DEMATERIALISATION DES ADS

Les Aprèm’ de la Démat’

5 janvier 2023
 mois % des dépôts
au format @ Statistiques 2022
janvier 12 %
février 17 %
mars 24 %
avril 26 %
mai 25 %
juin 34 %
Juillet 37 %
aout 36 %
septembre 38 %
octobre 40 %
novembre 47 %
décembre 48 %
TOTAL 32 %
 PLAT’AU

• Pas de problème particulier

• Les purges des dossiers papiers n’ont pas été faites pendant les
vacances mais l’activité était ralentie => pas d’impact

• Enedis :
– Des avis vides
– Des pièces non visibles
=> Remonter le problème à Enedis
 Guichet Toodego

• 2 accès sont disponibles : particulier / professionnel

• Plusieurs erreurs de dépôt ont eu lieu sur des PA utilisés à la place
des DP
• Proposition : suppression de la possibilité de déposer un PA avec
un compte particulier
• Réponse des participants : plutôt oui pour éviter ces confusions,
mais vérifier qu’il n’y a pas de problème juridique à ne pas
permettre le dépôt d’un PA par voie dématérialisée pour les
particuliers
 Dépôt d’un dossier à cheval
sur 2 communes
• Lors d’un dépôt de dossier à cheval sur deux communes, le dépôt par
le guichet impose que l’adresse du projet soit sur la commune de
dépôt => information erronée dans le dossier

Ex : dossier pour un projet à cheval sur Vénissieux et Feyzin. L’adresse du terrain est « av
du Général de Gaulle à Vénissieux » . Pour le dépôt du dossier sur Feyzin, la téléprocédure
impose que l’adresse soit sur Feyzin ; le dossier sera donc adressé « av du général de
Gaulle à Feyzin », même si cette rue n’existe pas à Feyzin. Le demandeur dispose d’un
champ « observation » après déclaration de la parcelle de terrain pour mettre des
précisions

• Les modalités d’instruction sont les mêmes que pour un dossier

déposé au format papier (concertation entre les deux communes sur
les consultations, l’instruction et l’émission d’un arrêté conjoint)
 Consultation des communes
• Lors d’un dépôt de dossier en limite de commune, il peut être
nécessaire de consulter la commune voisine pour avis
• Pour un dossier déposé numériquement, il faut transmettre le dossier
à la commune voisine
• Le dossier peut être transmis par mail (si possible)
• Il est possible de créer un accès au portail des services pour la
commune (même si hors métropole) pour qu’elle puisse consulter le
dossier et rendre son avis. Mais il faut se souvenir d’une fois sur
l’autre des identifiants de connexion et du mode d’emploi du
logiciel….
• Accès à créer si besoin, sur demande des communes concernées
 Numérisation des dossiers papier
• Avec la prochaine version de cart@ds :
– les dossiers scannés « sauvage » i.e sans indexation des pièces avec
l’outil de découpe de Cart@ds ne seront plus visibles par les services
consultés via le portail des services (services Métropole, Sytral, services
communaux)
– les droits d’écriture dans le répertoire« pièces du dossier » seront
supprimés afin d’éviter que des pièces non déposées par le demandeur
soient enregistrées dans ce répertoire; cela concerne les fichiers scannés
« sauvage »
La pratique des communes est à réinterroger : si souhait de travailler en
démat, il faut scanner « dans les règles de l’art » et indexer les pièces ;
sinon, le dossier est instruit au format papier (envoi des dossiers aux
services consultés pour avis, en 3 exemplaires pour la Métropole)
 Passage au 100/% démat

• L’objectif initial de passer en 100% démat avait été ajourné en

raison de l’impréparation des logiciels au 1er janvier 2022
• Désormais, les services principaux peuvent être consultés par
PLAT’AU, le contrôle de légalité est raccordé et les outils pour
instruire au format numérique ont évolué
• Le passage en 100% démat permettrait d’activer des actions
automatiques dans le logiciel et de fluidifier les envois à PLAT’AU
• Leviers : inciter les demandeurs au dépôt numérique, scanner les
dossiers papier (et indexation avec l’outil de découpe de Cart@ds)
 PLU-H Modif n°3

• Dans Cart@ds, le visa du PLU-H peut être mis à jour pour être
intégré dans les arrêtés
– Choix collectif de libeller le visa : « Vu le PLU-H approuvé en 2019 et
ses évolutions successives »
– Si la commune souhaite une autre rédaction, elle en fait expressément
la demande à l’administrateur et se charge de veiller aux mises à jour à
chaque procédure
• Les données ont été mises à jour dans Elyx (rapport des
contraintes)
• Les périmètres adaptés des MH devraient être intégrés cette fin de
semaine
Comment ajouter la décision au dossier
authentifié ?
• Il est possible d’authentifier (ou désauthentifier) un document pour
l’ajouter au ZIP du dossier authentifié => par exemple pour
transmettre le dossier à un tiers en incluant la décision
• Dans la GED, faire un clic droit sur le fichier, cliquer sur
« Informations » et mettre la valeur « fichier appartenant au dossier
authentique » à oui (ou non)
 Envoi au contrôle de légalité

• Les avis des services consultés par PLAT’AU et ayant fait l’objet
d’un avis formalisé par un fichier PDF sont automatiquement
transmis au contrôle de légalité, il n’y a rien de spécial à faire
• Par contre, si un service n’a pas été consulté par PLAT’AU (ex
métropole ou SDMIS), ou si le service n’a rendu qu’une réponse par
PLAT’AU sans document associé (ex DGAC), l’avis ne peut pas
être transmis par Cart@ds au contrôle de légalité. Ceci est prévu
dans la prochaine version de @ctes (courant 2023); pour l‘instant, si
la Préfecture souhaite avoir l’avis du service, elle en fait la demande
à la commune qui lui transmet par mail ou courrier
• Les dossiers tacites ne sont pas transmis par PLAT’AU; les dossiers
numériques ayant fait l’objet d’une décision tacite doivent être
imprimés et transmis par courrier à la préfecture (possible dans la
prochaine version @ctes )
 Réunion plénière du 30/01

• Invitation envoyée par mail aux maires et personnes

identifiées comme « responsable urbanisme » en
communes
• Réunion en présentiel, pas de visio
• Ordre du jour :
– Bilan après un an de démat
– Présentation du PCA
– Parapheur électronique
– Archivage électronique
 Actualités

• Formations (nouveaux arrivants ou recyclage intense)

• Instructeurs : 12 et 13 janvier (1 place)
• Assistants : 23 et 24 février (complet)
• Instructeurs : 16 et 17 mars
• Assistants : 27 et 28 avril

• Prochain RDV Aprem’ Démat : 2 février à 14h

• 1 réunion/mois, le premier jeudi du mois
• https://meet.jit.si/DematADS_suivi