Proposition de collaboration

entre la société Cadexpert

et la Société ISTA

François LUMEAU
Guy MAISONNEUVE
01 41 44 82 40

Le présent document ne peut en aucun cas, être considéré comme

Offre N°280710 - Version 1
liant les parties, à quelque titre que ce soit, sans la signature des
personnes compétentes pour les représenter.

Sa date de validité est fixée au 31 Août 2010.

Passé cette date sans la signature des parties, le présent
document sera considéré comme nul et non avenu Cadexpert
Les informations contenues dans ce document sont confidentielles 32 Bis, rue Victor HUGO
et ne pourront être divulguées à des tiers sans l’accord de Cadexpert 92800 PUTEAUX
69760 LIMONEST
 Etude de cadrage de la
solution SAP ERP, pour la
société ISTA

Historique documentaire

Version Date Auteurs Objet de la révision

1.0 27 Juillet 2010 F Lumeau Version initiale
G.Maisonneuve

Référence du document : 100728_ISTA_V1.docx

Proposition de Cadexpert pour ISTA Page 2/22

 SOMMAIRE

1 PREAMBULE 4
2 CONTEXTE DE LA PROPOSITION 5
2.1 PRESENTATION DE LA SOCIETE ISTA 5
2.2 LES SYSTEMES D’INFORMATION EXISTANT 5
2.3 LES GRANDES LIGNES DU PROJET 6
2.4 LES ELEMENTS CLES DU PROJET 6
3 LE GROUPE CADEXPERT 7
3.1 PRESENTATION DE CADEXPERT 7
3.2 CADEXPERT EN QUELQUES CHIFFRES 7
3.3 CARTHAGO : LA BRANCHE CRM DU GROUPE CADEXPERT 8
3.4 BJC CONSULTANTS : LA BRANCHE CONSEIL DU GROUPE CADEXPERT 8
3.5 CADEXPERT : PARTENAIRE SAP 9
4 OBJECTIFS & PERIMETRE DE LA PROPOSITION 10
4.1 OBJECTIFS DE LA MISSION DE CADRAGE 10
4.2 PERIMETRE ORGANISATIONNEL 10
4.3 PERIMETRE FONCTIONNEL 10
5 METHODOLOGIE PROPOSEE 11
5.1 INTRODUCTION 11
5.2 L'APPROCHE DE CADEXPERT 12
5.3 LES LIVRABLES DE L’ETUDE 12
5.4 LA GOUVERNANCE DU PROJET 14
5.5 MANAGEMENT DE LA MISSION ET L’EQUIPE D’INTERVENTION 17
5.6 DEROULEMENT, CHARGES ET MODALITES D’INTERVENTION 17
6 APPROCHE BUDGETAIRE 19
6.1 CHARGES FONCTIONNELLES 19
6.2 CONDITIONS FINANCIERES 19
6.3 FRAIS DE DEPLACEMENT 19
7 ENGAGEMENT ET CONDITIONS 20
7.1 ENGAGEMENT CONTRACTUEL 20
7.2 CONDITIONS GENERALES DE VENTES 20
8 ANNEXE – OPTION 21
8.1 ETAPE DE CONCEPTION 21
8.2 APPROCHE BUDGETAIRE POUR L’ETAPE DE CONCEPTION (OPTION) 22

Proposition de Cadexpert pour ISTA Page 3/22

1 PREAMBULE

La société ISTA envisage le déploiement d’une solution SAP au sein de son entité française. Dans
ce cadre, ISTA a consulté CADEXPERT comme potentiel intégrateur possible pour les accompagner
dans ce projet d’évolution du système d’information.
Afin de connaître le plus précisément possible les attentes de la société ISTA et pour présenter de
la façon la plus pertinente possible les services proposés par CADEXPERT, nous avons eu
différents échanges avec les personnes d’ISTA.
Nous tenons tout d’abord à remercier les différents interlocuteurs de la société ISTA pour leur
disponibilité et pour leur ouverture dans les discussions.
Cette proposition résulte de l’expérience de CADEXPERT sur des projets similaires et de l’ensemble
des échanges que nous avons eu avec ISTA. L’objectif de cette proposition est donc de présenter
la réponse de CADEXPERT aux besoins de la société ISTA sur les aspects prestations de services
nécessaires pour garantir un démarrage réussi de la solution SAP à déployer.
Nous tenons à préciser que l’objectif de CADEXPERT est de fournir à la société ISTA une solution
globale de gestion tout en apportant une implication effective dans son optimisation et son
évolution.
Cette proposition a été articulé autour de deux grandes phases : une phase d’étude de cadrage et
une seconde phase (optionnelle à ce stade) de conception générale qui permettra à la société ISTA
d’entrer plus en détail et plus concrètement sur la solution ultérieurement mise en place.
Cette proposition ne doit donc pas être prise comme une proposition classique d’implémentation
mais bien comme un partenariat entre un intégrateur et un industriel.

