DEMATERIALISATION DES ADS

réunion plénière avec les communes

20 novembre 2020
Bienvenue
La réunion va commencer
dans quelques minutes
Merci de couper vos micros
et caméras

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 Comment se déroule notre réunion ?

• Présentation :
• Anne Besnehard, directrice adjointe STPU
• Rachel Loiseau, chef de projet Démat’ADS
• Catherine Ferron-Elias chef de projet informatique
• Olivier Loquin, chef de projet Démat’ADS Ville de Lyon (réponse Tchat’)

• Invités :
• Élus des 59 communes
• Responsables des services urbanisme des 59 communes
• Membres du comité de projet Métropole

• Organisation :
• Les caméras et micros des participants doivent être coupés pour
garantir la meilleure qualité du flux
• Pour intervenir ou poser des questions, vous pouvez utiliser le Tchat’
• La visioconférence est enregistrée

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 Rappel du contexte

- Mise en place de la SVE et obligation pour les

communes > 3500 hab de dématérialiser l’instruction
des ADS au 1er janvier 2022
- Obligation pour les communes > 50 000 hab de
télétransmettre leurs actes au contrôle de légalité (aout
2020 -> délai jusqu’au printemps 2021)
- Mise en œuvre d’un projet au niveau métropolitain avec
les communes à partir de la solution informatique
existante Cart@ds

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SOMMAIRE

1. Les avancées au niveau national

2. Point général d’avancement du projet au
niveau local
– Le guichet de dépôt
– La numérisation des dossiers papier
– Le parapheur et l’archivage électronique
3. Les évolutions du logiciel Cart@ds
4. Le calendrier du projet et le programme de
formation

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 1. Les avancées au niveau national

L’Etat (DGALN) agit pour la dématérialisation des ADS

à plusieurs titres :
- DDT service instructeur (communes RNU et permis Etat)
- contrôle de légalité, taxation, SITADEL
- Services consultés (ABF, DREAL…)
et sur plusieurs plans :
- La solution xx’AU
- Accompagnement au changement
- Évolutions du code de l’urbanisme

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 La solution xx’AU

Travail en collaboration avec les éditeurs de logiciels

et un groupe miroir (collectivités)

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 Calendrier de réalisation

AD’AU :
• De plus en plus de téléprocédures sont mises en ligne
• Les développements continuent
PLAT’AU :
• La Métropole de Lyon fait partie des collectivités
expérimentatrices
• 1ers tests de raccordements réussis en septembre 2020
• Raccordement effectif sur la base de PRODUCTION avec v4.19
• Prochains jalons :
• Raccordement à @ctes pour le contrôle de légalité fin 2020
• Consultation des services de l’Etat (Ministère de la Culture) fin 2020
• Consultation des SDIS ; raccordement à SITADEL 1er trim 2021
• Consultation des gestionnaires de réseau courant 2021

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 Accompagnement au changement

- Plan d’accompagnement au changement pour permettre

à chaque collectivité de s’inscrire dans la démarche
- Mallette de communication
- Webinaires CNFPT, Radio Territoria
- Plateforme Osmose

⇒ au-delà du projet technique (mené par la Métropole), la

dématérialisation va impacter les organisations
(communes)
⇒ Il est important de s’informer pour bien comprendre et
mettre en place le projet
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 Évolutions du code de l’urbanisme

• Projets de textes en cours de consultation auprès des collectivités

membres du groupe miroir
• Entrée en vigueur prévue début 2021

Décret modifiant le Code de l’urbanisme :

• intégration du dépôt numérique (téléprocédure, suppression de la notion
d’exemplaires…)
• adaptation des règles du Code des Relations entre le Public et l’Administration
(ex le délai pour redemander des notifications papier passe à 7j au lieu de 3
mois)
Arrêté fixant les modalités de mise en œuvre des téléprocédures et de
transmission de pièces par voie dématérialisée en matière
d’autorisation d’urbanisme :
• Définition de la téléprocédure (loi ELAN)
• PLAT’AU
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 2. L’avancement du projet
au niveau local

⇒ Une solution pack’ADS la plus intégrée possible

⇒ Proposition d’une solution complète depuis le dépôt du
dossier par le demandeur jusqu’à l’archivage numérique
du dossier

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 Le fonctionnement cible

demandeur
demandeur

numérisation
Consultation
des services
Etat et
nationaux
Application Métier
CART@DS
Portail des
PLAT’AU services Cart@ds
Services
externes Services
DOCUMENTS internes
NUMERIQUES (GED) ou locaux

Transmission aux
services de l’Etat
(@ctes, taxation,
Etat SITADEL, cadastre)

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instructeur
 Guichet : la téléprocédure de dépôt

- V1 développée en novembre 2019 :

- Principe : téléchargement du CERFA pré-rempli
- Expérimentation depuis mai 2020 : environ 40 dossiers déposés
- Un taux d’erreur assez élevé (30%) à cause du CERFA
- Changement de cap 2021 :
- Principe : saisie des champs du CERFA en ligne
- Création d’un guichet Toodego Urbanisme déporté, accessible
directement (depuis un portail communal ou lien URL)
- Une nouvelle ergonomie
- De nouvelles fonctionnalités

