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I - Le projet et ses caractéristiques.............................................................

II - Les indicateurs de succès..........................................................................

III - Les acteurs du projet....................................................................................

A. Le commanditaire
B. Le chef de projet
C. L'équipe projet
D. Les bénéficiaires du projet

IV - Le cadrage du projet.....................................................................................

V - Nos ressources.....................................................................................................

VI - La structure et la planification du projet..........................................

VII - Le diagramme de Gantt..............................................................................

VIII - Le graphe potentiel-tâches......................................................................

IX - Les risques et solutions alternatives......................................................

X - La fin et l’évaluation du projet......................................................................

A. La fin du projet
B. L’évaluation de la réussite du projet
Nous sommes quatre étudiants en BUT GEA dans la spécialité GEMA. Nous répondons
aux noms de Balbine, Kadidia, Soufiane et Ilian et avons choisi de dynamiser la
communauté étudiante de l'IUT de Sceaux à travers l'organisation du tout premier
tournoi interdisciplinaire baptisé "Tournoi 3 Raquettes".

La portée de notre projet est clairement définie : organiser un tournoi

interdisciplinaire de badminton, tennis et tennis de table le 10 février 2024, de 9h à
18h, au Centre Omnisports Universitaire de Moulon (COUM) à la demande du SUAPS
qui est notre commanditaire.
Notre projet collectif vise à promouvoir le sport, renforcer la cohésion étudiante, et
offrir une expérience sportive diversifiée au sein de notre établissement.

L'idée de ce projet est née du constat de l'absence d'occasions régulières pour les
étudiants de différentes filières de se réunir autour d'activités sportives. Notre
ambition est de combler ce vide en offrant une opportunité d'échanges
interdisciplinaires, renforçant ainsi les liens entre les participants.

Le véritable enjeu de ce projet va au-delà de la simple organisation d'un tournoi. Nous

cherchons à favoriser l'engagement des étudiants, à accroître la visibilité de l'IUT de
Sceaux et de l'Université Paris Saclay, tout en créant un événement mémorable qui
laissera une impression durable.

Pour atteindre notre principal objectif, notre plan stratégique se concentre sur la
réalisation d'un tournoi de qualité. Cela implique une communication efficace pour
attirer les participants et les spectateurs, une gestion minutieuse des inscriptions pour
assurer la participation fluide des équipes, et une logistique irréprochable pour
garantir le bon déroulement de l'événement du début à la fin.
Notre problématique sera la suivante : Comment garantir la satisfaction des
étudiants participants à notre tournoi 3 raquettes en assurant une expérience
interdisciplinaire mémorable ?
La qualité de l'événement dépend de la satisfaction des participants mesurée par le taux
de participation et les retours positifs. La conception visuelle de la banderole est cruciale,
alliant attrait esthétique et esprit sportif. La réussite du tournoi dépend également de la
fluidité des activités, de l'arbitrage équitable et d'une atmosphère positive.

Nous avons commencé ce projet début novembre et il doit être terminé à la date fixée du
tournoi qui est le 10 février 2024. Le délai fixé joue un rôle déterminant dans la
mobilisation des ressources, la promotion du tournoi et la coordination logistique.

Les coûts liés à la banderole, aux collations et aux t-shirts doivent être strictement
contrôlés dans une fourchette budgétaire que nous nous sommes fixées c’est-à-dire
entre de 1000€ et 1500€.
Le commanditaire de ce projet est le SUAPS (Service Universitaire des Activités
Physique et Sportives) qui est un service qui permet aux étudiants de pratiquer
2 sports gratuitement parmi un large choix. Le responsable de ce service se
nomme Brian Acard qui nous a gracieusement associé à ce tout premier
tournoi trois raquettes.

La cheffe de ce projet est Balbine LEDUN. Ayant des compétences en

leadership et en communication, elle assume non seulement la responsabilité
globale de la planification, de la coordination et de la réalisation du projet mais
porte également le rôle de responsable communication. Voici ses missions :
Superviser le déroulement global du projet
Assurer le respect des délais et des étapes du rétroplanning
Coordonner les actions de l'équipe
Élaborer le visuel de la communication
Promouvoir les inscriptions

