Application Des Exigences Dgi

Contrôles des comptabilités informatisées
Application des exigences DGI

dans les lignes Sage Start, 30 et 100
2 du 24 janvier 2006
Instruction 13L-1-06 n°1
Composition du progiciel
Votre progiciel est composé d'un boîtier de rangement comprenant :
le cédérom sur lequel est enregistré le programme,
la documentation électronique, présente sur le cédérom.
Propriété & Usage

Tout usage, représentation ou reproduction intégral ou partiel, fait sans le consentement de Sage est illicite (Loi du 11 Mars 1957 - Loi du 3
Juillet 1985). Ils constitueraient une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code Pénal.
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Logiciel original développé par Sage. Documentation Sage.
Toute utilisation, à quelque titre que ce soit, non autorisée dans le cadre de la convention de licence, est strictement interdite sous peine de sanc-
tions pénales (Loi du 3 Juillet 1985, Art. 46).
Conformité & Mise en garde

Compte tenu des contraintes inhérentes à la présentation sous forme de manuel électronique, les spécifications visées dans la présente docu-
mentation constituent une illustration aussi proche que possible des spécifications. Il appartient au client, parallèlement à la documentation, de
mettre en œuvre le progiciel pour permettre de mesurer exactement l'adéquation de ses besoins aux fonctionnalités. Il est important, pour une
utilisation sûre et opérationnelle du progiciel, de lire préalablement la documentation.
Evolution
La documentation correspond à la version référencée. Entre deux versions, des mises à jour du logiciel peuvent être opérées sans modification
de la documentation. Toutefois, un additif peut être joint à la documentation existante pour présenter les modifications et améliorations appor-
tées à ces mises à jour.
Marques
Start, Ligne 30, Ligne 100, Intégrale, et Ligne 1000 sont des marques déposées appartenant à Sage.
Windows 98 SE, Windows 2000, Windows 2003 Server, Windows XP, les logiciels Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft Outlook, In-
ternet Explorer et gamme Office sont des marques déposées de Microsoft Corporation.
Macintosh, MAC/OS est une marque déposée de Apple Computer Inc.
SAGE SAS - Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros
Siège social : 10, rue Fructidor 75017 Paris - 313 966 129 R.C.S. Paris
La société Sage est locataire-gérante des sociétés Sage Coala, Adonix, Adonix Applications & Services et Logan SA informatique.
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Sommaire général
Sommaire
Introduction______________________ 3 Permanence du chemin de

révision _________________________ 25
Processus de validation des
Pont comptable des applications en
écritures comptables ____________ 4
amont___________________________________ 26
Gestion commerciale, et Start Compta
Processus de clôtures
facture, Saisie de caisse décentralisée .......26
périodiques ______________________ 5 Sélection du format d’impression..................................28
Sage comptabilité........................................... 6 Emplacement des fichiers PDF ....................................29
Moyens de paiement .....................................30
Processus de clôtures Sélection du format d’impression..................................31
exercices _______________________ 12 Emplacement des fichiers PDF ....................................32

Immobilisations.............................................33
Contrôles préalables..................................... 13
Sélection du format d’impression..................................34
Le fichier comptable doit être impérativement en
Emplacement des fichiers PDF ....................................35
accès mono utilisateur ................................................. 13
Contrôle des données comptables............................... 15 Paie SAGE pour Windows..............................37
Clôture de l’exercice..................................................... 15 Sélection du format d’impression..................................38
Impression des documents annuels au Emplacement des fichiers PDF ....................................39
format PDF .................................................... 17 Paie pour Macintosh .....................................40
Sélection du format d’impression ................................. 18 Sélection du format d’impression..................................41
Emplacement des fichiers PDF .................... 20 Emplacement des fichiers PDF ....................................42
Sauvegarde des impressions générées ....... 21 Intangibilité des pièces

commerciales __________________________ 43
Archivage des données de la Gestion commerciale, Start Compta
comptabilité ____________________ 22 facture, Saisie de caisse décentralisée .......44
Sélection du journal de vente .......................................45
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Sommaire général
Archivage dans les

applications périphériques _____ 46
Gestion commerciale, Start Compta
facture, Saisie de caisse décentralisée ...... 47
Impression des journaux.............................................. 47
Impression des factures............................................... 50
Moyens de paiement .................................... 55
Sélection du format d’impression................................. 56
Emplacement des fichiers PDF.................................... 57
Immobilisations ............................................ 58
Etats comptables et fiscaux ........................ 62
Chronologie des écritures en

comptabilité_____________________ 64
Documentations des logiciels __ 66
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Introduction
Introduction
L’instruction 13L-1-06 n° 12 du 24 janvier 2006 publiée au Bulletin Officiel des Impôts et relative au
contrôle des comptabilités informatisées impose un certain nombre d’exigences aux entreprises
françaises tenant leur comptabilité au moyen d’un système informatisé afin qu’elle soit réputée
sincère, régulière et probante.
Les applications Sage Ligne 100, Ligne 30 et Start proposent les fonctionnalités métiers permettant de
répondre aux exigences de la DGI. Ce guide pratique décrit comment répondre à ces exigences au
travers de votre application Sage de manière illustrée.
Dans ce manuel, toutes les indications et manipulations indiquées sont réalisables sur les applications
Ligne 100, Ligne 30 et Start. Nous parlerons donc de Sage comptabilité, Sage Gestion commerciale,
Sage Saisie de caisse décentralisé, Sage Immobilisations, Sage Moyens de Paiement, Sage Paie pour
Macintosh sans faire référence à la ligne de produit sauf cas particulier.
Les exigences de la DGI en matière de comptabilités informatisées s’articulent autour des 5 grandes
familles suivantes :
• Processus de validation des écritures comptables,
• Processus de clôtures périodiques et d’exercices,
• Processus de comptabilisation des pièces des applications en amont de la comptabilité,
• Documentation de l’application,
• Conservation et archivage des documents comptables.
A chaque en-tête de chapitre sont mentionnés dans un encadré les paragraphes de l’instruction
correspondants
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Processus de validation des écritures comptables
Processus de validation des

