Procédure D'inventaire - Final

Procédure d’inventaire
MCOPRC02001V10
Procédure inventaire
MCO-PRC-02-001
V 1.0
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DSI MCOPRC02001V10.DOCX MCOPRC02001 1.0 DRAFT 24/06/2010 1/19
Droits réservés, ni ce document ni les informations qu'il contient ne peuvent êtres communique, copie ou utilise en
entier ou en partie par des tiers, sans autorisation écrite de la DSI- SNTR Groupe
MCOPRC02001V10
Validation
Conçu par Vérifié par Validé par
Direction DSI DSI DSI
Fonction MCO QM DSI
Nom Belbrik Benhammadi Lazizi
Oualid Nassim Hakim
Date
Signature
Liste de diffusion
Directions Toutes les unités M+
Fonctions Directeurs, Gestionnaires de stocks, Comptables, Magasiniers
Date d’application : jj/mm/aa
Documents liés
Titre du document Référence
User Guide SAI STOCKS EXTGID02001 V3.4.2008
User Guide Infocentre 2.0 INGGID02001 V2.0
Historique du document
N° Nature et objet de la Edition Révision Date de Date d’application
modification validation
1 Création 1 0

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Préambule
Le rapprochement entre les quantités exactes des articles stockés et les états
théoriques ou comptables font l’objet de vérifications périodiques. Cette
opération est importante et nécessite par conséquent une attention
particulière.
Objet du document
L’objectif de ce document est décrire toutes la procédure détaillée et

indispensable pour assurer le bon déroulement du processus d’inventaire
pour toutes les unités de la filiale Maintenance Plus SNTR.
Audience du document
 Gestionnaire des Stocks
 Directeur d’unité opérationnelle
 Responsable de la comptabilité des immobilisations
Documents de référence
Ref1: user guide gestion stock GMAO SAI version 3.4.2008
Ref2: user guide infocentre SNTR DSI version 1.0
Termes et abréviations
GMAO : Gestion de la MAINTENACE assistée par ordinateur

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1. Introduction
L'inventaire physique des stocks répond à la fois à un besoin stratégique et

légal pour l’entreprise. A des périodes bien planifiées, et obligatoirement à la
clôture d’un exercice, chaque entreprise est tenue d’effectuer un inventaire de
ses stocks.
Le but étant de s’assurer que ces derniers reflètent les quantités et les valeurs
fournies par le logiciel de gestion.
Le décompte des quantités en stock porte sur l’ensemble des éléments

constitutifs du stock faisant partie du patrimoine de l'entreprise quels que
soient leur nature ou leurs états.
2. Périmètre
Les périmètres ciblés sont toutes les magasins de toutes les unités de
Maintenance plus, la direction de la production de maintenance Plus en sa
qualité qu’organe de contrôle et de consolidation des agrégats. La direction
centrale groupe de l’audit et du contrôle de gestion est aussi une interface
dans le cadre de ses opérations de contrôle interne et de vérification de la
conformité des opérations

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3. Acteurs
Les acteurs impliqués dans le cadre du processus inventaire stocks se

nomment comme suit :
Le Présidant de la commission d’inventaire : en charge du pilotage et

validation du processus d’inventaire des stocks
La commission d’inventaire et de contrôle : organe ad-hoc de gestion

collective en charge de la vérification des opérations de :
 Préparation des inventaires

 Déroulement et clôture du premier comptage
 Déroulement et clôture du deuxième comptage
 Rapprochement et validation contradictoire
 Comptage final et valorisation des stocks
 Etablissement des rapprochements physico - comptables
Gestionnaire de stock : en charge de la supervision et du contrôle des

opérations de prise d’inventaire
Magasinier : en charge des travaux préparatoire en amont de l’inventaire et

support actif aux opérations d’inventaires et de synthèse des rapprochements
physico- comptable
Les agents d’inventaire : en charge des opérations terrain de prise

d’inventaire

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4. Contraintes
4.1. Préparation du processus d’inventaire :
A- Le comptage doit commencer après l’arrêt de tous les mouvements

d’entrée et sortie. Cette règle prudentielle est la garante de la fiabilité
des rapprochements.
B- Afin de couvrir les encours de stocks nécessaires à la poursuite des

activités des centres de Maintenance,
i. les quantités requises pour les opérations encours doivent

