2020

Rapport BTS CG
E6
ZHENGYI LIU
Table des matières
I. Présentation de Foncia .................................................................................................. 2
A. Historique de Foncia ............................................................................................................................ 2
B. Forte concurrence dans le secteur ....................................................................................................... 2
C. Foncia Val de Loire ............................................................................................................................... 3
D. Système informatique .......................................................................................................................... 3
E. Mes missions ........................................................................................................................................ 3
II. Préparation de l’arrêté comptable ............................................................................... 4
A. Particularités de la comptabilité de copropriété.................................................................................. 4
B. Prérequis de l’arrêté comptable .......................................................................................................... 5
C. Missions principales ............................................................................................................................. 5
III. Veille de l’entreprise ..................................................................................................... 12

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 I. Présentation de Foncia

A. Historique de Foncia

Foncia, initiée sous le nom de Franco-Suisse Gestion, est créée par Jacky Lorenzetti après
avoir fini ses études à l’école hôtelière de Lausanne en 1972. Il n’aurait jamais imaginé son
succès d’aujourd’hui au milieu du secteur immobilier. Après presque une cinquantaine
d’années d’efforts et de développement, Foncia a connu une expansion très importante en
France et à l’international, développement des solutions de gestion, acquisition de
portefeuilles, intégration des sociétés comme Particimo, Tagerim et iPlus, rachat des parts
Nexity, regroupements des activités, introduction en bourse, ainsi qu’une implantation des
agences en France et à l’international. Foncia est devenue aujourd’hui leader européen des
services immobiliers résidentiels, N°1 en France de la gestion de copropriétés, de la gestion
locative et de la location de biens et n°3 en Property Management. Foncia est également
présente en Suisse, en Allemagne et en Belgique.

En 2018, Foncia a dégagé un chiffre d’affaires de 63 906 700€ et géré plus de 45 000
immeubles en gestion de copropriété et plus de 365 000 biens en location. Le groupe a réalisé
près de 73 000 locations, 15 900 transactions et 20 000 locations vacances. Aujourd’hui,
Foncia possède 550 agences, 2 millions de clients et elle travaille avec 9500 collaborateurs.

Foncia accompagne ses clients dans toutes les étapes de leur vie immobilière en proposant
une offre globale et intégrée de services : gestion de copropriétés, 24h/7, gestion locative,
location, vente, achat, location vacances, estimation, assurance, diagnostic technique,
courtage énergétique, etc.

B. Forte concurrence dans le secteur

Sur le terrain de la gestion immobilière, Foncia cherche toujours à se développer parmi ses
concurrents. La concurrence est forte et permanente sur le territoire national. Le nombre
d’agences immobilières en France est passé de 15.000 à 33.000 ces quinze dernières années.
Les principaux concurrents des agences immobilières sont les particuliers. La vente directe
représente environ un tiers des transactions. Les agences low-cost, quant à elles, se
développent très rapidement et essayent de grignoter des parts de marché.

La mainmise des banques sur l'industrie immobilière depuis quelques années est le fait
marquant du secteur. Le groupe BPCE (banque populaire et de la caisse d’épargne) illustre
bien ce phénomène. Elle possède, à travers sa filiale Nexity, les réseaux Century 21,
Arthurimmo.com et Lamy, mais il existe aussi ORPI, Laforet Immobilier et bien d'autres
réseaux d'agences. L’autre fait marquant du secteur est la montée en puissance d’Internet.
Une multitude de sites d’annonces immobilières en ligne a vu le jour. L’activité en ligne
propose des outils qui séduisent de plus en plus le public. Ce nouvel opérateur accentue la
concurrence entre les acteurs de la distribution immobilière.

Face à ses concurrents, Foncia a choisi la stratégie d’accélération de la digitalisation de ses

activités. Depuis 2014, Foncia a commencé à renforcer son service à l’aide de l’outil
numérique grâce à son acquisition d’une jeune société spécialisée dans l’estimation
immobilière, Efficity. Elle s’est profondément transformée ces cinq dernières années sous
cette stratégie qui désigne un nouveau principe de l’entreprise : « le changement est dans la
continuité ».

