LES 5 S

Sandrine Quesnel Consultante europenne en dploiement et en management de la qualit

SOMMAIRE
1. Introduction ________________________________________________________________________ 3 1.1 Dfinir le problme et fixer lobjectif ______________________________________________ 3 1.2 Pourquoi pratiquer les 5 S ? _____________________________________________________ 6 1.3 PQQOQCC ___________________________________________________________________ 1.3.1 Qui ? _________________________________________________________________________ 1.3.2 O faire du 5 S ? _______________________________________________________________ 1.3.3 Quand pratiquer le 5 S ? ________________________________________________________ 1.3.4 Comment se manifeste le problme ? _____________________________________________ 1.3.5 Combien a cote ? ____________________________________________________________ 1.3.6 Quel objectif nous fixons-nous ?__________________________________________________ 7 7 7 7 8 8 8

2. Quoi : de quoi sagit-il et comment pratiquer ? _______________________________________ 8 2.1 liminer/ Dbarrasser __________________________________________________________ 8 2.2 Ranger ____________________________________________________________________ 10 2.3 Nettoyer/ Inspecter __________________________________________________________ 11 2.4 Standardiser ________________________________________________________________ 12 2.5 Respecter / Faire respecter / Progresser __________________________________________ 13 3. Conclusion _________________________________________________________________________ 13

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1. Introduction
5 S, initiales de 5 mots japonais pour 5 tapes suivre : 1) Eliminer 2) Ranger 3) Nettoyer et inspecter 4) Standardiser 5) Respecter ce standard, faire respecter et progresser Avant de mettre en place nimporte quelle(s) mthodologie(s), les 5S sont ncessairement la 1re tape de toute dmarche qualit. En effet, cette mthode se focalise sur la propret, sur lorganisation optimum des postes de travail et sur la formalisation, sur le respect et lamlioration de ces thmes. Sans cela comment pouvons-nous tre capables de localiser les problmes ?

1.1 Dfinir le problme et fixer lobjectif

Les 5 S est une mthode dorganisation fonde sur 5 mots japonais dont la 1re lettre commence par un S : Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu et Shitsuke. Elle peut se rsumer ainsi : - Nous dbarrassons les choses inutiles sur notre poste de travail ou dans une pice de notre maison ou de notre appartement, - Nous le/ la rangeons, - Nous le/ la nettoyons, - Nous le/ la gardons rang(e) - Nous respectons ce rangement. Le gros avantage de cette mthode est que personne ne peut tre contre le fait de travailler ou vivre (dans le cas dun 5 S effectu la maison) dans un environnement agrable. Cest une mthode simple et concrte. Mfiez-vous de vous-mme : la mthodologie 5 S est trs facile comprendre. Et justement parce que les 5 S apparaissent vidents et pleins de bon sens, nous y prtons rarement une attention suffisante et nous faisons peu defforts pour les mettre en pratique : le plus difficile nest pas de

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dmarrer une dmarche 5 S mais de la poursuivre, et ce, jour aprs jour. Cette dmarche ncessite donc persvrance et dtermination. Le plus difficile est quelle devienne une habitude. Cest une dmarche participative qui ncessite que lensemble des personnes utilisant une zone (de vie, de travail), soit prsent lorsque la dmarche 5 S est entame. En effet, qui peut dcider la place de quelquun de ce qui lui est utile ou non ? Seuls les utilisateurs sauront le dire. De plus, cela ncessite de bien connatre le travail faire pour dterminer ce quil faut garder ou jeter et comment organiser le lieu de la faon la plus rationnelle possible. Elle permet damliorer la productivit, parce quun environnement agrable et pratique permet, par exemple, de gagner du temps et daugmenter notre qualit de vie Nous nous nervons moins chercher dsesprment quelque chose dans lurgence. Auriez-vous envie de vivre dans une entreprise de ce type ? Une entreprise o les personnes courent dun bout lautre de latelier pour chercher un outil, o le sol est tach dhuile ou autres produits, o les machines sont sales, o les cartons et palettes tranent dans latelier et o les rebuts saccumulent. Et la maison ? Imaginez une salle de bain o les serviettes de toilettes sales sentassent sur le sol avec les chaussettes et autres vtements, o le sche-cheveux reste branch et le robinet de la baignoire pas tout fait ferm, o les produits solaires sont prims, o la poubelle dborde de cotons tiges Votre fils a fait une chute en roller-blade, accepteriez-vous que le matriel chirurgical nait pas t nettoy ? Un incendie se dclare dans votre immeuble, accepteriez-vous que les extincteurs soient prims ou non rangs leur place ? En rsum, les 5 S ce sont des gestes au quotidien, par exemple vrifier que la chane de votre vlo est bien graisse (nettoyer - inspecter), ranger la vaisselle sa place (ranger), mettre les habits sales dans le panier linge (ranger), manger les aliments en tant vigilant sur les dates de premption (liminer). Consacrer un peu de temps aux 5 S permet de prvenir bien des dsagrments, voire des accidents.

