Chapitre III - Processus de gestion des projets et des sous-

projets
Après la signature de la convention de maîtrise d’ouvrage déléguée et la mise en place des crédits
délégués, une des premières actions que l’AGETIPE-MALI doit entreprendre est la programmation et le
lancement des études techniques des projets et des sous-projets. Ceci incombe à la direction technique
de l’AGETIPE-MALI.

SECTION 3.1. PROGRAMMATION DES ACTIVITES DE L’AGETIPE-MALI

L’AGETIPE-MALI dressera un programme trimestriel des réalisations et passation de marchés de toutes

ses activités, par phases de réalisation des projets et sous-projet, en fonction des conventions :

phase 1 : définition précise du projet ou sous-projet et de son programme

· coût-objectif

· délai
· implantation
· mise à disposition des terrains par le maître de l’ouvrage
· assurance de capacité disponible pour l’exploitation

· entretien du futur projet

phase 2 : études techniques

· consultations des maîtres d’œuvre pour les études ;

· études techniques des projets, y inclus une évaluation environnementale (en fonction de la nature du
projet) ;

phase 3 : appel d’offres

· lancement des appels d’offres travaux et/ou fournitures et équipements ;

· consultation des maîtres d’œuvre pour la supervision des travaux ;
· évaluation des offres et attribution des marchés ;

phase 4 : travaux

· réalisation et supervision des travaux et/ou fournitures/équipements ;

· réceptions des travaux et/ou fournitures et remise des ouvrages/fournitures/ équipements aux Maîtres
d’Ouvrages et/ou aux bénéficiaires ;

Ce programme indiquera également les dates de remise des rapports d’activités aux Maîtres
d’Ouvrage/bénéficiaires. Des copies seront transmises aux Maîtres d’Ouvrage/bénéficiaires ainsi qu’aux
Bailleurs des projets et sous-projets concernés. Une mise à jour de ce planning sera faite
mensuellement. Un rapport explicitera les écarts constatés avec les prévisions et les dispositions prises
pour les corriger. [Voir en annexe A2.1]

SECTION 3.2 - ETUDES TECHNIQUES DES SOUS-PROJETS

3.2.1. Processus

a- phase préliminaire

Cette phase constitue le démarrage des études, avec la désignation par le Directeur Technique d’un Chef
de Projets responsable du projet et qui doit mener les actions suivantes :

· Mise au point des programmes et/ou sous-projets : coûts objectifs, délais et termes de référence des
études techniques à réaliser ;
· Préparation des dossiers de consultation des maîtres d’œuvre [Voir en annexe B modèle des dossiers de
consultation, contrats et termes de référence des études] ;

· Lancement de la/des consultation(s)

· Choix du/des maître(s) d’œuvre et signature du/des contrat(s) d’étude ;
· Remise des documents existants sur le projet au(x) maître(s) d’œuvre (4) ;

· Visite du site du sous-projet par le(s) maître(s) d’œuvre, accompagné(s) par le Chef de Projets de
l’AGETIPE-MALI, et le Bénéficiaire et/ou le maître de l’ouvrage ;
· Réunion de présentation et de démarrage de l’étude regroupant : la Direction technique de l’ AGETIPE-
MALI, le Maître d’œuvre et le Bénéficiaire. Cette réunion se tiendra après la visite du site du sous-projet
et de préférence dans les bureaux du Bénéficiaire ;

· Mise en place d’un Comité Technique (5) qui a pour mission d’examiner tous les dossiers d’études
provenant des bureaux d’études et de formuler des observations.

b- phase avant projet sommaire (APS)

L’APS correspond à une étude chiffrée d’une solution d’ensemble accompagné de variantes éventuelles
permettant la réalisation du projet. Il comprend :

· les plans définissant les différents partis ou solutions techniques possibles ;

· une note descriptive et justificative des solutions proposées ;
· dans le cas des projets de réhabilitation et de drainage, un état des lieux et un diagnostic sommaire
des ouvrages à réhabiliter ;

· un avant métré sommaire des travaux pour chacune des solutions envisagées ;
· une estimation sommaire de chacune des solutions envisagées, basée sur les avant métrés sommaires,
pour l’ensemble des ouvrages faisant partie du projet ;
· une description sommaire des tâches de gestion et d’entretien de l’ouvrage dans les différentes
solutions et une estimation des charges récurrentes correspondantes ;

· une proposition d’allotissement des travaux ;

· une évaluation de l’impact du projet sur l’environnement (si requis).

