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Finalcad
iOS/Android
Administrateur de projet

Document APS
#Version 6.1 - Octobre 2020
#FC Classic v.8.3 et suivantes
#Auteur : Camille MONTECUCCO
Finalcad - Confidentiel - Reproduction interdite sans accord préalable
 Sommaire
SECTION 1 SECTION 2
CRÉATION D’UN PROJET COMPTE-RENDUS DE RÉUNION

1. Créer un compte-rendu de réunion

1. Créer un nouveau projet
2. Remplir la section des informations
2. Remplir les informations du projet 3. Gérer la feuille de présence
4. Structurer le compte-rendu de mes réunions
3. Associer ce projet à mon chantier (section et sous-section)
5. Créer des remarques
4. Gérer la liste d’utilisateurs
6. Configuration du rapport
5. Ajouter des plans | 3 étapes 7. Convier des participants à la prochaine
réunion
6. Créer votre bibliothèque | 2 étapes
8. Générer un rapport annexe
9. Partager le compte-rendu d’une réunion
| 2 étapes
10. Dupliquer le compte-rendu d’une réunion
précédente
11. Dupliquer le compte-rendu d’un autre projet

Ce guide est dédié à tous les administrateurs de projet. Un deuxième guide est disponible pour tous les utilisateurs.

Finalcad - Confidentiel - Reproduction interdite sans accord préalable

 Création de projet

Finalcad - Confidentiel - Reproduction interdite sans accord préalable

 Création de projet

Grâce à ce module, vous pouvez créer vos propres projets en autonomie totale.
Il vous permet de gérer entre autres les plans, les utilisateurs et les observations.

Si vous souhaitez ajouter des tâches ou des formulaires à votre projet, veuillez
contacter notre équipe interne en charge de Finalcad.

Une fois votre projet créé, nos rapports standards automatisés seront
automatiquement configurés. Vous recevrez chaque semaine des rapports dans
votre boîte mail.

Pour plus d’informations sur les exports et les rapports, veuillez utiliser le manuel
utilisateur pour tous les utilisateurs, disponible dans notre centre d’aide.

Finalcad - Confidentiel - Reproduction interdite sans accord préalable 4

1 | Créer un nouveau projet
Si vous possédez une licence Finalcad
(Essential, Evolution, Expert ou Enterprise),
vous pouvez créer votre projet directement
dans l’application Finalcad.
1
Après vous être connecté à votre compte,
suivez les étapes ci-dessous :

2
1. Appuyez sur l’icône < + >.

2. Appuyez sur < Créer un projet >.

1

2
Conseil
Vous pouvez également créer un projet à partir
de notre plateforme en ligne Finalcad Manager.
Plus d’informations dans le manuel utilisateur de
Finalcad - Confidentiel - Reproduction interdite sans accord préalable la plateforme Finalcad Manager. 5
2 | Remplir les informations du projet 1. Ajoutez une photo à votre projet.

2. Inscrivez le nom de votre projet…

3. ... Et la phase par défaut de votre projet

5
(une liste des phases standards est
disponible). Vous pouvez toujours
1 modifier cette phase par défaut par
la suite sur la plateforme Finalcad
2 Manager.

3 4. Ensuite, vous devez indiquer le nom

de votre chantier. C’est ce que nous
appelons une « Opération ». Vous
trouverez plus d’informations à la page
4
suivante.

2 5. Sélectionnez < Créer > pour valider.

Conseil
Selon la taille de votre chantier, nous vous
recommandons de créer un projet par
Finalcad - Confidentiel - Reproduction interdite sans accord préalable bâtiment/bloc. 6
3 | Associer ce nouveau projet
à mon chantier Lorsque vous sélectionnez < Opération >
sur l’écran précédent :

4 1. Vous pouvez associer ce projet à une

2
opération existante (c’est-à-dire à un
chantier que vous avez déjà enregistré
dans Finalcad).

3 2. Vous pouvez créer un nouveau chantier

1 avec l’icône < + >.

3. Indiquez le nom de votre chantier et

votre référence interne.

4. Sélectionnez < Créer > pour valider.

Cela vous ramènera à l’écran de la page
précédente (« 2 – Remplir les
informations de votre projet »). Vous
pouvez à présent valider la création de
votre projet.

Finalcad - Confidentiel - Reproduction interdite sans accord préalable 7

4 | Gérer la liste d’utilisateurs
Votre nouveau projet sera automatiquement
téléchargé. Sélectionnez le projet pour l’ouvrir.

1. En tant que créateur du projet, votre

profil utilisateur sera automatiquement
affecté au groupe « admin ».

2. Sélectionnez votre nom et

connectez-vous avec votre mot de
passe Finalcad.
1
Si vous souhaitez ajouter de nouveaux
utilisateurs, vous devez utiliser notre
plateforme en ligne Finalcad Manager.

