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DEMARRAGE DE MERLIN ....................................................................................................... 4

LES SERVICES ......................................................................................................................... 6

2.1

Les prestations ................................................................................................................................ 6

2.2

Les forfaits ..................................................................................................................................... 10

2.3

Les tarifs spcifiques ..................................................................................................................... 12

2.4

Les abonnements .......................................................................................................................... 15

LES CLIENTS.......................................................................................................................... 16
3.1

Informations gnrales .................................................................................................................. 17

3.2

Fiches techniques .......................................................................................................................... 18

3.3

Marketing ....................................................................................................................................... 19

3.4

Historique ...................................................................................................................................... 19

3.5

Autres ............................................................................................................................................ 20

LES PRODUITS ...................................................................................................................... 21


4.1

Importer un fournisseur .................................................................................................................. 21

4.2

Crer un fournisseur ou un distributeur .......................................................................................... 22

4.3

Crer un produit ............................................................................................................................. 23

4.4

Changement des prix de vente ...................................................................................................... 24

LES COLLABORATEURS ...................................................................................................... 26


5.1

Crer un collaborateur ................................................................................................................... 26

5.2

L'horloge pointeuse........................................................................................................................ 29

5.3

Les quipes ................................................................................................................................... 30

5.4

Les Absences ................................................................................................................................ 31

LA FACTURATION ................................................................................................................. 32
6.1

Paramtrer votre ticket de caisse ................................................................................................... 32

6.2

Slectionner le client...................................................................................................................... 32

6.3

Comment facturer ? ....................................................................................................................... 34

6.4

Autres fonctions de lcran facturation ........................................................................................... 37

6.5

Lencaissement .............................................................................................................................. 40

LES AUTRES RECETTES ...................................................................................................... 43


7.1

La montique ................................................................................................................................. 43

7.2

Les bons dachat............................................................................................................................ 44

7.3

Les autres recettes ........................................................................................................................ 45

7.4

Les chques cadeaux .................................................................................................................... 46

7.5

La Beauty Card .............................................................................................................................. 48

LA CAISSE .............................................................................................................................. 50
8.1

Comment faire une fin de journe ? ............................................................................................... 50

8.2

Les mouvements de caisse ........................................................................................................... 54

LES DEPENSES ..................................................................................................................... 57


9.1

Crer une dpense ........................................................................................................................ 57

9.2

Saisir une dpense ........................................................................................................................ 57

10 LES ETATS ............................................................................................................................. 58


10.1

tats clients ................................................................................................................................ 58

10.2

tats de stock ............................................................................................................................. 58

10.3

tats prestations ......................................................................................................................... 59

10.4

tats de caisse ........................................................................................................................... 59

10.5

Etats collaborateurs .................................................................................................................... 62

11 LES ETIQUETTES .................................................................................................................. 63


11.1

Format des tiquettes ................................................................................................................. 63

11.2

Contenu des tiquettes ............................................................................................................... 64

11.3

Impression des tiquettes ........................................................................................................... 65

11.4

Les fiches suiveuses .................................................................................................................. 66

12 LE CARNET DE RENDEZ VOUS ............................................................................................ 69


12.1

Les icnes du carnet de rendez-vous ......................................................................................... 70

12.2

Saisir un rendez-vous ................................................................................................................. 71

12.3

Prise en charge du client ............................................................................................................ 73

12.4

Facturer un client partir du carnet de rendez-vous ................................................................... 74

12.5

Dplacer un rendez-vous............................................................................................................ 74

12.6

Mettre un rendez-vous en liste dattente ..................................................................................... 75

12.7

Rechercher un rendez-vous ....................................................................................................... 75

12.8

Confirmations et rappels de rendez-vous par mail ...................................................................... 76

13 LES SAUVEGARDES ............................................................................................................. 80


13.1

Les diffrents supports de sauvegarde ....................................................................................... 80

13.2

Faire une sauvegarde................................................................................................................. 81

13.3

Faire une restauration ................................................................................................................ 81

14 LA MUSIQUE .......................................................................................................................... 82
15 IKONET ................................................................................................................................... 83
15.1

Enregistrer votre compte IKONET .............................................................................................. 83

15.2

Consulter votre bote aux lettres ................................................................................................. 84

1 DEMARRAGE DE MERLIN
Vous venez d'installer Merlin X2 sur votre ordinateur. Ce logiciel est destin la gestion d'un salon de coiffure et son
interface a t spcialement adapte pour une utilisation facile et rapide.
Que ce soit une version de dmonstration ou une version dfinitive de Merlin X2, les premires tapes de mise en
route sont identiques. Nous avons conu ce document pour vous accompagner dans la prise en main du logiciel.
Aprs l'installation de Merlin X2, une nouvelle icne apparat sur votre bureau de Windows.

Cliquez sur l'icne Merlin


puis appuyez sur la touche "Entre" de votre clavier ou faites un double clic
rapidement dessus pour dmarrer le logiciel.

L'cran principal
est compos dune
srie dicnes
propres la
facturation et au
travail quotidien du
salon,

Enfin deux listes,


nommes
respectivement,
" Clients en attente " et
"Clients en cours "
droite de l'cran.

et dune srie
dicnes propres
Internet :

Ces deux zones


permettent
daccder
rapidement la
facturation des clients du
jour.

Serveur Ikonet.
Internet (favoris).
Messages.

En haut de l'cran :
La date : en cliquant dans la zone o s'affiche la date, vous avez la possibilit de slectionner une date
diffrente de la date du jour.

Attention : Les tickets seront enregistrs la date affiche dans cette zone !

Se rappeler d'un vnement pour la journe (Pense-bte). Neige abondante, grve des
transports....Cette information sera prcieuse pour vos statistiques.
Accder l'aide.
Quitter le logiciel.

Les icnes :

Fichier client : Accder la liste et aux fiches de vos clients.

Fiches techniques : Imprimer les fiches techniques des clients.

Rendez-vous : Enregistrer vos rendez-vous et tches quotidiennes.

Management: Accder aux modules et fonctions avances de Merlin.


Caisse du jour : Accder aux informations de caisse de la journe en cours.
Dpenses : Saisir une dpense de caisse.
Hot line : Accder aux informations d'assistances (Service technique d'Ikosoft).
Ouverture du tiroir-caisse : Dclencher l'ouverture du tiroir-caisse (seulement si la caisse
enregistreuse est relie et paramtre avec Merlin).
Facturation : Accder la partie facturation.

Suivi Personnel : Accder au suivi du personnel. (Uniquement avec la version Pro).


A.B.S : Accder "L'Alert Business System" . Audit rapide de l'activit. (Uniquement avec la
version Pro).
Gestion du temps : Accder la Gestion du temps. (contrle des prsences et des absences).

Ikonet : Accder au serveur IKONET.


Internet : Accder Internet. Si vous avez une connexion Internet, ce bouton vous permet d'y
accder.
Messages : Consulter les messages Intranet.

Clients en attente : Affiche la liste des clients prsents dans votre salon, mais qui nont pas encore t pris
en charge. Le simple fait de cliquer sur un nom prsent dans cette liste, le fait automatiquement passer en
client en cours.
Clients en cours : Affiche la liste des clients actuellement pris en charge dans le salon. Le simple fait de
cliquer sur un nom prsent dans cette liste, ouvre automatiquement la facturation pour ce client.
Le temps dattente des clients est par ce fait automatiquement mesur ds leur arrive dans le salon.

2 LES SERVICES
Les services se divisent en deux catgories :

Les prestations proprement dites qui sont factures au dtail.


Les forfaits qui sont un ensemble de prestations ou de produits facturs ensemble.

2.1 Les prestations


2.1.1 Crer une prestation
Les prestations sont tries par :
Groupe : c'est un ensemble de familles de prestations qui seront statistiquement traites ensemble.
Par exemple le groupe "Application" va inclure aussi bien les shampooings que les lotions.
Le groupe "Rserv" comprend les trois principales familles de services techniques : Coloration, Mches
et Permanente.
Il ne doit en aucun cas tre chang, car c'est un groupe utilis pour la plupart des tableaux de bord.
Famille : c'est un ensemble de prestations ayant la mme nature. Par exemple la famille "Soins" va
regrouper tous les soins : soins antichute, soins profond, etc
Sous-famille : elle permet de diviser les prestations d'une mme famille en des groupes diffrents.
Ceci afin de retrouver les prestations plus facilement en facturation, mais aussi des fins statistiques.
Par exemple la famille "Mches" peut tre divise en 2 sous-familles "Mches papier" et "Balayage".

Cliquez sur Management

, Prestations

, Fiches

Vous accdez ainsi la liste des prestations.


Pour crer une nouvelle prestation cliquez sur

Bien quelle contienne beaucoup de zones, seules les informations suivantes sont indispensables :

Le nom de la prestation.
La famille (Ligne) de prestations laquelle elle se rapporte.
Le prix de vente TTC.
La catgorie de client sur laquelle elle sapplique.
Le temps d'excution en minutes.
Le temps de pause.

1) Commencez par saisir directement le "Nom de la prestation".


2) Slectionnez la "Famille" laquelle se rapporte cette prestation.

Attention : le nom donn la prestation sera imprim sur le ticket de caisse. Donc vitez les
abrviations.

Une liste fixe de familles de prestations existe dj. Choisir la famille qui se rapporte le mieux la
prestation que vous crez, par exemple "Balayage carr" ira plutt dans la famille "Mches".

Vous pouvez galement si vous le souhaitez ajouter une famille et une sous-famille. (Reportez-vous au
chap. 2.1.2 Crer une famille et chap.2.1.3 Crer une sous-famille).
3) Slectionnez la catgorie de clients sur laquelle cette prestation sapplique laide de la case
cocher. Cette slection est importante car elle vous permet lors de la facturation de ne faire
apparatre que le tarif correspondant la catgorie du client (Ceci permet un gain de temps, mais
aussi, vite les erreurs).
4) Le filtre vous permet de dfinir si la prestation est ou non exclusive une tranche dge.
5) Saisissez ensuite dans la zone de saisie "Prix Vte", le montant TTC que vous allez facturer vos
clients. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur la petite calculatrice et d'utiliser les touches de celle-ci
pour inscrire le montant.
6) Renseignez ensuite de la mme faon "temps d'exc. en min" qui correspond au temps moyen de
ralisation de cette prestation.
Attention : Le carnet de rendez-vous prenant en charge les temps d'excution et de pause de la
prestation, pensez bien saisir ces renseignements lors de la cration. Ces informations permettront
de connatre le temps de prise en charge d'une cliente en fonction des prestations qu'elle souhaite.
7) Indiquez le taux de T.V.A appliqu sur cette prestation.

Code article : lorsque vous tes sur l'cran de la facturation et que vous insrez ce code, la prestation est
automatiquement enregistre dans la facturation de la cliente.
Code-barres : donnez un code si vous souhaitez par exemple utiliser cette prestation dans vos fiches
suiveuses. (Voir Chap.11.4 Les fiches suiveuses).

D'autres fonctions sont disponibles dans chaque onglet, par des "cases cocher" ou un choix dans une liste
droulante.

Gain de points et Payable par points : Dans le cadre de la fidlisation, ces deux options
dterminent si la prestation va permettre votre client de cumuler des points ou sil va pouvoir la
rgler avec ses points.
Vous pouvez alors dterminer le nombre de points gagns et le nombre de points utiliss.

Ajouter aux favoris : Cette option permet de faire une prslection des prestations les plus utilises,
pour les retrouver plus rapidement lors de la facturation.

Afficher en facturation : par dfaut cette case est coche. Dcochez-la si vous ne souhaitez pas
que cette prestation soit facture individuellement. Cest le cas des prestations cres uniquement
pour la construction des forfaits ou des abonnements.

N Affectation comptable : insrez le numro comptable de cette prestation.

Afficher en facturation : Si une prestation ne peut pas tre facture seule, mais est utilise
uniquement dans un forfait par exemple, alors dcochez cette option.

Charges : cot des matires et produits utiliss pour la ralisation de la prestation.

Prix Vte conseill : prix de la prestation qui est conseill par un groupe ou une franchise par
exemple.

Part excutant : part en pourcentage qui revient un collaborateur qui ne travaille pas dans le salon.

Longlet Forfaits/Abonnements affiche la liste des forfaits et des abonnements o la prestation est utilise.
Longlet Prestations quivalentes permet de rajouter des prestations qui pourront tre utilises lors de la
consommation dun abonnement la place de cette prestation.

Longlet Produits permet de noter les produits qui sont utiliss pour lexcution de ce service.
Pour ajouter les produits cliquez sur le bouton Plus. Pour chaque produit vous pourrez dfinir la quantit utilise.
Cette quantit peut tre dfinie en valeur, fraction, pourcentage ou volume.
Si vous renseignez cette partie, vous pourrez alors comparer la consommation de produits aux prestations factures
dans le module Analyse de la consommation . (Voir Manuel Fonctions avances, Module Stock).
Longlet Rendez-vous permet de dfinir si la prestation est utilise dans le carnet de rendez-vous.

8) Une fois que vous avez fini de remplir votre fiche prestation, cliquez sur

pour la valider.

Vous retrouvez dans votre liste de prestations celle que vous venez de crer. Faites de mme pour vos
autres prestations.

Ce bouton permet de faire une copie de la prestation.

2.1.2 Crer une famille de services


Merlin vous propose par dfaut un certain nombre de familles de prestations. Vous avez la possibilit
denrichir cette liste soit pour prciser une famille, soit pour rpondre de nouveaux besoins.
Cliquez sur "Famille" puis sur "Ajout/Modifier" (tout en bas de la liste).
Lcran de rglage des familles de services saffiche. Il est divis en deux parties :
Les familles de services
Les sous-familles de services
Dans Merlin, les sous-familles sont directement lies leur famille. Donc crez les familles en premier.
Dplacer vers le haut la famille slectionne.
Dplacer vers le bas la famille slectionne.

1) Cliquez sur le bouton

pour crer une nouvelle famille.

2) La fentre "Famille" s'affiche l'cran. Pour des raisons statistiques les familles sont classes par
groupe (ou catgorie de Chiffre d'affaires).
3) Choisissez celui qui correspond votre cration. Sil nexiste pas, cliquez sur
"AJOUTER/MODIFIER" pour crer un groupe pour votre famille.
4) Donnez un nom votre nouvelle famille.
5) Vous pouvez lui attribuer un pictogramme en cliquant sur l'image.
6) La partie "abrg" est le nom de la famille tel qu'il apparatra dans l'cran de facturation.
7) Cochez ensuite les options en fonction de votre choix :
Visible en facturation : la famille sera accessible en facturation.

8) Cliquez ensuite sur

pour enregistrer votre nouvelle famille.

2.1.3 Crer une sous-famille de services


Les sous-familles permettent d'acclrer le choix dans la facturation lorsque vous avez un grand nombre
de services.
1) Slectionnez la famille que vous voulez diviser puis cliquez sur
2) Cliquez ensuite sur

3) Entrez le nom de la sous-famille puis cliquez sur

pour valider.

Recommencez autant de fois que ncessaire pour chaque famille de services.

2.2 Les forfaits


Dans le logiciel Merlin, les forfaits peuvent tre constitus d'un ensemble de prestations et de produits. La
rpartition des chiffres d'affaires prestation et vente se fera automatiquement.
Merlin vous propose deux types de forfaits :

Les forfaits : il sagit d'un ensemble de prestations effectues lors de la mme visite et vendues un
prix unique. La liste des prestations du forfait ne peut pas tre modifie.

Les factures prtablies : ce sont des listes prdfinies destines acclrer la saisie de prestations
factures individuellement. Chaque prestation garde son prix (qui peut tre modifi) et chacune des
prestations peut galement tre modifie ou supprime.

Cliquez sur Management

, Prestations

, Forfaits

Attention : un forfait est obligatoirement constitu de services existants dans la liste des prestations ou de produits
dans votre stock. Vous ne pouvez pas crer un forfait "Shamp Coup - Brush" si dans la liste des prestations, il
n'existe pas au moins un shampoing, une coupe et un brushing.
Vous accdez ainsi la liste des forfaits.

1) Pour crer un nouveau forfait cliquez sur

2) Saisissez le nom du forfait.


3) Slectionnez ensuite dans la liste droulante la "Ligne" laquelle il se rapporte afin de le retrouver
plus rapidement lors de la facturation.
D'autres fonctions sont disponibles par des "cases cocher" ou un choix dans une liste droulante.
"Catgorie du client" : slectionnez la catgorie de clients sur laquelle cette prestation sapplique
laide de la case cocher. Cette slection est importante car elle vous permet lors de la facturation de ne
faire apparatre que les forfaits correspondants la catgorie du client.
"Filtre" et "Tranche dge" : le filtre vous permet de dfinir si la prestation est ou non exclusive une
tranche dge.

Pour ajouter les prestations qui constituent le forfait :


1) Cliquez sur Ajouter une prestation .
2) La fentre "liste des prestations" s'affiche.
La zone de gauche contient l'ensemble des familles.
La zone de droite contient les prestations appartenant la famille slectionne.
Pour slectionner une seule prestation, il vous suffit de la choisir en cliquant dessus.
Recommencez pour chaque prestation qui compose le forfait.
Attention : pour des raisons pratiques saisissez les prestations dans lordre de ralisation. Cela vous fera gagner du
temps et vous vitera des erreurs lors de la facturation.

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Pour ajouter des produits dans le forfait :


1) Cliquez sur Ajouter un produit .
2) La fentre "Produits" s'affiche l'cran.
3) Cette fentre dispose de 5 listes de tris :
Fournisseur.
Famille.
Type.
Sous-famille.
Gamme.
Pour choisir le ou les produits inclure dans le forfait, il vous suffit de choisir parmi ces 5 critres de tris
ceux qui correspondent votre ou vos produits.
Pour slectionner un produit, il suffit de cliquer sur le produit se trouvant dans la liste en haut droite
pour l'inclure votre liste (en bas droite).

Permet de slectionner tous les produits affichs dans la liste en haut droite de lcran.
Permet denlever tous les produits se trouvant dans la liste des produits slectionns.

Lorsque vous avez slectionn vos produits cliquez sur

pour valider.

