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Organisationadministrative Ter Tce m07 120308132842 Phpapp01 PDF
Organisationadministrative Ter Tce m07 120308132842 Phpapp01 PDF
OFPPT
RESUME THEORIQUE
&
GUIDE DE TRAVAUX
PRATIQUES
SECTEUR : TERTIAIRE
SPECIALITE : COMPTABILITE DENTREPRISE
NIVEAU : TECHNICIEN
Rsum de la thorie et Module : 12 Organisation Administrative
Guide de travaux pratique
Rvision linguistique :
-
-
-
-
Validation :
-
-
-
-
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Rsum de la thorie et Module : 12 Organisation Administrative
Guide de travaux pratique
SOMMAIRE
PRESENTATION DU MODULE... 10
RESUME DE LA THEORIE... 11
INTRODUCTION... 12
TP : 1. Classement alphabtique. 54
2. Classement numrique 55
3. Classement idologique.. 56
4. Classement alphanumrique 57
5. Classement alphanumrique 58
6. Classement alphanumrique 59
7. Classement chronologique.. 60
8. Classement dcimal. 61
9. Ordres de classement... 62
10. Classement des documents dans des dossiers 64
11. Indexage et signalisation 65
12. Les modes de classement... 67
13. Les ordres et les modes de classement.. 68
Evaluation de fin de module. 69
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Dure : 50 H
Thorie : 34 H
Pratique : 16 H
COMPORTEMENT ATTENDU :
CONDITIONS DEVALUATION :
travail consistant :
- classer et classifier les documents et les dossiers selon les normes
- utiliser les fournitures, le mobilier et le matriel appropris
- respecter les ordres et les procds de classement
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PRESENTATION DU MODULE
La masse horaire prvue pour ce module est de 50 heures dont les 2/3 sont
alloues la partie thorique et le 1/3 est consacr aux applications, tudes de cas
et lvaluation des connaissances acquises.
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RESUME THEORIQUE
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Guide de travaux pratique
Introduction
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Dfinition
temps daccs : il doit tre le plus rduit possible, pour cela il faut :
- dfinir les critres de classement ;
- classer rgulirement les documents.
OFPPT/DRIF 13
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On classe pour :
- retrouver srement et rapidement.
- ordonner, cest dire donner au lieu du travail une atmosphre dordre.
- contracter pour garder sous le plus petit volume le plus grand nombre possible
de documents.
- Obir aux prescriptions lgales dont la lettre exige que toute pice doit tre
classe et rpertorie.
- Pallier labsence ou la dfaillance de celui qui a rang.
- Protger le document et le prserver des lments destructeurs (humidit,
poussires..).
- Assembler les documents par catgorie, par affaire, par famille.
- Dceler les absences, les subtilisations, les interventions de documents.
Enfin, tout classement doit faire lobjet dune rflexion pralable. Il varie
avec la nature, limportance et la frquence de consultation des documents
classer, le matriel ou le mobilier utilis. Ainsi, nous allons trait dans le chapitre
suivant les diffrents ordres de classement.
OFPPT/DRIF 14
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A Classement alphabtique :
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Exemple :
Grand soldeur
Quand un nom commun est prcd dun adjectif numral, on classe
ladjectif numral :
Exemple :
Htel du Dix-septime sicle
Aux cent mille chaussure
Si un adjectif est employ comme nom (substantivement), il est alors
considr comme mot directeur de classement :
Exemple :
Les jeunes du village.
La royale imprimerie
A-3 Renvoi :
Lorsquil peut y avoir une hsitation dans la recherche du mot directeur , il
est conseill davoir recours une inscription supplmentaire.
Exemple :
Groupement des producteurs dagrumes
Renvoi PRODUCTEURS dagrumes (groupement des)
Ou ARGUMES (groupement des producteurs d)
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1) les avantages :
2) les inconvnients :
A-5 Utilisations :
OFPPT/DRIF 19
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B- Classement numrique
B-1 Principe
Les objet, les documents sont classs dans lordre des numros qui leurs
sont attribus, au moment de leur cration.
