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de projet au sein
des médinas
Référentiel
4. En phase de réalisation 20
4.1. Les tâches de réalisation de projet, dans le cadre de la gestion
impliquent les démarches suivantes 21
4.1.1. Planifier les tâches et activités 21
4.1.2. Contrôler le projet 21
9. Annexes 41
Les projets sont des leviers concrets permettant de matérialiser les changements souhaités au niveau
des médinas. Cependant, il est souvent constaté que les projets initiés souffrent d’un certain nombre
de problèmes, qui sont par ailleurs les mêmes que ceux expérimentés à l’extérieur des médinas, mais
avec des spécificités et complexités inhérentes aux tissus anciens tels que :
• Problèmes de planification, de définition d’indicateurs financiers et matériels mesurables et
permettant des analyses de performances et des réajustements en cours de réalisation ;
• L a non prise en compte de ces éléments et la non mise en place de procédures claires de suivi,
des entités chargées du pilotage, ainsi que l’absence de gestion des risques sont en général les
problématiques les plus fréquemment rencontrées dans les médinas.
D’où l’intérêt que revêt le présent recueil dont l’objectif est de fournir aux acteurs concernés par le sujet
des outils de pilotage et de gestion des programmes d’interventions dans les médinas marocaines.
Les réseaux des villes sont les instruments privilégiés du programme ; ils concernent les cinq
thématiques majeures de gestion urbaine que sont la mobilité urbaine et transport public, la gestion
des déchets, la maîtrise de l’énergie, la réhabilitation des médinas et la gouvernance participative.
CoMun et la DGCL oeuvrent ensemble pour doter les réseaux, et par-delà les villes, d’une panoplie
d’outils et d’instruments appropriés simples à mettre en oeuvre pour remplir leurs missions de gestion
urbaine.
Ainsi, le référentiel en gestion de projets vient compléter une série de guides pratiques qui permettront
aux acteurs impliqués dans la médina d’être plus efficaces dans les programmes de réhabilitation et
sauvegarde.
Ce référentiel découle d’une capitalisation faite à l’issue de la rencontre du REMAM organisée en décembre
2016 à Tiznit et qui s’est assignée les objectifs suivants :
a. Le renforcement des capacités des membres du REMAM en matière de gestion de projet.
b. L’appropriation d’outils techniques simplifiés et efficients de pilotage de projet au sein des médinas.
c. L ’élaboration par les participants de fiches projets définissant l’idée de projet, ses objectifs, les
activités à mener prenant en compte les aspects fonciers et sociaux, les aspects environnementaux,
le cadre institutionnel et les étapes à suivre, etc.
d. L’estimation des « budgets » temporels et financiers à affecter aux tâches du projet.
e. La planification sous Excel et Tableau de bord de suivi physique et financier.
f. L’analyse des performances du projet et mesures de redressement en fonction des cas rencontrés.
Résultat 1 : Résultat 2 :
Les acteurs concernés Les acteurs concernés
sont sensibilisés à sont formés et disposent
l’intérêt d’une approche des outils conceptuels
rationnelle de gestion et techniques pour le
de projet. pilotage d’un projet de
taille moyenne au sein
des médinas.
Contrairement au « programme », le « projet » est en général non répétitif, temporaire, ses décisions
sont en général irréversibles, il possède une forte incertitude, et est sous l’influence de variables
externes. Il est en outre un processus caractérisé par sa nouveauté et consomme des ressources.
En fin de compte, un projet est un ensemble d’activités visant des objectifs concrets dans un temps
défini et à l’aide d’un budget déterminé. Pour être efficace, le projet doit clairement identifier : i) les
problèmes à résoudre (par exemple : sauvegarde des murailles parce qu’elles menacent ruine) ; ii) les
acteurs et les bénéficiaires (les commerçants, les touristes et visiteurs, les habitants, etc.) ; iii) les
modalités de suivi et d’évaluation (planification, analyse des écarts, etc.) ; iv) les avantages durables
et les coûts attendus (une médina réhabilitée, attractivité retrouvée, etc.).
•N
on répétitif (réhabilitation du Borj X) •R
épétitif et reproductible (intervention sur les
HMR)
•D
écisions irréversibles (on construit, on dé- • Décisions réversibles (on peut choisir de ne plus
molit, etc.) faire de transferts des habitants des HMR)
• F orte incertitude (appels d’offres infruc- • F aible incertitude (on fait, et on refait des
tueux, pas de BET de réhabilitation, prix interventions similaires : étaiement par
du bois de cèdre en augmentation, quel- exemple)
le décision technique par rapport à une
découverte archéologique majeure, etc.)
