Manuel de Procedures Du RIP+-1

2017 MANUEL DE PROCEDURES DU RIP+
MANUEL DE
PROCEDURES
ADMINISTRATIVES ET
FINANCIERES
DIRECTION EXECUTIVE DU RIP+
ABIDJAN – COTE D’IVOIRE
03 BP 5877Abidjan 03
Tél: +225 22 5000 43
rip_ci@yahoo.fr
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MANUEL DE PROCEDURES DU RIP+
TABLE DES MATIERES

CHAPITRE1 : ORGANISATION DE LA DIRECTION EXECUTIVES ..........................................................................
1.1 : GENERALITES ...................................................................................................................................................... 7
1.2 : DIRECTEUR EXECUTIF (DE) .................................................................................................................................. 7
1.3 : ASSISTANT ADMINISTRATIF................................................................................................................................... 7
1.4 : RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER ....................................................................................................... 7
1.5 : DIRECTEUR DE PROGRAMME/ DIRECTEUR ADJOINT................................................................................................ 7
1.6 : CHAUFFEUR ......................................................................................................................................................... 8
1.7 : CHARGE DU SUIVI & EVALUATION ......................................................................................................................... 8
1.8 : CHARGE DE SUBVENTION ................................................................................................................................ 8
1.9 : AGENT DE SECURITE ............................................................................................................................................ 8
ORGANIGRAMME DE LA DIRECTION EXECUTIVE DU RIP+
CHAPITRE 2 : ORGANISATION DU TRAVAIL ................................................................................................................... 10
2.1 HORAIRES DE TRAVAIL ........................................................................................................................................... 10
2.2 HEURES SUPPLEMENTAIRES ................................................................................................................................... 10
2.2.1 Bénéficiaires .......................................................................................................................................... 10
2.2.2 Validité .................................................................................................................................................... 10
2.2.3 Rémunération ........................................................................................................................................ 10
2.2.4 Restriction .............................................................................................................................................. 11
2.3 ABSENCES ............................................................................................................................................................ 11
2.3.1 Principes ................................................................................................................................................ 11
2.3.2 Absence maladie ................................................................................................................................... 11
2.3.3 Absence exceptionnelle ............................................................................................................................ 11
2.4 CONGES ................................................................................................................................................................ 11
2.4.1 Congés annuels ..................................................................................................................................... 11
2.4.2 Planning de congé ................................................................................................................................ 12
2.4.3 Décision de congé ................................................................................................................................. 12
2.4.4 Cas de refus ........................................................................................................................................... 12
2.4.5 Départ en congé .................................................................................................................................... 12
2.4.6 Décision de congé ................................................................................................................................. 12
CHAPITRE 3 : RECRUTEMENT DU PERSONNEL .................................................................................................. 13
3.1 GENERALITES ........................................................................................................................................................ 13
3.2 DEFINITION DU BESOIN ........................................................................................................................................... 13
3.2.1 Besoin du partenaire technique et financier........................................................................................... 13
3.2.2 Besoin exprimé par le RIP+
3.3 TERMES DE REFERENCES ....................................................................................................................................... 13
3.4 PUBLICATION DE POSTE ......................................................................................................................................... 16
3.5 RECEPTION DE DOSSIER DE CANDIDATURE .............................................................................................................. 16
3.6 DEPOUILLEMENT DES DOSSIERS ............................................................................................................................. 17
3.7 PANEL DE RECRUTEMENT ....................................................................................................................................... 17
3.8 TEST DE RECRUTEMENT ......................................................................................................................................... 17
3.9 CONTRAT DE TRAVAIL ............................................................................................................................................ 18
3.10 DOSSIER DU PERSONNEL ............................................................................................................................................ 18
3.11 PROFIL DE CARRIERE .............................................................................................................................................. 18
CHAPITRE 4 : RUPTURE DU CONTRAT .................................................................................................................. 19
4.1 GENERALITES ........................................................................................................................................................ 19
4.2 FIN DU CONTRAT .................................................................................................................................................... 19
4.3 RESILIATION .......................................................................................................................................................... 19
4.4 DEMISSION OU ABANDON DE POSTE ........................................................................................................................ 19
4.5 LICENCIEMENT ....................................................................................................................................................... 20
4.6 DECES DE L’EMPLOYE ............................................................................................................................................ 20
CHAPITRE 5 : RECRUTEMENT DE CONSULTANT................................................................................................. 20
5.1 : GENERALITES .................................................................................................................................................... 20
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5.2 : RECRUTEMENT................................................................................................................................................... 20
5.3 : HONORAIRES ..................................................................................................................................................... 21
5.4 : FRAIS DE MISSION .............................................................................................................................................. 21
5.5 : DOCUMENTS PRODUITS ...................................................................................................................................... 21
5.6 : CONTRAT DE CONSULTATION .............................................................................................................................. 21
CHAPITRE 6 : PAIE ............................................................................................................................................................. 21
6.1 : FICHE DE PRESENCE ......................................................................................................................................... 22
6.2 : SALAIRE ........................................................................................................................................................... 22
6.3. : BAREME ................................................................................................................................................................. 22
6.4 PAIEMENT DU SALAIRE ......................................................................................................................................... 22
6.5 MODE DE PAIEMENT ............................................................................................................................................. 22
6.6 : AVANCES SUR SALAIRES ......................................................................................... ERREUR ! SIGNET NON DEFINI.
CHAPITRE 7 : REUNIONS ......................................................................................................................................... 23
7.1: REUNIONS HEBDOMADAIRES. ............................................................................................................................. 23
7.2 : PROCES VERBAUX .............................................................................................................................................. 23
CHAPITRE 8 : SECRETARIAT................................................................................................................................... 23
8.1 : GENERALITES .................................................................................................................................................... 23
8.2 : TABLEAU D’AFFICHAGE ...................................................................................................................................... 23
8.3 : SALLE D’ATTENTE .............................................................................................................................................. 23
CHAPITRE 9 : COURRIER ARRIVEE ........................................................................................................................ 24
9.1 : GENERALITES .................................................................................................................................................... 24
9.2 : COURRIERS ARRIVEE .......................................................................................................................................... 24
9.3 : ENREGISTREMENT DU COURRIER ARRIVE ............................................................................................................. 24
9.4 : TRANSMISSION DU COURRIER ............................................................................................................................. 24
9.5 : CLASSEMENT DU COURRIER................................................................................................................................ 24
CHAPITRE 10 : COURRIER DEPART ......................................................................................................................... 25
10.1 : GENERALITES ................................................................................................................................................ 25
10.2 : EMISSION DU COURRIER ................................................................................................................................. 25
10.3 : SIGNATURE DU COURRIER .............................................................................................................................. 25
10.4 : ENREGISTREMENT DU COURRIER .................................................................................................................... 25
10.5 : ARCHIVAGE ................................................................................................................................................... 25
CHAPITRE 11 : ACHAT PAR BON DE COMMANDE ................................................................................................. 27
11.1: GENERALITES .................................................................................................................................................... 27
11.2 : DEMANDE D’ACHAT ................................................................................................................................................. 27
11.3 : COLLECTE DE DEVIS ................................................................................................................................................ 27
11.4 : ANALYSE DES DEVIS................................................................................................................................................ 28
11.5 : BON DE COMMANDE ................................................................................................................................................ 28
11.6 : LIVRAISON & INSPECTION DE LA COMMANDE ............................................................................................................ 28
CHAPITRE 12 : APPEL D’OFFRE ............................................................................................................................... 29
12.1 : GENERALITES ................................................................................................................................................ 29
12.2 : PREPARATION DU DOSSIER D’APPEL D’OFFRE ................................................................................................. 29
12.3 : LANCEMENT D’AVIS D’APPEL D’OFFRE ............................................................................................................ 29
12.4 : PRESENTATION DE SOUMISSIONS .................................................................................................................... 30
12.5 : OUVERTURE DES OFFRES/DEVIS ..................................................................................................................... 30
12.6 : EVALUATION DES OFFRES/DEVIS.................................................................................................................... 31
12.7 : CRITERES D’EVALUATIONS DES PROPOSITIONS................................................................................................ 31
12.7.1 : Evaluation Technique des propositions ......................................................................................... 31
12.7.2 : Evaluation financière des propositions .......................................................................................... 31
12.8 : ATTRIBUTION DES MARCHES........................................................................................................................... 31
12.9 : NOTIFICATION DU MARCHE ............................................................................................................................. 32
12.10 : RAPPORT D’ATTRIBUTION DES MARCHES......................................................................................................... 32
CHAPITRE 13 : CAISSE .............................................................................................................................................. 34
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13.1 : GENERALITES ............................................................................................................................................... 34

13.2 : APPROVISIONNEMENT DE LA CAISSE .............................................................................................................. 34
13.3 : ACHATS AUTORISE PAR LA CAISSE................................................................................................................. 34
13.4 : DEMANDE D’ACHAT ....................................................................................................................................... 34
13.5 : IDENTIFICATION DU FOURNISSEUR .................................................................................................................. 34
13.6 : BON DE CAISSE ............................................................................................................................................. 34
13.7 : JUSTIFICATIF DE CAISSE ................................................................................................................................ 34
13.8 : ARRET DE CAISSE ......................................................................................................................................... 35
13.9 : BROUILLARD DE CAISSE ................................................................................................................................ 35
13.10 : ARCHIVAGE .................................................................................................................................................. 35
CHAPITRE 14 : PAIEMENT PAR CHEQUE ............................................................................................................... 35
14.1 : CONSTATATION DE LA DEPENSE .................................................................................................................... 35
14.2 : ETABLISSEMENT DE L’AUTORISATION DE PAIEMENT ........................................................................................ 36
14.3 : ETABLISSEMENT DU CHEQUE ......................................................................................................................... 36
14.4 : TRANSMISSION POUR SIGNATURE .................................................................................................................. 36
14.5 : VERIFICATION DES DOCUMENTS ..................................................................................................................... 36
14.6 : LIVRE DE BANQUE ......................................................................................................................................... 36
14.7 : REMISE DU CHEQUE ...................................................................................................................................... 37
14.8 : ANNULATION DE LA FACTURE ........................................................................................................................ 37
14.9 : ARCHIVAGE .................................................................................................................................................. 37
CHAPITRE 15 : FRAIS DE DEPLACEMENT .............................................................................................................. 37
15.1 : GENERALITES ............................................................................................................................................... 37
15.2 : FRAIS DE TAXI AU SIEGE DU RIP+ .................................................................................................................. 36
15.3 : GESTION DES BONS DE CARBURANT .............................................................................................................. 38
15.4 : CAHIER DE BORD .......................................................................................................................................... 38
CHAPITRE 16 : FRAIS DE COMMUNICATIONS ....................................................................................................... 38
16.1 : GENERALITES ............................................................................................................................................... 38
16.2 : FRAIS DE TELEPHONE .................................................................................................................................... 38
16.3 : FRAIS DE PUBLICITES .................................................................................................................................... 39
16.4 : FRAIS D’ANNONCE ........................................................................................................................................ 39
16.5 : FRAIS DE PUBLICATION .................................................................................................................................. 39
16.6 : FRAIS D’INTERNET ........................................................................................................................................ 39
CHAPITRE 17 : MISSIONS.......................................................................................................................................... 39
17.1 : GENERALITES ............................................................................................................................................... 40
17.2 : FRAIS DE TAXI POUR LES MISSIONS ................................................................................................................ 40
17.3 : FRAIS DE BILLET D’AVION .............................................................................................................................. 40
17.4 : FRAIS DE VISA............................................................................................................................................... 40
17.5 : AUTRES FRAIS .............................................................................................................................................. 40
17.6: FRAIS DE TELEPHONE LORS DES MISSIONS ......................................................................................................... 40
17.7: TERMES DE REFERENCES.................................................................................................................................. 40
17.8: LETTRE D’INVITATION ........................................................................................................................................ 41
17.9: ORDRE DE MISSION............................................................................................................................................ 41
17.10: HEBERGEMENT ............................................................................................................................................. 41
17.11: PER DIEM ...................................................................................................................................................... 41
17.12: RAPPORT DE MISSION.................................................................................................................................... 41
CHAPITRE 18 : GESTION DU PATRIMOINE ............................................................................................................. 42
18.1 : GENERALITES ............................................................................................................................................... 42
18.2 : IDENTIFICATION ............................................................................................................................................. 42
18.3 : MOUVEMENT ................................................................................................................................................. 42
18.4 : TABLEAU DES IMMOBILISATIONS .................................................................................................................... 42
18.5 : INVENTAIRE PHYSIQUE ................................................................................................................................... 42
18.5.1 : Date de référence ............................................................................................................................. 43
18.5.2 : Lieu d’inventaire............................................................................................................................... 43
18.5.3 : Equipes de comptage ...................................................................................................................... 43
18.5.4 : Méthode de comptage ..................................................................................................................... 43
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CHAPITRE 19 : COMPTE BANCAIRE ................................................................................................................................. 44