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 C. Foncia Val de Loire

Foncia Val de Loire, située à 60 rue Blaise Pascal à Tours, est l’entreprise qui m’a accueilli au
sein du service comptabilité pendant deux ans pour mon alternance. Elle est une filiale de
Foncia groupe. Monsieur Dominique LEPAGE est le président de l’agence depuis 2017. Cette
agence est spécialisée dans la gestion de copropriété, la gestion locative et la location. Sur
l’année 2017, elle réalise un chiffre d’affaires de 6 158 871€. Son effectif est passé à 55
salariés. L’agence Foncia Val de Loire est scindée en deux services principaux : le service
gestion et le service comptabilité, ce dernier m’a accueilli à chaque alternance dans son grand
open-space. La gestion d’un bien immobilier se trouve mutuellement entre les mains d’un
gestionnaire et d’un comptable. Ils s’accompagnent dans la réalisation des missions
quotidiennes.

D. Système informatique

ThétraWin, solution développée par Seiitra qui est également une filiale du groupe Foncia, est
la solution informatique employée par toutes les agences. Intégrant toutes les facettes du
métier de la gestion immobilière, elle est leader du marché. Elle permet d’accéder à toutes
les fonctionnalités de la gestion de biens. ThétraWin est l’écosystème qui regroupe toutes les
solutions à partir d’un même écran : syndic, gestion locative, comptabilité et paie. Tous les
métiers sont présents et communiquent dans ThétraWin. Ses fonctionnalités sont : paiement
à la demande, AG sur portable, mails et SMS, validation des factures, gestion des bulletins
de salaire, des bordereaux CAF, et saisie des index de consommation, etc.

Depuis la mise en place de la stratégie d’accélération de la digitalisation, Foncia cherche

toujours à s’améliorer pour assurer sa pérennité dans ce métier de forte concurrence, d’où
vient la naissance de la nouvelle solution informatique Millenium. Cette nouvelle solution
informatique, un logiciel plus modernisé, est en plein développement et sera déployée fin
2020 et début 2021. Elle permettra de gérer les tâches plus facilement, plus efficacement et
simplifiera la vie quotidienne de chaque collaborateur.

E. Mes missions

Pendant ces deux ans d’alternance en entreprise, je me suis intégré au sein du service de
comptabilité copropriété, et plusieurs missions m’ont été confiées :

• Enregistrer et suivre les opérations comptables clients et fournisseurs

• Maîtriser le logiciel interne
• Réaliser les états datés mutation + vérification
• Créer une copropriété dans le PGI comptable
• Déposer les appels de fonds dédiés aux services publics
• Numériser et valider les taxes foncières
• Procéder aux rapprochements bancaires
• Préparer les arrêtés comptables
• Calculer les appels de fonds
• Réaliser les paiements fournisseurs

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 II. Préparation de l’arrêté comptable

A. Particularités de la comptabilité de copropriété

La comptabilité de copropriété est tenue à des règles spécifiques dans son exercice. En
parallèle des missions qui m’ont été confiées, je me suis également plongé dans les
recherches de ces règles pour mieux comprendre son fonctionnement. Cela a finalement
constitué une mission quotidienne au fur et à mesure que j’avançais dans mon travail.

La comptabilité de copropriété comme la comptabilité générale est tenue au respect de règles

comptables. Avant la loi SRU (Loi relative à la solidarité et au renouvellement urbains) de 2000,
les obligations comptables en copropriété étaient très restreintes. La loi SRU exige
l’application des principes de la comptabilité d’engagement ainsi que le respect d’un plan
comptable spécifique, normalisé. Avec le décret et l’arrêté de 2005, les règles comptables
spécifiques sont définies puis imposées depuis 2007 aux syndicats de copropriétaires dans
la tenue des comptes et dans la présentation des comptes.

