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Service Internet et Expression Multimdia

Dpartement LUSSI

Guide pratique du travail collaboratif :


Thories, mthodes et outils au service de la collaboration
Document destin au Groupe Communication du rseau Isolement Social

Brest, Aot 2009

Alexandre PIQUET

Table des matires


INTRODUCTION GENERALE CHAPITRE 1 : CONCEPTS ET ENJEUX DU TRAVAIL COLLABORATIF A. DEFINITION DES NOTIONS RELATIVES AU TRAVAIL COLLABORATIF 1. DE LA COOPERATION A LA COLLABORATION : PROPOSITION DE DEFINITION DES TERMES 1.1 Le travail coopratif 1.2 Le travail collaboratif 2. LE CONCEPT DINTELLIGENCE COLLECTIVE EN SITUATION DE TRAVAIL COLLABORATIF 4 6 7 7 7 8 10

B. DE LACTIVITE COLLABORATIVE AUX OUTILS DE TRAVAIL COLLABORATIF : MODELISATION ET PANORAMA DES SOLUTIONS EXISTANTES 11 1. ETAT DES LIEUX 2. UNE TYPOLOGIE DES OUTILS DE TRAVAIL COLLABORATIF 2.1 Du trfle fonctionnel vers le modle des 3C dEllis 2.2 Les dimensions spatiales et temporelles des outils de travail collaboratif 2.3 Catgorisation des outils de travail collaboratif 11 13 13 14 15

C. ENJEUX ET BENEFICES ATTENDUS DUNE MISE EN PLACE DU TRAVAIL COLLABORATIF DANS LE CADRE DUN GROUPE DE TRAVAIL EN MODE PROJET 18 CONCLUSION DE CE CHAPITRE 20

CHAPITRE 2 : LE GROUPE COMMUNICATION EN SITUATION DE TRAVAIL COLLECTIF A. OBJECTIFS ET ENJEUX DU GROUPE COMMUNICATION FACE A LA NOTION DE
COLLABORATION

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22 23 23 23 25 26 26 26

B. MODE DORGANISATION DU TRAVAIL DU GROUPE COMMUNICATION 1. LA REUNION COMME TEMPS ET ESPACE PRIVILEGIE DE LA CONDUITE DE PROJET 2. LA COORDINATION DU TRAVAIL AU SEIN DU GROUPE COMMUNICATION 3. ROLE ET FONCTIONS DES MEMBRES ET DE LEURS ORGANISATIONS RESPECTIVES 4. MODES DECHANGES DU GROUPE COMMUNICATION 4.1 Du synchrone 4.2 lasynchrone

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C. DE LA CONFIGURATION ORGANISATIONNELLE DU GROUPE COMMUNICATION AU TRAVAIL COLLABORATIF 27 1. LADHOCRATIE 2. UNE PREDISPOSITION DU GROUPE COMMUNICATION AU TRAVAIL COLLABORATIF D. PERSPECTIVES VISEES DANS LA MOBILISATION DE METHODES ET DOUTILS DE TRAVAIL COLLABORATIF PAR LE GROUPE COMMUNICATION CONCLUSION DE CE CHAPITRE 27 28

28 30

CHAPITRE 3 : CONSTRUCTION DE LA COLLABORATION A PARTIR DES METHODES ET OUTILS DE TRAVAIL COLLABORATIF 31 A. CRITERES DE CHOIX DOUTILS DE TRAVAIL COLLABORATIF B. SOLUTIONS PROPOSEES PAR LES OUTILS DE TRAVAIL COLLABORATIF 32 35

AMELIORER LES PROCESSUS DE TRAVAIL EN COMMUN DU GROUPE COMMUNICATION PAR LA REDACTION COLLABORATIVE EN LIGNE 35 Constat 35 Perspectives et dmarche de travail collaboratif proposes au Groupe Communication 36 Exemple dusage par le Groupe 40 Niveau et formation requis 42 UN ESPACE DE TRAVAIL VIRTUEL POUR DEVELOPPER LES PRATIQUES COLLABORATIVES DU GROUPE COMMUNICATION EN MODE PROJET Constat Perspectives et dmarche de travail collaboratif proposes au Groupe Communication Zoom sur la veille informationnelle Exemple dusage par le Groupe Niveau et formation requis

45 45 46 49 53 56

C. PROPOSITION DUNE DEMARCHE METHODOLOGIQUE MENANT AU TRAVAIL COLLABORATIF 63 CONCLUSION DE CE CHAPITRE 67

CONCLUSION GENERALE

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BIBLIOGRAPHIE

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WEBOGRAPHIE

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GLOSSAIRE A. OUTILS DE TRAVAIL COLLABORATIF 1. OUTILS DE COMMUNICATION 2. OUTILS DE PARTAGE DAPPLICATION ET DE RESSOURCES 3. OUTILS DINFORMATION ET DE GESTION DES CONNAISSANCES : 4. OUTILS DE COORDINATION B. GLOSSAIRE TECHNIQUE C. NOTIONS LIEES AU TRAVAIL COLLABORATIF

73 73 73 73 74 76 77 78

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Introduction gnrale

Ce guide pratique du travail collaboratif a pour vocation daccompagner le Groupe Communication dans sa rflexion sur la mise en place de mthodes et d'outils permettant de dvelopper les pratiques collaboratives de ses membres. Ce mode dorganisation du travail a entre autres pour but de fluidifier la communication entre personnes, d'amliorer leurs mthodes de travail en commun et de faciliter la coordination des activits et des acteurs dans les initiatives quils poursuivent. A cet effet, ce guide proposera des outils mais galement des pistes thoriques et mthodologiques sur la mise en uvre du travail collaboratif afin que le groupe puisse anticiper les questions et les dfis venir dans le cadre de leurs projets. Lobjectif de ce guide est donc dexpliciter un cheminement suivre propice la mise en place du travail collaboratif de manire ce que le Groupe Communication puisse disposer de points repres sil souhaite se lancer dans ce mode dorganisation du travail collectif.

Ce guide sera ainsi dcoup en trois chapitres : Chapitre 1 : Proposer un tat des lieux autour de la notion et des outils de travail collaboratif. Ce dtour par la thorie est ncessaire afin de pouvoir prendre connaissance de ce dont il va tre question tout au long de ce guide. Il a galement pour rle ce que le groupe sinterroge sur sa propre vision du travail collectif en termes de pratiques, dattentes ou doutils utiliss. De la proposition de dfinitions aux concepts connexes en passant par une vue densemble des outils existants, ce chapitre proposera une synthse de ltat des connaissances actuel en matire de travail collaboratif. Enfin, il sera prsent les apports, les enjeux mais aussi les dfis qui peuvent se poser une quipe projet dsirant suivre cette dmarche et se saisir des mthodes et outils de travail collaboratif. Chapitre 2 : Analyser lorganisation du travail du Groupe Communication en mode projet afin de mettre en lumire les perspectives vises par une appropriation du travail collaboratif Sur la base dune intuition formule par le service Internet et Expression multimdia , ce chapitre a pour objet, partir de lanalyse des entretiens et de lobservation-participante du Groupe Communication , de dterminer si le groupe possde des prdispositions adopter les mthodes et outils de travail collaboratif. Pour cela, on analysera la configuration organisationnelle du groupe ainsi que les pratiques fortes et les difficults quil peut rencontrer en situation de travail en commun. Cette analyse permettra enfin de pouvoir identifier les principales attentes ou besoins du Groupe Communication en matire dorganisation du travail dans la mise en uvre de ses projets.

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Chapitre 3 : Expliciter la dmarche conduisant une mise en uvre effective des mthodes et outils de travail collaboratif par le Groupe Communication A partir de la proposition doutils et de mthodes de travail collaboratif construite sur les pratiques existantes du Groupe Communication en matire de conduite de projet, il sagira de prsenter une approche mthodologique consistant sensibiliser le groupe aux modalits de mise en uvre de ce mode dorganisation du travail collectif. Ce chapitre abordera ainsi les pr-requis ncessaires ldification dune collaboration forte et efficace : les critres de choix des outils, les pratiques collaboratives induites, les formations utiles, les spcifications dun bon environnement collaboratif, etc. Lobjectif ici est de permettre au Groupe Communication de se projeter dans le travail collaboratif et lui offrir les moyens de repenser leur collectif de travail en mode projet.

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Chapitre 1

Concepts et enjeux du travail collaboratif

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Ce premier chapitre du guide a pour objet de vous prsenter le travail collaboratif en tant que mode avanc dune organisation du travail collectif. En premier lieu, il sagira dclairer cette notion par lapport de dfinitions et de concepts connexes cette organisation particulire du travail en commun. En second lieu, on prsentera les proprits des outils de travail collaboratif ainsi quune vue densemble des technologies collaboratives existantes. Enfin, en dernier lieu, il sera expos les bnfices, les enjeux et les dfis que prsentent le travail collaboratif lorsquil est mobilis dans le cadre dune quipe projet.

A. Dfinition des notions relatives au travail collaboratif


La notion de travail collaboratif n'est pas nouvelle en soi mais a pris ces dernires annes une nouvelle dimension avec lessor des outils informatiques et Internet offrant aux organisations des possibilits nouvelles en matire dorganisation du travail, notamment dans le cadre de la mise en uvre de projets. Cette notion est donc aujourdhui troitement lie aux Technologies de lInformation et de la Communication (TIC), on parle dailleurs souvent d outils de travail collaboratif (OTC). Il ny a actuellement pas, dans le domaine de la recherche scientifique, de vritable consensus sur une dfinition prcise de la collaboration du fait de sa proximit avec dautres notions. Il rgne en effet encore une certaine confusion, ambigut autour des notions de coopration et de collaboration permettant de caractriser clairement un collectif de travail. Ces termes sont ainsi parfois utiliss indistinctement malgr le fait quils ne renvoient pas aux mmes modes dorganisation du travail comme on va pouvoir le constater. Afin de comprendre clairement lobjet de ce guide, savoir la proposition de mise en uvre doutils et de mthodes de travail spcifiques, un dtour par la dfinition du travail collaboratif mais galement par ses notions connexes semble indispensable.

1. De la coopration la collaboration : proposition de dfinition des termes


Runir des individus autour de la rsolution dun problme, dune tche complexe dont la finalit ne pourrait tre atteinte par un seul acteur nest pas nouveau. Cest en effet ici la base mme de la constitution des organisations o tout travail collectif est fond sur le partage dintrts communs. Les dmarches dorganisation du travail que lon qualifie de travail collectif se situent dans un continuum allant de la coopration la collaboration. Pour les diffrencier, il est donc important de bien saisir les nuances relatives la responsabilit individuelle engage ou non des acteurs, aux moyens utiliss pour atteindre le but et effectuer la tche, et de bien diffrencier le niveau dinterdpendance existant entre les individus.

1.1 Le travail coopratif Le travail coopratif peut tre dfini comme une organisation collective du travail dans laquelle la tche satisfaire est fragmente en sous-tches. Chacune de ces sous-tches est Page 7 sur 80

ensuite affecte un acteur, soit selon une distribution parfaitement horizontale dans laquelle tches et acteurs sont quivalents, soit selon une logique dattribution en fonction des comptences particulires de chacun (Cerisier, environnements dapprentissages collectifs en rseaux 1999). Autrement dit, il sagit dune division rationalise (ngocie) dune tche en actions qui seront rparties (attribues) entre acteurs agissant de faon autonome. De ce fait, le travail coopratif est un travail de groupe hirarchiquement organis et planifi impliquant des dlais et un partage des tches selon une coordination prcise. Chaque intervenant sait ainsi ce quil doit faire ds le dbut et communique, change ou partage des lments uniquement pour arriver son objectif individuel. A la fin, le travail de chacun est runi pour crer un objet unique de travail. En dautres termes, cest la succession progressive et coordonne des actions de chacun qui permet de remplir l'objectif fix. De cette manire, la responsabilit de chacun est ainsi engage sur la seule ralisation des tches qui leur sont propres.

Le travail coopratif (Source : Henri et Lundgren-Cayrol, 2001)

1.2 Le travail collaboratif La distinction entre le travail coopratif et le travail collaboratif peut seffectuer en diffrenciant les relations existantes entre les membres du groupe (obligation ou libert), la responsabilit engage ou non de chacun par rapport aux actions (responsabilit dlgue au coordinateur ou constamment partage), la capacit de chacun influer sur la dfinition et la succession des actions permettant datteindre lobjectif assign au groupe. Le travail collaboratif ne relve pas dune rpartition a priori des rles. La collaboration sentend en fait par une situation de travail collectif o tches et buts sont communs. Chacun des membres du groupe travaille ainsi sur les mmes points. Il va en effet plutt sagir ici de fusionner les contributions individuelles dans laction. La responsabilit est donc ici collective et incombe au groupe en tant que totalit. Ce mode de travail collectif engage par consquent une communication rgulire entre les membres du groupe et une connaissance prcise de la Page 8 sur 80

progression de laction collective. Les interactions interpersonnelles sont donc permanentes afin dassurer une cohrence globale, condition ncessaire de lefficience de laction et donc de latteinte de lobjectif fix.

Le travail collaboratif (Source : Henri et Lundgren-Cayrol, 2001)

La collaboration dans le cadre dun travail collectif est donc une modalit daction qui va audel de laction individuelle en sinscrivant explicitement dans une dynamique daction collective. On dit en effet quil y a collaboration quand un groupe organis d'acteurs oriente et ngocie ses interactions collectives vers une finalit dont chacun sait qu'elle ne pourrait tre atteinte par un seul acteur. Les apports individuels nont donc de sens que par leur intgration, leur fusion tous les autres et non par leur seule juxtaposition. Autrement dit, il sagit pour chaque acteur dun projet dalimenter ses contributions individuelles par celles des autres. Le travail collaboratif implique de ce fait un engagement mutuel des individus dans un effort coordonn pour effectuer une mme tche, rsoudre ensemble un mme problme. Le travail collaboratif ncessite ainsi des membres dune quipe une plus forte interactivit et requiert plus de motivation et de confiance interpersonnelle. Le facteur humain (confiance, motivation, solidarit, respect, etc.) devenant central dans ce mode de travail collectif, il peuttre parfois plus difficile mettre en uvre que dans le cadre dun travail coopratif. Cela tant dit, ce mode daction collaboratif laisse penser quil permet datteindre de meilleures performances en termes de ractivit, dadaptation linattendu ou encore dutilisation optimise des moyens mis disposition. Par ailleurs, cette capacit dun groupe valoriser son capital humain participe dune intelligence collective. En ce sens, le travail collaboratif incite les individus mener des activits orientes vers les autres (attention, reformulation, ngociation) pour contribuer un rsultat collectif qui est autre chose que la somme des rsultats individuels. Une part du succs de la collaboration tiendra notamment la construction dune comprhension commune (cf. conscience de groupe) autour des activits menes et donc de connaissances partages issues des contributions de chacun des membres de lquipe projet.

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Enfin, la collaboration peut tre vue comme un processus cyclique qui enchane des sousprocessus de co-rflexion, de co-dcision, de co-conception, de co-production, de co-pilotage, de co-apprentissage, etc.

La collaboration vue comme un processus cyclique (Source : Serge K. Levan, 2004)

Ce processus Cyclique de la collaboration prsente ainsi les phases suivantes : La co-analyse : un travail de diagnostic qui permet un groupe de comprendre une situation donne et de construire un rfrentiel cognitif ; La co-dfinition : dans cette phase les interactions collectives permettent au groupe de formuler lobjectif atteindre en construisant une vision partage ; La co-ralisation : la fixation des rgles du jeu, la dtermination dun plan daction et dun calendrier pour atteindre lobjectif poursuivi ; La co-valuation : les formes dinteraction qui permettent un groupe de juger des rsultats mais aussi de la valeur de la co-dcision et du co-apprentissage tout au long du processus.

2. Le concept dintelligence collective en situation de travail collaboratif


Les rcentes avances technologiques dans le domaine des TIC ont permis lapparition de nouveaux outils de travail collaboratif et par la mme occasion ont fait merger des concepts tels que lintelligence collective que lon rapproche trs souvent de la notion de travail collaboratif. Au sens de Pierre Levy, lintelligence collective est une intelligence partout distribue, sans cesse valorise, coordonne en temps rel, qui aboutit une pleine mobilisation des comptences. [] Lintelligence collective rfre lintelligence ralise diffrents niveaux collectifs de lorganisation, sinon dans lorganisation toute entire. Il ne sagit donc pas de la somme des intelligences individuelles. Lintelligence collective, cest lintelligence des groupes de travail. . Selon Manfred Mack, cest aussi une capacit qui, par la combinaison et la mise en interaction de connaissances, ides, opinions, questionnements, doutes de plusieurs personnes, gnre de la valeur (ou une performance ou un rsultat) suprieure ce

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qui serait obtenu par la simple addition des contributions (connaissances, ides, etc.) de chaque individu. . Lorsque ces auteurs dfinissent lintelligence collective, il merge des notions de partage, de collectif, de co-cration, toutes gravitant finalement autour de la notion de travail collaboratif. La mise en uvre des outils de travail collaboratif offre ainsi loccasion pour un groupe de travail de valoriser cette intelligence collective dans la rsolution dun problme, la coordination dun projet ou tout simplement la co-criture de documents.

Tableau rcapitulatif des principales caractristiques des notions dveloppes


Le travail coopratif
- Le travail se fait par addition de travaux individuels ;

Le travail collaboratif
- Le travail se fait par fusion et modifications permanentes ;

Lintelligence Collective
- Une autonomie des individus valoriss en tant que crateurs de sens ; - Une dcentralisation du savoir et des pouvoirs ; - Une interactivit constante entre les individus et leur environnement (technique, conomique, cologique...) dont les modifications sont perues et contrles en temps rel ; - Une mergence d'une nouvelle convivialit et d'une nouvelle thique. - Une dsagrgation des structures massives au profit d'entits autonomes, petites et conviviales ;

- Les rapports sont trs souvent qualifis de verticaux ; - Le mode de communication est plutt asynchrone mme si le travail synchrone nest pas impossible ;

- Les rapports sont trs souvent qualifis dhorizontaux ; - Le mode de communication alterne entre le synchrone et lasynchrone (notamment du la dmocratisation des outils TIC) ;

- Le travail individuel effectu est facilement identifiable la fin et la responsabilit des acteurs est engage.

- Le travail individuel est difficilement identifiable la fin et la responsabilit est constamment partage.

B. De lactivit collaborative aux outils de travail collaboratif : modlisation et panorama des solutions existantes
1. Etat des lieux
Les concepts et outils de travail collaboratif ne sont pas rcents mais ont pris comme nous le disions en introduction un tout nouvel essor avec la dmocratisation des usages des Technologies de lInformation et de la Communication (TIC) dans nos socits, et par consquent dans nos organisations (structures publiques, entreprises, associations, etc.). Aujourdhui, le travail collaboratif revt donc une dimension technologique forte et est

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identifi comme un ensemble de mthodologies et outils issus des TIC qui permettent des acteurs de raliser une uvre commune en partageant des ides, des informations et des rsultats (Observatoire e-collaboration). Ces dernires annes, les Outils de Travail Collaboratif (OTC) ont acquis une plus grande maturit sur le plan technique, conomique et social. Tout dabord, sur le plan technique, les OTC se rvlent aujourdhui faciles installer et plutt simples utiliser. De ce fait, ils tendent effacer la problmatique technique qui reprsentait une vritable barrire pour une large diffusion de ces solutions dans les organisations. La dmocratisation de laccs aux OTC est due en grande partie au fait que ces technologies se soient alignes sur les standards dInternet. Ensuite, sur le plan conomique, les OTC sont devenues, en premier lieu, des technologies trs abordables. En effet, de lassociatif jusqu la trs grande entreprise, il nest plus rare aujourdhui dobserver que chacune de ces organisations puissent avoir choisi les mmes outils, les mme technologies pour mener bien leurs projets en mode collaboratif. En second lieu, les OTC incarnent dsormais un atout non ngligeable en termes de performance des processus mtiers, de rduction de cots, daugmentation de la vitesse des interactions ou encore de flexibilit spatio-temporelle. Enfin, sur le plan social, un dbut de symbiose a pu se mettre en place entre les OTC et les nouvelles pratiques collaboratives oprant dans les groupes de travail. On doit en effet ce phnomne la multiplication dexpriences russies en matire dusage qui a men les experts du travail collaboratif, chargs du dveloppement des OTC, passer dune vision technocentre (cest--dire focalise sur la technique) qui menait le plus souvent des checs face au facteur humain, une vision o la conception de ces outils est plus centre sur lutilisateur. De cette lente maturation des technologies du travail collaboratif, lcart entre linnovation technique de dpart et son appropriation socioculturelle tend se rduire.

