Plan Communication AquitaineFEDERv04102007

Objectif comptitivit rgionale et emploi
Programme Oprationnel FEDER 2007-2013 en Aquitaine
Plan de communication
4 Octobre 2007 Version valide par le Comit de suivi du 1er Octobre et transmise la Commission europenne pour approbation
Programme oprationnel FEDER 2007-2013 Stratgie et plan de communication en Aquitaine Septembre 2007
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Sommaire
PREMIERE PARTIE : DIAGNOSTIC ET ANALYSE PAR CIBLE

1. Les grands enseignements du diagnostic 2. Lanalyse par cible
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DEUXIEME PARTIE. STRATEGIE DE COMMUNICATION TROISIEME PARTIE LE PLAN DACTIONS
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QUATRIEME PARTIE PLANNING ET ESTIMATION BUDGETAIRE 2007 2013 23

Estimation du budget de communication 2007 2013 (cot total HT en ) Planning des actions de communication 2007 2013 24 25
CINQUIEME PARTIE : MISE EN UVRE ET SUIVI DU PLAN DE COMMUNICATION SIXIEME PARTIE : LES MODALITES DEVALUATION DES ACTIONS DINFORMATION ET DE PUBLICITE ANNEXES
1- Fiches actions 2. Rappel du plan de communication national 2007-2008
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Programme oprationnel FEDER Aquitaine 2007-2013 Plan de communication - Octobre 2007
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Avant-propos
Cadre rglementaire Le rglement gnral n1083 2006 1 indique que lautorit de gestion du programme oprationnel est charge dassurer linformation et la publicit sur les oprations et les programmes, et prcise que cette information est destine aux citoyens de lUnion europenne et aux bnficiaires dans le but de mettre en valeur le rle de la communaut et dassurer la transparence quant lintervention des Fonds. Dans son rglement dapplication n1828/20062, il est prvu que lautorit de gestion prsente un plan de communication dans un dlai de quatre mois compter de la date dadoption du programme oprationnel. Le rglement dtaille galement les modalits dlaboration et les lments constitutifs des plans de communication en prcisant les cibles prioritaires. Par ailleurs, la circulaire relative la communication du Premier Ministre du 12 fvrier 2007 prcise le dispositif en France ; elle indique notamment que 10% des crdits dassistance technique doivent tre allous la communication, insiste sur la valorisation des projets, renforce les obligations de publicit pour les bnficiaires et demande la cration dun site ddi par rgion. En outre un plan national de communication interministriel vient complter le dispositif. Le programme oprationnel FEDER Aquitaine 2007-2013 dans son chapitre relatif la mise en uvre3 dcrit lengagement de lautorit de gestion pour renforcer les mesures de publicit ainsi que le dispositif gnral de communication envisag. Elaboration du plan de communication rgional Dans le but de proposer une stratgie de communication adapte au programme oprationnel, le Prfet de la rgion Aquitaine, en troite collaboration avec le Conseil rgional et dans le cadre dune dmarche partenariale, a engag ds dbut 2007 les travaux prparatoires. Un groupe animation communication a t constitu pour accompagner ces travaux. Pour l'laboration de la stratgie et du plan de communication de ce programme, le SGAR a eu recours aux conseils du cabinet Francom. Ce dernier a ralis dans un premier temps un diagnostic partir dune analyse documentaire, d'interviews auprs d'une vingtaine de membres du groupe animationcommunication et de runions avec les diffrents rdacteurs des fiches objectifs du programme oprationnel 2007-2013. Sur cette base le cabinet a propos une note
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Rglement 1083/2006 du Conseil portant dispositions gnrales sur le Fonds europen de dveloppement rgional, le Fonds social europen et le Fonds de cohsion, article 69 Information et publicit. Rglement 1028/2006 de la Commission tablissant les modalits dexcution du rglement 1083/2006, section 1, information et publicit. Programme oprationnel FEDER 2007-2013 Aquitaine Comptitivit rgionale et emploi , chapitre 4 mise en oeuvre, point 6 mesures de publicit .
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dorientations stratgiques accompagne propositions ont t soumises au partenariat.
de
recommandations
dactions.
Ces
Les diffrentes ractions et les changes qui ont suivi ont permis de finaliser le plan de communication prsent dans ce document. Le plan de communication a t soumis pour avis au Comit de suivi du 1er Octobre 2007 et prend en compte ses observations.
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Premire partie : diagnostic et analyse par cible

1. Les grands enseignements du diagnostic
Le diagnostic souligne les ides fortes suivantes :
Une certaine rupture avec le pass

Les fonds Feder qui taient exclusivement rservs certains territoires lors du programme prcdent 2000 - 2006 sont dsormais accessibles sur l'ensemble du territoire aquitain, LEurope interviendra sur un plus petit nombre de projets mais de manire plus consquente ce qui implique dtre plus slectif sur les projets mais qui permet galement dtre plus exigeant vis--vis des porteurs de projet. Ainsi, l'autorit de gestion et ses partenaires ont la volont de favoriser l'mergence de projets cohrents avec les nouveaux axes stratgiques dfinis l'chelle rgionale : linnovation et le dveloppement durable. Au-del des collectivits et des organisations socio-professionnelles et associatives, les entreprises et notamment les PME PMI dAquitaine deviennent une cible prioritaire, tout particulirement pour les projets relevant de lAxe 1 (innovation).
mais des cibles dj bien connues et des projets quil faudra slectionner
Les rdacteurs des fiches objectifs prcisent que, malgr cette rupture dans le nouveau programme oprationnel (PO), les cibles de porteurs potentiels de projets sont bien identifies et les relais bien tablis. Le pige de la communication serait de crer un afflux de projets, par leffet Guichet dune campagne de communication tous azimuts axe sur la disponibilit des fonds. La slectivit mise en place risquant dentraner des dceptions
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massives. Cette inquitude est directement lie lexprience du programme Objectif 2 2000-2006 o la communication a t vcue par certains comme contreproductive. Ainsi, le dispositif de communication doit tre au service d'un important rseau d'animateurs dont la vocation est la fois de faciliter le reprage de projets et d'apporter l'appui ncessaire aux porteurs de projets concerns par les programmes europens. En contrepartie, les diffrents animateurs et partenaires du PO deviennent des vecteurs privilgis des effets de la communication.
La ncessaire transversalit de la communication auprs du grand public

La communication sur les diffrents fonds europens devra tre transversale ce qui implique de prendre en compte les actions de communication prvues l'chelle nationale pour le FEDER mais galement pour tous les autres fonds (FSE, FEADER, FEP). A noter que ces plans nationaux ne sont pas connus ce jour. Cette transversalit est vidente concernant la cible grand public , lAquitain devant percevoir les interventions de lEurope en Aquitaine dans son ensemble. Parmi les outils de communication plurifonds dj engags, il est prvu un portail Internet unique sur les fonds europens pour la rgion Aquitaine.
et la ncessaire segmentation des cibles

Le niveau national recommande de dfinir 7 groupes cibles distincts : les partenaires du programme, les lus et les institutionnels, les relais, les porteurs de projets finals (bnficiaires des fonds), les porteurs de projets potentiels (bnficiaires potentiels des fonds), les mdias et le grand public. La cible porteurs potentiels apparat particulirement htrogne (entreprises, collectivits, organismes socio-professionnels ou associatifs) et large (toute lAquitaine est concerne). Aussi, la communication destine cette cible prioritaire- ne pourra tre globale mais devra tre segmente pour impliquer les diffrents types de bnficiaires. Cible complmentaire : les bnficiaires ultimes . Chaque projet financ par lEurope aura des effets positifs sur certains publics : les employs dune entreprise, les habitants dun territoire, les touristes de passage en Aquitaine, La communication visera galement sensibiliser ces bnficiaires ultimes.
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2. Lanalyse par cible

Lefficacit de la communication passe par une segmentation fine et une analyse approfondie des sept publics cibles identifis par la Commission europenne : les partenaires du programme, les lus et les institutionnels, les relais, les porteurs de projets finals (bnficiaires des fonds), les porteurs de projets potentiels (bnficiaires potentiels des fonds), les mdias et le grand public. Selon les directives de la Commission europenne et de la DIACT, la communication ciblera en priorit les bnficiaires potentiels, les bnficiaires finals et le grand public. Les autres publics entrent plus directement dans le champ de lanimation mais il nous semble indispensable dapprofondir la rflexion de chacun des publics afin : dtudier comment chacun deux peut agir en direction des trois publics prioritaires de bien positionner la mission de la communication au service de lanimation.
1- Les porteurs de projets potentiels

Il sagit galement dune cible prioritaire pour la Commission europenne. Les bnficiaires potentiels sont la cible privilgie de la dmarche danimation mise en place pour le PO. La communication doit accompagner cette dmarche en vitant les effets pervers : par exemple, vaste campagne de communication auprs de tous les bnficiaires potentiels entranant ponctuellement une arrive massive de projets, des difficults de traitements, des refus nombreux. Par ailleurs, un bnficiaire potentiel doit pouvoir juger rapidement - et simplement - si son projet est en adquation avec les objectifs du PO avant daller plus loin dans la dmarche et notamment prendre contact avec les animateurs du systme, remplir un dossier de demande daide,. Cest ce premier niveau de sollicitation des porteurs potentiels qui doit tre inscrit dans le champ de la communication avant de passer le relais lanimation.
Orientations stratgiques :
La communication auprs des bnficiaires potentiels sera conue au service de lanimation du programme. Elle devra donc tre la fois : souple (outils de premier niveau mis disposition du groupe animationcommunication et utilisables en fonction des besoins),
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directe (segmentation des messages et personnalisation de loutil en fonction du centre dintrt de la cible) rgulire (pas de grandes campagnes massives et ponctuelles mais au contraire des campagnes cibles et rptitives) pdagogique (dmonstration de la pertinence de la slectivit des projets en mettant en scne des tmoignages de projets financs exemplaires) et valorisante (le bnficiaire peut son tour devenir un relais auprs de ses pairs).
2- Les porteurs de projets financs

