Numro 122 Mars 2012

La Pratique des Affaires en Chine

Par Dezan Shira & Associates

Contrle Interne et Audit

Dans Ce Numro
Contrle Interne et Audits dans le contexte Chinois La Rglementation du Contrle Interne et des Audits en Chine Audits Oprationnels: Leons pour le Contrle Interne Contrle Interne et Prvention des Fraudes: La Check-list

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Bienvenue dans le Numro de Mars de China Briefing

lors que de plus en plus dentreprises confrent la priorit de leur stratgie dexpansion la Chine, les mthodes chinoises inefficaces de contrle interne ne reprsentent plus une option. Dans ces circonstances, ce numro de China Briefing est ddi la comprhension des mthodes efficaces de contrle interne en Chine et du rle des audits dans la dtection et la prvention des fraudes. Dans ce Numro: Contrle Interne et Audits dans le contexte chinois La rglementation chinoise du Contrle Interne et des Audits Audits Oprationnels: Leons pour le Contrle Interne

Contrle Interne et Prvention des Fraudes: La Check-list Chaleureusement,

Samantha L. Jones, Rdacteur en Chef, Asia Briefing editor@china-briefing.com

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Luvre en couverture de ce numro, Porte de train (Acrylique sur toile, 60*80 cm, 2010) est due Liu Weijian (n en1981). ShanghART Gallery et Liu Weijian, tous droits rservs. ShanghART Gallery, 50 Moganshan Rd., Bldg 16&18 Shanghai, Main Space (10h-18h), H-Space (13h-18h), +86 (21) 6359 3923. www.shanghartgallery.com

Contrle Interne et Audit dans le Contexte Chinois

[ Par Samantha L. Jones, Dezan Shira & Associates ]

n priodes dincertitude conomique aggrave, la sensibilit des dirigeants aux risques de fraude et la valeur accorde au contrle interne dans la prvention des fraudes saccentuent. Dans une tude globale rcente mene par Deloitte, la plupart des dirigeants envisageaient de renforcer le contrle interne en 2012. Les spcialistes rappellent aux petites et moyennes entreprises (PME) que le contrle interne et les audits ne sont pas le fardeau des grands. La fraude aux emplois fictifs (un employ inexistant sur la paye, et dont le salaire savre tre vers sur le compte dun employ ou dun proche), par exemple, peut concerner des entreprises ne comptant que 20 salaris. Les fraudes sont souvent plus faciles, bien que moins rentables, dans les petites entreprises , explique Bob Youill, spcialiste des fraudes et directeur de FTI Consulting. De nombreuses PME ne disposent pas de mthodes effectives de contrle interne et nenvisagent pas la possibilit dune dtection lors d un audit. Le contrle ne varie pas gographiquement ; les mthodes efficaces en Chine sont similaires celles qui prvalent New York ou Milan. Toutefois, quand les activits, dissimules par la barrire linguistique et un environnement conomique opaque, ont lieu lautre bout du monde, les procdures de contrle interne passent de simple aide la performance une ncessit de survie. Le contexte chinois comporte des risques accrus de violation de certains principes et une comprhension diffrente de la mise en uvre des procdures de contrle et daudit internes. Ceci reprsente un dfi particulier pour les entreprises soumises un code dthique et

Comme les clignotants du tableau de bord et le contrle technique, un contrle interne efficace est assur la fois par un suivi permanent et des valuations indpendantes.
des rglementations trangres imposs la socit-mre, comme la loi amricaine sur les pratiques de corruption ltranger (Foreign Corrupt Practices Act ou FCPA) [ pour plus dinformation sur le sujet, consulter le numro de mai 2011 de China Briefing]. Aux objectifs mentionns ci-dessus on peut ajouter la protection de lactif, les appropriations abusives de lactif constituant lessentiel des problmes engendrs par un mauvais contrle interne. Comme les warnings dun tableau de bord et le contrle technique, un systme efficace de contrle interne consiste en un suivi permanent et des valuations ponctuelles. Mener une due diligence pralablement lacquisition dune entreprise ou lembauche dun cadre dirigeant ne constituent quune prcaution ponctuelle et prventive. Une voiture qui a pass le test dans le showroom ne fonctionnera toujours parfaitement. Laudit interne value lefficacit de la gestion du risque, le niveau de contrle et les procdures de gouvernance dun point de vue systmatique et rationalis.

Dfinitions du contrle Interne et de lAudit.

Laudit et le contrle interne vont de pair, le premier constituant une valuation de la qualit des processus tablis par le second. Les procdures de contrle interne servent garantir raisonnablement la ralisation de trois objectifs : 1. Lefficacit et la rentabilit des activits. 2. La fiabilit de linformation financire. 3. La conformit aux lois et rglements en vigueur.

China Briefing

Contrle Interne et Audit dans le Contexte Chinois

La procdure de Contrle Interne.