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2 CONTEXTE DE LA PROPOSITION

2.1 PRESENTATION DE LA SOCIETE ISTA

Le Groupe ISTA - CIS c'est :

- 770 personnes, une ancienneté moyenne de 12 ans

- 11 agences, plus de 50 antennes sur tout le territoire
- 4,2 millions de compteurs d'eau froide et chaude
- Le plus grand parc français de compteurs électroniques (plus de 400 000)
- 700 000 répartiteurs de frais de chauffage et compteurs d'énergie thermique
- 500 000 logements en contrat d'entretien robinetterie, dont
100 000 dans des copropriétés
- 3 millions de relevés de compteurs d'électricité et de gaz par an pour EDF, Gaz de
France et des communes

Créée par le groupe Schlumberger en 1974, ISTA - CIS a hérité de son ancienne maison-mère des
valeurs fortes telles que l'intégrité, la rigueur, le sens de l'économie et le rejet de toute forme de
discrimination…
Aujourd’hui intégrée dans le groupe ISTA INTERNATIONAL, leader mondial des services liés à la
maîtrise des consommations d’eau et d’énergie dans l’immobilier, ISTA-CIS a toujours à cœur de
cultiver ces valeurs.
L’activité d’ISTA s’articule autour de deux métiers ; les métiers liés à la maîtrise de l’eau et les
métiers liés à la maîtrise de l’énergie.
Ainsi, on distingue plusieurs profils d’intervenants au sein des équipes ISTA :

- Les releveurs (400 personnes) : ils ont pour mission de collecter les index des
compteurs d’eau et de chaleur dans les immeubles mais également de détecter les
anomalies (consommations dans les logements vides, compteurs bloqués...)
- Les plombiers : ils effectuent les interventions et les travaux sur les réseaux d’eau
individuels et collectifs
- Les robinetiers : ils assurent le contrôle et l’entretien régulier des équipements
sanitaires pour limiter les risques de gaspillage et garantir la longévité des installations
- Les responsables des plannings : ils ont la charge de planifier chaque tournée en
essayant de bâtir des circuits de relève cohérents pour éviter les déplacements inutiles.
- Les agents administratifs : ils vérifient la cohérence des relevés effectués, pour détecter
les erreurs éventuelles et les anomalies (compteurs bloqués, constat d'une
consommation dans un logement vide...). Ils ont à charge de mettre à jour les listings
(changements d'occupants, calculs et régularisations de forfaits…).
- Le back-office : Comptabilité, Informatique, Marketing, Commercial et Ressources
Humaines, ...

2.2 LES SYSTEMES D’INFORMATION EXISTANT

L’informatique de la société ISTA en France s’articule autour de deux grands systèmes principaux :

- Un AS400
- Et MFG/PRO de QAD

Sur l’AS400 les outils installés sont des outils développés en spécifique et qui répondent aux
problématiques métiers (location, entretien et relevé de compteurs d’eau).
MFG/PRO, quand à lui, héberge les données techniques et les applications financières et
comptables.

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Autour de ces outils, il faudra également compter avec quelques applications périphériques du
type un outil de CRM (Salespage) et un outil de facturation. En effet, une des caractéristiques du
métier d’ISTA est la volumétrie de la facturation faite annuellement (120 000 factures par an) qui
est aujourd’hui assumé par un outil tiers.
2.3 LES GRANDES LIGNES DU PROJET
Le groupe ISTA a lancé une réflexion autour de l’uniformisation de ses systèmes d’information.
Cette uniformisation doit donc passer par plusieurs étapes qui consisteront à étudier et analyser
dans un premier temps les besoins du groupe ISTA pour identifier les processus standards à
l’ensemble du groupe et les processus métiers spécifiques à un pays ou une région.
A partir de ces constats, une projection détaillée en termes de solution et de projet pourra alors
être proposée au groupe ISTA. Sur la base de ce plan projet détaillé nous pourrons alors
seulement envisager le lancement les ‘sous-projets’ de mise en œuvre de la solution SAP retenue
pour apporter une réponse à la problématique globale du groupe.
Les objectifs fixés par ISTA pour la mise en place d’une solution SAP sur la France sont les
suivants :
- respecter le plus possible les spécifications standards du groupe ISTA et de SAP
- maîtriser en interne la solution mise en place
- avoir un accompagnement impliqué sur le projet pour éviter les pics de surcharge liés
au projet et ne pas pénaliser les opérations ISTA
- enfin, avoir une solution opérationnelle mi 2012

2.4 LES ELEMENTS CLES DU PROJET

Dans nos différents entretiens avec ISTA, plusieurs points sont ressortis comme étant des
éléments importants à intégrer dans nos réflexions autour de ce projet d’étude de cadrage et de
conception générale. En effet, il conviendra absolument d’avoir une démarche qui prendra en
compte :
- Les différents métiers gérés par ISTA : eau, chauffage
- La charge de travail induite par un projet et la non disponibilité plein temps de toutes les
ressources (notamment pour certains utilisateurs clés)
- Les exigences groupe (reporting, procédures, etc)
- Et, s’approcher le plus possible du standard SAP

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3 LE GROUPE CADEXPERT

3.1 PRESENTATION DE CADEXPERT

Partenaire et intégrateur des solutions SAP, CADEXPERT consacre toute son activité depuis 1998 à
la mise en œuvre de ces solutions. CADEXPERT apporte une réponse complète aux entreprises
désireuses de refondre leur système d'information.

