supplément au n° 334/335

Enquête Archimag Gestion de l'information Automatisation

Ce qu'en pensent les Toutes les solutions pour Collaborer et partager l'information
organisations françaises composer votre Digital Workplace de manière efficace

Supplément
gratuit
au 340
[STRATÉGIES & RESSOURCES DE LA MÉMOIRE & DU SAVOIR]

Digital Workplace :
conseils et solutions
pour l'adopter

S•340
 SOMMAIRE
STRATÉGIE

Digital workplace : les questions à se poser avant de l’adopter Page 4

Digital Workplace, ce qu’en pensent les organisations françaises Page 6
Êtes-vous prêt pour l’ère post-Covid et le travail décentralisé ? Page 10
La sécurité, un maillon essentiel de la Digital Workplace Page 12

OUTILS

De la GED à la Digital Workplace : vers une plateforme unique pour centraliser Page 16
les outils de partage et de gestion documentaire
Gestion de tâches, de projets et de ressources : Des outils de gestion performants Page 19
au service du travail collaboratif Page 23
Communication, chat et messagerie : des outils pour favoriser la collaboration Page 26
Quels outils pour assurer la productivité au sein de l’organisation ? Page 28
Comment la Digital Workplace peut-elle se mettre au service de la formation ? Page 30
Maintenir le lien au sein des équipes marketing Page 33
Les ressources humaines, à la fois juges et parties de la Digital Workplace

CONSEIL

Comment collaborer et partager l’information de manière efficace Page 36

Les 10 commandements de la Digital Workplace Page 39

PARTENAIRES

Beezy Page 41
CEO Vision Page 42
Claranet Page 43
Digiwin Page 44
Happeo Page 45
Hubshare Page 46
Jamespot Page 47
L’Atelier Numérique Page 48
Serda Page 49

responsable marketing Vente au numéro : 19 euros annonceur

nous faisons Archimag et commercial
Alexandre Corbier
Plus d’informations :
www.archimag.com/boutique
Beezy
CEO Vision
01 44 53 45 00 Claranet
Serda édition-IDP l’équipe de rédacteurs Digiwin
24, rue de Milan, F-75009 Paris Clémence Jost, Eric Le Ven, vente au numéro éditeur Happeo
Tél. : +33 (0)1 55 31 92 30 Bruno Texier, Fabien Carré service abonnement IDP Sarl, au capital Hubshare
Fax : +33 (0)1 44 53 45 01 site web, newsletter Zamila Nguyen zamila. de 40 000 euros Information, Archimag est une publication
Jamespot
infos@archimag.com Clémence Jost nguyen@archimag.com documentation, presse du groupe Serda.
L’Atelier Numérique
www.archimag.com maquette réclamations infos Numéro de commission paritaire : Toute adaptation ou reproduction
Serda
Marie Barret (B for Design) zamila.nguyen@archimag.com 1221 T 85484 même partielle des informations
contacts e-mail BP 95-92244 Malakoff Cedex ISSN : 2260-1708 parues dans Archimag est
prenom.nom@archimag.com publicité tarifs et conditions Dépôt légal à parution formellement interdite sauf
directrice de la publicité d’abonnement du numéro accord écrit d’IDP SARL.
rédaction Cathy Potel valables jusqu’au 31-12-2020 © IDP Février 2021
rédacteur en chef 01 44 53 45 14 France : 1 an, 137 euros crédits photos
Michel Remize chef de publicité France : 2 ans, 237 euros Couverture : Freepik
directrice de la rédaction Imane Erraoui Tarif étudiant : 1 an, 30 euros Intérieures : droits réservés,
Louise Guerre 01 44 53 45 06 Tarif demandeur d’emploi : 1 an, sauf mentions différentes
directeur de la publication 65 euros
Pierre Fuzeau

Ce document est imprimé Annoncez-vous sur Archimag et Archimag.com

Contactez Cathy Potel : 01 44 53 45 14, cathy.potel@archimag.com
et Imane Erraoui : 01 44 53 45 06, imane.erraoui@archimag.com
Abonnez-vous à Archimag : www.archimag.com/boutique

© 2021 Copyright Archimag – Reproduction interdite – Tous Droits Réservés.

La crise sanitaire a donné un élan inédit au télétravail et la Digital Workplace a pris une place
importante dans le quotidien des organisations. Elle répond désormais aux nouvelles exigences
des collaborateurs, en leur permettant de gagner en efficacité, en autonomie et en flexibilité.
Elle sert également de révélateur aux organisations en leur montrant qu’elles doivent revoir leur
façon de travailler en équipes et que le digital ne résout pas, comme par enchantement, les
problèmes de fonctionnement existants. Réunions répétées et improductives, surabondance des
mails, partage restreint des documents de travail, stockage des contenus en local, etc. L’heure est
venue de collaborer autrement.

Comment ? En intégrant le digital et la notion de distance dans un programme complet de révision

des modes et des pratiques de travail. Et ce, à tous les niveaux. Que ce soit pour organiser ou
animer une réunion en visioconférence (ce qui implique une nouvelle façon de penser la réunion,
ses objectifs, son animation, etc.), que ce soit pour travailler à plusieurs sur des documents ou des
projets (ce qui implique de créer les documents directement en ligne et de les partager nativement,
en acceptant d’en perdre la propriété), que ce soit pour optimiser les processus de collaboration
(il est urgent de revoir la façon dont communiquent les membres de l’équipe, notamment l’usage
encore trop important du mail) ou encore la manière de piloter l’activité. Sans oublier, de revoir
également la façon dont l’organisation orchestre la gestion de ses connaissances, sa communication
interne et ses fonctions de support ou d’assistance. La Digital Workplace permet de répondre à ces
nouveaux besoins.

Ce supplément met en avant les principaux facteurs de réussite d’une Digital Workplace et vous
donne les clés pour aborder ce virage du travail hybride dans les meilleures conditions. Car ce
nouveau mode de travail invite également les organisations à repenser la place et l’usage des
bureaux physiques et à instaurer un nouveau management avec des circuits de décision plus courts,
plus de confiance et d’autonomie, et davantage d’implication de la part des collaborateurs.

La Digital Workplace n’offre finalement que des avantages. A condition de bien s’y prendre.

Eric Le Ven
L’Agence Digitale d’Archimag

DIGITAL WORKPLACE : LES QUESTIONS À SE POSER AVANT DE
L’ADOPTER
Depuis mars 2020 et l’essor spectaculaire (et
continu) du télétravail, jamais les organisations
n’avaient autant entendu parler de collaboratif
et de digital workplace. Certaines ont d’ailleurs
découvert pendant cette crise sanitaire qu’elles
avaient déjà sous la main des outils collaboratifs
(notamment la suite Microsoft 365 ou celle de
Google) et qu’il était possible de faire beaucoup
de choses avec. Si le sujet n’est pas nouveau,
force est de constater qu’avec cette épidémie, il
a pris de l’épaisseur et est devenu un véritable
enjeu. Reste à s’entendre sur ce qu’est réellement
une digital workplace.
En étudiant le marché de la digital workplace et à la
communication faite autour de cette technologie, il
apparaît que, dès que des fonctions collaboratives
sont présentes dans une solution, qu’il s’agisse d’une
suite bureautique, d’une GED, d’un ECM, d’un portail
d’entreprise ou d’une quelconque plateforme, les
éditeurs parlent aussitôt de “digital workplace”. Or,
en pratique, il n’en est rien. Une digital workplace
ne se résume pas à une fonction de co-édition de
document ou à des outils de partage de fichiers.
C’est bien plus que ça.
La digital workplace ressemble à nos
smartphones
La digital workplace est un environnement de travail
numérique, donc connecté et modulaire, proposant
différentes applications activables à la demande :
réseau social d’entreprise, outils d’édition de
document, messagerie instantanée, visioconférence,
GED, reporting, gestion de projets, signature
électronique, etc. Elle s’apparente à l’interface de
nos smartphones sur laquelle nous téléchargeons les
apps dont nous avons besoin depuis une boutique
officielle, estampillée comme “sûre”.
En finir avec le shadow IT
Cette notion de digital workplace est d’autant plus
intéressante que, dans une enquête qu’Archimag
a menée en début d’année 2020, 58% des sondés
avouent ne pas avoir une totale liberté d’usage de
leurs outils et applications informatiques. Ce qui
aboutit au développement du shadow IT au sein
© 2021 Copyright Archimag – Reproduction interdite – Tous Droits Réservés.
DIGITAL WORKPLACE
STRATÉGIE
des organisations et finit par peser à la fois sur la
sécurité et sur l’efficacité, aussi bien individuelle que
collective. En effet, plus les employés utilisent des
terminaux personnels et des applications qu’ils sont
les seuls à faire fonctionner avec des comptes privés
sur le réseau de l’organisation, plus ils l’exposent
à des risques et plus ils perdent en efficacité.
Trello, par exemple, a beau être une excellente
application collaborative pour gérer des tâches et
des projets, si vous êtes le seul à l’utiliser, cela n’a
aucun intérêt. Voilà pourquoi la digital workplace,
envisagée comme un espace de travail dans lequel
il est possible de sélectionner, d’activer et d’utiliser
des applications validées par l’organisation, est
intéressante.
Limiter les outils et chercher la cohérence
d’ensemble
Mais attention, si la Digital Workplace englobe
différents outils (GED, outils bureautiques, Intranet,
visioconférence, etc.), il est important de leur donner
une cohérence d’usage, en rapport avec la culture, le
fonctionnement et l’image même de l’organisation.
Si les bureaux physiques ont toujours été le reflet
d’une organisation, avec la digital workplace c’est
la même chose. D’autant que la multiplication des
outils complexifie l’environnement de travail et
finit par avoir un impact négatif sur l’expérience
utilisateur. Nous sommes aujourd’hui de plain pied
dans l’ère de l’UX (la User Experience) : il est donc
essentiel que cette digital workplace, peu importe la
manière dont vous la composez, ait une cohérence
et que les différents outils proposés soient liés pour
soigner cette expérience utilisateur.
4

Car bon nombre d’organisations constatent que
dès qu’une solution ne séduit pas, dès que son
efficacité n’est pas immédiatement démontrée, dès
que son fonctionnement n’est pas intuitif, dès que les
utilisateurs doivent multiplier les clics, les passerelles,
et entrer des logins et des mots de passe, elle est
abandonnée… Désormais, c’est l’UX qui prime
et nos smartphones que des enfants en bas âge
peuvent manipuler aisément en sont la preuve.
Impliquer les collaborateurs dans les
choix IT
La question que l’on peut se poser maintenant c’est
de savoir si cette cohérence et cette fluidité d’usage
peut se faire sans impliquer les collaborateurs dans
les choix technologiques de l’organisation. Sur
ce plan, l’enquête Archimag évoquée plus haut,
montre qu’aujourd’hui leurs attentes et besoins ne
sont pas suffisamment pris en compte dans ce genre
de projet. Il s’agit pourtant là d’une composante
essentielle à une adoption réussie.
La digital workplace : gare à l’effet déceptif
En résumé, la digital workplace, c’est à la fois du
software (un socle logiciel et des applications), du
bon sens, de la cohérence, de l’expérience utilisateur,
donc de l’humain, mais aussi du matériel (PC,
tablette, smartphone, etc.), du cloud et du réseau.
Vous aurez beau avoir les meilleures applications
du monde, la meilleure expérience utilisateur de
la planète, si les terminaux (PC et smartphone)
© 2021 Copyright Archimag – Reproduction interdite – Tous Droits Réservés.
DIGITAL WORKPLACE
STRATÉGIE
et le réseau ne sont pas adaptés, vous décevrez
les utilisateurs. Combien de fois, en ces temps de
travail à distance, vous êtes vous retrouvez avec
un réseau en goguette, une webcam récalcitrante,
des plantages à répétition, des batteries en rade,
l’impossibilité d’utilisation l’application proposée
par votre interlocuteur (Teams, Zoom, JitsiMeet, etc.)
ou de retrouver un document pourtant envoyé ou
partagé. Si ces outils de travail peuvent être une
formidable source de productivité et d’engagement,
ils peuvent aussi générer de la frustration et de la
démotivation s’ils ne fonctionnent pas correctement.
Prendre en compte l’aspect humain et
cadrer
Quant à l’aspect humain et à l’adhésion des
collaborateurs, ils sont bien entendu au cœur de
la digital workplace. Et pour que cette adhésion ait
lieu, il est important de définir un cadre concernant
les usages et de diffuser des bonnes pratiques.
Dans le cas contraire, les mauvaises habitudes
perdurent. La boîte mail reste un véritable dépotoire
et les documents ne sont pas déposés dans l’espace
documentaire pour être partagés, mais restent en
local sur le disque dur ou dans la messagerie des
intéressés. Ce n’est pas parce que vous avez adopté
un outil collaboratif, que la collaboration va naître
d’elle-même et qu’elle va fonctionner. Pour cela, il est
important d’amener de la rigueur, de l’organisation
et de formaliser le tout pour que les collaborateurs
adoptent le concept et se ressemblent enfin autour
de cette digital workplace et de ses usages.
5
 DIGITAL WORKPLACE
STRATÉGIE

DIGITAL WORKPLACE, CE QU’EN PENSENT LES ORGANISATIONS

FRANÇAISES
En pleine transition numérique, la Digital champ particulièrement fertile : la crise sanitaire
Workplace apparaît de plus en plus comme liée au coronavirus. En effet, le Covid-19 a eu un
un moyen de répondre aux attentes des impact direct sur la façon de travailler de nombreux
collaborateurs tout en modernisant les espaces professionnels, dont une grande majorité (53,7 %)
de travail. Ses avantages sont d’autant plus ne pratiquait jamais le télétravail jusqu’à présent
ressortis durant la crise sanitaire, où la nouvelle [2]. Les confinements ont également eu des
norme imposée - le télétravail - a nécessité une conséquences sur les relations entre collaborateurs :
réorganisation globale des méthodes de travail. si 77,9 % des salariés ont apprécié que leur équipe
Pour autant, les plateformes en ont-elles profité soit plus autonome, ils sont aussi 61,3 % à déplorer
pour se développer ? Où en est le marché le fait de ne pas avoir davantage de nouvelles de
aujourd’hui ? Les réponses. leurs collègues. Par ailleurs, 60,2 % avouent avoir
moins échangé avec les autres équipes ou services
qu’en temps normal.
Indéniablement, les nouvelles technologies ont
bouleversé nos façons de travailler, simplifiant les
processus, fluidifiant les échanges et augmentant
la productivité de tous. Elles ne sont cependant
pas le seul facteur impactant les activités des
organisations, qui l’ont d’ailleurs bien compris. De
plus en plus de structures attachent une importance
particulière à l’expérience numérique des salariés,
considérée comme « très importante » ou « vitale »
dans la performance de l’entreprise par 82 % des
organisations [1].

Une expérience numérique au travail peu

satisfaisante

Pour autant, les technologies ont également des

limites, d’ailleurs largement pointées du doigt par
leurs utilisateurs. La preuve : 82 % des salariés
souhaitent notamment que leur hiérarchie améliore
la qualité de leur expérience numérique au travail.
Ils sont également 61 % à affirmer que les problèmes
IT et les interruptions de service sont fréquents. Des
problèmes qui ne sont pas sans conséquences.
Cela se traduit essentiellement par une baisse de la
productivité (avec une perte moyenne de 50 heures
de travail cumulées par salarié et par an) et une
expérience collaborateur dégradée (avec un taux de
satisfaction de seulement 17 %).

La crise sanitaire, une période d’évolution

des pratiques collaboratives

Au-delà d’un contexte technologique favorable

au développement de la Digital Workplace,
puisqu’elle peut lever de nombreux freins pointés
par les utilisateurs, un autre facteur constitue un

© 2021 Copyright Archimag – Reproduction interdite – Tous Droits Réservés. 6


Quand partager l’information devient une
tâche à part entière
Côté organisation du travail, le partage de
l’information a été plus chronophage durant les
confinements d’après 52,3 % des professionnels. Plus
généralement, les périodes de télétravail forcé ont
été marquées par un plus grand nombre de réunions
(saluées pour leur efficacité inédite) et un effet de
silo. De nombreux managers ont également regretté
un affaiblissement des dynamiques collectives, bien
que l’expérience du travail à distance bénéficie
globalement d’une image positive.
La Digital Workplace : quels avantages,
quelle perception ?
Si la crise sanitaire a permis au télétravail d’être
mieux perçu par les dirigeants, elle a également
accéléré le déploiement de la Digital Workplace au
sein des organisations. 57 % d’entre elles en ont
désormais une image positive [3]. Pour 70 % des
organisations, la Digital Workplace est avant tout
considérée comme « un environnement numérique
où chaque collaborateur accède quotidiennement,
selon sa fonction, aux informations, aux
connaissances, aux applications et aux personnes
dont il a besoin pour travailler ». In extenso, la
mutualisation des connaissances, l’accès facilité à
l’information, l’amélioration de la communication
© 2021 Copyright Archimag – Reproduction interdite – Tous Droits Réservés.
DIGITAL WORKPLACE
STRATÉGIE
interne et l’optimisation de la productivité sont parmi
les principaux usages et avantages cités.
Moins de mail, plus de réunion en ligne
Si depuis le confinement, les échanges professionnels
entre collègues se font toujours essentiellement par
mail (il s’agit de l’usage cité en premier par 50%
des répondants de l’enquête Archimag), l’usage de
la messagerie électronique a cependant tendance à
baisser (il était en tête à 72% en février 2020 lors
d’une précédente enquête) au profit des réunions
en ligne (qui passent de 11% à 24%) et des outils
collaboratifs (qui passent de 4% à 8%). L’usage du
chat se répand également et fait désormais partie du
quotidien de plus d’une organisation sur dix.
Digital Workplace : un atout pour les RH
S’il est évident que les fonctionnalités qu’offre la Digital
Workplace constituent une réponse aux attentes des
nouvelles générations (d’après 62 % des DRH et DSI
[4]), elle est également un élément de modernisation
de l’environnement de travail pour 79 %
des DRH et un outil favorisant la collaboration en
interne pour 64 % des décideurs RH. De plus, 83 %
de ces derniers estiment que l’automatisation des
processus offerte par la Digital Workplace optimise
l’efficacité des collaborateurs, renforcée par la
centralisation de tous les éléments de communication
7
 DIGITAL WORKPLACE
STRATÉGIE

dont chacun a besoin dans le cadre de ses activités.

Toutefois, deux préoccupations restent présentes :
la sécurité et la protection des données. Elles
constituent la priorité pour 92 % des décideurs.

