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Présentation de l’outil EndNote

Jean-Baptiste Dayez
utilisateur intensif

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 1


Introduction (1/2)
 Pour faire de la recherche de qualité, il
convient notamment :
1. de trouver l’information qui nous concerne
2. de gérer cette information
(autrement, sa quantité peut vite devenir un obstacle à
la recherche plutôt qu’une aide)
 Aujourd’hui :
 présentation d’un outil aidant à la réalisation
du 2e impératif : EndNote
(mais je suis prêt à répondre à des questions sur le 1e
impératif également, les deux étant en interaction
constante)

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 2


Introduction (2/2)
 Présentation « de surface » :
 Mettre davantage l’accent sur l’utilité des
procédures que sur leur réalisation concrète
(→ il faut mettre la main à la pâte pour se familiariser
avec l’outil)
 Eviter les termes techniques et les explications
de type « Mode d’emploi »
 Laisser de la place aux questions
(et il n’y aucune bête question !)
 Présentation prosélyte :
 Je suis quotidiennement convaincu de l’utilité
de cet outil et aimerais vous en convaincre
également
(→ n’hésitez pas à réagir de façon impertinente en
soulignant ce qui vous turlupine)

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 3


Définition générale
 Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion
de références bibliographiques ?
 Outil spécialisé permettant de gérer
des fichiers de références
bibliographiques issus du travail de
recherche, dans le cadre d’une base de
données (base de références)
 Exemples de logiciels
 EndNote,Reference Manager, Procite,
RefWorks...

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 4


Qu’est-ce qu’EndNote ?
 C’est un logiciel de base de données qui permet
notamment :
 de répertorier dans un même fichier l’ensemble des
articles, chapitres, livres, communications,
communications personnelles, etc. dont vous avez besoin
pour la rédaction de vos livres, chapitres, articles, cours
et autres activités que le travail d’enseignant-chercheur
vous demande
 de mettre en forme vos références bibliographiques
selon des styles divers, allant des plus généralistes (APA
6th) au plus spécialisé (Journal of Personality and Social
Psychology, par exemple), et vous permettant en plus de
créer facilement vos propres styles pour coller aux
recommandations d’une revue particulière
 d’importer les résultats d’une recherche bibliographique
faite sur PsycInfo, ou dans une autre base de données en
ligne, afin de les intégrer aisément à votre base de
données bibliographique

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 5


Nouveautés des dernières versions
 X3
 Compatible avec Writer 03 (OpenOffice)
 Partage possible via EndNote Web
 Possibilité de bibliographies multiples
 Style APA 6th
 X2
 Commande « Find Full Text »
 Smart groups
 Date de saisie et date de dernière modification
 Compatible EndNote Web
 X1
 Groupes de références
 Affichage de tous les auteurs
 10
 Gestion améliorée des pdf (copie dans un répertoire spécial)

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 6


Programme de la séance
 Les fonctions de base
 Ouvrir EndNote
 Créer et supprimer une bibliothèque
 Ouvrir une bibliothèque
 Sauvegarder son travail et fermer une bibliothèque
 La fenêtre principale
 Configuration de base
 Derniers détails
 Les références
 Import de références
 Ajouter manuel d’une référence
 Fichiers attachés (ex. pdf)
 Find Full Text
 Rechercher des références
 Les citations et bibliographies
 Création d’une bibliographie indépendante
 Utilisation d’EndNote avec Word
 Mot de la fin et questions-réponses

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 7


Les fonctions de base

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 8


Ouvrir EndNote
 EndNote est un programme comme
les autres et s’ouvre en double-
cliquant sur son icône.
 Pour plus de rapidité :
 Ouvrir la bibliothèque EndNote plutôt
que le programme
 Configurer EndNote pour qu’il ouvre
une bibliothèque par défaut

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 9


Créer et supprimer une bibliothèque
(1/2)

 Bibliothèque EndNote («Library»)


 basede données contenant un
ensemble de références.
 Comment se présente-elle en terme
de fichiers ?
 Un fichier thèse.enl
 Un dossier thèse.Data (indispensable au bon
fonctionnement du fichier thèse.enl)

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 10


Créer et supprimer une bibliothèque
(2/2)

