Le guide ultime du travail

collaboratif
Comment travailler en groupe lorsque les personnalités, les styles
de communication et les compétences s’opposent ?

Auteur : Devon Maloney18 mars 2020

Le guide ultime du travail collaboratif aidera les dirigeants

à :

1. encourager les membres de leur équipe à adopter un état

d’esprit collaboratif ;
2. créer un environnement ouvert ;
3. organiser des réunions plus efficaces ;
4. mettre en avant les processus et la responsabilité de
chacun ;
5. garder leur calme lorsque la situation se complique.

Que vos collègues soient vos meilleurs amis ou tout l’inverse, il est
souvent difficile d’instaurer une culture collaborative au travail,
surtout pour les dirigeants. Vos collègues peuvent travailler à
distance et être difficilement joignables, des cloisonnements
peuvent exister entre les départements, ou peut-être même que le
fléau des réunions inutiles et des disputes s’est abattu sur votre
entreprise.

Pourtant, tout le monde devrait avoir envie d’adopter le travail

collaboratif. Lorsque les équipes collaborent efficacement, elles
génèrent de nouvelles idées et des solutions novatrices qui peuvent
atteindre, voire dépasser les objectifs de l’entreprise.

Nous savons que l’élaboration d’une stratégie concrète de

collaboration d’équipe n’est pas une mince affaire, sans parler de sa
mise en œuvre. Heureusement, ces quelques pratiques pourront
vous simplifier la tâche.

« Il ne faut pas avoir peur du travail collectif. La vie et le travail sont

beaucoup plus simples lorsqu’on ouvre la porte aux autres. »
Adopter un état d’esprit collaboratif
Tout d’abord, vous devrez peut-être refaçonner la dynamique de
votre équipe pour en développer une qui encourage le travail
collaboratif. Pour cela, vous pouvez commencer par quelque chose
de très simple : créer un environnement de travail positif qui
redéfinit la manière dont votre équipe perçoit le concept même de
collaboration.

« À l’école, j’étais celle qui se retrouvait toujours à faire tout le

travail dans les projets de groupe, ce qui m’a dégoûtée du travail
d’équipe pendant longtemps », explique Rachael Maddux, associée
en communication chez Mailchimp. « En réalité, "On travaille
ensemble" voulait juste dire "Tu fais tout le travail, pendant que je
vais jouer aux jeux vidéo dans la salle informatique". »

Alors que la start-up de plateformes marketing basée à Atlanta a vu

ses effectifs s’approcher de la barre des 1 000 salariés, l’équipe de
Rachael Maddux a doublé de taille. Une collaboration saine est
alors devenue impérative pour assurer le bon fonctionnement de
l’entreprise. « J’ai rencontré des gens qui ont adopté cette
approche dans leur travail, mais dans l’ensemble, il ne faut pas avoir
peur du travail collectif », affirme-t-elle. « La vie et le travail sont
beaucoup plus simples lorsqu’on ouvre la porte aux autres. »

Créer un environnement de travail ouvert pour

favoriser la collaboration
Les membres de l’équipe doivent être capables de se réunir et
d’interagir sur un pied d’égalité. C’est pourquoi le sentiment
de sécurité psychologique est essentiel. « Lorsqu’ils prennent la
parole, les salariés ne doivent pas avoir peur de réactions
comme "Mais quelle idée stupide !", ou encore "Comment pouvez-
vous ignorer ça ?" », explique Ariel Hunsberger, directrice de la
formation et du développement chez Slack.

Pour créer ce sentiment de sécurité, les membres de l’équipe

doivent également faire preuve d’empathie les uns envers les autres.
Plus vous comprenez ce que vos collègues vous racontent sur eux
(comment ils travaillent, quels sont leurs domaines d’expertise,
quels sont les défis auxquels ils font face au quotidien), plus vous
aurez de chances de bien collaborer avec eux.
« Personne ne doit se dire "C’est moi qui fais le travail le plus
difficile et tout le monde me complique la tâche" », ajoute
Ariel Hunsberger. « Si c’est ce que vous ressentez vis-à-vis de votre
travail, peut-être est-il temps de développer plus d’empathie envers
les personnes qui, selon vous, vous compliquent la tâche. »

Mais n’en faites pas trop non plus. Même s’il est prouvé qu’avoir des
amis au travail est essentiel pour fidéliser et améliorer le bien-être
des salariés, tout miser sur le lien social n’est pas forcément la
solution pour optimiser le travail d’équipe dans son ensemble.