Egalement une cible prioritaire cit dans le rglement dapplication, la Commission europenne souhaite que chaque bnficiaire respecte bien ses obligations lmentaires de publicit des fonds perus. Au-del de cette obligation rglementaire, les bnficiaires peuvent leur tour jouer un rle de relais auprs de leurs pairs en tmoignant de la russite de leur projet mais galement de la dmarche qui a conduit lintervention de lEurope (implication des relais, des animateurs, des partenaires,).
La communication sattachera stimuler et encadrer les tmoignages provenant des bnficiaires des fonds europens. Ces tmoignages seront adapts en fonction des diffrents publics cibles : les bnficiaires potentiels, les lus et partenaires mais galement le grand public. Lexemplarit des projets financs et des acteurs impliqus dans la dmarche sera mise en valeur dans un but de pdagogie du PO. A travers ces notions de tmoignages et dexemplarit , les bnficiaires deviennent des meilleurs relais de terrain, en expliquant - chacun leur tour et partout en Aquitaine - leur dmarche, leurs motivations, leur projet
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3- Le grand public
Cible prioritaire de lEurope, le grand public doit en effet prendre conscience de lintervention de lEurope sur son quotidien. Les objectifs stratgiques en Aquitaine (innovation et dveloppement durable), louverture territoriale des fonds (pas de zonage), la diversit des cibles de bnficiaires (collectivits mais galement entreprises) font que le Programme Oprationnel 2007 2013 apparat plus proche des citoyens. Un aquitain du Lot-et-Garonne peut bnficier du soutien de lEurope auprs de son dpartement, de son entreprise, de son territoire encore faut-il le faire savoir.
Sur le fond, la communication auprs du grand public doit valoriser les apports de lEurope dans lamlioration des conditions de vie - environnementales, sociales et conomiques - au quotidien des aquitains. Les messages lis au dveloppement durable et linnovation sont particulirement adapts pour sensibiliser le grand public et notamment les jeunes. Pour faire passer ce message, le principe du tmoignage dactions concrtes et de proximit soutenues par lEurope sera privilgi. Sur la forme, la communication auprs du grand public devant tre massive, rptitive et proche des citoyens, des temps forts de communication ainsi que des synergies avec les supports et vnements existants dans chaque territoire seront recherchs. Les contreparties rglementaires de publicit demandes par lEurope chaque bnficiaire seront galement suivies et contrles. La mise en ligne de la liste des projets financs assurera galement une meilleure transparence quant lutilisation des Fonds
4- Les autres publics Les partenaires du programme

Lautorit de gestion du PO 2007 2013 est la Prfecture de Rgion en troite collaboration avec le Conseil rgional dAquitaine. Les partenaires du programme (collectivits et administrations) sont nombreux et prsents sur lensemble du territoire aquitain. Nous retrouvons ainsi parmi ces partenaires, les membres du groupe animation-communication et du groupe mise en uvre du PO.
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Il sagira de mettre en scne toutes les synergies possibles entre les diffrents partenaires afin de garantir au plan de communication sa meilleure efficacit au meilleur cot sur lensemble du territoire aquitain. Il sagira galement de prendre en compte les actions mises en place par chacun des partenaires dans le cadre de leurs interventions respectives. Des opportunits peuvent ainsi tre trouves afin dassocier lEurope aux diffrents vnements ports par les partenaires. Tous les lments facilitateurs du fonctionnement de ce groupe de partenaires seront galement recherchs : dsignation dun chef de file communication au sein du groupe animation-communication , poursuite de lutilisation de lEspace collaboratif, etc
Les institutionnels et les lus

Les institutionnels et les lus peuvent tre la fois les meilleurs vecteurs de la communication mais galement des relais efficaces auprs des porteurs potentiels de projets sur lensemble du territoire aquitain. Leur mobilisation est indispensable pour permettre la communication sur le PO de toucher les porteurs potentiels locaux mais aussi le grand public partout en Aquitaine. Les lus tout particulirement ont, bien entendu, leur rle jouer pour faire en sorte que ne soit pas occulte la participation de lEurope dans les projets locaux.
Il sagira dinstaurer une relation gagnant-gagnant avec les lus locaux : bien au fait du nouveau PO, ils sauront en faire profiter les porteurs potentiels de leur territoire et valoriser laction de lEurope sur leur territoire. Paralllement, des synergies seront recherches pour optimiser - notamment financirement - la communication sur le PO au travers des supports existants dont dispose chaque collectivit.
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Les relais
Certains relais classiques sont parfaitement bien identifis (Chambres consulaires, collectivits, ADEME) ; dautres plus rcents sont dsormais incontournables (Innovalis, Aquitaine Europe Communication (AEC), OSEO-ANVAR,). A la suite de notre diagnostic, il apparat toutefois ncessaire didentifier de nouveaux relais en adquation avec les objectifs du PO. Ces relais sont pris en compte dans la dmarche danimation mise en uvre en Aquitaine, la communication venant en accompagnement de cette dmarche.
En valorisant laction de lEurope en Aquitaine, la communication sefforcera de faire apparatre de nouveaux relais actifs parmi les multiples organismes publics, professionnels et associatifs existant sur lensemble du territoire. Une cohrence a minima graphique sera recherche entre les outils danimation et ceux de la communication.
Les mdias
Les mdias sont considrer au sens large dans leur diversit (la presse grand public, la presse professionnelle et technique mais aussi la presse des collectivits et des institutions) comme dans leur particularit (chaque mdia touche un public spcifique sur un territoire particulier). Cest galement un public qui ncessite une attention au quotidien toute particulire : il faut apporter rgulirement des informations chaque support afin dentretenir des relations privilgies et efficaces avec lui sur le long terme (7 annes de programmation !). La difficult de communiquer auprs des mdias est renforce par limage souvent austre et technocratique des sujets lis lEurope et tout particulirement aux fonds europens.
Dans un souci defficacit et de crdibilit des messages, la communication auprs des mdias doit tre conue de manire complmentaire sous son angle publicitaire et rdactionnel. La formule du partenariat mdia sera ainsi privilgie. Par ailleurs, la ncessit de segmenter, de territorialiser et de dmultiplier les relations au quotidien avec les nombreux mdias existants impose la mise en place dune organisation particulire de type agence de presse .
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Deuxime partie. Stratgie de communication

Lanalyse approfondie des diffrentes cibles permet de faire merger des priorits transversales, vritables lignes directrices pour lensemble de la communication sur le PO 2007 2013.
Objectifs de communication
Trois objectifs globaux de communication sont fixs :
1- Inscrire lEurope dans le cadre de vie et l'environnement des Aquitains en tmoignant territorialement et concrtement de laction de
lEurope en matire dinnovation et de dveloppement durable.
2- Sensibiliser rgulirement les bnficiaires potentiels par

plusieurs canaux - y compris directement - en mettant en avant la slectivit des fonds.
3- Mobiliser les relais et les partenaires travers des engagements

mutuels quasi contractuels favorisant les synergies pour une plus grande efficacit de la communication sur les fonds europens partout en Aquitaine.
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Ces objectifs de communication se dclinent selon les publics cibles suivants :
Public cible
Objectifs de communication
Faciliter leur comprhension du PO en plaant l'information dans leur logique (segmentation des messages en fonction des cibles) Insister sur la slectivit des projets (pour ne pas crer d'effet guichet ) Privilgier une communication souple, directe et rgulire matrise par les animateurs du PO
Les bnficiaires potentiels
Les bnficiaires finals
Stimuler et encadrer les tmoignages de russite pour faire des bnficiaires de vritables relais auprs de leurs pairs et du grand public Contractualiser et contrler leur obligation de publicit
Inscrire l'Europe dans le cadre de vie quotidien et local des aquitains Expliciter les valeurs d'avenir (innovation, dveloppement durable) travers le tmoignage de retombes locales dactions soutenues par lEurope Assurer la transparence quant lintervention des Fonds
Le grand public
Autres cibles Les partenaires
Affirmer la cohrence et les synergies entre lensemble des actions territoriales (fonds europens, CPER et autres) Accompagner laction des animateurs du PO Instaurer une relation gagnant-gagnant pour en faire des vecteurs des interventions europennes en Aquitaine Favoriser lmergence de nouveaux relais Assurer la cohrence et la complmentarit entre lanimation et la communication S'assurer qu'ils relayent l'information et tmoignent de la prsence de l'Europe dans la proximit des aquitains Favoriser les synergies avec les supports et vnements existants pour optimiser et dmultiplier la communication auprs du grand public
Les lus et les institutionnels Les relais
Les mdias
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Orientations stratgiques de communication