 Une bibliothèque se crée en utilisant le


menu File > New…
 EndNote demande ensuite comment
nommer le fichier et où le placer.
 Conseil :
 créer un dossier vide spécifiquement destiné à
recevoir le fichier (.enl) et le dossier (.Data) de
votre bibliothèque
 éviter de dissocier ces deux éléments
 Suppression d’une biblothèque :
 envoyer ces deux éléments à la corbeille

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 11


Ouvrir une bibliothèque
 Plusieurs possibilités :
 Double-cliquer sur le fichier thèse.enl
 Ouvrir EndNote (après l’avoir configuré pour
ouvrir automatiquement thèse.enl)
 Choisir le menu File > Open > Open
Library…
(ou Ctrl+O pour les adeptes des raccourcis clavier)
 Il est possible d’ouvrir plusieurs
bibliothèques à la fois et de copier des
références de l’une à l’autre
(utilisation du menu Window pour passer d’une
fenêtre à l’autre)

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 12


Sauvegarder son travail et fermer une
bibliothèque
 EndNote fonctionne avec un minimum de sauvegarde :
 La sauvegarde est automatique à la fermeture d’une
d’une bibliothèque / d’EndNote
(c’est perturbant au début, mais on s’y fait)
 Demande de sauvegarde à la fermeture d’une référence
 Fermer :
 une référence : File > Close Reference (ou Ctrl+W)
 une bibliothèque : File > Close Library (ou Ctrl+W)
 EndNote : File > Exit (ou Ctrl+Q)
 Attention !
 Une panne de courant, un bug ou autre peuvent
corrompre (rendre inutilisable) la bibliothèque en cours
d’utilisation
 Il convient donc de faire des copies de sauvegarde qui,
n’étant pas utilisées, ne risquent pas de devenir illisibles
(File > Save a Copy…)

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 13


La fenêtre principale (1/2)
 Sélection de références :
 touches Shift ou Ctrl + clic souris
 Shift : à la pièce
 Ctrl : toutes les références entre les deux références cliquées
 toutes les références : Edit > Select All (Unselect
All)
 Affichage sélectif (utile pour le tri secondaire)
 References > Show selected : n’afficher que la
sélection
 References > Hide selected : cacher la sélection
 References > Show All : afficher toutes les
références
 Prévisualisation de la référence correctement mise
en forme : Tools > Show (Hide) Tab Pane
(utile pour vérifier si toutes les informations sont complètes)

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 14


La fenêtre principale (2/2)
 Tri possible par simple clic sur les en-têtes de colonnes
(un clic en plus pour changer le sens du tri)
 Déplacement parmi les références :
 clic souris ou flèches ↑ et ↓
 touches Home (première référence) ou Page Up (début de la
liste), et End (dernière référence) ou Page Down (fin de la
liste)
 Premières lettres du contenu de la colonne de tri (ex. « EC »
pour tomber sur Eccles si la colonne de tri est Author)
 Affichage ou Edition d’une référence particulière :
double-clic ou References > Edit References
 Suppression de références
 Sélectionner la/les références puis sélectionner References >
Delete References (ou Edit > Clear)
 Ne pas supprimer les références utilisées dans des documents
 Supprimer les doublons : References > Find Duplicates

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 15


Configuration de base (1/2)
 EndNote utilise des styles de sortie (output
styles) pour mettre en forme les références (ex.
titre en italique, initiales de l’auteurs, etc.)
 Il convient de sélectionner le bon style de sortie
avant de travailler (une fois que c’est fait, ça ne
doit plus jamais être réglé)
 Dans notre cas, il s’agit du styles correspondant
au Publication Manual de l’APA, 5th Edition
 Pour sélectionner ce style :
 Edit > Output Styles > Open Style
Manager…
 Cocher « APA 6th » puis fermer le Style Manager
(Ctrl+W)
 Sélectionner Edit > Output Styles > APA 6th

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 16


Configuration de base (2/2)
 Utile pour avoir un environnement de
travail adapté à vos besoins
 Menu Edit > Preferences…
 Libraries : Choix d’une bibliothèque à ouvrir
par défaut
 Display Fonts : Paramétrage de la police et de
la taille des références
 Reference Types : Personnalisation du type de
référence par défaut
 Display Fields : Paramétrage des colonnes
apparaissant à l’écran
 Duplicates : Paramétrage des critères sur
lesquels se baser pour déterminer l’existence
de doublons