19.1 : OUVERTURE DU COMPTE ................................................................................................................................ 44
19.2 : DOMICILIATION .............................................................................................................................................. 44
19.3 : SIGNATAIRES ................................................................................................................................................. 44
19.4 : RESTRICTIONS ............................................................................................................................................... 44
19.5 : COMPTES SUBSIDIAIRES ................................................................................................................................. 44
CHAPITRE 20 : DEFINITIONS .................................................................................................................................... 47
20.1 : PREVISION BUDGETAIRE ................................................................................................................................ 47
20.2 : GESTION BUDGETAIRE ................................................................................................................................... 47
20.3 : EXECUTION BUDGETAIRE ............................................................................................................................... 47
20.4 : CONTROLE BUDGETAIRE ............................................................................................................................... 47
CHAPITRE 21 : SYSTEME DE GESTION BUDGETAIRE .......................................................................................... 48
21.1 : GENERALITES ............................................................................................................................................... 48
21.2 : ETABLISSEMENT DES PRIORITES .................................................................................................................... 48
21.3 : APPROCHE ET PROCEDURE DE LA BUDGETISATION ......................................................................................... 48
21.4 : ADOPTION DU PLAN DE TRAVAIL..................................................................................................................... 48
CHAPITRE 22 : PRESENTATION DU BUDGET ......................................................................................................... 48
22.1 : GENERALITES ............................................................................................................................................... 49
22.2 : PREAMBULE ................................................................................................................................................. 49
22.2.1 : Priorités du nouveau budget .......................................................................................................... 49
22.3 : CORPS DU BUDGET ....................................................................................................................................... 49
CHAPITRE 23 : ETATS ........................................................................................................................................................ 49
23.1 : GENERALITES ................................................................................................................................................ 50
23.2 : ETAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE. ........................................................................................................... 50
23.3 : RAPPORT MENSUEL ....................................................................................................................................... 50
23.4 : IMMOBILISATIONS........................................................................................................................................... 50
CHAPITRE 24: ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE ............................................................................... 51
24.1 : GENERALITES ............................................................................................................................................... 52
24.2 : ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE ...................................................................................................... 52
24.3 : OUTIL INFORMATIQUE .................................................................................................................................... 52
CHAPITRE 25 : SYSTEME COMPTABLE .................................................................................................................. 52
25.1 : NOMENCLATURE ........................................................................................................................................... 52
25.2 : NORMES ET PRINCIPES COMPTABLES ............................................................................................................. 53
25.3 : SYSTEME ET PROCEDURES ............................................................................................................................ 53
25.3.1 : Réception et enregistrement .......................................................................................................... 53
25.3.2 : Vérification & approbation .............................................................................................................. 53
25.3.3 : Imputation comptable & paiement ................................................................................................. 53
25.4 : PLAN COMPTABLE ......................................................................................................................................... 54
ANNEXES…………………………………………………………………………………………………… 55-78
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PREMIERE PARTIE
PROCEDURES
ADMINISTRATIVES
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Chapitre 1 : ORGANISATION DE LA DIRECTION EXECUTIVE (DE)
1.1 : Généralités
Pour permettre un bon fonctionnement, le RIP+ s’est doté d’une Direction Exécutive
dont la fonction est d’aider à la réalisation des buts et des objectifs qu’Il s’est fixé
ainsi qu’à la mise en œuvre des décisions et programmes adoptés par l’assemblée
générale.
Elle est composée de :
 01 Directeur Exécutif
 01 Assistant Administratif
 01 Directeur Administratif et Financier
 01 Directeur de Programmes
 01 conseiller technique Chargé du Suivi & Evaluation
 01 conseiller technique Chargé de la prévention
 01 conseiller technique chargé du renforcement de capacité
 01 conseiller technique chargé de la prise en charge
 01 conseiller technique chargé des O E V
 01 Chauffeur
 01 technicien de surface
1.2 : Directeur Exécutif (DE)
Le Directeur Exécutif est placé sous la responsabilité directe du Conseil

d’Administration, et exerce ses activités sous l’autorité administrative de celui-ci.
Le DE suit la gestion courante des activités, programmes et projets du réseau. Il
représente le réseau auprès de l’administration et des partenaires techniques et
financiers pour les négociations préalables et autres questions entrant dans le cadre
de la gestion courante (voir annexe 3.3.a).
1.3 : ASSISTANT ADMINITRATIF
Il est placé sous l’autorité directe du Directeur Exécutif et l’assiste dans ses tâches.
Il est chargé entre autre de :
 tenir le secrétariat du bureau
 d’écrire les correspondances
 gérer les rendez-vous du DE.
(Voir annexe 3.3.b)
1.4 : DIRECTEUR Administratif et Financier
Il est placé sous l’autorité directe du Directeur Exécutif.

Il est chargé de tout ce qui est de la gestion administrative, financière, budgétaire et
comptable du réseau. Il doit protéger les biens du réseau et aussi apporter un appui
technique aux ONG membres.(Voir annexe 3.3.c).
1.5 : Directeur de Programmes

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Placé sous l’autorité du Directeur Exécutif, il est chargé de l’élaboration des

programmes et de leur suivi. Il assure l’intérim du Directeur Exécutif (Voir annexe)
1.6 : CONSEILLERS TECHNIQUES

Placés sous l’autorité du Chargé de programmes, ils assurent la mise en œuvre du
projet relevant des domaines en rapport avec la mission du RIP+ qui s’inscrit dans
les domaines suivants :
- prise en charge
- OEV
- prévention
- renforcement de capacité
1.7 : Chauffeur
Placé sous l’autorité du DAF il conduit le véhicule du RIP+. Il est chargé d’exécuter
toutes les courses à lui confier dans le cadre du travail pour le compte du RIP+.
(Voir annexe TDR)
1.8 : Chargé du Suivi & Evaluation
Placé sous l’autorité du Chargé des Programmes, il a pour rôle de suivre et d’évaluer
les programmes du réseau. (Voir annexe).
1.9 : Chargé de Subventions
Placé sous la supervision du DAF, il sera chargé de gérer tout ce qui est assistance
de micro subventions avec les ONG membres du Réseau.
1.10 : Agent de Sécurité

Placé sous l’autorité du DAF il assurera la sécurité des biens et personnes se
trouvant dans les locaux du RIP+.
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ASSEMBLEE GENERALE DU RIP+
COMITE CONSULTATIF
CONSEIL
D’ADMINISTRATION
SECRETAIRE BILINGUE / DIRECTEUR

CHARGE DE LA EXECUTIF ASSISTANTE DE DIRECTION
COMMUNICATION (1) CHARGEE DE LA COMMUNICATION (2)
DIRECTEUR
DES PROGRAMMES RESPONSABLE
ADMINISTRATIF ET
FINANCIER
RESPONSABLE
SUIVI - EVALUATION COMPTABLE
LOGISTICIEN
ASSISTANT CHARGEE DE LA CHARGE DES

SUIVI - EVALUATION PTME ET DU GENRE SOINS ET SOUTIEN
ASSISTANT
CHARGE DU COMTABLE
CONVOYAGE DES
PRELEVEMENTS CHAUFFEUR
S
Organigramme du RIP+
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Chapitre 2 : ORGANISATION DU TRAVAIL
2.1 Horaires de travail
Dans le souci de contribuer à l’amélioration de la qualité de vie des

PVVIH dans le monde du travail, la durée hebdomadaire de travail est
fixée à trente heures (30h). Elle est effectuée en cinq jours ouvrables
(5 jours) du lundi au vendredi inclus.
La durée journalière de travail est de 6 heures. Les heures
d’ouvertures et de fermetures des bureaux sont fixées comme suit :
Matin : 08 H 30 – 12 H 00
Pause : 12 H 00 – 14 H 00
Après midi : 14 H 00 – 16 H 30
2.2 Heures supplémentaires
Toute heure travaillée en plus de la durée quotidienne légale constitue

une heure supplémentaire.
Une heure supplémentaire peut ouvrir soit à une indemnité
compensatrice, soit à un repos compensateur.
2.2.1 Bénéficiaires
Les heures supplémentaires ne concernent pas les cadres.

Peuvent bénéficier d’une heure supplémentaire, les chauffeurs, et
autres petits personnels de bureau.
2.2.2 Validité
Pour être valable, les heures supplémentaires effectuées par un

employé doivent être demandées par un supérieur hiérarchique.
L’objet de cette heure supplémentaire doit être rattaché aux activités
du bureau et jugé nécessaire.
2.2.3 Rémunération
Les heures effectivement travaillées feront l’objet d’une déclaration

(Annexe 2.2.2) avant toute mise en paiement ou récupération.
La déclaration doit être signée par l’employé, le commanditaire de
l’heure supplémentaire et contre signée par le Directeur Exécutif du
RIP+.
 En cas de paiement en numéraire, le calcul de l’indemnité se
fera sur la base des lois en vigueur dans le pays.
 En cas de compensation en jour ou heure de travail, l’employé
notifiera par écrit le jour et le moment qu’il a choisi et sans
dépasser les heures déclarées.
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2.2.4 Restriction
Les heures supplémentaires ne sont pas cumulables. Une heure

supplémentaire est perdue après le mois au cours duquel elle a été
effectuée.
2.3 Absences
Est considérée comme absence, toute non présence d’un employé à

son poste de travail aux jours et heures ouvrables.
2.3.1 Principes
Chaque supérieur hiérarchique doit être informé de toute absence du

personnel sous sa responsabilité qui à son tour informe le Directeur
Exécutif.
Pendant les heures de service, aucun employé ne peut s’absenter de
son poste sans autorisation de son supérieur. (Annexe 2.3.1)
2.3.2 Absence maladie
Est considérée comme absence maladie, toute absence d’un employé

à son poste de travail pour cause de maladie.
Toute absence maladie doit être justifiée par un certificat d’arrêt de
travail ou un certificat médical délivré par un médecin. L’arrêt de travail
ou le certificat médical doit être déposé dans les quarante huit heures
qui suivent sa délivrance au bureau du supérieur hiérarchique. Celui-ci
doit transmettre le certificat au service personnel pour être inséré dans
le dossier de l’employé.
2.3.3 Absence exceptionnelle
Tout employé peut s’absenter de son poste de travail à titre

exceptionnel à condition d’avoir reçu une autorisation de son supérieur
hiérarchique sur demande de permission (Annexe 2.3.1).
Ce sont par exemple les absences pour mariage d’un ami, pour
accompagner sa femme ou ses enfants à l’hôpital, participer à des
funérailles, faire une course rapide,...
2.4 Congés
Les congés sont des absences réglementées par la loi. C’est donc un
droit acquis par l’employé et exercé par lui.
2.4.1 Congés annuels
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Tout employé du RIP+ bénéficie de deux (02) jours ouvrables de

congés par mois ce qui fait vingt-quatre(24) jours cumulés de jours
ouvrables l’année.
L’employé exerce ce droit comme il veut mais en conformité avec le
planning des activités de l’organisme qui l’emploie.
2.4.2 Planning de congé
En début d’année chaque responsable hiérarchique du RIP+ doit

établir un planning de congés annuels pour les employés qui sont
sous sa responsabilité.
Ce planning doit tenir compte du plan de travail annuel (PTA) du RIP+.
2.4.3 Décision de congé
L’employé qui demande à partir en congé doit remplir une autorisation

de congé (annexe 2.4.3) en indiquant la date de départ en congé et la
date de reprise du service.
Tout cela doit être conforme au planning établi en début d’année.
L’autorisation signée de l’employé est transmise à son supérieur
hiérarchique pour visa et qui à son tour la transmet au Directeur
Exécutif du RIP+ pour accord.
2.4.4 Cas de refus
L’employé peut se voir refuser le droit de partir en congé. Ce refus de

la part du supérieur hiérarchique ou du Directeur Exécutif doit être
motivé par des raisons valables.
Ce refus doit être signifié à l’employé par écrit, 48 heures au maximum
suivant le dépôt de l’autorisation tout en lui proposant une nouvelle
date de congé.
2.4.5 Départ en congé
L’autorisation de congé remplie par l’employé et signée par les

différentes parties concernées, est transmise au DAF qui établit une
décision de congé soumise à la signature du Directeur Exécutif du
RIP+.
Elle est établie en 2 exemplaires dont un remis à l’employé et l’autre
exemplaire archivé dans son dossier personnel.
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Chapitre 3 : LE RECRUTEMENT DU PERSONNEL
3.1 Généralités
Toute structure, pour atteindre ses objectifs, a besoin de ressources

humaines adéquates. Ainsi, le RIP+, conformément à ses statuts et
Règlement Intérieur, définit ici l’ensemble du processus nécessaire
pour le recrutement de personnel qualifié pour exécuter ses activités.
3.2 Définition du besoin
Le RIP+ recrutera du personnel si seulement si cela s’avère

nécessaire et impératif pour la mise en œuvre de ses activités.
Le besoin peut provenir du bailleur ou du RIP+.
3.2.1 Besoin du partenaire technique et financier
Le partenaire dans le cadre de son financement peut exiger le

recrutement du personnel différent de celui qui existe déjà ou du
recrutement de personnel complémentaire.
3.2.2 Besoin exprimé par le RIP+
Le RIP+ peut sentir aussi le besoin de recruter du personnel pour être

plus efficace dans la mise en œuvre de ses projets.
Dans ce cas, le besoin est exprimé par la Direction Exécutive qui saisit
le Conseil d’Administration par écrit.
Le(a) Président(e) du Conseil d’Administration convoque les membres

de son bureau qui statuent et délibèrent.
 La demande peut être jugée inopportune ou mal argumentée
donc faire l’objet de rejet. En cas de blocages faire appel à la
médiation du Conseil Permanent Associé
 La demande est acceptée et la procédure de recrutement est
initiée.
3.3 Termes de références
Chaque poste au RIP+ doit comprendre des termes de références

clairs, concis et précis. Les termes de références définissent les tâches
affectées au poste qui fait l’objet du recrutement et donc permettent
d’évaluer celui qui l’occupera. Annexe pour modèle de termes de
références. Les informations suivantes peuvent apparaître selon :
 La description du poste à pourvoir
 La catégorie professionnelle
 Le niveau d’études et diplômes requis
 L’expérience professionnelle requise
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 Les contraintes liées au poste

 Le lieu d’affectation
Annexe 3.3a
TERMES DE REFERENCE POUR LE POSTE

DU DIRECTEUR EXECUTIF
1. Tâches
Placé sous l’autorité du Président du Conseil d’Administration du RIP+, le Directeur Exécutif
est responsable de la coordination et de la gestion efficace de la mise en œuvre des
Objectifs du réseau.
A ce titre, il veille à ce que tous les moyens légaux soient utilisés avec le maximum
d’efficacité pour atteindre les objectifs fixés en termes de résultats, conformément aux
recommandations de l’assemblée générale.
Le Directeur Exécutif est chargé notamment des tâches suivantes :
 Superviser, coordonner les composantes du programme, les structures

administratives, les techniques de la Direction Exécutive pour que les biens, les
services prévus soient livrés conformément aux plans de travail, aux budgets et aux
directives des manuels de procédures du programme ;
 Présenter pour approbation le plan d’action annuel budgétisé du RIP+ ;
 Soumettre au Conseil d’Administration du RIP+ pour approbation les rapports

d’activités mensuels, trimestriels et annuels suivant les exigences des partenaires ainsi
que les procès-verbaux, et les rapports des réunions) ;
 Approuver les mouvements de fonds ;
 Veiller à ce que tous les comptes soient tenus selon les procédures comptables
acceptables par les partenaires techniques et financiers;
 Signer tous les documents nécessaires pour les demandes de retrait de fonds sur les
comptes de crédits, sur les fonds de roulement et les comptes spéciaux ;
 Assurer une diffusion suffisante de la documentation relative au programme

(rapports d’évaluation, rapports d’activités, accords de dons et de crédits, documents de
travail, manuels de procédures et directives du RIP+ etc.) ;
 Procéder aux arrangements nécessaires pour que les opérations de vérification des
comptes soient effectuées selon les clauses des accords, de crédit et protocoles de
financement.
 Préparer et participer aux Réunions du Conseil d’Administration du RIP+.