Une fois que vous avez ajout les prestations et/ou les produits composants votre forfait, vous pouvez
modifier chaque prix pour que le prix global corresponde au prix de vente de votre forfait.
Pour fixer votre prix de vente il y a deux solutions :
En en saisissant le prix de vente du forfait.
Merlin rpartira automatiquement la remise sur les prestations et les produits.
En dfinissant le prix de chaque lment du forfait pour arriver au prix de vente souhait.
D'autres fonctions sont disponibles dans des onglets, par des "cases cocher" ou un choix dans une liste
droulante.
Dans lOnglet Gnral :

Gain de points et Payable par points : Dans le cadre de la fidlisation, ces deux options
dterminent si le forfait va permettre votre client de cumuler des points ou sil va pouvoir le rgler
avec ses points. Vous pouvez alors dterminer le nombre de points gagns et le nombre de points
utiliss.
Utiliser comme facture prtablie : saisir en une fois toutes les prestations sur la facture sans
afficher le nom du forfait.
Afficher en facturation : dtermine si le forfait doit apparaitre en facturation ou non.
Afficher dans les Rendez-vous : si la case est coche, ce forfait sera accessible dans le carnet de
rendez-vous.
Rendez-vous en ligne : dtermine si le forfait peut tre utilis pour la saisie des rendez-vous en
ligne.

Longlet Vente affiche la liste des clients qui vous avez factur ce forfait, avec la date, le nom du client et le
montant factur.
Longlet Collaborateur permet de dfinir un prix de vente diffrent en fonction du collaborateur qui excute le forfait.

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2.3 Les tarifs spcifiques


Dans le logiciel Merlin vous avez la possibilit de crer des tarifs spcifiques, tels que des remises tudiants
ou des tarifs promotionnels sur certaines familles de services.
Ces tarifs vous permettront de gagner du temps lors de la facturation.

Cliquez sur Management

, Prestations

, Tarifs

Vous accdez ainsi la liste des tarifs.


1) Cliquez sur

pour crer votre nouveau tarif.

2) Saisissez le Nom de votre tarif (par exemple : tudiant -10 %) puis son nom Abrg (ET -10).
Vous devez dabord dfinir le type de remise que vous allez appliquer :

Une remise forfaitaire.


Une remise sur ligne de ticket.

2.3.1 La remise forfaitaire


Vous avez choisi de faire une remise forfaitaire.
Dfinissez simplement si la remise se fait en montant ou en pourcentage, puis la valeur, sur les services et/ou
sur les ventes.
Dans la partie Rglages :
Vous pouvez choisir :

Dafficher ou non le tarif sur un bouton en facturation.


Dassocier un filtre votre tarif. Seuls les clients qui rpondent aux critres du filtre pourront
bnficier de ce tarif.
Dappliquer ce tarif que sur une tranche dge ou une catgorie de clients.

Lorsque vous cochez l'option "Application automatique" vous pouvez dfinir :


Les horaires d'application. (Le format de saisie est : hh:mm
La priode de validit du tarif.
Les jours de la semaine o le tarif sapplique.

4) Cliquez sur

Ex. 18:00)

pour enregistrer votre nouveau tarif.

Un rond vert dans la colonne permanent vous informe si ce tarif sapplique automatiquement.

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2.3.2 La remise sur ligne de ticket


Vous avez choisi de faire une remise sur ligne de ticket.
1) Choisissez si la remise se fera en montant ou en pourcentage.
2) Il faut ajouter la ou les prestations/produits/forfaits sur lesquels sappliquera ce tarif.
Pour ajouter la ou les prestations, allez sur longlet Prestations et cliquez sur Ajouter un lment .
La zone de gauche contient l'ensemble des familles.
La zone de droite contient les prestations appartenant la famille slectionne.
Pour slectionner une seule prestation, il vous suffit de la choisir en cliquant dessus. Recommencez pour
chaque prestation.
Pour ajouter plusieurs prestations d'une mme famille, slectionnez la famille puis cliquez sur
Vous retrouverez ainsi toutes les prestations appartenant la famille slectionne.

Permet denlever toutes les prestations se trouvant dans la liste des prestations dj
slectionnes.
Pour ajouter un ou des produits, allez sur longlet Produits et cliquez sur Ajouter un lment .
Cette fentre dispose de 5 listes de tris :
Fournisseur
Famille
Type
Sous-famille
Gamme
Pour choisir les produits sur lesquels s'appliqueront ce tarif, choisir parmi ces 5 critres ceux qui
correspondent vos produits.
Pour slectionner un produit, il suffit de cliquer sur le produit se trouvant dans la liste en haut droite pour
l'inclure votre liste (en bas droite).

Permet de slectionner tous les produits affichs dans la liste en haut droite de lcran.
Permet denlever tous les produits se trouvant dans la liste des produits slectionns.

Lorsque vous avez slectionn vos produits cliquez sur

pour valider.

Pour ajouter un forfait, cliquez sur longlet Forfaits.


La procdure est la mme que pour "Ajouter des prestations".

Nous devons ensuite dfinir la remise applique sur notre tarif.


Il existe deux procdures :
Pour appliquer une remise courante (annuelle) cochez "Pourcentage".
Cette remise tiendra compte d'une augmentation ou dune baisse des prix des prestations et des forfaits.

13

Pour appliquer une remise cochez "Montant".


Cette remise ne tiendra pas compte d'une augmentation ou dune baisse des prix des prestations ou des
forfaits

Une fois que vous avez dfini la mthode appliquer, cliquez sur Changer Prix , la fentre "Modification"
s'affiche l'cran.
1) Slectionnez laide des flches sil sagit dune augmentation ou dune diminution.
2) Saisissez ensuite le montant de la remise.

3) Cliquez sur

pour enregistrer la remise.

Si vous avez choisi une remise en pourcentage, dfinissez larrondi appliquer.


Dans la partie Rglages :
Vous pouvez choisir :

Dafficher ou non le tarif sur un bouton en facturation.


Dassocier un filtre votre tarif. Seuls les clients qui rpondent aux critres du filtre pourront bnficier de ce
tarif.
Dappliquer ce tarif que sur une tranche dge ou une catgorie de clients.
Lorsque vous cochez l'option "Application automatique" vous pouvez dfinir :
Les horaires d'application. (Le format de saisie est : hh:mm
La priode de validit du tarif.
Les jours de la semaine o le tarif sapplique.

5) Cliquez sur

Ex. 18:00)

pour enregistrer votre nouveau tarif.

Un rond vert dans la colonne permanent vous informe si ce tarif sapplique automatiquement.
Attention : si vous avez plusieurs tarifs application automatique, ils sappliqueront en fonction de lordre de priorit
que vous avez renseign.

14

2.4 Les abonnements


Un abonnement est un paiement par avance de prestations et/ou produits dont la consommation est
librement tale dans le temps. Il permet galement de faire une remise en fonction du nombre de
prestations ou forfaits raliss sur une priode donne (priode de validit de labonnement).

2.4.1 Crer un abonnement

Cliquez sur Management

1) Cliquez sur

, Prestations

, Abonnements

2) Renseignez :

le nom
la ligne laquelle il appartient
le code barre et/ou le code (si besoin)
le numro d'affectation comptable si vous le connaissez
la priode de validit de l'abonnement (exprime en mois)
la catgorie concerne par cet abonnement
le filtre : permet d'inclure ou d'ignorer une catgorie de tranche d'ge
la tranche d'ge sur laquelle se fera le filtre

3) Indiquez ensuite les lments (Prestations/Produits) qui seront inclus dans cet abonnement. Lorsque
vous aurez choisi l'ensemble des prestations/produits qui composent l'abonnement, il faudra cliquer
sur la zone quantit de chaque lment afin d'y insrer la quantit requise.
4) Saisissez ensuite le prix de votre abonnement, soit en cliquant sur chaque zone prix et en la modifiant
pour chaque prestation/produit, soit en modifiant le prix total de l'ensemble de l'abonnement. (Merlin
X2 ajustera automatiquement la baisse sur l'ensemble des prestations/produits qui composent
l'abonnement).
5) Cliquez sur

pour enregistrer votre abonnement.

Pour facturer un abonnement reportez-vous au Chap.6.3.3 Facturer un abonnement.

2.4.2 Suivi des abonnements


La liste des abonnements achets et consomms par un client peut tre consulte dans sa fiche, en
cliquant sur

droite de "Solde abonnements".

Vous accdez alors au dtail des abonnements du client.


Dans cette fentre, il est possibilit de modifier :

La date de premption des abonnements.


Les quantits de prestations restantes pour les abonnements.

Remarque
Un client peut se servir de son solde dabonnement pour rgler une autre prestation qui ne ferait pas
partie de labonnement. Donc son solde dabonnement ne correspondra plus aux quantits de prestations
restantes pour son abonnement.

15

3 LES CLIENTS
Votre fichier client est important. Il reprsente votre fonds de commerce et doit tre renseign avec le plus
grand soin. De faon obtenir des renseignements suffisamment prcis, nous vous conseillons de demander
aux clients de remplir une fiche destine amliorer la qualit du service que vous leur proposez.

Vous tes sur lcran principal, cliquez sur "Fichier Client"

Vous pouvez galement accder la fiche client par Management/Client/Fichier client (vous aurez plus
doptions).
Vous accdez la liste des clients.
Pour trouver rapidement votre client commencez par taper les premires lettres de son nom (3 ou 4 suffisent
en gnral) directement sur le clavier ou laide de lindex alphabtique (si vous utilisez un cran tactile par
exemple). Le nom en haut de la liste sera le premier nom, dans lordre alphabtique, qui commence par les
lettres que vous avez tapes.
Effacer le contenu de la zone de recherche.
Effacer la dernire lettre saisie dans la zone de recherche.

Permet daccder diffrentes fonctions telles que la suppression, lexport, limpression ou la fusion
de deux clients (uniquement visible si vous accdez la fiche client par le Management).
Permet de faire une prslection de clients partir de filtres crs dans le marketing (uniquement
avec la version Pro ou le Module Marketing)

Crer une fiche client

1) Cliquez sur

pour crer une nouvelle fiche client.

Vous tes dans la fiche client.

Les icnes :

Aller sur la fiche de la cliente prcdente.


Aller sur la fiche de la cliente suivante.
Faire une copie de la fiche ouverte avec le mme Nom de famille et la mme adresse (par
exemple pour crer plusieurs membres dune mme famille).
Impression d'une fiche de renseignements (informations saisir par la cliente).
Accder au clavier visuel. (mulation d'un clavier, visible si loption "Mode cran tactile" est
coche dans Management/Outils/Rglages/Systme/Gnral).
Accder laide.
Valider les modifications.

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3.1 Informations gnrales


Il est important de bien remplir la fiche client pour savoir comment contacter votre cliente, les dates de sa
premire et sa dernire visite, le nombre de fois o elle est venue dans votre salon. Retrouvez galement
dans la fiche client le suivi des fiches prestations (colorations, forme, nature de cheveux, soin).
Adresse : vous disposez de deux lignes d'adresse ainsi que d'une zone code postal et ville. Lorsque vous
tapez le code postal, une liste de villes correspondant ce code postal vous est automatiquement
propose.
Portable : pour grer le service de SMS. (Abonnement en option).
Em@il : Insrez l'adresse de messagerie de la cliente (grer par le marketing (module en option) et la prise
de rendez-vous).
Date de naissance : si vous ne connaissez pas l'anne de naissance, rentrez une anne approximative.
La tranche dge : qui volue avec le temps.
Numro : vous permet dattribuer un numro ou mieux un code barre la cliente.
Cela permet doptimiser la gestion des cartes de fidlit (module en option).
Marraine : choisissez ici la cliente qui a recommand votre salon cette nouvelle cliente en cliquant sur
.
Visites : information sur les dates de premire et de dernire visite.
Nombre : information sur le nombre total de visites.
Fiche Moyenne service : information sur la dpense moyenne en services de votre cliente.
Frquence visites : information sur la frquence de visite de la cliente dans votre salon.
Prochain Rendez-vous : affiche la date du prochain rendez-vous.
Crdit max. autoris : rentrez ici la somme au-del de laquelle vous n'accorderez plus de crdit cette
cliente.
Solde :
Solde client : montant du solde de votre cliente. Si vous avez accord un crdit, ce solde sera
ngatif. Au contraire si vous avez pass un avoir, le solde sera positif.
Solde Montique : montant du solde montique, si la cliente a fait une avance dargent.
Points de fidlisation : affiche le nombre de points de fidlit acquis par la cliente (module en
option).
Nombre de visites fidlit : affiche le nombre de visites ayant permis lacquisition de points.
(module en option).
Abonnement : solde des abonnements en cours de votre cliente.

: permet daccder au dtail des encours de votre cliente tels que les abonnements.
Tarif affect : affectation d'un tarif spcifique pour cette cliente chaque visite au salon.
Valable jusquau : Date jusqu laquelle le tarif choisit est appliqu automatiquement.
Langue parle : pour les zones frontalires, choisissez ici la langue dans laquelle vous allez imprimer vos
mailings.
Catgorie soc pro (Catgorie socio-professionnelle) : ce critre vous aidera affiner vos slections
lorsque vous dsirerez effectuer un mailing.
Origine contact : saisissez ici, si vous en avez connaissance, le motif pour lequel votre cliente est venue la
premire fois dans votre salon (pub, vitrine, parrainage...).
17

3.2 Fiches techniques


Merlin permet de crer des fiches techniques afin d'avoir un compte rendu et un historique des
techniques, produits, formules, et autres soins utiliss pour cette cliente sur plusieurs annes.
Cet historique va vous permettre d'avoir un parfait suivi de ses habitudes afin de la fidliser.
La cration de fiche technique permet par exemple de noter dventuelles ractions de la cliente
certains produits, voir revenir sur une coloration ou forme que la cliente a effectu l't dernier.

Les icnes :

Accder ou crer une fiche coloration.


Accder ou crer une fiche forme.
Accder ou crer une fiche soin.
Accder ou crer une note.
Accder ou crer une fiche cheveux.
Accder ou remplir le questionnaire.
Accder ou crer une fiche test produit.

Sous ces icnes, Merlin affiche la liste des fiches techniques existantes pour cette cliente.
Pour visualiser une fiche prsente dans cette liste, il suffit de cliquer deux fois rapidement dessus.
Si vous souhaitez imprimer une fiche technique, cliquez dessus afin de la slectionner puis cliquez sur le
bouton "Imprimer". Une visualisation de cette fiche sera disponible avant son impression.
Pour supprimer une fiche technique de la liste, slectionnez-l en cliquant dessus puis cliquez sur le
bouton "effacer". Un message de confirmation apparat lors de la suppression d'une fiche.

Crer une fiche Technique


1) Cliquez sur l'icne de la fiche technique remplir.
2) Vous accdez une fiche vierge avec le nom de la cliente et la date du jour par dfaut.
La colonne de gauche liste l'ensemble des fiches techniques existantes.
3) Saisissez les informations (le principe reste le mme pour chaque fiche technique).
La saisie des informations se fait soit :
A l'aide de liste droulante : dans ce cas il faut slectionner dans la liste l'lment insrer. Si cet
lment n'existe pas, cliquez sur "Ajout/Modifier" pour l'ajouter.
Des zones de saisies : cliquez dans la zone, pour y insrer le texte.
18

Par la calculatrice

: cliquez dessus puis utilisez les touches de celle-ci pour insrer le montant.

Par la douchette : lorsque vous apercevez l'icne


dans une fiche technique, celle-ci indique que ce
champ peut tre rempli automatiquement en scannant le produit avec la douchette.

4) Pour valider la cration de cette fiche cliquez sur

Votre nouvelle fiche technique apparat alors dans la liste des fiches avec licne de la famille laquelle
elle appartient, la date de cration et le nom de cette famille.

3.3 Marketing
La zone "Marketing" liste les oprations marketing dont le client a t la cible. Pour chaque opration
marketing, on voit apparatre le nom de l'opration et la date laquelle cette opration a t lance.
Critre de Tri 1 et 2 : Ce sont deux listes que vous pouvez librement remplir. Ces lments pourront tre
utiliss comme critre lors de la cration d'un filtre marketing.
Ces deux fonctions ne sont disponibles que si vous utilisez la version MerlinX2 Pro, le Module
Marketing ou le service X2Mail.

La zone "Filleule" affiche le nom des clients qu'il a parrain ainsi que leur nombre de visites.

3.4 Historique
L'onglet Historique est utilis pour le suivi de la cliente au salon.
Onglet "Visites"
Affiche l'historique des visites de la cliente. Pour chaque ligne de visite, vous visualisez le montant
et la date laquelle la facture a t ralise.
Si vous cliquez sur une des factures de cette liste, vous accdez au dtail de celle-ci.
L'icne

permet d'imprimer un duplicata du ticket correspondant cette facture.

Onglet "Ventes"
Affiche l'historique des ventes effectues auprs de ce client. Pour chaque ligne, vous
apercevez le montant, la famille et la date laquelle la facture a t ralise.

Onglet "Services"
Affiche l'historique des services effectus pour ce client. Pour chaque ligne, vous apercevez le
montant, la famille et la date laquelle la facture a t ralise.

Permet de comparer, dune anne sur lautre, les prestations effectues par votre client, ainsi que
les produits quil a achets, en nombre ou en valeur.

19

3.5 Autres
Partie "Fidlisation" : Cette fonction n'est disponible que si vous utilisez la version MerlinX2 Pro ou le
Module Fidlisation.
Profil : Slectionnez dans la liste, le profil de fidlit mettre en place pour ce client.
Date de souscription : Slectionnez la date de souscription du profil.
Date de fin : Elle se remplira automatiquement en fonction de la dure de validit renseigne lors
de la cration du profil.
Partie "Internet" : Cette partie est utilise pour la prise de rendez-vous en ligne.
Compte : Insrerez le login d'identification pour ce client.
Mot de passe : insrez le mot de passe de ce client.
Partie "Rfrences bancaires" : Si besoin et titre dinformation, saisissez le R.I.B, le Nom de la
banque, le n de la Carte de crdit, et la date d'expiration.

Prfrences pour les rendez-vous : Cette partie est utilise pour la prise de rendez-vous en ligne et
permet de dfinir les prfrences du client pour ses rendez-vous.
Bouton "tiquette" : Ce bouton vous permet d'imprimer une tiquette pour l'envoi de courrier. Pour
paramtrer vos tiquettes reportez-vous au chap.11. Etiquettes.
Bouton "Commande" : Cette fonction nest disponible que si vous utilisez la version Merlin X2 Pro ou le
Module Stock.
Il permet d'accder la liste des produits que vous avez commands spcialement pour cette cliente.
Vous pouvez crer une "commande client" directement partir de cette icne, mais le plus souvent vous
serez amen le faire partir de la facturation (voir Manuel Fonctions avances).

