Mener des réunions productives

1. Préparer sa réunion

1. Préparer sa réunion
Aborder cette formation

Bonjour, je suis Rudi Bruchez, et je vous souhaite la bienvenue dans cette formation
destinée à vous aider à mener des réunions efficaces. Si vous travaillez en entreprise,
quel que soit votre niveau hiérarchique, vous participez à des réunions. Peut-être que
vous êtes un manager et que vous organisez des réunions. Peut-être vous êtes
uniquement participant. Dans les deux cas j'ai conçu cette formation pour aborder
quelques points qui peuvent vous aider à tirer le meilleur parti de vos réunions.
Personnellement j'ai une vingtaine d'années d'expérience de travail en entreprise,
d'abord comme salarié, puis ensuite comme intervenant externe dans le domaine de
l'informatique. J'ai participé à de nombreuses réunions et j'ai été très souvent frustré par
la qualité de ces réunions. Je pense ne pas être le seul avoir eu l'impression de perdre
mon temps dans des réunions. D'avoir l'impression que les réunions sont trop longues.
On n'aboutit pas à des solutions concrètes. Il y a trop de réunions pour si peu de
résultats. Je n'ai bien sûr pas d'idées révolutionnaires à proposer. Je m'appuie
simplement sur le bon sens et un certain nombre de méthodes que j'ai apprises
notamment : la PNL ou la systémique. De façon à introduire un peu de raison et encore
une fois un peu de bon sens dans la conduite de la réunion. Mon idée est de vous
donner quelques outils dont je vous laisserai vous en parler à votre guise pour, je
l'espère, améliorer la qualité de vos réunions. Pour cela je vais appeler à mon aide des
gens qui m'ont aidé dans mon chemin et que je remercie : John Grinder, David Grove,
Milton Erickson, Antoine de la Garanderie, plusieurs autres qui ont élaboré des pensées
et des méthodes avec humanité. Et enfin, Confucius, dont je citerai les paroles de temps
en temps dans la traduction récente de Jean Levi. Juste un mot sur Confucius, c'est
quelqu'un qui peut nous accompagner avec profit, car dans sa vision du monde il y avait
deux éléments centraux qui s'appliquent bien à la réunion : le Li et le Ren. Le Li c'est le
rite, c'est-à-dire l'ensemble des convenances qui régissent, les rapports entre les
individus, mais aussi le déroulement des cérémonies. Cela cadre bien avec une réunion,
n'est-ce pas ? Le Ren c'est l'humanité ou la bienveillance. Il y a plusieurs traductions
possibles selon le contexte. Les termes chinois sont polysémiques. Ils sont souvent
difficiles à adapter simplement. Le mot se prononce de la même façon que la personne :
Ren mais il s'écrit différemment en lui empruntant son radical. On peut donc parler
d'humanité. On peut dire la vertu d'humanité, recherchée par l'homme de bien. C'est ce
qu'on va chercher dans le rite de la réunion. Pour poser le cadre voici une première

1/8
citation des entretiens de Confucius : « Que l'on puisse se réunir des jours entiers pour
se répandre en propos futiles, chacun faisant assaut de pauvres mots d'esprit sans
jamais se soucier de la vérité, voilà qui me dépasse ». La réunion est un problème et
une nécessité. C'est une nécessité parce qu'évidemment un projet qui implique une
équipe doit être coordonné. Chaque membre de l'équipe doit savoir où en est le projet. Il
serait difficile de se passer totalement de réunions, par exemple, en s'envoyant des
mémos par email ou communiquant par messagerie instantanée. On perdrait le côté
humain et dynamique de la rencontre et surtout de l'échange d'informations. Échanger
dans une réunion permet de corriger nos façons de penser ou des informations
erronées ou enrichir des informations qui permettent à chacun de collaborer, de mieux
comprendre les projets de l'entreprise. D'un autre côté c'est un problème spécifiquement
quand les réunions sont trop nombreuses avec trop de gens et que la qualité de
l'information est trop faible. Ce sont ces aspects-là que je voudrais aborder dans cette
formation.