3.2 CADEXPERT EN QUELQUES CHIFFRES

- 70 consultants SAP,
- Un turnover très faible justifié par une société mettant en avant autonomie et responsabilisation
dans les projets

- 9 M€ de CA (2009)

- Implantation : Lyon, Paris, Nantes et Toulouse

- Références : une centaine de clients

- une trentaine de mise en œuvre SAP en PME / PMI

o une mise en œuvre européenne : ALGECO

o une mise en œuvre internationale ENTREMONT,

o des références en grands comptes : SANOFI, LVMH, Plastic Omnium,

GROUPE BEL…

o des mises en œuvre en PME : COATEX, SEJER, STALERGENES, DOME

FINANCES, HERO…

Solidité et indépendance : Une reconnaissance du marché

Indépendance :

Aucun client ne représente plus de 20% du CA

100 % de notre CA est réalisé en direct

Nos propres systèmes de démonstration et formation

Solidité :

Croissance continue du CA

Trésorerie et fonds propres importants

Une croissance régulière, mesurée et basée sur la qualité

Le facteur humain :
Forte expérience :

5 ans d’expérience SAP en moyenne pour nos consultants

avec une forte expertise métier en complément de l’expertise technique SAP.

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Stabilité des équipes nous permettant :

De nous engager sur des projets longs termes

D’investir en formation sur nos équipes

Capacité :

Mobiliser une équipe complète sur un projet

Assurer des déploiements locaux et internationaux

Nos métiers : une activité 100% dédiée à SAP

Intégration SAP

Maîtrise d’œuvre de projets en moyenne entreprise

Assistance à Maîtrise d’ouvrage (AMOA)

Intégration / Expertise et Assistance à maîtrise d’œuvre en grands comptes

Tierce Maintenance Fonctionnelle

Offre « TMA » au coupon

3.3 CARTHAGO : LA BRANCHE CRM DU GROUPE CADEXPERT

CARTHAGO est la branche CRM du groupe CADEXPERT.

La relation client, le service au client sont au cœur de la stratégie de l’entreprise. Différenciation,
fidélité des clients et efficacité commerciale inspirent et façonnent vos projets. CARTHAGO vous
accompagnent dans ces phases de transition : diagnostiquer, concevoir la stratégie et la traduire
en plan d’action, piloter les projets, innover, implanter les solutions, conduire le changement…
CARTHAGO vous promet donc l’apport de son expertise, de son engagement et la vitesse
nécessaires à la réussite de vos projets de la gestion de la relation clients.
CARTHAGO est une société spécialisée dans l’accompagnement à l'intégration de solutions CRM
avec des ERP et notamment SAP.
Son objectif est d’offrir à ses clients une vision globale des solutions de gestion de la relation
client, sans restriction de systèmes d’information et d’environnements.
CARTHAGO conseille ses clients dans l’optimisation de leurs flux d’information commerciale.

3.4 BJC CONSULTANTS : LA BRANCHE CONSEIL DU GROUPE CADEXPERT

BJC CONSULTANTS est la branche conseil (AMOA et accompagnement au changement) du groupe

CADEXPERT.
BJC CONSULTANTS est une société spécialisée dans le conseil en organisation et
l’accompagnement aux changements dans le cadre de vos projets de refonte des systèmes
d’information ERP et notamment SAP.
Son objectif est d’offrir à ses clients une croissance de leur performance et leur rentabilité, de
simplifier leurs règles de gestion et de rationaliser leur système d’information.

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BJC CONSULTANTS collabore étroitement avec ses clients dans une démarche de production
conjointe et de transfert d’expertise, en privilégiant les intérêts de ses clients dans le respect des
modes de fonctionnement qui leur sont propres tout en prenant en compte les facteurs humains et
l’impact des changements sur les organisations en place.

3.5 CADEXPERT : PARTENAIRE SAP

Depuis sa création, CADEXPERT EST un partenaire de SAP. En 2007, CADEXPERT a signé avec SAP
France un contrat de distribution « Contrat Partner Edge Channel », autorisant ainsi CADEXPERT à
distribuer les produits « SAP All-in-One » sur le territoire de l’Espace Economique Européen.
En 2009, CADEXPERT a été nommé SAP GOLD PARTNER EDGE par SAP de part son implication,
sa réussite, sa représentativité sur ses domaines de compétences et ses ventes de licences en
PME.

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4 OBJECTIFS & PERIMETRE DE LA PROPOSITION

4.1 OBJECTIFS DE LA MISSION DE CADRAGE

La mission de cadrage à pour principaux objectifs :

• Identifier le périmètre précis du projet en terme de processus
• Identifier les processus métiers critiques
• Définir l’architecture de la solution cible : sur la base des fonctions standards SAP ECC,
des processus pré-paramétrés des Baseline Best Practices, des processus de la solution
verticale SAP IS-Utilities, des processus déjà utilisés par les sociétés du Groupe ISTA (ou
en cours de mise en œuvre). Un des objectifs de la mission de cadrage est de vérifier la
pertinence de la solution verticale IS-utilities pour couvrir les besoins du cœur de métier de
ISTA.
• Préparer, dimensionner, organiser les étapes suivantes du projet de mise en œuvre

4.2 PERIMETRE ORGANISATIONNEL

La présente proposition couvre le périmètre organisationnel du projet de refonte du système
d’information de la filiale Française du groupe ISTA, avec les deux particularités :

Utilisation en référence d’un système SAP utilisé par les filiales Allemande et Américaine.
Ce système est en cours de refonte, une version 2 est en cours de mise en œuvre et sera
opérationnelle en Janvier 2011 pour la filiale Allemande.

Le système cible doit être conçu pour devenir le core-model du système cible du groupe
ISTA pour toutes ses principales filiales.