 Représenter le RIP+ devant les administrations et dans les réunions de concertation
avec les partenaires et obligation de rendre compte au Président du Conseil
d’Administration avant et après.
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2. Profil
 Niveau d’études supérieures
 Expérience pertinente à un poste de responsabilité de rang de directeur dans les
secteurs sociaux ; l’expérience dans les structures avec autonomie de gestion étant
recherchée ;
 Expérience dans la planification, la gestion, la coordination, le suivi et l’évaluation
des activités de lutte contre le sida ;
 Expérience dans le développement communautaire et/ou avec des mouvements
associatifs, ou avec les ONG axées sur les secteurs sociaux et/ou le développement
communautaire;
 Fortes qualités de communication ;
 Parfaite maîtrise du français.
 Etre une Personne infectée ou affectée par le VIH (PIAVIH).
Annexe 3.3b
TERMES DE REFERENCES POUR UN(e)

Assistant[e] Administratif [ve].
1. Tâches
Placé (e) sous l’autorité du Directeur Exécutif, l’Assistant (e) Administratif (ve) est chargé(e)
de :
 Mettre en place le système de classement des dossiers du RIP+;
 Organiser quotidiennement le travail de secrétariat et instaurer un système
d’évaluation ;
 Organiser la logistique des réunions du RIP+ ;
 Préparer les réunions, prendre les notes et rédiger les comptes-rendus, les procès-
verbaux, et les rapports des réunions ;
 Transmettre le plus rapidement possible les documents et les correspondances aux
intéressés ;
 Tenir le cahier des rendez-vous et visites du Directeur Exécutif du RIP+.
 Assurer la saisie des documents surtout urgents au secrétariat ;
 Réceptionner le matériel et les fournitures de bureau pour le secrétariat ;
 Assurer le bon fonctionnement de tout le matériel de bureau et veiller à son entretien
régulier ;
 Assurer toute autre tâche qui lui est confiée par le Directeur Exécutif dans le cadre
des activités du RIP+.
2. Profil
 Avoir une formation universitaire
 Avoir une expérience solide dans le domaine du secrétariat de direction
 Une bonne connaissance des relations avec les partenaires techniques et financiers
 Une bonne maîtrise du Français et de l’Anglais
Annexe 3.3c
LES TERMES DE REFERENCES

DU POSTE DU DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER
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1. Tâches
Sous l’autorité du DE, le DAF est responsable de la tenue journalière de la comptabilité ainsi
que de la préparation des rapports financiers relatifs à l’exécution des projets du RIP+.
Il est chargé entre autres des tâches suivantes :
 veiller à ce que les comptes soient suffisamment approvisionnés en vue du règlement
rapide des dépenses engagées dans le cadre des Projets ;
 tenir à jour et de manière régulière les documents financiers (journaux et livres
comptables) suivant le système défini et tenir une comptabilité informatisée donnant les
détails pour chaque catégorie de dépenses, composantes, sous composantes et sources de
financement ;
 établir les demandes de paiement et assurer leur suivi ;
 préparer les demandes de retraits de fonds et toute la documentation nécessaire aux
décaissements conformément aux directives des partenaires techniques et financiers ;
 dresser mensuellement les états de rapprochement bancaire du compte spécial du projet
et sortir la situation financière de chaque composante ;
 fournir toutes les informations nécessaires au DE
 tenir une comptabilité informatisée et sortir les rapports de présentation régulière des
comptes, états et tableaux de bord du RIP+ faisant apparaître les engagements, les factures
reçues et payées ainsi que les fichiers pour chaque prestataire de services.
2. Profil :
Le DAF doit avoir:
 Une formation de niveau supérieur dans le domaine de la Comptabilité et Finances
 Une expérience d’au moins trois (3) années dans un service comptable traitant d’un
important flux annuel avec utilisation de l’informatique ;
 Une bonne connaissance et/ou expérience des règles et procédures de décaissement
des projets financés par les partenaires techniques et financiers
 Une bonne connaissance de l’utilisation de la micro-informatique en général et des
logiciels comptables en particulier.
 Une bonne maîtrise des langues de travail : français et anglais.
3.4 Publication de poste
Tout poste faisant l’objet d’un recrutement de cadre doit être publié sur
Internet et / ou dans un journal de grande audience au niveau sous-
régional / national au moins deux fois. La publication doit indiquée :
 les termes de références,
 les dossiers à fournir,
 le lieu de dépôt des dossiers,
 la personne à qui adresser la demande
 la date d’ouverture des dépôts et la date de clôture.
Aucun poste ne peut faire l’objet de recrutement de gré à gré.
Dans le cadre d’une promotion interne, le poste doit faire l’objet d’une
publication par courrier et/ou par Internet aux organisations membres
et aux partenaires.
3.5 Réception de dossier de candidature
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Les dossiers de candidatures pour le poste de Directeur Exécutif et

des cadres sont adressés au Président du Conseil d’Administration du
RIP+.
Les dossiers de candidatures pour le personnel d’appui sont adressés

au Directeur Exécutif du RIP+.
Tous les dossiers de candidatures sont reçus à la Direction exécutive
du RIP+.
Les dossiers doivent être sous pli fermé avec les références du poste
sur le pli.
Aucun dossier ne doit être accepté après la date limite de dépôt
indiquée dans l’annonce sauf événement imprévu, le cachet de la
poste faisant foi.
3.6 Dépouillement des dossiers
La Direction Exécutive fait le point des dossiers reçus avec le Conseil

d’Administration. Un comité de présélection de dossiers de
candidatures est mis en place pour dépouiller les dossiers et procéder
à leur saisie dans le dossier informatique ainsi qu’au choix des
candidats pour l’interview. (Voir annexe 3.6)
3.7 Panel de recrutement
Le panel est composé des personnes qui doivent interroger les

candidats, les noter et retenir celui qui doit occuper le poste à pourvoir.
Pour le poste du Directeur exécutif et des cadres, le panel doit
comprendre 4 personnes au maximum :
 Le PCA du RIP+
 Le Secrétaire général
 01 représentant du partenaire
 01 personne ressource pour le poste promu
Pour les autres postes, le panel doit comprendre 3 personnes au

maximum
 Le Directeur Exécutif du RIP+
 1 représentant d’un partenaire
 1 responsable hiérarchique du poste concerné au cas où ce
poste existe déjà
3.8 Test de recrutement
Après analyse des dossiers, seuls les candidats remplissant les

conditions, sont retenus et informés.
Le recrutement peut se faire en deux étapes :
 Entretien
 Test écrit
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Le recrutement peut se faire directement par entretien.

Le mode de recrutement retenu est laissé à l’appréciation du Conseil
d’Administration ou de la Direction Exécutive.
Quel que soit le mode de recrutement retenu les candidats doivent être
notés et classés par ordre de compétence.
Celui qui vient en tête est retenu pour le poste.
Si celui-ci désiste on pourra faire appel au suivant.
A la fin du test un rapport doit être rédigé pour rendre compte et ce
dossier doit être archivé dans le dossier du candidat retenu.
3.9 Contrat de travail
Le RIP+ ne délivre que des contrats à durée déterminée. Le contrat de

travail ne peut excéder la durée de vie du projet auquel il est lié.
Chaque nouvel agent doit, avant sa prise de service, signer un contrat
de travail à durée déterminée portant les mentions et les obligations
suivantes :
 désignation du poste de travail
 durée des engagements contractuels
 durée de la période d’essai
 définition des fonctions ou description des tâches
 éléments de rémunération
 dispositions relatives aux congés annuels, à la sécurité
sociale…
 dispositions relatives aux autres contributions parafiscales
 obligations du travailleur, règlement intérieur,
 modalités de règlement des conflits.
Le recrutement et la gestion des contrats de travail du personnel
doivent respecter les dispositions prévues dans le protocole d’accord
entre le bailleur de fond et le RIP+ d’une part, et les lois en vigueur en
Côte d’Ivoire d’autre part. (Annexe 3.9)
3.10 : Dossier du personnel
Il doit être ouvert un dossier pour chaque personne employée par le

RIP+
Ce dossier doit comprendre les éléments suivants :
 une copie du dossier de recrutement
 une copie du contrat de l’employé
 une copie certifiée de ses diplômes
 une copie certifiée de son curriculum vitae
 une copie des coordonnées bancaires de l’employé
 une copie certifiée de sa carte nationale d’identité
 une copie de son adresse et autres informations.
3.11 Profil de carrière
Le personnel est recruté pour une durée déterminée correspondant à

la durée des projets. Pour cela et compte tenu de l’hétérogénéité des
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activités du RIP+ qui s’achèvent donc dans le temps, il devient

impossible de prévoir une évolution de carrières pour le personnel.
Chapitre 4 : RUPTURE DU CONTRAT
4.1 Généralités
La rupture d’un contrat de travail peut intervenir pour l’une des causes
ci-après :
• arrivée du terme
• Démission ou abandon de poste
• Licenciement
• Décès de l’employé
4.2 Fin du contrat
Les contrats à durée déterminée prennent fin à l’arrivée du terme

convenu au moment de leur conclusions et doivent respecter le prescrit
du Code du Travail et ses mesures d’application. Elle ne donne droit à
aucun dédommagement et intérêt.
Toute fois si le bailleur reconduit son financement alors le contrat sera
renouvelé. Cependant, cette disposition est laissée à l’appréciation du
Conseil d’Administration du RIP+, qui statue sur la reconduction ou non
du contrat.
4.3 Résiliation
La résiliation d’un contrat peut intervenir pour de justes motifs,

notamment les cas de faute lourde, d’incompétence, la suspension du
RIP+ ou de décès de l’employé. Sauf cas de décès, la partie qui prend
l’initiative de la rupture doit observer le délai de préavis prévu par les
dispositions légales et réglementaires. Au moment de son départ,
l’employé doit remettre tous les biens mis à sa disposition.
En tout état de cause, l’agent ne sera libre de tout engagement vis-à-
vis du RIP+ qu’au moment où il lui sera remis son certificat de travail et
qu’il aura reçu son solde de tout compte.
4.4 Démission ou abandon de poste
Toute absence non justifiée d’une durée de quinze (15) jours est
assimilée à un abandon de poste et le contrat est d’office résilié au tord
de l’employé.
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L’employé a la possibilité de donner sa démission sous réserve du

respect de l’obligation de préavis. Les modalités d’exécution de ce
préavis ainsi que sa durée sont celles prévues dans la législation en
vigueur en Côte d’Ivoire ou dans le règlement intérieur du RIP+ (Voir
RI).
Lorsqu’un employé démissionne sans respect du préavis ou
abandonne son poste de travail, le RIP+ se réserve le droit de réclamer
à l’intéressé, l’indemnité compensatoire de préavis.
4.5 Licenciement
Les droits de licenciement sont calculés conformément aux

dispositions du contrat, du règlement d’ordre intérieur, de la législation
du travail en vigueur.
4.6 Décès de l’employé
En cas de décès d’un employé, le salaire et les indemnités de toute

nature acquis à la date du décès reviennent de plein droit à ses ayant-
droits.
Chapitre 5 : RECRUTEMENT DE CONSULTANT
Le consultant est une personne à laquelle le réseau fait appel pour son
expertise dans un domaine bien précis. Il n’est pas un employé du
réseau.
Il peut être un consultant local ou international.
5.2 : Recrutement
Le besoin de recrutement doit être nécessaire et entrer dans le cadre

de la mise en œuvre des activités du réseau.
Ainsi, lors de la rédaction des projets l’on doit évaluer s’il est
nécessaire ou non de prendre un consultant et prévoir une ligne
budgétaire.
Si le besoin se fait ressentir en cours d’exécution du projet, le réseau
doit informer et obtenir du bailleur de fonds l’autorisation de recruter
un consultant.
Il obéit à la procédure de recrutement du personnel.
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5.3 : Honoraires
Pour la rémunération du consultant, le réseau doit disposer d’un

barème de fixation des honoraires tant pour les consultants locaux
qu’internationaux.
Cela peut se faire par une circulaire prise par le Directeur Exécutif et
tenir compte des réglementations en vigueur des différents bailleurs de
fonds.
Les honoraires sont payés par étapes. (Annexe Barème horaire)
5.4 : Frais de mission
Tous les frais qui seront occasionnés dans le cadre du travail du

consultant seront à la charge du réseau si elles sont jugées comme
telles. (Frais de déplacement ; de téléphone ; hébergement,…)
5.5 : Documents produits
Tous les documents produits par le consultant lors de son travail

restent la propriété privée du réseau.
Toutes divulgations sans autorisation préalable de ces informations par
celui-ci, l’exposent à une poursuite judiciaire et il sera rayé de la base
de données du réseau.
5.6 : Contrat de consultation
Tous les consultants bénéficient d’un contrat de consultation qui

détermine les droits et devoirs de ceux-ci envers le réseau.
Il doit comprendre ;
 Le contrat type
 Le curriculum vitae du postulant
 Un formulaire de ses expériences de consultants. (Annexe
5.6.a & 5.6.b)
Deux exemples de contrats sont présentés en annexe pour votre

information.
Le premier se base sous la forme qu’on utilise pour recruter des

bureaux de consultants ou des ONG.
Le deuxième exemple est un contrat type de mission courte.
Chapitre 6 : PAIE
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6.1 : Fiche de présence
Chaque employé doit remplir chaque jour une fiche de présence.

