Module Microsoft Excel

Professeur : Fatima Henine

 EXCELL COURS
3
OBJECTIFS

 Utiliser les Formules

 Insérer et utiliser les Fonctions d’Excel

 Graphiques

 Tri
 Les Formules

Les Formules de Calcul

Pour écrire une formule, commencez par un =, ajoutez ensuite un nombre, puis un opérateur (par exemple +), puis un autre
nombre, et ainsi de suite, en ajoutant des ( ) lorsque c'est nécessaire.

Par exemple :

=50+15 (le résultat affiché sera : 65)

=(50+15)^2/5 (le résultat affiché sera : 845)

Voici la liste des opérateurs utiles pour vos calculs

Vous savez maintenant comment écrire une formule en entrant directement les nombres dans la formule. Mais dans la plupart
des cas, vous devrez entrer les références aux cellules contenant ces nombres au lieu d'entrer directement les nombres.

L'exemple suivant vous permettra de mieux comprendre l'utilité d'entrer des références aux cellules au lieu des nombres.

Comme vous pouvez le voir dans la formule affichée juste au-

dessus, les nombres ont été entrés directement dans la formule

=200*80%.

Le problème avec cette méthode est que si vous changez

maintenant les valeurs des cellules A2 ou B2, il faudra
penser à modifier la formule à chaque changement, ce qui
n'est vraiment pas pratique :
Si au contraire, vous entrez les références aux cellules au lieu
d'entrer les nombres dans la formule, le problème ne se pose
plus. La formule devient alors =A2*B2 :

En faisant cela, lorsque vous modifierez les cellules A2 ou B2, le

résultat de la formule sera automatiquement recalculé :

Pour ajouter une référence à une cellule, cliquez sur la cellule concernée (après avoir entré =) ou tapez
directement sa référence dans la formule.
Recopier des formules

Comme nous l'avons vu à la leçon précédente, la recopie fonctionne également très bien avec les formules :

La formule de départ (à la ligne 2) est =A2*B2 et après recopie, la formule à la ligne 6 est =A6*B6 :

Les références aux cellules ont bien été

décalées en respectant le sens de la recopie,
• Dans certains cas, il faudra faire référence à une cellule fixe ...

• Pour illustrer ceci, le montant de la cellule B9 doit maintenant être divisé en 3 parts.

La formule devient =A2*B2/B9 et celle-ci est ensuite Contrairement aux apparences, la recopie a fonctionné
recopiée : tout à fait normalement :

Le problème qui se pose ici est que (on peut le voir
en double-cliquant sur la cellule C6) la cellule B9 a
été décalée lors de la recopie :
Pour éviter cela, il faut fixer la référence en ajoutant des $
à la référence.
La formule =A2*B2/B9 devient alors =A2*B2/$B$9 :

Toutes les formules font maintenant référence à la cellule B9 :

Le premier $ de $B$9 fixe la colonne lors de la recopie et

le second $ la ligne.

Dans cet exemple, il est donc possible de fixer

uniquement la ligne avec B$9 puisqu'il n'y a aucun
décalage de colonne lors de la recopie.
Conclusion

On utilise une formule dans Excel pour effectuer des calculs ou autres actions sur des données que contient un
fichier Excel.
Une formule commence toujours par un signe = suivi d’un ou plusieurs éléments, en général :
 Fonctions : se sont des formules prédéfinies par Excel (Somme, Si, Moyen….)
 Références : les références de cellules ou de plage de cellules. (Voir notre article sur les références des
cellules).
 Constantes : se sont des valeurs non calculées, par exemple un nombre 125, une date 20/11/2016, un texte
"Total des ventes".
 Opérateurs : comme des opérateurs arithmétiques : division /, multiplication * , addition +, soustraction -,
exposant ^, pourcentage % ou des opérateurs de comparaison <, >, =, =<, >=, <>. Ou bien des opérateurs
de texte : le & (et commercial).
 Les Fonctions

Il existe des centaines de fonctions très pratiques qui vous permettront par exemple de :

• Calculer une somme, une moyenne

• Déterminer le maximum, le minimum

• Rechercher des données dans un tableau

• Calculer en fonction d'un critère

• Etc.
Comment insérer une fonction Excel ?