écritures comptables
Paragraphes 19 à 24 de l’instruction – Principe du caractère intangible ou de l’irréversibilité des

écritures comptables
Î Historisation des écritures « brouillard »
Un traitement informatique volontaire et irréversible de validation des écritures comptables, qui

s’oppose à la saisie en mode « brouillard », interdit toute modification ou suppression des
enregistrements ayant fait l’objet de ce traitement assurant ainsi l’intangibilité des
enregistrements comptables (PCG 420-5).
Î Attributs des écritures validées
Chaque écriture validée doit présenter les attributs non modifiables suivants : date de valeur
comptable ou date de validation, référence de la pièce justificative (PCG 420-2) afin d’assurer la
permanence du chemin de révision (PCG 410-3).
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Processus de clôtures périodiques
Paragraphes 25 à 29 de l’instruction – Principe d’une procédure de clôture périodique des

enregistrements chronologiques
Î Clôture périodique
Il s’agit d’un processus figeant la chronologie et garantissant l’intangibilité des

enregistrements comptables. Il doit être mis en œuvre au plus tard avant l’expiration de la
période suivante.
La période est l’intervalle de temps durant lequel les écritures sont enregistrées en vue de leur
centralisation (mois ou trimestre par exemple) afin d’établir des situations intermédiaires en
cours d’exercice comptable. D’un point de vue pratique il est vivement conseillé de procéder à
la clôture après envoi de la déclaration de TVA.
Î Comptabilisation d’un événement intervenant sur une période déjà clôturée
Cette opération sera enregistrée avec une date de comptabilisation égale à la date du premier
jour de la période non encore clôturée avec mention expresse de sa date de survenance.
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Sage comptabilité
Dans votre application Sage Comptabilité, une écriture est provisoire tant que la période comptable à
laquelle elle appartient est ouverte.
Pour répondre à l’exigence DGI garantissant l’intangibilité des enregistrements comptables, il
convient par conséquent de lancer le processus de clôture périodique.
Clôture périodique : il s’agit d’un processus irréversible figeant une période (ni création de nouvelles
écritures sur la période clôturée ni modification / suppression).
Le lancement de ce traitement est irréversible (un message d’alerte sur l’écran de lancement vous le
signale).
La responsabilité de toute modification par SGBD vous incombe.
Les informations et données saisies par l’Utilisateur du progiciel et stockées dans les bases de données
relationnelles ne doivent pas faire l’objet de modifications ultérieures.
Toute modification intervenant sur les informations et données stockées après la saisie initiale est de
la responsabilité de l’Utilisateur ; Sage ne saurait être tenue pour responsable à ce titre.
La saisie d’une nouvelle écriture n’étant pas permise sur une période clôturée, elle sera saisie à la date
du premier jour de la période non encore clôturée et nous vous conseillons de saisir la date de
survenance dans le libellé de l’écriture.
Cette date de survenance est indicative ; en aucun cas elle est prise en compte dans les processus
d’exploitation ou les éditions standards.
La clôture définitive des journaux nécessite impérativement de sauvegarder le fichier comptable avant
d’exécuter cette commande.
Vérifier que le mode assistant est activé, dans le menu Fenêtre la ligne Mode Assistant doit comporter
une coche, dans le cas contraire il suffit de cliquer sur la ligne pour l’activer.
Lancez la fonction de clôture d’exercice de votre application Sage Comptabilité par la commande
Traitement / Clôture de journaux ; l’assistant de clôture est proposé :
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Sélectionnez l’option « Totale » puis cliquez sur le bouton suivant.
Sélection des journaux
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Sélectionner par un simple clic les types journaux à clôturer totalement

Aucun journal n'est par défaut sélectionné. Cliquez sur le bouton Tout sélectionner
Les journaux de situation ne peuvent pas être clôturés et ne sont pas affichés dans cet écran.
Sélectionner la période limite à clôturer.

Ce menu local non éditable présente la liste des périodes de l'exercice. Par défaut, il affiche le mois
précédant le mois en cours.
La période limite à clôturer correspond en principe à la période de déclaration de votre TVA.