4.3 PERIMETRE FONCTIONNEL

La présente proposition couvre le périmètre fonctionnel suivant : toutes les fonctions de la filiale
française sont concernées :

Comptabilité et immobilisations (FI, AA)

Contrôle de gestion des activités (CO)

Intégration du contrôle de gestion global et commercial dans SAP (CO-PA)

Gestion commerciale : gestion des clients et des contrats, relevé index (SD)

Gestion de la facturation des contrats (SD)

Exploitation : installation et maintenance des compteurs, planification et suivi de l’activité
des techniciens (PM)

Gestion des achats de frais généraux, de composants et des pièces détachées (MM)

Gestion des stocks de compteurs, de composants et de pièces détachées (MM)

Interfaces avec le reste du paysage informatique

La gestion des ressources humaines (Paie et Gestion des personnels) ne fait pas partie du
périmètre de l’étude.

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5 METHODOLOGIE PROPOSEE

5.1 INTRODUCTION

Méthodologie éprouvée.
La méthodologie proposée pour la conduite du projet ISTA est en phase avec l’approche ASAP
Focus, méthodologie de conduite de projet préconisée par SAP pour les projets SAP en moyenne
entreprise. Cette méthodologie, complétée par l’expérience de CADEXPERT dans la mise en œuvre
de projet SAP en moyenne entreprise est sécurisée, éprouvée et offre les garanties nécessaires à
la bonne réalisation des projets SAP.

Démarche bénéficiant de l’expérience de Cadexpert et de ses accélérateurs de projet.

La démarche s’appuie également sur la très forte expérience de CADEXPERT et des consultants de
CADEXPERT dans la mise en œuvre de solutions SAP. Cette expérience de plus de 12 années dans
la mise en œuvre de solutions SAP en moyenne entreprise et dans le déploiement de ces
solutions dans les filiales d’un groupe a été regroupée, capitalisée dans des accélérateurs de
projets et de solutions qui constituent des solutions pré-packagées / pré-paramétrées pour certains
secteurs de l’industrie et des services. Nous proposons de vous faire bénéficier de ces
accélérateurs à chaque fois que cela pourra s’avérer utile.
Par exemple, pour les étapes de mise en œuvre de SAP, CADEXPERT dispose d’une palette
complète de procédures de reprise des données, pour la migration des données depuis l’ancien
système vers SAP : CADEXPERT mettra à disposition de ISTA ces procédures lorsqu’elles seront
pertinentes. Cette dimension sera prise en compte dès la phase de cadrage pour dimensionner les
étapes suivantes du projet de mise en œuvre.

Cette étude de cadrage s’appuiera sur les principes suivants :

Prise en compte de l’organisation de la société ISTA FRANCE et des autres filiales.

Prise en compte des solutions déjà utilisées par ISTA ALLEMAGNE et ISTA USA, ou prise en
compte des solutions dont l’utilisation est prévue dans le cadre des évolutions en-cours.

Elaboration des documents de synthèse par les consultants pour constituer le dossier de
cadrage fonctionnel et technique du projet.

Cette étude de cadrage portera sur tous les aspects d’un projet de refonte du Système
d’Information par la mise en œuvre de SAP ERP :

Aspects fonctionnels : cette étape de cadrage s’attachera à analyser et à
effectuer un rapprochement SAP uniquement pour les processus critiques du cœur
de métier des sociétés du groupe ISTA. Cette analyse fonctionnelle s’appuiera sur
les éléments suivants :

Les fonctionnalités disponibles en standard dans SAP,

Les Bonnes Pratiques disponibles dans SAP (SAP Best Practices),

Les spécificités de la solution verticale IS-Utilities,

Les Accélérateurs Métiers et Projets de CADEXPERT, issus de la
capitalisation de plus de 12 ans d’expérience dans la mise en œuvre de
solutions SAP en moyenne entreprise.

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Les autres processus non critiques ou a priori standard seront recensés et identifiés
comme ‘standard’ par rapport aux solutions SAP.

Aspects techniques : identification des adaptations et des développements
spécifiques à apporter au système SAP. Dans cette étape de cadrage, cette partie
de l’analyse se limitera aux processus critiques du cœur de métier de ISTA.
L’identification précise et exhaustive des adaptations et des développements
spécifiques aur lieu en phase de conception.

Aspects interfaces : pour définir l’architecture cible générale du système,
identification des interfaces entre SAP et l’ensemble du système d’information de
ISTA France,

Aspects données : identification des principales données à reprendre des anciens
systèmes, choix des principes de reprise selon la complexité et la volumétrie,
estimation des efforts de mise en conformité des donnée avant reprise dans SAP

Aspects organisation du projet : identification des principales tâches du projet de
mise en œuvre, préconisation d’une organisation de projet permettant de sécuriser
la mise en œuvre de la solution, proposition de planning global et de séquencement
des opérations, estimation des ressources internes et externes, …

Aspects conduite du changement : si possible, identification au plus tôt des
impacts et changement dans les organisations et dans le déroulement des travaux
des futurs utilisateurs. L’aspect conduite du changement sera peu abordé en phase
de cadrage, il sera un des points importants de la phase de conception.

5.2 L'APPROCHE DE CADEXPERT

Les prestations de CADEXPERT s’appuient sur la compétence et l’expérience de ses consultants
dans la mise en place de solutions de gestion industrielles basées sur la solution SAP ERP, dans
les grandes entreprises et dans les entreprises de taille moyenne, avec des logiques de
déploiement à l’international, sur la base d’un socle fonctionnel (core model).
En termes de compétences – les caractéristiques de nos consultants sont les suivantes

Seniors, experts des systèmes d’information, apports des bonnes pratiques

Experts métiers de leur domaine : ‘Supply Chain’ avec la certification APICS, ou Expertise
Finances et Contrôle de gestion dans les domaines financiers.