•P
rocessus nouveau (chaque projet en restau- • Processus connu
ration est différent)
•C
onsommateur de des ressources •P
eut générer des ressources (possibilité de
création de petites et moyennes entreprises)
La première phase du cycle de vie implique l’identification d’un besoin, d’un problème ou d’une
I opportunité ;
La seconde phase consiste en la définition d’une solution au besoin (on doit procéder à l’aménagement
d’un espace public pour offrir plus de conforts aux résidents, par exemple), la mise en place de
l’organisation et du pilotage (une équipe avec un responsable), la réalisation de la planification de base
II du projet et la contractualisation de prestataires pour les études et les activités préliminaires (par
exemple, il est souvent utile de mener des études sociales, des travaux préliminaires de nettoyage et
d’étaiement, des études d’archéologie préventive, etc.) ;
L a troisième phase est celle de la planification détaillée du projet, où on analyse les différents types
de ressources qui seront utilisées (ressources matérielles : travaux, ressources financières, ressources
III humaines, etc.). Elle est également la phase de la mise en place des conditions permettant l’atteinte
de l’objectif du projet, selon le budget et l’échéancier fixé ;
L a dernière phase est celle de la clôture du projet et de la mise en place des actions de fermeture :
livraison de tous les livrables (tous les travaux ont été terminés et toutes les études ont été livrées) et
IV paiement de toutes les factures. Ces actions de « fermeture » peuvent également inclure l’évaluation
de la performance en fonction de l’objectif principal et des objectifs secondaires ainsi que l’évaluation
des satisfactions des usagers et bénéficiaires.
Le management de projet comprend les points suivants : i) Déterminer les exigences, ii) Définir des
objectifs clairs et réalisables, iii) Équilibrer les exigences concurrentes de qualité, de contenu, de délai
et de coût, iv) Adapter les spécifications, les plans et l’approche aux différentes préoccupations et
attentes des diverses parties prenantes.
Selon le PMBOK (guide édicté par le PMI), les compétences requises en matière de management
de projet sont : i) Une communication efficace, à savoir la maîtrise de l’échange d’informations, ii)
L’influence sur l’organisation, en quelque sorte la capacité de « faire faire les choses », iii) L’aptitude
à diriger, en sachant développer une vision et une stratégie, et motiver les personnes pour réaliser
cette vision, iv) La motivation, afin de stimuler l’énergie nécessaire pour atteindre de hauts niveaux de
performance et surmonter les obstacles au changement, v) La négociation et la gestion des conflits,
en sachant conférer avec d’autres personnes pour s’entendre ou parvenir à un accord, vi) La résolution
des problèmes, qui comprend la définition du problème, l’identification et l’analyse d’alternatives, et
la prise de décision.
La gestion de projet est une démarche opérationnelle permettant d’atteindre l’équilibre qualité-coût-
délai (QCD). Le management de projet assume le pilotage stratégique du projet.
Pour résumer, il existe deux niveaux en conduite et pilotage de projet : i) Un niveau de décision :
la conduite (management) de projet ; et ii) Un niveau d’aide à la décision : apporter des éléments
techniques ou de gestion (suivi des coûts, des délais...) nécessaires à la prise de décision : la gestion
de projet.
Ceci amène à prévoir différents processus permettant de faciliter la gestion du projet : processus de
demande de changement ; processus d’approbation des livrables ; processus de gestion des risques,
etc., et notamment des risques externes pouvant influencer le déroulement du projet.
3.1. L’objectif
L’objectif doit pouvoir être contrôlable (on peut savoir combien on réalise de mètres linéaires sur
une certaine durée, combiens de boutiques sont réhabilités et opérationnelles, etc.). Ceci signifie
qu’on se donne les moyens de le réaliser (on fera la couverture des souks selon le budget pouvant
être mobilisé). Il doit être motivant ce qui veut dire qu’il vise la réponse à un besoin précis. Il est
d’autant plus motivant s’il est réellement « atteignable » (on ne visera pas un objectif difficilement
atteignable : installer un hôtel dans un fondouk et le faire gérer par un organisme public ou semi-
public, par exemple).
L’indicateur doit être simple et clair, mesurable, homogène dans le temps et dans l’espace. On notera
également que les données doivent être faciles à collecter (nombre de ménages vivant dans des
bâtisses sauvegardées, nombre de nuitées en plus dans la ville après la réalisation des circuits
touristiques, par exemple).