Cette fiche est signée par l’employé lui-même, son superviseur direct
et le secrétaire exécutif.
Cette fiche de présence servira de base de calcul du salaire à la fin
du mois.
Elle doit être transmise à la fin du mois au chef du personnel par
chaque supérieur hiérarchique. (Annexe 6.1)
6.2 : Salaire
L’employé du RIP+ bénéficie d’un salaire fixé au moment de la

conclusion du contrat d’embauche.
Le salaire est payé à la fin de chaque mois sur la base de la fiche de
présence.
La procédure est mise en œuvre dès le 20 du mois par le responsable
de la paie. (Annexe Grille salariale).
6.3. Barème
Les rémunérations du personnel seront fonction des rémunérations

proposées par les projets financés par les partenaires techniques et
financiers. Elles doivent tenir compte de la formation, de la qualification
et de la fonction à occuper pour permettre de recruter du personnel de
qualité.
6.4 Paiement du salaire
Le paiement est constaté par un bulletin individuel de paie qui est

rédigé de manière à faire apparaître clairement les différents éléments
de la rémunération, la catégorie et la nature exacte de l’emploi occupé.
(Annexe 6.4)
6.5 Mode de paiement
Le paiement du salaire est fait par chèque.
6.6 : Avances sur salaires
Les avances sur salaire doivent être versées à l’employé entre le 1er et le 15 du mois en
cours s’il en manifeste le besoin. Le reliquat lui sera versé à la fin du mois en cours.
Si l’employé manifeste un cas d’extrême nécessité entre le 16 et la fin du mois, sous
l’approbation du Directeur Exécutif et sur autorisation express ou écrite, il lui sera versé une
avance sur salaire.
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Chapitre 7 : Réunions
7.1: Réunions hebdomadaires.
Pour une meilleure efficacité le Directeur Exécutif du RIP+ organise

chaque lundi une réunion de staff. Tous les employés sont obligés de
participer à cette réunion au cours de laquelle on fait le compte rendu
des activités de la semaine écoulée et on planifie celle de la semaine
qui commence.
7.2 : Procès verbaux
Chaque réunion hebdomadaire est sanctionnée par un procès verbal

qui est distribué à chaque membre du staff.
Chapitre 8 : SECRETARIAT
Le secrétariat est la vitrine de tout bureau. Elle reflète souvent l’image

de la structure qu’elle représente.
L’Assistant Administratif est chargée de la gestion du secrétariat. Il doit
veiller à son organisation.
8.2 : Tableau d’affichage
Le secrétariat doit disposer d’un tableau d’affichage.

L’on y affiche toutes les informations utiles pour les renseignements
des visiteurs ainsi que des employés par rapport aux nouvelles
circulaires.
8.3 : Salle d’attente
Il doit comprendre une salle d’attente pour tous les visiteurs qui se
rendent à la Direction Exécutive pour des informations ou des rendez
vous de travail.
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Chapitre 9 : COURRIER ARRIVE
Il s’agit de toute correspondance extérieure adressée au réseau.

Elle peut être adressée manuellement ou par la poste.
9.2 : Courriers arrivés
L’Assistante de direction est la seule personne habilité à recevoir tous

les courriers provenant de l’extérieur et adressés à la Direction
Exécutive du RIP+.
Elle procède au dépouillement du courrier arrivé.
9.3 : Enregistrement du courrier arrivé
Après dépouillement du courrier, l’assistant de direction procède à

l’enregistrement de celui-ci en lui affectant un numéro d’ordre et la date
de réception.
Le secrétariat doit disposer de :
 un cachet dateur
 un cachet courrier arrivé.
Elle doit avoir un registre de courrier arrivé ou elle enregistre de façon
chronologique les courriers.
9.4 : Transmission du courrier
Le courrier enregistré est transmis par l’assistant au destinataire dans

le cas où celui-ci est spécifié. Dans le cas contraire, le courrier est
transmis au Directeur Exécutif qui peut en imputer son exécution à
tierce personne.
Le courrier peut avoir un objet spécifique qui ne nécessite pas une
imputation à tierce personne.
9.5 : Classement du courrier
L’assistante doit faire une copie du courrier si cela est nécessaire. Elle
classe cette copie dans le chrono de courrier arrivé de manière
chronologique afin de faciliter d’éventuelles recherches plus tard.
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Chapitre 10 : COURRIER DEPART
Dans le cadre de ses activités, le RIP+ échange des courriers avec ses
différents partenaires. Il échange aussi d’autres documents à savoir
rapports, compte-rendu….
10.2 : Emission du courrier
Tous les courriers engageant la responsabilité du RIP+ sont saisis par

l’Assistante de direction.
Les courriers sont saisis sur papier à entête portant le logo du RIP+.
Tout courrier officiel qui n’est pas sur entête ne peut engager la
responsabilité du RIP+.
Chaque courrier doit comprendre les mentions suivantes :
 Date
 Objet
 Référence du courrier
 Destinataire
 Signature
10.3 : Signature du courrier
Le courrier, une fois saisi et corrigé par l’Assistant de direction, est

transmis au Directeur Exécutif pour une lecture corrective. Le courrier
finalisé, est imprimé sur papier à entête du RIP+ et soumis à signature
du Directeur Exécutif.
Le Directeur Exécutif est la seule personne habileté à signer les
courriers qui partent de la Direction exécutive du RIP+ sauf pour les
personnes ayant reçu une procuration de sa part.
Tout courrier non signé par une personne habilitée à le faire n’engage
en aucune façon le RIP+.
10.4 : Enregistrement du courrier
Les courriers signés sont cachetés et enregistrés de manière

systématique dans un « cahier courrier départ ».
Les courriers sont enregistrés de manière chronologique.
10.5 : Archivage
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Les courriers signés, enregistrés sont photocopiés par l’Assistant

Administratif.
Les copies de ces courriers sont classées de manière chronologique
dans le chrono courrier départ afin de faciliter les recherches plus tard.
DEUXIEME PARTIE
PROCEDURES
COMPTABLES
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Chapitre 11 : ACHAT PAR BON DE COMMANDE
11.1: Généralités
Tout achat débute par l’expression des besoins matérialisés par une «
demande d’achat » transmis au DAF.
C’est le DAF qui déterminera si l’article est:
 au magasin ;
 à acheter sur bon de commande
 à acheter cash.
Si l’article se trouve au magasin, un bon de réquisition est signé par le
responsable du service utilisateur et présenté à celui qui tient les
stocks pour être servi.
Le gestionnaire des stocks doit faire un rapport de gestion chaque
mois.
Si l’article ne se trouve pas dans le stock, le DAF déterminera le mode
d’acquisition (paiement cash ou émission d’un bon de commande).
11.2 : Demande d’achat
Cette demande est remplie par ceux qui expriment le besoin d’avoir un
bien pour accomplir leur travail.
Cette demande doit être signée par le demandeur et comprend les
mentions suivantes :
 la date
 le nom du demandeur
 le service
 la nature du besoin
 la quantité
 les références détaillées du model
(Annexe 11.2)
11.3 : Collecte de devis

Lorsqu’il a été décidé d’acheter le bien demandé par bon de
commande, le chargé des achats sollicite dans la liste des
fournisseurs, le nombre de devis nécessaires pour effectuer l’achat.
Montant de la dépense envisagée
Nombre de devis à obtenir
Montant Inférieur ou égal à 50.000 FCFA une (01) pro forma est
obligatoire
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Montant compris entre 50 000FCFA et 2 .500 000 FCFA Trois (03)

factures Pro forma sont obligatoires
Montant Supérieur ou égal à 2.500.000 procéder à l’appel d’offre
11.4 : Analyse des devis
Les devis reçus des différents fournisseurs sont analysés par un

comité de sélection composé du DE, du DAF et du Directeur de
Programmes.
La sélection se fait sur la base des éléments suivants consignés dans
un tableau:
 Description du bien ou équipement

 La quantité
 La date de livraison
 Les modalités de paiement
 La garantie
 Le prix
 Autres informations nécessaires.
Un mémo est établi pour rendre compte du fournisseur qui a été
retenu.
11.5 : Bon de commande
Après avoir analysé les devis et retenu un fournisseur, le DAF établit

un bon de commande qu’il adresse à celui-ci.
Le bon de commande doit comprendre les éléments suivants :
 Fournisseur et son adresse,
 La désignation,
 Les quantités commandées,
 Les prix unitaires
 Les prix totaux.
 Le code du partenaire ou projet concerné.
(Annexe 11.5)
11.6 : Livraison & inspection de la commande
 Tout bien ou article livré au RIP+ doit être inspecté afin de s’assurer
que la livraison correspond à la commande.
L’inspection consiste à vérifier, en présence du livreur,
- la marque
- le modèle
- la quantité
- la couleur (si nécessaire)
- les dimensions (si nécessaire)
- le prix ;
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tels que mentionnés sur le bon de commande et le bordereau de

livraison et à signaler par écrit tout défaut ou toute insuffisance
constaté.
 Pour les équipements électriques, électroniques ou
électroménagers, il faut ensuite procéder à la mise en route en
présence du livreur. Tout défaut de fonctionnement ou brouille doit
être inscrit sur la fiche d’inspection qui sera signée par le livreur et
dont copie sera remise à ce dernier.
Chapitre 12 : APPEL D’OFFRE
Est soumis à appel d’offre, tout achat de biens ou réalisation de

travaux supérieur ou égal à Deux millions cinq cent mille (2.500.000
FCFA)
12.2 : Préparation du dossier d’appel d’offre
Le DAF est tenu de déterminer le contenu de l'appel d'offres en

fournissant la description et la nature technique de l'offre et la manière
dont elle devrait être livrée ou fournie.
Pour les projets, le contenu de la soumission sera déterminé par le
Directeur de Programmes, en collaboration avec le DAF par délégation
du DE.
Le DAF transmet ensuite cette requête au Directeur Exécutif qui est
en même temps le Secrétaire du Conseil des Adjudications. Le DAF
s'assurera que la requête est conforme aux objectifs du RIP+, au plan
de travail et au budget approuvé.
12.3 : Lancement d’avis d’appel d’offre
Le Secrétaire du Comité d’Attribution du Marché en consultation avec

le Président du Comité d’Attribution du Marché, s'assure que les avis
d'appel d'offres sont publiés dans les médias et sur le tableau
d’affichage des avis au public. Les copies des avis d'appel d'offres
seront envoyées, aux partenaires techniques et financiers et aux
conseillers ou autres pour information.
Le modèle de l'avis d'appel d'offres doit être convenu en consultation
avec le Chef de Département et le Secrétaire Exécutif. L'avis d'appel
d'offres doit préciser la nature des marchandises, services et travaux
requis, le délai, la date et l'heure de clôture de la réception des offres
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ainsi que les adresses où les offres seront envoyées. Les avis d'appel
d'offres sont signés par le Secrétaire du Comité d’Attribution du
Marché. Les documents de soumission donneront des informations
nécessaires pour le soumissionnaire éventuel en vue de préparer une
offre de biens et de services fournis. Alors que les détails et la
complexité de ces documents doivent varier de taille et de nature du
marché proposé et du contrat, ils comprennent généralement la lettre
d'invitation à soumissionner, le formulaire de soumission, le formulaire
des contrats, aussi bien général que spécifique, les caractéristiques, la
liste des biens et devis, le délai de livraison ou calendrier d'exécution.
12.4 : Présentation de soumissions
Chaque soumission est présentée dans une simple enveloppe ou colis

scellés, tel que le déterminera la nature de la soumission. L'enveloppe
est adressée au Directeur Exécutif et doit porter les mentions
"Soumission pour….." suivies d'une brève description des travaux,
fournitures, marchandises et services faisant l'objet de la soumission.
 L'enveloppe ne doit porter ni le nom ni l'identité de l'expéditeur
si non elle ne sera pas considérée.
 Le Secrétaire du Comité d’Attribution du Marché ouvre un
registre pour l'enregistrement des soumissions dès leur
réception.
 Les soumissions sont enfermées dans une boite pouvant être
fermée à double clés portant les mentions "Soumission/Devis
pour…." avec les dates d'appel d'offres, la date et l'heure de
clôture des soumissions.
 La boite sera déposée dans un endroit bien protégé et l’une des
clés sera gardée par le Secrétaire du Comité d’Attributions des
Marchés l’autre par un membre choisi par ses pairs.
 L’ouverture est scellée au jour et à l’heure de la clôture.
Aucune soumission ne peut être acceptée après la clôture des offres.
Retrait d'une soumission:
Une soumission peut être retirée avant la date de clôture. La méthode

de retrait sera identique à celle utilisée pour la présentation de l'offre
sauf que l'enveloppe portera la mention "Retrait". La dernière
enveloppe annule et remplace la première.
12.5 : Ouverture des offres/Devis
 L'ouverture des offres est faite par le Comité d’Attribution des Marchés
et le procès-verbal ad hoc est envoyé au Conseil d’Administration dans
un délai ne dépassant pas une semaine.
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 Il est recommandé que la date de clôture soit également celle de

l'ouverture des offres.
 La clôture doit donc se situer dans les premières heures du jour de
façon que l'ouverture puisse commencer peu de temps après.
 Cette information doit être précisée dans l'avis d'appel d'offres afin que
les soumissionnaires qui le désirent puissent assister à l'ouverture des
offres.
12.6 : Evaluation des Offres/Devis
L’évaluation des offres est effectuée par le comité d’attribution des

marchés auquel est adjoint le responsable du département
réquisitionnaire. Pour des offres présentant des spécifications
techniques dont ne disposent pas les membres du Comité, celui-ci
pourra faire appel à un expert en la matière par écrit. La sélection de
cet expert doit être approuvée par le Conseil d’Administration.
12.7 : Critères d’évaluations des propositions
12.7.1 : Evaluation Technique des propositions
L’évaluation doit être faite sur la base des termes du dossier d’appel
d’offres et peuvent se référer aux aspects ci-après :
• Les qualifications et expérience, réputation, responsabilité et
compétence professionnelle et managériale du fournisseur ou
entrepreneur ainsi que du personnel intervenant dans la prestation des
services.
• L’efficacité des propositions soumises par le fournisseur/entrepreneur
quant à la conformité aux besoins de l’entité de passation des
marchés.
12.7.2 : Evaluation financière des propositions
 Aux fins d’évaluation, le coût doit comprendre tous les textes

appliqués au RIP+ ainsi que toutes les autres dépenses
remboursables telles que les frais de déplacement, de traduction,
de l’impression des rapports ou des services de secrétariat.
 Les propositions affectées du coût les plus bas peuvent obtenir un
score financier de 100 points tandis que les autres propositions
sont soumises à l’analyse.
12.8 : Attribution des marchés
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Le Comité d’Attribution des Marchés ne doit pas nécessairement

accepter la soumission de meilleur marché, mais donne les raisons
pour justifier son choix, et ces raisons sont consignées dans un procès-
verbal. Ces raisons doivent cependant comprendre la meilleure qualité,
la livraison la plus rapide basée sur un avis professionnel du Comité
d'Evaluation.
Une offre ou un devis peut être acceptée lorsque :

 La somme reflétée se situe dans les limites des prévisions
approuvées.
 L'offre est évaluée comme étant la plus basse ou comme étant la
plus élevée. Dans ce cas, argumenter son choix.
 Le Comité d’Attribution du Marché veille à ce que, dans la mesure
du possible, le Soumissionnaire dispose d'un compte en banque et
d'un certificat de quitus fiscal.
 Le chargé des soumissions au niveau du RIP+ gardera un rapport
des procédures d'acquisition, contenant un minimum d'informations
suivantes:
Le Dossier d'Appel d'Offre ;
-Une courte description des biens, constructions ou services à
obtenir ;
- Les noms et adresses des soumissionnaires qui ont souscrit à
l'appel, et le nom et adresse du soumissionnaire avec qui le
contrat d'acquisition est conclu et le prix du contrat;
- Les informations relatives aux qualifications ou à défaut, les
fournisseurs ou contractants qui ont souscrit aux offres ;
- Un résumé d'évaluation et de comparaison des offres ;
- Les soumissions rejetées ;
- Le rejet d'une soumission suite à la corruption ou à la fraude.