Le phnomne du Hype Cycle de Gartner appliqu aux technologies de travail collaboratif (Source : Serge K. Levan, Le travail collaboratif sur Internet, 2004)

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2. Une typologie des outils de travail collaboratif


2.1 Du trfle fonctionnel vers le modle des 3C dEllis Le modle du trfle fonctionnel permet de caractriser les 3 principales fonctions auxquelles doivent rpondre les outils de travail collaboratif dans leur ensemble, savoir : Communication, Coordination et Production. Certains experts du travail collaboratif comme Clarence A. Ellis ou John Grundy vont aller au-del du modle de classification fonctionnelle et chercher caractriser la diffrence entre communication, coordination et collaboration par lintensit des relations tablies entre les individus et les tches concernes : La fonction Communication renvoie aux services qui permettent aux acteurs dchanger des informations sur leurs actions. Les changes de messages et de notes par e-mail ou par chat, par commentaires (annotation sur des objets de travail ) sont des exemples courants de processus de communication en situation de travail collaboratif. La fonction de Coordination regroupe tous les services qui permettent aux acteurs didentifier leurs rles respectifs dans les processus de travail, de connatre ltat davancement du travail respectif des uns et des autres, davoir une vision densemble du travail collaboratif du groupe et dtre alert des nouveaux lments. La fonction de Production ou de Collaboration renvoie au partage dobjets de travail soumis des volutions successives issues des contributions individuelles ou collectives. Les espaces de coproduction permettant une gestion collective des documents, de leurs versions et de leurs accs sont des exemples courants de processus de collaboration qui renvoient dailleurs la conscience de groupe1 . La collaboration apparat de ce fait ici comme un moyen et non comme une fin en soi, le but demeurant la production dobjets.

Ce dtour par la modlisation fonctionnelle des outils de travail collaboratif nous permet de mieux catgoriser ces derniers et de prsenter le schma suivant :

Zoom sur les dfinitions de :


Workflow : modlisation et gestion
informatique de l'ensemble des tches accomplir et des diffrents acteurs impliqus dans la ralisation d'un processus mtier.

Systme de dexpertise :

Localisation

outil logiciel permettant des acteurs dun projet de reprer au sein dune organisation les personnes possdant lexpertise recherche et pouvant apporter leur aide dans laccomplissement dune tche spcifique.

Le trfle fonctionnel (Source : Gilles Balmisse, 2005)


1

La conscience de groupe permet de faciliter la comprhension des activits des autres qui permet de donner un contexte sa propre activit (Dourish et Belotti, 1992). La notion de conscience de groupe a depuis t largie et comprend la Conscience de l'activit des autres, la Conscience de la disponibilit des autres, la Conscience du processus commun, la Conscience des perspectives / buts et la Conscience de l'environnement.

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Comme le reprsente le schma prcdent, les trois principales fonctions des outils de travail collaboratif sentrecroisent et se confondent. En effet, selon les fonctionnalits vises dun outil, celui-ci sinscrira soit dans une seule et mme fonction soit lintersection de deux ou de trois de ces fonctions. Par exemple, un outil dcriture collaborative pourra se situer lintersection des fonctions de communication (interaction entre plusieurs participants distance) et de production (laboration dun document). Autre exemple, une plateforme de travail collaboratif (galement appel espace de travail virtuel) rassemblera en un mme espace un ensemble de solutions, doutils intervenant dans chacune de ces trois fonctions de communication, de coordination et de production.

2.2 Les dimensions spatiales et temporelles des outils de travail collaboratif Chaque outil de travail collaboratif correspond un usage spcifique un temps donn (synchrone ou asynchrone) et en un lieu donn (mme endroit ou endroits diffrents). Les deux schmas suivants reprsentent dune part ces dimensions spatio-temporelles et dautre part les outils pouvant tre mobiliss par les utilisateurs selon les configurations de travail dans lesquelles ils se situent :

Modlisation des dimensions spatio-temporelles de R. Johanson (source : E. Lamidieu, 2007)

Inscription des OTC selon leurs caractristiques spatio-temporelles (source : E. Lamidieu, 2007)

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2.3 Catgorisation des outils de travail collaboratif Les outils de travail collaboratif se distinguent en quatre grandes catgories : les outils de communication, les outils de partage dapplications et de ressources, les outils dinformation et de gestion des connaissances et les outils de coordination. Les outils de communication Ils sont considrs comme des outils "de premire ncessit" car sans eux il est impossible de collaborer. Leur rle est avant tout de faire circuler linformation entre collaborateurs. Les outils de partage dapplications et de ressources Ils permettent plusieurs membres dune quipe de travailler ensemble sur un mme document, sur une mme application dans le cadre dun projet commun. Ce sont ici les outils de collaboration par excellence offrant la possibilit des utilisateurs de travailler distance en ligne. Outils dinformation et de gestion des connaissances Ces outils de partage de contenus et d'accs au savoir sont galement connus sous lappellation de Knowledge Management. Ils ont pour finalit de rendre plus ais laccs aux informations. Dans le cadre dun projet, ils offrent la possibilit un groupe de grer le cycle de publication du contenu, savoir les documents produits et partags par le groupe. Cela facilite la cration, la validation, lorganisation et la distribution de ce contenu. On peut diviser cette catgorie en trois sous-divisions : o Les outils actifs de diffusion de linformation (diffuser une information pertinente) o Les outils passifs de recherche de linformation (accder aux documents quelques soient leur nature et leur lieu de stockage) ; o Les outils passifs de recherche des comptences (accder une information prcise et dtaille dtenue par un expert). Outils de coordination Ce sont des outils de suivi et de gestion de projet qui permettent de synchroniser, de contrler et dacclrer les interactions entre les contributeurs, les relecteurs et les personnes charges de la validation dun projet. Ils peuvent ainsi assister un groupe projet tenir les objectifs fixs tout en rpondant aux contraintes de dlais, de cots et de qualit.

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Reprsentation graphique des principaux outils de travail collaboratif

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(Source : Alexandre PIQUET, 2009)

Zoom sur les freins et contraintes les plus couramment observs dans le cadre dun travail collectif en mode projet
La dispersion gographique des acteurs du projet Les membres dun groupe de travail nappartiennent pas forcment aux mmes organisations, aux mmes structures voir aux mmes territoires. De ce fait, ils peuvent prouver des difficults se parler, se rencontrer et travailler ensemble du fait de cet loignement gographique. Le manque de temps Le temps de chacun tant prcieux dans le cadre dune activit professionnelle, cet tat de fait rend ainsi parfois trs difficile le travail collectif sachant que lon peut ainsi souvent remettre plus tard les tches que le groupe stait fix et que les urgences de chacun finissent finalement par invalider la possibilit de travailler avec les autres. Manque dintimit des acteurs Les membres dun groupe de travail ne se voyant pas tous les jours, ils nont pas loccasion se parler quotidiennement. Il y a ainsi une grande difficult organiser les changes et trouver lintimit ncessaire ce quun travail se fasse bien. Il vaut mieux en effet quil y ait une dimension affective entre les personnes dans le cadre dun travail collectif car cest environnement est plus propice produire des choses intressantes. Veille faible Un autre problme, cette fois-ci lie la dimension informationnelle, est le fait que chacun des membres travaillant sur un bout du travail collectif, certains ne se proccupe pas de communiquer les rsultats de sa veille aux autres. Il nest en effet pas toujours facile dorganiser une veille efficace ainsi que de partager de linformation qui concerne lquipe ou le projet dans lequel chacun travaille. Saturation du mail Le courrier lectronique tant une des technologies de communication ayant remport le plus de succs ces dernires annes dans les organisations, son utilisateur en est souvent victime du fait de lencombrement rapide des botes mails (spam) par ses collgues, ce qui est dommageable. Sajoute cette saturation, la gestion parfois difficile des mails, des fichiers attachs en pice-jointe qui aboutit ne plus savoir o ranger linformation voire o la retrouver. Selon certains experts, le courrier lectronique serait mme devenu un outil anti-collaboratif . Lincompatibilit dagendas Chacun ayant ses propres exigences, ses propres contraintes professionnelles et/ou personnelles, il est trs souvent difficile de trouver des moments synchrones permettant au groupe de travail de pouvoir se rencontrer et travailler ensemble. Dautant plus que ces temps de runion ncessitent de prvoir des temps de dplacement qui font quil devient souvent difficile dorganiser et programmer ces moments de rencontre. Runions improductives Parfois mal prpares, mal suivies, mal animes, les temps de runion peuvent ne pas tre faciles vivre pour les personnes qui ont beaucoup de proccupations et dautres tches au quotidien. Amnsie collective Dcoulant des runions improductives, ces temps dchanges sont loccasion pour les membres dun groupe de parler de beaucoup de choses mais, restant des moments doralit, un certains nombre dides, dlments se perdent, disparaissent ; cela ncessite des efforts supplmentaires pour rcuprer linformation recherche. Manque de visibilit Il nest pas non plus vident de savoir o chacun des membres se trouvent dans la tche qui lui incombait, et par consquent o en est le projet et comment ses membres peuvent ventuellement y contribuer du fait que chacun fonctionne de son ct. Difficult de coproduction Enfin, il y a souvent dans le cadre dun travail collectif une grande difficult coproduire. Ce constat a pour consquence que les projets sont des phnomnes de production individuelle additionne plutt que des phnomnes de coproduction, voir de coproduction fusionnelle. Ce fait est dommageable car si un collectif sest mont cest bien pour essayer de marier les ides, les crations de chacun et pas seulement pour les juxtaposer. Source : Frdric Soussin, http://adn-creatif.jimdo.com/

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C. Enjeux et bnfices attendus dune mise en place du travail collaboratif dans le cadre dun groupe de travail en mode projet
1. Des enjeux et bnfices
Lobjectif principal dune mobilisation des mthodes et outils de travail collaboratif est damener chaque acteur communiquer, changer, planifier, crer et coordonner leurs comptences de manire collective dans le but damliorer le fonctionnement de leur groupe de travail. Un des bnfices du travail collaboratif est tout dabord de rduire les contraintes lies la synchronisation des emplois du temps et la dispersion gographique des membres dune quipe pouvant tre issus de diffrentes structures. Ce mode dorganisation permet de rendre plus aise une collaboration inter-organisationnelle. Les possibilits dagir sur le projet, dinteragir avec les autres membres distance et tous moments sont dsormais rendues envisageables par les solutions de travail collaboratif existantes. Il existe ainsi dautres configurations pour travailler efficacement en commun quun temps et un lieu unique. Un autre enjeu fort dans la mise en uvre doutils de travail collaboratif rside dans les possibilits quils offrent en matire de co-cration, de co-conception, de co-ralisation dobjets. Lactivit de coproduction permise par ces outils signifie en effet quil sagit rellement de crer, dinventer plusieurs et par consquent concevoir, raliser collectivement. De cette manire, un groupe travaille conjointement sur un mme document, une mme application. Le document de travail, stock distance sur Internet, devient alors accessible partout, tout le temps et dans sa dernire version. Cette mthode de collaboration permet de rduire les pertes de temps occasionnes par certaines tches pouvant tre fastidieuses comme la co-criture dun document texte qui implique souvent de multiples envois par mail pour des processus de modification/validation souvent longs et complexes. Les mthodes et outils de travail collaboratif permettent ainsi une meilleure ractivit et efficacit au sein du groupe en termes de production. Tous ces outils de travail collaboratif peuvent finalement tre considrs comme des systmes daide au travail dquipe. On parle dailleurs de Conception Assist par Ordinateur (CAO). En plus doptimiser la productivit et la ractivit dun groupe, le travail collaboratif permet aussi de mettre plus facilement en commun les ides de ses membres afin que le collectif soit plus pertinent et lgitime dans les solutions et projets quil dsire mettre en place. Ce mode daction collaboratif permet ainsi de valoriser les comptences de chaque acteur du groupe et de pouvoir les combiner entre elles. Autrement dit, le groupe peut ainsi mobiliser cette intelligence collective et les connaissances des parties prenantes dans le projet commun afin daboutir des dcisions intelligentes par la proposition de solutions adaptes aux problmes rencontres. Lintelligence collective, dans sa dimension oprationnelle, constitue bien ici la capacit qua une organisation, un groupe se poser des questions et chercher les rponses. Dailleurs, il est conseill de penser manager cette intelligence en demandant un groupe de travail : Qui cherche linformation ? Qui rflchit ? Qui donne son avis ? Qui dcide ? Qui capitalise linformation ? Qui agit ? Autant dactivits dans lesquelles chacun des membres doit en fait sinvestir individuellement dans le cadre dun travail collaboratif.

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Parmi les enjeux cls du travail collaboratif, ce sont galement les possibilits offertes en termes de coordination qui font partie des points forts des outils de travail collaboratif. Ces outils prennent alors tous leurs sens quand il sagit de grer et suivre un projet. Ils fournissent en effet chacun des membres dun groupe un ensemble dinformations leur permettant de pouvoir juger de lavancement du projet, des tches accomplir, des dlais, des modes de validation, etc. Ces nouvelles solutions techniques sont donc devenues autant de moyens de coordonner plus efficacement linformation, les fichiers, les actions, les rendez-vous entres autres lments. Chacun des membres partage ainsi un mme accs aux avances du projet et peuvent ainsi dvelopper une mme reprsentation globale de celui-ci. Le copilotage de projet est rendu possible aboutissant par la mme occasion une responsabilit collective. Les apports du travail collaboratif reposent galement en grande partie sur le partage de connaissances entre les acteurs. Ce partage permet en effet tout chacun de bnficier des savoirs, des savoirs-faires et des expriences de chacun qui constituent alors une communaut de pratiques. Cette dimension du travail collaboratif favorise de ce fait lapprentissage informel et participe la capitalisation des connaissances. Lenjeu rside ainsi dans la mise en place dune vritable gestion des connaissances (ou Knowledge Management). Reprsentant un des piliers dune collaboration efficace, ce processus permet de faciliter lacquisition, le stockage, le transfert et lapplication des connaissances au sein des organisations. Ce mode dorganisation du travail collectif permet ainsi de concentrer toutes les ressources et connaissances en un mme lieu permettant un accs plus rapide aux informations et donc dacclrer leurs circulations entre les acteurs du projet. Les informations transitant entre les membres de lquipe deviennent enfin plus pertinentes.

2. aux dfis du travail collaboratif


Les mthodes et outils de travail collaboratif ne seront nanmoins pas mcaniquement synonymes defficacit et de rapidit dans laction. Leurs apports reposeront entre autres sur la facult quaura le Groupe Communication se fdrer autour dun projet commun et sur le degr dinvestissement que chacun des membres sera prt y accorder. En dautres termes, le travail collaboratif ne rpondra toutes ses promesses de crativit et defficience que peut en attendre une quipe projet si la participation et la motivation de chacun, participant de la dynamique du groupe, sont relles, constantes et partages. Par ailleurs, le seul usage des outils de travail collaboratif ne suffira pas un groupe pour quil puisse prtendre faire du travail collaboratif. En fait, les vritables dfis poss par le travail collaboratif sont plus informationnels et culturels que technologiques. Cest donc bien le facteur humain qui est essentiel. Le travail collaboratif ntant pas inn, les comptences collaboratives seront donc des comptences dvelopper dans laction et en situation de travail collectif. Enfin, ce choix dorganisation du travail collectif ncessite de se pencher sur le fonctionnement global du groupe et sur la capacit des personnes prendre du recul sur un certain nombre de leurs pratiques, bonnes ou inadaptes, qui sont autant dappuis mais aussi de rsistances un changement durable et mlioratif du travailler ensemble . Cest en cela que la mise en place du travail collaboratif doit tre perue comme une occasion de repenser le collectif pour le recentrer sur les processus de travail (communication, coordination, production) ncessaires une organisation en mode projet.

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Conclusion de ce chapitre
Cette premire partie du guide a eu pour but dinformer le Groupe Communication sur un ensemble de concepts et de dfinitions afin de fonder un socle commun de connaissances autour du travail collaboratif. Ce passage par la thorie et un tat des lieux de lexistant en matire doutils de travail collaboratif tait donc ncessaire pour clairer les lecteurs sur ce dont il va tre abord par la suite dans ce document, notamment sur les mthodes de travail inhrentes au travail collaboratif ainsi que sur la dmarche suivre pour sa mise en uvre dans une quipe projet. Mais le principal objectif poursuivi ici tait avant tout de sensibiliser les membres du Groupe Communication cette forme dorganisation du travail en commun afin quil puisse sy projeter et entamer un processus rflexif sur leur propre organisation et leurs propres pratiques du travail collectif en mode projet. Par lexpression des enjeux et bnfices dune mise en place du travail collaboratif au sein dun groupe projet, le but recherch est de confronter les besoins et attentes du Groupe Communication en termes de fonctionnement face aux mthodes et outils de travail collaboratif. Pour cela, il est donc important dexpliciter le mode dorganisation actuel du groupe afin de connatre ses prdispositions au travail collaboratif et les apports quil pourrait en attendre. Ce travail est lobjet du prochain chapitre.

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Chapitre 2

Le Groupe Communication en situation de travail collectif

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Ce second chapitre du guide a pour objet, partir de lanalyse des entretiens et de lobservation-participante du Groupe Communication , dclairer la manire dont le groupe fonctionne actuellement en termes dorganisation du travail collectif. Cette lude du fonctionnement organisationnel du groupe permettra notamment dapprcier le niveau de prdisposition du groupe face une adoption du travail collaboratif. Enfin, par lanalyse des pratiques fortes du groupe et des difficults quil peut rencontrer en situation de travail en commun, on tentera didentifier leurs principales attentes ou besoins afin de leur proposer par la suite une dmarche adapte, base sur la proposition de solutions issues des mthodes et outils propres au travail collaboratif.

A. Objectifs et enjeux du Groupe Communication face la notion de collaboration


Les projets et actions mens par le Groupe Communication rpondent deux grands objectifs. Le premier, objectif fondateur du groupe, est damliorer la lisibilit des actions de lutte contre lisolement social destination des partenaires et des usagers en situation de prcarit sur la ville de Brest. Le second objectif fort est quant lui plus global et relve dune volont du groupe de dvelopper les usages du numrique et du multimdia chez les intervenants sociaux et leurs publics, et ainsi dtendre lappropriation des outils TIC dans une socit de linformation devenue de plus en plus prgnante au quotidien. Une des thmatiques forte qui se dgage ainsi des dmarches et initiatives que le Groupe Communication souhaite mettre en place est bien damliorer le travailler ensemble , que ce soit lchelle du territoire de la ville de Brest avec le site Repres dans la Cit qu une chelle plus organisationnelle avec le rseau Isolement Social et le projet de mise en place dun wiki. Tous ces projets ont ainsi en point commun des dimensions propres au travail collaboratif. On peut citer pour exemple : les besoins de coordination ou de communication avec le partage dinformations accessibles tous ; la volont de travailler collectivement autour dactions et de projets afin que les solutions proposes soient les plus pertinentes et lgitimes possibles. Le groupe sest finalement empar de la question de la collaboration et du travail collaboratif trs tt depuis sa cration. Sur la formulation de cette intuition, la dmarche que lon se propose de suivre maintenant dans ce guide est donc de savoir si actuellement le mode dorganisation du travail collectif du Groupe Communication se prterait ou non au mode de travail collaboratif ? Et si oui, quelles sont les pratiques actuelles du groupe qui pourraient tre amliores, optimises par ces mthodes et outils de travail collaboratif ?

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B. Mode dorganisation du travail du Groupe Communication


1. La runion comme temps et espace privilgi de la conduite de projet
Actuellement, les temps dchange, de partage, de coordination, de travail en commun dans le cadre des projets du Groupe Communication sarticulent essentiellement autour des runions. Ces runions sont organises tous les mois et demi en moyenne et prennent place dans une des structures dont sont issus les membres du groupe. Ces passages dans les diffrentes structures permettent galement aux personnes de dcouvrir les structures de leurs partenaires. La runion est, en premier lieu, un temps de mise en commun des avances du projet et o il est fait une synthse de lavancement de chacun des membres dans les tches quils avaient mener. Ainsi, les temps de runions reprsentent, en grande partie, les seuls moments o il est possible dapprcier le droulement du projet, de faire un bilan du travail effectu et des difficults rencontres ou non par les acteurs du projet. Lordre du jour formul, les changes sorientent vers les difficults rsoudre, les objectifs dfinir ou redfinir, les pistes abandonner ou encore les prochaines tches concevoir. Ce sont principalement pendant ces temps de rencontre que les dcisions sont prises. Un dbriefing a lieu en fin de runion pour dterminer les futurs sujets qui seront dbattre lors du prochain regroupement et les tches venir. A lissu de la runion est rdig un compte-rendu qui synthtise tous les changes qui ont eu lieu (constats, solutions envisages, tches, etc.). Celui-ci est adress par mail aux diffrents collaborateurs prenant part au projet, prsents comme absents. Le caractre inter-organisationnel du Groupe Communication et de son projet global impose une priodicit des runions espace dans le temps bien que celles-ci soient rgulires. Par consquent, le pilotage du projet et les formes dorganisation du travail du groupe sont en grande partie dpendantes de ce cadre spatio-temporel. Temps fort et exclusif, la runion focalise ainsi une majeure partie de lattention et de lintrt des acteurs autour des projets en un mme espace-temps. Il est alors difficile pour ces personnes de conserver un mme niveau de motivation entre les runions. Chacun des membres tant pris dans son quotidien professionnel, il sinstalle un effet tunnel entre les regroupements o peu de nouveaux lments viennent nourrir un intrt particulier et rgulier chez les acteurs quant aux projets du Groupe Communication . Le fonctionnement actuel du groupe, que ce soit au niveau de la communication, de la coordination ou de la production, laisse ainsi peu de marge de manuvre ses membres quant aux changes dides, au travail en commun ainsi quau suivi et la conduite du projet en dehors des temps de runions.