Pour atteindre ces objectifs, plusieurs orientations stratgiques sont prconises. Elles inspireront dune manire transversale le plan de communication.
o Privilgier un rythme liss pour la communication

Le rythme de la communication sera liss dans la dure pour viter les effets pervers d'une communication par -coups et maintenir une prsence rgulire de la communication sur l'Europe auprs des diffrents publics entre chaque grande phase d'annonce.
o Valoriser l'exemplarit et la proximit des projets et des acteurs

Il s'agira de dvelopper une communication dclinant les enjeux cls du programme - thmes et objectifs, slectivit des projets et des bnficiaires puis de valoriser des projets exemplaires et les acteurs impliqus dans les projets slectionns (bnficiaires mais aussi relais) partout en Aquitaine.
o Positionner le bnficiaire au cur du systme

D'une manire gnrale, le bnficiaire sera plac au cur du systme pour qu'il devienne son tour relais auprs de ses pairs, des autres relais et du grand public.
o Construire des partenariats pour bnficier de toutes les synergies

Pour favoriser l'mergence d'un rflexe Europe partout en Aquitaine, le principe du partenariat (contractualis le plus souvent possible) sera privilgi tant pour la dimension mdiatique de la communication (partenariats mdias) que pour sa dimension vnementielle et publicitaire (campagnes et actions menes en synergie avec les collectivits, organismes socio-professionnels et associatifs,).
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Le positionnement de communication
Le positionnement doit reflter dans les mots et le graphisme les grands axes de la stratgie de communication. Elment fondateur prendre en compte, la charte graphique nationale est construite autour d'une phrase vocation exprimant, au travers du verbe s'engage , la volont et le dynamisme incarns par les programmes europens : l'Europe prpare l'avenir en finanant l'innovation, la formation, le dveloppement durable, la mutation des territoires, Cette phrase-vocation nationale est traduite sous la forme du logotype suivant :
Pour la campagne de communication Aquitaine, il sagit de construire une signature rgionale qui rponde la phrase-vocation nationale, en dclinant les notions suivantes :
Le partenariat entre lEurope et lAquitaine Les bnficiaires ultimes rgionaux cest--dire les Aquitains eux-mmes Les valeurs davenir du PO : linnovation et le dveloppement durable La proximit et lexemplarit des projets soutenus par lEurope en rgion
Cette signature rgionale doit prouver par laction que les Aquitains rpondent lengagement de lEurope dans la rgion. Lagence de publicit retenue pour la cration des campagnes thmatiques de communication 2007 2008 sera charge de proposer une signature rgionale qui rponde la phrase-vocation nationale. Pour exemple,
Avec lEurope, les Aquitains crent les matriaux du futur
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Troisime partie le plan dactions

Les actions
Pour rpondre aux objectifs fixs, 13 actions clefs ont t dfinies. 7 actions seront mises en place des le dbut du programme : il sagit de lorganisation dune journe de lancement et de la diffusion de plusieurs publications : le programme oprationnel, le guide du porteur, le vade-mecum ou guide de mise en oeuvre pour les partenaires, le dossier de presse gnral, le dpliant gnral sur les fonds europens en Aquitaine. 6 actions accompagneront le programme tout au long de la priode de mise en uvre. Il sagit de la ralisation de campagnes de publicit gnriques et thmatiques, de la mise en place dun portail Internet, du recours aux mailings catgoriels cibls, de la publication priodique darticles appuye par une agence de presse et de lorganisation de colloques thmatiques et territoriaux. Une fiche oprationnelle pour chaque action figure en annexe prcisant les objectifs viss, les cibles, le contenu des travaux raliser, le calendrier, les responsabilits, les modalits de ralisation et dvaluation ainsi quun cot estimatif. Certaines actions pourront tre menes conjointement avec les actions des plans de communication du volet rgional FSE et du volet rgional du programme FEADER (confre tableau ci aprs) Les actions retenues sont complmentaires du plan de communication interministriel national dont le contenu est rappel en annexe. Il est noter galement que la diffusion en ligne de la liste des bnficiaires sera assure par la Diact et relaye sur le site rgional. Le plan de communication rgional fera lobjet dune valuation selon les modalits prcises en partie 6. Le tableau synoptique ci aprs prsente la liste des actions, les cibles vises ainsi que larticulation avec les plans de communication des diffrents Fonds. Les principes gnraux de mise en oeuvre des actions prenant en compte les orientations stratgiques sont ensuite dtaills pour les principales actions.
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Synthse du plan dactions

Plan de communication AQUITAINE
Partenariats mdias achats espaces Campagnes de publicit gnriques & thmatiques Journe lancement Fonds europens Colloques thmatiques et territoriaux Portail internet Mailings catgoriels cibls Dpliant gnral synthtique Fonds europens Vademecum-guide du relais aquitain Feder Dossier guide du porteur de projet & demande de subvention Programme oprationnel FEDER Aquitaine Kit du bnficiaire dun financement Dossier de presse gnral Articles priodiques agence rgionale presse Enqutes rgionales de notorit
Grand public Grand public Partenaires Institutions Elus Porteurs projets financs Porteurs projets potentiels Mdias Mdias Relais Relais
Feder seul Possibilit multifonds (FEDER, FSE, FEADER, FEP)

Partenaires Institutions Elus
Rappel plan de communication national (principales actions)

Site Projets dEurope Campagne de publicit Grand public Document dinformation Programmes europens Kit de publicit pour les bnficaires Charte de communication Relation de presse nationale Enqute nationale de notorit Actions vers les responsables communication Europe (lettre, cycle de formation, sminaire, espace collaboratif)
Porteurs projets financs Porteurs projets potentiels
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Principes retenus pour la mise en oeuvre des actions

La segmentation des publics et la personnalisation des messages pour les bnficiaires potentiels
Dune manire gnrale, on ne communique pas avec le mme outil et le mme message auprs de tous les publics. La rpartition en sept publics fixe par la Commission europenne rpond cette exigence segmentation. Mais il sera souvent ncessaire daffiner cette segmentation, notamment pour le public des bnficiaires potentiels , et ce pour deux raisons principales : les objectifs du PO sont multiples et ne sadressent pas tous au mme bnficiaire les bnficiaires sont eux-mmes trs divers, tant dans leur finalit que dans leur structure. Lune des clefs de la russite de la communication leur gard sera de faire en sorte que chacun se reconnaisse dans le message qui lui est transmis. En particulier, le public des PME cibl par lAxe 1 du PO renforce cette obligation de reconnaissance pour quil comprenne demble quil est concern par le sujet, sy intresse de prime abord avant de chercher approfondir la question avec laide de lquipe danimation puis de simmerger dans divers documents administratifs. Le diagnostic a permis didentifier diffrents types de bnficiaires potentiels. Une segmentation a minima en quatre grands types de bnficiaires permettrait un certain niveau de personnalisation des messages lintention des Porteurs de Projet:
1. Les entreprises 2. Les organismes de formation, denseignement et de recherche 3. Les organisations socio-professionnelles et associatives 4. Les collectivits territoriales.
Cette segmentation est pertinente notamment pour deux actions clefs: le mailing dappel cibl , le dossier Guide du Porteur de Projet accompagn de la demande de subvention
1. Le dossier Guide du Porteur de Projet et Demande de subvention

Le principe est de rassembler toute linformation dont le porteur de projet peut avoir besoin tant sur le plan technique quadministratif tout en soulignant la ncessaire contribution du projet aux objectifs collectifs du PO.
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Ainsi, ce dossier comportera deux parties : Le Guide du porteur de projet qui doit permettre au bnficiaire potentiel dautovaluer lligibilit de son projet ( mon projet est-il ligible ? , mon projet estil susceptible de contribuer aux objectifs collectifs prioritaires de lAquitaine et rpond t-il aux critres et co-conditions ?) La demande de subvention et les informations administratives et juridiques utiles pour que le porteur sache demble vers quoi il sengage . suivra la logique du rcepteur de linformation en partant du porteur de projet pour aboutir lintrt gnral (et non linverse), et sera adapt aux grandes typologies soit au moins en 4 versions : entreprise , organisme de formation, de recherche , organisation socioprofessionnelle ou associative , collectivit territoriale .
Dans un souci defficacit, ce dossier : -
Ainsi, pour exemple, chaque version du Guide comporterait : une partie personnalise au dbut du document (accroche sur couverture, premires pages dexemples de projets relevant de la cible) puis un tronc commun dcrivant la dmarche et le contenu de la demande daide, les critres de slection (cohsion avec les objectifs du PO et les priorits transversales).
2. Le mailing dappel cibl

Si pour certains objectifs la dmarche traditionnelle dappel projets peut suffire (certains appels projets ont dailleurs dj t lancs), il faudra mettre en uvre, pour atteindre certaines cibles comme les PME-PMI, une dmarche plus volontariste. Le premier contact visant informer tel ou tel type de bnficiaire - par exemple les laboratoires de recherches, les entreprises du btiment, les centres de formation - doit tre particulirement efficace. Ainsi, le document dappel utilis pour ce premier contact sera : adapt la typologie de bnficiaires concerns (accroche de couverture, exemple de projet relevant de son profil, orientation vers les axes qui le concerne, contact appropri,) court et simplifi pour une lecture rapide avant daller plus loin (4 8 pages maxi) et ralis sur demande en fonction du besoin (identifi par les animateurs locaux du PO) et de lavance de la programmation (groupe animation-communication ).
Comme tout mailing, il est fond sur un fichier nominatif cibl et accompagn dun courrier personnalis.
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Le recours une agence rgionale de presse Fonds europens

