Input Management & Document Output

Management pour my SAP® PLM

Sébastien Legru
Saïd EL MORABITI
SEAL Systems

17. Februar 2009

Société
Document Input Management
Document Output Management
Process Integrated Document Distribution
Add Ons pour EASY DMS, cFolders & spool SAP
Architecture
Bénéfices
 SEAL Systems

• Editeur de solutions de Document Output Management de

documents techniques
• Une centaine d‘employés (70 dans la R&D et la gestion de projets )
• >800 installations dans 30 pays dans le monde
• Plus de 400 projets en environnement SAP
• 4 lignes de produits : Print - Convert –Intégrations SAP
• Bureaux en Allemagne (Darmstadt, Dortmund, Hannovre,
Nurenberg) en Australie, en France et aux USA
• Représentation par des partenaires en Belgique, au Danemark, en
Suisse, en Afrique du Sud et en Grande Bretagne.
• Certifié ISO/EN 9001

SEAL Systems – Editeur reconnu dans son domaine

Document Input Management & Document Output Management 3

The customers

• Les solutions PLOSSYS® netdome sont utilisées dans les secteurs

suivants:
– L‘aéronautique et la défense
– L‘industrie automobile
– Construction de machines
– L‘industrie pharmaceutique
– L‘industrie de production d‘électricité
– Secteur de l‘énergie
– Secteur des transports

• Quelques clients :
– ABB, Alstom, Airbus, Atlas Copco, Audi,
BMW, Bombardier, Bosch, Braun, Brose,
Conti, EADS, Hauni, INA, Kärcher, Karmann,
Komatsu, Kuka, Liebherr, Linde, MAN,
Mannesmann Rexroth, Meyerwerft, MTU,
OTIS, Pierburg, Porsche, Rheinbraun, Roche,
Siemens, SMS Demag, ThyssenKrupp,
Volkswagen, Wacker Chemie, ZF, ...

Document Input Management & Document Output Management 4

 SEAL Systems – Quelques références

Industrie Automobile Constru- Electro- Santé Fabrication Fabri- Energie Trans- Autres
aéronautique ction nique de machines cation ports

Document Input Management & Document Output Management Irish Rail 5

 Fonctions usuelles d‘une gestion documentaire

SAP DMS

Administration
Procédures Créer, rechercher, Procédures de
d‘acquisition classifier, structurer,… diffusion
vos documents
Par SEAL Systems Par SEAL Systems

Système de
stockage

SAP DMS

Document Input Management & Document Output Management 6

Société
Document Input Management
Document Output Management
Process Integrated Document Distribution
Add Ons pour EASY DMS, cFolders & spool SAP
Architecture
Bénéfices
Procédures d‘acquisition de documents dans mySAP®

• Migration de documents dans SAP DMS : DMS Loader

– Ingestion en masse de documents dans SAP DMS (rapide, sécurisé,

fiable et transparent).

– Système de protocoles étendus pour mieux localiser les erreurs

– Fonctions de vérification (exécution en mode test)

⇒ Garantit une migration rapide et sécurisée des documents

dans SAP DMS

Document Input Management & Document Output Management 8

 Procédures d‘acquisition de documents dans mySAP®

• DMS Loader ABAP

– A partir d’un fichier Excel

– Fonctions de protocoles

FlashCAM Demo: http://www.sealsystems.de/_/DEMOS/COM/mySAP/03tools/SAP_DMS_Loader_2/SAP_DMS_Loader_2.html

Document Input Management & Document Output Management 9

 Procédures d‘acquisition de documents dans mySAP®

• Convertisseurs applicatifs intégrés dans SAP DMS

DPF4Convert

– Génération automatique de formats pérennes (PDF/A, PDF or

TIFF) au changement de statut du document dans SAP DMS

– Pour les fichiers bureautique (WORD, EXCEL, PowerPoint, Visio, MS

Project)

– Pour les fichiers de CAO (AutoCAD, Inventor, ME-10, Microstation,

Catia, Pro/Engineer, Solid Edge, Solid Works, Unigraphics)

⇒ Génération automatique d‘un format de stockage

long terme dans SAP DMS

Document Input Management & Document Output Management 10

 Serveur de conversion dans SAP DMS

Fichiers orig.
Originals
DOC, XLS, DWG,
SAP MI, DFT, CDR, …

Long termpérenne
Format formats
PDF, TIFF

DMS Copy out du fichier original

Check in du fichier
sur le serveur de conversion
Changement de PDF ou TIFF
via SAP HTTP
statut du
document Serveur de conversion
Trigger, to start SEAL Systems
App.
RFC Call
Transaction de RFC Server data Convertisseur
métadonnées
TIFF applicatif
conversion RFC Call PDF

