PROCESSUS

D’onboarding
La checklist qui simplifie la vie des
Responsables RH et Office Managers.
Qu’est-ce qu’un onboarding
“réussi”, et comment le
mettre en place ?
Que faut-il prioriser ? Qui doit en être l’acteur principal en entreprise ?
Quand et comment le préparer efficacement ?
Autant de questions à se poser avant l’arrivée d’une nouvelle personne dans
l’entreprise, qui permettront de l’intégrer durablement à l’organisation.

On vous aide à y voir plus clair !

Trois pilliers sur lesquels faire reposer sa stratégie

Dimension humaine Dimension matérielle Valeurs de l’entreprise

Un processus global essentiel

Un onboarding raté, ou dont l’importance est minimisée, peut être source de
complications pour tous les partis impliqués : tensions avec l’onbardé·e, obligation
de reprise du recrutement, mauvaise image de l’entreprise (en externe comme en
interne)... L’enjeu est grand.

À l’inverse, lorsqu’il est réussi, l’onboarding est un incroyable facilitateur (des

relations, des utilisations logicielles, de la compréhension process & produits...).

Découvrez la checklist Rzilient d’un onboarding réussi, avec les actions à mener en
amont de l’arrivée, le jour J, et tout au long du process d’onboarding.

Simplifiez vos onboardings !

Assurez des équipements prêts à l’emploi dès l’arrivée
de votre collaborateur et simplifiez la restitution et
réattribution de votre matériel informatique en interne.
En savoir plus
La préparation en amont
Administratif
Transfert des informations nécessaires à l’embauche (RH, comptable, OM…)

Préparation des contrats

Signature du contrat par les deux parties (peut se faire par logiciel de signature en
ligne très utile pour du full-remote, mais aussi pour rendre plus rapide
l’exécution de ces tâches chronophages)

Ouverture des comptes de mutuelle, complémentaire santé, et prise de rendez-

vous pour la visite médicale si besoin est

Mail de bienvenue pour acter l’entrée du candidat dans l’organisation

Définition et anticipation des besoins logistiques

Environnement et poste de travail (bureau, chaise, casier...)
Equipement iT (ordinateur, téléphone, écran, souris, clavier, adaptateurs, câbles…)
mais aussi pré con guration du matériel
- fi installation des C
SERVI C
E ZERO TOU H

sessions, apps, logiciels, licences nécessaires sur l’ordinateur

Mobilité : véhicule de fonction, abonnement au réseaux transports en commun ou
mobilité douce, place de par ing ou emplacement vél
k o

P rise en compte des partenaires e ternes et anticiper pour tenir les délais
x

S i les locaux sont indépendants à l’entreprise, prévenir le prestataire et prévoir

badge, clé, codes etc…

A A D
Passer commande auprès des fournisseurs de matériel
LIVR ISON R PI E

Ouverture des acc s mail, Drive, et toute application utilisée en interne

è

Communication autour de la nouvelle arrivée

Informer les collaborateurs du recrutement via les canaux de communication
internes

Informer la personne recrutée : détails sur son équipement (BYOD ou pas), sur la
logistique de son arrivée (heure, lieu, dress-code, programme)
Le jour J
Accueil et animation
Cette étape va dépendre du nombre d’arrivées simultanées, de la taille, de la culture et des
ressources de l’entreprise. Ce sera la première occasion d’intégrer la personne dans la vie
pratique et la culture de l’entreprise, et de lui donner une vision globale de l’organisation.
Attention, avec un process d’onboarding à distance (full-remote) SERVICE
cette étape et sa logistique seront très différentes.

Rencontres avec les managers / équipe

Formelles ou informelles jauger ce qui est le plus adapté

Présentation des activités de chaque pôle, chaque personne, et des tenants et

aboutissants de la collaboration avec le nouvel arrivant

Présentation de l’organigramme et du produit

Présentation du “buddy”, s’il y en a un, de son rôle

Visite des locaux, présentation aux employés

Attribution du matériel + vie pratique au bureau

Attribution de l’équipement iT, de la place de bureau, du matériel (badge, clés,
place de parking etc.)

I nformations administratives (RH, mutuelle, transport, CSE…)

Présentation des process en interne + outils de travail

Présentation du quartier et des habitudes de repas/sorties etc.

Ces étapes peuvent également être concentrées dans un kit d’onboarding fourni aux
nouveaux entrants pour une expérience collaborateur améliorée !
Ce kit peut prendre plusieurs formes : guide, mail, vidéos, séminaire d’intégration,
Académies, formation… et contenir les informations suivantes :
Présentation de l’organigramme et des différents métiers

Présentation du produit

Présentation de l’enteprise, son histoire, sa raison d’être, ses valeurs

Le suivi dans le temps

Cette étape va dépendre :

de la validation de la période d’essai ;

du type de contrat ;

du degré de préparation en amont de l’arrivée ;

des politiques remote/sur place, de la régularité des échanges ;

de la personne, et de sa culture passée en entreprise !

Il existe plusieurs solutions pour effectuer ce suivi auprès des collaborateur afin d’évaluer la

qualité de leur onboarding, rectifier le tir si besoin, et valider les pratiques qui fonctionnent :

Entretiens réguliers

Entretien avec les RH : S1 / S2 / M1 puis M2, à poursuivre en fonction des besoins

Repas avec les buddys mensuels

Faire le point avec la personne sur son ressenti depuis son arrivée, l’expérience

en interne, la satisfaction, les pistes d’amélioration possibles, s’assurer que le

matériel convient et qu’il ne manque rien…

Formulaire de satisfaction | Rapport d’étonnement

Questions ouvertes et très larges afin de ne pas orienter les réponses

S’assurer du bon déroulé de l’onboarding et de son efficacité

Obtenir des pistes d’amélioration pour les prochains !

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Adopter la plateforme Rzilient, c’est faire le choix d’un onboarding simple,

rapide et efficace !

Lucie Durant

C02

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