A partir de l'onglet "Formules", vous pouvez insérer une fonction en cliquant sur "Insérer une fonction" (à gauche) ou
en sélectionnant la fonction directement dans l'une des listes à droite :

Si vous ne savez pas où chercher, le plus simple reste de cliquer sur "Insérer une fonction" puis d'utiliser le champ de
recherche. Dans ce cas, c'est la fonction MOYENNE qui sera insérée :
Pour calculer la moyenne de la plage de cellules B2 à B5, Pour faire cela, cliquez dans le champ "Nombre1",
il faut entrer cette plage dans la fonction MOYENNE. sélectionnez ensuite la plage de cellules directement sur
la feuille et validez :

La moyenne est alors affichée dans la cellule B6.

Il ne reste ensuite plus qu'à recopier la formule vers la droite :

Pour obtenir la moyenne de chaque colonne :
Une autre solution pratique pour insérer une fonction est de taper le début du nom de cette fonction dans la cellule.

Par exemple, pour ajouter la fonction MOYENNE, entrez = suivi par les premières lettres de la fonction :
Pour valider votre choix, appuyez sur la touche Sélectionnez ensuite la plage de cellules :
Tab ou double-cliquez dessus :
 Somme automatique
Pour insérer la fonction SOMME, qui est aussi l'une des fonctions les plus utilisées d'Excel, cliquez directement sur le
symbole de la somme automatique :

En utilisant cette fonctionnalité, la fonction SOMME sera insérée

et une plage de cellules sera automatiquement sélectionnée :
Si la plage sélectionnée est correcte, cliquez simplement sur Et recopiez vers la droite (pour cet exemple) :
Entrée pour valider :
 Syntaxe ou structure d’une fonction Excel

A partir de cet exemple, vous pouvez alors déduire la syntaxe générale d’une fonction Excel qui s’écrit de cette
façon :

=Nom_Fonction (Arguments)

• Une fonction doit toujours commencer par le signe égal =

• Nom_Fonction : le nom de la fonction est prédéfini par Excel, vous n’avez donc qu’à le chercher parmi la liste
des fonctions que contient la bibliothèque de fonctions Excel. Par exemple :

• SOMME : qui renvoie la somme des nombres.

• Abs : qui renvoie la valeur absolue d’un nombre.
• Etc….
 La Fonction SI
La fonction SI permet de retourner une valeur ou une autre en fonction d'une condition.

Dans cet exemple (lecon-6.xlsx), la fonction SI devra tester l'âge de la personne et afficher "Oui" ou "Non" en fonction de ce
test :
"Formules"
La fenêtre de la fonction s'ouvre ensuite et vous indique quelles sont les informations à renseigner
pour cette fonction :

Vous pouvez remarquer que cette fonction nécessite 3 arguments (qui sont les données à fournir à la fonction).

Lorsque votre curseur est dans le champ d'un argument, un descriptif est affiché au-dessous pour vous aider à mieux
comprendre quelle donnée vous devez lui fournir.
Ajoutez maintenant le test logique en cliquant sur la cellule B2 (ou en entrant B2) suivi de >=18 pour obtenir le test logique
B2>=18 (qui va vérifier si la valeur de B2 est plus grande ou égale à 18) :
 Puis entrez "Oui" pour la valeur si VRAI et "Non" pour la valeur si FAUX :

Les valeurs textuelles doivent être placées entre " " dans les formules comme c'est le cas ici avec "Oui" et "Non".
Recopiez ensuite la formule : Pour obtenir :
 Fonction SI et Imbrications
Faire référence aux cellules
Au lieu d'afficher "Oui" ou "Non" en fonction de l'âge comme c'était le cas à la page précédente, nous allons cette fois-ci
retourner la valeur d'une cellule.