B-2 Utilisations
Il est utilis :
- dans les bibliothques.
- dans les entreprises importantes pour le classement des dossiers des tiers.
1) les avantages :
2) Les inconvnients :
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Exercice dapplication :
Elments de correction :
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C-1 Principe :
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1) les avantages :
2) Les inconvnients :
organisation longue : il exige une analyse prliminaire trs pousse pour tablir
le plan de classement
emploi dlicat : toute erreur sur lide essentielle du document prolonge la
recherche.
ncessite de renvois chaque fois quun mme document traite de plusieurs
sujets ou dides difficiles analyser.
ne prsente aucune scurit sauf sil est combin avec un classement
numrique.
Exercice dapplication :
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A- classement dcimal
A-1 Principe :
A-2 Utilisations
1) les avantages :
2 ) les inconvnients :
organisation longue : il exige une analyse prliminaire trs pousse pour tablir
le plan de classement.
emploi dlicat : toute erreur sur lide essentielle du document prolonge la
recherche.
ncessit de renvois : chaque fois quun mme document traite de plusieurs
sujets ou dides difficiles analyser.
difficult pour reprer une erreur de classement ou constater labsence dun
document.
OFPPT/DRIF 24
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B- Classement chronologique
B-1 Principe :
B-2 Utilisations :
1 ) les avantages :
simple.
le document le plus rcent est immdiatement visible.
extensible linfini
2) les inconvnients :
Exercice dapplication :
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C-1 Principe :
1 ) les avantages :
2 ) les inconvnients :
D - Classement alphanumrique :
D-1 Principe
D-2 Utilisations :
1) les avantages :
scurit du classement ;
extensibilit relative.
2) les inconvnients :
OFPPT/DRIF 27
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Exercice dapplication :
Dans leur ordre dentre. Ces fournisseurs ont t enregistrs ainsi puis classs
selon lordre alphanumrique :
lments de correction
C.
- COIN (la grande couture du) 01
Etabissement de la pelote du Nord - CAISSE (nationale de scurit sociale) 02
La Revue marocaine H.
La Grande couture du coin - HOLAND (restaurant de la route de) 01
Caisse Nationale de Scurit Sociale - HILALI et fils (auto-cole) 02
Restaurant de la route de holand M.
- MAROCAINE (la revue) 01
Auto-cole Hilali et fils
- MAMOUNIA (htel) 02
Htel Mamounia N.
-NORD (tablissement de la pelote du) 01
Aprs avoir dtermin lordre dans lequel doivent tre classs les supports,
nous allons trait dans le prochain chapitre les moyens matriels utiliser pour
conserver les documents et permettre leur consultation dans les meilleures
conditions.
OFPPT/DRIF 28
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A-Les dossiers :
Les dossiers ordinaires (chemises cartonnes) : ils sont utiliss pour les dossiers
de travail peu pais ; pour un rangement de document dans un dossier suspendu.
OFPPT/DRIF 29
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Les dossiers suspendus (les hamacs en papier kraft suspendu sous un rayon
darmoire ou dans un tiroir) : ils sont utiliss pour la plupart des dossiers
individuels (fournisseurs, clients, personnel)
B - Indexage :
Exemple :
Dans un dossier alphabtique, indexer le classement consiste :
- marquer sur des repres trs visibles les tranches de classement (A, B, C, par
exemple) ;
- inscrire sur chaque dossier (ou document) la rubrique correspondante.