En effet, un indicateur mal défini peut être démobilisant et entraîner un désengagement des parties
prenantes (« intégration d’un équipement public dans un monument », sans préciser de quel type il
s’agit), il ne doit pas nécessiter des investissements importants.
Les indicateurs sont soit quantitatifs, qualitatifs, économiques, temporels, spatiaux, etc.
3.3. La cible
La cible doit également être précise et ne pas présenter d’ambiguïté (par exemple, on fait un projet
pour le destiner au commerce, à l’artisanat, à l’habitat, etc.).
3.4. Hypothèses
Une hypothèse est une condition. Cette condition est i) Requise pour le succès du projet (implication
de l’Inspection des Monuments Historiques, définition du mode de gestion future du projet, etc.) ; ii)
N’est pas sous le contrôle des gestionnaires du projet (les gestionnaires sont des techniciens qui ne
sont pas des archéologues par exemple) ; iii) Doit faire l’objet d’un suivi (est ce que l’on agit sur des
bâtiments classés à protéger avant et au cours des travaux, par exemple).
•D
es indicateurs qui fournissent l’information nécessaire pour la gestion du projet (on aura réalisé
tant d’actions sur une certaine période, etc.) ;
•D
es hypothèses qui permettent la gestion des risques (l’implication des amicales améliorera la
participation de la population, les travaux de nuit favoriseront l’avancement, etc.) ;
•D
es plans d’activités mis à jour et liés aux résultats (mise à jour du planning) ;
•D
es calendriers de ressources liés aux résultats et des budgets mis à jour ;
•D
es indicateurs permettant d’évaluer l’efficacité et l’impact (les nuités ont augmenté de tant
lorsqu’on a réalisé les travaux de réhabilitation de tels monuments, de tels espaces publics,
lorsqu’on a organisé les commerces, etc.) ;
•U
ne démarche pour évaluer l’efficience (on a réalisé combien de projets avec combien de moyens
par exemple ? On a combien de projets non aboutis ? On a combien de factures impayées ?
etc.).
La GAR peut faire une différence par rapport aux approches traditionnelles, puisque trois éléments
essentiels doivent être présents : i) Les résultats attendus sont définis en accord avec les principaux
partenaires et parties prenantes (on sait où on va, on n’est pas dans le quantitatif pur : on réhabilite
des monuments tout en ne sachant pas quelle activité leur sera attribuée après les travaux) ; ii) Une
approche participative qui assure l’appropriation, l’implication et une compréhension commune de ce
que l’on veut atteindre ; iii) une flexibilité, permettant l’ajustement des stratégies en fonction des
informations provenant du système de suivi (on ne fait plus de démolition parce que d’autres problèmes
se créent).
L’arbre à problèmes aide à établir les relations de causes à effets entre les problèmes
Médina se vide de
ses habitants EFFETS
L’organisation doit être pensée en fonction de : la définition du projet et de ses attributs (un « petit »
projet n’est généralement pas le même qu’un grand projet, un projet urgent suivi par les instances
centrales, un projet avec financement international, etc.), de la maîtrise attendue des contraintes au
sein desquelles le projet doit être géré (contraintes financières, temporelles, spatiales, sociales –
nécessité éventuelle d’une cellule sociale, etc.), et enfin, du type de management du projet (externalisé,
internalisé, horizontal, vertical, etc.).
Cette organisation vise à gérer le projet et ses contraintes. Elle peut être menée par un chef de projet
et pilotée stratégiquement par un comité de pilotage.
Les contraintes fréquentes dans les projets de réhabilitation en médina sont les contraintes sociales
et physiques à l’exécution : accessibilité, occupations, découvertes archéologiques, etc., la gestion des
coûts (plus importants en médina), les échéanciers de plus en plus contraignants, ainsi que la difficile
satisfaction des bénéficiaires et des autres parties prenantes.
Le défi se posant au chef de projet est de prévenir, d’anticiper et de surmonter ces difficultés. C’est
l’objet du management des risques dans les projets : il s’agit d’éviter que des évènements imprévus
viennent le mettre en péril.
Le diagramme de Gantt sert à évaluer la faisabilité, suivre l’avancement, réévaluer les besoins en
financements et rendre des comptes.
Il s’agit de voir les écarts et de proposer des mesures correctives à intégrer au planning le cas
échéant.
