Guide des outils numériques

À destination des étudiants

Présentation et prise en main des outils numériques
pédagogiques de l’ESFAM
L’Établissement Spécialisé de la Francophonie pour l’Administration et le Management
(ESFAM) est un institut de l’Agence Universitaire de la Francophonie, basé à Sofia, en Bulgarie.
Notre mission est de former en langue française des spécialistes de haut niveau en gestion
des administrations et des entreprises pour contribuer au développement des pays de la zone
Europe centrale et Orientale.

En intégrant l’ESFAM, vous aurez accès à plusieurs outils numériques pédagogiques vous
permettant de gérer au mieux vos cours et d’innover dans vos enseignements :

- Microsoft Teams : outil collaboratif vous permettant de partager vos cours, d’échanger
avec vos élèves, créer des questionnaires/devoirs ou encore des réunions virtuelles.
- Espace numérique de scolarité (Hyperplanning) : vous permettant de gérer votre
emploi du temps, accéder au trombinoscope de vos étudiants, réaliser l’appel mais
aussi saisir les notes.
- Wooclap : plateforme interactive intégrée à Teams pour animer mais aussi rendre vos
cours ludiques et interactifs.

Ces guides d’utilisation vous donneront les bases pour bien démarrer avec l’ensemble des
outils numériques éducatifs utilisés au sein de l’ESFAM.

Ainsi, vous serez accompagné pour vous familiariser avec les principales manipulations de
Microsoft Teams et l’espace numérique de scolarité (Hyperplanning).
 Sommaire général
Guide d’utilisation de l’espace numérique de scolarité ............................ 4

Guide d’utilisation Teams ...................................................................... 15

Guide d’utilisation de Wooclap .............................................................. 28

 Prise en main d’Hyperplanning :
l’espace numérique de scolarité

L’espace numérique de scolarité appelé Hyperplanning permet aux étudiants et aux

enseignants d'accéder à leurs données en temps réel et dans un environnement sécurisé.

Cet espace personnel, permet aux étudiants de consulter leur emploi du temps, de suivre à
temps réel leurs parcours de formation et leurs résultats et évaluations.

Ce guide d’utilisation permettra d’apprendre à utiliser au mieux l’espace en ligne

d’Hyperplanning : votre espace numérique de scolarité de l’ESFAM.

Accéder à Hyperplanning

Pour accéder à votre espace numérique de scolarité, ouvrez simplement la page d’accueil de
l’ESFAM, cliquez sur l’onglet « Formation » > « Espace numérique de scolarité » puis
sélectionnez votre espace dédié « Etudiant ».

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Première connexion à Hyperplanning

Retrouvez vos identifiants et votre mot de passe grâce à l’e-mail envoyé par l’ESFAM sur
l’adresse e-mail ESFAM, que vous aurez préalablement activé avec les identifiants Office
envoyés sur l’adresse email que vous avez communiqué à l’établissement.

Lors de la première connexion, utilisez le mot de passe qui vous a été envoyé.
Conformément à la politique de sécurité des mots de passe, il vous sera
demandé de le personnaliser. Il est important de conserver vos identifiants et
votre mot de passe pour vos prochaines connexions.
Pour finir, vous avez la possibilité de renforcer la sécurité de votre compte en choisissant
une mesure de sécurité supplémentaire : une notification ou définir un code PIN avec au
moins 4 chiffres.

Accéder à Hyperplanning de votre Smartphone (Android et iOs)

Avec Hyperplanning, les espaces enseignants et étudiants sont effectivement accessibles

depuis un téléphone mobile ayant un accès à Internet.

5
Pour réussir à vous connecter à votre espace personnel, il faudra tout d'abord
télécharger l'application Hyperplanning (Index Education), disponible sur l'Appstore et
sur le Playstore (iOs et Android).

Une fois l'application mobile téléchargée, cliquez

simplement sur « Commencer par ajouter un compte ».

Ainsi, vous pouvez configurer votre compte en

choisissant l’une des deux options qui s’offrent à vous.

1ère possibilité : Flasher le QR code éphémère qui sera

généré pour vous permettre de lier votre compte à la fois
sur ordinateur et téléphone. Ce QR Code est visible en
haut de votre espace Hyperplanning sur votre navigateur
web. Il vous suffit de cliquer dessus pour le générer en
étant en même temps sur l’application mobile.

2ème possibilité : Saisir l’adresse d’Hyperplanning fournie par l’établissement, soit :

http://esfam2021.hyperplanning.fr/hp/mobile.enseignant.