20

4 LES PRODUITS
Pour activer rapidement votre stock, nous vous conseillons de suivre la dmarche dcrite ci-aprs :

Importez les produits prexistants dans Merlin.


Crez toutes les rfrences de vos produits Vente et Technique supplmentaires.

Attention, dans la version Solo ou la version Light, et sans le module stock, vous ne grer ni les quantits
ni les mouvements de produits, comme les commandes, les entres et les sorties de stock, les
inventaires...
Vous pouvez vendre vos produits mais vous navez pas de suivi sur lcoulement de vos stocks.

4.1 Importer un fournisseur


Merlin met votre disposition une liste de fournisseurs afin dimporter toutes les rfrences produits que
vous souhaitez utiliser dans le logiciel sans avoir les crer.

Cliquez sur Mangement

, Stock

, Imports

1) Slectionnez dans la liste le fournisseur pour lequel vous souhaitez importer les produits.
2) Cliquez sur le bouton "Lancer l'import slectionn".
Une fois limport termin, les nouveaux produits seront dans votre stock.
Recommencez lopration pour importer un autre fournisseur.

N'afficher que les nouveaux imports : Si cette case est coche, seuls les nouveaux imports de produits
seront affichs (ceux que vous navez pas encore imports).

21

4.2 Crer un fournisseur ou un distributeur


Nous distinguerons :

Les "Fournisseurs ": un fournisseur est une socit qui distribue une seule marque, exemple :
l'Oral
Les "Distributeurs" : un distributeur est une socit qui propose plusieurs marques qu'il ne fabrique
pas lui-mme, par exemple: CAC, Coiffidis).

4.2.1 Crer un fournisseur


Vous souhaitez crer un fournisseur qui nest pas dans la liste propose par le logiciel.

Cliquez sur Management

, Stock

, Fiches Fournisseurs

Vous tes sur la liste des fournisseurs.


1) Cliquez sur "Ajouter un fournisseur".
2) Saisissez au minimum son nom.

3) Cliquez sur

pour lenregistrer.

4.2.2 Crer un distributeur

De la mme faon que vous avez cr un fournisseur vous pouvez crer un distributeur, sauf que vous devrez
prciser, en plus, de quel(s) fournisseur(s) il distribue les produits (dans longlet fournisseurs).

22

4.3 Crer un produit


Si vous avez import un fournisseur partir du logiciel, vous avez dj la liste des produits correspondant.
Mais vous pouvez galement crer dautres produits.

Cliquez sur Management

, Stock

, Fiches Produits

Vous obtenez la liste des produits correspondant aux fournisseurs que vous avez imports lors du premier
dmarrage.
Vous constatez que les produits se situent sur la droite de lcran.
La partie gauche correspond au classement du produit. Ceci afin de pouvoir y accder plus rapidement.

1) Cliquez sur

pour crer la fiche d'un produit.

2) Renseignez au moins:

Le nom du produit (produit rfrence).


Le fournisseur.
Le type de produit : technique, vente, mixte.
La famille de produits laquelle il appartient.
Le prix de vente public TTC.
Le Taux de TVA.

3) Renseignez si besoin :

Le code barres. Si vous utilisez une douchette, cliquez dans cette zone et scannez le
produit, le code barres sera saisi immdiatement.
La gamme laquelle il appartient.
Le conditionnement (nombre de produits par carton).
Le nombre dapplications.
Le nombre de produits en Sortie tampon (produits utiliss en vitrine par exemple).
Le Prix dachat catalogue HT (prix cotant du produit).

Le prix d'achat catalogue HT du produit servira calculer le prix dachat rel du produit en fonction du
fournisseur et de ses conditions commerciales.

4) Cliquez sur

pour valider la cration.

23

4.4 Changement des prix de vente

Cliquez sur Management

1) Cliquez sur

, Stock

, Changement des prix de vente

pour accder la liste des produits.

2) Slectionnez les produits pour lesquels un changement de prix va tre appliqu. Pour cela aidez-vous
des critres de slection afin d'affiner votre recherche.

3) Cliquez ensuite sur

pour valider.

Permet de slectionner tous les produits affichs dans la liste en haut droite de lcran.
Permet denlever tous les produits se trouvant dans la liste des produits slectionns.

Aprs avoir valid, la liste des produits slectionns s'affiche l'cran.

Pour un changement de prix manuel (changement de prix manuel pour chaque produit) :
Vous avez deux possibilits :
dfinir pour chaque produit le nouveau prix en cliquant sur la zone "Prix de vente" puis en y indiquant
son nouveau prix.
indiquez le nouveau rapport appliquer au Prix Unitaire Moyen Pondr (PUMP) afin de dfinir le
nouveau prix de vente.
Aprs avoir dfini vos changements de prix, cliquez sur le bouton
pour enregistrer vos
modifications.
Confirmez ensuite les changements de prix appliquer en cliquant sur "OUI".

Pour un changement de prix automatique (augmentation ou diminution commune un


ensemble de produits) :
1) Cochez les produits pour lesquels vous souhaitez effectuer une augmentation ou une diminution du
prix.
2) Cliquez sur le bouton

pour dfinir les changements de prix :

3) Dfinissez si cest une Augmentation, une Diminution ou une galisation.


4) Slectionnez la mthode : Pourcentage, Montant ou Coefficient.
5) Renseignez le montant en fonction du choix de la mthode.
6) Choisissez la colonne de rfrence : Prix catalogue, PUMP ou Prix de vente.
7) Dterminez larrondi.
8) Cliquez sur

pour enregistrer vos modifications.


24

Exemple 1 :
Pour une augmentation du prix de vente de 10% on aura :
Augmentation
Mthode : Pourcentage
Montant : 10
Colonne de rfrence : Prix de vente

Exemple 2 :
Appliquer un coefficient de marge de 2 sur le prix dachat catalogue on aura :
Coefficient
Mthode : Coefficient
Montant : 2
Colonne de rfrence : Prix catalogue

Vous pourrez visualiser vos changements de prix, en fonction des rglages effectus.
9) Aprs avoir dfini vos changements de prix, cliquez sur le bouton
modifications.

pour enregistrer vos

10) Confirmez les changements de prix en cliquant sur "OUI".

25

5 LES COLLABORATEURS
Faisant partie des deux lments strictement ncessaires pour travailler avec Merlin (avec la liste des
services), la configuration du module personnel ncessite une attention toute particulire.

Cliquez sur Management

, Personnel

, Fiche

Vous accdez ainsi la liste des collaborateurs.

Vous pouvez trier la liste des collaborateurs dans un ordre diffrent de l'ordre alphabtique. C'est dans cet
ordre qu'ils apparatront lors de la facturation. Slectionnez un collaborateur dans la liste puis cliquez sur un
de ces deux boutons pour :

Dplacer vers le bas le collaborateur slectionn dans la liste.


Dplacer vers le haut le collaborateur slectionn dans la liste.
Classer la liste des collaborateurs dans l'ordre alphabtique des prnoms.

5.1 Crer un collaborateur


1) Cliquez sur

2) Renseignez au minimum le titre, le nom et le prnom.


3) Dans "Renseignements administratifs" renseignez au minimum la date d'arrive.
A laide des cases cocher dfinissez :
Leader : si vous cochez cette case et que vous grez les leaders, celui-ci apparatra dans la liste
Rendez-vous : si vous cochez cette case, ce collaborateur apparatra dans le carnet de rendez-vous
Visible en facturation : si vous ne cochez pas cette case, ce collaborateur n'apparatra pas dans la
facturation. Par exemple : si vous crer un collaborateur "femme de mnage".
Rendez-vous en ligne : si vous cochez cette case le collaborateur sera visible dans le carnet de
rendez-vous en ligne.

4) Dans la partie "Contrat" renseignez si ncessaire :

La nature de son contrat (CDD, CDI..).


Sa qualification. (Cliquer sur <Ajout/Modifier> pour crer une qualification qui nest pas dans la
liste).
Son profil : les profils sont utiliss pour afficher des donnes chiffres dans "suivi du personnel".
Le salaire de base qui sera utilis dans les tableaux de bord et le calcul du brut.
Objectif.
Ratio charges (charges patronales).
Coefficient
Poids statistique : reprsente le pourcentage annuel du CA du collaborateur (prestations + ventes) /
par le CA du salon.

26

5.1.1 Attribuer un mot de passe un collaborateur


Le mot de passe : Vous pouvez protger votre logiciel et surtout les informations qu'il contient des
indiscrtions.
Le mot de passe collaborateur servira de "cl" pour accder aux fonctions que vous avez protges. (Voir
Chap.13 Scurit et Mots de passe).
Le bouton

affiche le mot de passe en claire.

Niveau d'accs : permet de limiter l'accs du collaborateur aux fonctions protges du logiciel dont le
niveau de protection est infrieur ou gal au sien.

Il existe 4 niveaux. Slectionnez une cl pour dterminer le niveau d'accs de votre collaborateur.

Le collaborateur n'a accs aucune fonction protge.


Le collaborateur ne peut entrer que dans les fonctions protges par un cadenas en bronze.
Le collaborateur ne peut entrer que dans les fonctions protges par un cadenas en bronze ou en
argent.
Le collaborateur a accs toutes les fonctions protges par un cadenas en bronze, en argent ou
en or.

5.1.2 Les horaires des collaborateurs


Dans chaque fiche collaborateur vous pouvez planifier ces horaires de travail dans le salon.
Cliquez sur l'onglet "Horaires et temps de prsence".
Cet horaire vous servira de base la gestion du planning de chaque collaborateur.

Pour crer une plage horaire :


Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur l'heure laquelle vous souhaitez faire commencer cette
tranche puis tout en appuyant sur ce bouton, dplacez la souris vers le bas. Relchez le bouton lorsque
vous souhaitez arrter cette tranche.

Pour augmenter ou diminuer une tranche horaire existante :


Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur la tranche horaire que vous souhaitez augmenter ou
diminuer. Cette tranche horaire change de couleur. Mettez le curseur de la souris sur la partie basse de
cette tranche (le curseur de la souris change
) puis tout en laissant le bouton gauche de la souris
appuy, dplacez votre souris vers le haut ou le bas afin d'augmenter ou de diminuer votre tranche
horaire. Lorsque celle-ci vous convient, relchez le bouton droit de la souris.

Pour dplacer une tranche horaire :


Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur la tranche horaire que vous souhaitez dplacez (le
curseur de la souris change
) et tout en restant appuy, dplacez le curseur de la souris vers le haut
ou le bas pour monter ou descendre cette tranche horaire.

Pour supprimer une plage horaire :


Slectionnez la plage horaire que vous souhaitez supprimer puis appuyez sur le bouton "SUPPR" de
votre clavier (bouton au-dessus de la flche de gauche).
27

5.1.3 Apprciations des comptences


Dans chaque fiche collaborateur vous pouvez dfinir son niveau de comptence pour l'ensemble des
familles de services disponibles.
Cliquez sur longlet "Apprciations des comptences".
Le niveau de qualification pour une famille de services est dfini par le nombre d'toiles prsentes.

Aucune toile = ne peut pas effectuer cette prestation.


1 toile = comptence minimale requise.
2 toiles = bon niveau de comptence.
3 toiles = trs bon niveau de comptence.

Ainsi, seuls les collaborateurs ayant au minimum une toile apparatront en facturation et/ou dans le
carnet de rendez-vous, lors du choix de l'excutant pour cette famille de services.

28

5.2 L'horloge pointeuse


Lhorloge pointeuse permet de contrler les horaires de travails effectifs de vos collaborateurs.
Il y a deux conditions pour pouvoir lutiliser :
Chaque collaborateur doit avoir un mot de passe.
Le systme doit tre activ.

5.2.1 Activer lhorloge pointeuse

Cliquez sur Management

, Outils

, Rglages

, Collaborateurs

Slectionnez dans la colonne de gauche Horloge pointeuse puis droite cochez "Pointeuse active".
Attention: lorsque lhorloge pointeuse est active vous ne pouvez facturer que si au moins un
collaborateur a point.
Dautre part, seuls les collaborateurs prsents (ayant point) pourront tre dsigns comme leaders ou
excutants.
Si vous facturez une cliente ayant un leader absent, Merlin vous demandera automatiquement de
dsigner un nouveau leader parmi les collaborateurs prsents.

5.2.2 Utiliser l'horloge pointeuse


Comment pointer en arrivant ?

1) Lorsque vous tes l'cran principal de Merlin appuyez sur la touche " " de votre clavier (en haut
droite de votre clavier, au-dessus de la touche 9 du pav numrique).
2) La fentre "Mot de passe" s'affiche l'cran.
3) Saisissez votre mot de passe collaborateur puis cliquez sur

pour le valider.

4) Vous avez point, Merlin note l'heure laquelle vous tes arrive et affiche un message sur lcran.

Comment pointer en partant ?

1) Lorsque vous avez fini votre journe, appuyez sur la touche " ".
2) La fentre "Mot de passe" s'affiche l'cran.
3) Saisissez votre mot de passe collaborateur puis cliquez sur

pour le valider.

4) Vous avez "dpoint", Merlin X2 note l'heure laquelle vous tes partie.

Remarque: Vous pouvez utiliser des cartes de pointage code-barres, il suffit simplement de scanner la
carte laide de la douchette pour pointer.

29

Consulter les collaborateurs qui ont points


Pour consulter les collaborateurs prsents au salon, cliquez sur le bouton
fentre "Planning" s'affiche l'cran.
Le symbole

de l'cran principal. La

saffiche au niveau de lheure darrive pour les collaborateurs qui ont points.

Consulter les horaires points


A la fin de chaque semaine vous pouvez diter un bordereau de pointage pour chaque collaborateur.

Cliquez sur Management

, Personnel

, Gestion du temps

, Pointeuse

1) Slectionnez le collaborateur pour lequel vous souhaitez diter le bordereau de prsence.


2) Slectionnez la priode.
3) Cliquez sur

pour limprimer.

5.3 Les quipes


Une quipe permet de regrouper plusieurs collaborateurs ayant une mme fonction ou un emploi du temps
commun. (quipe du matin ou quipe de l'aprs-midi par exemple).

Les quipes permettent :


Une slection plus rapide des excutants.
Une visualisation par quipe dans le carnet de rendez-vous.

Cliquez sur Management

1) Cliquez sur

, Personnel

, Equipe

pour crer une nouvelle quipe.

2) Cliquez ensuite dans le champ "Nom de l'quipe" afin de lui donner un nom.
3) Slectionnez dans la liste des collaborateurs ( gauche) celui que vous souhaitez ajouter votre
quipe et appuyez sur

Pour retirer un collaborateur de la liste "Membres de l'quipe", slectionner-le puis cliquez sur
4) Vous pouvez choisir une image pour reprsenter votre quipe en cliquant sur
5) Cliquez sur

pour enregistrer votre nouvelle quipe.

30

5.4 Les Absences


Vous tes sur lcran principal, cliquez sur "Gestion du temps"

Cliquez sur

pour afficher la fentre "Absences collaborateurs".

La fentre en cours affiche les renseignements suivant :


Le nom du collaborateur.
La priode de l'absence ou de rcupration d'heures de travail.
La catgorie de l'absence (maladie, congs ...).
La note qui accompagne l'absence.
Les boutons "journe en cours", "mois en cours" et "priode" sont utiliss pour lister les absences en
fonction de la priode choisie. Seules les absences de cette priode seront affiches.

1) Cliquez sur

pour accder la fentre "Absence".

2) Slectionnez le collaborateur pour lequel vous crez cette absence.


3) Slectionnez dans la liste droulante, la catgorie de l'absence (ex : maladie, absence, cong...). Si
la catgorie n'existe pas dans la liste, cliquez sur "Ajouter/modifier" afin de la crer.
4) Slectionnez dans la liste droulante le motif de l'absence (ex : rcupration, maternit,
personnel...). Si le motif n'existe pas dans la liste, cliquez sur "Ajouter/modifier" afin de le crer.
5) Pour une absence rmunre, cochez la case "pay".
6) Dfinissez la priode et l'heure de l'absence (date de dpart et date de retour).
7) Vous pouvez saisir une note pour accompagner cette absence.
8) Cliquez sur
pour enregistrer votre absence. Lorsque vous revenez sur l'cran planning,
l'absence est prise en compte immdiatement.

Le rectangle de gauche : affiche la priode slectionne.


Journe en cours : affiche les absences de la journe en cours.
Mois en cours : affiche les absences du mois en cours
Priode : slectionner une priode spcifique.

Le tableau affiche le nom du collaborateur, les date dpart et de retour et la catgorie de l'absence.

31

6 LA FACTURATION
Maintenant que vous avez saisi le tarif de vos prestations, ainsi que vos produits, avant de facturer vous
devez paramtrer votre ticket de caisse.

6.1 Paramtrer votre ticket de caisse


Vous tes devant lcran principal de Merlin.

Cliquez sur Mangement

, Outils

, Rglages

1) Cliquez sur l'onglet "Caisse", puis dans la liste de gauche sur "Format du ticket".
2) Remplissez "En-tte du ticket" et "Pied du ticket" avec les informations que vous souhaitez faire
apparatre sur le ticket.
Par exemple dans len-tte du ticket les coordonnes de votre salon et dans le pied du ticket une phrase
de remerciement.

3) Ensuite, cliquez sur "Impression ticket" dans la liste de gauche.


4) Vous pouvez slectionner laide de cases cocher les informations que vous souhaitez faire apparatre
sur le ticket.
Attention, la TVA doit obligatoirement apparatre sur le ticket de caisse.

6.2 Slectionner le client


Pour facturer, cliquez sur licne

, de lcran principal.

La facturation commence par le choix du client.


Il existe trois cas distincts :

Nouveau client.
Client existant.
Client de passage.

32

6.2.1 C'est un nouveau client

1) Cliquez sur "Facturation"


.
2) Cliquez sur "Nouveau Client" en haut de lcran.
3) Remplissez les informations concernant votre nouveau client.
4) Une fois la fiche de renseignements remplie (au minimum le titre, le nom et le genre) vous devez la
valider pour dcouvrir l'cran de facturation.

