Université Mohammed V

– Rabat

Ecole Mohammadia
d’Ingénieurs

Département Génie MIS

Rapport du « Génie logiciel » (S5)

Cahier de Charge pour un ERP destiné à une Agence (exemple :

Agence Urbaine Kenitra (AUK))

Réalisé par : Encadré par :

Abir El kharmoudi Mme. Asmaâ RETBI
Stitou Abdelmounaim

ANNÉE UNIVERSITAIRE 2021-2022

Table of Contents

1. Objectif du document .................................................................... 3

2. Description générale ...................................................................... 3
3. Problématique ................................................................................ 4
4. Objectifs du logiciel ERP .............................................................. 5
5. Fonctionnalités clé ......................................................................... 5
6. Charte graphique ........................................................................... 9
7. Contraintes matériels et logiciels ............................................... 11
Logiciel ............................................................................................. 12
Configuration matérielle ................................................................... 12
Performances .................................................................................... 12
8. Sécurité ......................................................................................... 13
9. Possibilité d’évolution.................................................................. 13
10. Technologies utilisées ............................................................... 14
Intelligence Artificielle ..................................................................... 14
Cloud ................................................................................................. 14
11. User stories ................................................................................ 14
12. Priorisation MoSCoW .............................................................. 16
13. Estimation des User Story ………………………………….17
14. User Story Avec Trello ………………………………………18
Introduction

1. Objectif du document

Ce document a pour objectif de fixer les détails et les modalités

d’exécution de la fourniture d’un service ou d’un bien de la manière la
plus précise possible. Il a aussi pour rôle de définir les objectifs à
atteindre, formaliser les besoins du client ainsi que de cadrer la
mission à venir. Il est également utilisé pour planifier des tâches
déléguées. Il s'agit donc d'un document important en tant que contrat
entre le client et le prestataire de services, qui est référencé par les
deux parties lors de l'exécution de la prestation.

2. Description générale

Mettre en place un ERP au sein d’une assurance urbaine nécessite

généralement la maîtrise de gestion de trois grands éléments : gestion
du matériel, gestion des ressources humaines et gestion des ressources
financières. Cette gestion permet de mieux optimiser l’organisation du
monde des assurances. Elle facilite également la circulation
d’information (documents importants, fichiers à approuver, notes
administratives etc.) au niveau des différents départements à tout moment sans
la nécessité de se déplacer.

Cet ERP permettra d’optimiser à la fois :

• Le temps : L’automatisation des opérations et la centralisation de toutes les informations
permettront de gagner du temps.
• L’effort : Les employés de chaque département n’auront plus besoin de se déplacer au sein
de l’assurance pour signer des documents ou pour demander de l’approbation de la part des
autres responsables.
• Le coût : La mise en place d’un ERP, au sein d’une assurance , diminuera les coûts
d’imprimerie , et le coût gagné à travers l’élimination des redondances de données .

Contexte du Système
3. Problématique :

La gestion au sein de l’AGENCE URBAINE KENITRA n’est pas

optimale à cause des données non centralisées ou non à jour ,des
erreurs liées à la saisie des informations, des départements séparés
,chacun travaille avec un système de gestion différent , raison pour
laquelle le coût d’entretien est très élevé et la communication entre ces
départements est faible voire nulle .Les employés de cette agence
n’accèdent pas totalement à toutes les données dont ils ont besoin et
ils sont obligés à exécuter un processus épuisant et à attendre de
recevoir des données d’autres départements. Cette gestion affecte
négativement l’activité globale de l’agence et pousse les responsables
à prendre des mauvaises décisions. La diversité des outils est l'un des
pires ennemis d'une entreprise. Imaginez une entreprise utilisant de
multiples solutions de gestion pour sa production, ses finances, sa
logistique ou encore sa relation client. Il paraît donc difficile d’obtenir
des données synchronisées, à jour et sans erreurs. C’était bien le cas
pour l’AGENCE URBAINE KENITRA

4. Objectifs du logiciel ERP :

Là où d'autres types d'outils de gestion de fichiers Excel peuvent

rapidement devenir chronophages et provoquer des erreurs, l'ERP
centralise les informations dans une base de données unique et
automatise les tâches et les opérations en fonction de chaque
département de l'entreprise.

Pour cette agence, l’objectif de mettre en place un ERP est de :

• Gérer les ressources matérielles : matériels informatiques, bureaux, transports, chaises,
parkings, tableaux, distributeurs de cafés et des produits alimentaires, parking, ordinateurs,
imprimantes etc.
• Gérer les ressources humaines : ingénieurs, secrétaires, comptables, stagiaires, femmes de
ménages, jardinier, gardiens, chauffeurs, autres employés.
• Gérer les ressources financières : L’AGENCE URBAINE KENITRA est financée de la part de :
➢ L’Etat
➢ Ministère de l’Aménagement du territoire, de l’Urbanisme, de l’Habitat et de la
Politique de la ville.
➢ Argent payé par les clients (pour demande des autorisations de construction, ou de
note de renseignement urbanistique etc.)

