Résumé

De nos jours avec la présence du numérique il est devenu possible pour

les entreprises d’accéder aux informations utiles et pratiques sur leurs
structures, c’est dans ce contexte que notre projet se matérialise, en
développant une application orientée web pour le tracking des visites dans une
entreprise. Ce projet vise à répondre aux préoccupations actuelles de
l’entreprise quant à la gestion de ses visites, notamment en termes de
coordination et de communication avec les visiteurs. Cette application
proposera ainsi une solution complète pour la gestion de chaque étape du
processus des visites dans une entreprise.

Introduction

Le suivi minutieux des visiteurs dans une entreprise revêt une grande
importance en matière de sécurité et de gestion des locaux. Cependant la
gestion manuelle des registres peut s’avérer fastidieuse, couteuse et même peu
efficace si les données sont mal enregistrées ou mal utilisées. C’est pourquoi
nous avons choisi de développer une application web de tracking des visites
qui permettra aux entreprises de mieux gérer leurs visiteurs.
Le présent rapport est le résultat d’une prise en compte des observations
fréquentes des personnels du système de sécurité d’une entreprise. En effet, la
question de sécurité des locaux, de la gestion des visiteurs et confort des
employés est très souvent posée en milieu professionnel. De ce fait, une
question soulève notre interrogation qui est celle de savoir comment pallier à
l’aide de l’outil informatique le problème de suivi des visites dans une
entreprise.
L’objectif de ce projet est de développer une application qui va
permettre aux entreprises de gérer efficacement leurs visiteurs à travers une
solution innovante et sécurisée. Cette application permettra une gestion plus
automatisée et précise des visites, un contrôle d’accès plus strict ainsi qu’une
grande facilite dans l’archivage et la consultation des données.
Outils à utiliser...

Spécification des besoins et fonctionnalités du

système

Les principaux objectifs de notre application sont de :

➢ Faciliter la tâche aux personnels de l’entreprise lors de la gestion des
visites et leur permettre un gain de temps en leur délivrant des interfaces
claires et faciles à utiliser
➢ Permettre aux employés de programmer des rendez-vous avec les visiteurs
➢ Permettre à l’administrateur de recenser l’ensemble des visites et des
rendez-vous ainsi que des statistiques sur ceux-ci
➢ Permettre des notifications automatiques aux visiteurs et employés pour les
passer des informations importantes

Pour ce faire, notre système devra être capable de :

a. Permettre l’authentification du personnel de l’entreprise (employés et
administrateurs)
➢ Connexion
➢ Inscription
b. Enregistrer des visiteurs
➢ Demande des informations telles que les noms et prénoms, email, numéro
de téléphone, le motif de la visite, le personnel à rencontrer, etc...
➢ Notification aux employés de l’arrivée des visiteurs
➢ Notification aux visiteurs pour confirmation
c. Programmation des rendez-vous
➢ Capacité pour le personnel d’enregistrer des rendez-vous avec leurs
visiteurs en ajoutant des informations supplémentaires telles que la date et
l’heure de rendez-vous
d. Rappeler des rendez-vous
➢ Capable de générer des rappels automatiques pour les clients et les
employés
e. Permettre la gestion des rapports de visites
➢ Collecte et traitement des données précises sur les visites, stockage
sécurise et sauvegarde des données
➢ Gestion des rapports pour les visites des différents employés
➢ Recenser les avis des clients pour permettre l’amélioration du système et
aussi des employés

Les besoins opérationnels concernent les aspects liés à l’exploitation du

système, mais indépendant des fonctions. Comme besoins opérationnels nous
avons:
➢ Ergonomie
➢ Sécurité
➢ Efficacité
➢ Robustesse

Etude de l’existant
Le suivi et la gestion des visiteurs peuvent représenter une tâche
fastidieuse pour les entreprises. La gestion manuelle des registres peut causer
des erreurs de saisi et stockage des données, entraver la procédure d’accueil
des visiteurs et rendre impossible l’analyse et le traitement des données
enregistrées. Beaucoup d’entreprises recherchent donc des solutions pratiques et
efficaces pour simplifier et optimiser le processus de gestion des visiteurs dans
leurs locaux.