2. La Coordination du travail au sein du Groupe Communication


Les rencontres du groupe lors des runions sont la fois loccasion dchanger ides, points du vue et informations relatifs aux projets du groupe mais galement de coordonner les tches entre ses membres. Le mcanisme de coordination mis en place par le Groupe Communication repose en effet sur le principe dun ajustement mutuel . Par ce mcanisme, les membres du groupe sentendent entre eux sur le travail accomplir ainsi que

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sur le moment et la faon de le faire. La coordination du travail se fait donc par le simple processus de la communication informelle entre acteurs. Temps dchanges et de partage, les runions sont des moments de rflexion, de demandes et de questionnements o se construisent les projets, les actions mener. Les solutions et pistes envisages par les membres du groupe se dessinent donc ici jusqu la prise de dcision. Sur le principe de cet ajustement mutuel , le processus de dcision se fait de manire collgiale et la voix du consensus est privilgie. La prise de dcision est vcue de manire plutt libre par les membres du groupe mentionnant quil ny a pas ncessit de remonter systmatiquement vers une hirarchie ou une direction pour validation, exception faite quand elles sont directement concernes (ex : choix du nom du site Repres dans la Cit ). A ce titre, le groupe insiste sur le fait que les dcisions doivent tre prises de manire collective. Dune part, elle tmoigne selon eux du bon fonctionnement du groupe du fait que les projets suscitent lintrt collectif. Et dautre part, elle valide la pertinence et la lgitimit des actions mises en place. Il sagit en effet pour le groupe de prendre en compte lavis du plus grand nombre de personnes pour avoir une meilleure valuation, de meilleures propositions. Par la prise de dcisions communes, il sagit bien ici darriver la dfinition et la mise en uvre dun projet commun. De part cette volont de lgitimit des actions entreprises, le mode de recrutement du Groupe Communication est actuellement ouvert. Le groupe est en effet constitu de personnes qui ont adhr aux buts et objectifs viss par le Groupe Communication au sein du rseau de lutte contre lisolement social. Ils partagent ainsi, dans le domaine de lintervention sociale, les mmes envies professionnelles actuellement. Le Groupe Communication est dailleurs rest relativement stable au fil des mois. La perte dun membre, souvent pour des raisons professionnelles externes au groupe et non par un manque dintrt manifeste relatif la thmatique des projets, se voit souvent remplacer par un membre issu de la mme structure (ex : AFTAM-CHRS, Service sant de la ville). Par ailleurs, les membres du groupe se connaissant de mieux en mieux aux fils des mois, il est devenu de plus en plus ais dchanger, de communiquer lintrieur du groupe. Les acteurs du groupe ont en effet atteint un degr dintimit qui facilite les communications interpersonnelles. Nanmoins, la taille croissante du groupe commence devenir problmatique dun point vue communicationnel et organisationnel. En effet, il est dsormais plus compliqu pour le groupe dassurer une libert et un temps de parole quitable entre tous ses membres. Sexprimer dans le temps imparti, lorsque le groupe se runit au complet, savre dsormais plus difficile pour certains acteurs du projet. Les temps de regroupement se rvleraient tre donc insuffisants quant la possibilit de pouvoir aborder efficacement tous les sujets. En outre, la dimension du groupe commence galement poser quelques difficults en termes de coordination. En effet, le nombre important dacteurs peut poser problme quand il sagit de fixer la date dune runion afin quelle convienne aux disponibilits de tous ou du plus grand nombre. Les runions reprsentant un temps quasi exclusif dans le pilotage des projets du groupe, certains membres ne peuvent ainsi y prendre part intgralement. Dautant quil est a not que, dans la majorit des cas, ne participent aux prises de dcisions que les personnes prsentent aux runions. Les personnes excuses reoivent toutefois par mail les comptes-rendus de runion afin dtre informes de quil sest dcid en leur absence.

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3. Rle et fonctions des membres et de leurs organisations respectives


Dans lorganisation du travail du Groupe Communication , ses membres ne sattribuent pas respectivement de rles ou de fonctions attitres, la seule exception faite dun membre du CCAS reconnu comme tant en charge du pilotage. Cette personne a en effet pour principales fonctions de prparer et danimer les runions, de rdiger les comptes-rendus, dtre porte-parole des projets mis en place par le groupe et de coordonner parfois les tches que les membres auront mener jusqu la prochaine runion. Elle est identifie par les membres du groupe comme ayant un rle cl car elle permet notamment, en plus de sa participation active dans les projets du groupe, de maintenir le lien entre les personnes entre les runions (ex : envois par mail dinformations concernant la vie du groupe et des projets). Du fait quil ny ait pas de rles spcifiques attribus ses membres si ce nest une coordinatrice, il ny a pas une attribution diffrencie stricte des tches. La division horizontale des tches est de ce fait faible. Les membres du groupe sont en effet chargs de tches varies et ne reproduisent pas un nombre de tches limites et rptitives. Les acteurs du projet sont donc amens tre polyvalents. En ce qui concerne la division verticale des tches, elle est galement faible car les collaborateurs sont ici la fois ceux qui conoivent le travail effectuer et ceux chargs de lexcuter. Ils sont ainsi plus libres quant la prise dinitiatives. Enfin, dans lorganisation du travail collectif du Groupe Communication , une mme tche est le plus souvent divise entre tous ses membres (ex : contacter les partenaires pour vrifier les coordonnes Internet de leurs structures). Le groupe essaie dtre toujours dans une rpartition quitable des tches, savoir un partage commun des activits mener qui soient la mesure des possibilits de chacun des membres. Les tches lies aux missions du groupe sont majoritairement accomplies sur le temps de travail des acteurs du groupe et sont effectues en dehors des temps de runions. Par exemple, la saisie des fiches de renseignement sur le site Repres dans la cit sest faite depuis le lieu de travail de chacun des membres. De plus, il est noter quil ny a pas, en dehors des runions effectues galement sur le temps de travail des acteurs, de temps organiss permettant au groupe de travailler ensemble sur une mme activit. Cependant, concernant la rpartition des tches, on notera que la coordinatrice du groupe est rgulirement amene prendre une charge de travail supplmentaire par rapport aux autres acteurs. Enfin, cette division des tches voulue comme quitable entre ses membres a galement pour vise de rendre collectives et non individuelles les responsabilits lies au projet. Par ailleurs, si lon remonte au niveau des parties en prsence, savoir des structures publiques et associatives, et de leur rle respectif dans cette collaboration, on peut observer quil sinstaure une vritable complmentarit. En effet, le milieu associatif a la caractristique dtre une source dinnovation dans les initiatives daction quil entreprend alors que les pouvoirs publics ont des ressources et moyens pour accompagner les projets novateurs. Cette collaboration contribue ainsi la concrtisation de solutions innovantes et pertinentes en dtectant les besoins existants dans le contexte local. Les membres du groupe ne travaillent donc pas sous une pression institutionnelle, leur seule obligation est celle de bien faire en apportant des rponses adaptes aux besoins et demandes existantes dans le domaine de lintervention sociale.

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4. Modes dchanges du Groupe Communication


4.1 Du synchrone Comme on a pu le constater, le mode de communication privilgi par le Groupe Communication dans le cadre du pilotage et du suivi de(s) projet(s) est une communication synchrone en face--face, savoir la tenue de runion. Dautres rencontres ont galement lieu dans le cadre professionnel des membres du groupe mais leurs changes y sont de nature plus informelle bien quils puissent galement tre en lien avec les projets du Groupe Communication . Enfin, le tlphone est loutil de communication synchrone le plus couramment sollicit par les membres du groupe quand il sagit davoir une information, une assistance ou encore une confirmation rapide sur un sujet prcis en lien avec les projets du Groupe Communication . 4.2 lasynchrone Dans la catgorie des activits de communication asynchrones, lutilisation du mail et de la liste de diffusion sont les principaux outils du Groupe Communication . Les usages de ces outils dans le cadre du groupe projet consistent majoritairement : transmettre des documents de travail (ex : Compte-rendu, courrier type, modle de fiche de renseignements, etc.) ; publier des informations gnrales (ex : formations, vnements comme des portes-ouvertes, etc.) ; prparer parfois les runions par la transmission dordres du jour ; mettre en place quelques tches accomplir entre les runions du groupe ; solliciter des contributions ou lments de rponse sur des questions relatives aux projets quand elles nont pas pu tre dbattues lors des runions (ex : construction de la fiche de renseignements, propositions et choix du nom du site, avis sur les pictogrammes, etc.) ; synchroniser les disponibilits de chacun pour la planification de runions ou dactivits en commun (ex : formation).

Enfin, le groupe utilise galement Doodle, un outil web permettant de crer rapidement un sondage afin de planifier runions ou formations. Lusage de cet outil a pour objet de faciliter et dacclrer la synchronisation des disponibilits de chacun des membres afin de fixer la date des runions et par la mme occasion dallger les changes par mail pouvant tre fastidieux.

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C. De la configuration organisationnelle Communication au travail collaboratif


1. ladhocratie

du

Groupe

A partir du modle des structurations organisationnelles proposes par Henri Mintzberg en sociologie de lorganisation, on se propose maintenant dexpliciter la configuration organisationnelle actuelle du Groupe Communication en mode projet. Toute collaboration est rgie par une configuration organisationnelle. En effet, en fonction des acteurs en prsence, les processus rgissant les changes interpersonnels seront diffrents. Tantt les intervenants seront placs sur le mme pied dgalit, tantt une relation hirarchique sera tablie. Ces modles de configuration organisationnelle rgissent les relations entre les diffrents acteurs. Des traits caractristiques forts du Groupe Communication que lon vient didentifier, la configuration organisationnelle vers laquelle tend actuellement le Groupe Communication est une configuration organisationnelle de type adhocratique. Modle de structure organique et dcentralise, il est en effet retenu pour mener bien des missions prcises comme la rsolution de problmes ou encore le dveloppement dactions ou de produits. Ce modle dorganisation est plbiscit dans le secteur de linnovation. Dans cette configuration, la pyramide hirarchique est aplatie et il ny a ainsi pas de chef traditionnel. Cest ce que lon peut observer chez le Groupe Communication o les personnes participant au projet partagent un mme statut au sein du groupe. Lordre social dans lorganisation adhocratique ne repose en effet plus sur le respect des rgles mais sur un consensus, un compromis qui merge dun dialogue institutionnalis auquel tout le monde peut participer : soit par un ajustement mutuel . Chacun des membres du groupe aura donn son opinion, et cest force de ngociation que les problmes seront rsolus. La communication interpersonnelle est donc forte entre les membres du groupe et les flux de communication transverses et informels. Les reprsentations sociales des acteurs du projet sont galement proches. Ils partagent en effet un niveau de connaissance social, professionnel et technique relativement homogne sur les questions relatives leurs projets, que ce soit dans le domaine de lintervention sociale comme celui des Technologies de lInformation et de la Communication. Enfin, la capacit daction des acteurs, et donc lautonomie dans la prise de dcision, est galement importante. Les actions du groupe se font ainsi sans la validation systmatique dune hirarchie. Enfin, cette configuration organisationnelle adhocratique vers laquelle se rapproche le plus le Groupe Communication est la plus adapte lorsquil sagit pour celui-ci dvoluer dans un environnement complexe (une seule personne ne peut le connatre entirement) et dynamique (imprvisible, instable, incertain). On entend ici par la notion denvironnement tout ce qui peut se rapporter aux projets du groupe, son contexte : le domaine de lintervention sociale, les professionnels, les bnvoles, les savoirs et savoir-faire, les usagers, les technologies, etc. Ces facteurs de contingence ont en effet une influence sur lorganisation du groupe projet. En effet, personne ne peut tout savoir de lenvironnement dans son ensemble (nature des problmes rencontrs) et anticiper le travail qui sera mener (rsolution des difficults) ainsi que les comptences ncessaires pour lexcuter afin datteindre les buts fixs par le groupe.

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La structure organique de lorganisation adhocratique du groupe (caractrise par sa fluidit, sa flexibilit, linformel) va ainsi permettre de rpondre au caractre instable de lenvironnement. Quant la dcentralisation du pouvoir, caractristique de ladhocratie, elle va rpondre au caractre complexe de lenvironnement car il est ncessaire que le groupe projet puisse sadapter rapidement aux multiples facettes de celui-ci afin daugmenter sa ractivit en facilitant la circulation dinformation et la prise de dcision.

2. Une prdisposition du Groupe Communication au travail collaboratif


Contrairement aux modles o la bureaucratie est forte, le modle dorganisation du travail dans lequel sinscrit le Groupe Communication se fonde sur la collaboration plus que sur lautorit, sur lexpertise plus que sur une dfinition prcise des fonctions de chacun et enfin sur une rponse pertinente aux besoins plus que sur le recours des prescriptions. Lenvironnement complexe et imprvisible dans lequel sinscrivent les projets du groupe supposent des ajustements souples permis par son fonctionnement adhocratique. Par ailleurs, il est distingu quatre types de modalits courantes de collaboration : la collaboration par le contrat, par la rgle, par la contrainte et par ladhsion. Le Groupe Communication sinscrit depuis sa cration dans une collaboration par ladhsion, considre comme la plus favorable mais galement la plus rare dans le domaine de lorganisation du travail collectif. En effet, chaque acteur du groupe voit dans cette configuration un intrt agir avec les autres car il partage avec eux des objectifs qui ont t codfinis, des valeurs communes, une stratgie commune. La collaboration sinstaure alors par le partage et la synchronisation des actions. Enfin, caractristique des quipes projets, lorganisation adhocratique est galement appele organisation virtuelle ou organisation en rseau . En effet, lorsque les acteurs du projet sont disperss gographiquement et/ou ne dpendent pas des mmes structures, ils alternent les runions en face face et lutilisation doutils de communication pour travailler distance. Cest le cas qui se prsente pour le Groupe Communication constitu dacteurs issus de structures diffrentes formant une quipe inter-organisationnelle. Le Groupe Communication et son mode dorganisation pourrait ainsi avoir un intrt particulier quant ladoption de mthodes et doutils de travail collaboratif la condition quils sintgrent parfaitement aux caractristiques fondamentales des mcanismes de communication, de coordination et de collaboration du groupe.

D. Perspectives vises dans la mobilisation de mthodes et doutils de travail collaboratif par le Groupe Communication
Ce dtour par lanalyse de lorganisation du travail collectif du Groupe Communication nous a permis de rvler la fois la solidit du groupe et ses points forts mais a galement identifi certaines faiblesses communicationnelles voir organisationnelles en lien avec la conduite de leurs projets. Actuellement, il y a en effet un dcalage entre leurs attentes en

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matire de travail collectif et la manire dont les membres du groupe se coordonnent, changent, partagent et travaillent ensemble. Par ailleurs, les projets en cours et venir du Groupe Communication poseront galement de nouveaux besoins que nous avons essay danticiper et que nous ajoutons la synthse des besoins et attentes suivants : Favoriser une fluidit et une libert communicationnelle permettant : o Un espace et un temps de parole quitable entre tous ses membres ; o Une participation active aux dbats dides pendant et/ou hors des temps de runion afin que chacun des acteurs puissent prendre part intgralement la mise en uvre des projets. Amliorer les processus de travail en commun pour : o Gagner en efficience et en pertinence ; o Permettre un partage des tches plus quilibr entre les acteurs ; o Dvelopper une responsabilit collective. Amliorer la coordination au sein du groupe afin de : o Acqurir une meilleure visibilit de lavancement du projet pour une meilleure gestion des moyens et ressources, une dtection plus rapide des difficults rencontres et enfin dvelopper laptitude des acteurs du groupe copiloter les projets mis en uvre ; o Grer plus efficacement les tches relatives aux projets ; o Dvelopper une responsabilit collective ; o Assurer une meilleure interaction entre les acteurs du projet afin de rendre plus souple les processus de validation/dcisions ; o Permettre une meilleure synchronisation de la disponibilit des personnes ; o Valoriser les comptences de chacun des acteurs. Dvelopper une meilleure gestion des connaissances et de linformation dans le but de : o Eviter les phnomnes de surcharge informationnelle ; o Palier aux problmes de blocage, damnsie ou de mmorisation partielle ou errone des informations ; o Constituer un vritable historique des projets et du groupe ; o Dvelopper un sens de la veille informationnelle chez les acteurs afin de nourrir rgulirement limaginaire collectif autour des projets et dviter l effet tunnel permettant ainsi dassurer une motivation et un intrt constant chez les acteurs du groupe ; o Offrir une base solide quant la comprhension commune des multiples facettes des projets et de leur environnement afin dassister la prise de dcision et permettre une plus grande pertinence dans les actions mises en place ; o Favoriser lautoformation et le co-apprentissage des acteurs.

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Conclusion de ce chapitre
Ce second chapitre, par lexpression du mode dorganisation actuelle du Groupe Communication en situation de travail en commun, a permis de confirmer notre intuition de dpart et ainsi de mettre en lumire les prdispositions du groupe quant une mise en place du travail collaboratif en tant que mode de travail collectif. Ce travail a eu notamment pour objet de dgager les attentes et les pratiques fortes des acteurs projets permettant ainsi de dterminer les apports viss et les perspectives offertes par le travail collaboratif dans laction et en situation de travail collectif. Cest donc, partir de lidentification des attentes du groupe en termes de travail collectif et de lanalyse des pratiques du groupe en termes de communication, de coordination et de production, que lon peut tre dsormais en mesure de formuler des propositions, des pistes de mthodes et doutils visant ce que le Groupe Communication puisse cheminer vers le travail collaboratif dans le but damliorer in fine la collaboration au profit de la mise en uvre de projets.

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Chapitre 3

Construction de la collaboration partir des mthodes et outils de travail collaboratif

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Plus que de proposer au Groupe Communication des solutions techniques et organisationnelles, ce chapitre a pour objectif avant tout de susciter chez les acteurs du groupe une rflexion sur leurs propres pratiques, leurs comportements dans le travail collectif et donc leur positionnement face aux changements oprer pour mener une collaboration pleine et entire. Ainsi, aprs avoir prcis la mthode retenue pour la slection des outils de travail collaboratif, on prsentera les dispositifs pouvant tre les plus mme douvrir de nouvelles perspectives damlioration du travail en commun pour le groupe. Tout au long de ce chapitre, on tentera notamment dexpliciter la dmarche suivre pour que le groupe puisse son tour sen saisir plus facilement sil souhaite suivre cette voie du travail collaboratif. Enfin on proposera aux membres du Groupe Communication les lments cls dune mise en place du travail collaboratif dans une quipe projet.

Nota Bene
Il est noter quil ne sera abord dans ce chapitre seulement les solutions ayant trait au travail collaboratif en mode projet, soit lchelle du collectif de travail que forme le Groupe Communication . Cest pourquoi, afin de garder une cohrence tout au long de ce guide, il ne sera par exemple pas propos de rponses mthodologiques et/ou techniques relatives la gestion de la billetterie sociale du CCAS ou de dispositif permettant dinformer rapidement et exclusivement tous les partenaires du champ de lintervention sociale (ex : informer les structures partenaires de surplus alimentaires ou de vtements dans une structure pouvant intresser les autres). En effet, on sortirait du cadre du travail collaboratif dans un cas ou on changerait dchelle passant dun travail men sur un groupe projet tout un territoire dans lautre. Cependant, ce guide devrait apporter certains lments de rponse quant aux choix des outils voir des mthodes mobiliser face la rsolution de ces problmes.

A. Critres de choix doutils de travail collaboratif


Avant daborder concrtement les solutions de travail collaboratif retenues pour le Groupe Communication , il est important de faire un dtour sur les critres de choix mettre en place lorsquil sagit de slectionner un outil de travail collaboratif. Il existe aujourdhui une abondance doutils en ce domaine et il en parat de nouveaux tous les jours. A cet effet, il existe ainsi quelques principes de base toute slection doutil technique. De manire global, il y a tout dabord toujours une fonctionnalit mieux adapte chaque activit vise par des acteurs. Un outil est en effet conu en vue dusages dfinis. Par consquent, des utilisateurs peuvent avoir un usage inadapt de certains outils de travail collaboratif alors que la poursuite de leur activit leur est pourtant essentielle. On peut prendre pour exemple lutilisation dune liste de diffusion par un ensemble de personnes souhaitant dbattre collectivement afin de rsoudre un problme ou une difficult. Dans ce cas prcis, pour un groupe dacteurs aux disponibilits diverses (asynchrones) et spars gographiquement (espaces diffrents), lusage dun forum de discussion serait plus appropri et bien plus efficace. Le fil de la discussion y est facilement identifiable et il est facile de retrouver les contributions de chacun car elles sont toutes rassembles en un mme espace. A contrario, en passant par une liste de diffusion, les contributions y sont plus disperses et le cheminement moins lisible. Il est donc plus difficile de suivre la discussion et les contributeurs peuvent avoir une tendance plus marque ne pas prendre en compte ce qui a pu tre dit prcdemment et ainsi communiquer sens unique.