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Vous pouvez ensuite vous connecter rapidement et
facilement via l’application mobile Hyperplanning avec
votre identifiant et mot de passe habituel de votre
navigateur web.

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Accéder à l’emploi du temps en ligne

Vous pouvez accéder à votre emploi du temps sur un ordinateur, tablette (d’un
navigateur WEB) mais aussi de votre smartphone via l’application Hyperplanning.

Votre emploi du temps apparaît dès votre connexion à votre espace numérique de
scolarité (espace enseignant).

D’un navigateur WEB, vous pouvez si vous le souhaitez, avoir une vision plus globale
(en grille) de votre emploi du temps.

Vous pouvez également cliquer sur l’onglet « Cours >

Emploi du temps ».

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Comment modifier mon mot de passe ?

Foire aux questions

Que faire en cas d’oubli d’identifiant ou de mot de passe ?

Comment modifier mon mot de passe ?

Comment accéder à Hyperplanning de mon Smartphone (Android et iOs) ?

Comment modifier la saisie d’une feuille d’appel ?

Est-il possible de supprimer un devoir et ses notes associées ?

Comment modifier mes informations personnelles visibles sur Hyperplanning ?

En cas d’oubli, vous pourrez récupérer votre identifiant ou votre mot de passe depuis
la page de connexion à l’espace numérique de scolarité de l’ESFAM en cliquant sur «
Récupérer son identifiant et son mot de passe ».

Dans ce cas, il vous faudra saisir l’adresse E-mail associée à votre compte ; c’est
simplement l’adresse à laquelle vous avez reçu vos premiers identifiants.

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Comment modifier mon mot de passe ?
En suivant les étapes de récupération, vous recevrez un code de sécurité par E-mail
afin de définir votre nouveau mot de passe et/ou votre identifiant.

Pour une simple modification de votre mot de passe, connectez-vous à votre espace
Hyperplanning puis sélectionnez l’onglet « Informations personnelles > Compte ».

Vous pourrez également modifier vos options de sécurisation de votre compte ou

encore activer/désactiver celle-ci.

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Comment accéder à Hyperplanning de mon Smartphone (Android et
iOs) ?

Avec Hyperplanning, les espaces enseignants et étudiants sont effectivement

accessibles depuis un téléphone mobile ayant un accès à Internet.

Pour réussir à vous connecter à votre espace personnel, il faudra tout d'abord
télécharger l'application Hyperplanning (Index Education), disponible sur l'Appstore et
sur le Playstore (iOs et Android).

Une fois l'application mobile téléchargée, cliquez simplement sur « Commencer par
ajouter un compte ».

Ainsi, vous pouvez configurer votre compte en choisissant l’une des deux options qui
s’offrent à vous.

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1ère possibilité : Flasher le QR code éphémère qui sera généré pour vous permettre
de lier votre compte à la fois sur ordinateur et téléphone.

2ème possibilité : Saisir l’adresse d’Hyperplanning fournie par l’établissement, soit :

http://esfam2021.hyperplanning.fr/hp/etudiant

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Est-il possible de supprimer un devoir et ses notes associées ?

Vous pouvez annuler un devoir et supprimer les notes que vous avez saisies.

Pour cela, retourner dans l’onglet « Notations > Saisie des notes » sur la page
d’accueil d’Hyperplanning de votre espace enseignant.

Choisissez la matière correspondante et cliquez sur le numéro du devoir que vous

souhaitez supprimer.

De nouveau, l’onglet de modification s’ouvrira et cliquez sur « supprimer ».

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Comment modifier mes informations personnelles visibles sur
Hyperplanning ?

Vous pouvez gérer les informations visibles par l’ESFAM

Pour cela, cliquez sur

« Informations
personnelles > Compte »
dans la barre d’outils.

Sélectionnez ensuite « Coordonnées » dans le menu à gauche de

votre écran.

Vous pouvez modifier/ajouter des informations vous concernant,

comme vous le souhaitez.

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TEAMS
 Prise en main de Teams

Que vos cours soient en distanciel ou en présentiel, il est impératif de

vous connecter à chaque cours à votre espace Teams. En effet,
Teams est un réel outil collaboratif de partage de vos fichiers et un
moyen d’échanges utilisé au sein de l’ESFAM.

Se connecter à Teams

Etape 1 : Accédez à Office.com sur votre navigateur Web et connectez-vous à l’aide

de l’adresse de messagerie et du mot de passe qui vous a été transmis par l’ESFAM.

