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Dématérialisez vos bons d'intervention et créez des rapports efficacement pour vos
clients

Dématérialisez vos bons

d'intervention et créez des rapports
efficacement pour vos clients
Par Nathalie Pouillard•Mis à jour le 7 octobre 2022, publié initialement en septembre 2018
Sommaire

o Pourquoi utiliser un bon d’intervention ?

o 3 phases pour créer le parfait bon d’intervention
 o En amont de l’intervention
o Pendant l’intervention
o Après l’intervention
o Comment établir un bon d’intervention ? 4 solutions et
leurs modes d’emploi
o Les bons d’intervention « papier »
o Les fiches d’intervention PDF à télécharger
o Les rapports d’intervention Excel
o Les bons d’intervention dématérialisés grâce à un
logiciel
o Outils pour dématérialiser vos rapports et bons
d’intervention
o Tableau comparatif des logiciels de gestion
d’interventions en mode SaaS
o Altagem
o Bob! Desk
o Ermeo
o Kizeo forms
o MySABE
o Opti-Time
o Organilog
o Praxedo
o Twimm
o Une révolution dans le monde du travail mobile
L’utilité du bon d’intervention n’est plus à prouver dans le cadre d’une bonne
gestion des activités de vos techniciens sur le terrain.

Vous réalisez des interventions d’installation, de maintenance, de dépannage,

d’assistance, ou de SAV ? Le rapport d’intervention, ou encore fiche
d’intervention, contribue à l’efficacité de vos équipes.
En outre, vous voilà dans l’ère de la dématérialisation des supports de travail.
Le bon d’intervention digital en fait partie, et il va vous changer la vie !

Pourquoi utiliser un bon d’intervention ?

Pour l’équipe intervenante :

 avoir les détails de la mission en cours (client, coordonnées,

lieu, date) et l’historique des précédentes en cas d’interventions
multiples,
 tenir un compte détaillé des heures travaillées,
 être encadrée, avoir un support qui fait le lien entre la société
intervenante et le client,
 bénéficier d’une validation des travaux avec la signature du
client.
Pour la société intervenante/le responsable de conduite d’activité :

 conserver un historique des interventions et assurer le suivi des

interventions,
 communiquer le détail de l’intervention,
 se protéger en cas de litige avec le client,
 établir les documents commerciaux : facture, devis et
estimations des travaux suivants,
 calculer le temps de travail des équipes,
 affirmer son statut d’expert en faisant des préconisations
d’entretien, d’utilisation, et en anticipant la maintenance,
 favoriser la relation de confiance avec le client,
 encourager ses équipes à avoir le souci du détail, à travailler en
transparence et loyauté, de façon autonome, mais avec
supervision.
Pour le client :

 conserver un historique des interventions reçues,

  retrouver facilement les coordonnées de la société, pour la
maintenance et le SAV,
 être en confiance sur le professionnalisme de la société
intervenante,
 pouvoir ajouter des observations et un avis sur la qualité du
travail,
 mieux comprendre la facturation.

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3 phases pour créer le parfait bon d’intervention

En amont de l’intervention
La personne chargée de la planification des interventions (le responsable de
conduite d’activité) y reporte les informations du client et de la mission pour
l’équipe intervenante.

Doivent figurer sur le bon d’intervention :

 le lieu : le site exact de l’intervention,

 les coordonnées du client,
 le mode d’accès : digicode, accès sous-sol, etc.,
 la date et le lieu du rendez-vous,
 la description de l’intervention : mission, contraintes spécifiques,
 le matériel : pièces détachées, etc.,
 le type d’équipement ciblé sur le site,
  les pièces jointes : plan du site, schémas,
 l’historique client : interventions précédentes et résultats.
Pendant l’intervention
Le bon d’intervention sert au technicien ou au chef d’équipe pour renseigner :

 les travaux effectivement réalisés,

 le temps de travail,
 les anomalies,
 les pièces utilisées,
 les préconisations pour la suite.
Le document est signé par le client qui valide ainsi l’intervention et ajoute
éventuellement ses remarques.

Il faut donc :

 indiquer les horaires effectifs de début et de fin,

 renseigner le statut de l’intervention : en cours, à poursuivre,
abandon,
 prendre des photos illustrant les travaux réalisés et les joindre au
rapport,
 indiquer les pièces détachées utilisées, et celles qui ont manqué,
 recueillir la signature du client.
👉 Nos conseils :

 utilisez la signature électronique pour signer et faire signer vos

bons d’interventions plus rapidement ;
 faites figurer le prix qui sera facturé au client par la suite :
la jurisprudence montre que c’est une bonne pratique !
Après l’intervention
Une fois la transmission du bon d’intervention faite à la société prestataire, le
service comptabilité établit la facture et les fiches de paie des intervenants.
Les remarques des clients peuvent être reportées dans un logiciel CRM pour le
suivi de la relation client, puis le rapport d’intervention est directement stocké
dans le système informatique ou imprimé puis archivé dans un classeur.