Fonctionnant sur le mme principe que lAFP, sa mission serait de produire au fil de leau des dpches sur les actions et projets ligibles aux fonds europens (FEDER, FSE, FEADER, FEP). Un prestataire externe sera plac sous lautorit des services de presse du Prfet et de la Rgion. Ses missions seront : Contacts et reportages de terrains Rdaction de dossiers et communiqus de presse, darticles clefs en mains , Gestion dune photothque interface si possible avec application Prsage Assistance (si besoin) pour les relations presse et notamment lidentification des supports les mieux adapts pour la diffusion de chaque dpche en fonction de leur contenu et de leur cible.
Ce prestataire produira ainsi la matire rdactionnelle ncessaire l'information des diffrents mdias rgionaux et des magazines des collectivits mais aussi la documentation du site Internet portail des fonds europens en Aquitaine. Chaque mois, une runion entre le prestataire et les services de presse du Prfet et de la Rgion aura pour objectif de dfinir les reportages raliser au cours du mois suivant.
Les campagnes de publicit thmatiques et le partenariat mdia

Une approche marketing
Que ce soit pour atteindre et sensibiliser des porteurs de projet ou concrtiser laction de lEurope auprs de tous les Aquitains, on entreprendra des campagnes mdias thmatiques ou gnriques. Comme dans une entreprise, les chefs de produits (cest--dire les responsables des fiches objectifs du PO ventuellement sollicits par les animateurs et les relais de terrain) identifient le besoin en terme de campagne publicitaire. Ils formulent leurs attentes auprs du groupe animation communication qui sappuie pour la mise en uvre sur un prestataire, agence de publicit charge de dcliner chaque campagne (visuels, messages) et didentifier les supports les mieux adapts (presse, affichage, mailings) et le cas chant, notamment pour les campagnes destines au grand public, des affiches pour les rseaux locaux des collectivits locales dans le cadre de partenariats.
Une relation de partenariat

Il sagira doptimiser le budget de publicit en profitant de la ngociation des achats despaces avec les supports pour susciter cette occasion quils sinvestissent davantage sur les sujets Europe . Cela pourra prendre diffrentes formes :
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o Cration dune rubrique LEurope en Aquitaine , o Parution rgulire dchos o Oprations spciales, Lapproche initiale des grands mdias rgionaux sera tendue : - la presse technique et professionnelle - la presse et rseaux daffichage des collectivits et des institutions : ces dernires ont des publications largement diffuses que ce soit le Conseil rgional lui-mme, les Conseils gnraux, la CUB et les communauts dagglomration, etc Dans le suivi et mise en uvre de ces partenariats, lagence rgionale de presse Fonds europens jouera un rle dterminant, notamment en identifiant, selon le type de reportage demand par le groupe animation-communication , les mdias les mieux adapts pour sa diffusion.
Le partenariat vnementiel
La communication vnementielle de lEurope en Aquitaine peut se prsenter sous trois aspects : 1. lintgration aux communications vnementielles des partenaires 2. la participation certains vnements thmatiques locaux 3. lorganisation dvnements lis aux projets soutenus.
Lintgration aux communications vnementielles des partenaires

Les Foires expositions de Bordeaux, Agen, Bayonne, Pau, Prigueux le SIFEL Agen ou encore le Salon de lEnvironnement Bordeaux, pour ne citer que quelques exemples dans chacun de ces grands vnements publics rgionaux, les collectivits partenaires du PO sont prsentes. LEurope pourrait trouver sa place dans les messages ports par les collectivits dans certains de ces salons, selon leur thmatique et leur public. Il sagit de sensibiliser les Directions de la Communication des collectivits en plus des lus sur les objectifs et le mcanisme des fonds europens. Ils pourront alors imaginer la place quil convient de donner lEurope dans leur propre communication vnementielle.
La participation aux vnements locaux

Partout en Aquitaine, de nombreux colloques, congrs, manifestations, salons sont organiss chaque anne. Les partenaires ou relais du PO sont souvent linitiative - ou a minima partenaires - de ces vnements. Certains dentre eux pourraient efficacement accueillir le message sur lEurope et les fonds europens : un colloque sur la cohsion sociale dans les quartiers, un salon sur le littoral, un congrs de chercheurs, un salon sur linnovation On ne peut imaginer ce stade toutes les sollicitations qui concernent les divers objectifs du PO et les nombreux publics cibls.
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La slection des vnements les plus pertinents o il serait utile dintervenir doit se faire au fur et mesure, par le groupe animation-communication loccasion de runions trimestrielles. Chaque membre du groupe voque cette occasion les vnements dont il a connaissance dans son domaine et sur son territoire. Choix est fait dy participer ou non et sous quelle forme : dpt de documentations, exposition de panneaux dinformation, interventions dans colloque, Ainsi, le dpliant gnrique sur les fonds europens (voir fiches actions) sera dclin sous la forme de panneaux dexposition (stand type) sur les Fonds europens (Le Conseil rgional dAquitaine a dj t sollicit dans ce sens).
Lorganisation dvnements lis aux projets soutenus

Laboutissement dun projet soutenu par lEurope donne souvent lieu une inauguration, un autre une visite, une journe portes ouvertes , ou encore une dmonstration scientifique ou technique, Autant dvnements qui seront loccasion dinviter autour des partenaires financiers, les lus, les relais, la presse, Il est propos (voir fiches actions ) un kit du Bnficiaire qui intgre, en complment de la charte graphique lie lobligation de publicit prvue par la Commission europenne, une charte vnementielle constitue entre autres : dun guide dorganisation : liste des invitations, prise de parole dput(s) europen(s), dune signaltique : visuels de fonds de scne, tribune, pupitre, dlments de langage
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Quatrime partie Planning et estimation budgtaire 2007 2013
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Estimation du budget de communication 2007 2013 (cot total HT en )

Actions/outils 2007 2008 2009 50 000 20 000 10 000 40 000 10 000 2010 80 000 30 000 10 000 30 000 10 000 5 000 2011 50 000 20 000 10 000 20 000 15 000 2012 50 000 20 000 10 000 20 000 10 000 5 000 2013 100 000 10 000 10 000 Total 500 000 150 000 70 000 150 000 75 000 40 000 15 000 25 000 35 000 15 000 6 000 210 000 40 000 56 000 1 387 000 1 658 852 Partenariats mdias achats espaces 100 000 70 000 Campagnes de publicit gnriques & thmatiques 20 000 30 000 Journe lancement et action annuelle Fonds europens 10 000 10 000 Colloques thmatiques et territoriaux 40 000 Mailings catgoriels cibls 10 000 20 000 Dpliant gnral synthtique Fonds europens 30 000 Vademecum-guide du relais aquitain Feder 15 000 Dossier guide du porteur de projet & demande de subvention 25 000 Programme oprationnel FEDER Aquitaine 35 000 Kit du bnficiaire dun financement 15 000 Dossier de presse gnral 6 000 Articles priodiques agence rgionale presse 30 000 30 000 Enqutes rgionales de notorit Portail Internet 8000 8000 Estimation cot TOTAL HT 289 000 223 000 TTC
30 000 8000 168 000
30 000 20 000 8000 223 000
30 000 8000 153 000
30 000 8000 153 000
30 000 20 000 8000 178 000
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Planning des actions de communication 2007 2013

Actions/outils Partenariats mdias achats espaces Campagnes de publicit gnriques & thmatiques Journe lancement et action annuelle Fonds europens Colloques thmatiques et territoriaux Mailings catgoriels cibls Dpliant gnral synthtique Fonds europens Vademecum-guide du relais aquitain Feder Dossier guide du porteur de projet & demande de subvention Programme oprationnel FEDER Aquitaine Kit du bnficiaire dun financement Dossier de presse gnral Articles priodiques agence rgionale presse Enqutes rgionales de notorit Portail internet Europe en Aquitaine Reportages 10 mailings 15 colloques 5 mailings 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Partenariats permanents 15 campagnes de publicit
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Cinquime partie : mise en uvre et suivi du plan de communication

Un responsable de la communication pour le programme oprationnel
Conformment larticle 10 du rglement dapplication pour les Fonds structurels le Prfet de rgion dsignera un responsable de la communication. Le responsable de la communication sera charg de : - mettre en oeuvre les actions et veiller leur bon droulement - organiser la concertation partenariale - appuyer les partenaires impliqus dans la mise en oeuvre des actions de communication - sensibiliser la communication les partenaires, les porteurs de projet et diffuser des bonnes pratiques - mettre en oeuvre lvaluation du plan de communication avec lappui du charg dvaluation - prparer les rapports au Comit de suivi et le bilan annuel - participer au rseau national des responsables de communication - participer au rseau europen dinformation SIFT dchanges dexpriences et de bonnes pratiques Par ailleurs, pour mettre en uvre les actions de communication partenariales et mieux impliquer les services communication des principaux acteurs du programme, un rseau rgional de responsables de communication sera mobilis.
Suivi partenarial du plan de communication