Le contrle interne est une procdure mise en place par le conseil dadministration de lentit et les cadres, destine soutenir les trois objectifs suivants :

1. 2. 3.

Efficacit et rentabilit des oprations. Fiabilit de linformation financire. Respect des lois et rglementations en vigueur.

En plus des objectifs ci-dessus la protection des actifs, lappropriation frauduleuse des actifs demeure la consquence la plus rpandue dun mauvais contrle interne.

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Un message clair de la direction sur le srieux des responsabilits

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Suivi
Continu valuations spares

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Les individus comprennent leur rle dans le systme du contrle interne, ainsi que leur relation aux tiers. Moyen de communiquer et faire remonter linformation clef. Communication efficace avec les tiers (clients, fournisseurs, lgislateurs, actionnaires).

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Contrle des Activits

Rglements et procdures (au sein de lorganisation) pour garantir la mise en place effective des directives de la direction Comprend : les approbations, autorisations, vrifications, rconciliations, valuations de la performance, scurisation des actifs et sparation des comptences

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fo r

valuation du Risque
Identification et analyse des risques portant sur latteinte des objectifs, prenant en compte les changements du contexte de lactivit

Contrle de lEnvironnement
Intgrit, thique et qualification des salaris de lentit Philosophie de gestion et des oprations Mthode dattribution des responsabilits et autorits, dorganisation et dveloppement des ressources humaines vigilance et direction du conseil dadministration

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China Briefing

Source : American Institute of CPAs

Les procdures de contrle interne de toute entreprise doivent crotre avec le risque, comme les nouvelles rglementations sur les nouveaux marchs, les risques de rputation sur les rseaux sociaux, et les risques lis au dveloppement des technologies de linformation en gnral. Les audits internes sont considrs comme moins efficaces dans lidentification des risques mergents en Chine quau niveau global (les personnels informs des risques ne font pas remonter linformation), selon une tude de la mi 2011 de PWC Hong Kong.

Un audit interne commandit directement par le sige constitue le meilleur moyen de dcouvrir et prvenir les fraudes dans les entits chinoises pour de nombreuses raisons. Tout dabord et avant tout, parce quun audit interne commandit par lentit chinoise elle-mme ne sera prsent qu lentit. Une fraude dcouverte au niveau local ne sera pas ncessairement rapporte au sige. Ronin Lin, auditeur au bureau de Shanghai de Dezan Shira & Associates rapporte que, dans une affaire rcente, une fraude significative au niveau du dpartement commercial (comprenant des fausses factures) tait volontairement ignore au niveau local, dans la mesure o le dpartement se portait bien. Comme lentit locale avait commandit laudit interne, les auditeurs nont pas rapport la situation au sige social ltranger. Un audit de lentit chinoise commandit par le sige social comporte galement lavantage de maintenir la confiance entre excutif et employs locaux. Dans la mesure o les dirigeants locaux nont pas commandit laudit, il nindique pas une crise de confiance. Bien que la responsabilit de la mise en place et du suivi du contrle interne de lentit incombe aux dirigeants, le recours un prestataire de services professionnel peut mettre jour des faiblesses systmiques. Les professionnels de laudit interne jouissant dun regard global sur lentreprise peuvent jouer un rle crucial dans le renforcement long terme des procdures de contrle dune socit. En plus des obligations lgales, les audits revtent des formes multiples.

Nous suggrons en gnral nos client de mener lun des deux contrles suivants : soit un house check soit un full scope, explique Ronin Lin, avec le house check, nous passons tout en revue selon une check-list de contrle interne et nous tentons dvaluer la mesure du contrle des risques dune organisation.
Ceci implique que lorganisation a dj mis en place un protocole de contrle interne et que linformation financire de lentreprise reflte la ralit. Ce type dassurance, qui ncessite nettement moins dargent et dnergie permettra de dterminer si un full scope est ncessaire.

Contrle Interne et Audit dans le Contexte Chinois

quailleurs, offrant une grande marge de manuvre aux les fraudes. De plus, lapproche choisie par les entreprises pour faire face la question des fraudes en Chine peut diffrer de celle employe dans dautres pays. Les sanctions prises aprs la dcouverte dune fraude sont moins svres, ce qui reprsente un encouragement supplmentaire. La fraude en Chine revt des formes variables, du petit larcin en caisse des fraudes extrmement sophistiques qui se calquent sur la structure oprationnelle elle-mme. Les contrles internes destins protger la proprit intellectuelle reprsentent un enjeu croissant, dans la mesure o de nombreuses entreprises en Chine sont passes dun modle de simple production un modle o la valeur ajoute rside dans la proprit intellectuelle. Les risques augmentent avec la complexit de la structure organisationnelle. une entreprise commerciale (entreprise capitaux trangers ou FICE) ne requiert quun systmes basique de contrle interne, les organisations recourant beaucoup de marketing et ou traitant avec de nombreux intervenants et une chane de valeur complexe sexposent des risques accrus de fraude, selon Ronin Lin. Dans les faits, mme dans le modle le plus simple, les comportements inappropris qui ne sont pas mis jour par les audits internes peuvent tre dissimuls profondment dans lentreprise. Un audit interne rcent a ainsi dcouvert un contrat de location la socit de lune de ses rsidences par un grant de joint-venture (sans la moindre mise en relation des implications pour les activits de lentreprise). Ce dirigeant tait lun des actionnaires majoritaires de la socit, mais cela va sans dire, le seul au courant de ces contrats de location.