Comprendre les différents types de réunion

Cette formation n'est pas prévue pour être une formation généraliste sur les réunions.
Mon objectif est de me concentrer sur un ou deux aspects qui me paraissent importants
pour améliorer la qualité et l'efficacité de vos réunions. Dans cette vidéo je vais
simplement survoler quelques généralités importantes de façon à ce que le cadre soit
bien dessiné. Il y a bien entendu plusieurs types de réunion. On peut séparer à la louche
deux types de réunion : les réunions informatives et les réunions créatives. Les réunions
informatives sont typiquement des réunions de suivi de projet, en anglais on pourrait
dire de « status update ». Des réunions de partage d'information et j'ajouterais dans
cette catégorie des réunions destinées à prendre des décisions sur des projets ou des
points importants. Les réunions créatives peuvent être de deux types : positive ou
négative. Je m'explique : la réunion créative positive est une réunion d'innovation ou
d'avancement sur un produit, une stratégie, quelque chose qu'il faut bâtir pour aller de
l'avant. La réunion négative est une réunion de résolution de problèmes. La dimension
créative venant en support à la résolution de difficultés. Elle cherche donc à aller contre
des problèmes pour les résoudre. On peut classer également dans le type des réunions
créatives les réunions de motivation, ce qu'on peut appeler en anglais du « team
building ». Dans leurs structures ces réunions ont des similitudes mais elles ont
également des différences et il est important d'identifier clairement les objectifs de la
réunion, aussi bien lorsqu'on la programme que lorsqu'on la mène. Une réunion créative
ne s'approche pas comme une réunion informative. La démarche et les outils sont bien
entendu différents. Dans tous les cas la réunion doit se préparer correctement. Et j'aurai
l'occasion de redire quelques mots sur le sujet. Dans les deux cas, toutefois, il est
important que chacun participe à la réunion. S'il s'agit d'une réunion informative chacun
a probablement des informations à faire partager aux autres, et bien sûr il est important
que chacun ait la place de le faire. Dans les réunions créatives chacun peut avoir
également sa pierre à apporter, quelque chose à contribuer. Même si a priori il a

2/8
l'impression que ce n'est pas le cas. Il est donc important de créer l'environnement
favorable à l'expression de chacun. Une grande partie de cette formation va se
concentrer sur les réunions de type plutôt informative, et j'aurai donc amplement
l'occasion de revenir sur les points importants de ce type de réunions. Mais auparavant,
il me semble qu'il y a quelques éléments importants à garder à l'esprit lorsqu'on mène
des réunions de type créatives et c'est ce que nous allons voir tout de suite.