Le cycle d’un exercice comptable en copropriété comme celui de la comptabilité générale se

tient sur 12 mois, il n’est pas forcément fixé sur une année civile. Depuis 2007, une
comptabilité d’engagement dans les copropriétés est assurée. À l’encontre d’une
comptabilité de trésorerie où les enregistrements s’effectuent lors d’un paiement ou d’un
encaissement, la comptabilité d’engagement enregistre les charges et les produits une fois
qu’ils sont engagés ou acquis. Chaque écriture est enregistrée au débit d’un compte et au
crédit d’un autre. Il s’agit donc d’une comptabilité également en partie double. Une
particularité de la comptabilité de copropriété, les charges engagées, quant aux
enregistrements, est de les répartir suivant des clés de répartitions. En effet, la clé de
répartition a pour objectif de préciser la catégorie de chaque type de charge en tenant compte
de la distinction entre une charge générale et une charge spéciale. Les charges générales
concernent normalement des dépenses utiles à tous les copropriétaires dans les mêmes
proportions, alors que les charges spéciales ne sont pas objectivement utiles à tous les
copropriétaires de la même façon. Ces clés sont définies dans le règlement de copropriété
lors de sa constitution juridique.

Dans une comptabilité d’engagement, le budget prévisionnel joue un rôle très important. Il
permet d’anticiper les dépenses d’une copropriété pour les 12 mois et de calculer les
provisions sur les charges possibles engagées par la copropriété. Par conséquent, les fonds
sont appelés aux copropriétaires par trimestre, par semestre ou par an en fonction de leur
quote-part définie.

Les comptes doivent être approuvés dans un délai de 6 mois après la clôture de l’exercice
en assemblée générale par la majorité des copropriétaires. Annexés à la convocation, ils sont
présentés par 6 annexes et les soldes sont comparés à ceux de l’exercice précédent. Une
fois que les comptes sont approuvés, s’effectue la régularisation des charges.

Mes missions autour de la préparation de l’arrêté comptable suivent ces principes afin de
mettre en évidence les charges réellement engagées par une copropriété dans une année
entière comptable. Il s’agit de contrôler et de réaliser les opérations comptables quotidiennes
ainsi de corriger les écritures erronées au moment où s’effectue la préparation.

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 B. Prérequis de l’arrêté comptable

Les prérequis de l’arrêté comptable sont composés des tâches quotidiennes comptables et
des tâches instantanées :

- Traiter les factures,

- Effectuer les paiements,
- Encaisser les paiements des appels de fonds (soit par virement, soit par chèque),
- Saisir les compteurs d’eau chaude et/ou froide, de chauffage, et faire des provisions
si besoin,
- Contrôler les factures incorporées dans l’exercice en respectant l’imputation par clés
de répartition,
- Classer les factures suivant l’ordre des types de charges,
- Corriger les écritures erronées,
- Sortir les annexes, dettes & créances, et le relevé des dépenses.

C. Missions principales

a) Appel de provisions

Comme cité dans les particularités de la comptabilité de copropriété, les dépenses engagées
par une copropriété sont nombreuses : frais d’entretien, de maintenance, travaux, etc. Afin
de supporter ces charges, le syndic doit effectuer régulièrement des appels de fonds
préalablement décidés lors de l’assemblée générale de copropriété. En règle générale, trois
types d’appel de fonds doivent être effectués : fonds travaux ALURE et appel de charges
générales, ainsi qu’appel de travaux. Il faut également faire la différence entre un appel de
fonds pour les particuliers et pour le service public.

- Appel de fonds travaux ALURE : Je me rends donc sur le menu « Appel de provisions ».
Je remplis la liste de copropriété ou le code d’un comptable puis choisis le type
d’appel « FT », le début de la période et valide cette opération. Les appels de fonds
travaux ALURE sont donc calculés et je contrôle au cas où, il existe des appels qui ne
correspondent pas à ceux prévus. Je finis par une validation des appels et la mise à
jour comptabilité.

- Appel de charges générales : Même principe que l’appel de fonds travaux ALURE,
mais je réitère l’opération avec le code « CC » à la place de « FT ».

- En fonction de travaux votés ou non, je suis la même démarche pour lancer l’appel de
travaux si des travaux existent.

