Fiche rédigée le 21 octobre 2021 par Cassandre Bachellier.

Basé sur le travail réalisé pour le livre “N’allez

plus seulement voter” , Clément Pairot.
Pour plus d’informations, contacter cassandre.bachellier@gmail.com

Fiche de conseils pour mener une réunion de militants

accueillante, fluide et efficace

Prendre soin de l’humain dans les moments de rencontres

En étant bénévole au sein de la primaire, tu auras sûrement de nombreuses occasions
d’organiser ou d’assister à des réunions / moments de rencontre. Les week-end ou journées
de formation, les sessions d'accueil, les potes à potes, les recrutements en rue, les réunions
de groupe local… Dans ces moments, le fond est essentiel, la logistique aussi, mais la
forme, le soin du lien humain sont souvent sous-estimé. Il est crucial d’y apporter une
attention fine tant sur la forme que sur le fond pour que ces moments soient des
catalyseurs de la motivation bénévole et permettent de démultiplier l’énergie rassemblée.

Pour cela, l’efficacité est notre boussole. Vous l’aurez compris, une mobilisation de cette
ampleur, c’est éprouvant, c’est intense, c’est fort émotionnellement. Il y a donc un enjeu à
ce que chaque instant soit utilisé au maximum de son potentiel ! Une réunion c’est un
moment où chacune des personnes autour de la table a mis son activité débordante sur
pause. C’est un moment où plusieurs personnes qui ont besoin de se coordonner, de
prendre des décisions, de se soutenir… sont réunies. Vous avez compris où je voulais en
venir : c’est un moment précieux.

Malheureusement, il n’est pas rare que ces moments soient parasités par de petites actions
qui finissent par empoisonner le collectif. La liste exhaustive serait trop longue mais je
pense assez intuitivement à ces réunions où certaines prises de paroles sont excessivement
longues, où des tensions interpersonnelles minent les échanges, et où à la fin très peu de
décisions concrètes sont prises et la majorité des participant•e•s ne savent pas ce qu’ils
ont à faire.

Alors comment faire pour que ces réunions de militants soient accueillantes, fluides et
efficaces ?

Déjà, commencer par prendre conscience des cadres implicites pour les tenir à distance.
Ces règles de fonctionnement tacites qui régissent trop souvent nos réunions. Tout le
monde peut prendre la parole quand il veut, on peut couper la parole sans problème, les
décisions sont prises par ceux qui parlent fort et ont souvent imposé leur rythme à la
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réunion, et que les hommes peuvent prendre trois fois plus la parole que les femmes parce
qu’on ne va quand même pas mener tous les combats de front. Imaginez que ces règles
soient affichées sur les murs de la salle. Elles vous paraîtraient probablement intolérables.

De nombreux collectifs se sont saisis de cette problématique et ont apporté des réponses
variées. En voici un aperçu. Les briques essentielles sont : le cadre, les modes de prises de
décisions, les outils de communication non verbale, et un déroulé de réunion type, et le
rôle de facilitateur ou facilitatrice.

Poser le cadre
La première proposition est de poser un ensemble de principes ou règles qui constituent
un cadre. Cela peut sembler surprenant mais le conseil est de les expliciter en début de
réunion et idéalement de les afficher pour que tout le monde les gardent à l'esprit ou
puisse s’y référer durant la réunion.

Voici les trois principaux que je vous propose :

Parler en son JE : s’exprimer au maximum en son nom propre sans

se “cacher” derrière le groupe ou une vérité générale. En devenant
personnel, mon propos devient incontestable, en laissant de la place
à celui des autres.

Souveraineté : Je suis responsable de moi-même et de mes

besoins. Si j’ai le sentiment que le groupe m’impose quelque chose,
je le rends visible en l’exprimant. Par exemple, si je ne me sens plus
pertinent dans une réunion, je peux le dire et quitter la rencontre
sans animosité.

Écoute active : C’est une écoute non-réactive. Quand je m’exprime,

j’espère être entendue. Quand l’autre s’exprime, je veille à l’écouter
sans présumer et avec curiosité. Je ne lui coupe pas la parole. Je ne
prépare pas mes contre-arguments dans ma tête, mais j'essaye au
contraire de comprendre sa réflexion, de la rejoindre.

Et trois autres qui peuvent être très utiles en fonction du groupe avec lequel vous travaillez
:

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 Parler avec intention et concision (ou l’énergie de la flèche) : En réunion,
le temps est précieux. Pour que ma prise de parole soit la plus percutante
et concise, avant de me lancer dedans, je m’assure d’être au clair sur ce
que je vais dire, de ne pas perdre mon propos en digressions et surtout
que ce que j’apporte est pertinent à partager maintenant. D’autres
personnes pourraient-elles s’exprimer si je ne m'exprimais pas ?
Pourquoi est-ce que je prends la parole ? Pour écraser l’autre, asseoir mon
autorité, me sentir briller ? Ou pour nourrir le groupe et le projet ?