L'équipe de gestion du projet se compose de Soufiane Yacoubi, Kadidia Traore

et Ilian PERRAUT, qui sont chacun responsable d'aspects spécifiques pour
garantir la réussite du tournoi interdisciplinaire. Voici un aperçu des
responsabilités et des rôles clés au sein de l'équipe :
Responsable Subventions : Soufiane YACOUBI
Soufiane, compétent en négociation, joue un rôle clé dans l'obtention de
subventions. Sa compétence financière assure une gestion rigoureuse des
devis et des demandes de subvention. Voici ses missions :
 Contacter des entreprises pour faire des devis pour les demandes de
subvention
Voir avec le BDS pour le versement des subventions sur le compte bancaire
de l’association
Gérer les devis nécessaires et effectuer une demande de subvention (CVEC)
Coordonner avec le groupe Projet tournoi Inter IUT

Responsable Des Inscriptions : Kadidia TRAORE

Kadidia sera excellente dans la gestion des inscriptions, elle préparera avec
soin un processus fluide. Avec sa communication régulière pour maintenir le
monde informé du tournoi, elle assurera une participation massive pour celui-
ci. Voici ses responsabilités :
Préparer la gestion des inscriptions
Sonder les étudiants de l'IUT intéressés
Promouvoir les inscriptions
Assurer la mise à jour régulière des points liés aux inscriptions

Responsable Logistique : Ilian

Ilian, maître de la planification logistique, assure une organisation impeccable
le jour de l'événement. Son rôle sera de contribuer à l'efficacité opérationnelle,
assurant le succès logistique de l'événement. Voici ses responsabilités :
Prévoir et organiser la logistique le jour de l'évènement
Collaborer avec les équipes pour assurer le bon déroulement matériel du
tournoi
Participer à la répartition des rôles le jour de l'évènement

Les bénéficiaires sont les étudiants qui bénéficieront de l'opportunité de

participer à un tournoi sportif interdisciplinaire et l’Université Paris Saclay, qui,
quant à elle, bénéficiera d'une visibilité accrue grâce à la promotion de
l'événement.
L'engagement bénévole des membres de l'équipe
organisatrice est une ressource humaine fondamentale.
Leur dévouement et leurs compétences contribuent à la
planification et à la mise en œuvre réussie du tournoi. La
mobilisation du Bureau des Sports (BDS) des étudiants
pour la promotion ajoute une dimension
communautaire.

Les ressources matérielles comprennent des lots

attrayants pour les gagnants, créant un incitatif
compétitif pour les participants. Les matériels sportifs
prêtés par le SUAPS (Service Universitaire des Activités
Physiques et Sportives) garantissent la disponibilité
d'équipements de qualité pour le bon déroulement des
compétitions. Les t-shirts personnalisés pour les
membres de l'équipe et la banderole contribuent à
l'identité visuelle de l'événement.

Les financements prévus proviennent de plusieurs

sources. Les subventions de la CVEC (Contribution de vie
étudiante et de campus qui permet de financer des
projets pour améliorer la vie étudiante et la vie de
campus dans les domaines de l’accueil,
l’accompagnement social, la santé et la prévention, la
culture et le sport.) et une aide financière de la part du
SUAPS.
En ce qui concerne nos jalons et nos livrables intermédiaires:
le 27 octobre, notre projet a pris une nouvelle direction malgré nos souhaits. Nous
avons rendez-vous avec notre commanditaire qui nous permettra d'organiser un
autre tournoi. Le 13 novembre, nous choisirons le lieu et les sports pour le tournoi.
En ce qui concerne la promotion de l’événement, nous devrons créer une affiche et
une enquête sur le tournoi début décembre.
Le 23 décembre, le cahier des charges consolidera nos attentes.
Suivront la recherche des lots et la formation de l'équipe SUAPS pour le tournoi, qui

devront être achevées début février.

Le tournoi aura lieu le 10 février, suivi du rapport final le 31 février, résumant notre
parcours et les défis surmontés.
Pour concrétiser notre projet “Tournoi 3 Raquettes”, nous accordons une importance
particulière à l'établissement d'une structure solide et à la planification méthodique de
chaque étape. Dans cette optique, nous avons créé un tableau des antériorités,
mettant en lumière les bases fondamentales nécessaires à la réussite de cet

événement sportif.
Nos activités pour la réalisation de notre tournoi sont divisées en différentes

tâches. Au sein de notre tableau d'antériorité, nous distinguons deux grandes

activités pour notre tournoi : l'organisation de l'événement et la promotion de celui-ci
afin d'attirer des participants ainsi que du public.
Chaque membre du projet, étant polyvalent, est essentiel à la réalisation de notre
événement et est donc assigné à l'une des tâches à accomplir.
Balbine, étant plus à l'aise avec la création de supports de communication, est
responsable des réalisations de communication pour notre événement.