 Un tel rapport de procédures sera, sur demande, disponible pour
n'importe quelle partie intéressée. Aucune information sur
l'évaluation des soumissions ne sera dévoilée.
 Les réclamations des soumissionnaires au sujet des procédures de
passation des marchés et les prix seront orientées vers le Conseil
de District ou de Ville pour considération.
12.9 : Notification du marché
Notification est faite au soumissionnaire dont l’offre ou le devis a été

adjugé.
Pour des raisons de transparence, il est nécessaire de mettre à la
disposition de tous les soumissionnaires une liste de toutes les
sociétés qui ont présenté des offres et qui n’ont pas été
sélectionnées par le comité d’attribution des marchés.
12.10 : Rapport d’attribution des marchés.
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Toute séance d’attribution de marchés doit être sanctionnée par

un procès-verbal dont la copie est réservée :
- A la Direction Exécutive
- Au partenaire
- A l’auditeur
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Chapitre 13 : CAISSE
Une petite caisse est instaurée pour les achats cash, transport …..
13.2 : Approvisionnement de la caisse.
La caisse est approvisionnée par du cash retiré à la banque.

Le montant maximal que la caisse peut détenir ne peut pas
excéder la somme deux cents mille (200.000 FCFA).
13.3 : Achats autorisés par la caisse.
Tous les achats nécessaires au bon fonctionnement du bureau

du RIP+ sont autorisés à être effectués par la caisse et ce dans
la limite de cinquante mille (50.000 FCFA).
Tout achat supérieur à ce montant doit faire l’objet d’un
règlement par chèque.
13.4 : Demande d’achat
Tout comme pour les achats par bon de commande tout achat
par caisse doit faire au préalable l’objet d’une demande d’achat
rempli par le bénéficiaire de l’achat.
13.5 : Identification du fournisseur
Le chargé des achats ou le bénéficiaire de l’achat peut identifier

le fournisseur.
Ensuite le fournisseur est joint au téléphone pour avoir une idée
du coût du matériel ou fourniture.
13.6 : Bon de caisse
Dès que le prix est connu il est établi un bon de caisse par la
personne qui la détient.
Le bon de caisse est signé par le DAF (l’ordonnateur), Le ou la
Caissière et le ou la bénéficiaire qui effectue l’opération. Le
Directeur Exécutif du RIP+ approuvera les dépenses
engagées avant tout ré approvisionnement.
Annexe 13.6
13.7 : Justificatif de caisse
Page 34 sur 78
Tout achat par caisse doit être justifié par un reçu rempli de
manière lisible et comportant la signature et le cachet du
fournisseur.
Tout achat ne remplissant pas cette condition doit être rejeté par
la comptabilité.
Sont exclus de cette procédure les frais de transport voir
chapitre sur les déplacements.
13.8 : Arrêt de caisse
Pour un meilleur contrôle des opérations de la caisse, chaque

fin de mois le DAF et le Directeur Exécutif font une situation de
la caisse. Cette situation est matérialisée par l’arrêt de caisse
signé par le DAF et le Directeur exécutif du RIP+ (Annexe
13.8)
13.9 : Brouillard de caisse
Le DAF doit tenir un brouillard de caisse qui retrace toutes les

opérations d’approvisionnement et d’achat.
Il comprend les éléments suivants :
 Date de l’opération
 Le libellé de l’opération
 Le montant de cette opération.
13.10 : Archivage
Toutes les pièces de caisse doivent être archivées de manière

chronologique par mois dans un chrono ouvert à cet effet.
Chapitre 14 : PAIEMENT PAR CHEQUE
Le règlement de tout achat par bon de commande doit se faire

par chèque.
14.1 : Constatation de la dépense
La constatation de la dépense se fait quand les biens

commandés sont livrés.
La livraison des biens doit être accompagnée de :
- bon de livraison,
- facture définitive et
- l’original du bon de commande.
Page 35 sur 78
A ces pièces s’ajoutent les devis ayant servi au choix du

fournisseur ainsi que le tableau d’analyse.
14.2 : Etablissement de l’autorisation de paiement
Une fois l’ensemble des pièces permettant la constatation

effective de la dette réunies, le DAF établit l’autorisation de
paiement.
La demande d’autorisation de paiement est la pièce comptable
qui sert à demander le paiement d’une facture. Il contient les
éléments suivants:
- la date de la demande d’autorisation
- le nom du bénéficiaire et adresse
- le N° d’ordre
- Le N° de la facture faisant l’objet de la demande de
paiement
- Le code du bailleur de fonds
- Le compte comptable
- Le libellé de la dépense
- Le montant
- Le numéro du chèque
- La signature de celui qui a préparé l’autorisation
- Le visa du Directeur Exécutif
(Annexe 14.2)
14.3 : Etablissement du chèque
Le DAF établit le chèque à l’ordre du fournisseur.

Il doit vérifier les éléments figurant sur le chèque avant de le
soumettre à la signature.
14.4 : Transmission pour signature
Le DAF transmet l’autorisation de paiement accompagnée des

pièces justificatives et du chèque à la signature du Directeur
Exécutif du RIP+.
14.5 : Vérification des documents
Le Directeur Exécutif doit vérifier tous les éléments avant de

signer le voucher et le chèque.
La vérification consiste entre autre à voir si toutes les pièces
justificatives sont présentes (Devis – Bon de Livraison – Facture
– Bon de Commande), et vérifier si tous les montants figurant
sur les différents documents sont conformes,...
14.6 : Livre de banque
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Le comptable doit tenir un livre de banque où il enregistre toutes

les opérations bancaires. Ce livre doit contenir les informations
suivantes :
- Date du chèque
- N° du chèque
- Le bénéficiaire
- Le libellé
- Le montant
14.7 : Remise du chèque
Le DAF appelle le fournisseur qui passe prendre son chèque.

Le DAF s’assure qu’il a fait au préalable une copie du chèque. Il
remplit ensuite la décharge qu’il fait signer et cacheter par le
fournisseur. Il doit faire une copie de la pièce d’identité du
fournisseur ou de la personne agissant pour son compte.
Après toutes ces formalités le DAF remet le chèque au
fournisseur. (Annexe 14.7)
14.8 : Annulation de la facture
Pour éviter un double paiement, toute facture ayant fait l’objet

d’un paiement doit être annulée.
Pour cela le DAF doit disposer d’un cachet « PAYE » qu’il
appose sur tous les documents ayant servi au paiement.
14.9 : Archivage
Le DAF archive de manière chronologique et par mois les

pièces comptables dans un chrono banque. Les originaux des
pièces doivent être envoyés au partenaire au besoin, alors le
DAF doit faire une copie de chaque pièce avant toute
expédition.
Chapitre 15 : FRAIS DE DEPLACEMENT
Les frais de transport sont les frais engagés dans le cadre des
déplacements qu’exigent les activités du RIP+.
Tous frais engagé à titre personnel et de façon abusive n’est
pas prise en compte.
15.2 : Frais de taxi au siège du RIP+
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Les frais de taxi engagés dans le cadre des courses du bureau

sont remboursables en intégralité.
Pour éviter tout abus, le Directeur Exécutif doit prendre une
décision pour homologuer des prix au titre de transport. Cette
décision doit être publiée et affichée au tableau et s’appliquer à
tout le monde. Dans le cadre d’un abus constaté, la demande
de remboursement sera purement et simplement annulée.
15.3 : Gestion des bons de carburant
Pour une meilleure gestion de ses ressources, le RIP+

procédera à un approvisionnement trimestriel en carburant. Le
RIP+ achètera des carnets de bon de carburant.
Pour les missions à l’intérieur du pays, la détermination de la
dotation se fera en fonction du kilométrage à parcourir et de la
puissance de consommation du véhicule (100km).
15.4 : Cahier de bord
Le chauffeur doit tenir un cahier de bord.

Dans ce cahier il inscrit :
 La date du jour de la course
 Le lieu
 La personne transportée si possible
 Le kilométrage
 L’achat de carburant s’il y a lieu.
En cas d’achat de carburant il doit y joindre le reçu de la station de
service.
Chapitre 16 : FRAIS DE COMMUNICATIONS
Sont considérés comme frais de communication remboursable

tous les frais engagés pour faire connaître le RIP+ et
communiquer dans le cadre de ses activités.
16.2 : Frais de téléphone
Tous les appels du bureau du RIP+ doivent être centralisés au

secrétariat. L’assistante doit tenir un registre des appels afin de
faire la différence entre les appels pour le service et les appels
personnels.
Le registre doit comprendre les informations suivantes :
 La date
 Le demandeur
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 Le numéro demandé
 La personne demandée
 Le motif de l’appel
Le Directeur Exécutif peut prendre une circulaire qui détermine

des quotas par personne pour les appels personnels par mois.
Pour les appels sur téléphone mobile le RIP+ peut déterminer
des quotas d’appels ou de crédit à octroyer à chaque personne.
Elle doit prendre en compte le poste de chaque personne.
16.3 : Frais de publicités
L’un des principaux objectifs du RIP+ étant de se faire connaître

à l’échelle nationale et internationale dans le cadre de la
visibilité et de son rayonnement, il s’avère nécessaire que tous
les moyens de communication soient exploités, que ce soit la
radio et la télévision, quels que soient les frais engagés.
16.4 : Frais d’annonce
Tous les frais d’annonce dans un journal officiel pour la

publication d’un poste, d’appel d’offre, … sauf pour la publicité
sont autorisés.
16.5 : Frais de publication
Tous les frais engagés dans le cadre de la publication de

documents ou pamphlets, … pour atteindre ses objectifs sont
autorisés si et seulement si ces documents sont utilisés dans le
cadre strict des activités.
16.6 : Frais d’Internet
Tous les frais engagés en dehors du bureau pour se connecter

sur le net et cela dans le cadre des activités du RIP+ sont
remboursables en intégralité. Il faudra produire les pièces
justificatives.
Tous les frais engagés pour connecter le bureau du RIP+ sur le
réseau Internet sont autorisés.
Chapitre 17 : MISSIONS
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Dans le cadre de ses activités, le personnel du RIP+ effectuera

souvent des missions hors du bureau. Le cadre et tous les
éléments de la mission sont réglementés par ce paragraphe.
17.2 : Frais de taxi pour les missions
Toutes les personnes qui effectuent une mission à l’intérieur et à

l’extérieur bénéficient du remboursement des frais de taxi
engagés au cours de leur mission. Toutefois, une décision des
instances du RIP+ peut fixer les limites à ne pas franchir.
17.3 : Frais de billet d’avion
Les frais engagés pour l’acquisition d’un billet d’avion dans le

cadre d’une mission des activités du RIP+, sont remboursables
en intégralité.
Tous les voyages s’effectuent en classe économique.
A titre exceptionnel, tous les voyages qui nécessitent plus de 12

heures de vol doivent se faire en classe affaire ou première.
17.4 : Frais de visa
Tous les frais engagés dans l’acquisition de visa pour une

mission dans le cadre des activités du RIP+ sont remboursables
en intégralité.
17.5 : Autres frais
Tous les autres frais engagés dans le cadre d’une mission du

RIP+ et jugés comme tels sont remboursables en intégralité.
Il s’agit par exemple des frais d’aéroport,…
17.6: Frais de téléphone lors des missions.
Tous les frais de téléphone engagés au cours d’une mission et

jugés nécessaires et comme tels sont remboursables en
intégralité.
Les appels personnels pour entrer en contact avec sa famille
doivent être remboursables. Mais une circulaire peut en
déterminer les modalités pratiques.
17.7: Termes De Références
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Toute mission doit être justifiée par des termes de références

qui comprennent :
 La date de la mission
 Le lieu
 L’objet de la mission
 Les moyens mis à la disposition
 Les résultats attendus
17.8: Lettre d’invitation
Toute mission doit être justifiée par une lettre d’invitation de la

structure organisatrice de la réunion ou conférence à laquelle
vous participez.
17.9: Ordre de mission
L’ordre de mission est le document qui autorise le personnel du