Etape 2 : Sélectionnez l’application Teams.

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Rejoindre votre classe

Une ou plusieurs classes peuvent déjà avoir été configurées par l’administrateur
informatique de l’ESFAM. Si ce n’est pas le cas, prenez contact avec l’ESFAM.

Les équipes de classe disposent d’autorisations et de fonctionnalités uniques pour les

enseignants et les étudiants. En tant que propriétaires de l’équipe, les enseignants
affectent le travail, partagent le contenu de la classe, démarrent les réunions et
contrôlent qui peut publier les messages au sein de l’équipe.

Les étudiants seront automatiquement ajoutés à votre classe par l’ESFAM.

En cliquant sur l’onglet « Equipes » vous retrouverez l’ensemble de vos

équipes, classe à laquelle/auxquelles vous êtes rattaché.

Cliquez sur l’équipe ou la classe sur laquelle vous souhaitez travailler pour la rejoindre.

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 Le tableau blanc interactif

Teams est un outil indispensable pour vos cours. Il propose des fonctionnalités et des
intégrations permettant d’échanger, dynamiser et partager vos cours avec vos
étudiants.

Lors de vos cours au sein de l’ESFAM, vous trouverez dans chaque salle un tableau
blanc numérique interactif vous permettant d’animer vos cours de façon ludique et
interactif. En intégrant préalablement vos supports de cours à votre équipe de classe
TEAMS, vous retrouverez vos fichiers instantanément sur l’écran. Pour cela, un
utilisateur office nommé « tableau VILLE » (la VILLE sera différente en fonction de
l’université de rattachement, par exemples Tableau Liège ou Tableau Conférence).
Celui-ci sera automatiquement intégré au cours car il est considéré comme un
gestionnaire de fichier.

Ainsi, le tableau blanc numérique sera toujours connecté à votre cours et vous
permettra d’avoir accès à tous vos documents mis en amont (15 jours minimum avant
le début de votre cours).

Découvrez les fonctionnalités du tableau blanc interactif

Le tableau blanc présent dans chaque classe offre des fonctionnalités pédagogiques
innovantes et idéales pour l’animation de vos cours grâce à son affichage dynamique
comme par exemples :

- Navigateur WEB vous permettant d’effectuer des recherches, présenter en

direct, accéder à des liens ou ouvrir des vidéos face à vos élèves.
- Pack office pour créer ou ouvrir des fichiers WORD, EXCEL, POWER POINT,
etc.
- Microsoft Teams pour gérer et partager vos supports de cours.
- Notes pour afficher un tableau blanc et réaliser une prise de note en liberté.

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Retrouvez les fonctionnalités de Microsoft Teams sur le tableau blanc interactif

Grâce au tableau blanc interactif et tactile présents dans vos salles de cours, vous
pouvez retrouver toutes les fonctionnalités de Microsoft Teams et tous vos supports
de cours préalablement intégré dans le fichier.

Un gain de temps grâce à une technologie numérique pour l'animation de vos cours
au sein de l'ESFAM !

Organisation de votre espace de travail

Grâce à Teams, vous pouvez rechercher et organiser des conversations, des fichiers,
des devoirs et des notes dans vos équipes de classe. Les fichiers transmis seront
visibles et utilisables sur le tableau blanc numérique directement.

Les canaux

Cliquez sur la vignette de votre équipe de classe pour afficher vos canaux.

Chaque équipe de classe dispose d’un canal « Général ».

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Les canaux ou parfois également appelés « les chaînes » permettent d’organiser
l’ensemble des fichiers, conversations et applications avec un emplacement unique
par thème. Vous pourrez créer des chaînes pour le travail en
groupe, pour des sujets spécifiques, etc.

Vous pouvez configurer vos préférences de modération de

votre Canal en cliquant sur « Gérer le canal ».

Chaque canal vous offre la possibilité d’avoir plusieurs onglets comme par exemples :

- Onglet Publications pour tous les messages du canal ;

- Onglet Fichiers pour stocker tous les fichiers partagés de ce canal ;
- Onglet Bloc-notes pour la classe ;
- Onglet Devoirs pour créer, programmer et envoyer des devoirs aux étudiants
de votre classe.

Bon à savoir : Ajoutez un onglet à une chaîne en sélectionnant « Ajouter un onglet

+ ».

Ajouter, créer un canal

Pour ajouter un canal, cliquez sur à côté de la vignette

de votre classe afin d’afficher cette liste déroulante.