Améliorer les réunions créatives

Une réunion créative est une réunion où l'objectif est de faire émerger quelque chose de
nouveau. Ce nouveau peut-être, d'un point de vue, positif, des idées pour aller de l'avant
ou d'un point de vue négatif, des idées pour résoudre des problèmes. La distinction
entre ces deux éléments est parfois artificielle mais la raison pour laquelle je fais cette
distinction est que je cherche à séparer une créativité qui a besoin d'information
préliminaire, d'une créativité qui peut plus librement s'exprimer. Ce que je veux dire,
c'est que lorsqu'on veut résoudre un problème il faut déjà prendre en compte des
contraintes existantes de la situation et avoir mené une réflexion informative pour avoir
bien cadré l'origine et la source des problèmes. On ne peut pas résoudre un problème
en partant dans tous les sens sans l'avoir correctement et précisément identifié au
préalable. Une des focalisations de cette formation est justement la précision. Donc,
gardez en tête, par rapport à la suite de la formation cette exigence de précision dans
des réunions de résolution de problèmes. La partie créative maintenant. Vous
connaissez tous le concept du brainstorming : on s'assied ensemble, on lance des
idées, on libère la partie créative de notre cerveau, on dit n'importe quoi, on laisse
émerger. J'aimerais vous parler d'un cadre de références intéressant pour la créativité
qu'on appelle le modèle de Walt Disney. C'est quelque chose qui a été formalisé par un
personnage célèbre de la PNL qui s'appelle Robert Dilts. On peut l'utiliser en groupe,
sous forme de jeu de rôle dans lequel on examine une innovation ou un problème selon
trois points de vue. Ces points de vue correspondent à des rôles que les participants
peuvent endosser. Robert Dilts a établi ces rôles en modélisant la façon dont Walt
Disney utilisait sa créativité. Le premier rôle est celui du Rêveur. Le Rêveur est
quelqu'un qui, comme dans un brainstorming, émet les idées les plus folles. Il est très
créatif, passionné et enthousiaste. Je m'empresse de préciser une chose, passionné et
enthousiaste, mais concentré sur le sujet en cours, c'est-à-dire qu'il émet des idées
libres sur le problème ou l'innovation sur laquelle il doit se concentrer bien sûr. L'esprit
n'est pas un cheval fou qui part dans tous les sens mais une libération créative pour
émettre des nouvelles idées sur l'objectif à atteindre. Le deuxième rôle est celui du
Réaliste. Le Réaliste est un pragmatique qui établit et réfléchit aux étapes nécessaires,
à l'activité qu'il faut dégager pour réaliser les idées du Rêveur. Il ne va pas à l'encontre
des idées du Rêveur, mais il les développe pour savoir comment les réaliser. Et il
rajoute donc, toute cette dimension réaliste et pratique de façon à pouvoir quantifier et
estimer la charge de travail pour réaliser ses idées. Enfin le troisième rôle est celui du
Critique. En anglais Robert Dilts l'a nommé le « Spoiler ». En anglais « to spoil » signifie

3/8
gâcher. Vous connaissez d'ailleurs le terme « spoiler » pour les séries télé lorsque
quelqu'un vous raconte la fin, il vous a gâché votre surprise. En français on le traduit
généralement par le Critique, mais l'expression « Spoiler » en anglais est encore plus
forte. Le Critique est quelqu'un qui va casser l'idée du Rêveur. Il est probablement inutile
de vous faire un dessin : vous connaissez certainement ce genre de personne en
réunions. Bon d'accord, je vais un peu loin. Ici le rôle du Critique n'est pas de descendre
en flèche des idées du Rêveur, mais c'est d'apporter toute la dimension critique : le
questionnement, la faisabilité, les contre exemples, les écueils auxquels le Rêveur ne
pense jamais. Si vous pensez à ces trois rôles, c'est quelque chose de naturel dans tout
processus créatif et que chacun endosse par lui-même, parfois à tour de rôle quand tout
va bien, et parfois un peu de façon mélangée et dans ce cas de façon moins efficace.
L'objectif de ce jeu de rôle est de clairement distinguer les 3 étapes et de les faire jouer
à tour de rôle, de façon à ce que chaque étape soit clairement séparée et que les autres
rôles ne viennent pas la polluer. Les Rêveurs doivent vraiment être un Rêveur. Il ne doit
pas être Critique en même temps. C'est une énorme perte de temps parce que si pour
chaque idée il fait en même temps la critique de son idée, il n'aura pas la liberté que
demande le processus de créativité et il sera sérieusement limité dans ses idées. Le
Réaliste se concentre sur l'aspect pratique et les étapes du travail sans établir de
critique en règles de l'idée. Il est important que l'aspect critique soit clairement séparé,
de façon à pouvoir ensuite réellement mesurer la faisabilité et l'intérêt des idées et des
étapes du travail. Comme on a souvent l'habitude de le faire en PNL vous pouvez
également symboliser spatialement ces rôles en disposant des chaises pour chacune
des positions et en faisant asseoir les personnes qui endossent ces rôles de façon à les
encrer physiquement. Vous pouvez changer les personnes pour développer de
nouvelles perspectives. Vous pouvez également ajouter un quatrième rôle qui est celui
de l'Observateur, qui est une position neutre, qui va analyser d'abord la situation d'une
façon objective et qui va lancer le processus et qui va également le terminer pour faire
un compte rendu toujours objectif du résultat de la stratégie. Je vous ai brossé ici
brièvement cette stratégie de créativité que vous pouvez employer dans vos réunions
notamment pour la résolution de problèmes. Je vous l'ai dit, j'insiste, parce que je vais
revenir dessus et que c'est important que pour la résolution de problème vous devez
auparavant avoir une perception claire et précise de la nature et des éléments de ce
problème. C'est là-dessus que je vais revenir dans le reste de la formation pour apporter
des outils de précision qui sont indispensables dans les réunions d'information et donc
dans les réunions de résolution de problèmes. Mais auparavant, encore une parenthèse
sur les participants de vos réunions, notamment par rapport à cette position de Rêveur
et de Critique.