RIP+ à effectuer une mission pour le compte du RIP+.
Aucune personne ne peut faire une mission sans ordre de
mission établi par le DAF et signé par le Directeur Exécutif.
17.10: Hébergement
Toute personne qui effectue une mission pour le compte du

RIP+ bénéficie d’une indemnité journalière de logement. Les
frais de logement doivent être justifiés au retour par la facture
d’hôtel.
Le montant journalier de la facture doit être comparé au taux de
logement autorisé. Tout surplus constaté est à la charge de
celui qui a effectué la mission.
17.11: Per diem
Toutes les personnes qui effectuent une mission pour le compte

du RIP+ bénéficient d’une indemnité journalière de subsistance.
Les taux sont déterminés en fonction du niveau de vie des pays
et consignés dans un tableau.
Avant d’effectuer la mission le RIP+ doit verser 75% du montant
total des indemnités à celui qui effectue la mission.
Le reste (25%) est payable au retour de la mission et sur
présentation du rapport final de mission et des pièces
comptables.
17.12: Rapport de mission
Toute mission effectuée pour le compte du RIP+ doit être

sanctionnée par un rapport adressé au DE. Ce rapport ne doit
pas être supérieur à 15 pages et doit être déposé dès le retour
de la mission et ce, 15 jours au plus tard.
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Ce rapport doit être validé par le bureau et diffusé au besoin.
Chapitre 18 : GESTION DU PATRIMOINE
Dès son acquisition, chaque bien ou équipement est enregistré

et immatriculé à l’aide des codes.
Une fiche de stock lui est également attribuée pour suivre son
utilisation.
18.2 : Identification
Tout article reçu, doit être aussitôt immatriculé à l’aide de code

approprié et inscrit sur la fiche de stock.
Le numéro d’immatriculation doit être bien lisible sur l’article.
Il doit être ensuite déposé à l’endroit approprié.
18.3 : Mouvement
Tout déplacement d’article (dotation ou restitution doit faire

l’objet d’une demande.
Une fois la demande reçue, approuvée et exécutée, elle sera
inscrite sur la fiche de stock (entrée ou sortie)
Le demandeur devra signer la fiche, une fois la demande
exécutée.
18.4 : Tableau des immobilisations
Un tableau des biens et mobiliers doit être tenu de manière

exhaustive et mise à jour chaque année.
Sont considérés comme immobilisations, tous les biens ou
équipements ayant une valeur unitaire supérieure ou égale à
cinq cent mille (500.000 FCFA) ou qui à une longue durée de
vie.
18.5 : Inventaire physique
L’inventaire physique consiste à compter tous les biens et

équipements du RIP+.
L’inventaire physique a pour objet de vérifier si le nombre, la
nature et l’emplacement des biens et équipements du RIP+,
correspondent aux indications figurant sur les fiches de stock et
dans la base de données.
Page 42 sur 78
L’inventaire doit se faire au moins une fois l’an à tous les

niveaux où se trouvent les biens et équipements du RIP+.
18.5.1 : Date de référence
Il faut fixer une date de référence pour l’inventaire. Il ne doit

concerner que les biens reçus avant cette date.
La date de référence doit précéder de plusieurs jours la date de
l’inventaire pour permettre une mise à jour des fiches de stock
et autres supports.
Tout article reçu entre la date de référence et celle de
l’inventaire physique doit être mis de côté et compté au
prochain inventaire.
18.5.2 : Lieu d’inventaire
La personne responsable de l’inventaire doit informer tous les

usagers des lieux concernés (bureaux, magasin,…) au moins
cinq jours ouvrables à l’avance, afin d’assurer la disponibilité
des articles à inventorier et l’accessibilité des lieux.
18.5.3 : Equipes de comptage
Une équipe de deux personnes au moins est nécessaire pour

tout comptage.
La première personne compte, vérifie et communique les
données à la deuxième personne qui vérifie les données sur la
fiche de stock et fait les inscriptions ou modifications
nécessaires. Il faudra prendre soin d’éviter les doubles
comptages ou de donner une référence avant que la référence
précédente n’ait été inscrite.
18.5.4 : Méthode de comptage
Le comptage doit être mené de manière ordonnée.

Il faut procéder au comptage par catégorie d’article (ordinateur,
téléphone,…) et bureau par bureau.
Il faut utiliser la liste de dotation ou le rapport précédent comme
référence.
En cas de divergence, obtenir de l’occupant du bureau les
renseignements nécessaires à une réconciliation rapide
(déplacement, réparation…).
A la fin du comptage, faire un dernier tour des lieux pour
s’assurer que rien n’a été oublié et obtenir la signature de
l’occupant sur la fiche de comptage.
Ensuite, rassembler toutes les fiches de comptage et récapituler
toutes les divergences. Procéder à une recherche en impliquant
toutes les personnes capables de fournir les informations
nécessaires. Corriger les fiches au fur et à mesure que les
divergences sont réconciliées.
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Arrêter le nouveau stock ainsi que la date et envoyer le rapport

au Directeur Exécutif dans un délai d’une semaine.
Chapitre 19 : COMPTE BANCAIRE
19.1 : Ouverture du compte
L’ouverture de compte bancaire doit être autorisée par le président. Le réseau doit avoir un
seul compte bancaire pour permettre un meilleur contrôle. Mais toutefois, sur demande du
partenaire de fonds le réseau peut ouvrir un compte autre que le sien.
Tous les fonds appartenant au réseau doivent être dans ce compte à la banque.
19.2 : Domiciliation
Le compte bancaire doit être localisé dans une banque du pays.

L’approvisionnement de ce compte doit se faire à partir du compte principal au cas où il n’y
a pas d’exigence de la part du partenaire.
Seul le Conseil d’Administration peut autoriser l’ouverture d’un compte subsidiaire.
19.3 : Signataires
Le compte du réseau doit comprendre quatre signatures dont deux obligatoires pour valider
une opération bancaire.
Il s’agit du:
 PCA du RIP+
 Vice-PCA/TRESORIER GENERAL
 DE
 DAF
Aucune signature seule ne peut être valable.
Le chéquier est détenu par le DAF
19.4 : Restrictions
Pour la gestion courante des affaires du réseau le CA peut fixer
une limite de signature pour le Directeur exécutif et Le DAF.
Une circulaire doit en fixer les limites et les conditions.
19.5 : Comptes subsidiaires
Pour les comptes subsidiaires les signataires sont :

 Le PCA du RIP+
 Le Vice-PCA/TRESORIER GENERAL
 Le DE
 Le DAF
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TROISIEME PARTIE
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PROCEDURES
BUDGETAIRES
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Chapitre 20 : DEFINITIONS
20.1 : Prévision budgétaire
La prévision budgétaire consiste en l’établissement d’un programme précis en

vue d’atteindre de façon quantitative et dans un délai déterminé, un résultat
prévu d’avance (prévision dans le temps avec des données physiques et
financières).
20.2 : Gestion budgétaire
La gestion budgétaire vise, sur la base des prévisions relatives aux activités du
programme, à établir des programmes d’action exprimés sous forme de budget,
pour une période donnée en vue de les contrôler par la confrontation avec les
réalisations. La gestion budgétaire comprend donc trois (3) phases à savoir la
prévision, l’exécution et le contrôle.
20.3 : Exécution budgétaire
L’exécution budgétaire correspond à la mise à disposition des ressources

financières afin de réaliser les programmes et activités prévus.
20.4 : Contrôle budgétaire
Le contrôle budgétaire permet de rapprocher les prévisions des réalisations pour

faire apparaître les écarts entre les prévisions et les réalisations.
Le contrôle budgétaire permet la connaissance des écarts pour réviser si
nécessaire le budget en cours, corriger la gestion et faire les prévisions
ultérieures. Il permet enfin de dégager les responsabilités ; ce qui suppose que
l'organisation de la gestion budgétaire épouse la structure du programme et que
les responsables des différents services soient associés aux prévisions.
Le contrôle budgétaire doit être :
 efficace : l’analyse des écarts révèle soit des erreurs dans les prévisions,
soit des lacunes de gestion.
 rapide : si un écart budgétaire est constaté, il faut prendre des mesures

correctives à temps.
 fréquent : les vérifications opérées à priori ou à posteriori lors du contrôle
budgétaire peuvent être plus nombreuses et plus rapprochées que celles
émanant des services de comptabilité.
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Chapitre 21 : SYSTEME DE GESTION BUDGETAIRE
Un budget est un énoncé d'un programme politique détaillé pour la mobilisation

et l'utilisation des ressources qui sont prévues/anticipées et escomptées au
cours d'un exercice budgétaire ou une période bien déterminée. Par l’exercice
budgétaire, il faut comprendre, la période allant du 01 janvier au 31 décembre.
Il se compose de deux grandes parties :
 Le budget de fonctionnement qui comprend les équipements, salaires,
frais de bureau, …
 Le budget des activités qui comprend toutes les activités développées par
le réseau pour atteindre ses objectifs.
21.2 : Etablissement des priorités
 Les différents responsables hiérarchiques de chaque section technique

identifient des priorités qu’ils soumettent au Directeur Exécutif.
 Le responsable des finances établit le budget nécessaire au fonctionnement du
bureau qu’il soumet au Directeur Exécutif.
 Le Directeur Exécutif analyse les priorités identifiées et le budget de
fonctionnement. Il convoque une réunion du staff pour harmoniser les points de
vue et pour d’éventuels éclaircissements. IL transmet tout ceci après corrections
au Conseil d’Administration avec les commentaires nécessaires.
21.3 : Approche et procédure de la budgétisation
 Après la détermination des priorités, il y aura une conférence débat sur le

budget pour dresser la liste des priorités d’ordre politique.
La conférence débat sur le budget est organisée part le Conseil d’Administration
à laquelle prend par les responsables hiérarchiques, le Directeur exécutif, les
représentants des bailleurs de fonds et des ONG affiliées.
 La performance de l’année en cours en termes de mobilisation des

ressources est exposée en donnant les explications sur la nature de cette
performance.
21.4 : Adoption du plan de travail
Les différents débats de la conférence budgétaire, sont sanctionnés par des

décisions contenues dans un document final qui est le plan de travail annuel
(PTA). Le plan annuel de travail contient toutes les priorités des actions à mener
sur le terrain dans le cadre du réseau.
Une copie de ce document doit être adressée à chaque partenaire (bailleurs de
fonds, ONG partenaires, Direction Exécutive,…).
Chapitre 22 : PRESENTATION DU BUDGET

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Le budget comporte les trois sections suivantes.
22.2 : Préambule
Le budget est précédé d’un préambule qui est une description des priorités
sectorielles.
Le préambule comprend :
 Analyse de la situation précédente
 Budget et réalisation des exercices précédents.
 Les défis, les voies et moyens proposés pour les surmonter
 Les obligations en souffrance et les voies et moyens de les surmonter.
22.2.1 : Priorités du nouveau budget
 Les nouvelles priorités définies

 Une vue d’ensemble des rubriques budgétaires
1. Les salaires
2. Les émoluments pour les administrateurs et les comités permanents, les
bénévoles.
3. Les coûts des activités
4. Les coûts d’exploitations.
22.3 : Corps du budget
Le corps du budget contient les détails budgétaires des ressources à mobiliser et

des dépenses, montrant la véritable performance de l’exercice précédant ainsi
que les prévisions de l’exercice en cours et des résultats attendus, et ensuite la
partie principale qui contient les prévisions de l’exercice suivant.
 Le budget est subdivisé en programme, sous programme et rubriques.

Les rubriques seront tirées des outputs attendus et des activités des
programmes.
 Les codes des ressources et dépenses sont fournis par le plan comptable
et le bailleur. Ils doivent être respectés scrupuleusement car ils sont
reflétés dans l’exécution du budget, dans tous les documents portant sur
les dépenses.
Chapitre 23 : ETATS
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Dans le souci d’une gestion transparente des ressources qui sont mises à la disposition
du réseau, celui-ci établira chaque fin de mois des états financiers et les mettra à la
disposition des différents bailleurs si ceux-ci le souhaitent.
23.2 : Etat de rapprochement bancaire.
Chaque fin de mois le service comptabilité doit faire un état de rapprochement bancaire.
Cet état doit faire apparaître le solde théorique du livre de banque et le solde réel en
banque tout en tenant compte des différentes opérations en suspend. (Annexe 21.1)
23.3 : Rapport mensuel
Chaque fin de mois le service de comptabilité doit produire un rapport financier qui fera
ressortir :
- le budget par ligne budgétaire
- le montant de la dépense mensuelle
- le montant cumulé des dépenses mensuelles
- écart du budget. (annexe 21.2)
23.4 : Immobilisations
Chaque fin d’année le service comptabilité doit produire un état récapitulatif des
immobilisations du réseau. (Annexe 21.3)
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QUATRIEME PARTIE
ORGANISATION ET
SYSTEME COMPTABLE
Chapitre 24: ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE
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Les procédures comptables ont pour objectif de s’assurer que :

- toutes les opérations sont enregistrées et concernent bien le RIP+
- toutes les opérations sont correctement comptabilisées
- tous les documents, livres et états comptables fournissent des
informations suffisantes pour la gestion, les bailleurs de fonds et les tiers.
- Les fonctions incompatibles sont séparées.
24.2 : Organisation du système comptable
Le système comptable doit être tenu sur un logiciel en vue de l’exploitation

rapide des données.
Dans ce cadre, le Directeur Exécutif assure les tâches de supervision des
travaux comptables et financiers et le comptable assure les travaux de tenue de
la comptabilité
24.3 : Outil informatique
Aujourd’hui, l’outil informatique est devenu un grand outil de gestion, c’est pour
cette raison que le logiciel à choisir devra être capable de :
- Traiter les données financières selon la codification analytique, budgétaire
et comptable.
- Produire les états financiers (bilan, balance et suivi comptable)
- Fournir les résultats comptables, analytiques et budgétaires tels que :
- les résultats comparatifs aux réalisations budgétaires ;
 les écarts budgétaires et leur disponibilité;
 le pourcentage d’utilisation des fonds alloués.
Ce logiciel devra permettre un traitement multidevises de l’ensemble des
opérations du programme quelque soit l’origine du financement.
Chapitre 25 : SYSTEME COMPTABLE
25.1 : Nomenclature
Le système de gestion tel qu’il est conçu exige la mise en place d’une
nomenclature comprenant :
 les codes comptables suivant les ressources et les emplois par nature
 les codes analytiques par composante, catégorie de dépense, source de
financement, activités, rubriques budgétaires,…
La nomenclature comptable et analytique peut se présenter de deux manières :
 l’établissement d’une liste unique des codes comptables qui incorpore les
codes analytiques et budgétaires
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 l’établissement séparé de la nomenclature comptable et de la

nomenclature analytique avec centralisation sur une fiche de codification.
Nous retiendrons la première méthode qui est plus facile.
Ainsi sera la nomenclature générale :
 Les comptes de Bilan (Classe 1 à 5).

