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Gestion des documents et des enregistrements

(titre)
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PR 02 (codification)
001 (rvision)

Gestion des documents et des enregistrements

1. Objet / domaine d'application
1.1 Objet
1.2 Domaine d'application
2. Gnralits
2.1 Responsabilits des services
2.2 Responsabilit Intranet
2.3 Vrification et approbation des documents
2.4 Instructions
3. Droulement
3.1 Types de documents internes et externes
3.2 Information sur le media lectronique
3.3 Copies "papier"
3.4 Manuel Qualit
3.5 Procdures
3.6 Instructions
3.7 Enregistrements
3.8 Documents externes
3.9 Modifications de documents
3.10 Suivi des modifications
3.11 Rgles d'archivage sur le rseau
1 Objet / domaine d'application
1.1 Objet
La prsente procdure a pour objet de dfinir les rgles de traitement des tous documents
et donnes qualit en dfinissant en dtail le procd d'crire, de rviser, d'approuver,
d'informer et d'archiver les documents. Est dfinie aussi la mthode de mise jour de la
documentation et d'empchement de l'utilisation de documents dsuets ("obsolte").
1.2 Domaine d'application
Cette procdure s'applique au Manuel Qualit, toutes les procdures et tous les
documents inclus dans la pyramide de la documentation, y compris les documents
externes.
2. Gnralits
2.1 Responsabilits des services
Les services Projets, Qualit et Fabrication ont la responsabilit de veiller la stricte
application de cette procdure. L'ensemble des services de notre socit est responsable
de la cration et de la mise jour de leur documentation respective.
2.2 Responsabilit Intranet
Auteur / fonction
/

Vrifi / fonction
/

Approuv / fonction
/

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001 (rvision)

La responsabilit pour la maintenance du serveur rseau et des sauvegardes sont

mentionnes dans la procdure "Gestion des ordinateurs personnels et du rseau". La
gestion informatique (Intranet) est assure par le responsable qualit. Chaque personne
des listes vrification et approbation la responsabilit de vrifier/approuver son document
dans les 3 jours ouvrables aprs l'issue de la rception du message. Aprs ce dlai la
personne et le responsable qualit recevront chaque jour un message de relance.
2.3 Vrification et approbation des documents
Le responsable qualit contrle la discipline de vrification et d'approbation. L'auteur d'un
document (surtout pour les procdures) doit consulter les personnes concernes par le
document pour arriver un accord mutuel avant la publication officielle. L'auteur du
document cre les listes de vrification, d'approbation et notification. Aprs vrification le
systme informatique envoie automatiquement le document pour approbation. Pour les
documents spcifiques aux produits la liste d'approbation doit contenir les personnes de
l'quipe projet - voir "Equipe projet". Si pendant le cycle d'approbation un document est
rejet, la cause du rejet sera automatiquement distribu par e-mail toutes les personnes
des listes de vrification et d'approbation de ce document, incluant bien sr l'auteur, qui doit
se charger de rgler les causes du rejet.
2.4 Instructions
Aide intranet
Codification des documents (0202)
Modle pour crire une procdure (0203)
Guide pour l'utilisation des copies contrles
Modification manuelle de documents (0205)
Original papier - modle
Liste des procdures
Liste des procdures et instructions
Liste clients et produits
Liste des normes (0299)
En-tte lettre
En-tte fax en franais
En-tte fax en anglais
En-tte fax en allemand
3. Droulement
3.1 Types de documents internes et externes
Le Manuel Qualit dfinit la stratgie et la politique qualit de notre socit. Chaque
procdure dfinit une activit de notre socit relative une partie du systme qualit. Les
instructions sont les documents expliquant en dtail comment les oprations, l'inspection, le
test etc. sont accomplis. Les documents d'enregistrement servent remplir la base de
donne et les actions mener du systme qualit. Les documents externes et les normes
non disponibles sur le rseau sont gards comme copies contrles "papier". Les normes

Auteur / fonction
/

Vrifi / fonction
/

Approuv / fonction
/

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PR 02 (codification)
001 (rvision)

disponibles sous forme informatique sont codifies comme 029xx, ou xx est un nombre
squentiel. La liste des normes papier se trouve dans le document 0299. La liste des
clients et produits est dans le document 0288. La liste des procdures se trouve dans le
document 0208. La liste des procdures et instructions est dans le document 0209.
3.2 Information sur le media lectronique
Le Manuel Qualit, toutes les procdures, les instructions et les documents
d'enregistrement sont disponibles sous forme informatique. Sur le rseau n'est visible que
la dernire dition des documents (fichiers). Exception font les auteurs de documents et
l'administrateur du rseau qui seuls peuvent lire les copies "obsolte" (ancien indice) et/ou
archives. Tout le personnel accs en lecture la "documentation approuve" dans sa
forme informatique, toujours dernier indice. Pour ceux qui n'ont pas accs un ordinateur,
des copies contrles sont imprimes. Un tableau rcapitulatif identifie l'indice en cours des
documents visibles via une base de donne. Une information dtaille sur l'emploi de
l'intranet est dans le document Aide Intranet.
3.3 Copies "papier"
Toutes les copies "papier" sont considres "hors contrle", moins qu'elles ne soient
imprimes en "copie contrle", dans ce cas la gestion de l'dition de ce document est de
la responsabilit de la personne ayant demande cette copie contrle. L'utilisation de
copies non contrles dans l'atelier est formellement interdite. La copie, le changement et
la modification de copies contrles ne sont pas permis, sauf cas exceptionnel (voir
Modification manuelle de documents). Le serveur garde une liste continuellement mise
jour de toutes les copies contrles et notifiera le propritaire d'un document contrl ds
qu'un document devient prim. Le propritaire sera sollicit par e-mail de dtruire la copie
contrle prime et de la remplacer par la nouvelle copie valide. Toutes les personnes
ayant accs au serveur on le privilge et la responsabilit d'imprimer des copies contrles.
La distribution de copies contrles des parties externes doit tre rduit une quantit
minimale. Les documents de niveau 4 (documents d'enregistrements) comme modles,
dessins, fiches suivi d'OF et autres qui n'ont pas de copies contrles doivent avoir le
numro d'indice du document.
3.4 Manuel Qualit
Le responsable qualit crit le Manuel Qualit. Il est responsable des nouveaux indices.
Sur demande une copie contrle est distribue aux clients. Une liste des copies des
manuels distribues est mise jour sur le systme informatique dans Suivi des copies
papier.
3.5 Procdures
Les procdures sont sur le rseau, toujours dernier indice. Sauf exception (auteurs et
administrateur rseau) le systme ne permet pas ni la lecture ni surtout la copie de
documents prims. Chaque procdure est identifie par une codification unique. Voir
"Codification des documents". L'criture d'une procdure concernant les activits d'un
service est faite par celui qui dirige ce service. L'tendue et la prcision de la procdure
sont en correspondance avec la complexit des tches accomplir ainsi que des aptitudes

Auteur / fonction
/

Vrifi / fonction
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Approuv / fonction
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