Les risques de fraude en Chine.

Face aux nombreux cas trs mdiatiss de fraudes haut niveau dans les entreprises chinoises ces dernires annes, de nombreuses personnes se sont interroges sur la spcificit du risque de fraude en Chine. La rponse la plus courante semble tre, oui, mais non Toutefois, les opportunits de fraudes en Chine sont souvent plus importantes que dans dautres localisations, les transactions tant plus opaques et la barrire linguistique importante. la fraude tant avant tout le produit de laction dhumains agissant dans leur propre intrt, certains aspects de la culture des affaires en Chine ont un impact considrable sur la prvention des fraudes. Les contrats en Chine ont moins dautorit

Fraude Haut niveau de risque pour les Entreprises bases en Chine

Chane dapprovisionnement
Achats de matires premires des prix suprieurs en raison dune relation inapproprie entre les personnels charg des fournitures et des fournisseurs. Traitement inappropri des dchets. Fausses factures de TVA Mauvais contrle des stocks.

Paye

Ventes

Diffrences entre les salaires perus et les salaires contractuels Survaluation et mauvaise attribution des contributions sociales Emplois fictifs Remboursements non autoriss Non-versement des taxes et des prestations de scurit sociale.

Ventes perte ou en dessous des cots en raison dune relation inapproprie entre le salarie et les acqureurs. Versement de commissions non autorises aux amis des salaris. Manquement aux procdures dappels doffres.

Contrle Interne et Audit dans le Contexte Chinois

La prvention des Fraudes en Chine.

On nassiste pas une explosion dhonntet en Chine. En revanche, le degr de tolrance des fraudes aussi bien dans les entreprises chinoises et trangres au niveau local sabaisse, explique Bob Youill. Nous avons eu des chos que Pkin demandait aux grandes entreprises chinoises de se reprendre en main et nombreuses se tournent vers des socits de conseil internationales pour les assister dans leurs enqutes internes. Ceci survient dans un contexte dinvestissements internationaux locaux et chinois dans lesquels de nombreuses entreprises chinoises se sont fait escroquer significativement . De plus, nous assistons une monte de lintrt pour la prvention des fraudes, notamment pour couvrir les cots associs aux investigations et pertes, particulirement de la part des entreprises chinoises. Pour les entreprises capitaux trangers en Chine, ceci implique une vigilance accrue dans le renforcement du mcanisme de contrle interne prventif. Bob Youill suggre denvisager la prvention des fraudes selon lapproche du triangle de la fraude opportunit, motivation et rationalisation. Le contrle interne est destin limiter les opportunits de fraudes. Un exemple clef rside dans le renforcement de la scurit physique des stocks, non pas au niveau des inventaires, mais du systme de suivi des entres et sorties.

Par exemple, lemploy dun fabricant de confection bas en Chine qui commandait dimmenses quantits de tissus tiquetait faussement les bons matriaux comme du dchet et les revendait bas prix une autre entreprise qui fabriquait des contrefaons. Un bon systme de scurit physique peut servir de prvention de toute activit frauduleuse destine couvrir les mouvements non autoriss de biens hors de lentreprise , explique Youill. Le recrutement reprsente une des zones explorer dans le cadre de la prvention de la motivation. Un examen des antcdents prcdant lembauche devrait tre men pour tous les postes sensibles, cest--dire situs dans la zone de fraude potentielle .

signer un pr accord de licenciement avec lemploy. Si un employeur prospectif demande un candidat pourquoi il a quitt son poste, il pourra voquer un vague accord de licenciement. Ainsi, une investigation discrte peut rvler les raisons relles du licenciement. Langle de la rationalisation est le plus difficile aborder. Toutefois, on doit considrer les questions dapprovisionnement et des fournisseurs qui grent des marges trs rduites. Dans la mesure o ceux-ci se trouvent dj dans la zone de fraude potentielle , un examen approfondi peut dterminer si les employs en charge des approvisionnements agissent dans lintrt de lentreprise et si les fournisseurs respectent leurs obligations contractuelles. Pour plus de conseils sur lvaluation et la prvention des fraudes, se rfrer la check-list qui figure la dernire page de ce magazine.