Exemple vous télé déclarez votre TVA le 21/05 vous devez clôturer les écritures jusqu’au 30/04.
Le bouton Suivant devient accessible si au moins un journal est sélectionné et si la date limite est
définie.
Impression des journaux
Souhaitez-vous imprimer ?
• Les journaux non encore imprimés : les journaux non encore édités appartenant à la période
définie sont édités. Vous pouvez conserver cette sélection.
• Tous les journaux : tous les journaux du 1er mois de l'exercice au mois sélectionné sont édités.
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Bouton Fin
Le bouton Suivant change de nom et lance la clôture des journaux en fonction des paramètres saisis.
Il ne devient accessible que si au moins un journal est sélectionné et si la date limite est définie.
Le lancement de ce traitement est irréversible (un message d’alerte sur l’écran de lancement vous le
signale).
La responsabilité de toute modification par SGBD vous incombe.
Sélection du format d’impression
Cochez impérativement l’option Impression dans un fichier PDF et cliquez sur le bouton [OK].
La tenue d’une comptabilité informatisée est soumise à des obligations en termes de conservation et
de présentation des documents comptables, récapitulées dans l’instruction de la Direction Générale
des Impôts n° 13 L-1-06 en date du 24 janvier 2006, obligations que chaque Utilisateur se doit de
respecter. La fenêtre Impression permet d’imprimer les documents au format PDF. Il incombe à
l’utilisateur de les archiver et de les conserver sur un support pérenne et ainsi de respecter ces
obligations.
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Equivalent sur Macintosh
Emplacement des fichiers PDF
Nous vous proposons d’adopter l’arborescence suivante : à l’endroit de stockage de votre fichier
comptable, créer un répertoire par année avec deux sous répertoires, un destiné à l’enregistrement des
impressions mensuelles ou trimestrielles, un autre pour stocker les impressions annuelles et un sous
répertoire par applications générant des écritures dans la comptabilité (Gestion commerciale, Saisie de
caisse décentralisé, Moyens de paiement, Etats comptables et fiscaux, Paie…).
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Exemple :
Il est indispensable de limiter l’accès en lecture seule aux utilisateurs non habilités afin d’éviter tout
risque de suppression.
Après sélection du répertoire «Documents mensuels 2006 » modifier le nom de fichier en indiquant la
période concernée par la clôture.
Exemple :
Si on procède à une clôture mensuelle du mois d’avril, le nom du fichier pdf sera :
Impressions_des_journaux_0406.pdf.
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Processus de clôtures exercices
Î Clôture exercice :
« […] au terme d’une période de 12 mois […], il doit être obligatoirement procédé à la clôture de
l’exercice. ». C’est à la clôture annuelle que sont établis les comptes annuels au vu des
enregistrements comptables et d’inventaire : bilan, compte de résultat et annexe forment un
tout indissociable.
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Contrôles préalables
Le fichier comptable doit être impérativement en accès mono utilisateur
Vérification des utilisateurs connectés

Si vous utilisez l’application en réseau vérifiez que vous êtes le seul utilisateur sur la base de données,
lancez le menu Configuration système et partage du menu Fichier et sélectionnez le volet
« Utilisateurs connectés ».
Le volet Utilisateurs connectés permet de visualiser, le cas échéant, les noms des utilisateurs
connectés aux différents fichiers ouverts.
Pour ouvrir ce volet cliquez sur l’onglet Utilisateurs connectés ou sur le bouton ci-
contre pour la version Macintosh du programme.
Cette fiche est vide si le mode d’accès n’est pas avec le Serveur Sage.
Lorsqu’un ou plusieurs utilisateurs sont connectés, le bouton Envoyer un message permet d’accéder
à la fenêtre de saisie d’un message.
Le bouton n’est pas accessible si l’utilisateur sélectionné sur la liste est le poste de travail.
Sélectionnez préalablement la ou les lignes des utilisateurs destinataires du message et cliquer sur le
bouton Envoyer un message.
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Le programme ne vous prévient pas si un destinataire n'est pas en mesure de recevoir votre message.
Vous disposez de 255 caractères alphanumériques pour rédiger le texte de votre message, cliquer
ensuite sur le bouton Envoyer.
Passage de la base en mono utilisateur
Après déconnexion des utilisateurs lancer la fonction Autorisations d’accès du menu Fichier
Sélectionner l’option Mono-utilisateur dans le menu Accès.
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Contrôle des données comptables
Imprimer au préalable une balance générale, Bilan, Compte de résultat et vérifier que les données
correspondent à votre liasse fiscale.
Que faire en cas de différence :
• Le montant du résultat de la liasse est différent de la balance :

Vérifier que les OD passées dans les Etats comptables et fiscaux ont bien été comptabilisées
• Les totaux du bilan/compte de résultat de la liasse et de l’état préparatoire sont différents.
C’est probablement lié à un compte non défini dans une fourchette. Vous pouvez comparer les
totaux intermédiaires pour isoler les rubriques concernées.
La comptabilité propose par ailleurs des outils de contrôles qui vous permettent d’isoler rapidement
ces erreurs de paramétrage. Veuillez lancer la fonction Contrôles de paramétrage accessible à partir
du Menu Etat / Analyse et contrôle.
L’écran suivant est proposé :
Veuillez sélectionner dans la liste Type de contrôle l’état que vous souhaitez vérifier. Vous obtenez un
état qui référence les erreurs de paramétrage comme les comptes en doublon ou non référencés. Après
rectification et vérification vous pouvez passer à l’étape suivante.
Clôture de l’exercice
Avant tout traitement veuillez procéder obligatoirement à une sauvegarde de votre base
comptable (fichier avec une extension .mae). Il est également indispensable de procéder à un test de
restauration afin de vérifier le bon fonctionnement de la procédure de sauvegarde.
Lancez la fonction de clôture d’exercice de votre application Sage Comptabilité par la commande
Traitement / Fin d’exercice.
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Cliquer sur le bouton Clôture de l’exercice de la barre d’outils Fonctions avancées revient
à activer cette commande.
La clôture ne peut s’effectuer que sur le premier exercice non clôturé. Il faut qu’il soit actif pour
pouvoir lancer la commande.
Clôturer un exercice a pour conséquence d'interdire toute saisie ou modification des écritures
enregistrées. Il ne sera pas possible d'importer des écritures. La mise à jour de l'exercice par
l'intermédiaire d'autres applications (la gestion commerciale ou la paie) ne sera également plus
possible.
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Impression des documents annuels au format PDF
Si vous êtes soumis à la gestion des normes IFRS il est indispensable d’imprimer les documents à la
norme nationale. Cliquer sur le bouton Norme nationale de la barre d’outils norme. La norme
sélectionnée est rappelée dans la barre de statut au bas de la fenêtre de l’application.
Liste des documents à imprimer