Le Maître d’œuvre remettra à la Direction Technique, un dossier APS en exemplaires suffisants pour le
diffuser auprès des Maître d’Ouvrages, utilisateurs et/ou gestionnaires des futurs ouvrages et Bailleur(s)
le cas échéant.

Sur la base de l’examen du dossier technique par le Chef de Projet, le Comité Technique sera invité à
donner son avis sur la conformité aux termes de référence, la pertinence des solutions proposées, et le
respect des règles de l ’art et des normes en vigueur. Le Chef de Projet vérifiera les estimations et les
coûts évalués par rapport aux réalités du marché local. Il notifiera au Maître d’œuvre la solution retenue
et les observations éventuelles en vue de la préparation de l’Avant-projet Détaillé.

c- phase avant projet détaillé (APD)

Après les observations faites sur l’APS, le Maître d’œuvre doit présenter à la Direction Technique, le
dossier d’Avant Projet Détaillé (APD) qui est en fait le dossier d’exécution technique du projet.

L’APD correspond à une étude descriptive, explicative et justificative des dispositions techniques du
projet y compris les emprises des ouvrages. Il comprend :

· le dossier technique des ouvrages divisés en lots et tranches (plan de masse, plans d’ensemble et de
détail des ouvrages, notes de calcul, etc.) ;
· dans le cas des projets de réhabilitation (route, bâtiments, etc.) et de drainage, un état des lieux et un
diagnostic des ouvrages à réhabiliter ;

· un avant métré des travaux ;

· une note justificative des prix unitaires ou des montants forfaitaires utilisés pour l’estimation détaillée ;
· une estimation détaillée des dépenses afférentes à l’exécution de chaque ouvrage entrant dans l’APD ;

· les plannings prévisionnels incluant toutes les phases de réalisation de l’opération y compris celles qui
sont réalisées par d’autres maîtres d’ouvrage, notamment les travaux de préparation des sites dont le
déplacement des réseaux ;
· une description détaillée des tâches de gestion et d’entretien de l’ouvrage et une estimation des
charges récurrentes correspondantes ;

· et les différents plans et schémas d’exécution selon le type de sous-projet (coffrage, ferraillage,
électricité, etc.)

Le Chef de Projet de l’AGETIPE-MALI suivra en permanence l’élaboration de l’APD et donnera son avis
écrit sur toutes les options techniques proposées ou adoptées par le Maître Œuvre, éventuellement après
avis du Comité Technique. Il notifiera au Maître d’Œuvre son accord pour la réalisation du projet
d’exécution sur cette base après avis du bénéficiaire/ du maître d’ouvrage en cas d’écarts avec les coûts
objectifs.

Le Maître d’Œuvre remettra à la Direction Technique le dossier définitif de l’APD en nombre suffisant,
pour transmission aux parties concernées (Maître de l’Ouvrage, utilisateurs et/ou gestionnaires et
Bailleurs) ;

d- phase Projet d’Exécution des Ouvrages (PEO)

Le Projet d’Exécution des Ouvrages (PEO) fixe dans tous leurs détails les dispositions techniques de
l’ouvrage à réaliser. Son degré de précision doit être tel qu’il pourra être exécuté par une entreprise ne
disposant pas de bureau d’études. Le PEO intègre les données relatives à l’appui / encadrement de
l’entrepreneur (cas des petits travaux confiés à des petites entreprises).

Il comprend :

· les Spécifications Techniques Détaillées qui définissent de façon précise les caractéristiques physiques
des ouvrages ;
· les divers plans d’exécution et descriptifs des ouvrages qui définissent les caractéristiques géométriques
exactes des ouvrages

· le programme d’appui / encadrement par rapport au planning d’exécution des travaux

· le programme de l’animation socio-économique relatif à l’ouvrage à réaliser.
· une " Notice d’entretien " transmis lors de la réception des ouvrages au Maître de l’Ouvrage et au
gestionnaire de l’ouvrage, qui précise la liste des tâches d’entretien, leur degré d’importance et une
évaluation du coût de l’entretien pendant les 5 premières années, tâche par tâche, sous forme de
budgets annuels.

