Les Documents Commerciaux

C4- Les documents commerciaux Philippe.Olry@ac-nancy-metz.
fr
1
Les documents commerciaux
Source : www.les blondes.com
Vous tes affect (e) ce matin au service Information et Caisse centrale. Lorsqu un client achte un
produit dans le magasin, il est dirig par le vendeur vers la caisse centrale, dont le rle est :
- de vrifier sur l ordinateur si le produit est disponible en stock
- d diter un bon de commande ainsi que la facture correspondante
- d encaisser le paiement
Objectif aujourd hui :
Identifier les oprations
administratives de vente !
On se concentre, on
range le maquillage
Vous tes embauch (e) dans le magasin BOULANGER ( vente
de petit et de gros lectromnager ) de Thionville (57 ). Afin de
faire de vous un vendeur polyvalent, votre responsable vous
demande d effectuer une visite des diffrents services du
magasin. Vous avez dj travaill dans l entrept ( rception de
marchandises, prparation des commandes ), la vente, et vous
devez, cette semaine, dcouvrir deux autres services :
-Informations la clientle et Caisse centrale.
-Service aprs-vente.
Le bon de commande et la facture permettent au client d aller retirer l article au dpt du
magasin situ proximit du lieu de vente
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2
Activit 1 : Compl ter un bon de commande
Votre premier client arrive au comptoir, vous devez raliser le bon de commande n21
correspondant son achat ( document1)
Voici les informations
ncessaires : vous avez 2 mns
pour consulter le tableau ci-
dessous !
Vendeur : 00312
Client : Mme Dborah
Loraux
Adresse : 7, rue de la
Meuse
57 000 Metz
tl. : 03 87 25 89 14
Magasin : n 054
Date de livraison : emport
Mode de paiement :
espces
Date : 20.10
Code : 920070
Type : LCD
Marque : LG
Rfrence : KV 2551B
Prix de vente HT: 990
Remise : 5%
Pas d appareil reprendre
Je ne savais pas qu un
boulanger vendait de
l lectromnager moi !
Mais non, BOULANGER est
une filiale d Auchan !
L enseigne est ne dans le
nord dans les annes 70,
Pfffffff !( m nerve )
3
Document 1
Date :
Bon de commande
Magasin : N -----------
Prservation
N ordre :
Vendeur :-------------------------- Date de livraison :
Adresse du client : Prnom:.
Reu de M tl. : ...
Rue :. tl. Bur :
Ville : ...
Code postal : Bt : Esc : .. Etage: ............ Porte: ............
Codification Quantit Type Marque Rfrence Prix
Gaz : . Volt : .. Char: ................Esp: ................... Chq: .................. CB :
................
Attention : prvoir la conformit de vos installations avant livraison
Commentaires :
Appareil de mme type dbarrasser : Oui Non
Avec ma nouvelle
tl, je pourrais
mme me maquiller
devant, le matin bla
bla bla
Pas facile tous
les jours,
croyez-moi !
4
Activit 2 : R aliser une facture
Document 2 Facture N 5213
Commande N.. Condition de paiement :
Rf Dsignation Qt PUHT Remise PU net HT Montant HT
Total net hors marchandises
TVA %
Net payer
Madame loraux a ngoci une remise

de 5 % sur le prix de son tlviseur,
tablissez la facture correspondante
( document 2)
Moulins-ls-Metz Doit
ZAC Actisud
57685 Augny
tl. : 03 87 52 21 21
Fax : 03 87 52 21 22
Le ..
Facture n.
5
Activit 3 : Contr ler les factures re ues
1. Votre responsable vous demande de vous consacrer la vrification des calculs relatifs aux
montants payer. Vous vous aidez, pour cela du document 3.
Karen, votre collgue
a command du
matriel de bureau et
des fournitures ?
Je suppose que
vous avez reu
les factures
correspondantes !
Oui
Monsieur
!
Oui
Monsieur
!
A-t-il procd
aux premiers
contrles ?
Oui
Monsieur
!
Merci Karen !
Non
monsieur !
N oubliez pas d entourer les
ventuelles erreurs sur les
factures concernes.
Oui
Monsieur !
6
Document 3
Rf Dsignation Qt PU HT Remise Net HT Montant HT
469 R
410 T
Armoire bureau
80 x 180 x 45
Retour de bureau
1
1
285,23
100,67
10%
10 %
256,71
90,60
256,71
90 ?60
MATBU Facture N1234
ZI ouest
55100 Verdun Doit
Augny le 01 / 06 /
Livraison du 15 / 05
Rglement comptant rception
ZAC Actisud
57685 Augny
Total net hors taxes 347,31
TVA taux 19,6 % 68,07
Net payer 415,39
Facture reue
le 03.06.