Pour plus d’informations, veuillez consulter

le manuel utilisateur, disponible dans notre
centre d’aide.

Finalcad - Confidentiel - Reproduction interdite sans accord préalable 8

5 | Ajouter des plans (1/3) Une fois connecté à votre projet, vous devez
ajouter des plans. L’organisation des plans
est divisée par secteurs, puis par zones.

1. Sélectionnez < Ajouter un secteur >.

2. Inscrivez le nom de votre secteur.

2
3. Vous pouvez :
a. Prendre une photo.
b. Choisir une photo.
3 c. Importer un fichier PDF.
1 d. Utiliser le nom du secteur comme
plan. Cela créera
un secteur vide avec le nom
du secteur au milieu.

Conseil
Nous recommandons généralement d’utiliser les
secteurs comme niveaux et les zones comme
pièces. Cependant, cela est entièrement
modulable. Vous pouvez utiliser une structure
Finalcad - Confidentiel - Reproduction interdite sans accord préalable différente. 9
5 | Ajouter des plans (2/3)
4. Utilisez cette icône pour modifier
l’orientation de votre plan.
6
5. Utilisez l’icône de recadrage pour
4 recadrer le plan.

6. Une fois que vous êtes satisfait du plan,

5 7
sélectionnez < Enregistrer > pour
valider.

7. Un nouveau secteur est maintenant

ajouté à votre projet.

Attention
Vous ne pouvez pas créer d’observations ou
de formulaires sur des secteurs. Vous devez
Finalcad - Confidentiel - Reproduction interdite sans accord préalable
ajouter des zones (voir page suivante).
10
5 | Ajouter des plans (3/3) Si vous créez uniquement des secteurs, vous
ne pourrez pas créer d’observations ou de
1 formulaires sur votre projet. Voyons comment
ajouter des zones à votre projet.

3 1. Sélectionnez le secteur créé

précédemment.
4
2. Sélectionnez < Ajouter une zone >.
2
3. Ensuite, les étapes sont très similaires
à la création d’un secteur (étapes 2 à
6 des diapositives précédentes).

4. Une nouvelle zone est maintenant

ajoutée à votre projet.

Conseil
Nous vous recommandons d’utiliser le plan de
votre secteur et de le recadrer pour créer une
Finalcad - Confidentiel - Reproduction interdite sans accord préalable zone sous forme d’extrait de votre secteur. 11
5 | Ajouter des plans sur téléphone
...sélectionner une image ou ...indiquer le nom du secteur
Ouvrir le menu de gauche... ...retailler l’image et valider...
un fichier PDF... et valider !
5

1 3
4

Finalcad - Confidentiel - Reproduction interdite sans accord préalable 12

6 | Créer la bibliothèque de votre projet
(1/2)
Lorsque vous créez une nouvelle observation,
2
vous devez l’attribuer à l’entreprise
responsable. Voyons comment créer votre liste
1 4 d’entreprises et de corps de métier.

1. Sélectionnez une zone.

3
2. Faites glisser et déposez l’icône carrée
sur le plan.

3. Saisissez le nom de l’entrepreneur dans

le champ de l’entreprise et le corps de
métier de cette entreprise.

4. Sélectionnez < Suivant >.

Finalcad - Confidentiel - Reproduction interdite sans accord préalable 13

 Pour gagner du temps lorsque vous
6 | Créer la bibliothèque de votre projet enregistrez une nouvelle observation, vous
pouvez ajouter les observations les plus
(2/2) courantes à la bibliothèque. Ainsi, lorsque vous
créez une observation, vous n’avez pas besoin
de saisir manuellement la description de
l’observation, vous sélectionnez simplement la
description correspondante dans la liste.

5. Remplissez l’observation standard dans

5 le champ d’observation. Sélectionnez <
6 Terminer > pour valider.

6. Votre observation a été créée. Elle sera

automatiquement synchronisée.

La prochaine fois que vous créerez une

nouvelle observation, cette entreprise et cette
observation seront disponibles dans la liste.

Conseil
Vous trouverez d’autres informations sur la
façon de créer une observation dans le manuel
Finalcad - Confidentiel - Reproduction interdite sans accord préalable utilisateur pour tous les utilisateurs. 14
6 | Créer la bibliothèque sur téléphone
Sélectionner une zone et ...compléter les champs et ...et la bibliothèque
...l’observation est créé...
créer une observation... valider... du projet est mise à jour !

4
2

Finalcad - Confidentiel - Reproduction interdite sans accord préalable 15

 Comptes-rendus de réunions

Finalcad - Confidentiel - Reproduction interdite sans accord préalable

 En tant que membre d’un groupe ayant les
droits “Créer”, “Créer, Lever” ou “Créer,
1 | Créer un compte-rendu de réunion Clôturer”, vous pouvez créer, modifier et
partager les comptes-rendus de vos réunions
directement dans Finalcad.

