Code 

: PR.LOG.01
Procédure Inventaire
Version : 1.0.0

Historique des révisions

Date Version Nature de la révision

06/07/2022 1.0.0 Création

Validation

Rédaction Vérification Validation & Approbation

Fonction Responsable qualité Responsable Directeur Général

Administratif

Date

Nom & Visa

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Procédure Inventaire
Version : 1.0.0

Objet :

Cette procédure a pour objectif de décrire les étapes, techniques et bonnes pratiques
nécessaires au bon déroulement d’un inventaire tournant, ou de fin d’année.

Références :

Norme ISO 9001 version 2015 : système de management de la qualité – Exigences

Exigences législatives et fiscales des lois marocaines applicables aux sociétés.

Contexte :

Dans le cadre des exigences législatives et fiscales, la société Pellenc Maroc est tenue à réaliser
un inventaire exhaustif de l’ensemble de ses stocks à la fin de chaque exercice fiscale ou de
réaliser un ensemble d’inventaire tournant tout au long de l’exercice selon les exigences et
bonnes pratiques qui seront citées et décrites dans la présente procédure, afin de maitrise les
quantités et les valeurs des stocks qui seront reportées au 31 décembre au niveau du bilan de la
société.

Description :

1.1 Note d’inventaire

La direction générale initie l’inventaire au préalable par l’émission d’une note de service
informant toutes les parties prenantes de la date précise ou planning des inventaires qui seront
réalisés.

Par cette note de service la direction générale nomme explicitement le responsable de

l’inventaire et les membre des équipes chargées du comptage, du recomptage, et de la saisie
des résultats définitives de l’inventaire.

1.2 Rangement & Nettoyage

Le responsable magasin pièces de rechange est tenu à maintenir le magasin en bonne état de
propreté, accessibilité et de rangement de tous les articles dans leurs adresses de stockage,
bien identifiés par des étiquettes collées sur les emplacements des articles d’une façon lisible.
Les pièces défectueuses, les kits entamés et les futs d’huiles de vidange entamés doivent être
bien marqués et identifiés.

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Les aires de circulation, zone de livraisons et de réception doivent être dégagées et vide avant
le commencement de l’inventaire.

1.3 Arrêt des mouvements de stocks

Si l’inventaire est exhaustif, l’arrêt des mouvements de réceptions et livraisons est total, si
l’inventaire est tournant, les articles concernés ne doivent pas être sujet de mouvements de
stocks depuis le début de comptage jusqu’à la saisie des résultats définitifs de l’inventaire.

1.4 Équipes de comptage

La direction générale désigne le responsable inventaire, Il est chargé de contrôler les résultats,
de coordonner et centraliser les informations et d’exercer une supervision sur les équipes de
l’inventaire. Deux équipes de comptages sont nommées, chaque équipe est composée d’une
personne qui maitrise le stock d’un point de vue technique (identification des articles sans
confusion), et une à deux personnes externes au magasin en qualité de compteurs. Une
troisième équipe est aussi désignée pour le troisième comptage.

2.1 Préparation des feuilles de comptage

Le responsable inventaire avec l’aide du contrôleur de gestion / Responsable administratif édite

les feuilles d’inventaires en s’assurant qu’elles sont numérotées et comportent les références,
désignations, unités de mesures et emplacements des articles sujet de comptage.

Il est préférable que les articles soient classés par emplacement de stockage.

2.2 Réunion de lancement de l’inventaire

Le responsable inventaire se réuni avec les équipes de comptage, fait un rappel de la note de
service de la direction générale et aussi de la partie comptage de cette présente procédure.

Par la suite, les feuilles de comptage sont distribuées aux équipes en mentionnant sur chaque
première feuille les noms des membres de l’équipe, et en collant une pastille colorée différente
pour chaque équipe.

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3.1 Comptage des articles

Menée par leurs feuilles de comptage et pastilles colorées, l’équipe A commence le comptage
dans le sens croissant des emplacements alors que l’équipe B commence dans l’autre sens.

Chaque article doit être compté physiquement, exhaustivement, puis rangé à nouveau son
emplacement initial. En s’assurant de l’unité de stockage, la quantité comptée est mentionnée
avec stylo bleu ou noir sur la feuille de comptage et une pastille est collée à l’emplacement
précis de l’article.

Aucune communication entre les équipes A et B n’est permise au sujet des articles, leurs
emplacements ou les quantités trouvées. Chaque équipe doit travailler indépendamment de
l’autre.

Pendant le comptage, des anomalies peuvent faire surface. A titre d’exemple, erreur
d’emplacement, erreur de référence, de désignation ou d’unité de stockage. Les anomalies
relevées par chaque équipe doivent figurer dans les feuilles de comptage avec un stylo rouge.

A la fin du comptage chaque équipe rend ses feuilles signées au responsable inventaire, ce
dernier note l’heure de cet acte.

3.2 Vérification, contrôle et recomptage

Le responsable inventaire s’assure de l’exhaustivité des feuilles de comptage, puis avec l’aide
du contrôleur de gestion / Responsable administratif effectue une visite au magasin pour
s’assurer que les articles ont été exhaustivement inventoriés (pastilles collées) et que le double
comptage a été parfaitement réalisé.

Les résultats de comptage des deux équipes sont confrontés, article par article. Pour les articles
qui présentent des quantités différentes des deux comptages, ils sont mentionnés par
fluorescent sur les feuilles de comptages de l’équipe C. Cette dernière doit effectuer un
troisième comptage pour rendre compte du résultat définitif des articles sujet de doute. Cette
équipe utilisera une couleur de pastille différente

4.1 Identification et saisie des écarts

Le responsable inventaire et le contrôleur de gestion / responsable administratif saisissent les

résultats définitifs de l’inventaire et édite la feuille des écarts de stock trouvés. Puis se
réunissent avec le responsable des stocks afin de justifier chaque écart. Les justifications des
écarts doivent être mentionnées dans le procès-verbal final de l’inventaire.

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Par la suite les écarts sont validés au niveau du système d’information par le responsable
inventaire ou par une personne désignée par la direction générale à cet effet.

4.2 Valorisation des stocks

Le contrôleur de gestion / responsable administratif valorise les stocks selon la législation en

vigueur.

4.3 Procès-verbal de l’inventaire

A la fin de l’inventaire, le responsable inventaire dresse un procès-verbal qui comporte les

résultats définitifs de l’inventaire, les justifications des écarts et des anomalies trouvées lors des
trois comptages.

Le PV est signé par les équipes d’inventaire, le responsable inventaire, le contrôleur de gestion /
responsable administratif et par la direction générale.

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