SORCO Facture N1014
ZI Essey
54200 Essey les Nancy Doit
Augny le 03 / 06
139 PQ
401 QR
Papier pour emballage
Kraft
Papier fantaisie
emballage
4
6
41,70
48, 04
41,70
40, 04
213,54
192,19
ZAC Actisud
57685 Augny
TVA taux 19,6 % 79,52
Net payer 485,25
Facture reue
le 04.06.
PLANETE 1000 Facture N1621
ZI du vert pr
541420 Saulxures-les-nancy Doit
Augny le 02 / 06
128A
537T
596K
CDRW 700MO
Cartouches d encre HP
Papier listing 11,80 g
20
5
20
5,33
28,21
22,19
5%
5%
5%
5,14
26,80
21,08
102, 88
134,03
421,66
TVA taux 19,6 % 83,58
Net payer 534,52
ZAC Actisud
57685 Augny
Facture reue
le 03.06.
7
Document 4
Contr le des
calculs
Facture 1234 Facture 1014 Facture 1621
Prix net HT
Montant HT
TVA
Net payer
Activit 4 : Etablir une facture d avoir
Le 12 juin, le directeur de la maison de retraite
La grande Rcre , rue de la soupe Jouy-aux
Arches ( 57 ), qui il a t livr un lave-vaisselle,
un conglateur et deux tlviseurs, vous informe
par tlcopie d une erreur commise sur la facture
N 154
8
Document 5
Document 6
1. Il vous demande de rectifier cette erreur en lui
adressant un avoir. Vous consulter le message de
ce client ( document 5) et vous reprenez le double
de la facture ( document 6) afin d tablir la
facture d avoir ( document 7) correspondante.
Maison de retraite La grande rcre
Rue de la soupe
57 130 Jouy aux arches
Monsieur ;
Je vous informe que la facture N 154 que j ai reue mentionne l achat de 3 tlviseurs
au lieu de 2 livrs et commands.
Je vous demande de rectifier l erreur commise et de m adresser une facture d avoir.
Salutations.
Boulanger
ZAC Actisud
57685 Augny
Facture N154
Doit
Augny le 10 / 06
RV 121
RT 380
TV 080
Lave-vaisselle blanc
Conglateur blanc
Tlviseur
1
1
3
911,65
1054,95
640,29
-
-
5 %
911,65
10545,95
608,27
911,65
1054,95
1824,81
TVA taux 19,6 % 734,10
Net payer 4534,50
Maison de retraite La
grande rcre
Rue de la soupe
57 130 Jouy aux arches
ZAC Actisud
57685 Augny
9
Document 7
Activit 5 : Remplir un ch que bancaire
Nous sommes le 28 juin, un client se prsente la caisse centrale pour payer le tout dernier
ordinateur COMPAQ et son imprimante, qu il vient d offrir son petit fils , soit 899
Source : BD en folie
Avoir N15
Doit
Augny le .
. . .. .
Total net hors taxes ..
TVA taux 19,6 % .
Net TTC votre crdit ..
ZAC Actisud
57685 Augny
1. Je suis une personne ge :

aidez-moi complter le chque
bancaire (document 8)
correspondant mon achat !
Si avec a je n ai pas
mon BEP
10
Document 8
http://leonard.bd.free.fr/planches.php
3. Dans bien des cas maintenant, le chque est imprim par la caisse enregistreuse. Enumrez, ds
son mission, les oprations effectuer avant de ranger ce chque.
M. Lonard DE VINCI
8 rue de l esprit
57 050 Ban st Martin
2. Indiquez les
parties concernes
par ce chque
Le client :
La banque :
Le magasin :
11
Activit 6 : Encaisser en esp ces et en ch ques
Nous sommes le mardi 29 juin et la recette de la veille doit-tre dpose la caisse d pargne avant
10 h 30 ; Vous participez ces oprations.
Source : http:// picsou.free.fr
Vous devez conserver un fonds de caisse de 200 euros.
X 2 X 20
X 2 X 20
A l aide de la feuille de caisse ( document 9 ),
vous remplissez les bordereaux de versement
d espces ( document 10 ) et de chques
( document 11) en euros.
12
Document 9
Billets Nombre Montant Pi ces Nombre Montant
500 9 4500,00 20,00 4 80,00
200 21 4200,00 10,00 31 310,00
100 31 3100,00 5,00 26 130,00
50 16 800,00 2,00 18 36,00
20 8 160,00 1,00 42 42,00
0,50 12 6,00
0,20 16 3,20
0,10 21 2,10
0,05 9 0,45
Nom du tireur N ch que Lieu de
paiement
Banque Montant
FROLIGER 0265751 Paris Banque Populaire
125,00
CIAUX 1254025 Nancy Socit Gnrale
2350,00
HENRY 7821568 Lyon BNP
12550,00
BILOT 0210365 Nancy BNP
1995,00
COURTOIS 5687402 Reims Caisse d pargne
365,50
BERT 1256874 Metz Socit Gnrale
875,00
HERTERT 6502147 Nancy Banque Populaire
456,00
RADIERE 9658740 Verdun Banque Populaire
6500,00
BERNARD 0265498 Paris Banque Populaire
980,00
Feuille de caisse
13
Bordereau de remise d esp ces
Fonds reus de M :
Compte n :.