Le groupe animation communication constitu pour llaboration du plan sera prennis pour accompagner la mise en oeuvre du plan de communication. Coprsid par le SGAR et le Conseil rgional, il associe notamment, les partenaires impliqus dans la gestion du programme, les centres dinformation sur lEurope, des chargs de communication. Ce groupe sera consult pour la prparation et la mise en oeuvre des diffrentes actions. Il pourra proposer des ajustements du plan de communication au comit de suivi
Information au comit de suivi

Le Prfet de rgion informera le comit de suivi de ltat davancement de la mise en uvre du plan de communication des actions de publicits menes des moyens de communication utiliss
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Rapport annuel
Le rapport annuel comprendra : des exemples dactions dinformation et de publicit les modalits daction concernant notamment les grandes actions dinformation, laffichage de lemblme UE et les modalits de publication de la liste des bnficiaires le contenu des modifications importantes apportes au plan de communication
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Sixime partie : les modalits dvaluation des actions dinformation et de publicit

Lvaluation de la communication
La Commission europenne fixe deux temps forts dvaluation du plan de communication : une valuation intermdiaire en 2010 et une valuation finale en 2013. Pour rpondre cette obligation, deux types dvaluation complmentaires seront raliss : : des valuations ponctuelles en fonction des objectifs globaux fixs dans la stratgie de communication une valuation systmatique a priori et a posteriori - de chaque action et outil de communication entrepris.
1. Lvaluation des objectifs globaux de communication

Il sagit dapprcier : le niveau de notorit de limplication de lEurope dans la vie quotidienne des Aquitains la qualit de linformation destination des bnficiaires la mobilisation des diffrents partenaires impliqus.
Trois enqutes seront menes : - Une enqute de notorit auprs du grand public est prvue au niveau national au 1er semestre 2007. Le plan de communication national prvoit en effet lorganisation dune premire enqute, dbut 2007, (qui) permettra dvaluer le degr de notorit des programmes europens et daffiner la stratgie de communication mettre en uvre pour la priode 2007-2013 (supports, message, implication des acteurs locaux). Il est ensuite prcis que il est souhaitable que langle rgional soit spcifiquement pris en compte, ce qui exige la consultation dun panel significatif pour chaque rgion. Si cet angle rgional est effectivement mis en uvre, il suffira dexploiter directement ses rsultats pour connatre le niveau de notorit en Aquitaine. Le cas chant, il faudra raliser une dclinaison rgionale du sondage national. Les rsultats de cette enqute seront compars avec les rsultats nationaux voire avec les rsultats issus dautres rgions - et constitueront lindicateur de rfrence de la notorit de lintervention de lEurope en Aquitaine.
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Deux autres vagues de sondages pourront tre ralises pour mesurer lvolution du niveau de notorit de lEurope auprs du grand public au fil de la programmation du PO : lune en 2010 et lautre en 2013. - Une enqute auprs des bnficiaires : il sagira dapprcier par un questionnaire sur un chantillon de bnficiaires du programme, la qualit du dispositif dinformation, laccessibilit de linformation qui leur est destine. - Une enqute auprs des partenaires : il sagira dapprcier la qualit des outils mis disposition des partenaires et leur utilisation effective.
2. Lvaluation permanente des actions de communication

Il sagit de mettre en uvre une politique dvaluation permanente base la fois sur des indicateurs qualitatifs et quantitatifs pour mesurer limpact et la comprhension de chaque action et outil de communication inscrits au plan de communication Aquitain. Chaque fiche action et outil dveloppe en annexe comprend une proposition de modalit dvaluation. Par ces modalits, on privilgie une valuation au fil de la campagne de communication plutt quune simple valuation a posteriori. Lvaluation aura ainsi un rle direct majeur sur le pilotage de la communication en permettant notamment de recadrer certaines actions ou certains outils au fur et mesure de leur ralisation. Ces premires valuations constitueront des indicateurs de rfrence pour les actions futures. De mme sont intgres aux fiches actions des modalits de pr-tests permettant une premire valuation de la pertinence de loutil en amont de sa finalisation.
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Annexes
- Fiches actions p 29-42 - Rappel du plan national de communication p43
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1- Fiches actions
- 1- Partenariats mdias achats espaces - 2- Campagnes de publicit gnriques & thmatiques - 3- Journe lancement Fonds europens - 4- Colloques thmatiques et territoriaux - 5- Portail Internet Europe en Aquitaine - 6- Mailings catgoriels cibls - 7- Dpliant gnral synthtique Fonds europens - 8- Vademecum-guide du relais aquitain Feder - 9- Dossier guide du porteur de projet & demande de subvention - 10- Programme oprationnel FEDER Aquitaine - 11 -Kit du bnficiaire dun financement - 12- Dossier de presse gnral - 13 -Articles priodiques agence rgionale presse - 14 -Enqutes rgionales de notorit
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1- Partenariats mdias achats espaces

Objectifs viss : Stimuler un rflexe Europe et susciter des initiatives au sein des publications rgionales au-del de la stricte notion dachats despaces Sassurer dune couverture mdiatique continue sur les 7 ans dans le cadre dune approche globale respectant la dontologie et l'indpendance rdactionnelle des organes de presse concerns Ngocier au mieux les achats despaces Tous (au final) mme si au dpart lapproche partenariale ne concerne que les directions des mdias rgionaux ainsi que les responsables des publications des collectivits et des institutions rgionales Compte tenu du caractre non commercial du thme Europe et afin doptimiser le budget de publicit, on profitera de la ngociation des achats despaces avec les supports pour les conduire sinvestir davantage sur les sujets Europe sous forme par exemple de : o Cration dune rubrique LEurope en Aquitaine , o Parution rgulire dchos o Oprations spciales o Film, reportage ou mission (pour une TV rgionale) Ces partenariats seront proposs aussi bien aux mdias rgionaux traditionnels quaux publications des collectivits et des institutions en Aquitaine : Conseil rgional, Conseils gnraux, CUB et communauts dagglomration, mais aussi les chambres consulaires, les grandes fdrations professionnelles, Le budget indiqu (ci-dessous) est li aux fonds FEDER mais, dans la mesure du possible, cette approche sera faite aussi au bnfice de la communication sur lensemble des fonds europens, ce qui permettra le cas chant daugmenter le budget global Calendrier de ralisation : t 2007 Responsabilits : Chargs de communication : pilotage Agence de publicit : ngociateur
Cibles :
Contenu dtaill :
Modalits de ralisation :
Lors de contacts personnels, on suscitera des initiatives au sein de chacune des publications (le cas chant mdias parls et tlviss) destines mieux faire connatre au public la contribution de l'Europe aux projets aquitains Il serait souhaitable dorganiser des contacts au plus haut niveau entre lautorit de gestion et les directions des grands mdias
Modalits dvaluation :
Nombre et nature des initiatives qui auront t suscites par cette dmarche Evaluation bi-partite annuelle de chaque partenariat Estimation 500 000
Observations : Sur lensemble du programme, il est prvu BUDGET (Cots en ): de consacrer environ un tiers du budget communication aux achats despaces publicitaires. Ce budget global tiendra compte dune communication plus intense lors du lancement Budget total sur 7 ans HT : et lors du bilan du PO 2007-2013
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2- Campagnes de publicit gnriques & thmatiques

Objectifs viss : Porter la connaissance des porteurs de projet les possibilits de recevoir une aide au titre des fonds FEDER et les diriger vers des relais adapts Concrtiser laction de lEurope auprs de tous les Aquitains par des campagnes mdias thmatiques visant le bnficiaire ultime (aquitain rsident ou mme saisonnier ). Porteurs de projets financs Porteurs de projets potentiels Grand public Contenu dtaill : Cration d'une annonce thmatique au format A4 comprenant conception-rdaction des messages, le ou les visuels illustrant l'annonce sur un thme donn Mise au point du plan mdia adapt chaque campagne thmatique spcifique (identification des supports de communication les mieux adapts en fonction de la campagne) Adaptation et dclinaison des annonces publicitaires pour diffrents supports y compris le cas chant des affichettes ou autres supports Calendrier de ralisation : 2 3 campagnes par an Responsabilits : Responsables de chaque axe/domaine du PO : identification du besoin Groupe communication : pilotage Autorit de gestion : accord pralable et validation Agence de publicit : conception-ralisation Cration d'annonces thmatiques (conception rdaction des messages et des diffrents visuels) : pour chaque thme, le prestataire proposera au moins trois variantes l'acceptation de l'autorit de gestion Aprs validation dfinitive, chaque annonce pourra faire l'objet de diffrentes dclinaisons en fonction des supports (adaptation de formats) Pr-test choix parmi 3 visuels et accroches Nombre de contacts gnrs (pour les campagnes orientes bnficiaires ) Enqute de notorit (pour les campagnes orientes grand public ) BUDGET (Cots en ): Prestations externes : Cot total HT : Estimation 150 000 150 000
Cibles :
Observations : 2 3 campagnes en moyenne par an (au dbut du PO essentiellement vers les bnficiaires potentiels, dans un second temps vers le grand public) Budget tabli sur la base de 15 thmes de campagne
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3- Journe lancement Fonds europens et action annuelle