3 1. Sélectionnez l’icône des menus.

5 2. Sélectionnez < Comptes-rendus de

réunions > et une nouvelle fenêtre
s’ouvrira.

3. Sélectionnez < Créer un compte rendu >

ou l'icône ‘+’ pour créer un nouveau
compte-rendu de réunion.

4. Un nouveau compte-rendu de réunion

est automatiquement généré avec la
2 2 date du jour.

5. Sélectionnez ce nouveau rapport pour

1 le remplir.

Finalcad - Confidentiel - Reproduction interdite sans accord préalable 17

2 | Remplir la section des informations
Chaque compte-rendu de réunion suit la même
structure générale :

– Informations pour les informations

1 générales:
2 – Feuille de présence pour gérer les
participants (page suivante):
– Sections pour le contenu:
– Configuration du rapport pour l’envoi

1. Sélectionnez la section « À l’agenda ».

3
2. Vous pouvez modifier le nom de
ce compte-rendu et ajouter un sujet.

3. Nous vous recommandons de planifier

la prochaine date de réunion
directement ici.

Finalcad - Confidentiel - Reproduction interdite sans accord préalable 18

 La deuxième section vous aide à gérer vos
participants. Deux cas de figure pour l’ajout de
3 | Gérer la feuille de présence (1/2) nouveaux participants :
– Ce participant figure déjà sur la liste des
utilisateurs de ce projet (voir ci-après).
– Ce participant ne figure pas sur la liste (voir
page suivante).
4
2
1. Sélectionnez la section < Feuille de
présence >.
5
3 2. Sélectionnez < Modifier >, et la liste de tous
1 les utilisateurs de ce projet apparaîtra.

3. Sélectionnez l’utilisateur qui a participé à

cette réunion.

4. Cliquez sur < Enregistrer > pour confirmer.

5. Sélectionnez l’icône d’informations pour

vérifier les informations de cet utilisateur
(prénom, nom, email, numéro de téléphone,
groupe, entreprise associée).

Attention
Chaque participant doit être associé à une
entreprise figurant déjà dans la liste de la
Finalcad - Confidentiel - Reproduction interdite sans accord préalable bibliothèque des défauts. 19 19
3 | Gérer la feuille de présence –
Si le participant ne figure pas sur la liste
Nouvel utilisateur (2/2) des utilisateurs,
2d
1. Sélectionnez < Ajouter un participant
3 manuellement >.

2. Remplissez toutes les informations

requises :
2 a. Prénom
b. Nom
c. Email
d. Groupe : Le groupe existant
2e dans le projet apparaîtra, mais
vous pouvez également en créer
un nouveau.
e. Entreprise associée : Choisissez
une entreprise dans la liste de la
bibliothèque des défauts.

3. Cliquez sur < Enregistrer > pour

confirmer.
Finalcad - Confidentiel - Reproduction interdite sans accord préalable 20
4 | Structurer les comptes-rendus
de mes réunions
Vous pouvez structurer le contenu du
compte-rendu de votre réunion avec des
1 sections et des sous-sections.

1. Sélectionnez « Modifier ».

2. Ajoutez des sections et des

sous-sections en fonction de la structure
3 du compte-rendu de votre réunion.

4 3. Vous pouvez réorganiser l’ordre

des sections avec cette icône.

4. Sélectionnez < OK > pour valider

2 la structure.

Finalcad - Confidentiel - Reproduction interdite sans accord préalable 21

 1. Sélectionnez la section à laquelle vous
souhaitez ajouter une remarque ou
5 | Créer des remarques sélectionnez l’icône < + >.

2. Remplissez le champ < Nouvelle

remarque > :
1 a. Contenu de la remarque
3 b. Statut : à faire, urgent, pour
information ou terminé
c. Date limite : ajouter une date
2 limite.
d. Entreprise : attribuer cette
remarque à une entreprise.
e. Rappel : Niveau 1, Niveau 2,
Niveau 3
f. Avancement : régler le
pourcentage d’avancement pour
cette remarque.
g. Sélectionnez une photo : vous
pouvez en sélectionner une dans
votre bibliothèque ou prendre
directement une photo.

3. Sélectionnez < Enregistrer > pour valider

Finalcad - Confidentiel - Reproduction interdite sans accord préalable
la remarque.
22
 Une fois le compte-rendu de votre réunion
6 | Configuration du rapport rédigé, vous pouvez sélectionner les
destinataires de ce compte-rendu et lui ajouter
un export de votre projet.

1. Sélectionnez < Configuration du rapport

>.