Pour et pas contre : Ce principe peut également être utilisé comme mode
de prise de décision. Il s’agit de se mettre dans l’état d’esprit du “ce serait
mieux avec…” plutôt que “Ce serait mieux si…”. Décider en pour et pas
contre c’est ne pas laisser 10 propositions s’accumuler pour ensuite en
débattre, mais plutôt, se saisir de la première qui est apportée, observer
si elle présente des risques, l'expérimenter, et la faire progresser si c’est nécessaire.

Le cadre ainsi créé permet de nourrir la confiance entre les participant•e•s afin d’expliciter
ce qui doit l’être et garantir un partage apaisé et riche. Ce cadre enfin demande de
l’indulgence envers soi, envers les autres, pas toujours facile mais très porteur !

ALLER PLUS LOIN

☀️ Retrouver les visuels ici :
https://drive.google.com/drive/folders/1rCTEcZUyj_SowsHCpKNkWpxQ91DxaTcb?usp=shar
ing
☀️ Vous pouvez retrouver le cadre complet ici :
https://fertiles.labascule.org/nos-ressources/
☀️ Et la vidéo qui l’explique ici : https://youtu.be/8v3LXuaLRhY

Faciliter, kezako ?
Faciliter une réunion c’est s’assurer que son cadre (présenté ci-dessus) et son déroulé
(explicité ci-dessous) sont respectés afin de servir au mieux l’intention. Cette mission est
assurée par une personne désignée en amont ou en début de réunion. Le facilitateur ou la
facilitatrice est donc garant•e de la bonne tenue de la réunion, de la forme, pour assurer
l’émergence du contenu. La personne qui facilite se tient donc dans une posture de
neutralité par rapport au contenu des échanges afin d’assurer que les autres personnes
puissent contribuer de manière sereine. Elle s’occupe du contenant pour que les
participant.e.s puissent se concentrer sur le contenu.

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“Changer de casquette”
Dans la réalité vous n’aurez pas toujours la chance de pouvoir séparer vos deux casquettes :
animation et coordination. En tant que coordo’ d’un groupe local vous aurez souvent plus
d’informations que les autres, vous serez particulièrement force de proposition.

Dans l’idéal, si vous êtes un binome, vous pouvez chacun prendre un rôle : un prend le
contenu, les proposition, les apports… L’autre prend la facilitation.

Si vous êtes seul : expliquez le au groupe : “c’est compliqué pour moi de gérer ces deux
rôles, si quelqu’un veut bien prendre la modération/facilitation, c’est bienvenu, et sinon je
ferais de mon mieux pour distinguer les moments où je fais des apports de contenu et les
moments où je m’occupe du contenant”. Pendant votre animation, n’hésitez pas à imager
votre changement de casquette “j’enlève ma casquette de facilitation...je la remet”

Les missions de la personne qui facilite sont :

- Expliciter les objectifs de la réunion, et les faire valider par le groupe en début de
réunion. Elle prépare et tient l’intention du temps ainsi que le déroulé après avoir
consulté les personnes pertinentes.
- Poser et rappeler le cadre, ce qui permet notamment que les nouveaux puissent
être accueillies correctement
- Assurer la circulation et la distribution de la parole,
- Etre vigilant aux réactions du groupe, à l’énergie qui le traverse, et s’adapte dans le
déroulé
- Reformuler les prises de parole qui ne sont pas super claires
- Recentre les participants vers l’intention de la réunion
- Apporte des prises de hauteur, des temps d’arrêt, quand c’est nécessaire. Pour aider
le groupe à prendre conscience de ses dynamiques

Le déroulé d’une réunion type :

Pour être fluide et efficace, nous vous proposons de suivre les étapes suivantes dans une
réunion.

- Expliciter les objectifs au début. Ils sont explicités en amont ou au début. Formuler
l’intention permet de clarifier le périmètre et donc d’assurer l’implication effective
des présent•e•s en assurant que ne sont mobilisées que les personnes nécessaires

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 et volontaires. Revenir dessus à la fin de la réunion afin d’identifier s’ils ont été
atteint.