Objectifs viss : Cibles : Rassembler toutes les forces vives rgionales autour des enjeux du PO 2007-2013 sur le double thme de linnovation et du dveloppement durable Sensibiliser lensemble des lus et des partenaires socio-conomiques Partenaires Elus et institutions Relais Mdias Contenu dtaill : Clbrer lapprobation du PO 2007-2013 en rassemblant un maximum dacteurs Aquitains dans un lieu symbolique (si possible hors Bordeaux) o o o o Organisation dateliers sur les thmes des axes du PO puis sance plnire Signer publiquement diffrentes conventions, chartes, partenariats, pour montrer les engagements des uns et des autres Prsence de hauts responsables de lUnion Europenne (Commissaires, Directeurs gnraux, ) Couverture mdiatique
Calendrier de ralisation : Septembre-octobre 2007 Modalits de ralisation : Modalits dvaluation :
Responsabilits : chargs de communication : pilotage autres prestataires : organisation logistique Consultation prestataire pour organisation matrielle Elaboration du programme et tablissement des listes dinvitation Participation Couverture mdiatique BUDGET (Cots en ): Prestations externes : Autres cots prvisibles : Cot total HT : Estimation 20 000 50 000 70 000
Observations : Estimation tablie sur la base de 200 500 participants
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4- Colloques thmatiques et territoriaux

Objectifs viss : Introduire une dimension dcoute et de partage autour des enjeux du PO Dmultiplier linformation en liaison avec les partenaires des dpartements Mobiliser les relais locaux Dvelopper les retombes mdias Cibles : Partenaires Elus et institutions Relais Porteurs de projets financs Porteurs de projets potentiels Mdias Contenu dtaill : Chaque colloque est ddi un thme particulier sur un territoire spcifique choisi au sein du partenariat/rseau danimation (par ex : La filire bois-nergie et le pin maritime landais ; Les TIC au service de la comptitivit des entreprises du Pays Basque,..). Larticulation avec des vnements locaux sera recherche dans le cadre de partenariats. Le programme de chaque colloque sera mis au point avec le (ou les) responsable(s) de laxe ou du domaine du PO concern, le partenariat local et les relais les plus engags Lorganisation dun colloque pourra tre jumele avec une campagne de publicit thmatique (dclinaison de laxe cratif conu par lagence de publicit) On sassurera de linvitation des dputs europens, et ventuellement dun reprsentant de la Direction gnrale concerne de la Commission Calendrier de ralisation : 3 4 colloques en moyenne par an entre 2008 et 2010 puis 1 2 par an de 2011 2013 Modalits de ralisation : Responsabilits : Groupe animation-communication : pilotage Partenariat local : organisateur
Elaboration du programme et tablissement des listes dinvitation : au moins 3 mois lavance Organisation locale assure par les services dun ou de plusieurs partenaires Frais matriels pris en charge par le budget de communication Nombre de participants Couverture mdiatique Nombre et qualit des projets identifis loccasion du colloque BUDGET (Cots en ): Prestations externes : Autres cots prvisibles : Cot total HT : Estimation nant 150 000 150 000
Observations : Budget tabli sur la base de 15 colloques avec une participation moyenne de 100 personnes par colloque
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5 -Portail internet www.europe-en-aquitaine.eu

Objectifs viss : Informer (vulgariser) sur lensemble des programmes europens en Aquitaine Accompagner le porteur de projet [Avec accs rserv] Jouer le rle de centre de ressources pour lanimation : bonnes pratiques, documentation, agenda, annuaire des personnes ressources Cibles : Contenu dtaill : Tous et surtout les porteurs de projet et le grand public Rseau animation (avec accs rserv) Information gnrale (prsentation des politiques europennes et des programmes en dcoulant, liste exhaustive des projets financs, prsentations plus compltes de projets exemplaires ...) Prsentation des programmes oprationnels, thmes/secteurs/catgories de porteurs/types de projets soutenus, accs aux documents ressources (PO, dossier type de demande), calendrier des manifestations importantes, annuaire Diffusion de la liste des bnficiaires Agenda des runions, base documentaire, forum, annuaire + news (accs rserv aux acteurs de l'animation et de la gestion des programmes) Ce site sera notamment aliment par les dpches produites par lagence rgionale de presse Fonds Europens. Calendrier de ralisation : - Version 1 = mi-juin 2007 - Version 2 = fin aot 2007 Modalits de ralisation : Responsabilits : SGAR et Conseil rgional (pilotage) Partenariat ( contenu , extranet) Etablissement du cahier des charges et conception en concertation avec lensemble des partenaires et avec laide dune assistance matre douvrage Version 1 = partie grand public uniquement Version 2 = partie porteurs de projets Modalits dvaluation : Observations : Pr-tests ergonomie (version 1 en interne) et recette entre version 1 et version 2 Statistiques des pages visites avec outil de restitution BUDGET (Cots en ): Estimation 100 000 50 000 150 000
Budget : laction en cours de ralisation. La partie conception Conception dveloppement : est engage sur les crdits 2000 2006 Autres cots prvisibles : Cot total sur 7 ans HT :
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6 - Mailings catgoriels cibls

Objectifs viss : Apporter linformation en direct aux bnficiaires potentiels, et singulirement aux PME PMI, cible prioritaire mais trs diffuse dau moins un des axes du programme oprationnel 2007-2013 Lisser les contacts potentiels en adaptant le rythme de la communication au niveau dengagement des fonds et de capacit de traitement des instructeurs Cibles : Contenu dtaill : Porteurs de projets potentiels Chaque mailing catgoriel se compose de : o o Une lettre personnalise (fichiers nominatifs cibls) rdige en fonction du destinataire, de ses motivations et de ses attentes Un document dinformation de 4 8 pages spcifique chaque type de cible, synthtisant linformation essentielle connatre : introduction gnrale sur les fonds europens, les grands axes du PO (simple numration), le type de projets ligibles seulement dans le domaine concern par la cible avec des exemples -, les principales conditions dligibilit + co-conditions, les montants, les diffrents contacts pour en savoir plus .. Lensemble est adress par courrier sous enveloppe fentre Responsabilits : Responsables de chaque axe/domaine du PO : identification du besoin Groupe animation communication : pilotage Agence de publicit : conception et dition autres prestataires : routage et mise sous pli
Calendrier de ralisation : A partir du lancement (2007) au fur et mesure du programme oprationnel et en fonction de lengagement des fonds selon les axes et les domaines concerns Modalits de ralisation :
Linitiative revient aux responsables de chaque axe/domaine du PO avec le groupe animation-communication Les adresses sont rputes fournies par les chambres consulaires et/ou les fdrations professionnelles (ventuellement faire saisir par un prestataire) La cration de la lettre et surtout du document dinformation entreront dans le cadre de la prestation pour une campagne de publicit thmatique (dclinaison de laxe cratif et de lannonce conue par lagence de publicit).
Pr-test de la comprhension du message Taux de remonte : Nombre de contacts gnrs/nombres denvois BUDGET (Cots en ): Prestations externes : Autres cots prvisibles : Cot total HT: Estimation 30 000 45 000 75 000
Observations : 10 mailings cibls entre 2007 et 2010 puis 5 entre 2011 et 2013 Sur le plan budgtaire, les frais de cration sont limits la seule dclinaison de la campagne thmatique correspondante.
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7- Dpliant gnral synthtique Fonds europens

Objectifs viss : Dmultiplier linformation sur les fonds europens au moyen dun document simplifi adapt une large diffusion notamment dans les lieux publics et les halls daccueil des diffrents partenaires du PO, sur les stands exposition, Faire la promotion du site portail www.europe-en-aquitaine.eu Cibles : Contenu dtaill : Bnficiaires potentiels Grand public Dpliant couleurs 3 volets format 10 x 21 cm adapt aux prsentoirs Sommaire : o o o o o Calendrier de ralisation : Septembre 2007 Modalits de ralisation : LEurope sengage aux cots de lAquitaine : les 4 grands axes stratgiques La nature des engagements financiers de lEurope : les diffrents fonds A qui et comment sont-ils attribus ? A quoi servent-ils (exemples) ? O sadresser ? + promotion du site www.europe-en-aquitaine.eu Responsabilits : Groupe communication: pilotage Agence de publicit : conception-ralisation Ralisation (de la conception limpression) entirement confie lagence de publicit dans le cadre de la charte graphique nationale et de sa dclinaison pour lAquitaine A raliser ds que possible pour permettre la promotion du nouveau site portail Ce document sera dclin sous la forme de panneaux dexposition (stand type) sur les Fonds europens (Le Conseil rgional dAquitaine a dj t sollicit dans ce sens). Modalits dvaluation : Evaluation spcifique dlicate dans la mesure o la diffusion est trs disperse Enqute de notorit Grand public Estimation 40 000 40 000
Observations : BUDGET (Cots en ): Tirage prvisionnel = 20 000 exemplaires soit en moyenne Prestations externes : 100 exemplaires pour 200 points de distribution. 2 retirages sont prvus en 2010 et 2012 (rserve de 5 000 Cot total HT : par retirage). Une rserve de 5 000 est inscrite pour la dclinaison sous forme dun stand exposition portable (type stand parapluie)
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8 -Vademecum-guide du relais aquitain Feder