• Grand livre général
• Grand livre tiers
• Journal + Journal général
• Balance générale
• Balance tiers
• Bilan
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• Compte de résultat
Pour les utilisateurs des Etats comptables et fiscaux Sage, nous vous invitons à utiliser les fonctions
d’archivage de la liasse. Si vous êtes soumis aux IFRS, nous vous invitons également à imprimer les
documents en activant la norme IFRS.
Vous trouverez ci-joint la description pour imprimer le grand livre, la même procédure devra être
dupliquée pour les autres documents à imprimer.
Menu Etat, sélectionnez Grand livre des comptes, sélectionnez dans la liste déroulante Type d’état le
modèle Base ou Développé et cliquez sur le bouton [OK]
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respecter.
La fenêtre Impression permet d’imprimer les documents au format PDF. Il incombe à l’utilisateur de
les archiver et de les conserver sur un support pérenne et ainsi de respecter ces obligations.
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Après sélection du répertoire «Documents annuels 2006 » modifier le nom de fichier en indiquant la
période concernée par la clôture:
Exemple :
Grand-livre_des_comptes_2006.pdf
Veuillez suivre cette procédure pour l’ensemble des autres états à imprimer.
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Sauvegarde des impressions générées
Veuillez procéder à la sauvegarde du fichier *.pdf généré afin de le conserver en archive sur un
support pérenne de votre choix (exemple CD ou DVD non réinscriptibles…).
« Les entreprises doivent conserver les livres, registres, documents […] sous une forme
dématérialisée dans un format immédiatement lisible. »
Le délai général de conservation est de 6 ans et de 3 ans minimum sur support informatique.
Vous pouvez bien entendu imprimer le fichier pdf afin de conserver une archive papier.
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Archivage des données de la comptabilité
Archivage des données de la

comptabilité
Paragraphes 100 de l’instruction : …« La date de l’archivage correspond généralement, non pas

à la date de la clôture de l’exercice, mais à celle de la clôture réelle des comptes, soit une date
proche de la date de dépôt des déclarations. »
Lancez la fonction Exporter de la comptabilité Format ligne 100 et 30, HTML… du menu Fichier.
Cliquer sur le bouton Export/format Ligne 100 et 30, HTML de la barre d’outils
Fonctions avancées revient à activer cette commande.
Sélectionnez un format de sélection ou créez-le. Le tableau ci-dessous indique les paramètres à y
mentionner
Vous ne gérer pas les IFRS
Fichier Champ De à
Ecritures Norme Toutes
Vous gérer les IFRS, nous vous conseillons de générer deux archives distinctes, une pour chaque
norme en utilisant les formats de sélection ci-dessous :
Archivage en norme nationale
Fichier Champ De à
Ecritures Norme Nationale
Archivage en norme IFRS
Fichier Champ De à
Ecritures Norme IFRS
Nous illustrerons le cas d’une comptabilité non soumise aux IFRS. Le format de sélection présente la
forme suivante :
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Cliquez sur le bouton [Exporter]

Vous obtenez la fenêtre suivante,
Dans la zone type sélectionner l’option « Format XML (*.xml), veuillez indiquer dans la zone Nom
de fichier les coordonnées appropriées.
Exemple :
Archivage comptabilité 2006.
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Cliquer sur le bouton [Enregistrer] pour valider le traitement.
Sauvegarde du fichier généré
Veuillez procéder à la sauvegarde du fichier *.xml généré afin de le conserver en archive sur un
support pérenne de votre choix (exemple CD ou DVD non réinscriptibles…)
Paragraphes 96 de l’instruction : …« Une procédure d’archivage vise les objectifs suivants :

copier sur support informatique pérenne ces documents et données, de manière à permettre
leur exploitation indépendamment du système… »
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Permanence du chemin de révision
Dans les applications en amont de la comptabilité : lorsqu’il existe un processus de

comptabilisation (pont des achats, des ventes, des stocks, de la production, des paies, des
immobilisations, des écritures bancaires, de trésorerie …), il doit exister un outil de simulation
permettant à l’utilisateur de contrôler les écritures comptables générées avant de lancer le
traitement de comptabilisation réelle (traitement définitif irréversible interdisant la modification
/ suppression des éléments d’origine qui prennent le statut « comptabilisé »).
Chacune des applications périphériques de la Sage comptabilité proposent une fonction

d’impression du journal comptable répondant ainsi à cette obligation. Nous vous conseillons
par ailleurs d’archiver également les journaux comptables émis à partir de ces différentes
applications.
Vous trouverez ci-dessous la description de ce processus pour l’ensemble des applications

concernées.
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Pont comptable des applications en amont
Gestion commerciale, et Start Compta facture, Saisie de caisse décentralisée
Avant la mise à jour comptable des écritures dans la comptabilité veuillez procéder à l’impression du
journal comptable correspondant.
Lancez la fonction Journaux comptables du menu Etat, la fenêtre suivante est proposée :
Domaine :
Liste déroulante permettant la sélection des états comptables :
• Factures des ventes : (valeur par défaut) permet l’impression des états relatifs au journal des
ventes.
• Factures des achats : permet l’impression des états relatifs au journal des achats.
• Règlements clients : permet l’impression des états relatifs au journal des règlements des ventes.
• Règlements fournisseurs : permet l’impression des états relatifs au journal des règlements des
achats.
Sélectionnez le domaine en fonction de votre gestion.
L’opération d’impression des journaux comptables correspondant doit être répétée pour chacun des
domaines gérés.
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Journal analytique
Liste déroulante permettant d’imprimer le journal analytique correspondant au plan désigné en
ventilation. Sélectionnez l’option appropriée.
Etat des pièces