La fonction SI devra maintenant afficher le tarif en fonction de l'âge :

Insérez la fonction SI et entrez ensuite le même test logique qu'à la page précédente B2>=18 (qui vérifie si l'âge est plus
grand ou égal à 18).

La valeur si VRAI doit être ici la référence à la cellule contenant le tarif adulte et la valeur si FAUX, la référence au tarif enfant
:
Rappelez-vous que les références sont décalées lors de la recopie, il faut donc encore ajouter les $ aux références des tarifs :
La formule =SI(B2>=18;$F$3;$F$2) est maintenant prête Le tarif de chacun est alors affiché :
à être recopiée :
Imbriquer une fonction dans une autre

Pour obtenir le résultat souhaité, il sera parfois nécessaire d'imbriquer plusieurs fonctions ...

Ajoutons un tarif supplémentaire pour cet exemple :

Dans ce cas, si la personne a moins de 18 ans, le tarif ne change pas.

En revanche, pour un adulte 2 tarifs restent possibles (adulte ou retraité), il faut donc ajouter un second test logique.

Pour ouvrir la fenêtre de la fonction, sélectionnez la cellule C2 et cliquez sur "Insérer une fonction" depuis l'onglet "Formules" :
Supprimez ensuite le contenu de la valeur si VRAI (puisqu'elle dépendra du second test) :
Et ajoutez une nouvelle fonction SI en la sélectionnant dans la liste à gauche :
Entrez ensuite le second test logique B2>=65 et les tarifs correspondants (sans oublier les $) :
La formule =SI(B2>=18;SI(B2>=65;$F$4;$F$3);$F$2) contient 2 fonctions SI et permet d'afficher maintenant les tarifs en
fonction de 3 tranches d'âge :
Le résultat après recopie :
 Les Opérateurs de Comparaison

Dans les exemples de la fonction SI, vous avez pu voir un premier opérateur de comparaison >=.

Voici les autres opérateurs que vous pouvez utiliser dans vos formules :

= est égal à
<> est différent de
< est plus petit que
<= est plus petit ou égal à
> est plus grand que
>= est plus grand ou égal à
 Les fonctions ET et OU
La fonction ET =ET(test_1; test_2; ...) renvoie VRAI si tous les tests sont VRAI.

La fonction OU =OU(test_1; test_2; ...) renvoie VRAI si au moins un des tests est VRAI.

Par exemple, pour afficher VRAI lorsque la personne a au moins 18 ans ET moins de 65 ans (et FAUX dans le cas contraire),

entrez : =ET(B2>=18;B2<65)
Les fonctions ET et OU ne peuvent retourner que les valeurs VRAI ou FAUX.

Dans ce cas, pour obtenir d'autres valeurs que VRAI ou FAUX, imbriquez la fonction ET dans une fonction SI à la place du
test logique (cela va parfaitement fonctionner car le test logique cherche à déterminer si le résultat est VRAI ou FAUX).

La formule devient alors =SI(ET(B2>=18;B2<65);"Oui";"Non") :

Plus de fonctions

Vous trouverez des exemples d'utilisation des fonctions les plus courantes sur la page consacrée aux fonctions
(accessible via le lien "Fonctions" dans le menu en haut de page).
 Les Graphiques
Insérer un graphique
Pour insérer un graphique à partir du tableau suivant (lecon-7.xlsx), commencez par sélectionner le tableau
contenant les données en entier :
Si vous n'êtes pas sûr du type de modèle souhaité, cliquez sur "Graphiques recommandés" pour afficher des
suggestions et des aperçus de différents modèles de graphiques qui peuvent convenir aux données sélectionnées
:
Et validez votre choix :
 Personnaliser le graphique

Vous pouvez changer le style de graphique si nécessaire depuis l'onglet "Création" (après avoir sélectionné le graphique) :
Depuis ce même onglet, vous pouvez également modifier la palette de couleurs du graphique :
Vous pouvez aussi déplacer et redimensionner le graphique comme s'il s'agissait d'une simple forme :
lorsque vous insérez un graphique, Excel n’affiche que quelques éléments par défaut, alors que d’autres resteront
masqués jusqu’à ce que vous les fassiez affichés.
 Les Eléments du Graphiques Affichés par Défaut
Selon le type de graphique inséré, Excel affiche par défaut quelques-uns de ses éléments et vous donne la possibilité d’en
afficher d’autres à travers des outils spécifiques.