Un dynamisme bien parti pour durer

Répondant aux attentes des employés et des

décideurs, la Digital Workplace semble avoir de
belles perspectives devant elle, d’autant que le
marché est particulièrement porteur. Pour preuve, il
devrait atteindre les 2 milliards d’euros en France
en 2023, avec une croissance annuelle moyenne
avoisinant les 5 % [5]. D’autant plus que les modes
de travail sont en pleine évolution, faisant apparaître
de nouveaux besoins bien connus des fournisseurs
de solutions : facilité d’utilisation des outils, interface
unique et personnalisée, partage de connaissances,
collaboratif, communication, etc.

L’avenir des organisations passe par la

Digital Workplace

D’autres éléments remontés par les fournisseurs

laissent à penser que la Digital Workplace sera un
outil incontournable au sein des organisations dans
les années à venir, à commencer par les enjeux
autour de la sécurité et la limitation des risques.
Symbole de modernité, la Digital Workplace serait
également un bon moyen d’attirer et retenir des
talents. Encore faut-il lever les freins à la mise en
place d’une plateforme, dont le principal reste la
résistance au changement.

[1] Nexthink, « Étude Expérience 2020 : État des lieux de

l’expérience numérique des salariés », enquête menée par
Vanson Bourne auprès de 1 000 dirigeants IT et 2 000
salariés hors informatique.

[2] Kardham, « L’impact de la crise sanitaire sur les

environnements de travail », enquête menée auprès de 3 094
répondants.

[3] « Digital Workplace : comment le confinement a changé

la donne », enquête menée par Archimag auprès de 105
organisations françaises.

[4] CHG-MERIDIAN, enquête menée par MARKESS Exaegis

auprès de 89 décideurs métiers et IT.

[5] MARKESS by exaegis, enquête menée auprès d’une

quinzaine de fournisseurs de solutions de Digital Workplace.

© 2021 Copyright Archimag – Reproduction interdite – Tous Droits Réservés. 8

 [STRATÉGIES & RESSOURCES DE LA MÉMOIRE & DU SAVOIR]

Digital Workplace : les usages et les attentes

des organisations françaises

CELA SE PASSE COMME ÇA AUJOURD’HUI AU SEIN DES ENTREPRISES

78 % des
organisations sont
79 %
échanges se font
des 37 %
des sondés ne
équipées d’un Intranet par mail au sein des retrouvent pas les
et travaillent avec organisations. L’usage documents qu’ils
des outils anciens et d’une plateforme recherchent dans la
disparates qui n’offrent digitale permet base documentaire
pas un point d’entrée de désengorger de l’organisation.
unique à l’espace la boite mail.
de travail.

LES COLLABORATEURS DISPOSENT-ILS DES OUTILS ADÉQUATS ?

58 %
des sondés
1/3
des collaborateurs
Les 3 principaux
freins à l’adoption d’une
n’ont pas une déplore que ses plateforme collaborative :
totale liberté attentes ne soient ✱ la résistance au
de leurs outils pas prises en compte changement,
informatiques, dans les projets ✱ l’absence d’appui du
tant en termes informatiques management,
de choix que d’usages. ✱ une organisation en silos

DES BESOINS ET DES ATTENTES À COMBLER

86 % des
Les 3
principaux facteurs
déclencheurs de l’équipement
1 grande entreprise

3
sondés considèrent le
d’une plateforme collaborative :
collaboratif et le social sur veut pouvoir
✱ la recherche d’efficacité,
learning comme un collaborer à l’externe
✱ la transformation digitale,
facteur d’intégration avec des partenaires et
✱ le gain de temps.
des nouvelles des clients.
recrues au sein des
organisations

Pour quels avantages ?

Améliorer la communication
interne et capitaliser les
connaissances.

ARCHiMAG
Depuis 1985, Archimag est la référence spécialisée dans le management de l’information numérique. Nous suivons et analysons
l’ensemble du domaine de la gestion du document, de la donnée structurée et non structurée, et de manière générale toute
l’information nécessaire en environnement de travail.

www.archimag.com

ÊTES-VOUS PRÊTS POUR LʼÈRE POST-COVID ET LE TRAVAIL
DÉCENTRALISÉ ?
Anywhere Operations. Voici l’une des grandes
tendances identifiées par Gartner pour 2021 et
au-delà. Permettre aux employés de travailler où
qu’ils soient et disposer d’une infrastructure IT
capable de supporter ce changement de modèle
est désormais l’enjeu des organisations.
Avec cette transition à marche forcée vers le travail
décentralisé, les organisations à la traîne sur le
plan digital ont beaucoup souffert depuis mars
2020 : discontinuité des services essentiels auprès
de leurs clients ou usagers et de leurs fournisseurs,
difficulté à généraliser le télétravail et à adapter leur
fonctionnement, problèmes d’accès suffisamment
robuste et sécurisé à l’ensemble des services et
applications informatiques, faible digitalisation et
manque d’automatisation des processus, etc. Tous
ces éléments les ont impactées et les fragilisent
encore aujourd’hui dans leur capacité à traverser la
crise et dans leur volonté de retrouver un niveau de
performance suffisant.
Faire évoluer les habitudes et les pratiques
Or, il n’est pas aussi simple que cela de fonctionner
intégralement à distance. Le modèle mis en
place doit offrir une expérience collaborateur à
haute valeur ajoutée et faciliter les usages. Pour
y parvenir, les organisations doivent donc faire
évoluer leurs habitudes de travail et leurs pratiques
de gestion, mais aussi les politiques de sécurité et de
gouvernance, et fournir une expérience numérique
aussi transparente qu’évolutive.
Les 5 piliers de l’Anywhere Operations
Cette nouvelle forme de travail “indépendante de
tout lieu” s’appuie sur cinq piliers technologiques
impliquant différents outils :
la collaboration et la productivité
Ce qui comprend les outils de travail
collaboratif, les solutions de réunions à distance, les
solutions de tableaux blancs, les espaces de travail
intelligents et les suites bureautiques SaaS.
© 2021 Copyright Archimag – Reproduction interdite – Tous Droits Réservés.
DIGITAL WORKPLACE
STRATÉGIE
la gestion sécurisée des accès
Ce qui inclut l’authentification multifacteur
ou sans mot de passe, la sécurité zero-trust (un
modèle de sécurité qui atténue les risques en
vérifiant les utilisateurs et les périphériques avant
qu’ils n’accèdent aux réseaux, applications et
données), le SASE (Secure Access Service Edge), une
solution de sécurité qui offre des capacités WAN
et des fonctions de sécurité réseau complètes pour
soutenir les besoins d’accès dynamique sécurisé des
organisations.
le Cloud et l’edge computing
Ce qui inclut le cloud distribué (les services
sont distribués à différents emplacements, mais la
gouvernance reste centralisée en un seul endroit),
l’IoT, les passerelles entre applications via des API ou
encore l’Edge IA.
la mesure de l’expérience digitale
Ce qui inclut les outils de monitoring de
l’expérience digitale, les solutions de workplace
analytics (suivi du temps de travail, mesure de la
productivité, de l’expérience collaborateurs, suivi des
performances, etc.), de support et de prise en main à
distance et toutes les interactions sans contact.
l’automatisation permettant de soutenir
les opérations de support à distance
Ce qui inclut les outils de gestion et de sécurité
des endpoints (gestion des assets, suivi des
logiciels, gestion des configurations, gestion des
correctifs, etc.), les plateformes de gestion SaaS, le
provisioning en self service et zero touch (la capacité
d’un utilisateur du cloud à choisir un service dans
un catalogue pour le mettre en production avec une
intervention minimale de l’opérateur cloud).
Ces virages technologiques sont indispensables pour
supporter cette nouvelle organisation du travail,
développer la collaboration et la performance
collectives, assurer le bien-être individuel, tout
en sécurisant l’information et en permettant aux
organisations de poursuivre leur développement.
10
RÉUSSIR SON PROJET DE DIGITAL WORKPLACE : LA
MÉTHODE DE DIGIWIN
Spécialisée dans le conseil aux organisations souhaitant se lancer dans un projet de Digital
Workplace, l’agence Digiwin aide ses clients à identifier leurs besoins et leurs manques afin
de les accompagner dans le choix de la solution la plus adéquate et son intégration. Pour
être couronné de succès, un tel projet nécessite de passer par plusieurs étapes. Les conseils
de Loïc Marteau, directeur BU Digiwin Atlantique.
Des signes qui ne trompent pas
S’il n’est pas toujours évident de déployer une
Digital Workplace, ce projet ne doit néanmoins
rien laisser au hasard afin d’être couronné de
succès. Sa préparation elle-même n’est pas à
négliger. Plusieurs indices peuvent d’ailleurs
alerter les décideurs quant à la nécessité de
mettre en place une Digital Workplace, le premier
étant la confusion des collaborateurs quant aux
outils à utiliser.
En effet, avec la généralisation du télétravail,
les professionnels sont contraints de jongler
entre Zoom, Microsoft Teams, Skype, et d’autres
applications métiers ; la Digital Workplace peut
lever cette problématique en offrant un point
d’accès unique aux outils. Elle permet également
une meilleure organisation en centralisant tous
les documents dans un seul et même espace
collaboratif. Sans elle, ils seraient disséminés
dans les mails, le réseau de l’entreprise, l’outil
métier, ou encore sur un poste local ou l’intranet.
L’unification d’accès à la documentation, et plus
globalement la mise en commun des ressources,
est ainsi facilitée par la Digital Workplace.
Les grandes étapes d’un projet de Digital
Workplace
Après en avoir compris les avantages, les
organisations peuvent se lancer pleinement
dans leur projet de Digital Workplace. Afin
d’en assurer le bon déroulement, Digiwin,
spécialiste en la matière, liste plusieurs étapes
incontournables. Parmi elles, l’identification des
besoins et des populations au sein de l’entreprise
est indispensable. Elle permet en effet de savoir
qui seront les utilisateurs de la Digital Workplace,
classés selon 4 types de cibles : la direction
générale, les managers, les utilisateurs finaux, et les
personnes travaillant sur l’intranet (les animateurs
de communauté, par exemple). Pour chacune
de ces catégories, il est nécessaire d’étudier les
besoins de toutes les parties prenantes.
De l’identification des besoins et des cibles découle
un ensemble de souhaits de fonctionnalités, parmi
lesquelles un chat, un outil de visioconférence, une
GED, etc. De même, les besoins métiers plus fins
doivent eux aussi être mis en lumière et traduits en
fonctionnalités adaptées. Les besoins fonctionnels
et techniques permettent de faire ressortir des
outils techniques qui auront un impact sur le choix
de la solution finale.
Et après ?
Encore trop souvent, les entreprises ont néanmoins
tendance à réfléchir à leurs besoins après avoir
choisi leur solution de Digital Workplace, ce qui
limite les fonctionnalités et fait apparaître de
nouvelles problématiques. L’une des spécialités
de Digiwin est justement d’accompagner ces
structures dans l’identification de leurs manques
en réalisant des ateliers avec les professionnels
métiers concernés par les problématiques ciblés.
« Nous intervenons de la partie conseil à
l’installation. Nous accompagnons les entreprises
sur le développement ou le changement de
leur solution. Nous participons également à
la conduite du changement, en faisant vivre
l’intranet, notamment grâce à la livraison de
nouvelles fonctionnalités régulièrement, en
formant et en accompagnant les utilisateurs »,
conclut Loïc Marteau.
 DIGITAL WORKPLACE
STRATÉGIE

LA SÉCURITÉ, UN MAILLON ESSENTIEL DE LA DIGITAL

WORKPLACE
Bien que la Digital Workplace soit un atout au en ligne non validés par l’entreprise (on parle de
service de la stratégie d’entreprise, elle présente Shadow IT), cette période s’avère être du pain béni
également des risques, en particulier liés à la pour les hackers.
sécurité, par sa nature même de plateforme
centralisant des outils accessibles en tout lieu,
à tout moment. La sécurité est donc un sujet
dont les organisations doivent impérativement
s’emparer. Et pour cause...

Sujet sensible pour toutes les organisations, la

sécurité des échanges et des informations est une
véritable priorité dès lors qu’une Digital Workplace
est mise en place. D’autant que depuis le début de
la crise sanitaire et la généralisation du télétravail,
le nombre de vulnérabilités a augmenté et avec
elles, le nombre de cyber-attaques. Les hackers ont,
en effet, profité de la crise sanitaire pour mettre au
point des attaques ciblées (essentiellement à base de
ransomware et de malware insérés en pièces jointes
dans des emails) et les ont multipliées.

Le Covid-19, une opportunité pour les hackers

Entre le télétravail mis en place dans l’urgence et

la désorganisation des entreprises face à cette
situation, près de 9 organisations françaises sur 10,
des PME et ETI du secteur privé jusqu’aux hôpitaux
en passant par les collectivités, ont été la cible de
cyberattaques cette année. 65 % ont même subi
plusieurs actes malveillants. Ces attaques ont
entraîné des dommages très divers : une perte de
productivité (pour 38 % des RSSI Français), des
pertes de données clients (33 %) et des pertes de
données employés (32 %).

Sécurité : des stratégies à parfaire

Il faut bien avouer que toutes les conditions étaient

remplies pour que les cybercriminels aient un
boulevard devant eux. Entre des salariés peu au
fait des règles et des bonnes pratiques en matière
de sécurité informatique, l’usage d’ordinateurs
personnels dont les logiciels ne sont pas à jour et
restent souvent mal sécurisés, l’absence de VPN
(réseau privé virtuel) pour se connecter au réseau
de l’entreprise, la connexion à des réseaux WiFi
publics, les multiples partages de fichiers avec des
personnes externes à l’entreprise et l’usage d’outils

© 2021 Copyright Archimag – Reproduction interdite – Tous Droits Réservés. 12

LA DIGITAL WORKPLACE AU SERVICE DE LA
RELATION CLIENT

Fondée en 1966 par Dominique Di Giuseppantonio, Sodico Immobilier compte aujourd’hui

plus de 4 000 projets à son actif dans le Haut-Rhin, se distinguant par une signature
architecturale ambitieuse et une qualité exemplaire. Il y a un an, la société a largement
accéléré sa transition numérique en se dotant de la plateforme collaborative Hubshare. Le
but : offrir de la transparence à ses clients et favoriser la communication avec eux.

Sodico Immobilier a toujours affiché un style
audacieux, à la fois visionnaire, novateur et
sans compromis. Un ADN qui se ressent non
seulement dans les projets immobiliers menés
par l’entreprise, mais également par les initiatives
développées en faveur d’autrui. La dernière en
date ? La mise en place d’une Digital Workplace
signée Hubshare, visant à fluidifier et accélérer
la communication entre Sodico Immobilier et ses
clients, de leur achat de bien jusqu’à livraison.
L’implication de toute une équipe dédiée
Dans cette optique, Sodico Immobilier s’est
équipée de la solution Hubshare en 2020. Après
avoir formé ses collaborateurs à l’utilisation de ce
nouvel outil interactif, les premiers espaces clients
ont pu être activés dès l’été, pour déjà 14 licences
utilisateurs internes et près de 200 utilisateurs
externes début 2021. Un engouement qui n’aurait
pas été possible sans l’implication des experts
Hubshare.
« Écoute, temps, professionnalisme, disponibilité
et réactivité : ces valeurs ont mené l’équipe de
Hubshare à nous proposer une plateforme de
travail fantastique. Les possibilités sont multiples
et ne cessent d’évoluer. Nous gagnons en
efficacité, en productivité, en satisfaction clientèle
et personnelle », salue Caroline Fisset, membre
de l’équipe Sodico Immobilier.
Un outil partagé par toutes les parties
prenantes
Au-delà de l’accompagnement sur-mesure
proposé par Hubshare, ce sont les fonctionnalités
de la solution qui ont séduit Sodico Immobilier.
L’extranet est tout particulièrement utilisé pour
communiquer avec les clients de la société, qui
ont, de leur côté, accès à toutes les informations
concernant leurs biens. En effet, la plateforme
leur permet à la fois de :
 Consulter, imprimer et télécharger leurs
documents (contrats de réservation, actes de
vente, appels de fonds ou courriers) ;
 Suivre l’avancement des chantiers et des travaux ;
 Être informés des dernières actualités Sodico.
« De plus, nos partenaires tels que maîtrise
d’œuvre, études notariales, ou encore
établissements bancaires travaillent également
avec nous via cette plateforme intuitive. Les
différents acteurs sont directement informés des
signatures d’actes, de l’avancement de chantier
ou encore des derniers paiements effectués, par
exemple », ajoute Caroline Fisset.
La solution Hubshare se révèle avant tout être un
formidable outil au service de la relation client,
accessible à tout moment et depuis n’importe
quel endroit. Simple, pratique et efficace, en
somme !

