Procédure

d’intégration
des nouveaux
clients
1ère édition

PAR

Jessie EKILA
 À PROPOS DE L’AUTEUR
JESSIE EKILA

Depuis 2019, Jessie est fondatrice et directrice

générale de la Fée virtuelle. Elle navigue dans le
milieu du marketing et de la communication depuis
plus de 10 ans et a donné une dizaine d’ateliers et
formations.
Généreuse et pragmatique, elle publie
régulièrement des contenus originaux et accessibles
aux non spécialistes sur lafeevirtuelle.com

INFO@LAFEEVIRTUELLE.COM

-3-
 INTRODUCTION

En tant qu’adjointe virtuelle, il est essentiel de créer une

expérience d'intégration des clients facile à suivre et qui
favorise la collaboration sur le long terme.

Dans ce chapitre, vous découvrirez les étapes essentielles à

suivre pour collecter des informations importantes et mettre
en place des espaces de travail rationalisés pour vos clients.
En suivant cette procédure d’intégration, vous deviendrez plus
organisé et efficace dans votre activité d’adjointe virtuelle.

-4-
 1
SIGNATURE DU
CONTRAT ET PAIEMENT
Le contrat doit avoir été signé et le
premier paiement encaissé avant de
commencer le mandat. Nous vous
conseillons d’utiliser un logiciel
facturation et de collecte de paiement
automatique. Choisissez toujours le 1er
du mois pour démarrer un mandat.
Par exemple si le contrat a été signé le
15 prévoyez avec le client de
commencer le 1er du mois suivant
pour faciliter le processus.

2
RASSEMBLER LES
INFORMATIONS

Vous pouvez leur envoyer par

courriel un questionnaire
d’intégration à remplir avec des
informations générales sur
l’entreprise, (voir exemple ci-
joint) et planifier avec eux un
appel de démarrage après
réception du questionnaire
rempli.

APPEL DE DÉMARRAGE

3
(PARTIE 1)
e but de l’appel sera de vérifier
avec eux que les informations
que vous avez sont vraiment
complètes. Demandez
également les identifiants et
mots de passe de connexion à
leurs plate-formes ou de vous
ajouter comme admin, et
tentez de vous connecter
pendant l’appel (pratique en
cas de d’authentification à
double facteurs).

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 4
APPEL DE DÉMARRAGE
(PARTIE 2)
Toujours pendant cet appel,
posez-leur des questions plus
spécifiques sur l’entreprise (ex:leur
audience cible, leurs défis, leurs
objectifs) et toute autre
information utile à la réalisation de
votre mandat

CONFIGURER LES

5
ESPACES DE TRAVAIL
POUR LE CLIENT
Créez différents espaces de
travail pour le client:
- Dans votre outil de gestion de
projet préféré (ex: Trello, Click Up
ou Asana)
-Dans votre outil de
communication collaborative
préféré pour échanger au
quotidien avec le client (ex:
Slack)

DANS CANVA (POUR

6
GRAPHISTES ET
GESTIONNAIRES
MÉDIAS SOCIAUX)
Créez un dossier au nom du
client, où vous stockerez et
partagerez les fichiers
médias, les templates et les
créations visuelles.
Ajoutez également le logo,
les codes couleurs et les
polices du client dans la
section Marques

-6-
 7
CONFIGURER L’OUTIL DE
GESTION
Configurez l’outil, l’application ou
le logiciel sur lequel vous ferez la
tâche principale du mandat. ex:
outil de gestion des médias
sociaux.

CONNECTER LES OUTILS

8
D’ANALYSE
STATISTIQUE
(GESTIONNAIRES
MÉDIAS SOCIAUX ET
RÉDACTEURS)
Connectez l’outil qui permet
d’analyser les statistiques de
performance (ex: Agorapulse)
avec la plateforme de création de
contenu. Cela va servir à leur
envoyer des rapports mensuels
par rapport aux contenus créés.

9
CONFIGURER LES
AUTOMATISATIONS
Configurez l’outil,
l’application ou le logiciel
sur lequel vous ferez la
tâche principale du
mandat. ex: outil de gestion
des médias sociaux.

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 QUESTIONNAIRE D’INTÉGRATION

Nom et prénom : Nom de l’entreprise :

Adresse :

Téléphone : Courriel :

URL pateforme URL pateforme

Instructions concernant l’image de marque:

Stratégies déjà utilisées:

Calendrier de contenu :

Dossiers de stockage des fichiers Dossiers partagés:

Signature : Merci pour votre

confiance!

DOCUMENT CONFIDENTIEL