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 17


Derniers détails
 Il y a jusqu’à 4 façons différentes de faire
une même chose :
 Via les menus principaux
 Via les barres d’outils
 Via les menus contextuels (clic sur le bouton
droit de la souris)
 Via les raccourcis claviers
 Chacun a généralement ses préférences
(moi aussi → pour info, j’ai tendance à utiliser
majoritairement les barres d’outils et les menus
contextuels)

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 18


Les références

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 19


Import de références (1/20)
 Sert essentiellement :
 à gagner du temps
 à éviter les erreurs d’encodage
 Possibilité d’ajouter des centaines de
références correctement encodées en
quelques opérations
 Les références sont initialement
sélectionnées dans une base de données,
puis exportées vers EndNote

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 20


Import de références (2/20)
 Plusieurs cas de figure :
 téléchargement direct de références lors de
l’interrogation de bases distantes à partir d’EndNote
(marche mal à l’UCL car nous ne possédons pas de mots de
passe pour accéder à ces bases de données)
 ouverture automatique d’EndNote lors de
l’interrogation de certaines bases de données
(PsycInfo, ScienceDirect, Web of Knowledge, …)
 importation d’un fichier créé par une base de données
externe, après sélection du filtre adéquat (Menu File
> Import…) (non développé dans cet exposé)

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 21


Import de références (3/20)
 Le principe est le même mais sa réalisation
diffère d’une interface à une autre
 Ces interfaces évoluent avec le temps
 Ce qui compte, c’est comprendre le principe général
 Bases de données habituelles :
 PsycInfo (interface EBSCO)
 PsycArticles (interface EBSCO)
 Academic Search Premier (interface EBSCO)
 Web of Knowledge (interface ISI)
 ScienceDirect (interface propre)
 SAGE Journals Online (interface propre)
 SpringerLink (interface propre)
 Wiley InterScience (interface propre)
 JSTOR (interface propre)
 Cairn (interface propre)

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 22


Import de références (4/20)
 Interface EBSCO
 http://web.ebscohost.com/ehost/...

« Export »
 Choisir «Direct Export to EndNote,
ProCite, or Reference Manager »
 Cliquer sur « Save »

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 23


26 novembre 2009 Présentation du logiciel 24
Import de références (6/20)
 Web of Knowledge (Interface ISI)
 http://apps.isiknowledge.com

 En bas de la page, se focaliser sur le


cadre « Output Records »
 Cliquer sur le bouton « Save to
EndNote, RefMan, Procite »
 Ne pas exporter plus de 500 références
en une seule fois

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 25


26 novembre 2009 Présentation du logiciel 26
Import de références (8/20)
 ScienceDirect
 http://www.sciencedirect.com

« Export citation »
 Choisir « Citations and Abstracts » et «
RIS format (for Reference Manager,
ProCite, EndNote) »

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 27


26 novembre 2009 Présentation du logiciel 28
Import de références (10/20)
 SAGE Journals Online
 http://online.sagepub.com/

« Download to citation manager »

 Choisir « EndNote » ou « Reference


Manager » (mieux)
 Sélectionner la base dans laquelle
importer

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 29


26 novembre 2009 Présentation du logiciel 30
Import de références (12/20)
 SpringerLink
 http://www.springerlink.com

« Export this article as RIS »

 Ouvrirle fichier téléchargé (.ris) avec


EndNote

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 31


26 novembre 2009 Présentation du logiciel 32
Import de références (14/20)
 Wiley InterScience
 http://www.blackwell-synergy.com

« Download citation »
 Choisir « Endnote » et « Abstract and
citation »
 Cliquer sur « Go »

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 33


26 novembre 2009 Présentation du logiciel 34
Import de références (16/20)
 JSTOR
 http://www.jstor.org

« Export this citation »


 Choisir «EndNote, ProCite, Reference
Manager (download RIS file) »

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 35


26 novembre 2009 Présentation du logiciel 36
Import de références (18/20)
 JSTOR
 http://www.jstor.org