Une fois que les appels de fonds sont validés et terminés, nous devons les éditer et les
envoyer. À noter que sur Thétrawin, nous avons la possibilité de les envoyer par mail. Dans
le cas contraire, nous les imprimons et les envoyons par courrier. Cependant, pour les appels
de fonds destinés à un service public, nous devons les déposer sur la plateforme « Chorus
Pro ».

« Chorus Pro » est la solution mutualisée de facturation électronique qui répond aux
obligations fixées par l’ordonnance du 26 juin 2014. Depuis 1er janvier 2017, les grandes
entreprises de plus de 5000 salariés ont obligation de déposer leurs factures destinées aux

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services publics sur « Chorus Pro », et donc 1er janvier 2018 pour les entreprises de 250 à
5000 salariés, 1er janvier 2019 pour les entreprises de 10 à 250 salariés, et 1er janvier 2020
pour les entreprises de moins de 10 salariés.

Foncia Val de Loire est considérée comme une entreprise de taille moyenne de plus 50
salariés. Les appels de fonds sont donc obligatoirement déposés sur « Chorus Pro » depuis
le 1er janvier 2019. Pour respecter cette obligation, j’étais sollicité pour déposer les appels de
fonds en créant une entité virtuelle de Foncia Val de Loire, attachant le SIRET de l’entreprise
sur « Chorus Pro ». Pour émettre une facture (appel de fonds), je la charge sur la plateforme
en remplissant le SIRET du service public destiné ainsi que le code de service ou non en
fonction de services publics, le montant HT et je valide ce dépôt et envoie la facture.

Suivant les appels de fonds, les copropriétaires règlent leurs appels par virements ou bien
par chèques qui conduisent à leurs encaissements.

b) Traitement des factures

Le traitement des factures s’effectue en 4 étapes : numériser, intégrer, contrôler et valider. Au

sein du traitement de factures, Foncia s’est engagée dans une stratégie digitale et de
dématérialisation. La pré-saisie des factures est sous-traitée à une entreprise externe située
à Madagascar. Les factures doivent donc être numérisées et transférées.

Pendant les périodes où je suis en entreprise, je m’occupe des factures reçues du jour pour
les numériser lors de l’absence d’un(e) comptable. Je classe les factures selon le nombre de
pages et l’impression en recto-verso ou non. Une fois les factures classées, je les numérise
avec le scanneur spécifique et je les transfère aussitôt. Les factures sont pré-saisies dans un
délai de 2 ou 3 jours et retournées et prêtes à être intégrées dans notre PGI Thétrawin.

Pour les intégrer, je vais donc tout d’abord sur le site dédié pour confirmer les factures traitées
et celles rejetées. Puis sur Thétrawin, j’intègre les factures sans oublier de contrôler si le
nombre de factures intégré est bien le même que celui traité sur le site. Pour contrôler et
valider les factures, je me dirige vers l’interface « pré-saisie factures » de Thétrawin. Avec les
factures sous les yeux, je tape le montant TTC de la facture et effectue une recherche. Je
contrôle donc la référence de la facture, la TVA, le numéro d’immeuble (si cette facture est
bien pour cette copropriété avec l’adresse correspondante), la répartition de la facture en
fonction des clés créées, puis la valide – La facture est donc en état de saisie et en attente
de paiement.

c) Paiement des factures

Pour payer les factures, je commence par la sélection de factures sur l’interface de Thétrawin
« Paiement factures ». Les factures sont sélectionnées soit selon le portefeuille d’un(e)
comptable, soit selon une copropriété. Je me rends sur le menu « Sélection factures » et
rentre soit le code du comptable ou bien le numéro d’immeuble pour effectuer une sélection
de factures. Une fois les factures sélectionnées, je contrôle d’abord les factures par
copropriété pour voir si cette copropriété possède assez de fonds pour payer les factures.
En cas de manque, je supprime des factures avec des montants importants et laisse celles
avec un montant total inférieur aux fonds disponibles de la copropriété. Puis, par fournisseur,
je vérifie la cohérence entre le fournisseur de chaque facture et celui trouvé par Thétrawin. Je
les extrais par la suite sur Excel, supprime certaines données et garde les informations
nécessaires, par exemple : le fournisseur, le numéro d’immeuble, la date, etc. Je calcule le

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montant total des factures à payer sur Excel, et je valide ensuite les paiements. J’extrais donc
encore une fois les informations et les traite pour voir si le montant total est bien le même que
celui précédent. J’effectue enfin un envoi des avis de virement sur Thétrawin pour informer
les fournisseurs de leurs paiements.

d) Encaissement des paiements

L’encaissement des paiements des copropriétaires s’effectue en deux temps :

l’encaissement de virements et l’encaissement de chèques.