C - Signalisation :
Exemple :
Clients domicilis dans le sud
Clients domicilis dans le nord
On emplois pour indiquer ces particularits :
dossiers de couleurs diffrentes
des papillons de couleurs que lon colle sur la partie visible du dossier ;
des anglets fentre de taille et de couleurs diffrentes
OFPPT/DRIF 30
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Illustration :
Exercice dapplication :
Elments de correction
Signalisation fixe :
- fonctions des employs : cadres, employ
- catgories de fonction : permanent, occasionnel
Signalisation mobile :
- demande de cong
- attestation de travail
A- Classement horizontal
A-1 Procd :
1) les avantages :
simplicit
encombrement rduit
bonne conservation des documents
2) les inconvnients :
A-4 Utilisations :
Classeur clapets
Classeurs rideau
gros dossiers
identification sur le dos du dossier,
tablette amovible ;
rideau articul;
Tiroirs plan
Indiquez dans quels cas sont utiliss les diffrents meubles pour le
classement horizontal des dossiers, tenir compte de :
La nature des dossiers
Dossiers en cours ou dossiers classs
Volume
Importance de classement
Elments de correction
- les dossiers volumineux
- dessins et plans, dossiers de grand format
- fournitures de bureau : papier, carbones
- les imprims, les bandes magntiques
OFPPT/DRIF 33
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B- Classement debout :
B-1 Procd :
1) les avantages :
2) Les inconvnients :
ce procd ne peut tre utilis que pour le classement des dossiers pais et
rigides,
les possibilits de signalisations sont trs rduites,
lencombrement est important.
Armoires rayons
Classeur rotatif
OFPPT/DRIF 35
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Exercice dapplication :
Elments de correction
Avantages inconvnients
Portes ordinaires Cot rduit Manipulation difficile
Visualisation total du
classement
Portes coulissantes et Manipulation facile Cot lev
pliantes Rduire lencombrement
C-1 Procd
Pour viter leur affaissement et leur glissement, les dossiers et les documents
doivent tre maintenus les uns contre les autres par des compresseurs ou des
intercalaires.
1) les avantages :
2) Les inconvnients :
OFPPT/DRIF 36
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Le classement vertical ordinaire peut tre utilis pour toutes les formes de
classement : dossiers clients, dossiers fournisseurs, correspondance
personnelle,etc
Classeur tiroirs
Bacs
Facilement dplacs et amens prs du poste du poste du travail.
- visibilit suprieure
- visibilit latrale
OFPPT/DRIF 37
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D-1-1 Principe
Dans ce type de procd, les hamacs sont quips, sur leur partie
suprieure, dune tringle mtallique qui sert leur suspension. Lintitul du
dossier est inscrit :
- soit directement sur la tringle mtallique.
- soit sur une tiquette place dans une gaine transparente pour la protger.
Illustration :
Caractristiques :
Les documents ne doivent tre ni trop lourds ni trop pais. Ils doivent tre
placs dans des sous-dossiers avant leur insertion dans les hamacs.
1) les avantages :
OFPPT/DRIF 38
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2) les inconvnients :
capacit rduite
ncessit de sous-dossiers
Tiroirs quips
D-2-1 Principe :
OFPPT/DRIF 39
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Illustration : Caractristiques :
Les hamacs sont suspendus dans ce cas sous
les rayons de larmoire.
Lindentification dans ce cas est sur le petit
cot du hamac.
Les documents ne doivent tre ni trop lourds, ni trop pais, ni trop fragiles.
Les documents doivent tre placs dans des sous-dossiers avant leur insertion
dans les hamacs.
1) les avantages :
2) les inconvnients :
On utilise :
- armoire quipe
- classeurs tiroirs basculants
- classeur rotatif axe vertical
- classeur rotatif axe horizontal
OFPPT/DRIF 40
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Armoires quips
portes pliantes
de 4 8 range par armoires
100 dossiers environ par range.
Armoires basculantes
encombrement rduit
accs facile
tambours pivotant autour dun axe vertical
OFPPT/DRIF 41
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Exercices dapplications :
Elments de correction :
1. classement dans une armoire :
* classement visuel
* classement facile
* encombrement obligatoire
Classement dans un classeur tiroir :
* tiquette permettant lidentification du contenu du tiroir;
* bonne conservation
* capacit rduite
2.