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Par ailleurs, loutil ne doit pas non plus contraindre les usages. Cest en effet le besoin identifi par un groupe dacteurs qui doit conduire utiliser tel ou tel outil. Dans les modalits de choix dun outil il est donc ncessaire de se pencher sur les conditions de son utilisation afin quil rponde en tous point lactivit vise et quil soit galement la porte de tous les acteurs ou, tout du moins, que les acteurs les moins initis puissent bnficier facilement dune formation adapte. Il est vain de vouloir mettre en place un outil de travail collaboratif qui ne pourra tre utilis seulement par une poigne dacteurs car au final le dispositif mis en place a de grands risques daboutir un rejet gnral. De plus, il est galement conseill de rflchir parfois en termes de combinaison doutils. Si lusage des acteurs se rendent compte que la manire dont est mene leur activit au travers dun outil nest pas satisfaisante, il est alors parfois possible de combiner plusieurs outils ensemble permettant ainsi damliorer lefficience de lactivit souhaite. Il existe tout dabord des extensions (des modes complmentaires) quil est possible de greffer sur loutil existant permettant ainsi de dvelopper ses fonctionnalits afin de rpondre parfaitement aux besoins des acteurs. Mais on peut aussi mobiliser deux outils distincts afin quil se complte dans laction mener. Par exemple, lors dune session dcriture collaborative en temps rel entre diffrentes personnes distance, il est tout fait envisageable de mobiliser un outil voix comme la tlphonie sur IP (ex : Skype) ou un logiciel de messagerie instantane si lapplication dcriture conjointe nen dispose pas. Enfin, il est important de mener une veille technologique rgulire, savoir se tenir au courant des nouveaux outils ainsi que des mis jours logiciels. Larrive dune nouvelle application ou de nouvelles fonctionnalits propres un logiciel utilis par le groupe peut en effet amliorer lefficacit dune activit (voir la simplifier). On peut ici prendre pour exemple lusage rcent de Doodle par le Groupe Communication qui permet de connatre rapidement les disponibilits de chacun des acteurs du projet pour la tenue dune runion sans avoir collecter tous les mails des participants. Enfin, un nouvel outil peut notamment permettre galement de mener des tches collectives jusqualors impossible. Concernant proprement parler du travail effectu pour le Groupe Communication prsent dans ce guide, la slection des outils de travail collaboratif a consist en trois grandes phases dactions : Cadrage : identification des besoins et dfinition des objectifs de la collaboration des acteurs du groupe ; Analyse et modlisation : dcomposition et description des pratiques en termes dactivits, dacteurs et dinteractions (communication, coordination, production) ; Spcification : choix pour chaque activit collaborative des bons outils en fonction des besoins identifis dans la phase prcdente et des contraintes du contexte (distance gographique, niveau de disponibilit, niveau dappropriation des TIC par les utilisateurs, etc.).

Sur les critres qui ont arrt plus spcifiquement les propositions doutils et de mthodes de travail collaboratif prsentes dans ce guide, on peut expliciter les choix de notre slection de la manire suivante : Temporalit/localit des activits des acteurs : selon les activits menes par le groupe, elles impliquent soit une interaction synchrone (tableau blanc numrique, visioconfrence, etc.) soit une interaction asynchrone (liste de diffusion, forum,

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etc.). Dans le cas prcis du Groupe Communication , il sagissait de dvelopper lventail des possibles par la mobilisation dOTC en termes dactivits synchrones et asynchrones dans le cadre de travaux collectifs. En dehors des temps de runion, le caractre inter-organisationnel du Groupe Communication ne permet de consacrer que peu de temps un travail collectif en prsentiel (en face face). Les outils et mthodes de travail collaboratif distance (dcran cran) ont ainsi t privilgis afin de dvelopper le travail de groupe sur la dure et donc entre les rassemblements physiques ; La taille du groupe : certaines mthodes et outils sont parfois plus adapts un faible nombre dutilisateurs alors que dautres par contre seront quant eux plus appropris un grand nombre dutilisateurs. Vouloir mettre en place par exemple une visioconfrence runissant une dizaine de personne disperse gographiquement est peu envisageable. Il serait en effet trop difficile de mener une runion efficace dans ces conditions ; Lobjet de travail : selon la nature du travail et des productions du groupe (texte, vido, son, prsentations, etc.) le choix des outils et des mthodes de travail vont largement diffrer ; Cot matriel : les outils de travail collaboratif regroupant en majorit des outils technologiques, le cot en quipement (voire aussi en formation) peut savrer lever. Cest pourquoi, il a t privilgi avant tout des solutions gratuites issues du logiciel libre mais galement provenant dapplications propritaires en ligne. Ces solutions gratuites dnombrent par contre des contreparties telles quune limitation des fonctionnalits de loutil ou la ncessit de requrir des comptences techniques ; Laspect technique : les technologies slectionnes ne devaient pas tre exotiques et plutt bases sur des standards afin dassurer une meilleure interoprabilit (avoir la possibilit dexporter facilement ses donnes pour les transfrer vers une autre application). La maturit dun outil peut galement tre importante prendre en compte. Il a donc t retenu des solutions bases sur les technologies web, au dploiement plus rapide, la maintenance plus facile, et un cot de revient le plus faible. Les logiciels libres qui ont t choisis dans le cadre de ce guide lont donc t autant que possible dans le respect de ces critres en prenant garde toutefois la prennit du logiciel par lexistence dune base communautaire solide. Certaines solutions propritaires ont galement t retenues pour leur simplicit de prise en main sagissant de dcouvrir les outils de travail collaboratif ; La prise en main des outils (ergonomie) : en fonction du niveau dappropriation des outils par les acteurs dune quipe de travail, on choisira les outils qui leur seront les plus adapts. Concernant le Groupe Communication , le profil des acteurs est vari et va de personnes laise avec loutil informatique jusqu des personnes qui le sont moins. La dmarche de slections des outils et mthodes de travail a t donc de privilgier des solutions simples mettre en place ne demandant que peu de comptences techniques et facile lusage ; Type et cot de formation : les formations pouvant reprsenter un cot financier et temporel important surtout quand il sagit de former toute une quipe de travail, les outils qui ont t slectionn en priorit devaient ainsi tre prt lemploi, convivial et facile utiliser, de manire rduire au maximum leffort dapprentissage des acteurs pour que loutil tienne ses promesses avec un niveau de contrainte acceptable par tous aux regards des bnfices attendus. Les dispositifs ont ainsi t choisis dans loptique soit de lautoformation (via des Page 34 sur 80

tutoriels en ligne par exemple) soit dun accompagnement individuel ou collectif du Groupe Communication par un organisme de formation voire par le service Internet et Expression Multimdia de la ville de Brest (ex : formation wiki). Cependant, comme on pourra le voir dans la dernire partie de ce chapitre, la slection doutils de travail collaboratif nest finalement quune premire tape dans le passage dune quipe projet au travail collaboratif. La mise en place dune collaboration effective est un processus long terme qui demandera bien plus de la part des membres du Groupe Communication que la seule implmentation doutils dans leur environnement de travail.

B. Solutions proposes par les outils de travail collaboratif


La slection doutil qui suit a t faite en fonction des pratiques et besoins actuels du Groupe Communication en matire de travail collectif. Au-del de vouloir rpondre concrtement aux attentes du groupe en vue dune amlioration de la communication, de la coordination et de la production de celui-ci, elle a avant tout pour but dillustrer la dmarche et les pratiques collaboratives envisager dans le cadre dun travail collaboratif en mode projet. Par ailleurs, il est noter que pour chaque grand axe de propositions, il na pas t dsign un outil en particulier mais plutt une famille, une catgorie doutils. Ce choix est justifi par la volont ce que les membres du groupe ne se focalisent pas sur un seul et mme dispositif et risquer de senfermer dans ses fonctionnalits et caractristiques. Le but ici est avant tout de familiariser les membres du Groupe Communication avec les mthodes de travail et usages existants en matire doutils de travail collaboratif. Certaines solutions pourront tre nanmoins appliques rapidement par le groupe alors que dautres par contre ncessiteront par contre un investissement plus important des membres ainsi quun accompagnement par un acteur extrieur comme le service Internet et Expression Multimdia a pu le faire sur le site Repres dans la Cit .

Amliorer les processus de travail en commun du Groupe Communication par la rdaction collaborative en ligne Constat
Dans le cadre des activits autour des projets quil dveloppe, le Groupe Communication est amen produire un certains nombre de documents crits qui ncessitent le concours de chacun des membres (ex : courrier type, cahier des charges, fiche de renseignements, compterendu, etc.). Actuellement, ce travail de rdaction en commun peut se faire essentiellement Page 35 sur 80

lors des temps de runion, voir occasionnellement par lchange de mails via la liste de diffusion. Dans ce cadre dactivit, le travail de co-criture consiste ainsi pour chacun des membres du groupe apporter tour tour ses ides, ses commentaires sur la proposition dun document dj existant. Cependant, la configuration actuelle de ces deux espaces dchanges et de partage nest pour linstant pas la mieux adapte un rel travail collectif lorsquil sagit de coproduire un document : Les runions offrent une dure, une priodicit et un nombre de participants variables qui peuvent se rvler insuffisants pour un travail collectif efficace valoris par chacun des membres ; Lusage de la liste de diffusion savre ne pas tre loutil le plus appropri lorsquil sagit de synthtiser les contributions de chacun des acteurs et de grer galement les diffrentes versions du document gnres par les diffrents contributeurs.

Par consquent, les documents produits en commun ce jour, le sont par un nombre rduit dacteurs (voir un seul parfois) comparativement la taille relle de lquipe projet et ne peuvent rpondre entirement aux attentes du groupe en termes defficience et de pertinence que pourrait permettre un vritable travail collaboratif.

Perspectives et dmarche de travail collaboratif proposes au Groupe Communication


Perspectives vises dans la mobilisation de mthodes et doutils dcriture collaborative par le Groupe Communication :
Amliorer lefficience et la pertinence des documents produits ; Gagner du temps ; Valoriser les comptences et connaissances des acteurs du projet ; Faciliter et acclrer les processus de validation ; Allger les changes par mails ; Comprendre le cheminement suivi par le groupe lors de ldition du document par la conservation de lhistorique de rvision du document ; Permettre un partage des tches plus quilibr entre les acteurs en offrant la possibilit tout chacun de participer activement et collectivement toutes les activits du projet ; Dvelopper la responsabilit collective.

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Dmarche de travail collaboratif propose au Groupe Communication


Le fait dlaborer un document plusieurs mains au sein dun collectif nest pas une forme de coproduction nouvelle et nest donc pas apparu avec larrive des technologies de communication numrique. Nanmoins, lexpression rdaction collaborative renvoie dsormais de plus en plus aux travaux de co-conception, de co-rdaction, de co-rvision ou de co-dition de documents effectus dans un environnement de travail collaboratif en ligne. Lusage doutils dcriture partage par le Groupe Communication viserait dvelopper et amliorer ses processus de travail collectif. Le principe de la rdaction collaborative est de crer, via une suite bureautique en ligne, un document accessible tous les membres du groupe, en tous lieux et tout moment. Linteraction entre les participants peut donc se faire distance en temps rel comme en temps diffr. Ainsi, chacun peut travailler ensemble sur un seul et mme document et de cette manire y apporter corrections, ajouts, annotations et commentaires. Les rdacteurs ont lassurance dintervenir sur la dernire version du document en date. Il sagit donc bien ici de permettre au groupe dcrire, dinventer plusieurs et par consquent crer, raliser collectivement. Lobjet de ce mode dorganisation du travail est de rendre lactivit dcriture conjointe plus efficiente afin que le document final soit le plus complet et le plus juste possible en termes de contenu. Cest donc par lamlioration des processus de production et de rflexion partage que ce mode de rdaction collaborative permet denrichir la collaboration entre les acteurs du Groupe Communication au profit de la qualit du document ralis en commun. Un premier exemple parlant serait celui de la rdaction des comptes-rendus de runion du Groupe Communication . Un des intrts majeurs de cette forme de collaboration est justement dviter les difficults rencontres face lamnsie ou la mmorisation partielle (voir errone) des informations transmises pendant les temps de regroupement. La confrontation puis la fusion des prises de notes de chacun des membres du groupe vitent ce biais des comptes-rendus rdigs par une seule et mme personne. Ce seul rdacteur ne peuttre en effet efficace pendant toute la runion (prise de note, prise de parole, instants de rflexion personnelle, etc.) et ainsi pouvoir produire un compte-rendu aussi complet que le ferait un groupe de personnes. Par ailleurs, ce mode de travail collectif vise galement faciliter et acclrer les processus de validation du Groupe Communication lorsquil a par exemple un document externe produire comme un cahier des charges ou encore un courrier type comme celui accompagnant les fiches de renseignements pour le site Repres dans la cit . Le plus souvent, crire plusieurs mains implique des processus de modification/validation souvent longs et complexes qui occasionnent de nombreux changes de-mail entre partenaires et gnrent de multiples versions du document. Passer par une solution de rdaction collaborative permettrait au groupe dallger ces envois de mails qui peuvent savrer fastidieux grer quant il sagit den faire la synthse. Dans le cadre dune criture partage, les processus de validation se font ici directement sur le document lui-mme par lajout de commentaires ou de modifications de texte. Laccs lhistorique de rvision du document permet ensuite chacun des acteurs du projet de comprendre le cheminement suivi par les diffrents contributeurs dans ces phases de modification/validation. Par lacclration des interactions entre les collaborateurs, ce mode de fonctionnement offrirait ainsi une meilleure ractivit et efficacit au sein du groupe et permettrait de gagner du temps dans la production de documents.

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Lusage de cet outil vise galement ce que les membres du Groupe Communication se partagent encore plus quitablement les tches quand il sagit de rdiger des documents. Une part seulement des acteurs du projet ne serait donc plus totalement en charge des activits lies la production de document. Les responsabilits seraient, sur cet aspect de la collaboration, partages collectivement et ne reposeraient donc plus sur quelques acteurs, voir une seule personne. Ce processus de travail en commun offre ainsi tout un chacun les mmes possibilits de sinvestir, de participer intgralement tous les aspects, toutes les activits du projet. Le fait que les membres du Groupe Communication puissent collaborer ensemble distance leur autoriserait enfin une plus grande libert dans lorganisation du travail en commun. Cette dmarche consiste en effet multiplier les espaces de travail collectif quils soient physiques et/ou dmatrialiss. Les runions ne seraient ainsi plus les seuls espaces o il est possible de mener une tche collective. Les temps de regroupement demandent en effet aux acteurs dtre dune grande efficacit en un minimum de temps ne laissant ainsi que peu de place aux tches ncessitant pourtant un vritable travail collectif. La mise en place dun outil dcriture conjointe dans les processus de travail collectif du groupe participerait la constitution dun vritable bureau virtuel , dun espace de travail en ligne pour les acteurs du projet. Cependant, la dmarche de rdaction collaborative ne saurait rpondre toutes les perspectives que le Groupe Communication pourrait en attendre si chacun des membres ne partage pas un mme niveau dinvestissement dans les activits collaboratives et nopre pas quelques changements dans ses pratiques propres au travail de groupe. Les risques inhrents au travail de groupe en gnral, et contre lesquels il faut savoir lutter, sappliquent donc galement ici dans la coproduction de document : Blocage par attnuation de lintrt : on oublie ou supprime une contribution car elle apparat moins originale, importante ou pertinente entre le moment o on la formule dans son esprit et celui o on peut lexprimer ; Blocage par attention aux autres : on mobilise son attention comprendre les autres ce qui limite la capacit penser par soi-mme ; Attitude conformiste : la politesse ou la peur dtre incompris limite la capacit critiquer ; Apprhension dtre valu : la crainte dtre jug par autrui contribue retenir ses propositions et commentaires ; Tendance laisser faire : on dcide de ne pas ou plus participer car le niveau des contributions des autres est jug satisfaisant ; Inertie cognitive : un seul fil de pense est suivi car il y a rticence sloigner du thme central. Ces cueils (cits par J. Longchamp) sont autant de freins la mise uvre dune activit de rdaction collaborative efficace et dont il faut tre conscient pour pouvoir en partie les dpasser.

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Enfin, la rdaction collaborative renvoie une diversit de pratiques dcriture dont Ilona R. Posner et Ronald M. Baecker (How People Write Together, 1993) ont propos une taxinomie que lon synthtise dans le tableau suivant :

Rles
Ils situent le point de vue des acteurs au sein du groupe.

Activits
Elles catgorisent les actions ralises au fil du processus.

Gestion des documents


Elle dcrit la modalit de coordination de la production crite.

Productions crites
Ces stratgies dcritures dterminent les diffrents procds de cration des textes.

Rdacteur : convertit des ides en textes, enregistre les textes, dcide librement des modifications dans les textes. Conseiller : participe activement aux diffrentes tapes du processus de rdaction mais ncrit pas les textes. Editeur : corrige les textes crits par un autre rdacteur. Rviseur : fournit des commentaires sur les textes partags. Innover et crer : gnrer des ides par brainstorming Rechercher : collecter des informations et des ressources externes au groupe. Planifier : esquisser la structure du document et gnralement rpartir les tches de production entre les membres du groupe. Ecrire : transformer les ides en textes. Editer : apporter les modifications dcides sur les textes rdigs. Rviser : formuler des commentaires sur les textes soumis rvision. Gestion centralise : un seul membre du groupe assure la ralisation concrte du document pendant que dautres font des suggestions au rdacteur. Gestion tour de rle : la gestion du document est assure par diffrents membres du groupe au fil de lavancement du processus de production. Gestion indpendante : chaque rdacteur assure la ralisation concrte du segment de texte dont il est lauteur principal. Gestion partage : plusieurs membres du groupe assurent conjointement la gestion du document avec des habilitations identiques (droits sur les accs et les actions). Ecriture individuelle : les textes du document refltent les penses et le style dun individu avec une participation rduite des autres acteurs. Rapporteur : suite des runions du groupe, un participant rdige la minute des discussions avec, ventuellement, une restitution de lorientation collective du groupe. Ecriture rpartie : les rdacteurs rdigent les diffrents segments du document qui leurs sont affects. Ecriture conjointe : plusieurs personnes rdigent ensemble le texte o les mots et les phrases rsultent dun effort collectif.

Les dterminants de lcriture collaborative, de S.K. LEVAN (2004) (daprs Baecker et Posner, 1993)

Ce tableau peut tre mobilis par le Groupe Communication pour organiser les situations de travail et de communication lies lcriture collaborative. A partir de celui-ci, le groupe pourra notamment dfinir les rgles dusage mettre en uvre dans lactivit de production de textes.

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Exemple dusage par le Groupe


Elaboration dun compte-rendu plusieurs mains
A lissu dune runion, un des membres du Groupe Communication prend linitiative depuis son lieu de travail de dmarrer la rdaction du compte-rendu. Aprs louverture de son navigateur Internet puis stre connect son application de rdaction collaborative en ligne, il commence par crer un nouveau document texte. Ds la cration de ce nouveau document, celui-ci est soit hberg sur Internet temporairement le temps de la rdaction collaborative soit il est stock automatiquement dans un gestionnaire de document en ligne permettant ainsi aux futurs contributeurs dy accder en ligne. Deux options de travail dcriture partage soffrent ainsi cette personne : Soit elle commence seule la rdaction du compte-rendu de la runion et partage celui-ci a posteriori avec le reste du groupe pour lancer le processus dcriture collaborative ; Soit elle invite directement des membres du groupe co-crire le compterendu ensemble en temps rel ds sa cration.

Cration et partage du compte-rendu via invitation par mail

Dans les deux cas, les membres du groupe sont informs de lexistence du document par mail, celui-ci contenant le lien Internet pointant vers le document et son application dcriture collaborative en ligne. Pour gagner du temps et organiser le travail de co-criture, elle peut utiliser un modle de compte-rendu (template) permettant davoir une structure de document prtablie afin de faciliter notamment lintervention de plusieurs personnes sur celui-ci. De cette manire, si plusieurs contributeurs venaient travailler en temps rel et distance sur le mme compte-rendu, chacun pourrait alors commencer la rdaction dune partie du document avant de pouvoir contribuer celles des autres.

Modle (template) de compte-rendu

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Le document prenant forme au fil du processus dcriture collaborative, les contributeurs peuvent changer, communiquer sur le document de deux manires : Soit en utilisant la messagerie instantane mis disposition en marge du document si plusieurs rdacteurs sont prsents en mme temps sur le document (dautres moyens de communication sont galement envisageables comme un outil voix) ; Soit en laissant des commentaires, des annotations directement dans le document devant la formulation dun paragraphe posant question par exemple.

Ajout dun commentaire dans le courrier type accompagnant la fiche de renseignements

Le document tant rgulirement et automatiquement enregistr pendant son dition, il conserve un historique de rvision permettant tout moment de pouvoir revenir une version prcdente vitant la perte dfinitive du travail effectu par ses contributeurs.

Historique de rvision

Une fois le processus de modification/validation termin signifiant que document est enfin finalis, le compte-rendu peut alors tre import (enregistr) sous le format souhait (.doc, .odt, .pdf, .rtf, .txt, etc.) afin dtre archiv : soit sur les ordinateurs respectifs des membres du groupe ; soit dans le gestionnaire des documents de lespace de travail collaboratif en ligne du groupe.

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Niveau et formation requis


Informatique et Internet
Comptences informatiques requises :

Lusage de cette solution dcriture collaborative en ligne par les membres du Groupe Communication ne requerra pour la plupart pas ou peu de comptences informatiques particulires, si ce nest savoir utiliser un traitement de texte, un navigateur Internet et une messagerie, ce qui est le cas dans le groupe. La majorit des outils existants en ce domaine ne ncessitent pas dinstallation technique car ils sont directement accessibles en ligne. La solution Logiciel Libre (ex : OpenGoo, dokuwiki) fera par contre ici exception car elle demandera des comptences techniques avances pour son installation (recours un technicien informatique ncessaire) mais galement quelques notions de syntaxe (rapidement assimilables) en ce qui concerne lusage du wiki. Formation requise :

De manire globale, les outils dcriture collaborative nexigeront pas de mise niveau particulire en termes de comptences informatiques de la part des membres du Groupe Communication compte tenu de leur niveau actuel dappropriation des TIC. Cette forme de travail collaboratif ne devrait donc pas ncessiter outre mesure de formation spcifique en informatique. A loccasion, lautoformation via laccs des tutoriels en ligne et le coapprentissage permettront au groupe de se saisir des fonctions avances de ces outils de travail collaboratif. Par contre, sagissant de lutilisation dune plateforme wiki comme outil de co-criture, une formation auprs dun organisme ou dune structure publique comme le service Internet et Expression Multimdia de la ville de Brest serait privilgier par le groupe car cette plateforme dcriture collaborative ncessite dassimiler une syntaxe qui lui est propre et de sapproprier ses fonctionnalits.