Utilisant la conduite du changement comme élément constituant des projets

Experts par flux d’information dans l’entreprise

Experts fonctionnels et techniques

5.3 LES LIVRABLES DE L’ETUDE

Cette étude donnera lieu à l’élaboration de livrables sous forme de documents rédigés par les
consultants.
En ce qui concerne ces documents, CADEXPERT fournira les éléments suivants :

Un dossier fonctionnel et technique de type « Rapport Etude de Cadrage ». Il présentera
les besoins identifiés pour ISTA orientés dans le contexte SAP et leur couverture par SAP.

Ce document s’attachera à préciser pour les processus métiers critique de ISTA :

Un descriptif de fonctionnement cible, avec les éléments organisationnels, et sa
couverture par les processus SAP (Standard ECC, Best Practices, IS-U, Solution
SAP ISTA).

Proposition de Cadexpert pour ISTA Page 12/22


Les besoins en développements spécifiques en cas de non couverture par les
standards

Les éléments complémentaires : besoins en reporting spécifiques ou adaptés au
contexte ISTA, les besoins en interfaces avec les systèmes périphériques à SAP
ERP, les besoins en reprises des données.

Un plan de projet global, avec nos recommandations sur l’organisation du projet pour la
mise en œuvre, sur les besoins en ressources internes / externes et les profils souhaités, et
sur un séquencement des étapes de mise en œuvre voire un lotissement du projet.

Une cartographie cible, détaillée de la solution SAP avec les autres applications

L’ensemble des livrables sera réalisé dans une logique de déploiement, pour s’intégrer dans un
ensemble que nous qualifions de « kit de déploiement ». Ce kit de déploiement est constitué de
plusieurs ‘briques’ qui sont apportées au fur et à mesure de l’avancement du projet, dès les
premières étapes.
Les livrables seront en Anglais ou en Français, selon les souhaits de la société ISTA.

5.3.1 L’UTILISATION DES SOLUTIONS STANDARDS SAP : SAP ERP ET SAP IS UTILITIES.
Tout au long de l’étude d’adéquation, notre “leitmotiv” sera : SAP standard.

Nous nous efforçons de privilégier les solutions standards SAP

L’implantation des processus standards de SAP exige que chacune des parties impliquées
dans le projet privilégie et soutienne des solutions simples et pragmatiques. ISTA doit être
préparé à accepter les changements induits par cette approche.

Eviter la reproduction systématique dans le nouveau système des processus existants.

Il est également très important que ISTA ne perde pas d’efficacité dans la gestion de ses
processus avec le nouveau système. Au cours de cette étude d’adéquation, CADEXPERT
identifiera les processus critiques, les besoins et fonctions stratégiques qui nécessiteront
alors un effort particulier pour la compréhension et le traitement de ceux-ci.

Dans le cas particulier des métiers du groupe ISTA, l’étude de cadrage par rapport aux standards
SAP s’effectuera en 2 étapes :

Une étude par rapport aux standard SAP ERP ECC 6 ou autre version utilisée par le
Groupe ISTA

Et un rapprochement par rapport à la solution verticale, développée par SAP pour les
entreprises du secteur d’activité du Groupe ISTA: les entreprises fournisseurs d’utilités
(énergie, eau, gaz, …) à des particuliers, des entreprises, des groupements, des
institutions et des collectivités. Cette solution verticale, dénommée SAP IS-Utilities, est
basée sur SAP ERP et comporte des paramétrages et développements spécialement
réalisés pour couvrir des besoins fonctionnels métiers pouvant répondre à certains besoins
du Groupe ISTA.

Si les besoins de la société ISTA ne sont pas couverts par les processus standard SAP ERP, ni par
les processus de la solution verticale SAP IS Utilities, des développements spécifiques seront
identifiés et décrits. Ils seront soumis à une procédure de validation en appliquant une démarche
de type ‘analyse de la valeur’, pour vérifier l’importance de l’effort par rapport aux gains attendus.

5.3.2 OPTIMISATION ET SIMPLIFICATION PROJET

Proposition de Cadexpert pour ISTA Page 13/22

Tous les efforts d’optimisation ou de simplification apportent de la valeur au projet, réduisant les
coûts, le temps et potentiellement les risques.

Notre approche se concentrera donc sur :

L’optimisation d’utilisation des ressources internes : en utilisant comme base de réflexion
des processus préconfigurés autant que possible, fruits de l’expérience SAP (SAP Best
Practices) et de notre expérience (Accélérateurs Projets & Métiers CADEXPERT),

L’optimisation du transfert de compétence en fournissant le bon support aux bonnes
personnes, au bon moment. Ce transfert de compétences a pour objectif de rendre les
personnels de ISTA autonome sur leur solution SAP. Il est une constante dans notre
démarche, dans toutes les étapes du projet, dès l’étude de cadrage.

5.4 LA GOUVERNANCE DU PROJET

Pour la réussite du projet et l’instauration d’une collaboration la plus efficiente possible entre nos
deux équipes, une organisation type devra être mise en place. Cette organisation va s’articuler
selon les principes illustrés ci-dessous.