A partir de l’exemple suivant, où j’ai choisi d’insérer un graphique Histogramme groupé, Excel m’affiche les éléments suivants :
Zone de graphique

C’est la partie de base sur laquelle se fondent les autres éléments du graphique et qui sont liés aux valeurs
contenues dans la source de données (tableau de données).
Titre du graphique

Il est affiché par défaut au-dessus du graphique.

Série de données
Elle se compose de tous ces barres de données qui représente graphiquement les valeurs numériques de la
colonne Dépenses.
Axe vertical
Ou Axe des ordonnées, il représente ici une référence pour les montants dépensés auxquels les hauteurs
des barres sont proportionnelles.

Axe horizontal
Ou axe des abscisses, dans cet exemple il affiche les mois de l’année.
Zone de traçage
C’est la zone avec un quadrillage principal et qui contient la série de données.
Quadrillage principal
Ce quadrillage se compose de lignes horizontales qui sont liées aux valeurs numériques de l’axe vertical.
Vous remarquez sans doute qu’elles s’alignent avec ses valeurs.
 Afficher les Eléments Masqués sur votre Graphique
Pour ce faire, cliquez sur le bouton représenté par un grand signe + puis cochez la case de l’élément à ajouter
dans la liste qui s’affiche devant vous.

Cette liste contient, outre les éléments affichés par

défaut et que leurs cases sont déjà cochées, les
éléments suivants :
 Titres des axes
 Étiquettes de données
 Table de données
 Barre d’erreurs
 Légende
 Courbe de tendance
Remarquez également que chaque nom d’élément est accompagné d’une flèche que lorsque vous cliquez sur elle,
s’affiche une autre liste d’options à sélectionner.
Dans l’image suivante, vous pouvez voir tous les éléments que j’ai ajoutés à mon graphique :
Autre façon d’afficher ou de masquer des éléments du graphique

 En tenant compte que votre graphique est déjà

sélectionné, allez sous l’onglet Création de graphique
et cliquez sur Ajouter un élément graphique :
 Dans le menu qui s’affiche, vous avez les noms des
mêmes éléments du graphique que vous venez de
découvrir.
 Pour ajouter donc un élément, sélectionnez-le puis
choisissez dans le sous-menu qui lui est associé
l’une des options qui indiquent comment il sera
affiché sur le graphique.

Si vous voulez qu’un élément soit retiré de votre graphique, cliquez sur aucun(e).
 Personnalisez l’Affichage d’un Elément du Graphique

Passons maintenant à l’étape essentielle dans ce cours, et suivez avec moi ces démarches pour mettre en forme
un élément de votre graphique:
1. Commencez par sélectionner l’élément désiré :

Par exemple, sélectionnez la série des données, en

cliquant une seule fois sur cet élément puis faites
afficher la boite de dialogue de mise en forme en
suivant l’une de ces méthodes :
 Sous l’onglet Mise en forme cliquez sur Mise en
forme de la sélection qui se situe dans le groupe
Sélection active.
 Cliquez avec le bouton droit sur la série de données
et choisissez Mise en forme une série de données.
 2 - Ou bien double-cliquez sur la série de données.