Dans le premier cas, je sors le relevé des mouvements bancaires en Excel sur le site du
prestataire bancaire. Je sauvegarde ce fichier Excel dans un dossier dédié. J’applique un filtre
pour sélectionner les informations nécessaires et l’imprime. J’effectue par la suite des
recherches sur Thétrawin pour trouver la référence du copropriétaire sous le menu
« copropriétaires », c’est-à-dire, par le nom, le numéro d’immeuble ou par le montant. Il existe
également des copropriétaires qui sont gérés par des agences immobilières, dans ce cas, je
me réfère aux avis de virement où se trouvent les références des copropriétaires gérés. Si le
paiement est versé par un notaire, il s’agit donc d’une mutation. Je dois me réorienter sous
le menu « MUTA » afin de faire une recherche en saisissant le numéro d’immeuble puis trouver
la référence du vendeur. Si le paiement est versé par un fournisseur, il s’agit souvent d’un
remboursement. Dans ce cas, je dois trouver le compte du fournisseur sous la copropriété à
laquelle il verse ce paiement.

Chez Foncia, en comptabilité de copropriété, le racine du compte d’un copropriétaire est

4501, et celle d’un fournisseur est 4010. Une fois les références trouvées et notées, je procède
aux saisies des paiements sous le menu « Encaissements ». Je saisis donc les références,
modifie les libellés, choisis les bons modes de paiement, ici, « SVI » pour le virement. Et je
finalise par la validation des paiements.

Dans le cas d’un encaissement de chèques, la manipulation n’est pas la même qu’un
encaissement de virements. Pour intégrer les chèques reçus, je dois d’abord les codifier avec
les références de copropriétaire. D’ailleurs, les chèques sont souvent envoyés avec les
références, il faut les classer en plusieurs tas, taper le montant de chaque chèque et calculer
le montant total sur Excel. En l’absence d’une référence, j’effectue une recherche. Le principe
est le même que celui d’un encaissement de virement. Ensuite, je numérise les chèques avec
un scanneur situé sur mon bureau.

Après la numérisation, je dois également effectuer un contrôle en comparant avec les

montants saisis sur Excel pour voir s’ils sont bien cohérents. Je dois aussi vérifier si les
chèques sont bien datés et signés, ou s’ils sont correctement scannés sans faute. En cas de
faute, je corrige les erreurs (numéro de compte) dans le logiciel de numérisation. Une fois que
tout est contrôlé, je peux donc les transférer dans Thétrawin à travers ce logiciel. Je retourne
ensuite sur Thétrawin et intègre les chèques sous le menu « importer chèques & virements ».
Après l’importation des chèques, l’encaissement de chèques se fait semi automatiquement,
c’est-à-dire, je ne fais aucune saisie mais le contrôle et une correction en cas d’erreur. Je
dois garantir les bonnes imputations des paiements, ceci dit, la référence trouvée par le PGI
doit être cohérente avec celle codifiée au dos du chèque. Enfin, une fois le contrôle effectué,
je valide l’encaissement des chèques.

Dans le cas où il existe un chèque non signé, ou une demande particulière, par exemple :
encaisser les chèques en temps différé, je les passe au service contentieux.