Les zones potentiel de fraudes comprennent toutes les positions de cadre dirigeant dans les fonctions financires et dapprovisionnement, ainsi que les ventes, fournisseurs, marketing, entreposage et distribution.
Les investigations de pr embauche constituent dfi en Chine car le droit du travail est en faveur des employs, et si une entreprise dcouvre un comportement frauduleux, elle devra envisager de se protger de poursuites potentielles et

Pour plus dinformation sur le contrle interne et les audits, merci de contacter Dezan Shira & Associates par mail china@dezshira.com ou rendez-vous sur www.dezshira.com.

Audit Interne : Les 5 prochaines annes

IIAs Global Internal Audit Survey, 2010

Relchement
Audits oprationnels Audits de conformit Audit des risques financiers Investigation des fraudes valuation des contrles internes

Accent sur
La gouvernance dentreprise La gestion des risques Les valuations stratgiques Les audits dthique Le passage lIFRS (International Financial Reporting Standards)

Bien que globalement, les auditeurs ont tendance se focaliser sur les risques pour lentreprise et la stratgie sur trois ans, les audits internes en Chine sont toujours bass sur les questions rglementaires, selon ltude de 2011 de PWC Hong Kong.

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Cadre juridique des Contrles Internes et Audit en Chine

[ Par Eunice Ku, Dezan Shira & Associates ]

es tentatives de contrle et daudit interne en Chine sont souvent critiques pour leur focalisation exclusivement juridique, contribuant peu aux activits, et privilgiant la forme sur le fond. Ceci nest pas du, toutefois, un vide juridique dans le pays. La Chine dispose dun cadre juridique des audits et du contrle interne relativement nouveau par rapport reste du monde et en pleine volution.

Les textes dapplication.

Pour la mise en place du standard de base, en avril 2010, cinq entits gouvernementales c h i n o i s e s o n t a d o p t l e s Te x t e s dapplication pour le contrle interne des entreprises (Supporting Guidelines for Internal Contrle of Enterprises)(Caikuai [2010] No.11). Les textes dapplication consistent en trois lignes directrices. Directives dApplication. Guides dvaluation Guides dAudit Les textes dapplication requirent des socits cotes et des grandes entreprises prives auxquelles sapplique le standard gnral de divulguer un rapport annuel dautovaluation sur lefficacit de leur contrle interne, et dengager un cabinet daudit et publier un rapport sur lefficacit du contrle interne de linformation financire. Les textes dapplication mentionnent 18 points pour les entreprises devant instituer des mcanismes de contrle interne, ainsi que des dfinitions et exemples (se rfrer au tableau ci-joint), et les guides dvaluation offrent un modle dvaluation exhaustive de llaboration et de la mise en uvre du contrle interne. Ces lignes directrices sont en gnral alignes sur les rglementations internationales. Enfin, en plus de la partie concernant laudit des textes dapplications du standard, la Chine dispose dun grand nombre de lois et rglements sur ce sujet.

de base, des codes de conduite pour les auditeurs, et des rgles et directives spcifiques aux pratiques daudit interne, dont la promulgation en 2003 de la Rglementation sur les Audits Internes (Internal Audit Regulations). Lune des diffrences significatives du cadre rglementaire des audits internes chinois par rapport aux contreparties internationales porte sur la dfinition plus troite et focalise sur laudit. LIIA dfinit les audits internes comme: une activit de conseil indpendante, objective, destine apporter de la valeur et amliorer les oprations de lorganisation (qui) aide lorganisation accomplir ses objectifs par lapport dune approche systmatique, discipline pour valuer et amliorer lefficacit de la gestion et du contrle des risques et les procdures de gouvernance. En revanche les rglementations chinoises dfinissent laudit interne comme: une activit consistant en une supervision indpendante et une valuation de lauthenticit, de la validit et des bnfices fiscaux et financiers et des frais de lactivit conomique de lentreprise et de ses entits affilies, afin de mettre en valeur et renforcer sa gestion et la ralisation de ses objectifs conomiques . Si les auditeurs internes doivent examiner et valuer la gestion des risques et lefficacit des systmes contrle interne, la dfinition de lIIA est beaucoup plus large que celle des rglementations chinoises ; celles-ci sont plus concentres sur lamlioration du contrle et de la gestion des risques et les procdures de gouvernance.

Contrle Interne

Le Standard gnral

Le SOX chinois, la version chinoise de la loi Sarbanes-Oxley de 2002 (la loi fdrale amricaine qui augmente les exigences de contrle des risques afin de prvenir les scandales financiers comme Enron et Worldcom), a t adopt 2008, et les textes dapplication en 2010. Les Standards de Base du Contrle Interne des Entreprises ( Basic Standard for Enterprise Internal Control (Caikuai [2008] No. 7)), dits les standards gnraux, refltent leur contrepartie amricaine sur de nombreux points, dans la mesure o ils sont destins amliorer la qualit de linformation financire des entreprises cotes. Les textes dapplication sappliquent aux entreprises cotes sur les marchs locaux et ltranger depuis le 1er Janvier 2011, et aux entreprises cotes sur le premier march des bourses de Shanghai et Shenzhen (Shanghai Stock Exchange et Shenzhen Stock Exchange ) depuis le 1er janvier 2012. Les PME et les entreprises cotes sur le March de Croissance des Entreprises (Growth Enterprise Market) devront adopter ces rglementations plus tard. Les grandes socits prives ne sont quencourages adopter ces rglementations.

