Chapitre 1: Processus d'approvisionnement

Formation
SAP MM
(Gestion des stocks et des achats )
SCM500 Processus d'approvisionnement
23
Sommaire

1) Définition des processus d'approvisionnement

2) Niveaux organisationnels dans l'approvisionnement

3) Gestion des commandes d'achat

4) Edition des messages

5) Enregistrement d'entrées de marchandises

6) Saisie de factures

2
1) Définition des processus d'approvisionnement

Cycle d'approvisionnement

3
Processus d'approvisionnement externe
1) Définition des processus d'approvisionnement

Lorsque vous utilisez des commandes de transfert dans le processus d'approvisionnement,

les marchandises sont approvisionnées en interne et livrées. La division qui a besoin des
marchandises les commande à une autre division. Ce processus d'approvisionnement implique
la gestion des stocks et les achats dans la division prenante.
4
Processus d'approvisionnement : commande de transfert
1) Définition des processus d'approvisionnement

Dans le processus de sous-traitance, votre société commande des articles ou des produits
auprès d'un fournisseur externe. En sous-traitance, votre société propose au fournisseur tout ou
partie des composants destinés à la production de l'article, contrairement à un processus
d'approvisionnement externe normal.
5
Processus d'approvisionnement : Sous-traitance
1) Définition des processus d'approvisionnement
 Lorsqu'un fournisseur vous procure
un article que vous stockez, mais
ne nécessite pas un paiement
immédiat, il s'agit d'une
consignation fournisseur.
 Le fournisseur reste propriétaire de
l'article jusqu'à ce que vous
préleviez une certaine quantité de
votre stock en consignation.
 Une dette apparaît pour le
fournisseur lorsque vous prélevez
une certaine quantité d'articles du
stock en consignation.

Avant de pouvoir acheter un article à un fournisseur pour une consignation, vous devez vous
mettre d'accord sur le prix de l'article avec le fournisseur. Les informations relatives au prix sont
enregistrées dans une fiche infos-achats de consignation dans le système avant de remplir le
stock en consignation de l'article dans votre société.
6
Processus d'approvisionnement : Consignation fournisseur
2) Niveaux organisationnels dans l'approvisionnement

les niveaux organisationnels représentent les structures légales ou organisationnelles d'une

société.

7
Niveaux organisationnels dans le processus d’approvisionnement
2) Niveaux organisationnels dans l'approvisionnement

8
Mandant
2) Niveaux organisationnels dans l'approvisionnement

9
Société
2) Niveaux organisationnels dans l'approvisionnement

10
Division
2) Niveaux organisationnels dans l'approvisionnement

11
Magasin
2) Niveaux organisationnels dans l'approvisionnement

Les niveaux organisationnels sont définis et affectés dans le Customizing de la structure

d'entreprise.

12
Niveaux organisationnels de la gestion des stocks
2) Niveaux organisationnels dans l'approvisionnement

13
Niveaux organisationnels dans la gestion des stocks
2) Niveaux organisationnels dans l'approvisionnement

Organisation d'achats propre à une division

Dans le cadre de l'approvisionnement propre à une division, une organisation d'achats est
chargée de fournir des articles pour une seule division.

14
Les différentes catégories d’affectation d'organisations d'achats
2) Niveaux organisationnels dans l'approvisionnement

Organisation d'achats inter-divisions

Une organisation d'achats inter-divisions se configure comme suit :

1. En affectant une organisation d'achats à la société souhaitée.
2. En affectant les divisions dont l'organisation d'achats est responsable.

15
Les différentes catégories d’affectation d'organisations d'achats
2) Niveaux organisationnels dans l'approvisionnement

Organisation d'achats inter-sociétés

Lors de la configuration des achats inter-sociétés, l'organisation d'achats ne doit pas être
affectée à une société dans le Customizing. Lorsque vous créez une commande d'achat. le
système vous invite à spécifier la société pour laquelle vous désirez acheter l'article.