Gérer les caractères des participants

Je vais me servir encore d'une distinction opérée dans la PNL qu'il est important de ne
pas prendre d'une façon trop mécanique, mais qui est bien utilisée pour vous servir à
mieux gérer vos réunions. Nécessairement, dans une réunion plusieurs personnes

4/8
conversent et ces personnes ont des points de vue différents, mais aussi des filtres
différents qui changent leur perception d'une même situation. Les notions de filtre sont
abordées parce qu'on appelle en PNL les métaprogrammes. C'est quelque chose dont
j'ai déjà parlé dans la formation sur la communication qui est au catalogue. Je vais
simplement revenir ici sur quelques points simples et importants de façon à mieux
comprendre la différence de point de vue des différents participants en réunion. Il faut
comprendre que les métaprogrammes sont des filtres particuliers sur lesquels chacun a
une tendance à s'appuyer pour interpréter la réalité. En avoir même une connaissance
vague vous permet de mieux comprendre et accepter les points de vue différents de vos
interlocuteurs. C'est donc un outil de compréhension et de tolérance. Voici quelques
distinctions simples : certaines personnes voient plutôt ce qui est là, et d'autres
personnes voient plutôt ce qui manque. C'est l'exemple un peu commun du verre à
moitié plein et du verre à moitié vide. Dans vos réunions vous aurez des gens qui
insistent sur les points de satisfaction et d'autres qui insistent sur ce qui ne va pas. Ne
commettez pas l'erreur de les classer trop facilement sous l'étiquette d'attitude positive
et d'attitude négative. Ce sont deux façons de filtrer la réalité qui peuvent vous servir
pour faire avancer la compréhension de chacun et qui vont offrir un panel complet de la
problématique. Sachez rebondir selon ces deux filtres pour aborder ce qui est là et ce
qui manque auprès des participants. Un des métaprogrammes les plus connus est la
Structure d'accord et la Structure de désaccord. La Structure d'accord est une forme de
compliance, on a tendance à dire « oui », à être d'accord, on voit plus facilement les
ressemblances. En Structure de désaccord on utilise plus facilement des formulations
négatives, on voit plus facilement les différences, et comme son nom l'indique, on peut
plus facilement se positionner en désaccord sur ce qui est dit ou sur l'ambiance
générale. On remarque plus facilement les structures de désaccord évidemment. Les
caractères qui fonctionnent plus généralement en Structure d'accord donnent une
impression de positivité. Ceux qui sont en Structure de désaccord plus généralement
sortent du lot et se font remarquer souvent par leurs objections. Comprenez qu'il ne
s'agit pas d'une intentionnalité positive ou négative mais d'une structure pour filtrer la
réalité. Il n'y a donc pas de connotation particulière. Le problème dans les meetings se
pose d'un côté comme de l'autre : une personne en trop forte Structure d'accord ne
contredira personne et pourra parfois ne pas apporter d'information supplémentaire pour
rester en harmonie avec le groupe. Et une forte Structure de désaccord peut être
pénible à gérer parce qu'elle va se porter constamment en porte-à-faux. Notez qu'une
personne qui a une forte Structure de désaccord sera évidemment un bon candidat pour
la position de critique dans la stratégie de créativité dont nous avons parlé. J'ai déjà
abordé dans la formation, qui est au catalogue, sur les fondamentaux de la
communication, une notion de projet de sens qui vient de la gestion mentale et que
j'utilise beaucoup. C'est la distinction entre un tempérament plutôt appliquant et un
tempérament plutôt expliquant. Je vous renvoie la vidéo sur le projet de sens sur la
communication pour en savoir un peu plus. Mais ici juste pour résumer : vous avez des
personnes qui pour aborder une situation ont besoin de se l'expliquer. On pourrait le lier
à un métaprogramme de la PNL qu'on appelle l'Orientation dans le temps et qui serait
5/8
une orientation plutôt vers le passé. Un tempérament plutôt expliquant a besoin de
remonter dans le passé pour, comme son nom l'indique, expliquer tous les détails qui
ont mené à la situation actuelle. En général cela produit un discours assez long. Vous
comprenez que c'est pas trop mon truc. Assez détaillé qui lui permet de donner du sens
à cette situation. Un tempérament plutôt appliquant ne cherche pas tant à savoir quelles
sont toutes les sources, toutes les origines, toutes les raisons du problème, mais se
concentre plutôt sur l'avenir et des méthodes pragmatiques pour le résoudre. Une fois
de plus, même si c'est dur, ne faisons pas de catégorie de jugement positif ou négatif
sur ces structures. Les deux peuvent être utiles. L'explication des causes peut faire
émerger des choses intéressantes pour la résolution. Et se concentrer uniquement sur
le futur nous ferait certainement manquer des éléments de compréhension
indispensables à la problématique. Il s'agit simplement de s'apercevoir de ce qui se
passe et de cadrer au besoin. Un dernier métaprogramme utile pour les réunions est
celui des opérations. Vous avez des structures plutôt proactives qui s'exprimeront dans
une réunion avec des gens qui vont prendre la parole ou lancer des discussions. Vous
avez des structures plutôt réactives avec des gens qui vont rebondir sur les sujets qui
vont être abordés. Et vous aurez des structures plutôt passives avec des participants qui
vont s'effacer et ne rien dire. Gardez cela quelque part dans votre tête, si vous menez
une réunion, de façon à n'oublier personne et à agir différemment selon les
tempéraments. N'hésitez pas à impliquer les gens plutôt passifs en leur posant des
questions, en les sollicitant sur un point de façon à vous assurer que tout le monde
participe. Et même, si cela est nécessaire chargez quelqu'un de calculer le temps de
parole de chacun. Il est important que tout le monde puisse s'exprimer sans monopoliser
la parole et sans l'éviter totalement.