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Si nous reprenons lexemple de la chane de vlo, si nous neffectuons pas cette opration de nettoyage, nous constaterons quil est, au fil du temps, de plus en plus difficile de pdaler, que le vlo commence "couiner" et nous risquons mme davoir un accident. De plus, rappelons-nous quil est facile de nettoyer la baignoire aprs une douche, cela devient plus difficile si nous ne la nettoyons quune fois tous les deux mois. De nombreux secteurs dactivits lutilisent : larmement, llectronique, le mdical, la mcanique de prcision, la cuisine A la maison, les 5 S sont applicables partout : dans la cuisine, dans le garage, dans la chambre, dans la salle de bain Les 5 S au quotidien Cest aller faire un petit tour dans les toilettes dun restaurant avant de manger, pour voir ltat dentretien des locaux. Croyez-vous que vous aurez encore envie de manger dans ce restaurant, mme si la serveuse est mignonne et aimable, si vous avez constat que ltat de propret laisse dsirer ? Ne ferez-vous pas un parallle avec ce que vous allez recevoir dans votre assiette quelques minutes plus tard ? Noublions pas que le respect des 5 S permet de donner une bonne image de votre entreprise ou de votre maison. Un environnement propre et agrable est votre meilleure publicit. De plus en plus, certaines entreprises organisent des visites pour les familles des collaborateurs qui y travaillent Cest ainsi que, de plus en plus, de nombreuses entreprises ont troqu leur bonne vieille blouse dcolier ou blouse grise contre une belle blouse blanche renvoyant des images telles que lhpital, les salles blanches Quel est lavantage ? Avec le gris ou le bleu marine, la salet ne se voit pas, nous la cachons. Cela ne nous incite pas lutter contre elle. Avec une couleur claire (cest souvent le blanc qui est choisi), aucune tache, aucune salissure ne passe inaperue. Cela nous incite entretenir la propret du lieu dans lequel nous vivons. De plus, les couleurs claires ont un impact sur le moral des personnes travaillant dans ces organisations. Les 5 S se comprennent en les pratiquant. Limportant est de commencer tout de suite. Relevons nos manches.

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1.2 Pourquoi pratiquer les 5 S ?

- pour liminer le temps perdu chercher ses outils, ses habits Exemples : le passeport au moment de partir en voyage, la cravate avant daller travailler, la clef que nous cherchons dun bout lautre de latelier parce que la dernire personne de lquipe prcdente ne la pas range sa place Nous trouvons linformation demande par un client mme lorsque Emilie, notre assistante, est partie en formation sur les outils de la qualit. Cela nous permet de servir nos clients en temps et en heure. - pour amliorer la scurit : Prvention des incendies et des accidents (de la chute dobjets, des drapages sur les taches dhuile, de la pollution) Exemples : dans lentreprise, alles de circulation non dgages ; la maison, fil du tlphone qui traverse la salle manger - pour amliorer lefficacit : Exemple : avec lexpression "un bon ouvrier prend soin de ses outils" Les quelques minutes rgulirement passes entretenir son matriel et sassurer quil est en tat sont largement gagnes lorsque nous sommes appels utiliser ce matriel. De plus, cet entretien fait la diffrence lorsque nous sommes presss et que, par exemple, nous avons une commande urgente livrer au client. - pour diminuer et prvenir les pannes : Exemple : le syndrme du lundi matin ou du retour de vacances, o les machines ne veulent plus redmarrer, parce que la poussire a eu le temps de se dposer au cours du week-end. - pour librer de lespace inutilement utilis : Nous pouvons donc mieux nous organiser. - pour inspirer confiance : Exemple : un mdecin, qui a une salle de soins bien range, inspire confiance. - pour ne plus courir : Exemple : se dpcher de faire le mnage, parce que nous venons de recevoir un coup de fil de notre mre, qui nous annonce quelle sera l dans une heure. Ce qui fait que nous soulevons tapis et petits