 Les Comptes de Gestion (Classe 6 et7)
 Les Comptes de Gestion Hors bilan (Classe 8 et 9)
25.2 : Normes et principes comptables
Les principes comptables fondamentaux applicables sont les suivants :

 Comptabilisation séparée des principales sources de financement,
 Enregistrement des opérations suivant le principe de la partie double,
 Présentation des états financiers sur la base d’une comptabilité de
trésorerie,
 Enregistrement des transactions dans les livres comptables et dans les
états financiers de l’exercice auquel elles sont rattachées (principe de
séparation des exercices).
25.3 : Système et procédures
Le système comptable sera informatisé et intégré.

La procédure d’enregistrement des pièces se déroulera comme suit :
 Réception et enregistrement des documents comptables
 Imputation comptable
 Vérification de l’imputation
 Saisie
 Classement
 Edition des documents comptables
 Analyse des comptes et rapprochements bancaires.
25.3.1 : Réception et enregistrement
A la réception des factures, enregistrement dans le cahier d’arrivée par la

secrétaire avec le numéro et la date d’arrivée.
(Porter la mention « vue » du Directeur Exécutif)
25.3.2 : Vérification & approbation
Transmission des pièces justificatives au DAF pour vérification et approbation.

(Porter la mention « bon pour paiement »)
25.3.3 : Imputation comptable & paiement
Transmission au DAF pour comptabilisation sur bordereau de saisie.

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25.4 : Nomenclature générale du Plan comptable
Classe Description
CLASSE 1 COMPTES DE RESSOURCES DURABLES

CLASSE 2 COMPTES DE MATERIELS ET MOBILIERS DE BUREAU
CLASSE 3 COMPTES DE STOCK
CLASSE 4 COMPTES DE TIERS
CLASSE 5 COMPTES DE TRESORERIE
CLASSE 6 COMPTES DE CHARGES DES ACTIVITES ORDINAIRES
CLASSE 7 COMPTES DE PRODUITS DES ACTIVITES ORDINAIRES
CLASSE 8 COMPTES DES AUTRES CHARGES ET AUTRES
PRODUITS
CLASSE 9 COMPTES DES ENGAGEMENTS HORS BILAN
54
54
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ANNEXES
55
55
Page 55 sur 78
Annexe N°24.2
FORMULAIRE DU RAPPROCHEMENT BANCAIRE
RAPPROCHEMENT BANCAIRE
Banque :…………………
Numéro de compte : :………………
Solde bancaire au: ………….

selon le relevé
A déduire
a) Chèques non présentés Numéro de chèque
……………
b) Autres à préciser
……………….
Solde bancaire ajusté (A)
::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
Solde bancaire selon au : …………

journal de banque
A déduire
a) Cheques Numéro de chèque
…………
b) Autres à préciser
…………….
Solde du journal de banque ajusté (B)
Difference: ( A - B )* -
Préparé par : DATE : …………..
Révisé par DATE : ……………
Annexe 13.8
56
56
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FORMULAIRE D’ARRET DE LA CAISSE

RECONCILIATION DE CAISSE
Solde du journal de caisse au : ……………….. -
Plus ou moins ajustements

( préciser ) ………………..
………………t
Balance ajustée du journal de caisse (A) -
:::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
Inventaire physique de la caisse au : :…………….
Quantité X Billets / Pièces = Total

0 10 000 -
0 5 000 -
2 500 -
0 1 000 -
500 -
250 -
0 100 -
50 -
25 -
10 -
5 -
1 -
Total inventaire (B) TOTAL -
Difference: ( A - B )* 0
Préparé par : ……………….. DATE : ……………….
Approuvé par : ………………….. DATE : ………………….
57
57
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Annexe : 13.6
REPUBLIQUE DE
COTE D’IVOIRE
0 3 BP 5877 Abidjan 03
Tel. : 22 50 00 43
Fax :
BON DE CAISSE N°
BPF
Date
:………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………….
Entreprise / Service
:…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
.
Nom
:………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………..
Prénoms
:…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………..
Libellé :…………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………..
Montant en lettre
:…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…..
Comptabilité : RAF : Bénéficiaire :
58
58
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Annexe : 14.2
FORMULAIRE D’AUTORISATION DE PAIEMENT
Pièce N°……………………
Je demande l’autorisation de payer par (choisir un):
Chèque N°…………………………
Cash
A l’ordre de:
NOM & PRENOMS: _______________________________
ADDRESSE: _______________________________
_______________________________
_______________________________
N° de compte N° Facture Code du :Description de la dépense Montant:

projet
Montant total _____________________

______________________ _______________________
Préparé par : Approuvé par

________________________ __________________________
Date Date
59
59
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60
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Annexe : 11.5
BON DE COMMANDE
REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE SERVICE / PROJET:
BON DE COMMANDE N°
FOURNITURES OU TRAVAUX DEMANDES
NOM DU FOURNISSEUR :
PRIX
DETAIL DE LA COMMANDE QUANTITE UNITAIRE MONTANT
Présumé
Montant total de la commande
61
61
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Annexe 6.4
BULLETIN DE PAIE
BULLETIN DE PAIE Mois

Date de Paiement
Date
Matricule Sit. Familiale NB.Enfants d'entrée No CNPS
Catégorie Emploi occupé Département
03 BP 5877 Abidjan 03 Parts IGR Domiciliation bancaire
+ 225 50 00 43 Banque Guichet No compte
NOM DE L’EMPLOYE
No DESIGNATION Base Taux Gain Retenue

SALAIRE
SURSALAIRE
PRIMES
Total brut
CONTRIBUTION NATIONALE (CN)

IGR
IS
CNPS
CRN
Total
Cotisations
PRIME DE TRANSPORT
Cumuls Brut imposable Transport CNPS IS CN IGR Net à payer

Période 62
62
Année
Page 62 sur
Pour vous 78à faire valoir vos droits, conservez ce bulletin de paie sans limitation de durée
aider
L’employé L’employeur
Annexe : 3.9
CONTRAT D’EMBAUCHE
Nom de l'entreprise
Adresse
CP Ville
Nom
Adresse
CP Ville
M__________,
Pour faire suite à nos récents entretiens, nous sommes heureux de vous confirmer par la présente votre
engagement parmi le personnel de notre association, par contrat à durée indéterminée (ou déterminée),
sous réserve de la visite médicale d’embauche (facultatif), aux clauses et conditions suivantes :
Fonctions : vous serez engagé(e) au sein de _______ en qualité de ______, dont le rôle est de _____
(définir ses différentes activités si nécessaire). Toutefois, en fonction des circonstances et de l’évolution
des structures, vous pourrez être amené(e) à exercer toute autre fonction, au moins de même niveau et
compatible avec votre formation et qualification.
Rémunération : votre salaire brut mensuel sera de _____ FCFA (ou autre). (ajouter tout élément
complémentaire, bonus, primes …)
Prise d’effet : le _______ au plus tard.
Période d’essai : le présent engagement est soumis à une période d’essai de ___ mois, conformément
aux dispositions du Code du Travail, qui régiront nos rapports pendant ladite période. Cette période
d’essai pourra être renouvelée d’un commun accord pour une durée de _____ mois supplémentaire(s).
Après expiration de la période d’essai, chaque partie pourra rompre le présent contrat dans les
conditions fixées par le Code du Travail ou la convention collective applicable.
Horaires : vos horaires seront de ____ heures par semaine. (ajouter tout élément complémentaire,
horaires, …)
Lieu : votre lieu de travail habituel sera _____. Vous vous engagez à suivre l’association, si elle est
amenée à déménager.
Par ailleurs,
Vous déclarez expressément être libre de tout engagement de travail ou de collaboration à l’égard d’une
63
63
Page 63 sur 78
autre association. Toute fausse déclaration sur ce point étant de nature à engager votre responsabilité.
Notre association pouvant légitimement demander que la part professionnelle lui soit entièrement
consacrée, il est entendu que vous ne pourrez accepter, sauf autorisation écrite de notre part, aucune
fonction, ni aucun travail pour des tiers, ni exercer aucune activité de caractère professionnel pour votre
compte.
Votre engagement au sein de notre association implique que vous vous conformiez au Règlement
Intérieur et aux notes de service annexées.
Il implique, de plus, que vous respectiez l’obligation de discrétion et de secret dans vos rapports avec
les tiers pour les informations dont vous pourriez avoir connaissance à l’occasion de vos fonctions.
Pour la bonne règle, nous vous prions de bien vouloir nous retourner dans les plus brefs délais, la copie
du présent contrat d’engagement après y avoir porté la mention « Lu et approuvé », suivi de la date et
de votre signature.
A __________, le A ___________, le
Nom Prénom Nom Prénom

Qualité Qualité
Annexe : 5.6.a
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64
Page 64 sur 78
CONTRAT DE CONSULTATION
ENTRE LE RESEAU IVOIRIEN DES ORGANISATIONS PVVIH EN COTE D’IVOIRE. (RIP+)
ET XX…. (ci-dessous dénommé le Consultant) POUR……………….
1. Contexte
Décrire brièvement le contexte dans lequel le RIP+ sollicite cette consultation.
2. Exécution de la prestation
Le consultant s’engage pour le RIP+ à fournir la prestation en accord avec les Termes de références ci-joints
et en accord avec ce contrat.
Le consultant exercera de façon raisonnable toute sa compétence, son attention et son application à la
réalisation de la prestation et s’acquittera de la tâche selon les règles de l’art en usage dans sa profession.
Le consultant ne devra pas, directement ou indirectement, accepter quelque travail, affaire ou activité
professionnelle dans le pays, autre que l’accomplissement de ses fonctions et de sa mission sous le présent
contrat.
3. Calendrier et organisation de la prestation
a. La mission se déroulera entre …date et …date

La mission comprend…jours/semaines de visite en .pays…
b. Le consultant nommera pour la mission M. /Mme…
4. Devoirs du consultant lors d’un travail à l’étranger
Le consultant doit s’assurer que le personnel en déplacement à l’étranger est assuré et qu’aucune contre-
indication médicale n’empêche le personnel d’accomplir la mission. Le consultant doit s’assurer que le
personnel a reçu les vaccinations nécessaires.
5. Information
Chaque partie doit rapidement informer l’autre partie, par écrit, de tout événement ou situation qui pourrait
nécessiter un accord entre les parties sur la modification de l’étendue, du caractère ou de l’exécution de la
prestation.
6. Rémunération du Consultant
6.1 Rémunération
a. Le Consultant recevra un montant de … par semaine/mois/jours pour une durée totale de …