16
Les différentes catégories d’affectation d'organisations d'achats
3) Gestion des commandes d'achat

17
Notions de base sur l'approvisionnement : Commande d'achat
3) Gestion des commandes d'achat

Le système vous propose des valeurs par défaut :

 Il propose des données provenant de la fiche fournisseur.
 S'il existe une fiche article, la désignation de l'article et le groupe de marchandises sont
transférés automatiquement.
 Si une fiche infos-achats existe déjà, ce dernier propose un prix dans la commande d'achat.
18
Notions de base sur l'approvisionnement : Commande d'achat
3) Gestion des commandes d'achat

19
Notions de base sur l'approvisionnement : Entrée de marchandises
3) Gestion des commandes d'achat

20
Notions de base sur l'approvisionnement : Traitement des factures
3) Gestion des commandes d'achat

 En-tête du document : contient les informations relatives à l'ensemble de la commande

d'achat. (devise ; la date du document ; les conditions de paiement …)

 Postes : décrivent les articles ou les services commandés. Vous pouvez gérer des informations
supplémentaires pour chaque poste.
21
Structure d’une commande d'achat
3) Gestion des commandes d'achat

Le type de poste indique si un poste demande peut avoir un numéro d'article, une imputation,
une entrée de marchandises et/ou une entrée de facture.
Les types de poste affichés dépendent du type de document.
Dans le Customizing, vous pouvez spécifier les types de poste pouvant apparaître dans tel type
de document.
22
Type de poste
3) Gestion des commandes d'achat

La transaction de commande d'achat ME21N est une transaction à un écran dans laquelle vous
pouvez gérer toutes les données pertinentes.
23
Transactions de commande d'achat -ME21N. ME22N et ME23N
3) Gestion des commandes d'achat

À l'aide du Paramétrage personnel, vous pouvez paramétrer vos propres options par défaut et
spécifier que la synthèse des documents doit être automatiquement activée au lancement de la
transaction.
24
Commande d’achat : Paramétrage personnel
3) Gestion des commandes d'achat

25
Transaction de commande : Navigation
3) Gestion des commandes d'achat

26
Étapes de la création d'une commande d'achat
3) Gestion des commandes d'achat

La fonction Maintenir vous permet de stocker des commandes d'achat incorrectes ou

incomplètes dans le système SAP et de poursuivre leur traitement plus tard.

Les fonctions suivantes ne sont pas utilisables dans une commande d'achat maintenue :
 Édition de messages
 Validation de la commande d’achat
 Enregistrement d'une entrée de marchandises
 Enregistrement d'une facture

Astuce : Si vous souhaitez utiliser la fonction Préenregistrer, vous devez activer la Business
Function LOG_MM_CI_3 au niveau du mandant dans le Customizing sous :
Gestion des articles --> Achats --> Données environnement --> Activer Préenregistrer et
Maintenir dans les documents d'achat.

27
Commandes d'achat maintenues
 ... Utilisons le système !
Type commande d’achat : NB Commande standard

Société______________ : 1000
Division______________ : 1000
Groupe acheteurs ____ : T##
Organisation d’achats__ : 1000
Article_______________ : T-M15A ##
Fournisseur__________ : T-K515A ##
Magasin______________ : 0001

28
Gérez les options personnelles.

29
Commandes d'achat : Notions de base
ME21N : Création d'une commande

Commandez (commande standard de type NB ) 100 pièces de l'article T-M15A01 auprès du

fournisseur T-K515A01, et demandez une livraison immédiate.
Utilisez les informations qui suivent :
Fournisseur : T-K515A01

Données sur l'organisation :

Organisation d'achats : 1000
Groupe d'acheteurs : T##
Société : 1000

Données de poste :
Date de livraison : Date du jour
Division : 1000
Magasin : 0001

Enregistrez votre commande et relevez le numéro de la commande.

30
Exercice 1 : Création et affichage d'une commande d'achat
ME21N : Création d'une commande

Logistique → Gestion des articles → Achats → Commande → Créer

31
Exercice 1 : Création et affichage d'une commande d'achat
ME23N : Affichage d'une commande

Affichez à nouveau votre commande et vérifiez l'exactitude des données entrées.

Note : Utilisez la synthèse de documents pour traiter vos propres commandes.

32
Exercice 1 : Création et affichage d'une commande d'achat
ME23N : Affichage d'une commande
Logistique → Gestion des articles → Achats → Commande → Afficher

Utilisez la synthèse de documents et recherchez vos propres commandes.

Choisissez la synthèse de documents. Double-cliquez pour afficher votre
document.