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meubles pour y glisser la poussire que nous croyons bien cache, mais quelle voit au premier coup dil. - pour avoir une meilleure qualit de vie : Cest plus agrable de travailler dans un bureau ou de vivre dans un appartement ou une maison propre.

1.3 PQQOQCC
Le Pourquoi vient dtre vu. Le Quoi aussi (paragraphe 1.1) et sera revu en dtail dans la suite.

1.3.1 Qui ? C'est chaque personne de les appliquer. Les 5 S ne peuvent pas russir si tout le monde n'y adhre pas. - Qui est concern ? Toutes les personnes qui vivent ou qui travaillent dans une zone. - Qui pourrait aider le rsoudre ? Quelquun qui a le sens pratique et qui nest pas conservateur de nature. Quelquun qui na pas de souvenir sur la zone, et qui pourra, sans tat dme, aider la personne ou le groupe slectionner les objets garder, en leur posant les questions pertinentes. - Qui risque dtre gn par la rsolution du problme ? Les personnes qui aiment vivre dans un environnement dsordonn.

1.3.2 O faire du 5 S ? Dans nimporte quelle partie de son appartement (aussi petit soit-il), de sa maison, de son bureau ou de son atelier.

1.3.3 Quand pratiquer le 5 S ? Ds aujourdhui. Cela ne demande, en effet, aucun matriel. Cela ncessite juste davoir envie de dmarrer une dmarche 5 S.

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1.3.4 Comment se manifeste le problme ? Nous ne retrouvons plus un document, un outil, une assiette

1.3.5 Combien a cote ? - de prcieuses minutes de notre vie chercher un objet qui sest mystrieusement volatilis - des maux destomac parce que nous nous sommes nervs de ne pas retrouver lobjet avant le dpart en week-end ou en vacances et que nous avons t obligs, soit de nous en passer, soit de racheter son frre jumeau.

1.3.6 Quel objectif nous fixons-nous ? - une petite zone taille humaine.

2. Quoi : de quoi sagit-il et comment pratiquer ?

2.1 liminer/ Dbarrasser

Les 5 S, quest-ce que cest ? Dmarche damlioration et de standardisation de lenvironnement de travail, fonde sur 5 tapes : - Seiri = Dbarrasser/ liminer : Dbarrasser signifie "dgager ce qui embarrasse". Cela signifie donc faire le tri entre ce qui est utile et ce qui ne lest pas. Faire le tri des objets, du courrier, des mails ; sinon, il y a risque de ne pas avoir la bonne information temps et, par exemple, de ne pas se prsenter pour son entretien dvolution auprs du Directeur des Ressources Humaines ou de partir chercher son cousin dAmrique laroport de Ble-Mulhouse pour rien Des informations ou des objets, gards pour rien, occupent de lespace. Pour plus de facilit et parce quil est difficile de jeter, nous pouvons nous fixer un objectif : par exemple une tagre de larmoire vtements vide aprs la phase liminer Appuyez-vous sur le PQQOQCC (cf leon Dmarche de rsolution de problmes). - Dfinir un primtre taille humaine (pour ne pas se dcourager) - Prendre objet aprs objet dans le primtre que vous avez dfini et se poser la question :

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Est-ce que nous nous servons de cet objet ? Rponse : "oui" Nous nous demandons selon quelle frquence nous lutilisons et qui lutilise. Rponse : "non" 3 cas se prsentent : - remployer lobjet Exemple : nous jetons les vieux papiers dans la chemine. - recycler lobjet Exemple : nous donnons notre vlo denfant devenu trop petit pour Simon Mathieu. - en derniers recours, nous le jetons Rponse : "ne sais pas" Dans ce cas, nous mettons un post-it ou une affiche sur cet objet pour nous donner un temps dobservation. Chaque fois que quelquun aura besoin de cet objet, il marquera son nom et la date dutilisation. Aprs quelques jours ou quelques semaines, nous regarderons les noms qui figurent sur ltiquette.

