilotage

Dlai 1er jour de la mission priodique A chance

02

Rception partielle

Comit

03

Rception dfinitive des services faits

CN Comit AT ou CN CN

A La rception physique

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3.9 Gestion des stocks. Prcisions - La procdure concerne les stocks de biens consomptibles (infrieur ou gal 1000 Dollars et non consomptibles (suprieur ou gal 1000 Dollars). - Cette procdure est rgie par le principe de la transparence. - Linstitution dsigne est responsable du bon tat du matriel du projet. N 01 Etapes Magasinage ou stockage des biens Description des tches - Ranger dans le magasin ou lespace dsign cet effet les biens acquis - Renseigner les fiches de stocks correspondantes - Attribuer un code aux biens acquis et les marquer de faon visible avec le nom du projet - Prendre une police dassurance pour le matriel - Renseigner une demande dapprovisionnement (voir annexe 16) - Remettre les demandes dapprovisionnement lAAF pour contrle et prise en compte. - Servir les biens demands en remplissant les quantits livres dans la colonne correspondante NB : Produire un mmo ou un rapport de police de prfrence pour tous les matriels (y compris vhicule) en cas de vol, de perte ou de dommage. Responsables AAF Dlai 2 Jours au plus

02

Mouvements de sortie de stocks

Service center Le demandeur

30 J 1 jour

AAF

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3.10 Rglement des fournisseurs de biens. Prcisions - La procdure concerne les fournisseurs nationaux et internationaux. - Cette procdure est rgie par le principe de la transparence. - Tous les achats faits sous la bannire du PNUD sont exonrs de taxes (TVA,.). - Tous les rglements suprieurs ou gaux 5000 Dollars US soit 2,5 millions de FCFA doivent se faire par virement. N Etapes Description des tches Responsables 01 Prparation de la DPD - Recevoir et vrifier les factures des fournisseurs AAF - Vrifier lchance de paiement, lexonration la TVA et la conformit des rubriques - Valider la facture - Prparer une DPD - Transmettre la DPD au DN pour signature CN - Transmettre la DPD signe au CP pour instruction auprs du service financier du PNUD pour traitement 02 Rglement du fournisseur - Contrler la DPD au vu de la facture, du Bon de commande et du Service bon de livraison financier du - Prparer le moyen de paiement : ordre de virement, chque, PNUD - Rgler le fournisseur

Dlai 5 jours maxi

7 jours maxi

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3.11 Rglement des fournisseurs de services. Prcisions - La procdure concerne les fournisseurs nationaux et internationaux. - Cette procdure est rgie par le principe de la transparence. - Lavance de dmarrage ne peut excder 20% du montant global. - Le deuxime acompte ne peut excder 40% du montant global . - Le troisime et dernier acompte ne peut excder 40% du montant global. - Toutes les prestations ayant fait lobjet de contrats, doivent donner lieu un certificat de service fait avant tout paiement. N Etapes Description des tches Responsables er er 01 Rglement du 1 - Produire une facture portant sur le montant du 1 acompte Le consultant acompte de dmarrage - Transmettre la facture au service center et au projet - Etablir une DPD AAF et/ou CN - Transmettre la DPD au DN pour signature - Transmettre la DPD au service financier du PNUD pour analyse et traitement - Analyser la DPD au regard du contrat et de la facture Le service - Prparer le moyen de paiement financier du - Rgler le consultant PNUD

Dlai 1J

3J

5J

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02

Rglement du 2 acompte

Attester par une note de lorgane de pilotage la ralisation de 60% du travail fait Produire une facture portant sur le montant du 2 acompte Transmettre la facture au service center Etablir une DPD Transmettre la DPD au DN pour signature Transmettre la DPD au service financier du PNUD pour analyse et traitement Analyser la DPD au regard du contrat et de la facture Prparer le moyen de paiement Rgler le consultant

CN consultant AAF et/ou CN

1J

3J

service financier du PNUD

5J

03

Rglement du 3 acompte

Attester par une note de lorgane de pilotage la ralisation de 100% du travail fait Produire une facture portant sur le montant du 3 acompte Transmettre la facture au service center Etablir une DPD Transmettre la DPD au DN pour signature Transmettre la DPD au service financier du PNUD pour analyse et traitement Analyser la DPD au regard du contrat et de la facture Etablir une attestation de service fait Prparer le moyen de paiement Rgler le consultant

CN consultant AAF et/ou CN

1J

3J

service financier du PNUD

5J

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3.12 Tenue des inventaires physiques. Prcisions - Cette procdure concerne les immobilisations non consomptibles (valeur suprieure 1000 dollars US et/ou dune dure suprieure un an). - Les biens consomptibles importants peuvent aussi faire lobjet dinventaire physique. - Ltat annuel dinventaire est un lment pertinent pour la certification des comptes dun projet / programme. - La tenue dun inventaire annuel est une obligation lgale. - Lobjectif de linventaire est de prouver aux bailleurs lexistence effective des biens acquis avec leurs fonds. - Tous les biens acquis sur un projet sont la proprit des bailleurs tant quune dcision contraire naura t prise. N Rubriques Description des tches Responsables Dlai 01 - Procder en fin danne un comptage des diffrentes immobilisations par AAF Le 31 Tenue de ligne darticles dcembre linventaire - Procder un rapprochement entre stocks thoriques et stocks compts - Expliquer les carts - Arrter un listing dfinitif de stocks disponibles au 31 dcembre - Valoriser le stock ainsi obtenu - Produire un tat dinventaire (voir Annexe 2) 02 Validation de linventaire Viser ltat dinventaire Faire certifier ltat dinventaire par le DN du projet / programme Joindre une copie de ce rapport au rapport annuel dactivits Archiver une copie de ce rapport pour contrle ultrieur CN Au plus tard le 15 Janvier