Pratiques collaboratives
Comptences collaboratives :

Lcriture collaborative demandera aux acteurs des comptences lies lorganisation des activits de co-rdaction. Il va en effet sagir pour les membres du groupe de savoir coordonner de manire efficiente les contributions de chacun en termes de rdaction, de modifications et de commentaires dans la production des textes. Cette activit reposera en partie sur les comptences personnelles des rdacteurs, qui sont la fois auteur et lecteurs, mais galement sur la pertinence des informations quils sauront recueillir (pour enrichir les documents) ainsi que sur leur capacit intgrer les retours de leurs collaborateurs. Formation requise :

Concernant les comptences collaboratives ncessaires lactivit de co-criture en ligne, le processus dapprentissage privilgier ici est un processus dapprentissage exprientiel.

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Lacquisition de bonnes pratiques dcriture collaborative devrait en effet passer par un apprentissage dans laction qui permettra au groupe dancrer ses comptences de cordaction dans des situations propres au contexte et la nature des documents produits dans le cadre de leurs projets. La formation du Groupe Communication la coproduction de document devra donc tre dfinie de manire amener ses membres dvelopper leurs comptences laide des possibilits offertes par les outils quils auront slectionns ainsi quen fonction des conventions dusage co-construites par le groupe autour de la tche dcriture collaborative.

Exemples doutils :
Outils dcriture collaborative Google Documents Commentaires Lien Internet

OpenGoo DokuWiki Etherpad

ShowDocument Revizr

Application en ligne http://docs.google.com/ propritaire ; offre gratuite et payante ; en franais Logiciel Libre ; en franais http://www.opengoo.org/ Logiciel Libre ; en franais http://www.dokuwiki.org/fr:dok uwiki Application en ligne http://etherpad.com/ propritaire ; en anglais ; offre gratuite et payante) application en ligne propritaire ; http://www.showdocument.com/ en anglais ds/main.jsf Application en ligne http://www.revizr.com/ propritaire ; en anglais ; offre gratuite et payante

Tous les outils dcriture collaborative proposs dans cette slection sutilisent en ligne avec le navigateur Internet de votre ordinateur (Mozilla Firefox, Internet Explorer, Safari, Opra, etc.).

Pour en savoir plus :


Recommandations pour lutilisation des services gratuits sur Internet (Ex : Services Google, Doodle, etc.) : Confidentialit des donnes, scurit, etc. Lien : http://users.info.unicaen.fr/~herve/cnrs_services_gratuits.pdf (Source : CNRS) Vido illustrant le principe du lcriture collaborative via lutilisation de Google Documents (en anglais mais trs imag) : Google Docs in Plain English Lien : http://www.youtube.com/watch?v=eRqUE6IHTEA Visite guide de Google Docs (source : Ateliers Dcouvertes Numriques) Lien : http://www.youtube.com/watch?v=5lgAq_cRHBM

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Guide illustrant lutilisation dune solution dcriture collaborative en ligne : Guide dutilisation de Google Docs Lien : http://fr.calameo.com/read/0000039665ba23ff961a1 Tutoriels Google documents : Lien : http://www.epn-ressources.be/google-documents-tutoriels-templates-et-travailcollaboratif-en-ligne Lien :http://www.memoclic.com/1335-google-documents/

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Un espace de travail virtuel pour dvelopper les pratiques collaboratives du Groupe Communication en mode projet Constat
Lorganisation du travail du Groupe Communication se structure aujourdhui principalement autour des runions avec lappui doutils de communication que sont le mail et le tlphone. Cest en effet lors de ces regroupements que les personnes peuvent ensemble changer, travailler, rflchir, concevoir les tches quils auront effectuer entre les runions, prendre des dcisions, synchroniser leurs disponibilits ainsi quavoir une visibilit de lavancement du projet. Nanmoins, cette organisation des activits de communication, de coordination et de production, qui sont ncessaires la conduite de projet, laisse au groupe une marge de manuvre limite pour les mener pleinement. On peut en effet identifier les limites suivantes dans la conduite de projet mene par le groupe : Des temps rduits pour interagir ayant pour consquence de brider la communication pourtant essentielle ; Une implication de certains acteurs dans les projets ampute du fait de ne pouvoir assister aux runions ; Une synchronisation des disponibilits difficile ne permettant pas de bnficier de lexprience et des comptences de chacun ; Un mode de prise de dcisions privilgiant en majeure partie les personnes prsentes aux runions ; Une responsabilit collective partielle dans les faits ; Une rpartition des tches perfectible ; Une ractivit faible entre les runions ; Une visibilit faible des avances du projet par lensemble des acteurs du groupe entre les runions.

Ces restrictions impactent les processus inhrents la conduite de projet et ne permettent pas actuellement un fonctionnement optimal du Groupe Communication en tant ququipe projet.

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Perspectives et dmarche de travail collaboratif proposes au Groupe Communication


Perspectives vises dans la mise en place dun espace de travail collaboratif en ligne par le Groupe Communication :
Amliorer la visibilit commune des avances du projet ; Dvelopper laptitude des acteurs du groupe copiloter les projets afin que chacun des acteurs puissent prendre part intgralement la mise en uvre des projets ; Dvelopper la responsabilit collective ; Dvelopper la ractivit du groupe entre les runions face limprvu et aux difficults rencontres dans les tches effectues ; Faciliter la gestion des tches afin de permettre un partage des tches plus quilibr entre les acteurs ; Permettre une meilleure synchronisation de la disponibilit et des comptences de chacun des acteurs ; Assurer une meilleure interaction entre les acteurs du projet afin de rendre plus souple les processus de validation/dcisions ; Offrir un espace et un temps dexpression quitable entre tous ses membres afin de permettre une participation active aux dbats dides ; Dvelopper un sens de la veille informationnelle chez les acteurs afin de nourrir rgulirement limaginaire collectif autour des projets et dviter l effet tunnel permettant ainsi dassurer une motivation et un intrt constant chez les acteurs du groupe ; Constituer un historique des projets et du groupe ; Offrir une base de connaissances solide permettant une comprhension commune des multiples facettes des projets et de leur environnement afin dassister la prise de dcision et permettre une plus grande pertinence dans les actions mises en place ; Favoriser lautoformation et le co-apprentissage des acteurs.

Dmarche de travail collaboratif propose au Groupe Communication


Parmi les conditions defficacit dune collaboration, disposer dun espace de travail commun ainsi que dune forte possibilit de communication entre les membres dun groupe projet reprsente une composante essentielle ltablissement dun bon environnement de travail collaboratif. Cependant, selon la nature des projets et des acteurs impliqus, ces conditions sont plus ou moins faciles runir. Ainsi, le caractre inter-organisationnel du Groupe Communication ne rpond pas encore tout fait ces conditions de travail collaboratif en mode projet, ce quun espace de travail virtuel pourrait contribuer dvelopper.

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Une plateforme de travail collaboratif peut tre dfinie comme un espace de travail virtuel ou encore bureau virtuel . Elle se prsente sous la forme dun site centralisant tous les outils ncessaires la conduite de projet. Au-del du dispositif technique, une plateforme de travail collaboratif implique surtout, de lquipe projet qui sen saisit, dacqurir ou parfaire des mthodes de travail en vue damliorer la communication, la production et la coordination au sein du groupe. Au-del des lments techniques (matriels, logiciels) qui constitue le dispositif de travail collaboratif, ce sont donc bien les lments humains qui sont le moteur de la plateforme. Disposer dun espace de travail virtuel, cest permettre ainsi au Groupe Communication davoir accs un ensemble dinstrument permettant une conduite de projet efficace. La conduite de projet renvoie entre autres la dfinition de la stratgie densemble du projet (dfinition des objectifs, des moyens, prise de dcisions, etc.) mais aussi la coordination (gestion et suivi des tches, calendrier de projet, organisation et animation du travail collaboratif et des acteurs du projet, etc.). Via cette espace de travail en ligne, il sagit en fait de permettre tous les acteurs du projet de mesurer, dapprcier lavancement du projet dans sa globalit. Chacun des membres peut par exemple observer les tches termines, celles en cours ou venir leur permettant de cette faon une gestion avance des tches. Les membres du groupe peuvent alors anticiper la tenue des runions et ainsi communiquer en continu sur lavancement des actions, partager les difficults rencontres voir remplir de nouvelles tches, en concevoir dautres ou rejoindre un autre acteur dans laccomplissement dune tche en cours.

Nota bene
Il est important de noter que les diffrents lments constituant une plateforme de travail collaboratif, et que lon dtaillera ci-dessous, sont en grande partie disponibles individuellement hors du cadre de ce dispositif. Il nest donc bien videment pas ncessaire de disposer dune plateforme de travail collaboratif pour que le groupe puisse disposer dun wiki, dun blog ou dun forum par exemple. Cependant, il a t fait le choix ici de proposer au Groupe Communication une plateforme de travail collaboratif en lieu et place dune combinaison doutils et de mthodes de travail devant rpondre un un chacun des besoins ou attentes du groupe en matire de travail collectif. Ce choix se justifie en effet pour plusieurs raisons. Comme on a pu le constater, la collaboration repose sur une articulation troite des fonctions de communication, de coordination et de production des outils qui est ici dautant plus essentielle pour le groupe du fait quil sagisse dun travail collaboratif en mode projet. Proposer de manire spare une multitude dapplications et de mthodes de travail comportait le risque de submerger le groupe en solutions et gnrer au final plus de confusion voir du dcouragement quant la matrise et ladoption de cette combinaison complexe doutils. Chacun de ces lments tant pourtant ncessaire une collaboration, en dlaisser quelques uns remettrait en cause la mise en place dun environnement collaboratif optimal pour la conduite de projet. Cest pourquoi, le choix sest port ici sur une plateforme de travail collaboratif centralisant en un seul et mme espace tous ces outils qui pourront tre adopts un un de manire plus progressive par le groupe tout en ayant une bonne vue densemble du potentiel du dispositif, ce quun assemblage de mthodes et doutils de travail parpills naurait permis que trs difficilement.

Par ailleurs, une fonctionnalit intressante de ces plateformes de travail collaboratif est de proposer ce que lon appelle un tableau de bord (dashboard). Il permet en effet aux acteurs de lquipe de voir un en un coup dil les dernires volutions du projet. Cette page daccueil du site (parfois personnalisable) peut regrouper en effet lavancement des tches, le calendrier de projet (ex : runions, rendez-vous avec linfographiste du site Repres dans la Cit , planning des formations des partenaires au SPIP, etc.), les dernires discussions lies au projet, les dernires pages wiki cres et/ou modifies, le dernier sondage ou bien les derniers documents partags.

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En plus de gagner du temps dans la synchronisation et le suivi des actions, il sagit aussi de permettre au membre du groupe de prendre rellement part tous les aspects des projets mis en uvre et dvelopper ainsi leur capacit les copiloter. De part cette prise en charge commune des activits lies la conduite de projet, la responsabilit collective devient alors plus effective. Dans les faits, ce pilotage collaboratif peut se prsenter de la manire suivante. La personne jusquici en charge dorganiser et danimer les runions se devait dtre prsente chaque runion. Ainsi, le choix de la date de runion dpendait fortement de son planning. La dmarche consisterait ici ce que les runions puissent tre organises et animes de manire plus souple par chacun des membres. Ces derniers ont en effet tous leur disposition, via lespace projet commun, les mmes informations quant aux avances du projet, lordre du jour ou les sujets dbattre. En ce sens, les acteurs sont donc amens dvelopper leur polyvalence dans le cadre des activits lies aux projets. Rentrer dans un mode dorganisation du travail de type collaboratif implique ainsi pour ses membres de rentrer dans un processus dapprentissage. Un des intrts majeurs de ces plateformes de travail collaboratif serait galement doffrir un vritable espace dexpression au Groupe Communication . Il sagit tout dabord au groupe de possder un espace supplmentaire de prise de dcision. En effet, ces sites de travail collaboratif proposent des solutions de type forum ou blog qui permettent tous de pouvoir dbattre sur divers sujets en lien avec les projets. Ce mode de communication et de prise de dcision a par contre la particularit de conserver une trace crite des changes. Cela permet ainsi de suivre facilement le cheminement suivi par les acteurs dans les choix et les solutions quils ont retenu. Par ailleurs, toujours concernant les dispositifs permettant la prise de dcision, lutilisation du sondage est galement un outil ais mettre en place dans ces espaces de travail. Sur le principe de Doodle, o lon peut planifier rapidement une runion, on peut galement rcolter des opinions voir organiser les actions du groupe en mettant en place un formulaire. Il permet ainsi davoir un retour rapide des acteurs du groupe sur une varit de questions relatives au projet. Il sagit finalement par la mise en place de moyens et doutils de communication appropris de favoriser linteraction entre les acteurs du projet afin de rendre plus accessible et plus souple les processus de dcision. En aucun cas, ces espaces de travail collaboratif nont pour rle de se substituer aux runions qui restent des rendez-vous essentiels dans le cadre dun travail collaboratif. Ils viennent plutt en complment et permettent daccompagner les acteurs entre les rassemblements et offre lopportunit au groupe de conserver une plus large activit entre ceux-ci. Ces espaces ont aussi pour but de lever le poids de lefficacit ncessaire des runions du groupe qui ne peuvent laisser actuellement une trop grande place aux digressions. Contenu de leur priodicit et de leur dure, les runions demandent ainsi daller lessentiel raccourcissant les temps de dbats. Permettre aux acteurs dchanger en dehors des runions offre donc la possibilit dchanger plus longuement et de discuter librement de tout ce qui touche de prs ou de loin aux projets du groupe. Les personnes ntant pas toutes gales devant la facilit de prises de parole en public, un espace dexpression tel un forum ou un blog permet cette libert dexpression. Certaines plateformes disposent galement dun service de messagerie instantane, dune messagerie classique (mail) voir doutils voix (VoIP, tlphonie par Internet). Centrale dans le travail collaboratif, la communication consiste donc permettre chacun de sexprimer, dinteragir le plus librement possible afin de pouvoir diffuser des informations (vnements, portes-ouvertes, formations, etc.), demander lopinion de chacun, partager des ides ou des imitatives existantes en lien avec les projets. Favoriser une communication forte entre des

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acteurs permet de dvelopper une reprsentation commune des actions menes et des projets mis en uvre. Par la production de contenus en ligne et de discussions, les membres dun groupe projet possde ainsi une vision partage et leur vitent lapproximation dans la comprhension des diffrentes dimensions des projets (acteurs en prsence, objectifs viss, action menes, technologies utilises, etc.), source de malentendus et donc de pertes de temps dans les dbats. Mais il sagit galement dalimenter le plus possible la rflexion et de nourrir limaginaire du groupe autour des projets et par la mme occasion conserver, au fil des semaines, la motivation et lintrt constant de ses membres. Cest pourquoi le fait que les acteurs dun projet mnent une activit de veille informationnelle et la partage avec les autres membres est important.

Zoom sur la veille informationnelle


La veille informationnelle consiste maintenir un flux rgulier dinformations appropries dans des champs dintrts prcis mais aussi analyser, valuer les informations ainsi qu partager les connaissances produites. La veille peut tre : scientifique, commerciale et concurrentielle, socitale, stratgique, institutionnelle, etc. J.P. Lardy (Urfirst de Lyon) la dfinit aussi comme lensemble des stratgies mises en place pour rester inform, en y consacrant le moins deffort possible en utilisant des processus de signalement automatiss. Le but dune veille est donc de mieux connatre son environnement afin den anticiper les volutions. En plus dtre une aide la dcision, cette activit permet enfin de cibler linformation et la suivre tout en gagnant du temps et en vitant linfobsit. Il y a deux grandes mthodes de veille informationnelle : Le Pull : lutilisateur va chercher les informations et donc tirer les informations lui. Cette mthode ncessite notamment de matriser les fonctions de recherche avance des outils de recherches (moteurs, annuaires, etc.), de comprendre les possibilits et les limites dInternet ainsi que de savoir valuer la pertinence de linformation et la hirarchiser. Le Push : le service envoie l'information lutilisateur. Linformation est pousse de manire automatique vers le chercheur, en fonction de ses prfrences et de critres prtablis par celui-ci. Cette mthode demande en effet de dvelopper une stratgie de veille en recensant les sources directes, en reprant les sites de rfrence et en sabonnant aux sources dinformation sur Internet. Il est donc question ici dorganiser linformation reue via les flux RSS ou encore de sabonner aux newsletters, listes de diffusion et autres alertes Google.

Plusieurs outils sont ainsi la disposition des personnes dsirant mener une activit de veille. On dnombre entre autres : Les Agrgateurs de flux RSS/ATOM Les Blogs (ex : Wordpress, Over-blog) Les microblogs (ex : Twitter, Tumblr) Les Wikis Les Moteurs de Recherche Les Newsletters (lettres dinformation) Les gestionnaires de marque-pages (ex : delicious) Les Alertes Google Annuaires lectroniques Etc.

Exemple doutil de veille pouvant tre mobilis par le Groupe Communication :


Agrgateur de contenus et de services, Netvibes est un portail personnalisable que lon utilise partir de son navigateur Internet et qui permet de regrouper toutes les informations quotidiennement recherches sur Internet ainsi que ses applications web prfres. Le principe est donc dagrger en un seul et mme espace toutes ces informations. Google propose un service similaire avec iGoogle. Le portail se prsente sous la forme dune page Internet classique et peut sorganiser en onglets (offrant un

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dcoupage par thmatique de recherche), chacun regroupant une multitude de modules (blocs) pralablement choisis par son utilisateur. Ils sont appels widgets et sont tous configurables (nombres dactualits afficher, dtailles ou non, etc.). Ce portail web individuel donne ainsi son utilisateur accs une multitude de services au travers de ces widgets : Flux RSS (lien permettant une consultation constante et en temps rel lactualisation des contenus dune page Internet) ; Alertes Google (Veille par mots-cls : diffusion par mails ou flux RSS des nouveaux articles correspondant aux termes recherchs) ; Alertes e-mail (suivi des mails : Gmail, hotmail, etc.) ; Actualits (Le monde.fr, LEquipe, Courrier International, etc.) Podcast (accs diffr ses missions de radio favorites en lecture comme en tlchargement) ; Mto ; Rseaux sociaux (Facebook, Twitter, Myspace, etc.) Albums photos (Picasa, Flickr ; etc.) Recherche de vidos (Youtube, etc.) etc.

Chaque utilisateur possde ainsi une page personnelle accessible par authentification (partie prive) mais peut galement disposer dune partie publique accessible tous pour partager sa veille. Ces pages publiques constituent un rservoir de ressources dans lequel chaque internaute possdant sa propre page Netvibes peut capter ces widgets (ou flux RSS) et donc limporter dans sa propre page par la fonction partage de module. Plusieurs utilisations sont donc possibles : dvelopper une veille informationnelle, contribuer travers un rseau social d'utilisateurs changer des informations, mettre disposition des informations, informer des usagers, crer un bureau virtuel, portfolio, etc.

Perspectives dusage par le Groupe Communication :


Lusage dun agrgateur de contenu comme Netvibes pourrait avoir deux grandes fonctions pour le Groupe Communication . En premier lieu, il sagirait pour les membres du groupe de mettre en place un outil de veille qui, en un mme espace (ex : la page de dmarrage du navigateur Internet), rassemble tous les contenus susceptibles de les intresser. Consulter un un les sites dont les articles reprsentent un intrt pour les membres du groupe est une activit fastidieuse. Elle ne peut donc pas tre faite tous les jours car elle savre vite chronophage sans pour autant avoir lassurance de rsultats. Lusage dun agrgateur de contenus permettrait de mener cette activit en un minimum de temps une fois la mise en place effective dune stratgie de veille. Selon ses centres dintrt professionnel ou voire personnel, cette organisation de la veille consiste sabonner aux flux RSS des sites dont les contenus peuvent enrichir la rflexion des acteurs du groupe sur les diffrents aspects du projet. De cette manire, ils peuvent se tenir informer entre autres des actions rcentes ou des vnements sur le territoire de Brest. Il pourrait par exemple tre question pour le Groupe Communication de sabonner au flux RSS de Repres dans la Cit afin de pouvoir observer en un coup dil son activit au jour le jour.

Widgets Repres dans la Cit , Couleur quartier et Canal Ti-Zef)

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Netvibes @Brest (Auteure : Florence Morvan) En second lieu, il pourrait galement sagir de possder une extension du tableau de bord de la plateforme de travail collaboratif du groupe. Certaines plateformes permettent en effet dtre notifier par flux RSS des dernires nouveauts apparues sur celles-ci. Il pourrait ainsi sagir dtre inform des nouveaux articles publis par le groupe, des nouvelles tches, etc. Ainsi, sans avoir accder directement la plateforme de travail collaboratif, les acteurs sont informs des derniers ajouts ou modifications lis la plateforme ds louverture de leur navigateur Internet. Cette fonction aurait pour but de tisser toujours plus de liens entre le groupe et ses projets.