être sortie avant les comptages,
ii. tenir rigoureusement leur mouvements et soldes, les faires
réintégrer en cas de non utilisation après l’inventaire par
des bons de réintégrations.
C- Le premier inventaire doit commencer après le 30 Juin.
D- Le deuxième inventaire (annuel) doit être achevé avant le 15 Janvier.
E- L’édition des papillons pour les articles don ces quantités est supérieur
à zéro et ayant au moins un mouvement durant l’année en cours.
F- Les papillons doivent être placés dans les cases concernées.

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4.2. Lancement du processus d’inventaire :
G- Les premiers et deuxièmes comptages doivent êtres réalisés par des

équipes distinctes et de façon successive de sorte à permettre un
rapprochement contradictoire dans les meilleurs délais, et un
processus de clôture et de synthèse de chaque inventaire à J+5 de la
date d’arrêt des comptages. La totalité du processus ne doit excédé les
15 jours.
H- Les agents d’inventaire doivent mentionner les quantités et date du

comptage sur les papillons préalablement établis.
I- Le troisième 3ème comptage (contrôle) s’imposera dans le cas de la

survenance d’écart lors du 1er et 2éme comptage, ce qui justifierais un
troisième comptage de validation sur les articles où il y’a écart de
quantité.
4.3. Validation du processus d’inventaire :
J- A l’issue du processus de contrôle des comptages, de valorisation des

stocks, le gestionnaire des stocks établira l’état d’inventaire final en
trois (03) exemplaires.
K- Les membres des commissions de comptage et de contrôle et le

président de la commission d’inventaire valident l’état d’inventaire
final en trois (03) exemplaires en apposant leur nom et leur signature
sur chacune des pages de cet inventaire.

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5. Schéma globale du processus

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6. Mode opératoire applicatif
6.1. Constitution de stock de secoure :
Acteur : La commission d’inventaire et de contrôle.
Action : les membres de La commission d’inventaire et de contrôle

doivent désigner la liste des articles et quantités afin de les commandés
chez les fournisseurs et les faire sortir vers les ateliers pour les
consommés durant la période de l’inventaire, en consultant l’état qui
donne les mouvements entre deux périodes.
Produit : liste et quantités des articles à commandés.
Référence : user guide INFOCENTRE 2.0 (p23).
6.2. Désignation et affectation des agents de comptage :
Quand : avant le lancement du premier comptage.
Pour l’inventaire semestriel : entre le 1er et le 5 juillet.
Pour l’inventaire annuel : entre le 10 et le 15 Décembre.
Action : les membres de La commission d’inventaire et de contrôle

doivent se réunir afin de désigner et affecter les agents de l’inventaire.
Produit : liste des agents pour chaque magasin (unité).

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6.3. Préparation des papillons :
Acteur : le gestionnaire de stock.
Action : le gestionnaire de stock doit préparer les papillons
Conditions entrée : l’arrivé du 1er du mois de Juillet, ou 15 Décembre.
Conditions sortie : éditer les papillons pour les articles ayant une
Quantité supérieur à zéro.
Produit : papillons.
Référence : user guide INFOCENTRE 2.0 ( p’ 26)
6.4. Disposition des papillons :
Acteur : le magasinier.
Action : le magasinier doit placer les papillons dans les cases
Concernés.
Conditions entrée : papillons édités et disponibles.

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6.5. Arrêt des mouvements (entrées, sorties):
Acteur : le gestionnaire de stock et le gestionnaire de stock.
Action : le gestionnaire de stock doit arrêter tous les mouvements.
Conditions entrée : début de l’opération de 1er comptage.
Conditions sortie : le gestionnaire de stock doit saisir tous les

mouvements.
6.6. Lancement du premier comptage :
Acteur : les agents d’inventaire.
Quand : le cinq (05) pour l’inventaire semestriel.
le vingt(20) pour l’inventaire annuel.
Action : les agents d’inventaire doivent effectuer le premier comptage et

doivent inscrire et la quantité et la date sur les papillons.
Conditions entrée : 1- arrêt des mouvements.
2-papillons préparés et placés à coté des articles.
Produit : papillons remplie quantité et date.