Préparer la réunion

Abordons maintenant le sujet de la réunion informative. J'aimerais d'abord faire une

distinction entre une réunion et une présentation. Évidemment, dans une présentation il
n'y a qu'une seule personne qui parle, par exemple le chef de projet, et souvent la
présentation est accompagnée de slides en support à la présentation. Dans une réunion
chacun a son mot à dire et on met sur la table un certain nombre de sujets abordés qui
sont présentés et commentés par chacun des participants. Si on prend autrement, la
présentation a quelque chose à communiquer, alors que la réunion a quelque chose à
résoudre ou dans une réunion chacun informe les autres et s'informe à son tour. Dans la
présentation une seule personne informe le groupe. Normalement la réunion est une
discussion. Cela vaut toutefois la peine, tout en séparant les deux concepts, d'emprunter
à chacun ses avantages. Je vous l'ai déjà dit, personnellement, j'ai rarement apprécié
être dans une réunion, mais j'ai très souvent apprécié d'assister à une présentation.
Alors, quelle est la différence ? Ce qui m'a probablement pesé dans les réunions ce sont
: le manque d'organisation et de coordination du meeting, l'impression de perte de
temps et l'impression d'une quantité d'énergie dépensée pour peu de résultats. En
général, on prépare beaucoup plus une présentation qu'une réunion. C'est dommage !