Spécifications fonctionnelles :
5. Fonctionnalités clé

A. Fonction principale : Gérer le stock (ressources financières) :

➢ Sous-fonctions :
• Effectuer des contrôles sur les livraisons.
 • Etablir et éditer les bons de réception d’entrée en
stock
• Prendre en charge les demandes de fournitures
(demandes internes)
• Editer la situation des stocks.
➢ Objectif :

Intégrer les fonctionnalités avancées de gestion des stocks.

➢ Description :

Cette rubrique permet de gérer des demandes et des livraisons

internes, ainsi que la consultation des mouvements du stock et la
valorisation de ce dernier

➢ Utilisateurs :

Corps administratif de l’agence.

B. Fonction principale : gérer la maintenance des véhicules

(ressource matérielle):
➢ Sous-fonctions :
• Gérer les réclamations
• Définir les opérations de maintenance préventives en
fonction des règles d’entretien prédéfinies an niveau
des modèles de maintenance
• Planifier les opérations de maintenance aussi bien
préventives que curatives
• Gérer les contrats de garantie et de maintenance des
véhicules
 ➢ Objectif :

Permettre la gestion de la maintenance curative et la maintenance

préventive des véhicules.

➢ Description :

Cette rubrique permet de suivre les véhicules au sein de l’agence et

prendre des décisions de maintenance selon l’état de ces derniers.

➢ Utilisateurs :

Service équipement de l’agence.

C. Fonction principale : gérer le budget (ressource financière) :

➢ Sous-fonctions :
• Préparer des budgets prévisionnels
• Elaborer des budgets définitifs
• Prendre en charge des opérations de début et de fin
d’exercice de la comptabilité budgétaire.
• Effectuer un suivi budgétaire consistant à
l’enregistrement des détails et la réalisation et à
l’édition de la situation d’exécution du budget par
rubrique avec les écarts entre le prévu et le réalisé
(budgets disponibles).
➢ Objectif :

Permettre la gestion budgétaire au sein de l’agence afin de ne pas

dépasser le montant maximal fourni par l’état.

➢ Description :
Cette rubrique permet de faire des prévisions sur le budget nécessaire
au déroulement du travail et l’adapter à des contraintes de dépenses
imposées par l’état, ainsi que le suivi des dépenses et la classification
de ces dernières par rubriques.

➢ Utilisateurs :

Division comptabilité de trésorerie et budget.

D. Fonction principale : suivre les absences/retards (ressource

humaine) :
➢ Sous-fonctions :
• Retenir le matricule d’un employé arrivé en retard ou
absent
• Envoyer un email d’avertissement aux personnes
concernées.
• Consulter les retards et absences de chaque employé.
• Envoyer un mail d’avertissement aux employés
dépassant plafond de retard
• Envoyer et recevoir des justificatifs d’absence/retard.
➢ Objectif :

Permettre la gestion d’absences et retards du personnel et avertir ceux

qui dépassent un nombre d’heures défini par la direction de l’agence.

➢ Description :

Cette rubrique permet de suivre la présence des employés à travers un

système de pointage localisé dans l’entrée de l’agence qui retient le
matricule, la date et l’heure d’entrée et sortie de chaque employé.
 ➢ Utilisateurs :

Administration de l’agence.

Spécifications Non Fonctionnelles :

6. Charte graphique

Concernant la charte graphique, il faut que la conception de ce pro

logiciel soit légèrement analogue à l’interface graphique du site web
de l’AGENCE URBAINE KENITRA : http://www.auks.ma/, c’est-à-
dire il faut dominer les deux couleurs : vert et bleu. Il faut également
que ce pro logiciel dispose d’une photo en arrière-plan d’une faible
opacité dont la thématique s’inscrit dans le cadre de l’urbanisme.

Voici la maquette du prologiciel:

7. Contraintes matériels et logiciels :

Le prestataire du prologiciel s’engage à fournir les spécifications

précises de l’infrastructure matérielle requise. Le prestataire prendra
en charge la mise en place d’un environnement logiciel ainsi que toutes les
licences de déploiement de la solution proposée qui doit respecter les exigences
suivantes :
 ➢ Serveur sous Windows Server >2008
➢ Base de données
➢ Les licences de SGBD et de Windows Server sont à la charge de
L’AUK (Agence urbaine Kenitra)

LOGICIEL :

En ce qui concerne le système de gestion de base de données, le

progiciel peut être multibases de données et également multi
plateformes, il peut être mis en place sur les serveurs supportant
Windows.