Comment établir un bon d’intervention ? 4 solutions

et leurs modes d’emploi
Les bons d’intervention « papier »
Les bons d’intervention peuvent s’acheter en papeterie sous forme de carnet
avec feuilles doubles ou triples autocopiantes afin de laisser un exemplaire au
client et d’en conserver un ou plusieurs pour la société prestataire.

Des spécialistes en papeterie et signalétique peuvent fournir aux entreprises des

carnets de bons d’intervention personnalisés avec leur logo. Ils se complètent
de façon manuscrite.

Avantages : c’est accessible pour ceux qui ne sont pas du tout à l’aise avec les
outils informatiques et pour les toutes petites structures.

Inconvénients : 

 des difficultés possibles à relire le technicien,

 la saisie complète de la facture à faire,
  le carnet doit passer de mains en mains pour être rempli au gré
des interventions (risque de pertes et d’oublis),
 l’espace limité pour mettre des notes,
 l’archivage et la recherche d’anciens bons,
 le coût : comptez environ 20 euros pour 50 bons non
personnalisés.
Les fiches d’intervention PDF à télécharger
Des bons d’intervention sont accessibles en ligne gratuitement pour
téléchargement.
Si vous ne voulez pas acheter de carnets de bons d’intervention, c’est une
option.

Avantages : c’est gratuit, hors impression (papier et encre).

Inconvénients : 

 des difficultés possibles à relire le technicien,

 l’envoi d’une copie au client,
 la saisie complète de la facture à faire,
 l’espace limité pour mettre des notes,
 l’archivage et la recherche d’anciens bons (à moins de les
numériser).

Exemple de fiche d’intervention PDF © Organilog

Les rapports d’intervention Excel
Il est possible de se servir d’Excel pour réaliser une fiche d’intervention,
de maintenance par exemple, complétée et numérotée sur ordinateur.

Avantages : 

 gratuit, si on ne compte pas l’impression et le coût de la licence,

 la présence du logiciel sur tous les ordinateurs,
 la lisibilité des informations saisies, 
  la possibilité de créer des formules pour compléter des cellules
automatiquement et pour générer la facture.

Inconvénients : 

 la saisie post-intervention du tableau (forte marge d’erreurs et de

retards),
 la dimension peu collaborative (le tableau doit être partagé entre
l’intervenant et le planificateur, qui doit idéalement lui permettre
d’accéder à certaines cellules, mais lui interdire l’accès à
d’autres),
 la nécessité d’une formation dans le cas d’une utilisation poussée
des fonctionnalités d’Excel,
 le recueil de la signature sur un support à part ou a posteriori,
 l’export au format PDF puis l’archivage.
Les bons d’intervention dématérialisés grâce à un logiciel
Le bon d’intervention est accessible via une application sur tablette,
smartphone ou ordinateur. Le responsable de conduite d’activité, les
intervenants, le client, les services administratif et comptable y ont tous accès,
en amont, pendant et après l’intervention.

Avantages :

 l’outil est ultra collaboratif pour une

meilleure communication sur et avec le terrain,
 il évite les pertes et les oublis qu’occasionne le format papier ou
Excel,
 les informations sont lisibles, complètes, tracées et
accessibles même sur le lieu d’intervention et mises à jour
automatiquement,
 certains champs sont préremplis pour faciliter le travail de
reporting du technicien,
 participe à optimiser les tournées des techniciens en gagnant du
temps sur la collecte d’informations,
  il favorise la fidélisation client : tout est tracé et transparent
pour le client qui n’a pas de mauvaises surprises en recevant la
facture, et vous dégagez une image moderne,
 en interne, vous gagnez du temps sur la gestion des
interventions : fin de la double saisie et des documents égarés,
export des données facile pour la facturation et la paie.

Inconvénients : c’est payant. Mais les gains en temps, en productivité et en

traçabilité compensent largement le coût d’un abonnement.

Certaines solutions de gestion d’interventions proposent des formules gratuites,

mais limitées en termes d’utilisateurs et de fonctionnalités.

Outils pour dématérialiser vos rapports et bons

d’intervention
Tableau comparatif des logiciels de gestion d’interventions en
mode SaaS
Langues
Logiciel Cible Avantage principal
supportées

De l’auto- Gestion des équipes terrain

Altagem entrepreneur   Français
au grand groupe  

Bob! Toutes les Gestion des interventions et

Français
Desk entreprises GMAO complètes

Pour les Ordres de travail digitalisés et

Ermeo entreprises à partir accessibles en mobilité avec Français et anglais
de 50 salariés ou sans réseau

Anglais
Français
De l’auto-
Kizeo Création de formulaires en Italien
entrepreneur
forms quelques clics Portugais
au grand groupe
Allemand
Espagnol
 Toutes les
MySABE 100 % paramétrable Français
entreprises

Solution de planification et de Allemand

De la PME aux gestion des interventions Anglais
Opti-Time
grands groupes complète (+ application Chinois Espagnol
mobile) Français

De l’auto-
Organilog entrepreneur Large spectre fonctionnel Français
au grand groupe

Anglais
Gestion globale avec
TPE Français
application mobile
Praxedo PME Italien
 
ETI Portugais
 
Allemand

Outil de GMAO complet dans

Dès 10 salariés votre poche
Twimm Français
   
 

Altagem
Dotée d’un connecteur ERP, l’application Altagem affiche une ligne
chronologique en pied de page pour voir l’enchaînement des interventions au
long de la journée ainsi que le temps passé sur chaque chantier. La formule de
prix par équipier est intéressante.