Etape 1 : Cliquez sur « Ajouter un canal » pour en créer

un.

Etape 2 : Entrez un nom ainsi qu’une description

(facultative).

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Etape 3 : Choisissez vos préférences de confidentialités.

Standard : disponibles pour tout le monde.

Privées : disponibles uniquement pour les étudiants sélectionnés.
Etape 4 : Activez la case à cocher pour afficher automatiquement cette chaîne dans
la liste des chaînes de tous les membres.

Etapes 5 : Cliquez sur « Ajouter ».

Vérifiez les notifications

Voir ce qu’il se passe dans votre classe en sélectionnant

« Activité » dans la barre de votre application.

Les dernières notifications apparaîtront directement sous

« Flux ».

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 Communiquer avec Teams

Envoyer un message à votre classe

Etape 1 : Cliquez sur « Equipes » dans la colonne de gauche pour choisir

votre classe et/ou une chaîne.

Etape 2 : Une fois entré dans votre équipe, sélectionnez l’onglet « Publications ».

Etape 3 : Cliquez sur la zone de rédaction, tapez votre message puis cliquez sur
l’onglet « Envoyer

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Bon à savoir : Vous pouvez utiliser « @ » et le nom de votre classe pour avertir tout
le monde de votre publication ou un étudiant en particulier. Exemple : @Justine ou
@Analysefinancière.

Envoyer un message à un étudiant ou à un groupe d’étudiant

Etape 1: Cliquez sur l’onglet « Conversation » puis « Nouvelle

conversation »

Etape 2 : Dans le champ « À », tapez le nom du ou des étudiants à qui vous voulez
envoyer un message.

Etape 3 : Tapez votre message dans la zone de rédaction puis sélectionnez

« Envoyer ».

En survolant votre message, vous avez la

possibilité de « Epingler » afin qu’il reste tout en
haut de la conversation. Cela offre une meilleure
visibilité à votre message.

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Planifiez une réunion virtuelle pour votre classe

Utilisez les réunions Teams pour planifier des présentations et des discussions
virtuelles pour toute la classe.

Etape 1 : Sélectionnez « Calendrier ».

Etape 2 : Sélectionnez « + Nouvelle réunion » en haut à droite de votre interface

Teams.

Etape 3 : Donnez les informations utiles comme le titre, dates et heures (dont le fuseau
horaire) de votre réunion.

Etape 4 : Sélectionnez « Ajouter un canal » pour afficher la liste de vos équipes de

classe avec laquelle

vous souhaitez organiser cette réunion.

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Etape 5 : Une fois l’intégralité de votre réunion vérifiée, cliquez sur « Envoyer ».

La réunion est ajoutée automatiquement à votre calendrier ainsi qu’au calendrier de

vos étudiants.

Participer à une réunion et la gérer

Participez à une réunion que vous avez planifiée, ou à laquelle quelqu’un d’autre vous
a invité.

Etape 1 : Sélectionnez l’onglet « Calendrier » et identifiez la réunion que vous

souhaitez rejoindre.

Etape 2 : Ouvrez la réunion et sélectionnez « Rejoindre ».

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Etape 3 : Vérifiez vos entrées audio et vidéo, activiez la caméra et le microphone.
Puis, sélectionnez « Rejoindre maintenant » pour entre dans la réunion.

Utilisation de la barre d’outils pendant les réunions Teams

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 Partager et organiser des fichiers

Partager un fichier

Tous les fichiers que vous partagez sur un canal ou une conversation peuvent être
ouverts par tous les étudiants inscrits sur ce canal ou cette conversation.

Etape 1 : Dans votre conversation (par canal), cliquez sur l’onglet « Joindre » sous
la zone dans laquelle vous tapez votre message.

Etape 2 : Choisissez parmi l’une des options suivantes :

▪ Récents (fichiers récemment envoyés via un outil Microsoft) ;

▪ Parcourir les canaux et les équipes ;
▪ OneDrive (stockage en ligne) ;
▪ Charger (un fichier) à partir de mon ordinateur.

Etape 3 : Sélectionnez un fichier > Partager un lien.

Si vous téléchargez un fichier à partir de votre ordinateur, sélectionnez le fichier

souhaité, cliquez sur « Ouvrir », puis sur « Envoyer ».

Le fichier que vous avez partagé se trouvera automatiquement dans l’onglet Fichiers
sur votre cours.