2. Cochez ou décochez les destinataires.

Une coche apparaîtra sur la première
2 page du rapport (voir “Exemple -
Rapport de compte-rendu de réunion”
en p. 27)
3 3. Conviez les participants à la prochaine
réunion (plus d’informations en page
suivante).
4
4. Générez un rapport annexe pour ajouter
une liste des observations à votre
1 rapport (voir “8 - Générer un rapport
annexe”).
5 5. Prévisualisez votre rapport avant de le
partager (voir “9 - Partager le
Finalcad - Confidentiel - Reproduction interdite sans accord préalable compte-rendu de réunion”). 23
7 | Convier des participants Depuis la section “Configuration du rapport”,

à la prochaine réunion vous pouvez également convier des

participants à la prochaine réunion.

6 1. Sélectionnez < Inviter des collaborateurs

à la prochaine réunion > (voir la page
précédente).
2
2. Planifiez la date de la prochaine réunion.
3
3. Activez < Convier tout le monde > si vous
souhaitez que tous les participants
participent à la prochaine réunion.
4
4. Sinon, cochez uniquement les
participants que vous souhaitez inclure.
5
5. Vous pouvez aussi indiquer l’heure
à laquelle la réunion aura lieu.

6. Sélectionnez < Enregistrer > pour valider.

Finalcad - Confidentiel - Reproduction interdite sans accord préalable 24

 Depuis la section “Configuration du rapport”,
8 | Générer un rapport annexe vous pouvez générer un rapport annexe qui
rassemblera une liste prédéfinie des
3 observations de votre projet. Ce rapport sera
5 ajouté au compte-rendu dans un fichier séparé.

1. Sélectionnez < Ajouter un rapport

annexe > (voir section “6 - Configuration
2 du rapport”).

2. Utilisez les filtres pour sélectionner les

observations qui vous intéressent.

3. Sélectionnez < Générer > pour créer le

rapport aux formats PDF et Excel.

4. Sélectionnez le rapport que vous

souhaitez ajouter à votre compte-rendu.
4
5. Sélectionner < Configuration du rapport
> pour enregistrer.

Finalcad - Confidentiel - Reproduction interdite sans accord préalable 25

9 | Partager le compte-rendu
d’une réunion (1/2)
Dans la section « Configuration du rapport »,
3 vous pouvez générer le compte-rendu de votre
réunion au format PDF et partager le rapport
par email.

1. En sélectionnant < Prévisualiser le

rapport >, vous pouvez vérifier le
compte-rendu de votre réunion avant de
l’envoyer.
1 2
2. Sélectionnez l’icône ‘Partager’ pour
envoyer le rapport par message ou le
sauvegarder dans votre Drive.

3. Sélectionnez l’icône ‘Envoyer’ pour

l’envoyer par mail.

Finalcad - Confidentiel - Reproduction interdite sans accord préalable 26

9 | Partager le compte-rendu
d’une réunion (2/2)

4 4. Tous les participants que vous avez

sélectionnés dans la liste des
destinataires seront automatiquement
ajoutés au champ des destinataires.
5
5. Vous pouvez modifier cet email.

6. Sélectionnez la flèche pour l’envoyer.

Finalcad - Confidentiel - Reproduction interdite sans accord préalable 27

 Exemple – Rapport de compte-rendu de réunion

Ce rapport est
généré en PDF et
peut être partagé
directement par
email.

Finalcad - Confidentiel - Reproduction interdite sans accord préalable 28

10 | Dupliquer le compte-rendu
d’une réunion précédente
Pour gagner du temps d’une réunion à l’autre,
vous pouvez dupliquer le compte-rendu de la
1 2 réunion précédente ou d’une réunion
antérieure. Ainsi, la structure de votre rapport, la
liste des participants et vos remarques seront
dupliquées et vous n’aurez plus qu’à les
modifier.

1. Faites glisser vers la gauche le

compte-rendu que vous souhaitez
dupliquer.

2. Sélectionnez < Dupliquer >.

Finalcad - Confidentiel - Reproduction interdite sans accord préalable 29

 Si vous êtes administrateur de plusieurs projets
11 | Dupliquer le compte-rendu Finalcad sur votre tablette, vous pouvez
importer la structure d’un compte-rendu depuis
d’un autre projet un autre de vos projets.

1. Sélectionner l’icône < + >.

1
2. Sélectionner < Importer des
compte-rendus >.
2
3. Sélectionner le projet source dont vous
souhaitez importer le compte-rendu
6
4. Sélectionner le compte-rendu à importer.

5. L’icône ‘oeil’ vous permet de visualiser la

structure du compte-rendu.

6. Sélectionner < Importer > pour valider.

3 5
4 7. Ce compte-rendu s’ajoute à la liste
disponible.

Finalcad - Confidentiel - Reproduction interdite sans accord préalable 30

 Merci !

Finalcad - Confidentiel - Reproduction interdite sans accord préalable 31