OUI

NE SAIS PAS

NON

Conserver

Temps dobservation

Ne pas conserver

- Ranger

Remployer Recycler Jeter

3 cas sont possibles : - un seul nom est inscrit : dans ce cas, lobjet est utile mais il na pas besoin de rester dans la zone commune, il sera mieux porte de main de son unique utilisateur. - plusieurs noms figurent : dans ce cas, lobjet est utile, mais il doit se trouver rang dans une zone accessible tous les utilisateurs. - aucun nom nest inscrit : dans ce cas, priori, nous revenons la rubrique "non". Attention cependant aux objets saisonniers : un ventilateur nest peut-tre pas utilis du tout pendant lhiver Montral, mais sera un objet quotidien en t

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Attention ne pas dfinir un primtre trop grand, sinon la fin de la journe, tous les objets auront t enlevs des tagres, seront par terre et vous aurez le sentiment davoir perdu votre temps. Dans ce cas, il existe le risque que vous remettiez tous les objets en vrac dans le placard et que le rsultat soit pire quau dmarrage de votre 5 S. Soyez modeste, dmarrer petitement, mfiez-vous de la folie des grandeurs. Mais que faire en ce qui concerne les machines et outils en panne ? Faut-il les rparer ? Exemple : une entreprise qui envoie la casse des produits base de ferraille, stocks depuis 15 ans dans le magasin et ne se vendant plus depuis 10 ans. Avantage : rcuprer un peu dargent, librer de lespace de rangement. Pour ce faire, nous pouvons utiliser, en entreprise, le diagramme de Pareto (cf leon Dmarche de

rsolution de problmes).
Difficult : Lutter contre "Je le garde au cas o". Il est important de prendre une dcision ferme : - Est-ce que cela mest utile ? - Est-ce que je men sers ? - Oui, alors je garde ! - Non, alors je jette ! Remarque : Ceci est un processus sans fin. Si vous recommencez la phase "liminer" sur la mme zone, vous constaterez que vous trouverez encore des choses jeter.

2.2 Ranger
Cette tape consiste ranger tout ce qui reste aprs limination (ce qui correspond la rubrique "oui"). Mais pas nimporte comment. Il sagit de : - trouver facilement lobjet dont nous avons besoin lorsque nous en avons lutilit - retrouver la place de lobjet quand on en a besoin Nous rangeons donc plus ou moins loin en fonction :

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- de la frquence et du lieu dutilisation, - de la facilit de manutention, - de la taille des utilisateurs de lobjet Avec les 5 S, nous amliorons lergonomie de notre poste de travail (que ce soit la cuisine familiale, la production de planches de bord en PU ou le soin un malade). Nous nous demandons aussi dans quel ordre nous utilisons les objets afin de : - diminuer la pnibilit, - rduire nos pas (et donc diminuer la fatigue la fin de la journe), - viter de porter des charges lourdes Sans en avoir lair, nous pratiquons du Hoshin (optimisation des flux) (cf leon Les outils de la qualit) et nous amliorons la scurit et lergonomie. Nous perdons peut-tre quelques minutes nous poser ces questions, nous gagnerons en fatigue jour aprs jour. Pour effectuer cette tape, demandons-nous : - ce que nous utilisons le plus souvent - de quelle manire - qui les utilise le plus, si ces objets sont dans une zone collective et utiliss par plusieurs personnes (adaptation la taille des diffrents utilisateurs) - dans quel ordre ? Nous pouvons demander un observateur de nous aider, en nous faisant part de ses remarques sur notre manire de chercher et dutiliser les objets. Cette tape nous permet de nous "conomiser" par la suite. Rien de plus fatiguant que de se contorsionner pour aller chercher les verres ou le pot de Nutella sur la 2e tagre au-dessus de lvier

2.3 Nettoyer/ Inspecter

Cette tape est souvent nglige, car les personnes nen voient pas lutilit et ne prennent pas au srieux le nettoyage. Ils disent quils ne sont pas des "femmes de mnage". Ceci nest absolument pas un jugement de valeur, mais une remarque moult fois entendue !