33
Exercice 1 : Création et affichage d'une commande d'achat
4) Edition des messages

Message = une imprimante, un courrier électronique, une télécopie ou I'EDI….

Vous pouvez éditer tous les documents d'achat sous forme de messages. Chaque fois que vous
créez une demande d'offre, une commande d'achat, un contrat ou un programme de livraisons,
vous créez également un message système à partir du document.

34
Edition des messages
4) Niveaux organisationnels dans l'approvisionnement

Pour éditer le message à partir de la liste d'attente des messages, les possibilités suivantes
s'offrent à vous:

 Édition immédiate Le système édite le message directement à partir de la liste d'attente ;

autrement dit, dès que vous sauvegardez le document.
 Édition ultérieure : Vous pouvez soit planifier un job d'arrière-plan (pour le programme
RSNASTOO) qui traite la liste d'attente des messages à intervalles spécifiques, soit lancer
l'édition directement à partir du menu Achats. Vous éditez les messages en planifiant un
job d'arrière-plan. Lancez l'édition manuellement uniquement selon les besoins (pour
les commandes urgentes, par exemple).

35
Edition des messages
 ... Utilisons le système !

36
ME9F : Edition de messages

Affichez votre commande via la fonction d'aperçu avant impression.

Lorsque vous êtes sûr d'avoir choisi la bonne commande et avez vérifié les données, vous
pouvez lancer l'impression du document d'achat.

Le système utilise automatiquement l'unité de sortie définie dans le Customizing de la

détermination des messages (imprimante ou fax par exemple).

37
Exercice 2 : Exécution de sorties sur imprimante
ME9F : Edition de messages
Logistique → Gestion des articles → Achats → Commande → Messages → Editer messages

38
Exercice 2 : Exécution de sorties sur imprimante
SP01 : sélection d’ordre spool

39
Exercice 2 : Exécution de sorties sur imprimante
5) Enregistrement d'entrées de marchandises

La première étape du processus d'approvisionnement simple est l'édition d'une commande

d'achat pour les marchandises d'un fournisseur. La deuxième étape est l'entrée de marchandises.
Contrairement à la commande d'achat, l'entrée de marchandises peut avoir des implications
comptables. Comme le processus de commande d 'achat, le processus d'entrée de marchandises
est représenté dans le système SAP au moyen d'une pièce comptable.

40
Entrées de marchandises
5) Enregistrement d'entrées de marchandises

Lorsque les marchandises sont livrées à la suite d'une commande d'achat, il est essentiel pour
tous les services concernés que vous saisissiez cette entrée de marchandises en faisant référence
à la commande d'achat. Lorsque vous enregistrez l'entrée de marchandises, le système propose
tous les postes non soldés de la commande d'achat pour vous aider à saisir et à
vérifier les marchandises entrantes.

41
Entrées de marchandises
5) Enregistrement d'entrées de marchandises

Le code mouvement correspond à un code numérique à trois caractères qui permet

de différencier les mouvements de stock . Ces mouvements de stock peuvent être des entrées
de marchandises, des sorties de marchandises ou des transferts.

42
Code de mouvement
5) Enregistrement d'entrées de marchandises
La transaction MIGO permettant de saisir les mouvements de stock est une transaction à
un écran divisé en zones d'écran, comme suit :
 Arborescence : Les 10 derniers documents utilisés pour les commandes d'achat, les ordres,
les réservations, les documents article et les données maintenues .
 Données d'en-tête : comprennent des informations relatives au document article complet
 Synthèse des postes et détail du poste : données détaillées correspondant au poste

43
Saisie d'une entrée de marchandises pour une commande d'achat
 ... Utilisons le système !

44
5) Enregistrement d'entrées de marchandises
Q1 : L’articles T-M15A01 commandés sont livrés en bon état par le fournisseur T-K515A01.
Saisissez l'entrée de marchandises pour cette livraison.
o Enregistrez l'entrée de marchandises. ( stock à utilisation libre du magasin 0001, division 1000)
o Enregistrez la quantité livrée et le numéro de bon de livraison à partir du bon de livraison.

Q2 : Affichez le document article correspondant à l'entrée de marchandises.

