GESTION DES PROJETS :

TECHNIQUES DE CONCEPTION DE PROJETS

GUIDE 3 DE L’ETUDIANT

PREPARE PAR :

MME GAYE ABY SARR

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CHAPITRE III : COUT DE PROJET ET BUDGETISATION

INTRODUCTION :

L'effort de planification dans une organisation se traduit par :

 la définition d’un projet ou d’un programme,

 la décomposition de chaque programme et projet en résultats et activités à réaliser

(Ventilation des activités);

 Le planning des activités liées à chaque résultat précisant leur durée et leur calendrier
d'exécution (Graphique de Gantt),

 La traduction monétaire des moyens matériels, humains et informationnels nécessaire

à l’exécution des activités : c’est la budgétisation

a) Définition du budget

«FAIRE DU BUDGET, C'EST SE FAIRE DES SOUCIS AVANT DE DEPENSER PLUTOT

QUE DE S'EN FAIRE APRES »

Cette définition caricaturale montre que le budget est toujours prévisionnel.

Un Budget, c'est la traduction monétaire des différentes activités à réaliser dans l'année dans le
cadre d'un programme ou projet. Son élaboration ne doit pas être la reconduction pure et simple
des chiffres de l'année dernière simplement modifiés pour tenir compte de l'inflation.

b) Caractéristiques du budget :

 Le budget est annuel

 Il est traduit en termes de dépenses et de recettes

c) Rôle et utilité du budget

a) Le budget comme outil de planification :

Le processus de planification dans un organisme aboutit à la définition des programmes et des

projets sur une base souvent pluriannuelle. Ainsi le budget étant la traduction monétaire de ces
dits programmes et projets dans le court terme (horizon l an) apparaît comme un outil de
planification qui permet de faire la liaison entre le court et le long terme.

Chaque centre de responsabilité connaît les grandes lignes de ce qu'il doit faire dans l'année
budgétaire à venir. Il lui faut alors envisager la manière dont il va pouvoir réaliser la tranche
annuelle de son plan à long terme.

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La planification porte généralement sur une période de plusieurs années (trois ou cinq ans,
parfois plus) tandis que le budget est annuel. Il peut être établi par simple extrapolation ou au
contraire être 'stratégique'. Il est le plus souvent 'glissant' (revolving), c'est-à-dire, qu'il est repris
et corrigé chaque année en fonction des réalisations.

b) Le budget comme instrument de décentralisation :

Dans une organisation, l'autorité responsable de la réalisation ou non des objectifs globaux est
le Directeur Général (ou Président ou Secrétaire Général selon la nature de l'organisation).

L’atteinte de ces objectifs globaux suppose la réalisation d'un certain nombre de sous objectifs
opérationnels.

Le processus budgétaire doit donc se calquer sur la structure des responsabilités. Le niveau
supérieur participe à la fixation des objectifs des centres de responsabilités qui lui sont
rattachés. Chaque responsable participera à son tour à la fixation des objectifs pour les centres
de responsabilités qui sont directement sous son autorité.

c) Le Budget comme instrument de motivation :

Décentraliser, Planifier, ceci exige que les responsables soient motivés à atteindre leurs
objectifs et créatifs pour mettre au point de bons plans d'action. Les budgets ne sont donc pas
de simples instruments techniques sans influence sur le comportement des responsables comme
source de motivation vers de meilleures performances. La motivation d'un gestionnaire
reposerait sur deux éléments :

 La pertinence des normes budgétaires en fonction de ses tâches (les normes

budgétaires correspondent elles aux tâches du gestionnaire et sont elles
raisonnables ?)
 L'attitude du gestionnaire vis-à-vis du système budgétaire (est-il coopératif ou
récalcitrant).

d) Le budget comme instrument de coordination :

Une coordination verticale et horizontale est pratiquée en particulier lors du processus

budgétaire. D'autre part, il s'agit de découpler les objectifs de l'organisation suivant la hiérarchie
des centres de responsabilités.

Cela ne veut pas dire que les objectifs d'un niveau hiérarchique sont obligatoirement de même
nature que ceux du niveau supérieur. Ils peuvent être et sont souvent complémentaires.

e) Le budget comme instrument de mesure :

Instrument de suivi des réalisations, le budget l'est par définition. Le meilleur plan du monde
ne sert à rien s'il n'est pas mis en œuvre. Le budget est tout naturellement l'étalon par rapport
auquel on va mesurer les résultats.

Il faut donc que le budget soit conçu de manière à faciliter la mesure et l'interprétation des
résultats. En général, il est découpé sur une base trimestrielle pour permettre au gestionnaire de

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suivre fréquemment le déroulement de leurs plans d'actions et d'avoir ainsi le temps de mettre
en œuvre des actions correctives pour atteindre leurs objectifs en fin d'année.

d) LE PROCESSUS BUDGETAIRE
C’est l’ensemble des dispositions, procédures et outils de gestion permettant de procéder à
l'élaboration des budgets, au contrôle des dépenses et recettes par rapport au budget et à
l'analyse périodique de l'état d'exécution des différents budgets.