Confiez la sécurité de vos données à votre
fournisseur de Digital Workplace
D’ailleurs, selon une étude Hiscox 2020 sur la gestion
des cyber-risques, les incidents de cybersécurité
auraient coûté cette année aux entreprises françaises
la bagatelle de 1,6 milliard d’euros. Pour limiter ces
risques et leurs coûts, bon nombre d’organisations
se sont tournées vers une digital workplace, se
débarrassant ainsi des questions relatives à la gestion
de la sécurité. La sécurité est dès lors déportée chez
le fournisseur qui doit garantir à ses clients, à la fois
la disponibilité de sa plateforme et de son service,
mais aussi assurer la sécurité et la confidentialité
des documents et données qui y sont stockés. Voilà
aussi pourquoi de nombreuses organisations se
tournent vers la Digital Workplace et tous les outils
collaboratifs en mode SaaS.
Pourquoi vos données doivent être localisées
en France
Si l’architecture informatique de l’entreprise, en
elle-même, doit, bien entendu, faire l’objet d’un
travail de sécurisation, il est aussi sage d’engager
une réflexion sur l’hébergement des données
présentes dans cette Digital Workplace. Et de ce
côté-là, mieux vaut privilégier un hébergement dans
des datacenters situés en France, sur lesquels vous
aurez un meilleur contrôle que sur des datacenters
localisés à l’étranger. Notez par exemple, que si
vous investissez dans une solution américaine, celle-
© 2021 Copyright Archimag – Reproduction interdite – Tous Droits Réservés.
DIGITAL WORKPLACE
STRATÉGIE
ci sera soumise au Cloud Act. Vos données seront
donc potentiellement transmissibles aux autorités
américaines.
Digital Workplace et cybersécurité : une
nécessaire sensibilisation
L’adoption d’une plateforme de Digital Workplace
passe également par la sensibilisation des
collaborateurs aux problématiques de cybersécurité.
Selon une étude du CESIN réalisée en 2020, la quasi-
totalité des entreprises considèrent le Shadow IT, à
savoir l’utilisation d’applications non approuvées par
la DSI, comme le cyber-risque le plus important. Mais
d’autres risques sont aussi prégnants, notamment
les erreurs de manipulation et de configuration d’un
administrateur interne, ou encore les négligences et
les erreurs de manipulation ou de configuration des
collaborateurs. Voilà pourquoi les entreprises sont
de plus en plus nombreuses à mettre en place un
programme de cyber-résilience et à se tourner vers
des prestataires spécialisés.
Enfin, pour limiter drastiquement les risques cyber, il
est essentiel de sensibiliser, former et responsabiliser
les collaborateurs aux bonnes pratiques en matière
de sécurité numérique. Quitte à aller jusqu’à la
mise en place de procédures permettant de vérifier
l’application des recommandations émises.
[1] Etude Proofpoint 2020/Etude Forrester pour Tenable
14
LA DIGITAL WORKPLACE, UNE RÉVOLUTION POUR
LES ORGANISATIONS
La transformation numérique des organisations, accélérée par la crise sanitaire actuelle,
requiert aujourd’hui que les professionnels aillent encore plus loin dans l’utilisation des
outils digitaux et la collaboration unifiée. C’est là qu’intervient la Digital Workplace,
véritable lieu de l’activité numérique. Décryptage.
Des fonctions déterminantes dans le choix
de la solution
La Digital Workplace est le service en ligne
qui regroupe tous les accès aux outils et
aux informations. Il est synonyme, pour les
organisations qui l’utilisent, de productivité,
d’efficacité et de cohésion. Encore faut-il qu’elle
intègre 4 leviers indispensables :
 Une messagerie en temps réel, pour favoriser
la communication entre les différentes parties,
aussi bien en one-to-one qu’en one-to-many ;
 Un espace documentaire, garantissant
l’efficacité du travail en équipe, notamment grâce
au partage de documents et autres ressources,
aux contrôles d’accès, voire une GED structurée ;
 Un réseau social d’entreprise pour désiloter
les équipes, assurant un partage d’informations
simplifié et augmentant par là même la
transversalité des différents départements de
l’organisation ;
 Un intranet solide, qui vient donner du sens à
l’ensemble de la Digital Workplace et contribue
également à la transmission de l’information.
Surtout, il est primordial que l’ensemble des outils
de l’organisation soient interconnectés. De même,
les données issues des différents départements
doivent être partagées au plus grand nombre,
et pas seulement au niveau de l’équipe, afin
d’avoir une vision d’ensemble des activités de
l’organisation.
Un équilibre à trouver
Les organisations ne sont pas toutes égales en
matière de Digital Workplace. En effet, si certaines
sont tout simplement hors digital, d’autres
disposent de solutions obsolètes. En revanche,
celles qui prennent déjà en compte la dimension
digitale ont tendance à hypertrophier l’un des
leviers de la Digital Workplace, généralement la
partie bureautique et intranet, comme le constate
Alain Garnier, CEO de Jamespot. Pour cette
dernière catégorie, la problématique est alors de
rééquilibrer la Digital Workplace.
« Là où notre proposition est intéressante :
quelle que soit la maturité d’une organisation,
qu’elle dispose ou non d’un intranet, d’une suite
bureautique, d’une GED, etc., elle saura trouver
chez Jamespot le moyen de monter en puissance
rapidement. La solution, qui dispose aujourd’hui
de plus de 100 applications et connecteurs, peut
aussi bien remplacer l’existant dans sa totalité,
ou bien le compléter pour l’améliorer », indique
Alain Garnier, dont la société a bénéficié d’une
accélération des demandes en réseau social
d’entreprise depuis le début de la crise sanitaire.
L’Assurance Maladie et le projet LIAM
Entre autres, Jamespot a signé, au cours de
l’année, la Digital Workplace de l’Assurance
Maladie : le projet LIAM. L’organisme recherchait
en effet une solution pérenne et souveraine offrant
un ensemble de fonctions très large (réseau social
d’entreprise, GED, intranet, etc.), si possible made
in France, afin de fluidifier les échanges entre
les collaborateurs à tous les niveaux (national,
régional et local).
Autant d’exigences auxquelles la Digital
Workplace déployée par Jamespot répond
parfaitement, comme peuvent en attester les 82
000 professionnels de l’Assurance Maladie qui
l’utilisent.
 DIGITAL WORKPLACE
OUTILS

DE LA GED À LA DIGITAL WORKPLACE : VERS UNE PLATEFORME

UNIQUE POUR CENTRALISER LES OUTILS DE PARTAGE ET DE
GESTION DOCUMENTAIRE

Bien que la Digital Workplace constitue un
formidable levier pour construire une entreprise
collaborative efficace, encore trop souvent,
les organisations négligent ou hypertrophient
certains aspects de la plateforme. C’est tout
particulièrement le cas pour les fonctionnalités
liées à la GED (Gestion électronique des
documents), en tête desquelles le partage de
fichiers ou la recherche d’informations.
Créer du lien entre les collaborateurs et favoriser
le partage de fichiers n’est pas toujours chose
facile. Encore trop souvent, le mail est le moyen
de prédilection des professionnels pour effectuer
ces tâches. Ses limites sont pourtant nombreuses :
manque de sécurité, processus d’envoi et stockage
polluants, limitation du poids des pièces jointes,
etc. Pour y remédier, de nombreuses organisations
choisissent de se tourner vers des solutions alternatives
visant à simplifier les échanges d’informations.
Les portails d’entreprises, une version (très)
limitée de la Digital Workplace
Au contraire des solutions gratuites, les outils
brandés ou corporate présentent des niveaux de
sécurité plus élevés, à l’instar des intranets ou
portails d’entreprises. En la matière, les éditeurs
ne manquent pas : IBM, OpenText, uPortal, etc.
Ces outils ont l’avantage d’être personnalisables,
accessibles et en mesure de stocker facilement des
documents. Cependant, la gestion documentaire
qu’ils proposent est très limitée (manque d’ouverture
pour des usagers externes à l’organisation et
recherches laborieuses, entre autres). Le processus
de mise en œuvre peut également s’avérer long
et coûteux, voire poser des problèmes d’adoption
par les collaborateurs. Par ailleurs, les intranets
ne sont généralement pas en mesure de se gérer
eux-mêmes, à moins d’y intégrer de l’intelligence
artificielle et de l’automatisation.

Un partage de fichiers lacunaire et risqué

Avec la généralisation du télétravail, tous ont dû revoir

leurs habitudes de travail, de communication et de
partage de fichiers. Pour ce faire, les professionnels
ont pu se tourner vers un large éventail d’outils mis
à leur disposition : drive (Google Drive, OneDrive),
services de transfert de fichiers (WeTransfer, Dropbox),
et même réseaux sociaux d’entreprise (Workplace by
Facebook). Pour autant, ces leviers, bien qu’utiles,
soulèvent de nouvelles problématiques. Outre
leur multiplication, ils comportent des risques en
termes de sécurité, d’autant plus présents dans
les logiciels gratuits. Pour preuve : Dropbox, entre
autres, a reconnu en 2016 avoir été victime d’un
incident de sécurité 4 ans auparavant, menant au
piratage de 68 millions de comptes d’utilisateurs.
De plus, l’utilisation de ces services peut représenter
une infraction au RGPD lorsqu’ils sont utilisés pour
stocker ou transmettre des documents sensibles
(comportant des informations personnelles, par
exemple). Sans surprise, les services en charge de
l’informatique recommandent généralement de ne
pas les utiliser.

© 2021 Copyright Archimag – Reproduction interdite – Tous Droits Réservés. 16

LA VILLE DE NOISY-LE-GRAND SE TOURNE VERS LA
SOLUTION GOFAST DIGITAL WORKPLACE DE CEO-VISION
Favoriser le travail collaboratif tout en assurant la sécurité des documents : tel était l’objectif
de la Ville de Noisy-le-Grand, qui disposait jusqu’alors d’une pléiade d’outils pour gérer et
partager ses fichiers. Dans une optique de réorganisation globale de ses outils, la collectivité
a choisi de déployer la solution GoFAST Digital Workplace, éditée par CEO-Vision.
Office Microsoft, serveurs internes, WeTransfer…
En multipliant le nombre d’outils de gestion et de
partage de documents, la Ville de Noisy-le-Grand
s’est retrouvée confrontée à un environnement de
travail en « silos » aux conséquences néfastes :
documents en doublons, risque d’erreurs liées
au versioning, recherche chronophage, perte
d’informations, etc. Afin d’y remédier, la commune
a fait le choix d’une approche globale et d’une
solution intégrée pour se substituer à cette large
bibliothèque d’applications.
De nombreux paramètres à prendre en
compte
Dans le cadre de cet important projet de
réorganisation, la Ville de Noisy-le-Grand
a lancé un POC de 4 mois visant à tester la
solution GoFAST Digital Workplace de CEO-
Vision. La première phase du projet s’est
ainsi concentrée sur 3 Directions : Systèmes
d’information (et ses 2 départements « Études &
Projets » et « Moyens Informatiques »), Finances et
Commande Publique, et Bâtiments (département
« Constructions Publiques »). L’occasion, pour la
plateforme collaborative GoFAST de répondre
aux objectifs visés par la collectivité :
 Renforcer les usages collaboratifs et la
transversalité entre les Directions ;
 Diffuser facilement des documents finaux ;
 Clarifier et respecter les processus métiers
(workflows) et gérer les tâches collaboratives ;
 Créer et administrer plus facilement des
Espaces collaboratifs ;
 Partager les documents en toute sécurité avec
l’extérieur (administrations, prestataires, etc.) ;
 Retrouver rapidement les contenus et
informations.
Par ailleurs, GoFAST est venue en complément
de la suite Microsoft Office, dont la Ville était déjà
équipée, offrant deux alternatives confortables aux
utilisateurs finaux : poursuivre avec la suite Office
habituelle ou basculer vers la suite collaborative
intégrée à GoFAST, qui centralise tous les outils
et documents dont les professionnels ont besoin
dans le cadre de leurs activités.
Une solution qui fait déjà l’unanimité
Un mois seulement après le lancement de
GoFAST, les multiples possibilités offertes par la
plateforme étaient déjà saluées par les agents
de la Mairie : consultation et coédition des
documents (via OnlyOffice), gestion des tâches
(tâches collaboratives « kanban » et moteur de
workflows Bonitasoft intégré), organisation de
webconférences (grâce à l’outil JitsiMeet intégré),
chat de groupe en temps réel (avec Element), etc.
Si la Ville comptait déjà 184 utilisateurs actifs de
GoFAST en novembre dernier, des formations
pour accompagner d’autres professionnels ont
également été mises en place.
« Cette solution convergente, mobile, tombe
à pic pour répondre aux exigences de notre
période actuelle : télétravail, collaboratif,
mobilité, RGPD », conclut Axel Saint-
Charles, DSI de la Ville de Noisy-le-Grand.

La GED, une solution encore trop marginale
Bonne alternative à l’intranet sur le volet gestion
documentaire, la GED est certainement l’un des
moyens les plus efficaces de stocker des fichiers
et de les partager au plus grand nombre, et ce en
toute sécurité. Elle répond ainsi aux objectifs de
transformation numérique des entreprises, qui s’est
largement accélérée avec les confinements dus au
coronavirus. 71% des organisations françaises sont
aujourd’hui équipées d’une ou plusieurs GED, selon
une enquête menée par Archimag en 2020. Des
GED qui sont utilisées avant tout pour “partager,
sécuriser et archiver des documents”, mais qui ne
sont malheureusement connectées à aucun autre
applicatif (CRM, ERP, etc.). Seule une organisation
sur dix indique avoir interfacé sa GED avec d’autres
outils informatiques. Et c’est bien là où le bât blesse.
Une plateforme tout-en-un aux nombreuses
possibilités
Si la mise en place d’un drive, d’un intranet ou d’une
GED représente un premier pas en faveur d’un
travail collaboratif efficace, la Digital Workplace,
elle, va bien au-delà de ces solutions, somme
toute assez basiques. Encore trop souvent, les
professionnels doivent jongler entre une multitude
d’applications qui ne répondent qu’à un seul usage.
Au contraire, la Digital Workplace vise à en finir
avec la multiplication des outils, en centralisant au
sein d’une seule plateforme toutes les fonctionnalités
qu’ils offrent, de la production d’information à sa
circulation, en passant par son classement. Cet
environnement de travail unique, accessible à
toutes les parties associées à un projet donné (y
compris externes), facilite ainsi le travail collaboratif,
la fluidification des échanges, la cohérence et
l’efficacité des utilisateurs.
© 2021 Copyright Archimag – Reproduction interdite – Tous Droits Réservés.
DIGITAL WORKPLACE
OUTILS
Un accès simplifié à l’information
La capacité de la Digital Workplace à encourager
la collaboration ne doit rien au hasard. Loin de se
contenter de réunir toutes les fonctionnalités dont les
professionnels ont besoin, elle centralise également
l’ensemble des données nécessaires à leurs activités.
Les échanges relatifs aux différents projets peuvent
être tracés de A à Z, et il est également possible de
visualiser facilement les versions successives des
documents utilisés. Surtout, la Digital Workplace,
contrairement à la GED, peut facilement être dotée
d’un moteur de recherches fonctionnel et intelligent,
afin que la bonne information soit transmise aux
utilisateurs qui en font la demande. Sur ce point,
certaines solutions vont même encore plus loin,
comme Shareplace, qui s’appuie notamment
sur l’intelligence artificielle pour suggérer
automatiquement aux utilisateurs des fichiers ou
des données dont ils pourraient avoir besoin pour
assurer la gestion de certains projets.
La sécurité avant tout
Au-delà des avantages qu’elle offre dans la gestion
de projets, la Digital Workplace est surtout le gage
d’une sécurité renforcée, pour les utilisateurs comme
pour les fichiers et les données. En centralisant toutes
les fonctionnalités nécessaires aux professionnels
(drive, réseau social d’entreprise, GED, mais aussi
messagerie instantanée, gestion des tâches ou
partage de contenus), la Digital Workplace lève les
freins liés à la sécurité des multiples logiciels qui
seraient, sans elle, indépendants les uns des autres
et ne communiqueraient pas entre eux.
18
 DIGITAL WORKPLACE
OUTILS

GESTION DE TÂCHES, DE PROJETS ET DE RESSOURCES : DES

OUTILS DE GESTION PERFORMANTS AU SERVICE DU TRAVAIL
COLLABORATIF
Loin de n’être qu’une plateforme favorisant le
partage et la recherche de fichiers, la Digital
Workplace est aussi et avant tout un formidable
outil organisationnel. Elle peut, en effet, intégrer
des fonctionnalités de gestion de tâches, de
projets et des ressources, nativement ou par le
biais d’extensions, facilitant par là même les
différentes missions de ses utilisateurs.
Encourageant le travail collaboratif et l’efficacité
collective, la Digital Workplace intègre de
nombreuses fonctionnalités visant à simplifier le
quotidien des professionnels. Parmi elles, la gestion
des tâches est un incontournable, que les éditeurs
de solutions intègrent par défaut dans leur solution.
Elle constitue, il est vrai, un gain de temps largement
profitable pour les utilisateurs : chacun peut en effet
assigner des tâches à ses interlocuteurs (externes ou
internes), avec la possibilité de préciser des deadlines
éventuelles, et même créer sa propre to-do list afin
de mieux s’organiser.
d’autres personnes. C’est notamment le cas de la
plateforme développée par Jalios, JPlatform, dont
l’outil est particulièrement exemplaire en la matière.
Tout comme sur Google Drive, chaque utilisateur peut
assigner une tâche à un collaborateur directement
via un document sur lequel il travaille, afin de le lui
faire valider par exemple. Un système de notifications
vient alors avertir la personne concernée ; de la
même façon, le créateur de la tâche sera prévenu
dès qu’elle sera terminée. Pour garantir une certaine
visibilité sur ces différentes tâches, les utilisateurs de
JPlatform peuvent accéder à une vue d’ensemble
de celles-ci directement depuis l’interface de la
plateforme. Les tâches peuvent alors être filtrées par
assignation, priorité, nom, projet, échéance, etc.

Des fonctionnalités simples, mais

particulièrement utiles

Cette gestion des tâches prend généralement la

forme d’un widget qui vient s’insérer sur l’interface
utilisateur de la Digital Workplace. Comme sur
Google Tasks et son application TasksBoard, entre
autres, chacun peut ainsi retrouver, dès sa première
connexion en début de journée, l’ensemble des
missions qu’il doit réaliser. Elles peuvent être
classées par ordre de priorité ou de réalisation dans
la journée (comme un agenda), contenir des sous-
tâches et des commentaires, être partagées en temps
réel avec d’autres utilisateurs, etc. Le but : accroître
la productivité des collaborateurs.

L’attribution de tâches, un gain de temps

inestimable pour les collaborateurs

Pour aller plus loin dans la gestion des tâches,

certaines solutions de Digital Workplace permettent
même aux utilisateurs d’assigner certains travaux à

© 2021 Copyright Archimag – Reproduction interdite – Tous Droits Réservés. 19


De la gestion des tâches à la gestion de
projets
Si la gestion des tâches tient une telle importance
au sein de la Digital Workplace, c’est parce qu’elle
doit servir, in fine, au bon déroulement des projets
menés. Dans ce sens, il n’est pas rare que les
solutions du marché mettent en avant les différents
projets auxquels sont rattachés les utilisateurs au
sein même de leur interface, afin qu’ils puissent y
accéder plus rapidement. Chacun peut également
visualiser facilement l’ensemble des collaborateurs
mobilisés, et, là encore, participer à la répartition
des tâches afin d’accroître l’efficacité de toutes
les parties prenantes. De nombreux outils très
efficaces facilitent la gestion de projet, c’est le cas
par exemple de SharePlace dont les suggestions
initiées par l’intelligence artificielle et la dimension
collaborative facilite l’avancée des missions, mais
c’est aussi le cas de Monday.com, Wrike (racheté par
Citrix), Trello, Asana ou encore des logiciels moins
connus comme Proggio, Business Driver, Planzone,
BubblePlan, Zoho Projects, Gouti ou ClickUp. Le
marché pullule d’outils de ce type. L’un d’entre eux
mérite d’être intégré à votre Digital Workplace si
l’outil natif manque de fonctionnalités et d’intuitivité.
DÉCOUVREZ BEEZY
© 2021 Copyright Archimag – Reproduction interdite – Tous Droits Réservés.
DIGITAL WORKPLACE
OUTILS
Project Management : des fonctionnalités qui
font la différence
Certaines de ses solutions vont bien au-delà des
fonctionnalités basiques liées à la gestion de projet.
C’est notamment le cas de la plateforme de Jalios,
qui regorge d’outils complémentaires intéressants :
niveau d’avancement des projets, suivi sous forme
de tableau kanban (regroupant les tâches « à faire »,
« en cours » et « terminées »), intégration de
modèles de projets, etc. D’autres éditeurs proposent
également des fonctionnalités de planification
qui peuvent s’avérer utiles, à l’instar du logiciel
Gantter, qui inclut un suivi des coûts de main-
d’œuvre et des résultats réels par rapport aux
estimations préalables, permettant ainsi à ses
utilisateurs de maîtriser parfaitement leur budget.
Préparation des projets, planification et contrôle,
répartition du travail, suivi des problèmes, plan
d’actions, rapports d’avancement, saisie des
temps, suivi des charges, suivi financier, vue
multi-projets, gestion de la capacité, gestion des
risques, contrôle des temps passés et workflow,
certaines solutions ne laissent rien au hasard.
20
 DIGITAL WORKPLACE
OUTILS

Une meilleure organisation pour optimiser la

gestion des ressources

Les dépenses, justement, ne sont que l’un des aspects

que la Digital Workplace peut permettre de mieux
contrôler. Plus généralement, optimiser la gestion
des tâches et des projets est la garantie d’un meilleur
management des ressources : financières donc,
mais aussi matérielles, documentaires et humaines.
De fait, si les documents sont généralement
dématérialisés et stockés au sein de la GED, il est en
revanche plus difficile de savoir si certains espaces
de travail sont disponibles, ou si des collaborateurs
ne sont pas déjà mobilisés par d’autres projets – un
frein que la Digital Workplace est parfaitement à
même de lever.