« La collaboration ne peut pas se préparer hors site », confie

Rachael Maddux. « Les sorties entre collègues peuvent aider les
salariés à créer des liens, mais les relations ne sont pas forcément
les mêmes au bureau. »

Pour elle, le travail collaboratif exige d’établir de la confiance et de

s’impliquer réellement dans les systèmes en place. « Ce n’est pas
toujours simple », ajoute-t-elle. « Mais je sais que je suis plus
productive et beaucoup plus heureuse dans un environnement où la
communication est omniprésente et dans lequel mes collègues
soutiennent autant les efforts des autres que leur propre travail. »

Organiser des réunions plus efficaces

Un planning surchargé de réunions peut anéantir la productivité
d’une équipe. Toutefois, les réunions sont inévitables dans une
entreprise qui cherche à développer la collaboration. Et la réussite
de vos réunions dépend de la façon dont vous les planifiez et dont
elles se déroulent.

1. Tout commence par la préparation

« Il est extrêmement important d’avoir un planning bien réfléchi et

organisé », avance Elizabeth Brochhausen, directrice principale de
la stratégie expérientielle et de la production en direct chez
Pandora. Pour son équipe, le temps est crucial : pour organiser et
accueillir jusqu’à 100 événements par an, elle doit collaborer avec
plusieurs départements répartis dans les six bureaux de Pandora à
travers le pays, et souvent lors de déplacements.

Il n’est pas rare pour Elizabeth Brochhausen de voyager 150 jours

par an, voire plus, et d’organiser des réunions à distance lors de ses
déplacements. Elle conseille de commencer par cinq ou dix minutes
de discussion informelle (surtout si les membres de votre équipe
sont particulièrement bavards), « afin que chacun puisse s’écarter
du sujet avant d’attaquer le gros de la réunion ».

2. Définir clairement les objectifs de chacun lors de la

réunion

Selon les salariés interrogés aux quatre coins du monde dans le

cadre d’un rapport de Slack sur les éléments qui contribuent à une
collaboration efficace au travail, avoir des « responsabilités
claires » est l’un des points les plus importants pour aboutir à un
travail d’équipe efficace. Pour eux, l’absence de clarté dans les
responsabilités est également l’un des principaux obstacles à la
collaboration.

« Dans une réunion, chacun vient avec une priorité différente, avec
un problème différent à résoudre », explique
Elizabeth Brochhausen. « Il est donc important d’identifier ces
éléments à l’avance. Ainsi, au fur et à mesure que vous avancez
dans la discussion, vous pouvez analyser les liens entre vos priorités
et objectifs et ceux des autres salariés. Vous pouvez alors trouver
un dénominateur commun qui permettra de faire avancer tout le
monde. »

3. Encourager une écoute active

Pour bien comprendre les responsabilités de chacun, votre équipe

doit adopter une écoute active, c’est-à-dire écouter pour apprendre
et retenir, sans avoir l’intention de répondre.

« Souvent, lorsque nous écoutons quelqu’un, nous passons tout

notre temps à réfléchir à la manière dont nous allons pouvoir lui
répondre lorsque viendra notre tour de parler », explique
Ariel Hunsberger. « Nous ne l’écoutons pas vraiment. Nous ne
retenons pas ce que nos partenaires potentiels ont à nous dire. Nous
passons à côté des émotions et des éventuelles solutions pour
aligner nos objectifs. Pourtant, toutes ces conversations ont
beaucoup à nous apprendre. »

Cette philosophie est également ancrée dans l’ADN de Mailchimp.

« Voici la devise de notre entreprise : "Écouter attentivement,
changer rapidement". C’est un très bon mantra pour collaborer »,
affirme Rachael Maddux. « Cela me rappelle que je dois être
profondément investie, mais aussi flexible et ouverte aux nouvelles
informations et à tous les imprévus que je peux rencontrer. »

Mettre en avant les processus et la

responsabilité de chacun
« Les salariés partent souvent du principe que tout le monde
connaît les processus. Pourtant, sans documentation, les choses
peuvent vite devenir problématiques », assure
Elizabeth Brochhausen. « Lorsque les collaborateurs peuvent
consulter un document qui présente les canaux des flux de travail,
lorsqu’ils disposent d’un rétroplanning, ils savent clairement ce
qu’ils doivent faire. »

Et bien sûr, cela contribue à promouvoir la responsabilité de chacun.