Q3 : Affichez l'historique de commande pour la commande d'achat.
Q4 : Intégrez le code transaction MIGO pour les mouvements de stock à la liste des favoris.
45
Exercice 3 : Enregistrement d'une entrée de marchandises
5) Enregistrement d'entrées de marchandises

Tcode : MIGO Entrée de marchandises commande d’achat

46
Exercice 3 : S1-Enregistrement d'une entrée de marchandises
5) Enregistrement d'entrées de marchandises

Q2 : Affichez le document article correspondant à l'entrée de marchandises.

Tcode : MIGO Entrée de marchandises commande d’achat

47
Exercice 3 : S2-Enregistrement d'une entrée de marchandises
5) Enregistrement d'entrées de marchandises

Q3 : Affichez l'historique de commande pour la commande d'achat.

48
Exercice 3 : S3-Enregistrement d'une entrée de marchandises
5) Enregistrement d'entrées de marchandises

Q4 : Intégrez le code transaction MIGO pour les mouvements de stock à la liste des favoris.

Utilisez l'une des options suivantes :

 Glisser-déplacer
 Bouton droit de la souris
 Bouton Ajouter aux favoris dans la barre d'outils

49
Exercice 3 : S4-Enregistrement d'une entrée de marchandises
6) Saisie de factures

La création d'une facture finalise le processus d'approvisionnement qui suit les processus de
commande d''achat et d'entrée de marchandises.

50
Entrée de facture
6) Saisie de factures

Lorsque vous enregistrez une facture, le système effectue les tâches suivantes :
 Les données de la facture sont sauvegardées dans le système.
 Les documents de facturation et de comptabilité sont générés.
 Les données sauvegardées des documents de facturation sont mises à jour dans la
gestion des articles (par exemple, l'historique de commande d'achat) et dans la
comptabilité financière.
51
Entrée de facture
6) Saisie de factures

Si une facture est saisie en référence à une commande d'achat, les postes de la commande sont
proposés avec les quantités correspondantes qui doivent être facturées.
Le système détermine les quantités à facturer en calculant la différence entre les quantités
livrées et la quantité déjà facturée.

52
Contrôle des factures avec référence à des commandes d'achat
6) Saisie de factures

Opération : indiquez si vous saisissez une facture, un avoir….

Données d'en-tête : n° et date de facture, montant brut, TVA, conditions de paiement…
Affectation : affectez dans cette zone un document de référence à la facture.
Postes de facture : vous permet de modifier directement en fonction de la facture réelle.
Données fournisseur : les données détaillées relatives au fournisseur.
Solde: cette zone affiche le solde et le statut de la facture ou si la facture va être bloquée pour le
paiement lors de l'enregistrement.
Structure de commande d'achat : l'utilisateur qui saisit la facture peut consulter les historiques
de commande d'achat relatifs aux postes de commande d'achat via la synthèse des postes.
53
Saisie d'une facture en référence à une commande d'achat
 ... Utilisons le système !

54
Saisie d'une facture fournisseur
Q : Le fournisseur vous facture la livraison. Utilisez le contrôle des factures (Logistique) pour
entrer la facture à la date du jour.

Utilisez les données de la facture fournisseur figurant sur la page suivante.

Comparez le prix et la quantité de la facture aux données fournies par le système à
partir de la commande et de l'entrée de marchandises.
Enregistrez la facture.

55
Exercice 4 : Saisie d'une facture
MIRO : Saisie d'une facture fournisseur
S : Logistique → Gestion des articles → Contrôle des factures → Contrôle des factures Logistique
→ Saisie document → Créer facture

56
Exercice 4 : Saisie d'une facture
MIRO : Saisie d'une facture fournisseur

57
Exercice 4 : Saisie d'une facture
Historique d’une commande d’achat

Q : Affichez le document article créé après l'entrée de marchandises. A partir du document

facture, accédez à l'historique de commande et assurez-vous qu'il a été correctement mis à jour.

58
Exercice 4 : Saisie d'une facture
Historique d’une commande d’achat
S : Dans l'écran de contrôle des factures, choisissez → Document facturation → Afficher
ou
Logistique → Gestion des articles → Contrôle des factures Logistique → Saisie document) →
Afficher document facturation
Choisissez [Historique de commande] pour passer directement à l'historique de commande.

59
Exercice 4 : Saisie d'une facture