5) Cliquez sur

pour valider votre fiche.

Vous accdez lcran facturation (Voir Chap.6.3).

Fentre Homonyme
Si le nom de famille du client existe dj dans le fichier, Merlin vous propose la liste des Homonymes.
Choisissez le client dans la liste, sinon cliquez sur

6.2.2 C'est un client existant

1) Cliquez sur "Facturation"


.
2) Recherchez votre client dans la liste.

Permet d'effacer le contenu de la zone de recherche.


Permet deffacer la dernire lettre saisie dans la zone de recherche.
3) Cliquez sur le nom de votre cliente.
Vous accdez lcran facturation (Voir Chap.6.3).

6.2.3 C'est un client de passage


Cest un client pour lequel vous ne souhaitez pas crer de fiche, par exemple pour un touriste.

1) Cliquez sur "Facturation"


2) Puis sur "Client de passage".

Vous accdez lcran facturation (Voir Chap.6.3).

33

6.3 Comment facturer ?


Maintenant que vous avez dtermin le type de client facturer, vous tes sur lcran facturation.

6.3.1 Facturer les prestations et les forfaits

Le choix des prestations s'effectue par famille. Ci-dessus les familles de prestations sont alignes
horizontalement au-dessus de la prvisualisation du ticket.

Pour facturer une prestation


1) Vous devez commencer par slectionner la famille laquelle elle appartient.
Les prestations appartenant la famille slectionne sont alors affiches dans un menu.
La slection d'une famille affiche la liste de ses prestations tries par ordre alphabtique croissant.

La premire colonne affiche la liste des familles.


La deuxime colonne affiche les prestations de la famille slectionne. C'est dans cette colonne
que vous devez cliquer pour slectionner une prestation.
La troisime colonne affiche le prix des prestations.

Vous avez la possibilit de changer l'ordre de tri des prestations.


Les boutons "Libell" et "Prix" vous permettent respectivement de trier les prestations par nom ou par
prix.

2) Slectionnez alors la prestation qui doit tre facture, en cliquant dessus.


3) Le logiciel vous invite choisir le collaborateur qui a excut le service.
Remarque : En facturation, le choix des prestations est volontairement limit la catgorie du client
factur. Ainsi la facturation d'une femme proposera uniquement des prestations "Femme", contrario
celle d'un homme proposera uniquement des prestations "Homme".
Dans la prvisualisation du ticket, apparat une ligne avec le nom de la prestation, le tarif et le prix.
Vous pouvez enlever une prestation de la facturation, en la slectionnant et en cliquant sur "Effacer
Ligne".

Pour facturer un forfait


Le principe reste le mme que pour les prestations.
Les forfaits sont vendus pour une consommation immdiate. Il ne faut pas les confondre avec les ventes
d'abonnements pour lesquels on utilise le bouton "Abonnements" (voir chap. 6.3.3 Facturer un
abonnement).
Dans la prvisualisation du ticket apparat le nom du forfait avec lensemble des prestations et/ou produits
qui le composent.
Vous pouvez enlever un forfait de la facturation, en le slectionnant et en cliquant sur "Effacer Ligne".

34

6.3.2 Facturer un produit


La facturation dun produit peut se faire de deux faons :
Avec une douchette code-barres.
Avec la souris.

Vente d'un produit avec la douchette code-barres


1) Prenez le produit.
2) Scannez le code-barres du produit laide de la douchette.
3) Le code-barres du produit saffiche brivement et le produit vient se rajouter la facture.
Rptez la mme opration en cas de vente multiple.
Une fois le produit affich vous pouvez modifier :
- son prix en cliquant sur le montant.
- la quantit en cliquant sur le libell, une calculatrice vous permettra de mettre la nouvelle quantit.
Vente la souris
1) Cliquez sur la famille "Ventes" afin de choisir le ou les produits facturer.
2) Slectionnez dans la liste, le ou les produits facturer en cliquant dessus (pour retrouver votre
produit utilisez les critres de tri ou la zone "Recherche clavier").
3) Une fois vos produits slectionns, cliquez sur

Les produits apparaissent dans la prvisualisation du ticket.

6.3.3 Facturer un abonnement


Un abonnement est un paiement par avance de services et/ou produits dont la consommation est tale
dans le temps.
Une cliente achte un abonnement, par exemple "5 balayages courts".
Vous devez dabord facturer lachat de l'abonnement, puis les consommations d'abonnement.
Facturer lachat de l'abonnement
Vous tes dans l'cran facturation.

1) Cliquez sur le bouton

"Abonnement" (en bas droite).

2) Slectionnez l'abonnement auquel la cliente souhaite souscrire, par exemple: "Balayages courts*5".
3) Slectionnez le collaborateur qui effectue la vente de cet abonnement.
4) L'abonnement s'affiche dans le ticket.
5) Cliquez sur "Encaissement".
Une fois le solde abonnement du client crdit du montant de l'abonnement, le dcompte des
services et/ou des produits consomms est entirement automatis.

35

Facturer la consommation dabonnement


Lorsque vous tes en facturation, si le client dispose d'un abonnement (non termin et non prim), le
bouton

"Encours" apparait, dans la barre de facturation entre les choix "Forfaits" et "Ventes".

1) Cliquez sur le bouton


abonnement.

"Encours". Il permet de facturer une ou plusieurs prestations de son

Vous pouvez galement slectionner directement la prestation en cliquant sur la famille de prestations de
cet abonnement, (dans notre exemple "Balayage"), et slectionnez ensuite la prestation de l'abonnement
("Balayage court").
2) Slectionnez le collaborateur qui a excut la prestation.
La prestation s'affiche dans le ticket dune couleur diffrente. Ce qui confirme que la prestation fait partie
de labonnement de la cliente, ce qui sappelle "une consommation dabonnement".
Le prix forfaitaire du service et/ou du produit est inscrit dans la case "Prix", alors que la case "Tarif"
rappelle son prix de base.
3) Cliquez sur "Encaissement".
Vous remarquerez que le montant de la prestation s'affiche dans une ligne "Abonnement".
Le solde dabonnement de la cliente se trouve alors dduit du montant quivalent cette consommation,
et ainsi de suite jusqu que ce solde passe zro, ce qui voudra dire que la cliente a termin son
abonnement.

6.3.4 Facturer un abonnement personnalis


Cest le mme principe que labonnement, mais celui-ci est cr au moment de la facturation et sera
spcifique au client en cours.
Lorsque vous tes en facturation cliquez sur le bouton

"Abonnement personnalis".

1) Renseignez :

Le nom.
Le code barre et/ou le code (si besoin).
La priode de validit de l'abonnement (exprime en mois).
La priode de franchise (exprime en jours)

2) Vous pouvez fixer des limites sur la dure entre chaque utilisation et le nombre dutilisations sur une
priode donne.
3) Indiquez les lments (Prestations/Produits/Forfaits/Abonnements) qui seront inclus dans cet
abonnement. Lorsque vous les aurez choisis, il faudra cliquer sur la zone quantit de chaque lment
afin d'y insrer la quantit requise.
4) Saisissez ensuite le prix de votre abonnement, soit en cliquant sur chaque zone prix en la modifiant
pour chaque prestation / produit, soit en modifiant le prix total de l'ensemble de l'abonnement. (Merlin
X2 ajustera automatiquement la baisse sur l'ensemble des prestations/produits qui le composent).
Quand vous ajoutez un forfait ou un abonnement, ce n'est pas le forfait ou labonnement en lui-mme
qui est ajout, mais son contenu (prestations et produits).
5) Cliquez sur

pour enregistrer votre abonnement personnalis et procdez lencaissement.

La consommation dun abonnement personnalis se fait exactement de la mme manire quun


abonnement simple. (Voir chap. 6.3.3), le suivi galement (Voir Chap.2.4.2).

36

6.4 Autres fonctions de lcran facturation


6.4.1 Les informations client
Une zone en haut gauche contient les icnes suivantes :

Permet daccder directement la fiche client.


Permet daccder directement aux fiches techniques coloration de la cliente. Il est possible de
consulter, modifier ou crer une fiche technique coloration.
Permet daccder directement aux fiches techniques permanentes de la cliente. Il est possible de
consulter, modifier ou crer une fiche technique permanente.
Permet de prendre directement un nouveau rendez-vous pour cette cliente.

Le titre, le prnom et le nom de votre cliente.


Le leader.
Sa catgorie Homme ou femme : cliquez dessus si vous souhaitez la changer.
La tranche d'ge : cliquez dessus si vous souhaitez la changer.
Son solde : le montant qu'elle reste ventuellement vous devoir ou que vous lui devez.
Prochain rendez-vous : la date de son prochain rendez-vous.

A gauche du nom de la cliente, vous noterez la prsence d'une flche


informations gnrales de la cliente.

. Elle permet l'accs aux

En cliquant dessus vous avez accs des informations supplmentaires sur votre cliente :

Dernire visite : date de la dernire visite de la cliente.


Fiche moyenne : ne comptabilise que les services.
Montique : son solde montique.
Fidlisation : Affiche le nombre de points de fidlisation et le nombre de visite fidlit.
Abonnement : solde dabonnement qui lui reste consommer.
Encours : somme des chques diffrs non encore encaisss.
La liste des derniers produits achets par la cliente, de faon pouvoir relancer la vente.

Lorsque vous devez facturer un produit qui figure dans l'historique de la cliente, slectionnez-le
directement en cliquant dessus, il vient se rajouter la facture en cours.
Avoir (case cocher): il peut arriver quune cliente vous rapporte un produit qui ne lui conviendrait pas
dans le but de se faire rembourser. Plutt que de restituer la somme reprsente par ce produit, vous
avez la possibilit de constituer un avoir dont le montant ira incrmenter le solde de votre cliente.
Devis (case cocher): cliquez simplement sur la case devis pour diter un ticket qui ninterviendra pas
dans votre comptabilit mais qui restera mmoris dans la fiche de votre cliente.

Pour revenir au mode prcdent, il suffit de cliquer nouveau sur la flche

37

6.4.2 Mettre le ticket en attente


Cette fonction permet de mettre en attente le ticket en cours, de manire pouvoir le terminer
ultrieurement.
Vous retrouverez alors sur l'cran principal, le nom de la cliente ainsi que l'heure de dbut du ticket, dans
la liste des tickets en attente.
Il vous suffira alors de cliquer dessus pour reprendre la facturation de cette cliente.

6.4.3 Ajouter fiche ou "fiche suiveuse"


Cette fonction permet dajouter la facturation en cours, le paiement dun ticket concernant un autre
client, par exemple, une cliente qui rgle pour elle et sa fille.
1) Crez en premier le ticket de la cliente (la mre), qui va rgler la totalit et mettez-le en attente.
2) Crez le ticket de la deuxime cliente (la fille) et mettez-le en attente.
3) Reprenez le ticket de la mre, et cliquez sur "Ajouter fiche", une liste apparat avec tous les tickets
en attente.
4) Slectionnez celui de la fille, une ligne vient alors se rajouter la facture de la cliente fiche suiveuse
de suivie du nom de la personne dont le ticket sera ainsi acquitt.
Le montant du ticket est alors le total des deux tickets. Le but tant davoir un seul paiement pour
plusieurs tickets.

6.4.4 Historique client


Cette fonction vous permet daccder directement au dtail des dernires visites du client.
Vous pouvez partir de l, refacturer la mme chose que lors dune prcdente visite ou rimprimer la
facture dune prcdente visite.

6.4.5 Remises
Cette fonction permet dappliquer des remises.
1) Cliquez sur "Remise", choisissez si la remise se fait :
En pourcentage ou en montant.
En augmentation ou en diminution.
2) Choisissez le montant de la remise en ou en % en fonction de votre choix, le nouveau prix saffiche
alors. Vous pouvez aussi saisir directement le nouveau montant, Merlin calculera la remise.
3) Validez la remise en cliquant sur

Un bouton "Annuler les remises", permet de revenir au tarif de base.

6.4.6 Remboursement de crdit


Cette fonction permet denregistrer les remboursements de crdit.
1) Cliquez sur "Remb. Crdit", la liste des clients ayant un solde ngatif apparat.
2) Slectionnez celui pour lequel le remboursement est fait.
Une ligne supplmentaire vient se rajouter la facture avec le montant rembours.

38

6.4.7 Autres recettes


Cette fonction permet de facturer une recette sortant du cadre de l'activit coiffure non lie une
prestation de service, par exemple les bons d'achats et lavance de montique.
1) Cliquez sur "Autres recettes", la liste des autres recettes apparat.
2) Slectionnez celle que vous voulez facturer.
Une ligne supplmentaire vient se rajouter la facture.

6.4.8 Beauty-Cards
Cette fonction permet de crer et facturer des Beauty Cards, pour plus de dtails reportez-vous au
Chap.7.5 La Beauty Card.

6.4.9 Application de tarifs


Si vous avez cr des tarifs (Voir Chap. 2.3 Les tarifs spcifiques), sept dentre eux peuvent tre affects
aux touches de tarifs prdfinis qui apparaissent en bas de lcran de facturation.
Une fois que vous avez ajout vos prestations et/ou vos produits, la facturation, cliquez sur le bouton
correspondant au tarif que vous souhaitez appliquer.
En fonction des conditions dapplication du tarif, la remise sappliquera automatiquement.
Un bouton "Annuler les remises", permet de revenir au tarif de base.

39

6.5 Lencaissement
Une fois les lments de la facture renseigns, cliquez sur le bouton "Encaissement" pour slectionner le
moyen de paiement de votre cliente.

Paiement en Espces, en Chque, Carte : moyens de paiement les plus utiliss.


Paiement Diffr : chque encaiss mais remis en banque une date ultrieure la demande du
client.
Paiement Bon dachat : Le client rgle avec un bon de rduction ou bon dachat que vous avez
mis.
Paiement Crdit : Le client ne rgle pas immdiatement vous lui faites crdit, le montant est alors
enregistr en solde ngatif dans la fiche de ce client.
Encaiss : affiche la somme provisoirement encaisse (en attente de validation).
Rendu espces : affiche le montant en espces rendre au client.

6.5.1 Plusieurs moyens de paiement sur un seul ticket


Exemple : Une cliente souhaite faire paiement pour partie en espces et pour partie en chque.
1) Cliquez gauche sur "Espces".
2) Cliquez ensuite sur le montant qui saffiche droite. A laide de la calculatrice entrez le montant du
rglement en espces.
3) Cliquez ensuite sur "Chque", le montant restant d, qui est automatiquement calcul par Merlin,
est alors affect au paiement par chque.
Vous pouvez ajouter une note, qui simprimera sur le ticket, en cliquant sur le bouton

4) Validez lencaissement :

soit en cliquant sur

pour valider et imprimer le ticket,

soit en cliquant sur

pour valider sans imprimer le ticket.

6.5.2 Rendu monnaie sur un chque ou une carte de crdit


Il peut arriver quune cliente, pour laisser un pourboire ou pour payer un parking, vous demande darrondir
le montant de son chque afin que vous lui rendiez de la monnaie.
Le montant total du ticket est de 44 . La cliente rdige un chque de 50 .
1) Cliquez gauche sur "chque".
2) Cliquez ensuite sur le montant qui saffiche droite. A laide de la calculatrice entrez le montant du
rglement en chque, soit dans notre exemple 50.
Le trop peru (la diffrence entre le montant du ticket et le montant du chque) saffiche alors dans la
ligne "Rendu espce". Cette somme, sera soustraite de votre caisse en espces.
3) Validez lencaissement.

40

6.5.3 Paiement par chques diffrs


Merlin permet vos clientes de rgler leurs prestations avec plusieurs chques encaissement diffr.
1) Cliquez gauche sur "Diffr".
2) Lcran "Echances" saffiche.

Cliquez sur
. A laide de la calculatrice saisissez le montant du premier chque.
Choisissez ensuite la date laquelle ce chque sera encaiss.
Rptez lopration sil y a plusieurs chques diffrer.

Vous pouvez voir le montant de la facture et le reste payer qui est automatiquement calcul, en fonction
des chances enregistres.
La liste des chances avec les dates et les montants saffiche lcran.
6) Cliquez sur

pour valider, vous revenez lcran des encaissements.

6.5.4 Les pourboires


Pour pouvoir utiliser la gestion des pourboires, vous devez dabord activer le systme.

Cliquez sur Management

, Outils

Rglages

1) Cliquez sur l'onglet "Collaborateurs".


2) Cliquez dans la liste de gauche sur "Gnral".
3) Cochez l'option "Gestion des pourboires" droite, afin de l'activer.
Vous avez saisi les lments de votre facture et vous avez cliqu sur "Encaissement".
1) Slectionnez le mode de paiement, la somme encaisser s'affiche.
2) Cliquez sur ce montant pour saisir la somme rellement paye par le client.
3) En bas de lcran, cliquer sur
droite de pourboires pour que la sommes correspondante la
diffrence entre la somme du et la somme paye soit directement attribue aux pourboires ou cliquez
sur la calculatrice pour saisir ce montant.

4) Appuyez sur

ou

en fonction de vos paramtres pour valider le paiement.

5) Un message apparat, vous informant que le montant est suprieur celui du ticket. Cliquez sur Oui.
La fentre "Pourboires" s'affiche l'cran.
Les collaborateurs qui ont excuts les prestations/ventes/packages saffichent en vert.
Vous pouvez cocher "Excutants seulement", en bas gauche, afin de faire apparatre que les
collaborateurs qui se sont occups de cette cliente.
6) Cliquez sur la partie "Montant" et saisissez le montant du pourboire attribuer chaque
collaborateur.
Ce bouton
7) Cliquez sur

permet de rpartir quitablement la somme entre les collaborateurs de la liste.


pour enregistrer et quitter la fentre des pourboires.

41

6.5.5 Fonctions complmentaires

En cliquant sur le bouton


situ en bas de lcran des encaissements, vous accder des
informations et des fonctions supplmentaires.
Deux cases cocher permettent de choisir dimprimer automatiquement un ticket et/ou une facture lors
de la validation du ticket.
Vous pouvez visualiser les diffrents soldes du client tels que : les chances clients, le solde
abonnement, le solde client, le solde fidlisation et le solde montique.
Vous pouvez galement partir de cet cran changer la devise pour lencaissement de ce ticket.
Le montant de la facture sera automatiquement converti en .