« Si vous ne respectez pas les dates d’échéance, si vous ne faites
pas votre part du travail, vous pouvez voir l’impact que cela aura sur
les autres processus et les autres salariés », ajoute
Elizabeth Brochhausen.

Ce type de transparence et de communication doit se retrouver dans

un maximum de relations, en particulier en ce qui concerne les
problèmes auxquels sont confrontés les salariés.

« Mon nouveau patron est arrivé il y a quelques mois », déclare

Elizabeth Brochhausen, « et lors de notre première réunion, il m’a
dit : "Les e-mails ne sont vraiment pas mon fort. J’en reçois des
tonnes et je les gère très mal, donc si vous m’envoyez un e-mail très
important, rappelez-le-moi en fin de journée ou envoyez-moi un
SMS." Cela m’a permis de savoir quand je devais le relancer. Je ne
veux pas être insistante, mais je tiens à m’assurer que mes e-mails
seront lus. »

Ne paniquez pas lorsque les choses tournent

mal
Toute l’équipe doit s’investir pour collaborer de manière
constructive. Avant de tirer la sonnette d’alarme en cas de
problème, suivez les étapes ci-dessous pour rester productifs et
courtois dans votre collaboration au travail.

1. Organisez des entretiens individuels

Les outils de communication numériques ont sans aucun doute
révolutionné la collaboration au travail. Cependant, de vraies
conversations en personne sont parfois nécessaires pour dissiper
les malentendus.

« J’ai eu affaire à tellement de problèmes qui auraient pu être

résolus par un simple coup de téléphone », confie
Elizabeth Brochhausen. « Décrocher son téléphone peut apporter
beaucoup de choses, surtout à l’heure actuelle, où les gens ne
s’attendent plus à recevoir des appels. Cela permet de prendre les
gens au dépourvu et d’avoir une vraie communication ouverte et
honnête, sans artifice. »

Ariel Hunsberger confirme cette idée. Selon elle, il est important de

se demander si votre communication aide à clarifier globalement le
projet. « Tout le monde souffre d’une surcharge d’informations »,
dit-elle. « Surtout avec le numérique. Alors, n’oubliez pas de vous
poser les questions suivantes : "Pourquoi dis-je cela ? Est-ce
utile ?". »

2. Faites savoir quand vous n’êtes pas d’accord et participez

Imaginons que votre équipe ait décidé de faire passer un projet en

priorité, mais qu’un de ses membres pense qu’elle devrait plutôt se
concentrer sur autre chose. Dans cette situation, Ariel Hunsberger
conseille l’approche de « désaccord et participation », une
stratégie de prise de décision répandue (notamment suivie par les
salariés d’Amazon) qui permet aux collaborateurs de faire savoir
qu’ils ne sont pas d’accord et de sentir qu’ils ont été entendus, tout
en restant impliqués dans le travail à réaliser.

« Même si le projet qui me tient à cœur ne fait plus partie de notre

liste de priorités, mon rôle en tant que salarié est de dire : "Je ne
suis pas d’accord avec cette décision, mais je m’engage à respecter
ces priorités, car je sais que ma voix a été entendue" », explique
Ariel Hunsberger. « Peut-être que nous finirons par travailler sur
mon projet, ou pas, mais dans tous les cas nous devons être
d’accord, puisqu’il y aura toujours des choses que nous ne pourrons
pas faire. Nous ne pouvons pas tout faire. »

3. Concentrez-vous sur l’alignement et votre « partenariat

collaboratif »
« Vous écoutez-vous vraiment les uns les autres, ou vous contentez-
vous de parler les uns après les autres ? », demande
Ariel Hunsberger. « Écoutez-vous ce que vos collègues vous disent
sur leur parcours, ou discutez-vous uniquement pour atteindre votre
propre objectif ? »

Ariel Hunsberger encourage également les salariés à réfléchir à leur

réputation en tant que « partenaire collaboratif ». Le terme renvoie
simplement à votre réputation professionnelle, et définit dans quelle
mesure les autres sont prêts à travailler avec vous. Chacune de vos
contributions définit en bien ou en mal votre capacité à collaborer
efficacement.

Analysez vos capacités (à collaborer) avant de

faire fausse route
Avant de placer la collaboration au centre de votre travail,
réfléchissez à la façon dont vous pouvez mettre en œuvre les
stratégies présentées ci-dessus. Même si les membres de votre
équipe sont vos meilleurs amis, des conflits se présenteront. Savoir
les anticiper et rester flexible du début à la fin vous permettra de
franchir ces obstacles et même d’en ressortir gagnant.