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 e) Saisie des compteurs et provision

La saisie des compteurs (eau chaude, eau froide, chauffage) intervient normalement avant la
correction de l’arrêté comptable afin de pouvoir répartir les charges communes engagées par
la copropriété. Les compteurs individuels sont souvent relevés par l’entreprise ISTA ou bien
PROXISERVE, ou par le gestionnaire de la copropriété, ou bien par les copropriétaires eux-
mêmes. Pour saisir les compteurs, je me rends sur le menu « saisir un relevé ». Je crée ensuite
la période de régularisation relative à l’exercice à clôturer pour la copropriété, avec une date
de début et une de fin. Je choisis également le type de compteur à saisir (eau chaude, froide
ou chauffage). Je remplis la consommation globale de la copropriété figurée sur le document
du relevé pour que je puisse saisir ensuite individuellement les compteurs. Les index de
l’année précédente sont basculés automatiquement, et il ne me reste qu’à saisir ceux de
l’année en cours. Une fois que je remplis un relevé, la consommation se calcule par la
différence entre les deux index de consommation des deux années. Je les sauvegarde à la
fin en comparant la consommation totale calculée avec celle pré-saisie. En cas de manque
du relevé de toute la copropriété (compteurs non relevés), je me mets en contact avec le/la
gestionnaire référent(e) pour les solliciter à relever les compteurs, ou bien j’envoie des mails
aux copropriétaires pour qu’ils puissent relever leurs compteurs. Au retour du relevé, je
procède à la saisie des compteurs.

Dans l’enregistrement de la consommation, il est fort probable qu’il manque une facture qui
conduit à une couverture incomplète de l’exercice, une provision doit dans ce cas être
réalisée. Pour ce faire, par exemple pour une provision d’eau, je me réfère principalement au
relevé du compteur d’eau général ou à la consommation de l’année précédente afin de faire
une estimation sur la consommation manquante en M3. Je la multiplie par le prix moyen d’un
M3 d’eau calculé sur les factures reçues pour obtenir le montant total. Puis j’enregistre ce
montant par une saisie manuelle de facture (facture non parvenue) et l’affecte à l’immeuble
et à l’exercice concerné.

Enfin, je régularise l’imputation des charges générales et individuelles. En effet, en cours

d’année, les factures sont comptabilisées en charges générales, et en fin d’exercice, seul le
delta reste, mais les consommations individuelles sont imputées dans une clé spécifique
correspondant à la consommation individuelle. En pratique, j’enlève la quote-part équivalente
aux consommations individuelles depuis les charges générales et imputée sous la clé
spécifique mais qui reste dans le même compte. La quote-part ventilée peut s’effectuer par
une règle programmée dans Thétrawin. Par principe, cette quote-part correspond à la
consommation saisie en compteurs. Je remplis simplement le montant TTC relatif à la
consommation et mets un libellé cohérent. Enfin, je valide cette ventilation pour que ces
charges soient bien éclatées. La quote-part des charges individuelles est donc bien imputée
sous la clé spécifique.

f) Contrôle des factures incorporées

Le contrôle des factures incorporées dans l’exercice a pour objectif de suivre l’harmonisation
du nombre des factures en comparant avec l’exercice précédent. Afin d’atteindre cet objectif,
j’effectue normalement une impression du relevé des dépenses générales de l’année
précédente ainsi que celui de l’année en cours. Ce dernier reste temporaire puisque je dois
le corriger au fur et à mesure du classement dans l’ordre de celui de l’année précédente et
en fonction des dates émises des factures.

Pour que ce contrôle soit efficace, je classe d’abord les factures par fournisseur et par date
émise. Dans le cas de manque de factures, je retourne sur le menu « paiement factures » en

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recherchant les factures par numéro d’engagement, par numéro d’immeuble ou par ordre de
service. Je sors un duplicata des factures manquantes, si je réussis à les retrouver. Dans le
cas contraire, je reviens vers les fournisseurs, les contacts pour demander un duplicata des
factures. Il est également possible qu’un contrat soit annulé avec le fournisseur. Pour obtenir
des informations précises, j’interroge par principe le gestionnaire de la copropriété. En cas
d’ambiguïté, c’est le gestionnaire qui prend le contact avec le fournisseur pour le solliciter
d’exécuter le service mentionné dans le contrat. Je dois saisir dans ce cas une facture non
parvenue manuellement. Pour une facture sans contrat, je dois déterminer la clé de répartition
pour qu’elle soit imputée dans le bon compte et sous le bon type de charge. Si c’est une
facture avec contrat, je mets simplement le numéro d’engagement et le montant TTC, TVA.
Je n’ai pas besoin de déterminer la clé de répartition, puisqu’elle est déjà définie lors de la
création de l’engagement.