Optimiser l’espace de travail

Avec la crise sanitaire, bon nombre d’organisations

ont dû mettre en place un planning de présence au
bureau afin de respecter les mesures de sécurité
en vigueur et éviter qu’un trop grand nombre de
collaborateurs ne soit présent. Même en temps
normal, cependant, la gestion des espaces (et
notamment des salles de réunion) peut s’avérer
complexe. La Digital Workplace peut aussi régler
ces problématiques, en laissant la possibilité à tous
les utilisateurs de préciser s’ils seront au bureau et
s’ils auront besoin, ou non, de mobiliser une salle
de réunion ou de travail. Certaines fonctionnalités
plus avancées permettent même de ne pas faire
apparaître les espaces déjà réservés dans la liste des
salles afin d’éviter tout doublon de réservation.

Un moyen d’éviter la surcharge de travail

Autre avantage de taille : la gestion des tâches et des

projets intégrée à la Digital Workplace offre plus de
visibilité sur la charge de travail des collaborateurs.
En précisant, en amont, les missions qu’ils doivent
accomplir, ces derniers peuvent organiser leurs
plannings plus facilement et les partager avec les
autres utilisateurs. Ainsi, des professionnels déjà
mobilisés par un grand nombre de projets ne seront
pas affectés à des tâches supplémentaires, ou bien
pourront les assigner à d’autres collaborateurs. De
quoi renforcer l’aspect collaboratif de la Digital
Workplace !

© 2021 Copyright Archimag – Reproduction interdite – Tous Droits Réservés. 21

REMETTRE LʼHUMAIN AU CŒUR DE LA DIGITAL
WORKPLACE
Pour être couronné de succès, un projet de Digital Workplace doit avant tout s’inscrire
dans une stratégie globale d’organisation. Néanmoins, il nécessite également de suivre
plusieurs étapes incontournables afin d’impliquer l’ensemble des parties prenantes.
Maximo Castagno, cofondateur de Beezy et chef de produit, partage son expertise sur le
sujet.
Au cours de ces 10 dernières années, l’apparition
d’entreprises innovantes dans de nombreux
secteurs (à l’instar de Tesla dans l’automobile)
a largement bousculé les habitudes de
fonctionnement des organisations. À tel point
que la transformation digitale est aujourd’hui
un aspect stratégique et fondamental. La Digital
Workplace s’inscrit dans cette optique et doit
servir une stratégie plus globale, sous réserve
qu’elle soit mise au service de l’humain avant
tout, comme le propose la solution Beezy.
Une forte implication des utilisateurs à
toutes les étapes
Fonctionnant sur le socle de Microsoft 365, Beezy
affiche un positionnement unique : la Digital
Workplace doit s’adapter à l’employee experience.
Ainsi, selon Maximo Castagno, toutes les étapes
du déploiement d’une Digital Workplace doivent
inclure une forte dimension humaine avant tout.
Il s’agit, en premier lieu, d’identifier les besoins
des professionnels et la roadmap du déploiement
des technologies retenues. Par la suite, ce sont les
collaborateurs qui doivent être accompagnés, en
expliquant les fonctionnalités de chaque outil, qui
ne doivent d’ailleurs pas tous être mis à disposition
en même temps pour éviter toute confusion.
« Il est fondamental de passer par une phase
d’expérimentation : il est impossible de déployer
une Digital Workplace sans accompagnement.
Chez Beezy, par exemple, nous avons un
processus pour accompagner nos clients sur
8 semaines. Nous effectuons un déploiement
de la solution à petite échelle pour étudier les
dynamiques sociales de collaboration et de réseau
dans l’optique d’apprendre, affiner, appliquer des
métriques et comprendre les usages qui seront
faits de la plateforme, en adéquation avec les
objectifs fixés. Ce n’est qu’après ces 8 semaines
d’expérimentation que nous procédons à un
déploiement à plus grande échelle », explique
Maximo Castagno.
La cohésion des équipes avant tout
Pour répondre au mieux aux besoins des
collaborateurs, la Digital Workplace doit avant
tout répondre à des objectifs business quantifiables
et intégrer toutes les parties prenantes. Pour ce
faire, elle doit être encadrée dans un projet de
transformation globale. « Il faut que le top manager
ait envie d’innover et impose une ligne directrice,
pour que les différents services travaillent dans un
contexte idéal », recommande Maximo Castagno,
qui met cependant en garde contre une stratégie
trop managériale (dite top-down) qui risquerait de
provoquer le désengagement des collaborateurs.
Au contraire, afin de les impliquer, le cofondateur
de Beezy propose de mettre en place des working
labs permettant de faire régulièrement le point
sur le processus d’implantation de la Digital
Workplace. La solution déployée doit également
être évolutive : entre autres, les équipes de Beezy
sont particulièrement attentives aux demandes
des utilisateurs relatives au développement de
nouveaux outils renforçant leur efficacité, tout
en ne les surchargeant pas de fonctionnalités
obsolètes qui risqueraient de les perdre.
« Ne rien offrir que ce qui est demandé », comme
le formule Maximo Castagno, serait ainsi la clé
pour réussir son projet de Digital Workplace.
 DIGITAL WORKPLACE
OUTILS

COMMUNICATION, CHAT ET MESSAGERIE : DES OUTILS POUR

FAVORISER LA COLLABORATION
Véritable bureau digitalisé, la Digital Workplace applicative), des connecteurs ou des webhooks
doit avant tout favoriser les échanges (qui permettent de modifier le comportement d’une
collaboratifs en centralisant des outils dédiés au application web). Les professionnels ayant l’habitude
partage de documents et d’informations, à la d’échanger sur Teams ou Slack, par exemple,
communication et à la gestion de projets. Une pourront ainsi les retrouver dans leur Digital
manière efficace d’optimiser le travail en équipe Workspace. Les serveurs de messagerie, à l’instar de
au sein d’une organisation. Gmail et Outlook, peuvent eux aussi être intégrés
à la plateforme utilisée afin que chacun reçoive ses
courriers électroniques dans un seul espace.
Synonyme de productivité et de flexibilité, la Digital
Workplace est également la solution idéale pour
renforcer la collaboration et la communication
interne. En effet, elle dépasse les fonctionnalités de
l’intranet classique pour centraliser, dans un seul
espace (le Digital Workspace), tous les outils de
communication, de collaboration et de socialisation,
destinés à la fois aux salariés, mais aussi à des
parties externes (clients et partenaires notamment).

Des fonctionnalités de communication

intégrées à la Digital Workplace

Évitant de passer sans arrêt d’un outil à l’autre,

les solutions de Digital Workplace disposent
généralement d’outils de communication intégrés
nativement. Par défaut, les utilisateurs ont ainsi
accès à une messagerie instantanée (un chat)
auquel l’ensemble des collaborateurs est rattaché
afin de faciliter la communication interne. Pour
les intervenants extérieurs, des fonctionnalités de
visioconférence sont également proposées pour
faciliter l’organisation de réunions virtuelles,
devenues monnaie courante depuis la crise du
Covid-19. La Digital Workplace s’impose dès lors
comme un outil indispensable aux professionnels
hors du bureau (télétravail, déplacement, etc.),
maintenant un lien entre les différents collaborateurs
et fluidifiant les échanges.

Plus d’interopérabilité avec les applications

Mais la force de la Digital Workplace ne se limite pas

aux seules fonctionnalités intégrées par défaut ! L’un
de ses plus gros avantages réside dans la possibilité
d’ajouter des outils complémentaires, qui viennent
s’imbriquer dans l’interface utilisateur, notamment
grâce à des API (Interface de programmation

© 2021 Copyright Archimag – Reproduction interdite – Tous Droits Réservés. 23


Un désilotage complet de l’information
L’intégration, native ou non, d’applications de
communication au sein de la Digital Workplace
est par ailleurs la garantie de partager rapidement
des informations avec d’autres collaborateurs. En
cela, elle est particulièrement intéressante pour
les ressources humaines ou les responsables de
la communication interne, puisqu’elle facilite
notamment l’envoi de notes ou de newsletters aux
collaborateurs. Par exemple, la Digital Workplace
peut être couplée à une solution de veille afin que
les flux remontés par cette dernière soient partagés
à l’ensemble de l’organisation via une newsletter
ou le réseau social d’entreprise. De même, afin
d’impliquer davantage les collaborateurs, il peut leur
être proposé de partager du contenu sur un intranet
commun ou d’enrichir une base de connaissances.
L’information peut dès lors être rendue accessible au
plus grand nombre en quelques clics seulement.
Des outils au service de la culture managériale
Dans le même ordre d’idée que le partage
d’un flux de veille, la Digital Workplace facilite
également la communication managériale. Elle est
en effet l’outil idéal pour que la direction ou les
managers informent les collaborateurs de décisions
majeures ou leur transmettent des messages
importants directement dans leur interface. Cette
communication contribue ainsi à la création d’une
culture d’entreprise, qui participe elle-même à la
performance organisationnelle de celle-ci. La Digital
© 2021 Copyright Archimag – Reproduction interdite – Tous Droits Réservés.
DIGITAL WORKPLACE
OUTILS
Workplace rend également possible la création
de cibles de collaborateurs pour déterminer le
niveau d’information auquel ils ont accès selon des
critères différents : fonction, service, pays, site, etc.
Dans le même ordre d’idée, la Digital Workplace
favorise également la communication adressée aux
partenaires et clients de l’organisation, dans le but
de véhiculer ses valeurs et de renforcer son image
de marque.
Un moyen d’échanger de manière plus
informelle
La Digital Workplace n’est cependant pas seulement
réservée à la communication de marque ou à la
communication interne. La plupart des solutions
intègre en effet un réseau social d’entreprise (RSE)
grâce auquel les collaborateurs peuvent échanger
sur des projets en cours, partager leur veille, des
actualités ou des conseils. Là encore, le RSE est
particulièrement intéressant pour les organisations
disposant de plusieurs sites ou dont les salariés
ne se déplacent pas sur le lieu de travail, puisque
chacun peut dialoguer sans être en présence de son
interlocuteur. Les avantages pour les organisations
sont nombreux : développement des compétences,
implication des collaborateurs, sentiment
d’appartenance, transmission des connaissances et
des informations, etc.
Autant d’atouts qui permettent, in fine, de mieux
travailler collectivement et d’accroître la productivité
de chacun.
24
LE PARTAGE DE CONNAISSANCES, PIERRE ANGULAIRE DE
LA DIGITAL WORKPLACE
Même au sein d’entreprises majeures, les problématiques liées au silotage de l’information
sont monnaie courante ! C’était notamment le cas de Doctolib, site incontournable de mise
en relation entre particuliers et professionnels de la santé, qui s’est tourné vers la solution
de Digital Workplace développée par Happeo pour favoriser le partage de connaissances
et de données.
Une évolution nécessaire des habitudes de
tavail
Pour Doctolib, comme pour beaucoup d’autres
organisations, la pandémie liée au coronavirus
a mis en lumière les difficultés à partager des
informations. Habitué à utiliser les solutions
Google, le site s’est tout naturellement dirigé vers
un fournisseur de Digital Workplace maîtrisant
parfaitement G-Suite : Happeo.
« Savoir les bases de [la suite Google Workspace]
est une condition essentielle pour que nos
employés adoptent ce nouveau système. Une autre
chose en laquelle j’ai confiance est que Happeo
a tout ce dont nous avons besoin pour séduire les
Doctolibeurs », témoigne Salomé Bidaux, strategy
manager à Doctolib.
Renforcer l’esprit d’équipe avant tout
Si Doctolib s’était d’abord tournée vers Slack au
début de la crise sanitaire, les limites de l’outil (et
en particulier la nature éphémère des messages
échangés) ont vite posé des problèmes. Grâce à
Happeo, au contraire, il est plus facile de suivre
et de tracer les échanges pour offrir plus de
visibilité aux utilisateurs et créer un sentiment de
connexion. Mais les avantages de la solution vont
bien plus loin !
Avec Happeo, Doctolib a désormais accès à de
nouvelles fonctionnalités :
 Intégration complète avec Google Workspace
pour créer une source unique d’informations ;
 Création de communautés pour favoriser le
partage de connaissances et l’engagement ;
 Communication rapide et dynamique basée
sur Slack ;
 Assistance client au quotidien, dès le pré-
lancement de la solution.
Un projet en adéquation avec les valeurs
de l’entreprise
Particulièrement satisfaite de la solution apportée
par Happeo, l’entreprise Doctolib semble bien
partie pour prolonger sa collaboration avec
le spécialiste de Google Workspace, saluant
notamment l’accompagnement apporté par
la société. Sans compter que Happeo est en
parfaite adéquation avec la politique interne de
Doctolib, à savoir d’encourager l’entrepreneuriat
et l’apprentissage en se basant sur 6 valeurs
fondamentales : Servir, Se Soucier, Agir,
Apprendre, Prendre Plaisir et Organiser. En
centralisant les informations, la Digital Workplace
répond pleinement à ces enjeux majeurs.
« “Se soucier” et “Apprendre” sont les valeurs les
plus importantes pour moi », fait savoir Salomé
Bidaux. « “Apprendre” est la partie qui renforce
notre esprit d’entreprise. Les gens veulent toujours
apprendre quelque chose de nouveau. C’est la
base du projet de mise en place de Happeo »,
poursuit la responsable de la stratégie de Doctolib.
« Happeo nous aide à concrétiser notre vision
d’un système de gestion de connaissances en une
véritable plateforme de communication interne.
La stratégie que nous développons ensemble
conduira la culture numérique de Doctolib vers de
nouveaux sommets », conclut Salomé Bidaux, qui
rappelle qu’un rapprochement entre les aspects
numériques et sociaux au sein de Doctolib est une
priorité pour 2021.

QUELS OUTILS POUR ASSURER LA PRODUCTIVITÉ AU SEIN DE
L’ORGANISATION ?
Outil de communication et de collaboration
indéniable, la Digital Workplace n’en reste pas
moins un levier au service de la productivité
de ses utilisateurs. Elle réunit d’ailleurs toutes
les fonctionnalités nécessaires pour les aider à
travailler plus en moins de temps, qu’ils soient
réunis physiquement avec leurs interlocuteurs ou
non.
Toutes les études le confirment : les organisations
ayant adopté une Digital Workplace ont vu leur
productivité progresser. Ce qui confirme l’intérêt
de ce type de plateforme qui réunit tous les outils
nécessaires à l’activité de chaque collaborateur.
Certains de ces outils ne viendraient d’ailleurs pas à
l’esprit des utilisateurs, alors même qu’ils peuvent se
révéler très utiles.
Des solutions de tableau blanc collaboratif
Parmi eux, les tableaux blancs interactifs (TBI) sont
l’occasion, pour un conférencier, de présenter des
informations sur un support et de les partager avec
une large audience. Selon le contexte (réunion,
par exemple), le public peut également interagir
et prendre la main sur le TBI. Deux types d’outils
sont particulièrement intéressants pour la Digital
Workplace. Certains intégrateurs, tels qu’Axel IT,
proposent notamment d’installer, au sein d’une
organisation, un tableau blanc interactif physique
que chacun peut utiliser lorsqu’il se rend sur son lieu
de travail. La véritable force de ce matériel réside dans
le fait que les présentations réalisées grâce à ce TBI
peuvent être partagées en temps réel avec d’autres
personnes à distance via la Digital Workplace. Il est
également possible d’envoyer des fichiers aux autres
participants et même d’enregistrer la présentation
avant de la télécharger sur smartphone.
Boostez votre collaboration visuelle
Plus répandues et ne nécessitant aucune installation
matérielle préalable, d’autres solutions s’appuient
directement sur le numérique pour proposer des
TBI 100 % dématérialisés. Sketchboard est l’une
d’entre elles, favorisant la collaboration entre deux
© 2021 Copyright Archimag – Reproduction interdite – Tous Droits Réservés.
DIGITAL WORKPLACE
OUTILS
professionnels physiquement éloignés. Chacun
peut en effet utiliser le TBI pour écrire, dessiner
ou partager du contenu en direct, de telle sorte
que les autres participants puissent suivre en
temps réel les modifications apportées au tableau.
D’autres fonctionnalités viennent compléter la
solution : rédaction de notes, intégration d’un chat,
visualisation de graphiques et d’organigrammes,
etc.
Sur ce dernier point, cependant, d’autres outils sont
encore plus performants et offrent une nouvelle
dimension au partage d’informations. Des solutions
des tableaux blancs en ligne et collaboratifs, comme
Lucidspark, Miro, Mural ou encore AWW, Zappier,
Conceptboard et Stormboard devraient également
retenir votre attention.
Des solutions pour faire parler et exploiter la
data
Se généralisant peu à peu, la datavisualisation se paie
aussi la part belle au sein de la Digital Workplace. Et
pour cause : elle facilite largement la compréhension
des données en offrant une représentation graphique
(parfois très complexe) de ces dernières, ce qui en fait
une méthode de communication et un outil d’aide à
la décision de premier choix. De nombreux éditeurs
proposent des solutions performantes comme Qlik,
Tableau, Toucan Toco, askR.ai, Reeport, ThoughSpot
ou Digimind pour n’en citer que quelques-unes.
Mais le leader du marché, c’est PowerBI de Microsoft
qui tire profit de son intégration à l’écosystème
technologique Microsoft, mais aussi d’une
tarification agressive. Power BI analyse les données
d’une organisation afin de les mettre en forme.
Plutôt simples, les graphiques obtenus peuvent être
utilisés pour créer des rapports (y compris interactifs)
ou alimenter des tableaux de bord. Toutes les
visualisations peuvent également être partagées,
annotées et mises à jour pour une productivité
toujours plus forte.
26