AAF

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3.13 Rmunration du personnel. Prcisions - Cette procdure concerne aussi bien le personnel permanent que le personnel non permanent directement pay par le PNUD. - Cette procdure est sous-tendue par le principe de la rmunration des heures rellement travailles. - Le salaire est rgl mensuellement et se rgle par virement. N Etapes Description des tches Responsables Dlai Prparation de la - Arrter ltat de prsences journalires et la transmettre au coordonnateur pour AAF 5J paye contrle et signature - Transmettre ltat lassistant financier du PNUD pour prise en compte dans la CN prparation de la paye - Prparer la DPD et la faire signer par le DN - Transmettre la DPD au CP pour instruction auprs des services financiers du Le 22 du mois PNUD pour traitement Rglement des salaires Procder lexamen des DPD Faire les virements bancaires Transmettre les bulletins de solde au personnel pour information Service financier du PNUD 7J

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3.14 Gestion des frais de missions. Prcisions - Les frais de missions couvrent le nombre de nuites. - Les frais sont octroys selon le barme en vigueur au PNUD et selon les pays ou rgions de la mission. N Etapes Description des tches Responsables 01 Mise disposition - Calculer les frais de mission AAF des frais de - Faire les DPD mission - Remettre les moyens de dplacement Service logistique

Dlai 7 j maxi avant la mission

02 Gestion des frais de mission

Etablir et remettre le chque

Service financier Lintress

3 j avant la mission Pour mmoire

- Effectuer les dpenses (restauration, transport, htel) comme prvu NB : En cas de dexcdent de dpenses pour des raisons diverses, seules les dpenses justifies seront rembourses. Remplir le formulaire F10 cet effet. (voir Annexe 20)

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3.15 Dcaissement des avances de fonds des projets. Prcisions - Cette procdure sapplique aussi aux ONG et aux associations finances par les projets ou Programmes. - La gestion des fonds est de la responsabilit des gestionnaires des ONG ou des associations. - La demande davance de fonds est fonde sur le plan de travail et le budget correspondant. - Les avances sont verses par le PNUD au vu dun rapport financier rempli et sign. - Les avances sont verses pour une priode de 3 mois maximum. - Les avances sont faites en monnaie locale. N 01 Etapes Mise disposition de la 1re avance Description des tches - Adresser une demande davance au service financier du PNUD sappuyant sur le budget et le plan de travail Analyser la requte et sassurer que les fonds sont disponibles Procder au dcaissement des fonds soit par virement ou par chque Adresser une demande de dcaissement au PNUD accompagne du rapport financier justifiant la tranche prcdente Responsables CN Dlai 14 j avant le dbut prvisionnel des activits Un mois maximum

02 Dcaissement des autres avances -

Lanalyste financier du PNUD CN

-Au plus tard 15 jours aprs le 3 mois - un mois maxi

Analyser le rapport financier. Si non demander des informations complmentaires ou suspendre les avances, si conforme, sassurer de la disponibilit des fonds. Procder au dcaissement des fonds

Lanalyste financier Service financier

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ANNEXES

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LOGO DU PNUD
ANNEXE 1

ETAT RECAPITULATIF DES DPD POUR LANNEE 2007

DATE NUMERO DPD LIBELLES DE LA DEPENSE MONTANTS CUMUL MONTANTS COMPTE EN XOF MONTANS USD

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LOGO DU PNUD

ANNEXE 2

INVENTAIRE DES EQUIPEMENTS PROGRAMME/ PROJET :

Prix dachat En F CFA Prix dachat en US $

Identification Codification Dsignation N de srie N de chssis

quantit

Date Dacquisition

Localisation

Utilisateur

Etat du matriel Bon moyen mauvais

Source de financement

Date de linventaire Visa du CN Signature du DN

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LOGO DU PNUD Annexe 3 Entte du projet/programme N.. FICHE DE SORTIE DE FONDS DE LA CAISSE Montant : .. Somme en toutes lettres : . Nom du receveur : Motif :.. A le....
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LAAF Date : Signature

Le receveur Date :. Signature

Annexe 4

LOGO DU PNUD

BON DE COMMANDE N.

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FOURNISSEUR:

Analyse d'offres N DATE: Modalits de paiement Date de livraison

Transporteur/Manutentionnaire:

Instructions spciales

DESCRIPTION N QUANTITE

PRIX D'ACHAT Prix Montant total Unitaire

TOTAL REMPLI PAR: APPROUVE PAR:

Date:

Date: 54
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Annexe 5

ANALYSE DES OFFRES POUR SELECTION DE FOURNISSEURS N. Demandeur OFFRE 01 OFFRE 02 Prestataires Adresse Telephone Fax Contact Offres reues le DESCRIPTION Prix HT Prix HT Prix HT Prix HT OFFRE 03 OFFRE 04

LOGO DU PNUD

Entte du projet

Total HT Bon de Commande Delai de livraison Mode de livraison Garantie service AP vente Mode de paiement Autres Attributaire Slection approuve par Prsident Ont particip l'analyse:

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Entte du projet
RAPPORT FINANCIER ANNUEL 200
Lignes budgetaires principales Budget Total T1 T2 T3 T4 Dpenses Totales % Budget Depense
ECART BUDGETAIRE

Annexe 6 66

LOGO DU PNUD

TOTAL

Contrle de Tresorerie
Soldes d'ouverture des journaux de tresorerie Caisse

Disponibilites Etabli le : Par : Signature Approuve le :

Banque

Total (a)
Versements en caisse rus du PNUD Montant des paiements directs 1 2

Total (b)
Depenses

Total disponible en fin de periode {(a + b)c} Par : Previsions pour la prochaine periode Somme a verser pour la prochaine periode Signature

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