semaines/mois/jours, pour le travail réalisé par les employés du Consultant. Aucun frais ne sera payé
pour absence due à maladie.
65
65
Page 65 sur 78
b. La rémunération du Consultant couvre les salaires du personnel, les frais liés aux salaires du
personnel, la maladie, les congés payés, les fonds de retraite, les frais généraux et tout autre coût,
excepté ceux pour lesquels le Consultant recevra compensation en accord avec le paragraphe 6.2 ci-
dessous.
c. Le Consultant est chargé de la retenue préliminaire à la source et du paiement de ces taxes, et des
charges de sécurité sociale, si nécessaire.
d. Si la mission est effectuée pendant une partie de la journée ou de la semaine seulement, la
rémunération se fait à l’heure, c’est-à-dire au taux de 1/40 de la rémunération hebdomadaire.
Pour chaque journée de travail, la compensation maximum est fixée à 8 heures par jour et 40 heures
par semaine. Ni les heures supplémentaires, ni les heures de déplacement en dehors des heures
normales de travail ne sont rémunérées.
6.2 Dépenses
a. Les dépenses pour les déplacements, les indemnités et l’hôtel seront remboursées conformément au
manuel de procédure pour les déplacements.
Les voyages en avion doivent se faire en classe économique en utilisant les réductions habituelles.
b. Les autres dépenses jugées nécessaires pour la réalisation de la mission ne seront remboursées que
si le RIP+ s’est engagé à le faire au préalable.
7. Facturation et paiement
Quand la mission sera accomplie, le Consultant sera remboursé sur présentation des factures en accord
avec le paragraphe 6.1 et de l’état des dépenses non encore réglées en accord avec le paragraphe 6.2. Les
heures de travail et les dépenses engagées doivent être prises en compte pour la facturation.
8. Registre et comptes
Le consultant doit garder et archiver précisément et systématiquement les registres et les comptes en
relation avec la prestation.
9. Propriété du travail/Droit d’auteur
Les documents rédigés par le consultant, les rapports ou toutes autres données rassemblées ou préparées
pendant la durée de la prestation restent la propriété du bénéficiaire. Le RIP+ est autorisé à utiliser les
rapports et tout autre document en relation avec la mission remis par le Consultant. Le RIP+ est aussi
autorisé à publier ces documents et/ou peut autoriser leur utilisation dans un but autre que celui de la
mission. Le nom du Consultant doit toujours être mentionné. Le Consultant n’est autorisé à faire usage des
documents mentionnés ci-dessus pour des buts autres que ceux de la mission, qu’après agrément du RIP+.
10. Diffusion des documents
Les documents qui ont été élaborés par le Consultant ou mis à sa disposition dans le cadre de la mission ne
sont pas accessibles, consultables ou disponibles de quelque manière que ce soit par tout autre tierce partie,
autre que jugé nécessaire pour le déroulement du projet, sans autorisation préalable du RAP+AO.
11. Fin du contrat
66
66
Page 66 sur 78
Le RIP+ est autorisé à tout moment à limiter le champ de la mission ou à y mettre fin. Ce droit s’applique
aussi dans le cas où le Consultant n’est plus capable de réaliser la mission pour cause de maladie. Dans le
cas où les limites ou la suspension de la mission seraient dues à des circonstances hors du contrôle du
Consultant, il a droit à compensation pour le travail engagé et les dépenses jugées raisonnables en relation
avec le règlement de la mission.
12. Communication entre les parties
La communication entre les parties se fera par :
Indiquer l’adresse complète de chaque partie.
Le contrat est rédigé en deux copies identiques, une remise à chacune des parties.
Abidjan… … date,
Pour le RIP+ Pour le Consultant
……………………… ………………………
M. / Mme M. / Mme M. / Mme M. / Mme
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67
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Annexe 5.6.b
CONTRAT DE CONSULTATION
CE CONTRAT est valide (insérer la date de commencement de la mission), par et entre RIP+ (Client’) dont
le siège principal professionnel se trouve à (insérer l’adresse du RIP+),
Et (insérer le nom du consultant) (‘le Consultant’) dont la résidence principale professionnelle se trouve à
(insérer l’adresse du Consultant).
ETANT ENTENDU que le Consultant exécute la prestation mentionnée ci-après, et
ETANT ENTENDU que le Consultant s’engage à réaliser cette prestation
LES PARTIES s’accordent PAR LE PRESENT COMME SUIT :
1. Prestation
i. Le Consultant réalisera les services spécifiés dans les “Termes de Référence et Etendue de la
prestation“ qui fait partie intégrante de ce Contrat (‘La Prestation’).
ii. Le Consultant fournira si possible le personnel nécessaire, ‘donner la liste ’, pour réaliser la
prestation.
iii. Le Consultant remettra au Client les rapports sous la forme et selon l’échéancier spécifiés :
Obligations de Compte-rendu pour le Consultant.
2. Termes
Le Consultant réalisera la prestation au cours de la période qui débute (insérer la date de début) et prend fin
(insérer la date de finition), ou tout autre période agréée ultérieurement par écrit entre les deux parties.
3. Paiement
A. Plafond
Pour la prestation conformément aux TDR, le Client paiera au Consultant une somme n’excédant pas
(insérer un montant). Ce montant a été établi sous la condition qu’il inclut tous les coûts et profits du
Consultant de même que toute taxe obligatoire à la charge du Consultant.
B. Programmation des paiements
La programmation des paiements est précisée ci-dessous [Modifier, afin de refléter les résultats attendus,
comme cela est décrit.] :
(Insérer la somme et la devise) sur réception par le Client d’une copie de ce Contrat signé par le Consultant ;
(Insérer la somme et la devise) sur réception par le Client du rapport intermédiaire, accepté par le Client ; et
68
68
Page 68 sur 78
(Insérer la somme et la devise) sur réception par le Client du rapport final, accepté par le Client ;
C. Conditions de paiement
Le paiement (préciser la devise) sera fait dans les 30 jours qui suivent la remise des factures en double par
le Consultant au Coordinateur désigné au paragraphe 4.
4. Administration du projet
A. Coordinateur
Le Client nomme M. /Mme (insérer le nom) coordinateur du Client ; le (la) coordinateur (trice) sera
responsable de la coordination des activités de ce contrat, de l’acceptation et de l’approbation par le Client
des rapports et autres produits, et de la réception et approbation des factures, en vue de leur paiement.
B. Rapports
Les rapports listés, ‘Obligation de comptes-rendus par le Consultant’, devront être remis pendant le cours de
la mission, et constitueront la base pour les paiements à faire conformément au manuel de procédure.
5. Standards d’efficacité
Le Consultant se charge de réaliser la prestation en accord avec les plus hauts standards de compétence et
d’intégrité professionnelle et éthique. Le Consultant doit remplacer rapidement tout personnel désigné sous
ce contrat si le Client le considère insatisfaisant.
6. Confidentialité
Le Consultant ne devra, pendant la durée du présent Contrat et pendant une période de deux ans à compter
de son expiration, divulguer aucune information qui serait soit la propriété du Client, soit confidentielle, liée
aux prestations de ce Contrat, non plus qu’aucune information relative aux affaires ou aux opérations du
Client, sans autorisation écrite préalable du Client.
7. Propriété des documents
Toutes études, tous rapports d’études ou autres documents, graphiques, logiciels ou autres, préparés par le
Consultant pour le Client sous le Contrat appartiennent et restent la propriété du Client. Le Consultant peut
conserver une copie de tels documents ou logiciels. [Toutes restrictions au sujet de l’usage futur de ces
documents et logiciels doivent être spécifiées à la fin du paragraphe 7.]
8. Le Consultant ne doit pas s’engager dans certaines activités
Le Consultant accepte que pendant la durée de ce Contrat et après sa fin, il soit interdit au Consultant, ainsi
qu’à toute entité affiliée au Consultant, de fournir des travaux, services ou prestations (autres que les
prestations et leurs corollaires) au profit d’aucun projet résultant des prestations, ou qui y serait étroitement
lié.
69
69
Page 69 sur 78
9. Assurance
Le Consultant a la responsabilité de contracter une couverture d’assurances appropriée.
10. Mission
Le Consultant ne peut céder ce Contrat ou faire sous-traiter quelque partie de ce Contrat sans accord écrit
préalable du Client.
11. Lois s’appliquant au contrat et langue utilisée
Le Contrat est gouverné par les lois de (insérer le gouvernement), et la langue du Contrat sera [La loi
retenue par le Client est généralement celle du pays].
12. Clause de différend
[En cas de Contrat signé avec un Consultant étranger, les dispositions suivantes peuvent être substituées à
celle du paragraphe 12 : ‘Toute contestation, controverse ou réclamation résultant ou étant liée au Contrat
ou à la rupture, cessation ou invalidation de celui-ci, seront réglée par arbitrage suivant les règles d’Arbitrage
du RIP+ telles qu’elles s’appliquent actuellement’.]
Tout différend lié au Contrat, qui ne pourrait être résolu à l’amiable entre les parties, sera référé pour
décision / arbitrage conformément avec les lois du pays du Client.
POUR LE RIP+ POUR LE CONSULTANT
Signé par :…………… Signé par :……………
Titre : ………………… Titre : …………………
Liste des Annexes à joindre au Contrat
Annexe A : Termes de référence et étendue des services
Annexe B : Personnel du Consultant si nécessaire
Annexe C : Obligations de compte-rendu du Consultant
Annexe D : Budget
Annexe 11.2
70
70
Page 70 sur 78
DEMANDE D’ACHAT
Date :………………………………………………………………………………………………
Nom du demandeur :………………………………………………………………
Service :………………………………………………………………………………………
références la nature du besoin la quantité
Visa du demandeur Visa du DAF
Date :…………………………… Date :………………
71
71
Page 71 sur 78
Annexe : 2.3.1
AUTORISATION D’ABSENCE
Nom :…………………………………………………………………………………………………………………
………………………………….
Prénoms :……………………………………………………………………………………………………………
…………………………….
Fonction :……………………………………………………………………………………………………………
………………………….
Est autorisé à s’absenter de son poste de travail à partir de :
Date de
départ :………………………………………………………………………………………………………………
……….
Date de
retour :…………………………………………………………………………………………………………………
…….
Motif :…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………….
Signature du demandeur Visa du supérieur
Date :………………………………………….
Date :………………………………………….
Approuvé par le Directeur Exécutif
Date :……………………………………………………………………….
72
72
Page 72 sur 78
.4.3
DECISION DE CONGE
Je
soussigné :……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………
Secrétaire Exécutif du RIP+, certifie que le travail imputé à Monsieur
(Madame/Mlle) :………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………
en qualité
de………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………… à été
Correctement rempli et l’autorise conformément a la loi du travail, à partir
en congé annuel au titre de l’année ………………………………… selon les dates convenues
un commun accord.
Directeur Exécutif
Date :……………………………
73
73
Page 73 sur 78
Annexe.3.6
GRILLE DE SELECTION DES CANDIDATS

NOTES
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Niveau d’étude
Expérience
professionnelle
Age
Compétences
dans le domaine
Autres atouts
ETRE PIAVIH
APPARTENIR A
UNE ONG
MEMBRE DU RIP+
Total
74 74
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Annexe N°………………
FICHE D’IDENTIFICATION DES IMMOBILISATIONS
BUREAU :
UTILISATEUR :
P : présent / T : transféré / D : détruit
Code Désignation Observation Disponibilité
Quantité Etat P T D
FICHE INDUVIDUELLE DU MATERIEL DU RIP+

DESIGNATION :
CODE :
BUREAU :
VALEUR :
DATE DE MISE EN SERVICE :
DATE DE DESTRUCTION :
DATE DE VENTE :
DATE DE REFORME :
P : présent / V : Vendu / D : détruit
Code Désignation Amortissement Disponibilité
AA 1ère AA dernière P V D
année année
Montant de l’annuité normal

d’amortissement
OBSERVATION
76
76
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PLAN D’AMORTISSEMENT DES IMMOBILISATIONS
DESIGNATION :
CODE :
DATE DE MISE EN SERVICE :
TAUX D’AMORTISSEMENT : DUREE :
Date Valeur d'origine Annuité Amort. Cumul Annuité A. V N C
- -
- - -
- - -
- - -
- - -
- - -
- - -
- - -
- - -
TOTAL
77
77
Page 77 sur 78
Annexe 6.1
FICHE DE PRESENCE MENSUELLE
Nom &
Prénoms : Mois & Année : Preparé par :
(Nom de famille) (Prénoms) (Signature & Nom)
N° de Lieu de Telephone No.

fonction.
project. : fonction:
Cochet les cases  Pour une demie  journée
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
a) Jours ouvrables
b) Week ends
c) Congés officiels
d) Travail officiel
e) Congé annuel
g) Repos maladies (sans certificat )
Repos maladie (certificat) 3/

h)
Evacuation médical 2/3/4/
i) Congé de maternité
j) Absence pour rendez-vous
médical ou dentiste
k) Temps de compensation 6/
m) Absence non payee 7/
n) Absence payee 7/
REMARQUES
:
Secrétaire Exécutif (Signature & Nom (Date) (Signature & nom de l’employé) (Date)
1/ S’applique à ceux qui travaillent hors de leur pays. Note

2/ Joindre l’ordre de mission (i)
3/ Joindre le certificat médical (Original) (ii) .
4/ Indiquer la période exacte d’absence incluant les dates de voyages (iii) .
5/ Joindre fiche d’heure supplémentaire
6/ Joindre l’autorisation 78
78
Page 78 sur 78

Manuel de Procedures Du RIP+-1

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2017 MANUEL DE PROCEDURES DU RIP+

TABLE DES MATIERES

13.1 : GENERALITES ............................................................................................................................................... 34

CHAPITRE 19 : COMPTE BANCAIRE ................................................................................................................................. 44

Chapitre 1 : ORGANISATION DE LA DIRECTION EXECUTIVE (DE)

1.2 : Directeur Exécutif (DE)

Le Directeur Exécutif est placé sous la responsabilité directe du Conseil

1.3 : ASSISTANT ADMINITRATIF

1.4 : DIRECTEUR Administratif et Financier

Il est placé sous l’autorité directe du Directeur Exécutif.

1.5 : Directeur de Programmes

Placé sous l’autorité du Directeur Exécutif, il est chargé de l’élaboration des

1.6 : CONSEILLERS TECHNIQUES

1.8 : Chargé du Suivi & Evaluation

1.9 : Chargé de Subventions

1.10 : Agent de Sécurité

ASSEMBLEE GENERALE DU RIP+

SECRETAIRE BILINGUE / DIRECTEUR

ASSISTANT CHARGEE DE LA CHARGE DES

Chapitre 2 : ORGANISATION DU TRAVAIL

2.1 Horaires de travail

Dans le souci de contribuer à l’amélioration de la qualité de vie des

2.2 Heures supplémentaires

Toute heure travaillée en plus de la durée quotidienne légale constitue

Les heures supplémentaires ne concernent pas les cadres.

Pour être valable, les heures supplémentaires effectuées par un

Les heures effectivement travaillées feront l’objet d’une déclaration

Les heures supplémentaires ne sont pas cumulables. Une heure

Est considérée comme absence, toute non présence d’un employé à

Chaque supérieur hiérarchique doit être informé de toute absence du

2.3.2 Absence maladie

Est considérée comme absence maladie, toute absence d’un employé

2.3.3 Absence exceptionnelle

Tout employé peut s’absenter de son poste de travail à titre

2.4.1 Congés annuels

Tout employé du RIP+ bénéficie de deux (02) jours ouvrables de

2.4.2 Planning de congé

En début d’année chaque responsable hiérarchique du RIP+ doit

2.4.3 Décision de congé

L’employé qui demande à partir en congé doit remplir une autorisation

2.4.4 Cas de refus

L’employé peut se voir refuser le droit de partir en congé. Ce refus de

2.4.5 Départ en congé

L’autorisation de congé remplie par l’employé et signée par les

Chapitre 3 : LE RECRUTEMENT DU PERSONNEL

Toute structure, pour atteindre ses objectifs, a besoin de ressources

3.2 Définition du besoin

Le RIP+ recrutera du personnel si seulement si cela s’avère

3.2.1 Besoin du partenaire technique et financier

Le partenaire dans le cadre de son financement peut exiger le

3.2.2 Besoin exprimé par le RIP+

Le RIP+ peut sentir aussi le besoin de recruter du personnel pour être

Le(a) Président(e) du Conseil d’Administration convoque les membres

3.3 Termes de références

Chaque poste au RIP+ doit comprendre des termes de références

 Les contraintes liées au poste

TERMES DE REFERENCE POUR LE POSTE

 Superviser, coordonner les composantes du programme, les structures

 Présenter pour approbation le plan d’action annuel budgétisé du RIP+ ;

 Soumettre au Conseil d’Administration du RIP+ pour approbation les rapports

 Approuver les mouvements de fonds ;

 Assurer une diffusion suffisante de la documentation relative au programme

 Préparer et participer aux Réunions du Conseil d’Administration du RIP+.