Le mind mapping, un outil au service de la
gestion de projet
La datavisualisation n’est cependant pas le seul
moyen de gagner en efficacité grâce à la Digital
Workplace. Bon nombre de solutions intègrent
également des outils de mind mapping (ou « carte
heuristique »), grâce auxquels les professionnels
peuvent organiser leurs idées pour mener leurs
projets à bien. Axée sur l’aspect collaboratif, la
solution Lucidchart est très répandue au sein de
grandes entreprises (Amazon, HP, etc.) et permet de
créer et co-créer des diagrammes. Elle se distingue
de la concurrence en intégrant un chat, en facilitant
le partage de commentaires spécifiques à une
forme et en proposant une gestion centralisée des
comptes (modification des fonctions et des groupes
de chacun, entre autres).
Des outils pour le brainstorming et les
réunions interactives
D’autres solutions ne sont pas en reste, dont
Wisemapping, Mind Meister, Coogle, Beekast (très
orienté brainstorming) ou encore le module Mind
Maps (Google Drive). Simple d’utilisation, cet outil
gratuit dispose de plusieurs modèles de cartes
et d’un tutoriel pour guider les utilisateurs dans
la création de leurs mind maps. Ces dernières
peuvent également être partagées avec d’autres
collaborateurs, avec droit de modification ou non.
Le mind mapping facilite ainsi le partage d’idées et
est particulièrement intéressant dans les phases de
brainstorming lors de la gestion de projet.
LE TÉLÉTRAVAIL SUR UNE SOLUTION SOUVERAINE OPEN SOURCE
© 2021 Copyright Archimag – Reproduction interdite – Tous Droits Réservés.
DIGITAL WORKPLACE
OUTILS
Quid de l’efficacité de la Digital Workplace
elle-même ?
Reste à savoir si les utilisateurs de la Digital
Workplace se servent de ces outils… Il existe là
encore différentes solutions et modules permettant
de mesurer les apports d’un telle plateforme. Il s’agit
ainsi d’évaluer les trois niveaux de l’user experience
(expérience utilisateur), soit l’apparence de la Digital
Workplace (son attractivité, son interface, etc.), le
ressenti des utilisateurs (facilité d’utilisation de l’outil,
réactions diverses) et l’utilisabilité de la plateforme
(si les applications sont faciles d’usage, la Digital
Workplace n’en sera que plus efficace). Le mapping
peut être un bon moyen d’évaluer ces différents
critères, mais son remplissage peut vite s’avérer
chronophage.
Des outils pour mesurer la performance de
vos applications
Aussi est-il préférable de se tourner vers des solutions
d’analyse complètes, dédiées à la Digital Workplace.
C’est notamment le cas de Tryane, une solution de
mesure de la performance en mode SaaS adaptée
à Office 365, Yammer, Sharepoint ou Teams, en
vue de déterminer leur niveau d’adoption par les
collaborateurs et les usages qu’ils en font. Des
indicateurs clés de performances peuvent ainsi être
extraits grâce à cette analyse (ROI de SharePoint,
par exemple). Il s’agit là d’un bon moyen d’identifier
les applications et outils servant la productivité
des collaborateurs, mais aussi les besoins qu’ils
pourraient avoir !
27
 DIGITAL WORKPLACE
OUTILS

COMMENT LA DIGITAL WORKPLACE PEUT-ELLE SE METTRE AU

SERVICE DE LA FORMATION ?
Servant avant tout à garantir l’autonomie des Des bénéfices tangibles pour les
professionnels en réunissant tous les outils organisations
dont ils ont besoin dans un même espace, la
Digital Workplace est également un formidable S’il est évident qu’un LMS encourage le
levier de formation, aussi bien à l’attention des développement des connaissances des
collaborateurs que pour d’autres personnes collaborateurs ou des stagiaires formés au sein
externes à l’organisation. d’une organisation, d’autres avantages devraient
retenir l’attention des décideurs. En intégrant un LMS
Dans un contexte de transformation numérique des à la Digital Workplace, celui-ci est automatiquement
organisations, se former aux outils technologiques hébergé dans cet espace : le contenu de formation
n’a jamais été aussi primordial. En favorisant le est donc stocké en toute sécurité et peut être édité,
partage de connaissances et la mutualisation des modifié, partagé ou supprimé directement depuis
ressources, la Digital Workplace s’inscrit justement la plateforme. L’outil représente également un gain
dans une logique d’apprentissage et de montée en économique notable. En effet, contrairement aux
compétences au service des salariés. Dans ce sens, formations traditionnelles (séminaires notamment)
le Digital Learning (littéralement, « apprentissage généralement coûteuses, le LMS ne nécessite pas
numérique ») a tout intérêt à être encouragé par un déplacement physique des apprenants ou d’un
les RH et la ligne managériale dans le but de éventuel formateur. Chacun peut accéder à sa
développer l’autonomie des collaborateurs et de plateforme de Digital Learning quand bon lui semble
leur proposer des formations adaptées à leurs et progresser à son rythme. Une aubaine, dans un
besoins. Il s’agit finalement d’une stratégie gagnant- contexte où le télétravail tend à devenir la norme !
gagnant : pour l’organisation, c’est la garantie
de gagner en efficacité et en compétitivité, tandis Le marché des logiciels de LMS comprend de
que les professionnels formés peuvent acquérir de nombreux acteurs (près d’une centaine), comme
nouvelles compétences, améliorer leur productivité NeatLMS, Zerudi, SchoolBox, LMS365 (conçu
et s’épanouir dans leur travail en suivant des pour les outils Microsoft dont Teams, Sharepoint et
formations répondant à leurs attentes. Office365), Moodle (utilisé dans le secteur public,
les universités, etc.) ou encore Oasis LMS. La plupart
Le LMS, un outil efficace mais sous-exploité possède des connecteurs et des interfaces de liaison
avec les solutions de GED et de Digital Workplace.
Le volet « formation » de la Digital Workplace ne se
limite cependant pas au seul périmètre interne de
l’organisation ! En effet, de nombreuses solutions
intègrent nativement des outils de LMS (Learning
management system), qui prennent généralement la
forme d’une application logicielle grâce à laquelle
les collaborateurs peuvent accéder à des outils de
formation complets (ressources d’apprentissage,
cours, exercices, vidéos, etc.). Dans cette même
logique, une organisation disposant d’un centre
de formation peut s’appuyer sur un LMS afin de
proposer une plateforme d’apprentissage en ligne
à ses apprenants externes. Pourtant, les outils de
LMS intégrés aux solutions de Digital Workplace
sont généralement sous-exploités par les utilisateurs
de la plateforme (dans les rares cas où ils en ont
connaissance). À tort…

© 2021 Copyright Archimag – Reproduction interdite – Tous Droits Réservés. 28

QUʼEST-CE QUʼUNE DIGITAL WORKPLACE DANS
UN CONTEXTE MICROSOFT 365 ?
Claranet répond aux attentes et aux besoins des entreprises qui souhaitent développer
les usages collaboratifs avec Microsoft 365. L’entreprise a, en effet, développé une forte
expertise autour de la suite Microsoft et a même créé une business unit dédiée. Voici sa
méthode et ses conseils.
“Nous réalisons toujours un audit de l’existant et
nous cherchons à comprendre ce qui a fonctionné
et ce qui ne fonctionne pas chez notre client,
explique Matthieu Vany, 365 Productivity Practice
Lead, Claranet France. Il n’y a pas de recette
unique. Nous devons nous imprégner de ce qu’est
l’entreprise afin de l’accompagner dans le choix
des briques nécessaires à la construction de sa
digital workplace”. Avec une recommandation
majeure : rester sur les solutions natives et éviter
les customisations à outrance. “Puisque nous
sommes sur des applications Saas qui évoluent
régulièrement, nous incitons les entreprises
à répondre à leurs besoins avec les solutions
telles qu’elles sont fournies par Microsoft”.
Vers une digital workplace mobile
La mobilité fait aussi partie des données à
prendre en compte, car l’usage de tous ces outils
sur un smartphone est de plus en plus répandu.
“Un de nos clients, qui assure l’entretien de
lignes ferroviaires, pourra ainsi signaler, en
mobilité, grâce aux outils Microsoft, les problèmes
rencontrés sur le terrain afin de planifier des
opérations de maintenance, indique Matthieu
Vany. Actuellement, cette communication se
fait à partir de notes manuscrites prises sur des
calepins et saisies ensuite sur un vieux logiciel.
Demain, tout se fera avec un smartphone grâce
à Microsoft 365 avec la possibilité d’utiliser le
capteur GPS et l’appareil photo du terminal pour
enrichir l’information, la verser dans le logiciel
et même déclencher un workflow. L’objectif
étant de fluidifier au maximum l’échange
d’information et les opérations qui en découlent.”
Inscrire l’entreprise dans une démarche
d’optimisation continue
Reste qu’amener des utilisateurs d’un point A à
un point B comme dans le cas de ce client est
une opération plus complexe qu’il n’y paraît. Pour
cela, il est important d’associer les utilisateurs à
une démarche de “change management”. Les
entreprises ne doivent donc plus considérer ce
type de projets comme un centre de coût, mais
comme un investissement continu. “Pour cela,
nous proposons, par exemple, des programmes
d’adoption afin de former continuellement des
populations. Des communautés d’ambassadeurs
qui auront pour rôle de diffuser l’information
auprès de leurs pairs dans l’entreprise, des guides
continuellement mis à jour, des événements
ciblés… contribueront au développement des
bonnes pratiques, indique Matthieu Vany.
Nous intégrons également la notion de bot qui
permet aux utilisateurs de trouver facilement
des réponses à leurs questions. Le bot pourrait
même à terme, être capable de déclencher des
workflows”. Mais toutes les entreprises ne sont
pas au même niveau d’attente et de maturité par
rapport à toutes ces possibilités qu’offre le Cloud.
Digital workplace : entre parcimonie et
désir de modernité
Outre ses services de conseil et la veille opérée
en continu sur Microsoft 365, Claranet propose
également des interfaçages avec des logiciels
métiers et des applications tierces via des
API. L’entreprise possède d’ailleurs sa propre
équipe de développeurs capable d’étendre les
fonctionnalités M365 avec les applications du
système d’information et les services Azure.
Son leitmotiv : Microsoft 365 est une suite
puissante et le sujet de la digital workplace est
à aborder avec pragmatisme. D’où l’intérêt
de faire le tri et confier l’orchestration des
composants choisis à un spécialiste de la question.
 DIGITAL WORKPLACE
OUTILS

MAINTENIR LE LIEN AU SEIN DES ÉQUIPES MARKETING

En période de crise sanitaire, la priorité pour
les organisations de tous les secteurs a été
de maintenir les activités essentielles, en tête
desquelles le service commercial et marketing.
Les professionnels concernés ont donc dû se
tourner vers des outils adaptés à leur nouvelle
façon de travailler dont la Digital Workplace,
synonyme d’efficacité et de productivité
u les logiciels de marketing sur les réseaux sociaux
(gestion des réseaux sociaux, surveillance des
réseaux sociaux, analyse de données tirées des
réseaux sociaux, etc.)
u les logiciels d’analytique (lead management,
gestion des données, gestion des annonces
publicitaires, etc.).

À l’heure de la généralisation du télétravail, la

transition numérique est plus que jamais devenue
une priorité pour les organisations, qui ont pu
compter sur les outils digitaux pour préserver leurs
activités durant la crise du Covid-19. Pas toujours
évident, néanmoins, de jongler entre les Teams,
Zoom et autres Slack, qui sont pourtant devenus les
moyens de communication privilégiés des équipes
marketing. C’est là qu’intervient la Digital Workplace,
au sein de laquelle ces outils, mais également les
applications métiers, sont centralisés, répondant
aux enjeux du stack marketing, soit l’empilement de
solutions logicielles interconnectées afin d’optimiser
les processus marketing.

Quels sont les outils marketing de base ?

Selon une étude de marché menée par Infusionsoft,

plus d’un responsable de PME sur cinq (21 %)
éprouve des difficultés à trouver le temps et les
ressources nécessaires au digital marketing. Or, ces
deux éléments sont fondamentaux. C’est pour cette
raison que vous devez absolument vous équiper des
logiciels essentiels sans perdre votre temps ni votre
argent dans des solutions qui ne contribueront pas
au développement de vos activités. Quatre types
de logiciels sont incontournables en matière de
marketing :

u les logiciels de marketing automation (gestion

de campagne, lead generation, lead management,
etc.)

u les logiciels d’e-mail marketing (capture de leads,

segmentation, template d’e-mails, système d’envoi
massif d’e-mails, suivi du taux d’ouverture et de
clics, etc.)

© 2021 Copyright Archimag – Reproduction interdite – Tous Droits Réservés. 30


Vers une nouvelle façon de collaborer
Notion centrale de la Digital Workplace, la
collaboration prend une dimension d’autant plus
importante lorsqu’elle est adaptée au service
marketing. Ses interlocuteurs sont en effet très
nombreux : collaborateurs internes, prestataires,
partenaires, clients, fournisseurs, etc. Or, les
solutions de Digital Workplace peuvent rassembler
ces différentes parties dans un seul espace de travail
afin de faciliter les échanges entre elles. Ainsi, il est
notamment possible, grâce à des outils tels que la
G-Suite de Google ou Microsoft Office 365, d’éditer
des documents, présentations ou feuilles de calcul,
à plusieurs et en temps réel. D’autres modules
vont encore plus loin en permettant de produire et
localiser des supports marketing ou en fournissant
des modules de documents pré-conçus, comme
le propose Wedia avec son module Distributed
Marketing Management.
La communication 2.0, garante d’opérations
efficaces
Au-delà de réunir tous les intervenants d’une opération
marketing, la Digital Workplace est également le
support idéal pour simplifier la communication entre
eux. Chat, emails, visioconférence, notifications
DÉCOUVREZ HAPPEO
© 2021 Copyright Archimag – Reproduction interdite – Tous Droits Réservés.
DIGITAL WORKPLACE
OUTILS
push… Tous les moyens sont bons pour accélérer les
échanges entre les professionnels. Si ces modes de
communication peuvent sembler déshumanisés, ils
n’en restent pas moins extrêmement précieux. Selon
une étude publiée en 2020 par la société de conseil
McKinsey & Company, les interactions numériques
sont deux à trois fois plus efficaces que les interactions
traditionnelles. En la matière, le choix de la solution
retenue dépend des besoins spécifiques des
organisations (nécessité d’enregistrer les échanges
ou non, nombre de participants maximum, etc.).
Une capacité de stockage en adéquation
avec les besoins des utilisateurs
Le partage de fichiers est une autre priorité des
professionnels du marketing, désormais habitués
au télétravail. Là encore, la Digital Workplace
répond pleinement à ce besoin en facilitant le
stockage, le partage, la recherche et l’accès à tous
les médias importants (documents, notamment).
Elle offre également un gain de temps certain,
puisqu’il n’est pas nécessaire d’envoyer des fichiers
par mail : il suffit, au contraire, d’en partager
l’accès avec les utilisateurs souhaités directement
depuis la plateforme. Pour aller plus loin, il est
possible d’opter pour des systèmes de Digital asset
management (DAM) facilitant l’organisation des
31

éléments multimédia (vidéos, images, contenus de
marque, etc.) et leur diffusion via les canaux de
communication dédiés.
Les solutions DAM les plus avancées, comme Dalim
ES, proposent des fonctionnalités permettant de
gérer efficacement la création de contenus marketing
(brochures, catalogues, packaging, notices,
présentation produit, etc.) en évitant les sempiternels
allers et retours par mail avec le studio graphique
et les différents intervenants. Plus que des simples
médiathèques, les plateformes de DAM intègrent
désormais des fonctionnalités de gestion de projet,
de gestion de planning, de création de workflows,
de comparaison de version et permettent même
d’automatiser la création de différents supports.
Donner plus de sens à la gestion de projets
Conséquence directe des nombreuses fonctionnalités
évoquées précédemment, la Digital Workplace
dispose d’un atout phare, et non des moindres, à
savoir sa capacité à offrir une meilleure organisation
des projets à mener. En effet, la plateforme permet
de rassembler l’ensemble des personnes concernées,
de préciser les objectifs des campagnes et opérations
menées, leur progression et leur échéance. Chacun
peut également attribuer des tâches aux autres
parties prenantes et suivre leur progression sur ces
missions. Il est ainsi plus facile d’identifier d’éventuels
retards, voire de les anticiper en apportant son aide
Le cas SFR Business
En matière de stockage, SFR Business
fait particulièrement fort avec sa base
documentaire collaborative, Link’Co, basée
sur la solution de Digital Workplace Jplatform
de Jalios, qui centralise pas moins de 5 000
documents indexés autour d’un moteur de
recherche performant. De quoi répondre
à un enjeu primordial du spécialiste des
télécommunications : favoriser les échanges
et l’interactivité entre les équipes marketing et
commerciales.
© 2021 Copyright Archimag – Reproduction interdite – Tous Droits Réservés.
DIGITAL WORKPLACE
OUTILS
aux collaborateurs dans le besoin. Certains modules
vont même jusqu’à envoyer des notifications aux
utilisateurs dès leur connexion sur leur portail
personnel pour leur indiquer les tâches qu’ils doivent
réaliser sur une journée donnée, simplifiant toujours
plus la gestion de projets et évitant un management
trop poussé.
Plus généralement, les solutions de gestion de
projets, comme Trello, s’appuient sur des tableaux
Kanban, qui favorisent une organisation visuelle
des projets afin d’éviter les retards et les charges
de travail trop élevées pour optimiser l’efficacité
de chacun. Là encore, le nombre d’intervenants
impliqués, mais aussi l’ampleur des projets menés
ou l’interopérabilité des outils sont autant de critères
déterminants dans le choix de la solution de gestion
de projets à retenir.
La Digital Workplace peut être un véritable soutien
à l’activité des équipes marketing, sous réserve
d’opter pour des outils adaptés aux besoins des
professionnels et s’intégrant à la plateforme retenue.
Le service marketing n’est cependant pas le seul, au
sein des organisations, à tirer profit des avantages
de la Digital Workplace.
32
 DIGITAL WORKPLACE
OUTILS