Pour en savoir plus :


- Visite guide de Netvibes Lien : http://www.youtube.com/watch?v=kmN9pCTNM9g - Tutoriel Netvibes : Guide dutilisation de Netvibes Lien : http://fr.calameo.com/read/0000039665e964672861f (Source : Ateliers Dcouverte Numrique) Lien : http://www.infos-du-net.com/actualite/dossiers/29-netvibes.html (Source : Infos du net) - Prsentation sur la veille informationnelle et les fils RSS Lien : http://urfist.univlyon1.fr/servlet/com.univ.collaboratif.utils.LectureFichiergw?ID_FICHE=195792&OBJET=0017&ID_FICHI ER=99093

Afin dillustrer lintrt davoir une communication interpersonnelle forte dans quipe projet, on peut prendre pour exemple lutilisation de lespace forum dune plateforme de travail collaboratif permettant de stimuler la rflexion et gnrer des ides face un problme rsoudre. Une variante du brainstorming pourrait alors tre ici mobilise par le groupe, il sagit du brainwriting (ou crit-mninge). Une personne ouvre un sujet sur le forum en dcrivant le problme rsoudre ou le thme dbattre et demande chacun des participants trois ides. Chaque membre du groupe se saisit successivement du sujet et le complte en y ajoutant ses ides. Une fois les ides regroupes en ides principales, leur taux de consensus est calcul par comparaison et permet daboutir une ou plusieurs solutions au problme pos initialement. Cette mthode de rsolution de problme est ainsi facilement mobilisable quant il sagit pour le groupe de travailler distance.

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Par ailleurs, le fait de disposer dun espace de travail collaboratif distance permet galement de librer du temps pendant les runions. Il devient alors possible de mettre en place et dvelopper de nouvelles activits, de nouvelles mthodes de travail en commun en prsentiel. Les temps de runions pourraient tre en effet loccasion pour le groupe de mettre en uvre de nouvelles mthodes de stimulation dides (brainstorming), daide la dcision ou de rsolution de problmes (cf. Bibliographie, Guide mthodologique du travail en commun). Le travail collaboratif repose donc autant sur lutilisation doutils spcifiques que sur des mthodes de travail en commun gnratrices de valeurs dans llaboration de projets. La mise en place dune plateforme de travail collaboratif viserait galement une gestion avance des connaissances du Groupe Communication . En effet, en plus de pouvoir diffuser rapidement une information pertinente vers le groupe via son blog, une plateforme dispose galement dun gestionnaire de documents permettant une mutualisation des documents de travail (textes, prsentations, photos, etc.). Ce gestionnaire permet ainsi aux acteurs daccder rapidement et en tous lieux aux contenus amasss ou produits par le groupe en lien avec les projets. En outre, certains espaces de travail peuvent galement bnficier dun wiki qui aurait pour rle de constituer une histoire des projets et du groupe et ainsi construire une reprsentation partage. Cet historique pourrait dailleurs tre une base lvaluation des projets mis en place par le Groupe Communication . Mais il peut aussi tre question pour ses acteurs de crer collectivement une base de connaissances et partager des savoir-faire, des retours dexprience ou encore crer un glossaire (ex : glossaire technique, mtier, etc.). Cette dmarche de mise en place dune gestion des connaissances par le Groupe Communication serait une nouvelle aide supplmentaire la prise de dcision par le partage effectif dune comprhension commune de ses membres par rapport un problme donn ou un sujet donn. Mais elle participerait galement au dveloppement de la capacit dapprentissage des acteurs du groupe. Dune part, pour de nouveaux arrivants dans le groupe, leur intgration serait facilite et acclre par laccs la mmoire du groupe et ses projets. Dautre part, pour les acteurs en place, la mise en commun par exemple de cours de formation en ligne (ex : formation au SPIP, tutoriels, etc.) et la possibilit dy accder tout un moment permettrait dintgrer rapidement de nouveaux concepts mais favoriserait aussi la capacit des acteurs voluer par auto-formation. Enfin, une plateforme de travail peut donc avoir de nombreux effets bnfiques quant la conduite de projet que ce soit au niveau de la communication, de la coordination ou de la production de lquipe projet. Cela tant dit, la dmarche globale quimpose la mise en place dun espace de travail virtuel implique de chacune des personnes dtre vritablement acteur des projets. Par consquent, cet espace refltera le dynamisme du groupe, la motivation et limplication de ses membres. La position dutilisateur de cet espace ne pourra donc tre celle de lecteurs en attente de nouveaux contenus ou de nouvelles tches. Il sagit bien dune prise en main commune des projets dans le sens o chacun contribue faire vivre les projets par lapport de sujets de dbats, dides permettant de rsoudre un problme, darticles illustrant des initiatives proches des projets du groupe, de propositions daction, etc. Autrement dit, le copilotage ne signifie pas seulement un suivi de projet mais surtout dtre actif, ractif voir proactif (anticiper). De ce fait, la mise en place dun espace de travail collaboratif ne peut et ne doit se faire quavec le consentement de lensemble des acteurs et pas seulement une partie du groupe, sous peine dinefficience du pilotage collaboratif des projets et de la collaboration au final.

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Exemple dusage par le Groupe


tre acteur dune plateforme de travail collaboratif en mode projet
A son bureau, un membre du Groupe Communication ouvre son navigateur Internet et accde lespace de travail collaboratif du groupe. Aprs stre identifi comme tant membre du groupe, il accde la page daccueil de lespace.

Tableau de bord Open Atrium (Auteur : jchatard)

La page daccueil faisant office de tableau de bord , il prend tout dabord connaissance du calendrier de projet et observe que les formations au site Repres dans la Cit ont t renseignes dans le planning. Toujours sur cette mme page, son attention se porte ensuite sur lavancement des tches en cours et remarque que les fiches de renseignement ont quasiment toutes t remplies sur le site Repres dans la Cit . Enfin, il remarque quil ny a pas eu de nouvelles tches ajoutes depuis son dernier passage sur la plateforme. Toujours sur le tableau de bord situ en page daccueil, il observe galement que de nouveaux articles et commentaires ont t dposs par les autres membres du groupe. Il songe alors aller voir prochainement les nouvelles informations transmises par ses collaborateurs

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et les nouveaux dbats en cours. Enfin, il constate quil ny a pas eu de nouveaux documents dposs dans le gestionnaire depuis sa dernire visite.

Liste de tches - egroupware

De la page daccueil, il se dirige alors vers lespace rserv aux tches et indique quil a galement termin de remplir les fiches de renseignement qui lui avait t confies sur le site Repres dans la Cit . Lavancement des tches mis jour, le groupe saura dsormais que cette activit est dsormais termine. Ensuite, le fait davoir vu les plages de formation au SPIP indiques dans le calendrier projet lui a rappel quil y a en effet un formulaire remplir dans lespace sondage de la plateforme destin informer le groupe des disponibilits de chacun sur les jours de formation pour que chaque membre puisse prsenter le projet aux partenaires prsents. Il se dirige donc dans cet espace et renseigne ses disponibilits dans le formulaire cr cet effet. Afin de se remmorer tous les aspects du projet et prparer sa prsentation aux partenaires lors de la formation, il va
Calendrier Open Atrium

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ensuite consulter le wiki de la plateforme utilis comme base de connaissances du Groupe Communication . Cet espace lui permet ainsi de collecter des informations sur lhistorique du projet, ses objectifs ou encore de rviser le vocabulaire parfois technique des projets dans le glossaire construit cet effet (SPIP, flux RSS, Google Map, etc.).

Son attention se porte ensuite sur lespace blog et forum de la plateforme. Il commence tout dabord par laisser des commentaires sur les articles mis en ligne par les autres membres. Il participe ensuite une discussion lance sur le forum pour relayer les difficults rencontres dans le mise en ligne des fiches de renseignement et ainsi les confronter avec celles des autres. Il a ainsi pu comprendre par exemple de quelle manire il fallait sy prendre pour situer une structure sur la carte de Google Maps.
Blog Open Atrium (Auteur : jchatard)

A son tour, voulant partager son activit de veille, il dcide galement de publier un article pour informer le groupe dune initiative parallle au guide papier Repres dans la Cit . En ditant son article, il dcrit alors linitiative de la ville de Lyon sur son dition 2008/2009 du guide de lUrgence Sociale et Solidarits et donne le lien vers le site o il a dcouvert ce guide. Il profite dailleurs pour le dposer dans le gestionnaire de documents pour que tous les membres puissent le consulter facilement. Il profite enfin dtre dans cet espace rserv aux documents du groupe pour tlcharger le guide dutilisation du site Repres dans la Cit , co-rdig par les membres du Groupe Communication , afin de le transmettre un des collgues de sa structure dsirant publier des articles sur le site.

Gestionnaire de documents (Open Goo)

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Niveau et formation requis


Informatique et Internet
Comptences informatiques requises :

Lusage dune plateforme de travail collaboratif est assez semblable celui dun site de publications collaboratives. Sur ce point, le Groupe Communication met actuellement en place le site Repres dans la cit qui repose sur la technologie SPIP et qui, comme son nom lindique, est un Systme de Publication pour l'Internet Partag ou Participatif. Les comptences informatiques que dveloppent en ce moment les membres du groupe dans ladministration du site et son alimentation en articles, commentaires, fiches de renseignements, vnements devraient en grande partie pouvoir se reporter sur lusage dun portail de travail collaboratif o les activits de mise en ligne de contenus sont assez proches (articles, calendrier, documents, tches, etc.). Bien que larchitecture de la plupart des plateformes de travail collaboratif soit stable (chaque espace de la plateforme possdant une fonction qui lui est propre), elles demanderont nanmoins des comptences dadministration de site parfois plus avances que ne le ncessite le site Repres dans la Cit actuellement. Sagissant de linstallation et de la configuration de ces dispositifs collaboratifs certains requerront des comptences techniques (cas de certaines solutions propritaires et du logiciel libre) alors que dautres nen ncessiteront pas ou peu (cas de certaines applications propritaires en ligne). Enfin, certaines solutions de type wiki (ex : Google Sites, wikimedia) ncessiteront du groupe de savoir organiser larchitecture de la plateforme en crant les espaces de travail collaboratif dont le groupe souhaitera disposer. Formation requise :

Compte-tenu de la raret des formations aux plateformes de travail collaboratif qui dpendent par ailleurs totalement du choix du dispositif et impliquent de surcrot souvent un cot lev et un lieu de formation loign gographiquement de Brest, cette solution de formation fut carte. Le processus dappropriation dusage de ces plateformes rsiderait plutt dans le renforcement des comptences informatiques des membres du Groupe Communication dj acquises au contact du site Repres dans la cit . Pour cela, lautoformation (tutoriels en ligne, exprimentation), une assistance (ex : forum daide en ligne associ la plateforme) voire un accompagnement du groupe par un tiers (ex : service Internet et Expression Multimdia de la ville de Brest) pourraient tre mis en place au fil de leur utilisation des diffrents espaces de la plateforme afin de parfaire la matrise des fonctionnalits de ces espaces de travail virtuel (administration de la plateforme, usages du wiki, utilisation du gestionnaire de tches, etc.).

Pratiques collaboratives
Comptences collaboratives :

Les comptences techniques du Groupe Communication seront en fait secondaires car ce sont surtout les comptences collaboratives de ses membres qui seront dterminantes. Page 56 sur 80

Elles seront en effet le vritable moteur de la plateforme de travail collaboratif. Tout dabord, les comptences cls ncessaires lusage de cet espace de travail virtuel seront pour les acteurs du groupe de savoir prendre des initiatives et sinvestir pleinement dans les actions menes, que ce soit de manire individuelle ou collective, afin que les responsabilits soient partages. Mais il sagira galement pour les personnes de mobiliser leur intelligence pratique face aux multiples situations de travail et de communication inhrentes au mode projet, et cela partir des connaissances acquises et transformes par laction et linteraction entre les acteurs. En outre, de bonnes pratiques collaboratives demanderont galement au groupe de coconstruire de bonnes logiques et rgles dusages des outils de travail collaboratif (Cf. p.62). Enfin, les plateformes de travail collaboratif tant troitement lies la conduite de projet, certaines dentre-elles possderont des fonctionnalits plus ou moins avances dans ce domaine et pourraient requrir parfois des acteurs quelques connaissances relatives ces mthodes dorganisation du travail (ex : suivi des tches avec le diagramme de GANTT). Formation requise :

Acqurir ou dvelopper les comptences collaboratives ncessaires lusage dune plateforme de travail collaboratif demandera de mettre en place pour le Groupe Communication un apprentissage de type exprientiel. En effet, selon S.K. LEVAN, lapprentissage de nouvelles comptences collaboratives ne peut se faire dans le cadre de formations classiques car les comptences dvelopper par le groupe sont propres leur processus projet. La formation doit donc sinscrire directement dans les pratiques professionnelles du groupe. Il nest donc pas question de se rfrer un rfrentiel de comptences qui ne ferait que prescrire ce que doivent possder les acteurs. Lacquisition de bonnes pratiques collaboratives devrait donc plutt passer par un apprentissage dans laction et dans lexprimentation permanente. Cest cet apprentissage exprientiel qui permettra au groupe dancrer ses comptences dans des situations relles et particulires propres au contexte de leurs projets ainsi que dans la nouvelle organisation du travail dfinie par le groupe (intgrant les mthodes et outils de travail collaboratif qui leur sont les plus adapts). Par le dveloppement des comptences collaboratives se sont bien les pratiques quil faut que les acteurs construisent, reproduisent, matrisent et optimisent travers toutes les situations de travail et de communication rencontres dans le cadre des activits du Groupe Communication . Les comptences collaboratives, qui sont la fois individuelles et collectives, devront ainsi se construire au quotidien chez les acteurs selon un triple processus dapprentissage exprientiel, perptuel et corrl, savoir par : o la connaissance : cest le savoir sur le travail collaboratif et ses pratiques (ce guide ayant pour objectif dtre un point de dpart, un premier socle de connaissances) ; o laction : cest le faire en se confrontant quotidiennement des situations varies ; o linteraction : cest linteragir ou la communication au travail. Lenseignement de connaissances prfabriques sur le travail collaboratif ne pouvant tre efficient, ce sont donc les acteurs qui, dans leur exprience collaborative, devront construire leurs savoirs puis, par la suite, des pratiques collaboratives assimiles et ainsi

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appropries. Un accompagnement par un acteur tiers aurait donc ici pour rle dencourager les membres du groupe, les stimuler, les aider expliciter le sens de leurs expriences et adopter de nouveaux comportements qui soient en cohrence avec leurs intentions de changement. Vouloir amliorer les pratiques collaboratives dun groupe suppose donc des efforts soutenus et cibls qui seuls aboutiront la constitution dune culture collaborative forte et efficace, et cela en toutes situations de travail. La dmarche d'apprentissage exprientiel que la Mthode MAIN recommande pour construire et dvelopper de bonnes pratiques collaboratives repose sur 8 points cls prsents dans le tableau suivant :

Les 8 points cls dorganisation du processus de formation aux pratiques collaboratives


1. L'exprience des pratiques collaboratives doit s'effectuer en parfaite continuit avec l'environnement mtier de l'apprenant. 2. L'exprience doit tre signifiante et trouver une rsonance dans la logique du participant. 3. L'exprience est un engagement authentique : investissement, participation et responsabilisation. 4. L'exprience d'apprentissage doit tre facilite par une assistance significative. 5. Le processus d'apprentissage exprientiel doit s'articuler sur un cycle continu d'action(auto)rflexion. 6. Le processus d'apprentissage exprientiel doit tre renforc par une valorisation du cheminement individuel de chaque participant. 7. L'exprience est un processus d'actualisation, au sens de ralisation de ce qui tait "potentiel" chez l'apprenant. 8. L'exprience doit contribuer dvelopper deux mta-comptences fondamentales : comprendre par l'exprience et apprendre apprendre.
Source : S.K. Levan, http://travailcollaboratif.typepad.com/methode_main/2004/06/index.html

Enfin, sans quil soit question de suivre une formation en ce domaine (coteuse et exigeante), il pourrait tre nanmoins intressant que chacun des acteurs soit sensibilis aux mthodes de conduite de projet tant donn lorientation de ces plateformes vers ce domaine dorganisation du travail. Cette recommandation est galement due au fait que la dmarche collaborative tende vers un copilotage des projets. Les acteurs du groupe pourraient en effet consulter guides, ouvrages ou sites pour se familiariser avec les concepts cls de la conduite de projet (Cf. la rubrique suivante Pour en savoir plus et/ou la bibliographie en fin de guide) et peut-tre co-construire et intgrer ces savoirs dans une base de connaissances.

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Exemples doutils :
Plateforme de travail collaboratif Open Atrium Principales Fonctionnalits Collaboratives - blog collaboratif - wiki - agenda collectif - systme de cration de documents - outil de gestion de tickets / tches - Twitter like - tableau de bord - outil de sondage - blog - agenda collectif - partage de documents - gestionnaires de tches - outil de sondage - tableau de bord - liste de diffusion - forum - messagerie - notification par mail - moteur de recherche - agenda partag - gestionnaire de fichiers partags - forum de groupe - messagerie instantane de groupe - live-counter (permet de savoir qui, dans le groupe, est connect en mme temps sur le groupe) - outil denvoi de newsletter - outil de prise de notes - gestionnaire de liens Internet - rpertoire de groupe - tableau de bord - messagerie lectronique(Gmail) - agenda partag (Google Agenda) - Outil dcriture collaborative (Google Docs) - wiki (Google Sites) - gestionnaire de tches (Google Sites) - gestionnaire des documents (Google Sites) - tableau de bord (Google Sites) - gadgets (Google Sites) - messagerie instantane (Google Talk) - visiophonie (Google Talk) - agrgateur de contenu (iGoogle) Lien vers le site Internet Commentaires http://openatrium.com/

Logiciel Libre ; Disponible en franais

Affinitiz

http://affinitiz.com/

Application en ligne propritaire ; Offre gratuite et payante ; Disponible en franais www.agora-project.net/

Agora-Project

Logiciel Libre ; Disponible en franais

Google Apps

http://www.google.com/apps/i ntl/fr/group/index.html

Application en ligne propritaire ; Offre gratuite et payante ; Disponible en franais

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eGroupware

OpenGoo

- calendrier - carnet d'adresses - gestionnaire de fichiers - client mail - bookmarks (marque-pages) - forum - client ftp : (rcuprer des fichiers d'un serveur) - infolog (grer la relation client) - messagerie interne - gestion de projet : (tches, dlais, priorits, facturation) - wiki - bug tracker : Systme de gestion d'incidents avec mission de tickets - gestion de site web - outils bureautique en ligne (texte, tableur, prsentation) - gestionnaire de tches - messagerie lectronique - agenda - marque-pages - rpertoire de groupe - wiki - calendrier - forum - partage de documents - notification par mail ou flux rss - gestion de projet (avancement, tches et sous-tches) - notification par mail - planning projet - gestion de documents - forum - marque-pages - moteur de recherche - tableau de bord - agenda partag - forum de groupe - messagerie instantane de groupe - messagerie lectronique - wiki - outil de prise de notes - gestionnaire de documents - gestionnaire de tches - outil de sondage - marque-pages - rpertoire - moteur de recherche

http://www.egroupware.org/

Logiciel Libre ; Disponible en franais

http://www.opengoo.org/

Logiciel Libre ; Disponible en franais http://www.mediawiki.org/wik i/MediaWiki/fr Logiciel Libre ; Disponible en franais http://www.phpcollab.com/blog/

Mediawiki

phpCollab

Logiciel Libre

Toutateam

http://www.toutateam.com/

Logiciel Libre ; Disponible en franais

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Toutes ces plateformes de travail collaboratif proposes dans cette slection sutilisent en ligne avec le navigateur Internet de votre ordinateur (Mozilla Firefox, Internet Explorer, Safari, Opra, etc.)