Si toutefois lors de lencaissement il vous manquait un moyen de paiement, vous pouvez le


rajouter en cliquant sur de bouton.
La fentre Moyen de paiement saffiche lcran. Vous pourrez rajouter ou modifier des moyens de
paiement.

Cliquez nouveau sur

pour dissimuler ce volet.

42

7 LES AUTRES RECETTES


7.1 La montique
Cest une avance de trsorerie quun client vous fait. Vous crditez son compte dun montant en qui sera
consomm au fur et mesure de ses visites.

7.1.1 Crer la montique

Cliquez sur Management

1) Cliquez sur

, Prestations

, Autres recettes

2) Renseignez le libell "Avance de montique" par exemple, et dans "Ligne" choisir "Montique".
Vous ntes pas oblig dindiquer de code ou de code-barres.
3) Saisissez le prix qui correspondra au montant de lavance en .
Il est possible de dfinir une valeur suprieure au prix de vente.
Lors de la facturation d'un tel lment, le client est factur du prix de vente mais son solde montique est
crdit de la valeur (lorsque celle-ci est dfinie).

7.1.2 Facturer la montique


1) Lorsque vous tes en facturation, cliquez sur le bouton "Autres recettes". La liste des autres
recettes apparat.
2) Slectionner alors "Avance de montique". Une ligne supplmentaire vient se rajouter votre ticket.
Une fois le ticket encaiss, le montant viendra alors crditer le compte du client.

7.1.3 Utiliser la montique


La montique va maintenant servir de moyen de paiement. Le solde sera utilis au fur et mesure des
visites du client.
Lors de lencaissement, si le client a un solde montique, un message vous propose de lutiliser pour
rgler la facture. Le montant du ticket sera alors dduit de son solde montique.

7.1.4 Suivre la montique


Le solde montique peut tre consult dans la fiche client en cliquant sur le bouton
"Solde montique".

, droite du

Remarque:
Un rglage permet d'afficher le solde montique sur le ticket de caisse, lorsque le client en a un.
Pour cela aller dans Management / Outils / rglages / Caisse / Impression ticket.
Cochez "Afficher le solde montique du client".

43

7.2 Les bons dachat


Cest une avance de trsorerie quun client vous fait pour l'offrir une autre personne. Cette autre personne
utilisera le bon dachat pour payer tout ou une partie de ses prestations futures.

7.2.1 Crer un bon dachat

Cliquez sur Management

, Prestations

, Autres recettes

1) Cliquez sur
, renseignez le libell et choisir la ligne Bon dachat . Vous ntes pas oblig
dindiquer de code ou de code-barres.
2) Il est possible de dfinir une valeur suprieure au prix de vente.
Lors de la facturation, le client sera factur du prix de vente mais le bon dachat sera crdit de la
valeur (lorsque celle-ci est dfinie).
3) Si vous souhaitez contrler la vente et lutilisation de ces bons, numrotez-les.
Pour activer le suivi des bons dachat, aller dans Management / Outil / Rglages /Facturation /
Gnral.
Cochez :
Vrifier les numros des bons dachat vendus.
Vrifier les numros des bons dachat consomms.
Ne consommer que les bons dachat dj vendus.

7.2.2 Facturer un bon dachat


1) Lorsque vous tes en facturation, cliquez sur "Autres recettes", la liste apparat.
2) Slectionnez alors le bon dachat facturer. Une ligne supplmentaire vient se rajouter votre ticket.
Lors de lencaissement, si vous avez activ le suivi des bons, le logiciel vous demandera de saisir le
numro. Si le bon a dj t vendu ou utilis le logiciel vous prviendra.

7.2.3 Utiliser un bon dachat


Le bon dachat va servir de moyen de paiement. Attention il ne pourra pas tre utilis partiellement.
1) Lors de lencaissement cliquez sur "Bon dachat".
2) Slectionnez le bon dans la liste, un message vous invite saisir le numro du bon.
Lors d'un paiement par bon d'achat la dure de validit est vrifie. Un message informe l'utilisateur
lorsque celle-ci est dpasse, mais l'utilisateur la possibilit d'accepter quand mme le bon d'achat.

7.2.4 Suivre les bons dachat


La liste des bons dachat, achets et consomms par un client, peut tre consulte dans sa fiche en
cliquant sur le bouton
de gauche.

droite de "Solde client", puis en slectionnant "Bon dachat" dans la liste

44

7.3 Les autres recettes


Ce sont les autres recettes qui ne sont ni des bons dachat ni de la montique. Par exemple un dplacement chez
un client, la vente de produits pour un autre salon ou la vente de boisson.

7.3.1 Crer une autre recette

Cliquez sur Management

1) Cliquez sur

/ Prestations

/ Autres recettes

2) Renseignez le libell et dans ligne, choisissez "Autres recettes". Vous ntes pas oblig dindiquer
de code ou de code-barres.
3) Vous pouvez renseigner le prix maintenant ou le prciser lors de la facturation.

7.3.2 Facturer une autre recette


1) Lorsque vous tes en facturation, cliquez sur "Autres recettes", la liste apparat.
2) Slectionnez dans la liste lautre recette facturer. Une ligne supplmentaire vient se rajouter votre
ticket.
3) Procdez normalement lencaissement.

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7.4 Les chques cadeaux


Le but est de crer un chque cadeau en y intgrant des services et/ou des produits. L'utilisateur doit
spcifier le client qui se verra offrir le chque cadeau. Le libell et le code sont obligatoires.

7.4.1 Crer et facturer un chque cadeau


Comme pour les abonnements personnaliss, le chque cadeau est cr directement partir de la
facturation.
1) Lorsque vous tes en facturation, cliquez sur
"Chques cadeaux".
2) Renseignez :
Le nom.
Le client qui il est destin.
Le code-barres et le code (le code est obligatoire).
La priode de validit (exprime en mois).
La priode de franchise (exprime en jours).
Vous pouvez fixer des limites sur la dure entre chaque utilisation et le nombre dutilisations sur une
priode donne.
3) Comme pour labonnement, indiquez les lments (Prestations/Produits/Forfaits/Abonnements) qui
seront inclus dans ce chque cadeau. Lorsque vous les aurez choisis, il faudra cliquer sur la zone
quantit de chaque lment afin d'y insrer la quantit requise.
4) Saisissez ensuite le prix, soit en cliquant sur chaque zone prix en la modifiant pour chaque prestation
/ produit, soit en modifiant le prix total de l'ensemble. (Merlin X2 ajustera automatiquement la baisse
sur l'ensemble des prestations/produits qui le compose).
Quand vous ajoutez un forfait ou un abonnement, ce n'est pas le forfait ou labonnement en euxmmes qui sont ajouts, mais leur contenu (prestations et produits).
5) Vous pouvez galement imprimer le chque cadeau en cliquant sur
6) Cliquez sur

pour enregistrer votre chque cadeau et procdez lencaissement.

7.4.2 Utiliser un chque cadeau


Lorsque vous tes en facturation, si le client dispose d'un chque cadeau (non termin et non prim), le
bouton

"Encours" apparait, dans la barre de facturation entre les choix "Forfaits" et "Ventes".

1) Cliquez sur le bouton


chque cadeau.

"Encours". Il permet de facturer une ou plusieurs prestations de ce

Les prestations s'affichent dans la facturation dune couleur diffrente, ce qui confirme quelles font
partie du chque cadeau de la cliente.

2) Vous pouvez aussi utiliser ce bouton


, qui clignote pour vous indiquer que ce client un
chque cadeau en cours et vous permet daccder lcran gestion des chques cadeaux.

46

Vous pourrez alors visionner tous les chques cadeaux non consomms et non prims.
A partir de cet cran vous pourrez galement affecter au client en cours un chque cadeau offert une
autre personne.

Permet dinsrer dans le ticket en cours les prestations slectionnes ( laide de la case
cocher).

Permet d'obtenir la liste des chques cadeaux en cours de circulation.

7.4.3 Suivre les chques cadeau


La liste des chques cadeaux achets et consomms par un client peut tre consulte dans sa fiche en
cliquant sur le bouton

droite du "Solde client".

Dans la liste de gauche, slectionnez "Chque cadeau". Le dtail des chques cadeaux du client
saffiche lcran.
Il est possible de modifier :

La date de premption des chques cadeau.


Les quantits de prestations restantes sur le chque cadeau.

47

7.5 La Beauty Card


Cest un systme de prpaiement multi-clients. On fournit aux clients une carte quils pourront crditer
dune valeur en . Cette carte pourra alors tre utilise comme moyen de paiement par lui-mme ou par
tout autre porteur de la carte. Une Beauty Card nest pas lie un seul client mais un compte (utilisable
par plusieurs clients).

7.5.1 Activer le systme Beauty Card


Pour activer le systme, il faut dabord crer une ''Autre recette''.

Cliquez sur Management

1) Cliquez sur

/ Prestations

/ Autres recettes

2) Dans la zone "libell" inscrire "Beauty Card" et choisir la ligne "Autres recettes".
Ces deux informations suffisent dfinir une Beauty card. Il nest pas ncessaire dindiquer de code/codebarres, ni de montant.
Puis, dans les rglages, il est ncessaire dindiquer celle-ci comme tant lautre recette permettant le
crdit dune Beauty Card.
3) Allez dans Management / Outils / Rglages / Facturation / Gnral.
4) Pour "Autre recette crditant les Beauty Cards", choisir "Beauty Card".
Nous allons voir quil existe deux types de carte ; la carte code/code-barres ou la carte puce.

7.5.2 La Beauty Card code/code-barres

7.5.2.1 Crer une Beauty Card


Lorsque le systme Beauty Card est actif, un bouton "Beauty Cards" apparat en bas droite de lcran
facturation.
1) Pour crer une Beauty Card, il suffit de cliquer sur ce bouton.
2) Vous devez dfinir :
Un code ou un code-barres*.
La valeur crditer sur cette carte.
La valeur facturer (qui peut tre diffrente de la valeur crditer).
La dure de validit de la carte (en mois).

3) Puis validez en cliquant sur

4) Il est possible de fixer des limites une Beauty Card:


Montant limite du paiement pour des prestations et/ou des ventes.
Restriction de lutilisation de la carte certains clients.
Restriction de lutilisation de la carte pour le paiement de certaines prestations.

48

Attention : Le propritaire dune carte est celui qui la cre. Par dfaut, le propritaire de la carte nest
pas limit.
Il est possible de saisir une note. Cette information peut tre saisie tout moment: cration, modification.
Elle est visible dans toutes les listes de Beauty Cards: une bulle indique qu'une note est prsente, un
survol de souris sur la ligne affiche l'information.
* Remarques : Si vous avez des cartes pr-imprimes avec code-barres, renseignez le code indiqu sur
la carte, manuellement ou en le scannant laide dun lecteur code-barres. Sinon vous pouvez utiliser le
gnrateur de code-barres . Vous pourrez alors imprimer une tiquette laide du bouton
.
(Attention pour que ce bouton soit actif, vous devez avoir cr au pralable des tiquettes Beauty Card).
Lorsque la Beauty Card est cre des boutons supplmentaires apparaissent.

Permet de connatre et de modifier les critres de la carte slectionne.


Permet de crer une nouvelle Beauty Card.
Permet de crditer une carte existante. (Un client peut crditer la carte dun autre client).
Permet de visualiser les transactions effectues avec la carte slectionne.
Permet de trouver la carte dun autre client et de la crditer (disponible pour les clients de
passage).
Lorsquune carte est prime elle est prcde dune petite croix rouge.

7.5.2.2 Utiliser la Beauty Card


La Beauty Card servira uniquement lors de lencaissement.
Au moment du choix du mode de paiement, cliquez sur le bouton "Beauty Card", le code de la carte sera
demand.
Vous pourrez le scanner laide dun lecteur code-barres ou le taper directement au clavier.
La Beauty Card sera alors dbite du montant de la facture. Si les restrictions dfinies lors de la cration
de la carte empchent le rglement de la facture, un message en informera alors l'utilisateur.

7.5.2.3 Supprimer une Beauty Card


Il est possible de supprimer une carte pour la raffecter (le code-barres) un autre client. Dans l'interface des
Beauty Cards (accessible depuis la facturation, la fiche client), la liste affiche une poubelle sur chaque ligne.
En fait, la suppression d'une Beauty Card enlve juste le code-barres de celle-ci. Elle devient alors invisible et
inutilisable, mais toutes les autres informations sont conserves (pour intgrit de la base).
Ceci n'est pas valable pour les Beauty Card puce (qui disposent dj dun bouton de formatage).

7.5.2.4 Suivre les Beauty Cards


La liste des Beauty Cards utilises (crdites ou dbites) par le client peut tre consulte dans sa fiche en
cliquant sur le bouton
droite du "Solde Abonnements". Un double-clique sur une carte ouvre
l'cran de dtail. C'est le mme cran qu'en facturation sauf qu'il y est impossible de crer et de crditer une
carte.

49

8 LA CAISSE
Maintenant que vous avez factur vos clients, la saisie dtaille des tickets vous fournit une masse
d'informations que vous allez exploiter le plus simplement du monde partir de "la caisse de Merlin".
Vous pouvez accder la caisse de deux faons : soit partir de lcran principal, soit partir de
Management.
Caisse du jour : permet daccder aux informations de caisse sur une journe : recettes, tickets, statistiques,
mouvements de caisse, dpenses, tats de caisse et tableaux de bord
Attention : Si vous y accdez partir de lcran principal, vous naurez accs qu la journe en cours.
Caisse du mois : permet daccder aux mmes informations de caisse mais sur un mois. Un calendrier vous
permet de choisir le mois afficher.
Caisse priode : permet daccder aux mmes informations de caisse mais sur une priode que vous
choisissez sur un calendrier.
Vous pourrez aussi directement choisir de consulter vos chiffres sur le dernier mois complet, la dernire
semaine complte, le 1er du mois, le dernier trimestre ou l'anne complte depuis le 1er janvier.

8.1 Comment faire une fin de journe ?


Vous tes devant l'cran principal de Merlin X2.

Cliquez sur Management

, Caisse

, Caisse du jour

Attention : il ny a pas de notion de clture dans Merlin, vous ntes pas oblig de visualiser et dimprimer vos
informations de caisse le jour mme.

1.

2.

3.

4.

50

1. Statistiques de caisse : vous permet d'accder aux performances du salon et de les imprimer.
2. Gestion des espces : vous permet de consulter les soldes et de saisir les mouvements en espces.
3. Gestion des chques : vous permet de consulter les soldes et de saisir les mouvements de chques.
4. Gestion des cartes bancaires : vous permet davoir le total des recettes "Carte Bancaire", ainsi que la
liste des clients qui ont utiliss ce mode de paiement.

8.1.1 Statistiques de Caisse

Moyenne
Affiche le dtail des moyennes sur la journe ou la priode choisie ; CA moyen, Fiche moyenne, Nb
de visites moyen, Ca total, Nb de visites total.
Dpenses
Permet d'afficher, de modifier, ou de supprimer des dpenses. (voir chap.9 Les dpenses).
Panels X2
Panel X2 vous permettra de comparer les performances de votre salon aux performances dautres
salons de type identique en France (sous rserve dinscription).
Dtails de caisse
La partie gauche affiche les ralisations : votre chiffre daffaires en prestations et ventes en faisant
ressortir les remises consenties.
La partie droite affiche le dtail des encaissements.
Les nombres prcds dun signe de couleur rouge expriment les prestations ralises pour
lesquelles vous navez pas encore encaiss dargent.
Les nombres prcds dun signe + de couleur bleue expriment des entres dargent indpendantes
des prestations ralises.
Enfin, le cartouche situ en bas de lcran vous permet dun seul coup dil d'avoir des rsultats en
visites et en chiffre daffaires sur la priode concerne.

Tickets
Cet cran vous permet d'afficher la liste de tous les tickets raliss dans la priode.
La partie gauche contient la liste proprement dite tandis que la partie droite affiche le ticket qui est
slectionn dans la liste, tel quil a tait imprim.
Vous pouvez trier cette liste en cliquant simplement sur le titre de la colonne sur laquelle vous
dsirez effectuer le tri. Par exemple, un simple clic sur la colonne Paiement, vous permettra de trier
les tickets en fonction du moyen de paiement.
Vous pouvez modifier le moyen de paiement de chaque ticket en le slectionnant dans la liste puis
en cliquant sur l'icne reprsentant des billets en bas et gauche de l'cran.
En bas gauche :

Modifier le moyen de paiement du ticket slectionn.


Modifier le Nom du client sur le ticket slectionn.
Afficher un rsum de caisse.
Imprimer le ticket slectionn.
51

En haut droite :
Permet de filtrer les tickets en fonction dune date, dun montant ou dun service.
Permet dafficher des informations supplmentaires pour chaque ticket.
Permet dafficher ou de masquer le total par moyen de paiement.

Performance
Cet cran vous permet d'afficher sous forme de graphiques, la rpartition du chiffre daffaires de
votre salon. Ces performances sont exprimes en nombre, en chiffre d'affaires ou en pourcentage.

Choix du profil d'impression


Cette icne permet d'accder vos profils d'impression. Ainsi il vous sera possible d'inclure dans
votre profil, les tats que vous imprimez rgulirement. (Pour plus de dtails voir Chap.8.1.3 Utiliser
un profil dimpression).

Imprimer
Cette icne permet d'accder et dimprimer directement un tat parmi les 18 tats concernant la
caisse, sur la journe ou la priode choisie. (Pour plus de dtails voir le Chap. 8.1.2 Imprimer votre
fin de journe ou fin de mois).

Verrouillage de la caisse
Permet de verrouiller une priode de caisse pour empcher toutes modifications.

Ticket 3D
Affiche les tickets effectus dans la journe comme sur un carnet de rdv.

8.1.2 Imprimer votre fin de journe ou fin de mois


Choisissez la journe (ou la priode) pour laquelle vous souhaitez faire vos impressions.
1) Cliquez sur

pour afficher la liste des tats.

A gauche : s'affiche l'ensemble des groupes d'tats disponibles.


A droite : lensemble des tats correspondant au groupe slectionn.
2) Slectionnez un groupe puis cliquez deux fois rapidement sur l'tat ( droite) que vous souhaitez
visualiser.
3) Cliquez sur

pour imprimer l'tat en cours ou sur

pour revenir et en slectionner un autre.