1. Solutions existantes

Plusieurs solutions existent pour gérer les visiteurs dans les entreprises,
notamment:
➢ Les registres sur papier: Ce système largement utilisé consiste à enregistrer
les informations des visiteurs dans un registre papier a l’entrée des locaux
➢ Le bouche à oreille: utilisée par les entreprises ayant une faible affluence
de visiteurs. Elle implique généralement qu’un employé de l’entreprise soit
chargé d’accueillir les visiteurs et leur indiquer le chemin vers leur
destination. Cela se fait en communiquant oralement avec les visiteurs afin
de les guider à travers les locaux de l’entreprise.

2. Lacunes constatées

Cependant, les solutions présentées ci-dessus soulèvent encore quelques

problèmes.
Les registres sur papier souvent illisibles peuvent être perdus ou
endommagés.
La méthode par communication orale qui bien qu’elle soit peu couteuse
et facile à mettre en œuvre, elle peut présenter des inconvenants majeurs. Par
exemple elle implique que les employés soient disponibles pour accueillir les
visiteurs au moment où ils arrivent, ce qui peut être source de stress pour les
visiteurs si personne n’est là pour les accueillir. De plus, le système ne
sécurise pas la réception des visiteurs et est juste base sur l’honnêteté et la
bonne gestion du personnel de l’entreprise. Elle ne permet pas également la
traçabilité et le suivi des visites effectues, ce qui peut s’avérer compliquer
pour les entreprises qui souhaiterons effectuer une analyse des fréquences de
visites.
 3. La nouvelle solution

Notre projet vise à concevoir une application qui va nous permettre de

répondre à ces défis et lacunes. Les avantages significatifs de notre solution
incluent:
➢ Une solution logicielle facilement personnalisable pour répondre aux
besoins spécifiques de chaque entreprise
➢ Des mises à jour automatisées et régulières permettant une meilleure
gestion des visiteurs et en sécurité
➢ Un système qui garantir l’exactitude et la fiabilité des données et un
stockage de données sécurisé

Conception de la nouvelle solution

1. Diagramme de cas d’utilisations

a. Les differents acteurs du systeme

Les acteurs suivant seront impliques dans notre application:

➢ Receptionniste : personne qui se charge de recevoir les visiteurs et les
enregistrer s’il veulent faire une visite
➢ Employe : personne qui travaille dans l’entreprise et dont le but est de
gerer les visiteurs et peut aussi programmer des rendez-vous
➢ Administrateur : Personne en charge de la gestion de l’application dans
son ensemble.
 b. Cas d’utilisations

Pour la mise sur pied de notre projet, les cas d’utilisations recenses sont les
suivant:

➢ S’authentifier
⌑ Inscription
⌑ Connexion
➢ Gerer les personne
⌑ Ajouter une personne
⌑ Modifier une personne
⌑ Modifier une personne
⌑ Supprimer une personne
➢ Gerer les visites
⌑ Creer une visite
⌑ Modifier une visite
⌑ Modifier une visite
⌑ Supprimer une visite
➢ Gerer les rendez-vous
⌑ Creer un rendez-vous
⌑ Modifier un rendez-vous
⌑ Modifier un rendez-vous
⌑ Supprimer un rendez-vous
➢ Gestion des rapports
⌑ Generer les rapports en fonction des employes ou alors globale
⌑ Permettre d’envoyer ces rapports par email
 Pour simplifier nous avons le diagramme suivant:

Fig 1. Diagramme de cas d’utilisations

2. Dictionnaire de donnees

Tab1. Dictionnaire de donnees

Tai Natur
Table Code Description Type Format
lle e
nom nom d’une personne AN 20 SIG
prenom prenom d’une personne AN 20 SIG
Masculin ou
sexe sexe d’une personne AN 10 SIG
Personne Feminin
numero de telephone d’une +237671234
tel AN 15 SIT
personne 567
dateNais date de naissance d’une DATE SIG
 personne
email email d’une personne AN 20 SIT
Visiteur profession profession d’un visiteur AN 20 SIT
poste occupe par un utilisateur
poste AN 20 SIT
dans l’entreprise
User username username d’un utilisateur AN 20 SIT
8 caracteres
password mot de passe d’un utilisateur AN 20 SIT
min
nom nom d’un role AN 20 SIG
Role
description description d’un role AN 30 SIG
satisfait ou
Avis libelle_avis avis des visiteurs apres la visite AN 20 SIT
insatisfait
batiment auquel est situe le
batiment AN 10 SIT
bureau d’un employe
Bureau
etage etage auquel est situe le bureau N SIT
numPorte numero de la porte du bureau N SIT
motif motif de la visite AN 30 SIG
heureDebut heure de debut de la visite DATE SIG 00:00:00
heureFin heure de fin de la visite DATE SIG 00:00:00
Visite dateVisite date de la visite DATE SIG
Ordinaire
type type de visite AN 20 SIT ou
Rendez-vous
 3. Diagramme de classe

Fig 2. Diagramme de classe

4. Diagrammes de sequence

Tab : Description de l’action s’authentifier

Cas d’utilisation S’authentifier
Acteur Les employes et le(s) administrateur(s)
Permet a ces utilisateurs d’acceder a leurs espaces personnels
Objectif
respectifs
Precondition Le membre doit connaitre ses identifiant
Apres avoir recupere les informations l’espace personnel de
Postcondition
l’utilisateur doit etre charge
Scenario 1. Le système invite l'acteur à entrer son login et son mot
 de passe.
2. L'acteur saisit le login et le mot de passe.
3. Le système vérifie les paramètres.
4. Le système affiche l'espace correspondant à l'acteur.
Les informations sont incorrectes
Exception
Il y’a des champs vides

Fig 3. Diagramme de sequence pour s’authentifier

 Tab : Description de l’action Enregistrer un autre utilisateur
Cas d’utilisation Enregistrer un utilisateur
Acteur administrateur(s)
enregistrer les information d’un autre utilisateur dans la base
Objectif
de donnees
L’utilisateur doit etre present a l’entree de l’entreprise pour
Precondition
donner ses informations
Les informations de l’utilisateur doivent etre enregistrees
Postcondition
dans la base de donnees et celui doit recevoir un mail
1. L’utilisateur arrive a l’entree de l’entreprise et se presente
2. L’employe saisi les informations du vusiteur dans
l’application.
Scenario
3. Le système vérifie ces informations.
4. Le systeme envoi un mail a l’utilisateur lui renseignant
ses informations.
Les informations sont incorrectes
Exception
Il y’a des champs vides
 Fig 4. Diagramme de sequence pour Enregistrer un utilisateur

Tab : Description de l’action pocessus de rendez-vous

Cas d’utilisation programmer un rendez-vous
Acteur Les employes, visiteur,
Objectif Planifier un rendez-vous
le visiteur doit etre enregistre dans la base donnees et la
Precondition date de rendez-vous doit correspondre a une date a laquelle
le personnel a rencontrer est libre
Le visiteur doit etre autorise a entrer dans les locaux a la
Postcondition
date prevu du rendez-vous
1. Le système invite l’employe à entrer les informations sur
le rendez-vous
Scenario
2. L'acteur saisit les informations.
3. Le système vérifie les informations.
 4. Le système sauvegarde le rendez-vous dans la base de
donnees puis envoi um mail au visisteur contenant la date et
l’heure de rendez-vous.
Les informations sont incorrectes
Exception
Il y’a des champs vides

Fig 5. Diagramme de sequence pour Programmer un rendez-vous

 Tab : Description de l’action Gestion des visites
Cas d’utilisation Gestion des visites
Acteur Administrateur(s), visiteurs
creer une visite puis autoriser un visiteur a entrer dans les
Objectif
locaux
Precondition Le membre doit connaitre ses identifiant
Apres avoir recupere les informations l’espace personnel de
Postcondition
l’utilisateur doit etre charge
1. Le système invite l'acteur à entrer les informations sur la
visite.
Scenario 2. L'acteur saisit les informations sur la visite.
3. Le système vérifie les paramètres.
4. Le système notifie le visiteur et personnel.
Les informations sont incorrectes
Exception
Il y’a des champs vides
Fig 6. Diagramme de sequence pour Creer une visite