Nous préconisons de mettre en place une organisation de projet et des instances de pilotage dès
la phase de cadrage : son importance sera grandissante au fur et à mesure de l’avancement du
projet.

5.4.1 LES INSTANCES DE PILOTAGE DU PROJET

La démarche de CADEXPERT pour la mise en œuvre de solutions SAP dans des entreprises de
taille moyenne privilégie une organisation de projet simple et efficace, composée de 2 structures
de pilotage très opérationnelles : un ‘Comité de Projet’ et un ‘Comité de Pilotage’.
Instances Rôle Participants Fréquence

Comité de Définit les priorités Sponsor du projet Mensuelle

Pilotage de
Valide les décisions et arbitre Chef de projet ISTA
projet
Suit l’avancement du projet Chef de projet CADEXPERT
Suivi budgétaire Direction Société ISTA

Comité de Réactualise le planning Chef de projet ISTA Hebdomadaire

suivi de
Suit l’avancement des travaux Chef de projet CADEXPERT La fréquence
Projet
peut être
Suit les points ouverts et plans Principaux leaders métier
différente
d’actions
durant l’étude
Identifie les axes d’amélioration de cadrage
Identifie les risques fonctionnels et
techniques et définit des plans
d’actions

Proposition de Cadexpert pour ISTA Page 14/22

5.4.1.1 STRUCTURE DE L’EQUIPE DE PROJET : ROLES

Equipe Fonctionnelle ISTA

Rôles Fonction
Membre de la Direction Générale
1 Sponsor Projet
Assoit l’axe stratégique
Arbitre les décisions critiques
Garantit l’implication des responsables de domaine
Assure la promotion du projet dans l’entreprise
Connaît les fonctions stratégiques ISTA
1 chef de projet
Suit les délais et les budgets
fonctionnel ERP
Pilote les plannings et les ressources internes
Assure la cohérence avec les applications internes ou les autres projets
Prépare les remontées d’information au comité de pilotage
Assure le reporting d’avancement de projet
Est l’interlocuteur principal de CADEXPERT
Représentatif des principales fonctions couvertes par le projet
Utilisateurs clés : 1
Représentatif des différents métiers
par domaine,
expertise Définit les règles de gestion
transverse possible
Valide les livrables fournis par CADEXPERT
sur plusieurs
domaines* Acquiert la compétence produit
Recette l’application
Pilote les utilisateurs experts
Rédige les documents projet
Forme les utilisateurs finaux
Fort positionnement interne, pouvoir de décision, reconnu dans son domaine
d’expertise
Sensibilité « technique » : capacité à prendre en main l’application

Proposition de Cadexpert pour ISTA Page 15/22

Equipe Fonctionnelle Cadexpert

Rôles Fonction
Membre du comité de direction de CADEXPERT, le directeur de mission
1 Directeur de intervient sur les projets importants. Il porte l’engagement de CADEXPERT et
mission seconde le chef de projet.
Garant de l’engagement contractuel de CADEXPERT en termes de qualité,
1 Chef de Projet délai et coûts du projet.
Dispose d’une vue d’intégration de la solution SAP
Coordonne l’action des consultants
Assiste le chef de projet interne dans ses tâches (planning, délais,
préparation des comités de pilotage)
Participe au comité de pilotage
Contrôle la qualité des livrables
Garant des délais et des ressources externes

Consultants : 1 par
Apporte son expertise SAP et métier dans son domaine applicatif
domaine,
couverture Anime les ateliers de conception et de rapprochement
transverse possible
Recherche les solutions, élabore les scénarios si besoins
sur plusieurs
domaines
Rédige les livrables CADEXPERT

Pour garantir la continuité, les consultants CADEXPERT, en général,

accompagne le projet dans toutes ses étapes : de l’étude de cadrage jusqu’à
l’accompagnement et l’assistance post-démarrage, en incluant les étapes de
réalisation, paramétrage, tests, ….

Dans ce cas, leur rôle comportera les tâches complémentaires suivant les
étapes du projet :
 Réalise la solution (paramétrage du système)
 Prépare et assure les cycles de recette
 Conduit les tests unitaires
 Anime les tests d’intégration
 Valide le système de production
 Assure le transfert de compétence vers l’équipe projet ISTA

*Les utilisateurs clés sont souvent issus des domaines fonctionnels. La présence d’un profil informaticien,
maîtrisant les processus métier au travers de sa connaissance du SI en place, peut être une bonne valeur
ajoutée.

Proposition de Cadexpert pour ISTA Page 16/22

5.4.1.2 AUTRES ROLES
Les experts domaine ISTA: Membres du comité de pilotage et rattachés à la direction générale, ils
sont sollicités quant une décision implique leur point de vue. La charge de travail liée au projet est
estimée au minimum à la participation au comité de pilotage (une fois par mois) et à des
sollicitations ponctuelles de la part du chef de projet ISTA.

Les experts fonctionnels et/ou techniques CADEXPERT : ils peuvent être requis pour apporter une
connaissance particulière au cours des ateliers de conception sur des domaines où l’utilisateur clé
a un besoin particulier.