52

8.1.3 Utiliser un profil d'impression


Chaque jour, vous souhaitez imprimer la liste des tickets ou encore la rpartition du chiffre daffaires par famille
de services.
Chaque semaine, un tat de synthse sur l'activit de votre salon ainsi qu'un rcapitulatif de vos ventes.
Chaque mois, votre journal de dclaration de TVA, le dtail journalier de votre caisse.
Afin de vous viter de slectionner chaque fois les tats, les uns aprs les autres pour les imprimer, vous
avez la possibilit de sauvegarder votre slection dans un profil.
Pour chacun de ces profils, vous allez indiquer les tats que vous souhaitez ainsi que le nombre de copies
imprimer.
Il ne vous restera plus qu' slectionner un profil puis demander l'impression pour que tous vos tats soient
automatiquement dits.

Crer un profil
1) Cliquez sur "Choix"

2) Cliquez sur

pour crer un nouveau profil.

3) Donnez-lui un nom, par exemple "Journalier" et cliquez sur

4) Votre profil apparat dans la liste. Double cliquez dessus pour l'ouvrir.
La liste droulante : sert afficher les tats en fonction d'une catgorie.
La liste de gauche : affiche l'ensemble des tats disponibles (voir Chap.10 Les tats).
La liste de droite : affiche votre slection d'tats.
5) Slectionnez dans la liste de gauche les tats inclure dans votre profil:

En cliquant deux fois rapidement dessus, ou


En utilisant

, les tats slectionns passent dans la liste de droite.

Si vous vous tes tromp, slectionnez ltat enlever de la liste de droite et cliquez sur
Vous pouvez visualiser ltat en le slectionnant et en cliquant sur

6) Cliquez sur

pour valider votre slection.

Imprimer un profil

1) Cliquez sur choix

2) Slectionnez le profil d'impression.

3) Cliquez sur

53

8.2 Les mouvements de caisse


Une fois que vous avez visualis les informations concernant votre journe de caisse, vous devez vrifier votre
caisse.
Il faudra galement saisir les mouvements :
1. En espces.
2. En chques.
Les mouvements de cartes bancaires sont automatiquement raliss par le terminal de paiement.
Mais en premier lieu vous devez saisir les coordonnes de votre banque.

8.2.1 Dfinir une banque

Cliquez sur Management

1) Cliquez sur

, Caisse

, Configuration

, Banques

2) Saisissez vos coordonnes bancaires, elles seront utilises pour les bordereaux de remise en banque.
3) Renseignez le nom du responsable du compte (ce nest pas obligatoire).
4) Choisissez le logo de la banque en cliquant sur

5) Renseignez le solde bancaire ainsi que la date de ce solde (ce nest pas obligatoire).
Vous pouvez ainsi crer plusieurs banques.

8.2.2 Les espces


Comme nous lavons vu prcdemment, dans lcran "Caisse du Jour", une partie est ddie la gestion
des espces.
Le solde de caisse prcdent : qui reprsente la somme en espces que vous aviez le matin en
commenant votre journe. Elle correspond au solde caisse du jour de votre dernire remise en banque,
plus les recettes espces perues jusqu ce jour.
Entre de Caisse : cest une entre d'espces.
Ex : fonds de caisse rentr le premier jour de caisse avec Merlin.
Remise en Banque : montant des espces remises en banque ce jour.
Recette: montant des recettes espces perues ce jour.
Dpenses : montant des dpenses de caisse saisies avec le module dpenses de Merlin.
Solde Caisse : cest le montant total des espces que vous avez ce moment prcis.

54

Comment effectuer une remise en banque d'espces ?


Il existe deux faons denregistrer une remise en banque despces :
1. Remise avec comptage assist
2. Remise sans comptage assist

Remise en banque avec comptage assist


Vrifiez que vous tes bien sur la date laquelle vous souhaitez enregistrer la remise en banque.
Cliquez sur "Gestion des espces" :
1. Choisissez la devise pour laquelle vous allez effectuer la remise en banque.
2. Saisissez pour chaque pice et billet, le nombre que vous trouvez dans votre caisse.
3. Au fur et mesure de votre saisie vous voyez le total safficher.
4. Cliquez sur "Remise en Banque".

Remise en Banque sans comptage assist

1) Cliquez sur
situe droite de remise en banque.
2) La ligne "solde" vous indique le montant de votre solde actuel.
3) Cliquez sur "Remise en banque".
4) Saisissez le montant de votre remise en banque et validez.
5) Confirmez votre remise en cliquant sur

Attention : La procdure sera la mme pour les prlvements personnels, entres de caisse et autres
prlvements pargne.

8.2.3 Les chques


Comme nous lavons vu prcdemment dans lcran Caisse du Jour une partie est ddie la gestion des
chques.
Chques prcdents : la somme des chques que vous aviez ce matin en commenant votre journe. Elle
correspond au montant des chques perus non remis en banque.
Recette du jour : cest le montant des chques perus ce jour.
Encaissement des diffrs : cest la somme des chques date que lon peut maintenant dposer en
banque.
Sous-total des chques dposer : cest la somme des chques prcdents + recette du jour +
encaissement des diffrs.
Remise en Banque : montant des chques remis en banque ce jour.
Solde : Cest le Sous-total des chques dposer la remise en banque du jour.
Diffrs encaisser : montant des chques date que lon ne peut pas remettre en banque ce jour.
Total des chques restants : cest le montant total des chques quil vous reste remettre en banque
ce jour.

55

Comment effectuer une remise en banque de chques ?


Contrairement aux espces, il nexiste quune seule faon de faire une remise en banque de chques :

1) Vrifiez que vous tes bien sur la date laquelle vous souhaitez enregistrer la remise en banque.
2) Cliquez sur "Gestion des chques".
3) Les chques prcdents et les chques du jour sont cochs par dfaut. Dcochez ceux que vous ne
souhaitez pas remettre en banque.
4) Vrifiez la banque de dpt. (Si vous nen avez pas encore, cliquez sur "Gestion des banques" et
reportez-vous au Chap. 8.2.1).
5) Vrifiez que le nombre total de chques dposer correspond, ainsi que le montant.
6) Cliquez sur

pour valider et imprimer la remise en banque, ou si vous ne souhaitez pas

d'impression cliquez directement sur

56

9 LES DEPENSES
9.1 Crer une dpense
Cliquez sur Management

, Caisse

, Configuration

, Config.Dpenses

Vous accdez la liste des dpenses dj disponibles.

1) Cliquez sur

pour crer votre nouvelle dpense.

La fentre "Fiche dpense" s'affiche l'cran.


2) Renseignez le plus dinformations possibles:

Le numro comptable : partir du plan comptable.


Le libell : le nom que portera votre dpense.
Famille dpenses : slectionnez dans la liste droulante la famille se rattachant cette dpense.
Montant par dfaut : indiquez le prix HT de votre dpense. Si cette dpense est rgulire "fixe", il
est pratique de remplir cette partie.
TVA par dfaut : slectionnez le taux de TVA.

3) Cliquez ensuite sur

pour valider.

9.2 Saisir une dpense


Cliquez sur Dpense

(sur lcran principal).

1) Slectionnez dans la liste, le type de dpense que vous avez effectu. (Dplacez-vous dans la liste soit
avec les flches, soit avec la barre de dfilement sur la droite).
2) Vrifiez la date laquelle vous voulez effectuer cette dpense.
3) Saisissez le montant TTC de cette dpense.
4) Prcisez la TVA correspondant cette dpense. Le montant de la TVA se remplira automatiquement.
Libell, Montant et TVA se remplissent automatiquement lors de la slection si vous avez saisi ces
renseignements lors de la cration de cette dpense (frais fixe), Si ce n'est pas le cas, renseignez ces
zones.
5) Saisissez ventuellement un commentaire.
6) Slectionnez le mode de paiement.
7) Cliquez sur

pour valider votre dpense.

8) Vous pourrez visualiser, modifier, supprimer ou ajouter une dpense partir de la caisse, en cliquant sur
le bouton dpense

9) Pour imprimer la liste des dpenses reportez-vous au Chap.10.4 tat de caisse.

57

LES ETATS

10

Merlin X2 met votre disposition des tats. Ils vont vous permettre d'diter diffrents documents comme par
exemple, la liste des clients, la liste des produits, le dtail de vos dpts bancaires, votre brouillard de caisse,
le rcapitulatif du mois ou votre journal de dclaration de T.V.A.

10.1

tats clients
Grace aux tats client vous pourrez par exemple:

Lister vos clients en fonction de plusieurs critres : par exemple, trier vos clients par ordre alphabtique,
par date d'anniversaire ou par code postal, par tat de leur compte (crdit ou avoir).

Analyser la frquence des visites, analyser les clients en fonction de la catgorie, de la date de leur
premire ou dernire visite ou du nombre de visites.

Avoir des informations sur les fiches techniques, les dernires fiches tablies, la liste des clients ayant eu
recours une technique, la liste des fiches techniques groupes par type ou par date.

Sortir les statistiques des clients de ces douze derniers mois avec quatre visites minimum ou sortir un
tat des douze derniers mois par tranche de cinq Euros.

Vous avez la possibilit dimprimer par exemple ltat "Clients liste alphabtique" n400.
Il y a deux faons de visualiser cet tat :

Soit partir de Management/Clients/Impression.


Soit partir de la caisse, en cliquant sur "Choix" ou sur "Imprimer".

Cet tat affiche la liste des clients avec les infos suivantes :
Titre, Nom, Prnom, Adresse, Code postal, Ville, Portable, Tel Domicile.

10.2 tats de stock


Grce aux tats de stock, vous allez pourrez suivre avec exactitude l'tat et les mouvements de votre stock
une date ou sur une priode donne. (Attention le suivi ne pourra se faire que si vous avez la version Pro
ou le Module Stock).

Vous pourrez visualiser et imprimer :

L'volution de vos produits en fonction du prix d'achat ou du prix de vente.


Vos diffrents inventaires au prix unitaire moyen pondr, cart dinventaires par date et fournisseur ou par
fournisseurs et produit.
L'inventaire de votre stock au prix unitaire moyen pondr. Plusieurs autres inventaires sont disponibles dont
l'cart d'inventaires par date et fournisseur ou l'cart d'inventaire par fournisseurs et produit.
Les mouvements de stock (Entres et sorties).
La valorisation de votre stock en fonction du prix d'achat ou du PUMP.
Les commandes en cours ou livres.
Vous avez la possibilit dimprimer par exemple ltat "Tarif des produits" n877,
Il y a deux faons de visualiser cet tat :

Soit partir de management/Stock/Impression.


Soit partir de la caisse, en cliquant sur "Choix" ou sur "Imprimer".

Cet tat affiche la liste des produits tris par Fournisseur/Famille/gamme ainsi que les informations suivantes :
Libell du produit et prix de vente public (TTC).

58

10.3 tats prestations


Vous avez la possibilit de visualiser ou dimprimer des tats sur vos prestations, par exemple:

La liste de vos prestations et packages.


La liste des tarifs de vos prestations et packages.
La liste des prestations et packages par catgorie.
La liste de vos tarifs spcifiques etc...

Vous pouvez imprimer ces tats partir de Management/Prestations/Impression. Voici quelques exemples.
1) Ltat "Liste des prestations" n600, affiche la liste des prestations tries par famille, ainsi que les
informations suivantes :
Code article, libell, famille, sous-famille, catgorie, prix, temps dexcution et temps de pause, charges, n
daffection comptable vente et service, date de dernire modification et les options "visible dans la caisse" ou
"visible dans le carnet de rdv".
2) Ltat "Liste des forfaits" n602, affiche la liste des forfaits tris par famille, ainsi que les informations
suivantes :
Code article, libell, catgorie, prix, temps dexcution et temps de pause, charges, n daffection comptable
vente et service, date de dernire modification, gain de points, payable par points et les options "visible dans la
caisse" ou "visible dans le carnet de rdv".
Cet tat comprend galement les autres recettes.
3) Ltat "Liste des tarifs" n613, affiche la liste des tarifs tris par libell ainsi que les informations
suivantes :
Nom du tarif, ancien prix, remise en % ou en montant, le nouveau prix, sil sagit dune remise forfaitaire, la
priorit, pour les tarifs applications automatiques les jours et la dure de validit.

10.4 tats de caisse


Merlin met votre disposition de nombreux tats de caisse.
Vous pouvez imprimer ces tats partir de la caisse :

Soit en imprimant directement partir du bouton "Imprimer" (se reporter au Chap.8.1.2).


Soit en utilisant un profil (se reporter au Chap. 8.1.3).

Voici quelques exemples :


1) Ltat "Caisse du jour + dtail de caisse" n1022, affiche pour chaque jour de la priode choisie (format A4
portrait, une page par jour) les informations suivantes :
Le dtail des mouvements de caisse avec les entres, les sorties et les recettes.
Le dtail des prestations et ventes ralises et encaisses.
Le dtail des encaissements par moyen de paiement.
Le nombre de visites et la rpartition du chiffre daffaires par catgorie.

2) Ltat "Liste des tickets" n152, affiche pour chaque jour de la priode choisie (format A4 portrait) les
informations suivantes :
La date et lheure du ticket, le titre, le Nom et le Prnom du client, le montant total du ticket et le moyen de
paiement, le total du chiffre daffaires encaiss et ralis, la rpartition du chiffre daffaires ralis et encaiss
par moyen de paiement, le nombre de tickets, dont les devis, les avoirs ou les gratuits.

59

3) Ltat "Brouillard de caisse" n 183, affiche pour chaque jour de la priode choisie (format A4 portrait, une
page par jour) les informations suivantes :
Le fonds de caisse et le solde de caisse espce par jour.
Les oprations telles que les entres, les sorties, les dpenses et les remises en banque.
La rpartition du chiffre daffaires prestation et vente.
Le total des mouvements sur la priode choisie.

4) Ltat "Rcapitulatif du mois" n 161, affiche pour chaque jour de la priode choisie (format A4 paysage, une
ligne par jour) les informations suivantes :
Le chiffre daffaires rparti par moyen de paiement ainsi que le total.
Les paiements par virement.
Les soldes de caisse.
Les remises en banque chques, espces et cartes.
Les pertes et profits.

5) Ltat "Info caisse simple" n 398, affiche sur la priode choisie (format A4 portrait) les informations
suivantes :
La rpartition des visites en nombre et en chiffre daffaires par type de clients et par catgorie.
La rpartition de chiffre daffaires prestation/vente par catgorie.
La fiche moyenne par catgorie.
Les ratios visites et chiffre daffaires par catgorie.
Le total des mouvements de caisse, espces, chques, cartes et virements sur la priode.
Le fond de caisse et le solde de caisse de la priode choisie.

6) Ltat "Rsum de caisse" n 359, affiche pour chaque jour de la priode choisie (format A4 paysage, une
ligne par jour) les informations suivantes :
Le chiffre daffaires par catgorie de client.
Le chiffre daffaires esthtique et vente.
La rpartition des moyens de paiement dont chques cadeau, bons dachat et diffr.
Les dpenses et les remises en banque espces.
Le solde de caisse journalier.
Le sous-total par semaine.
Le chiffre daffaires total HT et la TVA.
Remarque : CA/TTC/VC/HS signifie Chiffre dAffaires TTC Vente Comprise Hors reversement de Service
(Dans la mesure o vous appliquez le reversement de service).
7) Ltat "Solde de caisse" n286, affiche pour chaque jour de la priode choisie (format A4 paysage, une ligne
par jour) les informations suivantes :
Les mouvements en espces, recettes, dpenses, remises en banque, entres, prlvements personnels,
prlvements pargne, pertes et profits et le solde de caisse journalier.
Le chiffre daffaires chques, cartes et virements.
Le total sur la priode choisie.
La rpartition du chiffre daffaires encaiss et ralis.

8) Ltat "Liste des cartes" n208, affiche pour chaque jour de la priode choisie (format A4 portrait) les
informations suivantes :

60

La date et lheure.
Le titre, le nom et prnom du client.
Le montant et le type de la carte.
Le total des cartes en nombre et en montant journalier sur la priode.
9) Ltat "Liste des chques" n167, affiche pour chaque jour de la priode choisie (format A4 portrait) les
informations suivantes :
La date dchance du chque.
Le titre, le nom et le prnom du client.
Le total journalier des chques, en nombre et en montant, dont les chques diffrs.
10) Ltat "Journal de dclaration de TVA" n1035, affiche pour chaque jour de la priode choisie (format A4
portrait, une ligne par jour) les informations suivantes :
Le montant de base journalier pour le calcul de la TVA.
Le diffrents taux de tva (en colonne).
Le total de la TVA sur la priode choisie (Attention, naffiche pas le dtail journalier sur une priode).
Le total HT sur la priode choisie.
11) Ltat "Bordereau de remise de chques" n 162, affiche (en portrait) les informations suivantes :
Les rfrences bancaires (si renseignes lors de la cration de la banque, voir Chap.8.2.1).
Le titre, le nom et le prnom du client.
Le montant de chaque chque.
Le nombre et le montant total de chques.
12) Ltat "Bordereau de remise despces" n 192, ne simprime que pour faire les "Remises en banque
espces avec comptage assist" (voir Chap. 8.2.2). Vous imprimez cet tat pour faire votre remise en banque,
et vous y reportez le nombre de billets et de pices ainsi que le total.
13) Ltat "Journal des dpenses" n 350, affiche pour chaque jour de la priode choisie (format A4 paysage) les
informations suivantes :
Le libell.
Le montant HT, TTC, la TVA et le moyen de paiement pour chaque dpense.
Le n comptable (si renseign).
Le commentaire (si renseign).
Le total journalier et le total sur la priode choisie.
Une analyse graphique des dpenses par catgorie (Camembert).
Une analyse graphique des dpenses par moyens de paiement (Camembert).
14) Ltat "Dtail des encaissements" n137, affiche (format A4 portrait) les informations suivantes :
La rpartition du chiffre daffaires prestation et vente, raliss et encaisss.
Le total des encaissements avec une rpartition par moyens de paiement.
Cet tat va vous permettre de comprendre une ventuelle diffrence entre votre chiffre daffaires ralis et votre
chiffre daffaires encaiss.
Par exemple :
Si vous avez accord des paiements crdit, le CA ralis sera suprieur au CA encaiss.
Si vous avez encaiss des remboursements de crdit, le CA ralis sera infrieur au CA encaiss.