Bob! Desk
Bob! Desk simplifie la réalisation de bons d’intervention, que vous soyez :

 un prestataire technique : entreprise de maintenance,

multitechnique, etc.,
 un donneur d’ordre (retail, immobilier, bureaux, etc.) qui gère de
multiples interventions sur votre site,
 un artisan technicien.
Plus largement, la solution aide à planifier les interventions et à les gérer de A
à Z, de l’attribution automatique de prestation au suivi de la facturation.
Ermeo
Ermeo vous assiste en simplifiant la digitalisation de vos ordres de travail. En
quelques clics, transmettez l’intervention à vos techniciens sur les équipements
appropriés. Oubliez le papier et digitalisez tous les documents utilisés sur le
terrain par vos opérateurs, comme les notices techniques et permis de travail,
et standardisez vos processus opérationnels.

Depuis l’application mobile Ermeo, accédez facilement et rapidement aux bons

d’interventions qui vous sont attribués, prenez en charge des interventions non
planifiées ou transférez votre intervention à un autre opérateur. Le
logiciel génère automatiquement un rapport personnalisé à la fin de chaque
intervention. Ce dernier est ensuite directement envoyé aux personnes
concernées (chef d’équipe, client, prestataire, etc.).

Kizeo forms
Kizeo forms : d’un simple « glisser-déposer », choisissez les options à ajouter à
votre formulaire et saisissez vos données avec ou sans connexion internet.
Vos rapports seront générés et envoyés automatiquement par e-mail. Le
logiciel SaaS est entièrement paramétrable.

MySABE
MySABE vous accompagne dans la gestion et l’optimisation du temps de vos
interventions, grâce à :

 son Portail Client accessible 24 h/24 et 7 j/7, pour une prise en

charge rapide des bons d’intervention de vos clients,
 sa web application pour accéder et gérer toutes les informations
nécessaires via un support mobile (planning, devis, photos
d’intervention, signature électronique).
100 % paramétrable, l’outil s’adapte à tous les secteurs d’activité.

Opti-Time
Opti-Time est une solution de planification et de gestion des interventions
complète qui peut vous être d’une grande utilité dans l’optimisation de vos
interventions. La solution digitalise bon nombre de documents utilisés sur le
terrain et devient un véritable assistant pour les équipes mobiles ! 

Le grand plus : son application disponible sur smartphone qui aide les équipes

à devenir plus efficaces et réactives, où qu'elles soient (consultation de l’agenda,
saisie de compte-rendu, scan, géolocalisation, etc.).

Organilog
Organilog est une solution de gestion des interventions qui peut évoluer vers
un système d’information complet : ERP, GMAO, CRM, field force management,
ticket, analyse d’activité, suivi de chantier, etc. Le prix de ses abonnements
est attractif.

Praxedo
Leader SaaS de la gestion d’interventions, Praxedo propose une gamme de
connecteurs avec des logiciels de facturation, ERP et CRM pour une gestion plus
globale de vos opérations.

L’application mobile offre un déploiement très rapide et sa connexion hors

ligne est un plus.

Twimm
Twimm est un outil de GMAO pensé pour le technicien (application mobile),
l’équipe au bureau (ordinateur) et le client (extranet dédié). Lors d’une
intervention, le technicien peut prendre des photos avant et après son travail
directement depuis l’application, puis, a posteriori, renseigner un bilan et
les heures passées. Enfin, le client signe le bon d’intervention sur le
smartphone du technicien.

✅  Vous doutez encore de la solution de gestion d’interventions à choisir pour

votre entreprise ? Dans ce guide gratuit, découvrez les 10 questions à vous
poser pour faire le bon choix !

Guide pour choisir une solution de gestion

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Une révolution dans le monde du travail mobile

La gestion des interventions via une application SaaS, notamment du bon
d’intervention, permet à la fois de vous aider dans le suivi de production et
l’optimisation des ressources en temps, en main d’œuvre et en matériel.

La dématérialisation du bon d’intervention soulage aussi vos techniciens, qui

voient une tâche laborieuse simplifiée, améliorant jusqu’à la qualité de leur
travail et de leur bien-être.
Les clients ne sont pas en reste, ils sont témoins de votre professionnalisme et
de l’expertise de vos équipes. Que demander de plus ?

La transparence est une valeur essentielle pour Appvizer. En tant que média, nous avons
pour objectif d'offrir à nos lecteurs des contenus utiles et de qualité tout en permettant à
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