Organisation d’une réunion spécifique début 2021

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 Guichet : les différents parcours pour
accéder à la téléprocédure
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https://toodego.com

https://urbanisme.toodego.com
2 www.macommune.fr
Adhérente à GL Connect

https://urbanisme.toodego.com

2b www.macommune.fr
3 Connexion directe
Non adhérente à GL Connect
https://urbanisme.toodego.com

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 Guichet : une nouvelle ergonomie

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 Guichet : de nouvelles fonctionnalités
(à discuter)

- Affichage des listes de dépôts et de décisions

- Dépôt d’autres types de dossiers : avant-projet,
recours…
- Échanges entre le demandeur et l’instructeur
- Etc…

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La numérisation des dossiers papier
Le dépôt numérique est une possibilité
pour le demandeur qui peut déposer son
dossier au format papier s’il le souhaite

demandeur

saisie manuelle des

données du CERFA

Application Métier
CART@DS instructeur

Dépôt du dossier
DOCUMENTS (CERFA, plans, pièces
NUMERIQUES (GED) complémentaires…)
numérisation

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 Numérisation
- Objectif : suppression du double flux pour une instruction
sous le seul mode numérique
- Contraintes :
- Découpe du dossier par pièces (1 pièce = 1 fichier pdf)
- Garantir la qualité de la numérisation en vue de l’archivage
électronique (pas d’archivage papier)
- 2 options techniques :
- Préparation du dossier avec des codes-barre avant numérisation
- Numérisation puis découpe à l’écran
- Étude comparative des solutions en cours (processus,
avantages / inconvénients, coût…)

Organisation d’une réunion spécifique début 2021

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 Parapheur électronique

La signature électronique n’est pas une obligation

mais elle permet :
- d’avoir un dossier complètement dématérialisé
(archivage électronique)
- d’échanger de façon numérique avec le demandeur
- de tracer et dater les échanges dans Cart@ds

=> tests en cours avec la Ville de Lyon sur un parapheur

Métropole et certificats communaux

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 Archivage électronique

- L’archivage définitif du dossier (pièces numériques +

instruction) est une compétence communale
- La Métropole procédera à l’archivage (avec élimination)
pour ses compétences propres :
- instruction (service ADS)
- avis de la Métropole
- Utilisation des SAE communaux lorsque ceux-ci existent
et du SAE Métropole (en cours de création)

Organisation d’une réunion spécifique début 2021

avec le service des Archives Départementales et
Métropolitaines
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 3. Evolutions de Cart@ds

- Novembre 2020 : passage v4.19

- Déploiement de Document Manager (intégré à Cart@ds) en GED
- Connexion à PLAT’AU
- Connecteur avec AIR’S Capture (numérisation)

- 1er trimestre 2021 : v5.0

- Nouvelle ergonomie du logiciel
- Bureau de l’instructeur (tableaux de bord) intégré à Cart@ds
- Outils de mesures et d’annotations
- Outil de découpe PDF

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 4. Calendrier du projet
V4.19 V5.0 V5.x
Des logiciels prêts
Développements PLAT’AU

Guichet de
numérisation
Consultation des Mise en place et
dépôt services
test des outils

Formations (webinaires) Formations (présentiel) Des agents prêts

Numéri-
guichet SAE
sation
convention Des décisions

NOV 2020 NOV 2021

2021

2022
Entrainement (double papier/numérique) Bascule zéro papier

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 Plan de formation
- Des webinaires pour tous les utilisateurs (env 330 pers) :
- Pour se (re)mettre à niveau sur Cart@ds
- Intégrer les nouveautés liées à la dématérialisation

- Les webinaires sont enregistrés puis diffusés sur la

chaine Youtube de la Métropole (visionnage en différé)

- Rythme régulier jusqu’à l’été 2021 avec accélération

après passage en Cart@ds v5 (mars 2021 ?)

- À l’automne : formations en présentiel pour les agents

si besoin

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 Programme : les fondamentaux

- Les nouveaux modèles intercommunaux *

- Les nouveautés v4.19 (GED DM) *
- Nettoyage de la base de données
- Gérer l’affichage et les registres avec Cart@ds
- Les champs de saisie
- SIG Elyx Web

* Déjà faits

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 Programme : l’instruction
dématérialisée (V5)
- Le tableau de bord de l’instructeur
- La réception du dossier déposé par Toodego
- La réception et la gestion d’un dossier papier (numérisation)
- La gestion des pièces et de l’incomplet
- La gestion des délais ; les critères d’instruction
- Le parapheur et les échanges numériques
- La consultation dématérialisée des services
- L’instruction numérique (mesures, annotations…)
- La décision
- Préparation du dossier pour la consultation du public et
l’archivage
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 Programme : les formations annexes

- Le suivi du chantier
- La gestion du contentieux
- Les DIA
- Le portail des services
- Le requêteur

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