Dossiers utiliss Procd de classement Mobilier utilis
revues Les dossiers ordinaires Horizontal Clapets -classeurs
rideaux..
courrier Chrono- dossiers Debout -Verticale Rayonnages
tirette- classeur armoires- tiroirs
anneau- dossiers quips
ordinaire
Dossiers clients Dossiers perforation Debout - verticale Rayonnages
ou tirette armoires- tiroirs
quips
Plans Dossiers ordinaires horizontal Clapets -classeurs
rideaux..
photocopies Chrono- dossiers Debout -Verticale Rayonnages
ordinaires armoires- tiroirs
quips
OFPPT/DRIF 42
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A- Dfinition :
Echelle de temps
Description:
- tablir la liste des mentions porter en
ordonne.
- prvoir le nombre dunits de temps
ncessaires horizontalement.
NB : il faut dterminer la langueur rserver une unit de temps pour permettre
un reprage visuel facile ; en dduire la langueur du planning
Exemple : planning des travaux relatifs la prparation dun voyage par le comit
dentreprise :
fvrier
Travaux faire 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1 1 1 1 1 1
0 1 2 3 4 5 6 7
- Runion du C.E (proposition -
des dates, du lieu, des activits,
du budget)
- note au personnel -
- rception des suggestions - - - - - - - -
- analyse des suggestions - -
- runion du C.E (fixation des
dates, du lieu,..) - -
- -
OFPPT/DRIF 43
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D - Choix du matriel :
Bien que tous les modles proposs par les fabricants puissent, en principe,
sadapter tous problmes de prvisions, le choix du matriel est dterminant
pour lefficacit de la solution propose.
Ainsi, les principaux matriels utiliss sont :
- plannings fiche T
- plannings bandelettes
- planning gouttire
- planning rubans
- plannings fils
- plannings magntiques
A- Planning fiche T
A-1 Description :
- ce planning est constitu par des bandes mtalliques verticales perfores des
fontes quidistantes, destins recevoir des fiches en T.
- la partie suprieure de la fiche reoit les informations essentielles.
- la partie infrieure reoit les informations complmentaires.
Illustration :
OFPPT/DRIF 44
Rsum de la thorie et Module : 12 Organisation Administrative
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A-2 Utilisations :
A-3 Avantages :
B-1 Description
Illustration :
OFPPT/DRIF 45
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Guide de travaux pratique
B-2 Utilisations :
B-3 Avantages :
C-1 Description :
Planning fil : est un tableau perfor, la visualisation est obtenu par des
fils de couleurs que lon tire horizontalement jusqu' la position voulue, laide
de cheville. Des curseurs et symbole coulissant sur fils et moletant en vidence
des caractres importants. En gnral, les symboles de prvisions sont enlevs au
fur et mesure de la ralisation.
Planning ruban : ce planning ressemble extrieurement au planning
gouttires bandes, mais le principe dutilisation est le mme que le planning
fils. On tire le ruban mtallique ou plastique jusqu' la position voulue.
C-2 Utilisations :
C-3 Avantages :
D- Planning magntique :
D-1 Description :
OFPPT/DRIF 46
Rsum de la thorie et Module : 12 Organisation Administrative
Guide de travaux pratique
Par ailleurs, les bandes portant les jours, les moisfacilitent la ralisation
de lchelle du plan.
Des bobines que lon pose nimporte quel endroit du tableau et qui
permettent de drouler un ruban sur la longueur dsire.
Illustration :
D-2 Utilisations :
D-3 Avantages :
Exercice rcapitulatif:
OFPPT/DRIF 47
Rsum de la thorie et Module : 12 Organisation Administrative
Guide de travaux pratique
A- Supports utiliss :
OFPPT/DRIF 48
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Guide de travaux pratique
Section 2 : Larchivage :
A- Dfinition :
- Juridique : concerne tous les documents qui portent sur la justification de droits
longue ou courte chance, exemple : conservation de contrats des fins de
preuve en cas de litige avec le client et/ou le fournisseur, conservation des
documents comptables en cas de contrle fiscal ;
- Administrative : ce sont les documents dont lorganisme a besoin pour sa
gestion ;
- Historique : pour la reconstitution dvnement survenus dans lorganisme.