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6.7. Recueil des papillons du premier comptage :
Acteur : magasinier.
Quand : âpres la fin du premier comptage.
Action : le magasinier doit récupérer tous les papillons.
Conditions entrée : fin du premier comptage.
Conditions sortie : préparation du deuxième comptage.
Produit : tous les papillons du premier comptage.
6.8. Lancement du deuxième comptage :
Acteur : Les agents d’inventaire.
Quand : Après le recueil des papions du premier comptage
Action : les agents d’inventaire doivent effectuer le deuxième

comptage et doivent inscrire et la quantité et la date sur les papillons.
Conditions entrée : 1- recueil des papions du premier comptage.
2-papillons préparés et placés à coté des articles.

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6.9. Ouverture de l’inventaire sur logiciel et saisie du premier et deuxième

comptage:
Quand : après l’achèvement du deuxième comptage.
Action : le gestionnaire de stock doit lancer l’ouverture d’inventaire :

Elle comporte le numéro, les dates de début et de fin d’inventaire ainsi
que la structure concernée. Et puis saisir les quantités des articles des
deux comptages.
Conditions entrée : fin des deux opérations comptage.
Conditions sortie : fin de saisie de tous les articles.
Référence : user guide SAI ( p’ 37)
6.10. Edition des états de contrôle :
Quand : après la saisie des deux comptages.
Action : le gestionnaire de stock doit éditer les états de contrôle

suivants :
- Liste des articles inventoriés en premier inventaire en non

en deuxième.
- Liste des articles inventoriés en deuxième inventaire en non

en premier.
- Etat des écarts entre le premier et le deuxième inventaire.

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- Etat de contrôle qui indique que le nombre du premier comptage égal

au deuxième et égal au nombre de papillons édité, et cela lors du
passage du premier au deuxième comptage, et lors du passage du
deuxième au troisième comptage
Conditions entrée : fin de saisie des deux contages.
Conditions sortie : éditer tous les états cités.
Produit :
1- état qui indique la différence entre le 1er et 2eme inventaire.

2- état qui indique les articles inventoriés en premier inventaire en non
en deuxième.
3- état qui indique articles inventoriés en deuxième inventaire en non
en premier.
6.11. Préparation des papillons du troisième comptage :
Quand : si il existe des différences entre le 1er et deuxième comptage.
Action : le gestionnaire de stock doit préparer les papillons pour les

articles ayant une différence entre le 1er et deuxième comptage..

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Conditions entrée : différences entre le 1er et deuxième comptage.
Produit : papillons.
6.12. Lancement du troisième comptage :
Acteur : les agents d’inventaire.
Quand : après la préparation des papillons.
Action : les agents d’inventaire doivent effectuer le troisième et dernier

comptage et doivent inscrire et la quantité et la date sur les papillons.
Conditions entrée : 1- papillons préparés et placés à coté des articles.
6.13. Saisie du troisième comptage sur logiciel :
Quand : après l’achèvement du troisième comptage.
Action : le gestionnaire de stock doit saisir les quantités des articles du

troisième comptage.
Conditions entrée : fin du troisième comptage.
Conditions sortie : fin de saisie de tous les articles.
Référence : user guide SAI ( p’ 37)

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6.14. Edition des états de contrôle d’inventaire:
Quand : après la saisie du troisième comptage.
Action :
Opère les mouvements de stocks induits par la consommation des

encours de stocks provisionné en amont de l’inventaire
Le gestionnaire de stock édite les états de contrôle suivants :
1- Etat différentiel.
2- Etat d’inventaire.
3- Etablit la valorisation finale des stocks inventoriés
Conditions entrée : fin de saisie des contages.