Liste déroulante permettant de prendre en compte, lors des impressions, soit les pièces comptabilisées,
soit les pièces non comptabilisées. Sélectionnez l’option par défaut « pièces non comptabilisées »
Date de / à
Zones permettant de sélectionner la période à prendre en compte pour l’impression. Par défaut, le
programme reprend l’année civile correspondant à la date du micro-ordinateur. Veuillez sélectionner
la période correspondante à la comptabilisation de vos factures.
Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une
date.
Cliquez sur le bouton [OK]
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obligations.
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© Sage 2006
Après sélection du répertoire Documents gestion commerciale 2006, modifiez le nom de fichier en
indiquant la période concernée par la mise à jour comptable:
Exemple :
Journaux_ventes_Gescom_010106_150106.pdf.
Après la mise à jour comptable des écritures dans votre logiciel de comptabilité et avant la procédure
de clôture partielle décrite dans le chapitre « Principe de permanence du chemin de révision », vérifiez
la concordance des informations.
29
© Sage 2006
Moyens de paiement
Lancez la fonction Mise à jour de la comptabilité du menu Traitement, la fenêtre suivante est
proposée :
Sélectionner l’option « Edition du journal comptable ».
Date limite
Indiquez la date de fin de vos écritures.
Etat des échéances

soit les pièces non comptabilisées. Sélectionnez l’option « pièces non comptabilisées »
Cliquez sur le bouton [Mise à jour directe].
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© Sage 2006
obligations.
31
© Sage 2006
Après sélection du répertoire Moyens de paiement 2006 modifiez le nom de fichier en indiquant la
période concernée par la mise à jour comptable des écritures:
Exemple :
Journaux_comptables_MDP_150106.pdf.
Après la mise à jour comptable des écritures dans votre logiciel de comptabilité, vérifiez la
concordance des informations.
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Immobilisations
Type
Liste déroulante permettant de choisir entre :
• Exercice : comptabilisation annuelle des écritures en date de fin d’exercice,
• Mois : comptabilisation mensuelle avec régularisation éventuelle sur le dernier mois de
l’exercice,
• Situation : impression du journal comptable à une date différente de celle de la fin d’exercice. Les
valeurs obtenues seront calculées en fonction de la date de situation saisie dans les listes
déroulante
Période.
Sélectionnez l’option conformément à la fréquence de mise à jour des écritures, mensuelle, annuelle.
Si vous comptabilisez vos écritures avec une fréquence différente (ex : mise à jour trimestrielle)
veuillez sélectionner l’option « Situation ».
Exercice
Liste déroulante permettant de sélectionner l’exercice sur lequel portera l’impression. Par défaut, le
dernier exercice sur lequel un calcul des amortissements (fonction Traitement / Calcul des
amortissements) a été lancé est proposé.
Période de / à
Dans le cadre de l’impression d’un journal de type Mois ou Situation, saisissez dans les colonnes De
et à les dates de la situation demandée.
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© Sage 2006
Ecritures
Laissez la valeur par défaut « Dotations à comptabiliser ».
obligations.
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© Sage 2006
Après sélection du répertoire «Immobilisations 2006 », modifiez le nom de fichier en indiquant la

période concernée par la mise à jour comptable des écritures.
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© Sage 2006
Après sélection du répertoire «Immobilisations 2006 » modifiez le nom de fichier en indiquant la

période concernée par la mise à jour comptable des écritures:
Exemple :
Journal_comptable_Immo_010106_310106.pdf.
Vérifiez la concordance des informations avec la comptabilité.
Cette opération doit être répétée autant de fois que la fréquence des mises à jour comptable.
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© Sage 2006
Paie SAGE pour Windows

Avant la passation comptable des écritures de Paie dans la comptabilité, veuillez procéder à
l’impression du journal de Paie correspondant.
Lancez la fonction Passation comptable du menu Annexes, la fenêtre suivante est proposée :
Cette fonction permet de lancer directement la passation comptable et permet aussi d’éditer le journal
de Paie correspondant.
La fenêtre de sélection se présente comme suit :
Comptabilisation au
La date proposée par défaut est celle du dernier jour du mois en cours, il est possible de la modifier.
Par défaut, sont repris tous les bulletins non encore comptabilisés.
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© Sage 2006
Reprise des bulletins déjà comptabilisés, à partir de

Une case à cocher permet d’indiquer si des bulletins déjà comptabilisés, doivent faire l’objet d’une
nouvelle comptabilisation. Ces bulletins seront ceux compris entre la date indiquée ici, jusqu’à la date
indiquée précédemment Comptabilisation au.
Edition du journal de Paie

Cette édition reprend tous les éléments transférés en comptabilité sur la période sélectionnée.
Date de la passation / Référence / Libellé

La date de passation par défaut est celle du dernier jour du mois en cours, la conserver ou la modifier.
Le programme propose comme référence PAIE suivie du mois et de l’année en cours, et comme
libellé OD PAIE. Conservez ou modifiez ces deux propositions par défaut.
Le programme affiche les référence et libellé pour toutes les lignes d’écritures ne possédant pas de
référence et libellé.
Type d’écriture
Sélectionnez ‘Normal’ pour éditer le journal de Paie.
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© Sage 2006
Après sélection du répertoire Paie 2006, modifiez le nom du fichier en indiquant la période concernée
par la mise à jour comptable des écritures.
Exemple :
Journal_Comptable_Paie_010206_280206.pdf
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© Sage 2006
Paie pour Macintosh

Avant la clôture annuelle de la comptabilité veuillez lancer la fonction Journaux comptables du menu
Etat, la fenêtre suivante est proposée :
La fenêtre de sélection du journal comptable se présente comme suit :