Les dispositions reflétant généralement la politique budgétaire de l'organisation sont du ressort

de la Direction Générale et de l'Administration de tutelle (fixation des priorités, de plafonds de
financement etc..).

a) Objectifs visés :

Le processus budgétaire défini pour une organisation vise essentiellement les objectifs suivants:

 L'articulation des budgets sur les programmes annuels d'activités retenus par
différents départements et la Direction Générale.
 L'élaboration de budgets sectoriels par volet et par département; par programme
et également par centre de responsabilité. pour une meilleure maîtrise de
l'utilisation des fonds mis à la disposition de l'organisation

b) Les Différentes phases du processus budgétaire :

Le processus budgétaire d'une organisation va comporter trois phases essentielles:

 La phase d'élaboration des budgets

 La phase d'exécution des budgets
 La phase de contrôle de l'exécution budgétaire.

La planification d’un projet met le focus sur la phase d’élaboration du budget

c) Phase d'élaboration des budgets :

L'élaboration du budget comporte deux étapes essentielles:

 l'identification des ressources nécessaires ainsi que leurs coûts,

 et la détermination des sources de financement.

Facteurs à prendre en compte lors de l'élaboration du budget

 les niveaux de dépenses (niveau actuel pour les projets en cours, le niveau prévu
pour les nouveaux projets) ;
 variations prévues des charges (en pourcentage) salariales, des coûts des intrants,
etc.) ;
 variations prévues dans les activités de projet (nouveaux sites, nouvelles activités,
etc.) ;

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  tous autres facteurs pertinents susceptibles de varier, par exemple la population
cible, les changements prévus dans les données socioéconomiques, etc. ;
 les imprévus (fonds mis de côté pour couvrir des dépenses additionnelles
imprévues).

d) Les supports d'informations du processus budgétaire

Les supports d'information de la phase d’élaboration du budget préconisés peuvent être

regroupés en 2 catégories:
 les fiches de prévision budgétaire (préparation),
 les fiches de présentation budgétaire,

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La fiche de programmation des activités annuelles :

TITRE DU PROJET :……….. FPA : FICHE DE PROGRAMMATION DES ACTIVITES EXERCICE

…/…

RESULTAT : CODE
VOLET/ACTIVTE PRINCIPALE : CODE
N° de ACTIVITES A MOIS
CODE REALISER M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9 M10 M11 M12 Observations

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La fiche FBA : Fiche d’évaluation des
besoins par activité
TITRE DU PROJET :……….. FBA : FICHE D’EVALUATION REPARTITION DES BESOINS EN RESSOURCES DANS LE TEMPS
DES BESOINS PAR ACTIVITE EXERCICE : ……./………
RESULTAT :
VOLET : (Plan de charge des ressources)
N° Activités Ressources Normes de Détail de Quantité MOIS Observations
de calcul calcul
Prévu Autorisé Réalisé M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9 M10 M11 M12
Code

Total

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FICHE DE SYNTHESES DES BESOINS PAR RESULTATS

TITRE DU PROJET :……….. FSR : FICHE DE SYNTHESES DES BESOINS PAR EXERCICE
RESULTATS .…/.…
RESULTAT :
VOLET :
Désignation N° Activités TOTAL MOIS
Ressources Activ Prévu Autorisé Réalisé M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9 M10 M11 M12

Sous total 1:

Sous total 2 :

Sous total 3:

Sous total 4:

Total : Général

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Exemple 1 de budget prévisionnel :

janvier février mars avril mai juin juillet août septembre octobre novembre décembre
PRODUITS D'EXPLOITATION
Chiffre affaires client 1 24 000
Autres produits d'exploitation 18 000
TOTAL PRODUITS D'EXPLOITATION 0 42 000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
CHARGES D'EXPLOITATION
Achats consommés (marchandises) 15 245
Achats consommés (matières) 2 457
Loyer 1 940
EDF, GDF, eau 2 800
Fournitures administratives 200
Fournitures productives 2 000
Entretien, réparations matériel 1 500
Assurances 450
Honoraires comptables 510
Publicité, communication
Transporteurs 550
Frais de déplacements
Poste et télécom 170
Abonnements, cotisations
Rémunération Dirigeant
Charges sociales Dirigeant 280
Salaires 3 250
Charges sociales salariés 1 050
Amortissements
TOTAL CHARGES D'EXPLOITATION 0 32 402 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
RESULTAT D'EXPLOITATION 0 9 598 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

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Exemple 2 de budget prévisionnel :

1/ budget des dépenses :

Montant prévisionnel
Poste de dépense 1 Quantités cout unitaire
HT / TTC 2
Dépenses d'investissement
Acquisitions foncières et immobilières
Construction, extension de bâtiment
Autres travaux
Equipements
Etudes et expertises
Total Investissement
Dépenses directes de personnel *
personnel 1
personnel 2
Total personnel
Dépenses de fonctionnement directement rattachables à l'opération
Achats et fournitures (consommables, petits équipements)
Publications, communication
Locaux (location, entretien)
Déplacements
Total fonctionnement
Prestations externes et frais de sous-traitance directement liées et nécessaires à l'opération
prestataires 1
prestataires 2
Total prestataires
Dépenses en nature
Mise à disposition de biens immobiliers, d'équipement, de matières premières...
Mise à disposition de prestations, de personnels, travail bénévole...
Dépenses totales

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NB1 : Pour les dépenses directes de personnel détailler :

1 Le nom et la fonction de la personne

2 Activité liée à l'opération
3 Salaire annuel chargé, nombre de jours travaillés, nombre de jours dédiés à
l'opération

NB2 : Ces dépenses prévisionnelles sont présentées HT / TTC

2/ budget des recettes :

Poste de recettes Quantités cout unitaire Montant prévisionnel

HT / TTC 4

Subventions
Cotisations
Prêts
Divers
Total Recettes