OFPPT/DRIF 49
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Lieu :
Le local doit tre peu coteux (sous-sol en gnral) et sain pour conserver les
documents labri de la poussire, de la lumire et de lhumidit.
Meuble :
Le rayonnage mobile est compos d'lments de rayonnages traditionnels fixs
sur des chariots qui se dplacent en translation. Ce principe permet l'accs au
volume total des documents contenus dans l'ensemble des rayonnages en utilisant
un seul couloir de consultation.
Illustration :
Support :
Les documents sont rangs dans des boites par anne, et en respectant
lordre du classement principal.
Clients
Anne : 89
n : 101
n :200
OFPPT/DRIF 51
Rsum de la thorie et Module : 12 Organisation Administrative
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Conclusion
OFPPT/DRIF 52
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RESUME PRATIQUE
OFPPT/DRIF 53
Rsum de la thorie et Module : 12 Organisation Administrative
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TP 1 : Classement Alphabtique
1. Objectifs viss
2. Dure du TP : 60 min
4. Description du TP :
5. Droulement du TP :
Rechercher, dans la liste ci-dessous, le mot qui vous semble le plus important
pour identifier les dnominations.
Pour cela, vous devez appliquer les rgles dfinies par la norme AFNOR pour
le choix du mot directeur, puis, indexer les dominations de manire mettre en
vidence les mots directeurs.
Enfin, appliquer le classement des mots directeurs suivant lordre de lalphabet.
OFPPT/DRIF 54
Rsum de la thorie et Module : 12 Organisation Administrative
Guide de travaux pratique
TP 2 : Classement Numrique
1 . Objectifs viss
2. Dure du TP : 60 min
4. Description du TP :
5. Droulement du TP :
OFPPT/DRIF 55
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TP 3 : Classement idologique
1 . Objectifs viss
2. Dure du TP : 45 min
4. Description du TP :
5. Droulement du TP :
Pour classer les rubriques suivant lordre idologique, il faut diviser le sujet
principal en plusieurs sous- sujets, laide dun plan.
Puis, il faut affecter chaque sujet les rubriques le concernant.
Enfin, une fois le classement est effectu, un classement alphabtique est
indispensable.
OFPPT/DRIF 56
Rsum de la thorie et Module : 12 Organisation Administrative
Guide de travaux pratique
TP 4 : Classement alphanumrique
1 . Objectifs viss
2. Dure du TP : 45 min
4. Description du TP :
5. Droulement du TP :
Dans leur ordre dentre en relation avec la Maison qui vous emploie, les
fournisseurs de mobilier de bureau ont t enregistrs ainsi :
1. P.A. Chauvin
2. Burofuid
3. Sancar
4. Organos
5. Planex organisation
6. Comeca
7. Fibromtal
8. Sagal
9. Mobili-buro
10. Organex
11. Office technique
Pour classer ces noms, vous devez dabord retenir les lettres de chacun des
noms et en effectuer un classement alphabtique.
Ensuite, dans chacun des groupes alphabtiques, il faut effectuer un classement
numrique selon lordre de leur arrive.
OFPPT/DRIF 57
Rsum de la thorie et Module : 12 Organisation Administrative
Guide de travaux pratique
TP 5 : Classement alphanumrique
1 . Objectifs viss
2. Dure du TP : 60 min
4. Description du TP :
5. Droulement du TP :
Pour classer les dnominations suivantes, il faut dabord les indexer de manire
mettre en vidence les mots directeurs.
Ensuite, appliquer le classement des mots directeurs suivant lordre de
lalphabet.
Enfin, dans chacun des groupes alphabtiques, il faut effectuer un classement
numrique.