Les réglages par défaut offerts par cette fenêtre permettent d’obtenir un état donnant les écritures
comptables de paie sur la période sélectionnée.
Etablissement
Laissez l’option par défaut : Tous
Période
Zones de saisie permettant d’enregistrer la période sur laquelle vous souhaitez obtenir l’impression du
journal. La période doit correspondre à celle de vos écritures de paie.
date.
Type
• Les deux : (valeur par défaut) sont imprimées les écritures comptables de salaires et de charges ;
• Salaires : ne sont imprimées que les écritures comptables des salaires bruts et des cotisations
salariales
• Charges : ne sont imprimées que les écritures comptables des cotisations patronales.
Sélectionner l’option correspondant à votre mode de gestion.
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© Sage 2006
Détail par salarié

La liste déroulante permet de choisir entre :
• Net à payer : le net à payer est réparti sur le compte salarié défini dans chaque volet Structure /
Salariés / Qualification de la fiche salarié (la rubrique Net à payer est définie dans le volet A
propos de… / Préférences).
• Acompte : l'acompte est réparti sur le compte salarié défini dans chaque fiche salarié (la rubrique
Acompte est définie dans le volet Préférences de la présente commande).
• Les deux : le net à payer et l'acompte sont répartis sur les comptes définis dans chaque fiche
salarié.
• Aucun : (valeur par défaut) la mise à jour en comptabilité est effectuée sans les détails par salarié.
Les choix Net à payer, Acompte et Les deux font générer autant de lignes d'écriture qu'il y a de
salariés.
Le choix Aucun permet de regrouper les valeurs du net à payer et des acomptes en une seule écriture.
Pour cela, vous devez définir au préalable le compte dans la zone Compte net à payer de ce volet.
Sélectionner l’option correspondant à votre mode de gestion.
Détail des rubriques

Décochez cette option et cliquez sur le bouton [OK].
41
© Sage 2006
Après sélection du répertoire Paie 2006 modifiez le nom de fichier en indiquant la période concernée
par la mise à jour comptable des écritures:
Exemple :
Journal_comptable_Paie_010106_310306.pdf.
Vérifiez la concordance des informations avec la comptabilité.
Cette opération doit être répétée autant de fois que la fréquence des mises à jour comptable.
42
© Sage 2006
Intangibilité des pièces commerciales
Paragraphes 30 à 48 de l’instruction – Principe de permanence du chemin de révision
Î Processus de comptabilisation des pièces commerciales
Le texte mentionne l’obligation de permanence du chemin de révision c’est à dire l’intangibilité

entre notamment la pièce commerciale justificative et l’écriture comptable correspondante. Par
extension ce principe peut être étendu aux autres applications Immobilisations, Moyens de
paiement, Paie et Etats comptables et fiscaux.
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© Sage 2006
Gestion commerciale, Start Compta facture, Saisie de caisse décentralisée
Après chaque mise à jour comptable des applications citées il est nécessaire de procéder à la clôture
de ces écritures dans la comptabilité :
Lancez la fonction de clôture d’exercice de votre application Sage Comptabilité
Menu Traitement, Clôture de journaux, l’assistant de clôture est proposé :
Sélectionnez l’option « Partielle » puis cliquez sur le bouton suivant
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© Sage 2006
Sélection du journal de vente
Le processus de clôture du journal de vente décrite ci-dessous doit également être appliqué en cas
d’utilisation d’un logiciel de facturation externe quel que soit le processus de mise à jour comptable
utilisé, importation, utilisation d’un lien ODBC, écritures en direct ou par exploitation des objets
métiers Sage dans une base relationnelle.
Sélectionner par un simple clic les journaux à clôturer partiellement. La suppression ou modification
des éléments comptables (Date, N° compte, Montant) n'est plus autorisée. Il est cependant possible
d'ajouter de nouvelles écritures comme par exemple de nouvelles ventes ou règlements à partir de la
gestion commerciale.
Sélectionner la date de validation des écritures.

Par défaut, la date du jour est proposée. Nous vous conseillons d’indiquer la même date des pièces
commerciales mises à jour.
L’impression des journaux n’est pas obligatoire à cette étape, vous pouvez sélectionner l’option Non.
Cliquez sur le bouton Fin pour lancer le traitement.
45
© Sage 2006
Archivage dans les applications périphériques
Archivage dans les applications

périphériques
Nous vous conseillons d’archiver également les journaux comptables émis à partir de ces différentes
applications ainsi que les factures de ventes émises par la Gestion commerciale ou Saisie de caisse
décentralisée.
Vous trouverez ci-dessous la description de ce processus pour l’ensemble des applications concernées.
Veuillez procéder à la sauvegarde du fichier *.pdf généré dans les processus décris ci-dessous afin de
le conserver en archive sur un support pérenne de votre choix (exemple CD ou DVD non
réinscriptibles…).
« Les entreprises doivent conserver les livres, registres, documents […] sous une forme
dématérialisée dans un format immédiatement lisible. »
Le délai général de conservation est de 6 ans et de 3 ans minimum sur support informatique
Vous pouvez bien entendu imprimer le fichier pdf afin de conserver une archive papier
46
© Sage 2006
Gestion commerciale, Start Compta facture, Saisie de caisse décentralisée
Impression des journaux
Veuillez procéder avant à la clôture annuelle de la comptabilité à l’impression des journaux à partir de
la gestion commerciale. Ceci permettra ainsi de justifier en comptabilité l’origine des mouvements de
la gestion commerciale. Nous vous invitons également vivement à comparer les totaux des journaux
de vente ainsi imprimés avec ceux de la comptabilité.
Domaine :
Liste déroulante permettant la sélection des états comptables :
• Factures des ventes : (valeur par défaut) permet l’impression des états relatifs au journal des
ventes.
• Factures des achats : permet l’impression des états relatifs au journal des achats.
• Règlements clients : permet l’impression des états relatifs au journal des règlements des ventes.
• Règlements fournisseurs : permet l’impression des états relatifs au journal des règlements des
achats.
Sélectionnez le domaine en fonction de votre gestion. Attention ! L’opération d’impression et de
conservation des journaux comptables correspondant doit être répétée pour chacun des domaines.
47
© Sage 2006
Journal analytique
Liste déroulante permettant d’imprimer le journal analytique correspondant au plan désigné en
ventilation. Sélectionner l’option appropriée.
Etat des pièces