En appliquant des techniques basiques de planification, on liste les tâches nécessaires à la réalisation
de ce projet :
a. Bâtiment 1 : une semaine
b. Bâtiment 2 : une semaine après
c. Etc. 1200
600
Dans notre exemple, on aura :
a. On a travaillé pendant 5 jours
sur les 5 jours prévus, on en 500
déduit que le Coût Réel (Actual
Cost - AC) est 200 ; 400
b. On a en fait réalisé 75% de la
tâche. Cette tâche était estimée
300
à 200, donc la valeur du travail
que réalisé est 200*75%=150.
c. Ce chiffre représente la Valeur 200 AC
Acquise du projet (Earned Value
EV
- EV).
100
On peut compléter le graphique en y
ajoutant le Coût Réel AC et la Valeur 0
Acquise EV. 1 2 3 4 5
a. Si CV est inférieur à 0, le projet dépasse le budget. Dans notre exemple, CV = 150-200 = -50.
b. Si l’on compare la Valeur Acquise EV et la Valeur Planifiée PV, on détermine si le projet est dans
les temps ou en retard, en utilisant la Variation de Planning (Schedule Variance) SV = EV - PV.
c. Si SV est inférieur à 0, votre projet est en retard. Dans notre exemple, SV = 150 - 200 = -50.
Valeurs acquise
110%
100%
150 000 90%
80%
70%
Le principe de la Valeur Acquise, c’est de donner une valeur financière à l’avancement réel pour le
comparer à un budget et à un coût réel.
À partir des 3 valeurs, Valeur Acquise, budget à date et coût réel, la technique de la Valeur Acquise
fournit des formules simples pour calculer des écarts et des indices de performances.
La Valeur Acquise, EV (Earned Value en anglais américain) est : la valorisation budgétaire du travail
effectivement réalisé à la date de situation d’avancement.
Le principe est le suivant : chaque élément du projet a un poids qui correspond à son montant dans
le budget.
À chaque fois qu’une tâche est terminée ou qu’un livrable est achevé, le montant du budget prévu pour
cette tâche ou ce livrable s’ajoute à la Valeur Acquise du projet.
L’avancement réel valorisé s’appelle la Valeur Acquise : la valeur de ce qui a été fait ; il est donc
considéré comme acquis.
600
AC
5.8. Suite de
l’exemple 500
EV
0
1 2 3 4 5
Par contre, si on estime qu’on a mal estimé le travail à réaliser, on doit prendre en compte la Variance
des Coûts CV pour calculer le Reste À Faire EAC.
Pour ce faire, on calcule un Index de Performance des Coûts (Cost Performance Index - CPI). Si cet
indicateur est supérieur à 1, cela signifie que le projet est bénéficiaire. S’il est inférieur à 1, le projet
se trouve dans une situation déficitaire.
Dans notre exemple, à la fin de la Semaine 2, CPI = 480 (EV) / 600 (AC) = 0,8
On va donc considérer que pour finir le projet, on consommera les coûts initialement budgétés, majorés
par l’Index de Performance des Coûts.
Dans ce cas, EAC = 600 (AC) + 520 (ETC) / 0,8 = 1 250.
Selon le PMI, en mode projet ou programme, un risque est un « évènement ou condition possible dont
la concrétisation aurait un impact positif ou négatif sur les objectifs du projet » ou du programme (à
tous les niveaux). Un risque a une ou plusieurs causes et, s’il se réalise, une ou plusieurs conséquences
sur les objectifs du projet ainsi qu’une incidence sur les coûts, l’échéancier et/ou la qualité du projet.
De manière générale, les risques surgissent en cas d’incertitudes liées aux marchés, aux conditions
climatiques, aux comportements et aux attitudes des bénéficiaires et des autres parties prenantes en
dehors du projet, … Les risques surgissent aussi dans le cas de contraintes liées à l’environnement
organisationnel, aux capacités des prestataires de services, à la disponibilité de ressources humaines
appropriées et en quantités suffisantes, à la logistique, à la cohésion des équipes, aux procédures
en vigueur, aux lois sur la réinstallation des populations, à la passation des marchés, aux conditions
précédentes prévues par le Compact est l’accord signé entre le Gouvenement marocain et la Millenium
Challenge Corporation des Etats-Unis)
Certains risques sont exogènes à l’organisation, d’autres, bien qu’endogènes sont difficiles à mitiger.