FlashCAM Demo: http://www.sealsystems.de/_/DEMOS/COM/mySAP/03tools/DVS_Converttransaction/DVS_Converttransaction.htm

Document Input Management & Document Output Management 11

Société
Document Input Management
Document Output Management
Process Integrated Document Distribution
Add Ons pour EASY DMS, cFolders & spool SAP
Architecture
Bénéfices
Diffusion structurée de documents dans SAP®

• Impressions directes ou diffusions de documents dans SAP DMS :

Repro-Server, DMS R-GUI et PLOSSYS netdome
– Impression simplifiée de documents stockés dans SAP DMS.
– Sécurisation des flux d‘impression (protocoles d‘impression).
– Estampillage avec des méta données SAP (ex: données de
classification SAP).
– Diffusion électronique de documents (print to fax, mail, CD, portail
web)
– Fonctions d‘impressions étendues pour les documents (mise à
l‘échelle, rotation, …)
– Gestion des lots avec édition d‘un borderau d‘envoi par destinataire.

⇒ Output Management pour les documents techniques stockés

dans SAP DMS

⇒ Sécurité : Le bon document au bon moment et au bon endroit.

Document Input Management & Document Output Management 13

 Diffusion structurée de documents dans SAP® : impression directe

FlashCAM Demo: http://www.sealsystems.de/_/DEMOS/COM/mySAP/01Print_scen/SAP_DVS_RSingle/SAP_DVS_RSingle.html

Document Input Management & Document Output Management 14

Diffusion structurée de documents dans SAP® : DMS View Server

• Estampillages avant visualisation : DMS View Server

– Estampillages sur fichiers PDF, TIFF et CGM.

– Intégration directe dans la fonction afficher/copier/modifier de SAP

DMS

– Solution client serveur

⇒ Sécurisation des visualisations !

Document Input Management & Document Output Management 15

 Diffusion structurée de documents dans SAP® : DMS View Server

FlashCAM Demo: http://www.sealsystems.de/_/DEMOS/COM/mySAP/03tools/SAP_DVS_RStamp/SAP_DVS_RStamp.html

Document Input Management & Document Output Management 16

Société
Document Input Management
Document Output Management
Process Integrated Document Distribution
Add Ons pour EASY DMS, cFolders & spool SAP
Architecture
Bénéfices
Diffusion électronique de documents
• Diffusion de documents liés à des processus métiers : DMS PM,
DMS PO, DMS PUR
– Rediriger le spool SAP (formulaires de fiche suiveuse, etc.) dans la
liste de documents SEAL Systems.
– Récupération de la liste des FID liées aux ordres de fabrication, de
maintenance et commandes d‘achats (ou appels d‘offres).
– Transfert de la liste des documents vers SEAL DMS Repro
– DMS Repro Server collecte les fichiers et génère le bordereau d‘envoi
– PLOSSYS netdome génère les fichiers imprimables et soumet les
fichiers vers les moyens d‘impression

⇒ Créer des dossiers complets d‘achat, de production et de

maintenance en un seul clic (avec estampillages et
numérotation de page).

⇒ Vos dossiers de documents rapidement et de manière

sécurisée.

Document Input Management & Document Output Management 18

 SAP PM : Diffusion de dossiers de maintenance avec SEAL Systems

Sélection du numéro d‘ordre

Formulaires
Fonction d‘impression

FID liées
Définition desaux opérations
paramètres de (outillage)
diffusion
FID liées aux équipements
Sélection FID
des liées
formulaires
aux postes techniques

Liste de documents SEAL Systems

Document Input Management & Document Output Management 19

Société
Document Input Management
Document Output Management
Process Integrated Document Distribution
Add Ons pour EASY DMS, cFolders & spool SAP
Architecture
Bénéfices
Fonctions SEAL Systems additionelles intégrées

• Diffusion de documents, non seulement pour SAP DMS, mais

aussi pour :

– EASY DMS

– cFolders

– Records Management

• Solution de Document Output Management pour le spool

SAP (Intégration BC-XOM)

Document Input Management & Document Output Management 21

Société
Document Input Management
Document Output Management
Process Integrated Document Distribution
Add Ons pour EASY DMS, cFolders & spool SAP
Architecture
Bénéfices
 Architecture

CAD
CAD
CAD
CAD DMS
DMS View
View
CAD
CAD DPF4Convert
CAD DMS-CRFC
DMS-CRFC DPF4Convert
Windows CAD Desktop
Desktop
Windows
Files
Files