CONFIGURATION MATERIELLE :

Dans l'offre technique, le prestataire doit préciser :

Les spécifications de la configuration et du dimensionnement du
matériel minimum requises pour les serveurs et les postes clients.

• Les systèmes d'exploitation supportés ;

• Les bases de données supportées ;
• Les clients HTML supportés
• Le serveur web supporté.

PERFORMANCES :

Ce prologiciel ERP doit répondre aux performances suivantes :

• Sécurité : Gestion des habilitations (profil utilisateur), accès par

mot de passe ;
• Traçabilité : Cet ERP doit fournir un module de journalistique
qui trace toutes les transactions réalisées sur le système ;
 • Accessibilité : Il doit être accessible sur le siège et sites distants
de l’AUK;
• Durabilité : Le système ERP doit être durable (minimum 8 ans)
afin que cette agence puisse y bénéficier le maximum d’années
possibles ;
• Agilité et flexibilité : Notre système doit s’adapter bien à court
et à moyen terme à notre développement.

8. Sécurité :

L'accès au système devrait se faire par identification de l'utilisateur par

un login et un mot de passe. Le progiciel doit également disposer
d'outils pour l'administration de la sécurité, permettant de définir pour
chaque opération, menu, ou fonction du progiciel, les sécurités d'accès
associées à chaque utilisateur. Les accès pouvant être de type ajout,
modification, suppression, consultation ou interdiction d'accès.

9. Possibilité d’évolution

Le prologiciel peut s’évoluer dans le sens où il peut interagir avec ses

utilisateurs et de s'adapter aux besoins de l'agence, par exemple
donner ou restreindre l'accessibilité de certain départements à des
rubriques spécifiques.
10. Technologies utilisées :

INTELLIGENCE ARTIFICIELLE :

Les capacités d'IA peuvent aider L’AUK dans des tâches telles que la
planification et la prévision de la demande afin de maximiser les
revenus. L'outil peut examiner les données et les processus historiques
pour estimer les besoins des clients, puis utiliser ces informations pour
réduire les niveaux de stock et les pertes de produits. De plus, cet outil
peut aider à identifier les goulots d'étranglement dans le système de
production de l’agence afin qu’on puisse accélérer le flux de travail et
atténuer les obstacles rencontrés pendant les opérations.

CLOUD :

On a opté pour un ERP en mode cloud dans cette agence. Le cloud est
l'hébergement de données sur des serveurs virtuels, privés ou partagés.
Cette alternative aux serveurs physiques permet d'accéder à distance
aux systèmes d'information et de consulter les données, fonction
idéale pour les salariés nomades mais aussi pour respecter les mesures
sanitaires de la pandémie Covid-19. Le résultat est un travail
rationalisé et une équipe plus organisée. Le logiciel Cloud ERP est
également plus facile à déployer car il n'est pas nécessaire d'installer
des outils sur chaque poste de travail.

11. User stories :

- En tant que responsable du service administratif je veux gérer les

demandes internes afin de pouvoir garder le bon fonctionnement de
l’agence.
- En tant que responsable de production je veux éditer et visualiser la
situation du stock afin d’optimiser le flux des produits.

- En tant que responsable logistique je veux établir les bons de réceptions des commandes afin
de les classer dans les document internes de l’agence.

-En tant que responsable logistique je veux suivre le processus des

livraisons afin de classer la disponibilité de chaque produit.

- En tant qu’ingénieur maintenance je veux planifier, gérer et définir

les opérations de maintenance curative et préventive des véhicules afin
d’assurer les bonnes conditions de sorties de travail.

- En tant que technicien maintenance je veux gérer les réclamations à

propos des véhicules afin de les entretenir.

- En tant que responsable de la trésorerie je veux établir des budgets

prévisionnels ainsi que des budgets définitifs afin de satisfaire les
dépenses nécessaires au bon déroulement du travail au sein de
l’agence.

- En tant que responsable de la trésorerie je veux suivre la situation

budgétaire de l’agence afin d’effectuer le bilan et l’état des flux de
trésorerie et les enregistrer sur l’ERP .

- En tant que responsable de la trésorerie je veux rejeter des demandes

de dépenses au sein de l’agence qui dépasse une somme à préciser par
le responsable.
- En tant que responsable de la trésorerie je veux effectuer un bilan de
fin et de début d’exercice de chaque année afin d’analyser la
performance de l’agence .

-En tant que chef du service du personnel je veux consulter les retards
et absences des employés de l’agence afin de pénaliser ceux qui ne
sont pas justifiés.