La boite de dialogue s’affiche sous forme d’un volet dans la

partie de droite avec des options adaptées à cette série de
données.
 Cliquez sur l’icône Remplissage et trait en haut du volet et
choisissez dans la catégorie Remplissage l’option de
remplissage souhaitée puis effectuez vos opérations de
remplissage en utilisant les outils fournis pour chaque option
choisie. (Remplissage avec couleurs, texture ou image)
 Faites la même chose pour définir des bordures
personnalisées aux barres de la série de données en
utilisant les outils de Bordure:
 3 - Cliquez ensuite sur l’icône Effets.
Vous avez devant vous 4 catégories d’options :
 Ombre
 Éclat
 Bord estompé
 Format 3D

Cliquez sur chaque nom de catégorie puis appliquez

l’effet souhaité en vous servant des outils
disponibles pour chaque option.
4 - Cliquez enfin sur l’icône Options des séries et effectuez vos modifications.
 Passez à un autre élément du graphique
Vous n’êtes pas appelé à suivre l’une des trois méthodes décrites précédemment pour faire afficher le volet de
mise en forme, sélectionnez tout simplement l’élément souhaité de votre graphique et vous verrez que le volet de
mise en forme se met à jour automatiquement pour afficher les options correspondant à l’élément sélectionné.

Vous pouvez sélectionnez l’élément voulu également en

cliquant sur la liste déroulante située juste au-dessus
des boutons d’options en haut du volet.

 Sélectionnez par exemple : Titre du graphique

 Dans le volet de droite, utilisez les outils que fournissent
les trois icônes qu’il affiche pour effectuer la mise en
forme souhaitée.
Cliquez sur Remplissage et définissez le style de remplissage qui vous convient, choisissez aussi vos couleurs,
motif, texture ou image.
Définissez ensuite quel type de bordures encadrera votre titre de graphique.
Cliquez sur Effet et sélectionnez les effets à appliquer dans les 4 catégories : Ombre, Éclat, Bord estompé et
Format 3D.
Cliquez sur la troisième icône Taille et propriétés, et sélectionnez l’alignement et l’orientation du texte de votre
titre.

Vous pouvez aussi utiliser les outils disponibles sous l’onglet Mise en forme pour appliquer un style de forme et un style
de WordArt.

Utilisez aussi les outils du groupe Police sous l’onglet Accueil pour mettre en forme le texte du titre du graphique.

Cliquez également sur le titre déjà sélectionné pour activer le curseur de saisie et modifiez-le.
Voici donc je crois qu’à partir de ces deux exemples, vous avez pu acquérir l’habileté de personnaliser chaque élément de
votre graphique à part, employez-la donc pour faire le même travail pour les autres éléments qui restent et donnez vie à
votre graphique.
 Trier des Données
La fonctionnalité "Trier" permet de trier une plage de cellules (constituée d'une ou de plusieurs colonnes) par ordre
alphabétique, par valeur, etc.

Les données de test : lecon-9.xlsx

Tri rapide
Pour trier rapidement des données en fonction de la première
colonne, sélectionnez la plage de cellules contenant les
données puis cliquez sur "AZ" pour un tri par ordre
alphabétique croissant (depuis l'onglet "Données") :
Tri rapide
Pour trier rapidement des données en fonction de la première colonne, sélectionnez la plage de cellules contenant les données
puis cliquez sur "AZ" pour un tri par ordre alphabétique croissant (depuis l'onglet "Données") :
Les données sont alors triées en fonction de la première colonne de la sélection :

Cette fonctionnalité trie les lignes de la sélection, ligne par ligne, sans "mélanger" les données (vous pouvez le visualiser
dans cet exemple à l'aide des lignes colorées).
Tri personnalisé
Pour effectuer un tri en fonction de plusieurs colonnes ou d'une colonne qui n'est pas forcément la première, sélectionnez la
plage de cellules à trier (dans ce cas, vous pouvez sélectionner directement les colonnes entières) puis cliquez sur "Trier"
depuis l'onglet "Données" :
N'hésitez pas à sélectionner les en-têtes avec vos données car ceux-ci ne seront pas triés avec les autres données (tant
que la case "Mes données ont des en-têtes" reste cochée) et la liste déroulante des colonnes affichera alors le nom
des en-têtes pour vous aider :
 Pour effectuer un tri par pays, sélectionnez "Pays" dans la liste déroulante :

Pour trier dans un second temps par nom (lorsque le pays est identique), cliquez sur "Ajouter un niveau" pour ajouter le
tri par nom :
Et validez pour trier les données selon les paramètres définis :