Objectifs viss : Cibles : Contenu dtaill : Clarifier les missions confies aux relais avec une approche quasi contractuelle Rassembler ( vademecum ) linformation essentielle laccomplissement de leurs missions Relais Rappels et gnralits sur les fonds europens Contexte gnral et esprit du programme oprationnel 2007-2013 Les priorits et les objectifs (chiffrs) du PO Lorganisation gnrale adopte Le rle du relais et sa mission Les objectifs du PO, les domaines dintervention et les priorits transversales Les critres dligibilit des projets et les co conditions Lidentification des porteurs potentiels de projet Laccompagnement des projets o Les formes dactions envisageables o Les outils disponibles o O trouver linformation ? Prsentation du dossier de demande de subvention Lattribution de laide et les obligations du bnficiaire Les contacts Le site portail et lespace ddi Calendrier de ralisation : Octobre 2007 Modalits de ralisation : Responsabilits : Groupe communication: pilotage Agence de publicit : conception-ralisation Rdaction en interne avec re-writing par lagence de publicit Edition (maquette et impression) confie lagence de publicit dans le cadre de la charte graphique nationale et de sa dclinaison pour lAquitaine Diffusion dans le cadre de lanimation Modalits dvaluation : Pr-test avec 5 relais du PO prcdent et 5 nouveaux Aprs dition, inventaire des demandes de prcisions supplmentaires provenant des relais (dj contenues ou non dans le document) Estimation 15 000 15 000
Observations : BUDGET (Cots en ): Edition sur la base dun document de 52 pages au format A5 Prestations externes : tir 2000 exemplaires Cot total HT :
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9- Dossier guide de porteur de projet & demande de subvention

Objectifs viss : Cibles : Contenu dtaill : Rassembler toute linformation dont le porteur de projet peut avoir besoin tant sur le plan technique quadministratif tout en soulignant la ncessaire contribution du projet aux objectifs collectifs du PO Porteurs de projets potentiels La dmarche gnrale de ce dossier est imprgne par un souci defficacit ; pour cela il est recommand de :
o o suivre la logique du rcepteur de linformation en partant du porteur de projet pour aboutir lintrt gnral (et non linverse), permettre demble une identification de la part du porteur de projet qui doit se reconnatre (a minima : entreprise, organisme de formation, de recherche, organisation socioprofessionnelle ou associative, collectivit territoriale) : les motivations ne sont pas les mmes au dpart
tout en dissociant :
o le guide proposant une auto-valuation ( mon projet est-il ligible ? , mon projet est-il susceptible de contribuer aux objectifs collectifs prioritaires de lAquitaine et rpond t-il aux critres et co-conditions ) la demande de subvention et les informations administratives et juridiques en insistant sur la notion de slectivit
Ces deux parties seront physiquement runies dans une mme chemise ( le dossier ) contenant les 2 documents : le guide et la demande daide On recherchera au maximum lefficacit et laccessibilit linformation en segmentant et en adaptant ce dossier aux grandes typologies soit au moins en 4 versions : entreprise , organisme de formation, de recherche , organisation socioprofessionnelle ou associative , collectivit territoriale avec une partie spcifique (dont la couverture) et des parties communes. Calendrier de ralisation : Juin-juillet 2007 Modalits de ralisation : Modalits dvaluation : Responsabilits : groupe animation-communication : rdaction initiale et pilotage Prestataire externe : Rcriture et mise en pages Consultation : juin 2007 Juillet-aot 2007 : production +(tlchargement site portail) Pr-test indispensable avec un chantillon de porteurs de projet ( inclure dans le cahier des charges du prestataire) Remarques et remontes du rseau de partenariat et relais Observations : 4 versions avec un tirage moyen de 1 000 exemplaires chacune BUDGET (Cots en ): Prestations externes : Autres cots prvisibles : Cot total HT : Estimation 15 000 10 000 25 000
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10 - Programme oprationnel FEDER Aquitaine 2007-2013

Objectifs viss : Formaliser le socle officiel du Programme oprationnel FEDER Aquitaine 20072013 ds son approbation par la Commission Partager les enjeux du PO entre tous les partenaires mais aussi tous les acteurs du territoire aquitain Partenaires Elus et institutions Relais Mdias Contenu dtaill : Prsentation illustre (graphiques, photos, etc..) Sommaire : o o o o o Etat des lieux du territoire aquitain Stratgie du programme oprationnel FEDER Axes prioritaires Dispositif de mise en uvre Plan de financement Responsabilits : Groupe communication : pilotage Agence de publicit : conception-ralisation
Cibles :
Calendrier de ralisation : Disponible fin septembre-dbut octobre 2007 (pour diffusion lors de la journe de lancement) Modalits de ralisation :
Pr-rdaction ds le mois de juillet 2007 Mise en pages : aot 2007 Derniers ajustements : dbut septembre Tirage : mi-septembre 2007 + (tlchargement site portail) Pr-test auprs dun panel dlus et de reprsentants socio-professionnels (par exemple membres CESR) Nombre de demandes dexemplaires supplmentaires Estimation 12 000 23 000 35 000
Observations : Estim sur la base dun document BUDGET (Cots en ): quadrichromie au format A4 de 100 pages (couverture + 96 Conception : pages intrieures) tir 5 000 exemplaires Impression : Cot total HT :
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11- Kit du bnficiaire dun financement

(en complment du kit mis disposition par le plan national de communication)
Objectifs viss : Impliquer chaque bnficiaire pour quil devienne son tour un relais de la communication et un tmoin actif de lengagement de lEurope en Aquitaine Procurer chaque bnficiaire dune aide les moyens ncessaires au respect de ses obligations en matire de communication voire faire davantage Porteurs de projets financs et leurs relais Disposition du plan national de communication, chaque bnficiaire recevra avec la notification de lattribution de laide un dossier en forme de kit de communication qui rassemblera en quelque sorte ses droits et devoirs en matire de communication : Le rappel du rglement concernant les obligations de publicit de chaque bnficiaire accompagn de la charte graphique nationale En complment et dans lesprit de la circulaire du Premier Ministre en date du 12/02/2007, il est propos de le prolonger aussi sur limmatriel au travers dune Charte vnementielle : dcor et scenario type pour tous les vnements (inaugurations, colloques, ) autour des interventions de lEurope, par exemple : Guide organisation : liste invitations, prise de parole dput(s) europen(s), Signaltique : visuels de fonds de scne, tribune, pupitre, Elments de langage : libell des invitations, extraits dallocution, dossier presse Contacts utiles Calendrier de ralisation : 1er trimestre 2008 Modalits de ralisation : Responsabilits : Groupe communication: pilotage Agence de publicit : conception-ralisation En fonction des lments graphiques existants ou venir du niveau national puis de leur dclinaison sur la communication rgionale en Aquitaine, mise au point de la charte graphique avec normes dapplication et exemples sur diffrents types dimmeubles ou dquipements, de vhicules, etc Constitution dun groupe de travail au sein du groupe animation-communication (avec laide de Francom dans le cadre de laccompagnement la mise en uvre du plan de communication) pour rdiger les diffrentes recommandations Edition dun document pratique rassemblant les fiches conseils, les maquettes, les listes, les procdures, par lagence de publicit Modalits dvaluation : Analyse qualitative et quantitative des retombes mdiatiques des diffrentes oprations de communication impliquant les bnficiaires des aides Feder en vrifiant la citation de lintervention de lEurope et notamment sa prsence visuelle dans les reportages photos et tlviss Remonte des services de gestion dans le cadre du suivi et du contrle Observations : Document de 48 pages tir 1 000 exemplaires BUDGET (Cots en ): Prestations externes : Cot total HT : Estimation 15 000 15 000
Cibles : Contenu dtaill :
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12- Dossier de presse gnral

Objectifs viss : Donner aux journalistes des clefs de comprhension des enjeux des fonds europens et singulirement un dcodage du PO 2007-2013 Diffuser largement cette information pdagogique aux journalistes professionnels mais aussi aux rdacteurs des diffrentes publications des collectivits territoriales et des institutions en Aquitaine pour dmultiplier le traitement mdiatique de lengagement de lEurope dans la proximit de chaque Aquitain Mdias Gnralits sur les fonds europens Contexte gnral et esprit du programme oprationnel 2007-2013 Les priorits et les objectifs (chiffrs) du PO Lorganisation gnrale adopte Les types de projets ligibles (nature et critres en fonction des axes et des domaines avec un accent sur les co conditions Le plan de financement Annexes Calendrier de ralisation : Septembre 2007 Modalits de ralisation : Responsabilits : Groupe communication: pilotage Prestataire externe : rdaction Un premier travail de rdaction pourra tre opportunment confi au prestataire externe charg de lagence rgionale de presse car cela constituera pour lui la meilleure imprgnation possible du PO en dbut de collaboration Aprs relecture et validation par le groupe animation-communication, ce dossier ralis sous word (entre 15 25 pages) sera reproduit la demande et prsent lintrieur dune chemise rabats spcifiquement conue et imprime par lagence de publicit avec mentions des diffrents chargs de communication Europe Analyse qualitative et quantitative de la revue de presse Estimation 4 000 2 000 6 000
Observations : BUDGET (Cots en ): Cette fiche concerne le dossier de presse gnrique qui Rdaction : suivra toute la dure du programme. Dautres communiqus et dossiers de presse seront raliss en fonction de lactualit entre 2007 et 2013 dans le cadre de Edition chemises : lorganisation prconise dagence rgionale fonds Cot total HT: europens place aux cots des charg(e)s de communication du prfet et du Conseil rgional (voir fiche suivante)
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13- Articles priodiques de lagence rgionale presse