-En tant que chef du service du personnel je veux envoyer un email

d’avertissement aux employés dépassant le maximum d’heures
d’absence afin de préserver la productivité de l’agence .

-En tant que chef du service du personnel je veux recevoir des

justifications d’absence afin de les enregistrer sur l’application de
« ressources humaines » du prologiciel .

12. Priorisation MoSCoW :

13. Estimaton des USER STORY

 User Stories
En tant que responsable du
service administratif je veux
gérer les demandes internes
afin de pouvoir garder le bon
fonctionnement de l’agence
En tant que responsable du
service équipement je veux
éditer et visualiser la
situation du stock afin
d’optimiser le flux des
produits.
En tant que responsable
logistique je veux établir les
bons de réceptions des
commandes afin de les
classer dans les document
internes de l’agence.
-En tant que responsable
logistique je veux suivre le
processus des livraisons afin
de classer la disponibilité de
chaque produit
En tant qu’ingénieur
maintenance je veux
planifier, gérer et définir les
opérations de maintenance
curative et préventive des
véhicules afin d’assurer les
bonnes conditions des sorties
de travail.
- En tant que technicien
maintenance je veux gérer
les réclamations à propos des
véhicules afin de les
entretenir.
En tant que responsable de la
trésorerie je veux établir des
budgets prévisionnels ainsi
que des budgets définitifs
afin de satisfaire les
dépenses nécessaires au bon
déroulement du travail au
sein de l’agence.
En tant que responsable de la
trésorerie je veux suivre la
situation budgétaire de
l’agence afin d’effectuer le
bilan et l’état des flux de
Taches Sprint Complexité
-Créer une base de données des 2 8
demandes des employés
-classifier des demandes par ordre
de priorité.
-élaborer des templates des
demandes répétitives.
-notification des demandes
urgentes à chaque heure.
-Elaborer un dashboard pour la 2 3
visualisation.
-Construire un système d’alerte
pour les équipements en panne.
-Créer une template pour 1 3
l’établissement d’un bon de
réception
-Elaborer un dashboard pour 1 5
visualiser les produit
sortant/entrant
-Ajouter une option permettant de
modifier la situation du stock
-Créer une base de données des 2 8
véhicules que possède l’agence
-classifier les véhicules selon leurs
états
-Etablir un algorithme de
détermination du type de
maintenance pertinent pour
chaque véhicule en se basant sur
des critères à spécifier par
l’ingénieur de maintenance.
-Créer un filtre des véhicules à 2 5
maintenir selon l’urgence.
-Elaborer une base de données des
réclamations.
-Générer un dossier descriptif
pour chaque véhicule lors de
chaque opération de maintenance
effectuée.
-Intégrer des algorithmes 2 3
d’optimisation et de prévision de
budget.
-tester comparer régulièrement les
dépenses de l’agence et le budget
restant.
-Etablir un dashboard pour 1
visualiser la situation budgétaire.
-Elaborer une base de données
comportant l’activité financière.
 trésorerie et les enregistrer
sur l’ERP.
En tant que responsable de la
trésorerie je veux effectuer
un bilan de fin et de début
d’exercice de chaque année
afin d’analyser la
performance de l’agence.
En tant que chef du service
du personnel je veux
consulter les retards et
absences des employés de
l’agence afin de retenir le
matricule de ceux qui ne sont
pas justifiés.
En tant que chef du service
du personnel je veux
envoyer un email
d’avertissement aux
employés dépassant le
maximum d’heures
d’absence afin de préserver
la productivité de l’agence.
-En tant que chef du service
du personnel je veux
recevoir des justifications
d’absence ou de retard afin
de les enregistrer sur
l’application de « ressources
humaines » du prologiciel.
-Créer un template pour effectuer 2
un bilan.
-Intégrer un système d’alerte pour
prévenir les baisses de
performance.
-Elaborer un algorithme 2
permettant de retenir les
matricules des absents et
retardataires n’ayant pas un
justificatif.
-automatiser le processus de 2
rédaction et d’envoi d’emails
selon le degré d’avertissement à
déterminer par le chef du service.
-Créer une base de données des 2
justifications.
-Classer les justifications par
matricule de chaque employé.

14. User Story Avec Trello

Trello est l'une des meilleures applications de gestion de projet inspirées des
méthodes agiles. Il implémente des tableaux avec un grand savoir-faire, conçu
pour gérer l'avancement d'un projet de manière visuelle et collective.

Après avoir affecté chaque tâche aux membres de l’´équipe en charge du projet
Trello nous permet de faire un suivi de l’´état d’avancement du projet en
présentant des dates limites de chaque tâche ainsi que la possibilité de désigner
qu’une tâche est terminée.