MM SD PP ERP PM ...
EASY
EASY DMS
DMS DMS
DMS Loader
Loader
DVS
DVS
mySAP DMS-BOM
DMS-BOM DMS-SDD
DMS-SDD DMS-PRO
DMS-PRO DMS-PUR
DMS-PUR DMS-PM
DMS-PM ...
... RM-Loader
RM-Loader

Records
Records
DMS-Repro
DMS-Repro GUI
GUI RM-Print
RM-Print RM-View
Management
Management RM-View

cFolder
cFolder SEALSYSTEMS
DPF4cFolders
DPF4cFolders cProject
cProject
SAP
SAP Spool
Spool DPF4BC-XDC
DPF4BC-XDC
BC-XDC
BC-XDC
cFolders
cFolders BC-XOM
BC-XOM
Export/Print DVS
DVS Repro
Repro
Export/Print

s
– Setprinting – Graphics format conversions
PLOSSYS – Watermarking – printing/ device control
netdome – Scaling – Operating/ Spooling ...

Impressions de documents sur imprimantes / traceurs Diffusion électronique de documents CD-Archive, Mail, Portail ...

Document Input Management & Document Output Management 23

 Architecture

• Intégration de fonctions de reprographie dans SAP R/3 via

– Nos propres objets SAP

• Requête de sortie, liste de documents et liste de destinataires

– Nos propres fonctions BAPI

• La solution s’appuie sur les mécanismes de sécurité SAP

• A partir de la version 4.0B jusqu’à ECC 6 (BAPI et interface CPIC)

• Compatible KPRO

Intégrations
Intégrations pour
pour mySAP:
mySAP: Fonctions
Fonctions standards
standards et
et complémentaires
complémentaires

Document Input Management & Document Output Management 24

 Architecture

• Les utilisateurs restent dans l‘environnement SAP GUI

• Toutes les interfaces, objets et extensions fonction l‘objet

d‘ordres de transport

• Fonctions BAPI pour une intégration rapide de programmes

spécifiques clients

• Interface pour les systèmes d’archivage externes (COI, Easy,

IXOS etc.)

Intégrations
Intégrations pour
pour mySAP:
mySAP: Fonctions
Fonctions standards
standards et
et complémentaires
complémentaires

Document Input Management & Document Output Management 25

Company Profile
Document Input Management
Document Output Management
Process Integrated Document Distribution
Add Ons pour EASY DMS, cFolders & spool SAP
Architecture
Bénéfices
 Bénéfices

• Moins de papier par une diffusion électronique de documents.

• Plus économique par une impression directe plutôt que par un

service de reprographie.

• Optimisation des processus : Utilisation de mySAP PLM pour

diffuser vos documents liés à des processus métiers SAP.

• Résultats visibles pour toute l‘entreprise via une solution

standardisée.

Intégrez vos documents techniques dans SAP via les intégrations

SEAL Systems pour mySAP PLM

Document Input Management & Document Output Management 27

 Bénéfices

• Migration sécurisée de documents d‘un système externe vers

SAP DMS

• Création automatique de formats pérennes au changement de

statut du document dans SAP DMS

• Intégration dans vos processus métiers :

– Génération automatique de documentations techniques

– Impressions de dossiers complets (dossiers de fabrication,

dossiers d‘achats, dossiers de maintenance, ...)

“Si vous avez déjà une infrastructure R/3, le coût

de mise en place de tous les composants SAP DMS est réduit -
Le retour sur investissements est donc très rapide ”.
E. Klöhn, Chef de projets RWE Rheinbraun.

Document Input Management & Document Output Management 28

Bénéfices

+ Permet de compléter votre système SAP pour lui offrir toutes les
fonctions de gestion et de diffusion de documents techniques
+ Intègre ces documents dans tous vos processus métiers SAP

+ Mise en production en quelques semaines de la solution complète

+ Crée de la visibilité dans vos projets PLM

+ Acceptation des utilisateurs (intégration dans l’environnement SAP)

+ Retour sur investissement rapide.

Document Input Management & Document Output Management 29

 SEAL Systems – La différence

• De nombreux clients et projets

• Vaste gamme de produits

• Des solutions certifiées SAP

• Une équipe très expérimentée

• 25 ans d‘expérience

• Intégrations très étendues dans SAP

SEALSystems
SEAL Systems––No.
No.11pour
pourla
ladiffusion
diffusionde
dedocuments
documents
dansSAP
dans SAPDMS
DMS

Document Input Management & Document Output Management 30