Les fiches suivantes ont t classs par ordre de date cration :
Lessive OMO
Etablissement Marnier
S.C.A
Garage Narssani
Caf du Centre de ville
Les chantiers de lOuest
Laiterie Cooprative de Safi
Les transports Marocains
Laines de lAtlas
Les galeries modernes
Docteur Michel Brti
Htel du Sud
Les cloisons Saint-Hilaire
Taxis Scurit
OFPPT/DRIF 58
Rsum de la thorie et Module : 12 Organisation Administrative
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TP 6 : Classement GEOGRAPHIQUE
1. Objectifs viss
2. Dure du TP : 45 min
4. Description du TP :
5. Droulement du TP :
OFPPT/DRIF 59
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Guide de travaux pratique
TP 7 : Classement CHRONOLOGIQUE
1 . Objectifs viss
2. Dure du TP : 45 min
4. Description du TP :
5. Droulement du TP :
Vous allez classer les documents dans lordre de leur rception, cest dire
selon lordre des dates ; le document le plus rcent tant plac sur les documents
dj classs.
Lentreprise qui vous emploie reoit, titre de documentation, une revue
hebdomadaire traitant chaque fois dune question relative au transport des
marchandises.
OFPPT/DRIF 60
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Guide de travaux pratique
TP 8 : Classement DECIMAL
1 . Objectifs viss
2. Dure du TP : 60 min
4. Description du TP :
5. Droulement du TP :
Il faut, dans un premier lieu, affecter un chiffre pour chacune des grandes
catgories de mobilier,
Ensuite, lintrieur de chaque grande catgorie, vous allez affecter un
deuxime chiffre aux diffrentes sections.
Et lintrieur des sections, vous devez affecter un troisime chiffe aux
diffrentes sous-sections.
OFPPT/DRIF 61
Rsum de la thorie et Module : 12 Organisation Administrative
Guide de travaux pratique
TP 9 : Ordres de classement
1 . Objectifs viss
2. Dure du TP : 90 min
4. Description du TP :
5. Droulement du TP :
OFPPT/DRIF 63
Rsum de la thorie et Module : 12 Organisation Administrative
Guide de travaux pratique
1 . Objectifs viss
2. Dure du TP : 45 min
4. Description du TP :
Les stagiaires sont amens faire le choix des dossiers utiliser pour le
classement des documents.
Les stagiaires doivent matriser les proprits et les caractristiques des
dossiers utiliss pour le classement des documents.
5. Droulement du TP :
Vous vous dcidez ranger les documents pars sur votre table de travail
en essayant de les regrouper, par dimension et par objet, afin de pouvoir les
consulter plus facilement.
Vous avez en vrac les documents suivants :
- des documents commerciaux pour vos travaux pratiques de connaissance de
lentreprise : factures, bon de commande, lettres de change
- des feuilles perfores sur lesquelles vous avez pris des notes sur
lenvironnement et les relations des entreprises avec les grands services publics et
privs
- des lettres de vos camarades
- de la documentation sur des recherches que vous devez faire sur les diffrents
types de bureaux.
- des photographies dcoups dans divers publications : paysages, animaux,
fleurs, modles
Dans quelles catgories de dossiers classeriez-vous ces divers documents ?
Justifier votre choix ?
OFPPT/DRIF 64
Rsum de la thorie et Module : 12 Organisation Administrative
Guide de travaux pratique
TP 11 : Indexage et signalisation
1 . Objectifs viss
2. Dure du TP : 45 min
4. Description du TP :
5. Droulement du TP :
Il faut analyser les situations et pour chaque cas, il faut cocher la bonne case et
dites sil sagit dindexage, de signalisations fixes ou mobiles.
Signalisation Signalisation
CAS PRESENTE Indexage
fixe mobile
Indication courrier 2002 sur le dos
dun classeur.
Boites de rangement jaunes, rouges,
ou vertes pour distinguer 3 priodes
diffrents aux quels vous tes abonne.
Inscription du nom prnom du patient
en haut de son dossier mdical.
Etiquette adhsive place sur des
tagres en dessous de chaque pile
dimprim vierges pour indiquer le
nom de limprim.