- Un déroulé clair et cadencé. Un horaire de fin prévue, annoncée et respectée. "Ça

commence et ça finit à l’heure”. Afin de réaliser l’intention qui a été posée, le
déroulé précise les étapes à suivre. À ce sujet, il est essentiel de cultiver l’hygiène
des participantes et participants à l’égard de la ponctualité. 5 min de retard sur une
réunion de 10 personnes, c’est 50 min de perdues !) C’est donc par exemple 20
appels qu’on aurait pu passer pour recruter 10 bénévoles de plus.
Ici tu peux retrouver une template pour créer tes déroulés

- Un cadre commun rappelé en début de réunion : des règles (le cadre explicité plus
haut), des gestes, un mode de prise de décision (défini en amont et respecté par le
groupe → plus d’infos ici). C’est important de ne pas partir du principe que toutes
les personnes autour de la table ont les mêmes codes. S’assurer d’un langage
commun peut prévenir beaucoup de malentendus.

- des rôles répartis : Les non-dits sont le pire ennemi du collectif. Rendre visible les
rôles de chacun permet de ne pas être plusieurs à en porter la charge mentale et de
respecter collectivement l’effort fourni par la personne qui remplit ce rôle. Les deux
rôles importants à répartir sont : la facilitation (voir au dessus), la prise de notes (qui
doit être synthétique pour être utile et donner envie d’être relue). Plus d’infos sur
les rôles ici

- Comment ça va ? (aussi appelée “météo”). Je prends le temps de faire un tour du

cercle, chacun répond à la question “comment est-ce que je me sens ?” Ensemble
ou en sous groupes de 3 ou 4, y répondre de manière concise permet souvent, en
les explicitant, d’évacuer ou de minorer l’impact des tensions extérieures, tout en se
nourrissant de la probable bonne humeur des participants. Cette étape peut vous
sembler déconcertante, on vous encourage à l’essayer avant de la mettre sur le côté.

- Coeur de la réunion animé par un facilitateur ou une facilitatrice. Dans l’idéal prévu
en amont avec un ordre du jour.

- Prochains Petits Pas (les PPP !) : Afin de ne pas repartir dans un flou, sans avoir acté
quoi que ce soit, je termine toutes mes réunions par un temps dédié aux prochains
pas. Quelles sont les prochaines actions concrètes à mettre en œuvre après cette
rencontre ? Chaque tâche est attribuée à une personne qui l’a explicitement
acceptée et associée à une date butoir. Cela permet de repartir avec un sentiment
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 clair d’action et d’assurer que la réunion a atteint au moins certains de ses objectifs.
À la prochaine réunion, nous vérifions qu’ils ont été réalisés.

- Clôture de fin : Comme pour la météo de début, il me permet de prendre

conscience de ce avec quoi repart chacun. Si un groupe est complètement démotivé,
je peux tirer les apprentissages de ce qui n’a pas fonctionné. Inversement s’il part
plein d'énergie cela permet de capitaliser dessus. De manière générale, expliciter
permet de maximiser la satisfaction à l’égard de cette réunion et maximiser
l’efficacité des suivantes. Ce dernier point peut être très efficace, en demandant
simplement aux participants de répondre à la question “Avec quoi je repars ?” en
quelques mots ou plus long si je vois que beaucoup de choses se sont jouées dans la
réunion.

Les gestes :
Pour coopérer, utiliser le non-verbal est un outil précieux. Non seulement car il permet de
rendre visible l’énergie d’un groupe, de donner des retours non verbaux à celui ou celle qui
parle, mais aussi car il me permet à moi lorsque je m’exprime par les gestes de me rendre
acteur.rice, de rester engagé.e, et ce sans parler !

Permet aussi respect du cadre et des autres

Permet inclusion plus grande

- Je suis d’accord : Pour signifier à une personne, un groupe que je suis d’accord,
enthousiasmé ou aligné.e avec une proposition, je peux utiliser l’applaudissement
en langage des signes
- Silence : Je crée une VAGUE de silence en levant la main Quand ma main est levée,
je me TAIS !
- Prise de parole en comptant : Je compte sur mes doigts lorsque je veux prendre la
parole, pour simplifier les prises de parole et donner de l’autonomie au groupe.

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 - Point de langage : Pour faire remarquer à quelqu’un que je ne comprend pas un mot
utilisé, je peux former un L entre mon pouce et mon index pour demander une
clarification du vocabulaire.
- Parle avec intention : Pour inviter la personne à se recentrer sur le sujet, sur
l’intention du temps et du groupe, je fais un triangle avec mes mains.
- Clarification : Je fais un C avec ma main pour marquer la différence avec une
question. Je n’ai pas compris ce qui avait été dit. En facilitation je peux donner la
priorité aux clarifications pour que tout le monde soit au même niveau
d’information.

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☀️Retrouver les visuels ici
☀️Et la vidéo qui l’explique ici
☀️Vous pouvez retrouver plus d’infos sur le site de fertîles

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