Soufiane, spécialisé dans l'organisation de l'événement et la subvention, s'occupe

notamment de la réalisation du devis, de la négociation avec l'imprimeur pour la

banderole, de la demande de subvention, de la commande de la banderole, ainsi que de
la communication après le tournoi.
Kadidia et Ilian sont spécialisés dans la gestion, logistique du déroulement du projet,
en particulier avec les inscriptions au tournoi.
Voici notre diagramme de Gantt, un outil visuel de planification de projet. Il permet
de visualiser toutes les tâches planifiées d’un projet et leurs échéances.
On a réalisé plusieurs photos en zoomant, pour ainsi mieux voir les détails des jours.

Les taches de couleur verte représentent tous les éléments liés à l’organisation
de l’événement. Les taches de couleur jaune représentent tous les éléments liés
à la promotion du tournoi.

Les liens d'antériorité entre les tâches sont figurés par les flèches.
La date de début de notre projet à débuter le 09/11/2023 quand nous avons
trouvé une nouvelle idée pour notre projet tuteuré. La date de fin sera le
18/02/2024, ainsi notre projet dure au total 101 jours en prenant en compte les
week-ends et les jours fériés.

Sur ce diagramme, on a aussi réalisé à diagramme des ressources. On peut y

apercevoir les rôles attribués à chaque personne dans les différentes tâches.
Voici notre graphe de potentiel-tâches, un outil de planification de projet qui
permet une visualisation claire de la séquence des tâches et facilite le calcul
précis des marges (=Temps supplémentaire disponible pour une tâche sans
que cela augmente la durée globale de la réalisation du projet) pour chaque
étape du projet.
Ce graphe de potentiel-tâches nous montre que la durée minimale requise
pour achever le projet du Tournoi Trois Raquettes est de 95 jours. De manière
significative, nous avons identifié 9 tâches critiques pour lesquelles la marge
est nulle. Ce constat implique qu'un retard sur l'une de ces tâches entraînera
un allongement équivalent de la durée totale du projet. En revanche, un retard
sur une tâche telle que les tâches A,C,D,E,F,G,N ou encore H n'aura d'impact
que si ce retard excède la durée de la marge allouée à la tâche en question.

L'analyse révèle la présence d’un seul chemin critique dans le projet qui est le
suivant : B-M-O-I-J-K-L-P-Q. Ce chemin souligne les séquences de tâches
cruciales où tout retard pourrait potentiellement influer sur la date finale du
projet.
Problèmes de financement.

Insuffisance d'inscriptions d'étudiants.

Non-respect des délais.

Désistement de partenaires.

Obstacles légaux.

Communication proactive pour attirer l'attention

des sponsors et des investisseurs.
Ajustement réactif du rétroplanning en cas de faible
participation, en encourageant activement les
inscriptions.
Diversification des sources de financement pour
réduire la dépendance à une seule ressource
financière et anticiper les problèmes éventuels.
Avoir TOUTES les autorisations nécessaires et
notamment concernant les financements (Se
renseigner auprès de Mme GUENET)
La phase finale de notre Tournoi 3 Raquettes se concentrera sur la remise des
livrables conformes aux spécifications que nous avons définies. Notre livrable
principal consistera en la réalisation réussie de notre tournoi.
En plus de ce livrable principal, nous fournirons également un rapport final
avec notre résultat attendu du départ, ce rapport final inclura une analyse
approfondie de notre tournoi, y compris les résultats, les défis rencontrés et les
solutions mises en place pour les surmonter. Nous devrons également y inclure
des recommandations pour améliorer le tournoi à l'avenir. À la suite de notre
tournoi, il y aura un rendez-vous avec notre commanditaire afin de réaliser un
feedback de notre réalisation.

L'évaluation de la réussite de notre projet est une étape cruciale pour mesurer
l'impact et l'efficacité de nos efforts déployés tout au long de cette SAE.

Pour cela, il est important de définir les réalisations attendues dès le début du
projet. Dans un premier temps, mesurer le nombre de participants au tournoi
et
évaluer leur niveau d'engagement tout au long du tournoi, collecter des
retours d'opinions pour évaluer la satisfaction globale des participants, évaluer
la gestion logistique du tournoi (la planification, l'exécution et la résolution des
problèmes
éventuels), évaluer la collaboration au sein de notre équipe, le respect des
délais
et vérifier si le tournoi a été réalisé dans les limites budgétaires établies.

Pour conclure, l'évaluation de la réussite du projet permet de tirer des leçons

précieuses pour améliorer notre organisation et maximiser la réussite de nos
projets futurs.