Prsence dune gommette sur les
fiches lves pour indiquer leurs
rgimes (externes, demi-pensionnaire,
pensionnaire)
Onglet fentre indiquant les lettres
de lalphabet
OFPPT/DRIF 65
Rsum de la thorie et Module : 12 Organisation Administrative
Guide de travaux pratique
OFPPT/DRIF 66
Rsum de la thorie et Module : 12 Organisation Administrative
Guide de travaux pratique
1 . Objectifs viss
2. Dure du TP : 60 min
4. Description du TP :
5. Droulement du TP :
OFPPT/DRIF 67
Rsum de la thorie et Module : 12 Organisation Administrative
Guide de travaux pratique
1 . Objectifs viss
2. Dure du TP : 60 min
4. Description du TP :
Les stagiaires sont amens faire le choix sur lordre et le mode utiliser
pour le classement des dossiers ci-aprs.
Les stagiaires doivent matriser les ordres et les modes du classement.
5. Droulement du TP :
Pour chacun des cas ci-dessous, indiquez : lordre de classement que vous
adopteriez pour les dossiers, le procd de classement et le types de meubles
utilis ; justifier votre solution.
Service du personnel :
- 200 dossiers de personnel
- une dizaine de dossiers ltude (dossiers souvent volumineux)
- une quinzaine de dossiers de documentation consults par une seule employe ;
- une quarantaine de dossiers de documentation lusage des employs du
bureau.
Vente correspondance :
- 1000 dossiers ventes crdit surveills par plusieurs employs.
OFPPT/DRIF 68
Rsum de la thorie et Module : 12 Organisation Administrative
Guide de travaux pratique
I- PARTIE THEORIQUE
Questions : (4 points)
1. En tenant compte surtout de la nature des dossiers, Dans quels cas sont
utiliss les diffrents meubles pour le classement debout ?
2. Analysez les avantages et les inconvnients du classement suspendu
visibilit suprieure.
I- PARTIE PRATIQUE
CAS n1 : (4 points)
Retrouvez la rgle mise en uvre pour reprer le mot directeur dans la srie
suivante :
Compagnie gnrale
Sessil (entreprise)
C.R.F
Provenale (socit)
Nain Jaune (restaurant)
Paris (Ecole Nationale de Chimie de)
Rgionale immobilire (la)
Centre de la Bretagne (Auberge du)
Sophie (boutique de)
Foot Ball (boutique du)
Aider lautre (association pour)
Saint- Jean (restaurant)
OFPPT/DRIF 69
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CAS n2 : (4points)
L M N
1. Longomtal (St) 1. Meeker (construction) 1. Nissan (Ets)
2. Labobois (Ets) 2. Mariano (pizzeria) 2. Navarrou (agence)
3. Linda (boutique) 3. Morad (Auberge du) 3. Nouvelles Boutiques (les)
4. Laffitte immobilier 4. Neral (htel)
CAS n3 : (2 points)
Jeunes annes
Socit europenne de
lemballage
Les grands moulins de
Mekns
OFPPT
Production ALAMI &
DAHBI
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CAS n4 : (2 points)
CAS n5 : (4 points)
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J.DESLOGIS FERNAND
Le classement H.SALLES NATHAN
O.GIRAULT
Organisation et mthodes administratives
B.CHAUVOIS FOUCHER
Tome 1 M.H.TEXIER
O.GIRAULT
Organisation et mthodes administratives
B.CHAUVOIS FOUCHER
Tome 2 M.H.TEXIER
BEP 2me
Organisation Hachette livre
professionnelle
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ANNEXES :
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Recherche du
Rgles appliquer
terme directeur
A- Termes prioritaires
Rgle 1 : on classe au nom de famille sauf particules de et
d.
1. il y a un nom
Rgle 2 : on classe au prnom sil est seul ou sil est reli au
propre de
nom de famille par un trait dunion.
personne
Rgle 3 : les noms commenants par saint(s), sainte(s) se
classent au terme entier, sans tenir compte des traits dunion.
2. il y a un nom Rgle 4 : on classe au premier nom propre gographique
gographique compos dun ou plusieurs mots. Les articles ne font pas
partie du nom..
Un adjectif form partir dun nom gographique sera un
terme prioritaire sil est le seul terme prioritaire dans la
rubrique.