LES RESSOURCES HUMAINES, À LA FOIS JUGES ET PARTIES

Selon une enquête IDC France publiée en 2019, principaux acteurs des démarches RH.
les ressources humaines sont les acteurs moteurs
de la Digital Workplace dans 70 % des cas. Le Une plateforme décentralisée pour gérer les
service est en effet particulièrement légitime en RH
tant que porteur de la transformation numérique
de l’organisation, puisqu’il s’agit d’un aspect Les RH doivent désormais être gérées via une
stratégique au service du développement de plateforme décentralisée, accessible à tous les
cette dernière. Sans compter que les RH peuvent collaborateurs. Après validation et diffusion par les
également profiter des bienfaits de la Digital managers, chaque collaborateur peut ainsi accéder
Workplace… à son planning et le gérer en collaboration avec les
autres membres de son équipe. L’ergonomie et l’UX
doivent bien entendu être soignées pour permettre
Si les RH sont régulièrement à l’origine des projets à chaque collaborateur, quel que soit son niveau
liés à la Digital Workplace, elles sont elles aussi de droit d’accès à la plateforme, d’être autonome
directement impactées par l’adoption d’une telle sur des éléments de gestion. Quant aux options de
solution. Celle-ci permet, en effet, de centraliser personnalisation et aux nombreuses fonctionnalités
les différents outils métiers nécessaires à l’activité de la plateforme, elles sont là pour faciliter l’aspect
des collaborateurs de l’entreprise afin de faciliter la collaboratif et améliorer la gestion des flux RH dans
productivité et l’engagement de tous. Mais les tâches l’entreprise.
quotidiennes du service Ressources Humaines, elles
aussi, peuvent être largement simplifiées grâce à la Un outil au service du recrutement
Digital Workplace.
La Digital Workplace est aussi l’occasion de réviser
Des démarches administratives moins le processus de recrutement ! Il est en effet d’abord
lourdes possible de centraliser dans un seul espace l’ensemble
des documents concernés (offre d’emploi, CV, lettres
Si elle facilite les échanges entre collaborateurs, la de motivation, etc.). La Digital Workplace lève
Digital Workplace leur permet aussi de solliciter plus également certains freins au recrutement, comme
facilement le service RH pour toutes leurs démarches l’éloignement géographique : nul besoin, en effet,
administratives. Grâce aux outils de communication d’être présent sur son lieu de travail lorsque tous les
et à la GED intégrés à la Digital Workplace, chacun outils nécessaires à une activité professionnelle sont
peut transmettre, en quelques clics, ses demandes accessibles depuis n’importe quel support.
de congés ou ses notes de frais, et consulter ses
documents RH (contrats, fiches de paie, avenants,
formation, etc.) depuis n’importe quel support. Côté
RH, même logique : il est plus facile de traiter les
demandes de congés ou de remboursement des
notes de frais via la Digital Workplace, qui réunit
toutes les applications nécessaires à ces opérations.
Les collaborateurs du service peuvent même recevoir
des notifications directes sur leur interface lorsqu’une
nouvelle demande arrive, réduisant par là même
son temps de traitement. D’ailleurs, bon nombre de
solutions RH dédiées, comme Appogee HR, kiwiHR,
Kammi, Eurecia, Lucca SIRH, Kelio de Bodet Software,
etc., mettent en avant leur dimension collaborative
et entendent ainsi faire des collaborateurs les

© 2021 Copyright Archimag – Reproduction interdite – Tous Droits Réservés. 33


Pour les RH, il est ainsi possible de recruter des
talents, même si ces derniers ne se trouvent pas à
proximité. Sans compter que la Digital Workplace
est un formidable levier pour attirer de nouvelles
recrues, symbolisant la transformation digitale d’une
organisation et les atouts qui vont avec (flexibilité et
amélioration de la qualité de vie au travail, entre
autres).
Suivre les employés tout au long de leur
parcours
Même après la phase de recrutement, certaines
plateformes permettent de suivre, en temps réel, les
performances des employés, à l’instar de la solution
Zoho People. Chacun peut en effet fixer des objectifs
individuels ou collectifs, visualiser rapidement la
progression déjà effectuée et se challenger. En
cas de contre-performances, les points forts et les
lacunes des collaborateurs peuvent être facilement
identifiés pour améliorer leurs résultats. Dans Zoho
People, les utilisateurs peuvent même s’auto-évaluer
pour renseigner les compétences dont ils disposent
et celles qu’ils voudraient acquérir (nécessitant peut-
être un besoin de formation) en vue d’être associés à
des projets en adéquation avec celles-ci. Notez que
les outils de la Digital Workplace peuvent également
offrir davantage de visibilité sur la présence des
salariés sur leur lieu de travail ; une fonctionnalité
bien utile durant le déconfinement pour respecter les
mesures de sécurité au sein des organisations.
Une communication renforcée avec les
collaborateurs
En plus de simplifier le processus de demandes RH et
les recrutements, la Digital Workplace favorise aussi
la communication interne, et ce de manière ciblée :
auprès d’un collaborateur en particulier, d’un service,
ou même de l’ensemble de l’organisation. La nature
de cette communication peut être variée : partage
© 2021 Copyright Archimag – Reproduction interdite – Tous Droits Réservés.
DIGITAL WORKPLACE
OUTILS
de veille ou de bonnes pratiques, recrutement de
nouveaux collaborateurs, évolutions relatives au
fonctionnement de l’entreprise, prises de décision de
la direction, etc. Cette initiative contribue à développer
un environnement de travail où les échanges entre
collaborateurs sont favorisés et encouragés, en
parfaite adéquation avec la nature de la Digital
Workplace. Les RH peuvent dès lors s’appuyer sur la
plateforme pour inciter les collaborateurs à partager
leurs compétences et transmettre leurs savoirs,
en particulier lors du départ d’un professionnel
(retraite, changement d’employeur, etc.).
Créer un vrai sentiment d’appartenance
Pour renforcer encore davantage le sentiment
d’appartenance et la cohésion des équipes, les RH
peuvent également utiliser la Digital Workplace
pour mettre en place des événements de manière
simple. Sélection des intervenants, organisation des
tâches, communication officielle… l’ensemble des
fonctionnalités nécessaires au bon déroulement
des différentes manifestations peut être accessible
au sein d’une seule et même plateforme.
Par ailleurs, dans une optique d’impliquer toujours
plus les collaborateurs, des boîtes à idées numériques
peuvent être mises en place afin que chacun puisse
faire part de ses suggestions pour améliorer certains
process. Á cela, s’ajoute aussi le fait que la Digital
Workplace facilite aussi l’élaboration de sondages
pour recueillir directement l’avis des collaborateurs.
Il est dès lors plus facile d’engager les collaborateurs
en les incitant à voter très simplement grâce à une
notification envoyée sur leur interface personnelle.
In fine, la Digital Workplace et son large éventail
de fonctionnalités contribuent à enrichir et optimiser
l’expérience collaborateur, qui prend une importance
croissante au sein des organisations.
34
ATELIER NUMÉRIQUE : SOLUTIONS AUTEUR, DE GESTIONDE CONTENU
ET D'ÉDITION POUR AGIR ENSEMBLE SUR UNE SEULE PLATEFORME

Dès sa création, la priorité d’Atelier Numérique était de proposer des solutions permettant
de dématérialiser divers métiers (sans les remplacer) afin d’optimiser l’activité des
organisations. Une approche qui vaut aujourd’hui à l’entreprise de collaborer avec de
grandes sociétés et ETI de tous les secteurs, en recherche d’outils performants et innovants.

Créée par Jean-François Didier en 1988, Atelier
Numérique a toujours eu pour objectif de changer
la façon de travailler des entreprises et de
transformer leur quotidien. Pour ce faire, la
société marie des domaines étanches en se
basant à la fois sur la technologie et sur l’humain.
Au fil des années, Atelier Numérique a ainsi
développé plusieurs solutions visant à valoriser
les métiers et le savoir-faire des professionnels
au sein des entreprises, sans pour autant les
remplacer. Et si, aujourd’hui encore, Atelier
Numérique reste une structure à taille humaine,
les avantages des outils qu’elle propose et ses
méthodes de travail ont d’ores et déjà séduit des
clients de renom.
Un large éventail de références
Dès son démarrage, Atelier Numérique a eu
l'opportunité de travailler avec Yves Saint Laurent
autour de la dématérialisation de la fabrication
des tissus imprimés – une collaboration de plus
de 10 ans. Experte en production de contenus de
tous types, l’entreprise a également pu démontrer
sa créativité à la télévision, notamment aux côtés
de Canal+ et Canal J. Dans les années 1990,
Atelier Numérique a également pris part à la
fusion entre BMS (Bristol Myers Squibb) avec la
société pharmaceutique française Upsa en
proposant des outils de communication basés sur
la construction du nouveau siège et une cam-
pagne basée sur la technologie 3D. Atelier
Numérique a également su séduire de grandes
structures comme la SNCF pour un domaine très
sensible, la Sécurité.
à ce que des sociétés plus importantes peuvent
apporter. Nous avons aussi une concentration
de talents, des docteurs et ingénieurs, qui ont
des capacités d’analyse de travail très fortes »,
fait savoir Jean-François Didier, actuel président
d’Atelier Numérique.
Une solution complète pour améliorer la
production de contenus
Si l’entreprise rencontre un tel succès, c’est avant
tout grâce à un positionnement différenciant
d’intégrateur créatif, capable de comprendre les
métiers, les activités et de proposer des solutions
souples reposant sur des analyses financières
poussées. C’est d’ailleurs dans cette logique
qu’Atelier Numérique a apporté Authorit aux
marchés francophones depuis 2008.
Couvrant l’ensemble de la production de
contenus d’entreprise, cette solution, conçue
comme un Digital Workspace, intègre toutes les
fonctionnalités permettant à ses utilisateurs de
gagner du temps : mise en place d’un projet
documentaire dans un mode collectif, conception
de la documentation, création, organisation et
modification des documents, planification des
délais et des relances dans le cadre d’un processus
de relecture et d’approbation, stockage des
données entrantes, visualisation des documents
publiés, administration facilitée et centralisée,
traduction des documents, etc.
De quoi réduire drastiquement les coûts et l’effort
nécessaires à la production des contenus.

« Nous agrégeons toutes sortes de technologies

qui font que nous nous positionnons comme
des intégrateurs, mais avec une forte valeur
créative. Nous apportons une vivacité et une offre
de création de valeur souvent bien supérieure
 DIGITAL WORKPLACE
CONSEIL

COMMENT COLLABORER ET PARTAGER L’INFORMATION DE

MANIÈRE EFFICACE
En matière de Digital Workplace, la collaboration
ne s’improvise pas. Il ne suffit pas de proposer
une plateforme débordant d’outils soit disant
collaboratifs pour créer du liant entre les
équipes et permettre un partage efficace de
l’information. La collaboration passe d’abord
par une éducation et l’abandon de vieilles
habitudes.
Primo, il est important d’admettre que le mail n’est
pas un outil de communication collaboratif. C’est
pourtant le premier réflexe qu’ont la plupart des
collaborateurs lorsqu’il s’agit de diffuser ou de
partager une information. Beaucoup se contentent,
en effet, de rédiger un mail groupé, d’insérer une
pièce jointe (un document par exemple) et de
transférer le tout. Á charge ensuite de préciser les
rôles et les attendus de chaque destinataire, de gérer
les différents retours, de concaténer le tout au sein
et même fichier, sans oublier les commentaires ou la
réponse de l’un d’entre eux.
Injecter de la clarté dans la gestion des
projets
Il est temps de mettre fin à ce flot ininterrompu de
communication par mail avec des pièces jointes (que
certains ne voient même pas) et qui noient tous les
collaborateurs sous une avalanche de messages et
de réponses dont on ne voit plus le bout, ni le sens
à la fin de la journée. Sans compter que la mail ne
permet d’avoir une réelle visibilité sur les projets,
fait perdre aux collaborateurs beaucoup de temps
dans une journée (nous consulterions en moyenne
notre boite mail 10 fois par heure, soit toutes les 6
minutes), ce qui contribue également à augmenter
la charge mentale au travail et le niveau de stress.

En finir avec le réflexe du mail

Faute d’accès centralisé et de solution unifiée

pour partager l’information, le premier réflexe est
d’utiliser le mail. Sauf que le mail peut s’avérer très
polluant et surtout chronophage. Il est par ailleurs
loin d’être totalement sécurisé. Impossible, par
exemple, d’envoyer une pièce jointe trop lourde,
à moins qu’elle soit stockée dans un drive. Mais
encore faut-il que le destinataire du mail dispose
des droits nécessaires pour accéder à ce drive. S’il
s’agit d’un collègue, ça passe. Si c’est un client ou
un partenaire, en revanche, l’opération est plus
compliquée (il faut lui ouvrir des droits spécifiques),
voire impossible. Certes, il existe bien des plateformes
pour échanger facilement des fichiers volumineux
avec des partenaires extérieurs. Sauf que ces
derniers n’utilisent pas forcément la même ou n’y ont
pas accès. Et comment faire s’il s’agit d’informations
confidentielles ou si les verrous de sécurité mis en
place en interne empêchent l’utilisation de ce type
d’outils ? Et surtout, comment éviter qu’un document
créé sur son ordinateur et envoyé ensuite par mail ne
disparaisse s’il n’est pas sauvegardé correctement ?

© 2021 Copyright Archimag – Reproduction interdite – Tous Droits Réservés. 36


Éviter de multiplier les outils
La messagerie fait partie de la litanie de logiciels
et de solutions utilisés dans les entreprises. Des
solutions qui permettent de produire l’information, de
l’agréger et de l’organiser, ils facilitent sa circulation
et son partage, ils encouragent la collaboration, ils
accélèrent la communication, ils fluidifient l’accès
aux services, ils simplifient l’accès à l’éducation
ou la formation, à la santé, etc. Ces bienfaits sont
cependant entravés par la multiplication des outils
mis à disposition des collaborateurs. Une pluralité
d’outils qui finit par peser sur leur efficacité et sur la
cohérence de leurs travaux.
Etat des lieux du collaboratif
Dans la plupart des entreprises, les collaborateurs se
retrouvent, en effet, confrontés à une surabondance
d’outils, sans aucune interopérabilité les uns avec les
autres. Si Office 365 et la suite Google se taillent
la plus grosse part du gâteau, de nombreuses
autres solutions sont utilisées pour mener à bien
les missions quotidiennes : Trello, Slack, Teams,
Skype, Workday, WeTransfer, Box, Dropbox, Drive
DÉCOUVREZ L'INTERVIEW D'ALAIN GARNIER, PRÉSIDENT DE JAMESPOT
© 2021 Copyright Archimag – Reproduction interdite – Tous Droits Réservés.
DIGITAL WORKPLACE
CONSEIL
et consorts. A chaque usage, son outil. Rien n’est
vraiment centralisé et le collaborateur passe sans
cesse d’une solution à l’autre en fonction de ses
besoins. Voilà certainement pourquoi le mail reste
la meilleure façon de communiquer aussi bien en
interne qu’en externe.
Une plateforme tout-en-un sécurisée
Alors qu’auparavant ces différents outils étaient
disparates, accessibles indépendamment et ne
communiquaient pas entre eux, ils se retrouvent
aujourd’hui intégrés au sein de portails sous forme
d’onglets et de widgets. Cette nouvelle organisation
ne change cependant pas fondamentalement
l’expérience utilisateur qui reste peu unifiée avec
des outils non interopérables. Il est temps de mettre
fin à ce paradigme avec une plateforme tout-en-un
permettant de collaborer en équipes dans un espace
commun et proposant une expérience utilisateur
réellement unifiée grâce à des fonctionnalités de
messagerie instantanée, de gestion et de partage
de contenus, de versioning intelligent, de gestion
de tâches, le tout avec une véritable traçabilité pour
assurer le même niveau d’information pour tous.
37
DIGITAL WORKPLACE : LA DÉMARCHE
DE SERDA CONSEIL POUR LʼADOPTER !
Répondre aux besoins essentiels des télétravailleurs, c’est d’abord les accompagner dans
les nouveaux usages de leur espace numérique, mais pas que.
Aujourd’hui la collaboration et la centralisation
de l’information, son partage et l’accessibilité
à l’information, sa sécurité incluant la capacité
à produire des preuves et autres documents
signés électroniquement sont les essentiels
attendus par l’utilisateur. La plupart du temps les
projets informatiques font le grand écart entre
trop de fonctions sous forme d’une multitude
d’applications et des suites d’applications qui
comportent de graves trous dans la raquette. La
grande majorité des collaborateurs n’ayant pas
une totale liberté de choix concernant ses outils de
travail, cela ouvre la porte au “ shadow IT” avec
tous les risques liés à la sécurité que cela induit, à
plus forte raison durant ces périodes de télétravail
en tiers lieu ou à la maison avec parfois des outils
non validés par l’entreprise.
Les points de vigilance pour faire évoluer
les espaces de travail
Installer MS 365 ou Google Workspace ou
une autre solution embarquant des outils
collaboratives et de partage ne suffit pas : la
DWP doit rester centrée sur l’utilisateur, ses
besoins et ses attentes du quotidien, en fonction
de son activité, de son métier, de son profil, de
son niveau hiérarchique et même des moments
de sa journée. Que l’on soit chef de projet,
assistante, manager, directeur financier, les
besoins fonctionnels ne sont pas les mêmes.
Avant de se lancer à corps perdu dans le
déploiement, il faut effectuer un “arrêt sur
image” afin d’identifier les besoins liés à chaque
persona, puis prévoir de l’accompagnement au
changement, de la formation dédiée à chaque
profil et faire du sur-mesure pour faciliter
l’appropriation de la solution. Il est essentiel de
modéliser les bonnes pratiques qui facilitent le
travail au quotidien.
Pourquoi les solutions packagées ne sont
parfois pas suffisantes
Un socle technique solide est également
indispensable pour que tous ces outils
fonctionnent en harmonie. Il faut aussi prévoir
la sécurité des données et des documents, ainsi
que l’authentification nécessaire pour éviter
toute fuite de contenus. Ce socle technique doit
également embarquer des solutions comme des
outils de signature électronique, des services
d’archivage à vocation probatoire ou des coffres
forts numériques réglementaires. Ce n’est souvent
pas le cas.
Vers une gouvernance à organiser et faire
vivre
La mise en place d’une solution de DWP passe aussi
par l’organisation d’une gouvernance dédiée. Il
est nécessaire de s’entourer des bonnes personnes
pour couvrir tout le spectre fonctionnel et technique
que représente une telle solution et ajouter les
volets RH et juridique qui ont un rôle central dans
la conception et le management au quotidien
(notamment le télétravail et l’encadrement).
Prenez au coeur du dispositif un sponsor et les
instances de direction et d’arbitrage, des sachants
SI en termes de sécurité de l’information, des
architectes pour que les interfaces entre la
DWP et les applications métiers soient les plus
transparentes possibles pour l’utilisateur, et
enfin les ressources humaines pour organiser les
montées en compétences, les cycles de formation
pour chaque persona et enfin un réseau de
référents métier, pour collecter et répondre aux
attentes et besoins des utilisateurs.