· Le PEO devra recevoir l’approbation formelle par écrit du Chef de Projet de l’AGETIPE-MALI.

e- phase dossier d’appel d’offres (DAO)

Cette phase est principalement consacrée à l’élaboration des pièces écrites du dossier d’Appel d’Offres
(AO). Le DAO est établi à l’aide des documents types annexés au manuel des procédures et comprend
l’ensemble des documents énumérés pour le PEO.

3.2.2 Les Etudes d’Impact Environnemental

Au cours des études d’avant projet sommaire, l’AGETIPE-MALI devra faire effectuer par un bureau
d’études spécialisé, en général différent du Maître d’œuvre, un bilan environnemental en accord avec le
code national pour l’environnement pour évaluer les différents impacts négatifs éventuels et définir les
mesures de préservation/protection à prendre pendant et après la réalisation des ouvrages.

L’AGETIPE-MALI développera une méthodologie pour l’établissement du bilan environnemental. Cette

méthodologie liste les impacts potentiels primaires de l’opération et leurs conséquences sur le milieu
naturel et humain. De plus la méthodologie détaille les besoins de rapports de suivi à chaque étape du
bilan environnemental.

L’Evaluation Environnementale (EE) fera partie, ainsi que le plan de limitation des impacts qui lui est
associé, de l’étude technique et les termes de référence de l’EE et des mesures de protection seront
inclus dans le dossier de consultation de l’étude technique.

3.2.3. Contrôle des études

Le Chef de Projet de l’AGETIPE-MALI chargé du sous-projet, examinera et formulera des observations,

sur les différents dossiers d’études, qu’il soumet pour avis au Comité Technique de l’AGETIPE-MALI.

Le Comité Technique, qui doit comprendre au moins une personne hautement qualifiée dans le domaine
de l’étude en question, est composé des personnes suivantes :

· Directeur Technique,
· un (ou plusieurs) Chef(s) de Projet ayant l’expertise nécessaire et concerné(s) par le projet à examiner,
· un ou plusieurs spécialistes extérieurs à l’AGETIPE-MALI auxquels le Directeur Technique pourrait
recourir en raison de leur expertise, et

· du Maître d’Ouvrage ou son représentant (6).

Le Comité Technique pourra être élargi à d’autres parties concernées par le sous-projet. La Direction
Technique décidera de la réunion du Comité Technique et de la fréquence des réunions, selon
l’importance du sous- projet.

Le Chargé de Projet, sous la supervision du Directeur Technique de l’AGETIPE-MALI assurera la réception

et le contrôle de toutes les phases d’étude des sous-projets, qui doivent recevoir au préalable l’avis du
Comité Technique.

Le Comité Technique se réunit sur convocation du Directeur Technique pour examiner les différents
dossiers (APS, APD, DAO etc.) provenant des bureaux d’études et formuler des observations.

Toutefois, pour les projets de faible importance, la réunion du Comité Technique pourrait se limiter au
niveau de la Direction Technique de l’AGETIPE-MALI, mais avec obligation à cette dernière, de recueillir
par écrit les observations du Maître d’Ouvrage ainsi que son approbation sur les différents dossiers et
pour la validation de l’étude technique.

Pendant l’examen des dossiers techniques, le Comité Technique doit s’assurer :

a- au niveau du dossier APS :

· du respect des objectifs et du programme ;

· de la bonne compréhension de toutes les données du sous-projet par le Maître d’œuvre ;
· de la prise en compte de toutes les composantes du sous-projet ;

· de l’optimisation des coûts d’investissement, d’exploitation et de maintenance du projet dans son

environnement et le contexte de son utilisation ;
· de la prise en compte de toutes les difficultés et contraintes liées à la réalisation du sous-projet ;
· du respect de l’enveloppe financière disponible. (7)

b- au niveau du dossier APD :

· que le Maître d’œuvre a pris en compte toutes les observations faites au niveau de l’APS ;
· que techniquement le projet répond à toutes les normes de sécurité d’exploitation ;

· que les plans et notes de calcul sont corrects ;

· que les quantitatifs prévus sont correctement calculées et que le devis estimatif du projet est dans
l’enveloppe allouée ;
· que les spécifications techniques sont claires, satisfaisantes et complètes, et

· que le délai prévu pour les travaux est raisonnable.

c- au niveau du dossier AO :

· que la constitution du dossier d’Appel d’Offres est bien conforme aux termes de référence de l’étude ;
· que les différentes pièces constituant le dossier d’Appel d’Offres sont bien rédigées et conformes au
dossier type ;

· que les dispositions des directives pour la passation des marchés du Maître d’Ouvrage et/ou du Bailleur
sont bien prises en compte et principalement celles préconisées dans l’accord de financement et/ou le
manuel de mise en œuvre applicable au projet quand celui-ci existe.