5.5 MANAGEMENT DE LA MISSION ET L’EQUIPE D’INTERVENTION

5.5.1 POUR CADEXPERT : LES PROFILS PRESSENTIS

Une équipe Cadexpert homogène, dédiée au projet, qui a l’habitude de travailler ensemble

Dans le cadre de la pré-étude, le chef de projet sera un des consultants fonctionnels séniors qui
réalisera une partie de l’étude.
Les CV des intervenants pressentis seront transmis à la demande de la société ISTA.
5.5.2 POUR ISTA

Un chef de projet

Des responsables fonctionnels, par domaine, ayant la disponibilité et les connaissances
nécessaires à la mission. Il est de la responsabilité de la société ISTA d’identifier ces
intervenants, d’organiser leur disponibilité, pour couvrir l’ensemble des domaines
fonctionnels et l’ensemble des activités et des sites du périmètre concerné. Des
correspondants des autres sociétés du groupe ISTA, en particulier de l’Allemagne et des
USA seront également associés au projet.

5.6 DEROULEMENT, CHARGES ET MODALITES D’INTERVENTION

5.6.1 MODALITES DU DEROULEMENT

Cette mission débutera le 6 SEPTEMBRE 2010. (Date à confirmer).
Selon l’organisation du planning les interventions peuvent être effectuées soit dans les locaux de
ISTA à MASSY, soit dans les locaux de CADEXPERT notamment pour les phases de rédaction et de
synthèse.

Proposition de Cadexpert pour ISTA Page 17/22

Le rapport de synthèse et la présentation des conclusions de la mission seront en Français ou en
Anglais. (Langue de la documentation à confirmer).

5.6.2 DEROULEMENT DE LA MISSION

Les dates d’intervention seront définies conjointement avec ISTA au cours de la réunion de
lancement de l’étude.

5.6.3 PLANNING PREVISIONNEL

La mission se déroulera selon le planning prévisionnel suivant : les dates indiquées restent à
confirmer.

Semaine 36 (6 Septembre 2010 – 10 Septembre 2010) :

lancement de la mission, organisation, découpage en domaines fonctionnels,
planning détaillé des ateliers, définition des normes de documentation du projet,
etc, …

réunion de lancement du projet

présentation / formation aux solutions mises en œuvre en Allemagne et aux USA

13 Septembre 2010 – 6 Décembre 2010 (Semaines 37 à 48) : étude de cadrage, sous la
forme d’atelier, par domaine fonctionnel et par processus, avec rapprochement avec les
fonctions SAP. Un premier atelier de ‘cadrage’ sera conduit pour chaque processus
principal identifié pour planifier en détail les travaux du domaine fonctionnel.

Semaines 49 & 50

Finalisation du dossier ‘Etude de cadrage’. Rédaction du dossier de synthèse de
présentation des conclusions de la mission d’étude de cadrage pour présentation et
validation par le comité de pilotage et le comité de direction de ISTA.

Préparation des éléments pour la suite du projet : proposition de lotissement, de
séquencement et planning des étapes suivantes, identifications des principaux
chantiers et des ressources nécessaires, identifications des facteurs de risques et
des actions à mettre en œuvre pour les contrôler, définition de l’organisation du
projet pour les étapes suivantes, …

Semaine 51 : validation du dossier, avec réunion de présentation au comité de pilotage et
au comité de direction.

Proposition de Cadexpert pour ISTA Page 18/22

6 APPROCHE BUDGETAIRE

6.1 CHARGES FONCTIONNELLES

Notre offre est basée sur les éléments suivants :

Le périmètre de l’étude couvre 6 grands domaines fonctionnels :

Les comptabilités (Tiers et Générale)

La gestion des immobilisations

L’exploitation, la gestion du parc, des équipes de techniciens et les opérations de
pose et de maintenance

La logistique en agence (stocks & approvisionnement)

Les fonctions commerciales, y compris les processus de relevé des index, la
facturation, le suivi des règlements, des litiges et la gestion du risque

Le contrôle de gestion et le reporting analytique

Les phases de rédaction, de synthèse et de présentation

Intervenants Cadexpert Charges Taux journalier (€) Total (€), HT

(en jours)
Chef de projet 10 1 050 10 500
Consultants Seniors 50 920 46 000
Total général 60 56 500

Charges pour les équipes métiers ISTA: notre expérience nous conduit à estimer une charge quasi
équivalente à la charge CADEXPERT. Il est à noter toutefois, que la multiplicité des sociétés
concernées (France, Allemagne, Etats Unis) et donc des intervenants est susceptible d’augmenter
cette charge. L’engagement et l’implication complète de ISTA est un facteur clé de réussite du
projet en général et de cette phase en particulier.

6.2 CONDITIONS FINANCIERES

Nous proposons une approche forfaitaire, avec réalisation de la mission dans le cadre du présent
document pour le montant forfaitaire indiqué ci-dessus.

6.3 FRAIS DE DEPLACEMENT

Frais de déplacement : la proposition s’entend pour une valeur forfaitaire n’incluant pas les
déplacements et les frais sur les sites de ISTA impliqués sur le projet.
Les frais de déplacement seront donc établis avec ISTA de manière juste et afin que l’on puisse
établir un forfait journalier.

Proposition de Cadexpert pour ISTA Page 19/22

7 ENGAGEMENT ET CONDITIONS

7.1 ENGAGEMENT CONTRACTUEL

CADEXPERT dans le cadre de ce projet, et par la réponse détaillée décrite ci-dessus fait une
proposition en mode forfait pour l’étude de cadrage objet de la présente proposition.