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Les objectifs de cette tape sont : - rendre notre environnement agrable lil (et loreille ?) Il est plus agrable de travailler dans un garage dont le sol brille, plutt que de ne pas oser se mettre genoux pour regarder son drailleur de vlo parce que le sol est recouvert de plaques dhuile et autres dcors graisseux et nausabonds. - prvenir les risques de pannes En nettoyant notre cafetire, nous nous rendons compte quil y a une trace dhuile le long du corps de la cafetire. Le fait de dtecter la fuite nous permet dagir avant que la cafetire tombe dfinitivement en panne. Cela suppose que la cafetire soit propre, sinon nous ne serons pas mme de dtecter lanomalie "fuite". - prvenir les risques daccidents En nettoyant les tagres de notre bureau, bibliothque, salon, nous nous rendons compte que le rayon du haut est trs cintr et commence se fissurer. Nous pouvons le renforcer ou le remplacer, avant quil ne se rompe et que les livres assomment la personne qui ouvrira la bibliothque ce moment-l. Lorsque nous dtectons des anomalies, nous corrigeons si cela nous est possible ou nous avertissons. Ce nettoyage ne doit pas tre confondu avec "le nettoyage de printemps". Les outils de nettoyage doivent tre adapts au type de nettoyage effectu et doivent tre disposs ct de ce que nous avons nettoyer. De plus, en procdant rgulirement un nettoyage de ces outils, nous leur garantissons une dure de vie plus longue. Qui veut aller loin, mnage sa monture

2.4 Standardiser
Il sagit dtablir des rgles de travail, de les essayer avant de les valider. Ces rgles doivent tre : - simples, - visuelles ou crites.

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Nous pouvons aussi en profiter pour mettre en place des "dtrompeurs", cest--dire un systme nous empchant de commettre des erreurs. Exemple : Si vous insrez votre carte bancaire dans le mauvais sens, que se passe-t-il ? Votre carte est rejete. Ceci est un exemple de systme anti-erreur. Dans notre cas, nous pouvons, par exemple, fabriquer des casiers de rangement pour notre balai, seau, brosse de tailles diffrentes suivant les objets. Nous ne pourrons donc plus nous tromper dans le rangement et nous saurons toujours o remettre les outils mme si nous confions cette tche notre frre qui vient nous rendre visite pour la premire fois dans notre nouvel appartement.

2.5 Respecter / Faire respecter / Progresser

Nous respectons au quotidien les rgles que nous avons dfinies. Sinon, il ny a aucun intrt lavoir fait et formalis. Nous faisons respecter les rgles par notre entourage. Si quelquun ne les respecte pas, nous lui expliquons pourquoi cest important dappliquer les 5S, avec une petite dmonstration simple et nous restons vigilants. Nous progressons en amliorant les rgles et en faisant progresser les standards : nous crons de nouveaux standards. Pour cela, nous appliquons ltat desprit PDCA ou Kaizen (mthode permettant davancer petits pas). Par exemple, nous avons constat que le marteau tait loutil que nous utilisons le plus souvent alors que nous utilisons peu souvent les clefs molette. Nous allons donc interchanger les clefs molette et le marteau et rapprocher de nous loutil qui nous sert le plus. Pour plus de dtails sur le PDCA, voir la leon Dmarche de rsolution de problmes. Et pour plus de dtails sur le Kaizen, voir la leon Les outils de la qualit.

3. Conclusion
En rsum : 1) Jlimine les objets inutiles en me demandant si je peux les remployer ou les recycler. Sinon je les jette.

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2) Je range tout ce qui reste, aprs limination, plus ou moins loin de moi, en fonction de la frquence, du lieu dutilisation et de la facilit de manutention. 3) Ensuite je nettoie et jinspecte pour dtecter les fuites, salissures 4) Je standardise. 5) Je respecte les rgles et jamliore les standards (PDCA).

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