soit les pièces non comptabilisées. Sélectionnez l’option par défaut « pièces comptabilisées »
Date de / à
Zones permettant de sélectionner la période à prendre en compte pour l’impression. Par défaut, le
programme reprend l’année civile correspondant à la date du micro-ordinateur. Veuillez sélectionnez
la période correspondante à votre exercice comptable
date.
Cochez impérativement l’option « Impression dans un fichier PDF » et cliquez sur le bouton [OK].
48
© Sage 2006
obligations.
49
© Sage 2006
indiquant la période concernée par la clôture:
Exemple :
Journaux_ventes_gescom_2006.pdf
Répétez l’opération pour chaque domaine géré.
Impression des factures
Liste des documents des ventes : On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton Liste des
documents de vente de la barre d’outils «Gestion des ventes».
On peut aussi ouvrir la liste des documents de vente en cliquant sur l’icône Liste des documents de
vente de la barre verticale «Gestion des ventes».
On peut également y accéder à partir du menu Traitement, Documents des ventes
50
© Sage 2006
Bouton Sélectionner les documents

Ouvre la fenêtre permettant d’effectuer des sélections dans la liste
Période de / à
Indiquez la période correspondante à votre exercice comptable. Cette période peut-être réduite au
trimestre, au mois… en fonction du volume de factures gérées afin de faciliter la recherche des
documents.
Liste déroulante Document

Sélectionnez l’option : Facture comptabilisée : seules les factures comptabilisées apparaissent.
Sélection des documents

Veuillez sélectionner l’ensemble des factures, vous pouvez utiliser à cet effet le menu contextuel,
Sélectionnez tout à l’aide du clic droit de la souris ou le raccourci clavier Ctrl + A.
Bouton [Imprimer le(s) document(s)

Ce bouton, disposé sur le bord inférieur de la liste des documents de vente, lance l’impression des
documents. Cliquez ensuite sur ce bouton. Selon que vous avez défini ou non un modèle par défaut la
fenêtre suivante vous permet de sélectionner un modèle de mise en page.
51
© Sage 2006
52
© Sage 2006
Cochez impérativement l’option « Impression dans un fichier PDF » et cliquez sur le bouton [OK].
obligations.
53
© Sage 2006
indiquant la période concernée par la clôture, l’exercice comptable, le trimestre, le mois… en fonction
du volume de facture géré :
Exemple :
Factures_ventes_gescom_010106_311206.pdf
54
© Sage 2006
Moyens de paiement
Veuillez procéder avant à la clôture annuelle de la comptabilité à l’impression des journaux à partir de
Moyens de Paiement.
Lancez la fonction Mise à jour de la comptabilité du menu Traitement. La fenêtre suivante est
proposée :
Sélectionner l’option Edition du journal comptable.
Date limite
Indiquez la date de fin d’exercice.
Etat des échéances

soit les pièces non comptabilisées. Sélectionnez l’option « pièces comptabilisées »
Cliquez sur le bouton [Mise à jour directe]
55
© Sage 2006
obligations.
56
© Sage 2006
Après sélection du répertoire Moyens de paiement 2006 modifiez le nom de fichier en indiquant la
période concernée par la clôture:
Exemple :
Journaux_comptables_MDP_010106_311206.pdf.
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© Sage 2006
Immobilisations
Veuillez procéder avant à la clôture annuelle de la comptabilité l’impression des journaux de à partir
des Immobilisations.
Lancez la fonction Mise à jour comptable du menu Traitement. La fenêtre suivante est proposée.
Type
Liste déroulante permettant de choisir entre :
• Exercice : comptabilisation annuelle des écritures en date de fin d’exercice,
• Mois : comptabilisation mensuelle avec régularisation éventuelle sur le dernier mois de
l’exercice,
• Situation : impression du journal comptable à une date différente de celle de la fin d’exercice. Les
valeurs obtenues seront calculées en fonction de la date de situation saisie dans les listes
déroulante
Période.
Sélectionner l’option conformément à la fréquence de mise à jour des écritures, mensuelle, annuelle.
Si vous comptabiliser vos écritures avec une fréquence différente (ex : mise à jour trimestrielle)
veuillez sélectionner l’option « Situation ».
Exercice
Liste déroulante permettant de sélectionner l’exercice sur lequel portera l’impression. Par défaut, le
dernier exercice sur lequel un calcul des amortissements (fonction Traitement / Calcul des
amortissements) a été lancé est proposé.
58
© Sage 2006
Période de / à
Dans le cadre de l’impression d’un journal de type Mois ou Situation, saisissez dans les colonnes De
et à les dates de la situation demandée.
Ecritures
Sélectionnez la valeur « Tout ».
59
© Sage 2006
obligations.
60
© Sage 2006
Après sélection du répertoire Immobilisations 2006 modifiez le nom de fichier en indiquant la période
concernée par la clôture:
Exemple :
Journaux_comptables_Immo_011006_311206.pdf.
Autres états des immobilisations à archiver au titre de l’exercice :