Objectifs viss : Donner une visibilit maximale toutes les ralisations de projets soutenus par les fonds europens en Aquitaine Produire au fil de leau des dpches sur les actions et projets ligibles aux fonds europens (FEDER, FSE, FEADER, FEP) pour alimenter en continu les mdias rgionaux, les publications des collectivits et des institutions et le site Internet portail. Mdias (privs et publics) Site Internet portail sur les Fonds europens Aquitains Fonctionnant sur le mme principe que lAFP, la mission de lagence rgionale de presse (confie un prestataire externe) sera de produire au fil de leau des dpches sur les actions et projets ligibles aux fonds europens (FEDER, FSE, FEADER, FEP) Le prestataire contractuel sera plac sous lautorit des services de presse du Prfet et de la Rgion avec un rseau de correspondants gographiques. Les missions de cette agence rgionale de presse seraient : o Contacts et reportages de terrains o Rdaction des dossiers et communiqus de presse, darticles clefs en mains o Gestion dune photothque interface si possible avec application Prsage o Assistance (si besoin) pour les relations presse (identification des supports les mieux adapts en fonction du reportage) Le prestataire pourra sappuyer sur un rseau de correspondants gographiques dans les cinq dpartements aquitains Calendrier de ralisation : partir de septembre 2007 Modalits de ralisation : Responsabilits : Groupe communication: pilotage Prestataire externe : rdaction des articles clefs en mains Runion mensuelle pour dfinir les reportages raliser par le titulaire au cours du mois suivant Les articles seront calibrs 2 feuillets journalistiques et accompagns de 2 photos directement mises disposition par l'entreprise ou l'institution faisant l'objet du reportage ; dfaut, elles devront tre prises avec un appareil numrique par l'auteur(e) du reportage Modalits dvaluation : Analyse qualitative et quantitative de la revue de presse BUDGET (Cots en ): Prestations externes : Cot total HT: Estimation 210 000 210 000
Observations : Il est prvu une collaboration rgulire sur toute la dure du PO avec une production globale dune centaine de reportages. Prestation estime sur la base moyenne de 30 000 par an englobant la coordination et les reportages.
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14- Enqutes rgionales de notorit

Objectifs viss : Sassurer de la pertinence de la stratgie de communication et pouvoir procder aux ventuels ajustements ncessaires Prsenter la Commission une valuation objective sur la communication mene propos des fonds europens en Aquitaine lors du bilan intermdiaire et du bilan final. Porteurs de projets potentiels Grand public Une enqute de notorit auprs du grand public est prvue au niveau national en 2007avec consultation dun panel significatif pour chaque rgion. . Les rsultats de cette premire enqute serviront dindicateur de rfrence de la notorit de lintervention de lEurope en Aquitaine. Sur la base dune adaptation (reprise de certaines questions + ajouts de nouvelles questions) du questionnaire employ en 2007 (non connu ce jour), deux nouvelles enqutes seront ralises : o En 2010 (bilan intermdiaire) o Calendrier de ralisation : En 2013 (bilan final) Responsabilits : Groupe communication: pilotage Prestataire externe : ralisation du sondage Cahier des charges sinspirant de la premire enqute nationale ralise en 2007 (valant mesure tat des lieux) avec adaptation Enqute confie un institut spcialis avec un protocole dchantillonnage cohrent avec la premire mesure Modalits dvaluation : Comparaison avec les rsultats de la (des) vague(s) prcdente(s) Comparaison avec les rsultats nationaux et ceux des autres rgions Estimation 40 000 40 000
Observations : BUDGET (Cots en ): Estimation faite sur la base de 2 sondages tlphoniques Prestations externes : dun millier dinterviewes chacun (en 2010 et 2013) Cot total HT:
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2. Rappel du plan de communication national 2007-2008

(extrait version 18 juin 2007)
Actions Evaluation des actions de communication programmes europens 2000-2006 Public concern Responsables nationaux et rgionaux communication Europe Calendrier prvisionnel 1er semestre 2007 (rapport, synthse, vademecum, fiches de bonnes pratiques) 2me trimestre 2007
Kit de communication (Charte graphique et slogan) Kit de publicit
Responsables nationaux et rgionaux communication Europe Bnficiaires
Envoi du kit (guide dutilisation, supports de communication) septembre 2007 2 me trimestre2007 14 mars 2007
Enqute de notorit Sminaire communication des programmes europens Espace collaboratif (site Projets dEurope ) Lettre dinformation semestrielle
Tous publics Responsables nationaux et rgionaux communication Europe Responsables nationaux et rgionaux communication Europe Responsables nationaux et rgionaux communication Europe Responsables nationaux et rgionaux communication Europe Mdias Grand public Relais dopinion, lus locaux (maires, notamment)
Fin 2007
Fin 2007
Cycle de formation en communication
Fin du 1er semestre 2007
Relations presse Campagne grand public Cration dun document dinformation Programmes europens
2me semestre 2007 2me semestre 2008 septembre 2007
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Plan Communication AquitaineFEDERv04102007

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Objectif comptitivit rgionale et emploi

Programme Oprationnel FEDER 2007-2013 en Aquitaine

PREMIERE PARTIE : DIAGNOSTIC ET ANALYSE PAR CIBLE

DEUXIEME PARTIE. STRATEGIE DE COMMUNICATION TROISIEME PARTIE LE PLAN DACTIONS

QUATRIEME PARTIE PLANNING ET ESTIMATION BUDGETAIRE 2007 2013 23

Programme oprationnel FEDER Aquitaine 2007-2013 Plan de communication - Octobre 2007

Programme oprationnel FEDER Aquitaine 2007-2013 Plan de communication - Octobre 2007

dorientations stratgiques accompagne propositions ont t soumises au partenariat.

Programme oprationnel FEDER Aquitaine 2007-2013 Plan de communication - Octobre 2007

Premire partie : diagnostic et analyse par cible

Une certaine rupture avec le pass

La ncessaire transversalit de la communication auprs du grand public

et la ncessaire segmentation des cibles

Programme oprationnel FEDER Aquitaine 2007-2013 Plan de communication - Octobre 2007

2. Lanalyse par cible

1- Les porteurs de projets potentiels

Programme oprationnel FEDER Aquitaine 2007-2013 Plan de communication - Octobre 2007

2- Les porteurs de projets financs

Programme oprationnel FEDER Aquitaine 2007-2013 Plan de communication - Octobre 2007

4- Les autres publics Les partenaires du programme

Programme oprationnel FEDER Aquitaine 2007-2013 Plan de communication - Octobre 2007

Les institutionnels et les lus

Programme oprationnel FEDER Aquitaine 2007-2013 Plan de communication - Octobre 2007

Programme oprationnel FEDER Aquitaine 2007-2013 Plan de communication - Octobre 2007

Deuxime partie. Stratgie de communication

2- Sensibiliser rgulirement les bnficiaires potentiels par

3- Mobiliser les relais et les partenaires travers des engagements

Programme oprationnel FEDER Aquitaine 2007-2013 Plan de communication - Octobre 2007

Ces objectifs de communication se dclinent selon les publics cibles suivants :

Les bnficiaires potentiels

Les bnficiaires finals

Autres cibles Les partenaires

Les lus et les institutionnels Les relais

Programme oprationnel FEDER Aquitaine 2007-2013 Plan de communication - Octobre 2007

Orientations stratgiques de communication

o Privilgier un rythme liss pour la communication

o Valoriser l'exemplarit et la proximit des projets et des acteurs

o Positionner le bnficiaire au cur du systme

o Construire des partenariats pour bnficier de toutes les synergies

Programme oprationnel FEDER Aquitaine 2007-2013 Plan de communication - Octobre 2007

Avec lEurope, les Aquitains crent les matriaux du futur

Programme oprationnel FEDER Aquitaine 2007-2013 Plan de communication - Octobre 2007

Troisime partie le plan dactions

Programme oprationnel FEDER Aquitaine 2007-2013 Plan de communication - Octobre 2007

Synthse du plan dactions

Feder seul Possibilit multifonds (FEDER, FSE, FEADER, FEP)

Rappel plan de communication national (principales actions)

Programme oprationnel FEDER Aquitaine 2007-2013 Plan de communication - Octobre 2007

Porteurs projets financs Porteurs projets potentiels

Principes retenus pour la mise en oeuvre des actions

1. Le dossier Guide du Porteur de Projet et Demande de subvention

Dans un souci defficacit, ce dossier : -

2. Le mailing dappel cibl

Programme oprationnel FEDER Aquitaine 2007-2013 Plan de communication - Octobre 2007

Le recours une agence rgionale de presse Fonds europens

Les campagnes de publicit thmatiques et le partenariat mdia

Une relation de partenariat

Programme oprationnel FEDER Aquitaine 2007-2013 Plan de communication - Octobre 2007

Lintgration aux communications vnementielles des partenaires

La participation aux vnements locaux

Programme oprationnel FEDER Aquitaine 2007-2013 Plan de communication - Octobre 2007

Lorganisation dvnements lis aux projets soutenus

Programme oprationnel FEDER Aquitaine 2007-2013 Plan de communication - Octobre 2007

Quatrime partie Planning et estimation budgtaire 2007 2013