CALENDRIER

D’ORGANISATEUR
Rétro planning ajusté pour l'édition spéciale de KUKOFAFRIKA
"Pona Bana na Bilenge"
qui se déroulera du 7 au 9 novembre 2023

a) 1 mois avant l'événement (octobre 2023) :

- Former une équipe organisatrice restreinte et définir les rôles de chacun.
- Établir un budget prévisionnel simplifié.
- Rechercher des partenaires et sponsors potentiels.
- Identifier et réserver rapidement les lieux pour les différentes activités du festival.
- Planifier une programmation artistique et culturelle concise, en priorisant les besoins
et les intérêts des enfants et des jeunes.

b) 3 semaines avant l'événement (fin octobre 2023) :

- Finaliser les partenariats et les contrats avec les sponsors.
- Confirmer la participation des artistes, des intervenants et des animateurs.
- Finaliser la programmation artistique et culturelle réduite.
- Préparer les supports de communication tels que les affiches, les flyers, les
programmes simplifiés, etc.
- Mettre en place un système de billetterie en ligne simplifié.

c) 2 semaines avant l'événement (début novembre 2023) :

- Lancer une campagne de communication ciblée pour promouvoir l'événement.
- Finaliser les détails logistiques essentiels tels que la signalétique, l'aménagement des
espaces, etc.
- Organiser des réunions de coordination avec tous les acteurs impliqués (équipe,
partenaires, prestataires, bénévoles, etc.).
- Effectuer les dernières vérifications techniques et logistiques.

d) Pendant l'événement (7-9 novembre 2023) :

- Assurer la coordination et la gestion des différentes activités et événements.
- Veiller à la sécurité et au bien-être des participants.
- Collecter les retours d'expérience des participants et des intervenants.
- Documenter l'événement à travers des photos, des vidéos, des témoignages, etc.

e) Après l'événement :
- Organiser une réunion de débriefing pour évaluer les points forts et les points à
améliorer.
- Remercier tous les partenaires, sponsors, intervenants, bénévoles et participants.
- Commencer à planifier la grande édition de KUKOFAFRIKA en prenant en compte
les leçons apprises.
Calendrier avec les dates à respecter pour l'édition spéciale de
KUKOFAFRIKA "Pona Bana na Bilenge" :

a) 1 mois avant l'événement (octobre 2023) :

- 3 octobre 2023 :
Création d’une équipe organisatrice restreinte et définir les rôles de chacun.

- 5, 6 et 7 octobre 2023 :
o Planifier une programmation artistique et culturelle concise, en priorisant les
besoins et les intérêts des enfants et des jeunes.
o Établir un budget prévisionnel simplifié.

- 08 octobre 2023 :
Identifier et réserver rapidement les lieux pour les différentes activités du festival.

- Du 9 au 14 octobre 2023 :
o Dépôt des lettres et dossier de presse aux écoles, Universités, et autres
institutions éducatives.
o Rechercher des partenaires et sponsors potentiels.

- Du 16 au 22 octobre 2023 :
o Conception des supports graphiques (banderole, t-shirts, affiche, et autres)
o Lancement des appels

b) 3 semaines avant l'événement (fin octobre 2023) :

- 23 octobre 2023 :
Finaliser les partenariats et les contrats avec les sponsors.

- 26 octobre 2023 :
Confirmer la participation des artistes, des intervenants et des animateurs.

- 29 octobre 2023 :
Finaliser la programmation artistique et culturelle réduite.

- 31 octobre au 2 novembre 2023 :

Campagne publicitaire avec les supports de communication tels que les affiches, les
flyers, etc.

- 2 novembre 2023 :
Mettre en place un système de billetterie en ligne simplifié.

c) 2 semaines avant l'événement (début novembre 2023) :

- 4 novembre 2023 :
Suite de la Campagne de communication ciblée pour promouvoir l'événement.
 - 6 novembre 2023 :
Finaliser les détails logistiques essentiels tels que la signalétique, l'aménagement des
espaces, etc.

- 8 novembre 2023 :
o Organiser des réunions de coordination avec tous les acteurs impliqués
(équipe, partenaires, prestataires, bénévoles, etc.).
o Effectuer les dernières vérifications techniques et logistiques.

d) Pendant l'événement (7-9 novembre 2023) :

- 9-11 novembre 2023 :
o Assurer la coordination et la gestion des différentes activités et événements.
o Veiller à la sécurité et au bien-être des participants.
o Collecter les retours d'expérience des participants et des intervenants.
o Documenter l'événement à travers des photos, des vidéos, des témoignages, etc.

e) Après l'événement :
- 13 novembre 2023 :
Remercier tous les partenaires, sponsors, intervenants, bénévoles et participants par
message

- 19 novembre 2023 :
Organiser une réunion de débriefing pour évaluer les points forts et les points à
améliorer.

- À partir de Décembre 2023 :

Commencer à planifier la grande édition de KUKOFAFRIKA en prenant en compte
les points forts et les points améliorés.

Roosevelt VANGU
CEO, KUKOFAFRIKA