• Etat des immobilisations
• Etat des amortissements
• Etat des sorties
• Etat des crédit-bail / location
61
© Sage 2006
Etats comptables et fiscaux
Veuillez procéder avant à la clôture annuelle de la comptabilité l’impression des journaux de à partir
des Etats comptables et fiscaux si vous avez saisi des OD.
Lancez la fonction Journaux du menu Etats.
obligations.
62
© Sage 2006
Après sélection du répertoire Etats comptables et fiscaux 2006 modifiez le nom de fichier en
indiquant la période concernée par la clôture:
Exemple :
Journal_ECF_OD_2006.pdf
63
© Sage 2006
Chronologie des écritures en comptabilité
Chronologie des écritures en

comptabilité
Afin d’assurer la chronologie des écritures comptables il est nécessaire d’utiliser les options de
numérotation continue et de protection du numéro de pièce.
Lancez la fonction A propos de votre application Sage Comptabilité,
Menu Fichier, volet Paramètres, la fenêtre suivante est proposée :
Dans le sous volet Saisie, cochez les options :

• Protection de la zone N° pièce
• Numérotation continue pour le fichier
A la génération du message d’alerte ci-dessous cliquez sur le bouton [OUI]
64
© Sage 2006
Chronologie des écritures en comptabilité
Vous disposez des zones Référence et N° facture pour identifier vos factures.
L’activation du paramétrage vous permettant d’utiliser les options de numérotation continue et de

protection du numéro de pièce est nécessaire pour que la tenue de votre comptabilité informatisée
respecte les principes du caractère intangible ou de l’irréversibilité des écritures comptables, d’une
clôture périodique des enregistrements chronologiques et de la permanence du chemin de révision.
Ainsi il est de la responsabilité de l’Utilisateur d’activer ce paramétrage.
En cas de contrôle fiscal, Sage ne pourrait pas être tenue responsable de la non activation du
paramétrage permettant aux Utilisateurs d’utiliser les options de numérotation continue et de
protection du numéro de pièce.
65
© Sage 2006
Documentations des logiciels
Documentations des logiciels
Paragraphe 49 à 56 : ces points traitent de la documentation fournie avec les

logiciels
Les logiciels Sage sont livrés avec leur manuel de référence correspondant. Les manuels
intègrent la description détaillée de l’ensemble des fonctionnalités de l’application ainsi que
l’indication des évolutions significatives propres à chaque version. Les manuels de références
sont complétés du manuel de la gamme qui décrit l’ensemble des fonctionnalités communes,
d’un manuel d’installation et d’un manuel spécifique pour les bases relationnelles.
Paragraphe 57. La loi n° 94-361 du 10 mai 1994 prévoit un accès très restrictif au
code source des programmes
Développés par des concepteurs indépendants de l'entreprise vérifiée.
Afin de répondre à cette exigence Sage est adhérent de l’Agence pour la Protection des
Programmes (APP) auprès de qui elle dépose régulièrement les programmes sources et leurs
différentes mises à jour.
66
© Sage 2006

Application Des Exigences Dgi

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Contrôles des comptabilités informatisées

Application des exigences DGI

Propriété & Usage

Conformité & Mise en garde

Introduction______________________ 3 Permanence du chemin de

exercices _______________________ 12 Emplacement des fichiers PDF ....................................32

Sauvegarde des impressions générées ....... 21 Intangibilité des pièces

Archivage dans les

Chronologie des écritures en

Documentations des logiciels __ 66

Processus de validation des

Paragraphes 19 à 24 de l’instruction – Principe du caractère intangible ou de l’irréversibilité des

Î Historisation des écritures « brouillard »

Un traitement informatique volontaire et irréversible de validation des écritures comptables, qui

Î Attributs des écritures validées

Processus de clôtures périodiques

Paragraphes 25 à 29 de l’instruction – Principe d’une procédure de clôture périodique des

Il s’agit d’un processus figeant la chronologie et garantissant l’intangibilité des

Î Comptabilisation d’un événement intervenant sur une période déjà clôturée

Sélectionnez l’option « Totale » puis cliquez sur le bouton suivant.

Sélection des journaux

Sélectionner par un simple clic les types journaux à clôturer totalement

Sélectionner la période limite à clôturer.

La période limite à clôturer correspond en principe à la période de déclaration de votre TVA.

Impression des journaux

Sélection du format d’impression

Equivalent sur Macintosh

Emplacement des fichiers PDF

Processus de clôtures exercices

Le fichier comptable doit être impérativement en accès mono utilisateur

Vérification des utilisateurs connectés

Passage de la base en mono utilisateur

Sélectionner l’option Mono-utilisateur dans le menu Accès.

Contrôle des données comptables

Que faire en cas de différence :

• Le montant du résultat de la liasse est différent de la balance :

Impression des documents annuels au format PDF

Liste des documents à imprimer

Sélection du format d’impression

Equivalent sur Macintosh

Emplacement des fichiers PDF

Sauvegarde des impressions générées

Archivage des données de la

Paragraphes 100 de l’instruction : …« La date de l’archivage correspond généralement, non pas

Vous ne gérer pas les IFRS

Archivage en norme nationale

Archivage en norme IFRS

Cliquez sur le bouton [Exporter]

Cliquer sur le bouton [Enregistrer] pour valider le traitement.

Sauvegarde du fichier généré

Paragraphes 96 de l’instruction : …« Une procédure d’archivage vise les objectifs suivants :

Permanence du chemin de révision

Dans les applications en amont de la comptabilité : lorsqu’il existe un processus de

Chacune des applications périphériques de la Sage comptabilité proposent une fonction

Vous trouverez ci-dessous la description de ce processus pour l’ensemble des applications

Pont comptable des applications en amont

Gestion commerciale, et Start Compta facture, Saisie de caisse décentralisée

Etat des pièces

Sélection du format d’impression

Equivalent sur Macintosh

Emplacement des fichiers PDF

Sélectionner l’option « Edition du journal comptable ».

Etat des échéances

Sélection du format d’impression