6/8
Une des raisons de la piètre qualité des réunions est souvent le manque de préparation.
Et dans une réunion comme dans une présentation le manque de préparation se sent.
C'est en partie à cause du manque de préparation que la réunion va manquer de tenue,
que les gens vont s'échapper dans des sujets accessoires. Si votre ordre du jour n'est
pas cohérent et bien construit, si vous n'avez pas réfléchi à la façon d'amener les
choses, si vous n'avez pas pris note des différents points à aborder et élaboré à l'avance
l'ordre avec lequel vous allez les introduire et les développer, la réunion sera d'autant
plus désorganisée. Établissez un ordre du jour, listez les sujets que vous voulez aborder
par ordre de priorité pour chaque sujet. Notez les points que vous voulez aborder et
également leur ordre de priorité. Notez les questions importantes, notez également les
personnes invitées au meeting que vous voulez interroger sur les sujets, et qui, selon
vous, ont des choses importantes à apporter. Vous pouvez préparer des slides comme
dans une présentation qui vont permettre à chacun de se concentrer sur le sujet et de
suivre le flux que vous avez déterminé pour l'avancée de la réunion. Les slides serviront
de support à l'avancée et à la concentration des personnes sur le sujet, surtout si vos
réunions ont une tendance à partir dans tous les sens. C'est une formalisation
supplémentaire. Si vous avez préparé à l'avance également ce que vous allez dire : les
arguments, les questions, les personnes à qui vous voulez poser des questions plus
précisément parce que ce sont les détenteurs de l'information, vous aurez beaucoup
plus de facilité à suivre le cheminement de la réunion. Celle-ci sera plus productive et
plus courte et vous y gagnerez. Dans votre préparation prenez bien en charge à la fois
le contenu et la méthodologie. Une autre différence entre une présentation et une
réunion est le nombre des personnes invitées. Dans une présentation vous invitez un
large nombre de personnes qui vont s'informer par la présentation. Dans une réunion
vous essayez d'inviter le plus petit nombre de personnes nécessaires, car une réunion à
plus de, disons, sept ou huit personnes est beaucoup plus difficile à gérer et presque
condamnée à dériver vers quelque chose d'ingérable. Finalement ce n'est pas très
compliqué : n'invitez que les personnes nécessaires, préparez l'ordre du jour, les sujets,
les interventions, autant que possible pour que la réunion ait une focalisation et qu'elle
ne parte pas dans tous les sens. Si vous avez préparé votre réunion, n'hésitez pas à
envoyer par e-mail à l'avance les informations nécessaires, l'ordre du jour de la réunion,
un certain nombre de questions que vous souhaitez aborder de façon à ce que les gens
puissent préparer et que vous puissiez économiser ce temps lors de la réunion même.
Une réunion est en général un événement auquel on se rend à la dernière minute en
interrompant son travail, en prenant ce bloc de papier, un stylo qu'on a dans son tiroir.
Éventuellement son téléphone portable ou un peu de travail à terminer sans trop se
souvenir du sujet du meeting et de l'ordre du jour. Essayez de préparer les participants
et essayez de les convaincre que passer un peu de temps avant la réunion à lire les
documents que vous leur envoyez et à faire également un léger travail de préparation
sera également positif pour eux. Ils pourront mieux participer avec plus de sens et
d'efficacité et cela améliorera leur partage avec l'équipe. Cela permettra également de
concentrer la réunion, de la rendre plus courte et plus efficace et ça, c'est un argument
de poids. D'ailleurs, par rapport à ça : encouragez les participants à ne pas emporter de
7/8
technologie avec eux. Comme dans l'accomplissement d'une tâche, pas de «
multitasking ». Il est meilleur pour chacun de se concentrer sur la réunion et de ne pas
s'échapper sur son téléphone. Banissez les interruptions, les appels, les distractions.
Tout le monde en sera plus satisfait, vous verrez. Personne n'a vraiment envie d'être
distrait.

Pour voir la fiche complète et les documents attachés, rendez-vous sur

https://26academy.360learning.com/course/play/5e2842a3e5d78959ce3027ce

8/8