Selon l’approche du cadre logique, les risques ne se limitent pas à ceux inhérents à la mise en œuvre
des activités (études et travaux), mais aussi à l’obtention des extrants et à l’atteinte des objectifs
spécifiques et du but des projets de développement.
L’élaboration du plan de gestion des risques est basée sur la démarche et les étapes suivantes :
1. Identification des risques ;
2. Analyse qualitative et quantitative des risques ;
3. Évaluation et hiérarchisation des risques identifiés ;
4. Planification de la réponse aux risques ;
5. Supervision et contrôle du risque.
Ce document doit être validé à travers des ateliers de travail. Une fois validé, le plan de gestion des
risques doit être décliné en un plan opérationnel qui sera consolidé avec le Work Plan de chaque
projet.
Les mesures de mitigation des risques doivent faire l’objet d’un suivi au même titre que les autres
activités du projet. Des indicateurs de risques seront définit et feront également l’objet d’un suivi
rapproché.
L’identification et l’analyse des risques évoluent rapidement avec les projets. Les plans de gestion
des risques doivent être actualisés périodiquement afin que les risques et les mesures de mitigation
puissent faire l’objet d’un suivi rapproché qui permette de les contrôler.
De mêmes, les projets en médina attirent souvent des entreprises non structurées et avec
des moyens très réduits.
Les difficultés d’approvisionnement des matières premières (bois de cèdre par exemple,
préparation de la 3ajna) et de stockage des matériaux, d’accessibilité dans les rues
étroites de la médina, peuvent impacter très négativement le projet.
Risques juridiques :
Les principaux sont :
L’identification des personnes bénéficiaires d’une action en médina, ou des personnes
éventuellement affectées négativement est particulièrement complexe, et ce, en raison de
la multitude et de la diversité des statuts (propriétaires, héritiers, locataires actuels, etc.),
ainsi que des liens économiques entre ceux qui sont physiquement présents sur place et
ceux avec qui ils sont en lien économique.
La démarche du projet bénéficiaires/affectées est lié au statut juridique de propriété foncière,
ce qui pourrait entraîner des retards dans le cas de certains projets de réhabilitation.
Il faudra activement impliquer toutes les parties prenantes et accroître leur prise de
conscience grâce à une stratégie de communication sur les projets, et une gestion attentive
et réalisée dans les délais prescrits.
Sommaire
Projet
Rapport mensuel Page 2 sur 6
- Insérer date -
1. Résumé
I. L e taux d’achèvement du projet au mois …………………. est de ……………….%. Cette valeur a été influencée par
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
ii. L es engagements selon les contrats signés ont atteint …………………….. DH, ce qui constitue un pourcentage
de ………………….% du budget total du projet qui est de ……………………
iii. Les déboursements ont atteint ……………………….., soit ……………………..% du budget total du projet.
Durant le mois XXXXX, une nouvelle référence a été définie privilégiant un découpage par site et
mettant l’accent sur une structuration par livrables. Par ailleurs, une contingence de durée de
………………………………………………. jours a été introduite au niveau de l’échéancier afin de disposer d’une marge
pour imprévus.
La réalisation totale des objectifs physiques du projet induirait un coût de ……………………………………….. avec une
contingence de l’ordre de ……………………………………...
Le total des engagements à fin XXXXX est de …………………….. DH (contribution XX incluse). En comparaison
avec le mois XXXXXX, il a été augmenté de …………………………. DH représentant la contractualisation des
prestations de ………………………….. soit ……………………….. % du coût total du projet.
Les déboursements ont atteint près de ………………………………… DH. Ceci représente …………………………% de l’enveloppe
budgétaire totale du projet.
• Déboursements / Engagements
EXPLICATIONS
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………....................
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………....................
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………....................
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………....................
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………....................
3. Organisation
INCLURE DES INFOS S’IL Y A LIEU
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………....................
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………....................
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………....................
4. Gestion du risque
a) Risques
INCLURE DES INFOS S’IL Y A LIEU
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………....................
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………....................
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………....................
Annexes
PLANNING
PHOTOS
Élaboré par :
Kamal Raftani
Omar Hassouni
R&H Al Khibra Consulting
Avec le soutien de :
Direction Générale des Collectivités Locales
Direction du Patrimoine
Février 2017
Rabat
Tunis
Eschborn
Marseille Place Sefrou n°1, Hassan, 10 000 - Rabat - Maroc
Tél. : +212 (0) 5 37 70 40 58 / Fax : +212 (0) 5 37 26 45 51
Alger Site web : www.co-mun.net • www.giz.de/maroc