« Export this citation »


 Choisir «EndNote, ProCite, Reference
Manager (download RIS file) »

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 37


26 novembre 2009 Présentation du logiciel 38
Import de références (20/20)
 Cairn
 http://www.cairn.info

« Ajouter à ma biblio »
 Cliquer sur « Ma bibliographie »

 Choisir « Endnote » à droite de


« Exporter »

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 39


Ajout manuel d’une référence (1/6)
 A ne choisir que :
 si vous jugez que l’import automatique
vous prendrait plus de temps
 si l’import automatique est impossible
(ex. référence d’un mémoire)
 Avant de commencer : se munir des
informations sur la référence
 Choisir References > New
Reference (ou Ctrl+N)

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 40


Ajout manuel d’une référence (2/6)
 La fenêtre de références :
 contenus de la référence dans les
champs
 barre de titre pour le type de
référence
 boutons < et > pour passer d’une
référence à l’autre

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 41


Ajout manuel d’une référence (3/6)
 Bien choisir le type de référence
 Seuls doivent être complétés les champs
qui seront repris dans la bibliographie
(pas d’excès de zèle…)
 Les champs inutilisés peuvent être
utilisés à des fins de recherche (ex.
Accession Number)
 Déplacement parmi les champs :
 Tab : aller au champ suivant
 Shift + Tab : revenir au champ précédent

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 42


Encart : Les types de référence
 Journal Article  Personal
 Book communication
 Book section  Computer programm
 Manuscript  Electronic source
 Edited book  Audiovisual material
 Magazine article
 Film or broadcast
 Newspaper article
 Conference
 Artwork
Proceedings  Map
 Thesis  Patent
 Report  …etc.

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 43


Ajout manuel d’une référence (4/6)

 Quelques règles de saisie manuelle :


 Entrer correctement les
majuscules/minuscules
 Auteurs :
 Un par ligne

 Nom, Prénoms pour éviter les erreurs

 Essayer d’être consistant et d’utiliser toujours

le même nom (ex. Eccles, J. et Eccles,


Jacquelynne S. ne sont pas considérés
comme le même auteur !)

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 44


Ajout manuel d’une référence (5/6)
 Année
 en principe, les 4 chiffres de l’année
 Titres
 Entrer le titre sans ponctuation et sans utiliser la touche Enter
pendant la saisie.
 Titre et sous-titre dans le même champ (séparation par
« : »).
 Entrer correctement les majuscules/minuscules.
 Nom de revue
 entrer toujours le nom en entier
 champ Alternate Journal (pour forme abrégée)

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 45


Ajout manuel d’une référence (6/6)
 Pages
 ne pas mettre p. ou pp., c’est géré par EndNote
 formulation complète : 330-339 ou abrégée : 330-9
 Edition
 le texte du champ « Edition » n’est pas modifié par
EndNote pour la production de la bibliographie.
Saisir ce champ de la façon dont on veut que cela
apparaisse dans la bibliographie.
 Dates
 EndNote ne reformate pas les dates, les entrer
comme on veut qu’elles apparaissent
 Keywords (liste)
 les séparateurs reconnus sont = ; \ et retour chariot

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 46


Fichiers attachés
 Pour lier un fichier à une référence, choisir References >
File Attachment > Attach File…
 Deux cas de figure :
1. Le fichier reste au même endroit p/r à la bibliothèque (exemple,
dossier pour les pdf créé dans le dossier contenant vos fichiers
EndNote)
2. Le fichier risque d’être effacé ou de ne pas rester lié à la
bibliothèque
 Dans le cas 2, cocher la case « Copy this file to the default file
attachment folder and create a relative link » (pas nécessaire
dans le cas 1)
 Conseil : nommer les fichiers de façon consistante et sans
espaces (ex. dayez-2018.pdf, devos-2007.pdf, vertongen-
2008.pdf)
 Possibilité de lier d’autres fichiers que des fichiers .pdf
 Ouverture du fichier attaché à une référence en cliquant sur
l’icône représentant un dossier dans la barre d’outils
après avoir sélectionné la référence (ou Ctrl+Alt+P)