61

15) Ltat "Dtail des prestations ralises" n 160, affiche sur la priode choisie (format A4 portrait) les
informations suivantes :
Le dtail des prestations ralises par famille de services.
Le nombre de services et le nombre de visites par famille.
La rpartition en nombre, des clients du fichier et des clients de passage.
Le montant des remises accordes par service et le prix pay.
Le total par famille de services.
Le total en nombre de visites, en nombre de services et en chiffre daffaires.
16) Ltat "Dtail des produits vendus par fournisseur" n156, affiche sur la priode choisie (format A4 portrait)
les informations suivantes :
Le code et le libell de chaque produit.
La quantit vendue par produit avec le prix tarif (prix tarif =prix de vente unitaire X par la quantit).
Les remises ventuelles et le prix pay (prix pay = prix tarif remise).
Le total par fournisseur en quantit et en montant.
Le total tout fournisseur en quantit et en montant.

10.5 Etats collaborateurs


Merlin met votre disposition des tats collaborateurs.
Vous pourrez visualiser et imprimer :

La liste de vos collaborateurs (Adresse, Niveau d'accs et Visibilit de logiciel).


La liste des acomptes (Nom du collaborateur, Montant, date type de paiement de l'acompte).
Dtails des temps de prsence de vos collaborateurs, volution des salaires ...

Vous pouvez imprimer ces tats partir de la caisse :

Soit en imprimant directement partir du bouton "Imprimer" (se reporter au Chap.8.1.2).


Soit en utilisant un profil (se reporter au Chap. 8.1.3).

Ou partir de Management/Personnel/Impression.

62

11 LES ETIQUETTES
11.1 Format des tiquettes
Cliquez sur Management

, Outils

, Etiquettes

, Etiquettes

Vous tes sur lcran de rglage des tiquettes.

Si un format dtiquette existe dj dans la liste (en haut droite), slectionnez-le afin de vrifier ces paramtres.
Pour crer un nouveau format dtiquettes :
1) Cliquez sur

2) Donnez-lui un nom puis cliquez sur

3) Entrez les dimensions et le nombre dtiquettes. Si elles ne sont pas fournies, il vous suffit de les mesurer et
de saisir les valeurs en mm.
4) Cliquez sur

pour valider.

63

11.2 Contenu des tiquettes


Aprs avoir dfini le format physique de vos tiquettes, vous devez dfinir leur contenu, c'est--dire les
informations qui vont tre imprimes pour personnaliser chaque tiquette.

Cliquez sur Management

, Outils

, Etiquettes

, Contenu des tiquettes

Il existe dj deux profils dtiquettes dans Merlin.


Les tiquettes "Enveloppes clients" avec :

Les tiquettes "Produits, code-barres /prix"


avec :

Titre
Nom, prnom
Adresse
Code Postal
Ville

Nom du produit
Code barre
Prix

Pour crer un nouveau modle d'tiquette

1) Cliquez sur

2) Donnez-lui un nom puis cliquez sur "Type" pour choisir un type prdfini de contenu.

Choisir le contenu des tiquettes


1) Double-cliquez sur votre modle. La fentre "Contenu des tiquettes" s'affiche l'cran.

2) Cliquez sur

pour afficher la liste des champs disponibles.

3) Slectionnez dans la liste le champ que vous souhaitez mettre sur votre tiquette et cliquez sur
lajouter. Rptez lopration, pour chaque champ.

pour

La liste des champs slectionns saffiche alors en bas de lcran, avec un visuel en haut de lcran.
Vous avez la possibilit de dfinir la police, la taille, le style et la position de chaque champ slectionn.

Et

4) Cliquez sur

permettent de modifier l'ordre d'affichage du champ slectionn.

pour enregistrer votre modle.

64

11.3 Impression des tiquettes

Cliquez sur Management

, Outils

, Etiquettes

, Impression des tiquettes

1) Choisissez dans la liste droulante "Modle de papier" le format de papier utiliser.


2) Choisissez dans la liste droulante "Modle d'tiquette" le contenu des tiquettes diter.

3) Cliquez sur

4) La liste s'affiche en fonction des critres que vous avez slectionns.


5) Spcifiez pour chaque lment le nombre dtiquettes en cliquant sur la colonne "Nb".
6) Cliquez sur

pour lancer l'impression des tiquettes.

65

11.4 Les fiches suiveuses


L'impression des fiches suiveuses est une mthode de fonctionnement rpandue.
Cette fiche rfrence les codes-barres de vos Prestations/Produits/forfaits qui sont susceptibles d'tre facturs.
Pour chaque produit/prestation/forfait que la cliente achte, l'excutant coche la ligne correspondante sur cette
fiche.
Quand la cliente passe en caisse, cette fiche sert tablir la facture en fonction des lments cochs.

11.4.1

L'impression des fiches suiveuses

Remarques : les fiches suiveuses sont numrotes de 92000 95000 et chacune dentre elle est unique, le mme
numro ne peut pas tre utilis deux fois dans la mme journe.
Dans les fiches produits/prestations/forfaits les codes-barres doivent tre renseigns.

Cliquez sur Management

, Outils

, Etiquettes

, Fiches suiveuses

Vous tes dans la partie "Fiches Suiveuses".

Les icnes :

Ajouter des prestations.


Ajouter des produits.

Ajouter des forfaits.


Supprimer la prestation/produit/forfait slectionn.
Revenir l'cran prcdent.
Visualiser le contenu de votre fiche suiveuse.
Imprimer la fiche suiveuse.
Nombre de copies: spcifiez le nombre de fiches suiveuses imprimer.

Permet de dplacer l'ordre d'affichage des lments de votre liste.

Crer une fiche suiveuse avec prestations et forfaits.

En slectionnant longlet "Homme" ou "Femme", vous allez dabord dterminer la catgorie pour laquelle vous
voulez crer vos fiches suiveuses.

1) Cliquez ensuite sur

pour ajouter des prestations. Ajoutez les prestations en les slectionnant une

une ou slectionnez une famille et cliquez sur


2) Cliquez sur

pour ajouter des forfaits. Ajoutez-les en les slectionnant un un, ou slectionnez une

famille et cliquez sur

5) Cliquez sur
6) Cliquez ensuite sur

pour ajouter des produits.


pour visualiser votre fiche avant de l'imprimer en nombre.

N'oubliez surtout pas de remplir les codes-barres des produits/prestations/forfaits. Si un code-barres


n'apparat pas lors de la visualisation, c'est que celui-ci n'a pas t rempli dans la fiche.

7) Indiquez le nombre de copies que vous allez imprimer pour la journe puis cliquez sur

Vous ntes pas oblig dimprimer les fiches suiveuses partir de cet cran.
Vous pouvez si vous le souhaitez imprimer une fiche suiveuse la mise en attente dun ticket ou partir du
carnet de RDV.
Pour cela allez dans Management/Outils/Rglages/Facturation.
Dans la colonne de gauche, slectionnez "Fiche Suiveuse".
Dans la colonne de droite, cochez "Imprimer une fiche suiveuse la mise en attente dun ticket" et/ou
"Autoriser ldition de fiches suiveuses partir du carnet de RDV".
Vous aurez alors dautres options disponibles :

Ne pas imprimer les codes-barres des fiches suiveuses.


Afficher les informations clients sur la fiche suiveuse.
Afficher ladresse du client.
Afficher les informations techniques rcentes.
Afficher le dtail du rendez-vous du client.
Nombre de lignes vierges pour les autres services.
Nombre de lignes vierges pour les commentaires.

Vous retrouverez galement ces options lors de la cration de vos fiches suiveuses.

67

11.4.2

Lutilisation des fiches suiveuses

Pour grer les fiches suiveuses il faut avoir :


Rfrenc les codes-barres de vos produits, prestations, forfaits.
Cr un modle de fiche suiveuse et l'avoir imprim.
Pour les personnes utilisant une douchette, il faut avoir coch dans
Management/Outils/Rglages/Facturation :
Gestion des fiches suiveuses avec code-barres.
Demander le code ds la premire mise en attente du ticket.

Pour prparer la fiche suiveuse avant l'arrive de la cliente, vous tapez ou scannez le code de la fiche, afin
qu'elle apparaisse dans la liste des clients en attente.

Fonctionnement de la fiche suiveuse.


1) Lorsque vous tes sur lcran principal, Tapez ou scannez le code de la fiche.
2) Le numro de la fiche apparat dans la liste des "clients en attente".
3) Lorsque la cliente est prise en charge tapez ou scannez le code de la fiche, votre client passe alors en
"clients en cours".
4) Lorsque votre cliente arrive en caisse, tapez ou scannez le code de la fiche.
5) Slectionnez le type de client facturer.
Si la cliente existe dans votre fichier, slectionnez la dans la liste.
Si la cliente est nouvelle, cliquez sur "Nouveau client" puis renseignez la fiche client.
Si la cliente est une cliente de passage, cliquez sur "Client de passage".

6) Quand vous tes dans la page facturation, prenez votre fiche suiveuse afin de rfrencer les
prestations/produits/forfaits qui ont t cochs sur le document papier (fiche suiveuse imprime).

7) Tapez ou scannez les prestations/produits/forfaits qui ont t cochs sur le document. La facturation se
complte automatiquement.
8) Procdez ensuite l'encaissement.
Si vous avez demand limpression de la fiche suiveuse la mise en attente du ticket, passez directement
ltape 3.
Si vous avez demand limpression de la fiche suiveuse partir du carnet de rdv, passez directement ltape 4.

68

12 LE CARNET DE RENDEZ VOUS


Le carnet de rendez-vous de Merlin vous offre, par le biais d'une interface graphique intuitive et agrable, ce dont
vous avez toujours rv.
Efficacit, rapidit, simplicit, sont les mots qui dcrivent le mieux le nouveau carnet de rendez-vous de Merlin
X2. Nous allons ici lister ces fonctionnalits, et vous comprendrez pourquoi il a t spcialement conu pour
vous.

Prise de rendez-vous pour les jours, semaines et mois venir.


Prise de rendez-vous en ligne via Internet (soumis un abonnement).
Confirmation et rappel de rendez-vous.
Recherche de rendez-vous par critres (Informations clients, prestations...).
Informations sur les rendez-vous planifis (nom des clients, type de prestations effectuer )
Adaptation du carnet de rendez-vous en fonction des horaires du salon.
Possibilit de modifier les paramtres d'affichages et graphiques (ex couleur, dplacement des colonnes)
Modification des grilles horaires (chelle de temps).
Accs aux principales fonctions du logiciel par l'intermdiaire de raccourcis.
Visualisation rapide des clients absents ou en retard, des clients fiables, des clients en cours, des rendezvous termins et de la liste d'attente des rendez-vous.
Gestion des tches.

Nous allons maintenant vous expliquer en dtail le fonctionnement de toutes les fonctionnalits proposes.

Mais avant de l'utiliser, certains rglages sont ncessaires :

Le carnet de rendez-vous doit tre actif.


Pour cela, allez dans Management/Outils/Rglages/Salon/Rendez-vous et vrifiez que loption ( droite)
"Carnet de rendez-vous actif" est coche.

Les horaires du salon doivent tre renseigns.


Pour cela, allez dans Management/Outils/Rglages/Salon/Horaires.,

Vos prestations et forfaits doivent avoir t crs.


Il faut avoir dtermin un temps d'excution (ventuellement un temps de pause) et avoir coch dans
l'onglet "Description du service" la case "Afficher dans les rendez-vous".

69

12.1 Les icnes du carnet de rendez-vous

Cliquez sur licne

En haut droite :
Afficher la fentre de prise de rendez-vous. (Chap. 12.2.1).
Rechercher un rendez-vous dj pos. (Chap. 12.7)
Basculer en mode plein cran / revenir en mode standard.
Imprimer le carnet de rendez-vous.
Quitter et revenir l'cran principal.

A gauche : les horaires du salon pour lequel des rendez-vous peuvent tre poss. La prcision de la grille
horaire est par dfaut de 30 minutes.
Ce rglage peut tre modifi dans :
Management/outils/rglages/Salon puis cliquez sur "Rendez-vous" (colonne de gauche) et indiquez la ligne
"Prcision de la grille de rendez-vous, en minutes", la valeur souhaite (prendre un multiple de 5).
Par dfaut, les zones claires reprsentent les plages horaires libres et les zones sombres les absences ou les
heures non travailles.
La ligne discontinue rouge est un indicateur qui volue toutes les minutes vous informant de l'heure actuelle.

A droite
Le premier encadr, affiche la date et l'heure du jour en cours ou du jour slectionn.
Le deuxime, affiche le calendrier du mois en cours. La journe en cours est entoure par un cercle rouge.
Les 2 flches

permettent de changer de mois.

Les 2 encadrs en dessous, affichent les 2 mois suivant le mois slectionn au-dessus. Lorsque vous
slectionnez une journe d'un calendrier, elle est entoure d'un rectangle de couleur.
: En cliquant sur ce bouton, vous revenez la date du jour.
Les numros de 1 11, permettent de vous dplacer rapidement pour la planification de vos rendez-vous sur
les onze semaines qui suivent la date courante.

Menu raccourcis :
En cliquant sur l'une de ces icnes, vous accdez directement la fonction associe du logiciel. Lors de
l'accs une fonction, le carnet de rendez-vous reste toujours ouvert en arrire-plan, il vous sera ainsi possible
d'y revenir tout moment. Ainsi grce toutes ces fonctions, le carnet de rendez-vous pourra tre utilis
comme cran principal.

70

En bas de lcran :
Plusieurs onglets vous donnent des renseignements sur la journe :
Check-in : nombre de clients qui sont actuellement pris en charge.
Clturs : nombre de rendez-vous termins.
Absents : nombre de rendez-vous pour lesquels les personnes ne sont pas venues.
En retard : nombre de rendez-vous en retard par rapport l'heure fixe du rendez-vous.
Liste d'attente : nombre de rendez-vous actuellement en attente.
Internet : nombre de rendez-vous pris via Internet.
Occupation du salon : statistique entre les rendez-vous planifis du salon et le temps restant disponible pour
les rendez-vous.
La date et lheure du jour : En restant appuy sur le bouton gauche de la souris, vous accdez la lgende
des symboles et codes couleurs du carnet de rendez-vous.
Lorsque vous cliquez sur un de ces onglets, la liste des rendez-vous s'affiche avec les informations qui les
concernent (Informations sur les clients, type de prestations et heures des rendez-vous). Cette fentre sera
aussi utilise pour l'envoi de confirmation et de rappel de rendez-vous.

12.2 Saisir un rendez-vous


Comme nous l'avons expliqu dans la prsentation du carnet de rendez-vous, les rendez-vous ne peuvent tre
poss que dans les tranches horaires libres. Ces tranches libres sont reprsentes par des couleurs claires.
Cependant, il est toujours possible d'affecter un rendez-vous dans les zones sombres (zones reprsentant les
absences ou les heures non travailles) mais ce rendez-vous clignotera en rouge pour vous avertir.
Le rendez-vous peut tre pos soit pour le jour en cours, soit pour les jours, semaines ou mois venir. Ainsi le
simple fait de cliquer sur une journe du calendrier permet d'accder l'cran du carnet de rendez-vous du jour
slectionn.
Pour poser un rendez-vous, il existe deux mthodes.
La premire en utilisant l'icne pour la "prise de rendez-vous automatique".
La seconde en dfinissant manuellement l'heure du rendez-vous en cliquant directement deux fois sur le
crneau horaire souhait.

12.2.1

Prise de rendez-vous automatique

1) Cliquez

afin d'accder la fentre de prise de rendez-vous.

2) Cliquez

pour slectionner votre client. Cette tape n'est pas ncessaire pour un client de passage.

Utilisez les boutons "ajouter une prestation" et "ajouter un forfait" autant de fois que ncessaire afin
d'insrer la ou les prestations excuter pour ce rendez-vous.
Vous pouvez supprimer une prestation ou un forfait, en le slectionnant et en appuyant sur

71

3) Cliquez ensuite sur le bouton


vous dj planifis.

afin d'attribuer automatiquement le rendez-vous, en fonction des rendez-

Le temps entre deux prestations est dfini en fonction des temps d'excution et de pause que vous avez
dtermin dans la fiche de chaque prestation.
4) Pour ajuster l'heure du rendez-vous, les boutons
et
permettent d'augmenter ou de diminuer l'heure
du rendez-vous. Les prestations suivantes s'adaptent automatiquement en fonction du crneau horaire
dtermin par ce rendez-vous.
Le cadenas
permet de verrouiller la position de la prestation slectionne afin d'interdire le dplacement
de celle-ci sur un autre crneau.
5) Vrifiez les lments du rendez-vous (Prestations, forfaits, heure du rendez-vous).Vous pouvez rajouter si
vous le souhaitez une note pour ce rendez-vous. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur la zone remarque et
d'y insrer votre texte.
6) Pour valider votre rendez-vous, cliquez sur

Votre nouveau rendez-vous apparat l'cran.

12.2.2

Prise de rendez-vous manuelle

1) Slectionnez le jour du rendez-vous.


2) Cliquez deux fois sur le crneau horaire souhait, la fentre de prise de rendez-vous s'affiche l'cran.

3) Cliquez sur

pour slectionner votre client. Cette tape n'est pas ncessaire pour un client de passage.

4) Utilisez les boutons "ajouter une prestation" et "ajouter un forfait" autant de fois que ncessaire afin d'insrer
la ou les prestations excuter pour ce rendez-vous.
Vous pouvez supprimer une prestation ou un forfait, en le slectionnant et en appuyant sur

Le temps entre deux prestations est dfini en fonction des temps d'excution et de pause que vous avez
dtermin dans la fiche de chaque prestation.
5) Pour ajuster l'heure du rendez-vous, les boutons
et
permettent d'augmenter ou de diminuer l'heure du
rendez-vous. Les prestations suivantes s'adaptent automatiquement en fonction du crneau horaire
dtermin par ce rendez-vous.
Le cadenas
permet de verrouiller la position de la prestation slectionne afin d'interdire le dplacement
de celle-ci sur un autre crneau.
6) Vrifiez les lments du rendez-vous (Prestations ou forfait, heure). Vous pouvez rajouter si vous le
souhaitez une note pour ce rendez-vous. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur la zone remarque et d'y
insrer votre texte.
7) Pour valider votre rendez-vous, cliquez sur

.Votre nouveau rendez-vous apparat l'cran.