Audit Interne

La Chine a rejoint lInstitute of Internal Auditors (IIA) en 1987 et cre le Chinese Institute of Internal Auditors la mme anne. Depuis, le pays a graduellement mis en place le cadre dun systme standard daudit interne en promulguant des guides

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Cadre juridique des Contrles Internes et Audit en Chine

Le SOX Chinois Aspects du Contrle Interne (et Exemples)
Structure organisationnelle. Stratgie de Dveloppement. Ressources Humaines Responsabilit sociale. Assurer que la prise de dcisions, lexcution et la supervision sont spars et quilibrs Conduite rgulire dune valuation globale de lefficacit et de la performance de la structure oprationnelle et des oprations. Mise en place dun comit de stratgie cadre de gestion des stratgies de dveloppement et de formulation dune proposition de stratgie de dveloppement mise en place aprs adoption suite dlibration du conseil dadministration et laccord lors de lassemble gnrale des actionnaires. Formuler des plans sur les besoins en ressources humaines et valuer rgulirement leur excution. Mise en place dun systme de scurit au travail strict, dun contrle et dune inspection de la qualit rigoureux. Raliser des conomies dnergies et remplir les obligations de rduction des missions. Mettre en place un systme de rmunration et dincitation des salaris. Assurer le repos et les vacances des employs. Dvelopper activement une culture dentreprise et un mcanisme dvaluation focalis sur la faon dont les directeurs, superviseurs, cadres et autres membres de la direction remplissent leurs devoirs dans la construction de la culture dentreprise et dont les employs sidentifient aux valeurs de fond de lentreprise. Sur la base de son systme de collecte de fonds et de planification, des bauches de projets de leves de fonds, spcifier les objectifs, montants et structures des fonds collecter, les mthodes et mener une valuation des cots et risques des leves de fonds. Placer les activits dapprovisionnement sous le contrle de la direction centrale et viter le recours trop de fournisseurs ou un systme dapprovisionnement dcentralis. Adoption de systmes labors et standardiss de gestion des stocks Mis en place dun systme dinventaire post comptable Renforcer les tudes de march et ajuster dynamiquement les stratgies de ventes aux volutions du march Renforcer la gestion des crances douteuses ou irrcouvrables Pour les crances douteuses irrcouvrables en partie ou totalit, lentreprise doit clarifier les rasions et les responsabilits et prendre en charge les problmes selon les procdures dexamen et dapprobations conformes aux mthodes comptables de Chine Mise en place dun systme de protection des avances de la recherche et renforcer la gestion des brevets, technologies non brevetes, secrets professionnel, ainsi que les divers schmas confidentiels et autres donnes issus des processus de R&D Mise en place dun systme dvaluation de lactivit de R&D pour renfoncer le suivi des programmes Dsigner un dpartement spcifique central grant les projets dingnierie Choix des sous-traitants et des entits de supervision des projets dingnierie sur la base du mrite par un systme dappels doffres ouvert. Dsigner un dpartement responsable des activits de garantie, de la conduite des investigations de lignes de crdit et dvaluation des risques des candidats et production de rapports crit sur les rsultats de lvaluation Mise en place dun systme de garantie responsabilisant les dpartements et personnels qui commettent des erreurs de dcision lies aux garanties ne passent pas par le systme dvaluation collective ou narrivent pas grer les oprations comme requis. Mise en place et amlioration des systmes de gestion des sous traitances, spcification du champ, de la faon, des conditions, procdures et mise en uvre de la sous traitance, clarifier les devoirs et responsabilits de chaque dpartement et fonction et renforcer les mthodes de suivi de la chane de sous traitance. Tenue de runions rgulires sur linformation financire et utiliser pleinement linformation exhaustive des rapports financiers pour mener une analyse approfondie des oprations et de la gestion et des problmes de lentreprise, et amliorer en continu la gestion de lentreprise et ses activits Crer un comit de gestion du budget pour accomplir les devoirs du budget au sens large. Prparer annuellement un budget exhaustif adhrant la stratgie de dveloppement et un plan de dveloppement de la production et des activits par la prise en compte de lenvironnement rglementaire, du march et des autres facteurs pour la priode du budget. Dsigner un dpartement centralis de gestion des contrats, spcification des procdures et conditions de la rdaction des contrats, de leur examen et approbation, de leur ralisation et des autres aspects, et conduite dexamens et valuations Mise en place dun systme de mesure de la performance des contrats, analyse et valuation de la situation et de la performance de chaque contrat au moins une fois par an la fin de lexercice. Cration dun systme rigoureux de reporting interne, utiliser pleinement les technologies de linformation, renforcer lintgration et le partage de linformation pour crer un rseau scientifique de reporting Utiliser efficacement les rapports internes dans lvaluation des risques, lidentification effective et systmique des risques internes et externes dans les activits de production et oprationnelles et dterminer les stratgies de gestion des risques pour raliser un contrle effectif Dsignation dun dpartement centralis charg de la mise en place dun systme dinformation. Renforcement de la gestion des informations et des quipements critiques comme les serveurs. Source: The Basic Standard Supporting Guidelines, Articles 4-18

Culture dentreprise.