Montant reu sous rserve de comptage :
Date : //../
Je soussign .
Autorise la Caisse d Epargne de Lorraine
A rectifier mon compte en cas de diffrends :
Diffrence de comptage et/ou dtection de fausse monnaie * Signature client
* Aucune indemnisation possible conformment au Code des instruments Montaires.
Billets Pices Nombre Montant remis Diffrence
500
200
100
50
20
20
10
5
2
1
0.50
0.20
0.10
0.005
Date de rtrocession Nom:
//../
Partie rserve au Prestataire
Date de comptage
Diffrence constate
//../
R trocession de fonds
Client ou agence
Signature de
l agent :
CACHET FOURNISSEUR
Document 10
14
Document 11
1 5 1 3 5
NUMERO DE COMPTE
Nom du titulaire :
..
CHEQUE BANCAIRE
VIREMENT INTERNE DIVERS
Nom du Tireur N de chque BANQUE Lieu de
paiement
MONTANT
Signature du dposant TOTAL
1
er
exemplaire GROUPE 2
e
exemplaire CLIENT Visa de la caisse
REMISE DE VALEURS
Groupe BA
BOGU
15
Nom de l agent
Activit 7 : Encaisser par carte bancaire
Document 12
Chez Darty, de nombreux clients rglent
leurs achats par carte bancaire ; Notre
magasin est donc quip d un terminal
de paiement lectronique avec contrle
du code secret du client !
Je vous propose d observer et
d analyser les documents relatifs aux
oprations ralises par carte bancaire
1. Lister les lments figurants sur
le document 12
16
Ticket imprim lors de l utilisation du terminal de paiement lectronique
Document 13
N du document Date Motif de paiement Montant
Cora de Reims
Caftria et matriel de
bureau
Vous devez identifier les frais de
dplacements du commercial, Mlle Duplan,
qui vient de rentrer de tourne. Pour cela,
vous avez votre disposition les oprations
qu elle a effectues au moyen de sa carte
bancaire ( document 13 )
17
Synthse :
Utilisation de documents commerciaux
Les oprations administratives lies la vente regroupent : La facture, la facture
d avoir, l encaissement par chque, en espces, par carte bancaire et les diffrentes
garanties.
1. La facture
C est un document qui dtaille le pris payer par le client. Elle doit tre ralise en deux
exemplaires : l original est remis l acheteur, le double est conserv par le vendeur.
Les quantits factures doivent tre identiques celles commandes ou ventuellement
acceptes lors de la livraison. La vrification s effectue l aide du bon de livraison et du
bon de commande.
2. La facture d avoir
Pour modifier le montant d une facture initiale envoye l acheteur, le vendeur doit tablir
une facture d avoir qui rectifie ce montant sans l annuler ni le remplacer.
Il y a diffrents cas pour lesquels un avoir peut tre tabli :
- retour de marchandises
- erreur de calcul sur la facture
- conditions de vente oublies ( remise, ristournes)
Le montant de l avoir est en gnral dduire du prochain achat.
3. L encaissement par chque
Le chque : crit normalis par lequel le tireur ( le client) donne l ordre sa banque, le tir,
de payer un bnficiaire ( le magasin) une somme prlever sur son compte postal ou
bancaire.
Le vendeur doit procder un certain nombre de contrles au moment du paiement :
- Contrler l exactitude des informations portes sue le chque.
- Demander une pice d identit et contrler l identit du client ( nom, adresse, signature ).
- Reporter au verso du chque la nature de la pice d identit ( passeport, permis de
conduire).
- La date et le lieu d mission.
- Le numro de la pice d identit .
4. L encaissement en espces
Les espces : monnaie compose de pices et de billets.
Lorsque le client rgle le montant de ses achats en espces, il faut :
- Vrifier le somme verse
- Procder ventuellement la dtection des faux billets
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Pour viter toute contestation possible, ne ranger le billet que lorsque le client est d accord avec
sa monnaie.
5. L encaissement par carte bancaire
La carte de paiement : monnaie lectronique qui permet un client de rgler ses achats
( cartes bancaires et cartes de commerants).
Les cartes bancaires sont dlivres par des organismes bancaires. Le client peut les utiliser sur le
territoire national ou l tranger, chez les commerants affilis au rseau C.B.
Selon l option choisie, le client rgle ses achats, soit aprs chaque achat ( dbit immdiat), soit
globalement en fin de mois.

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