72

12.3 Prise en charge du client


Lorsque la cliente arrive pour son rendez-vous et qu'elle est prise en charge, il faut le spcifier dans le carnet de
rendez-vous.

1) Cliquez sur le rendez-vous de la cliente.


De nouvelles icnes apparaissent droite de l'cran.

Les icnes :

En passant la souris sur ce bouton, vous apercevez les informations relatives


ce client ainsi que le dtail de son rendez-vous.
Accder sa fiche.
Afficher le dtail des prochains rendez-vous planifis pour cette cliente.
Annuler ce rendez-vous.

"check in"
"non venu"

Informer de la prise en charge de la cliente. Pour pouvoir facturer la cliente, il faut


obligatoirement avoir coch cette case.
Indiquer que cette cliente n'est pas venue au rendez-vous. Il sera possible de
prciser pourquoi.

Revenir au calendrier.

Liste des prestations : affiche le dtail des prestations du rendez-vous (nom de la prestation heure laquelle
cette prestation a t planifie et dure de la prestation).

2) Cliquez sur la case check-in. Le symbole

apparat en haut gauche de chaque prestation du rendez-vous.

La cliente est passe en cliente en cours. Vous allez pouvoir la facturer.

73

12.4 Facturer un client partir du carnet de rendez-vous


Grce aux diverses fonctionnalits du carnet de rendez-vous, vous pouvez directement accder la facturation.

Rappel : pour facturer un client partir de son rendez-vous, il est ncessaire que la case check-in soit coche
pour ce client (voir chap.12.3 Prise en charge du client).

1) Une fois que vous avez coch la case check-in, cliquez nouveau sur le rendez-vous.

2) Cliquez alors sur


(en bas droite de lcran) afin d'accder la facturation. Tous les lments de
son rendez-vous ont t automatiquement ajouts la prvisualisation de la facture.
3) Vous tes maintenant en facturation, vous pouvez ajouter de nouveaux lments, appliquer une remise
etc
A tout moment, vous pouvez revenir au carnet de rendez-vous en cliquant sur le bouton "Mettre ticket en
attente". Cela vous permettra par exemple de prendre un rendez-vous, dencaisser un autre client etc
Pour revenir sur la cliente en cours, slectionnez son rendez-vous puis cliquez sur l'icne de la facturation.
4) Procdez ensuite normalement l'encaissement de la cliente.
Aprs avoir encaiss la cliente, vous tes de nouveau sur l'cran du carnet de rendez-vous. Procdez de la
mme manire pour grer les autres rendez-vous de votre salon.

12.5 Dplacer un rendez-vous


Vous pouvez tout moment dplacer un rendez-vous planifi.

Dplacer le rendez-vous un autre jour.


1) Cliquez sur le rendez-vous dplacer.
2) Cliquez sur la date, slectionnez un autre jour l'aide du calendrier et validez nouveau le rendez-vous.

Dplacer le rendez-vous un autre moment de la journe.


1) Cliquez sur le rendez-vous dplacer.
2) Modifiez lheure du rendez-vous en cliquant dessus et validez.
L'ensemble des prestations du rendez-vous est automatiquement dplac sur ce nouveau crneau.

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12.6 Mettre un rendez-vous en liste dattente


Une cliente vous demande un rendez-vous sur un crneau o vous tes dj complet. Vous lui proposez de la
mettre sur liste dattente au cas o vous auriez une annulation.
La mise en liste attente d'un client dans le carnet de rendez-vous ne fonctionne que pour les clients rfrencs
dans Merlin. Il est donc impossible d'utiliser cette fonction pour un client de passage.
Vous tes dans le carnet de rendez-vous.
1) Cliquez deux fois sur une tranche horaire pour enregistrer un rendez-vous, la fentre "prise de rendezvous" s'affiche l'cran.
2) Cliquez sur

pour slectionner le client.

3) Aprs avoir choisi le client, l'icne


liste dattente.

apparat en haut droite afin de pouvoir mettre le rendez-vous en

Lorsque votre client est mis en attente, celui-ci n'apparat pas dans le carnet de rendez-vous, mais dans la
partie "liste d'attente" (onglet qui se situe tout en bas du carnet de rendez-vous).
Lorsquun crneau se libre, cliquez sur l'onglet "liste d'attente" puis slectionnez votre cliente et enregistrez
alors son rendez-vous.

12.7 Rechercher un rendez-vous


La fonction "Rechercher un rendez-vous" est utilise pour retrouver un rendez-vous partir de diffrents
critres dfinis sur une priode. Les critres pour une recherche peuvent tre coupls afin d'obtenir une liste
plus prcise.
Pour lancer une recherche, cliquez sur

Pour toutes les listes droulantes, le principe reste le mme. Si aucun lment n'est slectionn, la recherche
tiendra compte de tous les lments de cette liste.
Les critres de tri sont les suivants :
La priode : choisir une date de dbut et une date de fin.
La famille de prestations : rechercher les rendez-vous de la famille de services slectionne.
Le Nom de la prestation : rechercher les rendez-vous contenant cette prestation.
Le Client : rechercher les rendez-vous d'un client prcis. Si aucun client n'est slectionn, la recherche va se
faire sur l'ensemble des clients rfrencs dans le logiciel (liste des clients).
Sans tlphone : Tous les clients n'ayant pas de numro de tlphone dans leur fiche.
Sans Mail : Tous les clients n'ayant pas d'adresse de messagerie dans leur fiche.
Avec tlphone mobile : Tous les clients avec un numro de tlphone mobile dans leur fiche.
Avec email : Tous les clients avec une adresse de messagerie dans leur fiche.
Sans rappel : Tous les clients n'ayant pas reus de rappel par email ou sms.
Sans confirmation : Tous les clients n'ayant pas reu de confirmation par email/sms
Effectuer la recherche sur la date de cration : la recherche prendra comme critre la date laquelle le
rendez-vous a t cr.
Indisponibilits ou absences : Tous les rendez-vous non effectus.
Liste d'attente : tous les clients qui sont actuellement en attente.
Internet : tous les rendez-vous pris sur Internet.
Aprs avoir configur vos critres de recherche, cliquez sur

Les rendez-vous correspondants aux critres choisis s'affichent l'cran.

75

12.8 Confirmations et rappels de rendez-vous par mail


12.8.1

Envoi du message
Vous tes dans le carnet de rendez-vous.

1) Cliquez sur l'onglet "Occupation du salon" se situant en bas du carnet de rendez-vous pour afficher tous
les rendez-vous de la journe slectionne.
2) La fentre "Rendez-vous" s'affiche l'cran.
3) Slectionnez-le ou les clients pour lesquels vous souhaitez envoyer un message, puis cliquez sur l'icne
afin d'accder aux fonctions avances.
4) Cliquez ensuite sur le type de message envoyer ; une confirmation ou un rappel de rendez-vous, ou juste
un message.
Vous arrivez sur lcran "Gestion des documents" :

5) Slectionnez dans la liste votre modle de message, puis cliquez sur


de modle reportez-vous au chap 12.8.2.

. Si vous navez pas encore cr

6) L'icne correspondant au type de message s'affiche pour chaque client, vous informant ainsi des messages
qui leur ont t envoys.
Il est possible d'envoyer des messages de confirmation ou de rappel tous les clients dont les rendez-vous ont
t pris sur une priode.
Pour cela cliquez sur l'icne
qui se situe en haut droite du carnet de rendez-vous (rfrez-vous au
chap. 12.7 Rechercher un rendez-vous, pour avoir plus de renseignements sur cette fonction).

12.8.2

Cration du modle de message


Un modle est un document type que vous avez cr avec des paramtres (polices, mise en page, mise en
forme) et un contenu que vous avez saisi. Ainsi, lorsque vous envoyez un message de rappel plusieurs
clients, ces messages seront crs partir d'un modle, par exemple "Rappel de rendez-vous".
Le contenu du message sera propre chaque client grce l'insertion de champs. Les champs permettent de
reprendre les informations qui sont spcifiques au client, telles que : le nom, l'adresse, la date, le tlphone,
l'heure du rendez-vous, ....
Vous tes sur lcran "Gestion des documents" :
Vous pouvez galement accder cet cran partir de Management/Outils/Traitement de texte.
La case "Documents pour SMS/email" devra tre coche pour les modles de message d'envoi et de rappel par
Email.

76

La liste de gauche : affiche la liste des messages disponibles.


L'aperu de droite : montre l'aperu du message slectionn.

1) Cliquez sur le bouton

2) Donnez un nom ce modle de message puis cliquez sur


gauche.

3) Slectionnez-le, et cliquez sur

.Votre modle apparat dans la liste de

ou cliquez deux fois rapidement pour louvrir.

Cette icne permet dinsrer des champs variables et de personnaliser ainsi votre message pour chaque
client.

4) Une fois votre message rdig, cliquez sur

Vous pouvez ainsi crer un message de confirmation et un message de rappel pour vos rendez-vous.

77

13 SECURITE ET MOT DE PASSE


La protection des donnes dans Merlin est gre par la mise en place dun systme de mots de passe.
La gestion des mots de passe est base sur le contrle de niveau daccs. Cest dire qu chaque fois que lon
veut accder une fonction, Merlin va demander lutilisateur de sidentifier par son mot de passe pour vrifier si
lutilisateur a ou non un droit d'accs.

Vous devez donc dfinir :

Le niveau daccs de chaque collaborateur et leur mot de passe. (Voir Chap.5.1.1).


Le niveau daccs des fonctions dont vous voulez restreindre l'utilisation.

Chaque fonctionnalit peut tre verrouille avec un cadenas et il faudra la cl correspondante pour l'ouvrir.
Vous pourrez toujours savoir qui a "ouvert" chaque protection et quand.

Pour activer la protection il est impratif et obligatoire de commencer par tablir un mot de passe Ssame.

13.1 Le Ssame
Ce mot de passe est exclusivement rserv au propritaire du salon et permet daccder toutes les fonctions
quel que soit le niveau de protection. Cest la cl "passe partout" de Merlin.

Cliquez sur Management

, Outils

Rglages

1) Cliquez sur "Gnral" (liste de gauche).


2) Cliquez sur le bouton

qui se situe au niveau de la ligne "Ssame".

Saisissez votre mot de passe Ssame.


Notez une question afin de vous le rappeler en cas d'oubli.
(Cette question s'affichera lorsque le pointeur de la souris pointera sur le bouton
mot de passe).

de la fentre de saisi du

"Enregistrer les accs ouverts avec le ssame" : cochez cette case si vous dsirez enregistrer les accs
aux fonctions protges par un code ssame dans le journal des accs.

3) Cliquez sur
actif !

pour enregistrer et quitter cette fentre. Le nouveau code ssame est immdiatement

78

13.2 Les Droits d'accs


Une fois le niveau de chaque collaborateur dfini. (Voir Chap.5.1.1), vous pouvez dfinir vos diffrents niveaux
daccs aux fonctions de Merlin.

Cliquez sur Management

, Outils

Droits daccs

Lcran affiche larborescence des diffrentes fonctions de de Merlin, et les niveaux daccs.

La fonction slectionne nest pas protge (par dfaut).


La fonction slectionne est protge par un cadenas en bronze.
La fonction slectionne est protge par un cadenas en argent.
La fonction slectionne est protge par un cadenas en or.
La fonction slectionne est protge par le mot de passe Ssame.

Pour chaque fonction de Merlin, vous pouvez attribuer un niveau daccs.


1) Cliquez sur le
Un cadenas jaune

pour afficher la liste des fonctions protger.


va prcder les modules dont il est possible de protger laccs complet.

2) Pour chaque fonction dun module, dplacez le rond vert dans la colonne correspondante au niveau de
protection souhait.
Vous pouvez protger tout un module en une seule opration. Au lieu de slectionner un niveau de protection
pour chaque fonction de la liste, vous allez choisir le niveau pour le module en cliquant sur le cadenas
correspondant au niveau souhait pour ces fonctions et elles seront toutes protges par le mme cadenas.
Pour accder une fonction protge, il faudra obligatoirement saisir un mot de passe.
Le niveau daccs requis pour cette fonction sera affich au-dessus de la zone de saisie du mot de passe.

13.3 Le journal des accs


La protection par niveaux et droits daccs permet Merlin X2 de gnrer un journal des accs.
Ce journal rcapitule tous les accs (entres/sorties) des fonctions protges par un mot de passe.
Cliquez sur

pour ouvrir le journal

Vous pouvez choisir dafficher le journal en fonction :

Dune la date ou dune priode.


Dun collaborateur.
De la fonction protge.
Dun crneau horaire.

Le symbole ">" indique lheure laquelle le collaborateur a accd cette fonction.


Le symbole "<" indique lheure laquelle il en est sorti.

79

14 LES SAUVEGARDES
Maintenant que vous avez enregistr vos prestations, vos produits, vos clients etc vous devez sauvegarder
toutes ces donnes. La sauvegarde vous permet de retrouver toutes ces informations en cas de vol, panne ou
destruction de votre ordinateur. Il est donc impratif de les faire quotidiennement.

Une sauvegarde est une copie de vos donnes de lordinateur vers un support connect votre
ordinateur qui peut tre : une cl USB, un CD ROM, un Disque Amovible, etc...

Une restauration est une copie de vos donnes du support sur lequel vous avez effectu la
sauvegarde vers lordinateur.

Cliquez sur Mangement

, Outils

, Sauvegardes

Merlin affiche la liste des supports disponibles connects votre ordinateur : clef USB, disque amovible, etc...
Il existe trois types de sauvegarde :
Complte : permet de sauvegarder la totalit des informations du logiciel sur un support connect votre
ordinateur.
Quick : idem que complte mais la sauvegarde se fait sur le disque dur de votre ordinateur.
De journe : sauvegarde seulement les tickets des journes que vous slectionnez et les informations sur les
clients lis ces tickets.

Fates le plus souvent possible des sauvegardes compltes.

14.1 Les diffrents supports de sauvegarde


Merlin X2 vous propose un grand nombre de supports de sauvegarde. En fait, vous pouvez sauvegarder sur tous
les supports grs par Windows.

Les principaux sont :

Le disque dur de lordinateur : simple mais ne vous protge pas des dfaillances de votre ordinateur ou
du vol.

Les clefs USB : grande capacit, simple, transportable, conomique ; cest le support que nous
prconisons.

FTP : uniquement si votre ordinateur est connect lInternet ADSL. Merlin sauvegarde vos donnes sur
notre serveur. Ce dernier vous garantit la protection et la non divulgation de vos donnes.

80

14.2 Faire une sauvegarde


1) Slectionnez le support sur lequel vous allez sauvegarder en cliquant dessus.
2) Cliquez ensuite sur "Sauvegarde complte".
3) Saisir un commentaire pour cette sauvegarde.
4) Cliquez sur

pour valider.

Un message vous informe que la sauvegarde a t effectue avec succs, elle saffiche avec le commentaire et la
date dexcution.

14.3 Faire une restauration


1) Slectionnez le support sur lequel se trouve votre sauvegarde.
2) Slectionnez la sauvegarde restaurer.
3) Cliquez sur

pour commencer la restauration.

4) Confirmez la restauration.
5) Un message vous informe que la sauvegarde a t restaure avec succs.

81

15 LA MUSIQUE
Merlin vous permet d'couter de la musique et d'apporter ainsi plus de convivialit dans votre salon, il reconnat
les formats WMA et MP3. Avant d'couter de la musique, il faut dfinir le rpertoire contenant vos morceaux.

Cliquez sur Management

, Outils

, Rglages

Slectionner le rpertoire de musique (Playlist)


1) Cliquez sur l'onglet "Salon".
2) Ensuite dans le menu de gauche cliquez sur "Musique".
3) Au niveau de la ligne "Dossier playlist", cliquez sur la flche afin de dfinir l'endroit o se trouve votre
musique.
Une fois que vous avez slectionn votre rpertoire, il faut redmarrer Merlin.

Ecouter de la musique

Cliquez sur Management

, Outils

, Musique

, Player

Votre liste de musique est maintenant charge dans le lecteur.


Permet de lire le morceau slectionn.
Permet darrter le morceau en lecture.
Le logiciel enchane les morceaux automatiquement et les passe en boucle.

Cliquez sur

pour sortir du Player.

82

16 IKONET
Sur lcran principal, le bouton "Ikonet"

permet daccder aux services optionnels proposs par Ikosoft :

Le carnet de rendez-vous en ligne.


Labonnement SMS.
Les sauvegardes en ligne.
Nomad X2.
Les bons dachat centraliss.
Audit et Coaching
Panel X2.

Un indicateur de couleur vous permet de savoir si vous y avez souscrit.


Pour plus dinformations sur ces diffrents services vous pouvez contacter le service commercial au
04 42 900 777.
Attention : Pour accder au rseau priv "Ikonet", vous devez avoir une connexion Internet.

16.1 Enregistrer votre compte IKONET

Cliquez sur Management

, Outils

, Configuration Ikonet

Cration et enregistrement de votre compte


1) Remplissez les champs suivants :

Email.
Groupe/franchise/label : Si vous faites partie d'un groupe, d'une franchise ou d'un label vous aurez
accs aux informations privilgies du sige.
N Client fournisseur (facultatif).

2) Prenez connaissance du rglement.


3) Cliquez sur "Enregistrer (vous acceptez le rglement)" pour crer votre compte.

Aprs avoir valid, un message apparat afin de vous confirmer votre enregistrement au rseau IKONET.

83

16.2 Consulter votre bote aux lettres

Sur lcran principal, le bouton "Messages"

permet denvoyer et de recevoir :

Des messages dIkosoft : informations sur les logiciels, informations utiles, mises jour de produits
Si vous tes affili un groupe/Label/Franchise : des informations envoyes par votre groupe

Les icnes :

Supprimer un message slectionn.

Envoyer des messages.


Recevoir les nouveaux messages.
Fermer la bote aux lettres.

Lorsque vous avez reu un message


Si ce message est prioritaire (dtermin par l'expditeur - bureau - X2 manager), le message apparat sur
l'cran, quel que soit l'endroit o vous vous trouvez dans Merlin.

Sinon le bouton

"Messages" sur lcran principal clignote.

Lorsque vous envoyez un message


Votre message est transmis IKOSOFT (questions ou conseils).
Si vous appartenez un groupe, une franchise, le message est transmis au bureau.

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