LES 10 COMMANDEMENTS DE LA DIGITAL WORKPLACE
Les outils collaboratifs actuels ont beau faciliter
le partage et l’échange d’information, et
rendre d’immenses services aux entreprises,
ils impliquent un changement profond des
habitudes de travail et le développement d’une
nouvelle relation entre le management et ses
collaborateurs.
Un environnement de travail unique, tu adopteras.
L’avenir du collaboratif passe par une solution
offrant un unique environnement de travail, avec des
projets organisés et structurés pour gagner en clarté,
en transparence et gagner du temps. Cette solution
doit permettre de casser les silos pour fluidifier les
échanges aussi bien en interne qu’en externe, avec
un hébergement des données en Europe, de façon
sécurisée, à l’écart des GAFA.
De zapper entre plusieurs applications, tu
arrêteras.
Il est grand temps d’en finir avec le zapping
permanent entre les applications (mail, gestion de
tâche, gestion de projet, GED, outils bureautiques,
outils de visioconférence, etc.) qui fait passer sans
cesse les collaborateurs d’un outil à l’autre, d’un
univers à l’autre, tout au long de la journée et qui
pèse sur leur productivité. Chaque collaborateur
doit pouvoir se connecter à son espace de travail
numérique et accéder automatiquement à tous les
outils dont il a besoin, en fonction de son profil et de
ses droits, sans avoir à se souvenir et se soucier des
logins et des mots de passe.
Des accès limités à l’externe, tu t’affranchiras.
Il est également urgent de s’affranchir des accès
limités à l’externe rendant impossible, par exemple,
le partage d’un fichier dans le cloud avec des
partenaires extérieurs à l’entreprise, sans avoir
à l’envoyer par mail. La Digital Workplace doit
impérativement permettre de collaborer avec des
intervenants extérieurs (partenaires, clients, sous-
traitants) sans frein technologique, sans complexité
et tout en garantissant la confidentialité des
informations stockées.
© 2021 Copyright Archimag – Reproduction interdite – Tous Droits Réservés.
DIGITAL WORKPLACE
CONSEIL
De créer et de conserver plusieurs versions
d’un même document, tu cesseras.
L’adoption d’une Digital Workplace sonne le glas du
versionning d’antan des documents de travail, avec
des V1, V2, V3, VF, V+initiales+date et consorts. Des
versions qui s’accumulent dans les drive (au lieu de
se superposer les unes aux autres) et dont on ne sait
jamais quelle est la bonne.
Á l’intelligence artificielle, confiance, tu feras.
L’avenir du collaboratif passe par l’intégration
d’algorithmes d’IA capables de détecter les
comportements des utilisateurs et de suggérer
des actions à mener selon les échanges (relire ou
prendre connaissance d’un document, répondre à
une demande, valider un projet, etc.). L’objectif étant
là encore de réduire le temps de réalisation des
projets et de développer la collaboration.
La traçabilité des données et des échanges
liés aux projets, tu assureras.
Il est urgent d’en finir avec les informations stockées
et/ou perdues dans les échanges d’e-mails ou
dans les messageries instantanées. La Digital
Workplace permet là encore de garder le contrôle
sur le cycle de vie d’un document et son évolution,
avec l’historique des modifications, la gestion des
versions et l’approbation de la bonne version.
Elle doit aussi permettre la recherche de la bonne
information parmi les fils de discussion, les mails
ou les documents. Les collaborateurs peuvent ainsi
conserver à portée de clic le contexte de leurs projets
et des décisions prises.
39

Une nouvelle relation de confiance entre
l’entreprise et ses collaborateurs, tu noueras.
La digital workplace ne se résume pas à une simple
réorganisation du travail. Il s’agit d’un véritable
projet d’entreprise. D’autant que le bureau physique
a évolué et que la digital workplace a tendance à
gommer la frontière entre la sphère personnelle et
la sphère professionnelle. Il convient dès lors de fixer
des règles. Par ailleurs, l’appropriation des outils
collaboratifs passe forcément par une augmentation
du degré d’autonomie accordé aux collaborateurs
et par une responsabilisation accrue. Les pratiques
managériales doivent donc évoluer en ce sens et faire
en sorte que les managers troquent leurs casquettes
de “superviseurs” pour devenir les “coachs” de leurs
équipes.
Des bonnes pratiques, régulièrement, tu
diffuseras. L’entrée de l’entreprise dans cette
dimension collaborative passe également par
la diffusion de bonnes pratiques permettant aux
collaborateurs de travailler plus efficacement, en
toute autonomie. Cela passe également par la
gestion des réfractaires grâce à des formations et à
des prises en main spécifiques de l’outil, mais aussi
par une évangélisation auprès de l’ensemble des
collaborateurs.
Une nouvelle culture d’entreprise plus
empathique, tu développeras. Avec les
changements imposés par la crise sanitaire et cette
© 2021 Copyright Archimag – Reproduction interdite – Tous Droits Réservés.
DIGITAL WORKPLACE
CONSEIL
dimension collaborative, les entreprises doivent
désormais prêter beaucoup plus d’attention aux
situations personnelles de leurs collaborateurs,
tout en respectant leur vie privée et leur droit à la
déconnexion. D’où l’importance de s’appuyer sur
un socle de valeurs solides et de promouvoir une
culture interne favorisant la bienveillance et la prise
en compte des individus dans leur globalité, aussi
bien professionnellement que personnellement.
L’impact environnemental de l’entreprise,
tu réduiras. Si la Digital Workplace améliore le
confort des collaborateurs, elle contribue aussi à
réduire les dépenses énergétiques et les impacts
environnementaux des activités de l’entreprise. En
transformant les bureaux physiques et en favorisant
le travail à distance, la Digital Workplace permet
aux collaborateurs de ne plus perdre de temps et
d’énergie dans les transports, ce qui participe à
la réduction des émissions de CO2, étant donné
qu’ils n’utilisent plus leur véhicule pour se déplacer.
Reste maintenant à développer les bonnes pratiques
collaboratives pour tendre vers un usage responsable
des outils numériques.
Sachez, en effet, que l’empreinte carbone des
mails que nous envoyons à tour de bras chaque
jour (avec des collègues en copie et des pièces
jointes), tout comme les onglets de notre
navigateur web que nous laissons sans cesse
ouverts, est loin d’être neutre...
40
BEEZY, SOLUTION DʼINTELLIGENT WORKPLACE AU
SERVICE DE LA PERFORMANCE

S’appuyant sur Office 365, Beezy offre une solution clé en main allant au-delà de la Digital
Workplace. En effet, grâce à sa plateforme intégrant plus de mobilité, d’intelligence et de
personnalisation, Beezy propose une approche originale et s’impose aujourd’hui comme un
nouveau genre d’outil : une Intelligent Workplace.

Consciente de l’évolution des habitudes de travail  des propositions de modèles de Workspaces

des organisations de tous les secteurs, la solution prêts à l’emploi visant à favoriser la création de
Beezy a été lancée afin d’accompagner, et même communautés ;
de porter, ce changement. L’objectif : permettre  la conception et la publication de news par

aux professionnels d’être plus productifs et faciliter les services marketing et communication, avec
la collaboration. possibilité d’ajouter des workflows d’approbation ;
 la gestion des audiences ;

Une Digital Workplace toujours plus  une fonctionnalité « Sharebox » afin que
intelligente chaque utilisateur puisse partager du contenu et
interagir avec les autres ;
Se présentant comme une plateforme d’Intranet  un mécanisme de filtre de contenu dynamique

Social pour Office 365, Beezy s’appuie sur selon le profil de l’utilisateur ;
les quatre piliers de la Digital Workplace  une forte interopérabilité avec différents outils ;

(communication, collaboration, processus et  un design responsive.

connaissances), auxquels elle apporte sa propre

valeur ajoutée : la mobilité, la personnalisation, Un succès jamais démenti
et surtout, l’intelligence. Cela se traduit, entre
autres, par la transmission d’informations Forte de ses nombreuses fonctionnalités, la
coporate ciblées et pertinentes aux utilisateurs afin solution Beezy a d’ores et déjà reçu de nombreuses
d’impliquer davantage les collaborateurs dans récompenses internationales, dont le trophée
la vie de l’entreprise, ou encore par le recueil ESPC de la « Meilleure solution Office 365 » en
d’informations par un bot intégré, capable de 2015, un Digital Communication Award en 2018
les restituer au bon moment et dans un contexte pour le « Meilleur intranet », ou encore le prix de la
adéquat. meilleure Digital Workplace attribué par ClearBox
Consulting en 2019 et 2020. Muti-récompensée,
Une large panoplie de fonctionnalités la plateforme a également séduit de nombreux
innovantes clients de tous les secteurs d’activités, à l’instar
de la Banque d’Angleterre, du site de recherche
La vraie richesse de Beezy repose cependant dans d’emploi Monster, ou encore du FC Barcelone.
les nombreuses fonctionnalités modernes qu’elle
offre, parmi lesquelles :
 un portail centralisé intégré au système
d’information ;
 l’intégration de connecteurs facilitant
l’automatisation des processus métiers ;
 la création, le partage et la coédition de
contenus de tous types par les utilisateurs via
l’intranet grâce à des assistants ;

CONTACT
DEMANDEZ UNE DÉMONSTRATION BEEZY


Roc Boronat 66a, 2°

TÉLÉCHARGEZ NOTRE GUIDE
PRATIQUE : “10 ÉTAPES PRATIQUES
08005 Barcelona
POUR RÉUSSIR VOTRE STRATÉGIE Simon Berna


DIGITAL WORKPLACE”
Sales executive France
07 49 20 50 12
GOFAST DE CEO-VISION, UN DIGITAL WORKPLACE
INNOVANT AU SERVICE DU TRAVAIL COLLABORATIF,
DU TÉLÉTRAVAIL ET DE LA GESTION DE DOCUMENTS
Créée en 2011, la société CEO-Vision a très vite su se démarquer avec le lancement, 2
ans plus tard, de sa propre plateforme GED collaborative et Digital Workplace : GoFAST.
Particulièrement répandu dans le secteur public, cet outil innovant ne cesse de révolutionner
la collaboration et le télétravail grâce à des fonctionnalités toujours plus poussées.
Il y a 10 ans, Christopher Potter s’appuyait sur
ses 20 années d’expérience en tant qu’expert en
innovation digitale et DSI pour créer CEO-Vision
SAS, afin de développer une solution de travail
collaboratif disruptive basée sur le meilleur de
l’Open Source. L’objectif étant d’apporter une
réelle plus-value aux utilisateurs, augmentant leur
productivité de manière significative.
Après 2 ans de R&D, l’éditeur lance sa solution
de Digital Workplace GoFAST, qui ne tarde pas à
séduire Botanic, l’AIFE (Agence pour l’informatique
financière de l’État, rattachée au ministère des
Finances) et l’Agence Fédérale Belge Enabel.
Une alternative viable aux géants du
marché
Il faut dire que GoFAST ne manque pas d’atouts !
Alternative Open Source à Office365-SharePoint-
Teams, la solution remplace l’obsolète serveur
de fichiers dans une logique d’amélioration du
quotidien des utilisateurs avec l’objectif zéro
doublon, zéro pièce-jointe, zéro erreur de version,
zéro temps perdu à rechercher, zéro tâche oubliée.
Simple d’utilisation, GoFAST répond à de
nombreux besoins métiers : projets transversaux,
contrats, comptes-rendus et rapports, courriers,
factures, réunions, dossiers RH, spécifications
techniques, bases de connaissances, processus
qualité, signature électronique…
Disponible en SaaS souverain ou Onpremise,
la solution offre également un haut niveau de
DÉCOUVRIR LE DERNIER

WEBINAR GOFAST
EN SAVOIR PLUS SUR LES CLIENTS -

UTILISATEURS GOFAST
sécurité des données (non soumis au Cloud Act),
avec les mêmes services qu’un SaaS mutualisé,
mais pour une plateforme totalement dédiée
à chaque client : sécurité (veille et hotfix),
supervision applicative, maintenance avec
toutes les mises à jour, support utilisateurs.
Un large éventail de fonctionnalités à
portée de main
Si les caractéristiques techniques de la solution
sont particulièrement engageantes (dont le « cœur
GED » de GoFAST basé Alfresco), ses fonctionnalités
ne sont pas en reste ! En effet, ces dernières
concernent aussi bien les processus métiers
(workflows, circuits de validation des documents
jusqu’à signature, parapheur électronique, dont
modules partenaires Yousign ou i-Parapheur
Libriciel), que le travail collaboratif (coédition
de fichiers, commentaires et annotations, Wiki,
forums) ou la communication (chat sécurisé,
webconférence). Sans oublier son puissant moteur
de recherche et GoFAST Explorer.
Autant d’éléments qui font de GoFAST une
plateforme unifiée qui compte déjà parmi ses
utilisateurs, entre autres, le Département de la
Haute-Savoie, la Région Occitanie, l’Agence
Européenne EMCDDA, LNE, etc.
CONTACT
CEO-Vision SAS
Olga Dernovaya
Responsable Projet et Gestion du Changement
olga.dernovaya@ceo-vision.com
09 72 23 60 57
AVEC CLARANET, CONSTRUISEZ VOTRE DIGITAL
WORKPLACE AVEC MICROSOFT 365

Si le cœur d’activité de Claranet concerne l’hébergement et l’infogérance des applications

critiques, des datas et de l’infrastructure, elle a également développé une forte expertise
autour de la suite Microsoft 365 avec une business unit dédiée de 25 personnes. Son
ambition : aider les entreprises à tirer profit de la plateforme Microsoft 365.

“Notre mission n’est autre que de répondre aux
besoins des entreprises en digital workplace
autour de Microsoft 365, indique Matthieu Vany,
365 Productivity Practice Lead, Claranet France.
Nous intervenons pour orchestrer et optimiser
les différents composants de cette plateforme,
car les enjeux varient selon les organisations
et les métiers. Nous nous efforçons donc de
projeter ces enjeux métiers dans Microsoft 365”.
Microsoft 365, une digital workplace à
construire
La digital workplace est, en effet, multidimension-
nelle (communication, accès documentaire,
application métier, collaboration…), et dans
Office 365, il existe une brique applicative pour
chacun de ces besoins. Pour la gestion documen-
taire, il y a SharePoint. Pour le canal vidéo et le
streaming d’entreprise, il y a Stream. Pour le chat
et la collaboration, il y a Teams. Etc. Le
savoir-faire de Claranet réside dans l’agrégation
et l’orchestration de ces différents outils pour
répondre aux besoins métiers des entreprises.
“Microsoft 365 propose bien plus que des outils
bureautiques en mode SaaS”, insiste Matthieu
Vany.
documentaires et la possibilité d’ajouter des
workflows. SharePoint est aussi la plateforme
idéale pour réaliser un intranet d’entreprise.
 Teams qui remplacera définitivement Skype
for Business (en juin 2021) et qui embarque
porte les fonctionnalités d’instant messaging en
one-to-one, one-to-many, de visioconférence,
de téléphonie, de la création de groupes
et d’équipes pour travailler dans différents
canaux, l’intégration d’applications tierces etc.
 La Power platform (Power Automate,
Power Apps, Power BI) pour l’optimisation
et l’automatisation des processus métier et
les dashboards pour visualiser les données.
Tous ces composants sont bien entendu hébergés
par Microsoft sur différents datacenter à travers
le monde et la brique Azure AD permet, via une
identification unique, de simplifier les accès aux
ressources internes et externes, et de gérer la sécurité.
Une approche plus pragmatique que
marketing

Les piliers de Microsoft 365 La mission de Claranet est de répondre aux attentes
et aux besoins des entreprises qui souhaitent
La suite Microsoft 365 est, en effet, beaucoup
développer les usages collaboratifs avec Microsoft
plus large que ne le pensent bon nombre
365. L’entreprise possède par ailleurs sa propre
d’entreprise et repose sur plusieurs piliers dont :
équipe de développeurs capable d’étendre les
fonctionnalités M365 avec les applications du
 la messagerie Exchange Online (en mode SaaS).
système d’information et les services Azure.
 SharePoint Online, qui remplace avantageu
-sement le système de fichier historique et
qui devient le référentiel de l’entreprise avec
des métadonnées pour qualifier les contenus

CONTACT
DÉCOUVREZ NOS SOLUTIONS
Claranet


COLLABORATIVES

2 Rue Breguet,
DÉCOUVREZ NOS FORMATIONS 75011 Paris


info@fr.clara.net
DIGIWIN, ENTRE MAÎTRISE DE LA DIGITAL WORKPLACE
ET ACCOMPAGNEMENT SUR-MESURE
Digiwin est l’agence digitale du groupe TRSb, fondé en 1997 par Philippe Guinchard, qui en
est toujours l’actionnaire majoritaire. Outre sa maîtrise des solutions de Digital Workplace,
la structure se distingue par une approche unique mêlant expertise technologique et savoir-
faire en conseil stratégique.
S’appuyant sur la force du groupe TRSb, Digiwin
peut se targuer d’une présence dans toute la
France. Ses 110 collaborateurs accompagnent
ainsi pas moins de 35 entreprises au quotidien,
aussi bien dans le secteur public (RATP, caisses
primaires d’assurance maladie, grandes
collectivités dont 5 régions et une dizaine de
départements, etc.) que dans le privé. Récemment,
l’agence a notamment fourni à Indigo, acteur
incontournable de la mobilité urbaine, un
intranet monde disponible en 7 langues déjà
déployé en Europe, au Brésil et au Canada.
« Digiwin accompagne ses clients à toutes les
étapes des projets : interventions sur site, mise
en œuvre de projet, contrat de TMA, conception
de l’écosystème digital… Le centre de service
industrialisé assure la production et la maintenance
des solutions », fait savoir Philippe Guinchard,
Président directeur général du groupe TRSb.
Une offre complète dédiée à la Digital
Workplace
Surtout, Digiwin se distingue par son offre clé
en main. L’agence est en effet parfaitement à
même d’accompagner les organisations sur
leurs projets de Digital Workplace, maîtrisant
les solutions du marché, et tout particulièrement
Jalios, Office 365 et Liferay. Autant d’outils
qui répondent aux problématiques liées aux
accès aux informations et aux documents,
qui ont explosé lors des confinements liés au
coronavirus. Pour soutenir les organisations
dans le besoin, Digiwin va même au-delà du
simple déploiement d’une Digital Workplace.
« Nous avons complété notre savoir-
faire technique par un savoir-faire en
accompagnement, en changement et en studio
graphique, car c’était une demande du marché.
Il fallait que nos chefs de projet s’orientent
davantage vers la communication. L’originalité
VISUALISEZ LE RETOUR D’EXPÉRIENCE
D’INDIGO (MÉTHODOLOGIE ET