27
Wooclap

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Wooclap : la plateforme interactive

Wooclap est une plateforme en ligne (Web et Smartphone) permettant de rendre vos
cours interactifs et ludiques. C’est un réel outil d’apprentissage disponible à l’ESFAM
pour tous les cours en présentiel comme à distanciel.

Captivez vos étudiants, mesurez la compréhension de vos étudiants, stimulez-les et

susciter leur motivation à travers des Quiz, nuage de mots, sondage, etc.

L’intégration de Wooclap dans Teams vous permet d'utiliser de manière simple des
évènements Wooclap dans votre univers Microsoft Teams en proposant une
expérience fluidifiée pour vos étudiants participants.

Accéder à Wooclap sur Teams

Dans le canal « général » de votre classe, cliquez sur l’onglet « 1 de plus » ou sur
« Wooclap » directement, en fonction de l’affichage.

29
Pour votre première connexion sur Wooclap, vous devez
simplement associer votre compte Microsoft Teams avec
Wooclap en cliquant sur « Se connecter avec Microsoft ».

Donnez votre consentement puis cliquez sur « Accepter ».

Une fois ces formalités validées, vous accéderez directement à l’interface Wooclap
intégrée à votre équipe de classe Teams lors de vos prochaines connexions.

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Un cours ou une présentation Wooclap correspondant à un évènement sur l’interface.

Modifier le titre de votre évènement

Vous pouvez modifier le titre de votre Wooclap personnel – évènement en cliquant sur

le crayon à droite.

Créer vos activités

Découvrez et profitez de toutes les fonctionnalités possibles.

Commencez par configurer le contenu de votre évènement Wooclap en cliquant sur

une des cases activités (QCM, nuage de mots, brainstorming, etc.).

Laissez-vous ensuite guider et laissez parler votre créativité pour rendre vos cours
ludiques et interactifs avec Wooclap !

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Modifier l’ordre des activités

Toutes vos activités seront listées et peuvent-être modifiées autant dans leur contenu
que dans leur emplacement au long de votre présentation.

Pour modifier l’ordre de vos questions/activités, sélectionnez la question ou l’activité

et déplacez là avec votre souris à l’emplacement souhaité.

Associer l’évènement Wooclap à une présentation (power point ou google

slides)

Vous pouvez associer une présentation de cours type power point en allant dans les

paramètres de votre Wooclap.

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Configurez les paramètres communs de votre Wooclap

Vous pouvez gérer les paramètres communs de votre évènement.

Authentification : souhaitez-vous demander à vos étudiants de se créer un compte

sur Wooclap afin de pouvoir participer à votre évènement ?

Pseudonyme participant : anonymat de vos étudiants à travers des pseudonymes.

Bouton « Je suis perdu » : pour vérifier la clarté de la présentation auprès de vos

étudiants tout au long du cours.

Mode compétition : pour avoir un gagnant à la fin de votre évènement/cours sur

Wooclap.

Modifier l’URL d’accès au Wooclap

Pour modifier l’URL d’accès à votre évènement Wooclap cliquez sur le crayon à
droite de l’URL indiquée initialement.

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Votre URL sera donc modifiée et sera celui a transmettre à vos étudiants pour accéder
à votre évènement Wooclap.

Par exemple

Lancer, partager et rythmer l’évènement

En cliquant sur « Lancer », vous accéderez à toutes les possibilités de

connexion/partage à votre Wooclap (par WEB, par SMS ou encore QR Code).

Vous pouvez ensuite partager et lancer chaque question à votre rythme en cliquant
sur « Lancer ».

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Puis cliquez sur la flèche de droite pour passer à la question suivante (ou la flèche de
gauche pour revenir à la question précédente). Le rythme sera automatiquement sur
le support utilisé par vos étudiants (ordinateur ou smartphone).

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Alumni

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ESFAM Alumni est un réseau d’anciens élèves diplômés et d’étudiants actuels d’un
même établissement. Il représente des avantages non négligeables, il permet de se
constituer un réseau professionnel, de se rapprocher des entreprises, et aide dans la
recherche de stages et d’emplois. Il joue un rôle essentiel en début de carrière
professionnelle.
Il sert également à garder contact avec son ancienne école ou université : ses anciens
camarades, ses anciens professeurs et intervenants. Les écoles organisent
régulièrement des événements qui favorisent les rencontres entre anciens et nouveaux
étudiants. Ainsi, cela renforce les liens entre étudiants et diplômés, avec une
communauté qui s’accroît davantage au fil des années.

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