3.2.4. Approbation des études

Avant l’approbation de l’APS, l’APD et le DAO , le Directeur Technique de l’AGETIPE-MALI requiert l’avis
du Maître d’Ouvrage, du Bénéficiaire du projet, et si nécessaire, des représentants des utilisateurs et/ou
gestionnaires des ouvrages.

Pour cela, l’AGETIPE-MALI pourrait éventuellement organiser une réunion du Comité Technique où le
Maître d’œuvre sera invité à donner des explications sur les solutions techniques qu’il envisage
d’appliquer.

Dans le cas où le représentant du Bénéficiaire ou des utilisateurs et/ou gestionnaires ne pourraient

assister à ces réunions, le Directeur Technique est tenu de recueillir leurs observations dans un délai à
définir et de les transmettre au Maître d’œuvre et s’assurer de leur prise en compte dans la suite de
l’étude.

Selon les dispositions propres aux accords de financement relatifs aux projets en question, les dossiers
APS, APD et DAO pourraient être envoyés au(x) Bailleur(s) pour avis.

L’approbation au niveau de chaque phase de l’étude est faite par l’AGETIPE-MALI, après que la Direction
Technique ait vérifié que le Maître d’œuvre a pris en compte toutes les observations formulées par toutes
les parties concernées par le projet et après avis de non-objection du/des bailleur(s) le cas échéant.

SECTION 3.3 - PHASE DE PASSATION DES MARCHES

Les procédures de passation des marchés seront conformes par ordre de priorité aux clauses définies
dans les accords de financement (Accord de Crédit), les accords de projet, les conventions de MOD et les
dispositions prévues dans le Manuel de Procédures.
Après approbation des dossiers techniques y compris le dossier d’appel d’offres, la Direction Technique
programmera la phase exécution qui comprendra :

lancement de l’appel d’offres, sélection des prestataires (supervision, formation, suivi) passation des
marchés (travaux, fournitures/équipement, services de consultants pour le contrôle)

3.3.1 Lancement de l’appel d’offres

L’appel d’offres sera lancé selon les procédures prévues dans l’accord de financement du projet concerné.
[Voir en Chapitre IV et Annexes B]

3.3.2 Sélection du Maître d’œuvre pour la supervision des travaux

L’AGETIPE-MALI procédera à la sélection du Maître d’œuvre pour la supervision des travaux au plus tard
pendant la période de préparation des offres par les entreprises. Cette sélection se fera selon les
procédures définies au Chapitre IX et conformément à l’accord de financement du projet concerné. Cette
procédure n’est pas nécessaire dans le cas où la mission du Maître d’œuvre qui a réalisé les études a été
reconduite (avec la non-objection préalable du Bailleur de fonds, dans le cas où cela est requis) pour
effectuer la supervision des travaux. Dans ce cas l’AGETIPE-MALI demandera au Maître d’œuvre de
préparer une proposition technique et financière sur la base des termes de référence fournis par
l’AGETIPE-MALI conformément aux dispositions de l’accord de financement.

La mission du Maître d’œuvre définie au Chapitre IX pourrait démarrer pendant la phase d’appel d’offres
pour les travaux par les tâches suivantes :

a- Avant l’attribution du marché : ìl pourrait lui être demandé d’assister à l’ouverture des plis et de
participer à l’évaluation des offres

b- Avant la signature du marché :

la mise en forme des documents contractuels et l’examen du dossier technique en vue du démarrage des
travaux.

3.3.3 Procédures de Passation des marchés

Après le lancement de l’avis d’appel d’offres, les procédures de passation des marchés de travaux et/ou
de fournitures, définies dans les Chapitres IV et VIII ci-après, comprennent, , les tâches suivantes :

· réception des offres,

· ouverture des plis
· évaluation des offres,
· demande de non objection (8)

· attribution du marché,
· notification du marché, et
· signature du marché.

Le délai d’exécution des travaux et/ou des fournitures, démarre avec la remise de l’Ordre de Service
(OS) de démarrage, par l’AGETIPE-MALI à l’Entreprise et/ou au Fournisseur, cet évènement ne pouvant
intervenir avant la signature du marché.