DÉMONSTRATION)
NOTRE MÉTHODOLOGIE DÉTAILLÉE

DANS CE WEBINAR
de notre agence est de coupler des compétences
techniques fortes, avec plus de 90 techniciens
ingénieurs informatiques, et des aspects
d’accompagnement au changement », indique
Loïc Marteau, directeur BU Digiwin Atlantique.
Un accompagnement au changement
complet
L’agence digitale intervient aussi bien dans
la mise en place d’une solution de Digital
Workplace que dans le remplacement ou
l’amélioration de celle-ci. Pour ce faire, Digiwin
met en place une équipe projet chargée de
déterminer les problématiques rencontrées par
les collaborateurs, en échangeant directement
avec eux pour rédiger un cahier des charges
complet. Ce document est ensuite transformé en
spécifications fonctionnelles et techniques, qui font
apparaître les fonctionnalités dont doit disposer
la solution qui sera retenue. L’outil est alors livré,
et les professionnels formés à son utilisation.
Ils réalisent également une recette permettant
d’identifier d’éventuels nouveaux besoins.
Loin de s’arrêter en si bon chemin, Digiwin participe
directement à la conduite du changement, via
l’animation des équipes mais également via l’ajout
régulier de nouvelles fonctionnalités à la solution
ou des modifications dans la page d’accueil de
l’outil. Ces perturbations visent ainsi à attiser
l’attrait des utilisateurs, qui peuvent être formés
à nouveau si besoin. Les spécifications du projet
sont alors mises à jour, avec plus de détails sur les
différentes particularités. De quoi assurer la bonne
gestion d’un projet de Digital Workplace, de A à Z.
CONTACT
Loïc MARTEAU
Directeur Digiwin Atlantique
Loic.marteau@digiwin.fr
06 52 04 82 68
HAPPEO, LA JEUNE POUSSE EXPERTE
DE GOOGLE WORKPLACE
Initialement créée en 2016 sous le nom d’Universe, Happeo est une solution d’intranet
regroupant tous les outils de collaboration Google G Suite. Avec plus de 300 000 utilisateurs
dans le monde, l’outil tire son succès des nombreuses fonctionnalités qu’il centralise.
Emanant de la start-up Gapps, fournisseur
principal de Google Cloud en Finlande, Happeo
vise à faire gagner du temps aux organisations
qui l’utilisent, en favorisant le partage de
connaissances et la collaboration. Pour ce faire,
la plateforme intègre nativement Google G
Suite et tous les outils qui l’accompagnent :
Google Calendar, Google Meet, Gmail, Google
Sites, Google Activity, Google Drive, etc.
La G Suite complète, et bien plus !
Cependant, la vraie force de Happeo ne vient
pas de son expertise de Google Workspace !
En effet, la solution se distingue surtout
par les nombreuses fonctionnalités qu’elle
propose, qui viennent enrichir la suite Google :
 L’outil Pages pour alimenter l’intranet
de l’organisation (personnalisation,
création intuitive, partage de contenu
d’entreprise, versions multilingues, etc.) ;
 Channels, le logiciel de communication
interne, encourageant les échanges entre
les différents services et la collaboration
(plateforme sociale, notifications, fils d’actualité,
workspaces collaboratifs, partage de fichiers,
gestion de documents, réunions virtuelles, etc.) ;
 Moteur de recherche universel, capable
d’analyser différentes sources de données (Gmail,
Google Calendar, Google Drive, Pages et bien plus) ;
 Exploitation intelligente des données,
centralisées dans des tableaux de bord ou des
rapports afin d’aider à la prise de décisions
(Google Analytics, Google Data Studio) ;
PLANIFIEZ UNE DÉMO GRATUITE

CONSULTEZ UN SPÉCIALISTE

 Sécurité optimale, certifiée ISO 27001
(stockage des données via Google
Cloud, cryptage SSL, conformité RGPD,
authentification SSO, gestion des accès).
Particulièrement complète, Happeo intègre
également de nombreux outils bien connus
des professionnels de tous les secteurs, à
l’instar de Google Analytics, Twitter, YouTube,
Vimeo, Slack, SSO, API et Google Maps.
Une solution qui a (déjà) fait ses preuves
Avec des bureaux en Finlande, aux Pays-Bas,
en Roumanie et aux Etats-Unis, Happeo peut
se targuer d’une présence internationale qui se
fait également ressentir sur ses plus de 1 000
clients. Parmi eux, Randstad Sourceright, dont
la productivité a augmenté de 92 % depuis que
la plateforme y est installée, mais également
WWF, BMW San Francisco, South China Morning
Post (Groupe Alibaba) ou encore Chantelle.
Saluée par ses utilisateurs, l’expertise de Happeo
est également reconnue par les professionnels
du marché. En 2017 déjà, l’Union Européenne
la considérait comme l’une des startups les plus
prometteuses du continent. Deux ans plus tard,
The Next Web, site d’actualité technologique
néerlandais, en faisant l’une des innovations
les plus en vogue d’Europe. Un succès qui ne
se dément pas et qui semble parti pour durer !
CONTACT
Happeo
Marlo De Graaf
marlo.degraaf@happeo.com
+31621376286
VERS UNE EXPÉRIENCE DE COLLABORATION SUR-
MESURE GRÂCE À HUBSHARE

Créée en 1997 par Nicholas Child, Hubshare était à l’origine une société de revente de
solutions informatiques, et notamment de Copitrak, destinée aux professionnels du droit.
Ce n’est qu’en 2013 que la société change de cap et se lance dans le développement de sa
propre solution. En 2019, seulement un an après le début de sa commercialisation, Hubshare
obtient le prix de solution de stockage de l’année aux Document Manager Awards 2019 de
Londres, puis celui de la plateforme de gestion de projets de l’année aux Innovation and
Excellence Awards 2020 UK.

Des fonctionnalités au service du travail  Calendrier (agenda partagé) ;

collaboratif  Recherche avancée (avec options de filtrage).

Le succès de Hubshare ne doit rien au hasard ! Une plateforme en évolution constante

Si l’outil a rapidement séduit des clients dans le
monde entier (à tel point que la société est basée
en France, au Royaume-Uni, en Australie et à
Hong Kong), c’est avant tout grâce à une approche
différenciante qui répond pleinement aux critères
de la Digital Workplace. Plateforme de gestion de
documents et de travail collaboratif avant tout,
Hubshare permet aux professionnels de créer
des « hubs », c’est-à-dire des espaces de travail
collaboratif dans lesquels chacun peut inviter ses
collaborateurs en interne et ses interlocuteurs
externes (clients, fournisseurs, partenaires, etc.).
Au-delà de combiner intranet et extranet, la
plateforme propose d’intégrer des
fonctionnalités contribuant à améliorer le travail
collaboratif :
 Module de personnalisation (personnalisation
de l’interface de A à Z) ;
 Tableau de bord (gestion des droits des
utilisateurs, centralisation des données et
informations internes ou externes au sein d’un
hub unique, création et personnalisation de
tableaux de bord avec des widgets, qui renvoient
eux-mêmes vers les autres modules du hub pour
en faciliter l’accès) ;
 Hubforms : des formulaires intuitifs et
innovants (questionnaire, ticketing, workflow, etc.) ;
 Fichiers (GED, partage, stockage et coédition
de documents via les logiciels Microsoft Office) ;
 Personnes (répertoire de contacts, coordonnées,
etc.) ;
 Blog (communication à distance) ;
 Projet (organisation du travail, gestion des
tâches et des projets) ;
En plus de proposer des modules particulièrement
complets soutenus par des widgets variés
(historique de fichiers, formulaires, graphiques,
galerie d’images, etc.), Hubshare s’appuie sur des
fonctionnalités techniques poussées pour améliorer
toujours davantage l’expérience utilisateur. Parmi
elles, une Navbar facilite la navigation entre les
différents espaces et hubs via un onglet unique
et intuitif. Les collaborateurs d’une organisation
ont également accès au Hub Entreprise, véritable
tableau de bord commun où chacun peut partager
des documents et informations et accéder aux
hubs qui le concernent.
Plus récemment, la solution a été dotée d’un
formulaire d’inscription publique, bien utile
dans le cadre des procédures d’appels d’offres :
grâce à cette fonctionnalité, il est possible de
diffuser l’URL d’un hub à un public cible afin que
chacun s’inscrive. Le créateur du hub n’a plus
qu’à autoriser l’accès aux demandeurs pour qu’ils
déposent des documents. Côté nouveautés, la
communication via Hubshare n’est pas en reste,
avec l’intégration début 2021 de la nouvelle Social
Workplace pour favoriser des échanges en direct !
CONTACT

HUBSHARE, VOTRE NOUVEL HUBSHARE



ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
contact.france@hubshare.com
PASSEZ À LA COLLABORATION 03 10 57 14 40


AGILE EN MOINS D’UNE MINUTE

LA DIGITAL WORKPLACE JAMESPOT
Jamespot est une plateforme collaborative ultra-personnalisable, dotée de toutes les
applications nécessaires pour vos usages et votre métier. Paramétrable et disponible
en SaaS, Jamespot est un outil unique, développé de A à Z en France, dont l’objectif est
d’optimiser la collaboration et la communication au sein de votre organisation tout en
garantissant la sécurité de vos données personnelles.
Remettre l’humain au cœur du digital : tel était
l’objectif de trois amis bien décidés à se lancer
dans l’entreprenariat. En 2005, cette envie
commune se concrétise avec la création de
Jamespot, réseau social d’entreprise en SaaS
visant à transformer les organisations en mêlant
outils numériques et forte dimension sociale.
Au fil des années, le design, l’ergonomie et les
fonctionnalités de la solution n’ont cessé d’évoluer
pour s’adapter aux nouveaux usages, aux attentes
et aux habitudes numériques des utilisateurs. À
tel point que plus de 300 organisations privées,
publiques et associatives utilisent Jamespot
aujourd’hui.
Une solution au service de chaque
collaborateur
La Digital Workplace de Jamespot offre la
possibilité aux organisations de toute taille de
disposer d’un espace de travail numérique unique,
regroupant l’ensemble de leurs outils métiers et
leurs logiciels, pour renforcer leur communication
et leur productivité. Pour se faire, la Digital
Workplace Jamespot dispose d’un large panel
de fonctionnalités ergonomiques et utilisables à
3 échelles : l’individu, l’équipe et l’organisation
dans son ensemble.
Avec plus de 100 applications métiers activables
à tout moment dans son store dédié, la solution
Jamespot permet à chaque collaborateur de
déployer et de s’équiper de manière individuelle
des applications nécessaires pour l’accompagner
dans ses missions quotidiennes. À l’échelle des
équipes, le système de groupe inhérent à la
solution Jamespot offre la possibilité à un groupe
DÉMARRER UN TEST DE LA SOLUTION

PLANIFIER UNE DÉMONSTRATION

PERSONNALISÉE
d’utilisateurs réunis pour un projet ou au sein
d’un service, de communiquer, d’échanger et de
partager différents contenus au sein d’un espace
restreint créé spécifiquement pour ce dernier,
visible ou caché selon les besoins de confidentialité
du groupe en question. Enfin, l’organisation
dans sa globalité bénéficie également d’une
communication fluidifiée et d’un partage
d’informations facilité en réunissant l’ensemble
des collaborateurs au sein d’un espace de travail
unique personnalisé selon l’identité et la culture
de la structure.
Offrir une meilleure expérience de travail
En plus d’offrir aux organisations un large
panel de fonctionnalités et d’applications pour
leurs métiers, la Digital Workplace Jamespot
s’applique à améliorer l’expérience de travail
de tous les collaborateurs en permettant à ces
derniers d’intégrer leurs outils favoris directement
dans la solution. Tous les outils métiers sont ainsi
centralisés dans un hub unique et deviennent en
conséquence accessibles à tout moment par tous
les collaborateurs sans que ceux-ci aient besoin
de sortir de la Digital Workplace Jamespot.
Souvent à l’étranger ou à un rendez-vous extérieur ?
La Digital Workplace Jamespot vous accompagne
dans tous vos déplacements grâce à l’application
mobile Jamespot. Grâce à cette dernière, votre
Digital Workplace Jamespot ne vous quitte jamais :
retrouvez tous vos collaborateurs, vos groupes
et vos contenus directement dans votre poche.
CONTACT
Jamespot
info@jamespot.com
01 48 58 18 01
ATELIER NUMÉRIXQUE, LA PRODUCTION DE
CONTENUS AVANT TOUT
Dès sa création, la priorité d’Atelier Numérique était de proposer des solutions permettant
de dématérialiser divers métiers (sans les remplacer) afin d’optimiser l’activité des
organisations. Une approche qui vaut aujourd’hui à l’entreprise de collaborer avec de
grandes sociétés et ETI de tous les secteurs, en recherche d’outils performants et innovants.
Créée par Jean-François Didier en 1988, Atelier
Numérique a toujours eu pour objectif de changer
la façon de travailler des entreprises et de
transformer leur quotidien. Pour ce faire, la société
tente de marier des domaines étanches en se
basant à la fois sur la technologie et sur l’humain.
Au fil des années, Atelier Numérique a ainsi
développé plusieurs solutions visant à valoriser
les métiers et le savoir-faire des professionnels
au sein des entreprises, sans pour autant les
remplacer. Et même si, aujourd’hui encore, Atelier
Numérique reste une structure à taille humaine
(6 collaborateurs), les avantages des outils qu’elle
propose et ses méthodes de travail ont d’ores et
déjà séduit des clients de renom.
Un large éventail de références
Dès son démarrage, Atelier Numérique a eu la
chance de travailler avec Yves Saint Laurent autour
de la dématérialisation de la fabrication des tissus
imprimés – une collaboration qui se prolongera
pendant plus de 10 ans. Experte en production de
contenus de tous types, l’entreprise a également
pu démontrer sa créativité à la télévision,
notamment aux côtés de Canal+ et Canal J. Dans
les années 1990, Atelier Numérique a également
pris part à la fusion entre BMS (Bristol Myers
Squibb) avec la société pharmaceutique française
Upsa en proposant des outils de communication
basés sur la construction du nouveau siège et une
campagne basée sur la technologie 3D.
« Nous agrégeons toutes sortes de technologies
qui font que nous nous positionnons comme
des intégrateurs, mais avec une forte valeur
créative. Nous apportons une vivacité et une offre
de création de valeur souvent bien supérieure
DÉCOUVREZ NOS SOLUTIONS

AUTHOR-IT, DISTRIBUÉ PAR

ATELIER NUMÉRIQUE
à ce que des sociétés plus importantes peuvent
apporter. Nous avons aussi une concentration
de talents, des docteurs et ingénieurs, qui ont
des capacités d’analyse de travail très fortes »,
fait savoir Jean-François Didier, actuel président
d’Atelier Numérique.
Une solution complète pour améliorer la
production de contenus
Si l’entreprise rencontre un tel succès, c’est avant
tout grâce à un positionnement différenciant
d’intégrateur créatif, capable de comprendre
les métiers des professionnels et de proposer
des solutions souples reposant sur des analyses
financières poussées. C’est d’ailleurs dans cette
logique qu’Atelier Numérique a mis au point
Author-it en 1996. Couvrant l’ensemble de
la production de contenus d’entreprise, cette
solution, conçue comme un Digital Workspace,
intègre toutes les fonctionnalités permettant à ses
utilisateurs de gagner du temps : mise en place
d’un projet documentaire dans un mode collectif,
conception de la documentation, création,
organisation et modification des documents,
planification des délais et des relances dans le
cadre d’un processus de relecture et d’approbation,
stockage des données entrantes, visualisation
des documents publiés, administration facilitée
et centralisée, traduction des documents, etc. De
quoi réduire drastiquement les coûts et l’effort
nécessaires à la production des contenus.
Atelier Numérique
https://www.atelier-numerique.fr/
Tél. : +33 183 640 424
CONTACT
ATELIER NUMÉRIQUE
01 83 64 04 24
QUELLES CLÉS POUR FAIRE ÉVOLUER LA DIGITAL
WORKPLACE ET INTÉGRER DE NOUVEAUX SERVICES ?

Ajouter de nouveaux services et poursuivre temps, de facilités, mais également d’irritants,

le déploiement de la Digital Workplace en
capitalisant sur les conséquences de la crise
sanitaire, c’est partir du constat que le papier existe
encore dans les pratiques de certaines “niches”,
que les signatures électroniques ne ressemblent
pas encore aux signatures réglementaires (il y a
encore trop de copie d’images “bricolées”), que
les processus de traitement sont restés dans leur
complexité originelle et qu’enfin, les utilisateurs et
les manager ne sont pas encore bien à l’aise avec
les usages.
La première conviction de Serda Conseil est que
la DWP est un élément de la Gouvernance de
l’information. Ses trois principaux piliers étant :
l’accès à la donnée, la maîtrise de la sécurité
tant au sens technique que juridique (cyber-
sécurité, RGPD, signature électronique, archivage
probatoire, etc.) et les processus de traitement
(traitements des flux entrant, sortant et circulant).
Les composants à mettre en complète
cohérence pour faire évoluer sa DWP
Au cœur technique : l’architecture technique SI
qui va supporter l’ensemble des solutions et des
usages. Que cela soit géré en interne ou en mode
Cloud, les fondamentaux en termes de solidité
et de sécurité doivent être au rendez-vous. Ce
dispositif est complété par les solutions applicatives
qui doivent couvrir l’ensemble du spectre. Dans
les benchmarks de solutions, nous constatons
souvent des redondances fonctionnelles fortes.
Du coup, nombreuses sont les questions à arbitrer
pour le choix des solutions ou des compléments à
apporter.
d’incompréhensions, de non-utilisation pleine et
entière. Si le travail portant sur la conception de
la DWP doit s’appuyer sur les usages, il convient
ensuite de les faire évoluer et de les améliorer en
continu. C’est la clé de la réussite.
Définir une feuille de route d’évolution et
de déploiement
Reste ensuite à synchroniser et ordonnancer ces
différents composants. La méthodologie déployée
par Serda Conseil consiste à agencer, animer et
piloter l’ensemble des éléments de la DWP avec
les parties prenantes, en partant des métiers
avec l’usager (interne, externe, partenaire, etc. )
et l’ensemble des intervenants SI en lien avec
le Management et la Direction (et notamment
la Communication interne, les RH et les IRP).
En conclusion, la DWP n’est pas “seulement”
un sujet technique. Ses évolutions doivent être
pilotées de manière pragmatique avec un objectif
à court terme lié à la hausse de la satisfaction
et de l’efficacité des utilisateurs, et un objectif à
moyen terme lié à l’agilité de tous les métiers et
au retour sur investissement.

Au cœur pour l’usager : c’est de son espace

de travail dont il s’agit, avec tout ce qu’il
risque d’embarquer de satisfaction, de gain de

CONTACT
VISIONNEZ NOTRE WEBINAIRE
SERDA CONSEIL


SUR LA DIGITAL WORKPLACE

24, rue de Milan

DÉCOUVREZ NOTRE BLOG
75009 PARIS


01 44 53 45 00
Infos@serda.com