Activits de levs de fonds. Activits dapprovisionnement Gestion de lactif Ventes

Recherche et Dveloppement (R&D)

Projets dingnierie

Garanties

Sous traitance

Information financire

Budget

Gestion des contrats

Communication Interne

Systme dInformation

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Audits Oprationnels: Leons pour le Contrle Interne

[ Par Zvi Shalgo, PDG, PTL Group ]

endant les trente dernires annes, le foss technologique entre les biens locaux et trangers a compens le manque srieux en termes de gestion et dinfrastructures des entreprises capitaux trangers en Chine, mais ceci nest dsormais plus le cas. Actuellement, alors que march chinois devient la cible des grands acteurs et des nouveaux entrants, Chine vit une sorte un renouveau oprationnel qui place en priorit lexcellence de la gestion oprationnelle et les infrastructures. Lune des raisons primordiales des audits oprationnels en Chine rside dans la barrire linguistique qui empche les grants bass en Chine de transmettre au sige social une information exhaustive et prcise des oprations de terrain. De fait, la plupart des informations transmises ne sont pas bases sur des sources multiples mais sur la traduction des opinions dun grant ou dun partenaire local. De plus, le dveloppement de cycles damlioration en interne ncessite une ouverture aux critiques constructives et une intervention multidisciplinaire peu rpandues chez les cadres chinois. Un audit oprationnel peut contribuer surmonter le dficit dinformation et construire un pont entre les barrires culturelles en Chine pour tablir un systme quilibr et renforcer le contrle interne. Les audits purement financiers ou juridiques ne suffisent pas valuer le contrle interne, dans la mesure o ils sont bass sur les donnes volontairement communiques par lentreprise. Un audit oprationnel est la clef de la fiabilit de ces donnes. Les audits oprationnels peuvent rvler des comportements pouvant affecter

drastiquement une entreprise et ne seraient pas dcouverts autrement, comme: Les employs ayant sign un contrat de travail lgal mais qui ne satisfont pas la description de leur poste, voire pire, des contrats fictifs. Des pertes lors de la production visibles en usine mais qui ne sont pas enregistres comptablement. Utilisation des ressources de lentreprise enregistre en comptabilit mais qui nont pas lieu De plus, une communication amliore entre dpartements et une confiance accrue dans les gestionnaires sont les fruits dun audit oprationnel efficace. Dans cet article, nous soulignerons les cinq leons retenues lors des audits oprationnels pour ltablissement de contrles internes efficaces: 1. Sassurer dun transfert actif et fiable des connaissances 2. I n v e s t i r d a n s l e s p r o c d u r e s d e vrifications lors du recrutement 3. Systmatisation des procdures internes 4. Garder lil sur les canaux de distribution 5. prioriser la prvention des pertes Trs souvent, des dpartements du sige supervisent les activits de la filiale Chine, mais lexcution du plan est confie un seul cadre et limplication des autres cadres diminuera au fur et mesure. La bonne excution dun plan doit assurer que le directeur gnral (General manager ou GM) joue le mme rle en Chine quailleurs et que ses subordonns disposent des qualifications professionnelles requises. La visite de professionnels trangers permet de crer des mcanismes de contrepoids adapts la ralit de la Chine tout au long de la chane dcisionnelle des organisations. De plus, ces professionnels doivent tre personnellement responsabiliss sur la qualit des mcanismes de contrle interne quils mettent en place.

Sassurer dun transfert actif et fiable des connaissances

Un phnomne notable dans pratiquement tous les audits oprationnels rside dans le dcalage surprenant dans lexcution des flux de contrle entre la maison mre et la filiale chinoise. Logiquement, lors doprations loin du sige, un effort particulier devrait tre port pour augmenter les contrles. De fait, dans la plupart des business plans pr pntration, les PME particulirement allouent des ressources insuffisantes au transfert du contrle de gestion et des mthodologies.

Investir dans les investigations lors du recrutement

Les cadres suent sang et eau tablir des mesures de contrle prventives, mais ne consacrent souvent que quelques heures valuer la capacit dun candidat appliquer ces mesures et flux.

