DIRECTION GÉNÉRALE : VILLE RESILIENTE

DIRECTION : URBANISME ET AMENAGEMENT

SERVICE : UNITE SUPPORT RESSOURCES

Catégorie : C
Cadre d’emploi : Adjoint administrative
Fonctions : Assistant-e administrative
Quotité du poste : 100 %
IFSE : niveau 1 (220 € BRUT)

Lieu et adresse du poste de travail : Centre Communal Camille Claudel

47 avenue Marcelin Berthelot 38100 GRENOBLE
CDD : du 1er décembre 2021 au 30 juin 2022
Référence : DUA-CLA-11-21
Date limite de candidature : 16/11/2021

Contexte :
Travail en équipe de 5 secrétaires DUA au sein d’une unité support-ressources
Relations avec l'ensemble des services
Contacts directs et échanges permanents avec les acteurs de la DUA
Relations ponctuelles avec les services internes de la Ville de Grenoble,
Contacts avec les autres collectivités et instances extérieures, partenaires externes
Relations éventuelles avec la population

Missions :

1.
Le secrétariat commun apporte une compétence administrative commune, support de l’ensemble des services et
unités de la DUA.
L’assistante administrative recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratifs des
services de la DUA. Elle suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l’organisation et ses compétences.
Elle assiste un ou plusieurs responsable dans l’organisation du travail de la DUA

2.
» Planification et suivi administratif
» Accueil physique et téléphonique du public
» Traitement des dossiers et saisie de documents
» Gestion de l’information, classement et archivage documents

Profil :

1. Savoir faire :

Traitement des dossiers et saisie de documents

» Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
» Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
» Gestion des courriers dont ceux GED (enregistrement, ventilation et suivi de traitement)
» Saisir des documents de formes et de contenus divers
» Rechercher des informations, notamment règlementaires
» Vérifier la validité́ des informations traitées
» Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
» Rédiger des documents administratifs
» Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires
» Enregistrer ou saisir des données informatiques
» Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
» Réponses aux notaires et aux professionnels de l’immobilier
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
» Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
» Photocopier et assembler des documents : Trier, classer et archiver des documents
» Synthétiser et présenter des informations
» Rechercher et diffuser des informations
» Préparer les dossiers pour les instances
» Identifier les sources de documentation
» Demande de reprographie – PRINEO –Commande des impressions auprès du services repro (via logiciel priméo)
» Gestion de la boite mail générique des services avec ventilation
» Gestion des abonnements revues et quotidiens de la Direction
» Gestion des envois de la revue de presse + archivage
» Classement et Archivage des courriers
» Contribution à la mise en œuvre de l’arborescence informatique
» Recollement des ODJ prévisionnel des réunions et instances de coordination dans le tableau de suivi d'activité du
service

Planification et suivi
» Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
» Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
» Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les
participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
» Montage de réunion et/ou visio nécessitant la mise en relation de plusieurs agendas complexes
» Montage des occurrences de réunion
» Réservation des salles - Gestion des déplacements des cadres de la DUA - Gestion des réservations du véhicule
CITIZ (abonnement existant pour le service)
» Commande de fournitures diverses, Suivi de la consommation et commande anticipée des consommables 

Accueil physique et téléphonique ( occasionnel)

» Recevoir et orienter les demandes
» Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
» Rechercher et diffuser des informations
» Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
» Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
» Conseiller les usagers et agents sur les procédures
» Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations

Activités secondaires :
» Remplacements ponctuels des autres secrétaires de la direction

Connaissances métier :
» Fonctionnement des services de la collectivités
» Techniques de secrétariat : prise de notes
» Règle de l’expression écrite et orale de qualité
» Techniques de bureautique numérique (maîtrise LIBRE OFFICE, PACK OFFICE)
» Règle d’orthographe, syntaxe et grammaire
» Fonctionnement de l’internet et de l’intranet
» Tableaux de bord et outils de planification et suivi
» Standard téléphonique, annuaire interne
» Annuaire de la collectivité
» Principe rédactionnel du compte rendu
» Techniques de montage de séminaire, conférences, projet évènementiel…..

2. Savoir être :
» Disponibilité
» Sens du relationnel
» Sens du travail en équipe et partage d’informations, polyvalence de tâches
» Rigueur, sens de l’organisation, efficacité
» Vigilance et goût pour la réglementation
 Conditions de travail :
» Travail en bureau
» Horaires flexibles selon heures d’ouverture de la DUA et Mairie sous réserve validation hiérarchique 35h
semaine sur 5 jours ou 4,5 jours à coordonner avec le reste du Pôle Ressources
» Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
» Disponibilité vis à vis des agents de la DUA
» Gestion des congés en alternance avec l’équipe secrétariat commun

Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez prendre contact avec

Charly Lotito , responsable de l’unité support ressources
Tél : 04 76 76 35 30

Pour postuler, déposez votre candidature (CV + lettre de motivation) sur le site de la Ville de Grenoble, page emploi, en
renseignant le formulaire correspondant à l’offre : Offres d'emploi de la Ville de Grenoble - Grenoble.fr