L’engagement de CADEXPERT se matérialise sur les axes suivants :

Le respect du périmètre géographique et fonctionnel décrit dans notre proposition

Et le respect du délai

Le mode forfait proposé par CADEXPERT est basé sur :

Un plan de projet pré établi en accord avec notre proposition

La maîtrise par CADEXPERT des ressources intervenant sur le projet

La disponibilité des équipes internes ISTA pour assurer les tâches qui lui incombent

La réactivité de ISTA dans les prises de décision

Le respect par ISTA de ses engagements

7.2 CONDITIONS GENERALES DE VENTES

Facturation en fin de mois, au prorata des jours effectués.

Les règlements sont effectués à 30 jours à compter de la date d’émission de la facture.

ACCEPTATION DE LA PROPOSITION

Fait à Paris, en double exemplaire le :

Pour ISTA Pour CADEXPERT

Nom

Qualité

Signature

Proposition de Cadexpert pour ISTA Page 20/22

8 ANNEXE – OPTION

8.1 ETAPE DE CONCEPTION

8.1.1 INTRODUCTION
La demande d’ISTA concerne aujourd’hui une première estimation sur une étude de cadrage.
Toutefois, cette mission pourrait être accompagnée d’une démarche un peu plus aboutie qui
permettra à ISTA de disposer d’une vision beaucoup plus précise de son système d’information
cible et d’anticiper un certains nombre de tâches sur les phases ultérieures du projet.
C’est pourquoi, dans cette proposition nous intégrons, sous forme d’option, une partie conception
générale, dont le but est d’obtenir une conception générale complète du système cible pour tous
les processus, en donnant au groupe de projet, un aperçu clair et complet du système cible et de
son fonctionnement.

8.1.2 ANALYSE DES PROCESSUS

Notre approche comporte une étape d’analyse des processus dans une logique de mise en place
d’un ERP : il s’agit d’une étude d’adéquation entre les besoins fonctionnels de ISTA et les
possibilités offertes par l’ERP SAP, on ne part pas d’une feuille blanche !
Ainsi, l’étude de cadrage, a permis de recenser la totalité des fonctions et des processus qui
seront couverts par le système cible, avec une distinction entre les processus ‘critiques et/ou
complexes’ qui ont fait l’objet d’une analyse plus et les autres processus, plus standard.
Dans l’étape de conception, tous les processus seront étudiés de manière détaillée, y compris
ceux non identifiés comme critiques et considérés à priori comme standard de base dans SAP, de
manière à dimensionner correctement les phases suivantes pour la mise en œuvre et de s’assurer
de la bonne adéquation avec les besoins de ISTA, cette adéquation étant vérifiée par les
responsable métier de ISTA.

8.1.3 CETTE ETAPE DE CONCEPTION S’ARTICULERA AUTOUR DES PRINCIPES SUIVANTS :

Animation d’atelier de travail par un consultant avec une démarche pragmatique « outil » pour
matérialiser les solutions par maquettage lorsque c’est nécessaire (Sur les fonctions
indispensables, critiques, ou présentant des particularités liées aux principes et concepts utilisés
par SAP…).
Mise en œuvre de maquettes de type POC (Proof Of Concept) lorsque nécessaire, pour les sujets
nécessitant une visualisation approfondie, notamment les problématiques métier complexes, afin
de garantir la bonne compréhension par tous les acteurs et la faisabilité technique.
Prise en compte des aspects organisationnels et de conduite du changement, afin de définir de
manière plus précise le fonctionnement cible.

8.1.4 LES LIVRABLES DE L’ETAPE DE CONCEPTION :

L’étape de conception donnera lieu à l’élaboration de livrables de deux types : des documents
rédigés par les consultants et des maquettes documentées notamment dans le cadre des POC
(selon besoins).
En ce qui concerne les documents, CADEXPERT fournira les éléments suivants :

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Un document décrivant pour chaque processus le fonctionnement cible à mettre en œuvre,
avec les éléments organisationnels, et sa couverture par un processus standard SAP ou
par un processus SAP Best Practices

Les paramétrages utilisés pour l’élaboration de maquette

Les besoins en développements spécifiques en cas de non couverture par les standards

Une maquette SAP documentée par POC

Identification des changements importants, induits par la solution cible, tant sur la plan
organisationnels, que sur le plan des règles de fonctionnement et de gestion. Ces points de
changement importants seront identifiés pour être présentés au comité de pilotage et au
comité de direction de ISTA.

Identification des adaptations et des développements spécifiques à apporter au système
SAP, avec les éléments clés de leurs spécifications fonctionnelles.

Les besoins en paramétrages complémentaires
Tous les livrables sont réalisés dans une logique de déploiement, pour s’intégrer dans un
ensemble que nous qualifions de « kit de déploiement ». Ce kit de déploiement est constitué de
plusieurs ‘briques’ qui sont apportées au fur et à mesure de l’avancement du projet, dès les
premières étapes. En particulier, on identifiera les fonctions, paramétrages, adaptations qui seront
propres à chaque société du groupe et celles qui seront communes et à déployer dans chaque
société.
Les livrables seront en Anglais ou en Français, selon les souhaits de la société ISTA.

8.2 APPROCHE BUDGETAIRE POUR L’ETAPE DE CONCEPTION (OPTION)

Intervenants Cadexpert Charges Taux journalier (€) Total (€), HT

(en jours)
Chef de projet 10 1 050 10 500
Consultants Seniors 65 920 59 800
Total général 75 70 300

Cette proposition s’appuie sur les mêmes conditions générales que précédemment citées au
paragraphe 7.

Fin du document

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