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Audits Oprationnels: Leons pour le Contrle Interne

Pour les PME, la perte dun cadre dans les 2-3 premires annes de la pntration peut avoir des consquences dvastatrices. Les ventes en Chine, particulirement au cours de la phase de pntration, dpendent plus du relationnel que de la marque et tout repose sur le cadre. Selon ces rgles du jeu, il ne faut jamais sous-estimer limportance du processus dvaluation initiale des cadres clefs. De nombreux checs sont dus lincomptence du cadre de faire face aux changements induits par la croissance oprationnelle ou le changement dorientation de sa fonction, son incapacit dlguer et dvelopper des subordonns, une focalisation sur le court terme au dtriment de perspectives plus large, un besoin dindpendance li lego, pour ne citer que quelques raisons. Ces incapacits et tendances sont difficiles identifier lors dun entretien dembauche classique, mais peuvent tre dceles par des valuateurs professionnels. Les tests de masse informatiss reprsentent en Chine un nouvel outil dvaluation de larges cohortes cots relativement rduits. Ces tests sont faciles utiliser et comprennent un test de crdibilit hrit des organisations de scurit. Les rsultats de ces tests peuvent mettre jour les faiblesses dun candidat et linterviewer dy concentrer son temps limit. Ces tests peuvent permettre des conomies significatives durant les recherches pour prioriser les candidats. procdures. De nombreuses PME hsitent en raison des cots et surtout des tracas lis la formation et ladoption de nouvelles mthodologies, mais de tels projets reprsentent une chance de restructurer le flux de gestion dune entreprise de faon dtaille, de dlguer de nombreuses activits aux subordonns, dinterconnecter les flux de dcisions et de minimiser les zones dombre. La mme logique prvaut quand une PME instaure des procdures comme les tableaux de bord ( balance scorecards ) ou le strategic mapping. Ceci permet un nouveau niveau de coordination et de communication entre dpartements et cadres qui avaient auparavant tendance attendre les instructions pour prendre lassurance de devenir des leaders. Bien que cet exemple ne semble pas concerner directement le systme des contrepoids du contrle interne, il est essentiel dencourager les cadres intermdiaires mettre des ides sur lamlioration des processus, ce qui reprsente un grand pas dans la construction dune opration dote dun bon contrle interne. Aucun audit juridique ou financier ne peut prdire le risque quun commercial quitte lentreprise avec une partie de ses contacts, mais un audit oprationnel permet didentifier une centralisation des canaux de distribution et de focaliser lattention sur la structure des ventes et lexcution dobjectifs non financiers (NDO ou nondollar objectives).

Priorit la prvention des pertes

Autrefois assimile une activit criminelle plutt qua une gestion prventive, dans de nombreux cas, la responsabilit de la prvention des pertes incombe aux personnels de scurit, ce qui en rduit significativement lefficacit. Les cabinets de conseils professionnels peuvent analyser les pertes par dpartement, mettre en place des systmes de prvention des pertes et aider lentreprise mettre jour ses flux de gestion et rduire les pertes. Avec une planification soigne, un dpartement de la scurit peut devenir un centre de profit et non plus un centre de cots .

Considrations finales

Garder lil les canaux de distribution

Systmatiser les procdures de Contrle Interne

Alors que les pressions du march Chine sont similaires celle du reste du monde, lenvironnement juridique plus flou et la culture des affaires ont tendance permettre ces pressions de gnrer plus de comportements non thiques. Ceci prvaut particulirement pour les canaux de distribution. Avec la croissance de lentreprise, les distributeurs ont tendance sassocier aux commerciaux pour carter les autres distributeurs. Le commercial na qu dclarer le nouveau contrat au nom dun sous-distributeur pour canaliser les paiements vers le nouveau partenariat et sapproprier une activit gnrant des bnfices importants. La possibilit de mettre en place une telle escroquerie en Chine est assez leve, car la plupart des cadres dirigeants trangers entretiennent des contacts limits avec les commerciaux. Lors de la phase de pntration, une expansion rapide par la multiplication des canaux de distribution est la clef du succs et de tels partenariats peuvent entraver le dveloppement de lentreprise.

La mise en place dun contrle interne efficace requiert la mobilisation de nombreuses ressources et du temps, mais les entreprises ne sont pas seules face aux dfis en Chine. Un autre aspect du renouveau oprationnel en Chine rside dans laugmentation de loffre de services oprationnels. Les prestataires de services peuvent aider les entreprises en Chine maximiser leurs ressources pour tablir une gestion oprationnelle et des infrastructures efficaces dans de nombreux dpartements, dont les approvisionnements, les ressources humaines, la logistique, la gestion du back office et la fabrication.

Les efforts de systmatisation des procdures de contrle interne seront rentables long terme en termes de limitation des risques oprationnels. Le retour sur investissement des systmes de gestion ne se mesure pas quen chiffres, mais dans ltablissement dune culture systmatise base sur un bon contrle interne. Comme la culture locale se caractrise par lattente dinstructions plutt que linitiative, lentreprise doit laborer des plans clairs et faire en sorte que les instructions arrivent temps aux employs concerns. Une faon de faire passe par le recours des systmes de gestion informatiss comme ERP, WMS ou CRM pour structurer les

www.PTL-Group.com

Zvi Shalgo est le PDG de PTL Group, qui propose des solutions de gestion, de redressement et des services industriels aux entreprises simplantant, se dveloppant ou rencontrant des difficults oprationnelles en Chine.