3. il y a un nom Rgle 5 : on classe au premier terme utilis comme nom
publicitaire ou un publicitaire mot tranger ou sigle
mot tranger ou
un sigle
B- Termes ordinaires
4. Il ny a pas de Rgle 6 : quand la dnomination ne comprend pas de terme
noms propres prioritaire. on choisi un terme ordinaire.
- le premier nom commun (ne pas choisir un terme
accessoire, sauf si cest le seul nom commun)
- le premier adjectif sil prcde un terme prioritaire ou
sil est utilis comme un nom
- le premier verbe linfinitif
C- Termes accessoires
5. il ny a pas de Rgle 7 : on peut classer aux termes accessoires suivants :
termes prioritaires association, atelier, chantier, compagnie, cooprative,
et ordinaires. entreprise, tablissement, industrie, socit, syndicat
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Autrement dit, si sur le plan technique la communication peut savrer aise (un
" password " supplmentaire parmi une plthore !) il conviendra dexpliquer
avant toute chose ce quil faut archiver...
Des rgles de droit applicables
Nous avons dj prcis que, sur le plan juridique, larchivage lectronique ne
connat pas de reconnaissance lgale au titre de la preuve.
Pour autant, il existe au titre de la conservation des documents en tant que mode
de preuve, des drogations manifestes.
Tout dabord les drogations du Code civil qui numrent les modes preuves
recevables, par opposition la preuve crite et signe, tels que les
commencements de preuves par crits (article 1347 du Code civil), les
impossibilits matrielles de se procurer un crit (article 1348 al1 du Code civil),
les conventions de preuve (en ce sens les contrats porteurs de cartes bancaires) et
enfin les prsentations dune copie fidle et durable (article 1348 al2 du Code
civil).
Plus encore, les rgimes de libert de preuve en droit commercial et administratif
dmontrent que les preuves lgales admises ne constituent pas dans leur ensemble
un cadre rigide excluant de fait et de droit toute possibilit de reconnaissance de
la valeur juridique des lments dmatrialiss.
Larchivage lectronique se verrait-il alors limiter par des problmes de
conservation ?
Les rgles de droit imposent une conservation calque sur les dlais de
prescription que la loi dtermine pour ester en justice. Le dlai de droit commun
est trentenaire, mais des drogations lgales sont nombreuses. A titre dexemple,
les dispositions de larticle L 102B du Livre des procdures fiscales dfinissent
des dlais de conservation distincts et prvoient des rgles darchivages
spcifiques {un dlai gnral de six ans pour tout document ou pices auxquels
ladministration a accs pour procder des contrles qui pourra tre conserv
sur support informatique pendant trois ans (article L 169 LPF) et lissue de ce
dlai jusqu la 6me anne sur tous supports au choix du contribuable dans la
mesure o ces derniers peuvent tre reconstitus sur support papier}.
Enfin, il faut prciser que ces dures admettent les drogations contractuelles,
dans les conditions de larticle 2220 du Code civil.
Si la normalisation va permettre luniformisation des techniques darchivages,
scurisant ainsi les supports de conservation, la technique nentrane pas la
suppression de conservation de tous les originaux. Une rgle pour le moment
OFPPT/DRIF 77
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demeure, elle implique que selon la nature du document et le domaine dans lequel
il est utilis, les contraintes seront diffrentes.
Enfin, rappelons que les risques de sanctions (civiles et pnales) en cas de non-
conservation des originaux demeurent. A cela sajoutent les contraintes
techniques elles - mmes, puisque si lenvironnement matriel ou logiciel
conservant les documents venait tre modifi lentreprise doit tre en mesure de
relire et de traiter tous moments les informations que lon pourrait lui demander
ou bien quelle ait transmis.
Pour rsumer, avant la mise en place dun systme darchivage lectronique, un
audit pralable du contenant et du contenu des documents lectroniques archiver
savrera plus quindispensable.
Alexandre Menais, Juriste spcialis en droit de l'informatique
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