Quant aux factures engagées par la copropriété auprès du syndic, c’est-à-dire, Foncia, je
dois les éditer. Ces factures concernent normalement les honoraires de gestion, les frais
d’envoi et les frais de tenue d’assemblée générale. Pour cette étape, j’utilise le menu
« Honoraires & frais ». Je sélectionne tous les événements concernés de l’exercice et effectue
une impression. Dès le contrôle des factures fini, je peux passer à l’étape suivante, c’est-à-
dire, la correction des écritures.

g) Correction des écritures

Le principe de la correction des écritures repose sur la distinction entre les charges générales
et les charges spécifiques, ainsi qu’entre les charges récupérables et les charges non
récupérables. Les charges récupérables sont les charges qu’un copropriétaire a la capacité
de récupérer auprès de son locataire. Ces charges sont payées d’abord par le copropriétaire
au syndic et en demande ensuite le remboursement auprès de son locataire. Il repose
également sur l’engagement ou non d’un contrat avec un fournisseur. Par exemple, les
factures d’un contrat, il faut les imputer dans le compte 6140, en revanche, les factures sans
contrat doivent être imputées en compte 6150. Même principe pour les charges générales et
les charges spécifiques. Nous devons laisser les charges générales sous la clé de répartition
01.01.xxx et les charges spécifiques sous les autres clés de répartition.

Pour respecter la cohérence entre deux arrêtés comptables des deux différents exercices, le
dernier arrêté clôturé à l’appui, je corrige les écritures fausses en respectant les libellés
appliqués antérieurement. En Thétrawin, il existe plusieurs outils pour faire une modification
d’écriture :

- COAN (correction analytique) : En cas de besoin pour une modification de libellé, de

TVA, de clé de répartition du même racine de compte, j’utilise donc cet outil. Il permet
également de traiter les factures non parvenues ou constatées d’avance. Mais ici, pas
comme en comptabilité générale, en comptabilité de copropriété, nous ne passons
pas d’écritures. La règle est bien plus simple, nous n’avons qu’à basculer les factures
d’un exercice à l’autre ou inversement. En effet, les écritures d’inventaires d’ici et les
extournes sont automatiquement gérées par le PGI.

- OD : Quand je rencontre une écriture nécessitant d’être éclatée dans différents types
de charges, j’ai recours à l’OD. Cet outil me permet de ventiler une facture à une date
précise et de remettre les charges sous leur bonne clé de répartition. Une OD permet
non seulement d’annuler ou de corriger une écriture (possible également de changer
de compte), mais aussi d’affecter la bonne clé à chaque éclatement d’écriture avec
une TVA individualisée.

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 - Éclater pour TVA : Même principe qu’une OD, sauf que je n’utilise cet outil que pour
un éclatement d’écriture sous conditions qu’il ne nécessite pas de changer de compte.
Mais cet outil relève également d’une contrainte, nous ne pouvons que respecter les
taux de TVA proposés. Dans le cas où il y a deux taux de TVA pour une facture, par
exemple, 5,5% et 10% à la fois, je suis obligé de repasser par COAN pour remettre la
TVA correctement.

- COEDI (correction éditique) : Pour que le relevé de dépenses soit facile à relire et à
comprendre, en comptabilité de copropriété, nous devons masquer une écriture
annulée et sa contrepartie, c’est-à-dire, l’écriture d’annulation. Je me sers de cet outil
à chaque annulation d’écriture pour garantir que le relevé soit bien propre et lisible.
Pour ce faire, j’effectue simplement une recherche par les montants au débit et au
crédit. Puis je coche les deux écritures qui s’annulent et sauvegarde cette opération.