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Audits Oprationnels: Leons pour le Contrle Interne

Contrle Interne pour la Prvention des Fraudes: la Check-list

Lgal
Nominations lors de la constitution dune socit
Lors de la constitution dune socit en Chine, les pouvoirs confrs au reprsentant lgal, au directeur gnral ne doivent pas tre sousestims. Il faut considrer avec soin les personnes nommes ces postes, leur relation lentreprise et aux tiers. Pour les PME qui choisissent de nommer une seule personne au poste de directeurs gnral et de grant, la position de reprsentant lgal est particulirement puissante et une seule personne ne doit remplir ces trois rles. Grer les transferts entre comptes avec soin car une fois que lagent est transfr la socit aura moins de contrle. Pour les postes direc tion dans la zone de fraude potentielle finance, contrats et achats, ainsi que marketing, entrepts, sassurer quaucun comportement contraire

Financier
Mots de passe scuriss
Dans le cas de la gestion des comptes bancaires, garder le contrle du dispositif de mot de passe scuris, un petit appareil ressemblant un porteclefs qui affiche un mot de passe qui change constamment et qui est requis dans de nombreuses transactions.

Oprationnel
Contrle des inventaires
Bien que les inventaires sur les relevs et lentrept ne sont jamais identiques, il faut maintenir ceux-ci aussi proches que possible avec des inventaires rguliers. Il faut garder lil les potentielles collusions entre personnels de la comptabilit et de linventaire qui pourraient dissimuler de fraudes grande chelle.

Comptes de socit multiples

Recrutement et paye

Business License & sceaux

Dans la mesure o un grand nombre dactivit requirent le cachet original de la socit ainsi que la business License, il faut mettre en place un plan destin assurer leur accessibilits contrles. Selon les champs dactivit, la socit disposera dun sceau dentreprise, dun cachet financier pour les payements impor tants comme les salaires ou les loyers et peut tre un contrat de douane, des seaux pour les factures et les filiales. Il faut suivre qui est en charge de chacun, une seule personne ne pouvant tous les contrler. Le cachet de lentreprise, par exemple, peut permettre dembaucher dix membres de la famille dun employ mcontent qui il faudra ensuite verser des indemnits de licenciement.

Audits et contrles de la comptabilit

Faire vrifier mensuellement ou du moins chaque trimestre par un cabinet de comptables les livres de comptes, pour vrifier que tout est en ordre. Ceci ne garantit pas seulement lhonntet des personnels, mais permet aussi de grer les questions fiscales et les procdures qui peuvent profiter lactivit. Les audits peuvent tre des audits relativement simples ou au contraire exhaustifs. Les audits commandits par la maison mre sont souvent les plus efficaces car ils garantissent la remonte de linformation ltranger et permettent de maintenir un climat de confiance au niveau des cadres et personnels locaux.

lthique na entran le licenciement de la position prcdente. Aprs embauche, vrifier les inconsistances de la paye, comme les emplois fictifs qui sont verss sur le compte dun autre employ.

Achats, distribution

ventes

et

Mener des dues diligences sur les fournisseurs et distributeurs pour vrifier quils se conforment aux termes du contrat original et que le dpartement des approvisionnements agit dans l intrt de lentreprise. Faire appel une assistance externe si les commerciaux effec tuent des remises contre pot de vin ou tablissent des partenariats avec distributeurs qui centralisent les canaux de distribution.

Proprit intellectuelle
Sassurer que la de disposer de la documentation prouvant la proprit intellectuelle de la socit, dpose en anglais et chinois en Chine.
Source: Dezan Shira & Associates

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Quand votre entreprise a besoin des deux.

Conseil aux investissements directs en Chine

Assistance lgale, rglementaire, Due Diligence, scale et oprationnelle dans toute la Chine
Beijing: +86 10 6566 0088 beijing@dezshira.com Dalian: +86 411 6299 0101 dalian@dezshira.com Qingdao: +86 532 6677 5461 qingdao@dezshira.com Tianjin: +86 22 8787 7998 tianjin@dezshira.com Shanghai: +86 21 6358 8686 shanghai@dezshira.com Hangzhou: +86 571 5685 9956 hangzhou@dezshira.com Ningbo: +86 574 8733 8682 ningbo@dezshira.com Suzhou: +86 512 8686 8717 suzhou@dezshira.com Guangzhou: +86 20 3825 1725 guangzhou@dezshira.com Zhongshan: +86 760 8826 9592 zhongshan@dezshira.com Shenzhen: +86 755 8366 4120 shenzhen@dezshira.com Hong Kong: +852 2376 0334 hongkong@dezshira.com

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