Pour en savoir plus :


Sur les plateformes de travail collaboratif : Sites de dmonstration de plateforme de travail collaboratif : o Agora project : (cliquer sur espace public) Lien : http://www.agoraproject.net/demo/module_tableau_bord/index.php?tdb_periode=mois o Egroupware : (Utilisateur : demo ; Mot de passe : demo) Lien : http://www.stylite.de/egrouware_demo_login o Open Goo : Lien : http://demo.opengoo.org/fr/index.php?c=access&a=index o Toutateam : (Login : demo ; Password : demo) Lien : http://demo.toutateam.com/ Test de la plateforme daffinitiz Lien : http://interfaces.typepad.com/interfaces/2006/03/panorama_des_es.html Lien : http://www.lucca.fr/fr/ressources/interfaces/affinitiz.html (vido test) Visite guide daffinitiz (source : Ateliers Dcouvertes Numrique) Lien : http://www.youtube.com/watch?v=-jGRH0yOw3M (vido) Lien : http://fr.calameo.com/read/000003966e66084c5e949 (prsentation) Google Sites Tour (en anglais) Lien : http://www.youtube.com/watch?v=X_KnC2EIS5w Tutoriel Google Sites : Lien : http://sites.google.com/site/unsitepourtous/sommaire Comparateur de WIKI : version, fonctionnalits, OS requis, licence, etc. Lien : http://www.wikimatrix.org/ Prsentation du wiki : Lien : http://www.commoncraft.com/video-wikis-plain-english (Version franaise disponible sous la vido)

Sur la conduite de projet et les mthodes de travail collectif Guide mthodologique du travail en commun (Institut Atlantique dAmnagement des Territoires): Lien :http://www.iaat.org/ressources/methodo_formation_guide_methodo.php?id2 =22 Page 61 sur 80

Dmarche de la conduite de projet (dfinition, processus, etc.) : Lien :http://www.cedip.equipement.gouv.fr/IMG/pdf/conduite_de_projet_cle54dff a.pdf

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C. Proposition dune dmarche mthodologique menant au travail collaboratif


Cette prsentation de solutions collaboratives a eu plus pour objet de poser des pistes de rflexion aux membres du Groupe Communication quant aux pratiques collaboratives quils devront dvelopper qu la proposition ferme de mthodes et doutils de travail collaboratif. La dmarche de travail collaboratif demande en effet dadopter de nouvelles mthodes de travail par la reconfiguration des pratiques existantes au sein du groupe en termes de communication, de coordination et de production. Si le Groupe Communication dsir mener cette dmarche, chacun des membres devra alors accepter de rentrer dans un processus dapprentissage, et mme de co-apprentissage. Comme on la dit prcdemment, lesprit collaboratif nest pas inn, cest une culture quil faut travailler en quipe. Le travail collaboratif, cest donc aussi apprendre continuellement mieux travailler ensemble en renforant les liens tisss entre les acteurs et leurs pratiques collaboratives. Il existe quelques points de repres simples qui permettent aux membres dune quipe de travail de se situer par rapport cette culture de travail collaboratif. Oliver Zara, dans son ouvrage Le management de lintelligence collective (2008), cite les repres suivants :

Je ne collabore pas quand je :


- Je participe un entretien, une runion ou une rencontre ;

Je collabore quand je :

- Je donne une information une personne parce que je pense que cette personne a besoin de cette information alors mme - Je communique (mettre de linformation quelle ne me la pas demand ; ou en recevoir), je rponds une question quon me pose, je cherche des ides parce - Je consacre une partie de mon activit quon me le demande ; aider les autres dans laccomplissement de leur activit, alors mme que cela ne - Je manage une quipe ou un projet, jaide concoure pas latteinte de mes objectifs les autres parce quon me la demand ; personnels. Je le fais, parce que cela contribue la performance collective. Je le - Jessaye dobtenir le maximum de fais spontanment et non parce que jen ai ressources de lorganisation pour raliser reu lordre. mes objectifs dans de bonnes conditions. - Je cherche des ides et je les propose spontanment pour amliorer les Ces actions relvent de la communication, performances de mon organisation. du management ou de la ngociation. Elles sont ncessaires et utiles, mais il ne sagit - Jessaye de construire une relation gagnant/gagnant dans le cadre de mon pas de collaboration. activit. Jai autant le souci de mes intrts que de ceux des autres. Je veux gagner, je veux que l'autre gagne et que le collectif gagne : Win Win Win (selon l'expression de Pascal Baudry, pdt de WDHB Consulting)

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En rsum, on collabore quand, en marge de son travail effectu au sein dun groupe projet, on fait preuve dinitiative, lorsquon donne assistance ses partenaires ou encore lorsquon est imaginatif et cratif. On comprend ici que maintenir un quilibre entre le fait de mener le travail qui lui a t confi et une collaboration active nest pas des plus simples. Elle nest donc valable seulement si chacun des membres jouent justement ce jeu de la collaboration. Par ailleurs, il existe, dans une situation de travail collectif, une diffrence entre le fait de former un groupe et celui dtre une quipe de travail. En effet, il y a deux dimensions essentielles que sont le vcu groupal et le processus de travail de groupe. De ces deux dimensions, R. Mucchielli a tabli une typologie des groupes qui se prsente de la manire suivante : Les groupes orients vers le groupe : Ils sont centrs sur leur vie de groupe et sur les relations. Ils soccupent de dfinir, dlucider et damliorer les processus internes au niveau de la communication et des comportements. Les groupes orients vers la tche : Ils sont centrs sur le travail accomplir et ne soccupent pas de ce qui se passe dans le groupe au niveau socio-affectif ou comportemental. Ces groupes sont tendus vers la ralisation dun objectif commun. Lquilibre atteint ou non entre ces ples dtermine si le collectif tend soit vers lquipe de travail soit vers le groupe, ce qui est diffrent. Le Groupe Communication , dans une volont damliorer lefficience et lefficacit de son travail, devra donc prter autant dattention ces deux dimensions que sont lorientation vers le groupe et celle vers la tche afin de former une quipe de travail. Si une quipe de travail comme le Groupe Communication souhaite donc se lancer dans un projet de travail collaboratif, elle devra s'attacher amliorer ses pratiques de travail collectif et donc les repenser. Ce travail ncessite donc de passer par la modlisation des pratiques de travail collectif existantes, de les analyser puis les reconfigurer pour enfin les simuler avant leur mise en place dfinitive. L'introduction du travail collaboratif, dont l'objet final est bien d'amliorer les mcanismes de communication, de coordination et de production dans un groupe projet, est en fait une vraie opportunit de repenser le groupe dans sa globalit. Ladoption du travail collaboratif par le Groupe Communication ne pourra tre effective seulement si le groupe ne se limite pas : Au choix et linstallation dune solution ou doutils de travail collaboratif ; A reconfigurer quelques mthodes de travail collectif ; Aux aspects technologiques et organisationnels, ncessaires mais insuffisants, laissant de ct leffort fournir sur lacquisition de nouvelles comptences collaboratives.

A partir de la mthode baptise Logiques et Rgles dUsage des outils de travail collaboratif dvelopp par S.K. Levan, les dfis qui se poseront au Groupe Communication reposeront donc sur trois grandes phases de construction de la collaboration :

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Se constituer des comptences collaboratives Il va sagir en effet pour le Groupe Communication dapprendre collaborer efficacement, individuellement comme collectivement, en prsence comme distance, lors d'activits de communication, de production et de coordination. Cet apprentissage mnera le groupe dvelopper, dune part, son intelligence pratique applique par ses membres en situation de travail et, dautre part, sa capacit identifier rapidement les logiques dusage et les rgles dusage propos des outils de travail de collaboratif. Par ailleurs, ces comptences collaboratives se dveloppent aujourdhui beaucoup sur les plateformes de travail collaboratif notamment par le fait quelles reposent sur des initiatives consistant mobiliser des ressources amliorant les interactions entre acteurs et actions.

Mettre en uvre de bonnes pratiques de travail collaboratif Cette mise en uvre de bonnes pratiques de travail collaboratif requiert chez un groupe de travail de runir trois conditions : de disposer dun objectif commun, dinteractions effectives entre les collaborateurs et dune confiance mutuelle. Le Groupe Communication rpond actuellement en tout ou partie ces conditions mais celles-ci ont des spcificits quil est ncessaire de dtailler pour que le groupe puisse sy projeter afin de pouvoir sy ajuster si ncessaire : o Partager un objectif commun : le travail collaboratif ncessite que lobjectif fix soit identifi prcisment par les acteurs et clairement appropri, savoir compris et accept par tous. La collaboration nen acquiert ainsi que plus de sens pour les acteurs qui saisissent mieux la valeur de leur contribution. Il est donc important de noter quun objectif mal ou peu dfini peut crer de la confusion dans l'esprit des acteurs et amener une passivit voir un retrait de ceux-ci dans les projets du groupe. Cependant, adopt une attitude strictement contraire nest pas non plus prfrable. En effet, un objectif trop dtaill, trop prcis, peut quant lui occasionner un appauvrissement des contributions, une collaboration calcule ou limite strictement l'objectif. o Avoir des interactions effectives entre acteurs : le travail collaboratif ne peut se faire que sil y a une interaction forte entre acteurs et o les contributions sont volontaires, savoir non imposes. De ce fait, le travail collaboratif ne peut comprendre de comportements purement consommateur (bnficier du travail collectif sans apports de contributions) comme monopolisateur (apports consquents permettant de conserver une forme de pouvoir). Il y a ainsi un niveau moyen de contribution atteindre entre les acteurs du Groupe Communication afin que chacun obtienne une rtribution gale en retour. De ce fait, il existe des procdures de coordination et de rgulation du travail collaboratif que le groupe pourra mettre en place afin de rguler les contributions de chacun. o Partager une confiance mutuelle : Le travail collaboratif ne peut sexprimer seulement si une confiance partage rgne lintrieur du groupe. Cette confiance tient galement deux conditions :

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La franchise dans le travail : il faut tre assur quun partenaire ne fera pas faux bond quand il sera sollicit ; Lassurance des comptences des collaborateurs : les activits ne peuvent tre confies ou partages avec des personnes qui n'ont pas les comptences ncessaires.

La confiance comporte galement des risques. En effet, un excs de confiance peut conduire une fragilisation du groupe, une perte de repres. Par contre, un manque de confiance peut aboutir une perte de crativit et de dynamisme. Cest pourquoi, la mise en place dune charte de valeurs et de rgles de comportement explicites et partages est envisager. Pour le Groupe communication , il sagira donc de conforter ces conditions en trouvant le bon quilibre afin que la mise en uvre de bonnes pratiques de travail collaboratif soit optimale grce la constitution dun environnement de travail favorable la collaboration. La co-construction et la mise en place de procdures de coordination ou dune charte des valeurs y participeront Mobiliser des logiques et des rgles dusage des outils de travail collaboratif L'usage d'un outil est une pratique incorpore dans les pratiques professionnelles des acteurs. Cet usage avanc des outils de travail collaboratif doit donc se comprendre en termes de : o Logiques d'usage : Quels sont les outils et les usages qui seront les plus efficaces selon les objectifs et les situations de travail et de communication du Groupe Communication ? (question laquelle ce chapitre sest propos de rpondre en partie) o Rgles d'usage : Quelles sont les conventions d'usage qui seront les plus efficaces suivant les contextes et en fonction des enjeux et des outils ? Les rgles d'usage des outils de travail collaboratif se prsentent en quelques sortes sous la forme de guides d'action pour les acteurs engags dans des activits tirant parti des nouveaux outils de travail collaboratif. En dautres mots, elles clairent les acteurs sur les comportements attendus et les modes demploi des outils de travail collaboratif selon le contexte des activits. Ces rgles dusage sont plus interprtatives que prescriptives car elles doivent laisser une marge de manuvre suffisante permettant dadopter diffrents modes de collaboration afin de faire face la multiplicit des contextes de travail. Nanmoins, le respect de ces rgles dusage reste essentiel lefficacit du travail collaboratif. De ce fait, ces rgles doivent tre construites par le groupe lui-mme. Par exemple, sagissant de la rdaction partage dun document texte, dfinir des rgles dusage selon la nature du document produire permettront dencadrer la stratgie dcriture collaborative et de formaliser le respect des mthodes de travail. La (co-)production des logiques et des rgles dusage , qui serait dj en soit un premier processus de travail collaboratif mettre en place par le groupe, devra donc aller de pair avec limplantation des outils de travail collaboratif. En outre, ces

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conventions seront amenes voluer et gagner en maturit au fil des usages de ces outils. De lexpression de ces trois phases de construction de la collaboration, on peut finalement en dduire quil sagirait pour le groupe de co-construire un contrat collaboratif comme nouveau contrat social. Ce contrat collaboratif renverrait ainsi aux droits et devoirs relationnels relatifs aux comportements attendus dans le cadre dun travail collaboratif. Ce contrat reprendrait entre autres lments les recommandations cites plus haut, savoir : la mise en place de procdures de coordination et de rgulation permettant de rguler les contributions, dune charte de valeurs et de rgles de comportement explicites et partages, et dun guide daction des outils de travail collaboratif dfinissant les rgles dusage. Ce contrat respect par les membres du groupe aurait ainsi pour objet de faire voluer les comportements des acteurs, et donc ses valeurs, vers une thique de la collaboration.

Conclusion de ce chapitre
Par la proposition de mthodes et doutils de travail collaboratif permettant de rpondre certaines attentes du groupe en matire de travail collectif, lobjectif poursuivi dans le cadre de ce chapitre tait de permettre au Groupe Communication de se familiariser avec les modalits de mise en uvre du travail collaboratif. On a effet pu constater que le travail collaboratif, pour quil rponde toutes ses promesses defficience et defficacit dans la conduite de projets, ncessitait de rassembler un ensemble de pr-requis visant construire un environnement favorable la collaboration. Que ce soit dans le choix des outils, des pratiques collaboratives dvelopper ou encore des conventions dusage dterminer en fonction des situations de travail, il y a tout un plan de mise en uvre du travail collaboratif que lon a commenc dessiner dans ce guide mais quil tient au Groupe Communication dsormais de co-construire, avec laide si possible dun acteur extrieur. Une bonne prparation en amont (ce quoi ce guide voulu sattacher faire) est donc ncessaire par la construction dune reprsentation commune de ce quest le travail collaboratif afin que chacun des membres du groupe partage pleinement les bnfices que pourrait reprsenter une telle organisation du travail collectif. Mais comme on a pu le constater, cest surtout dans laction que vont se construire progressivement les comptences collaboratives du groupe. La constitution dune culture collaborative forte au sein du Groupe Communication dpendra donc en grande partie de leur facult rflchir constamment sur leurs pratiques collaboratives. La mise en uvre du travail collaboratif sera donc une dmarche long terme qui visera amliorer continuellement la communication entre les individus ainsi que les activits menes collectivement ou individuellement autour des projets.

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Conclusion gnrale

Dans un monde de plus en plus changeant et mouvant, la recherche de la collaboration est devenue un enjeu de plus en plus important pour les organisations. La dmocratisation des Technologies de lInformation et de la Communication et la maturit croissante des outils de travail collaboratif ont permis de rpondre en partie ce besoin fort de collaborer entre personnes. Il devient ainsi de plus en plus rpandu pour des entreprises, des structures publiques, des associations ou simplement des groupes dindividu de faire travailler des acteurs sur un projet commun par la mobilisation des mthodes et outils de travail collaboratif. Dans cette qute dune collaboration toujours plus avance entre personnes, ces organisations ont tous pour point commun de vouloir tre plus attentives et ractives face leur environnement et surtout plus pertinentes dans les projets quelles dfendent. Le Groupe Communication , dans ses projets visant amliorer la communication entre les partenaires du champ de lintervention sociale afin quils puissent mieux travailler ensemble et apporter de nouvelles pistes daction aux professionnels et bnvoles ainsi quaux usagers en situation disolement social, a montr lexistence dune relle volont dtendre le concept de la collaboration tout le champ de la sant et du social en charge des personnes en situation de grande prcarit sur le territoire de Brest. Mais cest surtout en utilisant les TIC comme support du projet de rdition du guide Repres dans la cit que le Groupe Communication prsentent des prdispositions se saisir des mthodes et outils de travail collaboratif dautant que leur configuration organisationnelle actuelle, spcifique des quipes projets, sy prte totalement. Le travail qui a t effectu dans le cadre de ce guide par le dpartement LUSSI de Telecom Bretagne a donc eu pour but, dans un premier temps, de confirmer cette intuition formule par le service Internet et Expression Multimdia de la ville de Brest. Il a donc t question dexpliciter, partir de lanalyse du fonctionnement du groupe, de quelle manire le Groupe Communication devait cheminer afin de pouvoir sapproprier les mthodes et outils de travail collaboratif en ayant comme perspectives, in fine, de dvelopper les pratiques collaboratives des acteurs et de rpondre leurs attentes en termes de travail en commun. La ralisation de ce guide pratique sur le travail collaboratif a ainsi permis de proposer quelques solutions bases sur les mthodes et outils de travail collaboratif visant rpondre aux attentes du groupe en termes de travail collectif en mode projet. A partir du profilage du groupe, ces propositions ont eu pour but de fluidifier les communications interpersonnelles du groupe, damliorer la coordination des acteurs ainsi que de faciliter les activits individuelles et collectives de production, que ce soit en prsentiel ou distance. Mais en parallle de lexpression de ces solutions, lobjectif principal de ce guide restait avant tout de rendre lisible les lments cls dune mise en uvre du travail collaboratif au sein du Groupe Communication . Des derniers conseils que lon souhaite formuler en lien avec cette dmarche, il sera question, tout dabord, de veiller hybrider les mthodes. En effet, il ne sagira pas ici dcarter dfinitivement les anciennes mthodes de travail tablies par le groupe ( savoir les runions, les mails, le tlphone, etc.) mais plutt dessayer de trouver de quelle manire vont se

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positionner les mthodes dorganisation traditionnelles du groupe (communication, coordination, production) avec les mthodes de fonctionnement propres au travail collaboratif de faon ce que la fusion des deux donne un rsultat nettement plus performant, que les unes sans les autres. Ensuite, chaque outil et mthode propos dans ce guide sont aborder sereinement, lun aprs lautre, mais surtout pas tous la fois. Chaque outil devant sinscrire dans un contexte dusage particulier et propre au Groupe Communication , ce travail doit seffectuer progressivement pour que les acteurs puissent se les approprier pleinement. Pour cela, il faudra galement prendre le temps de sorganiser afin dviter une possible rsistance au changement. Il est en effet important que chacun des membres du groupe soient en accord avec les processus de travail quil va sagir de mettre en uvre sous peine de compromettre la dynamique de groupe ncessaire un mode dorganisation de type collaboratif. Pour faciliter un changement dorganisation du travail dans un groupe projet, il est donc important que chaque membre soit inform sur les apports et lefficience des mthodes et outils de travail collaboratif afin que chacun puisse se sentir impliqu pour pouvoir ensuite y adhrer. Cette ncessit dinformer fut dailleurs un des objectifs de ce guide sur le travail collaboratif. Le dernier facteur facilitateur rside enfin ce que les solutions de travail collaboratif choisies rpondent un besoin rel du Groupe Communication afin que leur adoption soit plus aise pour les acteurs. Sur la base des exemples doutils proposs dans ce guide, le choix final des outils de travail collaboratif devra dailleurs tre dtermin par une solution prte lemploi, la fois conviviale et facile dusage de manire rduire leffort dapprentissage peru par les acteurs. Autrement dit, les mthodes et outils devront apporter un niveau de contrainte acceptable au regard de bnfices quils apporteront au groupe. Ces bnfices devront bien entendu tre compris par tous. Enfin, on galement point le fait quil tait important que le Groupe Communication soit accompagn par un acteur extrieur dans cette dmarche dappropriation du travail collaboratif comme cela a pu tre le cas pour la mise en uvre du site Repres dans la cit avec le service Internet et Expression Multimdia de la ville de Brest. Dans le cadre de cette dmarche, un accompagnement consisterait en effet ici contribuer au choix des outils de travail collaboratif et leur mise en place, soutenir les membres du groupe court, moyen et long terme en les aidant formuler le sens de leurs pratiques et dvelopper de nouvelles comptences collaboratives qui soient en adquation avec leurs intentions de changement. Cest donc sur la base de cette initiative que ce guide sur le travail collaboratif, propos la fois par la ville de Brest et Telecom Bretagne, reprsente finalement une premire tape de cet accompagnement. Pour conclure, un des enjeux qui se prsente au Groupe Communication serait finalement de savoir si, sa propre chelle, un groupe de professionnels et bnvoles de lintervention sociale, plus ou moins loigns des outils informatiques et Internet, saura se saisir des mthodes et outils de travail collaboratif afin damliorer ce travailler ensemble pour, dans un second temps, dmocratiser ces solutions collaboratives au niveau du rseau de lutte contre lIsolement Social . Si le groupe sapproprie effectivement les mthodes et outils de travail collaboratif, il serait en effet important quil envisage par la suite de les faire dcouvrir et ainsi partager leurs conseils en fonction des expriences quil aura lui-mme vcues dans son appropriation afin de transmettre le travail collaboratif son cercle professionnel voire personnel.