- CTCT (compte à compte) : Si une écriture est bien enregistrée mais pas dans le bon
compte, j’effectue un CTCT pour la corriger. Je vais donc sur le menu CTCT en
saisissant le compte où se trouve l’écriture à corriger comme compte de ressource et
le compte à soumettre l’écriture comme compte destinataire. Je commence ensuite
par une recherche de l’écriture en mettant le montant. Je la sélectionne, remplis la clé
de répartition et sauvegarde cette opération. Le changement de compte de cette
écriture est terminé.

h) Sortie des documents nécessaires

Une fois que le relevé des dépenses est corrigé et harmonisé, je sors donc les documents
nécessaires avant de les rendre au comptable ou à la comptable qui est en charge de la
copropriété, dont les 6 annexes obligatoires prévus par la loi SRU 2005 :

- Annexe 1 un bilan simplifié

- Annexe 2 un compte de résultat simplifié
- Annexe 3 un compte de résultat analytique
- Annexe 4 travaux clôturés
- Annexe 5 travaux non clôturés
- Annexe 6 Récapitulatif des copropriétaires en tant que débiteurs ou créditeurs

Dans le cas où il reste des travaux à clôturer, je dois également imprimer un relevé de
dépenses travaux. Je me dirige donc vers le menu « Répartition des charges » et sélectionne
les factures et le type de travaux, puis je remplis la date de début et la date de fin des travaux
et valide la sélection. Je profite également de ce moment pour réimprimer le relevé des
dépenses générales. Même principe que les travaux, je sélectionne les factures concernées.
Après la sélection, j’édite simplement les relevés dans un sous menu. Enfin, je réunis tous ces
documents, les relevés de dépenses et les factures classées dans un classeur, et les
transmets au comptable concerné.

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11
III. Veille de l’entreprise

La veille de l’entreprise chez Foncia Val de Loire est un travail incontournable comme dans
toutes les entreprises. Concrètement, quand on fait de la veille chez Foncia, il s’agit d’une
transmission d’informations par différents moyens qui englobe tout type de veille : la veille
concurrentielle, financière, informationnelle, juridique, réglementaire, sociale, sociétale,
stratégique, et technologique.

- Intranet de Foncia : nous disposons d’un site interne de Foncia qui nous
accompagne tous les jours. Il nous permet non seulement de marquer la progression
du travail de chacun, mais aussi de chercher des informations par son propre moteur
de recherche. Quand nous ouvrons le navigateur, un bandeau nous rappelle dans un
premier temps les informations importantes concernant la veille, un nouveau
règlement, une nouvelle ordonnance qui touche le métier, un avertissement de fraude
produite récemment, etc. En cas de besoin des informations, nous pouvons
également essayer de les chercher en tapant les mots-clés dans le moteur de
recherche, et nous les retrouvons facilement.

- Mail interne : il existe deux types de mail concernant la veille de l’entreprise. Les mails
spécifiques, provenant du siège, nous indiquent les informations nécessaires pour
procéder à notre travail correctement en respectant les nouvelles règles. Ces mails
spécifiques sont notamment reçus par les responsables de chaque service puis
transférés aux collaborateurs. Les informations fournies dans ces mails sont
normalement prioritaires à traiter et à retenir dans leur application. Une autre manière
d’informer et de rappeler tous les collaborateurs concernant la veille – ce sont les
mails diffusés par l’expéditeur « mynews@foncia.com ». Nous recevons ce type de
mail assez régulièrement. Ils ont pour objectif de transmettre les dernières nouvelles
concernant l’entreprise et le secteur d’activité, par exemple, la progression du
déploiement de notre nouveau PGI « Millenium », la tendance des demandes émanant
de nos clients à la suite d’un changement de règle, les informations de nos
concurrents, etc.

- Réunion hebdomadaire : nous avons une réunion du service tous les mercredis
matin. Elle nous permet non seulement de faire un point sur les choses passées dans
l’entreprise, un nouveau collaborateur, les objectifs attendus de la direction, les
acquisitions de gestion, le résultat d’un travail par rapport aux autres régions, mais
aussi de relever les informations réglementaires à respecter, l’évolution législative, etc.

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