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 47


Find Full Text
 Il faut avoir accès aux ressources
 De chez vous, c’est compromis
 Fonctionne surtout avec ISI Web of
Knowledge
 Si les références ont été importées à
partir de ce type de base de données,
plus grand taux de réussite
 Les références avec DOI ont plus de
chance d’être trouvées

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 48


Rechercher des références
 Menu References > Search
References
 Différents critères possibles
permettant de trouver les
références souhaitées

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 49


Les citations et bibliographies

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 50


Création d’une bibliographie
indépendante

 Une bibliographie indépendante


 n’est pas liée à un texte particulier
 est produite à partir des références
sélectionnées
 Deux procédures possibles :
 Copier les références formatées :
 Edit > Copy Formatted (ou Ctrl+K)
 Exporter des références :
 File > Export… (.rtf)

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 51


Utilisation d’EndNote avec Word
(1/3)

 Le principe (appelé Cite While You Write) :


 EndNote permet, au cours de la
rédaction d’un texte avec Word,
 de citer automatiquement une
référence en faisant appel à la
bibliothèque concernée
 de générer une bibliographie

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 52


Utilisation d’EndNote avec Word
(2/3)

 Outils CWYW
 Voir, dans Word, le menu Outils > EndNote et les
différentes options du sous-menu :
 Find Citation(s) : permet de trouver une référence
dans la librairie EndNote en cours d’utilisation
 Go To EndNote : met EndNote au premier plan
 Format Bibliography : options pour la génération de la
bibliographie (notamment l’automaticité de sa mise à
jour) ; permet aussi une mise à jour forcée
 Insert Selected Citation(s) : insérer la/les
références sélectionnées dans EndNote
 Edit Citation(s) : permet de modifier une citation
donnée dans Word
 Remove Field Codes : créer un document identique mais
sans lien dynamique avec la librairie EndNote

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 53


Utilisation d’EndNote avec Word
(3/3)

 Insérer une citation spécifique


 Sélectionner et insérer depuis Word
 Sélectionner et insérer depuis Endnote
 Sélectionner depuis EndNote et insérer depuis Word
 Modifier une citation
 Enlever la date et/ou l’auteur
 Ajouter des numéros de page
 Préfixes et suffixes

 Attention : ne pas se tromper dans les noms


d’auteurs et les dates :
 c’est la seule chose qui ne se mettra pas à jour,
même si votre bibliothèque est modifiée

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 54


Encart : Exemples de citations
 … dans la littérature (e.g. Ames, 1992, pp. 23-24)
 « e.g.[espace] » a été ajouté dans le champ « Prefix: »
 « 23-24 » a été ajouté dans le champ « Pages: »
 Eccles et Wigfield (2000) ont avancé que…
 « Eccles et Wigfield » a dû être écrit manuellement car est hors
de la parenthèse
 L’auteur a dû être exclu de la parenthèse
 … par divers auteurs (Boekaerts, 1999, 2003; Boscolo et al.,
2001)
 Trois références ont été insérées côte à côte. Elles ont été triées
par EndNote conformément aux normes choisies
 Ici, il ne s’agit pas de la première référence à l’article de Boscolo
et collègues puisqu’EndNote indique « et al. »
 Les deux références de Boekaerts ne seront groupées que si
l’auteur est entré exactement de la même façon dans les deux
références (Boekaerts, M. et Boekaerts, Monique entraînera une
différenciation des deux auteurs)

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 55


En cas de problème…
 Prévenir : de temps à autres,
 Sauvegarder le fichier de la base de données
et le dossier qui lui est associé
 Créer des documents sans champs (cf. Remove
Field Codes)
 Guérir :
 Utiliser la fonction Tools > Recover Library
 Demander – en dernier recours, SVP – de
l’aide à
 jean-baptiste.dayez@uclouvain.be

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 56


Le mot de la fin
 Plus tôt vous commencez la création
de votre bibliothèque, plus le temps
total gagné est important…
 … donc mettez-vous y sans
tarder ;-)

 Je reste disponible pour vous


aider (dans la mesure de mes moyens)

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 57


Merci pour votre attention !

N’hésitez pas à poser des questions

26 novembre 2009 Présentation du logiciel 58