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Bibliographie

Ouvrages
- LEVAN S.K. (2004), Travail collaboratif sur Internet : Concepts, mthodes et pratiques des plateaux projet, Ed. Vuibert - BALMISSE G. (2005), Guide des outils du knowledge management : panorama, choix et mise en uvre, Ed. Vuibert - LONGCHAMP J. (2003), Le travail coopratif et ses technologies, Ed. Hermes - SAADOUN M. (1996), Le projet groupware, des techniques de management au choix du logiciel, Ed. Eyrolles - ZARA O. (2008), Le management de l'intelligence collective : Vers une nouvelle gouvernance, Ed. M21 Editions Aperu : http://www.sphere-ie.fr/documents/ManagementIntelligenceCollective.pdf - LIVIAN Y-F. (2005), Organisation, thories et pratiques, 3me dition, Ed. Dunod - CORNU J-M. (2001), La coopration, nouvelles approches Lien : http://www.cornu.eu.org/files/cooperation1_2.pdf Rsum du livre : http://www.cornu.eu.org/news/resume-du-livre-la-cooperation-nouvelles-approches - MUCCHIELLI R. (2008), La dynamique des groupes : Processus d'influence et de changement dans la vie affective des groupes, Ed. ESF diteur - MUCCHIELLI R. (2009), Le travail en quipe : Cls pour une meilleure efficacit collective, Ed. ESF - HENRI F., LUNDGREN-CAYROL K. (2001), Apprentissage Collaboratif Distance Pour Comprendre Et Concevoir Les Environnements D'apprentissage Virtuels, Ed. PUQ

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Webographie

Mthodes de travail en commun et de conduite de projet


- Guide mthodologique du travail en commun - Institut Atlantique dAmnagement des Territoires (IAAT) : Ce guide, construit sous la forme de fiches techniques, est une initiation la slection de mthodes de collecte dinformations sur Internet, d'organisation, d'animation de groupes de travail et de gestion de projets. Lien : http://www.iaat.org/ressources/methodo_formation_guide_methodo.php?id2=22 - Site ressource sur la gestion de projet : forums, annuaire, guides, outils, bibliographie, liens vers des cours gratuits en ligne, etc. Lien : http://www.gestiondeprojet.com/ - La Conduite de projet (Michel DENJEAN, Mars 2004) : dfinir la notion de projet ; tablir un lien entre les lments qui le caractrise et la manire de le conduire ; tudier le processus mis en oeuvre ; analyser les rles des diffrents acteurs dun projet ; dterminer les causes dchec et les conditions de russite ; montrer lintrt de cette dmarche. Lien : http://www.cedip.equipement.gouv.fr/IMG/pdf/conduite_de_projet_cle54dffa.pdf - Prsentation et test de diffrents outils de travail collaboratif (benchmark) : Lien : http://www.magellan-project.com/doc/memoire_outils_collaboratifs.pdf

Sites thmatiques
La collaboration
- Outils-Rseaux : le site a pour objectifs d'initier et d'accompagner les pratiques coopratives, en s'appuyant sur des outils Internet. Lien : http://outils-reseaux.org/wakka.php?wiki=PresentationProjet - Intercoop : rseau des rseaux francophones de la coopration, de l'intelligence collective et des pratiques collaboratives Lien : http://www.intercoop.info/index.php/Accueil - Travail collaboratif : ce site Internet a t conu afin dexpliquer, rendre compte, donner des points de repres pour aider anticiper les bonnes dcisions d'organisation face la mise en place du travail collaboratif. Lien : http://www.travail-collaboratif.info/?Accueil.fr

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Observatoires des TIC

- Internet actu : site d'actualit consacr aux enjeux de l'internet, aux usages innovants qu'il permet et aux recherches qui en rsultent. Lien : http://www.internetactu.net/ - Outils froids : Blog et forum prsentant de nouveaux outils, usages, mthodologies, et concepts en gestion de la connaissance et technologies de l'information. Lien : http://www.outilsfroids.net/ - Marsouin : M@RSOUIN, est un groupe scientifique qui effectue des recherches en sciences humaines et sociales sur les usages des TIC. Lien : http://www.marsouin.org/ - Common Craft : Vidos titre ducatif sur certaines technologies Internet Lien : http://www.commoncraft.com/videos#french

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Glossaire

A. Outils de travail collaboratif


1. Outils de communication
Liste de discussion : Elle permet un groupe de personnes de communiquer sur un thme donn par l'intermdiaire du courrier lectronique. Il est ncessaire de s'abonner la liste de discussion pour pouvoir participer aux changes. Les abonns crivent l'adresse lectronique de la liste, courrier qui sera automatiquement distribu tous les abonns de la liste (voir galement Liste de diffusion). Messagerie Instantane : La messagerie instantane permet l'change instantan de messages textuels entre plusieurs ordinateurs connects au mme rseau informatique, et plus communment celui de l'Internet. Contrairement au courrier lectronique, ce moyen de communication est caractris par le fait que les messages s'affichent en quasi-temps-rel et permettent un dialogue interactif. Elle offre galement des fonctions d'changes de fichiers et de communication par la voix. Les utilisateurs ajoutent leurs correspondants dans une liste et sont informs lorsque l'un d'eux se connecte la messagerie ce qui leur permet d'entamer une conversation. Tableau Blanc Interactif : Le tableau blanc interactif est un dispositif n dun croisement entre les technologies dcran tactile et celles de la vidoprojection. Cet outil peut tre mobilis pour partager les changes dune runion en temps rel avec des participants sur place ou distance. Visioconfrence : La visioconfrence est une technique qui permet d'organiser des rencontres de haute qualit techniques entre des groupes de personnes sur des sites distants. Elle combine deux techniques qui sont fois la visiophonie, permettant de voir et dialoguer avec son interlocuteur, et la confrence multipoints (ou confrence plusieurs ), permettant d'effectuer une runion avec plus de deux terminaux. .

2. Outils de partage dapplication et de ressources


CAO : La conception assiste par ordinateur comprend l'ensemble des logiciels et des techniques de modlisation gomtrique permettant de concevoir, de tester virtuellement - l'aide d'un ordinateur et des techniques de simulation numrique - et de raliser des produits manufacturs et les outils pour les fabriquer (ex : industrie automobile). Forums : Ces services permettent des acteurs dchanger et de discuter sur un thme donn :

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chaque utilisateur peut lire tout moment les interventions de tous les autres et apporter sa propre contribution sous forme d'articles. Pour aller sur un forum, on utilise son navigateur en se connectant une adresse URL. Les questions du forum peuvent ventuellement alimenter les FAQ. Outils dcriture collaborative (dition conjointe/partage) : C'est l'laboration dun document mene par plusieurs participants. Cette forme de coproduction a prcd linvention des outils de communication lectronique. Lcriture collaborative dsigne les activits de conception, de rdaction, de rvision ou ddition du document ralises dans un espace de travail virtuel. Un logiciel permet diffrentes personnes de collaborer l'laboration d'un document partag. Chaque contribution enrichit le document. Les traces des diffrentes contributions sont conserves et gres (gestion et contrle de versions).

3. Outils dinformation et de gestion des connaissances :


Annuaire lectronique : Il s'agit d'un annuaire organis en base de donnes et interrogeable partir d'Internet ou dun Intranet. Les annuaires lectroniques peuvent tre des listes de personnes ou de services. Bibliothques lectroniques : Dsigne un ensemble de documents lectroniques collects et partags au sein dun groupe de travail. Textuels, iconographiques ou sonores, les documents sont entreposs dans des espaces de travail partags et organiss selon les besoins des situations de travail vcues au sein du groupe. Dans un espace de travail collaboratif, les bibliothques nont pas seulement pour but de partager un stock de documents. Elles sont centres sur la collaboration et pour cela, permettent aux participants de communiquer sur la signification, lutilit et la valeur des documents mis en commun. Blog : Un blog (ou blogue) est un site Web constitu par la runion de billets publis au fil du temps et classs par ordre antchronologique. Chaque billet (appel aussi note ou article) est, l'image d'un journal de bord ou d'un journal intime. Le blogueur (tenant du blog) y rdige un texte, souvent enrichi d'hyperliens et d'lments multimdias et sur lequel chaque lecteur peut gnralement apporter des commentaires. E-learning : Le e-learning dsigne l'ensemble des mthodes et des outils permettant un apprentissage distance grce aux technologies Internet. L'apprentissage en ligne est une modalit pdagogique et technologique qui concerne la formation continue, lenseignement suprieur mais aussi la formation en entreprise, cest--dire pour un apprenant adulte ayant une certaine autonomie dans lorganisation de son processus dapprentissage. Flux de syndication RSS : Un flux RSS ou fil RSS (Rich Site Summary, ou en franais sommaire dvelopp de site) est un format de syndication de contenu Web, cod sous forme XML. Ce systme permet de diffuser en temps rel les nouvelles des sites d'information ou des blogs, ce qui permet de rapidement consulter ces dernires sans visiter le site.

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Gestion Electronique des Documents (GED) : La Gestion Electronique des documents assure lintgration du document dans un circuit dinformation en grant son archivage, sa scurit, son administration, mais aussi son indexation, son accessibilit par moteur de recherche et requte vers la base de donnes. Autrement dit, la GED est un ensemble doutils et de techniques qui permettent de dmatrialiser, classer, grer et stocker des documents partir dapplications informatiques dans le cadre normal des activits de lentreprise. Liste de diffusion : Base sur la mme technologie que la liste de discussion, il existe des listes de simple diffusion. Ces listes ne permettent pas l'interactivit, c'est--dire que les messages sont envoys par un metteur unique le(s) gestionnaire(s) de la liste - vers les abonns. Les membres de la liste de diffusion reoivent donc rgulirement des informations sans pouvoir rpondre publiquement au message directement par la liste. Ces listes n'ont donc pas pour but de favoriser les discussions entre les abonns. Comme leur nom semble l'indiquer, ces listes permettent seulement de diffuser une information gnrale ou spcialise (ex : Newsletter). http://www.les-infostrateges.com/article/0609185/liste-de-discussion-et-liste-de-diffusion Moteur de recherche : Un moteur de recherche est un logiciel permettant de retrouver des ressources (pages web, forums, images, vido, fichiers, etc.) associes des mots. Certains sites web offrent un moteur de recherche comme principale fonctionnalit, on appelle alors moteur de recherche le site lui-mme (Dailymotion, YouTube, Google Video, etc. sont des moteurs de recherche vido). Enfin, On trouve galement des mtamoteurs, c'est--dire des sites web o une mme recherche est lance simultanment sur plusieurs moteurs de recherche (les rsultats tant ensuite fusionns pour tre prsents l'internaute). Outils de cartographie des comptences : Ils permettent de rfrencer les domaines d'expertise de chaque employ de faon dtaille, afin de pouvoir les retrouver facilement. Cette cartographie est indispensable pour savoir qui fait quoi dans un projet de plate-forme collaborative. Outils de Pair--Pair (Peer-to-Peer ou P2P) : Les rseaux pair--pair permettent plusieurs ordinateurs de communiquer, de partager des informations, des fichiers le plus souvent (documents de travail), mais galement des flux multimdia continus (musique ou vidos en streaming) au sein dun rseau priv et scuris. Chaque ordinateur joue alors (grce un logiciel) le rle de serveur et de client. Le P2P est une architecture qui donne toute son autonomie au client en rduisant le rle des serveurs qui, dans certains cas, peuvent jouer un rle de chef d'orchestre. Portail : Il donne au personnel d'une entreprise et aux partenaires de celle-ci accs, d'une part, l'ensemble des donnes et des informations qui appartiennent l'entreprise en question, et d'autre part, une srie de sites Web ou de portails verticaux qui se rapportent la sphre d'activits de l'entreprise. Le portail constitue la porte dentre aux connaissances de lentreprise mais galement ce qui se trouve sur Internet. Il est l pour rpondre au plus vite aux besoins de lutilisateur en termes dinformation.

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Systme expert : D'une manire gnrale, un systme expert est un outil capable de reproduire les mcanismes cognitifs d'un expert, dans un domaine particulier. Il s'agit de l'une des voies tentant d'aboutir l'intelligence artificielle. Plus prcisment, un systme expert est un logiciel capable de rpondre des questions, en effectuant un raisonnement partir de faits et de rgles connus. Il peut servir notamment comme outil d'aide la dcision. Systme de Gestion de Contenu (Content Management Systems - CMS) : Un systme de gestion de contenu est une famille de logiciels destins la conception et la mise jour dynamique de site web ou d'application multimdia. Ils permettent de crer, de modifier et de publier du contenu sur un site internet, intranet ou extranet grce une interface simple d'utilisation. La gestion de contenu regroupe les diffrents processus qui conduisent la cration de contenu. Depuis la recherche jusqu' la publication en passant par la rdaction et la rvision, l'tablissement d'un systme de gestion de contenu formalis est le moyen le plus efficace de crer et de valider des informations. Systme de Localisation dexpertise : Cest un outil logiciel qui permet des acteurs dun projet de reprer au sein dune organisation les personnes possdant lexpertise recherche et pouvant apporter leur aide (connaissances, expriences) dans laccomplissement dune tche spcifique. Au del de la simple recherche d'experts, ces outils grent la mise en relation des individus et peuvent ainsi capitaliser les changes.

4. Outils de coordination
Agenda partag : Un logiciel dagenda partag permet de fixer facilement la date, lheure et le lieu dune runion sans consulter un un les participants. Il trouve le premier crneau horaire disponible dans lagenda des collaborateurs, vrifie la disponibilit dune salle de runion, invite les participants et leur rappelle la runion par courriel ou par SMS. Des espaces sont prvus pour noter des complments : raisons prcises de la rencontre, fonction des participants, ressources ncessaires... Lagenda partag est accessible tous les membres dune quipe. Logiciels de Workflow : Systme dordonnancement des flux de travaux dans une organisation. Le workflow formalise et dfinit tous les lments cls dun processus : les actions, leur ordonnancement, les intervenants et leur rle, les donnes ncessaires et/ou produites et les dlais. Cette technologie logicielle a pour objectif d'organiser les processus de fonctionnement d'une entreprise et leur mise en uvre. Cette gestion lectronique de processus implique la modlisation des procdures de travail et la prise en compte de tous les aspects relis au fonctionnement de l'entreprise (incluant les acteurs, les tches et les documents). La plupart des solutions de WorkFlow prennent en charge la rgulation des flux de travaux en prenant en compte des notions de synchro, de temps dexcution et des alertes. De faon plus pratique, le workflow dcrit le circuit de validation, les tches accomplir entre les diffrents acteurs d'un processus, les dlais, les modes de validation, et fournit chacun des acteurs les informations ncessaires pour la ralisation de sa tche. Pour un processus de publication en ligne par exemple, il s'agit de la modlisation des tches de l'ensemble de la chane ditoriale. Il permet gnralement un suivi et identifie les acteurs en prcisant leur rle et la manire de le remplir au mieux. Page 76 sur 80

Outils de synchronisation : Ce sont des protocoles qui permettent de synchroniser automatiquement des donnes (fichiers, rpertoires, etc.) entre deux ou plusieurs systmes (ou emplacement de stockage). Ce processus permet ainsi de faire correspondre les contenus entre diffrents postes. Lorsqu'un utilisateur ajoute, modifie, ou supprime un fichier l'endroit A, le processus de synchronisation entre A et B ajoutera, modifiera, ou supprimera le mme fichier l'endroit B

B. Glossaire technique
Agrgateur de contenu : La disponibilit des fils RSS jumele l'utilisation de logiciels dagrgation de contenu rend possible la slection de sources d'intrt et l'abonnement celles-ci. Lagrgateur extrait quasiment en temps rel le contenu des sources de nouvelles slectionnes et affiche les nouvelles les unes la suite, ce qui permet d'avoir une vue d'ensemble sur une mme page, sans devoir naviguer sur les sites cibles. Il est possible de s'abonner et de se dsabonner de toute source choisie tout moment. Proche dans son fonctionnement de la messagerie lectronique, l'agrgateur est le plus souvent un outil limit la lecture des messages reus. Interoprabilit : Facult que possdent des systmes (logiciels ou matriels) informatiques htrognes de fonctionner conjointement et de donner accs leurs ressources de faon rciproque, en utilisant des standards communs. Hyperlien (ou lien Hypertexte) : Un hyperlien ou simplement lien, est une rfrence dans un systme hypertexte permettant de passer automatiquement d'un document consult un document li. Un hyperlien a une source (ou origine) et une destination (ou cible). L'activation de l'lment source d'un hyperlien permet de passer automatiquement sa destination. La source d'un hyperlien est gnralement un lment (mots, phrases, images) d'un document hypertexte. La destination peut tre un autre lment du mme document, il s'agit alors d'un hyperlien interne au document. La destination peut galement tre un autre document, voire un lment prcis d'un autre document. Intranet : Un rseau intranet est un rseau scuris et priv, rserv essentiellement aux communications internes entre collaborateurs dune entreprise ou dun organisme et fond sur des technologies Internet (TCP/IP) et web (HTTP/HTML). Logiciel Libre : Un logiciel libre est un logiciel dont la licence dite libre donne chacun (et sans contrepartie) le droit d'utiliser, d'tudier, de modifier, de dupliquer, et de diffuser (donner et vendre) le dit logiciel. Les logiciels libres constituent une alternative ceux qui ne le sont pas, qualifis de propritaires . Microblog : Le microblog est un driv allg du blogue, qui permet de publier des contenus textuels en format court (moins de 140 200 caractres) et sans titre. Le but est de les partager avec ses

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connaissances ou n'importe quelle personne intresse. Il est galement possible de souscrire des flux de personnes ou des canaux de discussion. Un message donne ventuellement naissance des discussions, qui par leur relative instantanit (par rapport au blog) peuvent durer de quelques minutes quelques heures. Les messages et leurs commentaires sont archivs sur une page web. Des notifications de commentaires sont diffuses aux abonns. Enfin, si lon devait situer le microblogging en tant quactivit de communication sur Internet, il se situerait entre le mail et le blog. (Ex : Twitter - http://www.commoncraft.com/Twitter version franaise disponible sous la vido) Serveur : Un serveur informatique est un ordinateur ou un programme informatique qui rend service aux ordinateurs et logiciels qui s'y connectent travers un rseau informatique, les clients. Il est possible pour un ordinateur d'tre client et serveur en mme temps. Ce service peut consister stocker des fichiers, transfrer le courrier lectronique, hberger un site Web, etc. La connexion client-serveur utilise un protocole de communication (le protocole TCP/IP par exemple). Wiki : Un wiki est un systme de gestion de contenu de site internet qui rend les pages Web librement et galement modifiables par tous les visiteurs autoriss. Les wikis sont utiliss pour faciliter l'criture collaborative de documents avec un minimum de contrainte. Un Wiki reconnat les hyperliens et dispose d'une interface textuelle simple (syntaxe) pour crer de nouvelles pages. Le wiki a t invent par Ward Cunningham en 1995, pour une section d'un site sur la programmation informatique qu'il a appele WikiWikiWeb. Le mot wiki vient du redoublement hawaiien wiki wiki, qui signifie rapide .

C. Notions lies au travail collaboratif


Capitalisation des connaissances : La capitalisation des connaissances consiste sauvegarder les connaissances acquises et dtenues par les collaborateurs dans la pratique quotidienne de leur activit, principalement les savoir-faire et les retours d'exprience. Les connaissances sont explicites puis formalises. Elles sont ensuite mises disposition dans un systme informatique de gestion de connaissances par exemple. Elles peuvent ainsi tre exploites et valorises par d'autres collaborateurs. Communaut de pratique : Une communaut de pratiques est un groupe de professionnels qui partage des connaissances, travaille ensemble, cre des pratiques communes, enrichit ses savoir-faire sur un domaine dintrt commun (savoirs professionnels, comptences, processus ) qui est lobjet de leur engagement mutuel. (Source : http://www.ebg.net). Elle est un moyen de mobiliser lintelligence et la crativit de chacun des employs au sein de lentreprise. (Debra M. Amidon) Comptences Collaboratives : Cette comptence, la fois individuelle et collective, est une manifestation multiple de lintelligence pratique que les acteurs appliquent en situation de travail et de communication (attitudes et comportements exprims dans laction partage et linteraction). (S.K. LEVAN 2004)

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Conscience de groupe : Ce concept dsigne lidentification, la connaissance et la comprhension de lactivit des autres, partir des signaux quils mettent dans le cadre dune activit collective et qui procure un cadre lactivit de chacun. Cette conscience de groupe constitue un contexte qui permet de vrifier quune contribution individuelle sinsre bien dans lactivit collaborative du groupe. Pratiquement, la conscience de groupe dpend dun ensemble de rponses, plus ou moins compltes, aux questions suivantes : Qui travaille avec nous ? Que font les autres ? O travaillent-ils ? Quand ces vnements ont-ils eu lieu ? Comment ces vnements se sont-ils produits ? Quand diffrents acteurs interagissent distance sur un espace de travail virtuel, le systme de travail collaboratif est le support de reconstruction dune conscience de groupe. Lorsquune plateforme de travail collaboratif restitue des rponses ces questions, elle fournit les principaux lments de la conscience de groupe et du travail commun. (S.K. LEVAN - 2004) Diagramme de Gantt : Le diagramme de Gantt est un outil utilis en ordonnancement et gestion de projet et permettant de visualiser dans le temps les diverses tches lies composant un projet. Il s'agit en effet d'une reprsentation d'un graphe connexe, valu et orient. Il permet ainsi de reprsenter graphiquement l'avancement du projet. Cet outil rpond deux objectifs : planifier de faon optimale et communiquer sur le planning tabli et les choix qu'il impose. Gestionnaire de tches : Outil indispensable sur une plateforme de travail collaboratif en mode projet. Coupl au calendrier, il permet dassurer un copilotage complet des activits et des tches dun processus projet. Le gestionnaire de tches est de plus en plus souvent complt par une prsentation des informations sous forme de diagramme de Gantt. (S.K. LEVAN - 2004) Gestion de contenu : La gestion de contenu consiste grer l'ensemble des contenus d'une entreprise. Elle rgit le cycle de la publication en facilitant la cration, le stockage et le partage de contenu. Il s'agit de prendre en compte les informations sous forme lectronique, qui ne sont pas structures, comme les documents lectroniques, par opposition celles dj structures dans les bases de donnes. Intelligence collective L'intelligence collective dsigne les capacits cognitives d'une communaut rsultant des interactions multiples entre des membres (ou agents). Les lments ports la connaissance des membres de la communaut font qu'ils ne possdent qu'une perception partielle de l'environnement et n'ont pas conscience de la totalit des lments qui influencent le groupe. Des agents au comportement trs simple peuvent ainsi accomplir des tches apparemment trs complexes grce un mcanisme fondamental appel synergie. Sous certaines conditions particulires, la synergie cre par la collaboration fait merger des facults de reprsentation, de cration et d'apprentissage suprieures celles des individus isols. Intelligence pratique : Cest la capacit d'agir de manire adapte aux situations. Elle sexprime dans laction.

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