Conditions sortie : éditer tous les états cités.
Produit :
 État différentiel.
 Etat de l’inventaire valorisé
Référence :
User guide SAI (p 37)
Guide INFOCENTRE (p 18) – Etat de contrôle des comptages
Guide INFOCENTRE (p 18) – Etat PUMP

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6.15. Validation d’inventaire:
Quand : après la fin de l’opération d’inventaire.
Action : Les membres des commissions de comptage et de contrôle et le

président de la commission d’inventaire valident l’état d’inventaire final
en 3 exemplaires en apposant leur nom et leur signature sur chacune
des pages de cet inventaire.
Un exemplaire de l’état d’inventaire final validé et dument signé par

l’unité (ou le CM) est transmis à la DFC en même temps que le PV de la
commission d’inventaire (comportant le tableau des écarts et leur
explication).
Conditions entrée : fin l’opération d’inventaire.
Produit : inventaire validé avec les signatures des membres des

commissions.
Référence :
Etat du stock - user guide SAI ( p’ 50)

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6.16. Réajustement et clôture de l’inventaire
Quand : âpres la validation de la commission.
Action : le gestionnaire de stock doit lancer l’opération de réajustement

manuel ou automatique et éditer l’état des réajustements et en fin il doit
clôturer l’opération de prise d’inventaire pour arrêter toutes modifications
éventuelles qui ne seront admises qu’après une nouvelle ouverture de
l’inventaire.
Conditions entrée : validation de la commission.
Produit :
Tenue des Opérations de réajustement

Validation et édition l’état des réajustements.
Référence :
Opération de réajustement - user guide SAI ( p’ 47)


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Les acteurs impliqués dans le cadre du processus inventaire stocks se

Le Présidant de la commission d’inventaire : en charge du pilotage et

La commission d’inventaire et de contrôle : organe ad-hoc de gestion

 Préparation des inventaires

Gestionnaire de stock : en charge de la supervision et du contrôle des

Magasinier : en charge des travaux préparatoire en amont de l’inventaire et

Les agents d’inventaire : en charge des opérations terrain de prise

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4.1. Préparation du processus d’inventaire :

A- Le comptage doit commencer après l’arrêt de tous les mouvements

B- Afin de couvrir les encours de stocks nécessaires à la poursuite des

i. les quantités requises pour les opérations encours doivent

C- Le premier inventaire doit commencer après le 30 Juin.

D- Le deuxième inventaire (annuel) doit être achevé avant le 15 Janvier.

F- Les papillons doivent être placés dans les cases concernées.

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4.2. Lancement du processus d’inventaire :

G- Les premiers et deuxièmes comptages doivent êtres réalisés par des

H- Les agents d’inventaire doivent mentionner les quantités et date du

I- Le troisième 3ème comptage (contrôle) s’imposera dans le cas de la

4.3. Validation du processus d’inventaire :

J- A l’issue du processus de contrôle des comptages, de valorisation des

K- Les membres des commissions de comptage et de contrôle et le

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5. Schéma globale du processus

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6. Mode opératoire applicatif

6.1. Constitution de stock de secoure :

Acteur : La commission d’inventaire et de contrôle.

Action : les membres de La commission d’inventaire et de contrôle

Produit : liste et quantités des articles à commandés.

Référence : user guide INFOCENTRE 2.0 (p23).

6.2. Désignation et affectation des agents de comptage :

Acteur : La commission d’inventaire et de contrôle.

Quand : avant le lancement du premier comptage.

Pour l’inventaire semestriel : entre le 1er et le 5 juillet.

Pour l’inventaire annuel : entre le 10 et le 15 Décembre.

Action : les membres de La commission d’inventaire et de contrôle

Produit : liste des agents pour chaque magasin (unité).

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6.3. Préparation des papillons :

Acteur : le gestionnaire de stock.

Quand : avant le lancement du premier comptage.

Action : le gestionnaire de stock doit préparer les papillons

Conditions entrée : l’arrivé du 1er du mois de Juillet, ou 15 Décembre.

Quantité supérieur à zéro.

Référence : user guide INFOCENTRE 2.0 ( p’ 26)

6.4. Disposition des papillons :

Quand : avant le lancement du premier comptage.

Action : le magasinier doit placer les papillons dans les cases

Conditions entrée : papillons édités et disponibles.

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6.5. Arrêt des mouvements (entrées, sorties):

Acteur : le gestionnaire de stock et le gestionnaire de stock.